Getting Things Done

Hur man uppnårstressfri produktivitet

– en inofficiell introduktion från

FLEECELABS

Getting ThingsDoneHur man uppnår stressfri produktivitet – en inofficiell introduktion från Fleecelabs

Förord

För lite mer än ett år sedan höll Fleecelabs-Peter en liten introduktionskurs till

David Allens produktivitetsmetod Getting Things Done, populärt kallad ”GTD”. Som en liten julklapp tänkte vi damma av presentationen, slajdsen, transparangerna – kalla det vad du vill – från detta tillfälle. Denna pamflett är

en oredigerad omstöpning i bokform av presentationsmaterialet.Vår förhoppning är att du om du är obekant med GTD ska få en introduktion

och kanske vilja läsa vidare. Om du är bekant med metoden hoppas vi att du

ska få en lite annan vinkel av den och därmed lite nya insikter.Hör gärna av dig om du har frågor eller om du har tips du vill berätta.

Peter & SvanteFleecelabs

Jag heter Peter.

Jag är lättdistraherad.

Och blir lätt stressad.

Jag har svårt att hålla koll på allt det jag vill, borde och måste göra.

Ibland har jag svårt att ta tag i saker.

Och att fullfölja saker.

Jag är inte heller så effektiv.

Men för 2 ½ år sedan läste jag David Allens bok ’Getting Things Done’.

Och jag är fortfarande lätt-distraherad, blir lätt stressad, har svårt att hålla koll på allt det jag vill, borde och måste göra.

Fortfarande har jag då och då svårt att ta tag i saker och att fullfölja det jag påbörjat.

Och jag är fortfarande ineffektiv.

Men jag har fantastiska kryckor.

Denna pamflett:

Hygglig introduktion.

Hur du lär känna din produktivitet.

10 + 4 tips.

Hur du går vidare.

Vi är som Leonard Shelby.

Vi kan inte lita på våra huvuden.

Vi behöver ett yttre system.

Ett som påminner oss om det vi måste göra.

Och som håller den informa-tion vi behöver till hands för att kunna göra det.

Massor att göra,får ingenting gjort.

Vad är det med avbrott?

Många?

Långa?

Dom flesta är små,mycket små,mycket små.

Alla har svårt med dem.

Ofrånkomliga.

Två systemfel:

1. Svårt att växla mellan uppgifter.

2. Lätt att avbryta direkt,i stället för när det passar.

För att lättare kunna växla uppgifter behöver vi ett yttre system.

Som kan hålla det vi har i huvudet.

Så att vi inte tappar det när vi blir avbrutna.

För att vi ska kunna avbryta när det passar behöver vi ett yttre system.

Så vi inte behöver hålla i huvudet.

Det vi skulle meddela eller fråga den andra.

Men vi avbryts inte bara av människor.

Mejl, internet, chatt, telefon.

Våra egna distraktioner.

Så även om vi skulle sätta oss ostörtfinns det mycket som kan störa oss.

Men det är inte baraavbrotten

Vad fick du gjort igår?

Tänk efter…

Borstade tänderna, fixade frukost, plockade i diskmaskinen, tömde postfacket, snackade med arbetskamraterna, kollade mejl, din kalender, dina att göra-listor, fikade, jobbade, satt i möte, jobbade, avbröt folk, blev avbruten själv, hämtade kaffe, läste på Aftonbladet.se, städade av skrivbordet, kollade Facebook, jobbade, bokade klipptid, kollade resor på nätet, fyllde på gem, kollade mejl, handlade på Ica, lagade mat osv.

3 min.(Skriv ned allt du kan komma på att du gjorde i går, stort som smått. Allt!)

Vi får en hel del gjort.

Men tydligen inte det vi tänkt oss?

Sånt vi tycker vi inte borde göra.

Sånt vi måste göra.

Osynliga saker.

Orealistiska förväntningar.

Så vad ska vi göra?

Uppmärksamma allt det vi gör.

Fånga mer av det i vårt yttre system.

Lära känna vår produktivitet.

Lär känna din produktivitet

Så vad fick du gjort igår?

Fokusera på det som behövde göras.

Hur dök det upp i ditt liv?

Hur ’fångade du upp’ det?

Hur påmindes du om det?

Hur bestämde du dig för att göra det?

3 min.

Sånt du ordnat påminnelser om tidigare.

Sånt som dök upp just då.

Sånt du kom att tänka på.

Sånt du snubblade på.

Sånt du gör av vana.

5 moment:

1. Fånga.

2. Ta ställning.

3. Ordna påminnelser.

4. Kolla påminnelser.

5. Gör.

5 ställen där det kan gå snett:

1. Fånga.

2. Ta ställning.

3. Ordna påminnelser.

4. Kolla påminnelser.

5. Gör.

Ett dilemma

Tänk dig att du ståri duschen…

…och att schampot tar slut när du tvättar håret.

Du försöker lägga på minnet att du ska köpa en ny flaska.

Men när du torkar håret har du glömt det.

Och när du passerar Ica har du inte en tanke på det.

Eller tänk digatt du har tvättstugan…

Och använder det sistaav tvättmedlet.

Kommer du ihåg det när du återvänder till lägenheten? Eller nästa gång du handlar?

10 tips för din produktivitet

1. Skaffa något att anteckna på, något smidigt du kan ha till hands hela tiden, var du än är; på toaletten, i tvätt-stugan, i sängen, ute på stan.

Fånga i ditt yttre system:

För att inte glömma.

För att ducka för ett avbrott.

Samla på dig anteckningar.

Gå igenom var eller varannan dag.

Ordna påminnelser.

2. Skaffa en inkorg hemma och en på kontoret som du kan fånga inkommande saker i; räkningar, brev, reklam, anteckningar från möten, papper från dagis, det oranga pensionskuvertet.

Samla på dig.

Gå igenom var eller varannan dag.

Ordna påminnelser.

3. Om något inte tar mer än 2 min att göra och du har allt du behöver för att göra det, så gör det på momangen i stället för att ordna en påminnelse om det.

4. När du skriver påminnelser till dig själv, skriv dem som stränga order från en chef med ett skenande kontrollbehov.

Lättare att välja vad du ska göra, när du ser en lista med konkreta order.

Ibland är det första du ska göra inte självklart.

5. Se till att du har dina påminnelser där du behöver se dem, när du behöver se dem.

6. Låt inte dina påminnelser hamna i dåligt sällskap, som i travar med reklam, gamla Dagens Nyheter, teckningar dina barn ritat, brev du läst men inte kastat osv.

7. Använd inte din kalender till påminnelser, såvida inte, typ, det är sånt som är inbokat en viss tid eller dag.

8. Använd inte din mejlbox till påminnelser, utan skapa en separat mapp kallad ’Åtgärdas’ dit du flyttar allt som ska läsas och möjligen göras något åt.

9. Varje vecka, säg varje fredageftermiddag, boka ett möte med dig själv där du gör en totalinventering av dina projekt och de påminnelser du satt upp till dig själv.

10. Var uppmärksam på det som buggar dig. Sånt du kommer att tänka på när du ska sova, eller som poppar upp i skallen då och då och som du känner frustration eller stress över.

Lösningen på dilemmat?

Badrumsgolvet som inkorg.

Kasta den tomma schampo-flaskan där, som påminnelse.

När du ser den så ta med den ut och anteckna att du behöver köpa en ny.

Eller fånga på ett ställedär du har något att fånga i.

Ha fler flaskor på lager och anteckna när du tar fram den sista.

Skaffa en burktill tvättmedlet.

Och anteckna när du fyller på det sista ur kartongen.

Men är det GTD?

10 tips tagna från David Allens böcker, artiklar och podcasts.

Men Getting Things Done är mer än dessa sammantaget.

GTD är en nivå upp. Ett helgjutet system baserat på principerna bakom tipsen.

GTD är inte för alla.

Inget snobbigt med det.

Alla har inte behovet.

Getting Things Done är för dig som:

Är lättdistraherad.

Lätt blir stressad.

Har svårt att hålla koll på allt det du vill, borde och måste göra.

Ibland har svårt att ta tag i saker.

Och att fullfölja saker.

Inte heller är så effektiv.

Getting Things Done:

De 5 momenten isolerade.

Collect, Process, Organize, Review & Do.

Samla in, Bearbeta, Organisera, Gå igenom& Gör.

En i taget, i tur och ordning.

En enkel lista med påminnelser.

Dock uppdelad efter ’sammanhang’.

Och med dåminnelser omlagom stora åtgärder.

Ett projekt = 2 eller fler lagoma åtgärder.

Man planerar bara nästa konkreta åtgärd.

Omfattar också sånt du inte ska göra.

Ett väldigt smidigt system förreferensmaterial och projektstöd.

Omfattar också mål på längre sikt.

Komma igång med GTD:

Läs boken (lättläst).

Diskutera.

Följ bloggar och forum.

Fråga mig på peter@fleecelabs.se.

Annan läsning:

’The 4-Hour Workweek’, Tim Ferris.

’The Now Habit’, Neil Fiore.

’Extreme Programming Explained’ och ’Planning Extreme Programming’, Kent Beck.

’Ready For Anything’, David Allen.

Slutklämmen

Ha inte saker i huvudet.

Fånga dem. Hur obetydliga de än verkar.

Ta ställning till om och vad du ska göra med dem.

Ordna påminnelser som du ser där & när du behöver.

Och kolla dessa så ofta som behövs.

Extranummer

11. Skaffa arkivlådor hemma och på jobbet, med mappar som märks A-Ö där du förvarar allt du inte kan kasta; papper, extranycklar, valutor, id-brickan du ska ha när kriget kommer.

12. Skaffa en äggtimer som hjälp med tråkiga uppgifter eller sånt du lätt distraheras från. Ställ på 15, 30 eller 45 minuter och jobba tills den ringer. Belöna dig sedan med något skoj.

13. Planera in sånt du gör när du tycker du borde göra något annat, men som du i ärlighetens namn har ett behov av; surfa på nätet, titta på teve, spela spel.

14. Tillämpa Paretos princip och Parkinsons lag för att effektivare genomföra dina projekt, dvs begränsa dig till de 20% av tiden och uppgifterna som ger 80% av utdelningen.

Appendix

Föreläsning om Getting Things Done,den 24 augusti 2007

Detta är ”stödpappret” (tydligen översätts ”handout” så) till min föreläsning om

Getting Things Done. Här har jag sammanställt det jag tror skulle vara till hjälp för den som hörde föreläsningen. Är det något du saknar eller har synpunkter på, skicka mig ett mejl på peter@fleecelabs.se. Hör också gärna av dig om du

har frågor om GTD eller produktivitet.

Lär känna din produktivitet

Att lära känna sin produktivitet handlar om att fundera över hur vi bestämmer oss för att göra de saker vi gör. Hur dessa saker ”dök upp” i vår tillvaro och vi

valde att ge dem vår uppmärksamhet och inte andra som också dök upp. Hur vi tog ställning till vad vi skulle göra åt dem och hur vi skapade oss en bild av slutresultatet.

5 moment

Jag nämnde följande fem moment och hävdade att allas egna system för produktivitet går igenom dessa. Momenten är tagna rakt av från David Allens bok men jag översatte dem efter eget huvud. Nedan anges min översättning, benämningen på ursprungsspråket samt i den svenska översättningen av Gun

Zetterström:

• Fånga. Heter i boken ”Collect” och i svensk översättning ”Samla in”.

• Ta ställning. ”Process” på engelska och ”Bearbeta” på svenska.

• Ordna påminnelser. ”Organize” respektive ”Organisera”.

• Kolla påminnelser. ”Review” respektive ”Gå igenom”.

• Gör. ”Do” på engelska.För att fundera över hur ditt eget system för produktivitet fungerar, se på det

som bestående av dessa fem delar. Och försök förbättra varje del för sig.

5 ställen där det kan gå snett

I presentationen pratade jag om hur varje av de fem momenten har sina fällor

och vanligaste fel.

• Fånga. Att man missar att fånga, antingen för att man tänker att man ska komma ihåg det ändå. Eller för att man inte tänker på att det är något man

borde minnas. Kanske tänker vi att vi kommer att komma ihåg det senare när vi kan skriva ned det, eller när vi ska göra det som det gäller. Ofta upptäcker man då att man har glömt det, hur briljant idén än var.

• Ta ställning. Att man inte tar ställning till vad det är som dykt upp i ens tillvaro. Det är väldigt vanligt att låta saker vara diffusa tills dess det är dags att ta tag i dem. Om man någonsin gör det. Inte sällan är anledningen att man

inte tar tag i något att en punkt på en att göra-lista att den är diffust formulerad. Eller att vi har vaga föreställningar om vad det är vi vill uppnå.

• Ordna påminnelser. Kanske har man ett för rörigt system för sina påminnelser. Kanske är det utspritt på för många ställen. Räkningarna som ska betalas i en

klämma på kylskåpet, inköpslistan tejpad på ytterdörren, lösa lappar i kalendern, anteckningar i kalendern, att göra-listor på f lera olika lappar osv.

• Kolla påminnelser. Att man inte kollar påminnelserna tillräckligt ofta. Eller om

man kollar dem, att man gör det vid fel tillfälle. Som att man ser inköpslistan på dörren när man går till jobbet och när man kommer hem på kvällen, men för den skull inte minns vad man skulle köpa när man är i affären.

• Gör. Många av problemen uppträder i de tidigare momenten, eller är bieffekter

av dem. Som att något vi bestämmer oss att ta itu med är för luddigt beskrivet (uppstod i Ta ställning). Eller att vi börjar göra något som bara föll oss in (uppstod redan i Fånga). Kanske blir vi avbrutna eller distraherade när vi gör

något som vi inte Fångat, Tagit ställning till och Ordnat påminnelser för, och glömmer därför att fortsätta med det efteråt.Dessutom kan det vara så att vi gör momenten i fel ordning eller f lera åt

gången. Har vi inte Tagit ställning förrän vi börjar Göra får vi göra det då. Kanske upptäcker vi då att vi inte alls kan sätta igång med det. Att vi skulle gjort något annat först, på någon annan plats. Som IT-teknikern som ska uppgradera en server och ute på plats upptäcker att han glömt bränna en cd

med den nya programversionen, som han skulle gjort innan han lämnade sitt

skrivbord.Eller så blir man avbruten i det man Gör och får en ny uppgift. Men i stället

för att bara Fånga den och återgå till det man gjorde så Tar man ställning och

Ordnar påminnelser på samma gång. Det blir lätt ett för stort avbrott i det man gjorde, särskilt om det är något mer komplext som är mer krävande att Ta ställning till, eller om det är något som ska utföras en viss tid, så att man ska

Ordna påminnelsen i sin kalender.

10 tips för din produktivitet (plus 4 bonustips)

Följande 10 tips hoppades jag hinna med, men det kan hända att jag var för optimistisk när jag planerade presentationen. Jag hade dessutom fyra bonustips

om jag mot förmodan skulle bli klar i förtid. Jag redogör inte för dessa tips i detalj. Denna lista är främst tänkt som stöd för minnet. (De kommer dock med all säkerhet avhandlas på den blogg om produktivitet vi startar inom de närmsta veckorna, samt i det tillhörande nyhetsbrevet. Se mer om det nedan.)

1. Skaffa något att anteckna på, något smidigt du kan ha till hands hela tiden, var du än är; på toaletten, i tvättstugan, i sängen, ute på stan.

2. Skaffa en inkorg hemma och en på kontoret som du kan fånga inkommande saker

i; räkningar, brev, reklam, anteckningar från möten, papper från dagis, det oranga pensionskuvertet.

3. Om något inte tar mer än 2 minuter att göra och du har allt du behöver för att göra det, så gör det på momangen i stället för att ordna en påminnelse om det.

4. När du skriver påminnelser till dig själv, skriv dem som stränga order från en chef med ett skenande kontrollbehov.

5. Se till att du har dina påmin-nelser där du behöver se dem, när du behöver se

dem.6. Låt inte dina påminnelser hamna i dåligt sällskap, som i travar med reklam, gamla

Dagens Nyheter, teckningar dina barn ritat, brev du läst men inte kastat osv.

7. Använd inte din kalender till påminnelser, såvida inte, typ, det är sånt som är inbokat en viss tid eller dag.

8. Använd inte din mejlbox till påminnelser, utan skapa en separat mapp kallad

”Åtgärdas’ dit du flyttar allt som ska läsas och möjligen göras något åt.9. Varje vecka, säg varje fredag-eftermiddag, boka ett möte med dig själv där du gör

en total-inventering av dina projekt och de påminnelser du satt upp till dig själv.

10.Var uppmärksam på det som buggar dig. Sånt du kommer att tänka på när du ska sova, eller som poppar upp i skallen då och då och som du känner frustration eller stress över.

Och så bonustipsen:11. Skaffa arkivlådor hemma och på jobbet, med mappar som märks A-Ö där du

förvarar allt du inte kan kasta; papper, extranycklar, valutor, id-brickan du ska ha

när kriget kommer. Hur du än arkiverar saker kan det inte finnas på mer än i värsta fall 3-4 ställen. Telefonlistan från dagis skulle kunna finnas under ditt barns initial, under d som i dagis eller t som i telefonlista.

12.Skaffa en äggtimer som hjälp med tråkiga uppgifter eller sånt du lätt distraheras

från. Ställ på 15, 30 eller 45 minuter och jobba tills den ringer. Belöna dig sedan med något skoj.

13.Planera in sånt du gör när du tycker du borde göra något annat, men som du i

ärlighetens namn har ett behov av; surfa på nätet, titta på teve, spela spel. (Tips från Neil Fiores bok ”The Now Habit”.)

14.Tillämpa Paretos princip och Parkinsons lag för att effektivare genomföra dina projekt, dvs begränsa dig till de 20% av tiden och uppgifterna som ger 80% av

utdelningen. (Tips från Tim Ferriss bok ”The 4-Hour Workweek”.)

Bra bloggar om Getting Things Done eller produktivitet i allmänhet

Här är en handfull bloggar jag prenumererar på och kan rekommendera.

• 43 Folders, http://www.43folders.com, Merlin Manns välkända blogg uppkallad efter de 43 mapparna i en ”tickler folder” (det får du läsa boken för att få reda på vad det är).

• The Blog of Author Tim Ferriss, http://www.fourhourworkweek.com/blog, den tillhörande bloggen till Ferriss bok ”The 4-Hour Workweek” (se nedan). Om inte annat okonventionella och tankestimulerande tips.

• Matt’s Idea Blog, http://ideamatt.blogspot.com, workflow-konsulten Matthew Cornells blogg om personlig produktivitet m m.

• Lifehacker, http://www.lifehacker.com, stor blogg om alla sätt att förbättra sitt

liv med små, smarta ”hack”. Läser du bara denna så fångar du med stor sannolikhet upp det bästa hos de övriga bloggarna, samt från andra bloggar inom personlig produktivitet och utveckling.

• Steve Pavlina’s Personal Development Blog, http://www.stevepavlina.com/blog,

om personlig utveckling.Dessutom kan det vara värt att läsa eller delta i de diskussionsforum som finns på David Allens egen sajt, http://www.davidco.com/forum. Jag har inte testat

själv. Däremot har jag provat på betalmedlemskapet ”GTD Connect” där man får tillgång till artiklar, video och podsändningar. För mer information, besök http://www.davidco.com/connect.

Rekommenderad läsning

Följande böcker kan jag rekommendera varmt.

• Allen, David, Getting Things Done: How to achieve stress-free productivity, Piatkus, Storbritannien. På svenska som Få det gjort! Svart bälte i vardagseffektivitet, Månpocket.

• Allen, David, Ready For Anything: 52 productivity principles for getting things done, Penguin, USA. För den som läst den första boken och vill ha lite mer inspiration. På inget sätt obligatorisk läsning.

• Beck, Kent, Extreme Programming Explained: embrace change, Addison-Wesley, USA. Kanske mest för programmerare men avsnitten om planering är mycket intressanta för idéer om pragmatisk projektstyrning i små team.

• Beck, Kent, Planning Extreme Programming, Addison-Wesley, USA. Är man inte programmerare och bara vill åt planeringsidéerna rekommenderas denna bok i stället.

• Ferriss, Timothy, The 4-Hour Workweek: escape 9–5, live anywhere, and join the

new rich, Crown, USA. Titeln är antingen avskräckande eller förförisk, beroende på ens läggning. Oavsett läggning finns det en hel del intressanta idéer i den här boken, om hur man ska hantera sin tid och det man har att göra, bland

annat genom att brutalt eliminera och automatisera saker (eller outsourca det till Bangalore).

• Fiore, Neil, The Now Habit: a strategic program for overcoming procrastination and enjoying guilt-free play, Penguin, USA. En fantastisk bok för den som har

anlag för att lätt distraheras. Hör du till dem som ständigt dras till spel, internet, teve eller att katalogisera din skivsamling när du ska ta itu med något, skaffa denna bok.

Vi får en hel del gjort.Men tydligen intedet vi tänkt oss?Sånt vi tyckervi inte borde göra.Sånt vi måste göra.Osynliga saker.Orealistiskaförväntningar.