Gestión de laCalidad del Proyecto

alumno: Jorge Luis Miranda Huaman

1 INTRODUCCION

  La gestión de la calidad es el proceso que asegura que todas

las actividades necesarias para diseñar, planificar e implementar un proyecto sean efectivas y eficientes con respecto al propósito del objetivo y su misión.

  La gerencia de la calidad del proyecto no es un proceso que

ocurre al final de una actividad para medir el nivel de calidad del resultado. No significa tampoco comprar los bienes o servicios más caros disponibles en el mercado. La calidad y el grado no son lo mismo, el grado son las particularidades de un bien o servicio como características adicionales. Un producto puede ser de buena calidad (sin defectos) y ser de una grado bajo (con pocos o sin características adicionales).

  

2 MARCO CONCEPTUAL

2.1 Antecedentes de la calidad 

En la historia los humanos han buscado perfeccionar sus actividades en pro del desarrollo y la tecnología. La calidad también ha influido en dicho proceso de evolución del hombre convirtiéndose en parte fundamental en todas sus prácticas. Esto quiere decir que siempre se ha tenido un concepto intuitivo de la calidad.

En las culturas antiguas como la egipcia, la maya, la azteca y la demás culturas occidentales y orientales, la calidad se ve reflejada en sus obras que hoy se imponen ante el mundo como muestra del afán por ofrecer lo mejor a sus dioses o jefes tribales. Prueba de ello es El Código de Hammurabi (1752 a. C.), que imponía lo siguiente: “Si un albañil construye una casa para un hombre, y su trabajo no es fuerte y la casa se derrumba matando a su dueño, el albañil será condenado a muerte”. La calidad estaba tan profusamente en las civilizaciones antiguas que una equivocación podría significar la muerte

2.2 Definición de Calidad

2.3 Normativas internacionales ISO y Normas Peruanas

Dentro de cada organización es posible implementar metodologías, estandarizaciones y normas internas para mejorar la manera de trabajar. Ciertas organizaciones internacionales han creado guías o políticas que ayudan a supervisar este trabajo y se basan en normativas. Estas normativas son aplicables a cualquier tipo de organización pública o privada

2.4Normas Internaciones ISO 

En los años 30 diferentes organizaciones crean sus propias normas internas sobre aseguramiento de la calidad, tal es el caso de la Ford (Q101) y el Ministerio de Defensa (05-20 series). En los inicios de la década de los noventa aparece la norma internacional ISO 9000, creada en 1987 y son resultados de las modificaciones a la norma militar BS 5750 del Instituto Británico de Normas. Es la recopilación de un grupo de normas internacionales aprobadas por la Organización Internacional del Trabajo, que tratan sobre los requisitos que deben cumplir el Sistema de Calidad en las empresas.

2.5 El propósito de la Gestión de la Calidad  La principal política de la gestión de la calidad es

asegurarse que el proyecto alcanzará o superará las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto. El equipo del proyecto tiene que desarrollar una buena relación con los interesados en el proyecto, especialmente con el donante y beneficiarios, para entender lo que para ellos significa la calidad. Una de las causas para que haya evaluaciones pobres de un proyecto, es que el proyecto solo se enfoca en alcanzar los requerimientos escritos para obtener los resultados principales e ignora las otras necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

La gerencia de la calidad consiste en cuatro procesos principales:

• Definición de Calidad • Aseguramiento de la Calidad • Control de Calidad • Mejoras a la Calidad

2.6 Percepción de la Definición de la calidad

  El primer paso en la gerencia de la calidad es

definir la calidad, el gerente del proyecto y el equipo tienen que identificar que estándares de calidad se utilizaran en el proyecto, se recurrirá a los donantes, beneficiarios, a la organización y otros interesados en el proyecto para que aporten con una buena definición de calidad.

La gerencia de la calidad implica tener la habilidad de anticipar situaciones y preparar acciones que ayudarán a obtener los resultados deseados.

Características de Calidad 

Todos los bienes o servicios tienen características que facilitan la identificación de su calidad. Las características son parte de las condiciones de cómo los bienes, equipos y servicios son capaces de alcanzar los requerimientos del proyecto y sirven para ser utilizados por los beneficiaros. Algunas características de calidad son:

  Funcionalidad es el grado, por el cual un equipo o herramienta ejecuta su

función prevista, esto es importante especialmente para equipos clínicos, para que la atención a pacientes sea cómo se espera.

  Ejecución, es la forma en que un producto o servicio se ejecuta o utiliza

según su uso previsto. Por ejemplo, un sistema de agua tiene que ser diseñado y construido para resistir condiciones extremas y requerir poco mantenimiento para reducir el costo a la comunidad e incrementar su sustentabilidad.

  Confiabilidad, es la capacidad de un servicio o producto para funcionar

como se tiene previsto bajo condiciones normales sin fallas. Los insumos químicos utilizados para exámenes clínicos deben proveer la información de una manera consistente y

confiable que ayude a identificar enfermedades graves. La confianza de los beneficiarios depende de la calidad de los insumos utilizados.

Importancia, es la característica de como un producto o servicio alcanza las necesidades reales de los beneficiarios, debe ser pertinente, aplicable, y apropiado para su uso previsto o aplicación.

Puntualidad, como el producto o servicio es entregado a tiempo para resolver los problemas cuando se necesita y no después, esto es una característica importante para el trabajo de salud y es vital en los proyectos emergencia.

  Conveniencia, define la aptitud de su uso, su apropiada y

correcta función, el equipo agrícola tiene que ser diseñado para operar según las condiciones del suelo para los beneficiarios que lo utilizarán.

  Completa, la calidad de que el servicio es completo e

incluye todos los servicios del alcance. Jornadas de entrenamiento tienen que ser cumplidas e incluyen todos los materiales para construir una habilidad o conocimiento deseado

Consistencia, los servicios son entregados de la misma manera para cada beneficiario.

Las características de calidad no se limitan a los bienes, servicios o equipo entregados a los beneficiarios, sino también aplican a los bienes, servicios y equipos que el equipo del proyecto utiliza para

Obtener resultados. Estos incluyen los vehículos, computadores, equipo y herramientas variadas y servicios de consultoría que el proyecto compra y utiliza para llevar a cabo sus actividades.

Ejemplo: Un proyecto solicito la compra de 1000 ladrillos para construir una vivienda y bolsas de cemento para la construcción de una vivienda en un zona salitrosa, el encargado de hacer las compras se dispuso a adquirirlos rápidamente, y cuando lo llevo hacia el lugar donde se realizaría la obra el ingeniero se dio con la sorpresa que había adquirido ladrillos pandereta y un tipo de cemento que no era resistente a los sulfatos.

el pedido de compra no tenía especificaciones para su uso previsto (conveniencia), y resistencia (ejecución). El oficial de adquisiciones solo sabía que las esos materiales eran requeridos lo más pronto posible (puntualidad), entonces se procedió a la compra, en base a su conocimiento de cómo debían ser.

El proyecto adquirió las tiendas dentro del presupuesto y dentro del tiempo especificado pero el ingeniero lo rechazo porque no cumplía con los requisitos necesarios(calidad).

 

2.8.1 Plan de Calidad  Parte de definir la calidad involucra el desarrollo

de un plan de calidad y una lista de tareas que serán ejecutadas durante la fase de implementación del proyecto.  

Una vez que el proyecto ha definido los estándares y las características de calidad, creará un plan de calidad del proyecto que describirá todas las definiciones de calidad y los estándares relevantes para el proyecto. 

El plan de calidad también describe las condiciones que los servicios y bienes deben poseer para satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

2.8.2 Aseguramiento de la calidad   El aseguramiento es la actividad de proveer

evidencia para promover la confianza entre los interesados en el proyecto de que las actividades relacionadas con la calidad se están ejecutando efectivamente establecidos de calidad.

El aseguramiento de la calidad ocurre principalmente durante la fase de implementación del proyecto e incluye la evaluación de la ejecución general del mismo

Uno de los propósitos de la gerencia de calidad es el encontrar errores y defectos en el proyecto tan pronto como sea posible y antes de que sean entregados a los beneficiarios. Por lo tanto, un buen proceso de la gerencia de calidad reducirá las horas de esfuerzo y costos en rehacer las actividades de mala calidad.

El aseguramiento de la calidad no solo se realiza para los productos y servicios entregados por el proyecto sino también para los procesos y procedimientos utilizados para dirigir el mismo, lo que incluye la manera en que el proyecto utiliza las herramientas, técnicas y metodologías para manejar el alcance, cronograma, presupuesto y calidad.  

Auditorias de Calidad

Las auditorias de calidad son revisiones estructuradas de las actividades de la gerencia de calidad que ayudan a identificar las lecciones aprendidas que pueden mejorar ejecución de las actividades actuales o futuras del proyecto. Las auditorias son ejecutadas por el personal del proyecto o consultores con experiencia en áreas específicas. El propósito de la auditoria de calidad es revisar como el proyecto esta utilizando sus procesos internos para producir los servicios y productos que entregara a los beneficiaros.

  Si se detectan problemas durante las auditorias de calidad, serán

necesarias acciones correctivas para las herramientas, procesos y procedimientos utilizados para asegurar que la calidad sea restablecida.  

  El ciclo PHRA (Planificar, Hacer, Revisar, Actuar,) 

La herramienta más popular utilizada para determinar el aseguramiento de la calidad es el ciclo de Shewhart. Este ciclo consiste en cuatro pasos: Planificar, hacer, revisar, y Actuar. Estos pasos son comúnmente abreviados PHRA

Los cuatro pasos del aseguramiento de la calidad son:

Planificar: Establecer los objetivos y procesos requeridos para entregar los resultados deseados.

Hacer: Implementar el proceso Revisar: Monitorear y evaluar el proceso implementado

evaluando los resultados versus los objetivos predeterminados.

Actuar: Aplicar las acciones necesarias para mejorar si los resultados requirieran cambios.

  El método planificar, hacer, revisar y actuar es un método

efectivo para monitorear la calidad, ya que analiza las condiciones existentes y procedimientos utilizados para proveer el bien o servicio a los beneficiarios.  

El ciclo PDCA se muestra como un ciclo de mejora que no tiene fin

2.8.3 Aseguramiento vs. Control El aseguramiento de la calidad es a menudo confundido con el control de calidad; el control de calidad se hace al final de proceso o actividad para verificar que los estándares de calidad se hayan alcanzado. El control de calidad por si mismo no provee calidad, aunque puede identificar problemas y sugerir maneras para mejorarlos. El aseguramiento de la calidad es algo que tiene que ser planificado desde las etapas iniciales del proyecto, con medidas apropiadas tomadas en cada etapa. Desafortunadamente muchos proyectos de desarrollo son implementados sin un plan de aseguramiento de la calidad, y estos proyectos a menudo no alcanzan las expectativas de calidad del donante y beneficiarios.

2.8.4 control de calidad

El control de calidad es la utilización de técnicas y actividades que comparan la ejecución real de la calidad con las metas, y define las acciones apropiadas en respuesta a un déficit. Es el proceso que monitorea los resultados de proyectos específicos para determinar si están conformes con los estándares relevantes e identifica los diferentes enfoques para eliminar las causas de la ejecución no satisfactoria.

La meta del control de calidad es mejorar la calidad que involucra el monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los mismos alcanzan los estándares de calidad o definiciones basadas en las expectativas de los interesados en el proyecto

. Los elementos del control de calidad son:

Aceptación; los beneficiarios, el donante u otros interesados clave en el proyecto aceptan o rechazan el producto o servicio entregado.  

Retrabajo; es la acción tomada para hacer que el producto o servicio rechazado tenga conformidad con los requerimientos, especificaciones de calidad o expectativas de los interesados en el proyecto.

Ajustes; corregir o tomar los pasos necesarios para prevenir problemas de calidad mayores o defectos basados en mediciones de control de calidad.

2.8.5Herramientas de Control de Calidad

Existen algunas buenas herramientas que pueden ser utilizadas para controlar la calidad en un proyecto, estas son el diagrama Causa y Efecto, graficas de Pareto y gráficos de control:

  Diagrama Causa y Efecto, también conocido como

diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa (en honor de Kaoru Ishikawa, un estadístico de control de calidad oriundo de Japón, que desarrolló el concepto en los años 60, y es considerado una de las siete herramientas básicas de la gerencia de calidad). es una herramienta de análisis que provee una mirada sistemática a los efectos y causas que crean o contribuyen a esos efectos.

Grafica de Pareto; basadas en la regla de Pareto, la cual dice que el 80 por ciento de los problemas se deben a menudo al 20 por ciento de las causas. La suposición es que la mayoría de los resultados en cualquier situación son determinados por un pequeño número de causas y esta herramienta ayuda a identificar las pocas pero vitales causas que explican la mayoría de problemas de calidad. La grafica es una forma de histograma que ordena los datos por su frecuencia de ocurrencia; muestra cuantos defectos fueron generados por un tipo de categoría de una causa identificada. Por ejemplo para determinar los errores en la recolección de los datos del beneficiario, el equipo identifica cinco causas y por cada causa la frecuencia que tuvieron errores, los datos se trazan como se muestran en el siguiente grafico, las barras representan cada categoría y la línea el porcentaje acumulado de errores, la grafica permite identificar que el 80% de los errores pueden ser reducidos mediante la mejora de la recolección de datos en dos categorías en lugar de enfocar los esfuerzos en corregir todas las categorías.

2.8.6 Mejoras de la calidad  busca eliminar el desperdicio, la

pérdida, el rehacer un trabajo, la frustración, etc. para lograr que los procesos de trabajo sean más efectivos, eficientes y apropiados.

La mejora de calidad se refiere a la aplicación de métodos y herramientas para cerrar la brecha entre los niveles de calidad actuales y los esperados.

cuatro pasos en la mejora de la calidad: 

Identificar lo que se quiere mejorar; el proyecto, utilizando los datos encontrados en el proceso de control de calidad, identifica las áreas que necesitan ser mejoradas.

Analizar el problema o sistema, el equipo investiga las causas del problema y sus implicaciones para el proyecto, las causas pueden ser internas o externas al proyecto.

Desarrollar soluciones potenciales o cambios que puedan mejorar el problema o sistema, lluvia de ideas del equipo y soluciones potenciales al problema, tomando en consideración su impacto al presupuesto y cronograma del proyecto. Después de consideraciones cuidadosas el equipo decide y escoge la mejor alternativa.

Evaluar e implementar las soluciones. El equipo puede decidir evaluar la solución en una escala pequeña para verificar si es capaz de solucionar el problema, evalúa las suposiciones iniciales hechas sobre el problema y una vez que confirma que la solución es una alternativa viable, entonces se procede a implementar en una escala completa la solución.

2.8.7 Costo de la Calidad 

El costo de la calidad es la suma de costos que un proyecto gastará para evitar una baja calidad y cualquier otro costo incurrido como consecuencia de los resultados de una baja calidad.  

Costos de Prevención: Estos son costos planificados que una organización incurre para asegurar que no se cometan errores en ninguna etapa durante el proceso de entrega del producto o servicio al grupo beneficiario. Ejemplos de costos de prevención incluyen costos de planificación de calidad, educación y costos de capacitación, costos de la administración de calidad del personal, costos de control del proceso, costos de investigación de mercados, costos de pruebas de campo, y costos de mantenimiento preventivo. El costo de prevenir errores siempre es mucho menor que los costos de inspección y corrección.

  Costos de Valoración: Estos incluyen los costos de revisión,

verificación o evaluación de un producto o servicio durante el proceso de entrega. Ejemplos de costos de valoración incluyen

costos de inspección de insumos, costos internos de auditoría de producción, costos de evaluación e inspección, costos de mantenimiento de instrumentos, costos de medición de procesos y control, costos de evaluación de proveedores, y costos de reportes de auditoría.

  Costos de Fallas: Un proyecto incurre en estos costos porque el producto o

servicio no alcanzó los requerimientos y tiene que ser mejorado o reemplazado, o el servicio tiene que ser repetido.

  2.8.8Liderazgo en la Calidad 

Joseph M. Juran, uno de los gurús en la gerencia de calidad dijo “es más importante que la gerencia tenga la calidad siempre presente. En la ausencia de una manifestación sincera de interés en lo alto, muy poco sucederá abajo” Lo que esto significa es que la principal causa de problemas de calidad es la falta de liderazgo. Para establecer e implementar proyectos efectivos, la alta gerencia debe mostrar el camino a seguir. Un buen porcentaje de problemas de calidad son asociados con la gerencia, y no con asuntos técnicos. 

Los problemas de calidad deben ser tomados como una oportunidad para mejorar; los problemas pueden ayudar a identificar mas causas raíz y así permitir el desarrollo de maneras para mejorar el proceso. Desafortunadamente los proyectos no tienen una cultura que promueva la identificación de problemas debido al miedo de que hacer mejoras es admitir que la forma actual de ejecutar las cosas esta errada o que los responsables no son buenos ejecutores.

Modelos de Madurez

Otro enfoque para mejorar la calidad es el uso de modelos de madurez, los cuales son una guía para ayudar a las organizaciones y proyectos a mejorar sus procesos. El modelo incluye un método para establecer los niveles de madurez del proyecto como un primer paso

  para determinar las mejoras requeridas para aumentar la capacidad del

proyecto para entregar los resultados como se prometió. 

El uso de la palabra "madurez" implica que las capacidades tienen que crecer en el tiempo para así producir éxitos continuos en la gerencia del proyecto. El diccionario Random House College define “madurez” como desarrollo completo o condición perfecta. “Madurez” también indica un entendimiento o visibilidad en el porqué el éxito ocurre y las maneras para corregir o prevenir problemas comunes. “Un modelo” implica un cambio, una mejora, o pasos en un proceso.

  La madurez en la gerencia de proyectos es el desarrollo progresivo de un

enfoque de la gerencia de proyectos de las organizaciones, la metodología, la estrategia, y el proceso de toma de decisiones. El nivel apropiado de madurez puede variar para cada organización dependiendo de las metas, estrategias, recursos, habilidades, alcance y necesidades específicas.

La madurez de la calidad del proyecto usualmente consiste de cinco niveles: 

Nivel 1.Nivel informal, no existen procesos definidos para las prácticas o estándares de calidad. La organización puede estar en las etapas iniciales de consideración de cómo los proyecto deben definir la calidad, pero la mayoría de esfuerzos son informales.

Nivel 2. Nivel definido, la organización ha definido algunos estándares básicos de calidad y políticas de calidad del proyecto que están siendo adoptadas. Pero no todos los proyectos las están usando de manera constante.

  Nivel 3. Nivel repetible, el proceso de calidad está bien documentado y es un

estándar organizacional. Todos los proyectos están usándolo y produciendo resultados consistentes.

Nivel 4. Nivel controlado, todos los proyectos se les requiere usar procesos estándares de planificación de la calidad. La organización tiene una unidad o roles que coordinan los estándares de calidad y aseguramiento, y las auditorias de calidad se realizan regularmente.

Nivel 5. Nivel optimizado, el proceso de calidad incluye lineamientos para la retroalimentación de las mejoras al proceso. Se utilizan medidas como criterios claves para las decisiones de calidad y los resultados de calidad son altamente predecibles.

2.8.9 Mejora continua

  La calidad no es algo que se logra al final de una fase o al final de un proyecto, sino

que es un proceso continuo que permite asegurar que la calidad sea parte de todos los aspectos del proyecto. La meta es mejorar continuamente en base a las lecciones aprendidas y a las nuevas perspectivas provistas por el proyecto.

  La mejora continua, en cuanto a la calidad del proyecto siempre se enfoca en mejorar

la satisfacción de los interesados en el proyecto a través de mejoras continuas e incrementales a los procesos, incluyendo el remover cualquier actividad innecesaria.

  Aplicando un proceso que consecutivamente mejore cada elemento del proyecto se

puede alcanzar mejores resultados que tratando de esperar hasta el fin de una fase o una evaluación de mitad de ciclo para comenzar a hacer ajustes y mejoras al trabajo. Requiere poco esfuerzo y mediante la ejecución de pequeñas mejoras el proyecto puede alcanzar niveles importantes de calidad.

  Para implementar mejoras continuas, es necesario tener una cultura de reflexión que

permita al equipo del proyecto aprender de los errores y aplicar las lecciones en la siguiente fase o ciclo y no gastar tiempo y esfuerzo tratando de echar culpas, de lo contrario, el equipo temerá reporta cualquier problema de calidad y será demasiado tarde para hacer cualquier cosa una vez que el donante complete la evaluación del proyecto.

Gracias