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PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Comité de Archivo.
Comité de Gerencia.
Comité Gestión y Mejora de la Calidad.
GD080-R3-M04
VERSION–01
2017-2019
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
E.S.E HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFÍA DE CALDAS
Código: GD080-R3-M04
Versión 01
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Tabla de Contenido
1. Aspectos Generales ............................................................................................... 4
A. Introducción .................................................................................................... 4
B. Alcance .............................................................................................................. 5
C. Objetivos ............................................................................................................. 5
Objetivo General .................................................................................................... 5
Objetivos Específicos ............................................................................................. 5
D. Marco estratégico del programa de gestión documental – PGD. ....................... 6
Política de gestión documental .............................................................................. 6
Responsabilidad en la gestión documental ........................................................... 6
Articulación de Procesos para la Implementación del PGD ................................... 7
E. Público al que va dirigido .................................................................................... 8
F. Requerimientos para la implementación del PGD .............................................. 8
Normativos ............................................................................................................ 8
Económicos ......................................................................................................... 12
Administrativos. .................................................................................................... 13
Tecnológicos. ....................................................................................................... 15
Gestión del Cambio. ............................................................................................ 18
2. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental .................................... 19
A. Planeación documental ...................................................................................... 19
Administración documental. ................................................................................ 19
Directrices para la creación y diseño de documentos ......................................... 20
Mecanismos de autenticación ............................................................................. 21
B. Producción documental .................................................................................... 21
C. Gestión y trámite ............................................................................................... 23
D. Organización .................................................................................................... 23
E. Transferencias. ................................................................................................. 24
F. Disposición. ...................................................................................................... 24
G. Preservación a largo plazo. .............................................................................. 24
3. Programas Específicos del PGD. ......................................................................... 26
A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos ............. 26
B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. ........................................ 27
C. Programa de Digitalización. .............................................................................. 28
D. Plan de Capacitación en Gestión Documental .................................................. 28
4. Cronograma ........................................................................................................ 29
5. Consolidación del PGD ........................................................................................ 30
6. Revisión y Aprobación del PGD ............................................................................ 30
7. Actualización del PGD .......................................................................................... 30
8. Evaluación del PGD.............................................................................................. 31
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9. Bibliografía ........................................................................................................... 32
10. Anexos ............................................................................................................. 34
ANEXO 1. Diagnóstico ............................................................................................ 34
ANEXO 2. Mapa de procesos. ................................................................................ 34
ANEXO 3. Matriz de responsabilidades – RACI – .................................................... 34
ANEXO 4. Cronograma. .......................................................................................... 35
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1. Aspectos Generales
A. Introducción
La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, busca
fortalecer y actualizar los lineamientos para garantizar la correcta gestión del
patrimonio documental, para lo cual identifica los requerimientos normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión; las actividades
relacionadas con la gestión documental institucional y los lineamientos que
permitan planear, gestionar, controlar, proteger, preservar y garantizar el derecho
de acceso a la información.
Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
para Colombia, Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, la
ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, implementará el
Programa de Gestión Documental – PGD, articulado al Sistema de Gestión de la
Calidad, para lo cual elabora el presente documento, que en su contenido
establece aspectos generales como: Política de Gestión Documental, objetivos,
alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos, económicos,
administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los
procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite,
Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a
Largo Plazo y Valoración); los programas específicos, el diagnóstico de Gestión
Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad
y los recursos requeridos para su implementación.
Este documento consolida los lineamientos para la Gestión Documental, en las
etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos,
independientemente del soporte y medio de registro y almacenamiento. Se
establecen los requerimientos para la gestión documental y las acciones a corto,
mediano y largo plazo, para la implementación del PGD.
El Programa de Gestión Documental se ha estructurado en armonización con el
Modelo Estándar de Control Interno – MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad
e interactúa con la misión, visión, objetivos, planes y metas estratégicas
institucionales.
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B. Alcance
El Programa de Gestión Documental (PGD) de la ESE Hospital Departamental
Universitario Santa Sofía de Caldas, aplica para la información física, electrónica,
digital y en cualquier soporte en el corto, mediano y largo plazo, desde su
producción o recepción, hasta su disposición final, articulado con los lineamientos
estratégicos Institucionales, así como con las Políticas de Gerencia de la
Información y el Sistema de Gestión de Calidad.
Se encuentra alineado con el Plan de Desarrollo Institucional, puesto que en la
estrategia Gestión de la Comunicación perteneciente a la Línea Gestión del
Entorno se promueve la transparencia y acceso a la información como derecho
del ciudadano frente a la memoria documental de la Entidad y el mejoramiento
continuo de trámites y servicios y a través de la estrategia Fortalecimiento del
Sistema de Información de la línea Efectividad Clínico Administrativa que busca
fortalecer el uso de recursos tecnológicos para la gestión documental que permita
alcanzar altos niveles de eficiencia administrativa.
En la Línea Humanización y Seguridad en la Atención, el PGD debe garantizar los
elementos necesarios para una gestión sistémica de documentos claves para los
procesos asistenciales, como lo son las guías de práctica clínica y los protocolos
de enfermería. Además, el PGD al articularse con el Sistema de Gestión de
Calidad deber proporcionar las herramientas para una gestión ordenada de todos
sus activos de información, tanto en formato físico como en formato virtual.
C. Objetivos
Objetivo General
Fortalecer la Gestión Documental en la ESE Hospital Departamental Universitario
Santa Sofía de Caldas, proporcionando instrumentos archivísticos y lineamientos
claros y precisos, que articulados a los lineamientos institucionales procuren la
seguridad de la información, la gestión transparente y confiable del patrimonio
documental y la accesibilidad y confiabilidad de su contenido a todos los
ciudadanos.
Objetivos Específicos
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Gestionar el acceso a la documentación del Hospital.
Conservar y preservar el patrimonio documental de la ESE Hospital
Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas.
Implementar buenas prácticas en materia de seguridad de la información.
Promover la Cultura Institucional en cuanto a prácticas de Gestión
Documental.
Diseñar e implementar los instrumentos que le permitan la adecuada
administración y control del archivo institucional.
D. Marco estratégico del programa de gestión documental – PGD.
Política de gestión documental
La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, se
compromete a aplicar los requerimientos normativos que en materia archivística
promueva el Archivo General de la Nación, para el desarrollo de la Gestión
Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de
documentos, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la
información producida y recibida por el Hospital en sus diferentes medios y
soportes, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
Responsabilidad en la gestión documental
Con el fin de enfocar los esfuerzos institucionales al logro sistemático y sistémico
de resultados, El Hospital ha implementado el modelo de operación por procesos,
cuyo esquema plantea procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación.
Es así, como el Proceso Gestión Documental cuenta con recurso humano idóneo,
capacitado en la gestión archivística e incorpora los procedimientos, indicadores
y planes necesarios para garantizar una adecuada gestión del patrimonio
documental. EL proceso mencionado será el responsable de acompañar la
implementación del Programa de Gestión Documental y de articular esfuerzos
para desplegar los lineamientos definidos por los procesos estratégicos.
Así mismo, los líderes de proceso y coordinadores de servicios serán
responsables de apoyar en el despliegue de lineamientos y políticas con sus
equipos de trabajo. Todos los colaboradores de la Institución sin distinción de su
modalidad de contratación, son responsables de actuar de conformidad con lo
estipulado y promover la correcta gestión de los documentos institucionales físico
o digitales.
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Para alcanzar altos niveles de implementación del Programa de Gestión
Documental, se cuenta con el apoyo del Comité Anti trámites y de Gobierno en
Línea, desde el cual se realizar seguimiento periódico a la normatividad
relacionada con el Acceso y Transparencia a la Información. El Comité de Gestión
y Mejora de la Calidad, el cual se encarga dentro de sus funciones, de promover
la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Igualmente el Comité de
Historias Clínicas tiene a su cargo las funciones relacionadas con garantizar la
gestión correcta del archivo institucional y de la Historia Clínica como expediente
legal y de carácter confidencial, por lo que ejerce como instancia asesora ante la
alta dirección en materias archivísticas y de gestión documental.
Articulación de Procesos para la Implementación del PGD
Para alcanzar una implementación efectiva del Programa de Gestión Documental,
es necesario definir la relación de los principales procesos
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E. Público al que va dirigido
El PGD va dirigido a todos los colaboradores de la Institución (cliente interno), sin
distinción de su modalidad de contratación o vinculación y servirá como marco
de referencia para las solicitudes realizadas por Entes de Control, Entidades y
ciudadanía en general (Cliente externo).
Para ofrecer el derecho de acceso a la información, se utilizan diferentes medios
tecnológicos tales como intranet, páginas web, aplicaciones móviles, medios de
comunicación tradicionales y medios presenciales.
La institución con el ánimo de definir perfiles de los usuarios, realizará
caracterización con base en la “Guía de Caracterización de Usuarios de Gobierno
en Línea”.
F. Requerimientos para la implementación del PGD
Normativos
Ley 80 de 1989
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el encargado de regir
la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el
patrimonio documental del País, ponerlo al servicio de la comunidad y difundir los
documentos que registran actividades realizadas por las personas o entidades a
lo largo de la historia del país
Ley 527 de 1999.
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Se encuentra reglamentada parcialmente por el decreto 4124 de
2004.
En su Artículo 19, establece “Soporte Documental. Las entidades del Estado
podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de
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sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico
o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos contemplados en la
ley.”
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.
En su “Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y
los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el
artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información
consagrado en el artículo 20 de la misma.”
Ley 1712 de 2014.
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a
la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Conjunto de
disposiciones legales que tiene como objeto regular y garantizar el derecho de
acceso a la información pública, así como sus procedimientos y garantías
Decreto 2609 de 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículo 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia
de Gestión Documental para todas las entidades del Estado. Art. 2. Tipos de
información. Art. 18, Preservación de documentos en ambientes electrónicos.
CAPITULO IV, La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
Acuerdo 048 de 2000.
Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración.
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Acuerdo 060 de 2001.
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Define el concepto de documento electrónico de archivo.
Acuerdo 03 de 2015.
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado
en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado
del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo
IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y
el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012
Acuerdo 037 de 2002.
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía.
2. Digitalización. Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de
digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Contar
con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos. Garantizar
la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar
el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de
soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos. Recomendar las
previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia
tecnológica. Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la
información por accidentes o terrorismo.
Acuerdo 039 de 2002
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de
2000.
Acuerdo 042 de 2002.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
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Acuerdo 027 de 2006.
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 7 del 29 de Junio de 1994. Modifica glosario
reglamento general de archivos. Definiciones de documento electrónico de
archivo y archivo electrónico.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Circular externa 002 de 2012 - AGN.
Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental”. Hace
referencia a la Circular No.004-2010 de la Comisión Intersectorial de Políticas y
Gestión de la Información para la. Administración Pública - COINFO (. “Estándares
mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos
electrónicos”.
Acuerdo 004 de 2013.
Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de la Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental. Art.14. Actualización. Cuando se transformen tipos
documentales físicos en electrónicos. Art. 18. Usos de tecnologías de información
que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de la
TRD, de forma que facilite la interoperabilidad con el “Registro Único de Series
Documentales” y otros sistemas de información de cada entidad.
Acuerdo 005 de 2013.
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Art. 20. Utilización de medios
tecnológicos en la descripción archivística. Art. 21. Compatibilidad e
interoperabilidad. Art. 22. Transferencias de información
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Decreto 2693 de 2012
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno
en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones
Decreto 2609 de 2012
Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental.
Ver Artículo 17. “Características de los sistemas de gestión documental. La
gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las
funciones de las Entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como
en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos,
de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los
sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes
características:”
Económicos
Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental, la ESE Hospital
Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, requiere de los recursos
necesarios para su implementación, teniendo en cuenta lo siguiente:
Asignar el presupuesto de acuerdo a los requerimientos y necesidades de
la Institución para garantizar la operatividad, mantenimiento y mejora del
Programa de Gestión Documental.
Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, las necesidades para la
implementación del Programa de Gestión Documental.
Incluir en el Plan Anual de Inversiones, los recursos que correspondan para
la contratación de bienes y/o servicios necesarios para llevar a cabo la
ejecución del PGD.
Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos
necesarios para fortalecer las competencias de los líderes de procesos y
colaboradores, que permitan ejecutar las actividades relacionada con la
Gestión Documental.
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El Hospital establecerá para cada vigencia los recursos presupuestales
necesarios para ejecutar el PGD, el cual estará sujeto a las respectivas
aprobaciones por el CODFIS y la Junta Directiva. A continuación se presentan los
valores aproximados para las vigencias 2017-2019, teniendo en cuenta que en
cada una se llevarán a cabo las respectivas refrendaciones.
Resumen general de presupuesto
PGD 2017-2019
Concepto Descripción 2017 2018 2019
Almacenamiento
de Archivo
Outsourcing para
almacenamiento de fondos
documentales según los
criterios archivísticos.
69.600.000 72.000.000 76.000.000
Recurso
Humano
Equipo de trabajo relacionado
directamente con las
actividades archivísticas,
según matríz RACI. Equipo de
trabajo de Gestión
Documental.
105.840.000 110.073.600 114.476.544
Plan de Inversión
Presupuesto de inversión
dedicado al fortalecimiento
del sistema de información
como elementos claves para
el desarrollo de la gestión
documental en formato físico
y electrónico. Adquisición de
recursos tecnológicos.
120.000.000 180.000.000 200.000.000
Presupuesto de inversión
dedicado a garantizar el
mantenimiento de los
sistemas de información.
Incluye soporte y
licenciamiento de software,
así como garantías sobre el
hardware que soporta los
sistemas de información.
420.000.000 460.000.000 500.000.000
Total 715.440.000 822.073.600 890.476.544
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Administrativos.
Infraestructura: para gestionar correctamente la producción, recepción y el
almacenamiento de la información o documentación, se requiere de los espacios
físicos adecuados, tanto en las instalaciones locales, como instalaciones externas.
Recurso Humano: conformación de un equipo interdisciplinario para apoyar la
Gestión Documental y la implementación del Programa de Gestión Documental.
Incluye los respectivos procesos de contratación para el desarrollo de acciones
que el Hospital no pueda suplir.
Ver Anexo 3 Matriz de Responsabilidades –RACI- el cual incluye la estructura
funcional de los responsables de la Gestión Documental y responsables de la
implementación del PGD.
Estructura de Gobierno
Estra
tég
ico
Junta Directiva
Gerencia
Comité de Historias Clínicas
Comité Gestión y Mejora de
la Calidad.
Comité de Gerencia
Planeación e Información.
Tá
ctic
o
Equipo Gerencia de la
información.
Líder Gestión Documental
Líderes de Procesos.
Op
era
tiv
o
Equipo Gestión Documental.
Equipos de trabajo de los
procesos
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Tecnológicos.
Los recursos de TI que permitan aplicar de manera efectiva cada una de las
acciones en el ciclo de vida de la información y la documentación.
La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas deberá
proporcionar los medios y recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo las
acciones en cada fase del ciclo de vida de la información y la documentación,
desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su producción, gestión
y trámite, consulta y conservación, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes
criterios:
Aplicativo para la gestión de correspondencia para facilitar el registro de
envíos y recepción de documentación, así como la consulta de los
respectivos históricos.
Software para la gestión de la documentación relacionada con el Sistema
de Gestión de Calidad.
Recursos de TI para registrar, recepcionar, tramitar, consultar y conservar
la documentación institucional.
Herramientas (Hardware y Software) que permitan ofrecer los niveles de
seguridad de la información. Incluye sus políticas y lineamientos.
Mantenimiento y monitoreo al Sistema de Seguridad de la Información.
Promover el uso de recursos de TI para alcanzar la mayor eficiencia en las
funciones archivísticas.
Conforme a la integralidad del PGD y los datos institucionales ya sean en formato
físico o electrónico, forman parte de los recursos tecnológicos las licencias de
software propietarias y desarrollos propios de software que son utilizados en la
institución; a la vez, se incluyen las herramientas automáticas para la generación
de copias de seguridad y servidores externos que han sido contratados con
terceros. A continuación, la figura muestra algunas de las aplicaciones utilizadas.
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Recursos de almacenamiento y despliegue documental
Gestión documental electrónica del Sistema de Gestión de Calidad.
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Gestión documental electrónica Asistencial y Administrativa
Software complementario para la gestión documental
Software para Gestión Documental (Ventanilla Única y Correspondencia
interna)
Software Ofimático para la generación y actualización de documentos.
Software para automatización de copias de seguridad.
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Los sistemas de información son herramientas efectivas para promover el acceso
a la información pública y cumplen con los siguientes criterios:
a. Se encuentran alineados y articulados para ofrecer la integridad de la
información que requiere el PGD.
b. Se ofrece a los ciudadanos la posibilidad de consultar la información, de
manera oportuna y con los más altos niveles de disponibilidad.
c. La Institución por medio de sus recursos y sistemas de información cumple
con el cronograma de trabajo establecido en la Estrategia de Gobierno en
Línea y efectúa el monitoreo sistemático a la política de Transparencia y
Acceso a la información pública.
d. Los proyectos de infraestructura y desarrollo tecnológico incluyen en sus
necesidades los requerimientos para la gestión documental institucional y
promueven la disminución de uso de papel así como la austeridad en el
gasto y eficiencia de los procesos.
Gestión del Cambio.
Las inversiones realizadas por el Hospital en cuanto a infraestructura tecnológica
que fomente una gestión documental responsable y promoviendo la aplicación
normativa, se formulan acciones tendientes a que las personas y la cultura del
Hospital se ajusten a las nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores
prácticas de la gestión documental.
Dichas actividades permiten disminuir las brechas y resistencia al cambio en
cuando a un mayor uso de tecnologías y menos papel; genera ambientes de
confianza y aprovecha el interés de los colaboradores por aprehender y afrontar
retos.
Capacitaciones en aplicación de TRD
Capacitaciones para el uso correcto de copias de seguridad.
Capacitaciones para uso adecuado del archivo electrónico.
Capacitación y acompañamiento en archivos de gestión.
Actividades orientadas a Cero Papel.
Capacitación confidencialidad de la información clínica.
Capacitación en uso de aplicativos (Sevenet, wikissofthia, Almera, Correo
Electrónico, Hosvital).
Fortalecer la inducción y re inducción en temas archivísticos.
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2. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental
La mejora continua del Programa de Gestión Documental, permite a la Institución
desarrollar de manera efectiva los procesos de Planeación, Producción, Gestión y
Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación
a Largo Plazo y Valoración, para lo cual cuenta con el Proceso de Gestión
Documental, el cual ha sido caracterizado como proceso de apoyo según el Mapa
de Procesos. A continuación se establecen los lineamientos para cada fase del
ciclo de vida documental y a la vez, se plantean las acciones que el Hospital
requiere fortalecer para mejorar continuamente el ciclo de vida del patrimonio
documental.
A. Planeación documental
La Planeación Documental de la ESE Hospital Departamental Universitario Santa
Sofía de Caldas, se lleva a cabo bajo las directrices de la Alta Dirección y lo
estipulado por el Sistema de Gestión de Calidad.
Administración documental.
EL Hospital cuenta con la caracterización del Proceso de Gestión Documental y
un modelo de operación por procesos que facilita la interacción y enfoque común
a resultados. Como recurso informático cuenta con software ALMERA y SEVENET
en los cuales se puede gestionar la documentación institucional, así como
consultar las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y políticas con
sus respectivos indicadores de gestión y resultado. A continuación se listan los
manuales y políticas institucionales que apoyan la planeación documental en el
Hospital y los cuales cuentan con su respectivo acceso a través de medios
tecnológicos.
Manual de ventanilla Única de Correspondencia y Software de Gestión
Documental.
Manual de Archivo y Correspondencia.
Manual de Historia Clínica.
Política de Gerencia y Seguridad de la Información.
Política de Comunicaciones.
Manual de Políticas de Seguridad Informática.
Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos.
Manual del Sistema de Gestión de Calidad.
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Acciones del Programa de Gestión Documental.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Elaborar, revisar, aprobar y publicar el PGD. X X
Actualizar el registro de activos de información. X X X X
Documentar bajo esquema de norma única la Política de Gestión
Documental de la institución. X
Desarrollar los programas específicos planteados desde el PGD. X
Desplegar a través del sitio web el esquema de publicación. X X X X
Revisar y/o actualizar las Tablas de Retención Documental. X X X X
Revisar y/o actualizar el Manual de Archivo y Correspondencia X
Revisar y/o actualizar el Manual de Historia Clínica X
Revisar y/o actualizar el Manual de ventanilla Única de
Correspondencia y Software de Gestión Documental X
Documentar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. X X X
Elaborar las Tablas de Valoración Documental – TVD. X X X
Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo para la correcta gestión y preservación de
los documentos electrónicos, según sus respectivas Tablas de
Retención Documental – TRD.
X X X
Ajustar el Proceso de Gestión Documental a las disposiciones
archivísticas, de seguridad de la información y medios electrónicos. X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
Directrices para la creación y diseño de documentos
El Hospital cuenta con manuales y formatos (norma única) para la estandarización
en la creación y producción documental, así como una ruta establecida para el
diseño, revisión y aprobación de los documentos y formatos asociados al Sistema
de gestión de Calidad y comunicación interna y externa. Para ello cuenta con los
siguientes activos:
Manual de Archivo y Correspondencia.
Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos.
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Acciones del Programa de Gestión Documental.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Promover el uso de flujos de Trabajo utilizando la Herramienta
Sevenet. X X X
Incorporar la elaboración de actas utilizando el Software para el
Sistema de Gestión de Calidad – Almera. X X X
Parametrizar en el software Almera, la visualización y seguimiento
de plan de desarrollo y grupos de estándares de acreditación. X X X
Explorar el uso del software Almera para la Gestión de Proyectos. X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
Mecanismos de autenticación
Para la autenticación de documentos se cuenta con:
Firma digitalizada para registros clínicos realizados en Sistema de
Información Hospitalario Hosvital.
Firma electrónica para las comunicaciones externas que la requieran.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Explorar el uso de tabletas digitalizadoras de firmas, para el
archivo de formatos de negación de servicios. X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
B. Producción documental
La producción documental en el Hospital se rige bajo los siguientes lineamientos:
Estructura de los documentos
Manual de Archivo y Correspondencia: define la estructura necesaria para
la producción de comunicaciones oficiales enviadas, memorandos,
certificaciones, circulares, actas y resoluciones.
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Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos: se
establecen los modelos de norma única para: políticas, procesos,
procedimientos, indicadores, manuales, guías, protocolos, instructivos y
formatos
Áreas responsables de trámites documentales
El Hospital lleva el control unificado del registro y radicación de los documentos,
por medio del aplicativo SEVENET, el cual es administrado por el Proceso de
Gestión Documental y el proceso de Administración de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones – TICS –
Se cuenta así mismo con mecanismos de digitalización de documentos que luego
son incorporados a sistemas de información como HOSVITAL (historias clínicas)
y ALMERA (Software de Contenidos del Sistema de Gestión de Calidad)
El Manual para la Documentación del Modelo de Operación por Procesos
establece el flujo de producción documental en el Sistema de Gestión de Calidad,
desde su elaboración hasta la aprobación y futuras actualizaciones. Incluye
además el proceso para control de versiones.
Acciones del Programa de Gestión Documental.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Definir formatos estandarizados para la gestión de proyectos. X X X
Definir la política de tratamiento de datos personales. X X X
Definir política de publicación de datos en sitio web e intranet. X X X
Ejecutar el Plan de Medios (múltiples canales) que permita
desplegar la información tanto a usuarios internos como externos. X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
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C. Gestión y trámite
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Caracterizar los usuarios internos y externos para definir los
mecanismos de despliegue de información adecuados. X X
Actualizar la plataforma de intranet, buscando mayores niveles de
usabilidad. Facilidad de interacción con los usuarios. X X
Realizar estudio de viabilidad de proyecto para carteleras digitales,
promoviendo interacción con usuario interno y externo. X X
Difusión de uso de trámites y servicios que brinda el Hospital. X X
Revisar y de ser necesario, ajustar los flujos de trabajo (Workflow)
definidos en los sistemas de información. X X
Realizar el registro y control de formatos de la Gestión Documental,
en particular aquellos asociados al préstamo de la Historia Clínica. X X X X
Definir los metadatos mínimos de los documentos digitales, en
particular para iniciar la implementación de la estrategia de
Gobierno en línea – Datos Abiertos.
X X X
Definir los lineamientos para la generación y publicación de datos
abiertos. X X X
Actualización periódica del sitio web conforme a los
requerimientos de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información.
X X
Aplicar encuestas de opinión a los usuarios internos y externos en
cuanto a información publicada. X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
D. Organización
Este apartado hace referencia a las acciones encaminadas a identificar los
documentos institucionales, su clasificación y ubicación.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Aplicar los criterios básicos de ordenación, clasificación y
descripción de los expedientes, según lo establecido por el
Acuerdo 005 de 2013.
X X
Mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos que
permita la identificación y control de versiones. X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
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E. Transferencias.
Conjunto de operaciones que deben ser realizadas para transferir los archivos de
gestión al archivo central.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Aplicar los procedimientos y formatos definidos por la Institución
para efectuar el traslado de archivo desde los procesos hacia el
archivo central.
X X
Etiquetar los expedientes de tal manera que se facilite su
recuperación y control.
X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
F. Disposición.
Determinar las acciones a realizar con los documentos luego de su ciclo de vida,
de acuerdo a las disposiciones generales (TRD, TVD), prácticas de digitalización
del archivo físico y procedimiento correcto para la eliminación de los documentos
físicos o digitales.
Actividad a Desarrollar
TIPO
REQUISITO
A L F T
Aplicar los procedimientos de archivo, con el objetivo de disponer
los documentos según las TRD. X X X X
Realizar análisis de viabilidad económica para la elaboración y
aplicación de la tablas de valoración documental –TVD- X X X X
En caso de eliminación documental, garantizar el registro
adecuado de actas y prácticas de eliminación segura de archivos
(físicos o digitales) garantizando la trazabilidad de las tareas
llevadas a cabo.
X X X X
Publicar el inventario de documentos eliminados. X X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
G. Preservación a largo plazo.
Corresponde a las actividades realizadas por el Hospital para garantizar la
preservación en el tiempo, independientemente de su forma de registro o
almacenamiento. Busca ofrecer atributos de autenticidad, integridad,
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inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legalidad y conservación de documentos
físicos y digitales.
Actividad a Desarrollar TIPO
REQUISITO
A L F T
Llevar a cabo los procesos de revisión, foliación y restauración de
documentos físicos, para facilitar la labor de conservación. X X X X
Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de las bases de
datos financieras y asistenciales. X X X X
Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de la
información de los procesos. X X X X
Garantizar la función de Archiving para las cuentas de correo
electrónicas institucionales. X X X
Implementar herramientas administrativas de cortafuegos,
antivirus, anti spam, filtros de internet y seguridad perimetral para
brindar seguridad a la información institucional.
X X X
Verificar la adherencia a las TRD en la gestión documental X X X
Definir la metodología de digitalización y especificar las series,
subseries y tipos documentales que deberán ser sujetos a este
tratamiento.
X X X X
Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico
3. Fases de implementación del PGD
A. Alineación con el Plan De Desarrollo
El PGD se alineará al Plan de Desarrollo del Hospital, para cada vigencia se integraran
las actividades en el Plan de Acción del Proceso de Gestión Documental, de acuerdo
al cronograma definido y su ejecución se llevará a cabo de acuerdo al flujo de recursos
del sistema. En particular en lo relacionado con la implementación del software
ALMERA como gestor de contenidos del Sistema de Gestión de Calidad.
B. Metas a corto, mediano y largo plazo
Con el fin de armonizar el desarrollo del PGD con el modelo de madurez del SGI, se
definen un plan de implementación de los diferentes programas específicos descritos
en el presente documento, los cuales se desarrollarán a corto y mediano plazo. Los
proyectos e desarrollarán de manera gradual y se complementan entre sí y se
constituyen en prerrequisitos unos de otros, según la etapa de madurez y el plazo
establecido para su ejecución.
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4. Programas Específicos del PGD.
A partir del Anexo 1. Diagnóstico, se han definido las necesidades en materia de
Gestión Documental y su correspondiente articulación con el Sistema de Gestión
de Calidad, por lo que se plantean los siguientes programas específicos durante
la implementación del PGD.
a. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos
b. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
c. Programa de Digitalización.
d. Plan de Capacitación en Gestión Documental.
La ejecución de estos programas específicos podrá suscitar la necesidad de
cambios a nivel de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad tales
como: Políticas, procesos, procedimientos, manuales, formatos e indicadores.
A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos
Propósito
Estandarizar los formatos y plantillas institucionales para la gestión de documentos
internos y externos, así como la definición, diseño e implementación de
formularios electrónicos. Estas acciones facilitan la identificación, clasificación y
descripción de los documentos. Acciones generales:
Revisión documental:
Hacer una revisión de los procesos institucionales para detectar formatos y
actualizar las Tablas de Retención Documental, así como el listado maestro
de documentos. Igualmente efectuar análisis de tipos documentales que
puedan ser convertidos a formato digital mediante formularios. Se revisan
y publican en la intranet, formatos (plantillas) institucionales para
comunicación interna y externa.
Lenguaje estandarizado
Construir un diccionario terminológico adaptado al léxico institucional, que
permita referirse en términos homogéneos a la actividad archivística.
Definición de esquema de metadatos, en particular para la Estrategia de
Gobierno en Línea y su actividad específica de Datos Abiertos.
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B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
Propósito
Propone diseñar e implementar estratégicas que permitan gestionar el ciclo de
vida de los documentos electrónicos, promoviendo la racionalización de trámites
según lo requerido en el marco del gobierno electrónico. Acciones generales:
Documentar y socializar el modelo para la gestión de documentos
electrónicos, capacitando a los líderes en la creación de estructuras
documentales que faciliten el archivo y copias de seguridad de los
documentos electrónicos.
Analizar, diseñar e implementar un software para la gestión del ciclo de vida
de los documentos electrónico asociados al recurso humano institucional,
que además de facilitar la gestión de la información, apoye la estrategia de
“cero papel”.
Implementar una solución de “People Analytics” que brinde a la Gestión y
Administración del Talento Humano, una herramienta para el
aprovechamiento inteligente de los datos relacionados con el recurso
humano institucional.
Llevar a cabo tareas de backup manuales y automáticas de los
documentos electrónicos almacenados en los equipos de cómputo de
líderes de proceso, garantizando su salvaguarda y futuro acceso.
Integrar los nuevos desarrollos de software propuestos desde el “Plan de
Gerencia de la Información” a las bases de datos actuales, de tal manera
que se articulen y garanticen la coherencia con los sistemas actuales.
Realizar las gestiones necesarias para salvaguardar la información
contenida en los correos electrónicos institucionales, así como los datos
gestionados desde los aplicativos SEVENET y ALMERA, que forman parte
de la estructura tecnológica de gestión documental. Así mismo, garantizar
el esquema de copias de seguridad sistemático del aplicativo HOSVITAL
que conserva la información clínica y financiera del Hospital.
Realizar el proceso de copia de seguridad de documentos publicados en
la Intranet y Sitio Web, para garantizar su conservación de mediano plazo.
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Para lo cual se deberán definir períodos de generación de backups y
medios tecnológicos a utilizar (DVD, Almacenamiento en discos con
sistema RAID, cinta).
Desarrollar soluciones de inteligencia de negocios y minería de datos, que
permitan recuperar informes para apoyar la toma de decisiones y la
evaluación de resultados por parte de los procesos. Reduce los tiempos de
consulta de los datos y promueve la eficiencia administrativa.
C. Programa de Digitalización.
Propósito
Proponer proyectos orientados a la digitalización de documentos clínicos y/o
administrativos, de tal manera que se propicien mecanismos de acceso
electrónicos facilitando su gestión. Acciones generales:
Realizar análisis de alcance, costo y cronograma, para viabilizar proyecto
institucional de digitalización de historias clínicas. Actividad encaminada a
garantizar la conservación de los expedientes en formatos digitales,
además de la liberación de espacio en el archivo físico de historias. Las
acciones a realizar garantizarán los niveles de seguridad, disponibilidad y
confidencialidad de la información.
Digitalizar de expedientes relacionados con la gestión del recurso humano
institucional. Datos sobre colaboradores activos (hojas de vida) como de
inactivos (Historias laborales). Cumpliendo con los niveles de seguridad,
disponibilidad y confidencialidad de la información.
Digitalizar la información legal interna de la Institución (Resoluciones) y
ofrecer mecanismos de acceso a través de la intranet y sitio web, según el
alcance de su contenido.
Digitalizar documentos de carácter asistencial (Consentimientos
informados, solicitud de copias de historia clínica) e integrarlos al sistema
de información Hosvital.
D. Plan de Capacitación en Gestión Documental
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Incorporar en el Plan de Capacitación Institucional, momentos en los cuales se
brinde asesoría y formación a los líderes de los procesos acerca de la Gestión
documental. Acciones generales:
Identificar necesidades de capacitación interna en los temas de la Gestión
Documental e integrarlas a los Planes de Acción del Proceso de Gestión
Documental para cada vigencia, así como al Plan de Capacitación
Institucional.
Definir el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar las sesiones
de capacitación.
Llevar a cabo las jornadas de capacitación programadas, buscando
siempre la integración de los conocimientos adquiridos en la práctica diaria
de las labores archivísticas.
5. Cronograma
Al conocer y priorizar las actividades de corto, mediano y largo plazo necesarias
para la implementación sistemática y sistémica del PGD, se establece el
Cronograma de trabajo.
Se adopta el esquema de cronograma propuesto por el Archivo General de la
Nación en su PGD, buscando categorizar las actividades y definir su tiempo de
ejecución en el corto, mediano y largo plazo.
El cronograma conforma el ANEXO 4 del presente PGD “Cronograma de
implementación del PGD” y aunque se propone con una vigencia 2017-2019,
podrá ser modificado de acuerdo a los requerimientos institucionales.
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6. Consolidación del PGD
El proceso de Gestión Documental será el responsable de articular la participación
de los diferentes procesos e identificar los recursos necesarios para su
implementación. La Alta Dirección (Gerencia y líderes de los procesos) deberán
participar activamente en todas las fases del Programa. Sin embargo se
relacionan a continuación algunos de los procesos (o quien haga sus veces)
invitados a aportar todo el esfuerzo en la elaboración, ejecución y
acompañamiento durante el ciclo de vida del programa:
Gestión Documental.
Gestión de Planeación.
Control Interno de Gestión.
Administración de Tecnologías de la Información – TICS –
Gestión y Administración del Talento Humano.
Garantía de Calidad.
Gestión de Comunicaciones y Mercadeo.
Gestión Ambiental.
Gestión Financiera.
Gestión de Facturación.
Asesoría Jurídica.
7. Revisión y Aprobación del PGD
La revisión del PGD estará a cargo del Comité de Archivo. Podrá ser presentado
en otros comités con el objetivo de articular sus acciones.
8. Actualización del PGD
El PGD se propone para la 2017-2019, sin embargo la Institución podrá llevar a
cabo actualizaciones parciales cuando se considere pertinente. Algunos factores
que pueden conducir a revisar y/o actualizar parcialmente el PGD son:
Cambios normativos.
Cambios en el Direccionamiento Estratégico.
Análisis de Contexto.
Evaluaciones internas.
Evaluaciones externas.
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Mejora continua del PGD.
El responsable de articular la revisión del PGD será el proceso de Gestión
Documental. Se recomienda participación activa de los líderes interesados, en
particular los relacionados en el numeral 4 del presente programa. “Consolidación
del PGD” y será el Comité de Archivo el encargado de avalar los ajustes
efectuados. Al terminar la vigencia propuesta, se deberá efectuar todo el proceso
de consolidación, revisión y aprobación del PGD.
9. Evaluación del PGD
El proceso de Control Interno de Gestión brindará el apoyo para garantizar la
implementación del PGD y el cumplimiento de las directrices relacionadas con la
gestión documental Institucional. Incluirá en su Programa y Plan de Auditoría las
actividades tendientes a evaluar su avance.
De igual forma, el proceso de Gestión de Planeación podrá realizar labores de
acompañamiento durante la implementación, así como seguimientos cualitativos
semestrales en pro de mejorar los resultados.
Los Comités de Historias Clínicas y Gestión y Mejora de la Calidad, podrán ser
utilizados como escenarios para socializar el estado de ejecución del programa,
toda vez que se encuentra articulado con el Sistema de Gestión de Calidad.
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10. Bibliografía
Archivo General de la Nación. 2014. Implementación de un Programa de Gestión
Documental. Imprenta Nacional de Colombia. ISBN 978-958-8242-33-0.
Cárdenas Zapata, Carlos. Directrices para estructurar un programa de Gestión de
documentos en las organizaciones. Bogotá. 2005
Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones.
Manual para la Implementación de la estrategia Gobierno en Línea. 2012.
Martin, James, and Leben, Joe. 1989. Strategic Information Planning
Methodologies. Second Edition. Englewood Cliffs: Prentice-Hall. ISBN: 0-13-
850538-1.
Spewak, Steven H. 1993. Enterprise Architecture Planning - Developing a
Blueprint for Data, Applications and Technology. Wellesley, Mass.: QED Publishing
Group. ISBN: 0-89435-436-1.
Baca Urbina, Gabriel. Formulación y Evaluación de Proyectos Informáticos.Mc
Graw Hill, Quinta edición. 2006. p. 264-284.
LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276 05
Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de
la Historia Clínica.
http://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995
%20DE%201999.pdf
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882
Decreto 103 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de
2014 y se dictan otras disposiciones.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60556#0
Ley 1341 de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad
de la información y la organización de las tecnologías de la información y las
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comunicaciones - tic-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras y
se dictan otras disposiciones. http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-
3707.html
Decreto 2573 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos generales de la
Estrategia de Gobierno en línea.
Decreto 1078 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
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11. Anexos
ANEXO 1. Diagnóstico.
Ver archivo adjunto (Excel)
ANEXO 2. Mapa de procesos.
Ver archivo adjunto (Mapa de Procesos en formato PDF)
ANEXO 3. Matriz de responsabilidades – RACI –
RESPONSABILIDADES – RACI-
1. Gerencia.
2. Planeación e Información.
3. Control Interno de Gestión.
4. Asesoría Jurídica.
5. Gestión Documental
6. Gestión y Administración del Talento Humano
7. Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
8. Garantía de la Calidad
9. Comunicaciones y Mercadeo
10. Gestión Financiera.
Ver archivo adjunto (Excel)
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ANEXO 4. Cronograma.
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GESTION DOCUMENTAL
Programa de Gestión Documental 2017-2019
ANEXO 4. CRONOGRAMA
CORTO
PLAZO
MEDIANO
PLAZO
LARGO
PLAZO
Nº EJE NUCLEO ACTIVIDAD PRODUCTO 2017 2018 2019
1
ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN
Elaborar, revisar,
aprobar y publicar
el PGD.
Documento PGD
2
Documentar el
Plan Institucional
de Archivos de la
Entidad – PINAR.
Documento PINAR
3
Documentar bajo
esquema de
norma única la
Política de Gestión
Documental de la
institución.
Política
Documentada
4
Revisar y/o
actualizar las
Tablas de
Retención
Documental.
TRD
5
Documentar
instructivo para la
gestión de
Documentos
Electrónicos,
según sus
respectivas Tablas
de Retención
Documental –
TRD.
Instructivo
6
Realizar análisis
de viabilidad
económica para la
elaboración y
aplicación de la
tablas de
valoración
documental –TVD-
Análisis de
viabilidad realizado.
Documento.
7
OPERATIVO
Actualizar el
registro de activos
de información.
Documento
actualizado
8
Desplegar a través
del sitio web el
esquema de
publicación.
Esquema Publicado
9
Revisar y/o
actualizar el
Manual de Archivo
y Correspondencia
Documento
revisado y/o
actualizado
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10
Revisar y/o
actualizar el
Manual de Historia
Clínica
Documento
revisado y/o
actualizado
11
Revisar y/o
actualizar el
Manual de
ventanilla Única de
Correspondencia y
Software de
Gestión
Documental
Documento
revisado y/o
actualizado
12
OPERATIVO
DISEÑO Y
CREACIÓN DE
DOCUMENTOS
Seguimiento al
uso de flujos de
Trabajo utilizando
la Herramienta
Sevenet.
Seguimiento
realizado de
manera semestral.
Mínimo anual.
13
Incorporar la
elaboración de
actas utilizando el
Software para el
Sistema de
Gestión de
Calidad – Almera.
Modulo
implementado
14
Parametrizar en el
software Almera,
la visualización y
seguimiento de
plan de desarrollo
y grupos de
estándares de
acreditación.
Cuadros Indicativos
implementados
15
Explorar el uso del
software Almera
para la Gestión de
Proyectos.
Modulo
implementado
16 OPERATIVO AUTENTICACIÓN
Explorar el uso de
tabletas
digitalizadoras de
firmas, para el
archivo de
formatos de
negación de
servicios.
Tabletas
configuradas e
instaladas
17
ESTRATÉGICO
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
Definir política de
tratamiento de
datos personales.
Política
Documentada
18
Definir política de
publicación de
datos en sitio web
e intranet.
Política
Documentada
19 TÁCTICO
Definir formatos
estandarizados
para la gestión de
proyectos.
Formatos
estandarizados
20 OPERATIVO
Ejecutar el Plan de
Medios (múltiples
canales) que
permita desplegar
la información
tanto a usuarios
internos como
externos.
Evidencias de
Ejecución del Plan
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ESTRATÉGICO GESTIÓN Y
TRÁMITE
Definir los
metadatos para la
estrategia de
Gobierno en línea
e iniciar la
implementación
de Datos Abiertos.
Metadatos Definidos
22
Generación y
publicación de
datos abiertos.
Datos Abiertos
publicados
23
TÁCTICO
GESTIÓN Y
TRÁMITE
Realizar estudio
de viabilidad de
proyecto para
carteleras
digitales,
promoviendo
interacción con
usuario interno y
externo.
Análisis Realizado.
Documento
24
Caracterizar los
usuarios internos y
externos para
definir los
mecanismos de
despliegue de
información
adecuados.
Usuarios
caracterizados
25
OPERATIVO
Actualizar la
plataforma de
intranet, buscando
mayores niveles
de usabilidad.
Facilidad de
interacción con los
usuarios.
Intranet actualizada
26
Difusión de uso de
trámites y
servicios que
brinda el Hospital.
Despliegue de
información sobre
trámites y servicios
27
Realizar el registro
y control de
formatos de la
Gestión
Documental, en
particular aquellos
asociados al
préstamo de la
Historia Clínica.
Formatos y
controles aplicados
al préstamos de
Historias Clínicas
28
Actualización
periódica del sitio
web conforme a
los requerimientos
de la Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Información.
Verificación de
cumplimiento de
Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Información. Mínimo
Anual.
29 OPERATIVO ORGANIZACIÓN
Aplicar los criterios
básicos de
ordenación,
clasificación y
descripción de los
expedientes.
Seguimiento
realizado a los
criterios de
ordenación,
clasificación y
marcación de
expedientes.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
E.S.E HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFÍA DE CALDAS
Código: GD080-R3-M04
Versión 01
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30
Mantener
actualizado el
Listado Maestro
de Documentos
que permita la
identificación y
control de
versiones.
Listado Maestro
actualizado
31 OPERATIVO TRANSFERENCIA
Aplicar los
procedimientos y
formatos definidos
por la Institución
para efectuar el
traslado de
archivo desde los
procesos hacia el
archivo central.
Traslados
documentales
debidamente
soportados.
32 TÁCTICO
DISPOSICIÓN
Elaborar las
Tablas de
Valoración
Documental –
TVD.
TVD
33
OPERATIVO
Aplicar en los
procesos, los
procedimientos de
archivo, con el
objetivo de
disponer los
documentos
según las TRD.
Visitas de
acompañamiento a
procesos en la
aplicación de TRD
34
En caso de
eliminación
documental,
garantizar el
registro adecuado
de actas y
prácticas de
eliminación segura
de archivos (físicos
o digitales)
garantizando la
trazabilidad de las
tareas llevadas a
cabo.
Eliminaciones
documentales
documentadas.
35
Publicar el
inventario de
documentos
eliminados.
Publicación de
documentos
eliminados
realizada.
36
TÁCTICO PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO
Parametrizar y
garantizar las
copias de
seguridad de las
bases de datos
financieras y
asistenciales.
Copias de
Seguridad
existentes
37
Parametrizar y
garantizar las
copias de
seguridad de la
información de los
procesos.
Copias de
Seguridad
existentes
38
Definir instructivo
de digitalización y
especificar las
series, subseries y
tipos
documentales que
Instructivo
documentado
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deberán ser
sujetos a este
tratamiento.
39
OPERATIVO
Verificar la
adherencia de los
procesos a las
TRD en la gestión
documental
Verificación de
aplicación de TRD
en procesos
40
Llevar a cabo los
procesos de
revisión, foliación y
restauración de
documentos
físicos, para
facilitar la labor de
conservación.
Documentos físicos
foliados.
41
Garantizar la
función de
Archiving para las
cuentas de correo
electrónicas
institucionales.
Copias de
Seguridad
existentes
42
Implementar
herramientas
administrativas de
cortafuegos,
antivirus, anti
spam, filtros de
internet y
seguridad
perimetral para
brindar seguridad
a la información
institucional.
Herramientas
cortafuegos,
antivirus, anti spam,
filtros de internet y
seguridad
perimetral
implementadas.
43 ESTRATÉGICO Programa de
estandarización de
formatos y
formularios
electrónicos
Estructurar
proyecto.
Aplicando 5
formatos
recomendados
por PMI
Formatos
implementados
para el proyecto.
44 OPERATIVO Implementar
Proyecto
Evidencias de
Ejecución del
Proyecto.
45 ESTRATÉGICO Programa de
Gestión de
Documentos
Electrónicos
Estructurar
proyecto.
Aplicando 5
formatos
recomendados
por PMI
Formatos
implementados
para el proyecto.
46 OPERATIVO Implementar
Proyecto
Evidencias de
Ejecución del
Proyecto.
47 ESTRATÉGICO
Programa de
Digitalización
Estructurar
proyecto.
Aplicando 5
formatos
recomendados
por PMI
Formatos
implementados
para el proyecto.
48 OPERATIVO Implementar
Proyecto
Evidencias de
Ejecución del
Proyecto.
49 ESTRATÉGICO
Plan de
Capacitación en
Gestión
Documental
Estructurar
proyecto.
Aplicando 5
formatos
Formatos
implementados
para el proyecto.
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recomendados
por PMI
50 OPERATIVO Implementar
Proyecto
Evidencias de
Ejecución del
Proyecto.
Consolidado por
WILSON ALEJANDRO ROJAS CALVO
Planeación de Información.
Aprobado por
Comité de Archivo
Presentado a:
Comité de Gerencia
Comité de Gestión y Mejora de la Calidad.