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GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
www.gimhotel.comGIMhotel © 2010 2018
INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN
GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
Si es usted propietario, responsable, o simplemente, el encargado del
mantenimiento en el hotel, usted probablemente estará interesado en
conocer cualquier método capaz de aumentar el nivel de calidad, y de buena
imagen, que su establecimiento ofrece a sus clientes.
Un aspecto importante para lograr esto, reside en gestionar y asegurar un
mantenimiento rápido, correcto, y fiable de todas las instalaciones.
La respuesta del departamento de mantenimiento y el estado de las
instalaciones, incide directamente en el nivel de bienestar, y seguridad que
el huésped percibe durante su estancia.
Como cualquier otro, un departamento de mantenimiento bien gestionado,
contribuye con la mejora de la imagen, la calidad del hotel, la fidelización del
cliente, y por supuesto a una considerable reducción en los costes que
suponen el mantener las instalaciones.
Gimhotel es una aplicación informática de uso fácil e intuitivo, destinada al
sector de la hostelería, para la gestión y control de las tareas correctivas y
preventivas, propias del departamento de mantenimiento interno.
Gimhotel puede ser utilizado desde todos los departamentos, para facilitar la
comunicación de las incidencias. Para utilizarlo no es necesario ningún tipo
de formación específica a los usuarios.
Hoteles
Gimhotel también puede ser utilizado en otros ámbitos, que requieran de
una gestión de mantenimiento adecuada, y a la vez sencilla. Como pueden
ser además de hoteles, pequeños hospitales, residencias, campings y
pequeñas industrias.
Residencias
Campings
Spas
Hospitales
Balnearios
Fábricas
Piscinas
Un departamento de mantenimiento en el hotel, se gestiona partiendo de
dos líneas principales de actuación, como son el mantenimiento correctivo, y
el mantenimiento preventivo.
MANTENIMINTO DE INSTALACIONES
CORRECTIVO PREVENTIVO
Este software por tanto, se enfoca dentro del ámbito del hotel en estos dos
aspectos principales, a los que adicionalmente se añaden toda una serie de
características y prestaciones, que permiten la supervisión, control y
registro de toda la información.
Esta aplicación instalada en su sistema informático, permitirá a la persona
responsable del mantenimiento, a dirección, y a cualquier auditor, el acceso
en tiempo real, y desde el propio terminal, a toda la información del
departamento de mantenimiento.
Podrá en todo momento supervisar el estado de las instalaciones los procesos
correctivos, los registros con las medidas tomadas y procesos preventivos realizados,
realizar el control de asistencia de los oficiales, de los partes de trabajo, etc,.
Mediante los informes gráficos podrá hacer el seguimiento fácil y rápido de cualquier
aspecto relacionado con el departamento. como por ejemplo, gráficas de
temperaturas, cloro, ph, y consumos. y de la misma forma, acceder a las tablas de
datos, planes preventivos, así como realizar estudios de incidencias,
y comparativas de todo tipo.
Gimhotel también permite realizar un control del personal, en cuanto a horarios de
trabajo efectivos, asistencia, y trabajos realizados por cada uno de los oficiales.
Gimhotel gestiona la ejecución de todas las tareas preventivas que
actualmente se exigen en este sector para garantizar las óptimas
condiciones sanitarias, y de seguridad, así como el correcto mantenimiento
de las instalaciones, conservándose al mismo tiempo un detallado registro
de todas ellas.
Gimhotel gestiona las tareas correctivas mediante un completo registro que
asegura, su tratamiento y resolución por el personal encargado del
mantenimiento. Adicionalmente permite obtener cualquier información
sobre las intervenciones realizadas en las instalaciones o en cualquier
habitación del hotel.
Los sistemas de gestión de calidad actuales pueden obtener toda la
información necesaria, con la ayuda a la supervisión de las instalaciones y el
control del personal.
Gimhotel es concordante, con las técnicas de calidad para la norma,
ISO-9001:2008
Todas estas características hacen que Gimhotel sea una aplicación de
software altamente rentable para el usuario final. Con una inversión mínima
y un alta tasa de retorno, que está totalmente asegurada.
VENTAJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA
Los avances que ofrecen, las nuevas tecnologías de la información en la actualidad, permiten desarrollar nuevas formas de gestión, más optimizadas,
seguras, y controlables.
Gimhotel ofrece distintas funcionalidades, a todos los departamentos que componen la estructura operativa del hotel, y múltiples ventajas, frente al
sistema de gestión tradicional del mantenimiento.
Gimhotel se adapta a las necesidades particulares de cada establecimiento, para realizar una completa gestión correctiva y preventiva. Facilita el acceso
organizado a toda la información de las instalaciones, y del trabajo desarrollado por el departamento de mantenimiento.
Gimhotel en su sistema informático, dotará a todos los departamentos del establecimiento, de una vía de comunicación directa, con el servicio de mantenimiento, para el registro de incidencias. Se evitan los mensajes
escritos, las llamadas telefónicas, y los extravíos de información.
SEGURIDAD Y FIABILIDAD
Las incidencias registradas en el sistema, quedan bloqueadas ante cualquier modificación, por parte de otros departamentos. De esta forma, queda
totalmente asegurado su tratamiento y resolución final, por el departamento de mantenimiento.
GIMhotel también mantiene informado al departamento que notifica una incidencia, sobre el estado de solución de la misma. De esta forma, si por ejemplo, un cliente pregunta en recepción, si la incidencia de su habitación
fue solucionada, se obtendrá una respuesta inmediata, con sólo consultar en el sistema.
GIMhotel centraliza directamente el registro de todas las incidencias, notificadas desde cualquier departamento, y libera a recepción de esta función que
típicamente, venía realizando.
El departamento de mantenimiento, recibe directamente en su puesto de trabajo, el listado de las incidencias pendientes sin la necesidad de desplazarse
a recepción para solicitar esta información de forma presencial.
Los oficiales de mantenimiento, conocen en todo momento, los correctivos y preventivos pendientes, y ya no dependen de la presencia del jefe de
mantenimiento, para la organización, y definición, de los trabajos diarios.
ORGANIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN
El jefe de mantenimiento opcionalmente en función de la organización de cada establecimiento, puede hacer asignaciones de trabajos a los oficiales de
mantenimiento.
Gimhotel también asegura de la misma forma que los correctivos, la realización de todos los procesos preventivos en el establecimiento.
Los preventivos necesarios, para mantener en óptimas condiciones las instalaciones, pueden ser programados en el sistema de forma sencilla por la
persona responsable. Cada año se continúa con el plan preventivo programado.
PREVENCIÓN Y SEGURIDAD
Los preventivos programados, aparecen en la lista de incidencias pendientes, de forma automática y rigurosa. Los preventivos pendientes, al igual que los
correctivos, permanecerán hasta que sean resueltos, y debidamente cumplimentados.
De esta forma, ninguna tarea preventiva, ya sea sanitaria, de seguridad, o de simple revisión de maquinaria, o instalaciones, puede quedar sin realizar
cuando corresponde.
Gimhotel también gestiona de forma automática, el control de la asistencia de los oficiales de mantenimiento, y el registro del trabajo realizado diariamente
por cada uno de ellos.
CONTROL DE ASISTENCIA Y DE TRABAJO
El trabajo diario desarrollado por cada oficial, queda registrado en su parte de trabajo de forma automática al registrar, el fin de su jornada.
También quedan registradas las posibles ausencias, su justificación, y los trabajos realizados de forma extraordinaria.
Para finalizar cualquier incidencia, el oficial de mantenimiento, debe obligatoriamente, registrase en el sistema para iniciar su jornada de trabajo,
mediante un código de acceso personal.
La información de los procesos preventivos o correctivos realizados en el establecimiento, los históricos de mantenimiento de cualquier maquinaria o
instalación, así como la información de asistencia y trabajo realizado por los oficiales, está siempre accesible en el sistema, para el responsable de
mantenimiento, dirección, o cualquier posible auditor.
Con los listados de datos y los informes gráficos de resultados, se optimiza el tiempo empleado en realizar el análisis y control de cada preventivo, y en
comprobar el estado de las instalaciones. Se evita el registro manual en papel y se reduce el volumen de la documentación.
INFORMACIÓN ORGANIZADA
Gimhotel también facilita el seguimiento de los materiales utilizados en mantener las instalaciones, así como los pedidos a proveedores y trabajos
realizados por empresas externas.
Gimhotel establece una solución fiable en la definición de procedimientos correctivos y preventivos, que se realizan siempre de forma rigurosa para
mantener las instalaciones en óptimas condiciones sanitarias y de seguridad.
La implantación de estos procesos de forma estandarizada dentro de un mismo grupo de establecimientos, define un criterio de uniformidad en todos ellos, que
facilita el control y la supervisión de los departamentos responsables de mantener los niveles de calidad, y que inciden directamente en la satisfacción y la
fidelización del cliente.
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE
GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN CORRECTIVA
1
Gestión de todas las incidencias correctivas de forma segura y sin extravíos, evitando las llamadas telefónicas y los mensajes escritos.
Todas las incidencias pendientes diariamente totalmente controladas, con información del estado y del proceso de resolución.
Notificación de incidencias correctivas directamente desde cualquier departamento.
Participación activa de todos los departamentos en la notificación de incidencias, y en el seguimiento y conformidad de la resolución, con la ayuda del filtrado departamental.
Registro con el histórico completo de todos los trabajos correctivos realizados en el establecimiento.
Control horario que incluye el tiempo empleado desde la notificación hasta la resolución de la incidencia.
Múltiples filtros combinables para facilitar la búsqueda por medio de ubicaciones, conceptos, fechas, oficial, etc.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN CORRECTIVA
2
Incidencias correctivas con alta prioridad de resolución cuando la habitación está ocupada por el cliente.
Envío de avisos de notificaciones al terminal móvil del oficial de mantenimiento que se encentra de turno, o al oficial de guardia.
Notificación de incidencias desde dispositivos móviles y tabletas, incluso sin conexión.
Posibilidad de establecer listas ubicaciones y conceptos predefinidos, en la notificación de incidencias correctivas.
Generación de todo tipo informes gráficos y de datos de alta calidad que incluyen logotipo corporativo.
Asignación rápida y sencilla de incidencias a los oficiales de mantenimiento, para generar ordenes de trabajo personalizadas.
Gestión de validaciones de conformidad en la resolución de incidencias, desde el departamento notificador.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN PREVENTIVA
1
Gestión de todos los procesos preventivos necesarios para cualquiera de las instalaciones y máquinas del hotel de forma automática acorde a la planificación establecida.
Posibilidad de establecer la planificación preventiva genérica para hotel, para comenzar fácilmente cumpliendo con toda la normativa vigente.
Planificación simple de cualquier proceso preventivo que precise para sus instalaciones.
Calendarios para control de la planificación preventiva y control de ejecución.
Registro específico de mediciones para cada proceso preventivo que permite el control de niveles, consumos, temperaturas, etc.
Completo cumplimiento de los requerimientos legislativos actuales para piscinas públicas conforme se establece en el R.D.742/2013.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN PREVENTIVA
2
Posibilidad de imprimir la información al bañista con las mediciones diarias de piscinas o un resumen de todas ellas, conforme se establece el R.D.742/2013.
Publicación en página web de toda la información de piscinas, de forma automática, incluyendo las últimas mediciones diarias y opcionalmente, el histórico de mediciones de días anteriores, las analíticas de
laboratorio, las normas de uso, los procedimientos de mantenimiento, productos, etc., para consulta directa en el terminal móvil del bañista o panel electrónico de información al público, conforme se establece el
R.D.742/2013.
Generación automática del informe anual de piscinas para su remisión a la autoridad sanitaria, conforme establece el R.D.742/2013.
Generación automática del informe anual de piscinas compatible con SILOÉ para carga directa en la página web de la autoridad sanitaria conforme al R.D.742/2013.
Registro de alarmas diarias para facilitar el control de mediciones y procesos no conformes.
Envío de alarmas al terminal del responsable en mediciones o procesos no conformes.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN PREVENTIVA
3
Notificación con trazabilidad para incidencias derivadas de revisiones y procesos preventivos no conformes.
Descripción de los procedimientos específicos a seguir para la correcta realización de cada proceso preventivo.
Hoja de datos e información técnica para cada proceso preventivo relacionado con cada una de las instalaciones y máquinas.
Archivo documental de manuales originales e instrucciones, en cada proceso preventivo.
Archivo documental de certificados de revisiones o inspecciones realizadas por externas en cada proceso preventivo.
Archivo documental con fotografías de las instalaciones, máquinas, placas identificativas, o posibles modificaciones realizadas.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN PREVENTIVA
4
Acceso a toda la información en línea para control de la dirección y otros supervisores.
Generación de informes gráficos y listados de datos de cualquier proceso preventivo.
Exportación de resultados de procesos preventivos a Excel.
Posibilidad de estandarización de los procesos preventivos de mantenimiento, para un grupo de establecimientos, que pueden exportados o importados de forma sencilla.
Acceso directo y organizado a toda la normativa y legislación vigente, autonómica, nacional y comunitaria.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN DE PERSONAL
1
Calendarios de control asistencia generados de forma real y automática de cada oficial de mantenimiento.
Registro presencial activo y real de cada uno de los oficiales de turno.
Gestión automática y real de informes con el trabajo diario realizado por cada oficial de mantenimiento que incluye el tiempo empleado en realizar cada incidencia.
Informes mensuales del trabajo y eficiencia de cada oficial de mantenimiento.
Completo archivo documental con la información de los oficiales de mantenimiento que >> incluye datos personales, fotografía, titulaciones, cursos, etc.,
Calendarios para la planificación de vacaciones, festivos y libranzas.
Generación de informes de asistencia y rendimientos en la resolución de incidencias para cada oficial de mantenimiento.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN DE PERSONAL
2
Aumento del rendimiento en el departamento de mantenimiento mediante la eliminación de tiempos muertos.
Mayor autonomía de los oficiales de mantenimiento y una menor dependencia del responsable de mantenimiento, para la planificación y organización del trabajo diario.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS GESTIÓN DUAL PARA DEPARTAMENTO DE PISOS
Gestión de todas las peticiones de servicio notificadas desde cualquier departamento, al departamento de pisos.
Gestión automática de toda la planificación de limpieza establecida para las distintas áreas del hotel, y de forma independiente a la gestión del mantenimiento.
Funcionalidades de control y supervisión de personal análogas a las especificadas para la gestión del mantenimiento del hotel.
Sin coste adicional al utilizar para la gestión de pisos, las mismas licencias ya activas en la gestión del mantenimiento.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS OTRAS CARACTERISTICAS
1
Información y planificación de mantenimiento protegida con niveles de acceso para el administrador (jefe mantenimiento) y el supervisor (dirección o departamento de control de calidad).
Información restringida en función del tipo departamento.
Control de firmas de supervisor en los procesos de higiene hídrica y de piscinas, para las zonas donde así lo establezca la legislación vigente.
Acceso online para el responsable de mantenimiento o supervisor desde cualquier lugar de forma remota.
Informes de calidad con inclusión opcional de logotipo corporativo en el documento impreso.
Información protegida con varios niveles de copias de seguridad automáticas.
Completo manual de ayuda.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS OTRAS CARACTERISTICAS
2
Recuperación automática desde las copias de seguridad.
Software muy sencillo e intuitivo, que no requiere de ninguna formación específica.
Multilingüe (español, inglés, francés, italiano y portugués)
Actualizaciones automáticas gratuitas y posibilidad de soporte técnico.
Coste de licencia muy reducido y se no requiere ninguna inversión económica inicial.
Flexibilidad de adaptación en el tiempo que permite añadir o eliminar licencias de uso en función de cada necesidad.
Periodo de prueba gratuito hasta alcanzar los 2000 apuntes de incidencias o 90 días.
Sin compromiso de permanencia tras el periodo de prueba inicial.
CONCEPTOS BÁSICOS DEL ENTORNO DE TRABAJO
GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
GESTIÓN CORRECTIVA
La lista de incidencias es el registro de todos los procesos correctivos y preventivos, que se realizan para el mantenimiento y conservación del establecimiento.
Línea de estado con número de incidencia y total de incidencias .totales
Columna editable para indicación de la ubicación para la incidencia.
Columna editable para indicación del concepto o problema a resolver.
Columna de indicación del estado de resolución de la incidencia.
Fecha y hora de finalización de la incidencia o tarea preventiva.
Nombre del oficial de mantenimiento que finaliza la incidencia.
Columna para breves comentarios de visión directa en lista.
Indicador de presencia de texto en el campo de ampliación de observaciones.
Las tareas preventivas son resaltadas para ser diferenciadas de las correctivas.
Columnas de fecha y hora automáticas de inicio de la incidencia.
Botones de filtrado de la selección en lista combinables entre sí.
Botón para la desactivación conjunta de todos los filtros activos.
Menú principal para selección de procesos.
Barra de herramientas
Genere informes en forma de listados de incidencias que pueden incluir la información de cualquier
histórico, o el resultado de una búsqueda o combinación de filtros.
LISTADOS E INFORMES DE INCIDENCIAS
El filtrado departamental permite mostrar las incidencias notificadas
desde un determinado departamento del establecimiento..
Esta funcionalidad también puede ser aplicada para mostrar las incidencias
desde el propio departamento, cuando las notificadas desde otros departamentos no son de interés,
facilitando el seguimiento y resolución de las propias incidencias
notificadas.
CONTROL DEPARTAMENTAL
La gestión preventiva incorpora las funcionalidades que permiten automatizar las tareas que precisa el mantenimiento del hotel, mediante una planificación que puede adaptarse a las
instalaciones y requerimientos particulares de cada establecimiento.
La gestión de todos los procesos preventivos está integrada en la lista de incidencias, para generar de forma automática, las órdenes de trabajo establecidas en la planificación.
PLANIFICACIÓN PREVENTIVA
Lugar donde ha de realizarse la tarea preventiva
Descripción del preventivo a realizar
Información técnica de la instalación
Filtrar y mostrar en la lista de incidencias
Fecha de inicio y fecha en la que se ejecutará el siguiente preventivo
Tiempo que transcurre hasta la siguiente ejecución del preventivo
Informe del preventivo y consulta de datos registrados
Libro seleccionado para registro de datos y medidas
Intervalos de fechas entre las cuales será activo el preventivo
Nombre para identificar la tarea preventiva
Ver planificación del preventivo en el calendario
En los formularios de los preventivos se introduce la información de las
mediciones que realiza el oficial. Es obligado cumplimentarlos para realizar
la finalización del preventivo.
Al asociar un formulario a un proceso preventivo se obliga al oficial de
mantenimiento, a completar el registro de las mediciones para darlo por
finalizado, de lo contrario continuará pendiente en la lista de incidencias.
Con estos registros, podrán generarse las gráficas de análisis que permitirán
de forma fácil comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones.
FORMULARIOS DE MEDICIONES
Permite establecer una descripción detallada de las tareas y aspectos
de seguridad que el oficial de mantenimiento debe conocer, para completar el proceso preventivo
correctamente.
El oficial de mantenimiento y otros departamentos, pueden consultar el
procedimiento de un proceso preventivo en cualquier momento,
presionando el botón correspondiente de la barra de
herramientas.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Cada proceso preventivo permite adjuntar toda la información técnica relacionada,
organizada en apartados diferenciados. La información adjunta al proceso preventivo quedará accesible desde cualquier lugar
del establecimiento.
ARCHIVO DOCUMENTAL
Muestra la planificación establecida de un determinado proceso preventivo y su progreso a lo largo del año en curso.
CALENDARIOS DE PLANIFICACIÓN PREVENTIVA
Contiene información detallada del proceso preventivo, inicio, finalización, oficial y la información de la programación establecida para su desarrollo.
REGISTRO DE MEDICIONES
Las gráficas de los procesos preventivos, muestran en
forma de gráfico la información de las
mediciones registradas en los formularios de cada
proceso preventivo.
RESULTADOS Y ANÁLISIS
Permite analizar fácilmente el funcionamiento óptimo a lo largo del año de la instalación o
máquina.
La gestión del fichero de oficiales permite agregar en el sistema a nuevos
oficiales y realizar modificaciones en sus
datos personales.
Este apartado permite también obtener
informes relacionados acerca del rendimiento y
la asistencia de cada uno de ellos.
El sistema gestión del personal permite realizar de forma
automática el registro de los trabajos
realizados diariamente por cada oficial de mantenimiento y el
control de la asistencia.
GESTIÓN DE PERSONAL
Nombre
corto para
selección del
oficial en la
lista de
incidencias
Indicador de
presencia del
oficial de
mantenimiento
Número de
identificación
del oficial para
registrar la
jornada de
trabajo
Consulta de
documentos
relativos al
oficial de
mantenimientoConsulta de información
relativa al rendimiento en el
trabajo
Consulta de información
relacionada con la
asistencia del oficial
Gimhotel puede gestionar el control de personal u oficiales de
mantenimiento.
Dado que para finalizar una incidencia, el oficial
correspondiente deber iniciar su jornada de trabajo con su número personal, es posible establecer un
control de horarios de cada jornada para generar cualquier tipo de
informes relacionados.
Iniciar la jornada de trabajo tan sólo requiere introducir el número
de identificación personal.
Cuando un oficial inicia la jornada de trabajo, quedaran registradas en el informe de trabajo diarios todos
los trabajos realizados.
CONTROL DE PERSONAL
Cuando un oficial finaliza su jornada, todos los trabajos realizados durante el día quedan registrados en informe de trabajo diario, así como la hora de inicio y finalización
de cada turno, y el tiempo efectivo trabajado en la jornada de trabajo.
INFORMES DE TRABAJO DIARIO
El informe mensual de trabajo muestra de forma resumida del trabajo desarrollado por el oficial de mantenimiento a lo largo de un determinado mes, y establece parámetros
que permiten determinar niveles de rendimiento y productividad.
INFORMES DE TRABAJO MENSUAL
El calendario de asistencia, codifica por colores cada una de las situaciones de posibles de presencia en jornada ordinaria, presencia en jornada extraordinaria,
vacaciones programadas y justificación de ausencia.
CALENDARIOS DE CONTROL DE ASISTENCIA
La asignación de incidencias y trabajos a los
oficiales de mantenimiento, permite
organizar el departamento, en función de la tareas a realizar y de
las habilidades de cada oficial.
La asignación se realiza de forma muy rápida y
sencilla, sobre la propia lista de incidencias y
permite generar una lista, que puede ser imprimida y utilizada por el oficial de
mantenimiento a modo de orden de trabajo.
ASIGNACIÓN Y ÓRDENES DE TRABAJO
Gimhotel realiza de forma automática y real el registro de los partes de trabajo diarios, con el trabajo realizado por
cada oficial de mantenimiento, incluyendo el tiempo empleado
en resolver cada incidencia.
A partir de la información recopilada diariamente, puede generar distintos informes de asistencia y rendimiento sobre el trabajo realizado por cada oficial de mantenimiento, .
La información permite evaluar la asistencia y el nivel de
productividad de los oficiales de mantenimiento en la resolución
de incidencias.
CONTROL DE RENDIMIENTOS Y PRODUCTIVIDAD
El calendario de planificación de ausencias y periodos de vacaciones
del departamento de mantenimiento, permite prever correctamente las tareas y los recursos humanos necesarios.
PLANIFICACIÓN DE AUSENCIAS Y VACACIONES
GESTIÓN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO
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