Implantación de un Sistema Gestión de Conocimiento

Organización objeto de la implantación

Laboratorio Farmacéutico

Área Técnica

Mª Dolores Iglesias Currás

Máster de Gestión de la Información

y el Conocimiento en las Organizaciónes

Madrid, 04/07/2008

Índice de contenidos

Contextualización del Área Técnica Departamentos

Detección general de necesidades

Objetivos: Misión, VisiónObjetivos generales y específicos

Aspectos clave: beneficios y aspectos críticos

PLANIFICACIÓN Análisis del Área Técnica Recursos del proyecto

DISEÑO Acciones

DESARROLLO Actividades

IMPLANTACIÓN Plan de marketing

EVALUACIÓN

Área TécnicaÁrea responsable de todos los aspectos técnicosrelacionados con los productos y servicios que laorganización ofrece

División Técnicao Dirección Técnicao Departamento de Garantía de Calidado Departamento de Registros

División Comercial Dietética y Cosmética

o Departamento Técnico Laboratorio I+D

Detección general de necesidades I

Apoyo inexistente de sistemas y tecnologías de la información

Poco control de procesos y documentación

Conocimiento tácito sin transformar en

conocimiento explicito

Conocimiento explicito sin control

ni organización específica

Dificil acceso al conocimiento

Organización ÁreaTécnica

Detección general de necesidades II

Personaso Formación nuevas incorporaciones – mucho gasto de tiempoo Comunicación “boca a boca” – no se plasma practicas y

conocimientos individuales de los miembros del área tecnica

Procesoso Duplicidad de informacióno Errores por falta de coordinación interdepartamentalo Gestión lenta por falta de flujos de trabajo

Conocimientoo Duplicidad de documentacióno Documentación en papel – se necesita mucho espacio físicoo Información custodiada de forma individual – dispersión de información

y conocimiento

Misión y Visión

MisiónConseguir la máxima eficiencia posible para poder ofrecer alcliente interno/externo servicios y productos con mayor valorañadido.

VisiónConseguir que la implantación de un sistema de gestión delconocimiento en el área técnica, se haga extensivo a todas lasáreas de la organización, existiendo así un sistema de gestióndel conocimiento único para toda la organización

Objetivos Generales

Objetivos generaleso Conocimiento a disposición de las personas o Trabajo en equipo o Desarrollo de capacidades de los miembros (área técnica)o Flujos de trabajo e información

Objetivos específicos

Objetivos específicoso Gestión del conocimiento

o Espacios de producción e intercambio de conocimiento

o Entorno de colaboración: reutilizar y capturar conocimiento útil para cada uno de los miembros

o Reducción tiempos

o Reducción de costes relacionados con duplicidad de información y procesos, y espacio físico de almacenamiento

o Análisis y mejora de procesos

Aspectos claveAspectos críticos

Cultura organizacional: Necesaria una cultura de creación e intercambio de conocimiento

Aspectos Técnicos: El producto se debe integrar a los principales sistemas de información de la organización

Aspectos Presupuestarios: Presupuesto muy bien estructurado y justificado

Recursos Humanos: Aceptación por parte de los usuarios que formarán parte del sistema de GC y formación para los mismos.

Beneficios

Aumento en la rapidez de atención al cliente (interno/externo)

Mejora de los servicios prestados

Reducción de costes

Incremento de la productividad

PLANIFICACIÓN: Análisis Análisis de los departamentos que componen el área técnica

o Descripción generalo Servicios del Departamentoo Recursos del Departamento

Departamentos objeto de análisiso Garantía de Calidado Documentación y Registroso Dirección Técnicao Departamento Técnico/División Cosmética y

Dietéticao Laboratorio I+D

Resultados del análisis/Departamentoo Factores críticos o Acciones a llevar a cabo (fase de diseño)

Garantía de Calidad: Factores Críticos

PLANIFICACIÓN: Análisis

Estrecha relación con procesos heredados de fábrica (Normas de Correcta Fabricación)Creencia de que se aseguran la correcta consecución de los procesos

Documentos en formato papel

Procesos validados con firmas originales

Recogida de datos de forma manual

Gran volumen de documentacion en papel Necesidad de mucho espacio fisico y tiempo para la ordenación y archivo

Dificultad para controlar la información y la documentación

PLANIFICACIÓN: Análisis

Cambio de equipo

Documentación y Registros: Factores Críticos

Desconocimiento delsistema de gestión deinformación anterior en el Departamento

Ralentización de procesos

Gestiones administrativas(Administraciones Publicas)

Documentación en papel

Volumen documental

Gestión de dossieres

PLANIFICACIÓN: AnálisisDirección Técnica: Factores Críticos

Director TécnicoPapel fundamental para la implantación del sistema de gestión del conocimiento

A nivel interno: relación con todas las áreas de la organización

A nivel legal: responsable de todas las actividades relacionadas con la fabricación, almacenamiento, comercialización y distribución de especialidades farmacéuticas

A nivel externo: relación con proveedores y clientes

A nivel personal: persona dinámica, de mente abierta, con conocimiento extenso en la industria farmacéutica, buena disposición a la comunicación abierta

PLANIFICACIÓN: AnálisisDepartamento Técnico Dietética y Cosmética: Factores Críticos

División de reciente creación

Notable crecimiento de productos y clientes en poco tiempo

Ritmo de trabajo vertiginoso

Difícil control de la documentaciónPoca normalización de procesosDifícil comunicación con el resto de Departamentos

PLANIFICACIÓN: Análisis

Lejanía geográfica

Laboratorio I+D: Factores Críticos

Dificultad para tenercomunicación fluida conla organización

Normas de Correcta Fabricación+

Buenas practicas de laboratorio

DesinformaciónDocumentos en formato papel

Procesos validados con firmas originales

Recogida de datosde forma manual

Dificultad para controlar la información y la documentación

PLANIFICACIÓN: RecursosRecursos: Personas

Usuarios del Sistema de Gestión del Conocimientoo Área Técnicao Resto de áreas de la organizacióno Usuario externos (clientes/proveedores)

Gestores del Sistema de Gestión del Conocimientoo Componentes de área técnicao Departamento de Tecnologías de la Información

PLANIFICACIÓN: RecursosRecursos: Tecnologías

Softwareo Herramientas apoyo a la gestión de la información (a definir)o Herramientas de apoyo al desarrollo del proyecto:

• Herramientas de ofimatica• Microsoft Outlook• Portal/Intranet

Hardwareo Ordenadoreso Servidores web y servidores de datoso Modemso Scanner, impresoras

PLANIFICACIÓN: RecursosGrupo de trabajo

Supervisor del proyectoo Asistencia a reuniones de puesta en marcha y diseñoo Supervisión periódica de acciones llevadas a caboo Presentación del proyecto ante el Comité de Dirección

Director del proyectoo Coordinación de actividades y reunioneso Calendario de trabajoo Elaboración de documentos relacionados con el proyecto

Departamentos soporteo Departamento de Tecnologías de la Información: Apoyo en desarrollos basados en tecnologías de la informacióno Departamento de Atención al Cliente/División Operaciones: conocimiento de todas las herramientas de gestión de la información de la organización.

DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. T.I DESCRIPCIÓN

ACCIÓN 1:ELABORACIÓN,DISTRIBUCIÓN,CONTROL DEPROCEDIMIENTOSNORMALIZADOS DE TRABAJO

Garantía de Calidad Gestión de PNTsGestión de ISO 9001

Sharepoint

Herramienta de MicrosoftOffice basada en entronoWeb. Creación de bibliotecas deDocumentos donde ubicartodos los PNTs , conaccesos por tipos de usuarioy creando diferentes vistassegún las necesidadesde cada usuario.

RegistrosElaboración de PNTsprocesos de gestiónde documentación yconocimiento Infoptah

Herramienta basadaen entrono Web. Crear formulariosdestinados al control decomprensión de lectura dePNTs que debencumplimentar todos losimplicados en un PNT.

I+DGestión de PNTsrelacionados conGMPs y GLPs

DISEÑO: Acciones

TIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN

ACCIÓN 2:GESTIÓN DELIBERACIÓNDE PRODUCTOS

Garantía de Calidad

Liberación de productos

IP6

Herramienta Oracle utilizada para la gestión del almacén del laboratorio farmacéutico. Documentación de cada lote de producto relacionada con dicho lote siempre trazabilidad de un producto gestionada en el sistema y documentada en todo momento Recuperación de documentos en formato digital

DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN

ACCIÓN 3:GESTIÓN DE MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO

Garantía de Calidad

Infopath Creación de formularios para la gestion del desarrollo, diseño, modificación, de materiales de acondicionamiento. Control del proceso e historial de cambios.

IP6 Creación de una base de datos especifica para los materiales de acondicionamiento para el control de los materiales de acondicionamientos vigentes Información actualizada y accesible.

DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓN

ACCIÓN 4:FORMULACIÓNDE PRODUCTOS

DepartamentoTécnico

I+D

Flujos de trabajo para elproceso de formulaciónde productos

Infopath Flujo de trabajo condiferente informaciónpara poder completarel proceso

Recuperacion dedatos relacionadoscon componentes deformulación

TIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓN

ACCIÓN 5GESTIÓN DOCUMENTAL

Todo el Área Técnica

Repositorio de Documentos

Almacenar todos aquellos documentos generados en el área técnica de forma estructurada

Todo el conocimiento centralizado

DESARROLLO: ActividadesPLANIFICACIÓN Reuniones:

o Organización del equipoo Captura de requisitos generaleso Definición de requerimientos del proyecto

Documento:o Documento estilo

DISEÑOReuniones:

o Funcionalidades del sistemao Análisis de requisitoso Lista estructurada de contenidoso Viabilidado Planificación de tareas

Documentos: Guía de trabajo

DESARROLLO: ActividadesDESARROLLO

Análisis de Tecnologías de la Información Programación de bases de datos Diseño de espacios en el portal/intranet Maquetas/pruebas Aprobación Documento:

o Manual de usuario y explotación

IMPLANTACIÓN

Comunicación Cursos Puesta en marcha

DESARROLLO: Calendario

Inicio Fin

FASE PLANIFICACIÓN 5 días 08/09/2008 12/09/2008

Documento estilo 1 día 11/09/2008 11/09/2008

Reunión puesta en marcha 1 día 12/09/2008 12/09/2008

FASE DISEÑO 9 días 16/09/2008 26/09/2008

Lista estructurada de contenidos 1 día 18/09/2008 18/09/2008

Guía de trabajo 3 días 24/09/2008 26/09/2008

FASE DESARROLLO 28 días 29/09/2008 14/11/2008

Manual de usuario y explotación 2 días 04/11/2008 05/11/2008

FASE IMPLANTACIÓN 42 días 06/11/2008 23/01/2009

Comunicación 8 días 06/11/2008 17/11/2008

Cursos 14 días 18/11/2008 09/12/2008

Puesta en marcha 21 días 10/12/2008 29/01/2009

IMPLANTACIÓNCOMUNICACIÓN

Presentación del producto a todos los departamentos de la compañía Cursos destinados a los usuarios del sistema de gestión del conocimiento Notas informativas referentes a actualizaciones en el sistema

ACTIVIDADES

Presentación del producto por grupos en varios días Cursos. Dos niveles

o Nivel avanzado para la gestión del sistemao Nivel básico de uso general

EVALUACIÓN

El producto presentado se encuentra en su etapa de introducción (diseño y establecimiento de los instrumentos necesarios), esto representa:

o Un gasto importante o Poco rendimiento productivo en su fase inicialo Un esfuerzo importante para el personal implicado

Beneficios del sistema de gestión de conocimiento una vez se haya implantado:

o Disminución en el uso de soportes en papel y soporte electrónico o Disminución de soporte por parte del servidor de la compañía o Disminución del tiempo en la ejecución de tareaso Compensacion del gasto inicial de desarrollo y mantenimiento

EVALUACIÓN

Beneficios intangibles

Aumento de la seguridad en los procesos

Aumento en la rapidez de atención a cliente (interno/externo)

Mejora de los servicios prestados

Incremento de la productividad