Gerenciamento de Projetos com o MS-Project 2016 - Avançado

Aula 4

Prof. Guilherme Nonino Rosa

Apresentação:

Prof. Guilherme Nonino Rosa

- Técnico em Informática pela ETESP – São Paulo no ano de 2012.

- Graduado em Ciências da Computação pela Unifran – Universidade de Franca no ano de 2000.

- Pós-Graduado em Tecnologia da Informação aplicada aos Negócios pela Unip-Universidade Paulista no ano de 2011.

- Licenciado em Informática pela Fatec – Faculdade de Tecnologia de Franca no ano de 2011.

- Docente do Senac – Ribeirão Preto desde fevereiro/2012

- Docente do Centro de Educação Tecnológica Paula Souza, na ETEC José Martimiano da Silva.

Contatos:

Prof. Guilherme Nonino Rosa

guilherme.nrosa@sp.senac.br

http://profguilherme.wordpress.com

Exposição dialogada e experimentação:

7/8-Utilização de exportação e comparação de projetos.

O docente apresenta os diversos tipos de exportação e comparaçãode projetos. Após a demonstração os alunos executam as atividadesrelacionadas ao tema, propostas na apostila.

Objetivo: Utilização dos recursos de exportação ecomparação de projetos.

Indicador relacionado à atividade:7. Utiliza recursos de exportação.8. Compara projetos.

Múltiplos ProjetosDiversos Projetos têm uma complexidade e dimensão que, na maioria das vezes,

inviabiliza seu controle e gerenciamento por parte dos envolvidos. Eles necessitam

ser subdivididos em partes menores, de fácil controle e acompanhamento.

Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de SubProjetos

1)Tarefas de fases separadas de um projeto – Projetos grandes, o uso desubprojetos separados para cada fase poderá ajudar o usuário a ver os detalhes doprojeto.2)Tarefas que ocorrem em períodos de tempo semelhantes - A organização dasatividades em subprojetos será útil quando houver intervalos significativos detempo entre trabalhos de um projeto contínuo.3)Responsabilidades de diferentes gerentes de projeto – Os projetos podem seratribuídos a cada gerente por subprojetos, o acompanhamento do global e dosoutros projetos em separados gera tempo e liberdade.4)Conjuntos de tarefas interdependentes - Separar as atividades inter-relacionadas das não relacionadas e agrupar cada conjunto em seu própriosubprojeto.5)Agendamentos de marcos - Se o gerente desejar gerenciar seus projetosinserindo etapas importantes, é possível criar um subprojeto para as atividadesrelacionadas a cada marco.

Múltiplos Projetos6)Por local de Trabalho - Se o trabalho envolvido no projeto for realizado em locaisdiferentes, talvez seja conveniente agendar as atividades de cada local em umsubprojeto separado.7)Recursos Relacionados – Separe as atividades em subprojetos por grupos derecursos relacionados de modo que esses recursos possam gerenciar suas própriasatividades, enquanto o gerente do projeto supervisiona o seu status global no níveldo projeto.8)Recursos atribuídos a tarefas repetitivas - Se a lista de atividades do projetocontiver atividades recorrentes que façam parte de um processo interno, fará maissentido permitir que esses grupos agendem seu próprio tempo e sejamresponsáveis somente pelos itens para deliberação ou pelas etapas.9)Recursos atribuídos somente a uma fase do projeto – Quando pequenos gruposde recursos estiverem atribuídos a somente parte do projeto ou interessados nela,é possível colocados em um subprojeto.10)Orçamentos diferentes – Cobrança sendo efetuada com base em diferentesorçamentos internos, nesse caso, os orçamentos totais será mais fácil exibir casoestejam em subprojetos diferentes.

Inserindo e Excluindo Subprojetos em um Projeto Mestre1)Abra o projeto que será o Projeto Mestre

2)Acesse o modo de exibição Gráfico de Gantt

3)Clique na linha que deseja inserir o projeto

4)Acesse a guia Projeto e clique em botão subprojeto

Inserindo e Excluindo Subprojetos em um Projeto Mestre5)Escolha o arquivo do projeto a ser inserido

Inserindo e Excluindo Subprojetos em um Projeto Mestre6)Clique em Inserir

Inserindo e Excluindo Subprojetos em um Projeto Mestre7)Depois de inserido o projeto, é possível alterar prazos, dependências, recursos e

custos, todas as alterações realizadas no projeto inserido atualizaram

automaticamente o arquivo mpp de origem. Se o arquivo estiver fechado, aparecerá

uma tela solicitando uma confirmação de gravação para o arquivo inserido.

Inserindo e Excluindo Subprojetos em um Projeto Mestre8)Para excluir um subprojeto de dentro de outro faça

a)Selecione a linha do projeto inserido

b)Pressione a tecla Delete

c)Se a tela de Assistente de planejamento aparecer pressione OK

Consolidando ProjetosConsolidar projetos é uma das melhores formas de organizar projetos grandes ou

complexos, permitem manter o número de tarefas visualizadas e acompanhadas em

um nível gerenciável.

O projeto consolidado é um arquivo que contém um ou mais arquivos de projetos

inseridos(subprojetos). Para consolidar um projeto faça:

1)Abra os projetos que serão consolidados

2)Acesse a janela Exibição e clique em Nova Janela.

Consolidando Projetos3) Na tela Nova Janela, pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL, clicando

nos projetos que serão consolidados.

4)Clique em OK.

Os projetos serão consolidados

em única tela, que contém todas

as informações sobre os projetos

constituintes do consolidado.

Estabelecendo relações de dependência entre Projetos diferentes

As atividades em projetos diferentes podem apresentar relações de dependência entre si. Aovincular as atividades, o Project exibe uma barra em cada um dos projetos com a qual adependência entre as atividades exibida.1)Consolide os projetos que terão atividades interdependentes2)Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora3)Arraste o mouse até a barra da atividade sucessora no outro projeto.

Estabelecendo relações de dependência entre Projetos diferentes

4)Uma relação término para início é automaticamente criada.

Estabelecendo relações de dependência entre Projetos diferentes

Ao abrir um projeto que atividades predecessoras ou sucessoras externas, observa-se queuma tarefa é exibida na cor cinza indicando sendo a predecessora ou a sucessora.

Estabelecendo relações de dependência entre Projetos diferentes

Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes:1)Dê um clique duplo na seta que liga as atividades2)Na tela Dependência entre tarefas, selecione excluir.

Determinando o Caminho Crítico de um Projeto MestreO Project tem a capacidade de calcular e mostrar um único caminho crítico para tarefasatravés de todos os projetos inseridos. Isso ajuda um gerente de projeto a acompanhar astarefas importantes através de um grupo de projetos.1) Acesse a guia Arquivo(Backstage) e clique em Opções2) Clique na guia Cronograma3) Na área Opções de cálculo deste projeto marque a caixa de seleção Projetos inseridos

são calculados como tarefas de resumo;

4)Clique em OK.

Compartilhamento de Recursos (Pool)

Empresas com diversos projetos em andamento simultâneo muitas vezes necessitamcompartilhar recursos comuns. Gerenciar esses recursos é útil para controlar, de maneiraintegrada, as atribuições de vários projetos nos quais as mesmas pessoas, materiais ouequipamentos serão usados.

Quando usar o compartilhamento de recursos1)Projetos sobrepostos – Um projeto que inicia antes de outro terminar.

2)Recursos por área funcional – Recursos que trabalham em vários projetos com parte de umprocesso de gerenciamento.

3)Previsão de carga de trabalho em vários projetos – A utilização de um conjunto de recursospode ser bastante eficaz para prever a carga de trabalho de pessoas com descrições detrabalho parecidas.

Criando um Pool de RecursosO arquivo do conjunto de recursos do Project é um arquivo normal do Project onde seinserem apenas informações sobre recursos, salvando-o com um nome que indique que setrata de um arquivo de conjunto de recursos.

Para criar um conjunto de recursos.1) Crie um novo projeto em Backstage, Novo.2) Exibe a Planilha de Recursos utilizando a Barra de Visões ou a guia de Exibição.3) Digite todos os recursos4) Salve o arquivo.

Vinculando um Projeto a um Pool de RecursosPara vincular um projeto a um Pool de Recursos1) Abra o projeto que utilizará o conjunto de recursos2) Abra o arquivo de projeto que contém o conjunto de recursos3) Acesse a guia Recursos, clique em Pool de Recursos e selecione Compartilhar Recursos.

Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos4) Na tela Compartilhar Recursos, clique no item Usar Recursos5)Na caixa De, clique no nome do arquivo de projeto que contém o pool de recursos6)Clique em OK.

Dica: É Importante que se escolha qual projeto tem prioridade na utilização dos recursosquando o arquivo ativo e o arquivo conjunto de recursos tiverem calendários ou recursos emcomum.

Vinculando um Projeto a um Pool de RecursosO pool de recursos passa a ficar disponível no projeto ativo, podendo-se atribuídonormalmente os recursos às atividades. Caso o projeto já tenha seus próprios recursos, osrecursos de ambos os projetos serão combinados e exibidos.

Analisando atribuições de um Pool de RecursosQuando se atribuem recursos compartilhados a atividades em um arquivo que utiliza recursoscompartilhados, esse arquivo salva todas as informações sobre a atribuições de atividades,como por exemplo, unidades de atribuição, trabalho e delimitação do trabalho. Elas serãoduplicadas no arquivo do conjunto de recursos de modo que as informações sobre atribuiçõesdos outros arquivos de compartilhamento estejam disponíveis de cada um. Quando oconjunto de recursos e qualquer arquivo de compartilhamento forem abertos, as mesmasinformações estarão disponíveis em cada arquivo.Para analisar o pool de recursos faça:1) Abra o arquivo do conjunto de recursos.

2) Outras pessoas abrindo o arquivo, use aprimeira opção.

3)Proprietário do arquivo de Pool e desejaatualizar as atribuições, utilize a segundaopção.

4)Usuário não é o autor do arquivo masquer atualizar o arquivo use a última opção.

Analisando atribuições de um Pool de Recursos5) Após abrir o arquivo do pool de recursos, escolha o modo de visualização Uso do recursona Barra de Exibições ou na guia Exibição.

Analisando atribuições de um Pool de Recursos6) Selecione a coluna Nome do recurso.7)Acesse a guia Formato e escolha Inserir coluna

Analisando atribuições de um Pool de Recursos8) No campo Digitar nome da coluna no campo inserido, digite Projeto

9)Analise as atribuições de recursos desejadas e solucione os problemas caso aja problemasde superalocação.

Analisando atribuições de um Pool de RecursosO Microsoft Project permite que sejam atribuídas prioridades aos projetos quando se realizaum nivelamento de conjunto de recursos, que pode variar de 0 a 1000.

Comparar projetosCom dois ou mais projetos abertos, temos como utilizar um relatório de comparação que focana diferença de dois projetos por exemplo, se novas tarefas foram adicionadas.

1)Aberto os projetos2)Clique na guia Relatório, clique no grupo Projeto, Comparar Projeto3)Na janela que se abre clique no botão Procurar4)Dê duplo clique no projeto a ser aberto,

junto com o atual.5)Clique no botão OK.

Exposição dialogada e experimentação:

9-Criação dos relatórios

O docente apresenta os diversos tipos de relatórios com os devidosgráficos, criação, configuração e formatação. Após a demonstraçãoos alunos executam as atividades relacionadas ao tema, propostasna apostila.

Objetivo: Criação e execução de relatórios.

Indicador relacionado à atividade:9. Cria os relatórios.

Relatórios GráficosOs Relatórios Gráficos podem ser considerados visões do projeto, pelo seu alto benefício eimportância na comunicação do status do seu projeto.

-Novo Relatório – cria um novo relatório-Painéis – Relatórios dinâmicos para tomada de decisões-Recursos – Relatório sobre dados de recursos-Custos – Relatórios sobre custos do projeto-Em andamento – Relatórios de análise do andamento do projeto.-Introdução – Dicas e Truques do Project-Personalizado – Relatórios criados por você.-Recentes – Acesse rapidamente os seus relatórios visualizados recentemente.

Relatórios GráficosOs relatórios Gráficos pré-instalados são:

Guia Recursos• Recursos

Superalocados• Visão geral do Recurso

Guia Custos• Fluxo de Caixa• Relatório de Valor Agregado• Saturações de Custos• Visão Geral do Custo da Tarefa• Visão Geral do Custo do Recurso

Guia Painéis• Burndown• Tarefas Futuras• Visão Geral do Custo• Visão Geral do Projeto• Visão Geral do Trabalho

Guia Em Andamento• Relatório de Marco• Tarefas Adiadas• Tarefas Atrasadas• Tarefas Críticas

Guia Introdução• Analisador de Práticas Recomendadas• Começar com o Projeto• Compartilhar com sua Equipe• Criar Relatórios• Organizar Tarefas

Análise Burndown(Taxa de Queima)A Análise Burndown(Taxa de Queima) é considerada pelas metodologias ágeis uma das maiseficazes formas de monitoramento do progresso de um projeto ou de uma equipe. A essênciadessa análise é mostrar em gráfico:- O quanto foi planejado- O quanto foi concluído- O restante a ser concluído- Uma linha do tempo

Para acessar o Relatório Burndown1) Acesse a guia Relatório2) No grupo Ver Relatórios,selecione Painéis e depois escolhaBurndown

Criando Relatórios GráficosÉ possível criar os seus próprios relatórios gráficos para queeles tenham desde as informações que você deseja até aidentidade visual da sua empresa.Para criar um novo Relatório:1)Abra o projeto2)Acesse a guia Relatório e no grupo Ver Relatórios, cliqueem Novo Relatório e selecione Gráfico.3)Digite o nome do novo relatório.

4)Seu relatório foi criado com dados sem que você tenhaselecionado.

Editando Relatórios GráficosA edição de Relatórios Gráficos é muito simples, pois a interface e usabilidade é igual aosoutros produtos da família Office. Editamos praticamente todos os elementos contidos emum Relatório Gráfico, como cores, fontes, imagens, campos e muito mais.1)Abra o projeto, vá em Relatórios e clique em Painéis, Visão Geral do Custo.

Exposição dialogada e experimentação:

10-Configuração para impressão.

O docente apresenta os diversos tipos e modos de impressão, suautilização, e funcionalidades necessárias para a apresentação doprojeto. Após a demonstração os alunos executam as atividadesrelacionadas ao tema, propostas na apostila.

Objetivo: Configuração para impressão

Indicador relacionado à atividade:10. Configura impressão.

ImpressãoA impressão no Project é importante pois permiti imprimir modos de exibição e relatóriosque atendam as necessidades de uma determinada pessoa ou grupo.

Para configurar a impressão de um modo deexibição ou relatório1) Selecione o relatório ou o modo de

exibição a ser impresso2) Acesse a guia Backstage e clique em

Imprimir3) Verifique a impressora, na área de

Configurações, clique no botão Imprimiro Projeto Inteiro, ou Imprimir DatasEspecíficas, alterando o campo data parao período desejado.

4) Se a opção for imprimir PáginasEspecíficas, digite no Campo Páginas ointervalo selecionado.

5) Orientação e tamanho do papel devemser selecionados também.

Impressão6)Clique em Configuração de Página para acessar a tela de configurações detalhadas dapágina.

Aba Página – Orientação da impressão e aescala da impressão

Aba Margens – Tamanho das margens ebordas de impressão

Aba Cabeçalho e Rodapé – escreva os dadosque estarão em todas as páginas.

Aba Legenda – estilo da legenda do diagramae sua forma de apresentação

Aba Modo de Exibição – Parâmetrosespeciais de impressão.

Perguntas?