45
ÉCOLE POLYTECHNIQUE FÉDÉRALE DE LAUSANNE Gestion de l’inventaire et des équipements Manuel utilisateur Auteurs : N. Vuillème, EPFL Date de diffusion : 17.01.2007

Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

  • Upload
    dohuong

  • View
    215

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

ÉCOLE POLYTECHNIQUEFÉDÉRALE DE LAUSANNE

Gestion de l’inventaire et des équipements

Manuel utilisateur

Auteurs : N. Vuillème, EPFL

Date de diffusion : 17.01.2007

Page 2: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 2 -

Informations sur le document

Mandant : École polytechnique fédérale de Lausanne

Description : Manuel utilisateur, application inventaire

Version : 01

Statut : [En travail / Libéré]

Classification : [Confidentiel / Interne / Non classifié]

Distribution :

Date d’impression : 2 mars 2007

Fichier : Manuel_inventaire.doc

Contrôle des modifications

Date Version Responsable Description

14.12.06 01 N. Vuillème Création du document

16.01.07 01 N. Vuillème Edition provisoire

Vérification / libération

Date Version Responsable Fonction Remarque

Page 3: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 3 -

Table des matières

1. INTRODUCTION ............................................................................................................................. 5

2. ACCES................................................................................................................................................ 7 2.1 Page inventaire ......................................................................................................................... 7 2.2 Accès SSO (single sign on) ...................................................................................................... 7 2.3 Page de navigation.................................................................................................................... 8

3. CREATION RAPIDE D'UN EQUIPEMENT................................................................................. 9

4. RECHERCHE EQUIPEMENT...................................................................................................... 13 4.1 Sélection courte ...................................................................................................................... 14 4.2 Sélection étendue.................................................................................................................... 15 4.3 Variante de sélection .............................................................................................................. 16 4.4 Lancement de la recherche ..................................................................................................... 16 4.5 Recherche par caractéristiques d'une classe............................................................................ 17 4.6 Liste de travail ........................................................................................................................ 19 4.7 Gestion d'une liste de travail................................................................................................... 20 4.8 Dernières fiches modifiées ou créées ..................................................................................... 20 4.9 Sélection directe ..................................................................................................................... 21

5. CREATION D'UNE FICHE D'EQUIPEMENT........................................................................... 22 5.1 Onglet "Généralités"............................................................................................................... 23 5.2 Onglet "Organisation et localisation" ..................................................................................... 24 5.3 Onglet "Structure" .................................................................................................................. 25 5.4 Onglet "Données supplémentaires" ........................................................................................ 25

5.4.1 Classe reporting ....................................................................................................... 25 5.4.2 Classe technique....................................................................................................... 26

6. CREATION A PARTIR DU WORKFLOW................................................................................. 27

7. CREATION EN REFERENCE A UNE COMMANDE............................................................... 29

8. CREATION EN REFERENCE A UN EQUIPEMENT EXISTANT (MODELE) .................... 30

9. CREATION AUTOMATIQUE DE PLUSIEURS FICHES ........................................................ 31

10. MODIFICATION D'EQUIPEMENT............................................................................................ 33 10.1 Onglet "Pièces jointes" ........................................................................................................... 34 10.2 Onglet "Texte long"................................................................................................................ 34

11. TRANSFERT D'EQUIPEMENT ET MODIFICATION DES STATUTS................................. 36

12. AFFICHAGE EQUIPEMENT ....................................................................................................... 37

13. TRAITEMENT DES ECARTS D'INVENTAIRE........................................................................ 38

14. DESACTIVATION EQUIPEMENT.............................................................................................. 39

15. UTILISATION DE LA BOURSE D'ECHANGE ......................................................................... 40

16. LISTING INVENTAIRE ................................................................................................................ 41

17. FORMAT XML ............................................................................................................................... 42

18. ANNEXES ........................................................................................................................................ 43 18.1 Droit "Inventaire" dans ACCRED.......................................................................................... 43

Page 4: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 4 -

18.2 Données de base ..................................................................................................................... 44 18.3 Lexique ................................................................................................................................... 45

Page 5: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 5 -

1. Introduction Ce manuel de formation a pour objectif d’offrir un support de cours aux utilisateurs ayant suivi la formation sur le nouvel outil de gestion des commandes. Il doit leur permettre de retrouver une information succincte sur les principales fonctionnalités.

L'introduction de cette nouvelle application de gestion des inventaires est motivée par la volonté de disposer d'un outil commun à tous les types d'équipements, adaptés à tous les utilisateurs. De plus, l'intégration avec la nouvelle application des achats demandait un nouvel outil.

Cette application de gestion des inventaires a été développée afin de satisfaire les besoins de chacun, tout en privilégiant une facilité d'utilisation. Cette nouvelle application va permettre la mise en valeur du patrimoine de l'EPFL en facilitant la communication et la transparence de ces données.

Finalement, c'est un outil qui permettra de répondre aux exigences toujours plus pressantes émanant des différents organes de contrôles.

Le manuel est organisé en différents chapitres, parmi lesquels figurent les thèmes suivants.

• Accès à l'application de gestion des inventaires • Création rapide d'un objet d'inventaire • Fonctionnalité de recherche d'équipement • Création détaillée d'une fiche d'équipement selon différents modes • Affichage et modification d'un équipement • Transfert de fiches d'équipements et modification des statuts • Traitement des écarts d'inventaire • Désactivation d'un équipement • Edition de listes d'équipement

Les expériences effectuées durant ce déploiement conduiront encore à des adaptations et des évolutions de cette application et de l'organisation afin de répondre aux exigences de chacun.

Un helpdesk sera présent pour épauler les utilisateurs en cas de besoin, pour résoudre les problèmes et pour faire l'interface avec l'équipe de développement. Il sera également en charge de la formation. Les coordonnées du helpdesk ainsi que d'autres informations figurent sur la page http://inventaires.epfl.ch/.

Des informations plus détaillées concernant l'application de gestion des achats et de reporting figurent dans des manuels spécifiques à ces sujets

Page 6: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 6 -

La gestion d'un objet inventorié est assimilable à un cycle de vie comprenant les grandes étapes que sont:

- Processus de création

- Processus de modification

- Processus de liquidation

Ce manuel décrit chaque opération afin de d'assurer le suivi de la vie de chaque équipement inventorié.

Flux macroFlux macroScénario d’inventaire

Commande Traitement de la facturesInventaire

Gestion de l’immobilisation

Création fiche d’inventaire

Réception marchandise

Entrée de factures

Inventaire tournant

Bourse d’échange

Liquidation d’inventaire

Gestion de l’immobilisation

Sortie d’inventaire

actif

Modificationd’inventaire

Transfert inventaire

Page 7: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 7 -

2. Accès

2.1 Page inventaire L'accès à l'application se fait par l'intermédiaire du lien http://inventaire.epfl.ch/

Cette page regroupe des informations générales concernant la gestion des inventaires.

Un click sur le bouton "Inventaire" lancera l'application.

2.2 Accès SSO (single sign on) Une identification est demandée. Il s'agit du nom et du mot de passe GASPAR.

1

2

Page 8: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 8 -

2.3 Page de navigation L'écran suivant est la page de navigation. En fonction de ses droits, l'utilisateur aura accès aux fonctionnalités:

- Acheteur

- Gestionnaire d'inventaire

- Analyses et reporting

- Eventuellement d'autres fonctions

- Autres

Page 9: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 9 -

3. Création rapide d'un équipement Un click sur la ligne du menu "Création" lance l'application.

Le premier écran de saisie d'un équipement apparaît. Activer le bouton "suite".

Il est nécessaire de sélectionner le type d'équipement

1

2

3

Page 10: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 10 -

Le second écran permet la saisie des données regroupées en 4 onglets.

Les 4 données obligatoires pour l'enregistrement de la fiche sont:

- le n° d'inventaire (le n° figurant sur l'étiquette jaune)

- le centre de coût propriétaire (ou responsable de l'objet)1

- la classe technique de l'équipement figurant dans l'onglet "Classification".

1 Le centre de coût figurant sur la fiche d'équipement peut être différent du centre de coût (corollairement le centre financier) imputé par la facture.

4

5

Données obligatoires

Exemples de saisie N° inventaire - B001234 Centre de coût - C0037 Local - GC D1 408

Page 11: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 11 -

L'onglet structure permet de rattacher un équipement à un équipement supérieur afin de créer une hiérarchie. Cette fonctionnalité est opérationnelle mais doit être étoffée.

La classe technique doit être sélectionnée. En fonction du choix effectué un certain nombre de caractéristiques techniques apparaissent que vous pouvez gérer selon vos besoins.

La classe "Reporting" et les caractéristiques qui y sont rattachées seront utilisées dans le cadre d'analyses.

Recherche par classe:

6

7

8

Donnée obligatoire

Page 12: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 12 -

Une fois les données saisies, cliquer sur le bouton "Enregistrer". Le message suivant apparaîtra si toutes les données sont correctes. Dans le cas contraire, effectuer les corrections indiquées. Activer le bouton retour pour revenir sur la page de navigation.

9

Page 13: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 13 -

4. Recherche équipement La recherche d'équipement a été développée afin de satisfaire les besoins de chacun. On y trouve ainsi les fonctionnalités suivantes:

- Recherche rapide sur une sélection des champs importants

- Recherche étendue sur toutes les données de base

- Recherche par caractéristiques, en complément aux données de base

- Enregistrement et gestion de variantes de sélection

- Enregistrement et gestion de liste de travail

- Historique des équipements modifiés (en développement)

- Sélection directe par le n° de fiche d'équipement

L'activation d'une modification ou d'un affichage d'un équipement lance automatiquement l'écran de recherche d'un équipement, en proposant la sélection courte.

La recherche d'un équipement peut se lancer également en cliquant sur le bouton , par exemple lorsque l'on recherche un modèle d'équipement ou un équipement supérieur en cas de rattachement.

Page 14: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 14 -

4.1 Sélection courte La sélection courte est le premier écran.

Un click sur permet de lancer la recherche sur des listes prédéfinies.

Détail des champs de sélection:

N° équipement Numéro de la fiche d'inventaire attribué automatiquement lors de la création

N° inventaire Numéro d'inventaire permettant l'identification de l'équipement, identique au numéro figurant sur l'étiquette jaune d'identification.

N° de série Numéro de série fourni par le fabricant

Centre de coût Centre de coût responsable de l'équipement

Local Local auquel l'équipement est rattaché

Activation de la recherche étendue

1

2

Exemples de saisie N° inventaire - B001234 Centre de coût - C0037 Local - GC D1 408

Page 15: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 15 -

4.2 Sélection étendue La sélection étendue permet la recherche sur tous les champs des données de base.

En plus des critères de recherche simples, les champs ci-dessous sont à disposition.

Désignation La désignation de la fiche d'équipement est une description synthétique de l'équipement

Classe Une classe est attribuée à l'équipement. Les classes sont organisées en hiérarchie. A chaque classe est rattachée des caractéristiques spécifiques.

Catégorie d'équipement La catégorie d'équipement permet de différencier les équipements (équipements scientifiques, IT,…)

Date d'acquisition Date d'acquisition de l'équipement

Valeur d'acquisition Valeur d'acquisition de l'équipement

Début de mise en service Date de mise en service de l'équipement

Fabricant Le nom du fabricant

Désignation du type Le type de l'équipement ou le nom du modèle

Zone de tri Zone libre à disposition des utilisateurs

Recherche par classe:

Exemples de saisie N° inventaire - B001234 Centre de coût - C0037 Local - GC D1 408

1

2

Page 16: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 16 -

4.3 Variante de sélection Des variantes de sélection peuvent être enregistrées par utilisateur.

4.4 Lancement de la recherche

Un click sur l'hyperlien permet de sélectionner la fiche d'équipement (affichage ou modification).

Si le lien n'est pas actif, les droits de l'utilisateur ne permettent pas la modification de la fiche d'équipement (voir le paragraphe sur la gestion des droits).

Une liste complète de données est possible en activant "Résultats étendus"

3

1

2

Page 17: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 17 -

4.5 Recherche par caractéristiques d'une classe La recherche peut être étendue aux caractéristiques d'une classe. Lancer la recherche par classe.

Deux onglets permettent de combiner la recherche sur les données de base et la recherche sur les caractéristiques d'une classe.

3. Sélection d'une classe:

2. Sélection d'une donnée de base

4. Activation de l'onglet classification

1

Page 18: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 18 -

Une fois les critères définis, lancer la recherche

Une liste est obtenue. Une fiche d'équipement est éditée par un click sur l'hyperlien.

5. Sélection d'une caractéristique

6

Page 19: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 19 -

4.6 Liste de travail La liste obtenue après la sélection de différents critères de recherche sert de base pour créer la liste de travail. Il est possible de mettre toute la liste en liste de travail ou quelques lignes.

La liste de travail est ainsi constituée.

Sélection de toute la liste

Sélection unitaire

Un click sur l'hyperlien permet de sélectionner la fiche

3

4

1

2

Page 20: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 20 -

4.7 Gestion d'une liste de travail La liste de travail peut ensuite être sauvegardée et traitée plus tard.

4.8 Dernières fiches modifiées ou créées L'application garde en mémoire, par utilisateur, les dernières fiches créées ou modifiées.

Page 21: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 21 -

4.9 Sélection directe L'onglet "Sélection directe" permet d'accéder rapidement a une fiche si le n° de fiche est connu.

1

2

Page 22: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 22 -

5. Création d'une fiche d'équipement Ce paragraphe décrit de manière plus approfondie les différentes données et caractéristiques composants une fiche d'équipement.

Dans le premier écran, il est nécessaire de sélectionner la catégorie d'équipement en fonction des 4 grandes familles d'équipement:

• Par IT, audio et repro • Equipements scientifiques • Intendance et mobilier • Matériel exploitation et construction

Les données sont organisées en 4 onglets:

• Généralités • Organisation et localisation • Structure • Données supplémentaires

Les seules données obligatoires sont les champs "n° inventaire", "centre de coût" et "local" dans l'onglet "Organisation et localisation" ainsi que la classe de l'équipement figurant dans l'onglet "Données supplémentaires".

1

2

Page 23: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 23 -

5.1 Onglet "Généralités" L'onglet "Généralités" contient les informations de base d'une fiche d'équipement. Aucune donnée n'est obligatoire, mais il est fortement conseillé de renseigner les champs "Désignation", "Date d'acquisition", "Fabricant", "Désignation type" et éventuellement "Valeur".

La donnée "Valeur" est indicative, elle n'a pas d'implications comptable.

Détail des champs de sélection:

Désignation La désignation de la fiche d'équipement est une description synthétique de l'équipement

Poids Ce champ indique le poids de l'équipement

Talle / dimensions Ce champ permet de décrire la taille et la dimension de l'objet

Début de mise en service Date de mise en service de l'équipement

Date d'acquisition Date d'acquisition de l'équipement

Valeur d'acquisition Valeur d'acquisition de l'équipement

Fabricant Le nom du fabricant

Désignation du type Le type de l'équipement ou le nom du modèle

3

Page 24: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 24 -

5.2 Onglet "Organisation et localisation" Cet onglet gère 5 données dont 3 sont obligatoires. Le champ "Zone de tri" est une zone libre, à disposition de l'utilisateur.

Détail des champs de sélection:

N° inventaire* Numéro d'inventaire permettant l'identification de l'équipement, identique au numéro figurant sur l'étiquette jaune d'identification.

N° de série Numéro de série fourni par le fabricant

Centre de coût* Centre de coût responsable de l'équipement

Local* Local auquel l'équipement est rattaché

Zone de tri Zone libre à disposition des utilisateurs

*Données obligatoires

4

Données obligatoires

Exemples de saisie N° inventaire - B001234 Centre de coût - C0037 Local - GC D1 408

Page 25: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 25 -

5.3 Onglet "Structure" L'onglet structure permet de rattacher un équipement à un équipement supérieur afin de créer une hiérarchie. Cette fonctionnalité est opérationnelle mais doit être étoffée.

5.4 Onglet "Données supplémentaires" L'onglet "Données supplémentaires" contient la classe technique et la classe reporting de l'équipement ainsi que les caractéristiques rattachées à ces classes.

5.4.1 Classe reporting

La classe reporting est utilisée pour les analyses. Elle est susceptible de s'étoffer en fonction de besoins. Dans un premier temps. Elle contient les champs ci-dessous:

Utilisation, une liste à choix avec les critères suivants:

• Administration

o Enseignement o Exploitation o Rechercher

• Propriétaire, une liste à choix avec les critères suivants:

o EPFL o Personne tierce o Société tierce

• Date d'inventaire, donnée remplie automatiquement lors d'un contrôle d'inventaire.

5

Page 26: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 26 -

5.4.2 Classe technique

La classe technique est une donnée obligatoire permettant de qualifier de manière pointue l'équipement en fonction de son utilisation. En effet, des caractéristiques spécifiques sont rattachées aux différentes classes. Un PC portera la classe PC avec des caractéristiques propres comme l'adresse IP ou la capacité RAM, alors qu'un microscope électronique à balayage fera référence à une classe microscope électronique à balayage à laquelle est rattachée des caractéristiques comme la résolution, la plage d'utilisation, etc.

Les classes sont organisées en hiérarchie facilitant le choix et la navigation.

Les caractéristiques sont des données facultatives, utilisées en fonction des besoins de l'utilisateur.

+

Sélection d'une classe:

6

Page 27: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 27 -

6. Création à partir du workflow Une commande a été préalablement saisie avec la coche "pour l'inventaire activée". La réception marchandise a également été effectuée. A ce moment, un workflow est lancé automatiquement générant un workitem dans l'inbox "Approbation et tâches" du (ou des) responsable d'inventaire du centre de coût relatif au poste de la commande.

Sélection d'un workitem:

Les données de la commande sont récupérées. En particulier:

- La désignation, le montant, le poids et le n° de commande. Ces données sont modifiables.

1

2

Page 28: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 28 -

Une nouvelle fenêtre s'ouvre sur la création de la fiche d'inventaire. Il s'agit de sélectionner le poste de la commande pour lequel une fiche d'inventaire sera créée.

Le processus se déroule ensuite de manière classique.

3

Page 29: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 29 -

7. Création en référence à une commande Dans la mesure du possible, il faut créer les fiches d'inventaire liées à une commande depuis la liste "Approbation et tâches", ceci afin de dérouler le processus de manière correcte.

Toutefois, la création d'une fiche d'inventaire en référence à une commande est possible, depuis la page de création selon le processus décrit ci-dessous.

1. Sélection d'une commande

Poste sélectionné pour l'inventaire

Fiche d'inventaire créée

1

2

Page 30: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 30 -

8. Création en référence à un équipement existant (modèle) Il est possible de créer une fiche d'équipement en se basant sur une fiche existante afin d'éviter une nouvelle saisie de données.

Les données sont ensuite automatiquement récupérées, à l'exception des données figurant dans l'onglet "Localisation et organisation". Les caractéristiques peuvent être récupérées en cliquant sur "Reprendre les valeurs du modèle".

Recherche d'un modèle:

Page 31: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 31 -

9. Création automatique de plusieurs fiches Il est parfois nécessaire de créer plusieurs fiches identiques. L'application permet d'effectuer cette opération en sélectionnant le nombre de fiche à créer.

Les données figurant dans les onglets "Généralités", " Structure" et "Données complémentaires" seront dupliquées.

Page 32: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 32 -

Seules les données figurant dans l'onglet "Organisation et localisation" devront être saisies unitairement.,

Toutefois, les données "Centre de coûts" et "Local" peuvent être copiées à partir de la première ligne.

Page 33: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 33 -

10. Modification d'équipement La modification d'une fiche d'équipement démarre par la recherche d'une fiche.

L'édition d'une fiche n'est possible que si le droit "Inventaire" géré dans ACCRED le permet.

Une fois la fiche sélectionnée, la navigation s'effectue sur les 6 onglets regroupant les données:

- Généralités - Organisation et localisation - Structure - Données complémentaires - Pièces jointes - Texte long

Les deux onglets "Pièces jointes" et "Texte long" sont accessibles en modification uniquement. Un développement est nécessaire afin de pouvoir en bénéficier depuis la fonction "Création". Pour les détails sur les 4 premiers écrans, voir le paragraphe sur la création d'une fiche d'équipement.

3

1

2

Page 34: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 34 -

10.1 Onglet "Pièces jointes" L'onglet "Pièces jointes" permet d'annexer des documents électroniques à la fiche d'équipement (pdf, photo, plan, contrat,...).

10.2 Onglet "Texte long" L'onglet "Texte long" permet la saisie d'un texte sans limite de longueur, faisant office de "cahier du lait" et permettant ainsi de noter les interventions ou les pannes.

Page 35: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 35 -

Saisir les modifications nécessaires, puis cliquer sur le bouton "Enregistrer".

Après l'enregistrement des données, l'écran de synthèse est proposé ci-dessous. Des messages d'erreurs peuvent apparaître et doivent être traités.

Page 36: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 36 -

11. Transfert d'équipement et modification des statuts La fonction "Transfert et statuts" permet de modifier rapidement les données utiles à un transfert d'équipement:

- Local - Centre de coût - Propriétaire

Ces trois données sont obligatoires.

Un transfert ou une modification des statuts n'est possible que si le droit "Inventaire" géré dans ACCRED le permet.

Il est également possible de modifier les statuts de l'équipement.

3

4

1 2

Page 37: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 37 -

12. Affichage équipement L'affichage d'une fiche d'équipement se déroule de manière identique à la modification d'une fiche à la nuance près qu'aucun enregistrement ne peut être fait. D'autre part, il n'y a pas de restriction par rapport aux droit "Inventaire" géré dans ACCRED.

Une fois la fiche sélectionnée, la navigation s'effectue sur les 6 onglets regroupant les données:

- Généralités - Organisation et localisation - Structure - Données complémentaires - Pièces jointes - Texte long

Pour les détails sur les 4 premiers écrans, voir le paragraphe sur la création d'une fiche d'équipement. Les deux derniers onglets sont détaillés dans le paragraphe sur la modification d'une fiche d'équipement.

Page 38: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 38 -

13. Traitement des écarts d'inventaire

Page 39: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 39 -

14. Désactivation équipement La désactivation d'un équipement se fait en deux temps.

1) Le responsable d'inventaire effectue le transfert (si nécessaire) de l'équipement, modifie les statuts, réuni et annexe les documents (vente, déclaration de vol,…) à la fiche d'équipement. Il avertit l'unité responsable de la désactivation (CRI, SHE, responsable IT de Faculté, responsable financier de Faculté)

2) L'unité responsable procède à la désactivation de la fiche en lançant la fonction "Désactivation".

Sortie d'inventaire actif et liquidationSortie d'inventaire actif et liquidation

Institut / labo

Déclenchement duprocessus

Blocage de l'équipement

Affectation dustatut de sortie

Lancement duesprocessus de liquidation

Service financier

Boursed'échange

ObsolescenceInventairetournant Vol / perteRenouvellement AutresPanne

irréparableObsolescenceInventairetournant Vol / perteRenouvellement AutresPanne

irréparable

VentedonationPerte et vol DestructionReprise

fournisseurVente

donationPerte et vol DestructionReprisefournisseur

BSP

Lien avecune immo ? Traitement de l'immo

Workflow

Traitement de l'immo

Workflow

Boursed'échange ?

Oui

Oui

Non

Non

RenouvellementObsolescenceDéprédationDivers

Bourse d'échange

Vente

Donation

Elimination

En utilisation

Perte

Vol

Reprise fournisseur

RenouvellementRenouvellementObsolescenceObsolescenceDéprédationDéprédationDiversDivers

Bourse d'échangeBourse d'échange

VenteVente

DonationDonation

EliminationElimination

En utilisationEn utilisation

PertePerte

VolVol

Reprise fournisseurReprise fournisseur

Page 40: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 40 -

15. Utilisation de la bourse d'échange

Transfert en bourse d'Transfert en bourse d'ééchangechange

Réactivation de l'équipementModification des statuts

Contact tél/mail augestionnaire de la bourse

Monitoring périodiquede la bourse

Fin

DITInstitut / labo

Recherche d'un équipementdans la bourse d'échange

Processus de transfert

Processus de liquidation

Accord ?oui

non

Sortie d'inventaire

actif

Bourse d'échange

ou le responsable d'inventaire central,gestionnaire de la bourse d'échange

Ventedonation Destruction

Reprisefournisseur

Liquidationd'inventaire ?

Fin

non

oui

Page 41: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 41 -

16. Listing inventaire Les équipements peuvent être édités en liste et exportées sur Excel par les fonctions "Reporting". De même, il est possible d'éditer l'inventaire UOTS.

Ces listes, la mise en forme ainsi que les critères de sélection sont appelés à se développer en fonction des besoins des utilisateurs.

Un click sur la fonction "Equipements" et la sélection de critères appropriés permet l'édition d'une liste.

Une liste est obtenue avec la possibilité d'exporter sous Excel.

Les valeurs d'acquisition supérieure à 5 kCHF sont masquées (champ en jaune, valeur à 0).

L'utilisation plus poussée de ces reporting demande une formation sur le module BW de SAP.

Export sur Excel

1

2

Page 42: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 42 -

De même, il est possible d'éditer une liste concernant les données "historiques" d'UOTS.

17. Format XML Il est possible de récupérer les données de la base et des exporter sous format XML en utilisant le lien ci-dessous. L'exportation est limitée par centre de coût afin de restreindre la quantité de données exportées. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit du centre de coût du CCSAP (KOSTL=C0037). https://admsun40.epfl.ch:53691/sap/bc/bsp/sap/zeq_xml010/flow.xml?KOSTL=C0037&sap-user=bsp_user_eq&sap-password=init01

Attention, il s'agit du centre financier commençant par "F"

1

2

Page 43: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 43 -

18. Annexes

18.1 Droit "Inventaire" dans ACCRED Afin d'éviter des modifications inopportunes de fiches d'inventaires par des personnes tierces, un droit "Inventaire" a été créée dans l'application d'accréditation ACCRED. Il est rattaché automatiquement aux rôles " responsables informatiques" et "responsables infrastructures". Ce droit inventaire (de même que ces rôles) sont attribués pour une personne et pour une ou plusieurs unités. Si un droit est attribué à une unité de niveau 1, 2 ou 3, les droits sont automatiquement répercutés sur les unités rattachées.

Un objet d'inventaire est rattaché à un centre de coût qui correspond à une unité.

Ainsi, un utilisateur ne peut modifier que les objets d'inventaires rattachés à centre de coût et par extension à une unité pour laquelle le droit "Inventaire" lui a été attribuée.

Page 44: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 44 -

18.2 Données de base *Données obligatoires

N° équipement Numéro de la fiche d'inventaire attribué automatiquement lors de la création

N° inventaire Numéro d'inventaire permettant l'identification de l'équipement, identique au numéro figurant sur l'étiquette jaune d'identification.

*N° de série Numéro de série fourni par le fabricant

*Centre de coût Centre de coût responsable de l'équipement

*Local Local auquel l'équipement est rattaché

Désignation La désignation de la fiche d'équipement est une description synthétique de l'équipement

*Classe Une classe est attribuée à l'équipement. Les classes sont organisées en hiérarchie. A chaque classe est rattachée des caractéristiques spécifiques.

Catégorie d'équipement La catégorie d'équipement permet de différencier les équipements (équipements scientifiques, IT,…)

Date d'acquisition Date d'acquisition de l'équipement

Valeur d'acquisition Valeur d'acquisition de l'équipement

Début de mise en service Date de mise en service de l'équipement

Fabricant Le nom du fabricant

Désignation du type Le type de l'équipement ou le nom du modèle

Zone de tri Zone libre à disposition des utilisateurs

Page 45: Gestion de l’inventaire et des équipements - ccsap.epfl.ch · Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements - 3 - Table des matières ... Recherche par classe:

Manuel utilisateur Gestion de l'inventaire et des équipements

- 45 -

18.3 Lexique Workitem

Workflow

SSO

SAP

CCSAP

ERP

EBP

SRM

BW