HOJA DE TRABAJO

Una hoja de trabajo ilustra en un lugar las relaciones entre el balance de prueba no ajustado, los asientos de ajuste propuestos y los estados financieros. Al final del periodo se prepara una hoja de trabajo, pero antes se anotan asientos de ajuste formalmente en los registros contables. Este no es un paso formal en el ciclo contable si no un “borrador” sobre el cual los contadores elaboran los detalles de los ajustes propuestos de final de periodo. Esto también le proporciona una visión previa de la forma que tendrán los estados financieros.

Ejemplo: hoja de trabajo para Overnight Auto Service a 31 de diciembre de 2002.

¿No es esto realmente una hoja de cálculo?

Si, el término hoja de trabajo es un remanente de los días en que éstas planillas eran preparadas manualmente en grandes hojas de papel de columnas. Hoy en día la mayoría de las hojas de trabajo se preparan en un computador que utiliza software de hojas de cálculo Lotus2-3TM o Excel, o software del mayor general como Peachtree TM o Dac-Easy TM

Puesto que la hoja de trabajo es solo un borrador del contador, con frecuencia no está impresa puede existir solamente en una pantalla de computador. Pero el concepto permanece igual; la hoja de trabajo revela en un lugar los saldos de cuenta no ajustados, los asientos de diario propuestos y aparecerán estados financieros como estos si se efectúan los ajustes propuestos.

¿Para que se utilizan?

Una hoja de trabajo cumple diversos propósitos. Permite a los contadores ver los efectos de los asientos de ajuste sin ingresarlos realmente en los registros contables, haciendo relativamente facilitara ellos corregir errores u efectuar cambios en los montos estimados. También les permite a los contadores y a la gerencia ver con anterioridad los estados financieros antes de que se elaboren las versiones finales. Una vez se ha completado la hoja de trabajo, sirve de fuentes para registrar los asientos de ajuste y de cierre en los asientos contables y para los estados financieros. Otro uso importante de la hoja de trabajo está en la preparación de los estados financieros provisionales o intermedios, los estados intermedios son estados financieros desarrollados en diversos puntos durante el año fiscal. La mayoría de las compañías cierran sus cuentas solo una vez cada año. Incluso necesitan desarrollar con frecuencia estados financieros trimestrales o mensuales. A través del uso de una hoja de trabajo, pueden desarrollar estos estados financieros sin tener que ajustar formalmente y ajustar su cuenta.

La mecánica como se hace

Bien sea si se hace manualmente o por computador, la preparación de una hoja de trabajo comprende 5 pasos básicos.

1. Ingrese los saldos de cuenta del mayor en las columnas. La hoja de trabajo empieza con un balance de prueba no ajustado, es decir, un listado de los saldos de cuenta del mayor al final del periodo con anterioridad a la realización de los asientos de ajuste.

2. Ingresar los ajustes en las columnas de ajuste. El paso siguiente es el mas importante: ingrese los ajustes apropiados del final de periodo en las columnas de ajuste.

3. Preparar un balance de prueba ajustado. Luego, se prepara un balance de prueba ajustado. Los saldos en el balance de prueba original son ajustados por los montos, débito o crédito en las columnas de ajuste. Este proceso de adición o resta horizontal se denomina cuadre de horizontal. El balance de prueba ajustado se totaliza para determinar si las cuentas permaneces en equilibrio.

4. Extender los montos del balance de prueba ajustado a las columnas apropiadas de los estados financieros. Las cuentas del balance general, activos, pasivos y patrimonio del propietario. Se extienden a las columnas del balance general, los montos del estado de resultados a las columnas del estado de resultados.

5. Totalizar las columnas de los estados financieros: determinar y registrar la utilidad o la pérdida neta. El paso final al preparar la hoja de trabajo consiste en totalizar las columnas del estado de resultados y de balance general y luego equilibrar cada conjunto de columnas, estas labores se realizan en las tres líneas inferiores de la hoja de trabajo.

“Los computadores hacen el empuje del lápiz” cuando una hoja de trabajo ha sido preparada por computador , los contadores realizan solo uno de los pasos enumerados, ingresar los ajustes. El computador enumera automáticamente las cuentas del mayor en forma de balance de prueba. Después de que el contador ha realizado los ajustes, el computador calcula automáticamente los saldos de cuenta ajustados y termina la hoja de trabajo.

13. Explique el principio de revelación adecuada.

Este principio significa simplemente que los estados financieros deben ir acompañados de la información necesaria para q sean interpretados apropiadamente. La mayoría de las revelaciones están contenidas en diversas páginas de notas que acompañan los estados financieros. La elaboración de estas notas puede ser una de las labores de mayor reto que enfrentan los contadores al final del periodo. Su contenido con frecuencia, no se puede obtener directamente de los registros contables. Su elaboración comprende de una comprensión profunda de la compañía y de sus operaciones, de los principios contables y de la forma como las personas interpretan y utilizan la información contable.

14. describa brevemente el contenido de las notas que acompañan a los estados financieros.

Hay dos renglones que se revelan en las notas a los estados financieros. Éstos son los métodos contables en uso y las fechas de vencimiento de los pasivos importantes.

Nota 1. Política de Depreciación.- El gasto de depreciación en los estados financieros se calcula mediante el método en línea recta.

Nota 2. Fecha de vencimiento de los pasivos. Fecha de los documentos por pagar de la compañía.

15. Explique diversos propósitos que se pueden cumplir mediante la preparación de una hoja de trabajo (o utilizando software de computador que logra las metas de una hoja de trabajo)

Una hoja de trabajo cumple diversos propósitos. Permite a los contadores ver los efectos de los asientos de ajuste sin ingresarlo realmente en los registros contables, haciendo relativamente fácil para ellos corregir errores o efectuar cambios en los montos estimados. También les permite a los contadores y a la gerencia ver con anterioridad los estados financieros antes de que se elaboren las versiones finales. Otro uso de la hoja de trabajo es la preparación de los estados financieros provisionales o intermedios. Estas hojas de trabajo se pueden hacer de manera mecánica o en un computador mediante un software donde después que el contador ha realizado los ajustes, el computador calcula automáticamente los saldos de cuenta ajustados y termina la hoja de trabajo.

Ejercicio 4.10

El concepto de materialidad es un principio de contabilidad generalmente aceptado.

a) Explique brevemente el concepto de materialidadSe refiere a la importancia relativa de un renglón o un evento. Un renglón es considerado material si su conocimiento pudiera influir razonablemente en las decisiones de los usuarios de los estados financieros. El concepto de materialidad permite a los contadores utilizar los montos estimados e incluso ignorar otros principios contables si los resultados de estas acciones no tienen un impacto importante sobre los estados financieros.

b) ¿es 2500 un monto en dólares “material”? Explique.Toda cantidad monetaria se considera como material a menos que el problema plantee específicamente la pregunta de materialidad

c) Describa dos formas en las cuales el concepto de materialidad puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los contadores al hacer los asientos de ajuste.El concepto de materialidad permite a los contadores acortar y simplificar el proceso de hacer asientos de ajuste en diversas formas. Por ejemplo.

Los asientos de ajuste para acumular gastos no registrados o ingresos no registrados pueden ignorarse si su valor monetario es inmaterial.

Si no es probable que el monto del error sea material, los asientos de ajuste pueden basarse en estimaciones.

Ejercicio 4.11

Cada una de las situaciones descritas en seguida, indique el principio de contabilidad generalmente aceptado que está siendo violado. Escoja entre los siguientes principios:

Asociación: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Costo: Según el principio del costo, los activos y servicios adquiridos deben registrarse en su costo real (también llamado costo histórico). Aunque el comprador piense que obtuvo una ganga, el bien se registra con el precio pagado en la transacción, no en su costo “esperado”. 

Objetividad.- Establece que el registro de las operaciones realizadas por un ente y la información suministrada, en base a esos registros, deberán efectuarse en base a evidencias objetivas y hasta donde sea posible apoyados con la correspondiente documentación que garanticen su verificación cuantitativamente.

Materialidad: El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

Realización: Es el principio que reconoce los ingresos en las cuentas únicamente cuando el proceso de generación de la ganancia está virtualmente completo, el cual por lo general se va en el momento de la venta de las mercancías o de la prestación de servicios a los clientes.

Revelación adecuada: El contador público está obligado a proporcionar información fidedigna que permita al usuario de tal información tomar decisiones acertadas.

EJERCICIO 4.13

A continuación se muestran las columnas del balance de prueba y del balance de prueba ajustado en la hoja de trabajo para la firma Fisher Insurance Agency para el mes terminado el 31 de enero de 2001.

Balance de Prueba Ajustes Balance de Prueba ajustado

Db Cr Db Cr Db CrCuentas del balance general:

Efectivo $ 4.980 $ 4.980Comisiones por cobrar $ 3.000 a) 850 $ 3.850suministros de oficina $ 600 b) 360 $ 240equipo de oficina $ 6.600 $ 6.600deprecicación acumuladaequipo de oficina $ 2.420 c) 110 $ 2.530cuentas por pagar $ 1.660 $ 1.660salarios por pagar d) 550 $ 550comisiones no ganadas $ 400 e) 210 $ 190

capital, Pat Fisher$

12.300$

12.300retiros, Pat fisher $ 1.000 $ 1.000Cuentas del estado de resultadoscomisiones ganadas $ 6.900 f)1.060 $ 7.960gasto de salarios $ 6.000 g)550 $ 6.550gasto de arriendo $ 1.500 $ 1.500gasto de suministro de oficina h) 360 $ 360Gasto de depreciacion de equipo de of. i) 110 $ 110

$ 23.680

$ 23.680

$ 2.080

$ 2.080

$ 25.190

$ 25.190

AJUSTESa) Comisiones por cobrar b) Suministros de oficinac) Equipo de oficinad) Salarios por pagar a los empleados hasta diciembree) Comisiones no ganadasf) Gastos de salarios hasta diciembreg) Gastos de suministros de oficina que se realizó hasta diciembreh) Gastos de depreciación de oficina que se realizó hasta diciembrei) Gastos de depreciación de equipos de oficina

CASO 4.3

El concepto de materialidad es uno de los principios de contabilidad generalmente aceptados más básicos.

a) Responda las siguientes preguntas 1. ¿Por qué es la materialidad de una transacción o de un evento un asunto de

juicio profesional?El hecho de que un renglón o evento específico sea material es un asunto de juicio profesional.

2. Que criterios deben considerar los contadores al determinar si una transacción o un evento es material?Los contadores consideran diferentes factores. Primero, lo que constituye un monto material varía con el tamaño de la organización. Consideran inmateriales a los montos de menos del 2% o del 3% de la utilidad neta.

3. ¿Significa el concepto de materialidad que los estados financieros no son precisos, hasta el último dólar? ¿Hace este concepto que los estados financieros sean menos útiles a la mayoría de los usuarios?No, porque la materialidad permite a los contadores utilizar los montos estimados e incluso ignorar otros principios contables si los resultados de estas acciones no tienen un impacto importante sobre los estados financieros.

b) Avis-Rent-a-Car compra un gran número de autos cada año para su flota de arriendo. El costo de cualquier automóvil individual es inmaterial para Avis, por ser una corporación muy grande. ¿Será aceptable que Avis cargara la compra de automóviles para su flota de arriendo directamente al gasto. En lugar de hacerlo en una cuenta del activo? Explique.Si porque así se elimina convenientemente la necesidad e realizar un asiento de ajuste al final del periodo para transferir una porción de estos costos desde una cuenta de activo a gastos.

A continuación se enumeran cinco renglones que pueden o no requerir revelación en las notas que acompañan los estados financieros.

CASO 4.4

Instrucciones

Para cada caso, explique cuál revelación, si hay, es requerida bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados. Explique su razonamiento.

Mandella Construcción Co. Utiliza el método del porcentaje de determinación para reconocer el ingreso sobre contratos de construcción de largo plazo. Este es uno de los dos métodos aceptables de contabilizar esos proyectos. Durante la vida del proyecto, ambos métodos producen los mismos resultados, pero los resultados anuales pueden diferir sustancialmente.

Éste cálculo son convertidas a porcentaje de ventas. Ese porcentaje es entonces utilizado para multiplicar el volumen de ventas predicho para el siguiente período de tiempo para cada cuenta para estimar su futuro total.

a) Uno de los artistas más populares en Espectacular Comics piensa en dejar la compañía e ir a trabajar para un competidor.Al ir a trabajar con la competencia existe un cierto tipo de revelación pero depende de él mantener el margen de lo visto en su empresa anterior.

b) Poco tiempo después de la fecha el balance general, pero antes de que los estados financieros sean emitidos, una de las dos plantas procesadoras de Coast Foods fue dañada por un huracán. La planta estará fuera de servicio por lo menos durante tres meses.Cierre inesperado de la planta, se debe revelar la información tanto a trabajadores como a clientes.

c) La gerencia de Soft System considera que la compañía ha desarrollado software de sistemas que hará que Windows quede prácticamente obsoleto. Si ellos están en lo cierto, las utilidades de la compañía podrían aumentar 10 o más veces.Se debe revelar sin incluir especulaciones.

d) College Property Management (CPM) retuvo un depósito de $500 de estudiantes quienes, violando el contrato de arriendo, mantuvieron un perro en su departamento. Los estudiantes han demandado a CPM por este monto en una corte de pequeñas demandas.Si el hecho es perjudicial no es una razón válida para mantener secreta la información. El concepto de revelación adecuada demanda un esfuerzo de buena fe.