73

Ghid de Comunicare Bun

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Ghid comunicare MAI

Citation preview

Page 1: Ghid de Comunicare Bun
Page 2: Ghid de Comunicare Bun

GHID DE COMUNICARE CU PRESAPENTRU COMUNICATORII

MINISTERULUI AFACERILOR INTERNE

EDITURA MINISTERULUI AFACERILOR INTERNE

Page 3: Ghid de Comunicare Bun

2

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a RomânieiGhid de comunicare cu presa pentru comunicatorii

Ministerului Afacerilor Interne. - Bucureşti: Editura Ministerului AfacerilorInterne, 2013ISBN 978-973-745-117-0

659.3:351.74659.3:354.31

Page 4: Ghid de Comunicare Bun

CUPRINS:

Argument .................................................................... 5

Instrumente de lucru în relaţia cu presa .................. 7

Purtătorul de cuvânt ................................................ 45

Criza mediatică ........................................................ 55

Glosar ........................................................................ 67

3

Page 5: Ghid de Comunicare Bun

4

Page 6: Ghid de Comunicare Bun

ARGUMENT

Elaborarea unui ghid de bune practici încomunicarea instituţională la nivelulMinisterului Afacerilor Interne derivă dinnecesitatea cristalizării unei noi concepţii decomunicare, adaptată la noile cerinţe şitransformări media, propunând modele, tehnici,principii şi argumente viabile pentruîmbunătăţirea modelului de comunicareinstituţională.

Aflate permanent sub lupa mass-media, a opinieipublice din ţară şi de peste hotare, precum şi submonitorizarea activă a organizaţiilornonguvernamentale pentru apărarea drepturiloromului şi a libertăţii de expresie, structurile dinAparatul Central şi unităţile subordonatereprezintă un generator important de ştiri cuimpact major asupra comunităţii.

Acest ghid se doreşte a fi un instrument util delucru, atât pentru ofiţerii desemnaţi la nivelulstructurilor subordonate M.A.I. cu respon-

5

Page 7: Ghid de Comunicare Bun

sabilităţi în comunicarea publică, cât şi pentrucomandanţii şi managerii instituţiilorMinisterului Afacerilor Interne.

Activitatea de informare şi relaţii publice estedesfăşurată de persoane anume desemnate cuatribuţii în domeniul comunicării. Termenul de comunicator M.A.I. se referă la purtătorul de cuvânt, lucrătorul de relaţii publice sau deinformare publică, persoana desemnată sădesfăşoare activităţi de informare şi relaţiipublice/purtător de cuvânt.

Principalele activităţi desfăşurate decomunicatorul M.A.I. sunt:

a) activitatea de informare publică – punerea ladispoziţia celor interesaţi a informaţiilor deinteres public referitoare la instituţie, potrivitprevederilor legale în vigoare privind liberulacces la informaţiile de interes public;

b) activitatea de relaţii publice – comunicareacorectă şi promptă către societatea civilă şiinstituţiile publice a aspectelor legate dedemersurile instituţionale şi direcţiile de acţiunestabilite prin documentele programaticeimplementate de M.A.I. în vederea creării unuiclimat de încredere în rândul personaluluipropriu, precum şi în rândul societăţii civile, faţăde activitatea desfăşurată de structurile M.A.I. înfolosul cetăţenilor.

6

Page 8: Ghid de Comunicare Bun

1. INSTRUMENTE DE LUCRU ÎN RELAŢIA CU PRESA

Page 9: Ghid de Comunicare Bun

8

Page 10: Ghid de Comunicare Bun

Nu întotdeauna un comunicat bine scris este şi publicat. Celcare transmite comunicatul trebuie să ţină seama de: interesul regional sau naţional al informaţiei, contextulîn care se înscrie, redactarea corectă.

Formatul comunicatului de presă poate include două sautrei elemente, după caz:

• lead-ul (paragraful iniţial) şi textul;• titlul, lead-ul şi textul.

9

COMUNICATUL DE PRESĂ

Comunicatul de presă este instrumentul de bazăal relaţiilor cu mass-media transmis de oinstituţie şi reprezintă o luare de poziţie oficială,un punct de vedere, o informaţie, dezminţire,invitaţie, anunţ sau un rezumat despre unprogram sau un subiect asupra căruia se doreştesă se atragă atenţia.

Page 11: Ghid de Comunicare Bun

Înainte de redactarea comunicatului de presă, trebuieanalizat, cu maximă responsabilitate, dacă informaţia pecare intenţionăm să o dăm publicităţii merită să fie cuprinsăîntr-un comunicat.

Transmiterea repetată de comunicate, care nu au cevaimportant de relatat (de comunicat), nu face decât să situezeinstituţia într-o poziţie defavorabilă faţă de mass-media:există pericolul real ca atunci când avem ceva cu adevăratimportant de spus, comunicatele noastre să fie ignorate.

10

Lead-ul este propoziţia saufraza care rezumă esenţialul

din ştire şi constituie unuldintre cele mai importante

repere pentru redactori. De aceea, paragraful iniţial

trebuie să incite, să atragăatenţia şi, totodată, să rezume

ideea generală a textului.Paragraful iniţial trebuie astfel

elaborat încât să se constituieîn acel „cârlig” care să capteze

atenţia redactorului şi, apoi,să-i dezvolte interesul pentru

informaţia cuprinsă încomunicat pentru ca, în final,

să-l determine să o preia şi să opropună spre publicare.

Textul trebuie sărăspundă laîntrebările-cheie ale unei ştiri de presă (cine? ce? când? unde? cum? de ce?).

Page 12: Ghid de Comunicare Bun

Oportunitatea comunicatului şi datele pe care le cuprindesunt hotărâte de structura de relaţii cu presa, cu aprobareasau la cererea managerului instituţiei.

În elaborarea textului comunicatului de presă,comunicatorul M.A.I. va lua în calcul:

• elementele de identitate instituţională: antet,siglă, layout, data, menţiunea de embargou(după caz), persoana de contact etc.;• stilul – trebuie să fie cel al unei ştiri de presă.Comunicatele astfel redactate uşurează muncaeditorilor şi pot fi preluate ad litteram, fărămodificări în text;• claritatea şi concizia – sunt elementeobligatorii, opiniile fiind permise doar în luări depoziţie;• sobrietatea – prezentarea trebuie să fie fărăînflorituri literare, pentru a evita percepţia greşităa mesajului pe care dorim să-l transmitem;• tonul – trebuie să fie neutru şi obiectiv;• citatele – trebuie să fie bine plasate şi să aducă unplus de credibilitate şi autenticitate comunicatuluide presă. Citatele, bine alese, pot aparţineconducătorului instituţiei sau şefului structurii lacare face trimitere comunicatul, unor personalităţipublice etc.;• mesajele – se recomandă ca unul sau mai multemesaje instituţionale să fie incluse în cuprinsulcomunicatului de presă.

Frazele şi paragrafele unui comunicat de presă trebuie să fiescurte, pentru a putea fi repede percepute de editor sau de

11

Page 13: Ghid de Comunicare Bun

reporter şi nu trebuie să conţină elemente de jargon,prescurtări, detalii neexplicate sau clişee verbale. Dacă sefolosesc citate, acestea trebuie introduse în al doilea sau altreilea paragraf, cu indicarea sursei. Un comunicat, deregulă, trebuie să aibă maxim două pagini.

Informaţii standard cuprinse în comunicatul de presă:

• Antetul (numele instituţiei, siglă, pagină web);• Data;• Numele persoanei de contact, număr de telefonfix şi eventual mobil, adresa de e-mail;• Un titlu care să rezume informaţia, să atragăatenţia (de regulă, cu litere mari).

12

ANUNŢULDe regulă, este folosit pentru a semnala uneveniment viitor despre care aţi dori să serelateze în presă. Are elemente comune cucomunicatele de presă, răspunde la aceleaşiîntrebări-cheie, dar este mai scurt, menit să-idetermine pe reporteri să participe la uneveniment.

DOCUMENTARUL DE PRESĂDocumentarul oferă mai multe detalii decât uncomunicat de presă, furnizând informaţii, fapte,cifre, statistici, evaluări ale activităţii, dar nucitate. Poate cuprinde subtitluri scrise cu literealdine şi subpuncte.

Page 14: Ghid de Comunicare Bun

Practic, instituţiile publice pot recurge la relatarea unuieveniment într-o formă apropiată stilului jurnalistic cuaspectul unei ştiri de presă, pentru a veni în ajutorulziariştilor.

Ţinând cont de problematica diversă gestionată destructurile operative ale Ministerului Afacerilor Interne, îngeneral, ştirea de presă face referire la cazuri de actualitaterezolvate sau instrumentate de lucrătorii M.A.I.

Structurile M.A.I. vor fi preocupate pentru a furniza mass-mediei ştiri care au relevanţă atât pentru instituţie, câtşi pentru opinia publică. De aceea, este necesar să fie evaluat gradul de noutate, impactul şi amploarea

13

BULETINUL DE PRESĂReprezintă un mod eficient de a mediatizaprincipalele preocupări ale instituţiei, cu grad deinteres pentru mass-media. Buletinul de presăeste alcătuit din ştiri scurte, cu caracterinformativ, care cuprind activităţile desfăşurate,rezultatele obţinute şi acţiunile ce se vor derulaîntr-un anumit interval de timp.

ŞTIREA DE PRESĂŞtirea este un gen publicistic care poate fi folositcu succes şi de către instituţiile publice.

Page 15: Ghid de Comunicare Bun

evenimentului. Talentul jurnalistului (sau alreprezentantului structurii de presă) constă în punerea învaloare a informaţiei, prin tratarea temei dintr-un unghi caresă capteze atenţia încă de la primul paragraf.

Primul paragraf, lead-ul, trebuie să prezinte sintezainformaţiei esenţiale. După principiul „piramideiinversate”, cuprinsul va răspunde celor 5-6 întrebărienunţate anterior, iar încheierea va include alte detalii,precum şi concluziile.Jurnalistul, în funcţie de spaţiul alocat, poate eliminaamănuntele din partea finală a ştirii.Din punct de vedere al elementelor de limbă şi stil, trebuieevitate repetiţiile, pleonasmele, topica întortocheată.

Ştirea de presă poate avea un titlu care să trezească interesuljurnalistului şi să încurajeze publicarea.

14

Ştirea trebuie să răspundăîntrebărilor pe care şi le

pune, în mod firesc, cel căruia îi este adresată:

Cine (este implicat îneveniment)?

Ce (s-a întâmplat)?

Unde (a avut loc)?

Când (s-a petrecut)?

Cum (s-a desfăşurat)?

şi, atunci când este posibil,

De ce?

Page 16: Ghid de Comunicare Bun

Specialistul în relaţii publice poate însă să stârneascăinteresul jurnaliştilor prin intermediul unor comunicatesau ştiri de presă interesante.

ETAPELE UNUI INTERVIU:

Solicitarea – vine, de obicei, din partea ziaristului;

Negocierea – în cadrul acestei etape se stabilesc:

• subiectul interviului (delimitat cât se poate deprecis);

• dacă interviul este pentru presa scrisă şi/sauaudiovideo;

• termenul pentru acordarea răspunsului;

• dacă întrebările sunt precizate sau putem venicu sugestii de noi întrebări.

15

INTERVIULDin punct de vedere al structurii de presă,interviul reprezintă una dintre modalităţile princare se transmit informaţii (mesaje) dinspreinstituţie spre publicul-ţintă, prin intermediulunui reporter. Este un mod de comunicare în careiniţiativa aparţine, de regulă, reporterului.

Page 17: Ghid de Comunicare Bun

Dacă subiectul nu este de competenţa structurii de presă,este necesar ca acest lucru să fie comunicat rapid şi fărăechivoc jurnalistului, care va fi îndrumat cătrestructura/autoritatea/instituţia competentă.

Atunci când tematica interviului este circumscrisădomeniului de activitate, în care avem competenţa legală,urmează o nouă etapă – pregătirea interviului.

Pregătirea interviului – este o etapă foarte importantă, derespectarea căreia depinde rezultatul interviului. Se voravea în vedere următoarele:

• acordul şefului (comandantului) pentrurealizarea interviului;• desemnarea persoanei care va acorda interviulse va face în funcţie de:

– cunoaşterea domeniului;– disponibilitatea acesteia;– experienţa în relaţiile cu jurnaliştii (de exemplu, dacă interviul se realizeazăpentru radio sau televiziune se vor evitapersoanele care au dificultăţi în exprimare);

• cunoaşterea publicului-ţintă al canaluluimedia, a politicii editoriale, precum şi areporterului:

– care a fost impulsul/motivaţia pentruacest subiect?– a mai realizat în trecut vreun material depresă pe această temă?– cunoaşte bine problematica?– este prietenos sau ostil?

16

Page 18: Ghid de Comunicare Bun

– care este, eventual, opinia altor persoaneintervievate în legătură cu aceeaşiproblematică?

• stabilirea, împreună cu reporterul, a datei şi oreiinterviului, precizându-se: locul, durata (nu seacordă mai mult de 30 de minute, decât în cazurispeciale), tematica abordată, condiţiile în care se vadesfăşura interviul (în cazul unor talk-show-uri,dacă mai vin şi alte persoane şi care suntacestea?), atenţionarea reporterului că doriţi săînregistraţi şi dumneavoastră interviul;

• elaborarea unei liste cu întrebările posibile, încazul în care reporterul nu doreşte să înainteze oastfel de listă. De asemenea, se pregătesc şirăspunsurile pentru întrebări. Întrebările şiposibilele răspunsuri, împreună cu alte informaţiicircumscrise temei, se reunesc într-un dosar, care îieste oferit persoanei ce urmează să acorde interviul.

Atunci când situaţia o cere, se pot organiza repetiţii/simulăricu cel care va fi intervievat, în condiţii cât mai apropiate decele reale.

De pregătirea interviului trebuie să se ocupe, în general,structura de presă. În prima fază a negocierii de acordare ainterviului, comunicatorul M.A.I. va mai ţine seama, dincolode manifestarea protocolară, de obţinerea primelor

17

Page 19: Ghid de Comunicare Bun

informaţii despre tematica interviului. Pot fi utilizateformule de genul:

• La ce ziar (post de radio etc.) lucraţi?• N u a m r e ţ i n u t f o a r t e e x a c t n u m e l edumneavoastră. Vă rog să-l repetaţi!• Ce subiect vă interesează?• Care ar putea fi întrebările pe care doriţi să leadresaţi?• Sunteţi de acord să avem o discuţie preliminarăasupra problemelor de abordat în interviu?Aceasta şi pentru a vă familiariza mai mult cuinstituţia noastră.• Care este termenul de apariţie a interviului?• Pot să vă sun în zece minute? Care estenumărul dumneavoastră de telefon?

Cunoscând aceste informaţii, comunicatorul M.A.I.propune managerului acordarea/neacordarea interviului.Din cele două variante, propunerea de a nu acorda interviultrebuie să fie foarte bine argumentată, astfel încât să fieeliminată posibilitatea apariţiei în presă a unui material degenul: „Am adresat domnului X următoarele întrebări... Arefuzat să ne acorde interviul solicitat. De ce?!”

În discuţia preliminară pe care o are cu jurnalistul înainteaacordării interviului, comunicatorul nu va face afirmaţii şinu va emite judecăţi de valoare care să intre în contradicţiecu ceea ce afirmă mediatic instituţia sau cu ceea ce se vaspune în interviul propriu-zis. Pentru a evita contradicţiile18

Page 20: Ghid de Comunicare Bun

este necesar ca purtătorul de cuvânt/comunicatorul să fiepermanent la curent cu „noutăţile“ privitoare la activitateainstituţiei şi să cunoască acele informaţii care să-i permită săpromoveze interesele acesteia. Comunicatorul îi poatefurniza reporterului, înainte de interviu, informaţii care arputea fi folosite în timpul interviului, susţinând, bineînţelesinteresele instituţiei.

ZECE PAŞI ÎN PREGĂTIREA INTERVIULUI: • stabiliţi locul de desfăşurare;• verificaţi faptele/dosarele;• găsiţi fapte/statistici;• consultaţi-vă cu alţii cu privire la subiectulabordat;• stabiliţi audienţa-ţintă;• pregătiţi mesajele şi nu folosiţi un limbajspecializat;• pregătiţi eventuale formule de a vă reîntoarcela subiect şi a vă transmite mesajele dorite;• pregătiţi un exemplu relativ la tema interviului;• gândiţi-vă la citate sau chiar anecdote legate desubiect, atunci când tematica permite un stil mairelaxat;• stabiliţi răspunsurile pentru întrebărilesensibile;• stabiliţi dacă reporterul va fi însoţit de unfotograf.

19

Page 21: Ghid de Comunicare Bun

Persoana care acordă interviul nu trebuie să se considereinfailibilă, pentru simplul fapt că întrebările sunt adresatede un neiniţiat în domeniul său de activitate, ci trebuie să sepregătească temeinic.

Comunicatorul M.A.I. va avea grijă să recomande persoaneicare acordă interviul ca înainte să aibă o discuţie cujurnalistul în care să se cunoască şi să creeze o atmosferărelaxată, dar şi pentru a stabili „regulile jocului”. În cadrulacestei discuţii pregătitoare se vor evita subiecte care să deainterviului o turnură neaşteptată sau în dezavantajulinstituţiei, răsturnând ordinea întrebărilor şi logica planuluiprestabilit.

În timpul interviului, reprezentantul instituţiei trebuie săvorbească concis, în propoziţii limpezi, declarative. Se potfolosi imagini verbale, descriptive, pozitive pe care oameniile pot înţelege. Se pot folosi, de asemenea, fapte, statistici,anecdote şi chiar povestiri scurte (oamenii ţin minte faptecu care empatizează sau ceva care-i motivează). Informaţiileeronate trebuie corectate. Persoana care acordă interviul vaavea grijă să nu spună niciodată ceva ce nu ar dori să aparăîn presă.

Interviul trebuie să se concentreze pe cel mult trei ideiprincipale pentru a putea fi asimilate de auditoriu.

20

Page 22: Ghid de Comunicare Bun

Pentru a sublinia/reveni la mesajele-cheie, se pot folosiexpresii de genul:

• Adevărata problemă este.../ Aş vrea săadaug.../ E important să subliniem.../ Cel maiimportant punct este...• În acest sens, o altă întrebare care mi-a fostadresată de multe ori.../ Asta are legătură cu oproblematică mai largă...• E puţin prea devreme să discutăm despre asta,până nu cunoaştem toate datele, dar vă potspune...• Nu sunt sigur de asta, dar ce ştiu este că...• Aş vrea să privim lucrurile din perspectiva...• Mă bucur că mi-aţi pus această întrebare.Oamenii cred că aşa stau lucrurile, dar adevăruleste că...

INTERVIUL ACORDAT PRESEI SCRISE

• Tinde să devină un stil jurnalistic mai rar, dincauza spaţiului din ce în ce mai limitat al preseitipărite.• Va ţine cont de publicul-ţintă alcotidianului/revistei.• Dat fiind faptul că se înregistrează pereportofon, declaraţiile se vor face cu mare atenţie.• Se recomandă înregistrarea interviului şi decătre intervievat/reprezentantul structurii derelaţii publice, pentru a avea o probă-martor adeclaraţiilor.

21

Page 23: Ghid de Comunicare Bun

• Se recomandă ca ofiţerul de presă să fie prezentla realizarea interviului.• Dacă întrebările adresate depăşesc nivelul deinformaţii, se solicită reporterului posibilitateaacordării unui răspuns ulterior.

INTERVIUL PENTRU TELEVIZIUNE

Ce trebuie să cunoaştem:

1. Va fi transmisie în direct? 2. Va avea loc prin telefon, într-un studio, înbiroul oficialului sau în alt loc?3. Va fi de la distanţă (reporterul şi persoana seaflă în locaţii diferite, legătura stabilindu-se cuajutorul tehnologiei)?4. Interviul este înregistrat pentru transmitereintegrală sau se vor folosi doar fragmente?5. Emisiunea va include şi întrebări de latelespectatori?6. Vor mai fi şi alţi invitaţi şi, dacă da, în ceordine vor vorbi?7. Va exista public în studio?8. Se pot folosi imagini filmate, ca inserţie? Dacăda, ofiţerul de presă trebuie să le cunoascăînainte pentru a pregăti comentarii saurăspunsuri.

Pentru acordarea interviului, se va desemna o persoană carenu are trac în faţa camerelor de luat vederi.

22

Page 24: Ghid de Comunicare Bun

Se va ţine cont de faptul că cercetările au stabiliturmătoarele:

– telespectatorii reţin circa 7% din conţinutuldiscursului;

– 55% din mesajele receptate sunt legate degestică, de expresia feţei, de postură şi, nu înultimul rând, de îmbrăcăminte;

– 38% din mesajele recepţionate sunt legate deton, atitudine şi limbajul non-verbal (din acestpunct de vedere fiind apreciate siguranţa însusţinerea punctelor de vedere, modestia şirelaxarea).

În realizarea interviurilor de televiziune se vor evita:

• agresivitatea în susţinerea punctelor de vedere;• exprimarea tehnică, greu de înţeles;• pauzele prea lungi, care dau impresianesiguranţei;• afişarea unor piese de vestimentaţie nepotriviteprin croială sau culoare;• răspunsurile monosilabice;• abundenţa de cifre (în caz de nevoie, sumele sepot rotunji);• poziţia este foarte importantă: nu se va staaplecat în faţă spre cameră (atenţie la poziţiapicioarelor).

Pentru clarificarea anumitor puncte de vedere, se vainterveni politicos, dovedind stăpânire de sine.

23

Page 25: Ghid de Comunicare Bun

Dacă persoana intervievată este o femeie, aceasta va evita:• ţinuta provocatoare sau indecentă;• excesul de bijuterii;• coafurile extravagante.

În cazul în care interviul se realizează în studioul deteleviziune:

• se va acorda un timp de familiarizare cumediul;• va fi întrebat regizorul de platou care estecamera pentru planul apropiat. Intervievatul seva uita spre aceasta numai în momentele în caredoreşte să se adreseze direct telespectatorilor; înrest, el se va uita către moderator.

Câteva reguli de respectat:

• controlaţi-vă ticurile;• nu vă frecaţi palmele;• nu vă rotiţi verigheta;• nu vă legănaţi;• nu bateţi cu degetele în masă;• nu ţineţi gura deschisă;• nu vă rotiţi;• nu vă uitaţi în tavan pentru găsirearăspunsurilor;• arătaţi-vă interesat de întrebările redactorului;• mina feţei să fie adecvată seriozităţiiproblemelor puse în discuţie;• nu uitaţi nicio clipă că puteţi plictisitelespectatorii;• fiţi concişi şi spuneţi cât mai multe lucruri într-un timp scurt;

24

Page 26: Ghid de Comunicare Bun

• nu adoptaţi atitudinea marţială sau pe ceanapoleoniană (cu degetele între nasturiivestonului).

Impresia finală este dată de voce, expresia feţei, şarmulpersonal, de credibilitatea pe care o inspiră intervievatul.

INTERVIUL RADIOFONIC

• Este foarte importantă maniera de adresare, deaceea contează foarte mult tonul vocii.• Pe cât posibil, se formulează răspunsuri carenu depăşesc 30 de secunde, în caz contrar,reporterul va fi obligat să fonotechezematerialul, pierzându-se din informaţie.• Este importantă folosirea inflexiunilor pentru ase sublinia anumite cuvinte-cheie.• Cuvintele se pronunţă clar şi suficient de rar.

INTERVIUL TELEFONIC

• Poate fi acordat pentru radio, dar şi pentrupresa scrisă sau chiar pentru televiziune. Existădezavantajul de a nu putea sta faţă în faţă cureporterul pentru a-i studia reacţiile.

În situaţia intervenţiilor prin telefon în emisiuni TV, esterecomandat ca punctul de vedere să fie prezentat pe scurt,concis şi clar, evitându-se intrarea în dispute cu cei prezenţiîn studio; aceştia sunt privilegiaţi, având posibilitatea de ase exprima şi după încheierea intervenţiei telefonice.

25

Page 27: Ghid de Comunicare Bun

După interviu, dacă aţi promis reporterului informaţiisuplimentare, ţineţi-vă promisiunea. Evaluaţi interviul şipăstraţi datele pentru următorul interviu sau conferinţă depresă. Păstraţi interviul într-o arhivă permanentă.

Cum procedăm în situaţia interviurilor tip stand-up cu unulsau mai mulţi reporteri?

Acest gen de interviu este neaşteptat şi, de cele mai multeori, nepregătit. Reporterii aşteaptă persoana la ieşirea dintr-o sală de şedinţe, într-un hol – punct obligatoriu detrecere, la singura ieşire din clădire etc. şi se năpustesc,literalmente, asupra sa. Se recomandă să se aibă în atenţie,în cazul acordării unui interviu de acest gen, următoarele:

• aceste interviuri pot fi de tip „ambuscadă”(multe întrebări adresate concomitent) sau detip lejer, cu unul sau mai mulţi reporteri, dar cuîntrebări consecutive. Pentru prima situaţie,alegeţi-vă întrebarea la care vreţi să daţi răspunsşi începeţi cu aceasta;• fiţi scurt în răspuns (max. 20 de secunde);• repetaţi mesajele astfel încât acestea să rămânăîn reportajul ce va fi transmis pe post;• nu faceţi referiri la răspunsurile anterioare, degenul „după cum am mai spus...”; acestea strică,de regulă, interviul;• dacă aveţi în faţă un grup de reporteri, nuutilizaţi numele unuia dintre ei sau al canaluluide informare în masă la care lucrează atunci

26

Page 28: Ghid de Comunicare Bun

când răspundeţi; aceasta face ca niciun alt postde radio sau televiziune să nu mai poată utilizamaterialul;• nu numerotaţi răspunsurile în genul „aş dori săadaug, de asemenea, că: 1...” (sau „a”);• nu este nevoie să răspundeţi la toate nuanţelecuprinse într-o întrebare; răspundeţi la ceea ceeste mai important sau la un singur aspect şi apoicomunicaţi mesajul;• căutaţi să controlaţi ritmul întrebărilor; ţineţicapul în jos, ca şi cum aţi asculta întrebarea şi văconcentraţi asupra răspunsului; rămâneţi înaceastă poziţie până când se termină întrebarea;• faceţi o pauză, apoi ridicaţi capul şi lansaţi unscurt mesaj adecvat, privind direct la reporterulcare a pus întrebarea; vă acordaţi, astfel, timp degândire înainte de a răspunde;• în general, dacă vă uitaţi direct la reporter,atunci când acesta pune întrebarea, sunteţitentat să vă repeziţi să răspundeţi înainte de aavea suficient timp să vă gândiţi şi să văformulaţi răspunsul;• nu vă grăbiţi; riscaţi să spuneţi ceva ce veţiregreta; vorba odată rostită, nu mai poate fiîntoarsă de nimeni;• rămâneţi calm atât în comportament, cât şi întonul vocii, indiferent cât de agresivă esteîntrebarea ziaristului/ziariştilor.

27

Page 29: Ghid de Comunicare Bun

De asemenea, este bine să prevenim transformareainterviului de tip stand-up în conferinţă de presă. Aceastaare cu totul alte reguli. De aceea, este bine de ştiut că ieşireadintr-o asemenea situaţie, care nu va dura mai mult de 5 minute, trebuie realizată într-o manieră elegantă:

• de îndată ce aţi comunicat mesajul de transmis,scuzaţi-vă politicos, dar hotărât, şi plecaţi;• plecarea se face cu calm, nu o luaţi la fugăpentru că o astfel de imagine este dezastruoasă;• în sfârşit, dacă reporterii continuă să vă punăîntrebări, repetaţi scurt şi clar principaleledumneavoastră mesaje („scopul nostru este săclarificăm...”) sau asiguraţi reporterul că îi veţirăspunde „când voi avea mai multe detalii”.

Nu uitaţi că nu orice întrebare merită un răspuns şi doarpentru că jurnaliştii „încearcă să vă forţeze mâna” nuînseamnă că sunteţi obligat să răspundeţi. Răspunsultrebuie să fie unul politicos de genul „Bună ziua, mulţumescpentru interes, dar în acest moment aş prefera să nu răspund.Mulţumesc pentru înţelegere!” sau „Nu facem declaraţii înacest moment al cercetărilor. Vom reveni!“

CONFERINŢA DE PRESĂ

Conferinţa de presă este unul dintre cele maibune mijloace pentru a se crea transparenţăinstituţională. Este un bun prilej de a secomunica informaţii importante, oferindu-seposibilitatea ca ziariştii să adreseze întrebări şisă li se răspundă în acelaşi cadru.

28

Page 30: Ghid de Comunicare Bun

Conferinţa de presă nu trebuie confundată cu briefingul,care este o întâlnire scurtă cu presa, dedicată abordării uneisingure probleme.

Se întâmplă, însă, ca ziariştii să fie chemaţi pentru unbriefing, iar pe parcurs aceştia să observe că este vorba de oconferinţă de presă cu câte trei, patru invitaţi, unde sediscută mai multe probleme, iar timpul alocat este multpeste limita unei ore, ceea ce este cu totul contraindicat.

Înaintea organizării unei conferinţe de presă, trebuie săreflectăm asupra următoarelor:

• Care sunt mesajele de transmis?• Când veţi deţine toate informaţiile necesare?(răspunsul determină stabilirea evenimentului)• Ce grupe de public trebuie informate?• Subiectul interesează îndeajuns pentruprovocarea de întrebări? Există lucruri noi deaflat? Putem trezi suficient interes pentru achema jurnaliştii? Sau este suficient sătransmitem un comunicat de presă?• Cine conduce conferinţa de presă? De regulă,purtătorul de cuvânt sau şeful structurii de presăcare are rol de moderator.• În timp se poate acumula o tensiune agresivă înmass-media cu privire la un subiect, iar oconferinţă de presă poate detensiona situaţia.

29

Page 31: Ghid de Comunicare Bun

Momentul organizării

Nu este indicat să-i chemăm pe ziarişti la primele ore alezilei, dar nici foarte târziu (de regulă, cel mai potrivitinterval pentru organizarea unei conferinţe de presă estecuprins între orele 11:00-13:00) pentru ca mesajul să poatăfi preluat de către mass-media, eventual de mai multe ori încursul zilei respective.

Trebuie analizate agenda media şi agenda evenimentelorzilei – pentru a identifica dacă alte acţiuni publice suntprogramate în ziua când intenţionaţi să organizaţiconferinţa de presă.

Conferinţa de presă nu trebuie organizată în cazul în caresunt întrebări pe care le-ar putea pune ziariştii în legătură cuproblematica abordată şi la care nu doriţi să răspundeţi.

Invitarea jurnaliştilor

Pentru a ne asigura de prezenţa ziariştilor, invitaţiile se vortrimite cu cel puţin o zi înainte. Invitaţia trebuie să cuprindăurmătoarele date:

• ziua şi ora desfăşurării conferinţei;• subiectul;• locul unde va avea loc evenimentul;• cerinţele de legitimare, atunci când se solicităaltceva decât legitimaţia de ziarist.

În cazul în care conferinţa de presă este de o importanţă cutotul aparte, se impun măsuri suplimentare de siguranţă,verificându-se telefonic dacă ziariştii au aflat de conferinţă.30

Page 32: Ghid de Comunicare Bun

Locul unde se desfăşoară conferinţa

Trebuie să existe spaţiu suficient pentru instalarea camerelorde filmat, a microfoanelor sau a reportofoanelor. Deasemenea, este necesar să existe posibilitatea cafotoreporterii să-şi desfăşoare activitatea nestingheriţi. Loculunde se instalează camerele trebuie ales cu atenţie, astfelîncât să fie asigurată vizibilitatea, iar microfoanele să poată fiinstalate cât mai aproape de vorbitori. De asemenea, trebuieavut în vedere că anumite televiziuni vor dori să transmită îndirect evenimentul, motiv pentru care trebuie asiguratecondiţiile tehnice necesare. În cazul în care conferinţa depresă se desfăşoară în altă parte decât locul obişnuit,comunicatorul/purtătorul de cuvânt trebuie să vizitezesediul respectiv pentru a pune la punct toate detaliile.

Cine conduce conferinţa de presă?

De regulă, acest rol revine purtătorului de cuvânt, cel careare (sau ar trebui să aibă) calităţile unui bun moderator, îicunoaşte foarte bine pe ziarişti, stăpâneşte reguliledesfăşurării unei asemenea întâlniri cu presa. Sunt, însă, şisituaţii în care sarcina îi revine şefului instituţiei, cel carecunoaşte cel mai bine problematica ce va fi discutată. Deasemenea, prin participarea şefului, se lasă impresia că areloc o întâlnire mai importantă decât de obicei. În astfel desituaţii, aşteptările jurnaliştilor sunt mai mari, iar valoareainformaţiei transmise trebuie să fie pe măsură. Atunci cândacest orizont de aşteptare nu este atins, imaginea şefuluirespectivei instituţii are de suferit. Din acest motiv, esteindicat ca ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) să-şidetermine şeful să nu exagereze cu apariţiile publice, fiindnevoie ca acestea să fie justificate de motive întemeiate.

31

Page 33: Ghid de Comunicare Bun

Pregătirea invitaţilor

Este sarcina celui care conduce conferinţa de presă (a purtătorului de cuvânt) să-şi pregătească invitaţii dinvreme. El este cel care îi pune în temă cu specificul uneiasemenea activităţi, cu întrebările ce li se pot adresa, cucomportamentul pe care trebuie să-l adopte în relaţiile cuziariştii prezenţi şi, nu în ultimul rând, cu timpul pe care îlau la dispoziţie.

Se va aloca un timp mai mare invitaţilor care nu au maiparticipat niciodată la o conferinţă de presă, precum şi celorcare au de comunicat probleme mai importante. Peparcursul desfăşurării acesteia, dacă invitaţii au trac sausunt puşi într-o situaţie delicată de unii ziarişti,moderatorul este cel care le oferă, din proprie iniţiativă, omână de ajutor pentru a se depăşi momentul delicat.

Durata

„Conferinţele-maraton” nu servesc interesului uneiinstituţii. Prezentarea unor evaluări lungi, nestructurate, cudate nerelevante sau cantonarea în răspunsuri generale, ceocolesc cu foarte multă abilitate problema vizată, suntpractici contraproductive şi nu aduc niciun beneficiu înplan mediatic.

Comunicatorul M.A.I. trebuie să aibă abilitatea de a-linforma pe şeful instituţiei (sau alte persoane care suntinvitate la conferinţa de presă) că timpul în care poate expuneo problemă este limitat şi că orice exagerare poate fi amendată dejurnalişti. Dacă ziariştii consideră expunerea/prezentareaplictisitoare, pot părăsi sala, creând o situaţie jenantă.

32

Page 34: Ghid de Comunicare Bun

Durata unei conferinţe de presă poate varia de la 35-40 deminute, până la maxim o oră.

Întâmpinarea ziariştilor

Deşi ar putea fi considerată o problemă minoră, practica nedemonstrează că nu este chiar aşa.

Mergând la diferite conferinţe de presă, organizate de alteinstituţii/organizaţii, ziariştii au posibilitatea să comparegradul de ospitalitate şi, pentru că subiectivitatea este„înscrisă în legile omeneşti”, să se lase influenţaţi de modulîn care sunt trataţi.

Este foarte important să avem persoane care să se ocupe deprimirea ziariştilor, îndrumându-i politicos şi oferindu-letoate informaţiile de care au nevoie, inclusiv materialeledocumentare (mapele de presă). Ziariştii care participă la conferinţă trebuie înscrişi într-un tabel, care va cuprinde: numele jurnalistului, canalul media, datele de contact.

Sunt situaţii când, din diferite motive, se schimbă locul încare, în mod normal, avea loc întâlnirea cu presa. Într-oasemenea situaţie trebuie să avem suficienţi oameni pentrua-i conduce pe ziarişti acolo unde se va desfăşuraevenimentul mediatic.

Organizatorii trebuie să ţină seama de faptul că ziariştii aunevoie de un anumit timp pentru a-şi pregăti tehnica (maiales televiziunile). De aceea, trebuie să le permitemjurnaliştilor să intre în sală din timp. Altfel, se va crea o starede nemulţumire generală (atât a vorbitorului, cât şi aziariştilor), care nu va conveni nimănui.

33

Page 35: Ghid de Comunicare Bun

Desfăşurarea unei conferinţe de presă

Indiferent de instituţia care organizează conferinţa, aceastatrebuie să ţină seama de un anumit sinopsis. Etapele carevor fi prezentate mai jos se parcurg exact în ordinea în caresunt redate.

Salutarea ziariştilor

Purtătorul de cuvânt/persoana desemnată să moderezeconferinţa de presă este cel/cea care adresează formula desalut. Aceasta poate fi: „Doamnelor şi domnilor ziarişti,bună dimineaţa/ziua şi bine aţi venit la conferinţa de presăa...!”. Formula de întâmpinare trebuie rostită pe un tonagreabil, care să arate plăcerea unei reîntâlniri şi nucorvoada unei noi sarcini pe care şeful a încredinţat-opurtătorului de cuvânt.

Anunţarea temei şi a duratei

Cu toate că a fost precizată şi în invitaţia scrisă, temaîntâlnirii se anunţă imediat după cuvintele de salut.

Prezentarea invitaţilor

Se face printr-o formulă de genul: „Vă rog să-mi permiteţi să-i prezint pe invitaţii noştri de astăzi...”. Dacă sunt maimulţi, invitaţii se prezintă în ordinea importanţei lor, dacăaceasta este şi cea a luărilor de cuvânt.

Invitaţii sunt prezentaţi în mod politicos, fără familiarismecare ar putea exista între aceştia şi comunicatorul M.A.I. sauîntre ei şi presă. De asemenea, se citeşte înainte numele,apoi funcţia. Dacă cel invitat este un militar, se foloseşteformula: grad, nume, funcţie.34

Page 36: Ghid de Comunicare Bun

Pentru economie de timp, nu se lungeşte prea mult acestmoment de introducere. Dacă au nelămuriri asupraidentităţii celor prezenţi, ziariştii vor întreba ulterior, încazul în care numele nu sunt prezentate în mapa de presă.De asemenea, fiecare invitat poate avea numele şi funcţiaafişate la prezidiu.

Începerea conferinţei

Purtătorul de cuvânt anunţă începerea propriu-zisă aconferinţei cu o frază de genul: „Pentru a prezentasubiectul..., dau cuvântul domnului...”. Pe parcursuldesfăşurării conferinţei, purtătorul de cuvânt controleazăîndeaproape „ostilităţile”, intervenind acolo unde estecazul şi având grijă ca timpul final să nu fie (mult) mai maredecât cel anunţat iniţial. De asemenea, cel care conduceconferinţa este responsabil de modul în care se împartetimpul între invitaţi (în cazul în care sunt mai mulţi).

ÎNTREBĂRI ŞI RĂSPUNSURI – REGULI DE BAZĂ

După ce invitatul/invitaţii şi-au încheiat prezentările,moderatorul invită ziariştii să adreseze întrebări,printr-o formulă de genul: „Doamnelor şi domnilor,aşteptăm întrebările dumneavoastră. În acest sens, vărog să folosiţi microfoanele, să vă prezentaţi şi să vălimitaţi la cel mult două întrebări consecutive. Vă mulţumesc pentru înţelegere”.

Ziariştii sunt tentaţi să monopolizeze dialogul, iar uniidintre ei au mai multă „putere de penetrare”. Estesarcina moderatorului să ofere şi altora posibilitatea dea formula întrebări.

35

Page 37: Ghid de Comunicare Bun

Totodată, cu prilejul pregătirii invitaţilor, li se varecomanda acestora să răspundă cât mai direct laîntrebări, să nu dea răspunsuri pripite şi neconforme curealitatea şi, indiferent de cât de tendenţioase li se parîntrebările, să nu intre în conflict cu ziariştii.

Nimic nu este mai neplăcut decât un oficial care nu îşipoate controla nervii, năpustindu-se asupra presei.

Anunţarea apropierii de final

Pentru a-i avertiza pe jurnalişti că timpul se apropie de final,persoana care conduce conferinţa de presă va folosi oformulă, cum ar fi: „Vă rog să adresaţi ultimele două (trei)întrebări”.

Anunţarea ultimei întrebări

Deoarece există şanse ca avertizarea făcută anterior să nu fieluată în seamă, îndeosebi atunci când spiritele s-au încins,este indicat un anunţ suplimentar: „Ultima întrebare, vă rog!”

Mulţumiri pentru ziarişti

Se utilizează formula: „Doamnelor şi domnilor, din păcatetimpul destinat conferinţei noastre de presă a expirat. Vămulţumesc pentru amabilitatea de a fi dat curs invitaţieinoastre şi vă aşteptăm şi cu alte ocazii.”

La finalul conferinţei de presă trebuie urmate aceleaşi regulide ospitalitate ca şi la început. Abandonarea ziariştilor peculoarele instituţiei poate lăsa impresia că, odată ce auconsemnat evenimentul, soarta lor nu mai interesează penimeni. Este o situaţie care poate influenţa negativ relaţiileviitoare cu presa.36

Page 38: Ghid de Comunicare Bun

Totodată, trebuie acordată atenţie jurnaliştilor care auanumite doleanţe. Unii, cei care au întârziat, nu au primitmapa de presă. Alţii nu au înţeles exact cum se numescinvitaţii sau doresc informaţii care nu au fost oferite încadrul conferinţei. În fine, sunt cazuri când unii dintreziarişti îşi manifestă dorinţa de a realiza interviuri cupersoane care nu au fost prezente la întâlnirea cu presa.

Dosarele de presă

Fiind limitată în timp, conferinţa de presă nu permite să fietransmise toate informaţiile pe care instituţia doreşte să lecomunice mass-mediei. Acesta este motivul pentru careziariştilor li se pregătesc dosare sau mape de presă.

Un asemenea dosar este compus din:

• buletinul informativ/comunicatul de presă;• fotografii care ilustrează situaţiile prezentate;• copii ale discursurilor;• statistici;• numele şi funcţiile exacte ale invitaţilor.

Un dosar de presă nu trebuie să impresioneze prin grosime.El nu va conţine materiale care nu interesează presa. Deasemenea, se recomandă ca dosarele/materialele incluse săfie personalizate pentru fiecare conferinţă de presă,evitându-se includerea repetată a aceloraşi informaţii.

Mapa de presă poate fi dată la începutul conferinţei sau lafinal. Atunci când unul dintre ziarişti nu poate participa laconferinţa de presă, vom avea grijă să primească la redacţietoate materialele prin poşta electronică.

37

Page 39: Ghid de Comunicare Bun

După conferinţa de presă, înregistrarea acesteia trebuiepusă pe pagina de internet a instituţiei în cel mai scurt timppentru a fi disponibilă unui auditoriu cât mai larg.Totodată, materialele din mapa de presă trebuie trimise pee-mail tuturor jurnaliştilor.

Rezolvarea unor situaţii neprevăzute

Cu toate măsurile luate, pot interveni şi situaţii neprevăzutecare impun prezenţă de spirit pentru a putea fi depăşite cubine. Una dintre cele mai neplăcute situaţii este absenţaunuia sau, după caz, a singurului invitat. Pentru a se evitasituaţiile neplăcute, purtătorul de cuvânt trebuie să seasigure, din timp, de participarea persoanei aşteptate depresă. Dacă apare o situaţie cu totul neprevăzută (de ultimăoră) este de preferat să se găsească un înlocuitor.

O altă situaţie cu care se pot confrunta organizatorii uneiconferinţe de presă este prezenţa puţin numeroasă ajurnaliştilor. Explicaţiile pot fi multiple: la aceeaşi oră, seorganizează un alt eveniment public (de care propriastructură de presă nu a ştiut); a fost aleasă o zi sau o orănepotrivită; tema conferinţei de presă nu interesează mass-media (situaţia cea mai gravă). Indiferent de motiv, cel careconduce conferinţa trebuie să se poarte detaşat, fără a arătacă este afectat de absenţa ziariştilor. Acelaşi spirit trebuieinsuflat şi invitaţilor.

DECLARAŢIA DE PRESĂ

Declaraţia de presă este făcută de conducătorulinstituţiei, altă persoană desemnată, purtătorulde cuvânt sau ofiţerul de relaţii cu presa. Sereferă, de regulă, la un anumit subiect sau la unnumăr redus de probleme.

38

Page 40: Ghid de Comunicare Bun

Declaraţia de presă este determinată de necesitatea de aprezenta punctul de vedere oficial al instituţiei într-osituaţie în care se impune „ieşirea la rampă” sau esteurmarea unor vizite, contacte, negocieri ori întâlniri la nivelde delegaţii. În această ultimă situaţie, declaraţiile suntfăcute de şefii celor două delegaţii.

Ofiţerul de presă execută aceleaşi operaţii ca în cazulconferinţei de presă (invitarea reprezentanţilor mass-media,întâmpinarea lor, anunţarea începerii declaraţiilor şiprezentarea personalităţilor care fac acest lucru, adresareade mulţumiri invitaţilor pentru declaraţiile făcute, iar preseipentru participare). Dacă se acceptă întrebări, declaraţiilede presă se transformă uşor în conferinţe de presă.

Declaraţiile de presă se fac, de regulă, când poziţia oficialăce se doreşte a fi cunoscută este una punctuală sauprogramul vizitei ori al negocierilor este foarte încărcat şitotul se desfăşoară sub presiunea timpului.

Sunt situaţii în care hotărârea de a acorda declaraţii de presăse ia în ultimul moment şi atunci trebuie realizată mobilizareaîn timp record a ziariştilor. Singura soluţie este să se solicite şisprijinul altor colegi, împărţirea pe oameni a redacţiilor şi atelefoanelor. Este bine de obţinut confirmarea de participarea jurnaliştilor pentru evitarea unor situaţii când la declaraţiade presă vin doar doi-trei ziarişti.

Ca variantă de rezervă, atunci când timpul este foarte scurt,se poate realiza o declaraţie înregistrată care să fie transmisă

39

Page 41: Ghid de Comunicare Bun

mult mai repede către mass-media. Varianta declaraţieiînregistrate poate fi folosită şi atunci când se doreştetransmiterea unor mesaje cu ocazii speciale (de exemplu, lasărbători, ziua instituţiei ş.a.).

REPLICA

Replica este un răspuns dat unui ziar, post deradio sau televiziune, în urma unui material careconţine aspecte defavorabile instituţiei sauneconforme cu realitatea. Replica trebuie sărespecte adevărul şi să se bazeze pe o verificaretemeinică a situaţiei respective. Totodată,trebuie transmisă la momentul oportun, fărămari întârzieri.

Nu trebuie să abuzăm de „dreptul la replică”, dar nici sălăsăm acuzaţii grave, nefondate, fără răspuns. Dacă nureacţionăm, vom lăsa impresia că lucrurile stau într-adevăraşa cum au fost prezentate de presă sau că ne este teamă,situaţie în care atacurile pot continua. Un drept la replicăargumentat şi obiectiv, o precizare fără exagerări inutile,chiar dacă nu va fi publicată, va determina discuţii înredacţie, dacă argumentele sunt solide şi, pe viitor, vorexista reţineri în a se introduce aspecte nereale când se vorrealiza materiale de presă despre instituţie.

Atunci când acuzaţiile aduse sunt justificate, trebuie sărecunoaştem deschis acest lucru şi să comunicăm măsurileluate mulţumind pentru sprijin.

40

Page 42: Ghid de Comunicare Bun

Nu trebuie uitat că o replică neconvingătoare la o situaţieconfuză, nelămurită până la capăt, unde există dubii asupraadevărului, va determina alte articole critice la adresanoastră. Este preferabil ca, în astfel de cazuri, să nurăspundem până la clarificarea deplină a lucrurilor.

BAZELE DE DATE MINIME

Bazele de date pe care structura de relaţii cu presa legestionează sunt:

– baza de date privind publicaţiile, posturile TVşi radio centrale/locale;

– datele de contact ale jurnaliştilor acreditaţi lainstituţie;

– programul principalelor emisiuni de ştiri sauale celor care abordează frecvent problematicainstituţiei;

– datele de contact ale realizatorilor/producătorilor emisiunilor radio şi TV careacordă interes activităţii instituţiei.

Structura de relaţii cu presa trebuie să actualizezepermanent aceste baze de date.

VIZITA DE DOCUMENTARE ŞI INFORMARE

Numită şi „călătorie de presă”, vizita dedocumentare şi informare este o acţiunerealizată special pentru jurnalişti, care constă înorganizarea unei deplasări pentru cunoaşterea

41

Page 43: Ghid de Comunicare Bun

realităţii de la faţa locului sau pentru a face unexerciţiu demonstrativ, specific activităţiiinstituţiei. Pregătită cu mare atenţie, vizita deinformare şi documentare, desfăşurată încondiţii de transparenţă şi deschidere, se bucurăde atenţia jurnaliştilor şi conduce la rezultatemediatice remarcabile.

Pregătirea vizitei de documentare şi informare presupuneurmătoarele etape de parcurs:

• întocmirea programului vizitei şi obţinereaacordului conducătorului instituţiei;

• invitarea din timp a ziariştilor acreditaţi;• obţinerea confirmărilor din partea jurnaliştilor(acordul de participare);• realizarea unei vizite prealabile a organiza-torului în locurile în care se va desfăşuraacţiunea;• întocmirea unui dosar de presă, care va fidistribuit jurnaliştilor la începutul vizitei;• pregătirea momentelor mediatice (conferinţede presă, exerciţii demonstrative, anticipareaeventualelor interviuri etc.);• rezolvarea problemelor logistice ale vizitei(locurile de vizitat, transportul, itinerarul,cazarea şi masa etc.).

42

Page 44: Ghid de Comunicare Bun

Dosarul de presă cuprinde date generale despre instituţie şistructurile vizitate, statistici despre rezultatele obţinute înîndeplinirea misiunilor pe o anumită perioadă de timp,extrase din legislaţia în domeniu, programul vizitei dedocumentare şi informare, precum şi alte materiale care potasigura o informare cât mai completă a jurnaliştilor.

Programul vizitei de informare şi documentare poatecuprinde: conferinţe de presă sau briefinguri, vizitareaunităţilor (acţiuni de tip „Ziua Porţilor Deschise”),

43

CÂTEVA REGULI DE RESPECTAT:

• consideraţi că toţi jurnaliştii vă sunt oaspeţi de marcă;• nu faceţi diferenţe între jurnalişti; • stabiliţi şi anunţaţi programul detaliat cu câteva zileînainte;• nu invitaţi un număr prea mare de participanţi;• reduceţi la minim numărul orelor sau zilelor de drum şiasiguraţi jurnaliştilor un confort necesar, condiţii bunede călătorie;• stabiliţi un program echilibrat, cu momente de timp liber;• respectaţi programul;• informaţi autorităţile locale (prefectura, eventualiiparteneri, presa locală/zonală);• pregătiţi mijloacele tehnice necesare pentrutransmiterea informaţiei în timp real;• la finalul călătoriei, realizaţi un bilanţ succint şi oferiţi-l participanţilor.

Page 45: Ghid de Comunicare Bun

prezentarea condiţiilor de muncă, exerciţii demonstrative,întâlniri cu reprezentanţi ai administraţiei locale etc.,depuneri de jerbe de flori la monumentele eroilor,prezentarea tehnicii din dotare, discuţii cu lucrătorii aflaţiîn misiune, competiţii pentru jurnalişti, care să le ofereocazia să intre în rolul lucrătorului M.A.I., activităţi care săfacă vizita cât mai agreabilă.

44

Page 46: Ghid de Comunicare Bun

2.PURTĂTORUL DE CUVÂNT

Page 47: Ghid de Comunicare Bun

46

Page 48: Ghid de Comunicare Bun

PURTĂTORUL DE CUVÂNT

Dincolo de opţiunea personală a fiecărui şef deinstituţie publică, Legea nr. 544/2001 privindliberul acces la informaţiile de interes publicstipulează foarte clar în articolul 16: „Pentruasigurarea accesului mijloacelor de informare înmasă la informaţiile de interes public,autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia sădesemneze un purtător de cuvânt, de regulă, dincadrul compartimentelor de informare şi relaţiipublice”.

Reprezentând instituţia în relaţia cu mass-media, purtătorul de cuvânt dobândeşte oresponsabilitate şi o autonomie aparte, deoareceexprimă, prin intervenţiile sale, atitudineaoficială a instituţiei cu privire la problemele deinteres general sau specific. Totodată, purtătorulde cuvânt îndeplineşte o funcţie de reprezentare,ceea ce impune o anumită conduită, atât îninteriorul instituţiei, cât şi în viaţa personală.

47

Page 49: Ghid de Comunicare Bun

Din momentul numirii sale în funcţie, purtătorulde cuvânt devine o persoană publică ce va fiurmărită, în tot ceea ce spune şi face, cu interessporit de auditoriu. El nu are însă statutul uneivedete, ci reprezintă, în orice moment, instituţia,fiind adeseori identificat cu aceasta.

Relaţia purtătorului de cuvânt cu jurnaliştii este una decolaborare şi respect reciproc şi nu una de amiciţie şiconfidenţialitate. Purtătorul de cuvânt reprezintă, pentrumass-media, sursa oficială de informare şi niciodată o sursăconfidenţială.

Purtătorul de cuvânt este principala sursă de informare ajurnaliştilor şi, totodată, imaginea accesibilă şi concretă ainstituţiei.

Cum politicile şi strategiile instituţionale suntimplementate şi coordonate de către manager, purtătorulde cuvânt exprimă, întotdeauna, poziţia conducătoruluiinstituţiei şi de aceea el trebuie să fie într-un contactpermanent şi direct cu acesta. Funcţia de purtător de cuvântimpune o încredere totală şi reciprocă între acesta şiconducător.

Purtătorul de cuvânt trebuie să posede toate calităţile şicompetenţele cerute pentru oricare membru al structurii depresă/comunicator M.A.I.

Unui bun purtător de cuvânt i se cer următoarele calităţi:

• să stăpânească toate aspectele legate deactivitatea instituţiei pe care o reprezintă;

48

Page 50: Ghid de Comunicare Bun

• să fie în măsură a relaţiona cu întregmanagementul instituţiei pentru a putea accesadatele şi informaţiile necesare fundamentăriipunctului de vedere instituţional;• să cunoască obiectivele şi strategiile instituţiei,astfel încât să poată formula răspunsuri lasituaţii particulare, în consens cu politicagenerală a acesteia;• să aibă abilitatea de a exprima clar şiconvingător mesajul dorit;• să se bucure de încrederea conducerii instituţiei,pentru a putea fi la curent cu toate deciziile luateşi pentru a avea girul liderului instituţiei în totceea ce face;• să aibă disponibilitate din punct de vedere alprogramului personal pentru a gestionasituaţiile care pot apărea oriunde şi oricând;• să aibă charismă şi să nu aibă trac în faţacamerelor de filmat;• să aibă o bună reputaţie în mass-media.

SFATURI PRACTICE:

• să anticipeze cu precizie ceea ce dorescjurnaliştii să afle, astfel încât să posede toateinformaţiile şi să nu fie prins în capcana unorîntrebări încrucişate;• să cunoască preocupările anterioare alejurnaliştilor, zona lor tematică, tipul de articolepe care le realizează, tacticile lor, în general,atitudinea acestora faţă de organizaţie;

49

Page 51: Ghid de Comunicare Bun

• să cunoască specificul genurilor şi formatelorjurnalistice (îndeosebi ale diverselor tipuri deinterviu) pentru a putea face faţă solicitărilorziariştilor;• să nu se cantoneze într-o atitudine depasivitate; purtătorul de cuvânt răspundeîntrebărilor presei, dar nu trebuie să aştepte caaspectele pe care doreşte să le sublinieze să fieridicate numai de jurnalişti; o întrebare poate fiprovocată, o temă poate fi, discret, sugerată;• întrebările ce-i sunt adresate sunt ocazii de aprezenta instituţia, nu de a infirma sau confirmao părere a jurnalistului; • să ştie să treacă uşor de la aspectele negative lacele pozitive, să releve contribuţia sau eforturileorganizaţiei în a ameliora o situaţie, în a-şischimba atitudinile sau comportamentele ce s-audovedit eronate;• să aibă abilitatea de a plasa cele maiimportante informaţii sau luări de poziţie laînceputul mesajului său şi de a termina discuţiacu jurnaliştii într-o notă pozitivă;• să evite speculaţiile despre subiectele pe care nule cunoaşte şi să-şi ia angajamentul că, în timpulcel mai scurt, va obţine datele necesare şi le vapune la dispoziţia jurnalistului;• nu trebuie să uziteze niciodată formula „nocomment”, ci să explice onest de ce nu poaterăspunde la o anumită întrebare; nu trebuie săocolească răspunsul la întrebări, să se încurce înpretexte, divagaţii şi false răspunsuri;

50

Page 52: Ghid de Comunicare Bun

• să-şi formuleze răspunsurile la diferiteproblematici în concordanţă cu poziţia conduceriiinstituţiei, fără a depăşi mandatul primit;• să nu se angajeze în polemici cu jurnaliştii, să-şi păstreze calmul chiar şi atunci cândîntrebările acestora i se par agresive.

DEFICIENŢE ÎNTÂLNITE ÎN ACTIVITATEA UNOR PURTĂTORI DECUVÂNT

– calitatea şi cantitatea foarte scăzută ainformaţiei;– folosirea unui limbaj excesiv de tehnicizat sautendinţa de a introduce într-o expunere publicăun limbaj cu multe aspecte specifice jargonuluiprofesional;

– datele furnizate sunt imprecise sau irelevantepentru obiectivele sau aşteptările instituţiei sauneconcludente pentru anumite situaţii;

– lipsa de dinamism şi reacţie a purtătorului decuvânt (breaking-news reprezintă un conceptmedia ce nu suportă întârzieri sau tergiversări,indiferent că este noapte sau weekend, iarpurtătorii de cuvânt trebuie să fie permanentpregătiţi să răspundă solicitărilor jurnaliştilor);

– informaţiile ajung prea târziu la mass-media,ceea ce are un impact negativ asupra eficienţeiinstituţiei publice;

– atitudinea nepotrivită a unor purtători decuvânt, care consideră că funcţia lor este ooportunitate de promovare personală;

51

Page 53: Ghid de Comunicare Bun

– furnizarea unor informaţii exceptate de laliberul acces, conform Legii nr. 544/2001, cumodificările şi completările ulterioare.

Toate aceste vicii comunicaţionale afectează logica deansamblu a sistemului de comunicare instituţională, iarideea de comunicare organizată presupune tocmai evitareaunor astfel de situaţii.

Un minim COD ETIC al purtătorilor de cuvânt din toateinstituţiile publice stipulează că:

– purtătorul de cuvânt se comportă profesionist,cu cinste, corectitudine şi responsabilitate faţă depublic;

– îşi dezvoltă permanent cunoştinţele şiexperienţa profesională;

52

ETICA PURTĂTORULUI DE CUVÂNT

Ideea conform căreia purtătorul de cuvânt este un„funcţionar specializat”, care are rolul de a acoperiadevărul în haine frumoase, de a prezenta o realitatecosmetizată, este total anacronică într-o epocă în careinformaţia este mai greu ca oricând de ascuns.Purtătorul de cuvânt, care persistă într-o astfel deabordare a activităţii sale, nu face decât să amâne (de cele mai multe ori, cu consecinţe foarte graveasupra imaginii instituţiei) momentul în care opiniapublică va afla aspectele negative referitoare lainstituţia pe care o reprezintă.

Page 54: Ghid de Comunicare Bun

– nu se va angaja în acţiuni ce ar putea prejudiciaimaginea instituţiei din care face parte;

– nu va comunica intenţionat informaţii falsesau care pot induce în eroare şi va acţionaprompt pentru a corecta informaţiile sauzvonurile false ori eronate;

– nu va prejudicia reputaţia profesională sauactivitatea unui coleg ori a unei instituţii publicesau private;

– nu va folosi niciodată în interes personalinformaţiile obţinute în timpul exercităriiatribuţiilor de serviciu;

– nu va accepta cadouri sau promisiuni de profituriviitoare ori alte lucruri de valoare care sunt sau arputea fi considerate legate de funcţia sa;

– va respecta confidenţialitatea informaţiilorinterne;

– nu va garanta sau promite obţinerea unorrezultate, care depăşesc sfera sa de control;

– nu va reprezenta interese conflictuale sauconcurente şi va respecta în totalitate cadrulnormativ care îi reglementează activitatea.

COMUNICAREA NONVERBALĂ:

– expresivitatea facială: expresia feţei poatetrăda anumite aspecte pe care purtătorul decuvânt încearcă să le ascundă, dar suntpercepute dincolo de cuvinte: este plictisit, iritat,jenat, distant, distrat etc.;

53

Page 55: Ghid de Comunicare Bun

- mişcarea corpului: mascarea expresiilor facialese poate „învăţa”, dar rar se reuşeşte disimulareasemnalelor inconştiente, care ţin de anumitemişcări ale corpului; un ochi format poatedistinge şi diferenţia foarte clar, de exemplu,dacă o persoană este încordată, chiar dacăexpresia facială este una aparent relaxată;- limbajul gesturilor: gesturile în exces sunt unbarometru al stării emoţionale, însoţirea uneicomunicări cu o multitudine de gesturi poatetrăda o anume stare, în contradicţie cu ceea ce s-a spus; - inflexiunea timbrului vocii (suspine, toninterogativ sau reflexiv etc.): dincolo de aportulcuvintelor în ceea ce dorim să spunem, tonul şiinflexiunea vocii contribuie substanţial la reuşitaunei bune comunicări;- tăcerea: deşi, în general, tăcerea semnificăaprobare, uneori poate semnifica dezaprobare,indiferenţă, lipsa informaţiilor sau lipsapregătirii.

54

Page 56: Ghid de Comunicare Bun

3. CRIZA MEDIATICĂ

Page 57: Ghid de Comunicare Bun

56

Page 58: Ghid de Comunicare Bun

CRIZA MEDIATICĂ

Orice organizaţie se poate confrunta la unmoment dat cu o situaţie de criză, oricerăsturnare de imagine cu sens negativ fiind ocriză deja declanşată.Cheia pentru o comunicare eficientă în situaţii decriză este să fiţi pregătit înainte de a apărea ocriză. Atunci când se iveşte o stare de urgenţă, eprea puţin timp pentru a gândi şi, chiar maipuţin, pentru a planifica. Fără un plan pentrusituaţii de criză, riscaţi să fiţi copleşit deevenimente.

Înaintea unei crize:– menţineţi permanent relaţii de încredere cupresa. Astfel, jurnaliştii vor fi mai cooperanţi întimpul unei crize;– ţineţi o evidenţă a subiectelor/temelor care potdegenera într-o criză şi pregătiţi din timpstrategii de comunicare;– alcătuiţi o listă cu persoanele care să facă partedin echipa ce va gestiona situaţia de criză. Lista

57

Page 59: Ghid de Comunicare Bun

trebuie să conţină numele, funcţia şi datele decontact;– stabiliţi mesajul, ţinta şi organele de presă carepot fi folosite pentru diferite planuri de criză;– stabiliţi un plan pentru a înfiinţa un centrumediatic pentru situaţii de criză.

ÎN TIMPUL UNEI CRIZE:

– În momentul declanşării crizei, comunicaţiimediat şi permanent cu presa; dacă nu o faceţi,jurnaliştii vor obţine informaţiile prin altemijloace.– Creaţi un centru de criză şi mediatic, care săfuncţioneze zi şi noapte, într-un loc central deunde să fie comunicate ştirile, să fie contracaratezvonurile, unde să se adune informaţiile şi undesă fie organizate briefingurile de presă.– Pentru comunicarea oficială alegeţi întrepurtătorul de cuvânt al instituţiei sau o persoanădistinctă specializată pe domeniul respectiv.– Spuneţi ce ştiţi şi numai ce ştiţi! Nu speculaţi!Nu vă lăsaţi atras în a spune ceva bazat pezvonuri. Dacă nu ştiţi ceva, recunoaşteţi acestlucru. A spune: „Chestiunea este în curs deinvestigaţie” poate fi cel mai bun răspuns.Strângeţi informaţii cât se poate de repede şioferiţi-le presei.– Informaţi publicul larg, dar şi personalulintern despre evoluţia crizei.

58

Page 60: Ghid de Comunicare Bun

– Păstraţi o atitudine calmă, amabilă şiîndatoritoare. Evitaţi să păreţi agitat sau copleşit.– Aranjaţi ca jurnaliştii să aibă acces la faţalocului/scena crizei, acolo unde este cazul (de exemplu, locul unui accident grav).– Ocupaţi-vă de nevoile tehnice ale presei.– Ţineţi evidenţa reporterilor care au sunat, ceau întrebat, ce termene de predare au, ce le-aţipromis şi cui i-aţi dat sarcina respectivă.– Sunaţi-i întotdeauna pe cei care v-au căutat. Încaz contrar, reporterii vor cere informaţii în altăparte. Vor scrie un reportaj cu sau fără ajutorulvostru. Dacă nu daţi răspunsuri la timp, pierdeţicontrolul asupra relatării.– Gesturile simple de simpatie pot contribui laredarea încrederii. Încercaţi să liniştiţi publicul.Spuneţi ce acţiuni se întreprind pentru a rezolvaproblema, pentru a-i ajuta pe cei afectaţi şi areaduce lucrurile la normal, dar întâi asiguraţi-văcă faceţi ceea ce spuneţi.– Asiguraţi-vă că purtătorul de cuvânt este lacurent cu deciziile luate de conducere. Toatedeciziile au ramificaţii publice, chiar dacă cei dinconducere nu o recunosc.– Evitaţi să daţi vina pe cineva. Acest lucru sepoate face după o investigaţie.– Apelaţi la sprijinul unor terţe părţi. Puneţioameni credibili, care au trecut prin experienţesimilare sau care se bucură de atenţia publicului,să vorbească în numele vostru.

59

Page 61: Ghid de Comunicare Bun

– Reveniţi regulat cu informaţii noi. Anunţaţicând veţi face următoarele comunicări.– Monitorizaţi revista presei şi corectaţi imediatgreşelile/informaţiile false.– Creaţi un grup de evaluare, care să studiezeproblema şi să evite ca ea să se repete.– Nu uitaţi! Deschiderea şi spiritul de cooperareîn timpul unei crize vă sporesc respectul şicredibilitatea în faţa presei.

DUPĂ O CRIZĂ:

– Evaluaţi eficienţa planului de criză şi modulcum au reacţionat oamenii.– Corectaţi problemele, pentru a nu se mai repeta.

60

INFORMAŢII-CHEIE ŞI MESAJE IMPORTANTE DIN COMUNICAREA

DE CRIZĂ

Orice acţiune de comunicare cu presa trebuie săconţină, pe lângă informaţiile relevante adresatepublicului şi mesajele importante pentru instituţie, pecare trebuie să le comunicăm. O criză poate fi uneveniment natural, precum un cutremur, fenomenemeteo periculoase sau poate fi provocată de om,precum o explozie, un conflict sau un scandal. Deasemenea, ea poate fi declanşată de un angajat alinstituţiei care a făcut ceva ilegal sau imoral şi aruncăo lumină proastă asupra întregii instituţii. Totodată,criza poate pleca de la difuzarea unor informaţiineadevărate în spaţiul public ce pot afecta reputaţiapersonalului sau a instituţiei.

Page 62: Ghid de Comunicare Bun

Mesajele şi informaţiile-cheie depind de tipul de evenimentcare a declanşat criza mediatică.

Exemple:

a) Informaţii-cheie:– data şi ora producerii evenimentului;– localizarea;– numărul morţilor sau al răniţilor;– alte consecinţe ale incidentului (poluareamediului, distrugeri);– informaţii despre structurile implicate; – avarii produse altor obiective, poluareamediului;– acţiuni întreprinse.

b) Mesaje-cheie:

– cercetarea cauzelor producerii evenimentului;– preocupare pentru victime şi familiile acestora;– preocupare pentru comunităţile implicate;– preocupare pentru protejarea mediului;– acţiuni întreprinse;– comportamentul profesionist al echipelor deintervenţie;– comportamentul profesionist al echipelormedicale care au acordat primul ajutor;– organizaţia nu tolerează comportamente carecontravin legii;– se va acţiona conform legii;– se va releva cooperarea bună între structurile M.A.I.

61

Page 63: Ghid de Comunicare Bun

CE SĂ NU FACEM ÎNTR-O COMUNICARE DE CRIZĂ

Atunci când avem de gestionat o criză mediatică, totul sedesfăşoară în direct, sub lumina reflectoarelor, mass-mediaexercitând, de fiecare dată, o presiune extraordinară asuprapurtătorului de cuvânt.

REGULI DE URMAT DE CĂTRE COMUNICATORUL M.A.I./PURTĂTORUL DE CUVÂNT ÎN TIMPUL SITUAŢIILOR DE CRIZĂ

În timpul unei situaţii de urgenţă este esenţial ca structuraMinisterului Afacerilor Interne implicată/afectată să

62

1. tăcere, absenţă (niciocomunicare);

2. dezminţire („nu se întâmplănimic”);

3. declaraţii liniştitoare („nu ştimnimic, dar nu este grav”);

4. lipsă de modestie („suntem ceimai buni din domeniu”);

5. pasarea responsabilităţii cătrealţii („nu noi suntem de vină”);

6. criticarea jurnaliştilor;

7. incapacitatea de a furnizainformaţii elementare despresituaţie.

Un ofiţer de presănepregătit să

gestioneze o astfelde situaţie poateaduce prejudicii

ireversibile, dacăadoptă una din

următoarelevariante:

Page 64: Ghid de Comunicare Bun

transmită către opinia publică un mesaj unitar. Pe lângăabilităţile sale în construirea şi comunicarea mesajelorinstituţionale, purtătorul de cuvânt trebuie să aibăcharismă, deoarece, înainte de a-l asculta, receptoriimesajului său (publicul) fac o evaluare non-verbală a imaginii sale, iar această primă impresieinfluenţează, de multe ori, modul în care va fi primit şiinterpretat mesajul transmis de acesta.

CÂTEVA REGULI DE RESPECTAT:

– spune adevărul;

– dezvăluie imediat unele aspecte, chiar dacăsunt negative, întârzierea în a face astfel dedeclaraţii, atunci când jurnaliştii le cer, poatecrea impresia că structura ascunde în moddeliberat adevărul sau, mai grav, nu poatecontrola şi gestiona situaţia produsă;

– acţionează rapid, primele 1-2 ore suntesenţiale în prezentarea unui punct de vedere alorganizaţiei asupra situaţiei;

– tratează-i pe jurnalişti cu profesionalism,spune ce ai de comunicat, apoi retrage-te,anunţând momentul următoarei comunicări;

– tratează-i în mod egal pe toţi jurnaliştii;informaţiile comunicate unui jurnalist trebuiefurnizate tuturor, de preferinţă, simultan;

– referă-te strict la fapte; atunci când nu cunoştirăspunsul, spune acest lucru, iar dacă

63

Page 65: Ghid de Comunicare Bun

informaţiile pot fi date mai târziu, precizeazăacest fapt şi indică momentul;

– evită supoziţiile şi speculaţiile. Sunt întrebăricare cer răspunsuri speculative, de genul: „dacăpresupuneţi că...”, „nu s-ar putea ca...?”, „n-artrebui ca...?”, „dacă...”, „cât de grav ar fi pututfi?” – vorbeşte numai despre ce ştii cu certitudine;

– evită să faci estimări. Adeseori întrebărilejurnaliştilor se referă la costuri, valoareapecuniară a pagubelor. Dacă ţi se cer insistentastfel de răspunsuri, precizează soluţiilesuplimentare sau alternative pentru reluarearapidă a activităţilor normale;

– evită refuzul sec al cererilor de informaţii. Un bun purtător de cuvânt nu foloseşte expresia „nocomment”. Dacă informaţiile de care ai nevoiesunt insuficiente, evită răspunsul, darmotivează: „Aş fi bucuros să pot răspunde, daram nevoie de detalii suplimentare pe care să-mifundamentez un răspuns corect”. Dacă datele nupot fi făcute publice, refuză răspunsul,motivând: „Pentru moment, aceste informaţii nupot fi făcute publice” (se poate invoca Legea nr. 544/2001 sau Legea nr. 677/2001 pentruprotecţia persoanelor cu privire la prelucrareadatelor cu caracter personal şi libera circulaţie aacestor date);

64

Page 66: Ghid de Comunicare Bun

– difuzează informaţii despre victime, doar dupăce te-ai asigurat că familiile acestora au fostanunţate. De asemenea, asigură-te că membriifamiliilor sunt de acord cu difuzarea acestorinformaţii sau cu difuzarea de imagini;

– dacă sunt morţi sau răniţi, exprimă regretulorganizaţiei. Empatia, în astfel de cazuri, estenecesară: „Responsabilităţile urmează să fiestabilite, în acest moment preocupările noastre seîndreaptă către victime, pagube asupramediului, pagube materiale şi efecte asupracomunităţii”. Empatia şi exprimarea compasiunii,în astfel de momente, denotă o instituţie„umanizată”;

– furnizează jurnaliştilor informaţie utilă,pozitivă: statistici privind eficienţa măsurilorpreventiv-proactive sau alte informaţiirelevante;

– păstrează controlul asupra comunicăriipublice: evită în primul rând formulărilenegative, fii pozitiv şi succint în exprimare,grupează aspectele pe care vrei să le evidenţiezi(maxim 3-4), ajută-i pe jurnalişti să-şi respectetermenele-limită, repetă informaţiile şi mesajele-cheie, astfel încât ele să fie receptate şi asimilatecu uşurinţă.

65

Page 67: Ghid de Comunicare Bun

ÎN GESTIONAREA CRIZEI MEDIATICE CELE MAI FRECVENTE

GREŞELI ALE PURTĂTORULUI DE CUVÂNT SUNT:

– Ezitarea în recunoaşterea produceriievenimentului negativ. De foarte multe ori, ocriză mediatică poate fi evitată printransmiterea, în mod oportun, a unui comunicatde presă. Ezitarea conduce la percepţia publicăde confuzie, incompetenţă, lipsă de pregătire îndomeniu.

– Confuzia. Răspunsurile confuze la întrebărilepresei creează impresia de lipsă de onestitate şide ascundere a adevărului.

– Atotcunoaşterea. Adoptarea unei poziţii deatotcunoscător pentru orice tip de criză creştevulnerabilitatea instituţiei.

– Confruntarea. În gestionarea unei crize estepreferabil să nu ne situăm pe poziţii deconfruntare cu altă instituţie, ci să ne referimdoar la problema în care suntem implicaţi şi careţine strict de atribuţiile instituţiei noastre. Deregulă, confruntarea oferă posibilitatea presei sămenţină criza vie şi chiar să o sporească.

66

Page 68: Ghid de Comunicare Bun

4. GLOSAR

Page 69: Ghid de Comunicare Bun

68

Page 70: Ghid de Comunicare Bun

GLOSAR

Termeni şi definiţii utile în activitatea de relaţii publice specifică M.A.I.

Acreditare jurnalişti – recunoaşterea oficială a unui jurnalist sau a unui altreprezentant al mass-mediei prin autorizarea prezenţei acestuia careprezentant al unei instituţii de presă în sediul ori la activităţile uneiorganizaţii/instituţii, la care accesul mass-mediei este permis.

Briefing de presă – tehnică de comunicare asemănătoare cu o conferinţă depresă, în care se supune atenţiei un singur subiect.

Canal de comunicare – mediul sau mijlocul prin intermediul căruia un mesajajunge de la emiţător la receptor şi/sau invers.

Comunicare/Informare internă – comunicare destinată personalului dininteriorul unei organizaţii/instituţii.

Comunicat de presă – formă a comunicării instituţionale; invariabil,comunicatul de presă apare din iniţiativa sursei şi este întotdeauna scris.

Conferinţă de presă – tehnică de comunicare materializată sub forma uneiîntâlniri oficiale în cadrul căreia reprezentanţii unei organizaţii difuzeazăinformaţii jurnaliştilor şi răspund la întrebările acestora.

Criză mediatică – caz particular al crizei de comunicare în care mass-mediaintervine pentru a umple vidul de informaţie din surse oficiale, tinzând sădevină sursă de informaţie şi nu canal de transmitere a acesteia.

69

Page 71: Ghid de Comunicare Bun

Declaraţie de presă – formă verbală a comunicării instituţionale care serealizează din iniţiativa emiţătorului în cadrul conferinţei de presă sau lasolicitarea mass-mediei.Eveniment – accident sau incident soldat cu victime ori pagube materiale,faptă sau infracţiune cu impact major asupra imaginii unei instituţii, carecaptează interesul mass-mediei şi face obiectul unei acţiuni de informare şirelaţii publice.Gestionare a crizelor – activitate complexă ce implică, pe de o parte, anticipare –realizarea unor scenarii de ţinere sub control şi rezolvare a crizelor, iar pe de altăparte, răspuns rapid la apariţia crizei, disciplină fermă în respectarea soluţieiadoptate, atât din partea personalului de informare şi relaţii publice, cât şi aconducerii organizaţiei.Mass-media – termen generic care desemnează, în acelaşi timp, orice mijloc decomunicare în masă, în format tipărit sau electronic, agenţie de presă, radio,televiziune, cinema, afişaj carte, CD, DVD şi un intermediar ce transmite unmesaj către un grup.Ordine publică – starea de legalitate, de echilibru şi de pace, corespunzătoareunui nivel socialmente acceptabil de respectare a normelor legale decomportament civic.Public-ţintă – grup de persoane fizice/juridice ce face obiectul acţiunilor deinformare şi relaţii publice.Purtător de cuvânt – persoana desemnată să îl reprezinte pecomandantul/şeful structurii M.A.I. în relaţia cu mass-media.Siguranţă publică – exprimă sentimentul de linişte şi încredere pe care îlconferă serviciul poliţienesc pentru aplicarea măsurilor de menţinere aordinii şi liniştii publice, gradul de siguranţă a persoanelor, colectivităţilor şibunurilor.Solicitare de informaţii de interes public – acţiune verbală sau scrisă, pesuport de hârtie ori electronic, prin care o persoană fizică sau juridică,română ori străină, poate cere informaţii considerate ca fiind de interesgeneral, de la o instituţie publică.

Sursa: http://idrept.ro/EmbedView.aspx?EmbedId=0c43fdde-dc33-4075-9dc0-e1901e95e674

70

Page 72: Ghid de Comunicare Bun

BIBLIOGRAFIE:

1. Ghidul relaţiilor cu masa-media, EdituraMinisterului de Interne, Bucureşti, 2002

2. Sullivan, Marguerite – Un birou de presăresponsabil, U.S. Department of State, Office of International Information Programs,http://usinfo.state.gov

3. Cristina Coman – Relaţiile publice şi mass-media, ediţia a II-a, Editura Polirom, Iaşi, 2004

4. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces lainformaţii de interes public

5. Legea nr. 677/2001 privind protecţia persoaneicu privire la prelucrarea datelor cu caracterpersonal şi libera circulaţie a acestor date

71

Page 73: Ghid de Comunicare Bun

Editura Ministerului Afacerilor InterneBucureşti, str. Mihai Vodă nr. 17, sector 5

Tel.: 021/313 76 63Fax: 021/315 43 16

E-mail: [email protected]

Web: www.editura.mai.gov.ro