Gestion des risques

pré-analytiques en laboratoire

de Biologie Médicale

multi-sites accrédité

Philippe CHATRON Biologiste médical

GEN-BIO Clermont Ferrand

Académie Nationale de Pharmacie 17 septembre 2014

Processus pré-analytique simplifié pour un patient externe

Technique Administratif Technique

Exigences

Prélèvement

Identification

Préparation

Logistique 1

Déballage

Conformité

Enregistrement

Etiquetage

Tri

Centrifugation

Aliquotage

Sérothèquage

Logistique 2 ?

But de la maîtrise de la phase pré-analytique

Eviter la dégradation de l’échantillon primaire depuis le

prélèvement jusqu’à la mise à disposition des techniciens

responsables de la phase analytique.

Préserver la qualité du résultat de l’analyse ultérieure

Maîtriser les incertitudes de mesure.

Référentiels ou guides pris en compte

Norme NF-EN ISO 15189:2012 Laboratoires de biologie médicale

Exigences concernant la qualité et la compétence

SH GTA 14: Evaluation des incertitudes de mesure en Biologie Médicale

SH GTA 01: guide technique d’accréditation en Biologie Médicale

Guide des examens du laboratoire XXX

Publications pré-analytiques

ADR du 1er janvier 1996 (mis à jour le 02/09/2011): transport de matières

biologiques par route – catégorie B - 3373 – Classe 6.2 (matières infectieuses)

Clermont-Ferrand

AUVERGNE

GEN-BIO

4 500 à 5 000 dossiers / j sur 20 sites – 153 M de B

350 salariés – 33 biologistes (dont 27 associés)

Accrédité ISO15189 depuis 2006 (N°8-1736 sur www.cofrac.fr)

Eloignement

des sites

145 kms

75 minutes

Maximum:

Plateau technique

Site clinique

Site de prélèvement

20 kms Echelle

:

3 secteurs de traitement de 1ère intention

10 kms Echelle

:

Eloignement

des sites

40 kms

30 minutes

Maximum:

Plateau technique

Site clinique

Site de prélèvement

Filiale (40%)

Secteur Clermont-Ferrand

Méthodologie de

l’analyse de risques

Participants à cette recherche de risques

Technicien plateau technique

Technicien site périphérique

Technicien « envois extérieurs »

Secrétaire d’enregistrement de dossiers

Coursier inter-labo

Coursier « tournées »

Biologiste site périphérique

Biologiste plateau technique

Qualiticien

Tous les métiers impliqués – Toutes les idées sont bonnes

Méthode (Organisation)

Matériel Mesures (indicateurs)

Management

Milieu (Environnement)

Main d’œuvre (Intervenants)

Matière (Documents)

Dossier conforme

pour l’analyse

Conditions

environnementales

mal maitrisées Formation insuffisante

Erreur de vérification

Mauvaise gestion des flux

Mauvaise logistique

Manque de sécurisation

Absence de prise en

compte de renseignements

Zones de déballage

trop exigües

Enceintes embarquées

non adaptées

Coffret non conforme

Panne sonde / logiciel de mesure Guide examens non à jour

Mauvaise version

des documents

Pb véhicule ou enceintes

embarquées

Manque de documents

Température non conforme

Délai acheminement

dépassé

Erreur de tube

Non respect de

la feuille de route

Non transmission infos

Non prise en compte des

spécificités (tous ordres)

Conditions de dépôt des

coffrets non adaptées

Nombre de

réclamations justifiées

Présentation des risques par la méthode d’Ishikawa (7M)

Hiérarchisation des risques par la méthode AMDEC

Plan d’actions – Evaluation à 3 mois (fin AMDEC) - Validation

2/21

Principaux risques liés au multi-sites

Logistique: réduire le temps de transport des échantillons

Dimensionnement des enceintes de transport, des structures de

déballage et d’accueil de dossiers des plateaux techniques.

Gestion des flux

entre les sites: traçabilité délais et températures disponible

pour la validation technique des examens

sur le plateau technique: maitriser les délais (TAT) en évitant

les ruptures de flux

Traçabilité – Evaluation régulière

Amélioration continue

Multi-sites et accréditation ISO

Amélioration continue des pratiques professionnelles

Mise en place de solutions adaptées gérées par des professionnels

non biologistes (logisticiens, qualiticiens, informaticiens,…)

Outils inaccessibles pour les « anciens » laboratoires: véhicules,

avec enceintes et métrologie embarquée, logiciels de colisage.

Réorganisation des « tournées » vers le site le plus proche:

réduction des délais de prise en charge des échantillons

Amélioration de l’attention apportée au pré-analytique dans les

sites non techniques: traçabilité, maîtrise des délais,…

Formation continue professionnalisée.

Avantages pour le pré-analytique

Multi-sites et accréditation ISO

Perte de réactivité pour le traitement d’une urgence de ville

Inconvénients majeurs pour le pré-analytique

Perte de réactivité pour le traitement des nombreux prélèvements

qui arrivent directement sur le plateau technique en début d’après-midi

Mise en place de tournées inter-sites avec sites cliniques.

Possibilité d’un coursier dédié ou d’un taxi

Problème majeur pré-existant au multi-sites (tournées + multi-labo)

Mise en place de solutions de gestion de flux, augmentation du nombre

de déballeurs / secrétaires, surdimensionnement de l’analytique et

solutions post-analytiques (édition, transmission électronique des résultats)

Echelle

:

Problème des « tournées » - Indépendant du multi-sites

20 kms

200 kms

4 heures

Maximum:

Plateau technique

Lieux de collecte éloignés

Temps de trajet (Il faut ajouter le délai depuis le prélèvement)

A un degré moindre mais c’est aussi vrai avec l’infirmière en zone urbaine

2 2 2

Pré-analytique: déballage, accueil dossiers, transfert tubes

CONCLUSION (1)

Réelle amélioration de la qualité du résultat rendu au patient

Maitrise des risques pré-analytiques nettement améliorée mais à quel prix !

Nette amélioration du délai moyen de mise à disposition à l’analytique

Logistique et conservation des échantillons + formation coursiers

Mise en place de logiciels de surveillance pour objectiver les non-

conformités relatives et absolues (températures et temps)

Centralisation des données sur l’outil de validation technique (MW)

Optimisation des temps de transport

Tâches de pré-analytique réalisées sur site « distant »: CBU,…

Revue de l’organisation du pré-analytique du plateau technique

CONCLUSION (2)

Une IDE ne peut revenir au laboratoire après chaque prélèvement

Les IDE font leurs tournées d’une manière géographique !

Le laboratoire ne peut pas être partout à la même heure !

La gestion du prélèvement à domicile reste LE problème!

Prescription connectée pour gagner le temps de constitution du dossier

Pré-analytique dans des lieux intermédiaires (centrifugation) – Concurrence !!!

Infirmières qui ne réalisent que des actes de prélèvement (Catalogne) pour

limiter les délais de prise en charge

Axes d’amélioration à moyen terme

Gestion des risques

pré-analytiques en laboratoire

de Biologie Médicale

multi-sites accrédité

Philippe CHATRON Biologiste médical

GEN-BIO Clermont Ferrand

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