GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

DOCUMENTO

Es todo aquello que contiene información, independientemente de sus soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.

CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.

• Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares.

• Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)

• Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.

• Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo..

• Contenido o asunto.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así:• Caracteres Internos: Entidad Productora,

fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales.

• Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.

CARACTERES INTERNOS

• Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete.

• Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable).

• Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.

• Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS

• Clase: Textual o no textual.• Tipo: Carta, memorando, circular, informe,

acta, etc.• Forma: Original o copia.• Formato: Unidad archivable, expediente,

legajo, libro.• Cantidad: 1,2,34….ejemplares.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• Según su organización• Según su uso• Según su ciclo vital• Según su naturaleza

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

• Archivo centralizado: Existe una sola dependencia destinada a controlar y manejar toda la documentación de la empresa.

• Archivo descentralizado: Es el que lleva cada dependencia o dpto en una empresa. Puede ser:– Descentralizado con control descentralizado– Descentralizado con control centralizado

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO

• Archivo activo: Satisface las necesidades de conservación y consulta. Ej.: Documentos del año actual, historias laborales del personal activo, resoluciones, contratos, etc.

• Archivo semiactivo: documentos que presentan una consulta menos frecuente.

• Archivo inactivo

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA

• Archivo Publico: Pertenecientes a las entidades oficiales.

• Archivo Privado de interés Publico: Aquel que por su valor para la historia, la ciencia o la investigación es de interés publico.

• Archivo Privado: Pertenecientes a personas naturales o juridicas.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CLASE

• Documentos textuales: Presentan la información en forma de texto escrito. Ej.: libros.

• Documentos NO textuales: Pueden incluir una parte en texto pero el resto de la información aparece de otra forma.

DOCUMENTOS NO TEXTUALES

Se clasifican en: • Documentos iconográficos: imágenes,

mapas, cuadros, fotografías.• Documentos sonoros: discos, cintas.• Documentos audiovisuales: películas• Documentos magnéticos• Documentos materiales: maquetas, obras,

monumentos, trabajos en braile.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN

DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN

Se clasifican en: • Original• Copia• Borrador: Documento provisional.• Minuta: Bosquejo o esquema del original.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CONTENIDO

Se clasifican en: • Documentos dispositivos o imperativos• Documentos testimoniales o probatorios• Documentos informativos o noticiosos• Documentos sustantivos o característicos• Documentos comunes o facilitativos

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS

Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad.• Del poder legislativo: leyes• Del poder ejecutivo: Decretos,

resoluciones, ordenanzas• Del poder judicial: sentencias• De otras autoridades: Bancos, iglesia.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS

Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta información.• Registro civil, patentes, actas de grado.• Diplomas y certificados.• Balances y libros contables.• Actas de reuniones.• Contratos celebrados bajo condiciones

legales.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS

Son aquellos en que se asienta una noticia o información relacionada con una tramitación.• Correspondencia, cartas, circulares,

memorandos, telegramas.• Informes técnicos y científicos.• Documentos no contables avalados por la

ley: tiquetes de compra, presupuestos.

DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS

Son aquellos que sirven solamente a la dependencia y cargo de la personas que los redacta o recibe. Ej.: en una empresa aérea los horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.

DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS

Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a una institución o persona. Ej.: nomina, hojas de vida, libros de contabilidad, inventarios.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS

Se clasifican en: • Documentos que deben ser publicados• Documentos de libre acceso• Documentos no clasificados con grado de

confidencialidad• Documentos confidenciales.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL ENTE

PRODUCTOR O EL AUTOR

Se clasifican en: • Documentos públicos• Documentos privados

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU FUNCIÓN EN

EL TIEMPO

Se clasifican en: • Documentos vitales: actas, escrituras.• Documentos importantes • Documentos útiles: cotizaciones, circular• Documentos no esenciales

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.

EDAD 1 – MOMENTO DE GESTIÓN

• También llamado prearchivo.• Va desde su creación hasta cumplir la

totalidad del tramite que lo origino.• Comprende:

– Planeación– Elaboración– Tramitación

MOMENTO DE GESTION• Planeación: Estudia la información el soporte y el

recorrido.• Elaboración: Es la edición del documento, mediante

la aplicación de la normatización y la normalización.– Normatización: Normas creadas por el gobierno.– Normalización: Abarca la normatividad

administrativa y técnica.• Tramitación: Da paso a la vigencia; es decir la

vigencia es la firma.

MOMENTO INTERMEDIO

• Llamado también archivístico.• En este momento el documento cumple

con el objetivo para el cual fue creado. Informe, testimonio, etc.

• Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.

VIGENCIA

• Es aquel momento donde el documento obliga, testimonia o informe lo que dice en su texto.

• La vigencia concluye cuando:– Se vence el plazo del documento– Por disposición legal– Porque se produce un nuevo documento y

modifica el existente.

PLAZO PRECAUCIONAL

• Una vez agotada la vigencia se da un tiempo durante el cual es necesario retener el documento (por precaución), antes de decidir su destino final.

• El plazo precaucional termina cuando:– Hay prescripción legal o de derecho.– Cuando lo establece la tabla de retención

documental (TRD)

MOMENTO PERMANENTE

• Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos, administrativos, políticos, económico, investigativo, cultural.

• Son almacenados para siempre en un sitio privilegiado.