TENTARA NASIONAL INDONESIA No. 203.10-171201MARKAS BESAR ANGKATAN DARAT PA: CAJ-11.b.

BUKU PETUNJUK ADMINISTRASI

tentang

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUMANGKATAN DARAT

DISAHKAN DENGAN KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN DARATNOMOR KEP/430/X/2013 TANGGAL 31 OKTOBER 2013

DAFTAR ISI

Halaman

Keputusan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Kep/430/X/2013 tanggal 31Oktober 2013 tentang Buku Petunjuk Administrasi tentang PenyelenggaraanAdministrasi Umum Angkatan Darat ……………………………………………….. 1

BAB PENDAHULUAN

1. Umum …….. ……………………………………………………. 3

2. Maksud dan Tujuan ..………………………………………….. 3

3. Ruang Lingkup dan Tata Urut …..……………………………. 4

4. Dasar ……………………………………………………………. 4

5. Pengertian (Sublampiran A) ……………………………….…. 4

BAB I KETENTUAN UMUM

6. Umum ………..………………………………………………….. 5

7. Tujuan dan Sasaran .………………………………………….. 5

8. Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Umum ….… 5

9. Ketentuan Administrasi ……………………………………….. 6

BAB III ORGANISASI, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

10. Umum …………………………………………………………… 131

11. Organisasi ……………………………………………………… 131

12. Tugas dan Tanggung Jawab ………………………………… 132

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN

13. Umum …….. …………………………………………………… 137

14. Penyelenggaraan Tulisan Dinas ……….…………………….. 137

15. Penyampaian Tulisan Dinas ..……………………………….. 211

16. Pengelolaan Arsip ..…………………………………………… 214

i

BAB V PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

17. Umum …….. ……..……………………………………………... 270

18. Pengawasan Penyelenggaraan Minu AD ….……………… 270

19. Pengendalian Penyelenggaraan Minu AD ………………… 270

BAB VI PENUTUP

20. Keberhasilan …….. ……………………………………………. 271

21. Penyempurnaan ………………………………………………. 271

SUBLAMPIRAN A PENGERTIAN …………………………………………………… 272SUBLAMPIRAN B SKEMA ALIRAN PENYUSUNAN BUJUKMIN ………………….. 276

ii

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN DARATNomor Kep/430/X/2013

tentang

BUKU PETUNJUK ADMINISTRASITENTANG PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUM ANGKATAN DARAT

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT,

Menimbang : a. bahwa dibutuhkan adanya peranti lunak berupa buku petunjukadministrasi untuk digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaantugas bagi Satuan dan sumber bahan ajaran bagi LembagaPendidikan di lingkungan Angkatan Darat;

b. bahwa untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dikeluarkanKeputusan Kasad mengenai Buku Petunjuk Administrasi tentangPenyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat;

Mengingat : 1. Peraturan Panglima Tentara Nasional Indonesia Nomor 5tahun 2012 tanggal 20 Maret 2012 tentang Pedoman AdministrasiUmum Tentara Nasional Indonesia;

2. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/1/VII/2007 tanggal 5 Juli2007 tentang Buku Petunjuk Administrasi tentang Tulisan Dinas diLingkungan Angkatan Darat;

3. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/6/II/2009 tanggal 24Februari 2009 tentang Buku Petunjuk Induk tentang Ajudan Jenderal;

4. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/24-02/IX/2011 tanggal 1September 2011 tentang Buku Petunjuk Administrasi tentangPenyusunan, Penerbitan Doktrin dan Buku Petunjuk Angkatan Darat;

5. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/1-33/XII/2012 tanggal 10Desember 2012 tentang Buku Pedoman Pengelolaan Arsip;

6. Surat Keputusan Kasad Nomor Skep/24/II/2006 tanggal 3Februari 2006 tentang Pengesahan Berlakunya Buku PetunjukPembinaan tentang Doktrin TNI AD;

2

Memperhatikan : 1. Surat Perintah Kasad Nomor Sprin/386/II/2013 tanggal 21Februari 2013 tentang Perintah Penyusunan/Revisi Bujuk TNI ADyang diprogramkan dan dianggarkan pada TA 2013;

2. Surat Perintah Dirajenad Nomor Sprin/143/I/2013 tanggal 23Januari 2013 tentang Kelompok Kerja Penyusunan Buku PetunjukAdministrasi tentang Penyelenggaraan Administrasi Umum AngkatanDarat; dan

3. Hasil perumusan kelompok kerja revisi Buku PetunjukAdministrasi tentang Penyelenggaraan Administrasi Umum AngkatanDarat.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1. Buku Petunjuk Administrasi tentang PenyelenggaraanAdministrasi Umum Angkatan Darat sebagaimana yang tercantumdalam lampiran Keputusan ini dengan menggunakan kode PA: CAJ-11.b.

2. Buku Petunjuk Administrasi ini berklasifikasi BIASA.

3. Direktur Ajudan Jenderal Angkatan Darat sebagai Pembinamateri Buku Petunjuk Administrasi ini.

4. Ketentuan lain yang bertentangan dengan materi BukuPetunjuk Administrasi ini dinyatakan tidak berlaku.

5. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Bandungpada tanggal 31 Oktober 2013

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratDankodiklat,

tertanda

Distribusi: Lodewijk F. PaulusLetnan Jenderal TNI

A dan B Angkatan Darat

Tembusan:

1. Kasum TNI2. Irjen TNI3. Dirjen Renhan Kemhan RI4. Asrenum Panglima TNI5. Kapusjarah TNI

AutentikasiDirektur Ajudan Jenderal Angkatan Darat

(ditandatangani dan dicap)

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

BUKU PETUNJUK ADMINISTRASI

tentang

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUMANGKATAN DARAT

BAB IPENDAHULUAN

1. Umum.

a. Buku Petunjuk Administrasi (Bujukmin) tentang PenyelenggaraanAdministrasi Umum Angkatan Darat (Garminu AD) merupakan jabaran lebih lanjutdari Bujukin tentang Ajudan Jenderal Angkatan Darat, yang isinya menguraikanketentuan-ketentuan secara rinci tentang tata cara dan kegiatan penyusunantulisan dinas (Tuldis), penyampaian tulisan dinas, dan pengelolaan arsip, dalamrangka mendukung pelaksanaan tugas pokok Angkatan Darat.

b. Dihadapkan dengan ditetapkannya Peraturan Panglima TNI Nomor 5 Tahun2012 tanggal 20 Maret 2012 tentang Pedoman Administrasi Umum TentaraNasional Indonesia, yang merupakan revisi Peraturan Panglima TNI NomorPerpang/1/II/2007 tanggal 20 Februari 2007 tentang Petunjuk Administrasi UmumTentara Nasional Indonesia, dengan demikian Peraturan Kasad NomorPerkasad/1/VII/2007 tanggal 5 Juli 2007 tentang Buku Petunjuk Administrasitentang Tulisan Dinas di Lingkungan Angkatan Darat sudah tidak valid lagi,sehingga perlu direvisi.

c. Untuk memperoleh kesamaan pemahaman, tindakan dalampenyelenggaraan administrasi umum (Minu) di setiap satuan Angkatan Darat, danbahan ajaran di lembaga pendidikan maka perlu menyempurnakan/merevisiBujukmin tentang Tulisan Dinas di Lingkungan Angkatan Darat tahun 2007 menjadiBujukmin tentang Penyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat.

2. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud. Buku petunjuk administrasi ini dimaksudkan untuk memberikanpetunjuk tentang tata cara dan kegiatan penyelenggaraan administrasi umum dilingkungan Angkatan Darat.

b. Tujuan. Buku petunjuk administrasi ini sebagai pedoman dalampenyelenggaraan administrasi umum Angkatan Darat.

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

Lampiran Keputusan KasadNomor Kep/430/X/2013Tanggal 31 Oktober 2013

4

3. Ruang Lingkup dan Tata Urut.

a. Ruang Lingkup. Lingkup pembahasan buku petunjuk administrasi inimeliputi kegiatan penyelenggaraan tulisan dinas, penyampaian tulisan dinas danpengelolaan arsip.

b. Tata Urut. Buku petunjuk administrasi ini disusun dengan tata urutsebagai berikut:

1) Bab I Pendahuluan.

2) Bab II Ketentuan Umum.

3) Bab III Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab.

4) Bab IV Pelaksanaan Kegiatan.

5) Bab V Pengawasan dan Pengendalian.

6) Bab VI Penutup.

4. Dasar.

a. Peraturan Panglima TNI Nomor 5 Tahun 2012 tanggal 20 Maret 2012tentang Pedoman Administrasi Umum Tentara Nasional Indonesia.

b. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/1/VII/2007 tanggal 5 Juli 2007 tentangBuku Petunjuk Administrasi tentang Tulisan Dinas di Lingkungan Angkatan Darat.

c. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/6/II/2009 tanggal 24 Februari 2009tentang Buku Petunjuk Induk tentang Ajudan Jenderal.

d. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/2-33/IV/2010 tanggal 2 April 2010tentang Petunjuk Pelaksanaan Pelayanan Pos Dinas Angkatan Darat.

e. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/2-33/VI/2011 tanggal 29 Juni 2011tentang Buku Pedoman Pengurusan Tata Naskah di Lingkungan Angkatan Darat.

f. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/24-02/IX/2011 tanggal 1 September 2011tentang Buku petunjuk administrasi tentang Penyusunan, Penerbitan Doktrin danBujuk Angkatan Darat.

g. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/1-33/XII/2012 tanggal 10 Desember 2012tentang Buku Pedoman Pengelolaan Arsip.

5. Pengertian (Sublampiran A).

5

BAB IIKETENTUAN UMUM

6. Umum. Penyelenggaraan Minu AD perlu adanya batasan pembahasan.Aplikasi penyelenggaraan Minu AD perlu memperhatikan tujuan dan sasaran, prinsip-prinsip penyelenggaraan Minu, dan ketentuan administrasi dalam penyelenggaraan MinuAD.

7. Tujuan dan Sasaran.

a. Tujuan. Untuk memperoleh kesamaan pemahaman dan tindakan agarmencapai kualitas dan kuantitas penyelenggaraan Minu AD yang dapat digunakansebagai petunjuk dalam setiap kegiatan baik pembinaan maupun penggunaankekuatan Angkatan Darat.

b. Sasaran. Sasaran yang ingin dicapai dalam penyusunan Bujukmin iniadalah sebagai berikut:

1) terwujudnya kesamaan pemahaman, pengertian, keseragamanbentuk, cara pembuatan, dan pelaksanaan kegiatan pengurusan sertapengawasan dalam tulisan dinas;

2) terlaksananya penyampaian tulisan dinas kepada alamat secaracepat, tepat dan aman sesuai dengan derajat serta klasifikasi tulisan dinas;dan

3) terwujudnya pengelolaan arsip Angkatan Darat sesuai denganketentuan yang berlaku.

8. Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Minu AD. Setiap penyelenggaraan Minu ADharus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Tanggung Jawab. Semua penyelenggaraan kegiatan Minu AD harusmenunjukkan siapa yang bertanggung jawab, hal ini dapat dilihat pada kop dantajuk tanda tangan tulisan dinas.

b. Keamanan. Semua tulisan dinas Angkatan Darat harus aman secara fisikdan nonfisik mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,pemberkasan, distribusi, dan pengarsipan.

c. Saluran Administrasi. Pelaksanaan Minu AD dilaksanakan mengikutisaluran administrasi yang telah ditetapkan, seluruh proses dapat diselesaikan lebihcepat dengan memperhatikan pengawasan dan pengendalian, serta hasilnya dapatdipertanggungjawabkan.

d. Kesinambungan. Seluruh kegiatan Minu AD pada dasarnya merupakansuatu proses yang terus menerus, dan saling berhubungan erat.

6

e. Kecepatan dan Ketepatan. Semua kegiatan Minu AD harus dapatdiselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran.

f. Efektif dan Efisien. Penyelenggaraan tata tulis dalam Minu AD perludilakukan secara berhasil dan berdaya guna yang meliputi penulisan, penggunaanruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaanbahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

g. Pembakuan. Kegiatan Minu AD diproses dan disusun menurut tata caradan bentuk yang telah dibakukan.

9. Ketentuan Administrasi.

a. Penyelenggaraan/Ketentuan Tulisan Dinas.

1) Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia.

a) Huruf Kapital. Huruf kapital digunakan pada:

(1) kop surat, judul utama, judul lajur/kolom, telegram, dansurat telegram;

(2) huruf pertama awal kalimat;

Contoh: Pekerjaan ini belum selesai.

(3) huruf pertama kata dalam ungkapan yangberhubungan dengan agama, kitab suci, dan Tuhan, termasukkata ganti untuk Tuhan;

Contoh: Tuhan Yang Maha Esa, Islam, karunia-Nya

(4) huruf pertama nama pangkat, jabatan, gelar kehor-matan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang,atau yang dipakai sebagai pengganti nama orang tertentu,nama instansi atau nama tempat;

Contoh: Jenderal Sutoyo, Asisten Operasi PanglimaTNI, Sultan Hamengkubuwono IX

(5) huruf pertama unsur-unsur nama orang dan dokumen;

Contoh: Akhmad Zarkasih, Peraturan Panglima TNI

(6) huruf pertama nama bangsa, suku bangsa, dan bahasa;

Contoh: bangsa Indonesia, suku Dayak, bahasaIndonesia

7

(7) huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya, danperistiwa sejarah;

Contoh: Hijriah, Februari, Rabu, Idul Fitri, ProklamasiKemerdekaan

(8) huruf pertama semua unsur nama resmi negaralembaga resmi, lembaga ketatanegaraan, badan dan namadokumen resmi, kecuali kata tugas, seperti dan oleh, atau, danuntuk.

Contoh: Negara Kesatuan Republik Indonesia, Ke-menterian Keuangan, Keputusan PresidenRepublik Indonesia Nomor 57 Tahun 1972

b) Huruf Miring. Huruf miring digunakan pada kata, kalimat/istilah asing.

Contoh: Memorandum of Understanding (MoU)

c) Huruf Tebal. Huruf tebal digunakan untuk penekanan.

Contoh: …. hari ini saya nyatakan dibuka.

d) Penulisan Kata.

(1) Kata dasar ditulis sebagai satu kesatuan.

Contoh: penuh, kerja, tebal

(2) Kata turunan ditulis serangkai dengan kata dasarnya.

Contoh: penetapan, mempermainkan, swadaya,mempertanggungjawabkan, subbagian,antardepartemen, purnawirawan, prasangka,Pancasila.

Jika bentuk terikat diikuti oleh kata yang huruf awalnyahuruf kapital, di antara kedua unsur dituliskan tandahubung (-).

Contoh: non-TNI, non-Indonesia

(3) Kata ulang ditulis lengkap dengan menggunakan tandahubung.

Contoh: buku-buku, undang-undang, mata-mata

8

(4) Gabungan kata berupa kata majemuk dan istilahkhusus, unsur-unsurnya ditulis terpisah.

Contoh: duta besar, kereta api, mata pelajaran, rumahsakit

(5) Gabungan kata yang dianggap padu ditulis serangkai.

Contoh: barangkali, bilamana, beasiswa, dukacita,kilometer, matahari

(6) Kata depan di, ke, dan dari ditulis terpisah dari katayang mengikutinya, kecuali di dalam gabungan kata yangsudah lazim dianggap sebagai satu kata seperti kepada dandaripada.

Contoh: di kantor, ke depan, dari Surabaya

e) Tanda Baca.

(1) Tanda titik ( . ). Tanda titik digunakan:

(a) di akhir kalimat;

(b) di belakang angka atau huruf dalam suatu bagan;

Contoh: A. Pendahuluan1. Umum

a. ………

(c) memisahkan angka jam, menit, detik, bilanganyang menunjukkan jumlah;

Contoh: pukul 1.35.20berjumlah 24.200 orang

(d) pada singkatan kata, nama orang, gelar.

Contoh: Prof. Farrel Chandra, M.Sc.

(2) Tanda koma ( , ). Tanda koma digunakan:

(a) di antara unsur-unsur dalam suatu perincian ataupembilangan;

Contoh: Saya memerlukan kertas, pena, dantinta.

(b) untuk memisahkan kalimat setara yang satudengan kalimat setara berikutnya yang didahului kata-kata seperti tetapi atau melainkan;

Contoh: Rapim TNI dilaksanakan bukan hariSenin, melainkan hari Rabu.

9

(c) di belakang kata atau ungkapan penghubungantar kalimat yang terdapat pada awal kalimat,termasuk di dalamnya ”oleh karena itu, jadi, lagi pula,meskipun begitu, akan tetapi”;

(d) di antara nama orang dan gelar akademik yangmengikutinya untuk membedakannya dari singkatannama keluarga atau marga;

Contoh: Ratna Sariwulan, S.H.

(e) pada angka persepuluhan (desimal) dan diantara rupiah dan sen dalam bilangan;

Contoh: 12,5 m, Rp12,50

(f) pada akhir nama jabatan/kata penutup pada tajuktanda tangan.

Contoh: Panglima TNI, Hormat kami,

……………. ……………...

(3) Tanda titik koma ( ; ). Tanda titik koma digunakanuntuk:

(a) memisahkan bagian kalimat yang sejenis dansetara;

Contoh: … sebagai berikut:- berangkat pada tanggal … ;- biaya kegiatan dibebankan pada …

.(b) memisahkan kalimat yang setara di dalam suatukalimat majemuk sebagai pengganti kata penghubung.

Contoh: Srenum TNI menghimpun materi;Sintel TNI menyiapkan materi intelijen;Sops TNI menyiapkan materi operasi.

(4) Tanda titik dua ( : ). Tanda titik dua digunakan:

(a) pada akhir suatu pernyataan lengkap jika diikutirangkaian atau rincian/pemerian;

Contoh: … sebagai berikut:a. ….b. ….

10

(b) sesudah kata atau ungkapan yang memerlukanrincian.

Contoh: Ketua : …Sekretaris : …Bendahara : …

(5) Tanda hubung ( - ). Tanda hubung digunakan untuk:

(a) menyambung suku kata dasar yang terpisaholeh pergantian baris, serta awalan dengan bagian katadi belakangnya atau akhiran dengan bagian kata didepannya pada pergantian baris;

Contoh: ……………....................................pelak-sanaan ……………….

(b) merangkaikan unsur bahasa Indonesia denganunsur bahasa asing;

Contoh: mem-back up

(c) merangkaikan se- dengan kata yang dimulaidengan huruf kapital, ke- dengan angka Arab, dansingkatan huruf kapital dengan imbuhan atau kata;

Contoh: se-Jakarta, ke-1, mem-BP-kan

(6) Tanda petik ( “...” ). Tanda petik digunakan untukmengapit judul, tema pada suatu kalimat;

Contoh: ……. “Dengan tekad …….” …………

(7) Tanda garis miring ( / ). Tanda garis miring digunakanuntuk penomoran tulisan dinas, serta pengganti kata dan, atau,per atau nomor alamat;

Contoh: Sprin/36/II/2012

(8) Tanda baca: garis miring ( / ), tanda hubung ( - ), titikkoma ( ; ), titik dua ( : ), titik ( . ), dan koma ( , ). Tanda bacatersebut apabila dibaca tidak perlu diucapkan.

Ditulis:

Nomor Kep/45/VIII/2012 tanggal 22 Agustus 2012.Nomor Sprin/27/VIII/2012 tanggal 24 Agustus 2012.

Diucapkan:

Nomor Kep 45 delapan Romawi 2012 tanggal 22Agustus 2012. Nomor Sprin 27 delapan Romawi 2012tanggal 24 Agustus 2012.

11

f) Singkatan dan Akronim.

(1) Singkatan. Singkatan ialah bentuk singkat/bentukyang dipendekkan yang terdiri atas satu huruf atau lebih.Pembentukan singkatan dilakukan dengan cara:

(a) berdasarkan Pedoman Umum EYD:

i. nama orang, nama gelar, sapaan,jabatan atau pangkat diikuti dengan tanda titik dibelakang tiap-tiap singkatan itu;

Contoh: A.H. Nasution (Abdul HarisNasution)Sdr. (Saudara)Kol. (Kolonel)

ii. singkatan gabungan kata yang terdiri atastiga huruf diakhiri dengan titik;

Contoh: dll. (dan lain-lain)dsb. (dan sebagainya)dst. (dan seterusnya)Yth. (Yang terhormat)

iii. singkatan gabungan kata yang terdiri atasdua huruf masing-masing diikuti oleh tanda titik;

Contoh: a.n. (atas nama)u.b. (untuk beliau)u.p. (untuk perhatian)s.d. (sampai dengan)

(b) pembentukan singkatan yang telah lazim berlakudi lingkungan Angkatan Darat dengan cara:

i. menanggalkan fonem/huruf yang terletakdi antara fonem/huruf pertama dan terakhir darikata yang disingkat;

Contoh: K(epal)a = KaP(erwir)a = PaB(intar)a = BaT(ingg)i = Ti

ii. merangkaikan fonem/huruf pertama katadengan fonem/huruf pertama kata dasar dari katayang disingkat;

Contoh: K(e)u(angan) = KuK(e)am(anan) = KamP(er)al(atan) = PalP(eng)am(anan) = Pam

12

iii. mengambil suku kata pertama dari katayang disingkat;

Contoh: Ang(kutan) = AngWa(kil) = WaJen(deral) = JenKo(mando) = Ko

iv. merangkaikan suku kata pertama denganfonem/huruf awal suku kata berikutnya dari katayang disingkat;

Contoh: Kep(utusan) = KepPus(at) = PusKom(unikasi) = Kom

v. merangkaikan suku kata pertama denganfonem/huruf akhir dari kata yang disingkat,sehingga membentuk satu suku kata baru;

Contoh: Se(kretaria)t = SetDi(rektu)r = DirDe(taseme)n = DenPe(neranga)n = PenDi(na)s = Dis

vi. suku kata terakhir dari kata yang disingkat;

vii. menanggalkan satu atau beberapa sukukata depan dan belakang, ditambah fonem/hurufawal suku kata berikutnya dari kata yangdisingkat; dan

Contoh: (Perta)han(an) = Han(Pene)tap(an) = Tap(Pene)lit(ian) = Lit(Ad)min(istrasi) = Min

viii. singkatan untuk korps kesenjataan/kecabangan terdiri atas tiga huruf.

Contoh: Inf (anteri) = InfP(e)n(er)b(ang) = PnbKav(aleri) = Kav

Contoh: (Resi)men = Men(Bi)ro = Ro(De)wan = Wan

13

(2) Akronim. Akronim adalah singkatan yang berupagabungan huruf awal, gabungan suku kata, ataupun gabunganhuruf dan suku kata dari deret kata yang diperlakukan sebagaikata. Pembentukan akronim dilakukan dengan mengikuti polapembentukan istilah singkatan dengan cara:

(a) dengan menggabungkan singkatan kata-katayang merupakan unsur dari kelompok kata istilahtersebut serta ditulis dan dilafalkan sebagai kata yangwajar;

Contoh: (Perta)han(an) Sip(il) = Hansip(Koman)dan Jen(deral) = DanjenDe(taseme)n Ma(rkas) = Denma

(b) akronim terdiri atas dua atau lebih akronim, makahal ini dipandang sebagai dua buah kata yang masing-masing berdiri sendiri.

Contoh: Danjen KopassusKasubditbinminperspra DitajenadDenma Mabesad

(c) cara penulisan akronim sebagai berikut:

i. akronim yang terdiri atas fonem/hurufpertama dari kata yang disingkatkan, seluruhnyaditulis dengan huruf kapital;

Contoh: TNI, PTIK, STNK, SIM

ii. akronim yang menunjukkan kegiatan,proses, keadaan dan sebagainya, dan bukanmenunjukkan nama diri penulisannya dimulaidengan huruf kecil;

Contoh: rapim, latgab, kamtib, komsos

iii. akronim yang menunjukkan jabatan,badan, lembaga dan merupakan nama diri,penulisannya dimulai dengan huruf kapital dandiikuti huruf kecil.

Contoh: Wakasad, Dispenad, Disjarahad

(3) Contoh-contoh singkatan umum:

S.H. Sarjana HukumS.I.P. Sarjana Ilmu PolitikS.Sos. Sarjana SosialS.Psi. Sarjana PsikologiS.Th. Sarjana Theologi

14

g) Tata Kalimat. Naskah dinas dalam Minu AD menggunakankalimat efektif yaitu kalimat yang memiliki makna yang tepat ataukemampuan untuk menimbulkan kembali gagasan pada pikiranpembaca identik dengan apa yang dikehendaki oleh pembuatnaskah dinas. Oleh karena itu, perlu memperhatikan hal-hal sebagaiberikut:

(1) tata bahasa Indonesia tidak menetapkan berapa jumlahkata dalam sebuah kalimat, selama gagasan yang terkandungdi dalam kalimat tersebut masih jelas; walaupun demikian,semakin banyak kata yang terdapat di dalam sebuah kalimat,maka gagasan yang terkandung di dalamnya akan cenderungmakin tidak jelas;

S.Fil. Sarjana FilsafatS.Ked. Sarjana KedokteranS.K.G. Sarjana Kedokteran GigiS.T. Sarjana TeknikS.Si. Sarjana SainsS.Kom. Sarjana KomputerS.Pd. Sarjana PendidikanS.Ag. Sarjana Agamadr. Dokterdrg. Dokter gigiDr. DoktorS.Hum. Sarjana HumanioraM.Sc. Master of ScienceM.Pd. Magister PendidikanM.Psi. Magister PsikologiM.Kom. Magister KomputerM.Hum. Magister HumanioraM.Si. Magister SainsM.Ag. Magister AgamaWIB Waktu Indonesia BaratWITA Waktu Indonesia TengahWIT Waktu Indonesia TimurNIP Nomor Identitas PegawaiNRP Nomor Registrasi Prajurit

Untuk gelar diploma antara lain:Diploma satu (D1), sebutan profesional ahlipratama, disingkat A.P.Diploma dua (D2), sebutan profesional ahlimuda disingkat A.Ma.Diploma tiga (D3), sebutan profesional ahliaaahliahahlimadya, disingkat A.Md.

15

(2) memperhatikan sopan santun, bersifat lugas, tegas,dan langsung pada inti persoalan;

(3) setiap kalimat pada intinya mengandung satu gagasanyang utuh;

(4) informasi disampaikan secara singkat/ringkas dan jelasdengan tidak menggunakan pengulangan kata-kata yangtidak perlu termasuk pembuangan gagasan yang kurangrelevan dengan gagasan utama;

Contoh susunan kalimat yang panjang:

Adalah merupakan suatu kewajiban bahwa setiapprajurit TNI harus mengamalkan Pancasila danSaptamarga.

Contoh susunan kalimat yang lebih singkat dan lebihjelas:

Setiap prajurit TNI wajib mengamalkan Pancasila danSaptamarga.

(5) susunan kalimat secara langsung yang menyangkutaspek persoalan dalam setiap kata, ungkapan atau gagasanyang tidak perlu harus dihilangkan.

Contoh:

Panja menaruh perhatian atas memorandum yangmemuat saran-saran berkenaan dengan… … … … . . .

Kalimat tersebut seyogianya diubah menjadi:

Panja mempertimbangkan saran mengenai . . . ……....

h) Penulisan Unsur Serapan. Dalam perkembangannya, bahasaIndonesia menyerap unsur dari perbagai bahasa lain baik dari bahasadaerah maupun dari bahasa asing seperti Sansekerta, Arab, Belanda,Portugis, Inggris, atau bahasa lainnya. Unsur serapan dalam bahasaIndonesia dapat dibagi menjadi dua kelompok. Pertama, unsurasing yang belum sepenuhnya terserap ke dalam bahasa Indonesiaseperti reshuffle dan shuttle cock. Unsur itu dipakai dalam konteksbahasa Indonesia, tetapi cara pengucapan dan penulisannya masihmengikuti cara asing. Kedua, unsur asing yang penulisan danpengucapannya disesuaikan dengan kaidah bahasa Indonesia.Dalam hal ini diusahakan agar ejaannya disesuaikan denganPedoman Umum Pembentukan Istilah agar bentuk Indonesianyamasih dapat dibandingkan dengan bentuk asalnya.

16

Contoh:

aa (Belanda) menjadi aoktaaf oktaf

ee (Belanda) menjadi esysteem sistem

ie (Belanda) menjadi ipolitiek politik

oo (Belanda) menjadi oprovoost provos

oo (Inggris) menjadi ucartoon kartun

oo (Inggris) menjadi oocoordination koordinasi

q (Inggris) menjadi kfrequency frekuensi

c (Inggris) menjadi kcartoon kartuncoordination koordinasistructur struktur

ch yang lafalnya s atau sy menjadi sechelon eselonmachine mesin

x pada awal kata tetap xxenon xenon

x pada posisi lain menjadi ksexecutive eksekutiftaxi taksi

xc di muka e dan l menjadi ksexception eksepsiexcess ekses

Catatan:

Unsur serapan yang sudah lazim dieja sesuai dengan ejaanbahasa Indonesia tidak perlu lagi diubah.

Misalnya: bengkel, kabar, nalar, paham, perlu, sirsak.

17

Sekalipun dalam ejaan yang disempurnakan huruf q dan xditerima sebagai bagian abjad bahasa Indonesia, unsur yangmengandung kedua huruf itu diindonesiakan menurut kaidah yangdipaparkan di atas. Kedua huruf itu dipergunakan dalam penggunaantertentu saja, seperti dalam pembedaan nama dan istilah khusus. Disamping penulisan unsur serapan di atas, di bawah ini jugadicontohkan unsur serapan akhiran asing yang penulisannyadisesuaikan dalam bahasa Indonesia. Akhiran itu diserap sebagaibagian kata yang utuh, seperti standardisasi, efektif, danimplementasi diserap secara utuh di samping kata standar, efek, danimplementasi.

2) Bentuk Tulisan Dinas.

a) Bentuk tulisan dinas yang diatur dalam penyelenggaraan MinuAD terdiri dari:

(1) Peraturan.

(2) Perintah Harian.

(3) Instruksi.

(4) Keputusan.

(5) Surat Edaran.

(6) Surat Perintah/Surat Tugas.

(7) Surat.

(8) Nota Dinas.

(9) Telegram.

(10) Surat Telegram.

(11) Laporan.

(12) Pengumuman.

(13) Surat Pengantar.

(14) Ralat, Perubahan, Pencabutan, dan Pembatalan.

(15) Surat Perjalanan Dinas.

(16) Surat Izin.

(17) Surat Izin Jalan/Surat Jalan.

18

b) Bentuk tulisan dinas yang tidak diatur dalam Minu AD dantetap digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di bidangmasing-masing sebagai berikut:

(1) Tulisan dinas di bidang operasi (meliputi PerintahOperasi, Perintah Administrasi, Analisis Daerah Operasi,Perkiraan Intelijen, Perkiraan Operasi, Perkiraan Personel.Perkiraan Teritorial, dan lain-lain).

(2) Tulisan dinas di bidang intelijen/pengamanan antara lainmeliputi administrasi penyelidikan, pengamanan, danpenggalangan, termasuk laporan harian (Laphar), laporankhusus (Lapsus), laporan harian khusus (Lapharsus), laporaninformasi (Lapinfo), dan laporan pelaksanaan tugas yangmeliputi tugas pengamatan, penggambaran, penyelidikan,penjejakan, interogasi, dan lain-lain.

(3) Tulisan dinas di bidang polisional meliputi tulisan dinasyang dikeluarkan oleh polisi militer/provos yang isinyaberhubungan dengan pengamanan, penyelidikan, penyidikan,dan penertiban terhadap pelanggaran hukum di lingkunganAngkatan Darat.

(4) Tulisan dinas di bidang yudikatif meliputi tulisan dinasyang dikeluarkan oleh badan-badan peradilan militer dankeodituran militer, yang menyangkut penyelidikan, penyidikan,penuntutan, penjatuhan dan pelaksanaan hukuman.

(5) Tulisan dinas di bidang perbendaharaan meliputi tulisandinas yang dikeluarkan oleh badan-badan keuangan danpembekalan Angkatan Darat atau oleh badan-badan tersebutbersama dengan badan-badan lain di luar Angkatan Darat, danberhubungan erat dengan undang-undang perbendaharaan.

3) Tataran Tulisan Dinas. Tataran tulisan dinas Angkatan Darat ialahtingkat/kedudukan suatu tulisan dinas terhadap tulisan dinas lainnya, yangditentukan menurut liputan isi, tingkat klasifikasi, serta pejabat yangberwenang mengeluarkan. Tataran tulisan dinas terdiri dari:

a) Tataran Pertama. Tulisan dinas pada tataran pertama terdiridari liputan isi dan bentuk tulisan dinas yang memuat kebijakan pokokdan bersifat mengatur yaitu organisasi dan prosedur, rencanastrategis, pembinaan dan petunjuk pelaksanaan program dananggaran (PPPA), yang menjadi dasar bagi tulisan dinas lainnya, danmencakup seluruh Angkatan Darat. Bentuk tulisan dinas tersebutadalah peraturan, perintah harian, dan instruksi.

b) Tataran Kedua. Tulisan dinas pada tataran kedua adalahtulisan dinas yang memuat kebijakan pelaksanaan, baik yang bersifatmengatur maupun tidak mengatur sebagai pelaksanaan darikebijakan pokok dan bersifat permanen antara lain pelaksanaan

19

dana, penentuan status personel/materiil, petunjuk dasar, petunjukinduk, petunjuk operasi/administrasi/pelaksanaan petunjuk teknis/taktis/lapangan. Bentuk tulisan dinas tersebut adalah keputusan.

c) Tataran Ketiga. Tulisan dinas pada tataran ketiga adalahtulisan dinas yang memuat pemberitahuan/penjelasan tentang tatacara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikanberdasarkan kebijakan pelaksanaan. Bentuk tulisan dinas tersebutadalah surat edaran.

d) Tataran Keempat. Tulisan dinas pada tataran keempat adalahtulisan dinas yang memuat perintah untuk melaksanakan tugastertentu dalam rangka pelaksanaan suatu kebijakan pelaksanaan.Bentuk tulisan dinas tersebut adalah surat perintah/surat tugas.

e) Tataran Kelima. Tulisan dinas pada tataran kelima adalahtulisan dinas yang digunakan sebagai alat komunikasi, dalam halpenekanan, pemberitahuan, usul/saran, permohonan yang berkaitandengan kedinasan. Bentuk tulisan dinas itu adalah surat, notadinas, telegram dan surat telegram, laporan, pengumuman, suratpengantar, surat perjalanan dinas, surat izin, dan surat izinjalan/surat jalan.

4) Cara Penyusunan dan Pengetikan Tulisan Dinas.

a) Tata Cara Pengetikan.

(1) Ukuran kertas. Ukuran kertas yang resmi digunakandalam Minu Angkatan Darat adalah A-4: 297 mm x 210 mm.Dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat puladigunakan kertas dengan ukuran:

(a) folio (330 mm x 215 mm);

(b) folio ganda (430 mm x 330 mm);

(c) kuarto ganda (A-3: 420 mm x 297 mm); dan

(d) setengah kuarto (A-5: 210 mm x 148 mm).

(2) Ruang tepi. Demi keserasian dan kerapian, tidakseluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan tulisandinas. Untuk itu, perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah,tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong.Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yangterdapat pada mesin ketik/komputer.

(a) Ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0,8 inci (2.03cm) dari tepi atas kertas. Tulisan paling atas adalahklasifikasi, nama Satminkal/Satker, badan (kop), dannomor halaman.

20

(b) Ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya dua kait/0,5 inci (1.27 cm) dari tepi bawahkertas.

(c) Ruang tepi kiri ditetapkan sekurang-kurangnyasepuluh dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan/1inci (2.54 cm) dari tepi kiri kertas. Jika digunakanbolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlakusebaliknya, yaitu lima ketukan. Ketentuan ini berlakuuntuk pengetikan naskah yang akan dibundel menjadibuku.

(d) Ruang tepi kanan ditetapkan sekurang-kurangnya lima ketukan/0,6 inci (1.52 cm) dari tepikanan kertas. Jika digunakan bolak-balik, maka untukhalaman ganjil berlaku ketentuan sebaliknya, yaitusekurang-kurangnya sepuluh dan sebanyak-banyaknyalima belas ketukan. Ketentuan ini berlaku antara lainuntuk pengetikan naskah yang dibundel menjadi buku.

(e) Konfigurasi margin (vertikal/portrait) sebagaiberikut:

i. top (atas) : 0,8”=2.03 cm;

ii. bottom (bawah) : 0,5”=1.27 cm;

iii. left (kiri) : 1” =2.54 cm;

iv. right (kanan) : 0,6”=1.52 cm;

v. header (klasifikasi atas) : 0,5”=1.27cm;dan

vi. footer (klasifikasi bawah) : 0,5”=1.27 cm.

(f) Konfigurasi margin (horizontal/landscape)sebagai berikut :

i. top (atas) : 0,8”=2.03 cm;

ii. bottom (bawah) : 0,5”=1.27 cm;

iii. left (kiri) : 1,2”=3.05 cm;

iv. right (kanan) : 0,4”=1.02 cm;

v. header (klasifikasi atas) : 0,5”=1.27 cm;dan

vi. footer (klasifikasi bawah) : 0,5”=1.27 cm.

21

(3) Jenis dan ukuran huruf. Jenis huruf yang digunakanadalah Arial ukuran 12, sedangkan naskah yang berhurufkapital menggunakan huruf Arial ukuran 11. Khusus untuktelegram/surat telegram menggunakan huruf Arial ukuran 10dan amanat/sambutan menggunakan huruf Arial ukuran 14.

b) Penulisan Klasifikasi.

(1) Tingkat penulisan klasifikasi ditentukan oleh pejabatyang menandatangani tulisan dinas. Jika pejabat yangbersangkutan tidak menetapkan, maka kepala sekretariat/sekretaris/kepala tata usaha dapat menetapkan sesuai dengankepentingan tulisan dinas tersebut. Tingkat klasifikasi tulisandinas terdiri atas Sangat Rahasia, Rahasia dan Biasa, adapunpenulisannya diatur sebagai berikut:

(a) Tulisan Dinas Klasifikasi Sangat Rahasia.

i. Pada tulisan/naskah yang berbentuk bukuatau dibundel:

i) klasifikasi Sangat Rahasia ditulis ditengah-tengah naskah sebelah atas danbawah tiap halaman, seluruhnya ditulisdengan huruf kapital; dan

ii) klasifikasi tersebut ditulis pula padasampul buku.

ii. Pada surat, telegram, dan surat telegramdiletakkan pada nomor dan ruang klasifikasi.

(b) Tulisan Dinas Klasifikasi Rahasia, diatur sebagaiberikut:

i. pada tulisan/naskah yang berbentuk bukuatau dibundel yang berklasifikasi Rahasia hanyaditulis pada naskah halaman pertama dannaskah halaman terakhir; dan

ii. klasifikasi tersebut ditulis pula padasampul buku.

(c) Tulisan Dinas Klasifikasi Biasa. Pada tulisandinas yang berbentuk buku atau dibundel, tidak perluditulis klasifikasinya, sedangkan pada surat, telegram,dan surat telegram diletakan pada nomor dan ruangklasifikasi.

22

(2) Tingkat klasifikasi untuk surat, telegram, dan surattelegram diletakkan pada nomor dan ruang klasifikasi.Sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengankode singkatan. Selanjutnya, seluruh naskah diperlakukansesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannyapada tiap halaman.

(3) Tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkatklasifikasi tulisan dinas yang diantar. Jika tulisan dinas tersebutberklasifikasi Rahasia, maka surat pengantarnyapun diberinomor dan klasifikasi Rahasia.

(4) Surat pengantar untuk beberapa tulisan dinas yangberbeda klasifikasinya, maka klasifikasi surat pengantardisamakan dengan klasifikasi tulisan dinas yang tertinggi.

c) Kop/Kepala Surat. Dalam Minu AD digunakan dua macamkop yaitu:

(1) Kop Nama Jabatan.

(a) Kop nama jabatan adalah tulisan yangmenunjukkan jabatan tertentu pada setiap halamanpertama tulisan dinas tertentu, yang hanya digunakanuntuk bentuk amanat, dan perintah harian, serta suratdengan perlakuan khusus yang ditandatangani sendirioleh Kasad, dan untuk Pang/Dan/Gub/Dir/Ka Kotama/Balakpus dapat menggunakan kop nama jabatankhusus di lingkungan kotama masing-masing.Sedangkan tulisan dinas lainnya, walaupun ditanda-tangani sendiri oleh Kasad, Pang/Dan/Gub/Dir/KaKotama/Balakpus tidak menggunakan kop ini.

(b) Kop nama jabatan berturut-turut terdiri atasgambar lambang Angkatan Darat dengan bintang dibawahnya, sesuai dengan pangkat pejabat yangbersangkutan, dan sebutan jabatan yang ditulissebanyak-banyaknya dua baris. Seluruhnya dicetaksecara simetris di sebelah atas tengah halaman.Perbandingan ukuran lambang, bintang, dan huruf yangdigunakan hendaknya serasi, sesuai dengan ukurankertas.

(2) Kop Nama Badan.

(a) Kop nama badan adalah tulisan yang menunjuk-kan nama badan/satuan/satminkal di lingkunganAngkatan Darat. Kop ini digunakan pada halamanpertama semua bentuk tulisan dinas, termasuk halamanpertama setiap lampirannya (jika berlampiran).

(b) Kop nama badan terdiri atas sebutan nama badanyang ditulis di sebelah kiri atas kertas.

23

d) Penggunaan Lambang Kartika Eka Paksi. Penggunaan lambangKartika Eka Paksi dalam tulisan dinas erat kaitannya dengan penulisankop surat/kop nama badan dalam pelaksanaan tulisan dinas. Denganmelihat kop surat, tajuk tanda tangan dan cap dinas dapat diketahuibadan beserta pejabat yang bertanggung jawab atas penerbitan suatutulisan dinas. Untuk penggunaan lambang Kartika Eka Paksidiperuntukan khusus produk tulisan dinas yang ditandatangani Kasadatau atas nama Kasad.

e) Susunan Tulisan Dinas. Tulisan dinas di luar peraturan/produkhukum dibuat menurut pengelompokan ruang lingkupnya. Ruanglingkup tulisan dinas terdiri atas bagian, bab, pasal, subpasal, danseterusnya. Tidak setiap tulisan dinas harus dibuat menurutsusunan ini. Dalam hal ini, keluasan dan kedalaman materi harusdijadikan pertimbangan utama. Untuk itu ada beberapa kemungkinanyang dapat digunakan. Dalam membuat susunan tulisan dinassebagai berikut:

(1) Susunan Bagian, Bab, dan Pasal. Dalam susunan inibagian merupakan kelompok terbesar yang terdiri atasbeberapa bab, dan bab terdiri atas beberapa pasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak, bagian dan bab dicantumkan ditengah, ditulis dengan huruf kapital, sedangkan pasal dapatdicantumkan di samping kiri, tanpa menggunakan kata pasal,cukup nomor pasal saja.

(2) Susunan bab dan pasal. Dalam susunan ini babmerupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapapasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak, bab dicantumkan ditengah, ditulis dengan huruf kapital, sedangkan pasal dapatdicantumkan di samping kiri. Jika pasal dicantumkan disamping kiri, tanpa menggunakan kata pasal, cukup nomorpasal saja.

BAGIAN KESATUXXXXXXXXXX

BAB IXXXXXXXX

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst.

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst.

CONTOH 1aFORMAT SUSUNAN BAGIAN, BAB DAN PASAL

24

(3) Susunan Judul Tengah, Samping, dan Pasal. Dalamsusunan ini tidak digunakan kata bab ataupun pasal. Judultengah merupakan kelompok terbesar yang mencakupbeberapa judul samping, dan judul samping meliputi pasal-pasal di bawahnya. Nomor urut pasal seluruhnya ditulis disamping kiri.

(4) Susunan Judul Tengah dan Pasal. Dalam susunan inijuga tidak digunakan kata bab ataupun pasal. Judul tengahmencakup pasal-pasal di bawahnya. Nomor pasal seluruhnyaditulis di samping kiri.

BAB ….XXXXXXX

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst.

a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

b. Xxxxxxxxx.

CONTOH 1bFORMAT SUSUNAN BAB DAN PASAL

JudulXXXXXXX

XXXXXXXX

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

b. Xxxxxxx dst.

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst.

a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst.

CONTOH 1cFORMAT JUDUL TENGAH, SAMPING DAN PASAL

25

(5) Susunan Judul Samping dan Pasal. Susunan ini puntidak menggunakan kata bab ataupun pasal. Judul sampingmencakup pasal-pasal yang terdapat di bawahnya. Semuanomor pasal ditulis di samping kiri.

(6) Susunan Pasal. Dalam susunan ini, seluruh materitulisan dinas dituangkan ke dalam urut-urutan pasal, baik disamping kiri ataupun tengah. Susunan ini digunakan untuksuatu tulisan dinas dengan ruang lingkup yang sederhana.Khusus pada tulisan dinas yang berbentuk surat, pemakaiannomor pasal tidak merupakan keharusan.

JudulXXXXXXX

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. dst

a. Xxxxx dst.

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

CONTOH 1dFORMAT JUDUL TENGAH DAN PASAL

JudulXXXXXXXX

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

b. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxdst.

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

CONTOH 1eFORMAT JUDUL SAMPING DAN PASAL

26

f) Pembuatan Judul Tulisan Dinas.

(1) Bentuk naskah yang sistematis terbagi dalam beberapajudul. Hal tersebut sangat membantu penyusun mengembang-kan suatu gagasan, dan sekaligus mengarahkan perhatianpembaca pada apa yang diuraikan. Judul hendaknya berdirisendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yangmengikutinya.

Contoh yang benar:

Pelayanan. Tugas-tugas pelayanan dilaksanakansecara fungsional oleh Denma Mabesad.

Contoh yang salah:

Pelayanan. Dilaksanakan secara fungsional olehDenma Mabesad.

(2) Judul Tuldis. Judul Tuldis merupakan isi Tuldis yangdimulai dengan suatu rumusan singkat dan lazim. Dalamtulisan dinas yang sederhana, misalnya surat dan nota dinas,judul Tuldis ditulis di ruang perihal.

(3) Judul Tengah. Judul tengah merupakan judul yangditulis di tengah, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan,dan tidak diakhiri dengan titik. Judul tengah digunakan untuk

1. Xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

a. Xxxxxxxxxxxx dst.

1) Xxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

a) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

(1) Xxxxxxxxxxxxxxxxx dst.

(a) Xxxxxxxxxxxxxxxdst.

i. Xxxxxxxxxdst.

i) Xxxxxdst.

(i) Xxxxdst.

CONTOH 1fFORMAT SUSUNAN PASAL

27

menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat di bawahnyasampai ke judul tengah berikutnya. Oleh karena itu,rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut.

(4) Judul Samping. Judul samping merupakan satu baristersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam hurufkapital, tidak termasuk nomor dan tidak diakhiri dengan titik.Judul samping digunakan untuk menggambarkan seluruh isipasal-pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judulsamping atau judul berikutnya. Oleh karena itu, rumusannyaharus dapat merangkum seluruh isi pasal-pasal tersebut.

(5) Judul Pasal. Judul pasal merupakan rumusan singkattentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengannomor pasal dalam huruf kapital dipakai pada permulaan kata-kata yang dipandang penting ditebalkan tidak termasuknomor, dan diakhiri dengan titik. Judul pasal mencakupseluruh isi pasal yang bersangkutan, termasuk subpasal dibawahnya. Pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secaraberurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampaiterakhir, tidak ditebalkan dan diakhiri tanda titik.

(6) Judul Subpasal. Judul subpasal merupakan rumusansingkat tentang isi subpasal, ditulis sebaris dengan nomorsubpasal. Huruf kapital digunakan pada permulaan kata-katayang dipandang penting ditebalkan dan diakhiri dengan titik.Judul subpasal mencakup seluruh isi subpasal yangbersangkutan, termasuk subsubpasal di bawahnya. SetiapSubpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan hurufkecil (abjad): a, b, c, dst, tidak ditebalkan dan diakhiri dengantitik.

(7) Sesuai dengan pengertian judul tengah, bagian dan babdapat pula digolongkan ke dalam judul tengah. Dalam hal ini,kata bagian dan atau bab harus dicantumkan di sebelah atasjudul tengah.

(8) Pemakaian judul di dalam suatu tulisan dinas hendaklahkonsisten. Jangan meletakkan judul pada bagian kertaspaling bawah, untuk kerapian sebaiknya judul dipindahkanpada halaman berikutnya.

(9) Jika suatu tulisan dinas menggunakan judul pasal,maka hendaknya seluruh pasal di dalam tulisan dinas tersebutdiberi judul. Demikian pula, jika di dalam suatu tulisan dinasmenggunakan susunan judul tengah, judul samping, judulpasal, maka pengelompokan persoalan di dalam tulisan dinastersebut hendaknya mengikuti susunan ini.

(10) Penggunaan garis bawah untuk penekanan pada katadapat diganti dengan huruf tebal.

28

g) Ketukan (Spasi Horizontal).

(1) Pasal dengan Judul. Pengetikannya dilakukan denganurutan sebagai berikut:

(a) nomor pasal diketik di ruang tepi kiri, diikutidengan titik;

(b) huruf pertama judul pasal diketik pada ketukanke-10 s.d. 15 dari ruang tepi kiri; dan

(c) huruf pertama teks dimulai pada ketukankeempat setelah titik, sedangkan huruf pertama bariskedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomorpasal.

(2) Pasal Tanpa Judul. Pengetikannya dilakukan denganurutan sebagai berikut:

(a) nomor pasal diketik di ruang tepi kiri diikutidengan titik; dan

(b) huruf pertama teks dimulai pada ketukan ke-10s.d. 15 dari ruang tepi kiri, sedangkan huruf pertamabaris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawahnomor pasal, pengetikan huruf pertama tetap mengikutiketentuan ini, meskipun nomor pasal lebih dari satuangka (nomor 10 ke atas).

(3) Subpasal dengan Judul. Pengetikannya dilakukandengan urutan sebagai berikut:

(a) huruf penunjuk nomor subpasal diketik padaketukan keenam dari nomor pasal, dan diakhiri dengantitik;

(b) huruf pertama judul subpasal diketik padaketukan keempat setelah titik; dan

(c) huruf pertama teks diketik pada ketukan keempatsetelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua danselanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal.

(4) Subpasal Tanpa Judul. Pengetikannya dilakukandengan urutan sebagai berikut:

(a) huruf penunjuk nomor subpasal diketik padaketukan keenam dari paragraf pertama, dan diakhiridengan titik; dan

29

(b) huruf pertama teks diketik pada ketukan keempatsetelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua danselanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal.

(5) Subsubpasal. Pengetikan subsubpasal dilakukandengan urutan sebagai berikut:

(a) angka penunjuk nomor subsubpasal diketik dibawah huruf pertama judul/teks subpasal diikuti dengankurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik; dan

(b) huruf pertama teks subsubpasal diketik padaketukan keempat setelah kurung tutup, sedangkan hurufpertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus dibawah nomor subsubpasal.

(6) Tulisan Dinas Tanpa Nomor Pasal. Tiap alinea dalamtulisan dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal.Oleh karena itu, pengetikan huruf pertama dari setiap alineadimulai pada ketukan keenam dari awal mengetik, sedangkanhuruf pertama baris-baris kedua dan selanjutnya diketik mulaidari ruang tepi.

(7) Pengetikan dengan komputer yang pengaturan garistepi kanannya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarakantara kata tetap memperhatikan estetika.

h) Kait/Baris/Enter (Spasi Vertikal). Pemakaian kait/baris/enter(spasi vertikal) dalam tulisan dinas diatur sebagai berikut:

(1) Satu Kait/Enter. Satu kait/enter digunakan untuknaskah akhir tulisan dinas. Jika isi tulisan dinas tidak terlalupanjang, maka demi kerapian dan keserasian, jaraknya dapatlebih dari satu kait dan maksimal tiga kait.

(2) Dua Kait/Enter. Dua kait/enter digunakan:

(a) antara pasal dengan pasal/subpasal;

(b) antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal;

(c) antara subsubpasal dengan subsubpasal/sub-subsubpasal;

(d) antara subsubsubpasal dengan subsubsubpasal/subsubsubsubpasal;

(e) antara subsubsubsubpasal dengan subsubsub-subpasal/subsubsubsubsubpasal;

(f) antara judul samping dengan teks di bawahnya;

30

(g) pada kelompok rujukan dan lampiran suatutulisan dinas;

(h) antara u.p. dengan teks di bawahnya;

(i) antara kelompok alamat kepada dan kelompokalamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan dibagian penutup di sebelah kiri bawah halaman, danantara tulisan kepada dengan alamat serta antaratulisan tembusan dengan alamat tembusan; dan

(j) antara klasifikasi dengan nomor halaman, danantara klasifikasi dengan kop nama badan.

(3) Tiga Kait/Enter. Tiga kait/enter digunakan:

(a) antara klasifikasi dan tepi atas kertas;

(b) antara nomor halaman dan baris pertama teks dibawahnya;

(c) antara penunjukan lampiran dan teks tulisandinas;

(d) antara baris terakhir dan judul samping;

(e) antara baris terakhir dan judul tengah;

(f) antara klasifikasi dan tepi bawah kertas;

(g) antara baris terakhir tulisan dan tajuk tandatangan (jarak minimal); dan

(h) antara baris terakhir dengan klasifikasi, dandengan tepi bawah kertas (jarak minimal) bila tidak adaklasifikasi.

i) Tajuk Tanda Tangan. Penulisan tajuk tanda tangan dalamtulisan dinas diatur sebagai berikut:

(1) Penandatanganan atas nama sendiri.

(a) nama jabatan ditulis lengkap, dengan huruf tittlecase;

(b) ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tigakait/enter;

(c) nama pejabat yang bersangkutan, ditulis denganhuruf tittle case;

31

(d) pangkat pejabat yang bersangkutan ditulisdengan huruf tittle case; dan

(e) penulisan gelar/titel disesuaikan dengan ke-tentuan yang diatur dalam peraturan Mendikbud RI.

(2) Penandatanganan atas nama pejabat lain.

(a) nama jabatan pejabat yang berwenang ditulislengkap, dengan huruf tittle case;

(b) penandatanganan atas nama dan atau atasperintah, ditulis di depan nama jabatan pejabat yangberwenang menandatangani dengan singkatan a.n. danatau a.p.;

(c) nama jabatan pejabat yang menandatanganitulisan dinas tersebut, dapat dituliskan singkatannyadengan huruf tittle case;

(d) penandatanganan untuk beliau ditulis secarasimetris di bawah nama jabatan pejabat yangmenandatangani atas nama, dengan singkatan u.b; dan

(e) ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tigakait/enter.

j) Nomor Kopi. Nomor kopi adalah nomor yang digunakan untukmenunjukkan bahwa tulisan dinas dibuat dalam jumlah terbatas dandistribusinya tertentu/diawasi. Pencantuman nomor kopi diatursebagai berikut:

(1) semua tulisan dinas yang mempunyai tingkat klasifikasisangat rahasia/rahasia harus diberi nomor kopi pada setiaphalaman, nomor kopi yang dimaksud berupa cap denganwarna tinta merah berukuran lebar 3 cm dan panjang 15 cmdengan besar huruf yang serasi diletakkan diagonal daribawah ke atas, jumlah kopi harus tetap dibatasi pada alamatkepada dan tembusan ditambah sebanyak-banyaknya duaeksemplar untuk arsip;

(2) nomor kopi tetap harus dicantumkan, meskipunnaskahnya hanya satu;

(3) halaman pertama lampiran memuat nomor kopi yangsama dengan tulisan dinas induk, halaman kedua danseterusnya tidak diberi nomor kopi; dan

(4) pendistribusian tulisan dinas yang bernomor kopi harussama dengan daftar distribusinya, daftar distribusi harusdicantumkan sebagai lampiran, kecuali pada TR dan STR,daftar distribusinya disimpan oleh Kataud/pejabat sekretariatmasing-masing.

32

Format nomor kopi dapat dilihat pada contoh 19. (Halaman167)

k) Rujukan (Referensi). Rujukan adalah dasar yang digunakansebagai acuan (referensi) dalam pembuatan suatu tulisan dinas.Rujukan dapat berupa tulisan dinas, peta/dokumen lain.

(1) Penulisan rujukan diatur sebagai berikut:

(a) Pada tulisan dinas yang berbentuk peraturan,instruksi dan keputusan, rujukan dinyatakan dalamkonsiderans mengingat, sedangkan pada suratperintah, surat edaran, dan pengumuman, dinyatakandalam dasar.

(b) Pada bentuk surat dan nota dinas, rujukandicantumkan pada pasal pertama, didahului dengankata-kata: berdasarkan, dasar, sehubungan dengan,memperhatikan, dan menindaklanjuti.

(c) Khusus bentuk telegram dan surat telegram,rujukan dicantumkan pada pasal pertama dan didahuluidengan kata dasar.

(d) Pada bentuk laporan dan sejenisnya, katarujukan ditulis tiga kait di bawah garis penutup kopnama badan, seluruhnya dengan huruf kapital dandicetak tebal, titik dua dan diikuti acuan yangdigunakan. Jika acuannya banyak, maka dibuat daftarrujukan tersendiri dalam bentuk lampiran, sehinggasetelah kata rujukan ditulis terlampir.

(2) Rujukan yang lebih dari satu, agar disusun berdasarkantingkat/tataran, hierarkis, dan kronologis tulisan dinas.

(3) Jika suatu peta digunakan sebagai rujukan, maka harusditulis lengkap nomor sheet, nama daerah, kedar, dan tahunpembuatannya. Oleat dan atau peta yang telah dilengkapidengan tanda-tanda taktis dimasukkan ke dalam kelompoklampiran dan tidak dalam kelompok rujukan.

(4) Suatu rujukan tidak harus disertakan pada tulisan dinasinduknya. Jika dipandang perlu untuk disertakan, maka padasudut kanan atas halaman pertama rujukan harus dicantumkankata sebagai berikut:

RUJUKAN NOMOR: . . . (sebutkan judul tulisan dinas yangbersangkutan).

l) Naskah Induk. Naskah Induk adalah tulisan dinas yangmemuat inti/pokok dari naskah yang menyertainya (lampiran).

33

m) Lampiran. Lampiran adalah naskah/lembaran tambahan yangdigunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas pasal-pasal yang dinyatakan di dalam naskah induk. Jika diperlukan,lampiran dapat diikuti sublampiran, dan sublampiran diikutisubsublampiran dan subsubsublampiran.

(1) Penulisan lampiran diatur sebagai berikut:

(a) pada bentuk peraturan, perintah harian, instruksi,keputusan, surat edaran, surat perintah/surat tugas,adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi;

(b) pada bentuk surat, adanya lampiran danjumlahnya dicantumkan di dalam ruang lampiran disamping dinyatakan di dalam teks, sedangkan padanota dinas dinyatakan di dalam teks;

(c) pada bentuk telegram dan surat telegram tidakdisertai lampiran; dan

(d) pada bentuk laporan dan sejenisnya, lampiranditulis di bawah.

(2) Penulisan tulisan dinas yang memiliki lampiran, setiaphalaman pertama lampiran diberi kode dengan menyebutkannama tulisan dinas, nomor, dan tanggal menggunakan hurufkapital pada setiap awal kata, baris paling atas sebaris denganbaris pertama kop nama badan dan di bawah baris palingbawah diberi garis penutup sepanjang tulisan yang terpanjangdi atasnya.

Lampiran tunggal tidak diberi nomor urut, lampiran yang lebihdari satu diberi nomor urut dengan angka Romawi.

Contoh:

(a) Lampiran Peraturan KasadNomorTanggal_____________________

(b) Lampiran I Peraturan KasadNomorTanggal______________________

(3) Jika lampiran diikuti sublampiran, sublampiran diberinomor urut dengan huruf abjad kapital. Sublampiran tunggaltidak diberi nomor urut.

34

Contoh:

(a) Sublampiran A Lampiran IPeraturan KasadNomorTanggal____________________

(b) Sublampiran LampiranPeraturan KasadNomorTanggal__________________

(4) Jika sublampiran diikuti subsublampiran, subsub-lampiran diberi nomor urut dengan angka Arab.Subsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut.

Contoh:

(a) Subsublampiran 1 Sublampiran ALampiran I Peraturan KasadNomorTanggal___________________________

(b) Subsublampiran Sublampiran ALampiran Peraturan KasadNomorTanggal_________________________

(5) Jika lampiran suatu tulisan dinas terdiri atas berbagaitingkat klasifikasi, maka seluruh lampiran diperlakukanmenurut tingkat klasifikasi tertinggi.

(6) Jika subsublampiran suatu tulisan dinas terdiri atassubsubsublampiran, maka diberi nomor urut dengan hurufkecil.

Subsubsublampiran a Subsublampiran 1 Sublampiran ALampiran II Peraturan KasadNomorTanggal____________________________________________

35

n) Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar susunanjabatan yang dibuat oleh kepala sekretariat atau pejabat di bidangMinu, digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas.Pengelompokan daftar distribusi dapat diatur dengan pola umumsebagai berikut:

(1) kelompok pertama, yaitu jabatan-jabatan yang berada dilingkungan organisasi Angkatan Darat;

(2) kelompok kedua, yaitu jabatan-jabatan yang berada diluar lingkungan organisasi Angkatan Darat, diatur tersendirioleh masing-masing badan/instansi;

(3) tiap-tiap kelompok dapat dirinci lagi menurut kebutuhansatuan/instansi masing-masing; dan

(4) untuk memudahkan penggunaan, susunan kelompokdistribusi berikut rinciannya dapat diberi kode-kode.

Contoh:

DAFTAR DISTRIBUSI ANGKATAN DARAT

DISTRIBUSI A

Distribusi A-1

1. Kasad2. Wakasad

Distribusi A-2

1. Irjenad2. Aspam Kasad3. Asops Kasad4. Aspers Kasad5. Aslog Kasad6. Aster Kasad7. Asrena Kasad8. Kasahli Kasad

Distribusi A-3

1. Gubernur Akmil2. Danseskoad3. Danpuspomad4. Danpusterad5. Dansecapaad6. Danpusintelad7. Danpuspenerbad8. Dirziad

36

9. Dirhubad10. Dirpalad11. Dirbekangad12. Dirkesad13. Dirajenad14. Dirtopad15. Dirkuad16. Dirkumad17. Kadispenad18. Kadisbintalad19. Kadispsiad20. Kadislitbangad21. Kadisinfolahtad22. Kadisjasad23. Kadisjarahad24. Koorspri Kasad25. Kasetumad26. Dandenma Mabesad27. Kapuskodal AD

Distribusi A-4

1. Pangkostrad2. Dankodiklat TNI AD3. Danjen Kopassus4. Pangdam I/Bukit Barisan5. Pangdam II/Sriwijaya6. Pangdam III/Siliwangi7. Pangdam IV/Diponegoro8. Pangdam V/Brawijaya9. Pangdam VI/Mulawarman10. Pangdam VII/Wirabuana11. Pangdam IX/Udayana12. Pangdam XII/Tanjungpura13. Pangdam XVI/Pattimura14. Pangdam XVII/Cenderawasih15. Pangdam Jaya16. Pangdam Iskandar Muda

DISTRIBUSI B

Distribusi B-1

1. Danpussenif Kodilat TNI AD2. Danpussenkav Kodiklat TNI AD3. Danpussenarmed Kodiklat TNI AD4. Danpussenarhanud Kodiklat TNI AD

37

Distribusi B-2

1. Pangdivif 1/PVG Kostrad2. Pangdivif 2/WSY Kostrad3. Ka RSPAD GS

Distribusi B-3

1. Danrem 031/Wira Bima Dam I/BB2. Danrem 033/Wira Pratama Dam I/BB3. Danrem 072/Pamungkas Dam IV/Dip4. Danrem 091/Aji Surya Natakusuma Dam VI/Mlw5. Danrem 131/Santiago Dam VII/Wrb6. Danrem 161/Wira Sakti Dam IX/Udy7. Danrem 171/Praja Viratama Dam XVII/Cen8. Danrem 173/Praja Virabraja Dam XVII/Cen9. Danrem 174/Anim Ti Waninggap Dam XVII/Cen10. Danrem 022/Pantai Timur Dam I/BB11. Danrem 023/Kawal Samudera Dam I/BB12. Danrem 032/Wira Braja Dam I/BB13. Danrem 041/Garuda Emas Dam II/Swj14. Danrem 042/Garuda PutihDam II/Swj15. Danrem 043/Garuda Hitam Dam II/Swj16. Danrem 044/Garuda Dempo Dam II/Swj17. Danrem 045/Garuda Jaya Dam II/Swj18. Danrem 061/Surya Kencana Dam III/Slw19. Danrem 062/Taruma Negara Dam III/Slw20. Danrem 063/Sunan Gunung Jati Dam III/Slw21. Danrem 064/Maulana Yusuf Dam III/Slw22. Danrem 071/Wijayakusuma Dam IV/Dip23. Danrem 073/Makutarama Dam IV/Dip24. Danrem 074/Wirastratama Dam IV/Dip25. Danrem 081/Dhirot Saha Jaya Dam V/Brw26. Danrem 082/Citra Panca Yudha Dam V/Brw27. Danrem 083/Baladika Jaya Dam V/Brw28. Danrem 084/Baskara Jaya Dam V/Brw29. Danrem 101/Antasari Dam VI/Mlw30. Danrem 102/Panjung Dam XII/Tpr31. Danrem 121/Alam Bhanawana Wai Dam XII/Tpr32. Danrem 132/Tadolako Dam VII/Wrb33. Danrem 141/Todopoli Dam VII/Wrb34. Danrem 142/Taroada Tarogau Dam VII/Wrb35. Danrem 143/Halu Oleo Dam VII/Wrb36. Danrem 162/Wira Bhakti Dam IX/Udy37. Danrem 163/Wira Satya Dam IX/Udy38. Danrem 151/Binaiya Dam XVI/Ptm39. Danrem 152/Babulah Dam XVI/Ptm40. Danrem 172/Praja Wirayakti Dam XVII/Cen41. Danrem 051/Wijayakarta Dam Jaya

38

42. Danrem 052/Wijayakrama Dam Jaya43. Danrem 011/Lilawangsa Dam IM44. Danrem 012/Teuku Umar Dam IM

Distribusi B-4

1. Danrindam I/Bukit Barisan2. Danrindam II/Sriwijaya3. Danrindam III/Siliwangi4. Danrindam IV/Diponegoro5. Danrindam V/Brawijaya6. Danrindam VI/Mulawarman7. Danrindam VII/Wirabuana8. Danrindam IX/Udayana9. Danrindam XII/Tanjungpura10. Danrindam XVI/Pattimura11. Danrindam XVII/Cenderawasih12. Danrindam Jaya13. Danrindam Iskandar Muda14. Danpusdikpassus Kopassus15. Danpusdikzi Kodiklat TNI AD16. Danpusdikhub Kodiklat TNI AD17. Danpusdikpal Kodiklat TNI AD18. Danpusdikbekang Kodiklat TNI AD19. Danpusdikkes Kodiklat TNI AD20. Danpusdikajen Kodiklat TNI AD21. Danpusdiktop Kodiklat TNI AD22. Danpusdikku Kodiklat TNI AD23. Danpusdikkum Kodiklat TNI AD24. Danpusdikpom Kodiklat TNI AD25. Danpusdikterad26. Danpusdikintel Kodiklat TNI AD27. Danpusdikpenerbad28. Danpusdik Pengmilum Kodiklat TNI AD29. Danpusdikjas Kodiklat TNI AD30. Danpusdikkowad Kodiklat TNI AD31. Danpuslatpur Kodiklat TNI AD32. Danpussimpur Kodiklat TNI AD33. Kalemjiantek/STTAD Kodiklat TNI AD34. Tua STHM Ditkumad35. Danpusdikif Pussenif Kodiklat TNI AD36. Danpusdikkav Pussenkav Kodiklat TNI AD37. Danpusdikarmed Pussenarmed Kodiklat TNI AD38. Danpusdikarhanud Pussen Arhanud Kodiklat TNI AD

Distribusi B-5

1. Danbrigif Linud 3/BS/TMS Divif 1/PVG Kostrad2. Danbrigif 13/PGR Divif 1/PVG Kostrad3. Danbrigif Linud 17/SBB Divif 1/PVG Kostrad4. Danmen Armed 2/Syd Divif 1/PVG Kostrad

39

5. Danbrigif 6/TSBJ Divif 2/WSY Kostrad6. Danbrigif 9/DY Divif 2/WSY Kostrad7. Danbrigif Linud 18/SEY Divif 2/WSY Kostrad8. Danmen Armed 1/PY Divif 2/WSY Kostrad9. Danlanumad A.Yani10. Dangrup 1/Parako Kopassus11. Dangrup 2/Parako Kopassus12. Dangrup 3/Sandha Kopassus13. Dansat 81/Gultor Kopassus14. Danbrigif 4/Dewa Ratna Kodam IV/Dip15. Danbrigif 7/Rimba Raya Kodam I/BB16. Danbrigif 15/Kujang Kodam III/Slw17. Danbrigif 16/Wira Yudha Kodam V/Brw18. Danbrigif 19/Khatulistiwa Kodam XII/Tpr19. Danbrigif 20/Ima Jaya Keramo Kodam XVII/Cen20. Danbrigif 21/Komodo Kodam IX/Udy21. Danbrigif 22/Otamanasa Kodam VII/Wrb22. Danbrigif 24/Bulungan Kodam VI/Mlw23. Danbrigif-1PIK/JS Kodam Jaya24. Danmen Arhanud 1/Faletehan Kodam Jaya25. Dankorsis Seskoad26. Danmensis Secapa AD27. Danmentar Akmil

DISTRIBUSI C

1. Ketua Umum YKEP2. Keinkopad3. Ketua Umum Persit KCK4. Ka BP TWP AD5. Ses PJO TMMD

(5) Daftar distribusi tidak digunakan, jika kelompok alamatyang dituju hanya beberapa atau sebagian saja dari jabatanyang tercantum di dalam daftar.

5) Ralat, Perubahan, Pencabutan, dan Pembatalan.

a) Petunjuk Umum. Apabila suatu tulisan dinas terdapatkesalahan, maka perlu diadakan pembetulan, sedangkan bentukpembetulan tergantung pada tingkat kesalahannya. Tingkatpembetulan diatur sebagai berikut:

(1) ralat;

(2) perubahan;

(3) pencabutan; dan

(4) pembatalan.

40

b) Penggunaan.

(1) Ralat. Ralat digunakan untuk pembetulan tulisan dinasyang tingkat kesalahannya ringan/tidak prinsip, misalnyasalah pengetikan.

(2) Perubahan. Perubahan digunakan untuk pembetulantulisan dinas yang tingkat kesalahannya dianggap prinsip,atau kesalahan tersebut cukup mempengaruhi isinya, misalnyaperubahan waktu, jumlah, personel, dan lain-lain.

(3) Pencabutan. Pencabutan digunakan untuk mencabutsuatu tulisan dinas yang tingkat kesalahannya tidak dapatdiralat atau diubah, atau isi tulisan dinas tersebut dianggapsudah tidak sesuai dengan keadaan dan perlu diganti dengantulisan dinas baru.

(4) Pembatalan. Pembatalan digunakan untuk membatal-kan berlakunya suatu tulisan dinas, dengan pengertian bahwaisi tulisan dinas yang dibatalkan dianggap belum pernah ada.

c) Bentuk.

(1) Ralat dan perubahan.

(a) Bentuk tulisan dinas untuk ralat dan perubahanperaturan, instruksi, keputusan, surat edaran, danSprin/Sgas, sama dengan bentuk yang diralat ataudiubah.

Format Ralat dan Perubahan dapat dilihat pada contoh20a dan 20b (halaman 168 dan 169)

(b) Khusus ralat terhadap tulisan dinas Kep/SkepMenhankam/Pangab (produk Tuldis periode yang lama),kop dan tajuk tanda tangan ralat disesuaikan dengantataran pendelegasian wewenang Kep/Skep yang saatini berlaku.

(c) Bentuk tulisan dinas yang lain untuk ralat atauperubahannya dapat menggunakan surat, telegram,surat telegram atau nota dinas.

(2) Pencabutan dan pembatalan.

(a) Bentuk tulisan dinas untuk pencabutan ataupembatalan peraturan menggunakan peraturan.

(b) Bentuk tulisan dinas untuk pencabutan ataupembatalan Ins, Kep menggunakan Kep.

41

(c) Bentuk tulisan dinas yang lain, pencabutan ataupembatalannya dapat menggunakan surat, telegram,dan surat telegram.

(d) Pencabutan atau pembatalan tulisan dinasberbentuk peraturan atau kep, kalimat pencabutan ataupembatalan ada pada diktumnya, dengan pernyataanbahwa peraturan atau kep yang dicabut dinyatakantidak berlaku lagi sedangkan yang dibatalkandianggap tidak pernah ada.

Format Pencabutan dapat dilihat pada contoh 20c(halaman 170)

(e) Tulisan yang berbentuk Sprin/Sgas apabiladikeluarkan Sprin/Sgas yang baru di dalam diktumnyajuga dinyatakan bahwa sprin/sgas yang dicabut/dibatalkan dinyatakan tidak berlaku lagi, tetapi bila tidakdikeluarkan sprin/sgas baru, cukup menggunakan surat,telegram, surat telegram atau nota dinas.

d) Tanda Tangan. Penandatanganan ralat, perubahan,pencabutan, dan pembatalan diatur sebagai berikut:

(1) Ralat. Penandatanganan ralat dapat dilakukan olehpejabat Minu atas nama pejabat yang menandatangani tulisandinas yang diralat.

(2) Perubahan, pencabutan, dan pembatalan. Yangberhak menandatangani tulisan dinas yang diubah, dicabut,dan dibatalkan adalah pejabat yang menandatangani tulisandinas yang diubah, dicabut, dan dibatalkan atau pejabat yanglebih tinggi.

e) Nomor dan Tanggal. Tata cara penomoran dan pemberiantanggal pada ralat, perubahan pencabutan dan pembatalan diatursebagai berikut:

(1) Ralat. Nomor ralat tulisan dinas yang berbentukPeraturan, Kep, Ins, SE, dan Sprin/Sgas, menggunakannomor lama dengan tanggal baru, tulisan bentuk lainnyamenggunakan nomor dan tanggal baru.

(2) Perubahan.

(a) Nomor perubahan tulisan dinas berbentukPeraturan, Ins, Kep, SE, dan Sprin/Sgas,menggunakan nomor lama dengan menambah hurufabjad kecil di belakang nomor sesuai denganperubahan yang dilakukan, sedangkan tanggalmenggunakan tanggal waktu perubahan dilaksanakan.

42

Cara penomoran:

i. huruf a digunakan untuk perubahanpertama;

ii. huruf b digunakan untuk perubahankedua; dan

iii. huruf c digunakan untuk perubahan ketiga,dan seterusnya.

(b) Nomor dan tanggal perubahan tulisan dinas yanglain adalah sesuai dengan nomor tanggal waktuperubahan dikeluarkan.

(3) Pencabutan dan Pembatalan. Nomor dan tanggalpencabutan dan pembatalan tulisan dinas adalahmenggunakan nomor dan tanggal waktu pencabutan ataupembatalan tulisan dinas tersebut dikeluarkan.

6) Kop Surat dan Tajuk Tanda Tangan

a) Kop Surat.

(1) Kop surat adalah kelompok tulisan yang menunjukkannama badan/Satminkal/satuan dan kedudukannya di ling-kungan Angkatan Darat.

(2) Kop surat terdiri atas nama badan dan nama jabatan.

(3) Kop nama badan dibuat di sebelah kiri atas kertas dandicantumkan pada halaman pertama tulisan dinas termasukhalaman pertama lampiran dan diberi garis penutup sepanjangbaris terpanjang. Nama badan terdiri atas nama badan yangbersangkutan dan nama badan setingkat lebih tinggi yangdiletakkan di atas nama badan yang bersangkutan.

(4) Kop nama jabatan dibuat di atas tengah kertas di bawahlambang Angkatan Darat dan bintang sesuai dengankepangkatannya.

(5) Kop nama badan dibuat sebanyak-banyaknya duabaris, baris terpanjang maksimal 41 ketukan, termasuk jarakantara kata. Jika baris terpanjang kop surat melebihi 41 hurufatau dua baris, maka kop surat nama badan yangbersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yangberlaku.

(6) Kop nama badan agar ditulis/disusun simetris.

43

(7) Tata Cara Penulisan Kop Nama Badan.

(a) Kop nama badan Staf Mabesad adalah sebagaiberikut:

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

(b) Kop nama badan Pelayanan Mabesad adalahseperti contoh sebagai berikut:

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATDETASEMEN MARKAS

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATSEKRETARIAT UMUM

(c) Kop nama badan Badan Pelaksana PusatMabesad seperti contoh sebagai berikut:

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATDIREKTORAT AJUDAN JENDERAL

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATDINAS PSIKOLOGI

(d) Kop nama badan Kotama Angkatan Daratseperti contoh sebagai berikut:

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARATKOMANDO CADANGAN STRATEGIS/DHARMA PUTRA

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARATKOMANDO PASUKAN KHUSUS

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARATKOMANDO DAERAH MILITER VII/WIRABUANA

44

(8) Tata cara penulisan kop nama jabatan Kasad. Kopnama jabatan Kasad dibuat dengan menempatkan gambarbintang di bawah lambang Angkatan Darat. Contoh penulisansebagai berikut:

b) Tajuk Tanda Tangan.

(1) Ketentuan.

(a) Tajuk tanda tangan adalah kelompok tulisanpada bagian penutup tulisan dinas, terdiri atas namajabatan, nama badan/satminkal, serta nama danpangkat pejabat.

(b) Tajuk tanda tangan ditempatkan di sebelahkanan bawah.

(c) Nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulisdalam satu baris dan diakhiri dengan tanda koma.

(d) Tajuk tanda tangan yang ditandatangani atasnama pejabat yang memberi wewenang tanda komadiletakkan diakhir nama jabatan penanda tangan.

(e) Nama pejabat pada tajuk tanda tangan tidakdiberi garis bawah.

(f) Untuk pangkat Pati ditambah TNI, dan untukpangkat Pamen/Pama ditambah korps dan NRP,sedangkan untuk pangkat Pamen/Pama Kowad setelahkorps diberi kode (K). Untuk pangkat bintara/tamtamaditambah NRP, sedangkan bintara kowad setelahpangkat diberi kode (K), dan untuk PNS ditambahpangkat, golongan ruang serta NIP.

(g) Nama jabatan pada baris pertama tidak bolehdisingkat apabila kurang dari 41 ketukan, kecuali dalamtelegram, surat telegram dan pada kertas formulirukuran kecil (tanda anggota, SIM).

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

45

(h) Nama jabatan pada baris kedua dan ketiga(setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat.

(i) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tigakait, dan juga disesuaikan dengan besar kecilnya tandatangan.

(j) Jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertassebelah kanan sekurang-kurangnya 3 cm.

(k) Baris terpanjang pada baris pertama termasukjarak antara kata, nama jabatan, dan badan/instansidalam tajuk tanda tangan adalah 41 ketukan, apabilajarak antara kata, nama jabatan dan namabadan/instansi melebihi 41 ketukan maka nama badanharus disingkat, sedangkan apabila kurang dari 41ketukan maka nama badan dipanjangkan. Batasterpanjang 41 ketukan tidak termasuk a.n. atau a.p.

(l) Tajuk tanda tangan simetris dengan tempat dantanggal dikeluarkan surat.

(2) Tata cara penulisan.

(a) Tajuk tanda tangan untuk tulisan dinas yangditandatangani sendiri dibuat seperti contoh berikut:

(b) Tajuk tanda tangan untuk tulisan dinas yangditandatangani atas nama atau atas perintah, ditulisseperti contoh berikut:

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratWakil Kepala Staf,

NamaPangkat

Kepala Staf Angkatan Darat,

NamaPangkat

Panglima Kodam III/Siliwangi,

NamaPangkat

46

a.p. Kepala Staf Angkatan DaratAsops,

NamaPangkat

(c) Tajuk tanda tangan untuk tulisan dinas yangditandatangani untuk beliau ditulis seperti contohberikut:

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratAsisten Personel

u.b.Waas,

NamaPangkat

(d) Tajuk tanda tangan untuk tulisan dinas yangditandatangani mewakili ditulis seperti contoh berikut:

Kepala Sekretariat Umum Angkatan Daratmewakili,

NamaPangkat

(3) Ketentuan penggunaan a.n., a.p., u.b., mewakili.

(a) Atas Nama (a.n.). Atas Nama digunakan jikapejabat yang menandatangani tulisan dinas telahmendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabatyang berhak menandatangani berdasarkan bidangtugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa.Dalam hal ini, pejabat penanda tangan bertanggungjawab atas isi tulisan dinas kepada pemberi kuasa.Pada dasarnya, tanggung jawab tetap berada padapejabat pemberi wewenang/kuasa.

(b) Atas Perintah (a.p.). Atas Perintah digunakanjika dalam hal-hal tertentu pejabat yang berwenangmemerintahkan pejabat bawahannya untukmenandatangani suatu tulisan dinas yang bukan bidangtugasnya. Pada dasarnya, tanggung jawab tetapberada pada pejabat pemberi perintah.

47

(c) Untuk Beliau (u.b.). Untuk Beliau digunakan jikapejabat yang telah diberi wewenang/kuasa memberikuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya(dua tingkat setelah atas nama).

(d) Mewakili. Mewakili digunakan jika pejabat yangberwenang menunjuk salah seorang pejabatbawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya selama batas waktu tertentu. Dalam tajuktanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlumencantumkan jabatan, tetapi hanya nama danpangkat, dan penulisannya menggunakan huruf kecilsemua (mewakili). Apabila dalam organisasi dan tugaspejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, makaketentuan tersebut di atas tidak berlaku.

7) Cap Dinas dan Papan Nama.

a) Cap Dinas.

(1) Ketentuan umum.

(a) Cap dinas adalah suatu benda dibuat dari logam,kayu, karet keras, atau bahan lain, yang berbentuk danberukuran tertentu, memuat tulisan tentang nama/tingkat jabatan/Satminkal serta lambang AngkatanDarat.

(b) Cap dinas digunakan sebagai tanda pengenalsuatu jabatan/Satminkal dan digunakan pula sebagaialat pengesahan tulisan dinas di lingkungan AngkatanDarat.

(2) Macam cap dinas:

(a) cap jabatan, yaitu cap yang menunjukkan jabatantertentu; dan

(b) cap staf, yaitu cap yang menunjukkan stafSatminkal/badan/lembaga/komandan/satuan tertentu.

(3) Wewenang penggunaan cap dinas. Pejabat Satminkal/badan/lembaga di lingkungan Angkatan Darat yang berhakmenggunakan dan memiliki cap dinas diatur sebagai berikut:

(a) Kepala Staf Angkatan Darat.

(b) Para Pang/Dan Kotama Angkatan Darat.

48

(c) Dan/Ka Badan Pelayanan Mabes AngkatanDarat.

(d) Gub/Dan/Dir/Dis/Kabalakpus Angkatan Darat,termasuk unsur-unsur yang dipandang perlu.

(e) Staf komando/satuan/badan lainnya di ling-kungan Angkatan Darat yang dipandang perlu.

(4) Bentuk cap dinas dan ketentuan penggunaannya.Bentuk cap dinas di lingkungan Angkatan Darat ada tigamacam, yaitu:

(a) bundar;

(b) lonjong/bulat telur; dan

(c) persegi empat.

(5) Ketentuan pemakaian cap dinas.

(a) Bentuk bundar digunakan untuk jabatan yangmempunyai wewenang komando, yaitu:

i. Kepala Staf Angkatan.

ii. Panglima/Gubernur/Komandan Jenderal/Komandan.

iii. Pemimpin/Komandan Lembaga Pendidik-an.

(b) Bentuk lonjong/bulat telur digunakan untukjabatan kepala/ketua/direktur/perwira/inspektur/sekretaris,dan juga digunakan untuk cap staf.

(c) Bentuk persegi empat digunakan untuk dinaspiket/pos Angkatan Darat/urusan pendaftaran.

(6) Pengesahan Cap Dinas. Pembuatan dan penggunaancap dinas harus disahkan dengan keputusan, kecuali yangberbentuk persegi empat.

(a) Cap jabatan Kepala Staf Angkatan Daratdisahkan oleh Panglima TNI.

(b) Cap dinas pejabat Pang/Dan/Gub/Dir/KaKotama/Balakpus dan Badan Pelayanan MabesAngkatan Darat, disahkan oleh Dirajenad atas namaKasad.

49

R1

(c) Cap dinas di lingkungan eselon bawahanKotama/Balakpus dan Badan Pelayanan MabesAngkatan Darat, disahkan oleh Pang/Dan/Gub/Dir//Kaatas nama Kasad.

(d) Cap dinas berbentuk segi empat, dibuat sesuaidengan kebutuhan masing-masing (tidak perlupengesahan).

(7) Ukuran Cap Dinas. Sesuai dengan asas pembakuanyang berlaku di lingkungan Angkatan Darat, ukuran cap dinasdibuat sama, terlepas dari tingkat jabatan dan organisasi. Yangmembedakan tingkatan jabatan dan organisasi adalah tulisanyang terdapat di dalam cap dinas. Untuk itu ditetapkan ukuransebagai berikut:

(a) Bentuk Bundar. Cap jabatan Kepala StafAngkatan Darat, terdiri atas tiga garis lingkaran denganukuran:

Jari-jari:

A - R1 = 22,5 mm

A - R2 = 21,5 mm

A - R3 = 15 mm

Tebal garis:

R1 = 0,8 mm

R2 = 0,4 mm

R3 = 0,4 mm

Lingkaran luar berisi tulisanyang dibatasi dengan duabintang segi lima, danlingkaran dalam berisilambang Kartika Eka Paksi(lihat contoh 2 padahalaman 53).

(b) Cap jabatan untuk pejabat selain tersebut diatas sama, hanya bintang sebagai batas tulisan digantilingkaran kecil bersinggungan dengan lingkaran terluar

R 2 R3

A

R1

50

Keterangan:A - P1 = A - P2 = 30 mmP2 - R3 = P1 - R4 = 44 mmP2 - R2 = P1 - R1 = 38 mma - r = 5 mm

Tebal garis : 0,8 mm

dan memotong lingkaran dalam. Kedua lingkaran kecildihubungkan dengan dua garis sejajar, dan dibuat 17garis tegak lurus dengan ketebalan 0,4 mm.

(c) Bentuk Lonjong/Bulat Telur. Ketentuan padasubsubsubsubpasal (7) subsubsubsubsubpasal (a),berlaku untuk cap bentuk lonjong, hanya bentuk danukurannya berbeda.

r

(d) Bentuk Persegi Empat. Ukuran cap dinas yangberbentuk persegi empat disesuaikan dengankeperluannya.

Contoh:

Jari-jari lingkaran kecil

a-r = 5 mmTebal garis ± 0,4 mm

R 2 R3

AA a

rr

a

P2

1111

R4

R1

A

R 2

R3

aa

P1

1111

DENMABESAD

PERWIRA JAGA

6 cm

3 cmKODIM 0618

PERWIRA JAGA3 cm

6 cm

51

(e) Cap Dinas Ukuran Kecil. Cap dinas ukuran kecilberukuran jari-jari seperdua dari jari-jari cap dinas yangberukuran biasa. Ketentuan mengenai bentuk dangambar sama dengan cap dinas yang berukuran biasa,baik yang berbentuk bulat, maupun lonjong.

(8) Isi Tulisan Cap Dinas dan Gambar Lambang.

(a) Isi Tulisan.

i. Tulisan pada cap dinas dibuat denganhuruf kapital yang menunjukkan jabatan, namaSatminkal/badan/lembaga/satuan yang ber-sangkutan serta kedudukannya di dalam strukturorganisasi Angkatan Darat.

ii. Isi tulisan cap jabatan/staf, Satminkal/badan/lembaga Angkatan Darat diatur sebagaiberikut:

i) cap jabatan Kepala Staf AngkatanDarat berisi jabatan Kepala Staf AngkatanDarat;

ii) cap jabatan selain Kasad terdiriatas:

(i) setengah lingkaran atasnama Satminkal/badan/lembagasetingkat lebih tinggi;

(ii) bagian tengah nama jabatan(gubernur/panglima/komandan jen-deral/komandan/kepala); dan

(iii) setengah lingkaran bawahnama Satminkal/badan/lembagayang bersangkutan.

iii. Jenis huruf menggunakan Arial danukuran huruf disesuaikan dengan besarnya capserta banyaknya huruf serta jumlah huruf untukcap yang berukuran besar maksimal 31 hurufdan untuk cap yang berukuran kecil maksimal 21huruf, dan jika tulisan nama badan/Satminkalterlalu panjang, dapat disingkat menurut kaidahyang berlaku.

52

(b) Gambar Lambang.

i. Cap jabatan Kepala Staf Angkatan Daratmenggunakan gambar Kartika Eka Paksidiletakkan di dalam lingkaran tengah.

ii. Cap dinas Kotama/Balakpus dan BadanPelayanan Mabesad menggunakan gambarbintang, yang diletakkan di dalam lingkaran kecil.

(9) Tanda pengaman.

(a) Untuk mengetahui adanya pemalsuan, cap dinasdi lingkungan Angkatan Darat perlu diberi tanda/kodepengaman.

(b) Tanda pengaman ditentukan oleh pimpinansatminkal/badan/lembaga yang bersangkutan ataupejabat yang ditunjuk, dan dikoordinasikan denganunsur pengamanan di lingkungan masing-masing.Penentuan kode pengaman, perlu dikuatkan dengansuatu berita acara.

(10) Penggunaan.

(a) Cap Jabatan. Cap jabatan digunakan padatulisan dinas yang ditandatangani oleh pejabat yangberhak menandatangani sendiri atau pejabat yang diberiwewenang untuk menandatangani atas nama (a.n.) danuntuk beliau (u.b.).

(b) Cap Staf. Cap staf digunakan pada tulisandinas yang ditandatangani oleh pejabat staf, tidakmengatasnamakan pemimpin satminkal/badan/lembaga yang bersangkutan.

(c) Cap Jabatan Ukuran Kecil. Cap jabatan atau capstaf ukuran kecil digunakan khusus untuk tandapengenal (KTP, SIM, dan lain-lain) atau pada setiaphalaman surat perjanjian, kontrak pengadaan dansejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yangberhak menandatanganinya.

(11) Tata Cara Penggunaan.

(a) Cap dinas dibubuhkan pada sepertiga bagiantanda tangan di sebelah kiri, apabila tidakmemungkinkan dapat dibubuhkan di sebelah kanantanda tangan.

53

(b) Semua tulisan dinas yang resmi menggunakancap basah, dan mengedarkan tulisan dinas yangcapnya fotokopi tidak dibenarkan.

(12) Warna Tinta. Warna tinta yang digunakan untuk capdinas warna biru atau ungu dan tidak boleh menggunakanwarna hitam, karena sulit untuk membedakan antara capbasah dengan hasil fotokopi.

(13) Penyimpanan dan Pemusnahan.

(a) Penyimpanan cap dinas yang masihdipergunakan dipertanggungjawabkan kepada KepalaSekretariat/Tata Usaha atau pejabat Minu yang ditunjuk.

(b) Cap dinas yang mengandung sejarah dan tidakdipergunakan lagi, disimpan di badan yangmenyelenggarakan fungsi sejarah atau di badankearsipan.

(c) Cap dinas yang tidak digunakan karena rusakdan kesalahan administrasi, dapat dimusnahkan.

(14) Catatan.

(a) Penggunaan cap tanda tangan pejabat padatulisan dinas tidak dibenarkan, hal tersebut untukmenghindari penyalahgunaan tanda tangan.

(b) Yang dimaksud dengan cap basah adalah caplangsung dengan menggunakan tinta, bukan hasilproses fotokopi atau scan.

Format contoh cap jabatan dan cap staf dapat dilihatpada contoh 2.

CONTOH CAP JABATAN BENTUK BUNDAR

Cap Kepala Staf Angkatan Darat

a. Tentara Nasional Indonesiab. Lambang Angkatan Daratc. Kepala Staf Angkatan Darat

CONTOH 2FORMAT CAP JABATAN DAN CAP STAF

54

CONTOH CAP JABATAN BENTUK LONJONG

Catatan:

- cap staf digunakan pada tulisan dinas yang ditandatangani oleh pejabatstaf, tidak mengatasnamakan pemimpin instansi/badan/kesatuan yang ber-sangkutan;

Cap Jabatan Komandan JenderalKopassus

a. TNI Angkatan Daratb. Komandan Jenderalc. Komando Pasukan Khusus

Cap Jabatan Panglima KodamVII/Wirabuana

a. TNI Angkatan Daratb. Panglimac. Kodam VII/Wirabuana

Cap Jabatan Direktur Ajudan Jenderal

a. Markas Besar Angkatan Daratb. Direkturc. Direktorat Ajudan Jenderal

Cap Staf Direktorat AjudanJenderal Angkatan Darat

a. Direktorat Ajudan Jenderalb. Sekretarisc. Sekretariat

55

- cap staf digunakan sebagai pengantar suatu tulisan dinas yang di-bubuhkan pada sampul surat dinas bagian sebelah kiri bawah;

- cap staf digunakan untuk menunjukan staf instansi/badan/kesatuan tertentu;dan

- cap staf digunakan apabila dipandang perlu oleh satuan/kesatuan

b) Papan Nama.

(1) Ketentuan Umum.

(a) Papan nama adalah papan yang mempunyaibentuk serta ukuran tertentu, dan berisi tulisanmengenai nama badan/kesatuan/Satminkal, namajabatan, nama pejabat, di lingkungan Angkatan Darat.

(b) Papan nama berbentuk empat persegi panjang,dapat dibuat dari bahan kayu yang tahan lama ataubahan yang mudah didapat di daerah satuan Satminkalberada.

(c) Papan nama badan kebanggaan satuan adalahpapan nama badan yang mempunyai bentuk dan ciri-cirikhas tersendiri sebagai suatu kebanggaan satuan,dibuat dari bahan semen/keramik/marmer/tembok dandisertai lambang kebanggaan satuan masing-masing.

(d) Huruf yang digunakan pada papan nama adalahhuruf kapital dengan bentuk dan ukuran yang sama.

(e) Pada papan nama tidak dibenarkan adatambahan gambar atau garis-garis.

(2) Macam Papan Nama.

(a) Papan nama badan, yaitu papan nama yangmenunjukkan nama Satminkal/badan/lembaga tertentudi lingkungan Angkatan Darat.

(b) Papan nama badan kebanggaan satuan, yaitupapan nama badan yang menunjukkan namakebanggaan satuan.

(c) Papan nama jabatan, yaitu papan nama yangmenunjukkan nama jabatan tertentu di lingkunganAngkatan Darat.

(d) Papan nama pejabat, yaitu papan nama yangmenunjukkan nama seorang pejabat di lingkunganAngkatan Darat.

56

(3) Papan Nama Badan.

(a) Ukuran. Papan nama badan di lingkunganAngkatan Darat menggunakan empat macam ukuran,yaitu:

i. 100 X 520 cm.

ii. 100 X 400 cm.

iii. 100 X 250 cm.

iv. 80 X 160 cm.

(b) Warna Dasar. Papan nama badan mengguna-kan warna dasar putih.

(c) Huruf. Huruf berwarna hitam dan besarnyadisesuaikan dengan ukuran papan serta banyaknyahuruf yang digunakan.

(d) Isi tulisan.

i. Isi tulisan harus jelas dapat menunjukkannama Satminkal/badan/lembaga yangbersangkutan serta kedudukannya di dalamstruktur organisasi Angkatan Darat.

ii. Tulisan disusun sebanyak-banyaknyadalam dua baris, kecuali apabila jumlah hurufdalam satu baris melebihi 41 huruf, nama badandapat disingkat sesuai dengan kaidah yangberlaku. Nama Satminkal/badan/lembaga yangsetingkat lebih tinggi diletakkan di atas namaSatminkal/badan/lembaga sendiri.

iii. Jika di dalam satu kompleks kantorterdapat beberapa satminkal/badan/lembagayang tidak setingkat, maka tulisan pada papannama adalah nama Satminkal/badan/lembagatertinggi yang terdapat di dalam komplekstersebut, kecuali berbeda kotama/Satminkal,maka tulisan papan nama badan sesuai strukturorganisasi.

iv. Jika di dalam satu kompleks kantorterdapat beberapa Satminkal/badan/lembagayang setingkat, maka isi tulisan pada papannama adalah nama-nama Satminkal/badan/lembaga yang bersangkutan, dengan catatan

57

lebar papan nama dapat ditambah sebanyak-banyaknya tiga puluh centi meter.

(e) Pemasangan.

i. Papan nama dipasang di tengah-tengahhalaman depan kantor, diletakkan di atas tiangyang kuat sekurang-kurangnya setinggi duameter di atas permukaan tanah, sehingga mudahdilihat.

ii. Selain lampu penerangan, papan namabadan tidak boleh dihiasi dengan lampu-lampulain.

(f) Penggunaan.

i. Papan nama berukuran 100 cm x 520 cmdigunakan untuk Mabes Angkatan Darat.

ii. Papan nama berukuran 100 cm x 400 cmdigunakan untuk Balakpus dan Kotama AngkatanDarat.

iii. Papan nama berukuran 100 cm x 250 cmdigunakan untuk eselon bawahan Kotama/Balakpus di lingkungan Angkatan Darat, antaralain Korem, Balakdam, Resimen, Brigade.

iv. Papan nama berukuran 80 cm x 160 cmdigunakan untuk unsur-unsur Balakpus/Kotamadi lingkungan Angkatan Darat, antara lain Kodim,Batalyon, Detasemen, Koramil, Kompi BS.

v. Contoh isi tulisan:

i) Mabes Angkatan Darat:

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

ii) Balakpus Angkatan Darat:

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATDIREKTORAT PEMBEKALAN DAN ANGKUTAN

58

iii) Kotama Angkatan Darat sebagaiKotamaops:

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARATKOMANDO DAERAH MILITER III/SILIWANGI

(4) Papan Nama Jabatan.

(a) Ukuran. Papan nama jabatan berukuran30 cm x 13 cm.

(b) Warna dasar. Warna dasar papan nama jabatanadalah coklat pelitur.

(c) Huruf. Huruf berwarna putih, dan besarnyadisesuaikan dengan panjang/pendeknya nama jabatan.Nama jabatan ditulis pada kedua sisi papan denganmenggunakan singkatan sesuai dengan kaidah yangberlaku.

(d) Pemasangan.

i. Papan nama jabatan dipasang di luarpintu masuk ruangan pejabat yang bersangkutandi sisi sebelah kanan/kiri atas.

ii. Jika satu ruangan digunakan olehbeberapa orang pejabat setingkat, makapemasangannya disusun ke bawah menuruturutan senioritas.

(5) Papan Nama Pejabat.

(a) Ukuran. Papan nama pejabat berukuran30 cm x 7 cm.

(b) Warna dasar. Warna dasar papan nama pejabatadalah coklat politur.

(c) Huruf. Huruf berwarna putih, dan besarnyadisesuaikan dengan banyaknya huruf yang digunakanseperti cara penulisan tajuk tanda tangan.

(d) Pemasangan. Papan nama pejabat dipasang dibawah papan nama jabatan.

59

Format Papan Nama/Instansi/Satuan/Jabatan dapatdilihat pada contoh 3

CONTOH PAPAN NAMA BADAN UNTUK MARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

mcm

CONTOH PAPAN NAMA BADAN UNTUK KOTAMA/BALAKPUS ANGKATAN DARAT

520 cm

100 cm

200 cm

TENTARA NASIONAL INDONESIA

MARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

CONTOH 3FORMAT PAPAN NAMA/INSTANSI/SATUAN/JABATAN

100 cm

400 cm

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARAT

KOMANDO DAERAH MILITER IV/DIPONEGORO

200 cm

60

CONTOH PAPAN NAMA BADAN UNTUK ESELON BAWAHAN KOTAMA/BALAKPUS DILINGKUNGAN ANGKATAN DARAT

CONTOH PAPAN NAMA BADAN UNTUK UNSUR-UNSUR YANG BERADA DI BAWAHKOTAMA/BALAKPUS DI LINGKUNGAN ANGKATAN DARAT

KOMANDO DAERAH MILITER VII/WIRABUANA

AJUDAN JENDERAL

200 cm

100 cm

250 cm

160cm

KOMANDO RESORT MILITER 041/GARUDA MAS

KOMANDO DISTRIK MILITER 040780 cm

200 cm

61

CONTOH PAPAN NAMA JABATAN

8) Derajat dan Klasifikasi. Surat-menyurat dinas adalah salah satukegiatan Minu AD dalam pengendalian arus berita baik tertulis, maupunlisan. Kegiatan pengurusan dan pengendalian surat-menyurat dinas inidilaksanakan dengan cermat dan teliti, dengan memperhatikan derajat danklasifikasi tulisan dinas, agar dapat tercapai secara berdaya guna danberhasil guna, dalam membantu pimpinan menentukan/mengambilkeputusan atau kebijakan. Kegiatan pengurusan dan pengendalian surat-menyurat dinas di lingkungan Angkatan Darat ini, dimaksudkan sebagaipedoman dan petunjuk untuk memperlancar komunikasi kedinasan,memudahkan pengendalian surat-menyurat dinas, dan untuk mendukungtugas pokok Angkatan Darat, dengan berpedoman dan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Derajat.

(1) Yang dimaksud dengan derajat dalam surat-menyuratdinas adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaiansuatu tulisan dinas.

(2) Derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatanganisurat atau oleh Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat minu.

(3) Penyelesaian suatu tulisan dinas disesuaikan denganderajatnya.

(4) Derajat tulisan dinas terdiri atas tiga tingkat, yaitu:

(a) kilat, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan seketika itu, atau pada waktu-waktu yang telah ditentukan pada hari itu;

30 cm13 cm

7 cm30 cm

62

(b) segera, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan

(c) biasa, berarti tulisan dinas diselesaikan/dikirimkan/disampaikan menurut urutan proses kegiatan(mana yang lebih dulu, didahulukan).

(5) Tulisan Kilat dan Segera dibubuhkan pada sudut kananatas tulisan dinas, dan pada sampulnya.

b) Klasifikasi.

(1) Yang dimaksud dengan klasifikasi dalam surat-menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu tulisandinas.

(2) Klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menanda-tangani tulisan dinas atau oleh kepala sekretariat/sekretaris/pejabat Minu/pejabat yang ditunjuk.

(3) Klasifikasi tulisan dinas Angkatan Darat terdiri atas tigatingkat yaitu:

(a) Sangat Rahasia. Ketentuan dan dokumen yangsangat erat hubungannya dengan pertahanan negara,yang bila disiarkan secara tidak sah dan atau jatuh padatangan yang tidak berhak, dapat membahayakanpertahanan negara, harus dianggap sebagai keteranganyang harus diamankan, dan dimasukkan ke dalamklasifikasi Sangat Rahasia. Beberapa contoh mengenaiklasifikasi sangat rahasia adalah sebagai berikut:

i. klasifikasi Sangat Rahasia disediakanuntuk keterangan yang berhubungan erat sekalidengan pertahanan negara, yang bila disiarkandengan tidak sah, dapat mengakibatkan salahsatu dari hal-hal di bawah ini:

i) gagalnya sesuatu rencana perang,jika rencana ini dijalankan; dan

ii) hilangnya suatu keuntungan teknikyang mempunyai nilai taktis dan strategismiliter, sehingga dapat mempengaruhipelaksanaan atau hasil sesuatupeperangan.

ii. hal-hal tersebut di bawah ini adalahbeberapa contoh yang erat hubungannya denganpertahanan negara, yang sangat tergantung

63

pada kebijakan dan syarat tersebut di atas, danyang dianggap sebagai keterangan SangatRahasia, yaitu:

i) rencana perang dan rencanaoperasi militer, dan semua keteranganmengenai penempatan pasukan kita, yangerat dengan operasi tersebut;

ii) dokumen intelijen dan surat-suratlainnya yang memuat intelijen negara; dan

iii) keterangan yang mempengaruhipertahanan negara di luar hal-hal yangmenyangkut kemiliteran.

(b) Rahasia. Keterangan dan dokumen yangberkaitan dengan pertahanan negara, jika disiarkansecara tidak sah dan atau jatuh pada tangan yang tidakberhak, dapat membahayakan pertahanan negara, danatau instansi/satminkal menyebabkan kerugian besarbagi kepentingan dan kredibilitas negara, atau yangakan sangat menguntungkan bagi sesuatu negaraasing, harus dimasukkan ke dalam klasifikasi Rahasia.Beberapa contoh mengenai klasifikasi rahasia adalahsebagai berikut:

i. segala keterangan tentang operasi militeryang sedang berjalan;

ii. rencana atau keterangan tentang operasimiliter, rencana perang dengan laporannya, yangtidak termasuk klasifikasi sangat rahasia;

iii. keterangan yang berhubungan denganalat perang yang baru;

iv. keterangan mengenai sistem teknologialat-alat perang;

v. keterangan tentang keadaan alat-alatperang musuh, cara-cara bekerja penempatanpasukannya; nilai keterangan ini terletak padatidak tahunya musuh, bahwa keterangan tersebutpada pihak kita;

vi. laporan operasi yang memuat keteranganyang penting bagi musuh;

vii. keterangan mengenai strategi pertahananyang penting;

64

viii. laporan mengenai moril, yangmempengaruhi operasi;

ix. keterangan mengenai intelijenperhubungan dan alat-alat untuk melindungiperhubungan;

x. keterangan yang memuat kekuatanpasukan sendiri, di darat, di laut, di udara, dannama serta susunan kesatuan, atau jumlahperlengkapan yang ada pada pasukan tersebutdalam daerah operasi;

xi. penambahan tenaga pada kesatuan yangakan dijalankan;

xii. keterangan mengenai pergeseranpasukan sendiri, serta penempatan dan gerakanyang mempengaruhi pertempuran;

xiii. teknik atau cara baru dan khusus, yangakan digunakan dalam operasi di kemudian hari.Nama serta susunan pasukan, di mana sajatempatnya, yang khusus diperuntukkan dalampenggunaan teknik dan cara dimaksud;

xiv. foto, klise, fotostat, diagram atau modeldari bahan yang termasuk klasifikasi rahasia;

xv. sekumpulan keterangan atau barang,yang secara tersendiri dimasukkan klasifikasibiasa, tetapi kalau diambil keseluruhannyamemerlukan klasifikasi yang lebih tinggi, yaknirahasia;

xvi. peta militer dan foto udara yang tersebut dibawah ini:

i) peta tentang bangunan atau tempatdi dalam wilayah yurisdiksi NKRI;

ii) foto udara dan peta, yangmemerlukan keterangan atau dokumenserta benda dalam klasifikasi rahasia;

iii) foto udara dari daerah penting yangberada di bawah yurisdiksi NKRI; dan

iv) klasifikasi dari foto udara harusditentukan menurut isinya;

65

xvii. keterangan rahasia, yang diperolehsedemikian rupa, sehingga sumbernya harusdirahasiakan dan dilindungi.

xviii. naskah/tulisan dinas/keterangan lainnyayang belum dijelaskan di atas (seperti perintahdan jawaban target operasi pada fungsi intelejen,naskah soal/kunci jawaban sekolah/latihan danpengurusan personalia yang hanya boleh jatuhke tangan orang yang berkompeten).

(c) Biasa. Klasifikasi biasa adalah klasifikasi tulisandinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus,tetapi tidak berarti bahwa isi tulisan dinas dapatdisampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

9) Pengurusan Tulisan Dinas.

a) Pengurusan Tuldis Secara Manual.

(1) Tulisan Dinas Masuk. Tulisan dinas masuk secaramanual adalah tulisan dinas masuk yang diterima dari instansiluar atau dalam satu instansi yang sama yang diajukan untuksalah satu unit kerja dalam suatu instansi, setelah mengalamiproses penerimaan, pemilahan, dan pengagendaan, tulisandinas disampaikan kepada pejabat yang dituju sesuai alamataksi, kemudian dicatat dalam buku ekspedisi, dan pelak-sanaannya dilakukan secara manual.

(a) Tahap-Tahap Pengurusan Tuldis Masuk.Pengurusan tulisan dinas masuk dilaksanakan melaluitahap-tahap penerimaan, pencatatan, pengolahan, danpenyimpanan.

i. Tahap Penerimaan.

i) Pada dasarnya semua tulisan dinasmasuk harus diterima dalam keadaanutuh. Jika tulisan dinas yang diterimadalam keadaan cacat (tidak utuh), petugaspenerima berhak mengembalikan kepadapengirim/pembawa tulisan dinas.Sedangkan jika kerusakannya kecil,tulisan dinas tersebut dapat diteruskandengan membuat catatan sebagailaporan.

ii) Petugas penerima mencocokkannomor tulisan dinas, menandatanganitanda terima/buku ekspedisi, dan

66

mencatat jam/tanggal penerimaan padasampul sebelah kiri bawah.

iii) Tulisan dinas yang diterima dipilahsesuai dengan derajat dan klasifikasinya,selanjutnya diserahkan kepada petugaspencatatan dengan menggunakan bukuekspedisi.

ii. Tahap Pencatatan.

i) Petugas pencatatan menerimatulisan dinas dari petugas penerimaan,mencocokkan nomor tulisan dinas,membubuhkan paraf pada buku eks-pedisi, dan membukukan tulisan dinastersebut di dalam buku agenda dengannomor berurutan selama satu tahuntakwim.

ii) Tulisan dinas yang berklasifikasi SRdan R dicatat nomor dan pengirimnya, dibuku agenda SR dan R, serta masing-masing diberi lembar disposisi, dan dalamkeadaan sampul masih tertutup diajukankepada kepala sekretariat/sekretaris/pejabat Minu, atau pejabat yang ditunjuk.Tulisan dinas tersebut kembali ke petugaspencatatan setelah ada arahan/catatanpada lembar disposisi. Catatan perihaldimasukkan ke dalam buku agenda,selanjutnya tulisan dinas diteruskan sesuaidengan arahan/catatan pada lembardisposisi.

iii) Tulisan dinas yang berklasifikasi Bdibuka sampulnya, kemudian dicatatdalam buku agenda B, selanjutnyaditeruskan kepada kepala sekretariat/sekretaris/pejabat Minu/pejabat yangditunjuk. Tulisan dinas dimaksud kembalike petugas pencatatan, selanjutnyaditeruskan sesuai dengan arahan/catatanpada lembar disposisi.

iii. Tahap Pengolahan.

i) Pengolahan tulisan dinasdilaksanakan oleh pejabat terkait sesuaidengan bidang tugasnya setelah diadakanpenilaian terlebih dahulu.

67

ii) Masalah-masalah yang berlanjut,dan melibatkan beberapa pejabat, sertamemerlukan penyelesaian dalam wakturelatif lama, diproses melalui tata naskah(Takah) sedangkan masalah yang dinilaitidak berlanjut, diselesaikan dengan caraadministrasi biasa.

iii) Tulisan dinas yang dialamatkankepada beberapa pejabat, dalampengolahannya agar dikoordinasikandengan pejabat yang terkait.

iv. Tahap Penyimpanan.

i) Tulisan dinas yang telah diproseshendaknya disimpan dengan baik disekretariat/urusan tata usaha, agar mudahditemukan kembali apabila diperlukan.

ii) Penyimpanan tulisan dinas hendak-nya berpedoman kepada ketentuan tatakearsipan.

(b) Sarana Pengurusan Tuldis Masuk. Saranapencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusantuldis masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, danlembar disposisi.

i. Buku Agenda. Buku agenda merupakansarana pencatatan lengkap yang memuat datatuldis masuk, dan digunakan sebagai alatpengawasan dan pengendalian.

Format buku agenda dapat dilihat pada contoh 4.

ii. Buku Ekspedisi/Tanda Terima. Bukuekspedisi/tanda terima merupakan saranapencatatan pembantu yang digunakan sebagaibukti pengiriman dan penerimaan tulisan dinas.

Format buku ekspedisi/tanda terima dapat dilihatpada contoh 5 dan contoh 6.

iii. Lembar Disposisi. Lembar disposisiadalah lembaran khusus yang disertakan padatulisan dinas masuk, dan digunakan oleh pejabatuntuk mencantumkan disposisi/arahan.

Format lembar disposisi dapat dilihat padacontoh 7.

68

BUKU AGENDA

TANGGAL NOMORAGENDA

NOMORDAN TANGGAL

(TULDIS*) MASUKLAMPIRAN

ALAMATPENGIRIM PERIHAL/ISI KETERANGAN

1 2 3 4 5 6 7

Catatan *): Diisi sesuai dengan jenis tuldis yang masuk.

BUKU EKSPEDISI

NO. TANGGAL NOMORTULDIS

PERIHAL/NOMOR AGENDA

TANDA TANGANPENERIMA

1 2 3 4 5

CONTOH 4FORMAT BUKU AGENDA

CONTOH 5FORMAT BUKU EKSPEDISI

69

CONTOH 6FORMAT TANDA TERIMA

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATSEKRETARIAT UMUM

______________________________

TANDA TERIMA PENGIRIMAN

Macam kiriman : ……………………………………………………………………………………………………..……………………………………………..…………………………..……………………………………………..…………………………..……………………………………………..

Nomor/Kode : ……………………………………………………..…………………..…………………………..……………………………………………..…………………………..……………………………………………..…………………………..……………………………………………..

Dikirim kepada : ………………………………..………………………………………..………………………..………………………………………………..………………………..………………………………………………..………………………..………………………………………………..

Penerima

Nama : ……………………………..

Pangkat : ……………………………..

Jabatan : ……………………………..

Tanggal : ……………………………..

Pukul : ……………………………..

Tanda tangan: ......………………………

70

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATSEKRETARIAT UMUM

____________________________

LEMBAR DISPOSISINO. AGENDA / / /SETUM

TERIMA DARI :TANGGAL : Pukul :

DITERUSKAN KEPADA :TANGGAL : Pukul :

PERIHAL :

DISPOSISI KASAD_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CATATAN KOORSPRI KASAD PENYELESAIAN

CONTOH 7FORMAT LEMBAR DISPOSISI

71

(2) Tulisan Dinas Keluar. Tuldis keluar secara manualadalah semua tulisan dinas yang akan dikirim kepada pejabatdi luar Satker/Satminkal sendiri sesuai dengan alamat yangtercantum pada tulisan dinas, atau sampulnya. Tulisan dinaskeluar dapat timbul karena adanya kebijakan pimpinan,sebagai reaksi atas suatu aksi, atau sebagai suatu konsepbaru. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian,pengurusan tulisan dinas keluar hendaknya dipusatkan disekretariat/urusan tata usaha, dan proses pelaksanaannyamasih dilakukan secara manual.

(a) Tahap-Tahap Pengurusan Tulisan Dinas Keluar.Pengurusan tulisan dinas keluar dilaksanakan melaluitahap-tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman,dan penyimpanan.

i. Tahap Pengolahan. Tahap pengolahandimulai dari penilaian suatu masalah sampaidengan penandatanganan tulisan dinas.

i) Penyiapan/Penyusunan Konsep.

(i) Penyusunan konsep dibuatoleh pejabat terkait sesuai denganbidang tugasnya, namun dalamkeadaan tertentu pimpinan dapatmenunjuk pejabat lain.

(ii) Konsep yang akan diajukankepada pimpinan, terlebih dahuluharus diteliti oleh kepalasekretariat/sekretaris/pejabat Minudalam hal kebenaran isi, bentuk,dan redaksinya. Jika terjadipenyimpangan, hendaknya dikoor-dinasikan dengan konseptor untukdiadakan perbaikan.

ii) Pembubuhan Paraf.

(i) Pejabat yang terkait dalampenyusunan konsep tulisan dinasdiwajibkan membubuhkan parafsebagai pertanggungjawaban bah-wa konsep tersebut sudah benar.

(ii) Paraf dibubuhkan di sebelahkiri bawah tajuk tanda tangan padalembar kedua, dengan urutan:konseptor, kepala sekretariat/sekretaris/pejabat Minu, dan pe-jabat terkait.

72

iii) Pembubuhan Tanda Tangan.Konsep yang sudah dibubuhi paraflengkap, diajukan kepada pejabatpenanda tangan untuk ditandatangani.

iv) Penomoran.

(i) Penomoran dimulai darinomor satu sampai dengan nomorterakhir dalam satu tahun takwimdan dibukukan dalam buku verbal.Format penomoran dapat dilihatpada contoh 8.

(ii) Setiap bentuk tulisan dinasmenggunakan buku verbal ter-sendiri. Untuk surat, surat telegram,dan telegram, buku verbalnyadipisah masing-masing berdasarkanklasifikasi (SR, R, B).

ii. Tahap Penggandaan. Tulisan dinasyang sudah ditandatangani dan diberi nomordigandakan sesuai dengan kebutuhan, dengancatatan:

i) peraturan digandakan setelah adaautentikasi dari Dirajenad dan KasetumKotama;

ii) keputusan mengenai perubahanstatus prajurit Angkatan Darat digandakandengan cara disalin sesuai dengan jumlahalamat, untuk perorangan dibuat petikan,keputusan mengenai perubahan statusPNS digandakan menurut ketentuan BKN,sedangkan keputusan lainnya digandakansecara langsung;

iii) penggandaan tulisan dinas yangberbentuk naskah, dicetak menjadi buku;dan

iv) pembubuhan cap dinas dilaksana-kan setelah tulisan dinas digandakansesuai dengan alamat yang dituju dantembusan yang dikirim, dengan meng-gunakan cap dinas basah.

73

iii. Tahap Pengiriman. Semua tulisan dinasyang akan dikirimkan dimasukkan ke dalamsampul tertutup, dengan ketentuan sebagaiberikut:

i) Pengiriman Secara Resmi:

(i) surat berklasifikasi B di-masukkan ke dalam satu sampuldan ditulisi alamat yang dituju,nomor surat, dan dibubuhi cap staf/sekretariat;

(ii) surat berklasifikasi SR dan Rdimasukkan ke dalam dua sampul.Pada sampul dalam ditulisi alamatyang dituju dan nomor surat, sertadibubuhi tanda klasifikasi dan capstaf/sekretariat, sedangkan sampulluar tidak dibubuhi tanda klasifikasi;

(iii) petugas pencatatan danpengiriman surat sangat rahasiadan rahasia agar dibuat suratperintah khusus untuk bertanggungjawab terhadap keamanan tulisandinas tersebut selain surat perintahjabatan struktural yang ber-sangkutan.

ii) Pengiriman Tidak Resmi. Pe-ngiriman tidak resmi adalah pengirimanyang bersifat mendadak, biasanyadilakukan melalui faksimile, hendaknyamenggunakan formulir pengantar beritafaksimile yang berisi:

(i) dari (pejabat yang mengirim);

(ii) kepada (pejabat yang dituju);

(iii) nomor faksimile;

(iv) tanggal dan pukul pengirim-an;

(v) jumlah halaman;

(vi) isi berita; dan

(vii) petugas pengirim beritaberupa tajuk tanda tangan.

Format formulir pengantar faksimile dapatdilihat pada contoh 9.

74

BUKU VERBAL

Catatan *): Diisi sesuai dengan jenis tuldis yang keluar

KOP NAMA BADAN_________________

PENGANTAR BERITA FAKSIMILE

Dari : ……………. Kepada Yth. : ……………….

No. Faks. Pengirim : ……………. No. Faks. Penerima : …………………….

Tanggal : ……………. Pukul : …………………...

Jumlah Halaman : …………….

Isi Berita

_______________________________________________________________________

Pengirim

NamaPangkat

TANGGAL NO (TULDIS*)KELUAR LAMPIRAN KEPADA PERIHAL/ISI KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

CONTOH 9FORMAT PENGANTAR FAKSIMILE

CONTOH 8FORMAT BUKU VERBAL

75

iv. Tahap Penyimpanan. Semua pertinggal/arsip disimpan di sekretariat/urusan tata usahadengan berpedoman kepada ketentuan tatakearsipan.

(b) Sarana Pengurusan Tuldis Keluar. Saranapencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusantuldis keluar adalah buku verbal dan bukuekspedisi/tanda terima.

i. Buku Verbal. Buku verbal merupakansarana pencatatan lengkap yang memuat datatuldis keluar, dan digunakan sebagai alatpengawasan dan pengendalian.

ii. Buku Ekspedisi/Tanda Terima. Bukuekspedisi/tanda terima merupakan saranapencatatan pembantu yang digunakan sebagaibukti pengiriman/penerimaan tuldis keluar.

iii. Sampul Surat. Sampul surat adalah alatuntuk melindungi surat dari kebocoran ataukerusakan. Sampul dibuat dari kertas yangtahan sobek dan tahan air.

Ukuran sampul surat sebagai berikut:

i) 10,5 cm x 25 cm (ukuran kecil);

ii) 19 cm x 30 cm (ukuran sedang);

iii) 24 cm x 34 cm (ukuran folio/A-4);dan

iv) 28,5 cm x 40 cm (ukuran maptakah).

Format sampul surat dapat dilihat padacontoh 10a dan 10b

76

KOPNAMA BADAN___________

Nomor :..............Tanggal :......................

Kepada :Yth : .................................................

.................................................

.................................................................................

Cap Staf

KILAT

10, 5

cm

25 cm

CONTOH 10aFORMAT SAMPUL SURAT

CONTOH 10bFORMAT SAMPUL SURAT YANG DIKIRIM

MELALUI PT. POS INDONESIA (PERSERO)

25 cm

KOPNAMA BADAN___________

Nomor :..............Tanggal :......................

Kepada :Yth : .................................................

.................................................

................................................................................Cap Staf

PORTO DIBAYARANGKATAN DARAT

10, 5

cm

EXPRES/KILAT KHUSUS

77

b) Pengurusan Tulisan Dinas Secara Elektronik. Menyikapikemajuan teknologi yang terus berkembang telah mendorongaparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigma baru dalamupaya meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayananmenuju adanya sistem tata kelola kepemerintahan yang baik (goodgovernance). Penerapan tulisan dinas elektronik bila diterapkandengan benar dan baik akan meningkatkan efektivitas danproduktivitas kerja, serta adanya tertib administrasi di lingkunganinstansi pemerintah khususnya Angkatan Darat. Denganmemanfaatkan penggunaan aplikasi saluran tulisan dinas elektronikakan tercapai keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas elektronik,kelancaran komunikasi, dan kemudahan dalam pengurusan naskahdinas, yang didukung oleh kecepatan arus data dan informasi melaluipenggunaan internet dan intranet, namun dalam pelaksanaannyaperlu kesiapan hardware dan software untuk mengoperasikan tulisandinas secara elektronik, dengan mekanisme kerja sebagai berikut:

(1) Tuldis Masuk. Tuldis masuk secara elektronik adalahtuldis yang masuk diterima dari instansi luar atau dalaminstansi yang sama diajukan untuk salah satu unit kerja dalamsuatu instansi, akan diterima secara otomatis sehingga semuadata tersimpan dalam basis data dan pangkal data denganmenggunakan aplikasi tulisan dinas elektronik, denganmenggunakan pemindai, berkas unggah, dan salinan naskah(softcopy) elektronik. Pengiriman data menggunakan sistemjaringan komputer (network). Adapun tahap pengurusan Tuldismasuk sebagai berikut:

(a) tuldis masuk diterima oleh sekretariat/bagianpenerimaan surat;

(b) staf bagian penerimaan tuldis melakukanpencatatan data agenda tuldis masuk dan penyimpananfisik tuldis dengan melakukan pemindaian/pemilahandokumen;

(c) data agenda tuldis masuk tersimpan dalampangkal data yang terpusat (tidak tersimpan di komputerlokal pengguna);

(d) pengguna tujuan tuldis dapat melihat data tuldismasuk yang ditujukan kepadanya untuk diperiksa isidetail tuldis tersebut;

(e) apabila tuldis tersebut salah alamat, terdapatfasilitas khusus untuk mengembalikan ke bagiansekretariat/tata usaha agar dilakukan penyesuaian;

78

(f) pengguna tujuan tuldis dapat menangani tuldismasuk tersebut dengan membuat disposisi, selanjutnyaakan mengikuti alur kerja disposisi; dan

(g) apabila diperlukan, pengguna tujuan tuldis dapatmelakukan penanganan secara langsung (misalnya,dengan membuat tuldis balasan untuk tuldis yangbersifat rahasia).

(2) Tuldis Keluar. Pengurusan tuldis keluar elektronikadalah tuldis/naskah yang dikirim kepada instansi lain yangdibuat oleh unit kerja dari suatu instansi, denganmenggunakan sistem jaringan komputer (network), melaluiaplikasi tulisan dinas elektronik, yang akan memberikanfasilitas untuk pembuatan konsep tuldis keluar berdasarkanpedoman umum tata naskah dinas, dan agenda tuldis keluaryang telah selesai akan disimpan dengan cara pemindaiandokumen. Adapun tahap pengurusan tuldis keluar sebagaiberikut:

(a) pembuatan konsep tuldis keluar nondisposisi,diawali dengan pembuatan konsep tuldis, denganmekanisme sebagai berikut:

i. konsep tuldis dibuat oleh unit kerja yangmempunyai inisiatif membuat konsep tuldiskeluar;

ii. konsep tuldis dibuat dengan mengguna-kan templat/boring acu naskah dinas; dan

iii. apabila diperlukan, konsep tuldis dapatdiajukan kepada pimpinan untuk mendapatpersetujuan.

(b) laporan disposisi yang telah disepakati pada alursebelumnya dapat menjadi konsep tuldis keluar;

(c) unit kerja akan membuat agenda tuldis keluaruntuk mendapatkan nomor agenda;

(d) tuldis diberi nomor dengan memilih formatpenomoran yang berlaku;

(e) tuldis telah lengkap dan siap untuk dicetak;

(f) tuldis yang telah dicetak dibubuhi tanda tangandan cap, sesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan; dan

79

(g) langkah terakhir adalah melakukan pemindahanterhadap surat yang telah dibubuhi tanda tangan dancap untuk disimpan sebagai arsip elektronik.

c) Penggandaan Naskah dengan Cetakan. Penggandaannaskah dengan cetakan adalah kegiatan mencetak naskah menjadibuku, diatur sebagai berikut:

(1) Susunan Buku. Buku terdiri atas sampul buku dan isibuku.

(a) Sampul Buku. Sampul buku terdiri atas:

i. sampul depan memuat:

i) kop nama badan;

ii) nomor kode;

iii) lambang Kartika Eka Paksi;

iv) judul buku;

v) nomor kopi (untuk buku yangberklasifikasi SR dan R);

vi) garis pemisah;

vii) bentuk, nomor, dan tanggalpengesahan suatu naskah; dan

viii) tingkat klasifikasi sangat rahasiadan rahasia, ditulis di bagian atas danbawah;

ii. sampul belakang (tidak ada tulisan);

(b) Isi Buku. Isi Buku terdiri atas:

i. sampul dalam menggunakan kertas yanglebih tipis (80 gram), tulisannya sama dengansampul luar;

ii. kata pengantar untuk buku-buku tertentu;

iii. daftar isi terdiri atas:

i) kata “Daftar Isi” ditulis di tengah-tengah halaman atas dengan huruf kapital;

80

ii) mencantumkan peraturan ataukeputusan sebagai pengesahan dariperaturan/petunjuk Angkatan Darat, jikaberbentuk juklak, juknis langsung sesuaidengan bentuknya;

iii) lampiran;

iv) nomor bagian, bab, dan pasaldiikuti judulnya;

v) nomor halaman pada judul (sampuldalam), kata pengantar dan daftar isimenggunakan huruf i, ii, iii, iv diketik disisi tengah halaman, di bawah klasifikasi;dan

vi) tingkat klasifikasi sangat rahasiaditulis di bagian atas dan bawah setiaphalaman, huruf kapital, tanpa garis bawah;

iv. Halaman Buku.

i) Halaman pertama (setelah naskahpengesahan) berisi:

(i) kop nama badan;

(ii) judul buku;

Catatan: Jika naskah merupakanlampiran dari peraturan ataukeputusan maka di sebelah kananatas ditulis lampiran peraturan ataukeputusan sesuai dengan keten-tuan pada lampiran, sedangkanuntuk buku saku tidak perlu di-cantumkan kata lampiran.Klasifikasi sangat rahasia ataurahasia sesuai dengan tingkatklasifikasinya.

(iii) nomor halaman tidak perluditulis.

81

ii) Halaman berikutnya adalah:

(i) Klasifikasi rahasia tidak perluditulis di setiap halaman tetapicukup di halaman pertama danterakhir, sedangkan klasifikasisangat rahasia ditulis pada sisitengah sebelah atas dan bawahsetiap halaman.

(ii) Nomor halaman diketik di sisitengah sebelah atas. Untuk bukuyang berklasifikasi rahasia dansangat rahasia diketik di bawahklasifikasi. Apabila buku disusundengan menggunakan susunanbagian, maka setiap bagian baruharus berganti halaman.

iii) Halaman Terakhir. Halaman ter-akhir terdiri atas tajuk tanda tangan ditulislengkap tanda tangan dan cap dinas.

v. Penomoran Halaman Buku.

i) nomor halaman ditulis di atastengah halaman;

ii) tulisan dinas/naskah yang ber-klasifikasi sangat rahasia dan rahasianomor halaman diletakkan di bawahklasifikasi;

iii) nomor halaman daftar isi meng-gunakan angka Romawi kecil (i, ii, iii dst);

iv) nomor halaman pertama dimulaidari peraturan/keputusan pengesahan,tetapi tidak dicantumkan, halamanberikutnya dimulai dari halaman keduadan seterusnya menggunakan angka Arab(2, 3, 4 dst); dan

v) apabila memiliki lampiran dansublampiran, penomoran halamandicantumkan pada halaman kedualampiran tersebut (nomor halamannyamasih melanjutkan nomor sebelumnya)dan seterusnya sampai dengan halamanterakhir.

82

vi. Susunan halaman buku;

i) Buku Petunjuk;

(i) sampul depan;

(ii) kertas kosong;

(iii) sampul dalam;

(iv) daftar isi;

(v) peraturan/keputusan;

(vi) naskah (sebagai lampiran);

(vii) kertas kosong; dan

(viii) sampul belakang;

ii) Petunjuk Pelaksanaan (Juklak);

(i) sampul depan;

(ii) kertas kosong;

(iii) sampul dalam;

(iv) daftar Isi;

(v) naskah;

(vi) kertas kosong; dan

(vii) sampul belakang.

(2) Ukuran. Ukuran buku tergantung pada kepentingan,dan ukuran buku dapat dibuat dalam tiga ukuran sebagaiberikut:

(a) ukuran A - 4 (297 mm x 210 mm);

(b) ukuran A - 5 (210 mm x 148 mm); dan

(c) ukuran A - 7 (105 mm x 74 mm).

(3) Jenis Naskah. Jenis naskah yang dapat digandakandengan cara dicetak adalah:

(a) doktrin;

(b) sistem;

(c) organisasi dan prosedur;

(d) peraturan;

83

(e) hasil seminar;

(f) buku petunjuk;

(g) petunjuk pelaksanaan;

(h) hasil rapim;

(i) himpunan-himpunan:

i. himpunan peraturan;

ii. himpunan amanat, briefing, dan ceramah;

iii. kamus.

(j) buku-buku pelajaran; dan

(k) naskah-naskah lain.

(4) Warna sampul. Warna sampul diatur sebagai berikut:

(a) doktrin dan buku petunjuk diatur lebih lanjutdalam Bujukmin tentang Penyusunan, PenerbitanDoktrin dan Buku Petunjuk Angkatan Darat;

(b) organisasi dan tugas serta Mekhubja warnahijau;

(c) buku/naskah yang berkaitan dengan kegiatan:

i. perencanaan warna biru;

ii. pelaksanaan warna hijau; dan

iii. laporan warna kuning;

(d) naskah lainnya warna hijau.

(5) Nomor Kode.

(a) Nomor kode buku yang dikeluarkan di lingkunganTNI berdasarkan pada nomor kode Nomor IndeksPencetakan Buku (NIPB) dan Nomor Indeks PersoalanTakah (NIPT) tiap-tiap nomor kode menggunakan duaangka, kecuali nomor kode lingkungan pada NIPBmenggunakan satu angka.

(b) Nomor kode buku dibagi menjadi dua kelompokialah kelompok NIPB dan NIPT yang di antarakeduanya digunakan tanda hubung ( - ).

84

Contoh:

Buku Petunjuk Administrasi tentangPenyelenggaraan Administrasi Umum AngkatanDarat diberi nomor kode: 203.10-171201.

Penjelasan:

2 = lingkungan Mabesad.03 = lakpus Angkatan Darat.. = tanda titik.10 = Ditajenad- = tanda hubung.17 = administrasi umum (PP).12 = publikasi administrasi (AP).01 = Bujukmin Garmin Angkatan Darat. Bujukyang diterbitkan pertama kali (CP).

(c) Penomoran buku yang judulnya samamenggunakan nomor yang sama, perbedaannya hanyaterletak pada tahun pengeluaran.

(d) Pencatatan dalam pencetakan buku, digunakanbuku daftar kode pencetakan yang berisi kolom-kolom:

i. tanggal;

ii. nomor urut;

iii. nomor kode;

NIPB.= lingkungan/satminkal.= badan.= staf.

NIPT.= PP.= AP.= CP (perihal).

iv. bentuk (buku/buku saku/formulir);

v. judul;

vi. ukuran (A-4/½ folio);

vii. warna (sesuai dengan ketentuan);

viii. pembina (penanggung jawab naskah);

ix. jumlah (eksemplar/buku);

85

x. cetakan ke;

xi. tahun dicetak; dan

xii. keterangan.

(e) Penomoran kode buku diatur dalam Bujukmintentang Penyusunan, Penerbitan Doktrin dan BukuPetunjuk Angkatan Darat.

NOMOR INDEKS PENCETAKAN BUKU (NIPB)

NO. LINGKUNGAN INSTANSI STAF KET.NAMA KODE NAMA KODE NAMA KODE1 2 3 4 5 6 7 8

Mabesad 2 Mabesad 01 Wakasad 01Itjenad 02Spam 03Sops 04Spers 05Slog 06Ster 07Srena 08Sahli Kasad 09

Kotama TNI AD 02 Kostrad 01Kodiklat TNI AD 02Kopassus 03Kodam Iskandar Muda 04Kodam I/BB 05Kodam II/Swj 06Kodam III/Slw 07Kodam IV/Dip 08Kodam V/Brw 09Kodam VI/Mlw 10Kodam VII/Wrb 11Kodam IX/Udy 12Kodam XII/Tpr 13Kodam XVI/Ptm 14Kodam XVII/Cen 15Kodam Jaya 16

Lakpus TNI AD 03 Seskoad 01Akmil 02Puspomad 03Pusterad 04Ditziad 05Dithubad 06Ditpalad 07Ditbekangad 08

86

1 2 3 4 5 6 7 8

Ditkesad 09Ditajenad 10Dittopad 11Ditkuad 12Ditkumad 13Dispenad 14Disbintalad 15Dispsiad 16Dislitbangad 17Disinfolahtad 18Disjasad 19Puspenerbad 20Pusintelad 21Disjarahad 22

Lakstaf/Pelayanan

04 SetumadDenma Mabesad

0102

Puskodal 03

10) Formulir. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan administrasiseperti yang telah diatur dalam tata tulis administrasi umum, terdapatadministrasi yang memiliki sifat lebih mengikat karena kegunaannya yangkhusus. Kekhususannya ini antara lain untuk merekam berbagai data danketerangan, sehingga diperlukan suatu bentuk tersendiri dan tata carapenulisannya. Adapun bentuk tulisan tersebut adalah berupa formulir.

a) Penggunaan dan Proses Pembakuan Formulir. Formuliryang akan digunakan harus tepat dan dibakukan dengan prosessebagai berikut:

(1) formulir yang akan digunakan di lingkungan AngkatanDarat disahkan oleh Kasad yang dalam pelaksanaannyadilimpahkan kepada Dirajenad; dan

(2) pengesahan formulir dinyatakan dengan pencantumannomor kode di sudut kiri bawah lembaran formulir, dan dicatatdi Subditbinminu Ditajenad.

b) Sifat Pemakaian Pembuatan Formulir. Sifat pemakaiannyayang harus tepat, maka pembuatan formulir seyogianya mem-perhatikan hal-hal sebagai berikut:

(1) tujuan pembuatan formulir harus jelas;

(2) rumusan pertanyaan jelas dan tidak menimbulkankeraguan, baik untuk yang akan mengisi maupun yang akanmengolahnya;

87

(3) bentuk dan susunannya disesuaikan dengan kebu-tuhan; dan

(4) adanya ruangan/kolom yang cukup untuk membuatjawaban/pertanyaan.

c) Pelaksanaan.

(1) Tata Cara Pembuatan Formulir.

(a) Pembuatan formulir adalah kegiatan membuatformulir baru atau mengubah formulir yang sudah adasesuai dengan kebutuhan. Dalam pembuatan formulirbaru perlu diingat penggunaannya agar dapatmendukung pelaksanaan administrasi secara lebihberhasil dan berdaya guna, dan sebagai alat pengumpuldata ataupun penyampaian informasi bagi badan yangbersangkutan.

(b) Bentuk dan susunan formulir cukup sederhanadan tidak menimbulkan kesan rumit.

(c) Pengelompokan daftar pertanyaan/isian dibuatsedemikian rupa sesuai dengan tujuan pembuatanformulir tersebut.

(d) Rumusan daftar pertanyaan/isian cukup jelas danpadat sesuai dengan masukan yang diinginkansehingga tidak menimbulkan keragu-raguan bagipengisi.

(e) Adanya petunjuk pengisian yang jelas, termasukalat tulis yang digunakan.

(f) Pendataan semua formulir yang sudah di-gunakan dalam administrasi.

(g) Peninjauan/penelaahan kembali formulir yangterkumpul, untuk mengetahui penggunaannya ataupunpenyesuaian dengan kebutuhan tugas.

(h) Penilaian dan penentuan tentang perlu tidaknyasatu formulir tetap digunakan, diubah, dan di-sederhanakan, ataupun beberapa formulir disatukan.

(i) Penilaian dan penentuan tentang perlu tidaknyasatu formulir tetap digunakan, diubah, dandisederhanakan, ataupun beberapa formulir disatukan.

(j) Pengesahan formulir yang dinyatakan baku dansah.

88

(k) Perubahan, pengesahan, dan pencabutan di-laksanakan sesuai dengan ketentuan. Semua formuliryang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku harus segeradimusnahkan, agar tidak disalahgunakan. Hasilpemusnahan dilaporkan dengan berita acarapemusnahan. Guna menghindarkan kekosonganformulir, sebelum dilakukan pemusnahan, terlebihdahulu harus sudah tersedia formulir penggantinya.

(2) Bentuk dan Susunan Formulir. Sesuai denganketentuan perlu adanya pembakuan bentuk dan susunanformulir dengan memperhatikan tujuan serta kebutuhanpenggunaannya. Bentuk dan susunan formulir terdiri atas:

(a) bagian kepala:

i. kepala surat/kop surat di sudut kiri atas;

ii. tingkat klasifikasi, jika perlu;

iii. jumlah lembar yang dibutuhkan;

iv. judul formulir;

v. nomor registrasi; dan

vi. alamat penerima, jika perlu;

(b) bagian inti, merupakan kelompok isian yangmemuat pertanyaan/persoalan/hal-hal yang memer-lukan jawaban/pernyataan dari pengisi formulir,jawaban/pernyataan tersebut merupakan masukan bagisatminkal/badan/lembaga pengirim formulir, bagian inipada umumnya berupa kolom-kolom;

(c) bagian penutup, merupakan bagian akhir suatuformulir mencakup:

i. tempat dan tanggal pengisian;

ii. tajuk tanda tangan;

iii. petunjuk/catatan tentang cara pengisianformulir, dan keterangan lain yang diperlukan;dan

iv. nomor kode formulir.

89

(3) Macam-Macam Formulir.

(a) Ditinjau dari segi isi, bentuk, dan kegunaannya,terdapat bermacam-macam formulir di lingkungan TNI,yang secara keseluruhan dapat digolongkan menjaditiga macam, yaitu:

i. golongan umum, yaitu formulir yangdigunakan di seluruh jajaran Angkatan Darat,baik yang berasal dari lingkungan TNI maupundari luar;

Contoh: Formulir Daftar Penilaian Perwira,DUK/DUP dari Bappenas, formulir kepegawaiandari BKN, dan sebagainya.

ii. golongan khusus, yaitu formulir yangkhusus dibuat oleh para pembina kecabangan/fungsi di jajaran Angkatan Darat dalam rangkapelaksanaan tugas masing-masing, misalnyakeputusan hasil pemeriksaan psikologi, hasilkesamaptaan jasmani, dan sebagainya; dan

iii. golongan biasa, yaitu formulir yangdigunakan secara umum oleh suatuSatminkal/badan/lembaga, misalnya formuliruntuk Panitia Pemeriksa Badan PersonelAngkatan Darat.

(b) Mengingat banyaknya formulir yang digunakan dilingkungan Angkatan Darat, maka perlu diperhatikanmasalah pengesahan dan pengamanannya, agar tidakdisalahgunakan.

(4) Penyimpanan.

(a) Untuk menghindarkan adanya penyalahgunaan,semua formulir yang masih berlaku harus disimpandengan baik, dan harus dipisahkan dengan formuliryang tidak berlaku.

(b) Penyimpanan harus dilakukan sedemikian rupasehingga dengan cepat dapat ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk itu ada dua carapenyimpanan, yaitu:

i. penyimpanan menurut nomor registrasi,dengan cara ini tiap jenis formulir disimpan didalam map atau kotak secara berurutan menurutnomor registrasinya; dan

90

ii. penyimpanan menurut jenis dan fungsi/masalah, yaitu formulir-formulir yang sejenis danuntuk satu macam fungsi disimpan di dalammap/kotak tersendiri, dipisahkan dari formulir-formulir lain. Dengan cara ini akan segera dapatdiketahui apabila terdapat duplikasi ataupun adaformulir yang perlu diperbaiki.

11) Tata Naskah.

a) Wewenang dan Ketentuan Pelaksanaan Takah.

(1) Wewenang membuka dan menutup takah ada padapimpinan satuan/satminkal atau pejabat yang membidangipersoalan, dalam pelaksanaannya wewenang tersebut dapatdilimpahkan kepada kaset/pejabat minu atau pejabat yangditunjuk.

(2) Ketentuan Pelaksanaan Takah. Untuk pengurusan danpenyelesaian takah didasarkan pada derajat dan klasifi-kasinya, sedangkan untuk pengawasan dan pengendaliankegiatan takah pada suatu satuan/Satminkal sebaiknya di-pusatkan pada satu bagian tersendiri yaitu di sekretariat atautaud/tuud.

b) Kegunaan Takah. Takah digunakan untuk mempermudahpenyelesaian suatu persoalan/masalah administrasi, sehinggadiperlukan pemahaman tentang berbagai ketentuan yangmenyangkut pertakahan antara lain:

(1) Memproses Persoalan/Masalah. Proses timbulnyasurat/tulisan dinas adalah karena adanya kebijakan pimpinan,adanya reaksi atas suatu aksi atau timbulnya konsep baruyang dituangkan dalam disposisi/catatan oleh pimpinan. Didalam menanggapi timbulnya surat/tulisan dinas tersebut perluadanya langkah-langkah dari staf untuk menindaklanjutidengan mengumpulkan data informasi dan lain-lain yangsemuanya perlu dicatat/direkam agar pemrosesan/penyelesaian suatu surat/tulisan dinas tidak menyimpang darikebijakan pimpinan. Sarana yang paling tepat untukpemrosesan tersebut adalah takah dengan segalaperlengkapannya dan tata cara penggunaannya.

(2) Alat Komunikasi Antarpejabat. Pemrosesan suatumasalah tulisan dinas menyangkut beberapa pejabat sehinggamenimbulkan diskusi atau argumentasi antarpejabat yangbersangkutan. Dalam hal ini takah merupakan alat/saranayang berdaya guna untuk berdiskusi secara tertulis, karenasemua argumen dapat dituangkan/direkam di dalam takah.Rekaman-rekaman tersebut merupakan catatan autentikpenyelesaian suatu persoalan.

91

(3) Memudahkan Penelusuran Kembali Suatu Masalah.Apabila suatu masalah yang sama timbul kembali atauseorang pejabat ingin mengetahui asal-usul suatu persoalan,maka takah merupakan sarana yang paling tepat untukmenelusuri persoalan tersebut dari awal sampai akhir, karenasemua naskah dan catatan yang berkaitan dengan persoalantersebut tersimpan di dalam satu map takah.

(4) Melatih Kemampuan Dasar dalam Pelaksanaan TugasStaf. Bagi personel yang bertugas di staf, mempelajari ataumenangani takah adalah merupakan salah satu latihanketerampilan dasar sebagai petugas staf, karena takah berisimasalah-masalah yang berkaitan dengan tugas staf diantaranya, cara menyusun tanggapan, cara pemrosesanmasalah sampai dengan cara pengambilan keputusan.

c) Proses Terjadinya dan Timbulnya Takah. Timbulnya takahkarena pimpinan menganggap suatu masalah perlu penangananlebih lanjut, masalahnya dianggap penting, diperkirakan akanmenyangkut beberapa pejabat dan memerlukan waktu yang lama.Apabila suatu persoalan dikategorikan sebagai persoalan berlanjut,maka perlu dilihat persoalan tersebut sudah ada takahnya ataubelum. Jika sudah ada masukkan dalam takah yang bersangkutansebagai naskah lanjutan, jika belum ada perlu dibuka takah baru.

d) Pejabat yang Menangani Persoalan Takah. Pejabat yangmenangani persoalan takah bertanggung jawab atas pengolahantakah secara keseluruhan, untuk itu pejabat tersebut berwenang:

(1) membuka/menutup takah;

(2) memberi tanggapan/diskusi/keputusan; dan

(3) menentukan klasifikasi.

e) Sarana/Perlengkapan Takah. Di samping alat peralatankantor pada umumnya kegiatan takah memerlukan perlengkapankhusus. Penggunaan perlengkapan tersebut disesuaikan dengantingkat organisasi/satminkal penyelenggara takah dan ruang lingkupserta tanggung jawab satminkal penyelenggara takah. Sehubungandengan hal tersebut perlengkapan takah dapat dibagi menjadi:

(1) Sarana Pokok (mutlak). Sarana pokok takah adalahperlengkapan takah yang minimal harus digunakan olehsatminkal pengguna takah terdiri atas:

(a) Map Takah. Map takah digunakan untukmemberkas suatu masalah yang akan diproses melaluitakah. Map takah mempunyai dua penjepit yangdiletakkan pada lembar sebelah kanan untukmenempatkan naskah, dan sebelah kiri untuk

92

menempatkan lembaran catatan. Halaman depan maptakah terdiri atas klasifikasi, lambang Kartika Eka Paksi,dan kolom/lajur sebagai berikut:

i. nomor takah;

ii. dibuka oleh;

iii. tanggal dibuka;

iv. penunjukan kepada takah nomor (rujuksilang);

v. satuan/satminkal;

vi. pokok persoalan;

vii. anak persoalan;

viii. perihal/cucu persoalan;

ix. lajur edaran (kepada, N/C, tanggal, parafpengirim);

x. lajur ajukan kembali (kepada, N/C,tanggal, paraf pengirim); dan

xi. catatan di sebelah kanan bawah yangberisi:

i) Ditutup:Tanggal dan Oleh

ii) Dibuka kembali, Tanggal dan Oleh

iii) Diketahui

Format map takah dapat dilihat pada contoh 11a.

(b) Lembaran Catatan (LC). Lembaran catatanadalah lembaran kertas digunakan untuk merekamnaskah yang terdapat pada takah dan pembuatancatatan saran, tanggapan, arahan/instruksi pimpinansebagai diskusi antarpejabat, untuk menjadi bahankeputusan pimpinan. Lembaran catatan berisi:

i. klasifikasi;

ii. tulisan lembaran catatan;

iii. lembaran ke;

93

iv. takah nomor; dan

v. kolom-kolom yang berisi:

i) kepada;

ii) catatan/nota tindakan; dan

iii) nomor naskah.

Format lembaran catatan dapat dilihat padacontoh 11b.

94

……………………………..(Klasifikasi)

MAP TATA NASKAH

No. Takah: Kesatuan :

Dibuka Oleh: Pokok Persoalan:

Tgl. Buka: Anak Persoalan:

Penunjukan Kepada Takah No: Perihal:

EDARAN EDARAN AJUKAN KEMBALI

Kepada N/C Tgl. Paraf Pengirim Kepada N/C Tgl. ParafPengirim Kepada N/C Tgl. Paraf

Pengirim

CATATANDITUTUP DIBUKA

KEMBALITGL: TGL:

OLEH: OLEH:

DIKETAHUI

……………………………..(Klasifikasi)

CONTOH 11aFORMAT MAP TAKAH

95

…………………………….( Klasifikasi )

LEMBARAN CATATAN

Lembaran Ke : Satu

Takah No. : 17/06/01/Subditbinminu

KEPADA CATATAN/NOTA TINDAKAN NOMOR NASKAH

Yth.Dirajenad

ST Kasad No ST/1727/2012 tgl. 30-8-2012tentang Sosialisasi Pengurusan Takahuntuk Satker/Satminkal di lingkunganAngkatan Darat.

Konsep Sprin sosialisasi takah dilingkungan Angkatan Darat.

C – 1

- Diajukan N-2 mohon koreksi danpersetujuan.

- Demikian mohon dimaklumi.

31 Agustus 2012 Kasubditbinminu

Drs. Moh. Arif Efendi M.Sc.Kolonel Caj NRP 33426

………………………….( Klasifikasi )

CONTOH 11bFORMAT LEMBAR CATATAN

N - 1

N - 2

96

(c) Nomor Indeks Persoalan Takah (NIPT).

i. NIPT adalah daftar pengelompokanberdasarkan fungsi-fungsi TNI yang terdiri atasfungsi utama, organik militer, organik pembinaan,teknis, dan khusus. Fungsi-fungsi yangdianggap memegang peranan penting di dalampenyelenggaraan tugas-tugas TNI, menjadiPokok Persoalan (PP) sebagai induk dariberbagai persoalan dan kegiatan yang berawalpada fungsi-fungsi tersebut. PP terdiri atas AnakPersoalan (AP) dapat berkembang sesuaidengan perkembangan persoalan yang dihadapiatau kegiatan yang dilakukan. AP terdiri atasperihal/cucu persoalan (CP) yang secaralangsung menyangkut persoalan tertentusebagaimana isi suatu tulisan dinas yangditakahkan.

ii. Sesuai dengan ketentuan NIPT,pemilahan PP dan AP dapat dilaksanakan atasdasar fungsi satminkal/satker masing-masing,bukan berdasarkan struktur organisasi.Meskipun demikian suatu satminkal/satker dapatmenggunakan PP dan AP yang bukan merupa-kan tugas pokoknya, karena satminkal/satkertersebut menangani perihal yang berkaitandengan PP dan AP tersebut.

iii. PP dan AP dalam NIPT diatur oleh SetumTNI. Apabila suatu satminkal/satker perlumenambah anak persoalan, maka perlumengajukan pengesahan kepada Kasetum TNIsebagai AP pada NIPT. Perihal (CP) ditentukanoleh badan/satminkal/satker/lembaga pembukatakah sesuai dengan kebutuhannya.

iv. NIPT terdiri atas lembaran yang berisikolom:

i) nomor urut;

ii) pokok persoalan;

iii) nomor kode pokok persoalan;

iv) anak persoalan;

v) nomor kode anak persoalan; dan

vi) keterangan.

97

NOMOR INDEKS PERSOALAN TAKAH (NIPT)

NO.URUT

POKOKPERSOALAN

NO. KODEPOKOK

PERSOALAN ANAK PERSOALAN

NO. KODEANAK

PERSOALAN

KETE-RANGAN

1 2 3 4 5 61. Doktrin 01 Tentara Nasional Indonesia 01

TNI AD 02TNI AL 03TNI AU 04Pembinaan 05Operasi 06

2. Organisasidan Prosedur

02 KemhanTentara Nasional Indonesia

0102

Badan Staf TNI 03Balakpus TNI 04Kotama TNI 05TNI Angkatan Darat 06Badan Staf TNI Angkatan Darat 07Balakpus TNI Angkatan Darat 08Kotama TNI Angkatan Darat 09TNI Angkatan Laut 10Badan Staf TNI Angkatan Laut 11Balakpus TNI Angkatan Laut 12Kotama TNI Angkatan Laut 13TNI Angkatan Udara 14Badan Staf TNI Angkatan Udara 15Balakpus TNI Angkatan Udara 16Kotama TNI Angkatan Udara 17Lembaga Pemerintah Kementerian 18Lembaga PemerintahNon-Kementerian 19Lembaga Tinggi Negara 20Orpol/Ormas 21Kesatuan Aksi 22Kepanitiaan/Komisi 23Lembaga Internasional 24Hansip/Wanra/Kamra 25

3. Perencanaan 03 Rencana Strategi 01Program 02Rencana Proyek 03Rencana Kegiatan 04Rencana Anggaran 05Rencana Kampanye 06Rencana Operasi 07Rencana Personel 08Rencana Materiil dan LogistikRencana Inspeksi danPengawasan

09

10

98

1 2 3 4 5 6Rencana Pendidikan danPelatihan 11Rencana Penelitian danPengembangan 12

4. Sistem 04 Sistem Operasi 01Sistem Pembinaan 02Sistem Persenjataan Teknologi 03Sistem Persenjataan Sosial 04Sistem Informasi Militer 05Sistem Informasi Pembinaan 06

5. Inspeksi danPengawasan

05 OperasiPembinaan

0102

Penugasan 03Umum 04Materiil Logistik 05Keuangan 06Prosedur dan Jasa 07Kunjungan Dinas 08

6. IntelijenPengamanan

06 Intel StrategisPengamanan Luar Negeri

0102

Pengamanan Dalam Negeri 03Pengamanan Nubika 04Pengamanan Komunikasi danElektronika 05Pengamanan Optika 06Pengamanan Teknik 07Pengamanan Militer 08Pengamanan Politik 09Pengamanan Ekonomi, Keuangandan Industri 10Pengamanan Budaya 11Pengamanan Personel 12Pengamanan Materiil 13Pengamanan Pemberitaan 14Pengamanan Instalasi 15Pengamanan Angkutan 16Pengamanan Masyarakat danPembangunan 17Perang Urat Saraf 18Kontra Intelijen 19Infiltrasi 20Subversi 21Penetrasi 22Spionase 23Sabotase 24Pemberontakan 25

99

1 2 3 4 5 6Intelijen Kriminal 26Pengawasan Orang Asing 27Pengawasan Senjata Api danBahan Peledak 28Suku-Agama, Ras dan Antar-golongan 29

7. OperasiMiliter

07 PertahananKeamanan Pertahanan

0102

Intelstrat 03Keamanan Dalam Negeri 04Operasi Darat 05Operasi Laut 06Operasi Udara 07SAR 08Pemetaan Militer 09Operasi Gabungan 10Operasi Teror 11Operasi Latihan 12Operasi Khusus 13Evaluasi Operasi 14

8. Personel 08 Pembinaan Personel 01Pengadaan Personel TNIPengangkatan Personel TNIPenempatan Personel TNI

020304

Penugasan Personel TNI 05Penilaian Personel TNI 06Perubahan Status/PangkatPersonel TNI 07Cuti Personel TNI 08Nikah, Talak, dan RujukPersonel TNI 09Masa Kerja Personel TNI 10Kenaikan Gaji Berkala PersonelTNI 11Perjalanan Luar Negeri PersonelTNI 12Meninggal Dunia/Tewas/GugurPersonel TNI 13Bebas Tugas Personel TNI 14Penyaluran Personel TNI 15Pemberhentian Personel TNI 16Pensiun Personel TNI 17Pengadaan Personel PNS 18Pengangkatan Personel PNS 19Penempatan Personel PNS 20Penugasan Personel PNS 21Penilaian Personel PNS 22Perubahan Status/GolonganTingkat Personel PNS 23

100

1 2 3 4 5 6Cuti Personel PNS 24Nikah, Talak dan Rujuk PersonelPNS 25Masa Kerja Personel PNS 26Kenaikan Gaji Berkala PersonelPNS 27Perjalanan Luar Negeri PersonelPNS 28Meninggal Dunia/Tewas PersonelPNS 29Bebas Tugas Personel PNS 30Penyaluran Personel PNS 31Pemberhentian Personel PNS 32Pensiun Personel PNS 33Penghargaan/Tanda Jasa 34Kesejahteraan Personel 35Perawatan Personel 36Kesejahteraan Keluarga PNS 37Veteran 38Mobilisasi/Cadangan 39Demobilisasi 40Rehabilitasi 41Statistik Personel 42Pepabri 43Administrasi Personel 44Pengendalian Karier 45Penyaluran Tenaga Kerja 46

9. MateriilLogistik

09 KonstruksiInstalasi

0102

Persenjataan Darat 03Persenjataan Laut 04Persenjataan Udara 05Alat Angkutan Darat 06Alat Angkutan Air/Laut 07Alat Angkutan Udara 08Alat-Alat Kesehatan 09Alat-Alat Komlek 10Alat-Alat Besar/Berat 11Alat-Alat Kantor dan Tulis 12Alat-Alat Komputer 13Alat-Alat Mikrofilm 14Alat-Alat Perpetaan/Navigasi/Aeronautika 15Perbekalan 16Pendistribusian/Pembekalan 17Penyimpanan/Penempatan/Pergudangan 18Harga/Tarif dan Mutu 19Pengadaan 20Penilaian/Pengawasan 21

101

1 2 3 4 5 6

Pemeliharaan 22Penghapusan 23Pembebasan Bea Masuk 24Bantuan 25Perminyakan 26Fasilitas 27Angkutan Darat 28Angkutan Air/Laut 29Angkutan Udara 30Angkutan Pipa 31Inventarisasi Kodifikasi danKatalogisasi 32Standardisasi 33Peralatan 34Petunjuk Logistik 35

10. KomunikasidanElektronika

10 Komunikasi Radio dan DataKomunikasi Non-ElektronikaElektronika Non-Komunikasi

010203

Teknologi Komunikasi 04Radar 05Frekuensi 06Jaringan Perhubungan Komlek 07Perizinan 08Monitor/Penyadapan 09Pengamatan 10Komunikasi Satelit 11Perang Elektronika 12Pos TNI 13Konveksi dan Peraturan Komlek 14

11. Teritorial 11 Pembinaan Wilayah 01Pembinaan Teritorial 02Pembinaan Massa 03Perkiraan Keadaan Teritorial 04Perlawanan Rakyat 05Keamanan Rakyat 06Pertahanan Sipil 07Pengamanan Pembangunan 08Rehabilitasi Wilayah 09Wajib Bela Umum 10Perlindungan Masyarakat 11Penegakan Keamanan di Laut 12Perbatasan Wilayah 13Perlindungan Sumber KekayaanAlam 14Pemerintahan 15Aparatur Teritorial 16

102

1 2 3 4 5 6Cadangan Nasional 17Operasi Teritorial 18Operasi Kamdagri 19Operasi Bakti/TNI Masuk Desa 20Orang Asing 21Lingkungan Hidup 22Kondisi Sosial 23Geografi 24Demografi 25Transmigrasi 26

12. Pendidikandan

12 Fasilitas Pendidikan dan PelatihanInstruktur/Guru/Dosen

0102

Pelatihan Didaktik/Metodik 03Alat Peraga 04Kurikulum 05Penilaian 06Pembentukan Perwira 07Pembentukan Bintara 08Pembentukan Tamtama 09Pengembangan Umum PerwiraPendidikan Kualifikasi Khusus 10Pengembangan SpesialisasiPerwira 11Pengembangan SpesialisasiBintara 12Pengembangan SpesialisasiTamtama 13Peralihan Perwira 14Peralihan Bintara 15Non-TNI/Afiliasi 16Pendidikan dan Pelatihan Umum 17Latihan Satuan Kecil 18Latihan Satuan 19Latihan Matra 20Latihan Gabungan 21Kursus Latihan Keterampilan 22Penataran 23Latihan Prajabatan Personel PNS 24Pengembangan Personel PNS 25

13. Hukum 13 Peraturan Perundang-undanganTata Negara 01Hukum Tata Negara 02Hukum Pidana 03Hukum Perdata 04Hukum Adat 05Hukum Internasional 06Hukum Agraria 07

103

1 2 3 4 5 6

Hukum Dagang 08Hukum Disiplin 09Hukum Sosial (Antargolongan) 10Hukum Administrasi 11Hukum Laut 12Hukum Kedirgantaraan 13Hukum Agama 14Peradilan 15Keimigrasian 16Bina Tuna Warga/Pemasyara-katan/ Rumah Tahanan Militer 17Rehabilitasi 18Tuntutan Ganti Rugi/Klaim 19Bantuan Hukum 20Tata Tertib 21Penahanan 22Interniran 23Tawanan Perang 24Pengusiran 25

14. Penerangan 14 Penerangan ke Luar 01Penerangan ke Dalam 02Penerangan Terbatas 03Penerbitan/Publikasi 04Media Penerangan 05Percetakan dan Grafika 06Pers 07Penerangan Umum 08Penerangan Pasukan 09

15. Kesehatan 15 Pembinaan Kesehatan 01Pencegahan Penyakit 02Pemeriksaan 03Pengobatan 04Perawatan 05Rehabilitasi Kesehatan 06Pemberantasan PenyakitMenular/ Wabah 07Kesehatan Lingkungan 08Poliklinik 09Apotek 10Obat-Obatan 11Narkotika 12Laboratorium 13Keluarga Berencana 14Kesehatan Ibu dan Anak 15Kesehatan Khusus 16Kesehatan Ruang Angkasa 17

104

1 2 3 4 5 6Gizi 18Sanatorium 19Pos Kesehatan 20Evakuasi Medis 21Transfusi/Donor Darah 22Veterinary/Kesehatan Hewan 23Rumah Sakit 24

16. Sejarah 16 Pelacakan/Penelitian Sejarah 01Penulisan Sejarah 02Dokumentasi Sejarah 03Penyajian Sejarah 04Perpustakaan Sejarah 05Permuseuman 06Kepurbakalaan 07Pemugaran Bangunan danBenda Sejarah 08

17. AdministrasiUmum

17 Tulisan DinasKop Surat, Tajuk Tanda tangan

0102

Cap Dinas dan Papan Nama 03Ejaan, Singkatan dan Akronim 04Surat-menyurat Dinas 05Tata Naskah 06Penyampaian Tulisan Dinas 07Tata Kearsipan 08Formulir 09Rapat/Ceramah 10Pencetakan 11Publikasi Administrasi 12Dokumentasi 13

18. Keuangan 18 Peraturan Keuangan 01Anggaran 02Pembiayaan 03Pencocokan/Penelitian 04Tunjangan 05Dana-Dana 06Kredit 07Pajak/Iuran 08Bea dan Cukai 09Kontrakan 10Pembukuan 11Pembayaran 12Ganti Rugi 13Transfer 14ASABRI 15Pendapatan Jawatan/Instansi 16

105

1 2 3 4 5 619. Pembinaan

Mental19 Agama Islam

Agama Katholik0102

Agama Kristen Protestan 03Agama Budha 04Agama Hindu 05Santiaji 06Santikarma 07Pembinaan Tradisi 08Kepercayaan 09

20. PembinaanJasmani

20 Olahraga MiliterOlahraga Umum/Rekreasi

0102

Olahraga Khusus 03Kesamaptaan Jasmani 04

21. HubunganInternasional

21 Perjanjian UmumPerjanjian Batas WilayahPerjanjian KeamananPerbatasan Wilayah

0102

03Kerja sama Politik 04Kerja sama Ekonomi Keuangandan Industri 05Kerja sama Sosial dan Budaya 06Kerja sama Ilmiah dan Teknologi 07Kerja sama Pendidikan danPelatihan 08Kerja sama Militer 09Kerja sama Ekstradisi 10Kerja sama Deportasi 11Lalu Lintas Antar-Negara 12Organisasi/LembagaInternasional 13Protokol 14Kerja sama PemberantasanNarkotika 15Kerja sama PemberantasanKejahatan Internasional 16Kunjungan Muhibah 17

22. Navigasi DanAeronautika

22 Lalulintas Angkutan Air/Laut danUdara 01Rute Pelayaran danPenerbangan 02Perambuan 03Telekomunikasi Laut dan Udara 04Pelabuhan Laut dan Udara 05Penjagaan Pantai dan Laut 06

106

1 2 3 4 5 6Keselamatan Pelayaran danPenerbangan 07Keselamatan dan KeamananKerja 08Keselamatan dan KeamananPenumpang 09Jasa Maritim/Udara 10Pengerukan 11

23. Industri 23 Industri TNI 01Industri Umum/Perum 02Industri Patungan/Joint 03

24. Psikologi 24 Konsultasi 01Pemeriksaan 02Klasifikasi 03

25. Laporan 25 Laporan Berkala 01Laporan Kemajuan/Kegiatan 02Laporan Proyek 03Laporan Khusus 04Laporan Keuangan/Anggaran 05Laporan Intelijen 06Laporan Operasi 07Laporan Personel 08Laporan Materiil dan Logistik 09Laporan Teritorial 10Laporan Inspeksi 11

26. Litbang 26 Sistem dan Prosedur 01Strategi 02Operasi 03Taktik/Tempur 04Material Perbekalan 05Material Peralatan Umum 06Material Angkatan Darat 07Material Angkatan Laut 08Material Angkatan Udara 09Material Peralatan Komlek 10Sistem Senjata 11Senjata Ringan 12Senjata Berat 13Peroketan 14Nubika 15Manusia 16Lingkungan 17Kesehatan 18Perindustrian 19Seminar/Simposium/Lokakarya 20

107

1 2 3 4 5 627. Survei dan Survei Darat 01

Pemetaan Pemetaan Darat 02Survei Laut 03Pemetaan Laut 04Survei Udara 05Pemetaan Udara 06Survei Darat Non-TNI 07Pemetaan Darat Non-TNI 08Survei Laut Non-TNI 09Pemetaan Laut Non-TNI 10Survei Udara Non-TNI 11Pemetaan Udara Non-TNI 12Meteorologi 13Geofisika 14

(d) Buku Daftar Pembukaan Takah (BDPT). BDPTdigunakan untuk mencatat pembukaan takah, yangmemuat lajur/kolom:

i. nomor urut;

ii. tanggal buka;

iii. nomor takah;

iv. dibuka oleh;

v. perihal/cucu persoalan; dan

vi. tanggal tutup.

Format BDPT dapat dilihat pada contoh 11c.

(e) Buku Ekspedisi Takah (BET). BET digunakanuntuk mengirimkan takah sebagai tanda buktipenyerahan takah dan berfungsi sebagai pertanggung-jawaban pengirim maupun penerima. Jumlah BETtergantung pada banyaknya takah yang beredar didalam suatu Satminkal/Satker. BET terdiri atas kolom:

i. tanggal kirim;

ii. nomor urut;

iii. nomor takah;

iv. kepada;

v. nama jelas; dan

vi. tanda tangan, serta tanggal terima.

Format BET dapat dilihat pada contoh 11d.

108

BUKU DAFTAR PEMBUKAAN TAKAH

NOMORURUT

TANGGALBUKA

NOMORTAKAH

DIBUKAOLEH PERIHAL/CP TANGGAL

TUTUP

1 2 3 4 5 6

TANGGALKIRIM

NOMORURUT

NOMORTAKAH KEPADA NAMA

JELASTANDA

TANGAN1 2 3 4 5 6

BUKU EKSPEDISI TAKAH

CONTOH 11dFORMAT BUKU EKSPEDISI TAKAH

CONTOH 11cFORMAT BUKU DAFTAR PEMBUKAAN TAKAH (BDPT)

109

(f) Buku Takah (BT). BT digunakan untuk mencatatsurat atau tulisan dinas yang akan diproses dengantakah, baik yang diterima maupun yang dikirim olehbadan/Satminkal/Satker/lembaga yang bersangkutan.Dari BT ini dapat diketahui banyaknya surat pada setiaptakah. BT memuat lajur/kolom sebagai berikut:

i. nomor;

ii. nomor takah;

iii. tgl;

iv. kode;

v. perihal;

vi. konsep dari;

vii. pengolahan;

viii. ditandatangani oleh, tgl; dan

ix. keterangan.

Format BT dapat dilihat pada contoh 11e.

(2) Sarana Pelengkap.

(a) Sampul Takah Rahasia.

i. Sampul takah rahasia digunakan untuktakah rahasia, merupakan sampul pertama padawaktu takah rahasia diedarkan, selanjutnyadimasukkan sampul biasa agar tulisan rahasiatidak terlihat.

ii. Sampul takah rahasia dilengkapi talipengikat yang penggunaannya ditempel dengankertas perekat/lakban.

iii. Sampul takah rahasia hanya dapat dibukaoleh pejabat yang dituju, atau anggota yangdiberi wewenang untuk menyelesaikan.

(b) Almari khusus untuk menyimpan takah.

110

(c) Cap Takah. Cap takah terdiri atas dua macamialah:

i. cap bundar:

i) garis tengah 2,5 cm;

ii) berisi angka Arab atau Romawi;dan

iii) penggaris/mistar bundaran;

ii. cap persegi empat:

i) ukuran 7 cm x 4 cm;

ii) untuk menunjukkan naskah sudahditakahkan atau belum; dan

iii) isi tulisan lihat contoh padasublampiran.

Format cap takah dapat dilihat pada contoh 11f.

NO NOMORTAKAH TGL KODE PERIHAL KONSEP

DARI PENGOLAHAN DITANDATANGANI KETOLEH TGL1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

BUKU TAKAH

CONTOH 11eFORMAT BUKU TAKAH

111

Cap Bundar

Cap Persegi empat

7 cm

4 cm

b. Penyampaian Tulisan Dinas.

1) Batasan dan Pedoman Penyampaian Tulisan Dinas.

a) Batasan.

(1) Penyampaian tulisan dinas adalah kegiatanmenyampaikan, mengirimkan, atau meneruskan tulisan dinaskepada pihak yang bersangkutan, antara dua pejabat ataulebih, dalam rangka pelaksanaan tugas Angkatan Darat danuntuk kepentingan Angkatan Darat.

(2) Penyampaian tulisan dinas dalam istilah sehari-harimempunyai arti sebagai komunikasi terbatas.

(3) Ditinjau dari Minu AD, komunikasi dalam arti terbatashanya mencakup kegiatan khusus mengenai penggunaanalat/sarana untuk menyampaikan tulisan dinas serta tata carapelaksanaannya dalam rangka penyelenggaraan Minu AD.

2,5 cm N-2

UNTUK NASKAH INITELAH DIBUKA TAKAHNYA

NOMOR :

TANGGAL :

CONTOH 11fFORMAT CAP TAKAH

112

b) Pedoman.

(1) Setiap penyampaian tulisan dinas harus dilaksanakansecara tepat guna dan berdaya guna dengan memperhatikanhal-hal sebagai berikut:

(a) hemat, dalam arti dilaksanakan secara ekonomis;

(b) cepat, dalam arti waktu penyampaian singkat;

(c) tepat, dalam arti dapat sampai ke alamat yangtepat; dan

(d) aman, dalam arti tulisan dinas tidak bocor, rusak,hilang atau jatuh ke tangan yang tidak berhakmenerima.

(2) Penyampaian tulisan dinas dilaksanakan denganmemperhatikan derajat dan klasifikasi berita yang disampai-kan/dikirimkan.

2) Pokok-Pokok Penyampaian Tulisan Dinas.

a) Bentuk dan Struktur.

(1) Bentuk. Kegiatan pimpinan/atasan dalam menyampai-kan keterangan dan ide disebut komunikasi ke bawah,komunikasi ke atas dan mendatar.

(a) Keterangan dan ide yang berasal dari pimpinan/atasan itu dapat dibedakan dalam berbagai bentuk,yaitu:

i. petunjuk;

ii. keterangan umum;

iii. perintah;

iv. teguran; dan

v. pujian.

(b) Bentuk keterangan dan ide yang disampaikanoleh bawahan kepada pimpinan/atasan dapat berupa:

i. laporan;

ii. keluhan;

iii. pendapat; dan

iv. saran.

113

(c) Kegiatan pejabat untuk menyampaikan keterang-an dan ide kepada pejabat yang sederajat disebutkomunikasi mendatar. Pada umumnya komunikasimendatar dilaksanakan dalam rangka koordinasi, agarkeputusan atasan yang akan diambil tidak salingbertentangan, atau untuk menumbuhkan keserasiandan kerja sama yang harmonis. Penyajian bentukkomunikasi tersebut antara lain dapat dituangkansecara tertulis dalam bentuk surat, Sprin, laporanataupun secara lisan.

(2) Struktur. Struktur penyampaian tulisan dinas terdiriatas:

(a) penyampaian tulisan dinas secara vertikal, yaituarus penyampaian tulisan dinas dari atasan kepadabawahan atau dari bawahan kepada atasan secaratimbal balik; dan

(b) penyampaian tulisan dinas secara horizontal,yaitu arus penyampaian tulisan dinas dari dan kepadapejabat setingkat secara timbal balik.

b) Area Penyampaian Tulisan Dinas. Area penyampaian tulisandinas, sebagai berikut:

(1) Setempat (lokal). Penyampaian tulisan dinas setempatdapat berupa:

(a) penyampaian tulisan dinas di dalam satuansendiri, yaitu penyampaian tuIisan dinas dari satupejabat kepada pejabat lainnya atau dari staf satukepada staf lainnya di dalam satu kompleks ataumarkas; dan

(b) penyampaian tulisan dinas antarsatuan di dalamsatu daerah.

(2) Insuler (antarkota dalam satu pulau).

(3) Intrainsuler (antarpulau).

(4) Internasional (antarnegara).

114

3) Petugas dan Sarana Penyampaian Tulisan Dinas.

a) Caraka dan Kurir.

(1) Caraka adalah seorang pejabat berpangkat Perwira,yang ditugaskan untuk menyampaikan suatu berita, instruksiatau perintah dan dokumen serta diberikan hak untukmembicarakan/merundingkan dengan pejabat yang dituju.

(2) Kurir adalah anggota satuan berpangkat Bintara,Tamtama atau PNS Gol II yang diangkat di atas sumpahdengan tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen daripejabat satu ke pejabat yang lain atau dari satminkal/satkersatu ke satminkal/satker yang lain. Sesuai dengan jenistugasnya kurir dibagi dua ialah:

(a) kurir tetap, yang tugasnya diatur menurut rutedan waktu yang telah ditetapkan; dan

(b) kurir khusus/istimewa, yang tugasnya tidaktergantung pada waktu dan rute serta dapat di-berangkatkan sewaktu-waktu dalam keadaan men-dadak. Menurut kebutuhan kurir tetap dapat diguna-kan untuk mengerjakan tugas kurir khusus atausebaliknya.

(3) Persyaratan Caraka/Kurir.

(a) Caraka/kurir adalah anggota organik satuan yangmerupakan bagian dari unsur pelayanan utama satuan.

(b) Untuk mendapatkan seorang caraka/kurir yangcukup baik, perlu diadakan pendidikan/latihan khusus.

(c) Dalam memilih seorang caraka/kurir, harusdiingat dan dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

i. memiliki banyak inisiatif;

ii. dapat dipercaya, tabah dan taat;

iii. memegang teguh rahasia militer:

iv. memiliki rasa keberanian, kecakapan, danbakat berpikir dalam melakukan tugas pekerjaan-nya;

v. mengerti dan cepat dalam menangkapperintah lisan; dan

115

vi. dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan taktis; dan dapat meggunakan kompasserta membaca peta.

(d) Di dalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya selain persyaratan di atas perlupula diperhatikan persyaratan sebagai berikut:

i. Pertimbangan Keadaan Taktis (PKT).

ii. Urgensinya tugas, waktu dan banyaknyaberita yang disampaikan.

(4) Perlengkapan Caraka/Kurir.

(a) Caraka/Kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagaiberikut:

i. tas caraka yang dapat dikunci/ditutuprapat, tidak mudah dicuri dan tidak tembus air;

ii. jam tangan;

iii. alat angkutan;

iv. helm dan kaca mata;

v. jaket kulit dan jas hujan;

vi. peta; dan

vii. kompas.

(b) Alat-alat tersebut merupakan inventaris yangharus dipertanggungjawabkan dan selalu dipeliharadengan baik. Oleh karena itu, setiap triwulan ketigasetahun sekali dibuat laporan tertulis kepada Kaajensetempat mengenai keadaan perlengkapan caraka/kurir guna mendapatkan kebijakan pimpinan.

(5) Sarana Pencatatan. Guna kelancaran tugas caraka/kurir, diperlukan sarana pencatatan sebagai berikut:

(a) buku dislokasi yang berisi daftar alamat/satminkaldan pejabat Angkatan Darat/pemerintah, pejabatpenting serta tokoh masyarakat yang secara teraturdiperiksa/diperbaharui;

(b) buku/formulir catatan terdiri atas:

i. buku catatan penerimaan dan pengirimanuntuk mencatat tiap-tiap tulisan dinas yang

116

diterima dan dikirimkan. Buku tersebut berisikolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomorangka agenda surat pengantar (pengiriman/penerimaan) dan keterangan; dan

ii. formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan.

(c) laporan harian/berkala kepada atasannyamengenai:

i. kegiatan;

ii. personel;

iii. perlengkapan;

iv. kendala dan kesulitan; dan

v. usul/saran.

(6) Cara Kerja Caraka/Kurir.

(a) Penerimaan.

i. Surat-surat yang boleh diterima ditentukanoleh pejabat sekretariat masing-masing dengantanda/kode menurut derajat dan klasifikasinya.

ii. Surat-surat yang bersifat pribadi harus adasurat kuasa dari pejabat yang mengirimnya.

iii. Pada waktu menerima surat, hendaknyadiperiksa dengan teliti mengenai:

i) sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah terisi surat;

ii) alamat sudah benar/jelas; dan

iii) nomor surat dengan ekspedisisudah cocok.

Jika ada satu di antaranya belumterpenuhi hendaknya surat tidak diterima,dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi,sedangkan surat yang telah memenuhiketentuan, dibubuhi nomor catatan “dinascaraka”, demikian pula pada buku ekspedisipengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan

117

pada buku ekspedisi dengan nama terang,NRP/NIP sebagai pertanggungjawaban.

(b) Penyimpanan dan pembawaan surat:

i. surat-surat harus dimasukkan ke dalamtas caraka yang tidak tembus air, terkunci dantertutup rapat, sehingga tidak mudah dicuri ataujatuh;

ii. demi kepentingan kerahasiaan, maka tascaraka yang berisikan surat-surat tidak bolehjatuh ke tangan orang lain; dan

iii. dalam keadaan luar biasa seandainyacaraka/kurir tertawan oleh musuh, sedapatmungkin surat-surat yang dibawa segeradimusnahkan dengan cara:

i) dibakar dan abunya diinjak-injak;

ii) jika perlu surat-surat dikunyahkunyah dan ditelan; dan

iii) atau dengan cara lain yang lebihsempurna yang penting musuh tidak dapatmerampas surat-surat/dokumen-dokumenyang dibawanya.

(c) Caraka/kurir di dalam melaksanakan tugasnyaharus memperhatikan keamanan, tepat waktu dan tepatsasaran.

(d) Caraka/kurir harus melaporkan kepada kepala/komandan mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya,sesuai dengan peta atau rute yang telah ditentukan olehkepala/komandan.

(e) Jika keadaan memungkinkan, caraka/kurir harusmenempuh jalan yang searah dengan jalan-jalan yangditempuh oleh caraka/kurir lainnya. Hal ini sangatberguna, karena jika seorang caraka/kurir terhalang dijalan (misalnya mendapat kecelakan atau kerusakankendaraan dapat pula menyerahkan surat-surat kepadacaraka/kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya,dengan demikian kelambatan pengiriman dapatdicegah).

118

(f) Penyerahan Surat-Surat.

i. Surat-surat yang dibawa oleh caraka/kurirhanya dapat diserahkan kepada yang berhakmenerima. Sebagai bukti penerimaan, sipenerima harus menandatangani dan membubuh-kan nama terang dengan mencantumkanpangkat/gol., NRP/NIP, jabatan, tanggal danwaktu penerimaan pada tanda terima yangdiajukan oleh caraka/kurir tersebut.

ii. Surat-surat pribadi penyerahannyalangsung kepada pejabat yang berhak, harusdiserahkan secara pribadi pula. Artinya, jikapejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat,caraka/kurir mencari sampai ketemu. Apabilatidak ditemukan, caraka/kurir tersebut harusmelaporkan kepada kepala/komandan. Apabilasebelumnya sudah mendapat petunjuk daripejabat, pengirim surat dapat menyerahkankepada pejabat lain/pejabat sekretariat.

iii. Apabila caraka/kurir akan menyampaikansurat pribadi berderajat kilat kepada pejabat yangsedang berbicara dengan pejabat/orang lain,maka caraka/kurir dibenarkan untuk memutuskanpembicaraan dengan melaporkan, bahwa adasurat penting untuk pejabat tersebut.

(g) Selesai Melaksanakan Tugas.

i. Setelah melaksanakan tugas, caraka/kurirdiharuskan:

i) melaporkan diri; dan

ii) menyerahkan kembali tanda terimakepada kepala/komandan kelompok ataukepala sekretariat yang bersangkutan.

ii. Jika caraka/kurir dalam melaksanakantugas mendapat halangan/kejadian (misalnyakehilangan surat), maka diharuskan membuatlaporan tertulis berupa berita acara sebagaibahan bukti pertanggungjawaban kepada kepala/komandan caraka/kurir, kepada pengirim tulisandinas dan atau kepada alamat penerima surat/berita.

119

b) Paktir.

(1) Paktir adalah seorang bintara/tamtama atau PegawaiNegeri Sipil setingkat, yang diangkat di atas sumpah, dengantugas menjamin kelancaran pengiriman dan pengambilan possatuan dengan Pos Angkatan Darat/PT Pos Indonesia(Persero) dan sebaliknya.

(2) Perlengkapan Paktir. Demi kelancaran tugasnya paktirharus dilengkapi dengan:

(a) sebuah ruangan kerja dengan papan nama“PAKTIR” yang dipasang di luar ruangan tersebut;

(b) bis surat untuk menampung surat kiriman posbiasa. Keamanan surat-surat kiriman harus terjamin,sehingga pada malam hari perlu diberi penerangan.Tiap-tiap bis surat harus diberi tanda tulisan BISSURAT, mempunyai celah dengan ukuran 20 x 4 cmdan dilengkapi dengan alat penutup dan dikunci. Jamangkat ”Bis Surat” harus dinyatakan dengan angka;

Contoh: Ke-1 pukul 08.30Ke-2 pukul 13.00Ke-3 pukul 17.00

(c) buku daftar personel, buku pengantar buku danperlengkapan tulis menulis;

(d) tas surat;

(e) alat angkutan;

(f) sebuah buku tarif pos; dan

(g) benda pos serta meterai kebutuhan anggotayang memerlukan dengan harga menurut tarif pos yangada.

(3) Cara Kerja Paktir.

(a) Penyampaian Kiriman Pos.

i. Paktir harus memeriksa kiriman pos satuper satu. Kiriman pos yang tidak memenuhisyarat harus dikembalikan kepada pengirimdisertai penjelasan seperlunya (tertulis maupunlisan).

120

ii. Paktir mengatur kiriman untuk alamatsetempat (lokal) dengan mencatat kirimantersebut pada buku ekspedisi lokal.

iii. Paktir mencatat kiriman dinas untukalamat insuler dan interinsuler pada bukuekspedisi luar garnisun, dan menyerahkankiriman tersebut kepada Kantor Pos AngkatanDarat.

(b) Penerimaan Kiriman Pos.

i. Paktir menyerahkan kiriman dinas kepadayang bersangkutan disertai surat pengantarsebagai bukti penerimaan.

ii. Surat panggilan atau kiriman tercatat, poswesel, pos paket diserahkan langsung kepadayang berhak, dengan menggunakan bukupengantar yang khusus untuk itu.

iii. Kiriman pos biasa diserahkan kepadaalamat secara langsung atau melalui bagiankeberadaan si alamat.

(c) Penyusulan/Pengiriman Kembali. Paktir me-nyusulkan/mengembalikan kiriman pos yang disebab-kan oleh perubahan atau kurang jelasnya alamatkepada Kantor Pos Angkatan Darat, disertai dengancatatan pada sehelai kertas yang ditempelkan di mukaalamat dan dibubuhi paraf sebagai penanggung jawab.

Contoh:Disusulkan ke Yonif 324Kembali si pengirim - alamat tidak jelas.Pindah alamat.

(d) Paktir tidak diperkenankan mencoret, mengubah,atau menambah alamat pada kiriman pos yang akandikembalikan/disusulkan kepada Kantor Pos AngkatanDarat.

(e) Jika terjadi porto denda pada waktu penerimaankiriman pos, Paktir dapat melakukan pembayaranterlebih dahulu, kemudian meminta ganti kepada sialamat saat penyerahan kiriman pos tersebut.

121

(4) Sarana Pencatatan.

(a) Buku Personel. Buku personel memuatnama-nama personel yang tergabung dalam satuan,disusun menurut abjad, dengan kolom-kolom sebagaiberikut: nomor urut, nama, pangkat, NRP, bagian, danketerangan. Kolom keterangan digunakan untukmencatat personel yang tidak ada dalam satuannya,baik untuk waktu terbatas maupun seterusnya.

(b) Buku Ekspedisi Lokal dalam Garnisun. Buku inidigunakan untuk menyerahkan kiriman kepada satuan-satuan setempat, memuat kolom-kolom: tanggal, nomorurut, nomor surat, kepada dan tanda tangan penerima(nama terang, pangkat, jabatan di bawahnya).

(c) Buku Ekspedisi Luar. Buku ini digunakan untukmenyerahkan kiriman pos kepada Kantor Pos AngkatanDarat, memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut,nomor surat, kepada, nomor catatan Torpos AngkatanDarat, tanda tangan penerima (nama terang pangkat,jabatan).

(d) Buku Ekspedisi Satuan. Buku ekspedisi satuanmemuat kolom-kolom seperti dalam ekspedisi lokal.

(e) Buku Ekspedisi Tercatat/Terdaftar. Bukuekspedisi tercatat/terdaftar digunakan untuk menyerah-kan kiriman tercatat/terdaftar, memuat kolom-kolom:tanggal, nomor urut, nomor tercatat/terdaftar, tanggal,alamat pengirim, alamat penerima, tanda tanganpenerima, pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya.

(f) Buku Pengantar Poswesel. Buku pengantarposwesel digunakan untuk menyerahkan weselpos,memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut, nomorposwesel/nomor seri, banyaknya, alamat pengirim,alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat,NRP dan nama terang di bawahnya.

(g) Buku Pengantar Pos Paket. Buku pengantar pospaket digunakan untuk menyerahkan paket pos,memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut, nomorpospaket, nomor seri, tanggal pospaket, alamatpengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima,pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya.

(5) Surat Keterangan Paktir. Tiap paktir harus mempunyaisurat keterangan paktir sebagai surat kuasa dari komandansatuannya. Pada saat pengambilan kiriman pos, paktir harusselalu memperlihatkan surat keterangan paktir kepada pejabat

122

pos Angkatan Darat jika diperlukan. Surat keterangan paktirhanya berlaku di pos Angkatan Darat setempat. Setiappemindahan ke daerah lain surat keterangan tersebut harusdiperbaharui di pos Angkatan Darat setempat/baru:pembaharuan sekurang-kurangnya setahun sekali terhitungmulai tanggal pengeluaran surat keterangan.

(6) Pertanggungjawaban. Paktir bertanggung jawabkepada atasan masing-masing atas pelaksanaan tugasnya.

c) Pos.

(1) Pos Angkatan Darat adalah pelayanan administrasiumum dalam bidang penerimaan, pendistribusian, pengiriman,dan pengantaran surat-surat dinas yang dikirim dari dan kepejabat di lingkungan Angkatan Darat. Sedangkan kerjasama PT Pos Indonesia (Persero) dan Pos Angkatan Daratdidasarkan atas perjanjian kedua belah pihak. Untukterlaksananya kerja sama tersebut maka perlu diikuti/ditaatiketentuan yang berlaku.

(2) Pengiriman Surat Pos Dinas. Wewenang untukmengirim surat pos dinas dapat bersifat:

(a) umum, yang berarti semua jenis surat pos dinasdiperkenankan dan dapat ditujukan kepada semuaalamat; dan

(b) rahasia, yang berarti semua jenis surat pos dinasdiperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepadaalamat tertentu.

(3) Isi Surat Pos Dinas. Isi surat pos dinas yangmenyangkut kepentingan dinas pemerintah atau kepentinganumum dibebaskan dari pembayaran porto secara tunai.Sebagai dasar umum, tiap kiriman yang tidak perlu harusdihindarkan. Jika mengirim lebih dari satu surat dinas untukalamat yang sama maka surat-surat itu harus dimasukkan kedalam satu sampul. Di tempat-tempat yang tidak mempunyaiperhubungan pos tiap hari, pengirim mengumpulkan surat-surat pos untuk alamat yang sama sampai hari pengirimanpos.

(4) Petunjuk Dinas dan Cap Jabatan. Setiap surat posdinas di samping diberi nomor urut dan tanggal, pada bagianalamat di sebelah atas tengah dibubuhi petunjuk “DINAS” dandi sebelah kiri bawah dibubuhkan cap jabatan dari si pengirim.

(5) Pengirim Terdaftar. Semua surat pos dinas harusdikirim secara terdaftar, arti penunjukan pengirimannya padaKantor Pos Angkatan Darat/PT Pos Indonesia dilakukan

123

dengan buku pengantar yang berisi catatan tentang pengirimsurat pos dinas tersebut.

(6) Pelanggaran. Dalam menjalankan tugasnya setiappejabat Pos Angkatan Darat diwajibkan memberitahukansetiap pelanggaran kepada para pejabat yang berkuasa atauberhak.

(7) Pertanggungjawaban. Pos Angkatan Darat bertanggungjawab atas sampainya pengiriman antara Kantor Pos AngkatanDarat. Semua kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu,tidak menjadi tanggung jawab Pos Angkatan Darat. Demikianpula kehilangan/kerusakan karena di luar kemampuan.

(8) Alamat. Penggunaan singkatan pada alamat seringmenimbulkan kekeliruan karena banyak singkatan yang hampirsama. Oleh karena itu, pencantuman alamat di atas labelatau sampul surat disusun secara lengkap dan bila ditulis,supaya terang dan jelas.

(9) Pengawasan. Seringkali terjadi pada kiriman pos yangditujukan untuk/dari anggota suatu satuan, disebutkan namatempat pada ruang pengirim atau alamat yang seharusnyadirahasiakan. Kewajiban Kantor Pos Angkatan Darat adalahmenutup atau menghapus nama kota tersebut pada sampul,sehingga tidak dapat dibaca. Jadi pada sampul cukup disebutnama atau nomor satuan saja. Contoh: Ki B/Yonif-330. Halini penting artinya bagi alamat satuan sangat dirahasiakandalam operasi-operasi.

(10) Dislokasi. Agar Pos Angkatan Darat dapat melayanipengirim pos dengan lancar, maka Pos Angkatan Darat setiapsaat harus mengetahui dislokasi satuan-satuan dan satminkal.Ketentuan ini sangat penting untuk daerah operasi/tidak aman,dislokasi kesatuan harus dirahasiakan sehingga alamat hanyamemuat nama/nomor satuan saja. Untuk itu, Pos AngkatanDarat wajib menyediakan daftar alamat satuan serta satminkal.Jika terjadi dislokasi pimpinan satuan yang bersangkutanmemberikan laporan perubahan kepada pejabat Pos AngkatanDarat.

4) Media Penyampaian Tulisan Dinas.

a) Macam Media Penyampaian Tulisan Dinas. Di lingkunganAngkatan Darat ada sembilan macam media penyampaian tulisandinas yaitu:

(1) caraka;

(2) kurir;

124

(3) paktir;

(4) Pos Angkatan Darat dan PT Pos Indonesia (Persero);

(5) telegram;

(6) teleks dan faksimile;

(7) radio/telepon;

(8) internet dan intranet; serta

(9) e-mail/surat elektronik (surel).

b) Media Penyampaian Tulisan Dinas Setempat atau Lokal.Media yang digunakan untuk penyampaian tulisan dinas setempat(lokal) sebagai berikut:

(1) caraka;

(2) kurir;

(3) paktir;

(4) Pos Angkatan Darat dan PT Pos Indonesia (Persero);

(5) telegram;

(6) teleks dan faksimile;

(7) radio/telepon;

(8) internet dan intranet; dan

(9) e-mail/surel.

c) Media Penyampaian Tulisan Dinas Insuler (dalam satu pulau).Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas,penyampaian isi tulisan dinas di dalam satu pulau dapatmenggunakan media sebagai berikut:

(1) caraka;

(2) Pos Angkatan Darat dan PT Pos Indonesia (Persero);

(3) telegram;

(4) teleks dan faksimile;

(5) radio/telepon; dan

125

(6) e-mail/surel.

d) Media Penyampaian Tulisan Dinas Intrainsuler (antarpulau).

(1) Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajattulisan dinas, media yang digunakan sebagai berikut:

(a) caraka;

(b) Pos Angkatan Darat dan PT Pos Indonesia(Persero);

(c) telegram;

(d) teleks dan faksimile;

(e) radio/telepon; dan

(f) e-mail/surel.

(2) Pemilihan caraka dalam penyampaian tulisan dinasantarpulau dilakukan apabila dititikberatkan pada faktorkeamanan. Penggunaan radio/telepon dilakukan apabilatulisan dinas yang akan disampaikan merupakan perintah dariatasan kepada bawahan, dan memerlukan aksi pada waktu itujuga, atau tulisan dinas yang berklasifikasi biasa.

e) Penyampaian Tulisan Dinas Internasional (antarnegara).Penyampaian tulisan dinas dalam area antarnegara dilakukanmenurut tata cara yang ditetapkan oleh Bais TNI. Pada umumnyadigunakan media seperti teleks dengan sandi yang sudah ditetapkanmelalui Kamar Sandi di Kementerian Luar Negeri.

c. Pengelolaan Arsip. Di dalam pengelolaan arsip terdapat ketentuanadministrasi yang harus diperhatikan yaitu macam arsip, pencatatan,penyimpanan, pemeliharaan, panyajian, penilaian, dan penyusutan arsip.

1) Macam Arsip.

a) Arsip Berwujud Tulisan (Tekstual). Dilihat dari fungsinya arsipdapat dibedakan menjadi dua:

(1) Arsip dinamis. Berdasarkan frekuensi penggunaannyadapat dibedakan menjadi;

(a) Arsip Aktif.

(b) Arsip Inaktif.

(2) Arsip Statis.

126

b) Arsip Media Baru (Nontekstual). Arsip yang dihasilkan dariproduk perkembangan sarana elektronik/komputer yang beruparekaman suara, arsip citra bergerak dan gambar statis misalnya:gambar foto, negatif film foto, film movie, micro film, micro fiche, slidefilm, kaset suara, kaset video, pita suara, disk, CD, dll.

2) Pencatatan Arsip. Ketentuan pencatatan arsip sebagai berikut:

a) semua unsur-unsur tulisan dinas harus dicatat dengan telitipada sarana pencatatan dengan menulis pada kolom yang tersedia,unsur-unsur tersebut adalah:

(1) pembuat naskah;

(2) tempat naskah dibuat;

(3) tanggal naskah;

(4) nomor naskah;

(5) perihal/masalah/judul; dan

(6) tujuan;

b) semua data yang ada harus tercatat dengan lengkap padakolom-kolom sarana pencatatan;

c) pencatatan harus dilaksanakan dengan jelas agar dapatdibaca oleh siapapun sehingga tidak menyulitkan pencarian arsipapabila dibutuhkan;

d) setiap naskah yang diterima harus segera dicatat secarakronologis menurut tanggal datangnya tulisan dinas/naskah; dan

e) naskah/tulisan dinas harus bersih, tidak boleh membubuhkantulisan-tulisan, coretan, atau tanda-tanda lain kecuali cap nomoragenda saja.

3) Penyimpanan Arsip. Penyimpanan arsip sebagai berikut:

a) penyimpanan harus praktis dan mudah dicari sehingga arsipdapat dengan mudah untuk ditemukan apabila diperlukan dalampenyajian;

b) harus ada klasifikasi dalam penyimpanan arsip, sehinggakeamanan data/informasi arsip dapat terjamin;

c) penyimpanan arsip diusahakan sedapat mungkin hemat, tidakterlalu banyak ruangan, personel, maupun materiil; dan

127

d) arsip disimpan secara konsisten, dengan menggunakan sistemdan prosedur yang sama.

4) Pemeliharaan Arsip. Pemeliharaan arsip merupakan usaha kegiatanyang bertujuan agar arsip tidak rusak baik fisik maupun informasididalamnya. Dengan demikian perlu adanya tindakan pencegahanterhadap kerusakan arsip yaitu:

a) gunakan kertas, tinta atau pita mesin tik/komputer dengankualitas yang baik dalam pembuatan tulisan dinas;

b) selalu menjaga kebersihan ruangan/gudang tempatpenyimpanan arsip dengan menggunakan alat pengisap debu secararutin;

c) mengatur suhu temperatur udara didalam ruangan/gudangarsip berkisar antara 15ºC sampai dengan 21ºC;

d) hindari ruangan/gudang arsip dari kebocoran dan bahan-bahan yang mudah terbakar dan periksa instalasi listrik untukmenghindari aliran arus pendek;

e) di dalam ruangan/gudang arsip dilarang merokok, membawa/menyimpan makanan dan membuang sampah sembarangan;

f) hindari sinar matahari langsung masuk kedalam ruangan/gudang arsip;

g) mengusir/membasmi serangga dengan menggunakan kamperdan melakukan fumigasi setiap tiga bulan sekali; dan

h) menyediakan alat pemadam kebakaran.

5) Penyajian Arsip. Penyajian arsip sebagai berikut:

a) arsip dinamis pada dasarnya bersifat tertutup dan hanyapetugas/orang tertentu yang boleh mengetahui isiinformasi arsip;

b) arsip statis yang sudah disimpan di ANRI pada dasarnyabersifat terbuka, tetapi untuk jenis-jenis arsip tertentu penggunaannyamasih harus meminta persetujuan dari instansi/badan pencipta arsip;

c) penggunaan dan peminjaman arsip harus melalui ketentuandan prosedur yang berlaku; dan

d) penyalagunaan informasi arsip dapat dikenakan sanksiadministrasi dan ketentuan pidana sesuai dengan perundang-undangan.

128

6) Penilaian Arsip. Penilaian arsip perlu memperhatikan hal-hal sebagaiberikut:

a) Dasar Penilaian Arsip. Dasar penilaian arsip terdiri dari:

(1) penting tidaknya untuk kebijaksanaan selanjutnya;

(2) tingkat sumber/pencipta arsip;

(3) nilai penelitian/sejarah/ilmiah;

(4) tingkat daya guna bagi organisasi;

(5) arti dan nilai administrasi, hukum dan keuangan;

(6) nilai kegunaan perorangan;

(7) pengaruh tingkat kerahasiaan;

(8) ketentuan undang-undang/peraturan;

(9) waktu rata-rata terendah dalam penyelesaian masalah;dan

(10) perhitungan waktu penilaian, pencatatan dan penya-luran.

b) Penggolongan arsip. Berdasarkan penilaian, arsip bernilaidua tahun, lima tahun, sepuluh tahun, dan lebih dari sepuluh tahunatau abadi/statis.

c) Arsip yang dinilai. Tulisan dinas/naskah lembar pertama(yang dikirim kepada alamat) dan lembar kedua (pertinggal/yangdibuat oleh pembuat naskah) yang ditandatangani pejabat yangberwenang. Pada lembar kedua biasanya tercantum satu/beberapaparaf pejabat pengonsep.

d) Arsip dosir personel dinyatakan aktif selama yangbersangkutan masih dinas aktif ditambah tiga puluh tahun sejak yangbersangkutan diberhentikan. Setelah itu dinyatakan inaktif danbernilai lima tahun atau lebih dari lima tahun.

e) Arsip keuangan dinyatakan aktif selama Undang-UndangPerhitungan Anggaran yang bersangkutan belum ditetapkan, arsipmateriil dinyatakan aktif selama barang belum dihapuskan.

f) Sebagai dasar waktu penilaian adalah tanggal pada waktuarsip diterima. Misalnya meskipun arsip itu terbit tahun 2003 tetapitahun 2005 baru masuk ke Unit Kearsipan I. Unit Kearsipan I akanmenyimpan sampai tahun 2007.

129

7) Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip terdiri dari rangkaian kegiatanpemindahan dan pemusnahan yang disesuaikan dengan jadwalpemindahan dan pemusnahan.

a) Ketentuan pemindahan adalah sebagai berikut:

(1) pemindahan harus disertai surat pengantar yangdilampiri daftar arsip dan berita acara pemindahan arsip;

(2) surat pengantar dan daftar arsip dibuat rangkap dua,lembar pertama bersama arsip dikirimkan ke Unit Kearsipandiatasnya, sedangkan lembar kedua bersama daftar arsipdisimpan sebagai arsip/pertinggal;

(3) arsip yang akan dipindahkan dibungkus dengan kertasaspal, setiap bungkus berisi satu himpunan/berkas masalah,selanjutnya dimasukkan ke dalam boks arsip, peti arsip, dandiberi tanda/label pengenal isinya;

(4) arsip yang dipindahkan harus disampaikan oleh petugaskhusus yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pemin-dahan arsip tersebut; dan

(5) serah terima arsip hendaknya dilaksanakan sebaik-baiknya, terutama penelitian/pencocokkan antara daftar arsipdengan arsip yang diterima, dan apakah arsip dalam keadaanbaik, rusak, sobek atau kotor.

b) Ketentuan pemusnahan:

(1) arsip hanya dapat dimusnahkan oleh Unit Kearsipan.Unit Pengolah tidak boleh memusnahkan arsip tetapimemusnahkan nonarsip dengan ketentuan sebagai berikut:

(a) dilaksanakan setiap tiga bulan sekali;

(b) dicatat dalam daftar nonarsip yang dimusnahkan;dan

(c) tanpa berita acara dan daftar arsip;

(2) pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan setelahmendapat persetujuan dari pimpinan/komandan satuan danUnit Kearsipan yang lebih tinggi sedangkan arsip perben-daharaan harus mendapat persetujuan dari Irjen dan BPK;

(3) arsip yang akan dimusnahkan telah dinilai sesuaidengan ketentuan yang berlaku serta telah dibuatkan daftararsipnya;

130

(4) pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dihancurkanatau dibakar habis sehingga tulisan pada arsip tidak terbacalagi;

(5) pemusnahan arsip dilaksanakan oleh panitia yang terdiriatas unsur pengamanan, unsur kesekretariatan, dan UnitKearsipan, serta unsur lain yang dianggap perlu;

(6) panitia yang melakukan pemusnahan arsip membuatberita acara pemusnahan yang dilampiri dengan daftar arsipyang dimusnahkan; dan

(7) mengirimkan berita acara pemusnahan kepada UnitKearsipan diatasnya yaitu:

(a) Unit Kearsipan III kepada Unit Kearsipan IV ataupejabat yang ditunjuk;

(b) Unit Kearsipan II kepada Unit Kearsipan III; dan

(c) Unit Kearsipan I kepada Unit Kearsipan II.

c) Jadwal pemindahan dan pemusnahan diatur sebagai berikut:

(1) setiap bulan Oktober Unit Kearsipan III memindahkanarsip yang bernilai lebih dari sepuluh tahun ke Unit KearsipanIV Setum TNI dan setiap bulan November memusnahkan arsipyang bernilai sepuluh tahun;

(2) setiap bulan November Unit Kearsipan II memindahkanarsip yang bernilai lebih dari lima tahun ke Unit Kearsipan IIIdan setiap bulan Desember memusnahkan arsip yang bernilailima tahun;

(3) setiap bulan Desember Unit Kearsipan I memindahkanarsip yang bernilai lebih dari dua tahun ke Unit Kearsipan IIdan setiap bulan Januari memusnahkan arsip yang bernilaidua tahun; dan

(4) setiap bulan Maret, Juni, September dan Desember UnitPengolah memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan I dansetiap bulan April, Juli, Oktober dan Januari memusnahkannonarsip.

131

BAB IIIORGANISASI, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

10. Umum. Untuk menjamin keberhasilan penyelenggaraan Minu AD dalam rangkamendukung pembinaan dan penggunaan kekuatan AD maka perlu diatur organisasipelaksanaan, tugas dan tanggung jawab mulai dari tingkat pusat sampai tingkatsatminkal, sehingga menggambarkan lingkup tanggung jawab para pejabat sesuaitingkatannya.

11. Organisasi. Penyelenggaraan Minu AD disusun sebagai berikut:

a. Stuktur Organisasi.

1) Tingkat Pusat.

2) Tingkat Kotama/Balakpus.

AJEN KOTAMA/BALAKPUS/SET BALAKPUS

SIMINU/TU

BAGBINPOSMIL BAGARSIP

DITAJENAD

SUBDITBINMINU

BAGBINTULDIS

132

3) Tingkat Satminkal.

b. Susunan Organisasi. Susunan penyelenggaraan Minu AD sesuaidengan tingkat kewenangannya adalah sebagai berikut:

1) Tingkat Pusat. Dirajenad sebagai penanggung jawab penye-lenggaraan Minu AD, dalam pelaksanaan sehari-hari dibantu olehKasubditbinminu. Kasubditbinminu dalam pelaksanaan tugas sehari-haridibantu oleh Kabagbintuldis untuk bidang penyelenggaraan tuldis,Kabagbinposmil untuk bidang penyampaian tuldis dan Kabagarsip untukbidang pengelolaan arsip.

2) Tingkat Kotama/Balakpus. Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpussebagai penanggung jawab penyelenggaraan Minu AD di Kotama/Balakpus,dalam pelaksanaan sehari-hari dibantu oleh Kasiminu/Pejabat TU.

3) Tingkat Satminkal. Dan/Ka Satminkal sebagai penanggung jawabpenyelenggaraan Minu AD di satminkal, dalam pelaksanaan sehari-haridibantu oleh Pejabat Set/Urtu Satminkal.

12. Tugas dan Tanggung Jawab.

a. Tingkat Pusat.

1) Dirajenad. Sebagai penanggung jawab penyelenggaraan Minu ADtingkat pusat memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) memberikan asistensi teknis kepada satuan, badan, lembagadi lingkungan Angkatan Darat yang berhubungan denganpenyelenggaraan Minu AD;

b) merencanakan dan menyiapkan peranti lunak dalam rangkapenyelenggaraan Minu AD;

c) memimpin, merencanakan dan membuat usulan program dananggaran serta pelaksanaan program dan anggaran bidang Minu AD;

d) melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadappenyelenggaraan Minu AD;

SATMINKAL

SET/URTU SATMINKAL

133

e) mengevaluasi dan melaporkan hasil penyelenggaraan MinuAD kepada Kasad;

f) memberikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraanMinu AD kepada Kasad; dan

g) dalam pelaksanaan tugasnya Dirajenad bertanggung jawabkepada Kasad.

2) Kasubditbinminu. Sebagai pembantu pelaksana Dirajenad dalampenyelenggaraan Minu AD tingkat pusat, Kasubditbinminu memiliki tugasdan tanggung jawab sebagai berikut:

a) memimpin, membina, mengendalikan, mengoordinasikan danmengawasi segala usaha, pekerjaan dan kegiatan yang berhubungandengan penyelenggaraan Minu AD;

b) merumuskan dan melaksanakan program kerja dan anggarandi bidang administrasi umum;

c) menyelenggarakan pembinaan tulisan dinas yang meliputi:

(1) pengendalian dan verifikasi terhadap pelaksanaanadministrasi umum, kesekretariatan dan pengawasan formulirAngkatan Darat,

(2) menyelenggarakan autentikasi peraturan Kasad; dan

(3) menyelenggarakan pengurusan, pengadaan danpendistribusian formulir Angkatan Darat.

d) menyelenggarakan dan melaksanakan pembinaan pos militerdalam bidang penyampaian tulisan dinas, antara lain melaksanakankoordinasi dengan PT Pos Indonesia (Persero) tentang kerja samapelayanan pos dinas Angkatan Darat;

e) menyelenggarakan dan melaksanakan pembinaanpengelolaan arsip Angkatan Darat;

f) melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadappenyelenggaraan Minu AD;

g) mengevaluasi dan melaporkan hasil penyelenggaraan MinuAD kepada Dirajenad;

h) memberikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraanMinu AD kepada Dirajenad; dan

i) dalam pelaksanaan tugasnya Kasubditbinminu bertanggungjawab kepada Dirajenad.

134

3) Kabagbintuldis. Sebagai pembantu pelaksana Kasubditbinminudalam penyelenggaraan Minu AD di bidang penyelenggaraan tulisan dinastingkat pusat, Kabagbintuldis memiliki tugas dan tanggung jawab sebagaiberikut:

a) menyelenggarakan pengendalian dan verifikasi terhadappenyelenggaraan tulisan dinas Angkatan Darat;

b) menyelenggarakan autentikasi peraturan Kasad;

c) merencanakan pengadaan dan pendistribusian sertapengawasan formulir Angkatan Darat;

d) mengevaluasi dan melaporkan hasil pembinaan tulisan dinasAD kepada Kasubditbinminu;

e) menyampaikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraantulisan dinas kepada Kasubditbinminu; dan

f) dalam pelaksanaan tugasnya Kabagbintuldis bertanggungjawab kepada Kasubditbinminu.

4) Kabagbinposmil. Sebagai pembantu pelaksana Kasubditbinminudalam penyelenggaraan Minu AD di bidang penyampaian tulisan dinastingkat pusat, Kabagbinposmil memiliki tugas dan tanggung jawab sebagaiberikut:

a) mensosialisasikan ketentuan penyampaian tulisan dinas diseluruh satuan jajaran Angkatan Darat;

b) merencanakan, melaksanakan pengadaan dan mendistri-busikan sarana penyampaian tulisan dinas;

c) menyelenggarakan dan melaksanakan pembinaan pos militerdalam bidang penyampaian tulisan dinas, antara lain melaksanakankoordinasi dengan PT Pos Indonesia (Persero) tentang kerja samapelayanan pos dinas Angkatan Darat;

d) mengevaluasi dan melaporkan hasil pembinaan penyampaiantulisan dinas kepada Kasubditbinminu;

e) menyampaikan saran dan pendapat tentang penyampaiantulisan dinas kepada Kasubditbinminu; dan

f) dalam pelaksanaan tugasnya Kabagbinposmil bertanggungjawab kepada Kasubditbinminu.

135

5) Kabagarsip. Sebagai pembantu pelaksana Kasubditbinminu dalampenyelenggaraan Minu AD di bidang pengelolaan arsip tingkat pusat,Kabagarsip memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) menyelenggarakan dan melaksanakan pengurusan arsipAngkatan Darat sebagai Unit Kearsipan II dan III yang meliputipencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyajian, penilaian danpenyusutan arsip;

b) menerima arsip inaktif yang bernilai lebih dari lima tahun dariUnit Kearsipan II/Kotama dan yang bernilai lebih dari dua tahun dariUnit Kearsipam I/Balakpus;

c) memindahkan arsip inaktif yang bernilai lebih dari sepuluhtahun ke Unit Kearsipan IV Setum Mabes TNI;

d) mengevaluasi dan melaporkan hasil pengelolaan arsip kepadaKasubditbinminu;

e) menyampaikan saran dan pendapat tentang pengelolaan arsipkepada Kasubditbinminu; dan

f) dalam pelaksanaan tugasnya Kabagarsip bertanggung jawabkepada Kasubditbinminu.

b. Tingkat Kotama/Balakpus.

1) Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpus. Sebagai penanggungjawab penyelenggaraan Minu AD di Kotama/Balakpus, Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpus memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) memimpin, membina, mengendalikan, mengoordinasikan danmengawasi segala usaha, pekerjaan dan kegiatan yang berhubungandengan penyelenggaraan Minu AD di Kotama/Balakpus yang meliputipenyelenggaraan tulisan dinas, penyampaian tulisan dinas danpengelolaan arsip;

b) mengevaluasi dan melaporkan hasil penyelengaraan Minu ADkepada Pang/Dan/Gub/Dir/Ka;

c) menyampaikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraanMinu AD kepada Dirajenad; dan

d) dalam pelaksanaan tugasnya Kaajen Kotama/Balakpus/SesBalakpus bertanggung jawab kepada Pang/Dan/Gub/Dir/Ka.

136

2) Kasiminu/Pejabat TU. Sebagai pembantu pelaksana penyeleng-garaan Minu AD di Kotama/Balakpus, Kasiminu/Pejabat TU memiliki tugasdan tanggung jawab sebagai berikut:

a) membina, mengoordinasikan dan mengawasi penyeleng-garaan tulisan dinas di Kotama/Balakpus;

b) membina, mengoordinasikan dan mengawasi penyampaiantulisan dinas di Kotama/Balakpus;

c) membina, mengoordinasikan, melaksanakan dan mengawasipengelolaan arsip di Kotama/Balakpus;

d) menyampaikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraanMinu AD kepada Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpus; dan

e) dalam pelaksanaan tugasnya Kasiminu/Pejabat TU bertang-gung jawab kepada Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpus.

c. Tingkat Satminkal.

1) Dan/Ka Satminkal. Sebagai penanggung jawab penyelenggaraanMinu AD di satminkal, Dan/Ka Satminkal memiliki tugas dan tanggung jawabsebagai berikut:

a) memimpin, membina, mengendalikan, mengoordinasikan danmengawasi segala usaha, pekerjaan dan kegiatan yang berhubungandengan penyelenggaraan Minu AD di Satminkal;

b) mengevaluasi dan melaporkan hasil penyelengaraan Minu ADkepada komandan atasan;

c) menyampaikan saran dan pendapat tentang penyelenggaraanMinu AD kepada Kaajen Kotama/Balakpus/Ses Balakpus/Kasetumad;dan

d) dalam pelaksanaan tugasnya Dan/Ka Satminkal/Ses Balakpusbertanggung jawab kepada komandan atasan.

2) Kaset/Pejabat Urtu Satminkal. Sebagai pembantu pelaksanapenyelenggaraan Minu AD di satminkal, Kaset/Pejabat Urtu memiliki tugasdan tanggung jawab sebagai berikut:

a) Menyelenggarakan dan melaksanakan tulisan dinas disatminkal;

b) menyelenggarakan dan melaksanakan penyampaian tulisandinas Angkatan Darat di satminkal;

c) menyelenggarakan dan melaksanakan pengelolaan arsip disatminkal;

137

d) memberi saran dan masukan kepada Dan/Ka Satminkal untukkelancaran pelaksanaan penyelenggaraan Minu AD di satuannya;dan

e) dalam pelaksanaan tugasnya Kaset/Pejabat Urtu bertanggungjawab kepada Dan/Ka Satminkal.

BAB IVPELAKSANAAN KEGIATAN

13. Umum. Pelaksanaan kegiatan Penyelenggaraan Minu AD meliputi perencanaan,persiapan, pelaksanaan dan pengakhiran, merupakan langkah-langkah yang dapatdijadikan pedoman dalam proses penyelenggaraan Minu AD.

14. Penyelenggaraan Tulisan Dinas.

a. Perencanaan.

1) Merencanakan konsep tulisan dinas yang akan dibuat hingga tulisandinas itu ditandatangani oleh yang berwenang. Pembuatan tulisan dinas itutimbul karena:

a) adanya kebijaksanaan pimpinan;

b) sebagai reaksi atau suatu aksi; dan

c) sebagai konsep baru.

2) Menganalisa petunjuk pimpinan untuk dapat menentukan konseppenyusunan suatu tulisan dinas.

b. Persiapan.

1) Mempelajari referensi yang diperlukan.

2) Menyiapkan konsep yang akan dibuat oleh pejabat terkait sesuaidengan bidang tugasnya, namun dalam keadaan tertentu pimpinan dapatmenunjuk pejabat lain.

3) Menyiapkan konsep yang akan diajukan kepada pimpinan, terlebihdahulu harus diteliti oleh kepala sekretariat/sekretaris/pejabat minudalam hal kebenaran isi, bentuk, dan redaksinya. Jika terjadipenyimpangan, hendaknya dikoordinasikan dengan konseptor untukdiadakan perbaikan.

4) Paraf dibubuhkan di sebelah kiri bawah tajuk tanda tangan padalembar kedua, dengan urutan:

a) konseptor;

138

b) kepala sekretariat/sekretaris/pejabat minu; dan

c) pejabat terkait.

c. Pelaksanaan. Menentukan format tulisan dinas yang akan dibuat,menentukan bentuk tulisan dinas sesuai kegunaan dan tujuannya, dapat ditentukanke dalam berbagai bentuk tata tulisan, hal tersebut dilaksanakan agarpenyampaian tujuan dari tulisan dinas dapat mencapai sasaran yang diinginkan.

1) Peraturan (Per). Peraturan digunakan untuk menetapkan/mengesahkan organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, programkerja dan anggaran serta pendelegasian wewenang yang bersifat tetap.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Pejabat yangberwenang menandatangani peraturan adalah:

(1) Kepala Staf Angkatan Darat, untuk kebijakan pokokyang berlaku bagi jajaran Angkatan Darat;

(2) Panglima/Komandan Kotama untuk kebijakan pokokyang berlaku bagi jajaran Kotama masing-masing.

b) Susunan. Susunan peraturan adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan dengan gambar lambangAngkatan Darat;

(b) kata Peraturan diikuti dengan nama jabatanpejabat yang menandatangani, seluruhnya denganhuruf kapital disusun secara simetris;

(c) nomor, diikuti tahun pembuatan yang dibuat dibawah kata “Peraturan Kepala Staf Angkatan Darat”pada kelompok kepala;

(d) kata tentang, seluruhnya ditulis dengan hurufkapital;

(e) rumusan tingkat materi sebagai judul peraturan,seluruhnya di tulis dengan huruf kapital; dan

(f) kata pembuka “Dengan Rahmat Tuhan YangMaha Esa ……” seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani,seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diikuti tanda koma;

139

(3) kelompok konsiderans, terdiri atas:

(a) menimbang memuat landasan fisiologis,sosiologis, dan yuridis yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluar-kannya peraturan; dan

(b) mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar dikeluarkannya peraturan,tataran tulisan dinasnya paling rendah sama denganperaturan yang dikeluarkan, disusun menurut tataranhierarkis dan kronologis tulisan dinas.

(4) kelompok diktum yang dimulai kata memutuskan, se-luruhnya ditulis dengan huruf kapital, diikuti tanda titik dua,simetris di tengah diikuti dengan kata menetapkan di tepi kirikemudian diikuti judul/topik yang disahkan dan ditulis denganhuruf kapital, dengan penjelasan sebagai berikut:

(a) materi peraturan dicantumkan di dalam diktumsecara berurutan dalam susunan pasal-pasal;

(b) jika terlalu panjang, materi peraturan dapatdibuat sebagai lampiran, dan halaman terakhir lampiranharus ditandatangani oleh pejabat yang menetapkanperaturan;

(c) dalam diktum dicantumkan pula penetapanlainnya, misalnya saat berlakunya peraturan, pem-batalan/pencabutan ketentuan lain, atau pengaturanlebih lanjut;

(d) diktum pada induk peraturan disusun denganBAB diikuti angka Romawi, di bawahnya ditulis judulbab secara simetris,bab dirinci menjadi pasal denganhuruf tittle case diikuti angka Arab ditulis simetris,pasaldirinci menjadi ayat ditulis tanpa kata ayat denganangka Arab di antara tanda kurung (…..), berturut-turutmenjadi abjad, angka Arab, abjad satu tanda kurungtutup dan angka Arab satu tanda kurung tutup; dan

(e) diktum pada lampiran peraturan disusun sesuaidengan ketentuan susunan tulisan dinas.

(5) kelompok penutup yang terdiri atas tempat (namakota/kabupaten) dan tanggal ditetapkannya peraturan ditulisdengan hurup kapital pada awal kata, serta tajuk tanda tanganditulis dengan huruf kapital; dan

(6) autentikasi dan distribusi.

140

c) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalamsatu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut:

(1) nomor urut ditulis dengan angka Arab; dan

(2) diikuti kata TAHUN dan angka Arab.

Contoh: NOMOR 135 TAHUN 2012

d) Autentikasi.

(1) Peraturan yang sudah ditandatangani perlu diauten-tikasi oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang minu.

(2) Autentikasi merupakan suatu pernyataan bahwasebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatuperaturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkanoleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang minu.

(3) Kata autentikasi dicantumkan di bawah atau di sebelahkiri tajuk tanda tangan, ditulis dengan huruf kapital pada awalkata (tittle case), dan pada tajuk tanda tangan yang berwenangdicantumkan kata tertanda sebagai pengganti tanda tanganyang sebenarnya.

(4) Pejabat yang berhak memberikan autentikasi adalah:

(a) Dirajenad untuk Peraturan Kepala Staf AngkatanDarat.

(b) Kaset Kotama untuk Peraturan Pangkotama/Dankotama.

(5) Naskah hasil autentikasi menggunakan cap jabatanDirajenad atau Kasetum Kotama, sedangkan pada tajuk tandatangan pejabat yang menandatangani cukup ditulis tertanda.

Contoh:

(a) Untuk lembar asli.

(b) Untuk lembar kopi/yang akan digandakan.

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT,

(ditandatangani dan dicap)

MOELDOKOJENDERAL TNI

AutentikasiDIREKTUR AJUDAN JENDERAL ANGKATAN DARAT,

(ditandatangani dan dicap)

DIDIK HARTANTO, S.I.P.BRIGADIR JENDERAL TNI

141

(b) Untuk lembar yang digandakan.

(6) Pengesahan pembentukan ataupun pembubaranorganisasi dilakukan dengan peraturan.

e) Distribusi.

(1) Distribusi peraturan merupakan alamat distribusi.

(2) Alamat distribusi dicantumkan di bagian kiri bawahsebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan.

(3) Jika alamat distribusi tidak dicantumkan, peraturandapat didistribusi menggunakan daftar distribusi menurutkeperluan.

(4) Tata cara mengurutkan alamat pejabat disusun mulaipangkat, jabatan dan tingkat organisasi.

(5) Naskah asli dan lembar Peraturan Kasad yang diparafdisimpan Ditajenad, Peraturan Pangkotama/Dankotama yangdiparaf disimpan Setum Kotama sebagai pertinggal. Fotokopilembar yang diparaf disimpan dalam takahnya.

f) Peraturan ditulis/diketik dengan menggunakan huruf BookmanOld Style ukuran 12.

Format peraturan dapat dilihat pada contoh 12a.

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT,

tertanda

MOELDOKOJENDERAL TNI

AutentikasiDIREKTUR AJUDAN JENDERAL ANGKATAN DARAT,

(ditandatangani dan dicap)

DIDIK HARTANTO, S.I.P.BRIGADIR JENDERAL TNI

142

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESAKEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA,

AutentikasiNAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

Ditetapkan di …………………...………pada tanggal …………………………...

NAMA JABATAN,

Tertanda

NAMAPANGKAT

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESAKEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA,

CONTOH 12aFORMAT PERATURAN TANPA LAMPIRAN

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim dan judulPeraturan yang akanditetapkan

Memuat alasantentang perluditetapkan Peraturan

Memuat peraturanperundang-undanganyang menjadi dasarditetapkannyaPeraturan

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Nama Jabatan danNama Pejabat yangditulis dengan hurufkapital

Lambang KartikaEka Paksi/Kotama

Autentikasi diberikanoleh Dirajenad/Kasetum Kotama

Penulisan tentangdengan kapital

Rumusan materiditulis dengan hurufkapital

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARAT/KOTAMA

PERATURAN KEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA

NOMOR…… TAHUN........

TENTANG...............................................................................

Menimbang : a. bahwa ……………….....…......……………..b. bahwa ……………….......…..……........... dst.

Mengingat : 1. .…………………………………….……............2. ………………………………………..….... dst.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN …………….TENTANG…………………….………………………………………………....……………..

Ditetapkan di …………………...………pada tanggal …………………………...

NAMA JABATAN,

tertanda

NAMAPANGKAT

BAB I...................dst.

Bagian Kesatu……………………

.............................................................................

......................ParagrafPasal 1

.............................................................................

......................

……………………………………………………………….……………

143

MEMUTUSKAN:

Rumusan materiditulis dengan hurufkapital

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN DARAT/KOTAMA

PERATURAN KEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA

NOMOR…… TAHUN......

TENTANG...............................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESAKEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA,

Menimbang : a. bahwa …………….....…......…………………….b. bahwa …………….......…..……....……….. dst.

Mengingat : 1. ………………………………….……...............2. ………………………………………..…........dst.

MEMUTUSKAN:Menetapkan : PERATURAN ………….. TENTANG…….…....….…….……………………………………....…….......….

Ditetapkan di ……………………………pada tanggal ……….…………………...

NAMA JABATAN,

tertanda

NAMAPANGKAT

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim dan judulPeraturan yang akanditetapkan

Memuat alasantentang perluditetapkan Peraturan

Memuat peraturanperundang-undanganyang menjadi dasarditetapkannyaPeraturan

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Nama Jabatan danNama Pejabat yangditulis dengan hurufkapital

Lambang KartikaEka Paksi/Kotama

Pasal 1……………………………………………………………….……………………………………………………………

Pasal 2 dst.

AutentikasiNAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

Autentikasi diberikanoleh Dirajenad/Kasetum Kotama

CONTOH 12bFORMAT PERATURAN BERLAMPIRAN

144

LAMPIRANPERATURAN KEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA

NOMOR … TAHUN ….

........................................................

(JUDUL)

BAB I................................

(JUDUL BAB)

1. ....................(Judul Pasal) dst.a. …………………b. dst.

BAB II(dst.)

2. ...................dst.

a. ..............b. dst.

1) ..............2) dst.

a) ..............b) dst.

(1) ..............(2) dst.

(a) .............(b)dst.

BAB ....PENUTUP

NAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

CONTOH 12cFORMAT LAMPIRAN PERATURAN

145

2) Peraturan Bersama. Peraturan bersama adalah suatu bentuktulisan dinas yang memuat kebijakan pokok dari Kepala Staf Angkatan Daratdengan pejabat di Instansi Pemerintah maupun nonpemerintah yang terdiriatas dua pejabat atau lebih, yang bersifat umum, berlaku untuk instansiyang mengeluarkan, dan menjadi dasar tulisan dinas lainnya. Peraturanbersama memuat hal-hal yang perlu diatur bersama-sama instansi yangbersangkutan.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Pejabat yangberwenang menandatangani peraturan bersama, adalah para menteriatau pejabat setingkat menteri dengan Kepala Staf Angkatan Darat.

b) Susunan. Peraturan bersama disusun sebagai berikut:

(1) kelompok kepala terdiri atas:

(a) Lambang Negara Garuda Pancasila;

(b) kata Peraturan Bersama diikuti dengan namajabatan pejabat yang mengeluarkan/menandatangani,ditulis simetris di bawah lambang Garuda Pancasiladengan huruf kapital;

(c) penomoran menggunakan nomor peraturan yangberlaku/sesuai dengan ketentuan pada instansi masing-masing;

(d) kata tentang ditulis simetris di bawah nomordengan huruf kapital;

(e) rumusan materi keputusan bersama ditulisdengan huruf kapital; dan

(f) peraturan bersama tidak menggunakan kopsurat;

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulisdengan huruf kapital secara simetris di bawah rumusan materiperaturan bersama;

(3) ketentuan kelompok konsiderans peraturan bersama,sama dengan kelompok konsiderans pada peraturan;

(4) ketentuan kelompok diktum sama dengan kelompokdiktum pada peraturan; dan

(5) kelompok penutup terdiri atas tempat (namakota/kabupaten) dan tanggal ditetapkan dan tajuk tandatangan, tajuk tanda tangan disesuaikan dengan tingkat danbanyaknya pejabat penanda tangan dengan urutan sebagaiberikut: pejabat yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kanan

146

paling atas, kemudian urutan kedua di sebelah kiri dibuatsimetris dan seterusnya disesuaikan dengan tingkat jabatanpenanda tangan.

c) Penomoran. Untuk Angkatan Darat menggunakan nomorperaturan pada tanggal peraturan tersebut dikeluarkan, sedangkansusunan nomor disesuaikan dengan urutan pejabat penanda tangan.

d) Autentikasi. Peraturan Bersama yang akan didistribusi dilingkungan Angkatan Darat perlu diautentikasi sesuai denganketentuan, naskah asli dibuat sebanyak instansi yang mengeluarkanperaturan bersama dan peraturan bersama yang asli disimpan diDitajenad sebagai arsip.

e) Daftar distribusi. Peraturan bersama didistribusikan sesuaidengan alamat yang ditentukan. Peraturan Bersama yangdidistribusikan di lingkungan Angkatan Darat adalah hasilpenggandaan yang telah diautentikasi oleh Dirajenad.

Format Peraturan Bersama dapat dilihat pada contoh 13.

147

CONTOH 13FORMAT PERATURAN BERSAMA

BAB IXXXXXXXXXXX

Pasal 1

(1) …………………………………………………………………………………………………..................

a. .................................................................................................................................................

b. dst

Pasal 2

………………………………………………………………………………………………………..……..................................................................................................................................dst.

Judulperjanjian(namanaskahdinas, parapihak objekperjanjian(Hurufkapital 11)

Penomoranberurutanselama satutahun takwim

Judulperaturanditulisdenganhuruf kapital

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESAKEPALA STAF ANGKATAN DARAT

DENGAN................................................................ ,

PERATURAN BERSAMAANTARA

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

DAN................................................................

NOMOR .................................................NOMOR .................................................

TENTANG.......................................................................................

..........................

Menimbang : a.

b.

Mengingat : 1.

2.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN BERSAMA ANTARA KEPALA STAF ANGKATAN DARATDAN .........................DALAM BIDANG…………….................................……DENGAN KETENTUAN SEBAGAI BERIKUT:

Memuatkonsideransdari peraturanbersama yangberisipertimbangan,dasar aturandan penetapanperaturanbersama

Memuatsubstansi dariperaturanbersama

148

Memuat hal-hal lain yangperlu diatursesuaikebutuhan dariperaturanbersama

BAB .....XXXXXXX

Pasal ....

………………………………………………………………………………………………………..…….......................................................................................................................................

Pasal .....

………………………………………………………………………………………………………..…….................................................................................................................................. dst.

BAB .....XXXXXXXXXX

Pasal ...

………………………………………………………………………………………………………..…….......................................................................................................................................

Pasal ....

………………………………………………………………………………………………………..……..................................................................................................................................dst.

Ditetapkan di : ….…………….pada tanggal : ……………….

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT, PEJABAT INSTANSI LAIN,

NAMA NAMAPANGKAT PANGKAT

................................. ..........................

Memuat tempattanggal PeratuanBersama ditetap-kan, penanda-tanganan pejabatyang menetapkanPeraturan Ber-sama

149

3) Perintah Harian (Prinhar). Perintah Harian adalah bentuk tulisandinas yang memuat kebijakan pokok, pesan-pesan pribadi, dan pernyataankehendak pimpinan yang harus ditaati dikeluarkan untuk memperingatisuatu peristiwa penting.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Prinharhanya dapat dikeluarkan oleh Kepala Staf Angkatan Darat untukPrinhar yang ditujukan kepada jajaran Angkatan Darat.

b) Susunan. Perintah Harian dibuat dengan kop nama jabatan,dengan susunan sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas kop nama jabatan, dankata Perintah Harian, seluruhnya ditulis dengan huruf kapitalditebalkan;

(2) kelompok isi, terdiri atas kalimat pembuka, pernyataankehendak/pesan yang harus dipatuhi, dan diakhiri dengankalimat penutup yang memuat ucapan terima kasih, harapanserta penegasan; dan

(3) kelompok penutup, terdiri atas tempat (namakota/kabupaten) dan tanggal pengeluaran Perintah Harian,serta tajuk tanda tangan.

c) Penomoran, distribusi, autentikasi, dan tembusan. Perintahharian tidak diberi nomor, autentikasi, dan tembusan. PerintahHarian yang dikeluarkan oleh Kepala Staf Angkatan Darat didistribusike seluruh jajaran Angkatan Darat.

Format Perintah Harian dapat dilihat pada contoh 14.

150

CONTOH 14FORMAT AMANAT KASAD/PERINTAH HARIAN

Kop Jabatan

Berisi JudulAmanatdenganditebalkan

Memuat katapembukaAmanat

MemuatIsi Amanat

MemuatPenutupAmanat

Memuatwaktu, tempatpenanda-tanganan

AMANAT/PERINTAH HARIANKEPALA STAF ANGKATAN DARAT

……………………………………………………………………………………………………………

Para Perwira, Bintara, Tamtama dan PegawaiNegeri Sipil serta hadirin sekalian yang sayahormati

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..Pertama …………………………………………………………………………

…………………………………………………………........Kedua …………………………………………………………………………

……………………………………………………………………Ketiga …………………………………………….……………………………

………………………………………………………………………………........

.......................................................................................................................................................

Jakarta ……………….......NAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

151

4) Instruksi (Ins). Instruksi adalah bentuk tulisan dinas yang memuatarahan pelaksanaan suatu kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaanyang tertuang di dalam peraturan. Instruksi selalu berinduk kepadaperaturan.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Instruksitidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain, hanya dapat dikeluarkandan ditandatangani oleh Kepala Staf Angkatan Darat untuk instruksiyang ditujukan kepada jajaran Angkatan Darat, Pang/Dan Kotamauntuk instruksi yang ditujukan kepada jajaran kotama masing-masing.

b) Susunan. Susunan Instruksi sebagai berikut:

(1) kelompok kepala dengan susunan seperti padaPeraturan, kecuali kata dan singkatan Per diganti dengan Ins;

(2) kelompok konsiderans, terdiri atas:

(a) menimbang, memuat uraian tentang perlunyadikeluarkan instruksi;

(b) mengingat, memuat ketentuan/dasar dikeluar-kannya instruksi;

(c) kelompok diktum, dimulai dengan katamenginstruksikan seluruhnya ditulis di tengah denganhuruf kapital, diikuti dengan kata kepada dan untuk,selanjutnya memuat materi instruksi yang disusun pasaldemi pasal; dan

(d) kelompok penutup sama dengan bentukkeputusan.

(3) Penomoran, distribusi dan tembusan.

(a) Penomoran. Tata cara penomoran instruksisama dengan keputusan, kecuali singkatan Kep digantidengan Ins.

(b) Distribusi. Distribusi/alamat instruksi dicantum-kan pada diktum, sedangkan tembusannya dicantum-kan di sebelah kiri bawah sebaris dengan nama pejabatyang menandatangani pada tajuk tanda tangan.

(4) Instruksi merupakan suatu petunjuk/arahan pelak-sanaan suatu peraturan dan kedudukan instruksi sebagai anakperaturan menunjukkan bahwa tulisan dinas ini merupakanbagian dari kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaan yangbersifat mengatur, sehingga suatu instruksi harus berpangkalpada suatu peraturan dan tidak dapat berdiri sendiri.Wewenang pembuatan dan penandatanganan tidak dapatdidelegasikan kepada pejabat lain.

Format instruksi dapat dilihat pada contoh 15.

152

CONTOH 15FORMAT INSTRUKSI

INSTRUKSI

Nomor Ins/ ..../……/…….

Pejabat yangberwenangmengeluarkan Instruksi

Kop Nama BadanLambangKartika EkaPaksi/Kotama

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim Contoh :Ins/72/II/2012

Judul Instruksi yangditulis dalam hurufkapital

Daftar pejabat/pegawaiyang menerimaInstruksi

Memuat alasan tentangperlu ditetapkannyainstruksi

Memuat substansitentang arahan yangdiinstruksikan

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggalpenandatanganan

Nama pangkat jabatandan nama lengkap yangditulis dengan hurufkapital pada awal kata(tittle case)

tentang.........................................................................

Nama pejabat yangmenerima tembusan

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT/PANG/DAN KOTAMA,

Menimbang : a. .............................................................................;b. ........................................................................ dst

Mengingat : 1. .............................................................................2. .........................................................................dst

MENGINSTRUKSIKAN:Kepada : 1. .............................................................................

2. .......................................................................dst

Untuk : 1. ............................................................................................................................................................2. ..........................................................................................................................................................

Dikeluarkan di .......................pada tanggal .........................______________________

NAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

Tembusan:

1. ....................2. ....................3. ...................._______________

Kop Nama Badan______________

153

5) Keputusan (Kep). Keputusan adalah bentuk tulisan dinas yangmerupakan produk hukum di lingkungan Angkatan Darat yang dikeluarkanoleh pejabat yang berwenang dan yang bersifat penetapan.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Pejabat yangberwenang menandatangani Kep adalah Kepala Staf Angkatan Daratdan dapat didelegasikan kepada pejabat di bawahnya. Wewenangdan susunan buku petunjuk (bujuk) diatur tersendiri pada ketentuantentang tata cara penyusunan dan penerbitan doktrin/buku petunjuk.

b) Susunan. Susunan keputusan adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan dengan gambar lambangKartika Eka Paksi;

(b) kata keputusan, diikuti dengan nama jabatanpejabat atau atas namanya, seluruhnya ditulis denganhuruf kapital;

(c) nomor, yang dibuat langsung di bawah namatuldis;

(d) kata tentang, seluruhnya ditulis dalam hurufkecil; dan

(e) judul keputusan seluruhnya dengan huruf kapital.

(2) nama jabatan pejabat seluruhnya ditulis dengan hurufkapital;

(3) kelompok konsiderans, terdiri atas:

(a) Menimbang, yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluarkankeputusan;

(b) Mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar penetapan keputusan, tatarantulisan dinasnya dan ketentuan lain paling rendah samadengan keputusan yang dikeluarkan dan disusunmenurut tataran, hierarkis, dan kronologis tulisan dinas;dan

(c) Memperhatikan, yang memuat hal-hal lain yangperlu diperhatikan, dan juga disusun menurut tataran,hierarkis, dan kronologis sesuai dengan bentuk dantanggal penerbitan. Konsiderans memperhatikan hanyamerupakan konsiderans tambahan, sehingga bisa adaataupun tidak ada.

154

(4) kelompok diktum yang dimulai kata memutuskan,seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, simetris di tengahdiikuti dengan kata menetapkan di tepi kiri; dan

(5) pada akhir diktum keputusan tentang status personel,dicantumkan kata:

(a) Dengan catatan, yaitu kemungkinan diadakannyaperbaikan atas kekeliruan yang terjadi;

(b) Salinan, disampaikan kepada pejabat yangberhak menerima karena terkait dengan keputusantersebut; dan

(c) Petikan, diberikan kepada yang bersangkutan.

(6) kelompok penutup yang terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal ditetapkannya keputusan, serta tajuktanda tangan.

c) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalamsatu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut:

(1) Kode/singkatan keputusan ditulis dengan huruf awalkapital (tittle case).

(2) Nomor urut ditulis dengan angka Arab.

(3) Angka bulan ditulis dengan angka Romawi.

(4) Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

Contoh: Kep/27/I/2012Kep/54/II/2012

d) Distribusi. Keputusan tentang status personel didistribusikandengan salinan dan petikan, sedangkan keputusan tentang statusmateriil, keuangan, dan Bujuk didistribusikan sama dengan distribusiperaturan, dengan penjelasan sebagai berikut:

(1) distribusi keputusan merupakan alamat distribusi;

(2) alamat distribusi dicantumkan di bagian kiri bawahsebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan;

(3) jika alamat distribusi tidak dicantumkan, keputusandapat didistribusikan menggunakan daftar distribusi menurutkeperluan;

(4) tata cara mengurutkan alamat pejabat disusun mulaipangkat, jabatan dan tingkat organisasi;

155

(5) naskah asli dan lembar keputusan yang diparafdisimpan di Sekretariat Umum sebagai pertinggal, fotokopilembar yang diparaf disimpan dalam takahnya;

(6) dalam Kep yang menetapkan status personel untuk satuorang, didistribusikan dengan salinan, tidak diterbitkanpetikannya;

(7) apabila terjadi sesuatu hal yang mengakibatkan petikanhilang, dapat diterbitkan petikan kedua dan seterusnya; dan

(8) khusus penerbitan buku petunjuk Angkatan Darat, yangdisahkan dengan keputusan Kepala Staf Angkatan Darat,keputusan yang sudah ditandatangani perlu diautentikasi olehDirajenad (tidak dibuat salinan), ketentuan tentang autentikasisama dengan yang diperuntukan pada naskah dinas bentukPeraturan, sedangkan untuk tajuk tanda tangan penulisannama jabatan, nama lengkap dan pangkat ditulis dengan hurufkapital pada awal kata/tittle case.

Format keputusan dapat dilihat pada contoh 16a dan 16b.

156

KOP NAMA BADAN

tentang

NAMA JABATAN ……………………………………………….,

Menimbang : a. bahwa......................................................................b. bahwa......................................................................

................................................................................

Ditetapkan di …..............…...…………pada tanggal ……………………….…______________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Mengingat : 1. ................................................................................2. ........................................................................dst.

Memperhatikan : .......................................................................................

KEPUTUSAN ……………………………

Nomor Kep/......./……/…...

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1. ..............................................................................2. ...............................................................................…........................................................................... ..

Distribusi:

1...............................2..........................dst_________________

Memuat substansitentang kebijakanyang ditetapkan

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital padaawal kata/tittle case

Distribusi/tembusan

Kop nama badanlambang Kartika EkaPaksi

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim

Judul Keputusan yangditulis dalam hurufkapital

Memuat alasan tentangperlu ditetapkannyakeputusan

Memuat peraturanperundangan yangmenjadi dasarditetapkannyakeputusan

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Penulisan “tentang”dengan huruf kecilsemua

CONTOH 16aFORMAT KEPUTUSAN

157

CONTOH 16bFORMAT SALINAN KEPUTUSAN

Menimbang : a. bahwa ........................................................................................... dst

b. bahwa ........................................................................................... dst

Mengingat : 1. .............................................................................................................2. .................................................................................................................................................................................................................. dst

Memperhatikan : .........................................................................................

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1. ……………………………………………………………………………….2. ……………………………………………………………………………dst

Dengan catatan:

Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalamkeputusan ini, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Salinan dst.

Petikan keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutanuntuk diketahui dan diindahkan.

KEPUTUSAN …………………………………………………………

Nomor Kep/….. /……/……..

tentang.......................................................................................

NAMA JABATAN ……………………………………………….,

SALINAN

Memuat substansitentang kebijakanyang ditetapkan

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital padaawal kata/tittle case

Ruang pengabsahan

Kop nama badanlambang Kartika EkaPaksi

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim

Judul Keputusan yangditulis dalam hurufkapital

Memuat alasan tentangperlu ditetapkannyakeputusan

Memuat peraturanperundangan yangmenjadi dasarditetapkannyakeputusan

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Ditetapkan di ….......…...…………pada tanggal …….………………___________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Penulisan “tentang’”dengan menggunakanhuruf kecil semua

Salinan sesuai aslinya

Nama Jabatan,

Nama PejabatPangkat/NRP

KOP NAMA BADAN________________

158

CONTOH 16cFORMAT PETIKAN KEPUTUSAN

Menimbang : dstMengingat : dstMemperhatikan : dst

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Kenaikan pangkat para Bintara nomor urut 1 s.d. 390 satu tingkat lebihtinggi ke dalam pangkat baru sesuai daftar lampiran keputusan ini, lajur:

1. NOMOR URUT :2. NAMA (12-37) :3. NRP (41-54) :4. JABATAN/KESATUAN :5. PANGKAT LAMA (38-39) :6. PANGKAT BARU (55-56) :7. TMT (57-62) :8. KET. (63) :

Dengan catatan:

Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusanini, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Salinan dst.

Petikan keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk diketahuidan diindahkan.

KEPUTUSAN …………………………………………………………

Nomor Kep/….. /……/……..

tentang.......................................................................................

NAMA JABATAN ……………………………………………….,

PETIKAN

Ditetapkan di ….......…...…………pada tanggal …….………………___________________________

Nama Jabatan,

tertanda

NamaPangkat

Untuk PetikanSesuai dengan aslinya

Nama Jabatan,

Nama PejabatPangkat/NRP

KOP NAMA BADAN_______________

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital padaawal kata/tittle case

Ruang pengabsahan

Kop nama badanlambang Kartika EkaPaksi

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim

Judul Keputusan yangditulis dalam hurufkapital

Menimbang, mengingat danmemperhatikan diisi denganKata “dst”

Memuat substansitentang kebijakanyang dipetik

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Penulisan “tentang’”dengan menggunakanhuruf kecil semua

159

6) Surat Edaran (SE). Surat edaran adalah bentuk tulisan dinas yangmemuat pemberitahuan/penjelasan tentang tata cara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan kebijakan pelaksanaan.

a) Wewenang pembuatan dan penandatanganan surat edarandapat dikeluarkan oleh pimpinan satker/satminkal/badan sesuaidengan bidang tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b) Susunan. Susunan surat edaran adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) kata Surat Edaran, seluruhnya dengan hurufkapital serta nomor surat edaran di bawahnya;

(c) kata tentang, ditulis di bawah Surat Edaran,seluruhnya dengan huruf kecil;

(d) judul Surat Edaran ditulis di bawah tentang,seluruhnya ditulis dengan huruf kapital; dan

(e) tulisan Surat Edaran dan tentang serta judul,disusun secara simetris;

(2) kelompok isi, memuat hal-hal yang dikehendaki tentangtata cara yang berlaku; dan

(3) kelompok penutup yang terdiri atas tempat (namakota/kabupaten), tanggal dikeluarkannya Surat Edaran, dantajuk tanda tangan serta distribusi.

c) Penomoran dan Distribusi.

(1) Tata cara penomoran surat edaran sama dengan tatacara yang digunakan untuk Kep, kecuali singkatan Kep digantidengan SE.

(2) Distribusi surat edaran disesuaikan dengan kebutuhan.

Format surat edaran dapat dilihat pada contoh 17.

160

CONTOH 17FORMAT SURAT EDARAN

Daftar Pejabat yangmenerima surat

Kop nama badan

Penomoran SEsesuai ketentuanpenulisan

Penulisan tentangdengan huruf kecildan judul denganhuruf kapital

Kelompok Isi terdiridari dasar danmemuat hal-halyang dikehendaki

Tempat dan tanggalpenulisan/pembuatanSE Tajuk tandatangan ditulis denganhuruf kapital padaawal kata/tittle case

Tembusan:

1. ………………………...……2. dan seterusnya________________________

Kepada Yth.

1. ……………………….………2. …………………………..…..3. dan seterusnya

Dikeluarkan di …………………..….pada tanggal …………..……………____________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

SURAT EDARANNomor SE/......./……/…....

tentang...........................................

Kop Nama Badan

1. Dasar:

a. ....................……………………………………………………………….........................................................................................................................

b. ....................……………………………………………………………….........................................................................................................................

2. …………..………..……………………………………………………………...........……………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. ………………………………………………………………………………....danseterusnya.

161

7) Surat Perintah/Surat Tugas (Sprin/Sgas). Sprin/sgas adalahbentuk tulisan dinas yang memuat pernyataan kehendak pimpinan untukdipatuhi dan dilaksanakan oleh seorang/sekelompok personel, danmempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi.

a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Sprin/sgasdapat dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan badan/satminkalberdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.Pada dasarnya sprin/sgas dikeluarkan oleh atasan personel yangmendapat perintah/tugas. Karena pertimbangan tertentu, seorangpejabat dapat mengeluarkan/menandatangani sprin untuk dirinyasendiri, setelah ada wewenang tertulis dari atasannya.

b) Susunan. Susunan sprin/sgas adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) kata-kata surat perintah atau surat tugas,seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, dan tidak diberigaris bawah; dan

(c) nomor sprin/sgas sama dengan bentuk kep,kecuali tulisan kep diganti dengan sprin/sgas.

(2) kelompok isi:

(a) konsiderans meliputi pertimbangan dan dasar,pertimbangan memuat alasan/tujuan dikeluarkannyasprin/sgas, sedangkan dasar memuat ketentuan/hal-halyang dijadikan landasan dikeluarkannya sprin/sgastersebut;

(b) diktum dimulai dengan kata diperintahkan yangditulis di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, diikutikepada di tepi kiri serta nama personel dan atau jabatanyang mendapat perintah/tugas, di bawah kepadadituliskan untuk, disertai tugas-tugas yang harus dilak-sanakan oleh penerima perintah/tugas;

(c) sprin/sgas yang memuat lebih dari empat orangharus menggunakan lampiran;

(d) sgas digunakan untuk personel nonorganik/anggota organisasi Persit Kartika Chandra Kirana;

(e) sprin yang menyertakan anggota lain yang bukanbawahan langsung harus ada izin tertulis dari pemimpinanggota tersebut dan dicantumkan pada konsideransdasar; dan

162

(f) sprin/sgas tidak berlaku lagi setelah perintah/tugas yang termuat di dalamnya selesai dilaksanakan.

(3) kelompok penutup, terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten), tanggal sprin/ sgas dikeluarkan, dan tajuk tandatangan serta tembusan.

c) Distribusi dan tembusan:

(1) sprin/sgas yang hanya kepada satu orang, aslinyadiberikan kepada yang bersangkutan, sedangkan yang kolektif,kepada setiap orang dapat diberikan hasil penggandaannyakecuali kepada orang pertama diberikan aslinya;

(2) tembusan disampaikan kepada para pejabat yangdipandang perlu dan ada kaitannya dengan perintah/tugasyang diberikan; dan

(3) pada dasarnya sprin/sgas dikeluarkan oleh atasanpersonel yang mendapat perintah/tugas.

Format surat perintah dan surat tugas dapat dilihat padacontoh 18a, 18b,18c, dan 18d.

163

SURAT PERINTAHNomor Sprin/....../……/…...

Dikeluarkan di..............................pada tanggal................................___________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1. ……………………….………2. …………………………..…..3. dan seterusnya________________________

Kop Nama Badan_____________

Menimbang : a bahwab. bahwa………….

Dasar : 1.2.

DIPERINTAHKAN

Untuk : 1. ……………………….…………………………........………….2. …………………………..……………………………........……3. …………………………………………………………….........

Selesai.

Kepada : 1. ……………………….…………………………........………….2. …………………………..……………………………........……3. …………………………………………………………….........

CONTOH 18aFORMAT SURAT PERINTAH

Memuatsubstansiarahan yangdiperintahkan

Nama PangkatJabatan dan namalengkap yang ditulisdengan huruf kapitalawal kata/tittle case

Kop namabadan

Penomoranyang berurutandalam satutakwim

Memuatperaturan dasardikeluarkannyaSurat Perintah

pejabat yangmendapatperintah

Kota sesuaidengan alamatinstansi dantanggal penanda-tanganan

Daftar pejabatyang menerimatembusan

164

JUDUL LAMPIRAN

NO.URUT NAMA PANGKAT/KORPS/NRP JABATAN KETERANGAN

1 2 3 4 5

Nama Jabatan,

NamaPangkat

CONTOH 18bFORMAT LAMPIRAN SURAT PERINTAH

Kop Nama Badan______________

Lampiran Surat Perintah…….Nomor Sprin/......./…./.……...Tanggal ……….....................________________________

165

CONTOH 18cFORMAT SURAT TUGAS

Kepada : Nama dan jabatan seperti tercantum pada lampiran surattugas ini.

SURAT TUGAS

Nomor Sgas/...../….../…...

………………………………………………………………………………….

Dikeluarkan di...............................pada tanggal ...............................________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1.……………………….………2. …………………………..…..________________________

Memuat substansiarahan yangditugaskan

Nama PangkatJabatan dan namalengkap yang ditulisdengan huruf kapitalawal kata/tittle case

Kop nama badan

Penomoran yangberurutan dalamsatu takwim

Memuatperaturan dasardikeluarkannyaSurat Tugas

Personel yangmendapat tugas

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggalpenandatanganan

Menimbang : a bahwab. bahwa

Dasar : 1.2.

DITUGASKAN

Untuk : 1. ……………………….…………………………………….2. …………………………..…………………………………3. …………………………………………………………….

Selesai.

Daftar pejabatyang menerimatembusan

Kop Nama Badan_____________

166

1.2. 1 NO

.U

RU

T

Xxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx dst.

2

NAM

A

3

PANG

KAT

4

JABATAN

5

SATKER

6

KET.

JUD

UL LAM

PIRAN

Nam

aJabatan,

Nam

aPangkat

Lampiran

Surat TugasN

o Sgas/... …./…

…/…

….

Tanggal ... ……

……

……

…______________________

KOP N

AMA BAD

AN_______________

CO

NTO

H18d

FOR

MAT LAM

PIRAN

SUR

AT TUG

AS

167

MARKAS BESAR ANGKATAN DARATDIREKTORAT AJUDAN JENDERAL

____________________________ Bandung, Agustus 2012

Nomor : R/xxx-xx/xx/xx/XxxxKlasifikasi : RahasiaLampiran : -Perihal : Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx

xxxxxxxxx XxxxxxxxxxxxKepada

Yth. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

di

Jakarta

u.p. Xxxxxxx

1. Dasar:

a. Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxXxxxxxxxxx xxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxx.

b. Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxXxxxxxxxxx xxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxx.

2. Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxx.

3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Nama Jabatan,

Tembusan: NamaPangkat

1. Xxxxxxxxxxx2. Xxxxxxxxxxx3. Xxxxxxxxxxx

CONTOH 19FORMAT NOMOR KOPI

Nomor kopi dicapwarna merah

168

RALAT

SURAT PERINTAH

Nomor Sprin/....../……/…...

Dikeluarkan di..............................pada tanggal................................___________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Distribusi:

1. ……………………….………2. …………………………..…..3. dan seterusnya________________________

Kop Nama Badan_____________

1. Dasar : a.b. ..................................................................................dst.

2. Dalam Surat Perintah Nomor….………tanggal……………........…..tentang………………………..…..…terdapat kesalahan yang perlu diralat pada diktumuntuk pasal sebagai berikut:

Semula tertulis:…………………………........……

Seharusnya ditulis:…………………………………....

3. Dengan demikian, maka Surat Perintah ...................Nomor.................tanggal............................telah diadakan ralat.

Memuatperbaikan surat

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital awalkata/tittle case

Kop namabadan

Penomoransesuai suratyang diralatdengan tanggalpembuatanterbaru

Memuatdasaraturan(kebijakan)

Memuat suratyang diralat

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggal penanda-tanganan

Daftar pejabatyang menerimatembusan

Memuatkesalahan surat

CONTOH 20aFORMAT RALAT

169

Dikeluarkan di..............................pada tanggal................................___________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

PERUBAHAN-I

SURAT PERINTAH

Nomor Sprin/....a/……/…...

Kop Nama Badan_______________

1. Dasar : a.b. ..................................................................................dst.

2. Dalam Surat Perintah Nomor….………tanggal……………........…..tentang…………………………..…terdapat kesalahan yang perlu diubah pada diktumuntuk pasal sebagai berikut:

Semula tertulis:

a. …………………………........….........................................…b. ............................................................................................

Diubah menjadi:

a. …………………………..........................................………....b. .............................................................................................

3. Dengan demikian, maka Surat Perintah ...................Nomor.................tanggal............................telah diadakan perubahan.

Distribusi:

1. ……………………….………2. …………………………..…..3. dan seterusnya________________________

Kop namabadan

Penomoransesuai dengannomor suratlamamembubuhkanhuruf a

Memuat dasaraturan (kebijakan)

Daftar tembusan

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital awalkata/tittle case

Kotasesuai denganalamat insansi dantanggal penanda-tanganan

Memuat per-ubahan yangseharusnya

Memuat hal-halyang perludiubah

CONTOH 20bFORMAT PERUBAHAN

170

Menimbang : a.

b.

Mengingat : 1. ...............................................................................2 dst.

Nomor Kep/......./……/…......

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1.2.

KEPUTUSAN KASAD

Memperhatikan : 1.2. dst.

Distribusi:

A DAN B ANGKATAN DARAT________________________

KOP NAMA BADAN

tentang

PENCABUTAN ………………………….

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

Memuat perihalsurat yang dicabut

Memuat pejabatyang berwenangmengeluarkanpencabutan

Memuat penetapanpencabutan

Ditetapkan di .........................pada tanggal. .........................______________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Memuat hal-hal yangperlu diperhatikan

Nama pangkat jabatandan nama lengkapyang ditulis denganhuruf kapital padaawal kata/tittle case

Daftar pejabat yangmendapat distribusi

Kop nama badandan lambang KartikaEka Paksi

Penomoran sesuaisaat surat dibuat(no surat dan tglbaru)

Memuat peraturan yangmenjadi dasar

Memuat pertimbanganpejabat yangberwenang

Tempat dan tanggalpembuatan surat

Penulisan “tentang”dengan huruf kecilsemua

CONTOH 20cFORMAT PENCABUTAN

171

8) Surat. Surat adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pernyataankehendak, pemberitahuan, atau permintaan dari seorang pejabat kepadapejabat/pihak lain di luar satker/satminkalnya.

a) Pembuatan. Surat dibuat oleh pimpinan badan/satminkalsesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b) Susunan. Susunan surat adalah sebagai berikut:

(1) Kelompok kepala:

(a) kop nama badan/satminkal atau kop namajabatan, penggunaan kop nama jabatan hanyadigunakan untuk surat-surat yang ditandatangani olehKepala Staf Angkatan Darat;

(b) tempat dan tanggal pembuatan surat diletakkandi sebelah kanan atas, tanpa diakhiri titik, segarisdengan kop nama badan/satminkal paling bawah, dansegaris dengan nomor surat pada surat-surat yangmenggunakan kop nama jabatan;

(c) penulisan nomor, klasifikasi, lampiran, danperihal diletakkan di sebelah kiri di bawah nama badan/jabatan tanpa diakhiri titik dan tingkat klasifikasi ditulisdengan huruf kecil;

(d) alamat tujuan diletakkan di sebelah kanan, dibawah tulisan Kepada dan setelah Yth; dan

(e) jika perlu, dapat ditambah dengan tulisan u.p.diikuti nama jabatan pejabat yang dituju, diletakkan dibawah perihal di atas isi, dan tidak diakhiri titik.

(2) Kelompok isi, terdiri atas kalimat pembukaan, isi suratdan kalimat penutup. Kelompok isi tidak harus selalu disusundengan menggunakan nomor-nomor pasal.

(3) Surat yang disertai lampiran, pada kolom lampiransupaya disebutkan jumlahnya. Penulisan jumlah lampirantidak boleh dengan angka dan huruf sekaligus. Angka yangdisebut lebih dari dua kata, agar ditulis dengan angka. Apabilabeberapa lampiran terdiri atas beberapa sebutan satuan, tanpadisebut satuannya sesuai dengan jenis yang dilampirkan.

Contoh:

Lampiran: dua berkasLampiran: 25 lembarLampiran: lima eksemplar

172

(4) Perihal surat harus dirumuskan sesingkat mungkin,tetapi masih dapat dimengerti oleh penerima surat, ditulismaksimal tiga baris.

(5) Alamat tujuan surat ditulis dengan huruf kapital padasetiap awal kata. Jika alamat terlalu panjang, dapat meng-gunakan singkatan/akronim menurut ketentuan. Tulisankepada tidak diakhiri titik dua, dan tulisan Yth diikuti dengantitik, sedangkan kata di tidak diikuti tanda penghubung. Untukpenulisan alamat tujuan apabila lebih dari satu baris makabaris kedua ditulis di bawah huruf pertama.

(6) Untuk perhatian (u.p.) digunakan dalam hal-hal sebagaiberikut:

(a) diharapkan jawaban surat dapat diselesaikansecepat mungkin; dan

(b) penyelesaian jawaban surat cukup ditangani olehpejabat staf, tetapi hal tersebut harus dilaporkan kepadapimpinan, dan pejabat yang tercantum pada alamattidak perlu dicantumkan pada tembusan dan tidak perludikirim.

(7) Surat yang ditandatangani atas nama (a.n.) atau untukbeliau (u.b.) harus ada tembusannya kepada pejabat yangmelimpahkan wewenang.

(8) Surat yang ditujukan kepada Presiden RI, PanglimaTNI, Kasad sebaiknya surat yang tanda tangannya asli/lembarpertama, termasuk surat yang alamatnya hanya satu,sedangkan yang alamatnya banyak, asli tanda tangandikirimkan kepada alamat atau urutan pertama, yang lainnyadikirim fotokopinya dengan dibubuhi cap jabatan asli,sedangkan untuk pertinggal/arsip di sekretariat/tata usahatanda tangan asli yang lainnya.

(9) Kelompok penutup, terdiri atas tempat (kota/kabupaten),tanggal pengeluaran dan tajuk tanda tangan serta tembusan.Jika tempat alamat tembusan tidak mencukupi, tembusandapat dinaikkan, sehingga jarak dari tepi kertas sebelah bawahsampai ke garis penutup tembusan tidak kurang dari tiga kaitdan penulisan tembusan sama dengan penulisan alamattujuan. Penulisan tajuk tanda tangan dan tembusan tidakdiakhiri dengan titik.

173

c) Penomoran. Tata cara penomoran surat diatur sebagaiberikut:

(1) nomor surat yang tidak diproses melalui tata naskahdisusun dengan urutan:

(a) kode tingkat klasifikasi (SR, R, B);

(b) nomor urut dalam satu tahun takwim;

(c) bulan ditulis dengan angka Romawi; dan

(d) tahun ditulis dengan angka Arab.

Contoh: Nomor: B/126/II/2012

(2) nomor surat yang diproses melalui tata naskah disusundengan urutan:

(a) kode tingkat klasifikasi;

(b) nomor urut dalam satu tahun takwim;

(c) tanda hubung;

(d) nomor pokok persoalan;

(e) nomor anak persoalan;

(f) nomor urut perihal; dan

(g) kode satminkal pembuka tata naskah.

Contoh: Nomor: R/18-9/15/5/SlogNomor: B/1550-7/10/15/Sops

d) Distribusi. Distribusi surat sesuai dengan yang tercantumpada alamat yang dituju dan tembusan.

Format surat dapat dilihat pada contoh 21a dan 21b.

e) Surat berbahasa Inggris. Surat-surat berbahasa Inggris yangdibuat oleh pejabat Angkatan Darat diatur sebagai berikut:

(1) kop surat menggunakan kop nama jabatan berbahasaInggris sesuai dengan kepangkatan penanda tangan;

(2) kop nama jabatan diletakkan di sebelah atas simetris;

174

(3) alamat yang dituju diletakkan di bawah kop suratsebelah kiri;

(4) tanggal dan tempat pembuatan diletakkan di sebelahkanan atas di bawah kop surat;

(5) tajuk tanda tangan dapat digunakan atau tanpa tajuktanda tangan;

(6) surat yang dikirim tidak perlu dibubuhi nomor dan capsedangkan sebagai bukti kearsipan nomor cukup padapertinggal; dan

(7) pejabat yang bersangkutan dapat membubuhkan tulisantangan sebagai pengganti kata Dengan hormat dan Hormatkami.

Format surat berbahasa Inggris dapat dilihat pada contoh 21c.

175

Nomor : ..................... Jakarta, Mei 2012Klasifikasi : .....................Lampiran : ....................Perihal : ....................

__________

Kop namajabatan

CONTOH 21aFORMAT SURAT YANG DITANDATANGANI KASAD

Alamat tujuan

Tempat tanggalpembuatan surat

Tajuk tandatangan ditulisdengan hurufkapital pada awalkata/tittle case

1. ......................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................

2. ........................................................................................................................... ...............................................................................................................................................................................................................................................................

3 ......................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1. ..............................2. ..............................3. ........................dst___________________

Daftar pejabat yangmenerima tembusan

Memuat Isi

KepadaYth. ......................

.................

di

Jakarta

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

176

Nama pangkatjabatan dannama lengkapyang ditulisdengan hurufkapital awalkata/tittle case

Memuat isisurat

Alamat tujuansurat

Kop namabadan

Tempat tanggalpembuatan suratdan penomoransurat

KepadaYth. ......................

.................

di

Jakarta

.......................................................................................................................... ............................................................................................................................... ...............................................................................................................................

.......................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................... ............................................................................................................................... .................................................................................................................................

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1. ..............................2. ..............................3. ........................dst__________________

_____________________.

Jakarta, Juni 2012

Daftar pejabat yangmenerima tembusansurat

KOP NAMA BADAN________________

CONTOH 21bFORMAT SURAT

Nomor : .....................Klasifikasi : .....................Lampiran : ....................Perihal : ...................._________

177

CONTOH 21cFORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS

LOGO

Kasad/Pang/Dan Kotama

Kop Nama Badan______________

Name and adress

Dear………,............................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................……………………………………………………………………………………………………………………………………………….................................................................................................................................................................................................................................................................. ..........................................................................

Your sincerely,

………………..

Jakarta, June 20XX

178

9) Nota Dinas. Nota dinas adalah bentuk tulisan dinas yang memuatpemberitahuan, pernyataan, permintaan dari seorang pejabat kepadapejabat lain secara terbatas di dalam lingkungan satminkal/satker sendiri.

a) Pembuatan. Nota dinas dibuat oleh para pejabat sesuaidengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b) Susunan. Susunan nota dinas adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala:

(a) kop nama badan;

(b) tulisan kata nota dinas, secara simetris ditulis ditengah, seluruhnya dengan huruf kapital serta nomordicantumkan di bawah nama tulisan dinas; dan

(c) alamat yang dituju, pejabat pengirim, dan perihalsemuanya diletakkan di bawah tulisan nota dinasdimulai dari simetris rata kiri dan diberi garis penutup;

(2) kelompok isi, terdiri atas kalimat pembukaan, isi notadinas, dan kalimat penutup, kelompok isi tidak harus selaludibuat dengan menggunakan nomor-nomor pasal;

(3) nota dinas tidak dibubuhi cap dinas, karena hanyaberlaku di dalam lingkungan satminkal/satker sendiri;

(4) pada tembusan nota dinas tidak boleh dicantumkanalamat di luar lingkungan satminkal/satker sendiri;

(5) jika sangat diperlukan (atas petunjuk pimpinan), fotokopinota dinas dapat dikirim ke satminkal/satker luar, danpengirimannya menggunakan surat pengantar; dan

(6) kelompok penutup, terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal pembuatan nota dinas, tajuk tandatangan, serta tembusan.

c) Penomoran dan Distribusi.

(1) Cara penomoran nota dinas pada dasarnya samadengan cara yang digunakan untuk menomori surat yangtanpa takah (tetapi diletakkan di bawah tulisan nota dinas),dengan catatan bahwa setelah kode klasifikasi ditambahkantulisan ND, tanda hubung, dan kode satuan.

Contoh: Nomor B/ND-45/V/2012/Set

(2) Nota dinas disampaikan kepada alamat tujuan danalamat tembusan di dalam lingkungan satminkal/satker itusendiri.

Format nota dinas dapat dilihat pada contoh 22.

179

Kepada Yth. : .................................

Dari : ..................................

Perihal : ..................................________________

CONTOH 22FORMAT NOTA DINAS

Tembusan:

1. …………….……..2. ………………dst.________________

Kop Nama Badan______________

Nota DinasNomor ...../ND- ...../....../…..../Set

1. ...................................................................................................................................

2. ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. ....................................................................................................................

4. ................................................................................................................................................................................................................

Jakarta, …………………..

Nama Jabatan,

NamaPangkat

NAMA PEJABATPANGKAT NRP

Penomoran yangberurutan dalamsatu tahuntakwin

Memuat isi

Nama pangkatjabatan dannama lengkapditulis denganhuruf kapitalawal kata/tittlecase

pejabat yangmenerimatembusansurat

Kop namabadan

180

10) Telegram (T). Telegram adalah surat yang dibuat dalam bentukkhusus dan dikirim melalui jalur komlek, karena perlu penyelesaian segera.

a) Pembuatan. Telegram dibuat oleh seorang pejabat sesuaidengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b) Susunan. Susunan telegram adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan;

(b) tulisan telegram diletakkan simetris di tengah dantidak diberi garis bawah; dan

(c) pejabat pengirim, alamat yang dituju dantembusan di tepi kiri, didahului dengan kata Dari,Kepada, dan Tembusan.

(2) garis pemisah, yang dibuat sepanjang baris tulisan;

(3) klasifikasi, nomor, tanggal dibuat di bawah garispemisah;

(4) kelompok isi disusun pasal demi pasal:

(a) pasal menggunakan tiga abjad (AAA TTK, BBB TTKdst.);

(b) subpasal menggunakan angka yang ditulisdengan huruf secara penuh (SATU TTK, DUA TTK, TIGATTK, dst),sedangkan untuk subpasal yang jumlahnyalebih dari dua puluh, maka untuk penulisan seluruhnyadengan angka ArabTTK;

(c) subsubpasal menggunakan dua abjad (AA TTK, BBTTK dst.); dan

(d) subsubsubpasal menggunakan satu abjad (A TTK,B TTK dst.).

(5) garis pemisah, yang dibuat sepanjang garis pemisah diatas;

(6) tajuk tanda tangan pejabat pembuat telegram diletakkansebelah kanan di bawah garis pemisah;

(7) telegram dibuat dengan menggunakan huruf kapital,ukuran 10 jenis huruf Arial;

181

(8) pembuatan telegram dalam bentuk formulir beritadilakukan oleh petugas kantor berita, selanjutnya untukefisiensi dapat pula dibuat langsung dalam bentuk formulirberita;

(9) jumlah halaman telegram tidak melebihi empat halamankertas A-4;

(10) telegram tidak boleh disertai lampiran; dan

(11) tata cara penandatanganan telegram:

(a) pada pasal penutup telegram dicantumkan namajabatan penanda tangan sesuai dengan jabatan padatajuk tanda tangan;

(b) pejabat pembuat telegram membubuhkan tandatangannya pada tajuk tanda tangan yang telahdisediakan, selanjutnya disimpan pejabat pengirimsebagai bukti pertanggungjawaban;

(c) pejabat kantor berita membubuhkan tandatangan di tempat yang tersedia pada formulir berita;dan

(d) pengiriman telegram dilakukan menurut prosedurkomunikasi yang ditetapkan.

c) Penomoran. Tata cara penomoran telegram adalah sebagaiberikut:

(1) singkatan T untuk telegram yang berklasifikasi biasa,TR untuk yang rahasia dan TSR untuk yang sangat rahasia;

(2) nomor urut dalam satu tahun takwim; dan

(3) tahun pembuatan.

Contoh: Nomor: T/46/2012 - Telegram Biasa.Nomor: TR/92/2012 - Telegram Rahasia.Nomor: TSR/9/2012 - Telegram Sangat Rahasia.

d) Distribusi. Telegram disampaikan kepada alamat yang ditujudan tembusan, dan dilakukan menurut prosedur komunikasi yangditetapkan.

Format telegram dapat dilihat pada contoh 23.

182

NOMOR:

KOP NAMA BADAN_____________________

BBB TTK ...............................................................................................................

SATU TTK ...........................................................................................DUA TTK ............................................................................................DST

NAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

CONTOH 23FORMAT TELEGRAM

MemuatsubstansiTelegramdengan hurufarial kapitalukuran 10

Kop nama badan

Memuat pejabatpembuat telegram

Memuat tujuanalamat telegram

Memuat Tembusan

MemuatKlasifikasi ditulissejajar dengannomor

Tajuk tandatangan ditulisdengan hurufkapital

TELEGRAM

DARI : ...............................

KEPADA : 1. .............................2. .............................3. …………...... dst .

TEMBUSAN : 1. ..............................2. ..............................3. ..............................

KLASIFIKASI:NOMOR :

:

TGL: .............................

AAA TTK DASAR TTK DUA

SATU TTK ...........................................................................................DUA TTK ...........................................................................................DST

CCC TTK ..............................................................................................................

SATU TTK ............................................................................................DUA TTK ............................................................................................DST

...... ...... .............................................................................................................________________________________________________________________

________________________________________________________________

183

11) Surat Telegram (ST). Surat telegram adalah surat yang dibuatdengan gaya telegram, dan pengiriman/penerimaannya melalui kantor posTNI/kantor pos/caraka/kurir.

a) Pembuatan. Surat telegram dibuat oleh pimpinan satminkal/satker sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

b) Susunan. Susunan surat telegram adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan;

(b) tulisan surat telegram diletakkan secara simetrisdi tengah;

(c) pejabat pengirim, alamat yang dituju, dantembusan diletakkan di tepi kiri, didahului dengan katadari, kepada, dan tembusan; dan

(d) derajat dan klasifikasi surat telegram diletakkandi sebelah kanan, sebaris dengan dari dan kepada;

(2) garis pemisah, yang dibuat sepanjang baris tulisan isisurat telegram;

(3) nomor dan tanggal pembuatan dibuat di bawah garispemisah;

(4) kelompok isi dibuat seperti telegram, namun pada pasalterakhir tidak perlu dicantumkan nama jabatan penandatangan surat telegram;

(5) surat telegram dibuat dengan menggunakan hurufkapital, ukuran 10 dan jenis huruf Arial;

(6) tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat telegramseluruhnya ditulis dengan angka Arab, dipisahkan dengantanda hubung; dan

(7) nama jabatan pejabat pengirim dicantumkan padakelompok dari dan kelompok penutup (tajuk tanda tangan)surat telegram;

184

c) surat telegram tidak disertai lampiran;

(1) Jika penandatanganan dilakukan atas nama, atasperintah, ataupun untuk beliau, maka nama jabatan padaalamat Dari tetap nama jabatan untuk siapa surat telegramditandatangani;

(2) penyampaian surat telegram melalui kurir atau kantorpos TNI/kantor pos/caraka/kurir; dan

(3) kelompok penutup terdiri atas tajuk tanda tangan.

d) Penomoran. Penomoran surat telegram dibuat sepertipenomoran telegram kecuali singkatan/kode T diganti dengansingkatan/kode ST.

Contoh: Nomor: ST/27/2012 - Surat Telegram Biasa.Nomor: STR/36/2012 - Surat Telegram Rahasia.Nomor: STSR/45/2012 - Surat Telegram Sangat Rahasia.

e) Distribusi. Surat telegram disampaikan kepada alamat yangdituju dan alamat tembusan.

Format surat telegram dapat dilihat pada contoh 24.

185

SURAT TELEGRAM

DARI : ...................................... DERAJAT : .........................

KEPADA : 1. .................................. KLASIFIKASI : .........................2. .................................3. ................................. dst.

TEMBUSAN : 1...................................2. ..................................3. ...................................dst.

_______________________________________________________________

TGL: .............................NOMOR:

CONTOH 24FORMAT SURAT TELEGRAM

Kop nama badan

Memuat pejabatpembuat surattelegram berikutderajat danklasifikasi

Memuat tujuanalamat

Memuat tembusan

Penomoran dantanggalpembuatan suratsejajar

Memuatsubstansidengan hurufditulis kapitalukuran 10

Tajuk tandatanganditulisdenganhuruf kapital

KOP NAMA BADAN_____________________

AAA TTK DSR TTK DUASATU TTK ......................................................................................DUA TTK ......................................................................................DST

CCC TTK ..........................................................................................................

SATU TTK ......................................................................................DUA TTK ................................................................................... ...DST

...... ...... ........................................................................................................

............................................................................................................

BBB TTK ..........................................................................................................SATU TTK ......................................................................................DUA TTK ......................................................................................DST

AA TTK ……………………………………………..…....BB TTK ………………………………………….........…

SURAT TELEGRAM

DARI : ............................... DERAJAT : ...............

KEPADA : 1. ............................. KLASIFIKASI : ...............2. .............................3. …………...... dst .

TEMBUSAN : 1. ..............................2. ..............................3. ..............................

NAMA JABATAN,

NAMAPANGKAT

TGL: .....................................

KOP NAMA BADAN_____________________

NOMOR:

186

12) Laporan. Laporan adalah suatu bentuk tulisan yang memuatpemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian secarakronologis.

a) Pembuatan. Laporan dibuat oleh setiap pejabat/personelyang diberi tugas dan tanggung jawab jabatan, baik rutin maupunkhusus, atau kegiatan lain yang berhubungan dengan kedinasan.

b) Susunan. Susunan laporan adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala terdiri atas:

(a) kop nama badan; dan

(b) judul (rumusan judul laporan seluruhnya ditulisdengan huruf kapital, ditebalkan, dan secara simetrisdiletakkan di tengah).

(2) kelompok isi terdiri atas: pendahuluan, dasar, materi,kesimpulan, dan saran, serta penutup;

(a) pendahuluan memuat penjelasan umum,maksud, dan tujuan, ruang lingkup;

(b) materi terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,faktor-faktor yang memengaruhi, hasil pelaksanaankegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal-hal lainyang perlu dilaporkan;

(c) kesimpulan dan saran memuat rang-kuman/kesimpulan tentang pelaksanaan tugas dansaran-saran yang perlu disampaikan sebagai bahanpertimbangan;

(d) kalimat penutup merupakan pernyataan akhirlaporan;

(e) dalam merumuskan kesimpulan disesuaikandengan apa yang dilaporkan;

(f) saran berisi tentang pendapat pribadi pelapormengenai tugas yang dilaksanakan; dan

(g) dalam pengumpulan data di lapangan dapatmencatat sebanyak mungkin kejadian dan dipilih hal-halyang perlu dilaporkan.

187

(3) kelompok penutup terdiri atas: tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal pembuatan laporan, tajuk tandatangan, dan lampiran. Apabila suatu kegiatan tertentutersedia formulir yang telah ditetapkan, maka laporandituangkan dalam formulir, misalnya laporan kekuatanpersonel, perbendaharaan, materiil dan sejenisnya.

c) Macam laporan. Laporan dibedakan atas dua macam yaitu:

(1) laporan berkala, terdiri atas:

(a) laporan tahunan;

(b) laporan semesteran;

(c) laporan triwulanan;

(d) laporan bulanan;

(e) laporan mingguan; dan

(f) laporan harian.

(2) laporan khusus, dibuat secara insidental atau menurutkebutuhan.

d) Penomoran dan distribusi:

(1) laporan tidak diberi nomor disampaikan denganmenggunakan surat pengantar, nota dinas atau surat; dan

(2) selain kepada atasan langsung/pejabat yangmemerintahkan, laporan disampaikan pula kepada pejabatyang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut.

Format laporan dapat dilihat pada contoh 25.

188

Jakarta,………………

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Kop namabadan

Tajuk tandatangan ditulisdengan hurufkapital padaawal kata/tittlecase

CONTOH 25FORMAT LAPORAN

Judul laporanyang ditulisdengan hurufkapital

Memuatlaporantentangpelaksanaantugaskedinasan

KOP NAMA BADAN______________________________

LAPORAN TENTANG.......................................................................

A. PENDAHULUAN

1. Umum

2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup dan Tata Urut

4. Dasar

B. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN....................................................................................... ...........................

......................................................................................

C. HASIL YANG DICAPAI..............................................................................................................

...........................................................................................

D. KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................................................................

...........................................................................................

PENUTUP..............................................................................................................

..........................................................................................

189

13) Pengumuman (Peng). Pengumuman adalah bentuk tulisan dinasyang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada umum dan atauseluruh anggota.

a) Pembuatan. Pengumuman dikeluarkan oleh pimpinan satker/satminkal sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

b) Susunan. Susunan pengumuman adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan;

(b) tulisan pengumuman, secara simetris ditulis ditengah seluruhnya dengan huruf kapital;

(c) mencantumkan nomor pengumuman;

(d) tulisan tentang ditulis dengan huruf kecil; dan

(e) judul pengumuman dengan huruf kapital;

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) kalimat pembuka;

(b) isi pengumuman; dan

(c) kalimat penutup;

(3) kelompok penutup terdiri atas:

(a) tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggaldikeluarkan;

(b) tajuk tanda tangan; dan

(c) tembusan.

Format pengumuman dapat dilihat pada contoh 26.

190

Tembusan:

1. ……………….……..2. …………………dst__________________

Dikeluarkan di ….....……………pada tanggal …….....………….___________________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

……………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

PENGUMUMANNomor Peng/ ….. / …./…..

tentang……………………………………

KOP NAMA BADAN_______________

CONTOH 26FORMAT PENGUMUMAN

Kop nama badan

Kota sesuaitempatpembuatan,dan tanggalpembuatanberikut nama,pangkat, NRPpejabatpenandatangan

Memuat isipengumuman

Penomoran yangberurutan dalamsatu tahun takwim

Judul Pengumumanyang ditulis dalamhuruf kapital

191

14) Surat Pengantar (Speng). Speng adalah surat berbentuk daftardigunakan untuk mengantar suatu naskah/dokumen/barang yang perludikirimkan.

a) Pembuatan. Speng dibuat oleh Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat minu dan pejabat lain yang berwenang.

b) Susunan. Speng dapat dibuat dengan menggunakan kertasukuran A-5 (210 mm x 148 mm), dengan susunan sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan;

(b) penomoran Speng. Cara penomoran Spengterdiri atas kode klasifikasi/kode nama tulisan dinas,tanda hubung, nomor urut/bulan dengan angkaRomawi/tahun dengan angka Arab;

Contoh: R/Speng-54/IV/2012,B/Speng-63/V/2012.

(c) tempat dan tanggal pembuatan;

(d) alamat yang dituju; dan

(e) tulisan surat pengantar ditulis simetris di tengahdengan huruf kapital.

(2) kelompok isi berada di dalam kolom terdiri atas nomor,isi, banyaknya, dan keterangan;

(3) kelompok penutup berisi tajuk tanda tangan dantembusan.

Format surat pengantar dapat dilihat pada contoh 27.

192

NO. ISI BANYAKNYA KETERANGAN

1 2 3 4

CONTOH 27FORMAT SURAT PENGANTAR

Kop nama badan,dan tempat tanggalpembuatan

Penomoranselama satu tahuntakwim, berikutklasifikasi

Alamat tujuansurat ditulisdibagian kanansurat

Nama jabatandan namalengkap yangditulis dengahuruf kapitalawal kata/tittlecase

KOP NAMA BADAN________________

Jakarta, Januari 2012

Kepada

Yth. …………………

di

Jakarta

SURAT PENGANTAR

Nomor : B/ Speng- /I/2012

Klasifikasi : Biasa

PengirimNama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1. Xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxxx3. dst._____________

193

15) Surat Izin (SI). Surat izin (SI) adalah bentuk tulisan dinas yangmemuat persetujuan/izin dari pemimpin satker/satminkal, kepada personeluntuk melaksanakan kegiatan di luar fungsi, tugas dan tanggung jawabjabatannya dalam jangka waktu tertentu, antara lain melaksanakan ibadahhaji, umroh, dan perjalanan ke luar negeri (pribadi).

a) Pembuatan. Surat izin dikeluarkan oleh pimpinan satker/satminkal sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

b) Susunan. Susunan surat izin adalah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) kata surat izin seluruhnya ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital; dan

(c) nomor surat izin : SI/18/I/2012.

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) konsiderans dasar dan pertimbangan; dan

(b) diktum hampir sama dengan sprin, hanya katadiperintahkan diganti dengan diizinkan.

(3) kelompok penutup, terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, sertatembusan.

Format surat izin dapat dilihat pada contoh 28.

194

Kop Nama Badan_____________

SURAT IZIN

Nomor SI/…../......./........

………………………………………………………………………………….Dasar : 1. dst

2. dst

DIIZINKAN

Kop nama badan

Penomoran yangberurutan dalam satutakwim

Memuatpertimbanganpejabat yangberwenang

Memuat dasaraturan (kebijakan)

Nama pejabat yangmenerima izin

Pertimbangan : 1. dst

2. dst

Kepada : 1. dst

2. dst

CONTOH 28FORMAT SURAT IZIN

Untuk : a. ……………………….…………………………………….b. …………………………..…………………………………c. …………………………………………………………dst.

Dikeluarkan di ………………………pada tanggal …………......…………________________________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

Tembusan:

1. ………………….……..2. ……………………dst._____________________

Memuat alasandikeluarkannya izin

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggalpenandatanganan

Nama PangkatJabatan dan namalengkap yang ditulisdengan huruf kapitalawal kata/tittle case

Daftar pejabat yangmenerima tembusansurat izin

195

16) Surat Izin Jalan (SIJ)/Surat Jalan (SJ). Surat izin jalan (SIJ)/SuratJalan (SJ) adalah bentuk tulisan dinas yang memuat persetujuan/izin daripimpinan satker/satminkal kepadapersonel yang pergi dalam jangka waktutertentu sesuai ketentuan.

a) Pembuatan. Surat izin jalan dikeluarkan oleh pimpinan satker/satminkal sesuai dengan kewenangannya, sedangkan surat jalandapat ditandatangani oleh pejabat yang lebih rendah.

b) Susunan. Susunan surat izin jalan/surat jalan adalahsebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) tulisan surat izin jalan/surat jalan seluruhnyaditulis simetris di tengah dengan huruf kapital; dan

(c) penomoran surat izin jalan/surat jalan : kodenama tulisan dinas/nomor urut/bulan dengan angkaRomawi/tahun dengan angka Arab,

Contoh: SIJ/72/IV/2012.

penomoran surat jalan sama dengan penomoran SIJ,hanya kode SIJ diganti SJ,

Contoh: SJ/81/IV/2012.

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) pernyataan pemberi izin;

(b) data personel; dan

(c) tujuan dan waktu.

(3) kelompok penutup terdiri atas: tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, sertatembusan.

Format surat izin jalan dan surat jalan dapat dilihat padacontoh 29.

196

KOP NAMA BADAN_________________

SURAT IZIN JALAN

NomorSIJ/…../....../.......

………………………………………………………………………………….

Tembusan:

1………………….……..2……………………dst___________________

Diberikan Kepada :

Nama :

Pangkat, Korps, NRP :

Jabatan : :

Kesatuan :

Pengikut : 1.

2.

Pergi dari :

Tempat Tujuan :

Keperluan :

Berkendaraan :

Berangkat tanggal :

Kembali tanggal :

Catatan :

Dikeluarkan di ………………………pada tanggal ……………………..…_________________________

Nama Jabatan,

NamaPangkat

CONTOH 29SURAT IZIN JALAN

Kop namabadan

Penomoranselama satutahun takwim

Memuatpernyataanpemberi izindan datapersonel yangdiberikan izin

Memuatpenutup berisitempat,tanggaldikeluarkansurat izin danpenanda-tanganan surat

Pejabat yangdiberitembusan

SURAT IZIN JALANNomor SIJ/...../......./........

197

17) Amanat/Sambutan. Amanat/sambutan adalah ungkapan pikiranyang utuh berisi pesan pimpinan satker/satminkal kepada seluruh atausebagian anggota/badan di lingkungan Angkatan Darat yang disampaikansecara tertulis atau lisan.

a) Susunan Amanat secara tertulis diatur sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan atau kop nama jabatan sesuaidengan kewenangannya; dan

(b) judul amanat ditebalkan.

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) kalimat pembuka;

(b) amanat; dan

(c) kalimat penutup.

(3) Kelompok penutup, terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, serta tajuk tanda tangan.

b) Amanat/sambutan secara lisan tidak diatur dalam keputusanini.

18) Notulen Rapat. Notulen rapat adalah suatu catatan berisirangkuman dari hasil pembahasan suatu rapat/pertemuan yang dapatdigunakan sebagai referensi dalam pelaksanaan tugas.

a) Wewenang pembuatan dan penandatanganan notulen rapatoleh Kasetum/Kaset atau pejabat yang ditunjuk.

b) Susunan notulen rapat diatur sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan atau kop nama jabatan sesuaidengan kewenangannya;

(b) judul notulen dengan ketentuan ditulis seluruhnyadengan huruf kapital yang diletakkan ditengah tanpadiakhiri tanda baca; dan

(c) penomoran ditulis sebagai berikut: kodeklasifikasi/nama tuldis/nomor urut/bulan dengan angkaRomawi/tahun.

Contoh: B/NOTULEN/xx/I/20xx.

198

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) hari;

(b) tanggal;

(c) pukul;

(d) pimpinan;

(e) tempat;

(f) acara;

(g) undangan yang hadir, apabila undangan lebihdari lima orang maka daftar hadir dilampirkan;

(h) uraian;

(i) tanya jawab;

(j) tindak lanjut; dan

(k) pengarahan pimpinan.

(3) kelompok penutup, terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tanganpejabat yang mengetahui terletak disebelah kiri dan pejabatpembuat (notulis) terletak disebelah kanan.

Format notulen dapat dilihat pada contoh 30a dan 30b.

199

CONTOH 30aFORMAT NOTULEN

KOP NAMA BADAN_______________

NOTULEN RAPATNOMOR B/NOTULEN/…../……/…….

Hari :

Tanggal :

Pukul :

Pimpinan :

Tempat :

Acara :

Undangan yang hadir

1.

2.

3.

I. PENGANTAR DILANJUTKAN PAPARAN

a. Kasad

b. Tim Pemapar

Isi :

II. TANYA JAWAB

III. PENJAWAB

IV. PENGARAHAN PIMPINAN

Jakarta,…………………

Mengetahui Nama JabatanSelaku

Nama Jabatan, Notulis Rapat,

Nama NamaPangkat Pangkat

200

1.2. 1 NO

.U

RU

T

Xxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx dst.

2

PIMPIN

AN/BAG

IAN

3

MASALAH

4

KETERAN

GAN

/UR

AIAN

5

KEPUTU

SAN

JUD

UL LAM

PIRAN

KOP N

AMA BAD

AN_______________

Jakarta,……

……

……

…..

Nam

aJabatanSelaku

Notulis R

apat,

Nam

aPangkat

Contoh

30bForm

at Lampiran

Notulen

Pimpinan R

apat:

.........................H

adir:

.........................W

aktu:

.........................Tem

pat:

.........................

Mengetahui

Nam

aJabatan,

Nam

aPangkat

201

19) Berita Acara. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraiantentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani olehpara pihak dan saksi. Susunan berita acara sebagai berikut:

a) kelompok kepala, terdiri atas:

(1) kop nama badan/satminkal;

(2) tulisan berita acara seluruhnya ditulis simetris di tengahdengan huruf kapital; dan

(3) penomoran berita acara sebagai berikut nama tulisandinas/nomor urut/bulan dengan angka Romawi/tahun denganangka Arab.

Contoh: BA/xx/IV/20xx.

b) kelompok isi, terdiri atas:

(1) alinea pembuka;

(2) tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun;

(3) identitas para pihak yang membuat perjanjian;

(4) materi inti berita acara; dan

(5) alinea penutup.

c) kelompok penutup terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten)dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, diketahui atau disahkanoleh pejabat yang berwenang.

Format berita acara dapat dilihat pada contoh 31.

202

CONTOH 31FORMAT BERITA ACARA

KOP NAMA BADAN_______________

BERITA ACARASERAH TERIMA JABATAN

NOMOR BA/……/……./……..

Pada hari, ................. tanggal ......................bertempat di ................................kami yang bertandatangan di bawah ini:

1. Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXPangkat, NRP : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXJabatan : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yang selanjutnya disebut Pihak Kesatu

2. NamaPangkat, NRP : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXJabatan : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yang selanjutnya disebut Pihak Kedua

Sesuai dengan Keputusan XXXXXXXX Nomor Kep/xx/xx/xxxx tanggal xxxxxxx

a. Pihak Kesatu menyerahkan tugas dan tanggung jawab jabatanxxxxxxxxxxxxxx kepada Pihak Kedua ................................................

b. Pihak Kedua menerima tugas dan tanggung jawab jabatanxxxxxxxxxxxxxx kepada Pihak Kesatu................................................

c. Maka mulai saat penandatanganan berita acara serah terima jabatanini, segala tugas kewajiban dan tanggung jawab jabatanxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx beralih dari Pihak Kesatu kepada Pihak Kedua.

d. Berita acara penyerahan tugas dan tanggung jawab jabatan inidibuat dan ditandatangani di .......................

Jakarta,………………..

Yang Menerima Yang MenyerahkanPihak Kedua, Pihak Kesatu,

Nama NamaPangkat Pangkat

MengetahuiNama Jabatan,

NamaPangkat

203

20) Sertifikat. Sertifikat adalah pernyataan tertulis dari pejabat yangberwenang dituangkan dalam bentuk tertentu dan dapat digunakan sebagaibukti yang sah.

a) Wewenang. Wewenang pembuatan dan penandatanganandapat dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenangdan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

b) Susunan. Susunan sertifikat sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) tulisan sertifikat seluruhnya ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital; dan

(c) penomoran sertifikat sebagai berikut: nomorurut/bulan dengan angka Romawi/tahun dengan angkaArab.

Contoh: xx/IV/20xx.

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) nama;

(b) pangkat/golongan;

(c) NRP/NIP;

(d) jabatan;

(e) kesatuan; dan

(f) uraian kegiatan tentang apa dan dimana.

(3) kelompok penutup terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tanganpejabat yang berwenang.

Format sertifikat dapat dilihat pada contoh 32.

204

SERTIFIKAT

NOMOR……/……./………

diberikan kepada:

Nama : ...........................Pangkat/gol. : ...........................NRP/NIP : ...........................Jabatan : ..........................

telah mengikuti dengan baik

...............................................................................................................

Yang diselenggarakan oleh...................................... bekerja sama dengan........................................................... pada tanggal .........bulan.......20xx di..........

Jakarta,…………………….

Nama Jabatan,

Nama

Pangkat

KOP NAMA BADAN_______________

CONTOH 32FORMAT SERTIFIKAT

205

21) Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian. Ijazah atau Surat Tanda LulusUjian adalah suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai atau lulusmengikuti diklat untuk memperoleh kemahiran atau kecakapan tertentu.

a) Wewenang. Wewenang pembuatan dan penandatanganandapat dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,dan dapat dilimpahkan kepada pejabat dibawahnya.

b) Susunan. Susunan ijazah sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) tulisan ijazah atau surat tanda lulus ujianseluruhnya ditulis simetris di tengah dengan hurufkapital; dan

(c) penomoran ijazah sebagai berikut: nomorurut/bulan/kode pendidikan/tahun.

Contoh: xx/IX/Suspaminu/20xx.

(2) kelompok isi, terdiri atas:

a) nama;

b) pangkat/golongan;

c) NRP/NIP;

d) jabatan;

e) kesatuan;

f) penulisan telah lulus diletakkan ditengah kalimatdengan huruf kapital; dan

g) uraian diklat tentang apa dan dimana.

(3) kelompok penutup terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tanganpejabat yang berwenang.

Format ijazah dapat dilihat pada contoh 33.

206

KOP NAMA BADAN________________

CONTOH 33FORMAT SURAT TANDA LULUS UJIAN

SURAT TANDA LULUS DIKLAT .........NOMOR……./……../SUS...../………

Panitia.......................di lingkungan Kodiklat TNI AD TA 20XX yang ditetapkan denganKeputusan ..............................................tanggal..........................................................

Menetapkan bahwa

Nama : XXXXXXXXXXX

Pangkat/Gol., Korps,NRP/NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Jabatan/Kesatuan : XXXXXXXXXXXXXXXXXX

TELAH LULUS

Dari .............................................................. yang diselenggarakan pada tanggal.........s.d.............................di ..............................

Jakarta,………………….

Nama Jabatan,

NamaPangkat

207

22) Piagam Penghargaan. Piagam penghargaan adalah surat atautulisan yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu halyang bersifat penghormatan.

a) Wewenang. Wewenang pembuatan dan penandatanganandapat dikeluarkan dan ditandatangani oleh Kepala Staf AngkatanDarat dan dapat dilimpahkan kepada pejabat dibawahnya.

b) Susunan. Susunan piagam penghargaan sebagai berikut:

(1) kelompok kepala, terdiri atas:

(a) kop nama badan/satminkal;

(b) tulisan piagam penghargaan seluruhnya ditulissimetris di tengah dengan huruf kapital ditebalkan; dan

(c) penomoran piagam penghargaan sebagai ber-ikut: kode/nomor urut/bulan/tahun.

Contoh: PP/xx/II/20xx.

(d) nama jabatan ditulis simetris dengan huruf kapital

(2) kelompok isi, terdiri atas:

(a) nama;

(b) pangkat/golongan;

(c) NRP/NIP;

(d) jabatan;

(e) kesatuan; dan

(f) uraian tentang penghargaan apa dan dimana.

(3) kelompok penutup terdiri atas tempat (nama kota/kabupaten) dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tanganpejabat yang berwenang.

Format piagam penghargaan dapat dilihat pada contoh 34.

208

PIAGAM PENGHARGAANNOMOR PP/……./……./………

KEPALA STAF ANGKATAN DARAT

Memberikan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada

Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pangkat/Gol. : XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

NRP/NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Jabatan / Kesatuan : XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Kesatuan : XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Jakarta,…………………….

Nama Jabatan,

NamaPangkat

CONTOH 34FORMAT PIAGAM PENGHARGAAN

KOP NAMA BADAN________________

__

209

23) Telaahan Staf. Telaahan staf adalah laporan yang disampaikanoleh setiap pejabat khususnya pejabat staf dalam bentuk telaahan yangmenggunakan metode pemecahan persoalan, isinya memuat analisissingkat dan jelas serta memberikan jalan keluar/pemecahan yangdisarankan dari persoalan yang dihadapi. Susunan telaahan stafsebagai berikut:

a) kelompok kepala, terdiri atas:

(1) kop nama badan/satminkal;

(2) alamat instansi;

(3) tanggal dan waktu pembuatan telaahan;

(4) nomor telaahan staf diletakkan di atas kata “Masalah”,ditulis sejajar dengan tulisan telaahan staf, dan penomorannyaseperti penomoran bentuk surat; dan

(5) masalah, yaitu uraian ringkas permasalahan untukdipakai sebagai sarana penunjukkan arsip dan pengelompok-an dalam hal yang lebih umum atau luas dari persoalannya.

b) kelompok isi, terdiri atas:

(1) persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentangpersoalan yang akan dipecahkan;

(2) praanggapan memuat dugaan yang beralasanberdasarkan data yang ada dan saling berhubungan sesuaisituasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadianpada masa yang akan datang;

(3) fakta yang memengaruhi memuat fakta yangmerupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;

(4) diskusi mengupas dan menganalisis pengaruhpraanggapan dan fakta-fakta terhadap persoalan dan akibat-nya, hambatan serta keuntungan dan kerugian pemecahanatau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

(5) kesimpulan memuat intisari dari hasil diskusi, danmerupakan pemilihan satu cara bertindak yang mungkin ataudapat dilakukan; dan

(6) tindakan yang disarankan memuat secara ringkas danjelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yangdihadapi.

210

c) kelompok penutup, terdiri atas:

(1) tempat (nama kota/kabupaten) tanggal dikeluarkan;

(2) tajuk tanda tangan pejabat yang berwenang; dan

(3) daftar lampiran.

Format telaahan staf dapat dilihat pada contoh 35.

KOP NAMA BADAN________________

CONTOH 35FORMAT TELAAHAN STAF

TELAAHAN STAF NOMOR : ........... (Nomor sesuai dengan pengarsipan)

Masalah : (Uraian ringkas permasalahan, sebagai sarana penunjukkan arsipdan merupakan kelompok dari persoalan-persoalan, sehingga lebihumum atau lebih luas dari persoalan).

1. 1. PERSOALAN

2. 2. PRA ANGGAPAN

3. 3. FAKTA-FAKTA YANG MEMENGARUHI

4. 4. DISKUSI

5. 5. KESIMPULAN

6. 6. SARAN TINDAKAN

Nama Jabatan,

Nama Jabatan,

NamaPangkat

LAMPIRAN:

1. .................................2. .................................

____________________

BandungTanggal,jam,bulan, tahun

211

d. Pengakhiran.

1) melaksanakan evaluasi terhadap penyelenggaraan administrasitentang tulisan dinas masuk;

2) melaksanakan evaluasi terhadap penyelenggaraan administrasitentang tulisan dinas keluar; dan

3) membuat laporan pelaksanaan tugas kaitannya dalam kegiatanpenyelenggaraan tulisan dinas.

15. Penyampaian Tulisan Dinas.

a. Perencanaan.

1) Pusat. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di pusat dilaksanakanDitajenad bekerja sama dengan PT Pos Indonesia (Persero) dengantahapan perencanaan kegiatan sebagai berikut:

a) merencanakan materi kerja sama antara Angkatan Daratdengan PT Pos Indonesia (Persero);

b) merencanakan pelaksanaan kerja sama antara AngkatanDarat dengan PT Pos Indonesia (Persero);

c) merencanakan pembuatan sarana pengiriman tuldis;

d) merencanakan pendistribusian sarana pengiriman tuldis;

e) merencanakan ketentuan penyampaian tuldis; dan

f) merencanakan sosialisasi/asistensi dan pengendalianpenyampaian tuldis di lingkungan Angkatan Darat.

2) Daerah. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di daerah dilaksanakanoleh Ajendam dengan tahapan perencanaan kegiatan sebagai berikut:

a) merencanakan kegiatan penyampaian tuldis;

b) merencanakan laporan bulanan penyampaian tuldis di wilayahKodam;

c) merencanakan pendistribusian sarana dan ketentuanpenyampaian tuldis di wilayah Kodam; dan

d) merencanakan sosialisasi dan pengawasan penyampaiantuldis di wilayah Kodam.

212

3) Satminkal. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di satminkal dengantahapan perencanaan kegiatan sebagai berikut:

a) merencanakan jumlah penyampaian tuldis yang dikirim melaluiPT Pos Indonesia (Persero) dan instansi lainnya;

b) merencanakan laporan bulanan penyampaian tuldis; dan

c) merencanakan laporan penerimaan sarana penyampaiantuldis.

b. Persiapan.

1) Pusat. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di pusat dilaksanakanDitajenad dengan tahapan persiapan kegiatan sebagai berikut:

a) koordinasi dengan PT Pos Indonesia (Persero);

b) menyiapkan persyaratan administrasi perjanjian kerja sama;

c) menyiapkan materi kerja sama antara Angkatan Daratdengan PT Pos Indonesia (Persero);

d) menyiapkan tempat dan waktu penandatanganan kerja samaantara Angkatan Darat dengan PT Pos Indonesia (Persero);

e) menyiapkan ketentuan penyampaian tuldis untuk Kotama danBalakpus di lingkungan Angkatan Darat;

f) menyiapkan pendistribusian sarana penyampaian tuldis keseluruh Kotama dan Balakpus di lingkungan Angkatan Darat;

g) menyiapkan data penyampaian tuldis; dan

h) menyiapkan pelaksanaan sosialisasi/asistensi dan pengendali-an penyampaian tuldis.

2) Daerah. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di daerah dilaksanakanAjendam dengan tahapan persiapan kegiatan sebagai berikut:

a) koordinasi dengan UPT PT Pos Indonesia (Persero) setempat;

b) menyiapkan kegiatan penyampaian tuldis;

c) menyiapkan laporan bulanan penyampaian tuldis di wilayahKodam;

d) menyiapkan pendistribusian sarana penyampaian tuldis;

213

e) menyiapkan pendistribusian ketentuan penyampaian tuldisyang berada di wilayah Kodam masing-masing; dan

f) menyiapkan sosialisasi dan pengawasan penyampaian tuldisdi wilayah Kodam.

3) Satminkal. Penyampaian tulisan dinas Angkatan Darat di satminkaldengan tahapan persiapan kegiatan yaitu:

a) mempelajari ketentuan penyampaian tuldis;

b) menyiapkan laporan bulanan penyampaian tuldis; dan

c) menyiapkan penerimaan sarana penyampaian tuldis.

c. Pelaksanaan.

1) Pusat. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di pusat dilaksanakanDitajenad dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:

a) melaksanakan penandatanganan Perjanjian Kerja Sama, danmelaksanakan kewajiban terhadap PT Pos Indonesia (Persero)sesuai perjanjian kerja sama;

b) mengirim ketentuan penyampaian tuldis keseluruh Kotama danBalakpus;

c) mendistribusikan sarana penyampain tuldis ke seluruhKotama/Balakpus di lingkungan Angkatan Darat;

d) mendata laporan penyampaian tuldis dari para Kaajendam;

e) melaksanakan sosialisasi/asistensi dan pengendalianpenyampaian tuldis; dan

f) membuat laporan pelaksanaan tugas kepada Kasad.

2) Daerah. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di daerah dilaksanakanAjendam dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:

a) menginformasikan ketentuan penyampaian tuldis ke seluruhsatuan yang berada di wilayah Kodam;

b) mendistribusikan sarana penyampaian tuldis kepada satuan-satuan di wilayah Kodam dan membuat laporan penerimaan saranapenyampaian tuldis;

214

c) menghimpun laporan-laporan tentang penyampaian tuldis daritiap-tiap satuan yang berada di wilayah Kodam dan membuat laporanpenyampaian tuldis kepada Dirajenad; serta

d) mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan penyampaiantuldis di wilayah Kodam.

3) Satminkal. Penyampaian tuldis Angkatan Darat di satminkal dengantahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:

a) mengirimkan tuldis yang dikirimkan melalui kantor pos PT PosIndonesia (Persero) setempat, atau mengirimkan langsung keinstansi lain dengan sarana lainnya;

b) menerima kiriman sarana penyampaian tuldis dan membuatlaporan penerimaan; dan

c) mendata jumlah penyampaian tuldis yang dikirim melalui PTPos Indonesia (Persero) serta membuat laporan bulanan kepadaKaajendam setempat.

d. Pengakhiran.

1) membuat laporan pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama dengan PTPos Indonesia (Persero) kepada Kasad;

2) menghimpun laporan pendistribusian sarana penyampaian tuldis; dan

3) mengevaluasi laporan pelaksanaan penyampaian tuldis dari tiap-tiapKodam dan sebagai data untuk perjanjian kerja sama yang akan datang.

Catatan: Untuk pelaksanaan kegiatan penyampaian Tuldis selain yang telahdibahas melalui kerja sama dengan PT Pos Indonesia (Persero) akandiatur secara tersendiri.

16. Pengelolaan Arsip.

a. Perencanaan.

1) membuat perkiraan produktifitas jumlah arsip berwujud tulisan(tekstual) dan arsip media baru (nontekstual) yang akan dikelola pertriwulan,semester maupun tahunan disesuaikan dengan program kerja satuan; dan

2) membuat rencana kebutuhan sarana pengelolaan arsip berwujudtulisan (tekstual) dan arsip media baru (nontekstual) disesuaikan denganvolume arsip yang diterima, dipelihara, dinilai dan disusutkan.

215

b. Persiapan.

1) Mempersiapkan prasarana dan sarana pengolahan arsip disesuaikandengan rencana perkiraan arsip yang akan diciptakan oleh Satuan Kerja penciptaarsip.

2) Mempersiapkan prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktifdisesuaikan dengan volume jumlah arsip yang akan diterima, dipelihara dandisusutkan oleh tiap-tiap Unit Kearsipan III, II, dan I.

3) Prasarana dan sarana pengelolaan arsip sebagai berikut:

a) Arsip berwujud tulisan (tekstual).

(1) prasarana berupa bangunan/ruangan depo arsip yangdigunakan sebagai tempat penyimpanan arsip;

(2) sarana pencatatan meliputi: buku agenda, buku verbal,lembar disposisi, buku agenda arsip, daftar pencarian arsip,label boks, dan buku ekspedisi;

(3) sarana penyimpanan meliputi: lemari, filling cabinet; rakarsip, boks arsip, roll o pact, lemari/ruang fumigasi, rodadorong, dan tangga;

(4) sarana pemeliharaan meliputi: pengisap debu, alatpemadam kebakaran, pendingin ruangan (AC), thermometer,hygrometer, kreolin/karbol/Lysol, pakaian khusus (jas lab) danlemari, masker dan ketel sterilisasi, sarung tangan, obat cucitangan (antiseptic), salicyl talk, lap pel, kamper, obat antiserangga, alat semprot, exhaustfan (alat penyedot udara), danlemari obat;

(5) sarana penyajian meliputi: buku peminjaman, bonpeminjaman, dan mesin fotokopi;

(6) sarana penilaian meliputi: meja sortir, dan almari arsipmusnah/pindah; dan

(7) sarana penyusutan meliputi: mesin cacah,berita acarapemusnahan, lampiran berita acara, daftar arsip, bukuinventaris arsip, surat pengantar, kertas aspal, boks arsip, danpeti arsip.

216

b) Arsip Media Baru (Nontekstual). Prasarana dan saranapengelolaan arsip media baru (nontekstual) pada dasarnya samadengan arsip berwujud tulisan (tekstual) ditambah dengan:

(1) sarana penyimpanan: sampul arsip, foto/album, lemarifoto, rak kaset, rak lemari yang tertutup kaca, rak lemariberlaci; dan

(2) sarana pemeliharaan: sarung tangan katun, carbontetraclorida/campuran carbon tetraclorida toluene, bantalan,kain panel, kantong kain editing, mesin pembersih, pengaturkelembaban/lengas, dan splicer (alat penyambung film).

c. Pelaksanaan.

1) Arsip Berwujud Tulisan (Tekstual).

a) Pencatatan.

(1) Pencatatan penerimaan arsip inaktif di Unit KearsipanIII, II dan I meliputi:

(a) mencocokkan arsip yang diterima dengan daftararsip yang dipindahkan (contoh 41);

(b) mencatat pada buku agenda arsip denganmengisi kolom dan petunjuk penyimpanan. (Contoh 48dan 49): dan

(c) Unit Kearsipan I mencatat pada kartu arsip(Contoh 50), selanjutnya kartu arsip disimpan padalemari kartu arsip.

(2) Pencatatan pada penyimpanan di Unit Kearsipan III, IIdan I meliputi:

(a) mencatat arsip pada pembungkus/boks arsip,dengan menggunakan label;

(b) mencatat petunjuk penyimpanan arsip padasarana pencatatan seperti;

Gd …./ Rop…./ Rk..../ Boks…./ Bks.

Contoh : Gd A/Rop II…/RkI/Boks2/Bks4Berarti arsip dimaksud berada di gedung ARoll o’pact II…Rak I, Boks 2 Bungkus 4

217

(c) label pencatatan yang ditulis pada pembungkussebelah luar sebagai berikut:

Gambar label pada pembungkus

10 cm

1. No :2. Perihal/Jenis tulisan dinas :3. Tahun/Bulan :4. Kesatuan :5. Petunjuk penyimpanan :

Penjelasan pengisian:

1. Nomor bungkus (nomor 1 dan seterusnyadalam satu kali pengiriman)2. Perihal arsip/Jenis tulisan dinas.3. Tahun/bulan arsip.4. Nama kesatuan yang memindahkan arsip.5. Diisi sesuai dengan cara mencatatpetunjuk penyimpanan.

(d) label pencatatan yang ditulis pada boks arsipditempel pada ketebalan boks.

TNI ANGKATAN DARAT

1. No. Urut boks :2. Isi :3. Tahun/Bulan :4. Kesatuan :5. Petunjuk Penyimpanan :

Ukuran label pada boks:

1. Kecil, lebar 8 cm, tinggi 10 cm.2. Besar, lebar 15 cm, tinggi 10 cm.

Penjelasan pengisian:

1. Nomor urut boks (nomor 1 danseterusnya).2. Isi boks terdiri dari berapa bungkus.3. Tahun/bulan arsip.4. Nama kesatuan yang memindahkan arsip.5. Diisi sesuai dengan cara mencatatpetunjuk penyimpanan.

8 cm

218

(3) Pencatatan pada penyajian di Unit Kearsipan III, II dan Imeliputi:

(a) mencatat arsip yang dipinjam pada bukupeminjaman (Contoh 36); dan

(b) mencatat arsip yang dipinjam termasuk petunjukpenyimpanan pada bon peminjaman. (Contoh 37).

(4) Pencatatan pada pemusnahan di Unit Kearsipan III, IIdan I. Pencatatan berita acara pemusnahan (contoh 45) dandaftar arsip yang dimusnahkan yang memuat semua data arsipyang akan dimusnahkan. (Contoh 40).

(5) Pencatatan di Unit Pengolah arsip:

(a) setiap tulisan dinas/naskah yang masuk dibubuhicap agenda yang memuat nomor/bulan/tahun sesuaiketentuan pencatatan surat masuk;

(b) selanjutnya tulisan dinas/naskah masuk diberilembar disposisi untuk diperlukan pengolahan lebihlanjut dan dicatat pada buku agenda, sedangkan tulisandinas/naskah keluar dicatat pada buku verbal sesuaiketentuan surat menyurat, pada lembar disposisi tulisandinas/naskah masuk diberi cap NA untuk nonarsipsedangkan untuk arsip tidak diberi cap NA; dan

(c) pencatatan arsip dan nonarsip, sebagai berikut:

i. Arsip.

i) Arsip Aktif. Arsip Aktif pada umum-nya lebih sering disebut tulisan dinas/naskah. Tulisan dinas/naskah yang masuksetelah selesai diolah oleh pimpinanbiasanya pada lembar disposisi ditulis“simpan” (Dep) terhadap arsip itu ada duakemungkinan, yaitu:

(i) disimpan tetapi sewaktu-waktu diminta kembali olehpimpinan; serta

(ii) disimpan dan tidak akandiminta kembali.

Arsip aktif yang masuk telah ditulis“simpan” (Dep), disimpan dan dihimpunmenurut seri, rubrik, atau dosir, kemudiandicatat pada daftar arsip yang disimpan.(Contoh 39).

219

ii) Arsip inaktif. Arsip inaktif sebelumdipindahkan ke Arsip I perlu dicatat dalamdaftar arsip. Daftar arsip dibuat sudahdikelompokkan berdasarkan himpunanseri, rubrik, dosir dan campuran.

ii. Nonarsip. Nonarsip yang telah diberitanda (NA) dicatat dalam buku agenda umumdengan 3 kemungkinan. Kemungkinan ke 1 dan2 yaitu aktif dan inaktif. Apabila masih aktifdalam agenda tetap tercatat dan tidak diberitanda apa-apa, sedangkan kalau sudah inaktifmaka didalam kolom keterangan pada bukuagenda/verbal diberi catatan inaktif disertaitanggal mulai dinyatakan inaktif. Kemungkinanke 3 yaitu apabila terjadi arsip dari suatu tulisandinas hilang, maka nonarsipnya dapat diangkat/diperlakukan sebagai arsip dan dicatat padadaftar arsip yang disimpan. (Contoh 39).

(d) semua arsip yang akan dipindahkan dicatatdalam daftar pertelaan arsip yang dipindahkan.

b) Penyimpanan. Penyimpanan arsip aktif dilakukan pada UnitPengolah atau Satuan Kerja, sedangkan penyimpanan arsip inaktifdilakukan pada unit kearsipan berjenjang meliputi Unit Kearsipan III, IIdan I secara efisien, efektif, dan aman pada bangunan yangdirancang khusus, dengan penjelasan sebagai berikut:

(1) Susunan himpunan arsip. Penyimpanan arsipdiusahakan tidak lembar perlembar tetapi berupa berkas atauhimpunan yang disusun secara kronologis dengan ketentuan;

(a) arsip yang tertua terletak di sebelah atasberurutan ke bawah sampai arsip yang termuda;

(b) disimpan tanpa penjepit logam, diganti denganpenjepit plastik agar bebas karat;

(c) apabila penjepit plastik tidak tersedia, dapatmenggunakan penjepit logam dengan terlebih dahuludiberi sepotong kertas yang langsung menjepit arsipdan baru diberi penjepit logam;

(d) himpunan arsip inaktif tidak boleh ada yangterlipat;

(e) himpunan arsip dibungkus dengan kertaspembungkus atau kertas aspal dan diberi catatan; dan

220

(f) boks arsip yang telah diisi himpunan arsipdisimpan di rak arsip diatur secara lateral dengan urutnomor dari kiri ke kanan mulai dari tingkat paling atasterus ke bawah.

(2) Jenis Himpunan Arsip.

(a) Seri. Seri adalah himpunan arsip yang disusunberdasarkan kesamaan jenis/bentuk redaksi, misalnyahimpunan surat keputusan, himpunan surat perintahdan sebagainya.

(b) Rubrik. Rubrik adalah himpunan arsip yangdisusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/pokokpersoalan tetapi tidak berhubungan satu sama lain,misalnya himpunan arsip masalah intelijen, himpunanarsip masalah disiplin dan sebagainya.

(c) Dosir. Dosir adalah himpunan arsip yangdisusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/pokokpersoalan tetapi mempunyai hubungan satu sama lain,misalnya takah, dosir personel dan dosir gedung.

(d) Campuran. Campuran adalah himpunan arsipyang disusun dengan cara digabung antara seri danrubik, misalnya himpunan surat keputusan tentangpersonel, himpunan surat telegram tentang tata tertibdan sebagainya.

(3) Sistem Pemberkasan.

(a) Abjad. Digunakan untuk memberkas arsip-arsipberdasarkan nama organisasi dan personel.

(b) Geografi/wilayah. Digunakan untuk memberkasarsip yang disimpan berdasarkan wilayah.

(c) Subyek. Digunakan untuk memberkas arsipyang disimpan berdasarkan masalah.

(d) Nomor. Digunakan untuk memberkas arsippersonel berdasarkan nomor tulisan dinas.

(4) Prosedur Pemberkasan Arsip, meliputi kegiatan:

(a) memeriksa kelengkapan berkas yang disimpan;

(b) memilah dan mengelompokkan arsip yang akandisimpan berdasarkan jenis tulisan dinas;

221

(c) memberikan kode pada lokasi penyimpananarsip; dan

(d) menyimpan arsip ke dalam ordner/boks arsip/lemari.

(5) Posisi Arsip.

(a) Lateral. Posisi arsip sedemikian rupa yangmemperlihatkan bagian punggung arsip, contoh sepertipenyimpanan buku di perpustakaan.

(b) Vertikal. Posisi arsip sedemikian rupa yangmemperlihatkan halaman muka saja, contoh sepertipenyimpanan arsip di filing cabinet.

(c) Horizontal. Posisi arsip sedemikian rupa yangmemperlihatkan halaman muka arsip dilihat dari atas,contoh seperti penyimpanan arsip aktif di atas meja.

(6) Usia dan Tempat Penyimpanan.

(a) Unit Kearsipan III, II dan I menyimpan arsipinaktif sesuai dengan usia simpan yang telah ditentukanyaitu:

i. Unit Kearsipan III menyimpan arsipselama lima tahun (arsip bernilai sepuluh tahun);

ii. Unit Kearsipan II menyimpan arsip selamatiga tahun (arsip bernilai lima tahun); dan

iii. Unit Kearsipan I menyimpan arsip selamadua tahun (arsip yang bernilai dua tahun).

(b) Unit pengolah menyimpan arsip aktif selama tigabulan atau lebih sesuai dengan kebutuhan/kepentingan.

c) Pemeliharaan. Pemeliharaan merupakan suatu kegiatandalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segifisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip di UnitKearsipan III, II, I dan di Unit Pengolah atau Unit Kerja adalah samadengan penjelasan sebagai berikut:

(1) Penyebab kerusakan arsip:

(a) jenis kertas yang kurang baik kualitasnyasehingga menyebabkan kertas cepat rusak;

(b) tinta serta pita mesin tik atau komputer dengandengan kualitas yang rendah menyebabkan tulisancepat hilang; dan

222

(c) penggunaan lem/pasta tertentu akan meng-undang datangnya serangga dan sejenisnya.

(2) Penyebab kerusakan arsip dari luar:

(a) air dan api;

(b) debu;

(c) kelembaban udara;

(d) manusia;

(e) serangga, rayap dan sejenisnya; dan

(f) sinar matahari.

(3) Cara mengatasi kerusakan arsip:

(a) Memperbaiki halaman yang robek. Halamanyang robek tidak boleh direkat dengan cellulose tapekarena akan menambah kerusakan pada kertas. Untukmemperbaikinya hendaknya digunakan tisu/kertas tipisyang kuat sebagai penambal disatukan dengan acetatefoil dan sebaiknya dilakukan di atas kaca. Arsip yangrusak berat tetapi bernilai guna tinggi dilakukankoordinasi dengan ANRI untuk penanganan lebih lanjut.

(b) Memperbaiki arsip yang terbakar. Arsip yanghangus terbakar sedikit dibungkus kertas/tisu kemudiandimasukkan ke dalam peti, selanjutnya diserahkan keArsip Nasional RI untuk penanganan lebih lanjut.

(c) Memperbaiki arsip yang basah/terendam air.Tindakan yang dilakukan untuk arsip yang basah/tersiram air adalah sebagai berikut:

i. bersihkan kotoran/lumpur yang menempeldi permukaan arsip dengan menggunakan kapasyang lembab sebelum membuka ikatanhimpunan arsip, dengan menempel-nempelkankapas tersebut pada kotorannya tidak bolehmenggosok-gosok karena akan menambahkerusakan;

ii. keluarkan air yang terkandung dalamhimpunan arsip dengan cara menekan secaraperlahan serta hati-hati, dan jangan memisahkanarsip yang masih basah, apabila menghadapikertas yang berselaput bahan kimia, maka kertasdapat dipisahkan dengan hati-hati walaupundalam keadaan basah kemudian selipkan sehelaikertas plastik (polythyenon) di antaranya kertasyang satu dengan kertas lainnya;

223

iii. keringkan arsip dengan menggunakankipas angin dan jangan menjemur arsip di bawahsinar matahari, kemudian letakkan di atas meja/lantai yang bersih, dialasi kain penyerap, setelahkering dapat diratakan dengan alat pres; dan

iv. mengatasi jamur/cendawan, hilangkanjamur/cendawan dengan campuran thynol danspiritus atau campuran acetone dengan air,campuran tersebut harus mengandung air 40%.

d) Penyajian. Penyajian adalah kegiatan mencari danmenemukan arsip yang disimpan apabila ada permintaan daripengguna. Kecepatan dan ketepatan memenuhi permintaan sangattergantung pada ketelitian dan keterampilan petugas, sertaketeraturan pada waktu pencatatan dan penyimpanan arsip-arsiptersebut, dengan penjelasan sebagai berikut:

(1) Cara mencari arsip, sebelum mencari arsip yangdisimpan dalam gedung/rak/boks terlebih dahulu diteliti padabuku agenda/daftar arsip/lembar control dan petunjuk lokasiarsip, sehingga dapat diketahui dimana arsip itu berada.

(2) Pelayanan peminjaman, setiap peminjaman arsip harussepengetahuan pejabat arsip, peminjam harus mengisi bonpeminjaman dan menandatanganinya (Contoh 37), petugasarsip mencatat pada buku peminjam, arsip perbendaharaantidak diperkenankan untuk dipinjamkan kecuali untukkepentingan pemeriksaan oleh yang berwenang dan dilakukandi tempat/lingkungan penyimpanan arsip. Beberapa hal yangharus diperhatikan sebagai berikut:

(a) arsip-arsip klasifikasi sangat rahasia hanya dapatdipinjamkan di tempat dan tidak boleh dibawa ke luarruangan;

(b) peminjaman dokumen/buku dilakukan secaratertulis, dan peminjaman tidak lebih dari satu minggu;

(c) peminjaman arsip rahasia hanya dapat dilakukandengan izin khusus;

(d) arsip-arsip klasifikasi biasa dapat difotokopisesuai dengan kebutuhan;

(e) petugas arsip berkewajiban mencatat dalambuku dan bon peminjaman (Contoh 36 dan 37);

(f) petugas arsip berkewajiban memeriksa arsipyang dikembalikan baik nomor, masalah, jumlahlembaran dan kondisinya, serta mengembalikannya ketempat penyimpanan semula; dan

224

(g) peminjaman arsip untuk WNA pada prinsipnyatidak dibenarkan kecuali ada izin dari Kasad.

(3) Pengembalian. Pejabat arsip harus meneliti arsip yangdikembalikan, baik nomor masalah maupun jumlah lembaran-nya, kemudian pejabat harus menyerahkan bon peminjamanarsip tersebut kepada peminjam dan selanjutnya arsipdisimpan kembali ke tempatnya.

(4) Pelayanan dengan fotokopi. Peminjaman arsip-arsiptertentu dapat dilayani dengan fasilitas fotokopi, gunamenjamin keabsahan informasi yang tersimpan dalam arsip,maka fotokopi yang diberikan kepada pemakai harusdilegalisasi terlebih dahulu oleh pejabat/petugas yang ditunjuk,legalisasi dapat berupa cap khusus yang berisi pernyataanbahwa isi informasinya sesuai dengan aslinya kemudianditandatangani oleh petugas/pejabat yang bersangkutan.(Contoh 38).

e) Penilaian. Penilaian adalah proses kegiatan menilai guna/menyeleksi arsip-arsip yang harus disimpan, dipindahkan dandimusnahkan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakankegiatan penilaian adalah:

(1) Nilai Guna Arsip. Nilai guna arsip adalah nilai arsipyang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan penggunaarsip dan dibedakan menjadi:

(a) Nilai Guna Primer. Nilai guna primer adalahnilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagikepentingan satuan terdiri atas:

i. Nilai Guna Administrasi, adalah nilai gunayang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanatugas dan fungsi satuan pencipta;

ii. Nilai Guna Hukum, adalah nilai guna arsipyang didasarkan pada bukti-bukti yangmempunyai kekuatan hukum atas hak dankewajiban warga Negara dan pemerintah;

iii. Nilai Guna Keuangan, adalah nilai gunaarsip yang didasarkan pada hal ikhwal yangmenyangkut transaksi dan pertanggungjawabankeuangan; dan

iv. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi, adalahnilai guna arsip yang didasarkan pada data ilmiahdan teknologi sebagai akibat/hasil penelitianmurni atau terapan.

225

(b) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna sekunderadalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagikepentingan satuan/instansi lain atau kepentinganumum di luar satuan pencipta sebagai bahan bukti danpertanggungjawaban nasional, yang meliputi:

i. nilai guna kebuktian/sejarah, adalah arsipyang didasarkan pada fakta dan keterangan yangdapat digunakan untuk menjelaskan tentangbagaimana satuan/instansi dikembangkan,diatur, fungsi dan kegiatan-kegiatan yangdilaksanakan serta hasil/akibat kegiatan itu; dan

ii. nilai guna informasi, adalah nilai gunaarsip yang didasarkan pada isi atau informasiyang terkandung dalam arsip, digunakan untukberbagai kepentingan penelitian dan kesejahtera-an tanpa dikaitkan satuan pencipta.

(2) Cara-cara penilaian.

(a) Di Unit Kearsipan III, II dan I.

i. menilai arsip yang telah memasuki masapenilaian sesuai dengan tingkatan Unit Kearsipanyang telah ditentukan pada pedoman penilaianarsip atau Jadwal Retensi Arsip/Dokumen(JRA);

ii. apabila ada keraguan pilih nilai yang lebihtinggi; dan

iii. sebagai dasar waktu penilaian terhitungmulai tanggal arsip tersebut diterima.

(b) Di Unit Pengolah atau Satuan Kerja:

i. menilai semua surat yang masuk apakahtermasuk kategori arsip atau nonarsip kemudianmemberi tanda NA pada sudut kanan ataslembar disposisi apabila dikategorikan nonarsip;

ii. menentukan apakah arsip tersebut aktifatau inaktif dan apabila ada keraguan pilih nilaiyang lebih tinggi (aktif);

iii. setiap tiga bulan melakukan penilaiandengan mengelompokkan arsip dan nonarsip,kemudian mengelompokkan arsip menjadi arsipaktif dan arsip inaktif, serta mengelompokkannonarsip aktif dan nonarsip inaktif;

226

iv. jika masih merupakan pedoman kerja unitpengolah/unit kerja arsip tersebut dinyatakanaktif dan jika sudah tidak berlaku dinyatakaninaktif;

v. arsip keuangan dinyatakan aktif selamaundang-undang perhitungan anggaran belumditetapkan, sedangkan arsip materiil dinyatakanaktif selama barang tersebut belum dihapus;

vi. dosir personel dinyatakan aktif selamayang bersangkutan masih berdinas aktifditambah tiga puluh tahun setelah yangbersangkutan diberhentikan/pensiun; dan

vii. menyimpan arsip aktif hasil penilaian danmemindahkan arsip inaktif hasil penilaian ke UnitKearsipan I dan dibuatkan daftar arsip yangdipindahkan (Contoh 41).

(3) Pedoman penilaian arsip nonperbendaharaan.

(a) Arsip inaktif dengan masa simpan lebih darisepuluh tahun atau arsip statis adalah sebagai berikut:

i. arsip yang oleh Unit Kearsipan IIIdinyatakan mengandung nilai sejarah;

ii. arsip yang berisi informasi tentangpertumbuhan dan perkembangan satuanAngkatan Darat;

iii. arsip yang berisi informasi tentang doktrin,organisasi, pendidikan pelatihan, personel danmateriil;

iv. arsip tentang prosedur kerja suatuinstansi/satuan;

v. arsip yang berisi usaha-usaha satuandalam lapangan sosial ekonomi dan sebagainya;

vi. arsip yang berisi tentang penelaahantugas satuan;

vii. arsip yang berisi perencanaan operasi danorganisasi;

viii. arsip yang berisi hal-hal/sebab-sebabditempuhnya suatu kebijaksanaan;

227

ix. arsip yang berisi petunjuk sebagaikebijaksanaan, baik langsung maupun tidaklangsung mempengaruhi soal komando;

x. arsip yang berisi transaksi atau kontrakatau perjanjian yang mempunyai akibat yuridis,umum dan berlaku terus menerus;

xi. arsip yang berisi ketetapan kedudukanhukum personel, proses pengusutan,pemeriksaan dan pengadilan atas perkara danperistiwa;

xii. arsip dosir personel yang berisi riwayatpimpinan TNI, tokoh TNI dan prajurit, sertapersonel lainnya yang ada hubungannya dengansuatu peristiwa bersejarah yang menyangkut TNI;

xiii. arsip yang berisi laporan, surat-menyuratyang merupakan telaahan staf yang adahubungannya dengan peningkatan daya gunasuatu hal;

xiv. arsip notulen sidang/rapat, laporanseminar, diskusi, kongres, konferensi, dansidang/rapat pimpinan khusus dalamhubungannya dengan peristiwa bersejarah; dan

xv. arsip yang berisi heraldika (ilmu tentangasal-usul perkembangan atau makna lambang),meliputi ketentuan-ketentuan tentang atribut,perlengkapan, seragam dan tanda jasa.

(b) Arsip inaktif yang bernilai sepuluh tahun adalahseluruh arsip inaktif yang oleh Unit Kearsipan II dinilaimasih memiliki nilai guna primer maupun nilai gunasekunder, sehingga perlu disimpan di Unit Kearsipan IIIkarena sewaktu-waktu informasi arsip masih diperlukan.

(c) Arsip inaktif yang bernilai lima tahun adalahseluruh arsip inaktif yang oleh Unit Kearsipan I dinilaimasih memiliki nilai guna primer maupun nilai gunasekunder, sehingga perlu disimpan di Unit Kearsipan IIkarena sewaktu-waktu informasi arsip masih diperlukan.

(d) Arsip inaktif yang bernilai dua tahun terdiri dari:

i. surat pengantar;

ii. surat lamaran ditolak;

228

iii. surat perintah yang telah dilaksanakandan tidak ada hubungannya dengan peristiwabersejarah;

iv. undangan yang tidak ada hubungannyadengan peristiwa bersejarah;

v. surat edaran yang bersifat sementara danberakhir setelah waktu dalam edaran dipenuhidan tidak ada hubungannya dengan peristiwabersejarah;

vi. laporan statistik yang telah selesaidikerjakan menurut tujuannya dan bukanmerupakan laporan statistik kegiatan tahunandari satuan/instansi;

vii. surat usulan yang telah selesai;

viii. naskah yang tidak mengandung sifatorganisasi kebijaksanaan dan bahan/hasil risetatau telaahan;

ix. surat peringatan penyelesaian suatumasalah, dan tidak ada hubungannya denganperistiwa bersejarah; serta

x. naskah/surat yang telah selesai persoalan-nya dan tidak ada hubungannya denganperistiwa bersejarah, penyelidikan ilmiah,pertumbuhan dan perkembangan organisasiataupun biografi personel TNI.

(4) Pedoman penilaian arsip perbendaharaan.

(a) Penilaian arsip keuangan.

i. arsip keuangan yang bernilai lebih darisepuluh tahun/abadi, meliputi Berita AcaraPemeriksaan Keuangan (BAPK), Berita AcaraSerah Terima (BAST), Nota Hasil PemeriksaanLaporan (NHPL), Nota Hasil Pertanggungjawab-an (NHPW) beserta jawabannya;

ii. arsip keuangan yang bernilai sepuluhtahun setelah Undang-undang perhitungananggaran ditetapkan, meliputi buku harian,register pembukuan, bukti kontrak pembangunanterhitung setelah bangunan diserahkan;

229

iii. arsip keuangan yang bernilai lima tahunberupa bukti kontrak pembelian barang/jasaterhitung setelah barang/jasa diterima denganbaik; dan

iv. arsip keuangan yang bernilai dua tahunsesudah Undang-undang perhitungan anggaranditetapkan, meliputi buku pembantu, bukutambahan, bukti kas kecuali kontrak pembelianbarang/jasa dan kontrak pembangunan, daftar-daftar, ikhtisar dan surat-menyurat gunamenyusun program anggaran belanja TNI dantambahannya, serta dokumen pembukuananggaran.

(b) Penilaian Arsip Materiil (Mat).

i. Arsip materiil Peralatan (matpal) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun adalah terdiridari:

i) arsip matpal yang bernilai sejarah;

ii) arsip kebijakan matpal; dan

iii) arsip sistem pembinaan matpal.

ii. Arsip materiil Zeni (matzi) yang bernilailebih dari sepuluh tahun adalah terdiri dari:

i) Berita Acara Pemeriksaan Mat/Fas/Jas;

ii) Berita Acara Serah Terima Mat/Jas/Fas; dan

iii) Nota Hasil Pemeriksaan laporan,pertanggungjawaban beserta jawabanyang terkait.

iii. Arsip materiil Penerbangan yang bernilailebih dari sepuluh tahun terdiri dari :

i) Berita Acara Pemeriksaan (BAP);

ii) Berita Acara Serah Terima;

iii) Nota Hasil pemeriksaan laporan(NHPL) Nota pertanggungjawaban besertajawaban yang terkait;

230

iv) Buku Induk; dan

v) Buku Indeks.

iv. Arsip materiil Topografi (mattop) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip mattop yang bernilai sejarah;

ii) arsip kebijakan mattop; dan

iii) arsip sistem pembinaan mattop.

v. Arsip materiil Infolahta (matinfolahta) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip matinfolahta yang bernilaisejarah;

ii) arsip kebijakan matinfolahta; dan

iii) arsip sistem pembinaan matinfo-lahta.

vi. Arsip materiil Bekang (matbekang) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip matbekang yang bernilaisejarah;

ii) arsip kebijakan matbekang; dan

iii) arsip sistem pembinaan mat-bekang.

vii. Arsip materiil Perhubungan (mathub) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip mathub yang bernilai sejarah;

ii) arsip kebijakan mathub; dan

iii) arsip sistem pembinaan mathub.

viii. Arsip materiil Kesehatan (matkes) yangbernilai lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip matkes yang bernilai sejarah;dan

ii) arsip kebijaksanaan matkes.

231

ix. Arsip materiil Peralatan (matpal) yangbernilai sepuluh tahun, terdiri dari :

i) bentuk 1A, 1B dan 1/Pal, kartupersediaan materiil;

ii) bentuk 2/Pal, buku agenda, materiil;

iii) bentuk 17 dan 18/Pal, Berita acaraserahterimajabatanDansatminkalbesertaBerita Acara kelebihan/kekuranganmateriil organik pada saat serah terima;

iv) bentuk 19/Pal, Daftar materiilsatuan bawahan;

v) bentuk 20/Pal, Laporan peng-gantian materiil;

vi) buku Juklak, Juknis sistem danprosedur pergudangan dan pemeliharaan;

vii) kartu persediaan materiil, kartulabel materiil;

viii) berkas verbal (TPM, PPM danberita acara penerimaan/pengeluaranmateriil;

ix) buku verbal;

x) buku Juklak, Juknis;

xi) buku verbal PPM/Pengadaanmateriil;

xii) Tanda Penerimaan Materiil (TPM);

xiii) buku verbal tentang pemeliharaan;dan

xiv) buku Katalog materiil.

x. Arsip materiil Zeni (matzi) yang bernilaisepuluh tahun adalah terdiri dari :

i) pertanggungjawaban administrasipengadaan/pendistribusian/penghapusan/mat/fasilitas;

232

ii) inventarisasi senjata dan munisiyang tidak digunakan (di model 10);

iii) bendel/berkas kegiatan bangunanmiliter (bangunan pangkalan, rehab/pembongkaran bangunan beserta surat-surat pendukungnya seperti Skep Kasad,surat Ijin mendirikan/merehab/mem-bongkar bangunan, surat penyerahanbangunan kontrak, proses administrasi/pertanggungjawaban Ku/Lakyek);

iv) pembelian tanah/ruislag tanah/pembebasan tanah beserta surat-suratpendukungnya seperti Surat Perjanjian,Akta Notaris, sertifikat/girik (gambar situasitanah) surat keputusan panitia 9, prosesadministrasi (surat penawaran, suratnegosiasi, laporan pekerjaan, surat timkomisi dan pertanggungjawaban Ku/pelaksana proyek);

v) naskah/bendel/buku tentang Mat/fas/Fungsi Zeni AD yang tercantum dalamjadwal retensi Arsip produksi Ditziadtanggal 5 Mei 1986;

vi) gambar konstruksi pangkalan/detail;

vii) berita acara pemeriksaan/penyerahan bangunan;

viii) pertanggungjawaban rekeningZeni/P.3;

ix) data materiil Zeni bidang barang takbergerak/pangkalan; dan

x) buku masterplan pangkalan satuan/Juknis/Juklak tentang tata cara Wasdaldan pengembangan bangunan AD.

xi. Arsip materiil Penerbangan yang bernilaisepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip pengadaan;

ii) arsip pengeluaran;

iii) buku/kartu barang;

iv) kartu label;

233

v) arsip penghapusan; serta

vi) arsip pembangunan kembali danrehabilitasi Matpenerbad.

xii. Arsip materiil Topografi (mattop) yangbernilai sepuluh tahun terdiri dari:

i) buku Juklak, Juknis, materiilTopografi;

ii) buku verbal;

iii) tanda penerimaan materiil;

iv) buku verbal tentang pemeliharaan;

v) buku persediaan dan kartu labelmateriil;

vi) buku Juklak, Juknis;

vii) buku verbal/pengadaan materiilTopografi;

viii) tanda terima materiil Topografi;

ix) buku Katalog materiil Topografi;

x) kartu persedian dan kartu labelmateriil Topografi;

xi) arsip kontrak pengadaan materiilTopografi; dan

xii) surat-surat bangunan dan tanah.

xiii. Arsip materiil Infolahta (matinfolahta) yangbernilai sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip pengadaan;

ii) arsip pengeluaran;

iii) buku/kartu barang;

iv) kartu label;

v) arsip penghapusan; dan

234

vi) arsip pembangunan kembali danrehabilitas matinfolahta.

xiv. Arsip materiil Pembekalan dan Angkutan(matbekang) yang bernilai sepuluh tahun terdiridari:

i) surat yang berisi soal organisasi,sejarah, jawatan, kesatuan;

ii) surat berisi soal kebijakan, rencana,program;

iii) prosedur dan catatan tata carakerja kesatuan;

iv) surat-surat berisikan transaksi ataukontrak bekal milik kesatuan Matang bekalutama Intendant (Int) dan Angkutan (Ang)serta jasa Int/Ang, proses penghapusanBekmat/Jasa Int/Ang yang diadakan olehsuatu jawatan, kesatuan yang mempunyaiakibat yuridis, umum dan berlaku terus-menerus;

v) usaha-usaha sesuatu kesatuandalam lapangan sosial ekonomi bernilaistrategis, vital dan lainnya;

vi) surat berisi ketetapan mengenaikedudukan hukum personel, pengusutanterhadap kejahatan;

vii) surat berisi doktrin-doktrinmengenai organisasi, latihan, personel,materiil yang ada kemungkinan besaruntuk disempurnakan;

viii) surat yang berisikan petunjuktelaahan Staf dan laporan yang semuanyamerupakan kebijakan yang langsung tidaklangsung mempengaruhi soal komando/kesatuan;

ix) record set yang selalu dipakaidalam pekerjaan sehari-hari di bidang Bek,Mat, jasa perbendaharaan;

x) surat yang merupakan riwayathidup dan formasi;

235

xi) laporan, surat menyurat yangmerupakan telaahan staf yang adahubungannya dengan usahapenyempurnaan dan penambahan dayaguna sesuatu hal;

xii) surat penelaahan pelaksanaantugas sesuatu kesatuan;

xiii) surat mengenai perencanaanorganisasi dan operasi teknis, mesin dantaktis serta strategis; dan

xiv) semua pertanggungjawabandengan segala jenis bukti yang terkait baikBek, Mat, jasa, perbendaharaan, saranadan prasarana yang terkait dalam bentuktertulis produk administrasi baku dan nonbaku.

xv. Arsip materiil Perhubungan (mathub) yangbernilai sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip pengadaan;

ii) arsip pengeluaran;

iii) buku/kartu barang;

iv) kartu label;

v) arsip penghapusan; serta

vi) arsip pembangunan kembali danrehabilitasi mathub.

xvi. Arsip materiil Kesehatan (matkes) yangbernilai sepuluh tahun terdiri dari:

i) arsip pengadaan;

ii) arsip pengeluaran;

iii) buku/kartu barang;

iv) kartu label;

v) arsip penghapusan; serta

vi) arsip pembangunan kembali danrehabilitasi matkes.

236

xvii. Arsip materiil Peralatan (matpal) yangbernilai lima tahun terdiri dari:

i) bentuk 3/Pal permintaan materiilperlengkapan pertama;

ii) bentuk 16/Pal laporan pertanggung-jawaban materiil;

iii) bentuk 21/Pal berita acara materiilhilang;

iv) bentuk 22/Pal tanda pembukuanmateriil yang ditemukan;

v) sprin, skep dan petunjuk atasan;

vi) tanda pengeluaran materiil gudang;

vii) berkas laporan khusus tentangmateriil;

viii) program kerja harian (Har), daninventory materiil;

ix) berita acara penerimaan materiil,berkas-berkas penerimaan materiil;

x) berkas-berkas negosiasi pengada-an materiil;

xi) perintah mengeluarkan materiil;

xii) berita acara pelaksanaan peng-hapusan;

xiii) berita acara pengeluaran materiil,berkas-berkas penerimaan materiil;

xiv) berkas usul penghapusan materiil;

xv) buku/berkas tentang pengujian/percobaan dan litbang materiil; dan

xvi) berkas-berkas rehab kendaraan.

xviii. Arsip materiil Zeni (matzi) yang bernilailima tahun terdiri dari:

i) berita acara komisi pendistribusian/penerimaan/penghapusan Mat/Fas/Jasa;

237

ii) laporan pengadaan/penyimpanan/pemeliharaan/pendistribusian;

iii) data Zeni bidang anggaran danMat;

iv) Analisis Hasil Pemeriksaan (AHP)Wasrikben;

v) laporan hasil wasrik bidang Ku/Fas/Jasa;

vi) berita acara penyimpananpekerjaan/bencana alam/serah terima alat;

vii) laporan kerusakan penyusutanMatzi;

viii) laporan kehilangan/pembekalan/pelaksanaan disposal; dan

ix) anggaran pembangunan.

xix. Arsip materiil Penerbangan (matpenerbad)yang bernilai lima tahun, terdiri dari:

i) rencana kebutuhan matpenerbad;

ii) rencana distribusi/alokasi mat-penerbad;

iii) modifikasi matpenerbad;

iv) inventory; dan

v) arsip matpenerbad habis pakai.

xx. Arsip materiil Topografi (mattop) yangbernilai lima tahun, terdiri dari:

i) sprin, skep dan petunjuk kesatuanatasan;

ii) progja, daftar inventaris materiil;

iii) berita acara penerimaan materiil;

iv) berkas-berkas penerimaan materiil;

v) laporan khusus tentang materiil;

vi) perintah pengeluaran materiil;

238

vii) berita acara pengeluaran materiildan berkas-berkas penerimaan materiil;

viii) berita acara pelaksanaan peng-hapusan materiil topografi;

ix) berkas usul penghapusan materiil;

x) laporan pelaksanaan penghapusanmateriil Topografi; dan

xi) buku, berkas tentang pengujian/percobaan dan litbang materiil Topografi.

xxi. Arsip materiil Infolahta (matinfolahta) yangbernilai lima tahun, terdiri dari:

i) rencana kebutuhan materiilInfolahta;

ii) rencana distribusi/alokasi materiilInfolahta;

iii) modifikasi/materiil infolahta;

iv) inventory; dan

v) arsip materiil infolahta habis pakai.

xxii. Arsip materiil Bekang (matbekang) yangbernilai lima tahun, terdiri dari:

i) surat lamaran, permintaan, edisi,catatan bayangan dikerjakan menuruttujuan;

ii) surat usulan permintaan yang telahselesai persoalannya;

iii) brosur yang tidak mempunyai sifatorganisasi atau kebijakan dan tidakmerupakan bahan riset dan telaahan staf,asistensi, evaluasi;

iv) surat peringatan perubahansesuatu; dan

v) surat yang telah selesai persoalan-nya dan tidak ada hubungannya denganbiografi seseorang, organisasi suatuinstansi atau peristiwa sejarah.

239

xxiii. Arsip materiil Perhubungan (mathub) yangbernilai lima tahun, terdiri dari:

i) rencana kebutuhan mathub;

ii) rencana distribusi/alokasi mathub;

iii) modifikasi mathub;

iv) inventory; dan

v) arsip mathub habis pakai.

xxiv. Arsip materiil Kesehatan (matkes) yangbernilai lima tahun, terdiri dari:

i) rencana kebutuhan matkes;

ii) rencana distribusi/alokasi matkes;

iii) modifikasi Matkes;

iv) inventory; dan

v) arsip Matkes habis pakai.

xxv. Arsip materiil Peralatan (matpal) yangbernilai dua tahun, terdiri dari:

i) bentuk-bentuk permintaan materiilkecuali bentuk 3;

ii) bentuk-bentuk tanda penyerahan/peminjaman dan pengembalian materiil;

iii) bentuk-bentuk laporan penggunaanmunisi/handak;

iv) arsip penerimaan/penyerahan/pe-ngeluaran materiil;

v) arsip rencana distribusi, peme-liharaan materiil;

vi) berkas laporan berkala tentangdistribusi, pemeliharaan materiil;

vii) berkas mengenai penunjukan, pe-nawaran harga;

240

viii) arsip rencana distribusi, pemeliha-raan dan teknik materiil;

ix) laporan berkala tentang distribusi,pemeliharaan materiil;

x) arsip tentang penerimaan/pe-nyerahan/penegembalian materiil;

xi) berkas pengajuan suku cadang(sucad) materiil;

xii) surat jalan/Paklist, inspeksi raport,inspeksi materiil yang selesai diperbaiki/akan diperbaiki;

xiii) berkas mengenai penawaran harga,penunjukan rekanan;

xiv) arsip Rendis, Renhar, Rendalnik;

xv) arsip laporan pelaksanaan kegiatandan permintaan sucad untuk pemelihara-an; dan

xvi) laporan berkala tentang pelaksana-an pemeliharaan.

xxvi. Arsip materiil Zeni (matzi) yang bernilaidua tahun, terdiri dari:

i) surat pengajuan (permintaan/peng-hapusan) Mat/bekal;

ii) nota pengambilan;

iii) laporan penerimaan dan pengguna-an alat;

iv) laporan periodik Mat/Fas/Jas/Wasrik;

v) surat ijin menggunakan alat;

vi) laporan kerusakan dan uji cobaserta pelaksanaan disposal;

vii) buku catatan perbaikan alat,dukungan dan penggunaan biaya;

viii) surat perjanjian pengadaan ATK/makanan/BBM;

ix) surat perintah pengambilan;

241

x) laporan pengiriman/penerimaandan penggunaan alat;

xi) surat pengoperasian alat; dan

xii) surat perintah penunjukan komisi.

xxvii. Arsip materiil Penerbangan (matpenerbad)yang bernilai dua tahun, terdiri dari:

i) surat pengajuan; dan

ii) arsip yang materiilnya telah di-hapus/dikembalikan ke Dispenerbad tahunlalu.

xxviii. Arsip materiil Topografi (mattop) yangbernilai dua tahun, terdiri dari:

i) surat perintah;

ii) arsip pemeliharaan;

iii) arsip laporan berkala;

iv) arsip penerimaan, penyerahan,pengembalian materiil;

v) arsip pengajuan perbaikan;

vi) surat pengantar barang;

vii) surat edaran;

viii) berkas penawaran harga, penunjuk-kan rekanan;

ix) surat jalan, surat pengantar barang;

x) arsip Renhar, Rendalnik;

xi) arsip laporan pelaksanaan kegiatanpermintaan pemeliharaan/perbaikan;

xii) laporan berkala tentang peme-liharaan; dan

xiii) bukti barang masuk dan buktibarang keluar.

242

xxix. Arsip materiil Infolahta (matinfolahta) yangbernilai dua tahun, terdiri dari:

i) surat permintaan penawaran, suratpenawaran;

ii) surat undangan prakualifikasi,lelang;

iii) surat pengantar, surat kirimanbarang, bukti pengiriman, surat pak;

iv) edaran tentang materiil infolahtayang masa berlakunya habis setelahdipenuhi/dilaksanakan;

v) Surat Pesanan Dalam Negeri(SPDN);

vi) surat perintah kegiatan kerja; dan

vii) pelaksanaan perbaikan.

xxx. Arsip materiil Bekang (matbekang) yangbernilai dua tahun terdiri dari:

i) surat pengantar;

ii) surat lamaran, usulan, permintaan;

iii) surat undangan;

iv) surat edaran yang bersifatsementara dan berakhir setelah waktuedaran dipenuhi; dan

v) arsip matbekang habis pakai.

xxxi. Arsip materiil Perhubungan (mathub) yangbernilai dua tahun terdiri dari:

i) surat permintaan penawaran, suratpenawaran;

ii) surat undangan prakualifikasi,lelang;

iii) surat pengantar, surat kirimanbarang, bukti pengiriman, surat pak;

243

iv) surat edaran tentang mathub yangmasa berlakunya habis setelah dipenuhi/dilaksanakan;

v) Surat Pesanan Dalam Negeri(SPDN);

vi) surat perintah kegiatan/kerja;

vii) pelaksanaan perbaikan; dan

viii) arsip pemeliharaan/perawatanmeteriil perhubungan.

xxxii. Arsip materiil kesehatan (matkes) yangbernilai dua tahun terdiri dari:

i) surat permintaan penawaran, suratpenawaran;

ii) surat undangan prakualifikasi,lelang;

iii) surat pengantar, surat kirimanbarang, bukti pengiriman, surat pak;

iv) surat edaran tentang matkes yangmasa berlakunya habis setelah dipenuhi/dilaksanakan;

v) Surat Pesanan Dalam Negeri(SPDN);

vi) surat perintah kegiatan/kerja; dan

vii) pelaksanaan perbaikan.

f) Penyusutan. Penyusutan adalah kegiatan penguranganjumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif yang memiliki nilaiguna ke Unit Kearsipan dan pemusnahan arsip/nonarsip inaktif yangtidak memiliki nilai guna.

(1) Pemindahan. Pemindahan pada hakikatnya adalahpengalihan wewenang pengelolaan arsip dari Unit Pengolah keUnit Kearsipan I, dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan II danseterusnya yang lebih tinggi. Hal-hal yang perlu diperhatikanpada saat melaksanakan pemindahan arsip adalah sebagaiberikut:

(a) pemindahan arsip hanya dilakukan setelahmelalui prosedur penilaian dan telah dibuatkan daftararsip yang dipindahkan secara kronologis, ditanda-tangani pejabat arsip (Contoh 41, 42 dan 43);

244

(b) arsip yang akan dipindahkandibungkus denganpembungkus yang tidak mudah rusak (kertas aspal)kemudian masukkan ke dalam boks, dan diberi tandapengenal pada boks;

(c) Unit Kearsipan harus menyimpan daftar arsipyang telah dipindahkan ke unit kearsipan yang lebihtinggi;

(d) setiap pemindahan arsip harus disertai suratpengantar dan daftar arsip yang akan dipindahkandalam bentuk tertulis (teks) maupun copy file (CD);

(e) arsip yang dipindahkan harus dibawa olehpetugas yang bertanggung jawab atas pelaksanaanpemindahan tersebut; dan

(f) serah terima antara petugas yang membawa danmenerima dilakukan sebaik-baiknya terutama harus telitikesesuaian antara daftar arsip dengan arsip yang adadan keadaan fisik arsip waktu diterima, dilengkapidengan berita acara pemindahan arsip.

(2) Pemusnahan. Pemusnahan adalah kegiatan terakhirdari proses pengelolaan arsip yaitu memusnahkan arsip-arsipyang tidak bernilai agar satuan tidak dibebani penyimpananarsip. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalampemusnahan arsip adalah sebagai berikut:

(a) Pemusnahan arsip nonperbendaharaan di UnitKearsipan III, II dan I. Pemusnahan arsip merupakankegiatan yang harus dipertanggungjawabkan, dan dilak-sanakan oleh suatu panitia dan diatur sebagai berikut:

i. Panitia bertugas, bertanggung jawab ataspelaksanaan pemusnahan, meneliti danmeninjau serta menentukan arsip-arsipdimusnahkan.

ii. Panitia pemusnahan arsip terdiri dari:

i) pejabat Administrasi Umum/Set;

ii) pejabat Disjarahad/Bintal (UnitKearsipan III dan II);

iii) pejabat pengamanan;

iv) pejabat arsip (Unit Kearsipan II danIII); dan

v) pejabat pers (Unit Kearsipan I).

245

iii. Pelaksanaan pemusnahan.

i) Setiap arsip yang akan dimusnah-kan, dibuatkan daftar arsip secarakronologis selanjutnya dikirim ke UnitKearsipan setingkat lebih tinggi untukmendapatkan izin pemusnahan (Contoh40);

ii) Jadwal pemusnahan:

(i) Unit Kearsipan III bulanNovember;

(ii) Unit Kearsipan II bulanDesember;

(iii) Unit Kearsipan I bulanJanuari; dan

(iv) Unit Pengolah memusnah-kan nonarsip setiap tiga bulansekali (April, Juli, Oktober, Januari)

iii) Pemusnahan arsip dilakukandengan cara dicacah/dihancurkan ataudibakar. Setiap pemusnahan arsip dibuatberita acara pemusnahan arsip (Contoh45) dan dilampiri daftar arsip yangdimusnahkan (Contoh 40).

iv) Mengirimkan berita acara dandaftar arsip yang dimusnahkan ke UnitKearsipan yang lebih tinggi.

(b) Pemusnahan arsip perbendaharaan di UnitKearsipan III, II dan I. Untuk setiap pemusnahan arsipperbendaharaan dibuatkan daftar usul persetujuanpemusnahan dan harus dilaksanakan oleh suatupanitia. Proses pemusnahan arsip perbendaharaansebagai berikut:

i. Pembentukan panitia pemusnahan.

i) Pang/Dan/Dir mengajukan per-mohonan pemusnahan arsip kepadaKasad u.p. Irjenad mengadakan penelitianapakah arsip yang akan dimusnahkansudah memenuhi syarat.

246

ii) Setelah koordinasi dengan BPKdan ANRI, Irjenad a.n. Kasad memerintah-kan Pang/Dan/Dir untuk membentukpanitia pemusnahan.

iii) Panitia pemusnahan terdiri dari:

(i) seorang pejabat dari Ditajen-ad/Ajen Kotama sebagai Ketua;

(ii) seorang pejabat dari Itjenad/Itjen Kotama;

(iii) seorang pejabat dari UnitKearsipan diatasnya.

(iv) seorang pejabat dari BPK(Unit Kearsipan III).

(v) pejabat unsur terkait;

(vi) dua orang pejabat darimasing-masing Pembina cabang/fungsi yang bersangkutan;dan

(vii) seorang pejabat Ditajenadsebagai anggota.

ii. Panitia mengadakan seleksi terhadaparsip yang diajukan untuk dimusnahkan denganmempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

i) apakah arsip tersebut sudahdiperiksa (diverifikasi) dan tidak terdapathal-hal yang mungkin memberi petunjukkearah perbuatan penyelewengan/penyimpangan;

ii) apakah arsip tersebut mengandungnilai sejarah; dan

iii) apakah arsip tersebut sudah tidakmempunyai kekuatan pembuktian.

iii. Usul pemusnahan setelah hasil seleksitersebut diklasifikasi oleh panitia dan tidakmenyatakan keberatan, maka:

i) Pang/Dan/Dir sebagai PembinaUnit Kearsipan III, melaporkan hasilkegiatan kepada Kasad u.p. Irjenad;

247

ii) berdasarkan laporan Pang/Dan/Dir,Irjenad a.n. Kasad, mengajukan daftarusulan pemusnahan kepada BPK danANRI untuk mendapatkan persetujuan;dan

iii) setelah mendapat persetujuan dariBPK dan ANRI, maka Irjenad segeramenginformasikan persetujuan ini kepadaPang/Dan/Dir.

iv. Pelaksanaan pemusnahan berdasarkansurat persetujuan pemusnahan, maka Pang/Dan/Dir memerintahkan panitia untuk melaksana-kan pemusnahan dengan cara peleburan,pembakaran dan pencacahan.

v. Pang/Dan/Dir mengirimkan laporan kegiat-an pemusnahan dengan berita acara pemusnah-an beserta lampiran daftar ikhtisar yang telahdimusnahkan kepada Kasad u.p. Irjenad.

(c) Pemusnahan nonarsip di Unit Pengolah. DiUnit Pengolah hanya memusnahkan nonarsip inaktifdengan ketentuan sebagai berikut:

i. Ketentuan:

i) oleh Kepala TU Unit Pengolahan;

ii) dilaksanakan setiap 3 bulan sekali;

iii) dicatat pada daftar nonarsip yangakan dimusnahkan (Contoh 46);

iv) tanpa Berita Acara dan DaftarArsip;v) ada izin dari Kepala Unit Kerja;dan

vi) dilaporkan kepada Arsip I.

ii. Tata Cara:

i) mencatat member tanda inaktifdalam kolom keterangan pada bukuagenda/verbal disertai pencantumantanggal dinyatakan inaktif;

ii) memisahkan menurut jenis tulisandinas;

248

iii) mencatat pada daftar nonarsip yangakan dimusnahkan (Contoh 46);

iv) untuk buku cetakan dan majalah,sebelum dimusnahkan dikoordinasikandahulu dengan perpustakaan kesatuanapabila masih diperlukan;

v) daftar nonarsip inaktif yang akandimusnahkan dilaporkan oleh Ka TU UnitKerja/Unit Pengolah untuk persetujuanpemusnahan dengan meminta tandatangan kepada Ka Unit Kerja;

vi) Ka TU melaksanakan pemusnahandengan cara mencacah atau membakarhabis; dan

vii) Ka Unit Kerja/Unit Pengolahmelaporkan kepada Dan/Ka Satminkal u.p.Pejabat Arsip I tentang pelaksanaanpemusnahan nonarsip dilampiri daftarnonarsip yang dimusnahkan (Contoh 46).

2) Arsip Media Baru (Nontekstual).

a) Pencatatan. Pencatatan adalah tindakan terhadap penciptaanarsip media baru yang merupakan bagian dari tahapan kegiatanpengurusan arsip.

(1) Tata Cara Pencatatan:

(a) di Unit Kearsipan III, II, dan I, setelahmencocokkan fisik arsip dengan daftar arsipnyakemudian mencatat dalam buku agenda arsipselanjutnya membuat daftar arsip untuk memudahkanpenemuan kembali; dan

(b) di Unit Pengolah, semua arsip yang akandipindahkan harus dicatat dalam daftar arsip.

(2) Hal-hal yang perlu dicatat:

(a) nomor;

(b) masalah/perihal/judul;

(c) pembuat;

(d) tempat pembuatan; dan

(e) tanggal pembuatan.

249

(3) Pencatatan arsip media baru dilaksanakan dengan caramelekatkan label/ditulis langsung kecuali arsip foto unsurpencatatannya dideskripsikan pada bagian bawah foto denganketentuan:

(a) arsip foto, dicatat pada bagian belakang foto;

(b) arsip video, dicatat pada salah satu sisinya;

(c) arsip rekaman suara, dicatat pada bagian depankotak dan sisinya;

(d) arsip CD, dicatat pada sisi bagian luar; dan

(e) arsip disket komputer dicatat pada bagian depan.

b) Penyimpanan. Penyimpanan arsip aktif media baru dapatdilakukan pada Unit Pengolah atau Satuan Kerja, sedangkanpenyimpanan arsip inaktif dilakukan pada Unit Kearsipan berjenjangseperti Unit Kearsipan I, II dan III secara efisien, efektif dan amanpada bangunan yang dirancang khusus dengan penjelasan sebagaiberikut:

(1) Arsip Foto.

(a) Himpunan arsip foto dibungkus denganmenggunakan amplop/kantong yang terbuat dari kertaspayung/kertas aspal kemudian diberi catatan tentang isiarsip yang memuat nomor, jumlah, tahun arsip dankesatuan.

(b) Masukan ke dalam boks arsip dan susun secaravertikal.

(c) Kemudian disimpan dalam rak almari arsipsecara lateral dengan nomor urut dari kiri ke kananmulai dari tingkat atas sampai dengan tingkat palingbawah.

(2) Arsip Video dan Kaset Rekaman Suara. Tiap-tiap kotakdiberi catatan kemudian disimpan dalam lemari kaca, diatursecara lateral dengan nomor urut dari kiri ke kanan dan bebasdari medan magnet.

(3) Arsip Disket. Harus selalu tersimpan dalam amplop/kotak pelindungnya, kemudian masukkan dalam boks ataukotak yang bebas debu, dan disusun dalam rak disket vertikalselanjutnya beri label pada rak sesuai degan kelompok/jenisnya serta bebas dari medan magnet.

250

(4) Arsip CD/flash disk. Harus selalu tersimpan dalamtempatnya yang terbuat dari plastik atau sejenisnya, kemudiandimasukan ke dalam boks atau kotak yang bebas debu dansusun dalam rak atau lemari secara vertikal, selanjutnya berilabel pada rak sesuai dengan kelompok dan jenisnya.

c) Pemeliharaan. Suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkandan mengamankan arsip media baru baik dari segi fisik maupuninformasinya. Kegiatan pemeliharaan termasuk juga perawatanarsip dengan menggunakan teknik tertentu, dengan penjelasansebagai berikut:

(1) Penyebab kerusakan.

(a) Kerusakan dari dalam, adalah kerusakan yangdisebabkan oleh bahan-bahan yang digunakan untukmembuat atau menyimpan arsip itu sendiri.

(b) Kerusakan dari luar, adalah kerusakan yangdisebabkan oleh faktor dari luar seperti air, api, suhuudara, kelembaban udara, kelembaban udara, manusia,serangga dan sinar matahari.

(2) Pencegahan Kerusakan. Untuk mencegah kerusakanarsip bukan tulisan tergantung bahan dan jenis yangdigunakan untuk membuat atau menyimpan arsip.

(a) Arsip CD. Untuk mencegah kerusakan arsipCD dengan cara membersihkan secara teraturmenggunakan kain yang halus dan cairan khusus, sertajangan terkontaminasi dengan bahan lain. Selain itugunakan pembungkus atau tempat CD yang terbuat dariplastik atau bahan lain agar terhindar dari kotoran ataudebu.

(b) Arsip video dan kaset rekaman suara. Untukmencegah kerusakan arsip video dan kaset rekamansuara dengan cara simpan dalam tempat khusus untukvideo atau kaset rekaman sebagai pelindung apabilasedang tidak digunakan. Jangan menyentuh bagianyang terdapat pita video atau kaset karena akanmenimbulkan kerusakan yang permanen, serta jauhkandari medan magnet.

(3) Cara memperbaiki kerusakan.

(a) Menyambung arsip yang putus/robek. Gambarfoto yang robek, pita kaset suara/pita video yang putusdapat disambung dengan menggunakan cellotape ataucellotape film atau acetone dengan menggunakansplicer (alat penyambung film).

251

(b) Apabila arsip terbakar atau kena panassebagian, bungkus dengan plastik dan kirim ke ArsipNasional RI, apabila terbakar habis, diupayakan agarcatatan-catatan tentang arsip tersebut tidak hilang.

(c) Mengatasi arsip basah/terendam air:

i. bersihkan kotoran dengan cara ditempel-tempel dengan menggunakan kapas lembab danjangan digosok-gosok;

ii. keringkan arsip tersebut dengan kipasangin, kemudian dipres untuk arsip foto, dandigulung untuk bentuk pita kemudian disimpan ditempat semula; dan

iii. apabila terjadi kerusakan pada arsip yangberupa media penyimpanan data pada komputermisalnya CD, disket, hard disk, flash disk danlain-lain, segera pindahkan datanya ke mediayang baru.

d) Penyajian. Suatu cara untuk memudahkan menemukankembali arsip media baru yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.Ketentuan untuk penemuan arsip bukan tulisan/arsip media barupada prinsipnya sama dengan ketentuan penemuan arsip tulisan,yang membedakan penemuan arsip jenis tersebut hanya dipinjamfotokopinya atau hasil reproduksinya saja.

e) Penilaian.

(1) Penilaian pada hakikatnya dapat diterapkan dan relevanuntuk semua jenis arsip, termasuk arsip bentuk khusus. Arsipbentuk khusus terdiri dari foto, citra bergerak, rekaman suara,serta arsip elektronik. Namun karena medianya maka dalammelakukan penilaian arsip bentuk khusus perlu memperhatikankriteria-kriteria khusus yang harus dipertimbangkan.

(a) Arsip foto pada umumnya lebih bernilai evidentialdari pada arsip tekstual, karena memiliki variasi yanglebih banyak. Beberapa karakteristik yang perludiperhatikan:

i. Subjek. Arsip foto yang memiliki subjekyang berkaitan dengan nilai guna sekunderselayaknya lebih mendapat perhatian.

ii. Umur. Foto-foto yang berasal dari abadke-19 pada umumnya menjadi artefak, terlebihlagi ilustrasi proses fotografi penciptanyalengkap. Foto tersebut akan lebih bernilai guna.

252

iii. Keunikan. Keunikan berkaitan dengannegatif asli, cetakan pertama, dan foto yangberisi informasi yang tidak terdapat pada formatlain.

iv. Kualitas. Kualitas terkait dengankomposisi, pencahayaan dan fokus foto,sehingga memungkinkan untuk mudahdireproduksi.

v. Identifikasi. Semakin banyak informasiyang dapat diidentifikasi tentang foto tersebut,maka nilainya semakin tinggi.

vi. Jumlah. Pemeliharaan jumlah foto yangbesar memerlukan biaya yang besar, maka perludipilih yang paling mewakili dengan cara memilihsubjek-subjek foto yang paling bernilai.

vii. Konteks. Merupakan faktor pentingdalam penilaian, sehingga dapat diketahui siapapencipta, penggunaan dan fungsinya.

viii. Arsip foto bila dikaitkan dengan arsiptekstual pada umumnya tercipta bersama-sama,disamping itu foto juga merupakan bagian darisatu kesatuan berkas arsip.

(b) Arsip citra bergerak meliputi film, video, videodigital dan variasinya. Hal-hal yang perlu diperhatikanantara lain:

i. arsip citra bergerak memiliki kekayaan danvariasi informasi yang lebih banyak dari padaarsip tekstual;

ii. arsip citra bergerak jarang diciptakanberdiri sendiri, pada umumnya merupakanbagian dari keseluruhan arsip yang terciptadalam kegiatan dokumentasi proses dan fungsiinstansi;

iii. untuk menjaga konteks dan nilaiinformasinya, penilaian arsip citra bergerak harusdikaitkan dengan arsip media lainnya; dan

iv. arsip citra bergerak memiliki problempengelolaan yang lebih sulit dan mahal sehinggadalam melakukan penilaian perlu dilaksanakansecara cermat.

253

(c) Arsip rekaman suara yang perlu diperhatikanantara lain:

i. karakteristik rekaman komersial ataurekaman yang dipublikasikan;

ii. master dari rekaman suara;

iii. rekaman suara lebih bernilai artistik dankultural yang jarang ditemukan dalam arsiptekstual; dan

iv. rekaman suara memiliki problem yanglebih besar dari pada arsip tekstual, terlebih lagipengulangan-pengulangan dan pemeliharaanrekaman suara dapat merusak rekaman suara itusendiri.

(d) Arsip elektronik memiliki perbedaan metode,kriteria dan teknis operasional dengan penilaian arsipkonvensional, hal-hal yang perlu diperhatikan sebagaiberikut:

i. unsur konteks, isi (konteks) dan strukturmerupakan satu kesatuan yang harus ada dalamarsip elektronik, konteks adalah bagaimana arsipelektronik diciptakan untuk pelaksanaan tugasdan fungsi, Isi adalah informasi yang adadigunakan untuk mencipta, terkait dengan sisteminformasi yang digunakan untuk mencipta,menggunakan dan mengelola arsip elektronik,reliabilitas dan autentisitas arsip sangattergantung pada bagaimana kita mempertahan-kan konteks, isi dan strukturnya;

ii. penilaian arsip elektronik dimulai sejakawal daur hidup arsip, bahkan sebelum arsipdiciptakan,konsekuensi penilaiannya adalahpemahaman yang komperehensif terhadaplembaga pencipta, fungsi dan proses kerjanya,bagaimana fungsi-fungsi tercermin dalam strukturdan diekspresikan dalam visi dan misi,bagaimana fungsi-fungsi itu berproses danaktivitasnya;

iii. tatanan konsepsional menyangkut analisisterhadap bagaimana sistem informasi men-dukung pelaksanaan tugas dan fungsi,identifikasi fungsi dan aktivitas, penentuan sisteminformasi yang tepat, identifikasi arsip bernilai

254

dan bagaimana dimasukkan ke dalam sisteminformasi menentukan sistem informasi yangmengadopsi retensi, desain, instalasi dan ujicoba sistemnya;

iv. setelah arsip elektronik diciptakan,penilaian dapat dilakukan pada bagaimanasistem dimodifikasi, namun sebenarnya dalamtahap pengelolaan, penilaian arsip elektroniktidak terlalu perlu dilakukan karena:

i) resikonya mungkin arsip belum ataumasih dalam proses tercipta,autensitasnya tidak tampak, tidak lengkap,kurang reliable, sulit diinterpretasikan,informasi yang disimpan hanya untukkepentingan organisasi;

ii) perubahan sistem membuataccess/temu balik mungkin menjadi sulit,bahkan reliabilitas dan autensitasnyahilang; dan

iii) adaptasi sistem ke dalam alatpenyimpanan yang baru sangat mahal;

v. ketika menilai basis data yang besar,kemudian setelah disurvei, diukur dan analisis,akan timbul pertanyaan, mana yang palingbernilai data kasar, atau data terpisah-pisah, ataudata yang diproses atau kesatuan data;

vi. jika data dan format elektronik ada, tetapiproses pendokumentasian data tidak dapatdibaca dan data tidak dapat digunakan, makaarsip itu menjadi tidak bernilai;

vii. jika reliabilitas dan kelengkapan arsipelektronik, misalnya data inti atau program filehilang atau media simpan mengalami kerusakan,maka arsip itu menjadi tidak bernilai; dan

viii. biaya perawatan arsip elektronik untukarsip yang berjangka simpan lama, membutuh-kan variasi hardware, software dan pendokumen-tasian yang semakin banyak, sehingga akanmenimbulkan peningkatan biaya yang sangatbesar.

255

f) Penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan penguranganjumlah arsip media baru dengan cara pemindahan arsip inaktif dariunit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidakmemiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembagakearsipan.

(1) Pemindahan arsip media baru adalah suatu kegiatandalam upaya pengurangan arsip dengan cara memindahkanarsip inaktif media baru dari unit pengolah ke unit kearsipanberjenjang dan atau antara unit kearsipan I, II, III dan IVdisertai kelengkapan administrasi seperti surat pengantar yangdilampiri daftar arsip media baru yang dipindahkan. (Contoh42).

(2) Pemusnahan arsip media baru adalah suatu kegiatandalam rangka pengurangan arsip dengan cara penghancuranarsip baik dari segi fisik maupun informasinya secara totaldengan membakar habis sehingga tidak dapat dikenal lagibentuk dan isinya disertai kelengkapan administrasi sepertidaftar arsip media baru yang dimusnahkan dan berita acarapemusnahan arsip media baru.

d. Pengakhiran.

1) mengadakan evaluasi tentang pengelolaan arsip berwujud tulisan(tekstual) dan arsip media baru (nontekstual) di Unit Kearsipan; dan

2) membuat laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip arsip ber-wujud tulisan (tekstual) dan arsip media baru (nontekstual) ke badan arsipyang lebih tinggi.

256

Kop Nama Badan

BUKU PEMINJAMAN ARSIP

NOMORURUT

TANGGAL ARSIP/DOKUMEN NAMAPEMINJAM/SATUAN KET.PINJAM KEMBALI NOMOR TGL PERIHAL

1 2 3 4 5 6 7 8

CONTOH 36FORMAT BUKU PEMINJAMAN ARSIP

257

Kop Nama Badan

BON PEMINJAMAN

Ukuran kertas setengah folio

1. Nomor :2. Petunjuk arsip :3. No. Tanggal arsip :4. Perihal :5. Jumlah :6. Tanggal pinjam :7. Tanggal kembali :8. Peminjam :

a. Nama, Pangkat, NRP :b. Jabatan/Satuan :c. Alamat/Nomor Telp. :d. Tanda tangan :

Pejabat Arsip,

NamaPangkat

Catatan :Pada waktu peminjam pengembalian arsip, peminjam wajib minta lembar 1 dan 2 bonpeminjaman dari pejabat arsip

Bon peminjam dibuat tiga rangkap.Lembar 1 untuk pejabat arsip, disimpan dalam map bon peminjaman.Lembar 2 untuk peminjam.Lembar 3 diselipkan pada tempat arsip yang disimpan.

CONTOH 37FORMAT BON PEMINJAMAN ARSIP

258

7,5cm

CONTOH 38FORMAT LEGALISASI ARSIP

12 cm

Kop Nama Badan

LEGALISASI ARSIP

Nomor : ................................................ Tanggal : .........................

Perihal : ................................................................................................

Sesuai dengan aslinyaA.n. Direktur Ajudan Jenderal Angkatan Darat

KasubditbinminuU.b.

Kabag Arsip,

NamaPangkat

259

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP YANG DISIMPAN

1. Asal arsip :2. Tahun arsip :3. Himpunan arsip :4. Jenis arsip :5. Disimpan oleh :6. Nomor pengiriman :

NOMORURUT ASAL NOMOR

SURAT TANGGAL PERIHAL JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 39FORMAT DAFTAR ARSIP YANG DISIMPAN

260

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

1. Asal arsip :2. Tahun arsip :3. Himpunan arsip :4. Jenis arsip :5. Dimusnahkan oleh :

NOMORURUT ASAL NOMOR

SURAT TANGGAL PERIHAL JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 40FORMAT DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

261

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

1. Asal arsip :2. Tahun arsip :3. Himpunan arsip :4. Jenis arsip :5. Dipindahkan ke :6. Nomor pengiriman :

NOMORURUT ASAL NOMOR

SURAT TANGGAL PERIHAL JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 41FORMAT DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

262

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN

1. Asal arsip :2. Tahun arsip :3. Himpunan arsip :4. Jenis arsip :5. Diserahkan ke :6. Nomor pengiriman :

NOMORURUT ASAL NOMOR

SURAT TANGGAL PERIHAL JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 42FORMAT DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN

263

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP TAKAH YANG DISIMPAN/DIMUSNAHKAN/DIPINDAHKAN/DISERAHKAN

1. Dari :2. Tahun arsip :3. Pokok persoalan :4. Disimpan/dimusnahkan oleh :

Dipindahkan/diserahkan ke *) :5. Tanggal dan nomor :

NO ASAL NOMOR TANGGALBUKA CUCU PERSOALAN JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

*) Coret yang tidak perlu.Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 43FORMAT DAFTAR ARSIP TAKAH YANG

DISIMPAN/DIMUSNAHKAN/DIPINDAHKAN/DISERAHKAN

264

Kop Nama Badan

DAFTAR ARSIP MEDIA BARU YANG DISIMPAN/DIMUSNAHKAN/DIPINDAHKAN/DISERAHKAN

1. Dari :2. Tahun arsip :3. Pokok persoalan :4. Disimpan/dimusnahkan oleh :

Dipindahkan/diserahkan ke *) :5. Tanggal dan nomor :

NO ASAL NOMOR TANGGALBUKA CUCU PERSOALAN JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6 7

*) Coret yang tidak perlu.Pejabat Pelaksana,

NamaPangkat

CONTOH 44FORMAT DAFTAR ARSIP MEDIA BARU YANG

DISIMPAN/DIMUSNAHKAN/DIPINDAHKAN/DISERAHKAN

265

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini tanggal...........................1) bulan.........................1) tahun .........................1)kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Pangkat NRP/NIP

1. ..................................... ........................................ ....................................2. ..................................... ........................................ ......................... ............3. ..................................... ........................................ .....................................4. dst. (sesuai kebutuhan)

Berdasarkan Surat Perintah .................................2) Nomor Sprin/....../.....tanggal...........tentang .....................telah memusnahkan arsip tahun ........................dari........................3)sejumlah sebagaimana tersebut dalam daftar arsip nomor..................................sampaidengan ................ terlampir pada Berita Acara ini.

Pemusnahan dilakukan dengan cara ................................... 4) Berita Acara dibuat dengansesungguhnya dengan rangkap ...........................( ) 5) dikirimkepada................ 6) dan tembusan kepada :

1. Kasetum TNI2. .........................3. dst.

Jakarta, ........, .........., .........

Mengetahui

......................................... 8) 1. Ketua Panitia

Nama NamaPangkat Pangkat

2. AnggotaPenjelasan Petunjuk Pengisian :

1. Ditulis dengan huruf Nama2. Jabatan Pangkat3. Nama Instansi/Badan untuk yang disimpanPelaksana Arsip II4. Dibakar/dihancurkan 3. Anggota5. Ditulis dengan angka dan huruf6. Pimpinan Instansi/Badan7. Tanggal dilaksanakan penghapusan8. Jabatan Nama

Pangkat

CONTOH 45FORMAT BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

266

Kop Nama Badan

DAFTAR NONARSIP YANG DIMUSNAHKAN

Unit kerja :

Tanggal pemeriksaan :

NOMORURUT JENIS NONARSIP JUMLAH KETERANGAN

1 2 3 4

Mengetahui Kepala Unit Kerja,Dansatminkal,

Nama NamaPangkat Pangkat

CONTOH 46FORMAT DAFTAR NONARSIP YANG DIMUSNAHKAN

267

Kop Nama Badan

LOKASI ARSIP

Gedung Blok Lajur Lemari Rak Boks Uraian Ket.1 2 3 4 5 6 7 8

CONTOH 47FORMAT LOKASI ARSIP

268

Kop Nama Badan

PETUNJUK LOKASI ARSIPJenis :Dari :

NOMORURUT

NOMORDAN

TANGGALNASKAH

PERIHAL/TENTANG

JUMLAHLEMBAR PETUNJUK

LOKASI KETERANGANANGKA HURUF

1 2 3 4 5 6 7

Kop Nama Badan

BUKU AGENDA ARSIPPADA UNIT KEARSIPAN I, II, III, IV

MASUK

KET.TGL NOMORAGENDA

TERIMADARI

URAIAN(JENIS DAN

TAHUNBERKAS)

JUMLAHPETUNJUK

LOKASIANGKA HURUF

1 2 3 4 5 6 7 8

CONTOH 48FORMAT PETUNJUK LOKASI ARSIP

CONTOH 49FORMAT BUKU AGENDA ARSIP PADA UNIT

KEARSIPAN I, II, III, IV

269

Bagian depan

KARTU ARSIP

1. Asal arsip :

2. Tahun arsip :

3. Perihal :

4. Nomor dan tgl tulisandinas/naskah :

5. Petunjuk :

Bagian belakang

Uraian singkat

CONTOH 50FORMAT KARTU ARSIP

270

BAB VPENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

17. Umum. Pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan Minu AD yangdiselenggarakan di tingkat pusat maupun daerah merupakan kegiatan untuk menjaminpelaksanaan penyelenggaraan Minu AD agar berjalan sesuai dengan rencana organisasipenyelenggara sehingga dapat mencapai sasaran yang ditetapkan secara optimal.

18. Pengawasan Penyelenggaraan Minu AD.

a. Tingkat Pusat. Dirajenad atas nama Kasad mengadakan pengawasanterhadap:

1) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyeleng-garaan tulisan dinas di lingkungan Angkatan Darat.

2) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyampaiantulisan dinas di lingkungan Angkatan Darat.

3) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan pengelolaanarsip di lingkungan Angkatan Darat.

b. Tingkat Kotama/Balakpus. Kaajendam atas nama Pangkotamamengadakan pengawasan terhadap:

1) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyeleng-garaan tulisan dinas di Kotama/Balakpus.

2) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyampaiantulisan dinas di Kotama/Balakpus.

3) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan pengelolaanarsip di Kotama/Balakpus.

c. Tingkat Satminkal. Dan/Ka Satminkal mengadakan pengawasan terhadap:

1) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyeleng-garaan tulisan dinas di Satminkal.

2) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan penyampaiantulisan dinas di Satminkal.

3) Tata cara penyelenggaraan Minu AD tentang kegiatan pengelolaanarsip di Satminkal.

19. Pengendalian Penyelenggaraan Minu AD. Kegiatan pengendalian dilaksanakanguna mewujudkan optimalisasi kegiatan penyelenggaraan Minu AD yang pelaksanaannyasejalan dengan kegiatan pengawasan. Pengendalian penyelenggaraan Minu ADdilaksanakan masing-masing baik di tingkat Pusat, Kotama/Balakpus maupun Satminkal.

271

BAB VIPENUTUP

20. Keberhasilan. Untuk mencapai keberhasilan penyelenggaraan Minu AD darimasing-masing pengguna dalam rangka menaati ketentuan yang berlaku, akan sangatberpengaruh terhadap keberhasilan penyelenggaraan Minu AD sesuai dengan BukuPetunjuk Administrasi tentang Penyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat.

21. Penyempurnaan. Hal-hal yang dirasakan perlu berkaitan dengan adanyaperkembangan tuntutan kebutuhan untuk penyempurnaan Buku Petunjuk Administrasitentang Penyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat ini agar disarankan kepadaKasad melalui Dirajenad sesuai dengan mekanisme umpan balik.

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratDirektur Ajudan Jenderal,

tertanda

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

AutentikasiDirektur Ajudan Jenderal Angkatan Darat

(ditandatangani dan dicap)

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

Sublampiran ALampiran Keputusan KasadNomor Kep/430/X/2013Tanggal 31 Oktober 2013

PENGERTIAN

1. Administrasi. Administrasi secara umum merupakan usaha dan kegiatanyang berkaitan dengan penyelenggaraan penetapan tujuan dan penetapan cara-carapenyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Administrasi Umum AD (Minu AD). Administrasi Umum AD adalah semuapekerjaan, kegiatan, tata cara tulis-menulis di lingkungan AD yang dilakukan secarateratur dan terarah kecuali hal-hal yang diatur dan memiliki kekhususan tersendiridalam rangka pelaksanaan tugas AD.

3. Arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentukdan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yangdibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

4. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Arsip Nasional RepublikIndonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahnonkementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yangberkedudukan di ibukota negara.

5. Arsip Statis. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsipkarena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangandipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsungoleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan.

6. Autentikasi. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu tulisan dinassebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telahditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab dibidangMinu TNI. Autentikasi ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenangdan cap jabatan yang sah.

7. Cetak Miring. Cetak miring adalah kata atau kalimat yang dicetak secaramiring (Italic).

8. Cetak Tebal. Cetak tebal adalah kata atau kalimat yang dicetak secara tebal(Bold).

9. Daftar Arsip. Daftar Arsip adalah sarana bantu penemuan informasi arsipberupa rincian uraian arsip setiap unit pengelompokkannya, pemilikannya, jeniskoleksinya, keadaan serta lokasi simpan arsip.

273

10. Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar kelompok susunan jabatanyang dibuat oleh kepala sekretariat atau pejabat dibidang minu.

11. Formulir. Formulir adalah sehelai kertas atau lebih dengan ukuran tertentuyang terbagi dalam lajur dan kolom, digunakan untuk merekam/mencatat data/keterangan bidang tertentu, dan dilengkapi dengan petunjuk pemakaian/pengisiannya.

12. Garis Pemisah. Garis pemisah adalah garis yang digunakan untukmemisahkan bagian tulisan dinas, yang dibuat di bawah bagian kelompok kepalatelegram atau surat telegram untuk memisahkan bagian isi dan penutup.

13. Garis Penutup. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutupkelompok kata yang merupakan suatu bagian tersendiri.

14. Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yangberisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, danketerangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yangdimusnahkan, dinilai kembali atau yang dipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

15. Kearsipan. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

16. Klasifikasi. Klasifikasi adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas.

17. Klasifikasi Biasa. Klasifikasi Biasa adalah tulisan dinas yang diselesaikan/dikirimkan/disampaikan menurut urutan proses kegiatan (mana yang lebih dulu,didahulukan).

18. Klasifikasi Rahasia. Klasifikasi Rahasia adalah tulisan dinas yang isinyamenyangkut ketentuan dan dokumen yang berkaitan dengan pertahanan negara, jikadisiarkan secara tidak sah atau jatuh pada tangan yang tidak berhak, dapatmembahayakan pertahanan negara, menyebabkan kerugian bagi kepentingan dankredibilitas negara atau yang akan menguntungkan bagi negara asing, harusdiamankan.

19. Klasifikasi Sangat Rahasia. Klasifikasi Sangat Rahasia adalah klasifikasitulisan dinas yang isinya ketentuan dan dokumen yang sangat erat hubungannyadengan pertahanan negara, yang bila disiarkan secara tidak sah dan/atau jatuh padatangan yang tidak berhak, dapat membahayakan pertahanan negara, harus dianggapsebagai keterangan yang diamankan.

20. Pelaksana Arsip. Pelaksana arsip adalah bagian dalam suatu kesatuan yangditunjuk dan diserahi tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktifsecara berjenjang dari unit kearsipan I, II, III, dan IV.

21. Pemberkasan. Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalamsuatu himpunan yang disusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks

274

kegiatannya sehinggga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi,kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

22. Pemeliharaan Arsip. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan,keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

23. Pencipta Arsip. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandiriandan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidangpengelolaan arsip dinamis.

24. Pengelolaan Arsip Dinamis. Pengelolaan arsip dinamis adalah prosespengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan,penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.

25. Pengelolaan Arsip Statis. Pengelolaan arsip statis adalah prosespengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalamsuatu sistem kearsipan nasional.

26. Penggunaan Arsip. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan danpenyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

27. Penyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat (Garminu AD).Penyelenggaraan Administrasi Umum Angkatan Darat adalah semua pekerjaan,kegiatan, tata cara tulis-menulis di lingkungan AD yang dilakukan secara teraturmeliputi penyelenggaraan tulisan dinas, penyampaian tulisan dinas dan pengelolaanarsip dalam rangka pelaksanaan tugas Angkatan Darat.

28. Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan adalahkeseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsipdalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

29. Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlaharsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan.

30. Sampul Dinas. Sampul surat pos dinas Angkatan Darat adalah sampul suratpos dinas Angkatan Darat yang dikeluarkan oleh pejabat di lingkungan Angkatan Daratdan digunakan untuk pengiriman surat-surat pos dinas Angkatan Darat.

31. Satuan Administrasi Pangkal (Satminkal). Satminkal adalah satuan terkecilyang menyelenggarakan kegiatan administrasi personel, administrasi logistik danadministrasi anggaran serta menjadi satuan pangkal bagi satuan-satuan di bawahnya.

275

32. Tulisan Dinas. Tulisan dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabatyang berwenang di lingkungan TNI dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatandibidang masing-masing, dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan.

33. Unit Kearsipan. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yangmempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

34. Unit Pelaksanaan Teknis (UPT). Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah kantorpos pemeriksa dan kantor pos cabang milik PT Pos Indonesia (Persero).

35. Unit Pengolah. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yangmempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengankegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratDirektur Ajudan Jenderal,

tertanda

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

AutentikasiDirektur Ajudan Jenderal Angkatan Darat

(ditandatangani dan dicap)

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

TENTARA NASIONAL INDONESIAMARKAS BESAR ANGKATAN DARAT

Sublampiran BLampiran Keputusan KasadNomor Kep/430/X/2013Tanggal 31Oktober 2013

SKEMA ALIRAN PENYUSUNAN BUJUKMIN

tentang

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUM ANGKATAN DARAT

BUJUKIN

tentang

AJUDAN JENDERAL

BUJUKMIN

tentang

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUM

ANGKATAN DARAT

BUJUKNIStentang

1. Tulisan Dinas2. Surat Menyurat Dinas3. Pengurusan Tata Naskah di Lingkungan AD4. Penyelenggaraan Formulir5. Pengelolaan Arsip Angkatan Darat6. Pelayanan Pos Dinas Angkatan Darat

a.n. Kepala Staf Angkatan DaratDirektur Ajudan Jenderal,

tertanda

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI

AutentikasiDirektur Ajudan Jenderal Angkatan Darat

(ditandatangani dan dicap)

Didik Hartanto, S.I.P.Brigadir Jenderal TNI