Gestión Centrada en Procesos

Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites


OBJETIVOS presentaciónOBJETIVOS

presentación Apropiarse de conceptos para estudiar y

diferenciar los trámites, procesos y procedimientos

Brindar una metodología para racionalizar los trámites y procedimientos, y la elaboración de manuales de procedimientos.

Fomentar la capacidad de formular propuestas de mejora dentro de la organización.


OBJETIVOSPara la Administración Pública

OBJETIVOSPara la Administración Pública

Propender por una Administración Pública moderna, democrática y transparente.

Fomentar la cultura de autocontrol en los servidores públicos

Fomentar los principios de la buena fe, moralidad, eficiencia, eficacia, transparencia, economía y celeridad.

Contribuir al acercamiento entre la Administración Pública y el ciudadano.


MARCO LEGAL Constitución Política, artículo 209

Ley 87/1993

Directiva Presidencial 02 de 05 de abril/1994

Ley 443 /1998

Ley 489/1998

Directiva Presidencial 09/1999.

Decreto 1537/2001


De donde partir para Gerenciar los procesos

Aplicar un enfoque sistémico en el estudio de los procesos, procedimientos y trámites. (Mini-taller)

Definir el nombre de los procesos.

Identificar los responsables del proceso.


Factores determinantes en un proceso

Estilo de gerencia que lidera el proceso

Tipo de insumos (calidad y

oportunidad).

Perfil del personal.

Métodos de trabajo utilizados.

Tecnología.


Factores determinantes en un proceso

Clima organizacional.

Factor económico.

Sistema utilizado para medir los

resultados del proceso.


Directrices Generales

Compromiso de la alta dirección Mirada integral Trabajo en equipo Capacitación Plan de trabajo


"Sixto Martínez cumplió el servicio militar en un cuartel de Servilla, en medio del patio del cuartel, había un banquito. Junto al banquito, un soldado hacia guardia. Nadie sabía por qué se hacía guardia al banquito. La guardia se hacía porque se hacía, noche y día, todas las noches, todos los días y de generación en generación los oficiales transmitían la orden y los soldados la obedecían. Nadie nunca dudó, nadie nunca preguntó. Si así se hacía, y siempre se había hecho por algo sería.

Y así siguió siendo hasta que alguien, no sé qué general o coronel, quiso conocer la orden original. Hubo que revolver a fondo los archivos. Y después de mucho hurgar, se supo:

Hacía treinta y un años, dos meses y cuatro días, un oficial había mandado montar guardia junto al banquito, que estaba recién pintado, para que a nadie se le ocurriera sentarse sobre la pintura fresca.Eduardo GaleanoFragmentos "El libro de los abrazos"


Procesos

Trámites

Procedimientos

¿Qué son?

DEFINICIONES


Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevarse a cabo por parte de los usuarios, para obtener un determinado producto, para garantizar debidamente la prestación de un servicio, para obtener el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la Administración Publica.


Grados de avance tecnológico

TRÁMITES: Más allá de las relación administración pública - Ciudadano

USUARIO

CIUDADANO

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ValoresNormas

InteresesActitudes


Serie de fases o etapas secuenciales einterdependientes, orientadas a la consecuciónde un resultado, en el que se agrega valor a un

insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.

PROCESO

INSUMO INSUMO ENTRADA

PRODUCTO O PRODUCTO O SERVICIOSERVICIO

SALIDA

PROCESO


Aspectos que identifican los procesos

Generalmente incluyen fases o etapas que se realizan en forma transversal dentro de la organización.

Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto para que tenga una razón de ser.

(1)


Existe una dependencia responsable en la entidad por el desarrollo unificado de cada proceso.

Tiene como mínimo un área clave

Tienen un inicio claramente definido, el cual constituye a su vez el final o cola de otro o de otros procedimientos; éste es el principio para elaboración del mapa de procesos.

....Aspectos que identifican los procesos

(2)


Conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidas a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo, cuándo y a quién corresponde el desarrollo de la actividad


PROCEDIMIENTOS

Permitenprecisar

FORMA DE HACER ALGOQUÉ?

CÓMO?CUÁNDO?

QUIÉN?

Elementos técnicosCondiciones requeridasAlcances y limitacionesNº y perfiles de las personas

Incluyendo


Proceso

Fase o etapa

Procedimiento

Actividad

Desagregación de los procesos

Cadena de procesos


Fas

es p

ara

la

rac

ion

aliz

ació

n

Identificación y clasificación

Fase 1

DescripciónFase 2

AnálisisFase 3

Propuesta de mejoramiento

Fase 4

Implementación de la propuesta

Fase 5


Fase uno

Identificación y clasificación


A solicitud de un agente externo a la organización (entidad gubernamental, gremio, empresa, o ciudadano)

Realizarlo implica un número de pasos o accionesSe obtiene un determinado producto, servicio,

reconocimiento, derecho o se cumple una obligaciónResponde a la razón de ser y objetivos de la

organizaciónEstá soportado en la norma

CaracterísticasCaracterísticas

Fase 1: Identificación y clasificación


CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES


Cobertura

Tiempo

Formularios o proformas

Pago o tarifa

Frecuencia

Riesgos de corrupción


Trámite

Criterios

Cobertura Tiempo Pago

Diligenci

ar

formula

rios

Frecuen

cia

Riesgo

de

corrupci

ón

Sumator

ia

Trámite 1 3 5 5 1 5 3 22

Trámite 2 1 1 3 5 3 1 14

Trámite 3 5 5 1 5 5 5 26

Trámite 4 5 3 1 3 5 1 18

Priorización de los trámitesPriorización de los trámitesFase 1: Identificación y clasificación


Trámite

Criterios

Cobertura Tiempo Pago

Diligenci

ar

formula

rios

Frecuen

cia

Riesgo

de

corrupci

ón

Sumator

ia

Trámite 3 4 2 1 5 5 4 26

Trámite 1 2 3 5 2 5 3 22

Trámite 4 5 3 2 3 4 2 18

Trámite 2 2 2 3 4 3 4 14

Priorización de los trámitesPriorización de los trámitesFase 1: Identificación y clasificación


Normas

Funciones

Objetivos

Productos/ Servicios

IDENTIFICACIÓNDE LOS PROCESOS



CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Misionales• Más relevantes • Razón de ser de la

organización.

Apoyo o gestión

• Prestan apoyo a los procesos misionales

• Permiten tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización.


Taller


PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Objetivos

1

Objetivos

2

Objetivos

3

Objetivos

4

Objetivos

n

Proceso 1 5 5 3 1

Proceso 2 4 3 5 1

Proceso 3 2 2 2 1

Proceso 4 2 4 4 1

Proceso n

Matriz relación entre objetivos y procesos



PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Grado de dificultad y Contribución de los Procesos

Baja AltaDIFICULTAD

CO

NT

RIB

UC

IÓN A

DC

BAlta contribución y baja dificultad

Considerar todos con alta prioridad

Alta contribución y alta dificultadMejorar el proceso

Baja contribución y baja dificultadRevisar para mejorar o suprimir

Baja contribución y alta dificultad Eliminar o contratar

Alt

aB

aja



Fase DOS

Descripción


FUENTES DE INFORMACIÓNFUENTES DE INFORMACIÓN

o Alta dirección

o Cada una de las áreas o dependencias

o Reuniones internas

o Asesorias externas

o Normas

o Entrevistas con

funcionarios

o Encuestas

o Observación directa

o Estudios anteriores

Fase dos: Descripción


Descripción del trámiteDescripción del trámite

Cuestionario sobre información general de trámites


HOJA DE VIDA DEL TRÁMITE


Información de la entidad

1.Nombre de la entidad 3. Adscrita a 5. Tipo de entidad: Nacional Territorial 6. Sigla

Identificaciòn del trámite

8.1 Institucional Interistitucional 8.2 Común a todas las entidades: Nombre de la entidad contractual Derecho de petición Acción , Actividad o documento a obtener

Acciòn de Tutela Recursos en la via Gubernativa Solicitud de Información Consultas * Nombre de la entidad Queja Solicitudes de Certificacuiones Acción , Actividad o documento a obtener

Otras y Consultas

9. Nombre del Trámite

10. En que consiste el trámite -Tipo de ususario que solicita el trámite (Persona natural o jurìdica, organización civil o pública) - Indicar que se espera obtener, mencinando el nombre del trámite - Ante quien debe solicitars e (dependencia y nombre del a entidad)

11. Requisistos necesarios para el trámite 11. 1 Costo Fijo 11.2 Costo Variable Anotar los Requisistos y condiciones Específicas que deben reunir los solicitantes concepto:

11.3 Lugar donde se realiza el pago

11.4 Cuenta bancaria

11.5 Forma de Pago

Tarjeta de crédito Efectivotarjeta debito Cheque

12 Documentos necesarios para el trámite

13. Dónde realizar el trámite

13. 1 Nombre sede 13.2 Departamento 13.3 Ciudad 13.4 Dirección 13.5 Teléfono 13.6 Fax13.7 Email 13.8 Página WEB 13.9 Horarios

14. Principales normas que regulan el trámite Describirlas en orden de jerarquìa (leyes, Decretos, Resoluciones, etc), imdicando puntalmente el Artículo , numeral o inciso que corresponda a cada una de ellas .

15. Otros datos sobre el Trámite

15.1 Depandencia a la que corresponde la coordinación administrativa del trámite 15.2 Cargo que resuelve el trámite

15.3 Tiempo de para la resolución del trámite 15.4 Trámite en línea SI NO 15.5 dirección en internet del trámite 15.6 Número de Trámites que gestiona al año

15.7 Observaciones sobre el número de trámites que gestiona al año

HOJ A DE VIDA DEL TRÀMITE

2. Naturaleza jurídica

7. Sector

4. Vinculada a

8. Clasificacón del trámite

Debe estar definido por la acción que realiza el ciudadano; normalmente una solicitud, suscripción, registro, presentación o pago, para obtener un producto o servicio específico que éste requiera









9. Nombre del Trámite

10. En que consiste el trámite -Tipo de ususario que solicita el trámite (Persona natural o jurìdica, organización civil o pública) - Indicar que se espera obtener, mencinando el nombre del trámite - Ante quien debe solicitars e (dependencia y nombre del a entidad)

11. Requisistos necesarios para el trámite 11. 1 Costo Fijo 11.2 Costo Variable Anotar los Requisistos y condiciones Específicas que deben reunir los solicitantes concepto:

11.3 Lugar donde se realiza el pago

11.4 Cuenta bancaria

11.5 Forma de Pago

Tarjeta de crédito Efectivotarjeta debito Cheque

12 Documentos necesarios para el trámite

Debe estar definido por la acción que realiza el ciudadano; normalmente una solicitud, suscripción, registro, presentación o pago, para obtener un producto o servicio específico que éste requiera





13. Dónde realizar el trámite

13. 1 Nombre sede 13.2 Departamento 13.3 Ciudad 13.4 Dirección 13.5 Teléfono 13.6 Fax13.7 Email 13.8 Página WEB 13.9 Horarios

14. Principales normas que regulan el trámite Describirlas en orden de jerarquìa (leyes, Decretos, Resoluciones, etc), imdicando puntalmente el Artículo , numeral o inciso que corresponda a cada una de ellas .

15. Otros datos sobre el Trámite

15.1 Depandencia a la que corresponde la coordinación administrativa del trámite 15.2 Cargo que resuelve el trámite

15.3 Tiempo de para la resolución del trámite 15.4 Trámite en línea SI NO 15.5 dirección en internet del trámite 15.6 Número de Trámites que gestiona al año

15.7 Observaciones sobre el número de trámites que gestiona al año


MODELO DE FLUJOGRAMA

Grupo Adtivo y de infor. Documental

(GAID)

Ordenador del gasto

Area de presupuesto

Area de Contabilidad

inicio

1

Diligenciar formato

solicitud CDP y envíar

Revisar y verificar en SIIF

DPRevisar solicitud

Está de Acuerdo?

Devolver a GAID

Firmar y remitir

1

si

no

Devolver a GAID

1

Registrar en SIIF y expide CDP

si

no

A

Existe disponibilidad?


MODELO DE FLUJOGRAMA

Grupo Adtivo y de infor. Documental

(GAID)

Ordenador del gasto

Area de presupuesto

Area de Contabilidad

2

Recibir CDP

Registrar en el sistema

presupuestal paralelo y remite

Coordinador firma CDP y

remite

B

A

Elaborar contrato

Verificar en SIIF el beneficiario

Existe el benefici

ario?

Crear el beneficiario

si

no


Fase TRES

Análisis


Factores clave

(Trámites, procesos y

procedimientos)

Normatividad

Riesgos de corrupción

Costos entidad

Costos usuario

Pertinencia

Interacción institucional

Fase tres: Análisis


Análisis del trámiteAnálisis del trámite

Fecha:Nombre de la entidad:

Levantado por:Nombre de trámite:

Normatividad

Costos usuario

Interacción Institucional

Riesgos corrupción

Pertinencia

Observaciones/propuestas

Costo aproximado

FACTORES CLAVEAnte quién debe hacerlo?

Qué debe hacer el usuario?

Documentos y requisitos

No. Orden



Fase/procedimiento/actividad

Punto de Control

Tiempo Documentos

Factores Claves Problemas/propuestasEje

cución

Transporte

Espera

Total

Características

No. Docu.

Pertinencia

Normatividad

Costos entidad

Riesgos corrupción

Interacción Institucional

Nombre del proceso: Código: Nombre de la fase:

Nombre del procedimiento: Elaborado por:

Análisis de procesos y procedimientosAnálisis de procesos y procedimientos




Reducir fases o etapas y actividades

Aspectos tecnológicos

Formas y formatosAnálisis de costos

Otros factores para el análisis de procesos y procedimientos

Talento HumanoReducir el tiempo del ciclo del proceso o procedimiento


Fase CUATRO

Propuesta de mejoramiento


Nº Descripción actual

Mejora

(hacer la descripción)

Ventajas

(Que aporta)

Implicaciones

(Técnicas, económicas y

personales

Relación de mejoras

Fase cuatro: Propuesta de mejoramiento


Fase CINCO

Implementar la propuesta de mejoramiento


Orientar al personal

Publicar y documentar

Realizar el seguimiento

Implementar la propuestaImplementar la propuesta

Fase cinco: implementar


Mejoramiento de procesos y procedimientos


Planear

Verificar

Actuar

Hacer

Ciclo de mejoramiento PHVA


Premisas

Cómo lo hace?

Quién lo hace

Cuándo se hace?

Dónde se hace?

Qué se hace?

Por qué se hace?


Elaboración

Manual de procedimientos


LOGOTIPO Y NOMBRE

DE LA ENTIDAD Trámite que origina el

proceso?

Nombre del

Proceso

Código:

Versión:

Vigente a partir de: dd-mm-aa

Página 1 de n

OBJETIVO: Incluir el propósito para el cual se adelanta dicho proceso.

ALCANCE: Describir la interrelación entre el proceso y las áreas quelo deben aplicar. En algunos casos especiales se requiere señalardesde dónde empieza y hasta dónde termina para procesos más complejos.

* GLOSARIO: Incluir el significado de los términos que se considerennecesarios para una mejor comprensión del proceso.

PRODUCTO O SERVICIO: Indicar el producto o servicio que generará el proceso.

NORMATIVIDAD: Indicar el marco legal que da origen al proceso.


LOGOTIPO Y NOMBRE


proceso?

Nombre del

Proceso

Código:

Versión:


Página 1 de n

RECURSOS: Señalar los elementos mínimos necesarios paraimplementar el proceso, clasificándolos en:

Tecnológicos: Definir los equipos especiales, informáticos, de telecomunicaciones, técnicos, o software que se requieran.

Logísticos: Indicar otros elementos adicionales que se requieren para el buen desarrollo del proceso.(Normas, formatos, documentos, etc.)Humanos: Definir el perfil de los servidores públicos y demás

Personal requerido para llevar a cabo el proceso.

Metodológicos: Identificar los documentos y lineamientos utilizados para adelantar el proceso.

Otros: Aquellos que considere pertinentes la organización.


ENTREGA Nº

FECHA CONCEPTO PÁGINAS ACTUALIZADOPOR

Día

Mes

Año

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


LOGOTIPO Y NOMBRE


proceso?

Nombre del

Proceso

Código:

Versión:


Página 1 de n

Nº Etapa/Fase/Actividad Area responsable

Cargo responsable

Registro Punto de control

1

2

n

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO


Macroproceso: CONTRATACIÓN PÚBLICA Versión: 1.0

Proceso: GGA-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Vigente a partir de: Mayo 28 de 2004 (Res. 051 de 2004)

FASE / PROCEDIMIENTORESPONSABLE

REGISTROPUNTO DE CONTROLDEPENDENCIA CARGO

FASE 1: LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE CONSUMO DE BIENES

1. Obtener la información actualizada relativa a estadísticas de bienes consumidos del año anterior y entregar al Coordinador de Gestión Administrativa

Grupo de Gestión AdministrativaÁrea Almacén

Funcionario Asignado

DAFP-005: Plan de necesidades de bienes preliminar

2. Proyectar circular interna y enviar por correo electrónico a cada dependencia adjuntando formato DAFP-005: PLAN DE NECESIDADES DE BIENES

Grupo de Gestión Administrativa


DAFP-005: Plan de necesidades de bienes

Oficio requisitoriocircular Interna

3. Recibir diligenciados a través de correo electrónico los formatos DAFP-005: PLAN DE NECESIDADES DE BIENES en el mes de noviembre de cada año.


Funcionario Encargado

Plan de necesidades de cada área

FASE 2: ANALISIS Y CONSOLIDACIÓN

4. Analizar y consolidar en forma sistematizada una vez se ha revisado la información aportada por las dependencias, agrupando los elementos conforme con sus características y usos

Grupo de Gestión AdministrativaÁrea de Almacén

Funcionario asignado

Proyecto de Plan de Compras consolidado

5. Determinar la existencia actual en el almacén, de bienes, consumo promedio anual y los valores unitarios, promediados según facturas, para precisar cantidades a adquirir, ajustado a la apropiación asignada al Departamento.



Resolución distribución Interna de Presupuesto


Portada

Alcance y campo de aplicación

Tabla de contenido

Formalización interna (Resolución)

Mecanismos de actualización

Descripción de la misión y la visión.

Marco legal.

Manejo y conservación del manual.

Simbología utilizada

Relación de procesos y procedimientos

Glosario de términos

Relación de formas y formatos.

Anexos

Elaboración y Administración

del manual


Dirección: Carrera 6 No. 12- 62 BogotáDirección: Carrera 6 No. 12- 62 BogotáTel: 3360686 – Tel: 3360686 – 3412120 -- 3412120 -- 33440803344080

ext. 165, 164, 146ext. 165, 164, 146

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Gestión Centrada en Procesos