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Gestión de la OF:ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

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Qué es gestionar

Prever y planificar

Organizar

Mandar

Coordinar

Controlar1

2 4

5

3

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Si no gestionas tu agenda…la agenda te gestiona a ti

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Planificación estratégica en 6 pasos

Objetivo 1B

Presente

Visión

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

• Tarea• Tarea• Tarea

Objetivo 1A

Objetivo 2A

1. Analiza la situación actual2. Define tu plan en base a tu propósito o visión3. Establece objetivos finales4. Diseña estrategias para llegar a ellos5. Define hitos intermedios6. Monitoriza y ajusta

• Tarea• Tarea• Tarea

• Tarea• Tarea• Tarea

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Documentación adicional

“Modelo de acompañamiento Farmacéutico”

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Dónde falla la planificación

1. No reservar suficiente tiempo para el seguimiento

2. Habilidades personales gestión del cambio en el equipo

3. Falta de recursos o foco para ejecutar lo planeado

4. Falta de seguimiento, monitorización o corrección

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Un presupuesto es cuando las

personas deciden a dónde va su

dinero en lugar de tener que

averiguar a dónde fue.

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¿Qué es un presupuesto?

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▪ No confundir con la contabilidad. El “pre-supuesto” mira al futuro.

▪ El presupuesto no es un fin,es un medio.

▪ Acorde a nuestros objetivosy estrategia.

Algunas consideraciones

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▪ Ser realistas

▪ Anual -> trimestral ->mensual

▪ Flexibilidad

Algunas claves

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1. Nos obliga a definir objetivos

2. Nos ayuda a tomar decisiones (y a evaluarlas)

3. Nos permite comparar lo real con lo planificado

4. Podremos tomas acciones preventivas y correctivas

5. Ahorramos y reducimos costes

6. Comenzamos a trabajar de manera anticipada y planificada

En resumen: ¿Por qué tener un presupuesto?

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Plantilla Presupuesto

PRESUPUESTO AÑO 2019

Hipótesis 2017 2018 2019 Real Desviación

a) Ingresos 940.500 € 957.000 € 960.200 € 0 € -960.200 €

-Venta con receta (medicamentos) -3% 577.000 € 580.000 € 562.600 € 0 € -562.600 €

-Venta libre EFP / OTC (medicamentos publicitarios) 5% 298.000 € 306.000 € 321.300 € 0 € -321.300 €

-Venta libre producto (ortopedia, cosmética, dermo, etc, veterinario, puericultura..) 5% 40.000 € 42.000 € 44.100 € 0 € -44.100 €

-Venta libre servicios (báscula, mediciones, SPD, otros servicios) 10% 19.500 € 23.000 € 25.300 € 0 € -25.300 €

-Otros ingresos (apoyo marketing laboratorios, etc) 15% 6.000 € 6.000 € 6.900 € 0 € -6.900 €

b) Costes (c+d) 892.500 € 909.500 € 895.793 € 0 € -895.793 €

c) Costes Variables 682.500 € 699.500 € 683.525 € 0 € -683.525 €

Compras de producto lineas actuales -3% 620.000 € 635.000 € 615.950 € 0 € -615.950 €

Compras de producto nuevas categorías 3% 50.000 € 55.000 € 56.650 € 0 € -56.650 €

Costes variables imputables a los servicios (prof. Autónomos-proveedores serv) 15% 12.500 € 9.500 € 10.925 € 0 € -10.925 €

d) Costes fijos 210.000 € 210.000 € 212.268 € 0 € -212.268 €

Personal auxiliares y adjuntos (incluye S.Social) 1% 140.000 € 140.000 € 141.400 € 0 € -141.400 €

Salario farmacéutico titular 1% 40.000 € 40.000 € 40.400 € 0 € -40.400 €

Luz 5% 3.000 € 3.000 € 3.150 € 0 € -3.150 €

Agua 1% 500 € 500 € 505 € 0 € -505 €

Telefonía e internet 5% 1.200 € 1.200 € 1.260 € 0 € -1.260 €

Alquiler local/es 1% 15.600 € 15.600 € 15.756 € 0 € -15.756 €

Mantenimiento Web/ecommerce 1% 1.200 € 1.200 € 1.212 € 0 € -1.212 €

Marketing (Redes sociales, posicionamiento, cartelería, etc) 1% 6.000 € 6.000 € 6.060 € 0 € -6.060 €

Seguros 1% 1.500 € 1.500 € 1.515 € 0 € -1.515 €

Otros 1% 1.000 € 1.000 € 1.010 € 0 € -1.010 €

e) MARGEN BRUTO (a-b) 48.000 € 47.500 € 64.407 € 0 € -64.407 €

f) Resultado financiero 750 € 730 € 737 € 0 € -737 €

-Ingresos financieros (intereses a tu favor) 1% 500 € 480 € 485 € 0 € -485 €

-Gastos financieros (comisiones, intereses préstamos, etc) 1% 250 € 250 € 253 € 0 € -253 €

g) *BAI (e+f) 48.750 € 48.230 € 65.144 € 0 € -65.144 €

h) Impuestos 3% 29.625 € 30.975 € 31.904 € 0 € -31.904 €

BENEFICIO NETO (g-h) 19.125 € 17.255 € 33.240 € 0 € -33.240 €

Presupuesto

Acciones

preventivas y

correctivas

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Plantilla Presupuesto

En el área de INGRESOS, debemos detallar por Categorías/Productos en base a nuestra apuestas, definidas por los Segmentos de

Pacientes por los que vamos a apostar

Se deben trimestralizar

PRESUPUESTO AÑO 2019

Hipótesis 2017 2018 2019 Real Desviación

a) Ingresos 940.500 € 957.000 € 960.200 € 0 € -960.200 €

-Venta con receta (medicamentos) -3% 577.000 € 580.000 € 562.600 € 0 € -562.600 €

-Venta libre EFP / OTC (medicamentos publicitarios) 5% 298.000 € 306.000 € 321.300 € 0 € -321.300 €

-Venta libre producto (ortopedia, cosmética, dermo, etc, veterinario, puericultura..) 5% 40.000 € 42.000 € 44.100 € 0 € -44.100 €

-Venta libre servicios (báscula, mediciones, SPD, otros servicios) 10% 19.500 € 23.000 € 25.300 € 0 € -25.300 €

-Otros ingresos (apoyo marketing laboratorios, etc) 15% 6.000 € 6.000 € 6.900 € 0 € -6.900 €

b) Costes (c+d) 892.500 € 909.500 € 895.793 € 0 € -895.793 €

c) Costes Variables 682.500 € 699.500 € 683.525 € 0 € -683.525 €

Compras de producto lineas actuales -3% 620.000 € 635.000 € 615.950 € 0 € -615.950 €

Compras de producto nuevas categorías 3% 50.000 € 55.000 € 56.650 € 0 € -56.650 €

Costes variables imputables a los servicios (prof. Autónomos-proveedores serv) 15% 12.500 € 9.500 € 10.925 € 0 € -10.925 €

d) Costes fijos 210.000 € 210.000 € 212.268 € 0 € -212.268 €

Personal auxiliares y adjuntos (incluye S.Social) 1% 140.000 € 140.000 € 141.400 € 0 € -141.400 €

Salario farmacéutico titular 1% 40.000 € 40.000 € 40.400 € 0 € -40.400 €

Luz 5% 3.000 € 3.000 € 3.150 € 0 € -3.150 €

Agua 1% 500 € 500 € 505 € 0 € -505 €

Telefonía e internet 5% 1.200 € 1.200 € 1.260 € 0 € -1.260 €

Alquiler local/es 1% 15.600 € 15.600 € 15.756 € 0 € -15.756 €

Mantenimiento Web/ecommerce 1% 1.200 € 1.200 € 1.212 € 0 € -1.212 €

Marketing (Redes sociales, posicionamiento, cartelería, etc) 1% 6.000 € 6.000 € 6.060 € 0 € -6.060 €

Seguros 1% 1.500 € 1.500 € 1.515 € 0 € -1.515 €

Otros 1% 1.000 € 1.000 € 1.010 € 0 € -1.010 €

e) MARGEN BRUTO (a-b) 48.000 € 47.500 € 64.407 € 0 € -64.407 €

f) Resultado financiero 750 € 730 € 737 € 0 € -737 €

-Ingresos financieros (intereses a tu favor) 1% 500 € 480 € 485 € 0 € -485 €

-Gastos financieros (comisiones, intereses préstamos, etc) 1% 250 € 250 € 253 € 0 € -253 €

g) *BAI (e+f) 48.750 € 48.230 € 65.144 € 0 € -65.144 €

h) Impuestos 3% 29.625 € 30.975 € 31.904 € 0 € -31.904 €

BENEFICIO NETO (g-h) 19.125 € 17.255 € 33.240 € 0 € -33.240 €

Presupuesto

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Ejercicio (3):Presupuesto anual

➢ Elabora el presupuesto de tu OF con la plantilla suministrada.

➢ Detalla en INGRESOS, por separado, al menos las Categorías/Productos por lo que hayas decidido apostar, en base a los Segmentos de Pacientes seleccionados

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Gestión de la OF:INDICADORES CLAVE

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¿Qué son y para qué sirven los indicadores?

▪ Son herramientas para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.

▪ Permiten detectar y prever desviaciones en el logro de los objetivos.

▪ Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la farmacia y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.

▪ Permite analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.

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¿Por qué medir el rendimiento?

Aprovechar oportunidades

Planificar y prevenir

Mejorar los puntos débiles

Cumplir con los objetivos

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Principio 1: Medir lo que importa

√

XVal

or

par

a la

Ofic

ina

de

Far

mac

ia

Valor para el paciente

Alt

o

AltoBajo

Baj

o

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Principio 2: Debe ser sencillo (y automatizado)

Operativo: Asegúrese de quela recogida y tratamiento de la información es fácil.

Comprensión: Asegúrese de que la información se presenta claramente y aporta valor.

Acción: Asegúrese de que la información se presenta a niveles adecuados en la organización.

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▪ Medible: Esto significa que debe ser cuantificable.

▪ Entendible: Debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.

▪ Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Principio 3: Criterios de selección

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Indicadores Históricos vs. Avanzados

INDICADORES HISTÓRICOS INDICADORES AVANZADOS

• Reflejan el resultado de decisiones pasadas

• Por lo general nadie se siente responsable del resultado

• Suelen estar más enfocados a medidas financieras

• No se puede cambiar el resultado

• Fáciles de medir

• Generalmente miden procesos o rendimiento

• Dicen cómo lo hacemos

• El personal se siente responsable de las variaciones

• Más enfocado a una visión de costes

• Fáciles de cambiar

• Difíciles de medir

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INDICADORES HISTÓRICOS INDICADORES AVANZADOS

Cuando nos pesamos en la báscula nos indica nuestro peso.

Esto es un indicador histórico ya que no podemos cambiar nuestro peso.

Es una medida fácil de medir pero difícil de cambiar.

Siguiendo con el ejemplo un indicador avanzado sería la medición de la ingesta de calorías diaria.

Es un indicador fácil de cambiar pero difícil de medir.

Ejemplo Indicadores

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¿Estamoscreciendo? ¿Obtenemos

beneficios?

¿Tenemos las personasindicadas?

¿Están satisfechosmis pacientes?

¿Están satisfechos mis empleados?

¿Cómo lo están haciendo nuestros

competidores?

KPIs (Key Performance Indicators):Deben estar alineados con algunas cuestiones

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Bloques de Indicadores (I)

Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo

Financiero

Margen brutoPorcentaje entreel margen bruto ylas ventas

%(Ingresos por ventas -Costes de las ventas)

/ Ventas x 100

(500.000-300.000)/500.000 x 100 = 40%

Margen netoPorcentaje entreel margen neto y las ventas

%(Margen bruto - resto

de costes de la farmacia) / Ventas x

100

(200.000-90.000)/500.000

x100 = 22%

Días pacientesRatio que mide la rapidez en la que me estánpagando

Días (Pacientes / Ventas) * 365(50.000/500.000)

*365 = 36,5 días

Días proveedor

Ratio que midela rapidez en la que se paga a los proveedores

Días(Proveedores / Coste

mercancía vendida) *365

(60.000/300.000)*

365 = 73 días

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Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo

Operativo

Rotación de stock

Indica el número deveces que deben ser reemplazadas las existencias durante un periodo determinado.

NuméricoCoste de los productos vendidos anualmente/

Stock o existencias medias a precio de coste

Para las farmacias se estima que el valor

debe oscilarentre 7 y 10

700.000€/80.000€(stock)=8,75

Días desuministro/cobertura

Período de tiempo, expresado en días, que la farmacia puede continuar vendiendo con el stock disponible en el momento.

Días 365 / Rotación destock

Para las farmacias se estima que el valor

esté entre 36,5 y 52,14 días

PacientesCrecimiento del número

de pacientes

Mide la capacidad de la farmacia para serelegida por potencialespacientes

%

(Pacientes perído actual -Pacientes período

anterior) / Pacientes período anterior x 100

(6.000-5.000)/5.000x100 =20%

Bloques de Indicadores (II)

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Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo

Ventas

Unidades por ventaUnidades de producto

vendidas en cadaoperación

unidadesUnidades vendidas /

Número deoperaciones

120.000/60.000=2

Cuota de ventas dela categoríasdeproducto

Mide el peso de cada categoría sobre las ventas totales

%(Ventas categoría / Ventastodas las categorías) x100

(150.000/500.000)x100 =30%

Ticket medioImporte medio decadaoperación de compra Monedalocal

Ventas en valores / Númerode operaciones

500.000/60.000=

8,33€

Personal/Empleados

Coste de Horas deformación

Horas dedicadas a laformación del personal Monedalocal

Horas de formación x costepor hora de la formación

10 horas x 5euros/hora =50

euros

Absentismo Ratio de absentismo %

Número de días-trabajador perdidos por

absentismo / Días-trabajador máximo

disponibles

(100/2100) =4,76%

Bloques de Indicadores (III)

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Proceso

Indicadoresexistentes

Evaluaciónindividual

Evaluaciónconjunta

Cuadro demando

Seguimientoy revisión

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Proceso de valoración de métricas

▪ ¿A que área pertenecen?

▪ ¿Es un indicador avanzado o histórico?

▪ ¿Para qué lo uso?

▪ ¿Cuál es su impacto?

▪ Indicación de la utilidad

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Cuadro de Mando Integral (CMI)

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Plan de Acción

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Ejercicio (4):Plan de Acción y KPIs

Plan de Acción:

➢ Elabora el Plan de Acción para cumplir con los objetivos fijados, en base a las estrategias definidas.

➢ Utiliza la plantilla suministrada.

KPIs:

➢ Define los principales KPIs para la correcta gestión de tu OF y medición del cumplimiento de los objetivos fijados.

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muchas graciascfrutos@advancedconsulting.es