Gestão Documental

Santa Casa da Misericórdia daPóvoa de Lanhoso

Documentos

• Os documentos originaram-se com a escrita. Actualmente, quando alguém pensa em arquivo tem a ideia de uma grande quantidade de papéis acumulados que não possuem utilidade e são difíceis de localizá-los. Na realidade, o arquivo é fonte de informação que possui valor inestimável. Os documentos comprovam fatos e guardam o testemunho da vida, pública e privada, do homem.

• Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza

• ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de

• pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Ou, ainda, arquivo é o

• conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização,

• entidade ou pessoa no exercício de suas competências e atribuições

• (BELLOTTO, 2006, p. 5).

Conceitos

• Gestão Documental

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, seguimento, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária

Conceitos

• Documento é • Documentos produzidos e recebidos

no decorrer das actividades de um órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registam as suas políticas, funções, procedimentos e decisões.

Etapas da Gestão Documental• Etapas da Gestão Documental• Utilização• Avaliação e• destinação• Microfilmagem Digitalização• preservação substituição acesso• Produção• Reformatação de• suporte

• A dependência do documento dos demais criados em prol da mesma

• missão que o gerou baseia-se no princípio de integridade ou indivisibilidade.

As qualidades do arquivo e seus documentos

• cinco qualidades do arquivo ou dos seusdocumentos. São elas: unicidade,

cumulatividade, organicidade,imparcialidade e autenticidade.

Teoria das três Idades• Um dos princípios que norteiam a arquivologia é a chamada teoria das três

idades que divide o ciclo de vida de um documento em três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente.

1ª Idade: Arquivo Corrente

documentos vigentes, frequentemente consultados.

2ª Idade: ArquivoIntermediário e/ou Central

final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ouprecaução; raramente consultados; aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

3ª Idade: ArquivoPermanente

documentos que perderam a vigência administrativa, porém sãoprovidos de valor secundário ou histórico-cultural.

Ciclo de vida dos documentosFonte: Bernardes (1998, p.12)

Arquivo corrente

• é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objectivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento das actividades-fim e actividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração. É nessa idade que se dá a avaliação.

Arquivo intermediário

• É o conjunto de documentos originários de uma unidade de arquivo corrente, com pouca frequência de uso, que aguardam destino final em depósitos de armazenamento temporário.

• São consultados apenas pelo órgão produtor ou com autorização deste.

Arquivo permanente

• É o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor administrativo, fiscal, histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural.

• É no Arquivo Permanente que um documento passa a conviver com outros da mesma natureza, sendo designado então por fundo de arquivo. Aqui, o usuário é, principalmente, o pesquisador.

• A Importância dos Workflows numa Organização • Os Workflows, ou também conhecidos por fluxos de trabalho, são uma ideia comum nas organizações. Trata-se de um simples

processo, onde alguém inicia uma tarefa, componentes dessa tarefa são enviados para o respectivo pessoal responsável, e, quando os componentes da tarefa estão concluídos, quem iniciou a tarefa recebe uma notificação. A ideia é estabelecer um ciclo de comunicação automática de documentos, e assim, retirar a carga administrativa, necessária para a correcta execução das mais variadas tarefas.

•As tarefas, bem como os workflows que estão envolvidos, são definidos por um grupo de regras de negócio ou pelo caminho que normalmente os intervenientes seguem para realizarem as tarefas. Estas regras são programadas no software para que, por exemplo, um documento oficial não possa ser entregue ao gestor sem que este tenha sido analisado pelo departamento legal.Os workflows já são utilizados no sector privado há já algum tempo. No entanto, na educação é ainda uma ideia em emergência. A adopção e utilização de workflows permite a qualquer instituição, quer pública ou privada, poupar em tempo e gastos em papel, uma vez que o processo é todo ele digital, seguro e mais eficaz.Imaginemos um possível workflow numa escola: um professor apanha um aluno com uma conduta errada e teve que o colocar fora da sala por questões disciplinares. Nesta situação, o professor precisa de preencher um formulário em papel, e entregá-lo ao Director de Turma. Este, por sua vez, irá analisar a situação, podendo ou não, enviar a situação para o Conselho Executivo da escola, ou aplicar a sanção ao aluno. A sanção aplicada ao aluno seria, assim, adicionada ao formulário que havia sido inicialmente preenchido pelo Director de Turma e entregue, numa fase seguinte, à secretaria. De seguida, esta irá preencher um documento formal e adicionar os registos de disciplina à informação do aluno existente no sistema. Finalmente, a mesma secretaria iria alterar os registos do alunos que foram suspensos como resultado de acções disciplinares.Em suma, o workflow, permite aos professores introduzir uma referência a uma conduta on-line. Desta forma, o director de turma recebe uma notificação automática no seu e-mail e, acedendo à página Internet da escola pode atribuir a sanção disciplinar ou encaminhar a resolução para o Conselho Executivo. Ao atribuir a sanção é gerada uma acção automática, criando um registo de conduta e, podendo inclusive, actualizar os registos do aluno no sistema existente na escola.Acredito que a introdução de sistemas deste género nas escolas e em qualquer instituição permitirá incrementar em muito o seu funcionamento, bem como optimizar os seus processos.