Generador de Informes RG Autoline

GENERADOR DE

INFORMES

Versin: R830.9304C

Departamento Soporte

Junio 2008

Generador de informes


Pg 2

Resumen del documento

TEMA GENERADOR DE INFORMES

COMENTARIOS

PALABRAS CLAVE

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Pg 3

Contenidos

1. INTRODUCCIN ............................................................................................. 9

1.1 Presentacin de los apuntes del curso y del contenido del mismo. .................................... 10

1.1.1 Sesin 1 ............................................................................................................................................. 10 1.1.2 Sesin 2 ............................................................................................................................................. 10 1.1.3 Sesin 3 ............................................................................................................................................. 10 1.1.4 Sesin 4 ............................................................................................................................................. 11

1.2 Notas aclaratorias .............................................................................................................................. 11

1.3 Trminos empleados ......................................................................................................................... 11

2. LA PANTALLA TTULO ................................................................................ 12

2.1 Ttulo ...................................................................................................................................................... 13

2.2 Tipo de salida ...................................................................................................................................... 13

2.2.1 Imprimir .............................................................................................................................................. 13 2.2.2 Mostrar ............................................................................................................................................... 13 2.2.3 Grfico ................................................................................................................................................ 13

2.2.4 Exportar .......................................................................................................................................... 13 2.2.5 Carta ................................................................................................................................................... 13 2.2.6 Escribir carta ..................................................................................................................................... 13 2.2.7 RTF ..................................................................................................................................................... 13 2.2.8 Correo electrnico ............................................................................................................................ 13 2.2.9 HTML .................................................................................................................................................. 14 2.2.10 Ninguno ......................................................................................................................................... 14

2.3 Definicin de exportacin ................................................................................................................ 14

2.4 Interlineado .......................................................................................................................................... 14

2.5 Slo totales .......................................................................................................................................... 14

2.6 Suprimir ceros ..................................................................................................................................... 14

2.7 Seleccin de detalle ........................................................................................................................... 14

2.8 Prioridad de uso.................................................................................................................................. 14

3. LA PANTALLA TABLAS ............................................................................... 14

3.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 14

3.1.1 Tablas ................................................................................................................................................. 15 3.1.2 Conexiones........................................................................................................................................ 15

3.2 Tablas: puntos importantes ............................................................................................................. 15



Pg 4

3.3 Conceptos Bsicos - Convenciones ............................................................................................. 15

3.3.1 Campo ................................................................................................................................................ 15 3.3.2 Columna ............................................................................................................................................. 16 3.3.3 Registro .............................................................................................................................................. 16 3.3.4 Tabla ................................................................................................................................................... 16 3.3.5 Mdulo ............................................................................................................................................... 16 3.3.6 Clave .................................................................................................................................................. 16 3.3.7 Camino de bsqueda ....................................................................................................................... 16 3.3.8 Camino de bsqueda compuesto .................................................................................................. 16 3.3.9 !id ........................................................................................................................................................ 17

3.4 Conceptos Bsicos Caminos de Bsqueda explicados! ..................................................... 17

3.4.1 ndices que se usan a diario ........................................................................................................... 17 3.4.1.1 La gua telefnica ......................................................................................................................... 17 3.4.1.2 Un callejero ............................................................................................................................... 17 3.4.1.3 Libros de referencia ................................................................................................................. 17

3.4.2 Los ndices en la informtica .......................................................................................................... 18 3.4.2.1 Qu ocurre con la informacin duplicada? ........................................................................ 19

3.5 Conceptos Bsicos - Qu funciones desempea la pantalla tablas? ................................ 19

3.6 Conceptos Bsicos - Conexiones entre las tablas - Cul es su utilidad? ......................... 19

3.7 Conceptos Bsicos - Leer tablas secundarias ........................................................................... 20

3.8 Completar la Pantalla Tablas utilizando vnculos de tabla normales ................................... 23

3.9 Definir la tabla principal .................................................................................................................... 23

3.9.1 Mdulo ............................................................................................................................................... 23 3.9.2 Empresa ............................................................................................................................................. 24 3.9.3 Empresa Empresa por defecto ................................................................................................... 24 3.9.4 Empresa - Nmero de empresa especfico .................................................................................. 24 3.9.5 Empresa - Multiempresa ................................................................................................................. 24

3.10 Nombre de la tabla ............................................................................................................................. 26

3.11 Definir tablas secundarias ............................................................................................................... 26

3.12 Conexiones entre tablas ................................................................................................................... 26

3.13 Cmo se vinculan las tablas ............................................................................................................ 26

3.14 Vnculos de tablas estndar ............................................................................................................ 27

3.14.1 !id de la tabla ...................................................................................................................................... 28 3.14.2 Tipo de conexin ............................................................................................................................... 28 3.14.3 Desde la tabla ............................................................................................................................... 28 3.14.4 Columna ........................................................................................................................................ 28 3.14.5 Utilizacin del ndice .................................................................................................................... 28 3.14.6 Qu camino de bsqueda utilizar?.......................................................................................... 29 3.14.7 Vnculos estndar ........................................................................................................................ 29 3.14.8 Vnculos derivados ....................................................................................................................... 29

4. LA PANTALLA FORMATO ........................................................................... 30

4.1 Conceptos Bsicos ................................................................................................................................ 31



Pg 5

4.2 Creacin de columnas sencillas..................................................................................................... 31

4.2.1 Tabla ................................................................................................................................................... 31 4.2.2 Columna ............................................................................................................................................. 31 4.2.3 Imagen / Longitud ............................................................................................................................. 31 4.2.4 Blanco ................................................................................................................................................ 32 4.2.5 Total .................................................................................................................................................... 32 4.2.6 Recalcular .......................................................................................................................................... 32 4.2.7 Completar .......................................................................................................................................... 32

4.3 Editar columnas existentes ............................................................................................................. 32

4.4 Borrar columnas ................................................................................................................................. 32

4.5 Insertar espacio para otras columnas .......................................................................................... 32

4.6 Crear columnas derivadas ............................................................................................................... 32

4.7 Formatos de mltiples lneas .......................................................................................................... 33

5. LA PANTALLA SECUENCIA ........................................................................ 35

5.1 Tipo de secuencia .............................................................................................................................. 35

5.1.1 Sin secuencia especfica ................................................................................................................. 35 5.1.2 Secuencia de ordenacin personalizada ...................................................................................... 35 5.1.3 Camino de bsqueda predefinido .................................................................................................. 35

5.2 Secuencia ordenacin ....................................................................................................................... 36

5.2.1 Identificador de la tabla ....................................................................................................................... 37 5.2.2 Columna ............................................................................................................................................. 37 5.2.3 Ordenar por subtotales .................................................................................................................... 37 5.2.4 Romper al cambiar ........................................................................................................................... 37 5.2.5 Salto de pgina ................................................................................................................................. 37 5.2.6 Subtotal .............................................................................................................................................. 37 5.2.7 Tabla descriptiva .............................................................................................................................. 38 5.2.8 Columna de descripcin .................................................................................................................. 38 5.2.9 Ocurrencias ....................................................................................................................................... 38 5.2.10 Aadir ms campos a la secuencia ........................................................................................... 38

5.3 Optimizacin del acceso................................................................................................................... 38

5.4 Conceptos Bsicos - Cmo acelerar el informe por medio de Comenzando y

Terminando ....................................................................................................................................................... 39

6. LA PANTALLA DERIVADO .......................................................................... 40

6.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 40

6.2 Nombres de campos derivados. ..................................................................................................... 40

6.3 Nombres de campos en los clculos ............................................................................................ 41

6.3.1 Insercin del clculo......................................................................................................................... 42 6.3.2 Ejemplo bsico .................................................................................................................................. 42 6.3.3 Secuencia y Tipos de Clculos ...................................................................................................... 43



Pg 6

6.4 La funcin Ternaria ............................................................................................................................ 44

6.5 Funciones predefinidas .................................................................................................................... 45

7. CARACTERSTICAS DE LOS CAMPOS DERIVADOS ................................ 46

7.1 Fechas Generales ............................................................................................................................... 46

7.1.1 Fechas del sistema 'rg_julian("TODAY",10) ................................................................................. 46

7.2 Bsqueda de cadenas ....................................................................................................................... 46

7.2.1 Comprobar si contiene el texto 'rg_contains(campo, cadena)................................................... 46 7.2.2 Comprobar si comienza con un texto rg_begins(campo, cadena) ........................................... 47

7.3 Formato y justificado ......................................................................................................................... 48

7.3.1 Justificar cadena a la derecha rg_right$(campo, tamao) ........................................................ 48 7.3.2 Centrar cadena rg_centre$(campo, tamao) .............................................................................. 48 7.3.3 Justificar cadena a la izquierda rg_string$(valor, imagen) ..................................................... 48 7.3.4 Justificado numrico a la derecha rg_justify$(valor, imagen, ceros a eliminar) .................. 49 7.3.5 Justificado a la derecha numrico/en blanco rg_blank(valor, imagen, nmero de decimales) ...................................................................................................................................................... 49

7.4 Cambio maysculas/minsculas. .................................................................................................. 49

7.4.1 Convertir a maysculas la letra inicial rg_lcap$(cadena a convertir)....................................... 50 7.4.2 Convertir a maysculas rg_upper$(cadena a convertir) ............................................................ 50

7.5 Convertir entre tipos de datos ........................................................................................................ 50

7.5.1 Alfanumrico a numrico 'rg_conv_a2n(texto$) .......................................................................... 50 7.5.2 Numrico a alfanumrico 'rg_conv_n2a$(valor,imagen) ............................................................ 51 7.5.3 Convertir fecha en formato juliano a fecha alfanumrica rg_date$(nmero de da juliano, tamao de la fecha) ...................................................................................................................................... 51 7.5.4 Convertir fecha de texto a Juliano 'rg_julian(fecha$, formato) .................................................. 52 7.5.5 Convertir da juliano en da de la semana 'rg_weekday$(da) .................................................. 52

7.6 Clculos ................................................................................................................................................ 53

7.6.1 Calcular margen rg_margin(valor de venta, valor de coste) ..................................................... 53 7.6.2 Calcular descuento rg_discount(bruto, neto, decimales) .......................................................... 53

7.7 Exportar a Excel .................................................................................................................................. 53

7.7.1 Especificar el nombre del fichero de exportacin rg_export_filename(nombre, salvar, ocultar) ............................................................................................................................................................ 54 7.7.2 Posicin en la hoja rg_export_position(hoja, fila, columna) ...................................................... 54

7.8 Control HTML ....................................................................................................................................... 54

7.8.1 Imgenes HTML rg_html_image(fichero imagen encabezado, fichero imagen fondo) ........ 55 7.8.2 Colores HTML rg_html_colours(fondo, cabecera, Sub-cabecera, Sub-total, Texto) ............ 55 7.8.3 Agregar enlace HTML rg_html_link(texto del enlace, URL de enlace) ................................... 55 7.8.4 Definir nombre para gran total rg_html_all(ttulo) .................................................................... 56 7.8.5 Suprimir el ttulo en los subtotales rg_html_no_banner............................................................. 56 7.8.6 Especificar nombre del documento rg_export_filename(nombre) ......................................... 56

7.9 Control del Informe ............................................................................................................................ 57

7.9.1 Interrumpir documento rg_stop_after(nmero de registros a mostrar) ................................... 57 7.9.2 Interrumpir anlisis rg_scan_only(nmero a procesar) ............................................................. 57

7.10 Control de Impresin, Suprimir ...................................................................................................... 58



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7.10.1 Eliminar resumen ......................................................................................................................... 58 7.10.2 Suprimir ttulo del informe ........................................................................................................... 58 7.10.3 Suprimir Avance de pgina ........................................................................................................ 58 7.10.4 Suprimir estado del informe ........................................................................................................ 58 7.10.5 Mostrar lneas verticales en multicolumna ............................................................................... 59 7.10.6 Enlazar con otro informe al terminar rg_link(ID del informe, pasar preguntas, suprimir preguntas) ....................................................................................................................................................... 59

7.11 Manipulacin de cadenas ................................................................................................................. 60

7.11.1 Dividir en el espacio precedente rg_split( campo, posicin, primera o ltima parte de la cadena) 61 7.11.2 Dejar en blanco cadenas repetidas rg_repeat$(cadena, identificador) .............................. 61

7.12 Informacin del sistema ................................................................................................................... 62

7.12.1 Obtener parmetros del men rg_parms$(parmetro) ....................................................... 62 7.12.2 Devolver variable de entorno rg_env$(variable) .................................................................. 62

7.13 Varios ..................................................................................................................................................... 62

7.13.1 Nivel de subtotal ........................................................................................................................... 62

8. LA PANTALLA PREGUNTAS ....................................................................... 63

8.1 Crear Preguntas ........................................................................................................................................ 65

8.1.1 Nombre de la pregunta .................................................................................................................... 65 8.1.2 Tipo ..................................................................................................................................................... 65

8.1.2.1 Numrico ................................................................................................................................... 65 8.1.2.2 Fecha ......................................................................................................................................... 65 8.1.2.3 Casilla de comprobacin ........................................................................................................ 65 8.1.2.4 Botn de radio .......................................................................................................................... 66 8.1.2.5 Texto de la pregunta ............................................................................................................... 66 8.1.2.6 Valores predeterminados ....................................................................................................... 66

8.2 Establecer bsquedas ....................................................................................................................... 66

8.2.1 Mdulo ............................................................................................................................................... 66 8.2.2 Empresa ............................................................................................................................................. 67 8.2.3 Tabla ................................................................................................................................................... 67 8.2.4 Camino de bsqueda ....................................................................................................................... 67 8.2.5 En blanco permitido ......................................................................................................................... 67 8.2.6 Pregunta de bsqueda .................................................................................................................... 67 8.2.7 Descripcin de bsqueda 1 ............................................................................................................ 67 8.2.8 Descripcin de bsqueda 2 ............................................................................................................ 67

8.3 Uso de las preguntas. ........................................................................................................................ 67

8.3.1 Ejemplo 1 ........................................................................................................................................... 67 8.3.2 Ejemplo 2. .......................................................................................................................................... 68 8.3.3 Ejemplo 3. .......................................................................................................................................... 69

9. LA PANTALLA SELECCIN ........................................................................ 70

9.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 70

9.2 Criterios de seleccin ........................................................................................................................ 71

9.3 Lgica de seleccin ........................................................................................................................... 74

9.3.1 Incluir o Excluir? ............................................................................................................................. 74



Pg 8

10. COMPILAR Y SALIR ..................................................................................... 74

10.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 74

10.2 Errores de Compilacin .................................................................................................................... 74

10.2.1 Ejemplo de error de compilacin de campo derivado ............................................................ 75 10.2.2 Ejemplo de error en los criterios de seleccin ......................................................................... 75

11. FORMATO HTML .......................................................................................... 76

11.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 76

11.2 Cambios en el formato HTML .......................................................................................................... 77

12. FORMATO RTF ............................................................................................. 77

12.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 77

13. INFORMES EN REMESAS Y PROGRAMADOS .......................................... 78

13.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 78

13.2 Informes en remesas ......................................................................................................................... 78

13.2.1 Poner un informe en una remesa .............................................................................................. 79 13.2.2 Ejecutar la remesa ....................................................................................................................... 79 13.2.3 Eliminacin de una remesa ........................................................................................................ 79

13.3 Informes programados ...................................................................................................................... 80

13.3.1 Nmero de empresa .................................................................................................................... 81 13.3.2 Frecuencia..................................................................................................................................... 81 13.3.3 Slo una vez ................................................................................................................................. 82 13.3.4 Semanal ........................................................................................................................................ 82



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1. Introduccin

Este manual est concebido para servir de apoyo al Curso de Formacin del Generador de Informes de la Revisin 8. El ndice contiene todos los temas tratados y en la ltima parte del texto se exponen algunas de las funciones que conforman el Generador de Informes. El contenido del manual ha sido revisado y se garantiza su precisin y veracidad en el momento de la impresin. Las mejoras en el programa pueden ocasionar leves discrepancias entre el contenido y las funciones que aparecen en pantalla. Haremos lo posible por detectar y corregir las diferencias que pudieran surgir durante el curso. Si el usuario encontrase diferencias entre el texto y el software suministrado, rogamos lo comunique al tutor y haremos lo que est en nuestras manos para revisar el manual en cuanto sea posible. El presente texto formativo no ha sido concebido como manual de referencia. El curso del Generador de Informes de la Revisin 8 cubre la utilizacin bsica del mismo. Los usuarios que deseen ampliar sus conocimientos debern participar en un curso avanzado. Para facilitar la elaboracin de informes durante el curso, se utilizar una base de datos de Contabilidad de Clientes con tablas a las que tienen acceso todos los departamentos. No se requieren conocimientos previos de los programas de contabilidad.



Pg 10

El curso explica el manejo bsico de los formatos y de los tipos salida para visualizacin e impresin, HTML y RTF. Asimismo, explica la seleccin de tablas y la utilizacin bsica de los criterios de seleccin. Incluye tambin los campos derivados y el uso de preguntas. La ltima parte del curso se ocupa de la ejecucin de informes en remesas. Los usuarios pueden plantear preguntas cuando lo crean conveniente. Se recomienda hacerlas durante el curso y no esperar hasta el final del mismo. Si no se encuentra cmodo durante el curso o si encuentra que las instalaciones no son adecuadas, rogamos lo comunique al tutor para poder actuar en consecuencia.

1.1 Presentacin de los apuntes del curso y del contenido del mismo.

Estos apuntes y el desarrollo real del curso no tienen porqu coincidir ni en el contenido ni en el orden de los asuntos tratados. El Generador de Informes es un tema sumamente diversificado por lo que ningn curso esa igual. Aunque es preciso elaborar un guin para asegurarse de que el tema queda bien explicado, es posible que, en ocasiones, nos apartemos del orden establecido. La duracin del curso es de dos das y lo que a continuacin se presenta es una breve resea de los temas que se van a tratar.

1.1.1 Sesin 1

Creacin de informes.

Asistente para informes.

Pantalla Ttulo.

Tablas.

Formato.

Secuencia.

1.1.2 Sesin 2

Modificar la secuencia, introduccin de subtotales y campos de descripcin.

Campos derivados bsicos.

Seleccin.

1.1.3 Sesin 3

Preguntas.

Campos derivados, funcin ternaria.

Bsquedas en preguntas.

Preguntas en la pestaa Secuencia.



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1.1.4 Sesin 4

Resultados en RTF.

Resultados en HTML.

1.2 Notas aclaratorias

Las siguientes notas no siguen el orden del curso pues, de lo contrario, ste no resultara flexible y eficaz. Por esta razn, la lista se limita a detallar una por una las pestaas de la pantalla. As, habr apartados que se ocupen de los temas siguientes:

1. Ttulo. 2. Tablas. 3. Formato. 4. Secuencia. 5. Derivado. 6. Funciones de los campos derivados. 7. Preguntas. 8. Seleccin. 9. Compilar y salir. 10. Resultado en HTML. 11. Resultado en RTF. 12. Informes en remesas y programados.

A continuacin, se presentan unas notas de referencia que explican algunas funciones de los campos derivados. El usuario tambin dispone de espacio para hacer sus propias anotaciones.

1.3 Trminos empleados

Algunos nombres o palabras que se utilizan en el curso pueden resultar extraos. Los usuarios que ya han utilizado el generador de informes de la Revisin 7 comprobarn que se han acuado nuevos vocablos. He aqu algunos de ellos:

Trmino/Nombre

Comentario

TABLA Sinnimo de fichero.

COLUMNA Puede llamarse tambin campo.

MDULO Conjunto de tablas relacionadas.

CAMINO DE BSQUEDA

ndice.

PANTALLA Pantalla en la que deben rellenarse algunos datos

ELIPSE Botn situado a la derecha de la lista desplegable en el que aparecen tres puntos que indican que puede realizarse una bsqueda para facilitar mayor informacin al usuario.



Pg 12

2. La Pantalla Ttulo

Esta es la primera pantalla que se debe completar. Aunque se ocupa de bastantes opciones, normalmente slo se utiliza para definir el ttulo del informe, el tipo de salida y el nivel de detalle. Asimismo, estn disponibles otras funciones que se describen a continuacin.



Pg 13

2.1 Ttulo

El ttulo del informe, es aconsejable comenzar el ttulo con la identificacin de tres caracteres del informe.

2.2 Tipo de salida

El Generador de Informes puede generar su salida de 10 formas diferentes. Es posible elegir entre: Imprimir, Mostrar, Grfico, Exportar, Carta, Escribir Carta, RTF, Correo electrnico, HTML o ninguno.

2.2.1 Imprimir

Produce una copia impresa en la impresora seleccionada. Los informes para imprimir tambin se pueden Mostrar en pantalla o en HTML.

2.2.2 Mostrar

Muestra el informe en pantalla que se puede visualizar mediante la barra de desplazamiento. Cuando ejecute el informe, podr elegir tambin entre HTML o imprimir.

2.2.3 Grfico

Produce el resultado en forma de tabla; tambin se puede mostrar como un grfico.

2.2.4 Exportar

Exporta el documento a una tabla UNIX, a una tabla de texto NT, a una tabla CSV de DOS o directamente a Excel.

2.2.5 Carta

Dirigir la salida al Diseador de formatos de documentos. El Diseador de formatos de documentos es una aplicacin slo texto que se utiliza para dar formato a documentos como presupuestos o facturas.

2.2.6 Escribir carta

Es el Redactor de Cartas de Marketing. Hay que utilizar una exportacin de datos para crear una tabla con la que pueda trabajar el Redactor.

2.2.7 RTF

RTF le permite crear un documento en un editor similar al WORDPAD de Windows 95/98. La informacin de las tablas seleccionadas se puede incluir en el texto por separado o en forma de columna.

2.2.8 Correo electrnico

El correo electrnico se utiliza para informes con pequeas cantidades de datos; no es apropiado para informes muy amplios.



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2.2.9 HTML

Esta opcin permite introducir el informe en un documento HTML que puede visualizarse con cualquier navegador web. Se puede aplicar formato adicional.

2.2.10 Ninguno

Los usuarios normales no suelen utilizarlo.

2.3 Definicin de exportacin

Esta opcin se utiliza cuando el tipo de documento utilizado es una exportacin, HTML, o Escribir carta. Las herramientas de exportacin se pueden definir mediante la opcin Exportacin de datos, que se encuentra en el Men de Control del Sistema en Utilidades del Sistema.

2.4 Interlineado

El informe puede tener espaciado sencillo, doble o mltiple. La opcin mltiple permite al usuario seleccionar el interlineado que se va a utilizar para la lnea de cabecera, la lnea de detalle, la cabecera de subtotal y la lnea de total final. La opcin Mostrar slo permite una lnea de cabecera.

2.5 Slo totales

Puede activar o desactivar la casilla Totales. Si la activa, solo se vern los totales del documento.

2.6 Suprimir ceros

Permite la supresin de las lneas cuyos totales acumulados son cero.

2.7 Seleccin de detalle

Esta opcin slo est disponible si el tipo de documento es Grfico o Mostrar. Le permite pulsar sobre una celda del cuadro o una lnea del subtotal y desplegar un segundo informe. En cada informe es posible desplegar hasta cinco acciones de este tipo. Al final del documento podr obtener ms detalles sobre la herramienta desplegable.

2.8 Prioridad de uso

Slo los usuarios de prioridad igual o superior podrn ejecutar o editar el informe.

3. La pantalla Tablas

Este captulo describe cmo utilizar la opcin Tablas para especificar la tabla principal y hasta ocho tablas secundarias. Asimismo, describe los mtodos que se utilizan para vincular las tablas entre s.

3.1 Introduccin

Esta pantalla se divide en dos reas principales: el rea tablas, donde se definen las tablas que requiere el informe, y el rea de conexiones, donde el usuario vincular las tablas secundarias.



Pg 15

3.1.1 Tablas

En ste rea se definen las tablas de datos que se utilizarn en el informe.

3.1.2 Conexiones

En ste rea se detalla cmo debe ser el acceso a los registros que figuran en las tablas

secundarias.

3.2 Tablas: puntos importantes

El informe debe tener definida una tabla como mnimo, es la tabla principal. Adems de la tabla principal, se pueden definir hasta otras ocho tablas: son las tablas

secundarias.

Si se selecciona ms de una tabla, el usuario debe encargarse de vincularlas.

Normalmente, las tablas no deben aparecer duplicadas en la lista, a menos que se acceda desde ms de una empresa o que el usuario desee acceder a ms de un registro de la misma tabla, pero esto es poco habitual.

Las conexiones normales se efectuarn siempre con una tabla situada por encima en la lista de tablas.

Cuando las tablas ya hayan sido definidas y el informe se haya completado, no se deber modificar su posicin, aunque s es posible aadir tablas nuevas al final de la lista.

Normalmente, el sistema procesa solamente la tabla principal, las tablas restantes, si se han definido, se utilizan para buscar datos. Las nicas excepciones a esta regla son la conexin mltiple con la segunda tabla, o la concatenacin de dos tablas.

Es posible vincular las tablas mediante campos derivados, aunque es necesario poseer buenos conocimientos del sistema y de los campos (columnas) para poder utilizar este mtodo.

Las tablas se pueden vincular con el control de programacin, tarea que realizar el personal de KCC.

Si existe la misma tabla en tres empresas diferentes, se puede leer secuencialmente para incluir los datos de las tres empresas en el informe.

Las tablas que compartan el mismo diccionario de datos se pueden leer secuencialmente, as se pueden concatenar una tabla de transacciones de Clientes y una tabla de transacciones archivadas de Clientes y pueden quedar procesadas como si fuesen una nica tabla. Los usuarios de prioridad 8 son los nicos que pueden llevar a cabo esta operacin.

Cuanto mayor sea el nmero de tablas definidas, ms trabajo le costar al sistema ejecutar el informe, le aconsejamos que utilice el menor nmero posible de tablas.

No se preocupe si las normas anteriormente mencionadas parecen algo complejas. La pantalla tablas es muy sencilla, pero debido a que Kerridge ha incluido algunas herramientas para realizar vnculos complejos entre tablas, se presentan algunas opciones que la mayora de los usuarios no necesitarn utilizar nunca.

3.3 Conceptos Bsicos - Convenciones

Algunos de los nombres o frases empleadas en este captulo pueden resultar extraas o nuevas a algunos usuarios. Ya que es vital que los usuarios conozcan estos nombres, se van a explicar a continuacin.

3.3.1 Campo

En un campo se almacena una parte de la informacin contenida en el sistema (el nombre del cliente, por ejemplo). Tambin se conocen como columnas.



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3.3.2 Columna

Es lo mismo que campo. En una columna se almacena una parte de la informacin contenida en el sistema (el nombre del cliente).

3.3.3 Registro

En un registro se almacena un grupo de campos (columnas) relacionados entre s (Registro de empresa en Marketing, por ejemplo).

3.3.4 Tabla

En una tabla se almacena un conjunto de registros del mismo tipo (tabla de empresa en el sistema de Marketing). El Generador de Informes necesita que se introduzcan los nombres de las tablas, de cinco caracteres en letra minscula.

3.3.5 Mdulo

En un mdulo se almacenan todas las tablas relacionadas con el mismo tema (ejemplo, el mdulo de Marketing). El Generador de Informes necesita que se introduzcan los nombres de los mdulos (cdigos de dos caracteres, en letra mayscula).

3.3.6 Clave

Un campo que hace de ndice para un camino de bsqueda. Ejemplo: en una agenda de telfonos la clave sera el apellido de una persona. La clave de la tabla de cuentas de Contabilidad de Clientes sera el cdigo de cuenta y para la tabla de Stock, el nmero de recambio, etc.

3.3.7 Camino de bsqueda

Un camino de bsqueda es un ndice. El sistema utiliza los caminos de bsqueda para localizar los registros requeridos por el usuario. Se pueden utilizar hasta 18 caminos de bsqueda para cada tabla del sistema. En la mayora de los casos cada tabla tendr, al menos, un camino de bsqueda nico, un campo que identifica cada registro de forma nica. Ms adelante, encontrar una explicacin detallada sobre los caminos de bsqueda.

3.3.8 Camino de bsqueda compuesto

Es un camino de bsqueda formado por varios campos. En la siguiente seccin encontrar ms informacin sobre los caminos de bsqueda compuestos.



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3.3.9 !id

La identificacin de cada tabla. En un informe se pueden utilizar hasta nueve tablas. El sistema identifica cada tabla con un nmero de identificacin en lugar de con un nombre. Una vez que se ha introducido el nombre de la tabla en la pantalla Tablas, cualquier referencia a la misma se realiza mediante la !id. La primera tabla de la lista es siempre !1. La segunda tabla de la lista (la primera de las tablas secundarias) es !2. Las tablas secundarias restantes se nombran de acuerdo con este criterio. Los campos derivados se encuentran en la tabla cero, cuya identificacin es !0. !0 indica la tabla de campos derivados. !1 hace referencia a la tabla principal. !2 - !9 son las tablas secundarias. En varias reas del sistema, tales como los campos derivados o los criterios de seleccin, se deben identificar los campos que se van a utilizar. Los nombres de los campos siempre deben comenzar por la !id de la tabla. En la seccin del manual relativa a los campos derivados figura una explicacin completa sobre la convencin que deben seguir los nombres de los campos.

3.4 Conceptos Bsicos Caminos de Bsqueda explicados!

Hasta el momento slo hemos comentado que los caminos de bsqueda son ndices.

3.4.1 ndices que se usan a diario

3.4.1.1 La gua telefnica

Cuando se desea hacer una llamada telefnica, a menudo es necesario utilizar la gua de telfonos para localizar el nmero de la persona a la que desea llamar. Los nmeros son fciles de encontrar, ya que todos los abonados aparecen ordenados por orden alfabtico, primero por apellidos y nombre, despus por las iniciales y, por ltimo, por su domicilio. Encontrar nombres complicados es muy fcil, ya que no son muy comunes. Los apellidos ms habituales son relativamente fciles de localizar, aunque hay mayor nmero. Para ello, se necesita tener tambin el nombre. Si desea obtener el numero correcto, hay que disponer de la informacin adecuada.

3.4.1.2 Un callejero

Si se desea localizar un destino en una gran ciudad, se puede utilizar un callejero. Mediante el ndice de la parte de atrs puede localizar el nombre de la calle y saber entonces en qu pgina y parte de la pgina se encuentra.

3.4.1.3 Libros de referencia

Muchos libros de referencia, como las enciclopedias, disponen de un ndice al final que permite realizar la bsqueda. Junto a la entrada buscada se encuentra el nmero o nmeros de pgina donde figuran los datos requeridos. Estos tres casos son ejemplos de ndices que podemos encontrar en la vida diaria y permiten localizar informacin de una manera efectiva y precisa. Imagnese cualquiera de los casos anteriores sin un ndice.



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Un listn telefnico es simplemente una lista de nmeros de telfono. Si stos fuesen registrados por orden de nmero de telfono, sera imposible localizar el de una persona solamente con su nombre.

En un callejero sin ndices sera una tarea titnica encontrar cualquier calle, especialmente si sta se encontrase escrita boca abajo en una esquina de la pgina.

Si en una Enciclopedia los datos se registraran aleatoriamente cunto tardara un lector en localizar, por ejemplo, toda la informacin sobre la cada del Imperio Romano?.

3.4.2 Los ndices en la informtica

Un sistema informtico puede realizar bsquedas en sus tablas rpidamente, incluso cuando contienen datos ordenados de forma aleatoria. Sin embargo, en ese caso la cantidad de trabajo que el sistema debe realizar para localizar un registro va en detrimento del rendimiento del sistema y ralentiza el trabajo de otros usuarios.

Para que la utilizacin de sus tablas sea efectiva, el sistema localiza los registros del mismo modo que lo hacemos nosotros: se sirve de un ndice que contiene la informacin que identifica de forma nica cada registro de la tabla. Si desea recuperar un registro, primero utiliza el ndice para localizarlo y despus lo recupera. Si cualquiera de los tres ejemplos mencionados anteriormente estuviera registrado en un sistema informtico, utilizara el mismo tipo de ndices. Los ordenadores nos permiten ir an ms all, debido a que pueden componer ndices utilizando mltiples datos. Tomaremos como ejemplo el listn telefnico para explicarlo con ms detalle.

Un listn telefnico nos muestra el nombre del abonado, las iniciales, la direccin, el cdigo postal y el nmero de telfono. Si toda esta informacin se introdujese en una tabla de datos como en el Registro de Clientes de Marketing del sistema Kerridge, se facilitara el trabajo del usuario.

Todava disponemos de la forma habitual de encontrar al abonado (por orden de apellido) pero imagnese dos ndices ms. Uno ordenado por cdigo postal y otro por nmero de telfono. Para localizar un registro, normalmente lo que hay que hacer es buscar un nombre. Ahora, si se dispone del nmero de telfono o del cdigo postal, pero no del nombre, se puede buscar con el dato disponible y en la pantalla aparecer el nombre del abonado junto con su direccin.

El sistema Kerridge casi siempre ofrece este tipo de acceso a los registros, ya que cada tabla del sistema puede tener hasta 18 caminos de bsqueda (en este ejemplo slo hemos utilizado tres).

Como en el ndice del callejero, el camino de bsqueda contiene los datos clave para identificar el registro y la localizacin de ese registro en el rea principal de datos.



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3.4.2.1 Qu ocurre con la informacin duplicada?

El ltimo eslabn de la cadena es la forma de encontrar al Sr. Rodrguez en un ndice informtico. Si fusemos a introducir el listn telefnico en un sistema informtico, el mtodo principal para encontrar un nmero, mediante el nombre del abonado, sera insuficiente. Habra demasiadas entradas bajo Sr. Rodrguez como para que el ndice fuese til. Lo que se hace entonces es aadir ms datos al ndice, de modo que cada entrada del ndice se convierte en nica. Tras el nombre del abonado se introducen las iniciales y la direccin y se consigue una entrada nica. Ahora el sistema puede devolver correctamente el nmero de telfono si se le proporciona la informacin adecuada. Lo mismo ocurre con el callejero. Si se busca 'Plaza de Espaa' en el rea de Madrid se encuentran varias entradas. Para identificar la entrada correcta se necesita la ciudad o el cdigo postal, as que se aade un segundo elemento al ndice para que la entrada sea un elemento nico.

Con el fin de que los elementos del ndice sean nicos se suelen utilizar claves compuestas

Apellido / Iniciales / Direccin

Nombre de calle/ Ciudad / Cdigo Postal

Modelo de vehculo / Modelo / Matrcula Grupo Producto / Proveedor/ Nmero de recambio

Cuando se vinculan las tablas en la pantalla Tablas, es difcil utilizar una clave compuesta, ya que es ms habitual utilizar un camino de bsqueda que contiene un solo campo. Tambin hay un modo de realizar lecturas mltiples en una tabla secundaria, pero eso queda fuera del alcance del presente curso.

Para realizar vnculos estndar, utilice caminos de bsqueda con un nico campo.

3.5 Conceptos Bsicos - Qu funciones desempea la pantalla tablas?

La pantalla tablas, una vez completada, indica la tabla principal sobre la que se basa el informe y cuales son las tablas 'secundarias' necesarias para obtener toda la informacin que debe figurar en el informe.

En un informe muy sencillo solo ser necesaria la tabla principal. Si el informe requiere mostrar informacin que figura en otras tablas, ser necesario definir estas tablas y vincularlas con la tabla principal.

3.6 Conceptos Bsicos - Conexiones entre las tablas - Cul es su utilidad?

Antes de comenzar a completar la pantalla de tablas, los usuarios deben conocer las razones de por qu es tan importante la correcta conexin entre tablas. Aunque no lo parece, el sistema debe realizar un trabajo considerable para producir un simple informe bsico. Cuando est en funcionamiento, el Generador de Informes exige mucho del sistema. Invierte una gran cantidad de tiempo en la lectura de informacin del disco, una funcin que es relativamente lenta si se compara con la velocidad del sistema al trabajar con datos en memoria. Es importante procurar que el sistema trabaje con un rendimiento ptimo, por tanto los informes deben acceder a los registros de la forma ms eficaz posible.

En trminos generales, utilizando caminos de bsqueda se recupera la informacin necesaria en dos o tres operaciones. Incluso en una tabla de dimensiones considerables, si se dispone de la informacin correcta, se puede buscar y localizar cada registro rpidamente.



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Si se ejecuta un informe bsico que utiliza datos de una sola tabla, resulta sencillo calcular la cantidad de trabajo que el sistema debe realizar para acceder a los datos. La informacin se obtiene secuencialmente mediante el camino de bsqueda. Esto supone que, para cada registro, el sistema debe leer el camino de bsqueda una vez y luego acceder al rea principal de datos para recuperar los datos, por tanto el sistema debe leer informacin del disco dos veces por cada registro. De forma muy general se puede afirmar que el sistema lee el disco 2.000 veces para procesar una tabla de 1.000 registros.

3.7 Conceptos Bsicos - Leer tablas secundarias

Si adems de procesar la tabla principal necesitamos obtener informacin adicional de una tabla secundaria, habr que vincular correctamente las dos tablas con el fin de optimizar la recuperacin de los registros.

Normalmente, se accede a los registros de la tabla utilizando caminos de bsqueda. Recuerde que el camino de bsqueda es simplemente un ndice. Es similar al ndice que se encontrara al final de un mapa de carreteras. Cuando desea buscar la ubicacin de un lugar como "Soria", simplemente se debe buscar en el ndice para localizar la pgina y la posicin en el mapa. Luego se debe buscar la pgina del mapa y con la posicin enseguida se encuentra Soria.

Compare este proceso con abrir el mapa de carretera en la pgina uno e ir analizando pgina a pgina hasta localizar Soria. No es difcil comprender que es ms rpido acudir al ndice que buscar manualmente.

Cuando el informe encuentra un registro en la tabla principal (tabla!id = !1) y el usuario quiere incluir informacin adicional para mejorar la apariencia del informe, se accede a la informacin asociada en la tabla nmero 2. En el siguiente ejemplo supongamos que hay una tabla de contacto con 1.000 registros y una tabla de clientes de Marketing con 200 registros.



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Las tablas normalmente utilizan el nmero mgico del cliente que se encuentra en la tabla de Contactos como clave para el camino de bsqueda por nmero mgico de la tabla de Clientes. Si los vnculos entre los registros son correctos, el nmero de operaciones de lectura que se requieren para cargar e imprimir los datos de ambas tablas ser de aproximadamente cuatro por cada registro.

Tabla 1= Tabla de Contactos Tabla 2= Tabla de Clientes

Paso 1 Lee la localizacin del registro de Contacto en el camino de bsqueda de la tabla !1.

Paso 2 Carga el registro de contacto, recupera el campo que contiene el nmero mgico de Cliente.

Paso 3 Lee la localizacin del registro de Cliente en el camino de bsqueda de la tabla !2 utilizando el nmero mgico del cliente obtenido en la tabla !1

Paso 4 Carga el registro de Cliente correcto de la tabla !2 (Los procesos tcnicos relacionados con el acceso secuencial a los ndices quedan fueran del alcance de este curso; las afirmaciones aqu realizadas son meras aproximaciones y slo se utilizarn como referencia.) En trminos generales, por cada registro habr que realizar cuatro operaciones de lectura de disco, lo que equivale a unas 4.000 operaciones para todo el informe.



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Si se desea confeccionar un informe ms elaborado, con informacin procedente de hasta nueve tablas, el nmero de operaciones de lectura aumenta ostensiblemente. Cada registro impreso abarca aproximadamente 18 operaciones (18.000 para todo el informe), un aumento significativo de la carga de trabajo del sistema.

El ejemplo anterior supone que se va a acceder a cada una de las tablas mediante los caminos de bsqueda. Si consideramos el ejemplo de una tabla de contactos de 1.000 registros y una tabla de Clientes de 200 registros que no est vinculada mediante un camino de bsqueda, el marco cambia sensiblemente. La tabla Principal (la tabla de Contactos) lee dos veces por cada registro. La Tabla Secundaria (la Tabla de Clientes) se debe recorrer secuencialmente para encontrar el registro correcto. Como en esta tabla figuran 200 registros, se realizarn como media 100 lecturas para localizar cada registro. Es una aproximacin muy rudimentaria pero suficiente para el ejemplo.

Paso 1 Lee la localizacin del registro de contactos en el camino de bsqueda de la tabla !1.

Paso 2 Carga el registro de contactos, recupera el campo que contiene el nmero mgico del Cliente.

Paso 3 Carga el primer registro de cliente en la tabla !2 como primer paso en la bsqueda secuencial de la tabla. Comprueba si el cliente coincide con el de la tabla !1, en caso de que sea as salta al paso 5.

Paso 4 Lee el siguiente registro de cliente en la tabla !2. Comprueba que el registro de clientes es el necesario. Si este es el caso va al paso 5. Si no es as, repite el paso 4.

Paso 5 Acepta el registro y lo imprime. Si quedan registros de contactos por leer en la tabla !1 va al paso 1.

En este caso, se espera repetir el paso 4 una media de 100 veces por cada registro procesado. Como hay 1.000 registros en la tabla principal, el nmero medio de lecturas requeridas para completar el informe es de 100.000 (100 x 1000), lo que no compara muy bien con las 4.000 lecturas que se necesitan en el mtodo 1, de hecho, necesita 25 veces ms acceso al disco.

Utilizando el mtodo adecuado para vincular, tenemos un total de 18.000 operaciones de lectura con nueve tablas, cifra sensiblemente menor que 100.000.

El nmero de lecturas secuenciales que se necesitaran con nueve tablas, utilizando el segundo mtodo (con 1.000 registros en la tabla principal y 200 en cada una de las tablas restantes), es de 10,000,000,000,000,000,000. La carga que se impondra al sistema sera inmensa, razn por la que es muy importante vincular las tablas correctamente.



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Accounts File (accts)

Transactions File (trans)

Acc

Docnum

Baseval

Account

Addr1

Addr2

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Acc

Docnum

Baseval

Account

Addr1

Addr2

Account

Addr1

Addr2

Account

Addr1

Addr2

Account

Addr1

Addr2

Account

Addr1

Addr2

A01 A01 A01 A01 A01

A01

S33 S33 S33 S33

S33

F12 D73 A02 A02

F12 A02 D73 G10

INDEX

3.8 Completar la Pantalla Tablas utilizando vnculos de tabla normales

La pantalla Tablas se completa de forma muy sencilla. La siguiente seccin analiza el modo de completar la pantalla utilizando vnculos de tabla correctos y vnculos a travs de campos derivados. No entra en el objetivo de estas notas de curso comentar los vnculos calculados ni la concatenacin de tablas.

Al entrar en la pantalla tablas, se debe hacer clic en el botn "Aadir" o bien pulsar dos veces en la primera lnea de la seccin tablas del formato.

3.9 Definir la tabla principal

La primera tabla definida por el usuario ser la tabla principal. Es la nica tabla que el Generador de Informes recorre de principio a fin y es la nica obligatoria del informe. Es posible definir tablas secundarias en el informe pero no es crucial para la operatividad del mismo. En circunstancias normales, el sistema asume que desea utilizar una tabla contenida en el mdulo en el que se encuentra, por tanto los valores de Mdulo y Empresa se completan automticamente. Puede editarlos, situando el cursor en la casilla pertinente y siguiendo las directrices que aparecen a continuacin.

3.9.1 Mdulo

Es un nombre de dos caracteres, siempre en maysculas. La identificacin del mdulo en el que est el usuario se muestra en un pequeo recuadro, en la parte superior izquierda de la pantalla.

Presione el botn "...", situado a la derecha del recuadro modelo, para localizar el mdulo necesario. Cada usuario slo puede seleccionar los mdulos a los que tiene acceso segn se define en Permisos y Seguridad.



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3.9.2 Empresa

El siguiente campo es el nmero de empresa. El usuario dispone aqu de varias posibilidades.

3.9.3 Empresa Empresa por defecto

Si se introducen dos asteriscos, el valor por defecto del campo, el informe se ejecutar en cualquiera que sea la empresa en la que ha entrado el usuario. Si el informe se ejecuta en una remesa, slo se ejecutar en la empresa en la que se encontraba el usuario cuando el informe se incluy en la remesa.

3.9.4 Empresa - Nmero de empresa especfico

El usuario puede introducir un nmero especfico de empresa, en cuyo caso el informe slo se ejecutar para dicha empresa. Tenga cuidado, ya que algunas personas no podrn ejecutar el informe si no les est permitido acceder a esa empresa durante su utilizacin habitual del sistema. Los usuarios pueden seleccionar el cdigo de la empresa mediante el botn elipse ("...") para consultar la lista de empresas disponibles.

Nota: Cuando se utiliza la herramienta elipse, se muestra una lista de las empresas disponibles. Para seleccionar la empresa pertinente, se mueve el cursor por la lista y se presiona el botn Intro sobre la empresa a seleccionar. Tambin se puede usar el ratn si pulsa sobre la empresa. Tenga presente que se pueden seleccionar varias empresas a la vez. Los motivos de esta particularidad se explican en el siguiente prrafo.

3.9.5 Empresa - Multiempresa

El Generador de Informes puede analizar mltiples instancias de una misma tabla aunque stas se encuentren en diferentes empresas. Si, por ejemplo, desea escribir un informe que incluya todas las transacciones de la contabilidad general de cuatro empresas diferentes, en caso de que el usuario tiene acceso a las cuatro empresas, el usuario debe indicar qu tabla desea procesar y luego seleccionar las empresas requeridas. El sistema analiza las tablas y combina secuencialmente los registros para crear un solo informe. Para que funcione correctamente se debe ordenar los registros con una secuencia personalizada.

Los informes multiempresa no funcionan con los caminos de bsqueda.

Si el informe se va a ejecutar sobre ms de una empresa, debe pulsar con el ratn sobre cada empresa para seleccionarla. Cuando las empresas hayan sido seleccionadas, debe pulsar OK para Salir y el cursor volver a la columna Empresa. Se mostrarn dos smbolos @@ que indican que se ha incluido ms de una tabla de empresa en el informe.

La herramienta de bsqueda de multiempresa nicamente est disponible para la lnea 1, la tabla principal. Tenga en cuenta que el informe se Ordenar. Consulte el captulo que cubre la opcin Secuencia para obtener detalles sobre la ordenacin de los informes.



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3.10 Nombre de la tabla

Normalmente este es el primer campo que se debe completar; el nombre de la tabla contiene cinco caracteres en minsculas. Utilice el botn elipse, a la derecha del campo, para acceder a la ayuda para encontrar la tabla que necesita.

Se debe completar el nombre de la tabla en la primera lnea y despus pulsar Intro. Si el informe necesita informacin adicional de otras tablas, se debe repetir la misma operacin para las tablas restantes hasta un mximo de nueve.

3.11 Definir tablas secundarias

Si son necesarias tablas adicionales para la confeccin del informe, se deben definir en las lneas dos a nueve. Las primeras tres columnas se completan del mismo modo que en la primera lnea, con la excepcin de la columna de empresa. Para las tablas secundarias no se puede definir ms de una empresa. Utilice el botn "Aadir" para agregar cada nueva tabla. En caso de que el sistema reconozca que la tabla puede vincularse a las ya definidas, stas sern presentadas en una lista y si el usuario selecciona alguna, el sistema completar los vnculos automticamente.

3.12 Conexiones entre tablas

Cuando el cursor alcance el rea de conexiones de la pantalla, se deben completar los siguientes cuatro campos. TIPO DESDE TABLA COLUMNA UTILIZAR NDICE El objetivo de los cuatro campos consiste en permitir que el Generador de Informes vincule las tablas con el fin de que se pueda recuperar la informacin de la forma ms eficaz. Mientras que el sistema permite que el usuario pueda definir cualquier tabla del sistema, es responsabilidad del usuario determinar si la tabla definida se puede vincular a otra que ya est presente en la definicin del informe.

La vinculacin de tablas requiere unos conocimientos mnimos sobre el sistema. No se preocupe si en un primer momento le parece complicado, cuando haya utilizado sta pantalla varias veces, lo encontrar muy sencillo.

3.13 Cmo se vinculan las tablas

Una de las mayores preocupaciones de los usuarios es cmo vincular las tablas, lo que no tiene una respuesta sencilla. Algunas tablas se vinculan sin problemas, mientras que otras requieren una solucin ms compleja. En la utilizacin normal del programa, la vinculacin de las tablas es una tarea sencilla.

Hay que indicarle al sistema cmo encontrar los registros de la tabla secundaria mediante la informacin de que ya disponemos en las dems tablas. Esta operacin se efecta proporcionando los datos necesarios para que el sistema pueda buscar el registro con uno de los caminos de bsqueda (ndices) de la tabla secundaria.

En trminos sencillos, si la tabla secundaria dispone de un ndice por orden de matrcula, tendremos que proporcionarle la matrcula. Si el nico modo de localizar un registro en la tabla secundaria consiste en utilizar el nmero de recambio, deberemos indicar al sistema cmo puede encontrar el nmero de recambio. Consulte la seccin sobre caminos de bsqueda.



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3.14 Vnculos de tablas estndar

Para vincular las tablas de la forma habitual, es decir a una tabla que figura en la lista, introduzca la !id de la tabla con la que hay que vincular. En el primer ejemplo que vamos a utilizar, la tabla nmero dos se vincular a la tabla nmero uno. El sistema introduce el nmero uno por defecto.

Para seguir el funcionamiento de esta pantalla utilizaremos como ejemplo la vinculacin de un registro de una factura de Contabilidad de Clientes (de la tabla de transacciones), con los detalles de la cuenta de Contabilidad de clientes (que figura en la tabla de Cuentas de Contabilidad de Clientes). Las dos tablas en cuestin son: SL.trans y SL.accts. Para seguir este ejemplo, asegrese de que ha completado la pantalla, y que la !id de la tabla de conexin figura igual que en la pantalla que se muestra a continuacin.



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3.14.1 !id de la tabla

Seleccione el mdulo y la tabla utilizando los campos que se muestran en la parte superior de la pantalla, hasta que muestren la tabla SL.accts. Deje el recuadro de la empresa en blanco, a menos que tenga un motivo para seleccionar una tabla de una empresa diferente.

3.14.2 Tipo de conexin

Puede conectar las tablas mediante un vnculo simple, mltiple, un vnculo calculado o un vnculo concatenado. En este curso trataremos los vnculos simples.

3.14.3 Desde la tabla

La pantalla ahora necesita saber la procedencia de los datos para poder abrir el fichero SL.accts, lo que necesita saber es: "En qu campo figuran los datos que se necesitan para abrir la tabla a la que quiero acceder?"

3.14.4 Columna

El nombre de la columna se extrae de la tabla identificada en el campo anterior, la !id de la tabla. En el primer ejemplo es un campo procedente de la tabla nmero uno, la tabla de Transacciones de Contabilidad General. Teclee el nombre del campo si lo conoce, pero si no sabe qu campo emplear, puede utilizar el botn elipse para localizarlo. Tenga en cuenta que, si introduce una interrogacin, la lista de campos se extrae de la tabla a la que se va a vincular, no de la que se esta tratando de abrir.

Una vez que se ha introducido el nombre del campo, pulse TAB y contine. Recuerde que el nombre del campo se debe introducir escrito correctamente y en maysculas.

En el ejemplo que utilizamos el campo elegido debe ser "ACCOUNT" (el nmero de cuenta de Contabilidad General registrado en la factura).

3.14.5 Utilizacin del ndice

El siguiente paso le pide: "Introduzca el camino de bsqueda para acceder a la tabla actual" Lo que quiere saber es: "Qu camino de bsqueda coincide con el campo que acabo de especificar?

El usuario debe identificar el camino de bsqueda que se va a utilizar para abrir la tabla secundaria. Es necesario introducir el nmero que identifica el camino de bsqueda o pulsar el botn elipse para localizarlo, en cuyo caso, el sistema mostrar una lista de todos los caminos de bsqueda de la tabla seleccionada.

Cuando vincule las tablas mediante el mtodo estndar (sin utilizar campos derivados) es importante recordar que debe proporcionar la informacin que necesita el camino de bsqueda para identificar el registro adecuado. El sistema encontrar el registro que usted requiere, siempre y cuando se le proporcione la informacin necesaria.



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En el ejemplo, tenemos que completar el vnculo de la tabla identificando el camino de bsqueda que corresponde con el campo ACCOUNT. Utilice el botn elipse para mostrar la lista de caminos de bsqueda; el camino que corresponde con ACCOUNT puede verse en la primera posicin de la lista. Pulse INTRO para aceptar la eleccin y aparecer el nmero uno en el campo Camino.

3.14.6 Qu camino de bsqueda utilizar?

Es crucial elegir el camino de bsqueda correcto (y, por supuesto, el campo que le corresponde). Para escoger la combinacin correcta de caminos de bsqueda y campos el usuario necesita tener unos mnimos conocimientos del sistema. Las siguientes indicaciones y ejemplos pueden ser de ayuda.

3.14.7 Vnculos estndar

Las tablas se pueden vincular nicamente mediante un solo campo.

El contenido del campo debe coincidir con el contenido de uno de los caminos de bsqueda.

El camino de bsqueda slo contiene un campo.

Si no sabe qu caminos de bsqueda estn disponibles, introduzca cualquier campo en la columna campo y utilice el botn elipse para visualizar los caminos de bsqueda. Pulse 'TAB' para volver y localizar el campo pertinente.

Imagnese cmo se puede realizar el vnculo pensando en lo que tecleara si quisiese buscar un registro como en una operacin normal. Normalmente, para buscar una cuenta de Contabilidad de Clientes debe teclear el nmero de cuenta. Para visualizar un registro de recambios debe teclear un nmero de recambio y si quiere visualizar un Registro de Clientes, debe introducir el nmero de cliente. Tambin puede utilizar la descripcin o los nombres abreviados para mostrar esta informacin en pantalla, pero la diferencia fundamental es que los nombres abreviados pueden estar duplicados y entonces debe elegir entre los distintos registros. Los cdigos de cuenta, nmeros de recambio y nmeros de cliente son nicos y cuando se teclea uno de ellos correctamente, se muestra el nico registro que contiene ese cdigo o nmero. El ser nico es la caracterstica que determina que sean viables como ndices de bsqueda.

3.14.8 Vnculos derivados

Los usuarios pueden utilizar vnculos mediante caminos de bsqueda compuestos (claves que contienen ms de un campo).

La informacin para confeccionar el camino de bsqueda debe estar disponible en una tabla jerrquicamente superior.

Los usuarios pueden convertir nmeros en texto y viceversa para confeccionar el vnculo.

Los usuarios pueden asignar un valor a un campo para crear un vnculo.



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4. La pantalla Formato

El formato es la parte del informe que ms se ve. Es muy sencillo de crear y tiene una repercusin muy clara en el resultado final. Cada tipo de formato presenta sus propios desafos a la hora de formular su composicin. Sobre todo, es importante asegurarse de que la informacin se pueda leer y comprender fcilmente. Es posible utilizar lneas mltiples para el formato, pero en la mayora de los casos no ser necesario.



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4.1 Conceptos Bsicos

El formato puede tener hasta 255 caracteres. Normalmente, aparece una pantalla que le permite completar un formato de una lnea y una lnea ms de cabecera. Se puede disponer de mltiples lneas de formato, tal y como se detalla a continuacin:

Cabecera de la pgina

Subcabecera

Lnea

Subtotal

Total El usuario puede mezclar texto y columnas en cualquier parte del formato. Si se van a utilizar lneas mltiples se debe activar la casilla de lneas mltiples de la pestaa Ttulo. Se pueden crear campos derivados sin abandonar la pestaa Formato simplemente pulsando el botn Derivado

4.2 Creacin de columnas sencillas.

Site el cursor en la lnea requerida y a continuacin pulse el botn Campo, o bien, haga doble clic sobre la lnea en la posicin deseada o teclee ALT-E. Se mostrar una pantalla que le realizar las siguientes preguntas. No aparecen las preguntas a las que se refiere

4.2.1 Tabla

Seleccione la tabla que contiene la informacin que requiere. Utilice el botn elipse para seleccionar la correcta.

4.2.2 Columna

Introduzca el nombre de la columna, o parte de su nombre o descripcin y pulse TAB. Si slo se da una coincidencia con el texto introducido, aparecer seleccionada. Si hay ms de una, el sistema presentar las columnas que coinciden para que usted elija la que desea. A continuacin, aparecer seleccionado automticamente el campo Cabecera; edtelo y pulse TAB.

4.2.3 Imagen / Longitud

Si la columna elegida es numrica, deber aceptar o editar la imagen. Pulse TAB cuando haya terminado. Si la columna es de tipo texto o fecha, puede introducir el nmero mximo de caracteres que va a ocupar en el formato.



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4.2.4 Blanco

Las columnas numricas pueden introducirse como campos en BLANCO, lo que significa que si el valor es cero, la columna mostrar un espacio vaco en lugar de un cero.

4.2.5 Total

Pulse en este campo si desea mostrar el valor acumulado de este campo en los totales.

4.2.6 Recalcular

Presione este campo si desea volver a calcular el valor de un campo derivado en los totales. Esta operacin permite mostrar correctamente los valores totales de los porcentajes.

4.2.7 Completar

Una vez completados todos los campos, deber presionar OK, Cancelar, Borrar o Ayuda para obtener la respuesta apropiada. El botn OK aadir al informe la nueva columna.

4.3 Editar columnas existentes

Para editar una columna que ya figura en el informe, site el cursor en la imagen de la columna y pulse INTRO o el botn CAMPO. Asimismo, tambin puede hacer doble clic sobre la columna. Se mostrar la pantalla editar columna (la misma que se ha empleado para introducir la columna) Edite lo que sea necesario. Para editar texto de la lnea de cabecera site el cursor en la cabecera e introduzca el texto.

4.4 Borrar columnas

Site el cursor y a continuacin pulse el botn BORRAR. Se mostrar la pantalla editar columna. Pulse BORRAR para confirmar la supresin de la columna. Un modo ms rpido de realizar esta operacin consiste en posicionar el cursor en la columna y teclear dos veces ALT-D. Asimismo, el botn BORRAR eliminar los espacios vacos del formato suprimiendo el espacio entre columnas.

4.5 Insertar espacio para otras columnas

Teclee ALT-I o pulse el botn INSERTAR para crear ms espacio entre las columnas.

4.6 Crear columnas derivadas

Pulse el botn DERIVADO o teclee ALT-D para crear una columna derivada sin necesidad de acudir a la pestaa de campos derivados. En la seccin Pestaa Campos Derivados de este manual se explica la sintaxis que utilizar.



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4.7 Formatos de mltiples lneas

Pulse el botn FORMATO y se mostrar una pantalla donde tendr que especificar cuntas lneas quiere dedicar a cada seccin del mismo. La siguiente imagen muestra la apariencia de una pantalla con una nica lnea de cabecera, dos lneas para cada subcabecera y gran total y tres lneas para los subtotales.



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El resultado, al menos en el modo Mostrar, se asemejar a la imagen que se muestra a continuacin.



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5. La pantalla Secuencia

La pantalla secuencia le permite decidir el orden de impresin, as como el orden en el que el sistema buscar la informacin que va a imprimirse. Merece la pena recordar este segundo punto para evitar anlisis de informes demasiado lentos. La pantalla abarca tres reas diferentes, Tipo de secuencia, Secuencia ordenacin y Optimizacin de acceso.

5.1 Tipo de secuencia

Le permite determinar si se van a imprimir los datos en el orden que se muestra en la tabla, si se van a imprimir siguiendo una secuencia personalizada, o en el orden que especifican los caminos de bsqueda existentes.

5.1.1 Sin secuencia especfica

Imprimir los datos en el orden en que estn presentes en la tabla. Obviamente esto no ser de mucha utilidad en la mayora de los casos, pero si se va a enviar la salida a una hoja de clculo, por ejemplo, quiz sea preferible realizar en ella la clasificacin.

5.1.2 Secuencia de ordenacin personalizada

Le permite definir las columnas por las que ordenar el informe. Tambin se puede ordenar mediante los campos derivados.

5.1.3 Camino de bsqueda predefinido

Es probablemente la secuencia ms habitual y desde luego la ms eficaz. Si elige esta opcin podr escoger entre los caminos de bsqueda predefinidos que figuran en la tabla principal.



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Seleccione el tipo de secuencia requerida. Normalmente, se elige Camino predefinido y se ordena el informe mediante un camino de bsqueda predefinido. Cuando se ha seleccionado un camino, en la parte inferior de la pantalla, en el rea de Secuencia ordenacin, aparecen los nombres de las columnas que componen el camino. Estas columnas se pueden seleccionar con el ratn y es posible editarlas de la forma en que se indica a continuacin.

5.2 Secuencia ordenacin

Si elige Secuencia ordenacin personalizada o Camino predefinido, puede acceder a la seccin Secuencia ordenacin para editar los detalles de la clasificacin. La nica diferencia entre Secuencia personalizada y Camino predefinido es que con el primero puede introducir los nombres de las columnas que se van a usar en la clasificacin. Seleccione una de las filas en la secuencia de ordenacin y pulse MODIFICAR o haga doble clic sobre la lnea.



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5.2.1 Identificador de la tabla

Este campo se debe completar si ha elegido una secuencia de ordenacin personalizada, en caso contrario, aparece ya completado.

5.2.2 Columna

En este campo se puede elegir una columna de la lista si se ha especificado una secuencia de ordenacin personalizada, de lo contrario aparecer completado.

5.2.3 Ordenar por subtotales

Esta opcin nicamente est disponible si se elige utilizar una secuencia de ordenacin personalizada. Permite tomar el valor del campo seleccionado y acumularlo, para seguidamente, utilizarlo en la ordenacin. En el caso de la tabla de transacciones de Contabilidad de Clientes, se podra decidir seleccionar los tems pendientes desde hace ms de 90 das. Y despus se podran ordenar por el saldo pendiente, en orden descendente y despus mostrar estos valores a nivel de cdigo de cuenta, pero ordenados por cantidad pendiente.

5.2.4 Romper al cambiar

Se puede introducir un salto en el informe si el valor de la columna vara durante la ejecucin del informe. En el ejemplo anterior se utiliza la tabla de transacciones de Contabilidad de Clientes y se ha elegido el camino de bsqueda nmero dos para la secuencia del informe. El primer elemento del camino de bsqueda es el cdigo de cuenta. Es posible imprimir un salto en el informe cada vez que cambie el valor del campo en cuestin. En este ejemplo, se generar un cambio cuando el informe termine de imprimir los tems de la cuenta A0001 y comience a imprimir los tems de la cuenta A0002. Active la casilla en caso de que desee introducir un salto y el formato le permitir ampliar la definicin del mismo.

5.2.5 Salto de pgina

Si es necesario un salto de pgina, active esta casilla. El informe generar un salto de pgina de modo que la siguiente parte del informe comience en una pgina nueva.

5.2.6 Subtotal

Si el informe ha sido dividido en distintas secciones mediante el comando Romper al cambiar, es posible que el usuario tambin desee mostrar subtotales numricos en cada cambio. La pantalla preguntar si se deben mostrar subtotales, active la casilla en caso de que sea necesario. Si se activa, el informe mostrar subtotales numricos en los saltos para los campos del formato que tienen total establecido. Cualquier campo numrico del formato que no se haya configurado de este modo no se ver incluido en la lnea total.



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5.2.7 Tabla descriptiva

Si hay saltos definidos quiz desee emitir una cabecera para imprimir en la parte superior de cada seccin del informe. Este campo identifica la tabla en la que figura la columna que se va a utilizar para el encabezamiento. Si, por ejemplo, usted ordena un informe de Contabilidad de Clientes Por Categora de cuenta, entonces esta !id debe identificar la tabla Categora que contiene la Descripcin de la Categora. En el ejemplo que aqu se utiliza, el informe produce un salto cada vez que cambia el cdigo de cuenta; utilizaremos el nombre de la cuenta como cabecera para cada seccin del informe. En este caso, el nombre figura en la tabla nmero 2, la tabla de cuentas de Contabilidad de clientes.

5.2.8 Columna de descripcin

El nombre de la columna que figura en la tabla que se describe anteriormente. En este caso, se utilizar la columna "NAME". Puede utilizar el botn elipse para mostrar una lista de los campos de la tabla seleccionada.

5.2.9 Ocurrencias

Si la columna Descripcin es una columna que tiene varias ocurrencias, se debe especificar la ocurrencia a utilizar. Este parmetro solo se muestra si trata de una columna con varias ocurrencias, en caso contrario, se mostrar en gris. Pulse OK para completar el informe.

5.2.10 Aadir ms campos a la secuencia

Se pueden aadir nuevas columnas a la secuencia de ordenacin, insertando saltos si se requiere, hasta que haya terminado. Se puede introducir hasta cinco columnas en la secuencia.

5.3 Optimizacin del acceso

Para evitar un exceso de acceso a disco, se puede limitar el nmero de registros ledos mediante los campos de optimizacin. Si se ha elegido un camino de bsqueda, ste aparecer en esta parte de la pantalla y formar la base de la optimizacin. En un camino de bsqueda los registros figuran en orden, por lo cual, si se conoce el primer y el ltimo valor que se desea buscar y estos valores son aplicables a las columnas del camino de bsqueda, se puede empezar y finalizar la bsqueda de acuerdo con dichos valores. Se le pedir que introduzca estos campos si ha seleccionado un ca

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