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Sophie Kennel, [email protected]
Master 2
Gestion des données numériques Stratégie de capitalisation et diffusion de l’information
Objectifs
Comprendre les enjeux d’une gestion globale des contenus pour l’organisation.
Connaître les axes des stratégies de gestion de l’information, du document et de la connaissance dans l’organisation
Maîtriser les processus et les outils du circuit de l’information et du document électroniques
Initier et piloter une politique documentaire et un projet d’informatisation des processus documentaires
Dématérialisation du cours
Connectez-vous à :
Moodle > Gestion des données numériques
Mahara
Plate-forme de travail collaboratif et de e-portfolio
Problématique
Données Informations Documents
Technologies Gestion
Web
Multiplication Evolution
Enterprise Content Management (ECM)
Réseau social d’entreprise
Cohérence Adaptation
Efficacité Evolutivité
Groupware
Knowledge Management
GED/GEIDE
Workflow
Notion de démarrage
Dématérialisation
La dématérialisation est l’acte de gérer de façon entièrement électronique les documents qui circulent en interne ou en externe. Elle peut impliquer une procédure de numérisation des supports.
Exercice 1
Vos expériences/connaissances dans le domaine de la dématérialisation.
Regroupez par types :
• Objets documentaires • Processus
• Outils • Acteurs
Sur Lino.it
Synthèse
Tous les processus métiers sont concernés
ECM relève de façon transversale des compétences documentaires (classement, indexation, cycle de vie du document)
Intéresse le système d’information global et donc la stratégie d’entreprise
L’usager est au cœur du processus
Finalités
L’ECM est une démarche globale et stratégique qui apporte des réponses modulaires et adaptées aux besoins :
Service à l’usager
Respect des normes et règles
Optimisation des processus
Plan AFOM/SWOT
Réduction des coûts
Optimisation des processus métiers
Satisfaction
Capitalisation
Forte normalisation
Lenteur de mise en œuvre
Compétences nécessaires
Coût du projet
Rationalisation des processus
Traçabilité des productions et activités
Optimisation du service
Gain de temps
Résistance
Sécurité des données
Incohérence des pratiques
Non pertinence choix politique
INTE
RN
E EX
TER
NE
Démarche
Existant Besoins Cibles
Moyens Objectifs
Analyse
Contenus/objets Outils
Processus Traitement
Modélisation
Implémentation
Outils Processus
Normalisation Tests
Formation Procédures
Numérisation Traitement Evaluation
Déploiement
Mise en œuvre
charges
Constitution équipe projet
Analyse
Étude de l'environnement interne et externe Processus
Documents papier, numériques
Outils
Acteurs Spécificités, typologie
Besoins De l’institution, des usagers
Moyens et contraintes Techniques, logiciels, humains
Hiérarchiques, juridiques
Modélisation
Contenus/objets Définir les documents à intégrer dans le processus
Définir les documents à numériser
Outils Appel d’offres
Benchmark
Tests
Processus Organisation du travail
Acteurs
Tâches
Méthodes
Implémentation
Installation de l’outil
Paramétrages : workflow,
droits, etc.
Tests
Normalisation Documents
Nommage
Numérisation, rétroconversion
Déploiement
Formation Des pilotes
Des utilisateurs
Procédures Tutoriels
Documents cadres
Dématérialisation Production
Numérisation
Evaluation Fonctionnement
Ressenti
A suivre…