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Gestión de eventos para egresados PRO-01-5-02-02
FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados
Dirección de Planeación y Evaluación | 1
Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ...................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2
4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3
5.1. Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados ................................................. 3
5.2. Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados ................................... 3
6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 6
8. INDICADORES .............................................................................................................................. 7
9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 7
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8
11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 8
Gestión de eventos para egresados PRO-01-5-02-02
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1. OBJETIVO
Organizar y gestionar la logística necesaria en los diferentes tipos de eventos realizados, con el fin
de cumplir los objetivos de Uniandino siempre del Programa de Egresados en la Vicerrectoría de
Desarrollo y Egresados.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la identificación de necesidades según el tipo de evento, la distribución de
tareas, y finaliza con la generación de reportes sobre la gestión durante el evento.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma de órdenes de pedido, de solicitudes de pedido, contratación y pago de facturas.
3.2. Lineamientos
Todo debe estar instalado y habilitado para iniciar prestación del servicio al menos 30
minutos antes de la llegada de los asistentes del evento.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Jefe del Programa de Egresados – Uniandino siempre
4.2. Responsabilidades
Jefe del Programa de Egresados
Identificar requerimientos del evento.
Asignar tareas dentro de su equipo.
Aprobar movimientos e imputaciones presupuestales referentes a las diferentes
solicitudes.
Auxiliar Atención de Egresados
Gestionar toda la logística requerida para la realización del evento.
Después del evento, generar reporte sobre el número de asistentes, número de
egresados carnetizados, número de egresados atendidos. Este reporte debe ser
entregado al Jefe del Programa de Egresados.
Construir Informe de gestión visual en Power Point que incluya fotos y datos claves del
evento.
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Unidad Solicitante
Facilitar información requerida para la atención a egresados, lo cual incluye registro de
invitados, asistentes y logística del evento para realizar la programación pertinente. Esto
se define de acuerdo con el tipo de evento y al tiempo disponible antes del mismo.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados
5.2. Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados
ENTRADA Información del calendario de eventos y grados de especializaciones, e invitaciones a apoyar en eventos de otras unidades, y eventos propios del programa.
PROVEEDOR Dirección de Admisiones y Registro, Unidades Académicas o Administrativas de la Universidad o Asociación de Egresados o Egresados
SALIDA Evento concluido y reporte sobre la gestión del evento
CLIENTE Jefatura Programa de Egresados - Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Identificar requerimientos
De acuerdo al tipo de eventos, se hace inventario de los recursos necesarios.
Jefe Programa de Egresados
2 Distribuir tareas específicas
Se distribuyen las tareas específicas, de acuerdo con los requerimientos de cada evento.
Jefe Programa de Egresados, Auxiliar Atención a Egresados y Gestor Egresados
3 Solicitar cotizaciones y contratar
Se cotizan y contratan todos los recursos requeridos para los eventos (servicios, traslados, catering, mobiliario, obsequios, entre otros). Incluye la elaboración de solicitudes de pedido, cuando a ello haya lugar.
Asistente Administrativo
4 Solicitar Labores ocasionales
Dos semanas antes del evento se realiza la solicitud, especificando la gestión a realizar, el número de personas que se requiere, la fecha y los horarios.
Asistente Administrativo según solicitud de Auxiliar Atención a Egresados
5 Solicitar estación de carnetización
Se solicita a Seguridad y Servicios Básicos la estación de
Auxiliar Atención a Egresados
PRO-01-5-02-02
GESTIÓN DE EVENTOS PARA EGRESADOS NIVEL 3A
DM
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OS
CO
OR
DIN
AC
IÓN
AD
M.
Y
FIN
AN
CIE
RA
Cierre del eventoPreparación logística del evento Ejecución del evento
2- Distribuir tareas
específicas
¿Se requiere reservar espacio?
Reserva de áreas comunes
Si
No
Solicitud de servicios de
audiovisuales
12- Reservar equipos y
mobiliarios
Contratación de servicios
alimenticios
Apoyo a Eventos Institucionales -
Seguridad
13- Solicitar manteles,
pistolas lectoras y chaquetas
5- Solicitar estación de
carnetización
14- Reservar IP y ejecutar pruebas
6- Solicitar computadores y acompañamiento
técnico
7- Cargar de software a
computadores
4- Solicitar Labores
ocasionales
8- Solicitar base de datos
3- Solicitar cotizaciones y
contratar
11- Enviar invitaciones
¿Hay cambios en el evento?
20- Revisar requerimientos
antes del evento
Si
Si
21- Supervisar y apoyar el
montaje del evento
22- Verificar operación
10- Hacer capacitaciones y ejecutar pruebas
Día del evento
25- Desmontar y devolver recursos
24- Recoger información y
consolidar
27- Elaborar y enviar reportes
26- Recibir y verificar pago de
facturas
Después del evento
1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos2- Reporte para Sistemas de Información
9- Preparar base de datos
15- Solicitar a unidades envío
de mensaje sobre
carnetización
16- Revisar fotos para carné
17- Archivar fotos
18- Solicitar traslado de stand
1- Identificar requerimientos
Salesforce
23- Prestar servicio
Carnetización en eventos
19- Solicitar requerimientos específicos del
evento
Access
Recibir fotos
1
1
Recibir base de datos
Diagrama de Flujo - Gestión de eventos para egresados.vsd
Plantilla 1
m.pena366Archivo adjuntoDiagrama de Flujo - Gestión de eventos para egresados.pdf
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carnetización con los insumos necesarios.
6
Solicitar computadores y acompañamiento técnico
Se solicitan al DSIT los computadores que se usarán el día del evento para el proceso de carnetización.
Auxiliar Atención a Egresad1os
7 Cargar software a computadores
Se debe cargar a todos los equipos solicitados, el software necesario para el evento.
Auxiliar Atención a Egresados
8 Solicitar base de datos
Se le solicita al área pertinente la relación de egresados a atender. Esta base de datos debe ser depurada, es decir, se filtra con base total de egresados, empleados y estudiantes, identificando con/sin carné.
Auxiliar Atención a Egresados o Gestor bases de Datos
9 Preparar base de datos
La Base datos “limpia” se sube a Access y se formula para que en el día del evento, con ayuda de la “pistola” lectora de código de barras, se registre la información del egresado.
Auxiliar Atención a Egresados
Access
10 Hacer capacitaciones y ejecutar pruebas
Se capacita al personal de Labores Ocasionales y se ejecutan pruebas de los procesos a realizar en el evento.
Auxiliar Atención a Egresados
11 Enviar de invitaciones
En caso de que el evento sea organizado por la Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados, se define el medio y la fecha de envío de las invitaciones al evento a CTP, Scouting, Educación continuada, Asociación de Egresados, Unidad Académica o Administrativa.
Jefe Programa de Egresados
12 Reservar equipos y mobiliarios
Se reservan los recursos necesarios por Simantos (mesas, tomas eléctricas, reservas espacios, entre otros).
Auxiliar Atención a Egresados
13 Solicitar manteles, pistolas lectoras y chaquetas
Se solicita al Asistente Administrativo de Relaciones Públicas manteles, pistolas lectoras y chaquetas.
Auxiliar Atención a Egresados
14 Reservar IP y ejecutar pruebas
Dos semanas antes del evento se solicita a DSIT reservar las IPs de los computadores que para poder instalar la estación de carnetización, cámaras y programas. Esta instalación se realiza para realizar pruebas en el lugar del evento dentro de los cuatro días anteriores al evento.
Auxiliar Atención a Egresados
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Solicitar a unidades envío de mensaje sobre carnetización (para ceremonias de grado)
En caso de que el evento en el que se vaya a participar, sea de Grados de Especialización, se solicita a las Unidades Académicas correspondientes enviar un comunicado a los graduandos solicitando una foto para la anticipar la elaboración de los carnés de egresado.
Auxiliar Atención a Egresados
16 Revisar fotos para carné
Verificar que cada foto recibida cumple con el formato necesario para imprimir el carné. Solicitar cambio enviando mensaje, si es el caso.
Auxiliar Atención a Egresados
17 Archivar fotos Toda foto utilizada en carné es subida a Salesforce en el perfil de cada egresado.
Auxiliar Atención a Egresados
Salesforce
18 Solicitar traslado de stand
Se solicita al contratista elegido el traslado de stand al lugar en el que se va a realizar el evento.
Auxiliar Atención a Egresados
19
Solicitar requerimientos específicos del evento
Se solicitan requerimientos que no son comunes para todos los eventos.
Auxiliar Atención a Egresados
20 Revisar requerimientos antes del evento
En caso que se requiera hacer cambios al evento, se deben socializar, para determinar los impactos en la logística del evento.
Auxiliar Atención a Egresados
21 Validar y apoyar el montaje del evento
El día del evento se revisa que todo esté de acuerdo a lo que se pidió, que debe quedar listo para servicio al menos media hora antes del inicio.
Auxiliar Atención a Egresados
22 Verificar operación
Se realiza la prueba de los servicios (impresión de carné, registro de asistentes, consulta de archivos, conexiones, entre otros).
Auxiliar Atención a Egresados
23 Prestar servicio Durante el evento se prestan todos los servicios programados
Equipo Uniandino siempre asignado
24 Recoger información y consolidar
Se recolecta toda la información registrada en todos los equipos y se consolida en un mismo archivo.
Auxiliar Atención a Egresados
25 Desmontar y devolver recursos
Se coordina el desmonte de los equipos y mobiliario cuando así se requiera. Se programa la devolución en buen estado de todo el material que fue solicitado para el evento. Se debe
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desinstalar el software utilizado de los computadores asignados.
26 Recibir y verificar pago de facturas
Se reciben y verifican facturas de los servicios solicitados, solicitando ajustes necesarios para evitar posteriores devoluciones. Se gestionan los pagos según condiciones acordadas.
Asistente Administrativo
27 Elaborar y enviar reportes
Se generan dos reportes al final de cada evento. 1. Reporte con códigos
registrados para la activación del carné. Se realiza con base en el archivo consolidado después del evento. Se entrega a Servicios de Información (Seguridad).
2. Reporte de registro de entrega de carné en Banner. Se entrega a Sistemas de Información
Auxiliar Atención a Egresados
1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos 2- Reporte para Sistemas de Información
6. DEFINICIONES
Access: Software que permite gestionar una base de datos.
Programa de Egresados – Uniandino siempre: Área que gestiona la relación con egresados
de toda la Universidad.
Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta
aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los
egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones.
Oficina de Atención a Egresados: Lugar físico de prestación de servicios a egresados, ubicada
en el E CAI, piso 2.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO – 30-2-01-03 Apoyo a Eventos Institucionales - Seguridad
Norma de órdenes de pedido, solicitudes de
pedido y contratación y pago de facturas: https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentos
PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud en evento
https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-Reglamentoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Gestion-de-compras-y-activos/Politicas-y-ReglamentosCarnetización de egresados PRO-01-5-02-01
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1. Lineamientos ...................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 3
4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 3
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3
4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud personal ............................. 3
4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud personal ................ 3
4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud por página web.................. 5
4.6. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud por página web ... 5
4.7. Diagrama de flujo – Carnetización de egresados – Solicitud en eventos ......................... 7
4.8. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud en eventos ............ 7
6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 9
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 10
8. INDICADORES ............................................................................................................................ 10
9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 11
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................ 12
Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01
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1. OBJETIVO
Prestar el servicio de carnetización a los egresados para que puedan acceder fácilmente al
campus a través de los molinetes, como todos los miembros de la comunidad uniandina.
2. ALCANCE
El proceso inicia con identificación de asistentes de la siguiente cohorte, con solicitud por parte
de los egresados, ya sea personal, por la página web o durante eventos; y concluye en el
momento en el que el egresado recibe el carné en físico.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Lineamientos
Tiempos en Carnetización personal en ventanilla:
- Tiempo de atención personal promedio: 7 minutos por persona
Tiempos estimados para Carnetización por solicitud en página web:
- Tiempo para descargar Archivo de Solicitudes web: 5 días hábiles desde el día
de envío por parte del egresado
- Tiempo de impresión de carnés: 2 días hábiles a partir del envío de archivo a
validar por parte de Seguridad
- Tiempo de envío de paquetes a egresados: 3 días hábiles a partir del día de
recibo de los plásticos impresos por parte de Seguridad
- Tiempo total de proceso: 10 días hábiles
Tiempos en Carnetización en eventos:
- Tiempo de atención por persona: 4 minutos
Manual de estándares y calidad de datos en Banner y Manual de procedimientos
y políticas: Son la guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son
internos de Egresados y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoría para
consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera.
Estación de Carnetización: La máquina portátil de impresión de carnés, así como
los insumos tienen prioridad de uso para la Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados.
Por acuerdo mutuo, se encuentran bajo la administración de la Jefatura de
Seguridad y Servicios Básicos.
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4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Jefe del Programa de Egresados Uniandino siempre.
4.2. Responsabilidades
Gestor Base de Datos:
Validar el proceso y llevar estadísticas del servicio.
Auxiliar de Egresados:
Para la carnetización por solicitud personal: Se registra directamente en Salesforce
generando un caso por egresado, adjuntando en cada uno los soportes
correspondientes de autorización de uso de datos y la fotografía.
Para la carnetización en eventos: Se presta el servicio individual de carnetización y se
realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorización de uso de datos y
fotografías. En este caso es necesario archivar cada fotografía con el enlace del perfil
de cada egresado atendido, ya que no se crea un caso por egresado.
Para las solicitudes web: Consolidar la solicitud de carné y la carpeta de fotografías, y
enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validación, impresión y
activación. Programar el envío de estos carnés y confirmar recibido
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud personal
4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados – Solicitud personal
ENTRADA Solicitud de carné personal en oficina de atención a egresados
PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado
SALIDA Carné de egresado en físico
CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado
PRO-01-5-02-01
CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S
EG
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RES
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OS
PE
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EG
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3- Verificar tipo de solicitud
6- Generar caso en Salesforce
9- Registrar datos de carné y
tomar foto
7- Diligenciar formatos de
solicitud
8 - Registrar formato de
autorización de uso de datos
10- Archivar foto
11- Verificar acceso a servicios virtuales
¿Cuenta de correo
uniandes activa?
12- Reactivar cuenta
@uniandes
13- Imprimir y activar carné
14- Recibir carné
No
1- Solicitar el carné
personalmente
Primera vez o cambio
4- Registrar en Banner
Tipo de solicitud
Por reposición
Si
1- Formato de solicitud y entrega del carné2- Formato de autorización de datos
Carné
2- Verificar si tiene o no carné
¿Tiene carné? Si
5- Actualizar datos
No
Banner
Banner
CRM
CRM
Datacard
CRM
Banner
Portal de Egresados
Banner
Banner
Carné
DF - Carnetización de Egresados.vsd
Solicitud Personal
m.pena366
Archivo adjunto
PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud personal.pdf
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Solicitar el carné personalmente
El egresado solicita carné personalmente en la oficina de atención a egresados.
Egresado
2 Verificar si tiene o
no carné
Verificar si el egresado tiene carné expedido anteriormente con base en el número de cédula, el código Uniandes o los nombres completos.
Auxiliar de Egresados
Banner
3 Verificar tipo de
solicitud
En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carné, se indaga qué tipo de solicitud es:
1. Cambio 2. Reposición
Auxiliar de Egresados
Banner
4 Registrar en
Banner
Se registra en Banner la solicitud si es por reposición, para llevar un control del número de plásticos entregados por egresado.
Auxiliar de Egresados
Banner
5 Actualizar datos
Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado. Ingresar todos los datos según lo establecido en manual de estándares banner.
Auxiliar de Egresados
Banner
6 Generar caso en
Salesforce
Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (‘en trámite’: cuando el carné se está generando pero aún no ha sido entregado, o ‘resuelto’: cuando el carné ya ha sido entregado al egresado). En este caso, al final del día, el estado de las solicitudes personales es ‘resuelto’.
Auxiliar de Egresados
Salesforce CRM
7 Diligenciar
formatos de solicitud
Se deben diligenciar dos formatos: 1. Solicitud y entrega de carne 2. Autorización de uso de
datos personales
Egresado
1- Formato de
solicitud
2- Formato de autorización de datos
8 Registrar formato de autorización de
uso de datos
Escanear formato de autorización de datos, cargarlo a salesfoce y archivar el documento físico.
Auxiliar de Egresados
Salesforce CRM
9 Registrar datos de carné y tomar foto
Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno), año de grado. Y se toma y edita la foto para el software de la estación de carnetizazión.
Auxiliar de Egresados
Datacard
10 Archivar foto La foto se archiva con un número de serial en Salesforce, como un
Auxiliar de Egresados
Salesforce CRM
Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01
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documento adjunto en el caso de visita del egresado.
11 Verificar acceso a servicios virtuales
Se verifican servicios: 1. El estado de la cuenta de
correo electrónico del egresado: activa o inactiva.
2. Los demás servicios de interés del egresado.
Auxiliar de Egresados
Banner y Portal de
Egresados
12 Reactivar cuenta
@uniandes
Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados. Al finalizar, se verifica la correcta activación con el acceso a servicios virtuales.
Auxiliar de Egresados
Banner y Portal de
Egresados
13 Imprimir y activar
carné
Se imprime del carné. Una vez impreso, el carné queda automáticamente activado.
Auxiliar Administrativo en departamento de
Seguridad
Datacard Carné
14 Recibir carné El egresado recibe en sus manos su carné físico. Egresado Carné
4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados– Solicitud por página web
4.6. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud por página web
ENTRADA Solicitud de carné de egresado a través de la página web
PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado
SALIDA Carné de egresado en físico
CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Solicitar carné vía
web
El egresado envía la solicitud del carné a través de la página web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente información:
Nombre completo
Cédula
Grado
Fotografía
Egresado Página web de
Egresados
PRO-01-5-02-01
CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S
EG
UR
IDA
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SE
RV
ICIO
S
BÁ
SIC
OS
JEFA
TURA
DE
EGR
ESA
DO
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EG
RE
SA
DA
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Gestión de envío de carnésVerificación solicitudes Generación del carné
8- Imprimir carnés activados
1- Solicitar carné vía web
Archivo de solicitudes
5- Estandarizar archivo de solicitudes
6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo
9- Recoger y confirmar número de
carnés impresos
¿Carnés completos?
10- Crear archivo de envío
Archivo de envío
11- Preparar el envío
12- Entregar sobres a
proveedor de envío
Si
No
18- Archivar carnés devueltos
16- Contactar a egresado y
verificar
14- Recibir carné
¿Egresado dio
respuesta?
No
13- Verificar estado de envíos
¿Hubo devoluciones
?
No
Si
Si
Carpeta de solicitudes en Excel y fotos
Carné
2- Descargar archivo de
solicitudes y fotos
3- Verificar si la información está completa en la
solicitud
¿Información completa y
fotos adecuadas?
Si
4- Contactar a Egresado
No
16- Recibir carnés devueltos
17- Remitir carnés devueltos
a Seguridad y Servicios Básicos
Si
Página web Egresados
Carné
19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad
20- Entregar carné
Carné
Admin - página web Egresados
Egresado solicita su carné personalmente
Cada 5 días
Recepción de información pendiente
1
5 días hábiles
1
DF - Carnetización de Egresados.vsd
Solicitud por pg. web
m.pena366
Archivo adjunto
PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados - Solicitud por web.pdf
Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01
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Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados
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2 Descargar archivo
de solicitudes y fotos
Cada 5 días hábiles se descargan del sistema en Excel, todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador.
Auxiliar de Egresados
Admin. – En la página web de
Egresados
Archivo de solicitudes
3
Verificar si la información está
completa en la solicitud
Con base en el archivo de solicitudes, se debe verificar que los campos de solicitud estén completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas, fondo blanco, foto de sólo la cara).
Auxiliar de Egresados
Archivo de solicitudes
4 Contactar a
egresado
En caso de que haya información pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido, se contacta al egresado por correo o por teléfono para que la envíe por correo directamente al Auxiliar de Egresados.
Auxiliar de Egresados
5 Estandarizar
archivo de solicitudes
El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).
Auxiliar de Egresados
Archivo en Excel
estandarizado
6 Archivar fotos
Cada foto se archiva con un número de serial más el número de cédula en una carpeta para envío a Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).
Auxiliar de Egresados
7 Consolidar y enviar
archivo
Se genera una carpeta completa que incluya toda la información de las solicitudes más el archivo de las fotos. El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargó el archivo de solicitudes y se envía a un Auxiliar Administrativo del área de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).
Auxiliar de Egresados
Carpeta de
solicitudes Excel y fotos
8 Imprimir carnés
activados
Hay dos opciones: - Se ordena la impresión del
carné desde la oficina de atención a egresados
- En un plazo máximo de 5 días, se imprimen los carnés activados.
Auxiliar Administrativo de
Seguridad y Servicios Básicos
(Seguridad electrónica)
Datacard Carnés
9 Recoger y
confirmar número de carnés impresos
Recoger los carnés impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica), y verificar que el
Auxiliar de Egresados
Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados
Dirección de Planeación y Evaluación | 7
número de solicitudes entregadas coincida con el número de carnés impresos recibidos.
10 Crear archivo de
envío
Se crea una base de datos con toda la información referente a los carnés que serán enviados por correo físico.
Auxiliar de Egresados
Archivo de envío
11 Preparar el envío Se prepara cada sobre de envío con un folleto de egresados, el carné, y/o portacarné.
Auxiliar de Egresados
12 Entregar sobres a
proveedor de envío
Entregar al proveedor encargado de ejecutar el envío.
Auxiliar de Egresados
13 Verificar estado de
envíos
Se debe verificar 5 días hábiles después si los envíos sí ocurrieron y si hubo alguna devolución.
Auxiliar de Egresados
14 Recibir el carné Se recibe el sobre en la dirección de envío.
Egresado Carné
15 Recibir carnés
devueltos
En caso de que haya carnés devueltos, el proveedor de envíos se lo entrega al Auxiliar de Egresados.
Auxiliar de Egresados
16 Contactar a egresado y
verificar
Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolución, para determinar qué sucedió y cómo proceder.
Auxiliar de Egresados
17
Remitir carnés devueltos a Seguridad y
Servicios Básicos
Se envían los carnés devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Básicos (Seguridad electrónica).
Auxiliar de Egresados
18 Archivar carnés
devueltos
Se deben archivar todos los carnés devueltos y hasta que el egresado solicite su carné personalmente.
Auxiliar Administrativo
19
Remitir al egresado a la
oficina de Seguridad
Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carné.
Auxiliar de Egresados
20 Entregar carné Se le entrega el carné impreso al egresado.
Auxiliar Administrativo
Carné
4.7. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados– Solicitud en eventos
4.8. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud en eventos
PRO-01-5-02-01
CARNETIZACIÓN DE EGRESADOS– SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE
FATU
RA D
E EG
RES
AD
OS
PE
RS
ON
AS
EG
RE
SA
DA
SE
GR
ES
AD
OS
Gestión post eventoPreparación previa al evento Carnetización durante el evento
6- Verificar tipo de solicitud
9- Registrar datos y tomar
foto
8- Diligenciar formatos de solicitud de
servicios
10- Archivar foto
11- Generar el carné
13- Recibir carné5- Solicitar carné
en evento
¿Carné por reposicón?
No
7- Registrar en BannerSi
Formatos
4- Notificar necesidad de estación de
carnetización
12- Entregar carné
15- Generar y enviar reporte
reportes
1- Reporte para Seguridad y Servicios Básicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Información
Carné
1- Solicitar lista de asistentes al
evento
2- Validar datos de asistentes y actualizar lista
Lista de uniandinos inscritos consolidada
3- Cargar listas en computadores
del evento
14- Consolidar archivos de fotos y códigos badge
Lista de asistentes
Banner
Carné
Recepción lista de invitados
Día del evento
Después del evento
DF - Carnetización de Egresados.vsd
Solicitud en eventos
m.pena366
Archivo adjunto
PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresapos - Solicitud en eventos.pdf
Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01
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Dirección de Planeación y Evaluación | 8
ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetización a egresados
PROVEEDOR Dirección de Admisiones y Registro, Unidad Académica o Administrativa de la Universidad o Asociación de Egresados o Egresados, o externo
SALIDA Carné de egresado en físico y Reportes
CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado, especialización, maestría y/o doctorado
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Solicitar lista de
asistentes al evento
Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento.
Auxiliar de Egresados
Lista de
asistentes
2 Validar datos de
asistentes y actualizar lista
Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad, estudiantes o egresados de otro programa. Allí se identifica egresados a atender.
Auxiliar de Egresados
Lista de uniandinos
inscritos consolidada
3 Cargar listas en
computadores del evento
A todos los computadores que serán usados para el proceso de carnetización en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada.
Auxiliar de Egresados
4
Notificar necesidad de estación de
carnetización
Se notifica a Seguridad que se requiere la estación de carnetización con los insumos necesarios (plásticos con serial y cinta de impresión).
Auxiliar de Egresados
5 Solicitar carné en
evento
Los egresados hacen efectiva la solicitud del carné en el punto de carnetización del evento.
Egresado
6 Verificar tipo de
solicitud
Se verifica el estado del egresado en Banner: Primera vez, cambio o reposición.
Auxiliar de Egresados
Banner
7 Registrar en
Banner
Las solicitudes por reposición son registradas en Banner para llevar un control.
Auxiliar de Egresados
Banner
8
Diligenciar formatos de solicitud de
servicios
Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorización de uso de datos personales
Egresado Formatos
9 Registrar datos y
tomar foto
Se registran los datos del carné: nombre, cedula, grado (solo uno, el egresado elige), año de grado y se toma y edita la foto.
Auxiliar de Egresados/ Auxiliar
de Labores Ocasionales
Datacard
10 Archivar foto La foto se archiva con el número de cédula del egresado en la carpeta creada para el evento.
Auxiliar de Egresados/ Auxiliar
de Labores Ocasionales
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11 Generar el carné
Se imprime el carné y se registra el código badge del carné en archivo en la carpeta creada para el evento.
Auxiliar de Egresados
Carné
12 Entregar carné Se entrega el carné en físico al egresado.
Auxiliar de Egresados
13 Recibir carné El egresado recibe su carné en físico en su mano.
Egresado Carné
14 Consolidar
archivos de fotos y códigos badge
Se consolidan todas las fotos y todos los códigos badge generados en el evento, en un solo archivo. Si se usan varios equipos, se consolida la información de la carpeta creada para el evento.
Auxiliar de Egresados
15 Generar y enviar
reportes
Se generan dos reportes al final de cada evento: 1. Reporte con códigos badge
registrados para la activación de cada carné. Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos.
2. Reporte de registro de entrega de carné en Banner. Se le entrega a gestor de sistemas de información: códigos, cédulas, número de categoría para cargar archivo en Banner, fecha y nombre del evento).
Auxiliar de Egresados
1 – Reporte para Seguridad y
Servicios Básicos 2- Reporte para
Sistemas de Información
6. DEFINICIONES
Datacard: Software de carnetización que permite la gestión de bases de datos, el diseño y la
impresión en tarjetas plásticas y debe estar instalado en los computadores que interactúan
con la impresión.
Formato de autorización de uso de datos: Formato a través del cual cada egresado autorizan
a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de
la Universidad. Hay uno por egresado.
Formato de solicitud y entrega del carné: Formato utilizado para la entrega física del carné.
Es una autorización para que Seguridad y Servicios Básicos haga efectiva la entrega del carné
y quede soporte de recibido por parte del egresado, cuando no lo imprime la unidad de
Egresados.
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Formato de servicios para egresados: Formato en el que el egresado registra servicios
solicitados y que unifica la información por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carné,
como la autorización de uso de datos personales.
Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta
aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los
egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. INDICADORES
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
NÚMERO DE CARNÉS DE EGRESADOS ACTIVOS
Código del indicador IND-01-5-02-011
Responsable del
indicador Gestor de Bases de Datos
Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso
Método de Medición
Extraer de las fuentes de datos, información referente a egresados con
carné activos, y egresados totales de la Universidad
Consolidar la información sobre la cantidad de egresados carnetizados
y total de egresados de la Universidad
Calcular indicador
Unidad de Medida %
Fórmula número de egresados carnetizados/número total de egresados
Variables Número de egresados carnetizados: número total de egresados con
carné activo
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
No aplica.
Formato de autorización de datos
Formato de solicitud
Formato de acta de entrega del carné
Manual de estándares y calidad de datos en Banner
Manual de procedimientos y políticas
Auto
Autorización – consentimiento expreso
La Universidad de los Andes como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected]
Para conocer en más detalle visite: http://www.uniandes.edu.co/datospersonales
* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?
Sí. Autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
No autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________
CC:_____________________________________________DE:_____________________________________
FIRMA:______________________________________________________________________________________
FECHA:MM_______DD_______AA________
Autorización – consentimiento expreso
La Universidad de los Andes como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected]
Para conocer en más detalle visite: http://www.uniandes.edu.co/datospersonales
* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?
Sí. Autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
No autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________
CC:_____________________________________________DE:_____________________________________
FIRMA:______________________________________________________________________________________
FECHA:MM_______DD_______AA________
m.pena366
Archivo adjunto
Formato de autorización de datos.xlsx
Ingreso
Fecha Diligenciamiento
DDMMAAAA
SERVICIOS PARA EGRESADOS
Por favor, lea y firme al respaldo, luego diligencie esta solicitud.
Datos de Identificación
Tipo de identificacion: No. De Documento:
Nombres: Apellidos:
Título otorgado: Año de Grado:
Correo electrónico: Celular: Teléfono:
Motivo de la visita
Concierto / Teatro / CulturalConferencia/ Foro/ SeminarioEncuentro con profesor / amigoBibliotecaCentro DeportivoTour por el Campus
Otro, ¿Cuál?
Servicios de interés
Carné de EgresadoBiblioteca y bases de datosEmpleo (Buscar u ofrecer)
Usuario y Contraseña @uniandesCentro DeportivoOtro
Información académicaDirectorio en línea egresadosCuál ___________________________
Será contactado máximo 15 días hábiles después de la fecha de diligenciamiento de este formato.
Fecha Diligenciamiento
DDMMAAAA
SERVICIOS PARA EGRESADOS
Por favor, lea y firme al respaldo, luego diligencie esta solicitud.
Datos de Identificación
Tipo de identificacion: No. De Documento:
Nombres: Apellidos:
Título otorgado: Año de Grado:
Correo electrónico: Celular: Teléfono:
Motivo de la visita
Concierto / Teatro / CulturalConferencia/ Foro/ SeminarioEncuentro con profesor / amigoBibliotecaCentro DeportivoTour por el Campus
Otro, ¿Cuál?
Servicios de interés
Carné de EgresadoBiblioteca y bases de datosEmpleo (Buscar u ofrecer)
Usuario y Contraseña @uniandesCentro DeportivoOtro
Información académicaDirectorio en línea egresadosCuál ___________________________
Será contactado máximo 15 días hábiles después de la fecha de diligenciamiento de este formato.
Auto
Autorización – consentimiento expreso
La Universidad de los Andes como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected]
Para conocer en más detalle visite: http://www.uniandes.edu.co/datospersonales
* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?
Sí. Autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
No autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________
CC:_____________________________________________DE:_____________________________________
FIRMA:______________________________________________________________________________________
FECHA:DD_______MM_______AA________
Autorización – consentimiento expreso
La Universidad de los Andes como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: [email protected]
Para conocer en más detalle visite: http://www.uniandes.edu.co/datospersonales
* ¿Nos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sean registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes?
Sí. Autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
No autorizo que mis datos personales aquí diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de "Autorización – consentimiento expreso".
NOMBRE COMPLETO:__________________________________________________________________________________________________
CC:_____________________________________________DE:_____________________________________
FIRMA:______________________________________________________________________________________
FECHA:DD_______MM_______AA________
m.pena366
Archivo adjunto
Formato de solicitud.xlsx
Acta
DDMMAAAA
ACTA DE ENTREGA CARNÉ DE EGRESADO
NOTAS:
MOTIVOX1)El carné de egresado se emite por primera vez sin ningún costo para el egresado.
1. Primera vez (Carné)2)Tipo de Identificación: Cedula de Ciudadanía (C.C) Cedula de Extranjería (C.E), Pasaporte
2. Cambio3)El carné de egresado se cambiará por errores de impresión. Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carné haga la devolución.
3. Reposición4)Si el carné de egresado se requiere reponer por pérdida o cambio de nombres, apellidos o títulos y año de grado preferido, el egresado deberá cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a través de cualquier Sucursal de Bancolombia o a través del portal de Egresados de la Universidad
Información del Carné:
Tipo de identificación: No. De Documento:
Nombres: Apellidos:
Título otorgado: Año de Grado:
Autorizado por:Entregado por:Recibido po:
______________________________________________________________________________________________________CC:
El carné de egresado se entrega en el Ed. Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 8:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm
DDMMAAAA
ACTA DE ENTREGA CARNÉ DE EGRESADO
NOTAS:
MOTIVOX1)El carné de egresado se emite por primera vez sin ningún costo para el egresado.
1. Primera vez (Carné)2)Tipo de Identificación: Cedula de Ciudadanía (C.C) Cedula de Extranjería (C.E), Pasaporte
2. Cambio3)El carné de egresado se cambiará por errores de impresión. Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carné haga la devolución.
3. Reposición4)Si el carné de egresado se requiere reponer por pérdida o cambio de nombres, apellidos o títulos y año de grado preferido, el egresado deberá cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a través de cualquier Sucursal de Bancolombia o a través del portal de Egresados de la Universidad
Información del Carné:
Tipo de identificación: No. De Documento:
Nombres: Apellidos:
Título otorgado: Año de Grado:
Autorizado por:Entregado por:Recibido po:
______________________________________________________________________________________________________CC:
El carné de egresado se entrega en el Ed. Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 8:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm
m.pena366
Archivo adjunto
Formato de acta de entrega del carné.xlsx
2011
Dirección de Desarrollo Dirección de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estándares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
b
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página b
TABLA DE CONTENIDO
Introducción .............................................................................................................. e
I. CLÚSTER 1-Datos básicos de personas ............................................................... 1
1 Nombre ............................................................................................................. 1
1.1 Estándar - Nombre .............................................................................................. 1
1.2 Caracteres prohibidos ......................................................................................... 3
1.3 Procedimientos de referencia ............................................................................. 3
1.4 Control de actualizaciones .................................................................................. 3
2 Número de identificación ................................................................................... 4
2.1 Estándar - Número de identificación ................................................................... 4
2.2 Caracteres prohibidos ......................................................................................... 5
2.3 Procedimientos de referencia ............................................................................. 5
2.4 Control de actualizaciones .................................................................................. 5
3 Fecha de nacimiento .......................................................................................... 6
3.1 Estándar - Fecha de nacimiento .......................................................................... 6
3.2 Caracteres prohibidos ......................................................................................... 7
3.3 Procedimientos de referencia ............................................................................. 7
3.4 Control de actualizaciones .................................................................................. 7
4 Código ............................................................................................................... 8
4.1 Estándar - Código ................................................................................................ 8
4.2 Caracteres prohibidos ......................................................................................... 8
4.3 Procedimientos de referencia ............................................................................. 8
4.4 Control de actualizaciones .................................................................................. 9
II. CLÚSTER 2 - Datos de contacto ........................................................................ 10
1 Dirección ......................................................................................................... 10
1.1 Estándar - Dirección .......................................................................................... 101.1.1 Tipos de dirección .............................................................................................................. 101.1.2 Estándar dirección ............................................................................................................. 111.1.3 Manejo de tripletas de ciudad, estado y país .................................................................... 12
1.2 Caracteres prohibidos ....................................................................................... 12
c
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página c
1.3 Procedimientos de referencia ........................................................................... 13
1.4 Control de actualizaciones ................................................................................ 13
2 Teléfono .......................................................................................................... 14
2.1 Estándar ........................................................................................................... 14
2.2 Caracteres prohibidos ....................................................................................... 14
2.3 Procedimientos de referencia ........................................................................... 15
2.4 Control de actualizaciones ................................................................................ 15
3 Dirección de Correo electrónico ....................................................................... 16
3.1 Estándar ........................................................................................................... 163.1.1 Tipos ................................................................................................................................... 163.1.2 Estándar ............................................................................................................................. 17
3.2 Caracteres prohibidos ....................................................................................... 18
3.3 Procedimientos de referencia ........................................................................... 18
3.4 Control de actualizaciones ................................................................................ 18
Lista de referencia ...................................................................................................... i
Índices y apéndices ................................................................................................... iv
Glosario ..................................................................................................................... v
Anexos ...................................................................................................................... vi
d
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Responsables de los datos .............................................................................................. eTabla 2. Políticas sobre los responsables del dato ........................................................................ fTabla 3. Caracteres especiales y violaciones ................................................................................ 2Tabla 4. Caracteres prohibidos ..................................................................................................... 3Tabla 5. Violaciones y excepciones ............................................................................................... 5Tabla 6. Casos especiales y violaciones ........................................................................................ 6Tabla 7. Tipos de dirección ......................................................................................................... 11Tabla 8. Tipos de correo electrónico .......................................................................................... 16Tabla 9. Caracteres prohibidos en la dirección de correo electrónico ....................................... 18Tabla 10. Convenciones para direcciones – D.I.A.N ..................................................................... vi
e
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página e
Introducción
Banner es el sistema institucional de registro académico y de estudiantes, egresados y donaciones, administrado por la Dirección de Admisiones y Registro y la Dirección de Desarrollo. Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estándares y buenas prácticas en el manejo de la información que éste alberga, por tal motivo este documento contiene los estándares definidos conjuntamente por la Dirección de Desarrollo y la Dirección de Registro y Admisiones. Para la presentación de la información han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorización por importancia, urgencia y utilización en varias dependencias de la Universidad de los Andes. Cada clúster contiene el nombre con el que se identifica, una breve definición, el estándar que fue aprobado con su correspondiente explicación, de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son: fecha de elaboración, fecha de aprobación, miembros que aprobaron, fecha de entrada en vigencia, fecha de divulgación, fecha de última modificación y motivo de última modificación. El Comité Coordinador fue conformado entre miembros de la Dirección de Desarrollo y la Dirección de Admisiones y Registro para desarrollar los estándares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la información en el sistema Banner. Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner así como conceder privilegios a otros para ver, ingresar, actualizar y generar reportes desde Banner. Sobre este aspecto, la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente política general: Tabla 1. Responsables de los datos
Área de responsabilidad Protector Módulo de estudiantes Dirección de Admisiones y Registro Módulo de advancement Dirección de Desarrollo
f
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página f
Tabla 2. Políticas sobre los responsables del dato
La información académica de cualquier persona registrada en Banner siempre será responsabilidad de la Dirección de Admisiones y Registro. Serán de responsabilidad compartida (podrá ser modificada tanto por la Dirección de Admisiones y Registro como por la Dirección de Desarrollo) los datos básicos (fecha de nacimiento, estado civil, estado biológico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones, teléfonos y correo electrónico) de cualquier persona registrada en Banner. Los datos de nombre y número de identificación son en cualquiero caso responsabilidad de A&R. Adicionalmente, sobre los datos básicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni número de identificación), se define:
Si la PERSONA u organización… …entonces…
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la información de esa persona (“responsable del pidm1
No tiene vínculo activo como estudiante o ha tenido un vínculo como estudiante, pero tiene alguna categoría de donante
”) es la Dirección de Admisiones y Registro.
la unidad responsable del pidm es la Dirección de Desarrollo.
No está en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Dirección de Admisiones y Registro.
Al final del documento están las fuentes de información utilizadas en las que se encuentran normas jurídicas, enlaces de interés y documentos de referencia. Como documentos complementarios, existen documento de políticas y procedimientos, y el manual de procedimiento de actualización de datos comunes en Banner, junto con otros materiales de apoyo que serán citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia. Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podrá ser reportada a:
Dirección de Desarrollo Servicios de Desarrollo [email protected]
Dirección de Admisiones y Registro [email protected]
1 PIDM es el identificador interno único de cada persona en Banner
1
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página 1
I.CLÚSTER 1-Datos básicos de personas
Para el registro de aspirantes, estudiantes, profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relación académica con la Universidad de los Andes, debe contar con la totalidad de los datos del clúster 1 para su registro en el sistema.
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o más de los siguientes: estudiante,
empleado, egresado, padres de familia, docente y/o donante. En general es cualquier individuo, no empresa, que tiene un ID de Banner.
1.1 Estándar - Nombre
TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO
A (registraduría)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia. Éste debe ir en mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, únicamente se admite la “Ñ”, “-” y la “Ü” como carácter especial. Este no se puede modificar, porque es validado con la registraduría.
• Identificación en la universidad. • Cartas • Comunicados • Lista de alumnos para los profesores • Lista de graduandos • Obligatorio para la creación de la cuenta
de correo Uniandes. • Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayúscula, minúscula, tildes y caracteres especiales. • Diploma • Carnet
2
Universidad de los Andes Estándares
Dirección de Desarrollo – Dirección de Admisiones y Registro
Página 2
SIN TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO
A Este corresponde al nombre en mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, únicamente se admite la “Ñ”, “-” y la “Ü” como caracteres especiales.
Así quedarán los registros de nombre históricos o de personas creadas en Banner que aún no hayan sido validados con la Registraduría.
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado. Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros).
• Comunicaciones masivas. E-marketing • Con información de padres se cruza
información, ya que es un dato asociado al estudiante.
• CRM (integrado con Banner). • Sistema de egresados.
Tabla 3. Caracteres especiales y violaciones TEMA QUÉ HACER QUÉ NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuación y tildes acorde con las normas especificadas en la gramática española. “Ñ”, “-” y “Ü” son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos.
Utilizar caracteres especiales como los que están en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se considerará como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio. De allí en adelante, será registrado lo demás como segundo nombre.
Registrar más de un nombre como primer nombre. Omitir parte del segundo nombre.
Violaciones Los tipos de nombre sólo pueden ser modificados con la aprobación del responsable del PIDM.
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacón del responsable del PIDM, ésto por razones de integridad del dato.
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por más de dos palabras, se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto. Ejemplo: María del Pilar, Primer nombre “María”, segundo nombre “del Pilar”.
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1.2 Caracteres prohibidos Tabla 4. Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes:
1. No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre. 2. No se admiten dos o más espacios seguidos entre palabras. 3. No se admiten los siguientes caracteres: Á, É, Í, Ó, Ú, À, È, Ì, Ò, Ù, Ä, Ë, Ï, Ö, y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal, tilde invertida y diéresis. 4. No se admite el número 0 en los nombres; se reemplaza por la letra O 5. No se admiten los caracteres: “ ´ ”, “ ` ”, “ * ”, “ . “, “ , ”, “ ; “, “ _ “, “ --“
,!”#$%&/()=?¡¿
Aacute; Á----- Agrave; À, Eacute; É----- Egrave; È, Iacute; Í----- Igrave; Ì, Oacute; Ó----- Ograve; Ò, Uacute; Ú----- Ugrave; Ù, aacute; á----- agrave; à, eacute; é----- egrave; è, iacute; í----- igrave; ì, oacute; ó----- ograve; ò, uacute; ú----- ugrave; ù, Uuml; Ü----- , N tilde; Ñ----- ntilde; ñ Sólo caracteres alfanuméricos deben ser utilizados en el sistema. Existen símbolos reservados
para uso del sistema, tales como el signo de número (#), el signo de porcentaje (%), un asterisco (*), entre otros, que no se deben utilizar.
1.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas alrededor del ingreso y modificación del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento.
1.4 Control de actualizaciones Fecha de elaboración Octubre de 2010 Fecha de Aprobación Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Mónica Ivonne Mejía Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Arévalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de Desarrollo Dirección de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgación Fecha de última modificación Motivo de última modificación
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2 Número de identificación
Es un número único asociado con una persona para permitir su identificación civil y legal en
Colombia. Es utilizado frecuentemente como un criterio de búsqueda de personas en el sistema.
2.1 Estándar - Número de identificación
TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO
C (Cédula de Ciudadanía) Para las cédulas de extranjería emitidas
después del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial “E” acompañada de los seis dígitos correspondientes.
Para los demás tipos de documento se registrará el número completo del documento, incluyendo letras y números en los casos que se presenten. Para la creación de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educación continuada) el número de identificacipón es un campo obligatorio.
DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO • Reportes, cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado. • Verificación de duplicados, para la unificación de PIDMS • Obligatorio para la creación de la cuenta de correo Uniandes. • Para los reportes de extranjeros que se envían al DAS y que sirven para el control de las visas. • Identificación en la universidad. • Lista de graduandos. • Diplomas • Reportes al Ministerio de Eduación DIRECCIÓN DE DESARROLLO • Elaboración de carnés para egresados • Identificación de Donantes • CRM
E (Cédula de Extranjería)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5. Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIÓN
Violaciones
Crear aspirantes, estudiantes o profesores sin contar con el número de identificación. Cambiar un tipo o número de identificación por razones de integridad del dato. Los tipos y números de identidad sólo pueden ser modificados con la aprobación del responsable del PIDM. Registrar números de identificación sin asociar el tipo de documento.
Excepciones (Únicamente para
Dirección de Desarrollo)
Cuando no se dispone del número de identificación de donantes, prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Dirección de Desarrollo el campo del documento de identidad quedará en blanco y sin tipo.
2.2 Caracteres prohibidos El número de identificación debe ir sin espacios, guiones, puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4, tan sólo ingresar números y/o letras como es en el caso de la cédula de extranjería y el pasaporte.
2.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar y modificar el dato de Número de identificación se
encuentra en el manual de procedimiento.
2.4 Control de actualizaciones Fecha de elaboración Octubre de 2010 Fecha de Aprobación Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Mónica Ivonne Mejía Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Arévalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de Desarrollo Dirección de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgación Fecha de última modificación Motivo de última modificación
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona.
3.1 Estándar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde:
DD: Día en número (Dos dígitos)
MM: Mes en número (Dos dígitos)
YYYY: Año en número (Cuatro dígitos)
• Verificación de duplicados, para la unificación de PIDMS (parte de la coincidencia) • Para completitud del dato TI en Banner 7 • Opcional para la creación de la cuenta de correo Uniandes: actualmente no verifica este dato •Datos estadísticos (edad de los egresados, primíparos, demográficos ) • Para determinar la edad porque es un dato calculado • Para reportes al Ministerio de Educación DD • Mercadeo (Ejemplo: mensajes de cumpleaños a miembros de la Comunidad Uniandes) • Activación de cuenta de egresados (Dato de validación) • Obtener datos demográficos.
Para aspirantes, estudiantes u otro tipo de persona que tenga un vínculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento. Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son única y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Dirección de Desarrollo.
Tabla 6. Casos especiales y violaciones
CASO QUÉ HACER QUÉ NO HACER
Cuando no se tiene el año de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el año de nacimiento colocar el año 1900
No asignar el primer día del mes, ni el primer día del primer mes del año.
Cuando no se tiene algún otro dato aparte del año
No se registra a menos que se consiga el dato adicional.
No asignar el primer día del mes, ni el primer día del primer mes del año.
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema. Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero.
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3.2 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento sólo se admiten números y guiones, por lo cual los demás caracteres
son considerados como prohibidos. Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4.
3.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento.
3.4 Control de actualizaciones Fecha de elaboración Octubre de 2010 Fecha de Aprobación Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Mónica Ivonne Mejía Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Arévalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de Desarrollo Dirección de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgación Fecha de última modificación Motivo de última modificación
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4 Código
Es el número de identificación que tienen estudiantes, profesores, egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes.
4.1 Estándar - Código
TIPO DESCRIPCIÓN ESTÁNDAR DESCRIPCIÓN USO
Código
Se compone de (9) nueve -dígitos-
YYYYXXXXX, donde YYYY es el año de primer ingreso (o creación, en el caso de los donante) y XXXXX un número consecutivo asignado por el sistema.
Con este nuevo estándar el código ya no tiene la misma interpretación de antes donde el quinto dígito correspondía al semestre.
Las personas que sean exclusivamente docentes, el correspondiente código será el número de identificación. Para los que tengan cédula de extranjería o pasaporte es permitido el uso de letras.
• Carné • Generación de cuentas • Biblioteca (préstamos) • Generar lista de estudiantes (listas de clase) • En peoplesoft para la generación de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el código). • Consultan código para devoluciones • Becas • Historial académico para beneficios económicos • Como identificación alterna. • Para certificados de matrícula. • Certificados de estudios
4.2 Caracteres prohibidos Tabla 4
4.3 Procedimientos de referencia El procedimiento y políticas para ingresar el dato de Código se encuentra en el manual de
procedimiento.
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4.4 Control de actualizaciones Fecha de elaboración Octubre de 2010 Fecha de Aprobación Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Mónica Ivonne Mejía Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Arévalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de AyR Dirección de Desarrollo Dirección de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgación Fecha de última modificación Motivo de última modificación
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II. CLÚSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes, estudiantes, profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relación académica con la Universidad de los Andes, debe contar con la totalidad de los datos del clúster 2 para su registro en el sistema.
1 Dirección
Es un dato relacionado con la ubicación geográfica de una persona o institución. Ésta debe
estar compuesta de tipo, dirección, ciudad, departamento, país y código postal. Tiene relación directa con el número de teléfono fijo (en caso de existir).
1.1 Estándar - Dirección
1.1.1 Tipos de dirección Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores académicas,
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad. En la mayoría de los casos hay una asociación entre el tipo de dirección y de teléfono.
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones.
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Tabla 7. Tipos de dirección TIPO Descripción Explicación Usos
RE Residencia Es la dirección principal del individuo Cartas de Admisiones, cartas de no matriculados, suspendidos y demás comunicaciones. Dirección de Desarrollo • Envío de correspondencia en físico. • Georreferenciación
TR Trabajo Dirección de correo correspondiente al trabajo, sólo si este trabaja MD Madre Dirección de la