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Gerenciamento de Projetos com o MS-Project 2016
Aula 1
Prof. Guilherme Nonino Rosa
Apresentação:
Prof. Guilherme Nonino Rosa
- Técnico em Informática pela ETESP – São Paulo no ano de 2012.
- Graduado em Ciências da Computação pela Unifran – Universidade de Franca no ano de 2000.
- Pós-Graduado em Tecnologia da Informação aplicada aos Negócios pela Unip-Universidade Paulista no ano de 2011.
- Licenciado em Informática pela Fatec – Faculdade de Tecnologia de Franca no ano de 2011.
- Docente do Senac – Ribeirão Preto desde fevereiro/2012
- Docente do Centro de Educação Tecnológica Paula Souza, na ETEC José Martimiano da Silva.
Contatos:
Prof. Guilherme Nonino Rosa
http://profguilherme.wordpress.com
INTRODUÇÃO
• Explicação sobre o curso e seus objetivos;• Apresentação das normas de utilização e
organização do Laboratório;• Indicação de materiais de referência (livro do curso,
outros livros e sites de pesquisa);• Apresentação da Biblioteca
IDENTIFICAÇÃO DO CURSO
Título do Curso: Gerenciamento de Projetos com MS Project 2016
Eixo Tecnológico: Informação e Comunicação
Carga Horária: 20 horas
REQUISITOS DE ACESSO
Idade mínima: 16 anos
Escolaridade mínima: Ensino fundamental.
Conhecimentos de Windows: (salvar, abrir, nomear arquivos e diretórios, conhecer formatos de arquivos).
OBJETIVO DO CURSO
Este curso tem como objetivo capacitar o aluno a utilizar as
ferramentas do Microsoft Office Project Profissional 2016
para gerenciamento de projetos.
Elementos abordados no curso:
Conhecimentos: • Criação do projeto; • Criação de vários tipos de relatórios; • Utilização de diversos tipos de filtros; • Utilização de tabelas; • Criação de subprojetos • Utilização sobre Comparação entre Projetos; • Configuração para impressão.
Elementos abordados no curso:
Habilidades: • Criar projetos em qualquer área exigida pelo mercado; • Criar diferentes tipos de relatórios com gráficos; • Efetuar diferentes tipos de cálculos exigidos pelo projeto
em relação a tempo e custos. • Efetuar diversos tipos de filtros; • Criar subprojetos; • Efetuar Comparação entre Projetos; • Configurar impressão.
Elementos abordados no curso:
Valores/Atitudes: • Visão sistêmica na análise de um projeto; • Objetividade no controle sistemático dos projetos.
CRITÉRIOS E PROCEDIMENTOS DE AVALIAÇÃO DA APRENDIZAGEM
Estará aprovado no curso aquele que tiver frequência igual ou superior a 75% da sua carga horária total.
NORMAS DO LABORATÓRIO
• Trocar ou alterar qualquer equipamento.
• Ingerir bebidas e alimentos dentro do laboratório
• Utilizar de softwares, redes sociais e outros fora do
contexto da aula.
INDICAÇÃO DE MATERIAIS
OLIVEIRA, G, G.; BERNARDES, M, M, e S. Project Profissional 2013 Gestão e Desenvolvimento de Projetos. São
Paulo: Érica/Saraiva. 2013.
FERREIRA, M, C. Project Profissional 2013 Guia Prático. São Paulo:
Érica/Saraiva. 2013.
1ª AULA
CRONOGRAMA
• Projetos • Conceitos• Fases e grupos de processos de um projeto• Áreas de Conhecimento• Processos de Gerenciamento de Projetos • Apresentando o Project• Versões do Project• Tela do Project• Tabela de Tarefas e Gráfico de Gantt• Barra de Visões• Guias, faixas de opções e principais botões• Calendários
O ambiente Empresarial Atual
Mercado Exigente Concorrência Acirrada Alto desempenho e crescimento
AgilidadeAlta Qualidade Menor Custo
O que é um Projeto?
• “Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou
serviço único.”
• (PMBOK 2004)
Projeto x Subprojeto
O que é um projeto bem sucedido?
Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado.
Se o projeto gastou menos recursos que o previsto, houve uma falha de planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados, e não uma vitória ou economia.
Características de um projeto
Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos
São temporários, possuem um início e um fim bem definidos.
São planejados, executados e controlados.
São desenvolvidos em etapas progressivas
São realizados por pessoas e com recursos limitados.
Exemplos de Projetos
Pessoais
Obra CivilCasamento
ViagemExposição
Exemplos de Projetos
Educacionais
TCC / TCMNovas Aulas
Novo CursoSemana de TI
Exemplos de Projetos
Industrial / Comercial
Produção Anel Viário
Infraestrutura de TI Comércio
Exemplos de Projetos
Eventos
Inaugurações Carnaval
OlímpiadasShow Beneficente
Por que um projeto falha?.
As metas e os objetivos são mal estabelecidos.
Pouca compreensão da complexidade do projeto.
O projeto inclui muitas atividades e muito pouco tempo para realizá-las.
As estimativas financeiras são pobres e incompletas.
O projeto não teve um GP, ou teve vários.
Não foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento.
Cliente/projeto tinham expectativas distintas, e, muitas vezes, opostas.
As pessoas não estavam trabalhando nos mesmos padrões, ou padrões de trabalhos não foram
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Iniciação
■ Identificação das necessidades
■ Definição dos objetivos
■ Estudos de viabilidade
■ Busca de alternativas
■ Seleção do projeto
■ Identificação de restrições,
premissas e riscos
■ Autorização do projeto
■ Designação das gerências de
projeto
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Planejamento
■ Definição do escopo do projeto e atividades
■ Refinamento dos objetivos
■ Sequenciamento de atividades
■ Negociações políticas de apoio e patrocínio
■ Programação das competências necessárias e de
recursos operacionais e financeiros
■ Análise dos resultados
■ Desenvolvimento de orçamentos e cronogramas
■ Desenvolvimento de planos de gerenciamento de
comunicação, risco e de qualidade
■ Elaboração do plano de projeto
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Execução■ Cumprimento das atividades planejadas■ Treinamento de pessoal operacional■ Realizar as aquisições necessárias■ Monitoramento e controle das atividades■ Comunicação integrada entre participantes■ Adaptação dos planos às mudanças■ Entrega de produtos intermediários■ Verificação da qualidade do projeto■ Aprovação do resultado/produto final
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Controle■ Acompanhamento paralelo das etapas para garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados
Etapas do Gerenciamento de um Projeto
Final■ Entrega do resultado/produto final■ Encerramento das atividades■ Avaliação■ Comissionamento■ Realocação da equipe■ Preparo do material de trabalho para reutilização e consulta
Conceitos Essenciais em Gerência de Projetos
• São indivíduos e organizaçõesdiretamente envolvidos no projeto, ouaqueles cujos interesses podem ser afetados, de forma positiva ounegativa, no decorrer do projeto, oumesmo, após sua conclusão.
Stakeholders
• O Sponsor (padrinho/patrocinador) é a pessoa que dá cobertura política e forneceapoio ao projeto.
• Auxilia a fixação da autoridade do Gerentedo Projeto.
Sponsor
Gestão de Riscos
Garantir que os diversos elementos do projeto
estejam corretamente coordenados.
Gestão de Custos
Gestão ComunicaçõesRecursos Humanos Aquisições
Gestão do Tempo Gestão da QualidadeGestão do Escopo
Áreas de Conhecimento
Integração
Por definição:“É a delimitação de intenções
e objetivos”.
Significa: O Que..., Como... e de que forma será feito pelo
Projeto.(deixando explicito o que não
será feito)
EAP – Estrutura Analítica do Projeto.
Gerenciamento do Escopo
São os processos definidos para garantir que o projeto complete dentro do orçamento aprovado.
Orçamento é onde se apresenta as diretrizes e o controle de custos.
Gerenciamento de Custos
São os processos definidos para garantir que as necessidades
que originaram o projeto sejam atendidas.
Gerenciamento de
Qualidade
São os processos necessários à
identificação, análise e resposta aos riscos
envolvidos no projeto.
Gerenciamento de
Riscos
São os processos para garantir que a geração, captura, distribuição e armazenamento das
informações relativas ao projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Gerenciamento das
Comunicações
São os processos definidos para garantir que se adquira
corretamente os bens e serviços, de fornecedores externos à organização,
necessários à execução do projeto.
Gerenciamento de Aquisições
(Contratos e Suprimentos)
São os processos definidos para garantir
que o projeto seja concluído dentro do
prazo previsto.
Gerenciamento do
Tempo
Recursos Humanos
São os processos definidos
para seleção de pessoas que
vão participar do projetos nas
equipes, seja no cliente ou na
empresa contratada.
Essas pessoas são
selecionadas pelas suas
habilidades e perfis para
desempenhar determinadas
atividades no projeto.
Gerenciamento de
Recursos Humanos
São os processos necessários
para garantir que os diversos
elementos
do projeto
estejam corretamente
coordenados.
Gerenciamento de
Integração
Project x Projetos
Processos
■ Iniciação■ Planejamento■ Execução(Project não atua)■ Controle e Monitoramento■ Encerramento
PMI x Project
Área do PMI Atuação do Project
Escopo Definição da EAP
Tempo Criação do Cronograma
Custo Relação dos Recursos
Qualidade Escopo – Tempo - Custo
Recursos Humanos Cronograma de Mão de Obra
Comunicações Relatórios e Informações
Riscos Ligados a Qualidade
Aquisições Insumos - Equipamentos
Integração Visão de todos o Projeto
Fontes de Especialização
PMI – (Project Management Institute) é uma entidade mundialsem fins lucrativos voltada à área de gerenciamento de projetos.
PMBOK – é um conjunto de boas práticas em gestão de projetospublicado em PMI.
pmisp.org.br
Versões do Project
Standard – Versão para trabalhar com equipamentosindividuais, sem conexão com o Project Server(Servidor deProjetos).
Professional – Possui ferramentas mais avançadas e conexãocom o Project Server
Office 365 – Versão online que pode ser acessada em qualquerlugar com conexão sem a necessidade de instalação.
Conhecendo o MS Project
Iniciar o MS Project 2013 Iniciar > Programas > Microsoft Office > MS Project 2013
Figura 1: Área de Trabalho do MS Project
Conhecendo o MS Project
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: é uma área personalizável da interface onde vocêpode adicionar seus comandos favoritos ou mais usados.
As Guias e a Faixa de Opções ativas substituem os menus suspensos e as barras deferramentas com os quais você pode estar familiarizado. O guia de guias de alto nívelenfoca todas as áreas do Project. A faixa de opções contém os comandos que você usará.
Grupos: são coleções de comandos relacionados. Cada Faixa de opções esta dividida emmúltiplos Grupos.
Comandos são os recursos específicos a serem usados para controlar o Project. Cada Faixade Opções contém vários comandos.
Os menus de atalho e as minibarras de ferramentas podem ser acessados clicando com obotão direito do mouse na maioria dos itens que você vê em um modo de exibição.
Barra de Status exibe alguns detalhes importantes, como o modo de agendamento de novastarefas(manual ou automático), e se um filtro foi aplicado no modo de exibição ativo.
Criando um Novo Projeto
Para iniciar o planejamento de um novo projeto é preciso abrir um arquivo, seja ele umprojeto novo ou um modelo pré-existente:
• Novo Projeto: pode seraberto seguindo o caminhopelo menu Arquivo > Novo >Projeto em branco ouclicando no ícone, com umdesenho barra de uma folhaem branco, na barra deferramentas.
• Novo Projeto a partir de ummodelo: para abrir umprojeto partindo de ummodelo utiliza-se o menuArquivo > Novo > Modelosdo Office.com e então ajanela como a abaixo seráexibida:
Modo de Exibição
O espaço de trabalho do Project é denominado um modo de exibição. Quando iniciamos aexibição padrão é o modo Gráfico de Gantt, temos dezenas de modos de exibição mas usaremospoucos modos.
Modo de Exibição
Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Escala de Tempo eem Dias.
Modo Divisão
Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do Tempo. Clique nomodo de exibição Linha do Tempo, o rótulo acima da guia Formato mudou para Ferramentas daLinha do Tempo.
Modo de Exibição de Planilha de Recurso
Na guia Exibição, no grupo Modo de Exibição de Recurso, clique na caixa de seleção Planilha derecursos. O modo de exibição Planilha de recursos exibe detalhes sobre os recursos em umformato de linhas e colunas, com um recurso por linha.
Modo de Exibição de Recurso
Na guia Exibição, no grupo Modo de Exibição de Recurso, clique em Uso dos recursos. Estemodo agrupa as tarefas às quais cada recurso está atribuído e mostra as atribuições de trabalhopor recurso em uma escala de tempo, como diária ou mensal.
Modo de Exibição Modo Divisão
Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 12, na guia Exibição, no grupo ModoDivisão, clique em Detalhes.
Novidades no Project
Novos temas do Project
Agora há três temas do Office que você pode aplicar ao Project 2016: Colorido, cinzaescuro e branco. Para acessar esses temas, vá até Arquivo > Opções > Geral e, em seguida,clique no menu suspenso ao lado de Tema do Office.
Novidades no Project
Recurso Diga-em
Você vai observar uma caixa de texto na faixa de opções do Project 2016 com o texto Diga-me o que você quer fazer. Esse é um campo de texto no qual você insere palavras ou frases relacionadas ao que deseja fazer em seguida e obtém rapidamente os recursos que pretende usar ou as ações que deseja executar. Você também pode optar por obter ajuda relacionada ao que está procurando.
Novidades no Project
Linhas do tempo mais flexíveis
Com o Project 2016, além de tirar proveito das diversas linhas do tempo para ilustrar asdiferentes fases ou categorias de trabalho, você pode também definir uma data de início ede término para cada linha do temposeparadamente, para ter uma visão mais clara dotrabalho envolvido.
Novidades no Project
Adicionar Compromisso
Quando um gerenciador de recursos configura o pool de recursos da empresa no Project Online, ele pode identificar alguns recursos que exijam para serem atribuídos a projetos.
Quando um gerente de projeto decide usar um desses recursos em um projeto, ele envia uma solicitação de compromisso com o intervalo de datas necessário para o recurso, além de um determinado percentual de tempo ou um número definido de horas para o recurso durante esse intervalo de datas.
O gerenciador de recursos examina a solicitação e pode aceitá-la, sugerir alterações ou rejeitá-la. O gerente de projeto atualiza o status do compromisso no novo modo de exibição de Planejamento de Recursos no Project Professional 2016 para ver a resposta do gerenciador de recursos.
Definição de CalendáriosTipos de Calendários:
• Padrão• 24 horas• Turno da noite
Aplicação dos Calendários
• Projeto• Tarefas• Recursos
Criação dos Calendários
• Semanas de Trabalho• Exceções• Organizado
Criando o calendário1-Aba Projeto
2-Alterar Período de Trabalho
Criando o calendário3- Criar Novo Calendário
3.1 – Definimos o nome do novo calendário
3.2 – Se ele será cópia do Padrão ou não.
3.3 – Clique em OK
4)Definindo dias não úteis
1) Vamos indicar que 19 de janeiro será dia não útil.2) Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alternar Período de Trabalho.
3) Na caixa Para calendário, clique na seta para baixo.
• 24 horas = Não tem período útil.
• Turno da Noite = Abrange um agendamento do turno da madrugada, das 23:00 às 08:00, com um intervalo de um hora por dia.
• Padrão= O dia útil tradicional, de segunda a sexta de 09:00 às 18:00 com um intervalo de uma hora/dia.
4)Definindo dias não úteis
O calendário do projeto define o período útil e não útil para as tarefas.4) No campo nome da
guia Exceções na parte Inferior da Caixa de diálogo, digite Evento de motivação da equipe, e vá para o campo Início.
5) No campo Início, digite 19/01/2012 e tecle ENTER.
6) Clique em OK para fechar a caixa diálogo Alterar Período Útil.
5)Alterando dias não úteis para uteis.
Selecione o dia, coloque um texto na exceção e quando habilitar clique em Detalhes, ao lado direito.
Será aberta a janela ao lado, ao qual você selecionará a opção Horas de Trabalho e selecionará qual o horário desse dia “especial”.
Clique em OK.
6)Exportando o calendário para ser usado em todos os projetos no Project.
Clique em Ficheiro, e selecione a opção Organizador
6)Exportando o calendário para ser usado em todos os projetos no Project.
Vá em Calendários, selecione seu calendário criado e clique em “<< Copiar”
A partir de agora seu calendário criado segue presente em todos os projetos do Project.
Exercícios
Criar projeto vazio com o nome “Projeto_Calendarios”. 1. Calendários das Áreas – (30 min)
a. Criar os três calendários descritos a seguir:
Nome: Produção; Tipo: Cópia de Calendário Básico (padrão); Dias úteis: Segunda a sábado Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 hr. Feriados: 12/10, 02/11, 15/11, 08/12; 25/12, 31/12; 01/01; Horários Especiais: dias 23/12 e 30/12, meio expediente matinal. E dias 17/12 a 21/12 e 26/12 a 28/12, fim de expediente às 19:00 hr
Nome: Administração; Tipo: Cópia de Calendário de Produção; Dias úteis: Segunda a sexta OBS: A cópia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sábados que estavam configurados diferentemente do padrão devem ser reconfigurados individualmente.
Exercícios
Criar projeto vazio com o nome “Projeto_Calendarios”.
Nome: Reuniões; Tipo: Cópia de Calendário de Administração; Horários Especiais: todos os dias saída as 22:00 hr; OBS: Verificar as datas que estavam com horário especial pois as mesmas não são alteradas automaticamente.
b. Disponibilizando os Calendários para projetos futuros.
Disponibilize os calendários de modo que fique para todos os projetos. Guia Arquivo >>> Informações >>> Organizador >>> Calendários Disponibilizar os 3 calendários para o modelo Global.mpt.
Perguntas?
