Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

ComptabilitésEléments de comptabilité

Détails et explicitations dans les commentaires du document

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PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés

Recettes

Domaines Modules de formation associés

Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :

Transverse

Gérer les référentiels

Budget

Dépenses

Elaboration, allocation et mise à disposition du budget

La gestion en AE et CP

Présentation des états budgétaires

Démarche de programmation

Carte d’achat et dématérialisation

Engagement juridique marché

Engagement juridique hors marché

Le service fait

Retenues de garantie

Gestion des avances et des acomptes

Gestion des pénalités

Demande de paiement sur EJ

Mise en paiementDemande de

paiement hors EJ

xxx module considéré

La démarche

de contrôle

Comptabilités

Cas particuliers

Éléments de comptabilité

Gestion des titres de recette

Recettes globalisées et fléchées

Recettes au comptant

Recettes – Cas particuliers

Opérations pour compte de tiers

Gestion de la trésorerie

Articulation entre les comptabilités

Comprendre le processus de la dépense

Présentation du processus standard de la recette

30’

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Sommaire

Processus de la dépense• Concepts clés - • Impacts budgétaires • Impacts comptables • Imputations budgétaires et comptables

Processus de la Recette• Concepts clés - • Impacts budgétaires • Impacts comptables • Imputations budgétaires et comptables

Autonomie des comptabilités budgétaire et générale

• Autonomie des deux comptabilités• Processus de la dépense• Processus de la recette• Imputations budgétaires et comptables

Quiz • Quiz

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Processus de la dépense

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Le processus standard de la dépense est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement :

- engagement juridique (EJ) ;- certification du service fait (SF) ;- demande de paiement (DP) ;- paiement.

La dépense est comptabilisée en comptabilité budgétaire en deux étapes :

les AE sont consommées lors de l’engagement juridique de la dépense ; les CP sont consommés lors du paiement de la dépense.

En comptabilité générale, le processus standard de la dépense donne lieu à trois écritures :

la charge (ou l’immobilisation le cas échéant) est comptabilisée lors de la certification du service fait (SF);

la dette fournisseur est comptabilisée lors de la prise en charge de la DP par le comptable ;

le décaissement donne lieu à une écriture de trésorerie.

Processus de la dépenseConcepts clés

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Processus de la dépenseImpacts budgétaires

Etapes-clé des impacts

Impactsbudgétaires

Contrôle et validation de

l’EJDécaissement

Expression de besoin

Engagement juridique Service fait Demande de

paiement Paiement

Les AE sont consommées.

Les CP sont consommés.

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Processus de la dépenseImpacts comptables

La dette est comptabilisée :

• Débit compte factures non parvenues (408),

• Crédit compte de fournisseurs (401).

La trésorerie est impactée :

• Débit compte de fournisseurs (401),

• Crédit compte de disponibilité (5).

La charge est comptabilisée :

• Débit compte de charges (6),

• Crédit compte de factures non parvenues (408).

Contrôle et certification du

SF

Prise en charge de la DP

Décaissement

Expression de besoin

Engagement juridique Service fait Demande de

paiement Paiement

Etapes-clé des impacts

Impactscomptables

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Processus de la dépenseImputations budgétaires et comptables

Afin de garantir la cohérence de chaque dépense, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles.

Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues (imputations) :

lors de la création de l’engagement juridique, les critères budgétaires (nature et destination) permettant de consommer les AE et de passer l’écriture correspondante en comptabilité budgétaire doivent être renseignés.

Lors de la certification du service fait, le compte de comptabilité générale (charge ou immobilisation) peut, grâce au système d'information, être déduit automatiquement de la nature d'achat précisée dans l’engagement juridique.

Lors de la liquidation des demandes de paiement, les informations relatives aux tiers fournisseurs et aux conditions de paiement, ainsi que les comptes de comptabilité générale et budgétaire concernés par la comptabilisation de la DP et par son paiement doivent être déduits de l’engagement juridique associé, du service fait correspondant ou du référentiel fournisseur.

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Processus de la recette

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Processus de la recetteConcepts clés

Le processus standard de la recette est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement :

- émission du titre de recette ;- recouvrement de la créance ;- encaissement ;- rapprochement de l'encaissement avec le titre de recette.

La recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire lors du rapprochement de l’encaissement avec un titre de recette préalablement émis.

En comptabilité générale, le processus standard de la recette donne lieu à deux écritures :

Le produit est constaté lors de la prise en charge du titre par le comptable.

L’encaissement donne lieu à une écriture de trésorerie.

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Processus de la recetteImpacts budgétaires

Etapes-clé des impacts

Impactsbudgétaires

La recette est comptabilisée

lors du rapprochement

de l’encaissement

avec le titre

Rapprochement avec le titre

Créance Titre de recette Recouvrement Encaissement Rapprochement avec le titre

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Processus de la recetteImpacts comptables

EncaissementEtapes-clé

des impacts

Impactscomptables

Prise en charge du titre

Le produit et la créance sont comptabilisés : • Débit compte

de tiers (4),

• Crédit compte de produits (7).

L’encaissement est comptabilisé : • Débit compte

de disponibilité (5),

• Crédit compte de tiers (4).

Créance Titre de recette Recouvrement Encaissement Rapprochement avec le titre

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Processus de la recetteImputations budgétaires et comptables

Afin de garantir la cohérence de chaque recette, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles.

Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues.

Lors de l’émission du titre de recette par le gestionnaire du titre de recette, les éléments d’imputations budgétaires et comptables doivent être renseignés (compte général, nature, opération le cas échéant). Les informations relatives aux tiers débiteurs et aux conditions de paiement, doivent être également renseignées. Les autres axes (organisation, origine, etc.) destinés au suivi budgétaire sont facultatifs.

Lors de la prise en charge par le comptable et de l'encaissement, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité générale.

Lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité budgétaire.

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Autonomie des comptabilités budgétaire et générale

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Autonomie des comptabilités budgétaire et généraleAutonomie des deux comptabilités

Les comptabilités budgétaire et générale sont entièrement autonomes l'une vis à vis de l'autre.

La comptabilité budgétaire fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des dépenses et des recettes est le décaissement ou l'encaissement). La différence entre les recettes et les dépenses (crédits de paiement) comptabilisées sur un exercice permet de dégager le solde budgétaire.

La comptabilité générale fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des charges et des produits correspond à la naissance du droit). La différence entre les charges et les produits comptabilisés sur un exercice permet de dégager le résultat patrimonial.

En conséquence de cette autonomie et de ces règles de comptabilisation différentes, le solde budgétaire et le résultat patrimonial ne sont pas tenus d’être égaux.

Consommation de CP

Recettes encaissées

Solde budgétaire

Comptabilité budgétaire Comptabilité générale

Charges Produits

Résultat patrimonial

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Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Processus de la dépense

Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus dépense

Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’une charge en comptabilité générale et le décaissement de la dépense correspondante en comptabilité budgétaire.

Exemple : un EJ est enregistré en N pour 100. Le service fait correspondant est certifié en N pour 100. La facture du fournisseur n'arrivant qu'en N+1, la demande de paiement de 100 est prise en charge en N+1 et le décaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est déficitaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est déficitaire de 100 et le compte de résultat est nul.

Impactcomptable

Impactbudgétaire

Exercice N Exercice N+1

Solde budgétaire : 0 (dépenses)

Résultat patrimonial : - 100 (charges)

Solde budgétaire : - 100 (dépenses)

Résultat patrimonial : 0 (charges)

À la clôture de l’exercice N

À la clôture de l’exercice

N+1Expression de

besoinEngagement

juridique Service fait Demande de paiement Paiement

AE CP

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Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Processus de la recette

Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus recette

Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’un produit en comptabilité générale et l'encaissement de la recette correspondante en comptabilité budgétaire.

Exemple : un titre de recette de 100 est pris en charge en N. L'encaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est bénéficiaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est bénéficiaire de 100 et le compte de résultat est nul.

Impactcomptable

RecouvrementCréance Titre de recette Encaissement

Impactbudgétaire

Exercice N Exercice N+1

Solde budgétaire : 0

(recettes)

Résultat patrimonial :

100 (produits)

Solde budgétaire : 100

(recettes)

Résultat patrimonial : 0

(produits)

À la clôture de l’exercice N

À la clôture de l’exercice

N+1

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Quiz

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Quiz

Question 1Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de dépense ?

Réponse :

Une charge (ou une immobilisation) est comptabilisée lors de la certification du SF en contrepartie d’un compte de facture non parvenue. (D6/C408)Une dette fournisseur est comptabilisée au moment de la prise en charge de la DP par le comptable en contrepartie d’un compte de facture non parvenue.(D408/C401)Le compte de trésorerie est mouvementé en contrepartie du compte fournisseur (décaissement). (D401/C5)

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Quiz

Question 2Quelles sont les écritures budgétaires enregistrées lors du processus standard de dépense ?

Réponse :

Une écriture en comptabilité budgétaire qui correspond à une consommation des AE lors de la validation de l’EJ.

Une écriture en comptabilité budgétaire qui correspond à une consommation des CP lors du paiement.

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Quiz

Question 3Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de recette ?

Réponse : une écriture de constatation du produit et de la créance lors

de la prise en charge du titre de recette par le comptable (D4/C7)

une écriture de trésorerie lors de l’encaissement (D5/C4)

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Quiz

Question 4A quel moment l'écriture budgétaire est-elle enregistrée lors du processus de recette ?

Réponse :

L'écriture budgétaire est enregistrée lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette.