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Gestão de Projectos
Uma proposta de projecto (ou ficha de projecto) é um documento que contém detalhes sobre o modo pelo qual um determinado objectivo pode ser atingido através da execução de um conjunto de actividades:
O Desenvolvimento de um projecto envolve basicamente as seguintes quatro fases:
Iniciação ( c/diagnóstico) Planeamento Implementação Encerramento/avaliação
Gestão de Projectos
O documento do projecto resume a ideia principal para combater a exclusão e o que se planeia fazer. Geralmente têm um número de elementos e de secções diferentes de acordo com um modelo definido pelo financiador ou com um formato padrão.
A proposta de projecto é importante para o processo de gestão.
12 práticas recomendáveis:Para desenvolver um projecto:1. COMECE CEDO: arranje cópia do formulário de
candidatura ou use um modelo padrão e elabore o documento o mais cedo possível.
2. ADOPTE UM FORMATO COMUM: escreva com a mesma caneta se o formulário é para ser preenchido assim, se for no computador use o mesmo tipo de letra (cuidado com a formatação).
3. LEIA O FORMULÁRIO TODO. Esclareça dúvidas, algumas secções podem parecer semelhantes mas na prática podem ser diferentes
4. PREENCHA O FORMULÁRIO NA TOTALIDADE5. EVITE CALÃO OU ABREVIATURAS 6. REFIRA CLARAMENTE O TRABALHO DE TERCEIROS/
PARCEIROS7. ESCREVA DE FORMA SIMPLES, CLARA E USE FRASES
CURTOS DISPONÍVEIS
8. SAIBA SE PODE USAR ANEXOS Nem todos os financiadores autorizam o uso de apêndices. Se for permitido seja selectivo quando anexa algo, inclua só o necessário.
9. ANALISE OU REVISÃO EXTERNA. Além dos membros da equipa, sempre que possível peça a alguém de fora para ler e comentar o seu projecto. Se ele não entender é provável que o financiador não compreenda também.
10. REVISÃO DO TEXTO. Peça a alguém que verifique e corrija a ortografia e gramática do documento.
11. SEJA REALISTA E EVITE EXAGEROS. Não pense que é boa ideia exagerar nos objectos, número de participantes ou nos resultados do seu projecto. Lembre-se que se ele for aprovado o financiador vai esperar que seja executado e os resultados alcançados.
12. ESCOLHA UM BOM GESTOR OU UMA BOA EQUIPA PARA GERIR O PROJECTO
Gestão de Projectos
Segundo o “PMBOK Guide”, podemos definir:
A Gestão de ProjectosGestão de Projectos como a “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às actividades do projecto a fim de alcançar os seus objectivos.”
Gestão de Projectos
Podemos dizer que um projecto concluído com sucesso, é aquele em que os objectivos previstos são alcançados:
● ● Concluir dentro do prazo estabelecido;Concluir dentro do prazo estabelecido;
● ● Concluir dentro do custo previsto;Concluir dentro do custo previsto;
● ● Concluir com um nível desejado de desempenho/resultados;Concluir com um nível desejado de desempenho/resultados;
● ● Concluir utilizando os recursos disponíveis de forma efectiva e Concluir utilizando os recursos disponíveis de forma efectiva e eficiente;eficiente;
● ● E seja aceite pelos seus BENEFICIÁRIOS directos e indirectosE seja aceite pelos seus BENEFICIÁRIOS directos e indirectos
Gestão de Projectos
Não esquecer que um projecto tem as seguintes características:
●● Temporário - todo o projecto tem um início e um fim definidos.
● ● Único - deve possuir características únicas que o diferencie de outros projectos e tem resultados exclusivos.
● ● Progressivo - ao longo do desenvolvimento do projecto, este é progressivamente elaborado em etapas e melhorado.
Planeado, executado e controlado – em cada etapa Realizado por pessoas – equipa de gestão Tem recursos limitados – custos bem definidos e controlados Um projecto de combate à exclusão social implica princípios
estratégicos, dá resposta aos problemas identificados e deve ter um impacto positivo no bem-estar dos indivíduos.
Gestão de Projectos
Alguns exemplos de projectos:● ● PROJECTO FÁMILIAS MONOPARENTAISPROJECTO FÁMILIAS MONOPARENTAIS(habitação, formação, estruturas de apoio às crianças)(habitação, formação, estruturas de apoio às crianças)● ● PROJECTO DESENVOLVIMENTO COMUNITÁRIOPROJECTO DESENVOLVIMENTO COMUNITÁRIO(equipamentos colectivos, animação cultural, curso (equipamentos colectivos, animação cultural, curso
profissionais)profissionais)● ● BIBLIOTECA VIVABIBLIOTECA VIVA(leitura e escrita para crianças pobres, comida, cuidados) (leitura e escrita para crianças pobres, comida, cuidados) ● ● MÃES SEROPOSITIVASMÃES SEROPOSITIVAS ( AGR, APOIO MÉDICO, OUTROS)( AGR, APOIO MÉDICO, OUTROS)
Gestor de Projectos
Todos os projectos têm obrigatoriamente que possuir um gestor (OU EQUIPA DE GESTÃO), tendo como objectivo:
Desenvolver O PROJECTO: dentro do prazo estabelecido com custos baixos uma boa qualidade DOS RESULTADOSManter o progresso e a interacção mútua dos diversos
participantes E PARCEIROS do projecto, de modo a reduzir o risco de fracasso.
Gestor de Projectos
Um gestor de projecto tem que possuir determinadas características:
● ● Ser CAPAZ DE LIDERARSer CAPAZ DE LIDERAR
● ● TER Capacidade de negociação e de comunicaçãoTER Capacidade de negociação e de comunicação
● ● TER Capacidade de resolução de problemas e TER Capacidade de resolução de problemas e conflitosconflitos
● ● SER Reconhecido e ter influência na organizaçãoSER Reconhecido e ter influência na organização
Ciclo de Vida de um Projecto Os gestores do projecto normalmente dividem
o projecto em várias fases, pois vai facilitar a sua gestão e é a esse conjunto de fases que se designa como ciclo de vida do projectociclo de vida do projecto.
Podemos então dizer que o ciclo de vida deciclo de vida de um projectoum projecto define: as fases que ligam o início do projecto com o
seu fim qual o trabalho que deve ser realizado em
cada fase e quem deve estar envolvido.
O que é a gestão de projecto ?• É o conjunto de actividades de planeamento, coordenação da execução e
controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do projecto e o cumprimento dos objectivos de projecto (“qualidade”, “prazos”, “custos”)
As actividades de gestão de projecto podem ainda implicar, em qualquer fase, a tomada de decisões sobre a revisão ou a alteração dos objectivos
Objectivos Planeamento Coordenação
Controlo
Gestão do Custo
• Descreve os processos destinados a garantir que o projecto é concluído dentro do orçamento aprovado.
Estimar o CustoEstimar o Custo
Controlar o CustoControlar o CustoOrçamentar o Orçamentar o CustoCusto
Gestão dos Recursos Humanos
• Descreve os processos destinados a fazer um uso mais eficaz das pessoas envolvidas com o projecto.
Planear os Recursos Humanos
Desenvolver a Equipa de Projecto
Recrutar a Equipa de Projecto
Gerir a Equipa de Projecto
Gestão das Comunicações
• Descreve os processos necessários para garantir a adequada e oportuna geração, recolha, disseminação, armazenamento e disponibilização da informação relativa ao projecto.
Planear as Planear as ComunicaçõesComunicações
Gerir os Gerir os StakeholdersStakeholders
Relatar o Relatar o Desempenho do Desempenho do
ProjectoProjecto
Distribuir a Distribuir a InformaçãoInformação
A comunicação no projecto
• Procurar motivar e envolver os parceiros
• Procurar e garantir os financiamento
• Valorizar a imagem do projecto
• Gerir as expectativas dos beneficiários
• Valorizar os parceiros e financiadores