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Corso in e-learningLa gestione del tempo

Attribuire la priorità

Che cosa è prioritario per la tua agenda?

La “priorità” ha due componenti:

l’urgenzal’importanza

Dell’importanza abbiamo già parlato nell’unità precedente; ora ci occuperemo dell’urgenza

L’urgenza

Essa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario a concludere un compito; in senso più allargato: dipende dalle risorse disponibili

È più urgente:un compito che richiede un mese di lavoro se

mancano 10 gg alla scadenza e non è stato ancora iniziato

oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se alla scadenza ne mancano 5 gg ?

Come attribuire prioritàIm

port

anza

Urgenza

Su un diagramma come questo è possibile posizionare gli impegni in relazione al loro grado di urgenza e di importanza.Per fare ciò, occorre darsi dei criteri per attribuire un livello di urgenza e un livello di importanza.

Come attribuire prioritàIm

port

anza

Urgenza

Immagina di poter dividere il diagramma in alta e bassa urgenza e in alta e bassa importanza, ottenendo 4 zone come nella figura.

Come attribuire prioritàSviluppo professionale

Pianificare nuovi progetti

Pensare e leggere

Esercizio fisico

Finire un documento importante da inviare

Concludere e inviare un articolo

Cuocere la cena

Controllare le email (di nuovo)

Navigare in web o TV

Dare la cera ai pavimenti

Riunioni di gruppi di importanza minore

Rispondere al telefono

Impo

rtan

za

Urgenza

Urgente = scadenza

Importante =le mie finalità;i miei valori

Come trattare le 4 zone?

Non esistono facili ricette su come trattare gli impegni nelle 4 zone del diagramma

In generale, però, alcune regole di partenza possono essere indicate (vedi slide successiva)

Ognuno, poi, deve capire come adattare tali regole al contesto e al proprio bisogno

Come trattare le 4 zone

Alta importanza

Bassa urgenza

Pianificare

Alta importanza

Alta urgenza

Fare

Bassa importanza

Bassa urgenza

Rimandare

Bassa importanza

Alta urgenza

Delegare

Impo

rtan

za

Urgenza

Urgente = scadenza

Importante =le mie finalità;i miei valori

Il quadrante “Alta importanza / Bassa urgenza”

È il quadrante più importante per la strategia di utilizzo del tempo nel medio-lungo termine

Secondo alcuni, dovremmo cercare di fare in modo che almeno il 20% del nostro tempo ricada in questo quadrante

Se non dedichiamo abbastanza tempo a pianificare le cose importanti, l’uso del nostro tempo è di sola gestione dell’emergenza (ce ne occuperemo solo quando diventeranno urgenti; probabilmente in modo meno efficace), e nel medio termine rischiamo di non realizzare i valori importanti

Il quadrante “Alta importanza / Alta urgenza”

È il quadrante più importante per la definizione delle priorità immediate

Dovremmo essere abbastanza bravi nella pianificazione in modo tale da ridurre i contenuti di questo quadrante a quanto riusciamo a fare in modo efficace

Il quadrante “Bassa importanza / Alta urgenza”

Si tratta di cose che vanno fatte subito

Ma non essendo importanti possiamo valutare di:

delegarle ad altri (se possibile)oppure di lasciare passare la scadenza se

abbiamo cose più imporanti da fare

Il quadrante “Bassa importanza / Bassa urgenza”

Si tratta di cose che possono essere lasciate in attesa

Avendo cura di evitare che diventino “scocciature urgenti” da gestire all’ultimo istante