GESTION DE PROYECTOS: PLAN

OPERATIVODr. Paul Alfaro Fernández

Lic. Rosario Toribio Pedroza

Es vital para una organización desarrollar niveles de planificación porque ello imprimirá sentido de dirección.

Existen tres niveles de planificación: ◦ La Planificación Estratégica◦ La Planificación Programática◦ La Planificación Operativa

NIVELES DE PLANIFICACIÓN

Planificación Estratégica: nos ayuda a definir la visión y misión institucional lo que queremos hacer a largo plazo.

Planificación Programática: donde se establece objetivos de la institución a través de la ejecución de proyectos.

Planificación Operativa: identifica las actividades que se llevarán para el logro de los resultados u objetivos específicos.

FUNCION DE CADA NIVEL

La planificación operativa de un proyecto de desarrollo es un proceso mediante el cual se define por codificación el conjunto de actividades y tareas relacionadas secuencialmente para conseguir los resultados previstos en el diseño del proyecto en un tiempo determinado.

DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA

En la terminología del Marco Lógico ejecutar actividades significa transformar insumos en productos.

El insumo fundamental del plan operativo son las actividades formuladas en el marco lógico del proyecto con sus respectivos códigos y presupuestos.

CRITERIOS A UTILIZAR PARA EL PLAN OPERATIVO

Los códigos y presupuestos permiten a su vez el enlace entre la planificación operativa y la Gestión Administrativa y Financiera de un proyecto.

El Plan Operativo describe cada actividad y detalla las tareas, su duración, fecha de inicio y fin, costos desagregados, insumos, responsables y las metas esperadas durante el curso de un año.

CRITERIOS A UTILIZAR PARA EL PLAN OPERATIVO

El PO es un instrumento que facilita la formulación de los informes.

Para formular los informes se consideran los siguientes contenidos:◦ Hojas de actividades ◦ Cronograma de Gantt◦ Resumen del plan operativo con costos

que muestra la meta a alcanzar por cada actividad

CONTENIDO DEL FORMATO DEL PLAN OPERATIVO

Son áreas de trabajo que tiene una orientación metodológica que garantiza la solución de los problemas encontrados en el diagnóstico.

Se pone énfasis en la forma en que se ejecutan el conjunto de actividades que la conforman y en el tipo de competencias y habilidades que deberán poseer las personas que las pongan en marcha.

LINEAS DE ACCIÓN

Las líneas de acción aluden a acciones de gran envergadura que atraviesan los temas del proyecto y que deben servir de soporte y apoyo a los mismos.

Las áreas comúnmente diseñadas son referidas a difusión, capacitación, asesoría y asistencia técnica, promoción, coordinación interinstitucional, sistematización, entre otras.

CRITERIOS PARA CONSTRUIR LAS LÍNEAS DE ACCIÓN

Requieren una fundamentación que justifique su elección.

Debe ser coherente con el problema identificado en el Diagnóstico, con el Propósito y los Resultados.

Los Planes Operativos deben incorporar las líneas de acción que han sido definidas en el proyecto.

CRITERIOS PARA CONSTRUIR LAS LÍNEAS DE ACCIÓN

Actividades Tiempo Recursos Responsables Costo Organización del Equipo del Proyecto

PLAN OPERATIVO

Actividadespor Líneas de Acción

Tiempo Fecha de inicio

Fecha de término

Responsable

Fuente de

cooperación

Aporte propio

Costo total Meta

MATRIZ DE PLAN OPERATIVO

El Plan Operativo se constituye en un instrumento de integración gerencial entre el área de programas (proyectos) y el de contabilidad.

La importancia de los informes periódicos radica en que facilita el proceso de toma de decisiones.

a. La internalización precisa de la naturaleza de actividades a desarrollar en el marco del proyecto.

b. Conocer los recursos que se requieren en el tiempo para garantizar el logro de las actividades.

c. Una planificación financiera eficaz y eficiente.

¿CÓMO ELABORAR UN PLAN OPERATIVO?

1. Ordenar las actividades según líneas de acción, desagregar las actividades en tareas y codificarlas.

2. Ubicar las metas señaladas en el marco lógico para cada actividad y tarea.

3. Estimar la duración de cada actividad del proyecto.

PASOS EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

4. Definir el calendario de trabajo

5. Determinar quiénes serán los responsables de cada actividad y tarea.

6. Definir los costos por actividad.

PASOS EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

1. Se toma el listado de las actividades definidas en el marco lógico y luego cada actividad se desagrega en tareas.

2. Una vez definidas las actividades y las tareas se codifican con dos y tres dígitos respectivamente.

3. El primer dígito corresponde al resultado, el segundo a la actividad y el tercero a la tarea.

ORDENAR LAS ACTIVIDADES SEGÚN LÍNEAS DE ACCIÓN, DESAGREGARLAS EN TAREAS Y

CODIFICARLAS

Propósito

Resultado 1

Línea de Acción : 3CODIGO

ACTIVIDADES METAS POR ACTIVIDAD

COSTO POR ACTIVIDAD

CRONOGRAMA RESPONSABLE

E F M A M J J

1.3.1 Actividad 1.3.1

1.3.2 Actividad 1.3.2

1.3.3 Actividad 1.3.3

Una gestión Financiera Pública basada en Políticas Públicas, derivadas del Planeamiento Estratégico y del Marco Macroeconómico Multianual.

La programación del uso de los recursos procura la articulación y alineación del PE con la Programación presupuestaria .

El SNP permite a las entidades lograr los objetivos y metas contenidas en su POA, los que deben estar alineados a los objetivos estratégicos y lineamientos de Política.

SISTEMAS QUE SE VIENEN ARTICULANDO EN LA NUEVA GERENCIA

PUBLICA

GESTIÓN PARA RESULTADOS

MEJORA PROVISIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PÚBLICOS

MEJORA EN LA GESTIÓN DEL GASTO PÚBLICO

MEJORA EN EL BIENESTAR DE LA POBLACIÓN

Presupuesto por

Resultados

Planeamiento Estratégico

Generación de capacidades

Seguimiento y Evaluación

Sistema de Incentivos

GESTION PARA RESULTADOS

PRESUPUESTO POR RESULTADOS (PpR)

Es el cambio en la forma de hacer presupuesto, privilegiando el énfasis de resultados y productos que se entregaran al ciudadano,. Articula los bienes y servicios a ser provistos con los cambios generados en el bienestar del ciudadano (resultados), a ser logrados bajo criterios de eficiencia, eficacia y equidad.

A través de la Programación Presupuestaria Estratégica se identifican de manera adecuada las intervenciones más eficientes y eficaces y se contribuye a mejorar la calidad del gasto.

Mejorar asignación de recursos

Mayor impacto en la acción del Estado

Es una herramienta gerencial moderna que vincula la asignación de recursos y los resultados esperados de la intervención del Estado.

DEFINICIÓN PPR

Orientación a los resultados e impactos, sin perder atención en los

insumos, procesos y productos asociados a ellos.

Se movilizan recursos...

.. para desarrollar actividades...

... cuyos productos directos...

.. tengan efectos...

... e impactos sobre el desarrollo.

Enfoque hacia el ciudadano como cliente. Clara identificación de Unidades de Responsabilidad. Retroalimentación a los procesos de toma de decisiones del Estado.

¿HACIA DONDE VAMOS CON LA GESTIÓN PARA RESULTADOS?

INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS IMPACTO

CRITERIOS

DURACION

CUESTIONA

ENFATIZA

ASIGNACION GASTO

COMO PRESUPUESTA

GESTION

INDICADORES

EVALUACION

SEGUIMIENTO

PRESUPUESTO PROGRAMATICO

1 AÑO3.

QUIEN GASTA? EN QUE GASTA?

RECURSOS NECESARIOS PARA QUE FUNCIONE EL GOBIERNO , RECURSOS LUEGO DE LA

PLANIFICACION

MENSUAL O TRIMESTRAL

RECURSOS Y NORMAS,PROCESOS ADMINISTRATIVOS

RIGIDA; CENTRADA EN EL CUMPLIMIENTO DE PROCESOS

PROCESO (ECONOMIA), Y A VECES COBERTURA (EFICACIA)

MIRADA ENDOGENA INSTITUCIONAL

EN FUNCION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PROGRAMADAS

PRESUPUESTO POR RESULTADOS

MEDIANO Y LARGO PLAZO

PARA QUE SE GASTA? QUE RESULTADOS SE QUIERO LOGRAR

VINCULO RECURSOS PARA ALCANZAR RESULTADOS (PLANIFICACION-RECURSOS)

EN FUNCION A METAS ESTABLECIDAS

EN FUNCION A DEFINICIONES OPERACIONALES Y ESTRUCTURAS DE

COSTOS (SIGA-PPR)

FLEXIBLE, ACORDE AL REQUERIMIENTO DE BB y SS, CONVENIO DE FINANCIANCIEMIENTO

PRODUCTO, RESULTADO E IMPACTO(EFICACIA, EFICIENCIA Y CALIDAD)

MIRADA EXOGENA,MIDIENDO LOS RESULTADOS HACIA LA POBLACION

EN FUNCION A LAS METAS POBLACIONALES Y DE LA POBLACION EN GENERAL

¿QUE CAMBIA?