GARIS PANDUAN PERMOHONAN MENGIKUTI LATIHAN ...bsm.upsi.edu.my/images/ISO/ISO_LATIHAN/PDF/3. GARIS PANDUAN... · Unit Latihan BSM mempunyai kuasa untuk mengarahkan ... Kursus Let’s

GARIS PANDUAN PERMOHONAN

MENGIKUTI LATIHAN DALAMAN

Muka surat : 1/20

Tarikh : 5 MEI 2017

UPSI(ISO)/BSM/P03/GP02

Pindaan : 00

Keluaran : A

1

GARIS PANDUAN PERMOHONAN LATIHAN DALAMAN

1. Cara Permohonan Latihan Dalaman :

a. Setiap staf harus membuat permohonan latihan secara online di MyUPSI Portal masing –

masing

b. Carta Alir Permohonan Latihan adalah seperti di Carta 1

2. Hierarki Kelulusan Mengikuti Latihan Dalaman :

a. Setiap permohonan untuk mengikuti latihan dalaman melalui MyUPSI Portal akan melalui 2

proses penapisan iaitu:

i. Pengesahan (Verified) oleh Penyelia Pertama PTj

ii. Perakuan (Recommended) oleh Ketua Jabatan

b. Hierarki Kelulusan Latihan adalah mengikut hierarki kelulusan cuti di PTj

c. Carta Alir Pengesahan dan Perakuan Pengesah Latihan adalah seperti di Carta 2.

3. Tempoh Permohonan

a. Tempoh permohonan sesuatu latihan adalah sehingga 2 minggu sebelum latihan tersebut

dijadualkan untuk dilaksanakan.

4. Tanggungjawab Staf dan Penyelia / Ketua Jabatan

a. Tanggungjawab Staf

i. Memastikan merancang perjalanan latihan tahunan agar dapat memenuhi

keperluan mata minimum CPD Tahunan.

ii. Berbincang dengan Ketua Jabatan tentang latihan yang perlu dihadiri untuk

meningkatkan kompetensi Khusus dan Umum.

iii. Memastikan permohonan yang dibuat secara online disah dan diperakukan oleh

Penyelia dan KJ supaya nama tersenarai dalam pemilihan peserta oleh Unit Latihan

BSM.

iv. Pastikan tarikh kursus dijalankan tidak bertindih dengan apa-apa perancangan lain

seperti bercuti rehat.

v. Jika ingin menarik diri daripada sesuatu latihan, staf boleh berbuat demikian

dengan cara berikut :

Sebelum permohonan Diluluskan oleh Unit Latihan – Membatalkan secara

online di MyUPSI Portal dengan mengetik icon BATAL dan sertakan

justifikasi untuk rekod di Unit Latihan.



Muka surat : 2/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

2

Selepas permohonan Diluluskan oleh Unit Latihan – staf harus membuat

surat menarik diri daripada menyertai sesuatu kursus. Surat haruslah

dikemukakan kepada Timbalan Pendaftar Unit Latihan melalui Ketua

Jabatan masing-masing.

vi. Jika kursus dijalankan di luar UPSI, staf bertanggungjawab mengisi Kebenaran

Outstation di MyUPSI Portal.

b. Tanggungjawab Penyelia / Ketua Jabatan

i. Memastikan permohonan staf disahkan / diperakukan

ii. Jika latihan tersebut tidak sesuai dengan kompetensi staf, permohonan tersebut

hendaklah segera Ditolak bagi memastikan staf dapat membuat perancadangan

lain dengan memohon latihan lain yang lebih sesuai.

iii. Permohonan yang tidak diambil apa-apa tindakan boleh memudaratkan usaha staf

untuk memenuhi pencapaian mata CPD Tahunan.

5. Kelulusan Mengikuti Latihan :

Status Permohonan

- Jika jumlah peserta yang berstatus ‘Diperakukan’ kurang daripada 15

orang, Unit Latihan akan memilih peserta daripada senarai yang ‘Disahkan’

untuk mencukupkan jumlah peserta.

- Unit Latihan BSM tidak akan memilih mana-mana peserta yang berstatus

Ditolak atau Dibatalkan.

- Staf boleh menyemak Status Permohonan di MyUPSI Portal – Option :

Training Attended - Status

6. Kriteria Pemilihan sebagai Peserta Latihan

Jika jumlah permohonan yang Diperakukan melebihi kuota bilangan peserta, ranking akan

dilaksanakan mengikut cara berikut :

i. Tarikh diperakukan atau

ii. Jumlah mata CPD terkumpul sehingga tarikh pelaksanaan sesuatu kursus.



Muka surat : 3/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

3

7. Kuasa Unit Latihan BSM

a. Unit Latihan BSM mempunyai kuasa untuk mengarahkan seseorang staf untuk hadir ke

sesuatu kursus berdasarkan situasi berikut :

i. Kursus Pengesahan Jawatan seperti Program Transformasi Minda (PTM), BITARA,

Kursus Let’s Speak English, Kursus Pensijilan Pengajaran dan Pembelajaran

Pensyarah Baharu atau mana-mana kursus yang dijadikan syarat pengesahan

jawatan,

ii. Permohonan PTj atas sebab-sebab tertentu seperti kompetensi staf, untuk

memenuhi mata CPD dan lain-lain alasan yang diterima.

iii. Arahan pihak pengurusan.

b. Arahan haruslah dipatuhi dan kegagalan untuk mematuhi arahan panggilan ke kursus boleh

dikenakan denda.

8. Kursus dalaman anjuran Unit Latihan di luar UPSI

Terdapat beberapa kursus anjuran Unit Latihan BSM akan dijalankan di luar UPSI. Staf harus

mengambil kira perkara-perkara berikut :

a. Pengangkutan, makan dan penginapan

- Akan disediakan oleh Unit Latihan BSM sepanjang kursus. Tiada sebarang tuntutan

dibenarkan untuk perkara – perkara ini.

b. Pembiayaan ahli keluarga

- Unit Latihan BSM tidak menggalakkan staf membawa ahli keluarga, namun begitu jika

ahli keluarga turut serta di tempat berkursus, Unit Latihan BSM tidak akan membiayai

ataupun menguruskan apa-apa urusan berkaitan perkara ini.

- Staf juga tidak dibenarkan membuat apa-apa tuntutan penginapan, makan minum dan

tuntutan perjalanan kepada UPSI jika berbuat demikian.

- Staf juga dilarang sama sekali menggunakan masa berkursus untuk aktiviti keluarga

kecuali pada waktu rehat atau slot yang tiada sebarang aktiviti rasmi latihan.



Muka surat : 4/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

4

9. Continuous Professional Development

a. Continuous Professional Development (CPD) adalah salah satu kaedah latihan yang

digunapakai di UPSI sejak 2009. Mulai 2016, UPSI menggunapakai Surat Edaran

Penangguhan Penguatkuasaan Pelaksanaan Dasar Berkursus Tujuh Hari Setahun Bagi

Anggota Perkhidmatan Awam. Staf Pentadbiran dan Sokongan hanya dikehendaki

memenuhi keperluan mata minimum 12 mata CPD kompetensi khusus setahun manakala

staf akademik perlu memenuhi 12 mata CPD dari kompetensi umum atau khusus.

b. Semua staf berstatus tetap dan kontrak wajib memenuhi keperluan mata CPD Tahunan.

c. Bagi staf yang berkhidmat kurang dari 12 bulan dalam tahun semasa, mata CPD akan dipro-

ratakan mengikut bilangan bulan berkhidmat di UPSI.

d. Mata CPD hanya dibenarkan untuk pro-rata untuk staf berikut :

i. Lantikan baharu

ii. Melapor diri setelah tamat :

Cuti belajar

Sabatikal

Post Doct

iii. Cuti bersalin

iv. Cuti sakit yang panjang

v. Cuti berkaitan yang diluluskan oleh KJ

e. Pengecualian CPD hanya diberikan kepada staf berikut:

i. Staf sementara / sambilan

ii. Skim Sarjana Utama

iii. Skim Tenaga Pengajar Khas



Muka surat : 5/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

5

f. Mata CPD yang dikumpulkan akan ditarik secara automatik ke Laporan Nilaian Prestasi

Tahunan (LNPT), Bahagian Latihan dan sumbangan terhadap bahagian tersebut adalah

seperti jadual di bawah:

Gred / Kumpulan Bahagian LNPT berkaitan

JUSA Bahagian II Latihan 25%

Gred Khas Bahagian II Latihan 10%

P&P (Akademik) Bahagian II Latihan 10%

P&P (Pentadbiran) Gred 41 dan ke atas

Bahagian IV Latihan 25%

Sokongan I Gred 27/29 – 36


Sokongan II & III Gred 1 - 22


g. Kegagalan staf memenuhi mata CPD Tahunan yang telah ditetapkan oleh Universiti akan

menyebabkan kehilangan keseluruhan markah LNPT Bahagian Latihan seperti jadual di atas.



Muka surat : 6/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

6

Carta 1 : Cara memohon latihan dalaman:

Kelulusan BSM

Klik Submit

MULA

Log in MyUPSI Portal

Disahkan

Tidak

Disahkan

Diperakukan

Tidak

Diperakukan

Klik Human Resource

Di ruangan Option, pilih Training Application

Klik Apply bagi latihan yang ingin dipohon

Nyatakan justifikasi permohonan latihan dalam ruangan Training Benefit

Diluluskan

Tidak

Diluluskan

Terima memo dan

hadiri latihan

Klik Training

TAMAT

Pengesahan PTj

Perakuan PTj



Muka surat : 7/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

7

Carta 2 : Carta Alir Pengesahan dan Perakuan Pengesah Latihan di PTj



Muka surat : 8/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

8

Manual Permohonan Latihan Dalaman di MyUPSI Portal

Sistem Maklumat Bersepadu

Sistem Sumber Manusia Dan Pentadbiran Modul Latihan

Permohonan Latihan (MyUPSI Portal Staf)

Manual Pengguna

1. Log Masuk..........................................................................................................

MANUAL PERMOHONAN STAF

2. Permohonan Latihan ............................................................................................

2.1 Paparan Latihan Yang Dihadiri (Training Attended) .....................................

2.2 Kalendar Latihan (Training Calendar) .......................................................

2.3 Permohonan Latihan (Training Application) ................................................

2.4 Membatalkan Permohonan Latihan ...........................................................

MANUAL PENGESAHAN DAN PERAKUAN PTj

3. Mengesahkan Permohonan Latihan .....................................................................

4. Memperakukan Permohonan Latihan ...................................................................

5. Log Keluar ............................................................................................................



Muka surat : 9/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

9

1. Log Masuk

1.1. Untuk akses ke MyUPSI Portal, taip URL berikut :-

http:// myupsi.upsi.edu.my/

1.2. Pada screen berikutnya, masukkan ID Pengguna dan Katalaluan. Klik

butang Login.

1.3. Rajah berikut akan dipaparkan.



Muka surat : 10/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

10

2. Permohonan Latihan

2.1. Paparan Latihan Yang Di hadiri (Training Attended)

2.1.1. Klik pada menu Human Resource .

Kemudian klik pada sub menu Training.

2.1.2. Pilih Training Attended pada list item Option. Rajah berikut akan

dipaparkan.

2.1.3. Klik pada butang Print untuk memaparkan dan mencetak senarai

latihan/persidangan/seminar/bengkel yang telah dihadiri.

2.1.4. Klik pada butang Training Calendar untuk menyemak senarai latihan

yang dtawarkan.

2.1.5. Pilih Month atau Year untuk melihat status senarai latihan.



Muka surat : 11/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

11

2.2. Kalendar Latihan (Training Calendar)



2.2.2. Klik pada butang Training Calendar. Rajah berikut akan dipaparkan.

2.2.3. Klik pada Tahun dan/atau PTj/Fakulti dan/atau Agensi Luar untuk

mengecilkan skop carian.

2.2.4. Untuk melihat maklumat terperinci bagi sesuatu kursus / latihan, klik

pada pautan tarikh kursus tersebut. Rajah berikut akan dipaparkan.



Muka surat : 12/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

12

2.2.5. Klik butang Back (sekiranya berada pada skrin Training Details) untuk

kembali ke skrin sebelumnya.

2.2.6. Klik butang Close untuk kembali ke skrin sebelumnya.



Muka surat : 13/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

13

2.3. Permohonan Latihan (Training Application)



2.3.2. Pilih Training Application pada list item Option. Rajah berikut akan

dipaparkan.

2.3.3. Klik pada pautan Details bagi melihat maklumat terperinci kursus

berkenaan.



Muka surat : 14/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

14

2.3.4. Klik pada pautan Apply. Rajah berikut akan dipaparkan.

2.3.5. Pilih peranan penyertaan daripada list item Participant Role.

2.3.6. Masukkan faedah penyertaan kursus kepada staf pada ruangan

Training Benefit (For Staf).

2.3.7. Klik butang Submit apabila selesai.



Muka surat : 15/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

15

2.4. Membatalkan Permohonan Latihan



2.4.2. Pilih Training Attended pada list item Option. Rajah berikut akan

dipaparkan.



Muka surat : 16/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

16

2.4.3. Klik pada pautan Cancel. Rajah berikut akan dipaparkan.

2.4.4. Nyatakan alasan pembatalan permohonan tersebut pada textbox

Reason.

2.4.5. Klik butang Submit apabila selesai.



Muka surat : 17/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

17

3. Mengesahkan Permohonan Latihan

3.1. Pastikan berada pada halaman utama MyUPSI Portal. Semak pada

bahagian Memo.

3.2. Klik pada pautan Your Staff has applied for training pada bahagian

Memo. Rajah berikut akan dipaparkan.

3.3. Klik pada pautan Verify/Reject. Rajah berikut akan dipaparkan.



Muka surat : 18/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

18

3.4. Klik pada checkbox bagi rekod yang berkaitan dan nyatakan alasan

pengesahan bagi permohonan tersebut pada textbox Remark.

3.5. Klik butang Verify atau Reject apabila selesai.

Nota: Setup bagi mengesahkan permohonan latihan adalah berdasarkan hirarki cuti.



Muka surat : 19/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

19

4. Memperakukan Permohonan Latihan

4.1. Pastikan berada pada halaman utama MyUPSI Portal. Semak pada

bahagian Memo.

4.2. Klik pada pautan Your Staff has applied for training pada bahagian

Memo. Rajah berikut akan dipaparkan.

4.3. Klik pada pautan Recommend/Reject. Rajah berikut akan dipaparkan.



Muka surat : 20/20

Tarikh : 5 MEI 2017


Pindaan : 00

Keluaran : A

20

4.4. Klik pada checkbox bagi rekod yang berkaitan dan nyatakan alasan

pengesahan bagi permohonan tersebut pada textbox Remark.

4.5. Klik butang Recommend atau Reject apabila

selesai.

Nota: Setup bagi memperakukan permohonan latihan adalah berdasarkan hirarki cuti.

5. Log Keluar

1. Untuk Logout, klik pada link Logout yang berada pada sebelah

bahagian atas-kanan.

Documents

GARIS PANDUAN PERMOHONAN MENGIKUTI LATIHAN ...bsm.upsi.edu.my/images/ISO/ISO_LATIHAN/PDF/3. GARIS PANDUAN... · Unit Latihan BSM mempunyai kuasa untuk mengarahkan ... Kursus Let’s