LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LOS BUFETESDE ABOGADOS

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Dicen que el tiempo es de los elementos de mayor valor para la humanidad. Algunos incluso lo comparan con el oro. La Reina Isabel I de Inglaterra decía en una de sus más célebres frases que cambiaba todas sus posesiones por un poco más de tiempo.

Sin duda, a través de él ocurre un sinfín de acciones y su presencia permite la organización para cumplir con las tareas. Independientemente de que a veces pareciese que se detiene o adelanta su paso, el tiempo se traduce en 24 horas al día o lo que es equivalente a 1440 minutos, que deben ser suficientes para atender múltiples responsabilidades.

Conscientes de que el tiempo no es un recurso ilimitado es necesario optimizarlo para aprovecharlo de la forma más eficiente posible, sobre todo cuando se trata de ejercer profesionalmente como abogado, tomando en cuenta que el cobro de los servicios de esta profesión suele estar vinculado también al tiempo de trabajo invertido.

En la Guía para la gestión del tiempo en los despachos de abogados, presentada por la compañía Wolters Kluwer, se advierte sobre los retos del sector de la abogacía en el mundo actual. Entre ellos lo más resaltante es sobrevivir en un entorno donde lo volátil, incierto, complejo y ambiguo es una realidad.

Este escenario requiere de una transformación en el papel del abogado de hoy en día. Los cambios sugieren que la inversión del tiempo tiene que ser cada vez más productiva y acertada, pues la diversidad de tareas va en ascenso.

En el contexto descrito el cambio es inminente. Y eso incluye a los despachos de abogados. Se transforma la manera en la que los despachos se relacionan con los clientes para satisfacer sus necesidades, cambian las exigencias del cliente y de la misma forma debe modificarse cómo los abogados lideran sus labores.

La adaptación, la resilencia, la auto gestión, la iniciativa por el aprendizaje y el uso eficiente del tiempo son algunas de las cualidades que deben adquirir quienes ejercen el Derecho. Entre estas capacidades, el manejo del tiempo juega un papel decisivo pues de él depende en gran medida la productividad en el bufete.

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¿El tiempo está bien invertido?

En ocasiones la dinámica del ritmo laboral impide evaluar frecuentemente los procesos a través de los cuales se alcanzan las tareas en el bufete. Habituarse a estudiar estos mecanismos facilita su optimización y permite adecuar las labores para usar de mejor manera el tiempo ¿Cómo se sabe que el tiempo está siendo perfectamente empleado o por el contrario está siendo despilfarrado?

Aquí hay algunas pistas para descubrir cuándo el tiempo no está siendo bien administrado.

• No se cuenta con orden de prioridad para atender los múltiples asuntos del despacho.

• Jornadas laborales cada vez más largas y frecuentes.

• La entrega de los trabajos y resultados no posee una fecha definida.

• El seguimiento a las tareas pendientes es inexistente.

• Convocatoria a reuniones de larga duración y poca productividad.

• Las decisiones en el bufete dependen de muchas personas, por lo que suelen tardar un tiempo considerable en tomarse.

• La planificación de las labores, en caso de que la haya, no tiene contemplado la ocurrencia de imprevistos.

• La atención enfocada en los asuntos “urgentes” que relentece el resto de las tareas importantes del bufete.

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Cuestión de prioridades

Para saber cómo emplear de mejor manera el tiempo es fundamental fijar claramente el orden de prioridades en las labores a ejecutar dentro del bufete. Por lo general, se presentan asuntos importantes y otros urgentes en las tareas cotidianas.

El adjetivo urgente advierte un orden de atención superior que debe ser resuelta de forma inmediata. Sin embargo, atender estas circunstancias no debería hacer retroceder la ocurrencia de los eventos de carácter importante, que suelen tener una relevancia mayor pues contribuye a alcanzar los objetivos a mediano y largo plazo.

Priorizar también se refiere a seleccionar cuáles de las tareas pendientes urgentes o importantes tienen mayor valor para el bufete. Este valor no solamente se ve representado en la cantidad de ingresos o remuneraciones económicas que se recibirá por el tratamiento del caso, también se refiere a la cantidad de esfuerzo a invertir para culminar con éxito la tarea.

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Limitaciones del uso del tiempo

Algunos factores juegan a despistar de lo importante cuando se trata de ejecutar las tareas en un bufete de abogados y en general, en cualquier puesto de trabajo. Estos son los más resaltantes:

• Poca claridad sobre el trabajo a realizar. Cuando no se tienen los elementos y conocimientos necesarios para ejecutar una tarea, es común emplear más tiempo de lo debido en la búsqueda del enfoque necesario para enfrentarla.

• Planificación deficiente. La desorganización no es buena aliada del tiempo. Cuando se llevan a cabo tareas de forma desordenada pueden duplicarse los esfuerzos u obviar algunas de las labores a realizar.

• Interrupciones por convocatorias. En algunos casos la realización frecuente y sin un sentido productivo de reuniones y encuentros laborales termina convirtiéndose en un factor clave para desperdiciar el valioso recurso.

• Multitareas. La excesiva carga laboral que recae sobre algunos miembros del bufete puede propiciar la pérdida del tiempo, pues bajo el sistema de la “multitarea” se corre el riesgo de no culminar con los procesos.

• Falta de jerarquización. El criterio para priorizar lo importante y lo urgente es decisivo para gestionar de forma eficiente el tiempo.

• Procastinación. Postergar las tareas pendientes puede ocurrir por diversas razones. En oportunidades se trata de respuestas a la falta de organización, sin embargo también puede tener su origen en situaciones personales tales como la desmotivación laboral, la falta de experticia, entre otras.

Detectar cualquiera de estos factores en el proceder del bufete es el primer gran paso para comenzar a aprovechar el tiempo de forma productiva. Para transformar la realidad del tiempo en las labores dentro de un bufete de abogados es importante seguir algunas recomendaciones.

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Transformando la realidad del tiempo

1. Claridad ante todo. Visualizar los objetivos y las metas por cumplir es la base para poder administrar eficientemente el tiempo. Si no se tiene conocimiento de qué tarea es la que se debe realizar, para qué y de qué forma, es casi imposible mejorar el uso del recurso del tiempo. Antes de enfrentar cualquier labor es necesario asegurarse de comprender la pertinencia y el enfoque de lo que se quiere lograr. En este punto juga un especial papel protagónico la actuación de las figuras de decisión dentro de los bufetes, pues son ellas las más capacitadas para indicar a los demás la prioridad de las acciones a desempeñar.

2. Ubicación temporal. Una vez comprendidos los objetivos de la actividad que se debe realizar, es necesario fijarle una fecha de culminación que permita el paso a nuevas labores.

3. Comenzar con las tareas que requieran una respuesta más rápida. Si todas requieren la misma demanda, lo más recomendado es iniciar con aquella que resulte más compleja o que requiera mayor inversión de tiempo.

4. Agrupa por semejanzas. Algunas tareas que traten de temas parecidos o que puedan complementarse, pueden ser agrupadas a la hora de desarrollarlas, pues probablemente mucha de la información que se emplee para resolver alguna de ellas, podrá ser usada en la otra.

5. Planificar siempre. Un plan bien hecho permite fluir y hacerle frente a cualquier imprevisto. A fin de cuentas, servirá para ahorrar tiempo.

6. Llevar la cuenta. Anotar en un mismo cuaderno o espacio en línea y por orden las ocupaciones pendientes es una buena técnica para tenerlas ubicadas y aprovechar al máximo el tiempo.

7. Directo a la fuente. Al presentar dudas referidas a cualquier tema de las asignaciones pendientes, lo más aconsejable es contactar directamente al responsable o a quien pudiese poseer la información requerida.

8. Guías para el orden. Si se trata de alguna tarea muy compleja donde intervienen diversos procesos, el apoyo de mapas o guías para visualizar todo el escenario es una herramienta de utilidad.

9. Delegar responsabilidades. Si la tarea requiere la intervención de varias personas lo más recomendable es delegar con claridad las funciones correspondientes a cada quien, con la intención de culminar el proyecto en el menor tiempo posible.

10. Pausas necesarias. Es cierto que se debe aprovechar cada minuto del tiempo en el cumplimiento de las metas laborales. Sin embargo, en oportunidades es fundamental tomar pequeños descansos que permitan refrescar los pensamientos y producir nuevas ideas.

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Fuentes consultadas

https://www.andaluciaemprende.es/wp-content/uploads/2015/02/manual-gestion-del-tiempo.pdf

https://www.entrepreneur.com/article/268870

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