PROIECT

RECOMANDRI privind gestionarea dosarului personal al salariatului Din momentul angajrii candidatului pentru serviciu la una din funcii, angajatorul urmeaz s ntocmeasc i s dein n instituia sa, dosarul personal pentru fiecare dintre salariai, s-l pstreze n bune condiii i s-l prezinte la solicitarea organelor ierarhic superioare n cadrul misiunilor de verificare sau cu alt ocazie.

Compartimentul de personal, este unica component din structura organizatoric a angajatorului care poate fi responsabil prin specialistii de resurse umane, cu atribuii, conform fiei postului acestuia, de coninutul, intocmirea, completarea, rectificarea, gestionarea, actualizarea, pastrarea si accesul la dosarele personale ale angajailor activi si inactivi. Ar fi o bun practic stocarea iniial, apoi consecutiv (pe parcursul serviciului), a tuturor actelor prezentate de ctre candidatul pentru serviciu la momentul angajrii, ntr-un dosar personal, care ulterior ne-ar acorda posibilitatea proteciei i pstrrii n bune condiii a actelor ce conin date cu caracter personal i profesional despre persoana angajat, fapt ce se impune pentru a respecta prevederile art. 91-94 din Codul Muncii al Republicii Moldova (Legea nr.154- XV din 28.03.2003). innd cont de faptul c n legislaia naional nu se regsete nici un act normativ ce ar reglementa modul de ntocmire, coninutul, completarea, actualizarea, pstrarea i accesul la dosarul personal al salariatului, faptul c prevederile anexei nr.11 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 nu se rsfrnge asupra altor categorii de personal dect cea a funcionarului public, ct i acel moment c unele acte normative ce in de activitatea salariailor din domeniul nvmntului ( cum ar fi HG RM nr.388 din 31.03.2003 etc) totui opereaz cu noiunea de dosar personal prevznd ntocmirea i prezentarea dosarului personal al cadrului didactic la angajare (pct.6 din cap.II al HG RM nr.388/2003) se propun un ir de recomandri pentru ntocmirea dosarului personal. I. Dispoziii generale

1. Prezentele Recomandri reglementeaz coninutul, modul de ntocmire, completare, actualizare, pstrare i acces la dosarul personal al salariatului.

2. Dosarul personal al salariatului urmeaz s conin acte i informaii care cuprind date cu caracter personal i profesional ale acestuia.

3. Fiecrui angajat i se intocmete un singur dosar personal, care se va actualiza ori de cite ori se impune acest aspect. 4. Se recomand ca dosarul personal s aiba atribuit numr, s fie plasat n ordine alfabetic (exemplu 1-A) i s fie nregistrat in registru de eviden a dosarelor personale (anexa nr. 1).

5. Specialistul de resurse umane care gestioneaza raporturile juridice de munc, urmeaz sa intocmeasca dosarul personal pentru fiecare angajat, in termen de 7 zile lucrtoare, de la data semnrii contractului individual de munc de ctre angajator i angajat. 6. Documentele care urmeaz a fi introduse in dosarul personal, sunt ndosariate in ordinea emiterii cronologice a acestora, pe fiecare seciune.

7. Se recomand, ca dosarul personal al fiecrui angajat, s fie intocmit potrivit unui format, acesta presupunnd un anumit coninut. II. Coninutul dosarului personal Seciunile dosarului personal 8.Dosarul personal al angajatului se impune a cuprinde in mod obligatoriu acte premergtoare si necesare angajrii, cu caracter personal i profesional cum ar fi:

- cererea de angajare cu actul juridic de constatare a angajrii

- curriculum vitae semnat si datat de ctre angajator

- fia personala de eviden a cadrelor semnat si datat de ctre angajator

- contractul individual de munc semnat, datat cu numr de inregistrare

- acte adiionale si alte acte referitoare la executarea , modificarea,

suspendarea si incetarea contractului individual de munca,

- cereri de suspendare a raportului juridic de munc cu actul juridic de

aprobare/constatare a suspendrii,

- actul administrativ prin care se dispune reluarea activitaii,

- acte care atest modificri salariale,

- acte de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul n diferite

instane- acte prin care se stabilete participarea la activitai in cadrul unor proiecte/ programe

- fia postului

- certificat de examinare medical (n alte cazuri cartel medical), eliberat de ctre medicul de familie al angajatului, care atest c este apt pentru munc

- copii ale documentelor de identitate personala (copie de pe buletin de identitate, copie de pe livret militar, copii de pe actele de studii (de la diploma de liceu, la ultimul act aferent ultimei forme de invaamint absolvit), copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfecionare, copie de pe carnetul de munc, copii ale adeverinelor de la locurile de munc anterioare, copie de pe actele de stare civil, copie de pe certificatul de natere a copilului , orice alte copii ale actelor care confirm legalitatea si corectitudinea inregistrrilor cu care se va opera ulterior)

- materiale de caracterizare, recomandri de la locurile de munca anterioare,

- rapoarte de evaluare- cazier judiciar original (la necesitate)

- copie de pe declaraia de interese personale (pentru categoria de angajai prevzut n pct.4, art.15 al Legii nr.16 din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese.);- copie de pe declaraia cu privire la venituri i proprietate (pentru categoria de angajai prevzut n art.8 din Legea nr.1264-XV din 19.07.02 Privind declararea i controlul veniturilor i a proprietii demnitarilor de stat, judectorilor, procurorilor, funcionarilor publici i a unor persoane cu funcie de conducere, 9. Responsabilii de intocmirea si actualizarea dosarului personal, vor verifica copiile prezentate de ctre angajat cu originalele acestora, urmnd a le certifica, cu meniunea copie conform cu originalul, semnnd si menionind numele si funcia deinut, precum si a datei la care a survenit certificarea.

10. Informaiile despre salariat nominalizate la pct.8, urmeaz a fi structurate n mai multe seciuni, care vor fi separate ntre ele. 11. Dosarul personal va cuprinde urmtoarele seciuni:

Coperta (anexa nr.2 )

Pe partea interioar a dosarului se recomand a plasa o fotografie 9x12, care se va actualiza o dat la 5 ani (anexa nr.3) Fia de eviden privind accesul la dosarul personal, prin care se precizeaz persoanele care gestioneaz dosarul, persoanele care examineaz materialele din dosar (anexa nr.4). Seciunea I (anexa nr.5) cu urmtorul coninut :

- fia personala,(conine date cu caracter personal al celui angajat- nume, prenume si dupa caz numele deinut anterior; data i locul naterii; naionalitate; cetenia; codul numeric personal; adresa de domiciliu si dup caz reedina; numele, prenumele si data naterii soului/soiei i copiilor; a prinilor; starea civil; situaia serviciului militar; studii; pregtirea profesional si recalificri ulterioare; activitatea desfurat n cadrul altor instituii; nceputul carierii n noua instituie; serviciul ce d dreptul de calculare a vechimii n munc pentru pensionare; stimulri; sanciuni disciplinare; data ntocmirii fiei; persoana care a ntocmit-o; semntura titularului) care se va intocmi de ctre specialistul de resurse umane dup angajarea candidatului la serviciu. Dup completare, fia personal se aduce la cunotin angajatului sub semntur (anexa nr.6).

- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc (modele stabilite prin Hotrre de Guvern)

Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Seciunea II (anexa nr.8) cu urmtorul coninut :- curriculum vitae

- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de serviciu - atestri de serviciu

- materiale privind conferirea gradelor didactice si manageriale

- foi de decorare

- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe parcursul serviciului n instituia dat

- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii aflai n rezerva cadrelor pentru avansare

- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul unor proiecte/programe

- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de reluare a activitii

- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic de munc

- rapoarte de evaluare

Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Seciunea III (anexa nr.9) cu urmtorul coninut :

- cerere de angajare la serviciu

- actul administrativ de constatare a angajrii

- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior completat de ctre candidatul care urmeaz a fi angajat la serviciu), verificat de ctre specialistul resurse umane dup actele personale ale candidatului i certificat cu meniunea confirm datele din fia personal, cu indicarea numelui, funciei deinute a celui ce certific fia, precum i a datei la care certificarea a survenit)

- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau decizie referitor la angajare- certificatul medical

- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a fost modificat CIM- fia postului

Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Seciunea IV (anexa nr.10 ) cu urmtorul coninut :- materiale nvechite (anchete, autobiografii, fia personal, materiale de caracterizare, fie de post, etc..) Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Seciunea V (anexa nr.11 ) cu urmtorul coninut :- cazierul judiciar (dac e necesar a fi solicitat, cu termen de valabilitate- 3 luni conform prevederilor ordinului MAI nr.253 din 31.07.2012)- actul juridic de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul (daca astfel de act a fost emis la necesitate)

- copie de pe declaraia de interese personale- copie de pe declaraia cu privire la venituri i proprietate Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Coperta (cu un buzunar ataat pe partea interioar, care conine copii ale documentelor personale, certificate de ctre specialistul de resurse umane prin semntur i stampil i care la fel sunt nregistrate n fia de eviden de pe buzunar)

12. Fiecare seciune urmeaz a fi insoit de o list de verificare ataat (anexa nr.7), in care se vor enumera actele i se va indica numrul de foi din fiecare seciune, astfel nct s existe o eviden clar i consecutiv a tuturor documentelor existente n dosar. III. Completarea, actualizarea i rectificarea dosarului personal

13. Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal i prelucrarea datelor personale ale angajatului, este necesar odat cu emiterea de noi acte la adresa angajatului, modificrile survenite n starea familiar i n coninutul documentelor personale, la solicitarea n scris a acestuia, conform prevederilor art.91 al Codului Muncii al R.Moldova. 14. Rectificarea datelor din dosarul personal al angajatului, se efectueaz numai n temeiul actelor originale, prezentate de ctre salariat, la cererea scris i motivat a acestuia ( sau a angajatorului, lucrtorului resurse umane, n temeiul hotrrii judectoreti definitive i irevocabile). Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea se anexeaz la dosarul personal. 15. Rectificarea datelor din dosarul personal se aduce la cunotin salariatului vizat. 16. Nu se permite a pstra n dosarul personal actele originale ale angajatului. 17. Toate documentele incluse n dosarul personal al angajatului, se recomand s fie cusute i numerotate separat, de la cifra 1, n ordine crescnd, pe fiecare seciune, cu creion simplu. Nu se numeroteaz coperta (ambele pri), fia de eviden privind accesul la dosarul personal i nomenclatoarele actelor coninute n seciune. 18. La momentul n care raporturile juridice de munc nceteaz cu angajatul, n lista de verificare (inventarul) a fiecrei seciuni se menioneaz cite file cuprinde seciunea, se dateaz, se semneaz i se tampileaz. IV. Accesul la dosarul personal i la datele cuprinse n acesta 19. Persoanele care au acces la datele cuprinse n dosarul personal al angajatului, au obligaia, prin lege, conform prevederilor art. 92-93 al Codului Muncii al R.Moldova, de a pstra confidenialitatea datelor cu caracter personal.

20. Angajatul are dreptul de a cunoate coninutul dosarului su personal, chiar i prin solicitare verbal, ct i de a primi copii de pe documentele din dosar, dac acesta se adreseaz ctre angajator cu cerere n scris, aa cum prevede coninutul art.93 al Codului Muncii al Republicii Moldova. Fiecare caz de examinare a dosarului de ctre organele competente se consemneaz la sfritul fiei personale din seciunea I (indicat sub denumirea de semntura titularului).

21. Copii ale documentelor din dosar, pot fi eliberate numai la interpelare oficial, colaboratorilor autoritilor publice cu atribuii de verificare, colaboratorilor organelor de urmrire penal, instanelor de judecat, altor organe ierarhic superioare. V. Pstrarea dosarului personal

22. Se recomand ca dosarul personal al angajatului s se pstreze n dulapuri nchise, la care au acces numai angajaii subdiviziunii resurse umane din instituie, mputernicii cu atribuiile respective prin fia postului. 23. Se interzice scoaterea dosarului personal din ncperea unde se pstreaz i transmiterea acestuia persoanelor care nu au acces la el.

24. Dosarul personal al salariatului al crui raport de serviciu este suspendat n condiiile legii se pstreaz n sediul angajatorului, care a suspendat raportul de serviciu.

25. Dosarul personal al angajatului demisionat se arhiveaz cu termen de pstrare-75 ani.

26. Copia fiei personale din seciunea I a dosarului personal al angajatului transferat n serviciul altei instituii, la necesitate i numai la interpelare oficial , poate fi expediat n adresa organului care a solicitat oficial informaia.

27.n cazul reorganizrii unitii, dosarele personale ale salariailor ale cror raporturi de serviciu cu unitatea respectiv nu se modific sau nu nceteaz se pstreaz de ctre aceasta. 28. n cazul lichidrii (reorganizrii) unitii i al prelurii funciilor i competenelor acesteia de ctre o unitate nou creat, dosarele personale ale salariailor se transmit acesteia pe baz de proces-verbal de ctre unitatea (instituia) supus lichidrii (reorganizrii).

29. n cazul lichidrii unei uniti, fr ca activitatea acesteia s fie continuat de o alt unitate, dosarele personale ale salariailor se transmit Serviciului de Stat de Arhiv sau, dup caz, organelor teritoriale ale acesteia. 30. n cazul detarii salariatului, dosarul personal se pstreaz n unitatea de la care salariatul este detaat. Eventualele modificri intervenite pe perioada detarii se transmit sub semntura conductorului unitii la care salariatul a fost detaat.

Anexa nr.1

Registru de eviden a dosarelor personale

Nr. dosarului personaldata nregistrrii dosarului personalnumele, prenumele angajatuluisubdiviziunea funcia deinutNumele, prenumele, semntura persoanei care face inscrierea

Anexa nr.2 DIRECIA GENERAL EDUCAIE, TINERET I SPORT mun.CHIINU DOSAR PERSONAL

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

Anexa nr.3

Anexa nr.4

Fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul personal

Nr d/oNumele, prenumele i funcia persoanei care a avut acces la dosarul personal motivul accesuluiData Semntura persoanei care a avut acces la dosarul personal

Anexa nr.5

SECIUNEA I

- fia personala

- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc Anexa nr.6

FIA PERSONAL____________________________________________________________________________________

(nume)

____________________________________________________________________________________

( prenume, patronimic)

1. Grade didactice i manageriale acordate

Grade didacticeNr.i data ordinului Grad managerialNr.i data ordinului

2. Ziua, luna i anul naterii

3. Locul naterii, satul, raionul (dup ultima mprire administrativ)

4. Naionalitatea

5. Cetenia

6.

S

T

U

D

I I

a. Generale, liceale, etc..(se va arta denumirea complet a studiilor absolvite, anul absolvirii i localitatea unde le-a urmat, nr.i data certificatului de absolvire)

b. Medii de specialitate, superioare (se va arta denumirea complet a studiilor absolvite, anul absolvirii i localitatea unde le-a urmat, nr.i data certificatului de absolvire)

7.Specialitatea

8. Limbile strine ce le posed i n ce msur

9. Ce grad sau titlu tiinific are. Cnd i de cine i-a fost acordat.

10. Dac posed lucrri tiinifice i invenii (numrul i caracterul lor, cnd au fost editate sau brevetate).

11. Numele, prenumele, patronimicul prinilor, domiciliul (adresa, telefonul).

12. Data trecerii la evidena militar special_______________________________________________

13.Situaia familial (celibatar(), cstorit(), vduv(), divorat____________________Nume, prenume, patronimicul soiei (soului), nume, prenumele, patromimicul copiilorCategoria de rudenieZiua, luna i anul nateriiAdeverina de cstorie, natere

14. Domiciliul familiei _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________15. Serviciul ce d dreptul de calculare a vechimei de munc pentru pensionare cu avantaje, perioada de activitate, care conform Hotrrii Guvernului Republicii Moldova sunt incluse n stagiul de vechime n munc pentru pensionare:

Funcia, denumirea organului de interne i ntreprinderii sau a instituiei, localitatea,temei juridic.Data ncadrriiData eliberrii

16.Activitatea de munc anterioar (ocupaia, funcia i ntreprinderile sau instituiile n care a activat

pn la momentul angajrii n sistemul educaional (inclusiv serviciul n Forele Armate ):Data angajriiz.l.a.Data demiteriiz.l.a.FUNCIADenumirea ntreprinderii sau a instituiei, localitateaNr.ord.data

17. Transferarea i permutarea n timpul serviciului n sistemul educaional:

Data, luna,anul numiriiz.l.a.Data, luna, anul eliberriiz.l.a.FUNCIAInstituiaNr.ord. ,data

18. Decorri, stimulri, meniuni, diplome:Denumirea decoraiei (recompensei)De cine a fost decorat i motivul pentru care a fost decorat (recompensat)Nr.i data decretului de decontare (recompensare)

19. Sanciuni disciplinare:PedeapsaPentru ce a fost pedepsitDe cine a fost pedepsitNr.ordinului i data aplicrii pedepseiCnd i de cine i s-a ridicat

ntocmit la data de ________________________________________ a.________de ctre____________________________________________________________

(funia, instituia, semntura i numele lucrtorului serviciului resurse umane )

Director General __________________________________________________________

(organul, semntura, numele)

L..Semntura titularului: ______________________________ data _____________ data_____________________ semntura ________________________________ data_____________________ semntura________________________________ data_____________________

semntura_______________________________

Anexa nr.7

Inventarul documentelor

( se plaseaz pe verso! la partea I, II, III, IV, V)Nr. ord.Denumirea documentuluiNr. de fileNr. paginii seciunii dosarului personal Numele, prenumele i semntura persoanei care a fcut nscrierea

Anexa nr. 8

SECIUNEA II

- curriculum vitae

- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de serviciu

- atestri de serviciu

- materiale privind conferirea gradelor didactice si manageriale

- foi de decorare

- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe parcursul serviciului n instituia dat

- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii aflai n rezerva cadrelor pentru avansare

- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul unor proiecte/programe

- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de reluare a activitii

- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic de munc

- rapoarte de evaluare

Anexa nr.9

SECIUNEA III

- cerere de angajare la serviciu

- actul administrativ de constatare a angajrii

- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior completat de ctre candidatul care urmeaz a fi angajat la serviciu), verificat de ctre specialistul resurse umane dup actele personale ale candidatului i certificat cu meniunea confirm datele din fia personal, cu indicarea numelui, funciei deinute a celui ce certific fia, precum i a datei la care certificarea a survenit)

- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau decizie referitor la angajare- certificatul medical

- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a fost modificat

- fia postului

Anexa nr.10

SECIUNEA IV

- materiale nvechite (anchete, autobiografii, fia personal, materiale de caracterizare, fie de post, etc..)

Anexa nr.11

SECIUNEA V

- cazierul judiciar (dac e necesar a fi solicitat , cu termen de valabilitate- actul juridic de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul (daca astfel de act a fost emis la necesitate)

- declaraii pe venit i de interese personale

LOCUL

pentru

fotografie

9 x 12 cm