GESTION ÉLECTRONIQUE des FORMALITÉS …api.ning.com/files/zNSLWuvsJ1IswxCG-BsLq4dzcTszMYti*D0P4hkCVM… · d’encours 3/ Le représentant légal ou mandataire ainsi que les

GESTION ÉLECTRONIQUE des FORMALITÉS INTERNATIONALES

Module DeclarATAManuel utilisateur gestionnaire CCI

2

Sommaire

Préambule et préconisations p 3 Connexion / Identification p 4 Ergonomie générale p 5 Présentation générale du menu et des fonctionnalités p 6 Sélection / Création d’un titulaire p 7 Création d’un carnet p 12

Module titulaire p 13 Module création carnet p 16 Création d’un carnet p 19

Evènements carnet post création p 25 Restitution p 26 Duplication p 29 Prorogation p 30

Carnets bloqués p 32 Carnets en litige p 33 Recherches et tris p 34

Titulaires p 34 Carnets à restituer p 35

Dérogation p 36 Modification profil p 38 Administration des gestionnaires p 39 Administration pôle p 40

3

Préambule et préconisations

Préambule Ce document a pour objectif de vous guider dans l’utilisation du module DeclarATA

de l’application GEFI. Il ne remplace en aucun cas les formations « ATA débutant »et « ATA confirmé » délivrées par le Département des Facilitations du Commerce Extérieur de la Chambre de commerce et d’industrie de Paris.

Si vous n’avez pas suivi ces formations, merci de prendre contact avec X. Fetter: [email protected] ou F. Henri: [email protected]

Préconisations

L’application est optimisée sur Firefox v4 et + Il n’est pas recommandé d’utiliser les flèches de retour du navigateur, utilisez les

boutons prévus à cet effet dans l’application

4

Connexion / Identification

Pour vous connecter, rendez vous à l’une des adresses suivantes : https://www.formalites-export.com/seam-back-gefi/index.seam(Environnement de production accessible à partir du 7/11/2011)

http://secure.gefi-rec.ccip.fr/seam-back-gefi/index.seam(Environnement de test accessible à partir du 3/11/2011)

Saisissez votre login (adresse e-mail) et mot de passe puis cliquez sur « Connexion »

Une fois identifié vous êtes redirigé vers la liste des carnets validés non restitués : liste intitulée « restitution et événements des carnets »

5

Ergonomie générale

Nom de votre CCI Accès et modification de votre profil

Déconnexion

Menu des fonctionnalités ATA : passez votre souris dessus pour ouvrir le menu

6

Présentation générale du menu et des fonctionnalités

L’ensemble des fonctionnalités relatives à la gestion des carnets sont disponibles via le menu WebATA

Création titulaire : module par lequel vous pouvez sélectionner un titulaire existant ou créer un nouveau titulaire

Titulaires : liste de l’ensemble de vos titulairesCréation carnet : module de création d’un carnetRestitution : liste de l’ensemble de vos carnets

déclarés non restitués à partir de laquelle vous pouvez restituer, apurer, dupliquer et proroger vos carnets

Historique : liste des carnets de votre CCI apurés à100% , annulé ou hors garantie

Carnets bloqués : liste des carnets de votre CCI en attente de déblocage par l’assureur

Carnets en litige : liste des carnets de votre CCI mis en litige par la CCIP

7

Sélection / Création d’un titulaire

Le module de création d’un titulaire permet de vérifier qu‘un titulaire n’existe pas dans le système et de le créer le cas échéant. 3 critères sont à votre disposition pour rechercher un titulaire : n° de titulaire, Nom et n° SIREN ou n° de particulier

8

Si un titulaire s’affiche et qu’une icône est visible dans la colonne « Action », vous ne pourrez créer un carnet que si sa CCI d’origine vous y autorise. Pour cela, vous devez prendre contact avec cette dernière.(cfchapitre sur la dérogation pour plus de précision)


Cas du titulaire existant dans le système : Si au moins un titulaire du département de votre CCI correspond à votre recherche,

vous pourrez alors accéder à la fiche du titulaire en cliquant sur l’icône affichée dans la colonne « Actions »

9


Cas du titulaire n’existant pas dans le système Si la recherche effectuée ne donne aucun résultat ou bien que le titulaire trouvé ne

correspond pas à celui qui demande le carnet, vous pouvez créer un nouveau titulaire:

Veillez à ce que la nouvelle fiche corresponde bien à une nouvelle entité (nouvelle succursale, autre département …) et non à une simple mise à jour d’une fiche existante

10


Le formulaire de création d’un titulaire est divisé en 3 blocs principaux :1/Les informations relatives à l’identitédu titulaire

2/Les informations relatives au SIREN du titulaire dont la catégorie juridique et le capital social permettant de déterminer le plafond d’encours

3/ Le représentant légal ou mandataire ainsi que les différents contacts

11


Une fois le titulaire enregistrévous pouvez ajouter des nouveaux signataires et y attacher des documents.

Il est possible d’attachéplusieurs documents au même carnet ainsi qu’au même signataire.

La taille du document ne doit pas excéder 3mo

12

Création d’un carnet

Pour créer un carnet, deux possibilités sont offertes: en utilisant le module « création d’un carnet » ou via le module « titulaires »

13

Création d’un carnet – Module titulaire

La liste des titulaires vous permet de rechercher un titulaire pour lequel vous avez déjà créé un carnet. Les critères de recherche suivants sont là pour vous aider àretrouver rapidement le titulaire concerné :

Une fois le titulaire trouvé, cliquez sur son Nom afin d’accéder à sa fiche

14


Avant de créer un carnet, un contrôle des informations du titulaire doit être effectué

Une fois ces informations contrôlées cliquez sur « Créer un carnet »pour accéder au formulaire de création d’un carnet

15


En créant un carnet depuis la fiche du titulaire, ces informations sont directement récupérées.

Le menu fonctionnalités du carnet est disponible depuis cette barre : Carnet Documents du

carnet Traçabilité

Le plafond d’encours, l’encours actuel, le nombre de carnets ainsi que le montant autorisésont récupérés automatiquement

16

Création d’un carnet – Module création carnet

En sélectionnant « Création carnet » dans le menu, vous accéderez au formulaire de création de carnet

17


Via le module de création du carnet, la première étape consiste à rechercher le titulaire.

Pour sélectionner un titulaire vous devez cliquer sur l’icône suivante :

18


Une fois le titulaire sélectionné, vous pouvez saisir l’ensemble des informations du carnet.

19


Marchandises

Usage des marchandises

Valeur déclarée en euros (nombre entier)

Détails du carnet

Référence manuelle : correspond au numéro manuel utilisé lors de la création du carnet alors que le système n’était pas accessible.

Type de carnet : « Standard »ou « Tous pays » (si un pays hors chaine ATA est sélectionné, le système passera le carnet en « Tous pays »)

Date de retour prévu : date àlaquelle le carnet devrait être retourné à la CCI

20


Voyage

Destinations connues : Si l’ensemble des destinations est connue sélectionnez « OUI », autrement « NON », le carnet sera alors un carnet « Tous pays »

Pays de départ / Pays de retour : le pays de départ et de retour du carnet doivent être spécifiés

Nb de voyages prévus : nombre de voyages prévus par le carnet

Détails du voyage

Pays de destination : vous pouvez choisir le/les pays de destination dans la liste proposée.

Vous devez cliquer sur l’icône pour valider votre sélection.En cas d’erreur vous avez la

possibilité de supprimer le pays sélectionné en cliquant sur .

Détails du voyageVous pouvez classer les pays suivant

l’ordre de passage en utilisant les flèches situées à droite du nom du pays

21


Lettre d’engagement

Signataire : Vous devez sélectionner un signataire du titulaire.L’e-mail du signataire est obligatoire

Encarts / feuillets : vous devez spécifier le nombre d’encarts et de feuillets qui vont constituer le carnet

Élément CCI

Vous devez le cas échéant sélectionner le pôle de traitement du carnet

Bloc-notes opérateur

Bloc-notes vous permettant de mettre des commentaires sur le carnet que vous allez créer

22


Avant de pouvoir valider le carnet il faut ajouter la liste de marchandises.Aller dans l’onglet « Documents carnet »

Puis dans le module d’ajout, sélectionnez le document à attacher en cliquant sur « Parcourir ». Attention le document ne doit pas dépasser 3 mo.

Et enfin, ajoutez le.

Retournez dans l’onglet « Carnet », vous pouvez maintenant valider la déclaration en cliquant sur le bouton « Valider »

23


Un message vous confirme la création du carnet en affichant le n° ainsi que le type de carnet

24


Vous retrouverez sur le formulaire du carnet créél’ensemble des informations saisies ainsi que la zone de tarification à appliquer

La lettre d’engagement est envoyée automatiquement lors de la validation du carnet au représentant légal et au mandataire.

Vous pouvez la télécharger à tout moment en cliquant sur le bouton

25

Evènements carnet post création

En sélectionnant « Restitution »dans le menu, vous accéderez àl’ensemble des carnets de votre CCI non apurés à 100% et en période de garantie.

Vous pouvez depuis cette liste : Restituer Dupliquer Proroger Apurervos carnets

26

Evènements carnet post déclaration - Restitution

Pour accéder au formulaire de restitution d’un carnet, sélectionnez l’action « Restituer » et validez en cliquant sur l’icône

Afin de restituer votre carnet, plusieurs champs sont àrenseigner : Date de retour réelle Valeur à apurer Date de main levée le cas

échéant Nombre de voyages

effectifs Pays de destination

27


Date de retour réelle : elle est obligatoire et doit correspondre à la date à laquelle le carnet vous a été retourné

Valeur à apurer et date de main levée : cette valeur doit correspondre à la valeur de la marchandise apurée. L’apurement peut se faire en plusieurs fois.

Une fois le carnet apuré à100%, vous devez saisir la date de main levée

28


Nombre de voyages réel : vous devez saisir le nombre de voyages effectifs effectués avec le carnet

Pays de départ, de retour et de destination : vous devez renseigner ses éléments en fonction des pays présents sur le carnet.

Une fois ces éléments renseignés, vous pouvez valider la restitution. Après une demande de confirmation un message vous indique que le carnet à bien étérestitué.

Si le carnet est restitué et apuré à 100%, il est transféré de la liste « Restitution » à la liste « Historique »

29

Evènements carnet post déclaration - Duplication

Pour accéder au formulaire de duplication d’un carnet, sélectionnez l’action « Dupliquer » et validez en cliquant sur l’icône

Afin de dupliquer votre carnet, vous devez renseigner la date de cette duplication

Une fois dupliqué, un nouveau carnet est créé, composé des mêmes éléments que le carnet original.

Le carnet dupliqué aura le même n° que l’original suivi du code suite

30

Evènements carnet post déclaration – Prorogation

Pour accéder au formulaire de prorogation d’un carnet, sélectionnez l’action « Proroger » et validez en cliquant sur l’icône

Renseignez la date de prorogation ainsi que les nouvelles dates de fin de validité et de retour prévue

Cocher ou non l’option « Prorogation avec carnet de remplacement » en fonction du cas traité

31

Evènements carnet post déclaration – Prorogation

Le nouveau carnet est créé en gardant les mêmes éléments que ceux du carnet précédent. A ceci près que : Dans le cas d’une prorogation sans

carnet de remplacement, le numéro sera le même que le carnet précédent suivi d’un code suite

Dans le cas d’une prorogation avec carnet de remplacement, un nouveau numéro est attribué

Le numéro du carnet précédent est affiché directement dans le détail du carnet ou dans l’onglet « Traçabilité »

32

Carnets bloqués

En sélectionnant « Carnets bloqués »dans le menu, vous accédez à la liste des carnets bloqués en attente de déblocage par l’assureur.

Cette liste n’est qu’informative, elle ne vous permet pas de débloquer vous-même un carnet

Au delà d'une heure d'attente, vous pourrez prendre contact avec le responsable des carnets A.T.A.

SIACI : 0144209851 [email protected]

33

Carnets en litige

En sélectionnant « Carnets en litige »dans le menu, vous accédez à la liste des carnets mis en litige par la CCIP.

Cette liste n’est qu’informative. Elle vous permet néanmoins d’attacher des documents complémentaires sur un carnet

34

Recherches et tris - Titulaire

Des fonctions de recherche et de tris sont disponibles sur la liste « Titulaires »

Les colonnes de chaque liste peuvent être triées afin de vous permettre d’accéder rapidement à l’information désirée.

La colonne « Dérogations titulaires de la CCI », vous permet de connaître l’ensemble des titulaires à qui vous avez donné une dérogation

La colonne « Dérogations titulaires hors CCI » vous permet de connaitre l’ensemble des titulaires hors de votre département pour lesquels vous avez une dérogation

35

Recherches et tris - Restitution

Des fonctions de recherche et de tris sont disponibles sur la liste « Restitution »

Les colonnes de chaque liste peuvent être triées afin de vous permettre d’accéder rapidement à l’information désirée.

Affichage des carnets uniquement pour un pôle d’émission

36

Dérogation

Si vous êtes amené à créer un carnet pour un titulaire d’une CCI n’étant pas dans le même département que le votre, le système vous demandera de saisir une autorisation de dérogation.

Lorsque vous recherchez un titulaire, si dans la colonne « Actions » l’icône est présente, vous devez alors disposer d’une dérogation pour créer un carnet.

Afin de disposer de cette dérogation vous devez en faire la demande auprès de la CCI d’origine de votre client (cette demande peut aussi être faite par le client lui-même)

Une fois l’autorisation reçue, vous pouvez cliquer sur afin de renseigner les informations

37

Dérogation

Dans la nouvelle fenêtre, vous devez renseigner la CCI d’origine du titulaire, le statut de l’autorisation (« Autorisée » ou « Refusée ») ainsi que la date de fin de validité de cette dérogation

Une fois validée, cette dérogation vous permet de créer des carnets pour ce titulaire.

38

Modification profil

Pour modifier les informations liées à votre profil gestionnaire, cliquez sur votre prénom/nom en haut, à droite du nom de votre CCI

Vous accédez alors à l’écran de modification de votre profil

39

Administration des gestionnaires

Pour les personnes habilitées à gérer les gestionnaires de leur CCI, c’est-à-dire les Administrateurs CCI : vous avez accès dans le menu « Administration »au module « Gestionnaires ».

Pour modifier les informations d’un gestionnaire ou pour le rendre inactif, cliquez sur l’icône « loupe »

Pour ajouter un nouveau gestionnaire, cliquez sur « Ajoutez »

40

Administration pôle

Pour les personnes habilitées à gérer le ou les pôles de leur CCI, c’est-à-dire les Administrateurs CCI : vous avez accès dans le menu « Administration » au module « CCI ».

En haut à droite de cet écran, vous avez la possibilité de créer de nouveau pôle.