Ghid Metodologic de Completare a Fisei_EP_v3 4

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI

Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale

2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

1

Ministerul Finanţelor

Publice

Creşterea responsabilizării administraţiei publice

prin modernizarea sistemului informatic pentru

raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor

publice

Cod SMIS 34952

Ministerul Finantelor Publice

Ghid Metodologic de completare a formularului Fisa Entitatii Publice (Fisa_EP)

Sistem Informatic Forexebug

Consultant TH Furnizor: Intrarom – Oracle – Romsys - TNS

Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii AAM Consulting

Beneficiar Ministerul Finantelor Publice

Data creare: iunie 21, 2013

Ultima modificare: februarie 6, 2014

Referinta Document: RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001

Versiune: 3

Aprobari:

Valentin MAVRODIN MFP, Manager Proiect DGTCP

Marius Daniel PESTINA MFP, Manager Proiect DGTI

Constantin PRUNARU Intrarom, Director Proiect


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


2


Publice




publice

Cod SMIS 34952

1 CONTROLUL DOCUMENTULUI

1.1 Modificari

33

Data Autor Versiune Referinta modificare

03-09-2013 Rodica Naca (Intrarom)

v1.0 Versiune extrasa din documentul “Ghid Metodologic de completare a formularelor Forexebug_v2.0”


V2.0 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP




V3.0 Versiune actualizata conform modificarilor fluxului de completare formular, transmise de catre Echipa MFP







1.2 Revizori

Nume Pozitie


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


3


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Continut

1 Controlul Documentului............................................................................................. 2

1.1 Modificari ...................................................................................................................... 2 1.2 Revizori ......................................................................................................................... 2 1.3 Fisa_EP ........................................................................................................................ 4

1.3.1 Instrucţiuni de lucru pentru completarea “Fisei entitatii publice” (Fisa_EP) .... 4 1.3.2 Consideratii generale privind utilizarea formularului PDF ................................ 4

2 Inregistrare initiala Fisa_EP .................................................................................... 17

3 Modificare date Fisa_EP .......................................................................................... 33


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


4


Publice




publice

Cod SMIS 34952

1.3 Fisa_EP

1.3.1 INSTRUCŢIUNI DE LUCRU PENTRU COMPLETAREA “FISEI ENTITATII PUBLICE” (FISA_EP)

Prevederi generale

Fişa Entitatii Publice va fi completata de catre fiecare Entitate Publica în parte.

Întocmirea şi completarea “Fişei Entitatii Publice” are drept scop obţinerea de informaţii cu caracter general

despre Entitatile Publice din România în vederea înregistrarii acestora în sistemul informatic FOREXEBUG .

Prin întocmirea şi înregistrarea acestei fişe în sistemul informatic FOREXEBUG vor fi asigurate mecanismele

electronice pentru agregarea (însumarea), consolidarea şi reconcilierea datelor în vederea colectarii informatice a

bugetelor entitatilor publice, execuţiei bugetare, raportarilor financiar-contabile precum şi gestiunii angajamentelor

bugetare.

Procesul de inregistrare a acestei fise in sistemul FOREXEBUG acopera doua etape:

1. Inregistrare Initiala a Fisei_EP

2. Modificare date din Fisa_EP.

In ambele etape, in procesul de completare a datelor este implicat Functionarul Entitatii Publice, iar in procesul de

validare a datelor este implicat Functionarul de la Ghiseu Trezorerie, la care este arondata Entitatea Publica (la

care Entitatea Publica are deschise conturile de Cheltuieli).

1.3.2 CONSIDERATII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FORMULARULUI PDF

a. Descarcarea formularului PDF

Pentru transmiterea informatiilor referitoare la profilul Entitatii Publice se utilizeaza un formular in format PDF

inteligent ce poate fi copiat pe statia locala de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii.

Pentru completarea corecta a unei Fise_EP, este obligatoriu sa se acceseze site-ul ANAF si sa se descarce

ultima versiune a formularului .PDF.

Pentru utilizarea formularului PDF se foloseste aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


5


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Aplicatia Adobe Reader trebuie sa fie instalata pe statia locala pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicatia

Adobe Reader poate fi obtinuta de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii sau direct de pe site-ul

www.Adobe.com.

Instalarea aplicatiei Adobe Reader pe statia locala se realizeaza urmand instructiunile de instalare expuse de

programul de instalare.

Formularul PDF, pe statia locala, poate fi copiat, salvat sau sters.

b. Utilizarea formularului PDF

Formularul poate fi parcurs utilizand tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie sa fie executata secvential in

ordinea in care sunt afisate campurile in formular deoarece valorile campurilor din formular sunt corelate conform

regulilor de business prevazute prin legislatia si normele in vigoare.

La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori si nomenclatoare, din care

utilizatorul alege pozitionandu-se pe valoarea corecta si tastand ENTER sau prin actionarea tastei stanga a

mouse-lui.

La inchiderea formularului (prin utilizarea functiei File – Save din coltul stanga sus a formularului PDF – pentru o

gestiune corecta a formularelor PDF salvate trebuie respectata o regula clara de identificare si datare a

formularelor salvate) informatiile deja completate sunt salvate pe statia locala, permitand astfel reluarea

procesului de completare, cu conditia ca sa nu fi fost aplicata semnatura electronica. Dupa aplicarea semnaturii

electronice formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizari). Pentru a reveni la completarea formularului

(deblocarea formularului) dupa ce a fost aplicata semnatura electronica poate fi utilizata functionalitatea de

Stergere semnatura.

Dupa completarea tuturor campurilor prevazute in formular se activeaza functia de verificare (butonul “Valideaza

date si genereaza XML”) prin care sunt validate valorile inscrise in formular conform regulilor specifice si, in cazul

identificarii unor informatii incorecte sau necorelate, va fi afisata o lista a erorilor rezultate – in acest caz trebuiesc

revizuite informatiile mentionate si efectuate corectiile ce se impun. In cazul in care nu au fost identificate erori in

datele inscrise in formular va fi afisat un mesaj prin care se confirma corectitudinea si completitudinea

formularului.

c. Depunerea formularului PDF

Pentru depunerea formularului Fisa_EP, in functie de disponibilitatea unui certificat digital calificat inregistrat la

MFP, exista doua posibilitati :

depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro

depunerea formularului la ghiseul trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli

http://www.adobe.com/

http://www.e-guvernare.ro/


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


6


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro, de pe prima pagina afisata se alege

optiunea Depunere declaratii :

La apelarea acestei functionalitati va fi solicitata identificarea utilizatorului si autentificare a acestuia :


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


7


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Daca autentificarea s-a finalizat cu succes, urmeaza identificarea formularului ce urmeaza a fi depus:

Pentru alegerea formularului ce urmeaza a fi transmis se utilizeaza fereastra afisata :

Cu functia “Browse” se identifica, pe statia locala, fisierul PDF ce urmeaza a fi transmis: se pozitioneaza cursorul

pe acesta (prin utilizarea sagetilor de pe tastatura si ENTER dupa pozitionare, sau a mouse-ului cu apasarea

tastei stanga la pozitionarea cursorului pe fisierul PDF ales). Dupa ce fisierul a fost marcat se apeleaza functia

“Trimite”.

Dacă transferul s-a efectuat fără erori, va fi afisata imaginea de mai jos:


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


8


Publice




publice

Cod SMIS 34952

(imaginea este reprodusa din actuala procedura de depunere a diverselor declaratii)

Este important sa fie retinut “Indexul” afisat, pentru a fi utilizat ulterior la urmarirea statusului si a mesajelor

transmise de catre sistem, referitor la formularul depus.

Dacă transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea continutului fisierului PDF transmis si reluarea

procesului de depunere.

Pentru urmarirea statusului si a mesajelor transmise de sistem se utilizeaza fereastra :

(Aceeasi fereastra se utilizeaza si in cazul transmiterii formularului Fisa_EP de la ghiseul trezoreriei.)

Prin apasarea butonului “Verifica” se obtin informatii referitor la statusul procesarii formularului transmis :


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


9


Publice




publice

Cod SMIS 34952

2. Descriere flux de activitati in procesul de inregistrare a Fisei_EP

A. Cazul in care Entitatea Publica detine un certificat digital calificat, inregistrat la

MFP si depune Fisa_EP prin Internet

Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica:

Completare date in formular .PDF si semnare electronica formular

Preconditii: Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

Actiuni :

o Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile “A-Informatii

generale”, “B-Activitati”, “C-Subordonare / Surse” din acest formular.

Dupa completarea informatiilor, Entitatea Publica:

o apeleaza functia de validare date si generare a fisierului .XML asociat formularului .PDF

o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat) si semneaza formularul .PDF cu certificatul digital

calificat. Formularul Fisa_EP se semneaza de conducatorul entitatii publice sau de alta persoana

împuternicita sa realizeze aceasta operatie.


Depunere formular Fisa_EP


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


10


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Preconditii:

- Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

- Entitatea Publica este conectata la un calculator cu acces la Internet;

Actiuni :

o Utilizeaza certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro , optiunea

Depunere declaratii (stinga sus)

o Incarca fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central al MFP apeland functia

“Trimite” de pe pagina afisata

Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcursi 3 pasi succesivi de validare a formularului receptionat

in sistem :

Validarea formala a formularului : Formularul Fisa_EP va fi supus unui prim set de validari

(format, continut standard de identificare declarant si tip formular, etc.).

Daca validarea formala s-a realizat cu succes, pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afisat

“Indexul” de inregistrare a formularului in sistem iar procesul continua cu pasul urmator

de validare

Daca din aceasta validare formala rezulta neconformitati se va afisa de catre sistem, o

Recipisa (o notificare) de “Respingere formular” prin care se mentioneaza si motivele

invocate (erorile identificate).

Validarea automata a continutului formularului si a regulilor specifice aplicabile

Daca validarea automata a continutului atat din punct de vedere formal cat si din punct de

vedere al regulilor de business aplicabile s-a realizat cu succes, sistemul va prelua

"Numarul de Înregistrare al Declaraţiei – Internet (Indexul)" si va genera un mesaj

(e_mail) de notificare a operatorului din Trezoreria judetului in care Entitatea Publica isi

desfasoara activitatea, prin care acesta este informat ca trebuie sa valideze/ invalideze

formularul depus. Sistemul lanseaza pasul 3 de validare – validarea manuala realizata de

catre operatorul din trezorerie.

Daca validarea automata a continutului s-a incheiat cu identificarea unor erori, Entitatea

Publica este informata prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro ca formularul a fost

respins, precizandu-se si erorile identificate. Entitatea Publica va trebui sa corecteze

erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma

corectarii.

- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie Judeteana





GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


11


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Validarea de catre Trezorerie a datelor din Fisa _EP

o Operatorul din Trezorerie a primit un e_mail de notificare in care este informat ca:

Va informam ca a fost depusa declaratia F950 cu numarul de inregistrare …. la data de … pe urmatorul Cod fiscal : …. Va rugam sa efectuati toate activitatile prevazute in ghidul metodologic de completare a Fisei EP pentru unitatea trezoreriei statului.

o Datele din Fisa_EP vor putea fi validate de catre operatorii din Trezorerie prin lansarea in executie

a unei aplicatii dedicate, accesate prin Portalul www.fiscnet.ro. Operatorii vor avea acces doar la acele Entitati Publice (identificate prin CIF) care sunt arondate jutetului aferent trezoreriei din care face parte operatorul care a accesat aplicatia. De asemenea, Operatorul din Trezorerie va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ:

- o Operatorul va valida datele din formularul .PDF incarcat in sistem de catre Entitatea Publica:

valideaza datele din fisierul .PDF (cu .XML atasat) conform regulilor de business din

procedurile MFP - inclusiv tipul Entitatii Publice (reclasificate, ordonator primar, secundar

sau tertiar) si ierarhia mentionata in formular

daca verificarea s-a realizat cu succes, se valideaza datele comune din Fisa_EP si

Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru

Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel

Registru_PJ:

Denumire Entitate Publica

Tip Entitate Publica

Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis, valorile stocate la nivel formular PDF

completat de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel

Registru_PJ (pe baza Declaratiei 040).

In cazul in care exista cel putin o diferenta, de la nivel Trezorerie se va comunica catre

Entitatea Publica ca trebuie sa modifice informatiile – fie va depune, la Administratia

Financiara, o noua Declaratie 040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din

Fisa_EP (conform datelor din Registrul_PJ inregistrate pe baza Declaratiei 040).

o In cazul in care Operatorul din Trezorerie nu valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica:

in interfata aplicatiei va completa si motivul respingerii (intr-un camp de tip text- free) o Recipisa (cu rol de notificare) va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP

cuprinzand motivul pentru care a fost respinsa depunerea formularului.

o In cazul in care Operatorul din Trezorerie valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica:

http://www.fiscnet.ro/

http://ul/

http://www.anaf.ro/


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


12


Publice




publice

Cod SMIS 34952

o Recipisa (cu rol de notificare) care va informa Entitatea Publica ca datele din formular au fost validate cu succes, va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP

sistemul va procesa informatiile inscrise in formular si va crea o inregistrare noua in Registrul_EP

in cazul unui formular marcat ca fiind “initial” se verifica in Registrul_EP daca mai exista o aceeasi inregistrare (CUI + Sector Bugetar identic) si,

o in caz afirmativ, efectuarea inregistrarii in Registrul_EP va fi refuzata transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (notificare) prin care se va mentiona faptul ca pentru respectiva Entitate Publica a mai fost efectuata inregistrarea in Registrul_EP. Recipisa va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP, iar Entitatea Publica va avea obligatia sa retransmita formularul cu optiunea “Rectificativa” in campul “Tip Fisa EP” – in cazul in care prin respectivul formular se doreste modificarea unora din informatiile transmise si inregistrate anterior. Aceasta verificare este valabila si pentru acele Entitati Publice “multisector” (care au buget aprobat pe mai multe sectoare bugetare).

o in cazul in care nu mai exista o inregistrare similara (CUI + Sector Bugetar) in Registrul_EP va fi creata o inregistrare noua cu preluarea tuturor atributelor ce definesc profilul Entitatii Publice.

in cazul unui formular marcat ca fiind “rectificativ” se verifica in Registrul_EP daca exista o inregistrare valida cu acelasi CUI + Sector Bugetar si

o in caz afirmativ, inregistrarea existenta va fi invalidata urmand a fi creata o inregistrare noua cu toate atributele din formular

o in cazul in care nu exista in Registrul_EP o inregistrare cu acelasi CUI + Sector Bugetar preluarea formularului “rectificativ” va fi refuzata,

transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (Notificare), disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP, prin care se va comunica faptul ca a fost solicitata rectificarea unei inregistrari inexistente

asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor obligatiilor legale de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul Entitatii Publice declarat in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe care Entitatea Publica va avea obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea frecventei, a datei de inceput a procesului de transmitere si a datei limita de transmitere). Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile legale in vigoare, va putea fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de administrare / actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.

Toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul sistemului si constituie Registrul_EP.

Valorile din Registrul_EP vor fi utilizate in etapele de validare de la nivelul proceselor de Control

Angajamente Bugetare si Executie Bugetara.

B. Cazul in care Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat si depune

Fisa_EP la Ghiseul Trezoreriei (la care Entitatea Publica are deschise conturile de

Cheltuieli)

http://www.anaf.ro/Fisa_EP




GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


13


Publice




publice

Cod SMIS 34952


Completare date in formular .PDF

Preconditii:

Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

Entitatea Publica are acces la site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii (prin resurse

proprii sau prin utilizarea unor resurse puse la dispozitie de catre terti – conexiunea la

internet) in vederea copierii formularului PDF pe statia locala proprie unde are instalata

aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.

Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile “A-Informatii generale”, “B-

Profilul Entitatii Publice”, “C-Activitati” din aceast formular.

Dupa completarea si validarea informatiilor, Entitatea Publica :

o tipareste datele din fisierul .PDF si semneaza documentul tiparit;

o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat), nesemnat electronic, pe un suport electronic (CD, stick)

o depune formularul la Trezoreria Operativa la care Entitatea Publica are deschise conturile de

cheltuieli (atat formularul tiparit si semnat, cat si in format electronic). Nu se admite depunerea

formularului numai in forma tiparita fara prezentarea pe suport electronic, sau invers.

Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie

Validare date din formular Fisa_EP cu date din Registrul_PJ

o Incarca fisierul .PDF furnizat de catre Entitatea Publica pe statia locala de lucru si:

confrunta informatiile completate de catre Entitatea Publica (date din fisierul .PDF cu

.XML atasat) cu datele din documentul fizic.

Daca verificarea s-a realizat cu succes, se vor valida datele comune din Fisa_EP si

Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG- Registrul PJ si va vizualiza, pentru

Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CUI + Sector Bugetar, datele stocate la

nivel Registru_PJ:

Denumire Entitate Publica

Tip Entitate Publica

o Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis valorile stocate la nivel formular PDF completat

de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe baza

declaratiilor depuse la ANAF).


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


14


Publice




publice

Cod SMIS 34952

o In cazul in care exista cel putin o diferenta, trezoreria comunica Entitatii Publice, printr-o adresa ,

ca trebuie sa modifice informatiile – fie va depune, la Administratia Financiara, o noua Declaratie

040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform datelor din

Registrul_PJ). Entitatea Publica va reveni la Trezorerie dupa un interval de timp (cateva zile) in

care a actualizat datele (a depus o noua Declaratie 040, in baza careia au fost actualizate datele

din Registrul_PJ sau a corectat fisierul .PDF cu informatiile deja inregistrate pe baza Declaratiei

040).

o Daca informatiile sunt corecte se trece la pasul 3

- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie

Depunere formular Fisa_EP

Preconditii:

- Trezoreria detine un certificat digital (emis de MFP) necalificat;

- Functionarul de la Ghiseu Trezorerie este conectat la un calculator cu acces la Internet;

Daca validarea datelor din formularul .PDF s-a realizat cu succes de catre operatorul din Trezorerie:

o Se lanseaza programul DUKGhiseu

o După lansarea programului de verificare se alege fişierul de tip PDF corespunzător. Dacă se

identifică erori de structură a fişierului sau existenţa unor date incorecte vor fi afişate pe ecran

mesaje de eroare, evidenţiate cu culoarea roşie. În acest caz Fisa_EP se consideră a fi respinsă,

programul de verificare nepermiţând acceptarea acesteia.

o Dacă nu sunt erori afişate, se verifică concordanţa între datele de pe ecran şi cele de pe declaraţia

în format hârtie. În funcţie de rezultatul acestei verificări se poate opta pentru acceptarea

formularului (butonul „Accepta declaratia”) sau respingerea acestuia. Pentru această variantă a

programului, butonul „Refuza declaratia” nu are nicio funcţionalitate in afara de finalizarea

procesului de verificare a formularului respectiv.

o Orice eroare tehnică apărută in acest proces este semnalată printr-un mesaj de avertizare şi are

drept consecinţă respingerea formularului.

Daca formularul a fost acceptat, formularului i se aloca un numar de inregistrare si fisierul .PDF este semnat

automat de programul DUKGhiseu cu certificatul trezoreriei. In acest caz, fisierul se transmite la nivel central,

folosind programul DecGhiseu. Operatorul din Trezorerie va comunica Entitatii Publice, printr-o adresa, numarul

de inregistrare alocat documentului.

Procesul continua cu validarile automate, de business, de la nivel Central- server MFP.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


15


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Daca din aceasta validare rezulta neconformitati, se va transmite de catre sistem, o

Recipisa (o notificare) de “Respingere formular” prin care se mentioneaza si motivele

invocate (erorile identificate).

dacă validarea datelor se încheie cu succes, se va transmite de catre sistem, o Recipisa

(o notificare) care atesta faptul ca fisa este inregistrata in Registrul EP.

- Pas 4 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica

Vizualizare Recipisa

Entitatea Publica poate vizualiza Recipisa prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro – se introduc

elementele de identificare CUI_EP si Numarul de inregistrare alocat.

Daca validarea automata, de la nivel Central- server MFP, s-a incheiat cu identificarea unor erori,

Entitatea Publica este informata prin intermediul Recipisei despre erorile identificate. Entitatea Publica va

trebui sa corecteze erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma

corectarii.

In cazul validarii cu succes, toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul

componentei RCNG si constituie Registrul_EP.

Functie de optiunea marcata in campul “Tip Fise EP” (Initiala / Rectificativa), la actualizarea Registrul_EP

vor fi aplicate aceleasi criterii de validare ce au fost descrise mai sus.



GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


16


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor obligatiilor legale de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul Entitatii Publice si sectorul Bugetar declarate in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe care Entitatea Publica va avea obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea frecventei, a datei de inceput a procesului de transmitere si a datei limita de transmitere). Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile legale in vigoare, va putea fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de administrare / actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


17


Publice




publice

Cod SMIS 34952

2 INREGISTRARE INITIALA FISA_EP

In procesul de completare date la nivel formular .PDF, pentru a asigura acuratetea datelor, la nivelul anumitor

campuri, utilizatorul este asistat (in selectarea valorilor) de listele de valori incapsulate in formular ( de ex. Tip

Ordonatori, Tipuri Activitati, Surse finantare, Sectoare bugetare, Formulare de raportat, UAT, Judete).

Vor fi completate date din sectiunile “A-Informatii generale”, “B-Activitati”, “C-Subordonare / Surse”, si anume:

Sectiunea “Informatii generale”

Tip Actiune

Permite utilizatorului sa specifice daca doreste sa transmita informatii referitor la profilul curent al Entitatii Publice (“Preluare profil curent al EP”) sau, prin intermediul formularului Fisa_EP, transmite informatii referitor la un profil nou, rezultat in urma unei reorganizari (“Modificare profil prin Reorganizare”), care sa inlocuiasca profilul deja existent si inregistrat anterior in sistemul ForExeBug. 1. opțiunea “Preluare profil curent al Entitatii Publice” pentru a completa informațiile referitoare la profilul curent al entității publice. În cadrul acestei opțiuni, la rubrica "Tip Fisa" se poate selecta:

opțiunea “Initiala” pentru transmiterea, prin intermediul formularului “Fișa Entității Publice”, a informațiilor referitoare la profilul entității publice dacă entitatea publică nu a mai fost anterior înregistrată în sistemul ForExeBug sau dacă i se atribuie un alt cod de identificare fiscală. În cazul în care, anterior, au mai fost transmise unul sau mai multe formulare Fișa Entității Publice dar din partea sistemului nu a fost primit un mesaj de confirmare a înregistrării în sistem, reluarea procesului de transmitere a formularului corectat se va realiza tot prin selectarea opțiunii “Initiala” pentru rubrica “Tip Fisa”

opțiunea “Rectificativa" pentru a modifica informațiile referitoare la profilul entității publice anterior transmise și înregistrate în sistem, cu


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


18


Publice




publice

Cod SMIS 34952

excepția informațiilor de la pct.2. Formularul transmis trebuie să conțină absolut toate informațiile solicitate.

2. opțiunea “Modificare profil prin Reorganizare" în cazul unei reorganizări sau a unor modificări semnificative în profilul entității publice. În această situație, entitatea publică trebuie să transmită către sistem un nou formular Fișa Entității Publice, completat integral, prin intermediul căruia să înlocuiască vechiul profil, înregistrat deja în sistemul ForExeBug, cu informații referitoare la noul profil rezultat în urma reorganizării. Utilizarea acestei opțiuni este obligatorie atunci când o entitate publică își modifică profilul, în următoarele cazuri:

a) orice modificare a sectoarelor bugetare în care operează

anterior a operat pe un sector bugetar și, în urma reorganizării, va opera pe un alt sector bugetar;

anterior a operat pe un singur sector bugetar și, în urma reorganizării, va opera pe mai multe sectoare bugetare;

anterior a operat pe mai multe sectoare bugetare și, în urma reorganizării, va opera pe un singur sector bugetar;

anterior a operat pe mai multe sectoare bugetare și, în urma reorganizării, va opera pe alte sectoare bugetare (diferite total sau parțial de cele anterior înregistrate în sistem);

b) orice modificare a informațiilor referitoare la subordonarea ierarhică, respectiv cele din rubricile „CIF Ordonator Principal de Credite ierarhic superior” sau „CIF Ordonator Secundar de Credite ierarhic superior”; c) orice modificare a opțiunilor selectate la subsecțiunea "Surse de finantare". În situația selectării opțiunii “Modificare profil prin Reorganizare”, rubrica “Tip Fisa” și categoriile de opțiuni aferente ("Initiala" și "Rectificativa") vor fi inactive.

Tip_Fisa_EP

Reprezinta Tipul de Fisa_EP. Este completat implicit cu valoarea “Initiala” Se bifeaza campul “Fisa Rectificativa” numai in cazul in care, Entitatea Publica, completeaza o Fisa_EP care modifica informatii deja transmise si inregistrate in sistem. Nota : in formularul Fisa_EP cu optiunea “Rectificativa” trebuie obligatoriu completate toate informatiile solicitate


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


19


Publice




publice

Cod SMIS 34952

(indiferent daca sunt sau nu modificate cele existente deja) si, obligatoriu, trebuie pastrata aceeasi repartizare pe sectoare bugetare, asa cum profilul Entitatii Publice este deja inregistrat in sistemul ForExeBug. La corectarea unui formular respins ca neconform se pastreaza valoarea campului “Tip Fisa EP” – respectiv, daca se reface un formular pentru inregistrarea initiala a Entitatii Publice campul ramane marcat pe valoarea “Initiala” ori de cate ori formularul va fi refacut iar, in cazul in care formularul este utilizat pentru actualizarea informatiilor deja existente in sistem, se va pastra valoarea “Rectificativa” ori de cate ori va fi transmis respectivul formular.

Denumire_EP Se completeaza denumirea integrala, fara abrevieri, a Entitatii Publice. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Denumire scurta_EP

Se completeaza denumirea scurta a Entitatii Publice (informatia va fi utilizata in generarea rapoartelor pentru a optimiza forma de prezentare). Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.

CIF_EP

Se completeaza Codul Unic de Identificare (codul fiscal) al Entitatii Publice. Identifica unic o Entitate Publica. La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere). Camp Obligatoriu.

CIF in scop de TVA

Se completeaza Codul Unic de Identificare utilizat in scop de TVA. La validarea informatiilor, sistemul va admite ca valorile “CIF_EP” si “CIF in scop de TVA” sa fie aceleasi. La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere).

Data infiintarii

Reprezinta data calendaristica cand a fost infiintata Entitatea Publica. Se selecteaza o valoare din calendar. La validarea informatiilor, Data infiintarii trebuie sa fie anterioara datei curente (data cand se completeaza formularul Fisa_EP). Camp Obligatoriu.

Temei legal al infiintarii – se introduc informatii referitoare la emitentul si actul normativ in baza caruia a fost infiintata Entitatea Publica


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


20


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Categorie Emitent Se selecteaza din lista Tipul emitentului pentru actul legal de infiintare. Camp Obligatoriu.

Nume Emitent Se completeaza denumirea emitentului actului legal de infiintare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Categorie Act Infiintare Se selecteaza o valoare din lista de Tipuri de acte in baza carora se poate infiinta o Entitate Publica. Camp Obligatoriu.

Nume Act Infiintare Se completeaza cu denumirea completa a actului legal de infiintare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

UAT

Judet_UAT

Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine Unitatea Administrativ Teritoriala pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Entitatea Publica. Camp Obligatoriu.

Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP

Se selecteaza o valoare din lista - denumirea integrala, fara abrevieri, a Unitaţii Administrativ Teritoriale pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Entitatea Publica. Sunt afisate numai UAT-urile arondate judetului selectat in campul <Judet_UAT>. Ex: Municipiul Alba Iulia Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

CIF_UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP

Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


21


Publice




publice

Cod SMIS 34952

TIP UAT pe raza careia îşi desfaşoara activitatea EP

Reprezinta Tipul Unitaţii Administrativ Teritoriale (de exemplu: comuna, oraş, municipiu, judet, regiune) pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Entitatea Publica. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>

Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli

Judet Trezorerie

Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine Trezoreria la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se poate selecta orice judet (nu exista o limitare legata de valoarea completata la <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>) Camp Obligatoriu.

Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de cheltuieli

Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaţii de trezorerie comunala/ oraşeneasca/ municipala/ municipiu reşedinţa de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai Trezoreriile arondate judetului selectat in campul <Judet Trezorerie> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Cod Trezorerie

Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli>

Adresa Sediu Social Entitate Publica

Judet Sediu social Reprezinta judetul sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


22


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Denumire Localitate Sediu social

Reprezinta localitatea sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Sediu social> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Tip Artera Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala.

Denumire Artera Sediu social

Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere.

Numar Sediu social

Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere.

Bloc/ Scara Sediu social


Sector Sediu social


Cod Postal Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.

Telefon Sediu social Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la sediul social. Camp Obligatoriu.

Fax Sediu social Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la sediul social. Completarea campului este optionala.

Adresa Fiscala

Adresa fiscala este aceeasi cu Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


23


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Adresa sediu social? Adresa fiscala este aceeasi cu Adresa sediu social. Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediului Social, fara a putea fi modificate. Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala.

Judet Adresa fiscala

Reprezinta judetul pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.

Denumire Localitate Adresa fiscala

Reprezinta denumire localitate pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Tip Artera Adresa fiscala

Reprezinta tip artera pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 20 caractere.

Denumire Artera Adresa fiscala

Reprezinta denumire artera pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere.

Numar Adresa fiscala

Reprezinta numar pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere.

Bloc/ Scara Adresa fiscala

Reprezinta detalii pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 30 caractere.

Sector Adresa fiscala

Reprezinta sector pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 2 caractere.

Cod Postal Adresa fiscala Reprezinta adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.

Telefon Adresa fiscala Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la adresa fiscala. Camp Obligatoriu.

Fax Adresa fiscala Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la adresa fiscala.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


24


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Completarea campului este optionala.

Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)

Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaţii de trezorerie comunala/ oraşeneasca/ municipala/ municipiu reşedinţa de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri. Sunt afisate numai Trezoreriile Operative arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala>. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.

Cod Trezorerie

Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)>.

Adresa de Corespondenta Entitate Publica

Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa sediu social?

Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa Sediului social. Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediu Social, fara a putea fi modificate. Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala.

Judet Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.

Denumire Localitate Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa de corespondenta> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.

Tip Artera Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


25


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Denumire Artera Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere.

Numar Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere.

Bloc/ Scara Adresa de corespondenta


Sector Adresa de corespondenta


Cod Postal Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.

Telefon Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la adresa de corespondenta. Camp Obligatoriu.

Fax Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la adresa de corespondenta. Completarea campului este optionala.

Adresa de e-mail

Adresa e-mail publica de corespondenata

Reprezinta adresa de e-mail publica pe site-ul MFP. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.

Adresa de e_mail pentru corespondenta in relatia cu MFP

Reprezinta adresa de e-mail de corespondenta in relatia cu MFP. Se pot introduce maximum doua adrese de corespondenta in relatia cu MFP. Ex: [email protected] Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.

mailto:[email protected]


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


26


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Tip activitate desfasurata - Activitate de baza

Reprezinta Tipul de activitate desfaşurata, pentru activitatea de baza. Se selecteaza o singura valoare din lista de valori. Camp Obligatoriu.

Activitati secundare. Se completeaza numai in cazul in care Entitatea Publica desfasoara activitati finantate

integral din venituri proprii

Denumire activitate finantata integral din venituri proprii

Se completeaza in cazul in care Entitatea Publica desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii. Se completeaza cu denumirea activitatii finantata integral din venituri proprii. Utilizarea acestei optiuni este corelata cu sectorul bugetar si sursa de finantare ce vor fi alese in sectiunea urmatoare urmand ca, in caz de necorelare, sa fie afisate mesaje de eroare corespunzatoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 100 caractere.

Are CIF distinct Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF distinct

CIF distinct Daca in campul <Are CIF distinct> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completat Se completeaza CIF-ul distinct. Valoarea pentru CIF distinct trebuie sa fie diferita de valoarea introdusa in campul CIF_EP.

Are CIF in scop de TVA Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF in scop de TVA

CIF in scop de TVA Daca in campul <Are CIF in scop de TVA> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completat Se completeaza cu CIF in scop de TVA. CIF in scop de TVA trebuie sa fie diferit de valoarea introdusa in campul CIF_EP.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


27


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Dupa ce au fost completate toate aceste informatii asociate unei Activitati finantate integral din venituri proprii, se vor salva informatiile prin selectarea butonului “Adauga activitate”. Informatiile sunt adaugate sub forma tabelara, in lista de Activitati finantate integral din venituri proprii. Daca Entitatea Publica desfasoara mai multe activitati finantate integral din venituri proprii, se poate continua cu introducerea de noi valori, incepand cu campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii>. Orice inregistrare din lista de activitati finantate integral din venituri proprii poate fi stearsa prin selectarea butonului “Sterge” din dreptul ei.

Se va bifa daca DA/ NU Entitatea Publica apartine Sectorului Special. (Camp Obligatoriu).

Pentru a face posibila gestionarea corecta si completa a informatiilor inclusiv pentru acele Entitati Publice care gestioneaza bugete in mai multe sectoare bugetare, prin intermediul formularului Fisa_EP a fost creata posibilitatea ca aceeasi Entitate Publica sa poata inregistra profile diferite pentru fiecare din sectoarele in care are buget si opereaza executia acestuia.

Astfel, functie de optiunea aleasa la interogarea “Entitatea Publica gestioneaza bugete pe mai multe sectoare bugetare ? DA / NU”, sectiunea care urmeaza in completarea formularului (Sectiunea C – Subordonare / Surse) va fi completata iterativ, la nivelul de detaliere solicitat prin formular, pentru fiecare Sector Bugetar mentionat daca s-a optat pentru mai multe sectoare bugetare (raspunsul marcat a fost DA) sau, in caz contrar, respectiva sectiune va fi completata o singura data.

Se va opta pentru Sectorul bugetar prin marcarea uneia din posibilitatile evidentiate in formular si, pentru CIF-ul Entitatii Publice + Sectorul Bugetar ales vor fi asociate toate informatiile ce urmeaza a fi completate in formular. In cazul in care Entitatea Publica opereaza in mai multe sectoare bugetare, dupa completarea setului de informatii din sectiunea C a formularului, are posibilitarea reluarii procesului de completare a informatiilor din aceasta sectiune specificand ca mai are si alte sectoare bugetare (raspuns afirmativ la interogarea “Se continua cu alt sector bugetar ? DA / NU”), procesul reluindu-se de la alegerea sectorului bugetar. In cazul in care se opteaza pentru un raspuns negativ, procesul de completare a formularului se continua cu apelarea functiei (butonului) “Validare date si generare XML”.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


28


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Prin asocierea CIF + Sector Bugetar pentru acele Entitati Publice care opereaza in mai multe sectoare bugetare se va crea posibilitatea gestionarii separate atat a ierarhiilor cat si a bugetelor, executiei bugetare, controlul angajamentelor, raportarilor financiar-contabile (ca si cand ar fi entitati distincte) urmand ca, la nivel de raportare, informatiile sa poata fi agregate la nivelul aceluiasi CIF.

TIP Entitate Publica Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.

Subordonare administrativa/ Sector bugetar

Se va completa în funcţie de subordonarea administrativa a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Butonul “Sterge Sector” poate fi utilizat atunci cand pentru un sector bugetar au fost completate eronat in formular anumite informatii si se doreste reluarea completarii pentru respectivul sector sau eliminarea completa a informatiilor referitoare la acesta. La utilizarea acestei optiuni, informatiile inscrise in formular pentru sectorul ales se elimina si se continua cu preluarea unor noi informatii pentru acest sector sau, daca se opteaza pentru un alt sector, sectorul mentionat va fi eliminat in totalitate.

Denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior

Se completeaza cu denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior

- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Principal de Credite” sau “Operatori economici reclasificati”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

- Campul se va completa numai in cazul in care


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


29


Publice




publice

Cod SMIS 34952

pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile “Ordonator Secundar de Credite” sau “Ordonator Tertiar de credite”

Lungime maxima : 100 caractere.

CIF_Ordonator principal de credite ierarhic superior

Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului principal de credite ierarhic superior


- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile “Ordonator Secundar de Credite” sau “Ordonator Tertiar de credite”

Denumire Ordonator secundar de credite ierarhic superior

Se completeaza cu denumire Ordonator secundar de credite ierarhic superior


- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de Credite”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Tertiar de credite”

Completarea campului este optionala – in situatia in care un Ordonator tertiar este direct subordonat unui Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat. Lungime maxima : 100 caractere.

CIF_Ordonator secundar de credite ierarhic superior

Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului secundar de credite ierarhic superior


- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de Credite”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Tertiar de credite”

Completarea campului este optionala – in situatia in care un Ordonator tertiar este direct subordonat unui


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


30


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat. In cazul in care se completeaza atat “CIF_Ordonator secundar de credite ierarhic superior” cat si “CIF-_Ordonator principal de credite ierarhic superior”, conditia este ca cele doua valori sa fie diferite.

Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari

Se selecteaza una dintre valorile “Ordonator Principal de credite”, “Ordonator Secundar de credite” sau “Ordonator Tertiar de credite” functie de optiunea aleasa la <Tip Entitate Publica> si specifica impunerea sau nu a obligativitatii Entitatii Publice de a supune semnarii si transmiterii propriilor raportari de catre ordonatorul de credite ierarhic superior conform prevederilor legale in vigoare. Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de credite” atunci automat campul “Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari” va fi pozitionat pe valoarea “Ordonator Principal de credite” si, in cazul in care nu se impune legal obligativitatea semnarii si transmiterii propriilor raportari de catre ordonatorul principal de credite caruia ii este subordonat, se va opta pentru valoarea "Ordonator secundar de credite" (echivalent cu o "semnare si raportare pe proprie raspundere") iar daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Principal de credite” sau “Operatori economici reclasificati”, campul “Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari” va deveni inactiv. In cazul in care pentru <Tip Entitate Publica> s-a optat pentru "Ordonator Tertiar de credite", campul "Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari" va fi pozitionat automat pe valoarea "Ordonator Tertiar de credite" (in sensul ca acesta semneaza si transmite raportari pe proprie raspundere) dar este lasata si posibilitatea marcarii unui ordonator ierarhic superior (secundar sau pricipal – functie de subordonarea directa) care sa-i semneze si sa-i transmita propriile raportari.

Dupa specificarea sectorului bugetar, a tipului Entitatii Publice si a pozitiei in cadrul ierarhiei din care face parte se continua cu specificarea surselor de finantare utilizate si admise pentru sectorul bugetar ales.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


31


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Surse de finantare

Denumire_Surse de finantare

Reprezinta sursele de finanţare ale Entitatii Publice. Sursele sunt codificate cu litere, de la A la L. Se pot bifa cu "x" mai multe valori, în funcţie de sursele de finanţare ale Entitatii Publice, conform bugetului aprobat. In functie de Sursele de finantare selectate, se vor realiza validarile:

- Daca a fost selectata valoarea A, nu se poate selecta F sau G;

- Daca a fost selectata valoarea F, nu se poate selecta A sau G;

- Daca a fost selectata valoarea G, nu se poate selecta A sau F;

- Sursa H poate fi selectata numai pentru sectorul bugetar “Bugetul de stat”

Camp Obligatoriu. Se va selecta cel putin o sursa de finantare.

In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe un singur sector bugetar, procesul de

completare a formularului se incheie cu apelarea functionalitatii de verificare a datelor introduse.

In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe mai multe sectoare va aparea solicitarea de

a preciza daca mai sunt sau nu sectoare pentru care se doreste preluarea de informatii.


GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


32


Publice




publice

Cod SMIS 34952

Daca raspunsul este afirmativ (a fost marcat DA) procesul de completare a formularului se reia cu precizarea unui

nou sector bugetar si a tuturor informatiilor care urmeaza (SECTIUNEA C). Acest proces va fi reluat pana la

completarea informatiilor aferente pentru fiecare sector bugetar in parte.

In caz ca raspunsul este negativ (a fost marcat NU) procesul de completare se incheie cu apelarea functiunii de

verificare a datelor introduse.

La finalizarea completarii informatiior, Entitatea Publica isi valideaza datele introduse prin selectarea butonului

“Valideaza date si genereaza XML”.

In cazul in care au fost identificate erori, sistemul afiseaza lista erorilor.

Dupa ce Entitatea Publica corecteaza erorile identificate, apasa iarasi butonul "Valideaza date si genereaza XML".

In cazul in care nu sunt identificate erori, se genereaza automat fisierul XML si se ataseaza la fisierul .PDF.

La finalizarea completarii formularului si eliminarea tuturor eventualelor erori, in cazul depunerii formularului de

catre Entitatea Publica pe site-ul www.e-guvernare.ro, pe formular va trebui inserata semnatura electronica pe

baza certificatului digital calificat si inregistrat la MFP :

Fluxul de activitati continua conform Pasilor descrisi anterior.



GUVERNUL ROMANIEI



2007-2013


33


Publice




publice

Cod SMIS 34952

3 MODIFICARE DATE FISA_EP

Datele din formularul "Fișa Entității Publice” pot fi modificate prin depunerea de către entitatea publică a unui nou formular "Fișa Entității Publice”, selectând la rubrica “Tip Fisa” opțiunea ”Rectificativa", în cazul în care o entitate publică dorește să efectueze modificări în informațiile deja înregistrate în sistem, fără însă a modifica distribuția pe sectoare bugetare, subordonarea ierarhică sau opțiunile selectate la subsecțiunea "Surse de finantare". În acest caz, entitatea publică va depune formularul rectificativ, "Fișa Entității Publice” completând integral informațiile solicitate de formular pentru toate sectoarele pe care a fost înregistrată că operează. Dacă această regulă de completare nu este respectată, formularul va fi respins ca necorespunzător. Entitățile publice care se reorganizează sau își modifică semnificativ profilul (conform descrierii de la pct. 2 din descrierea campului Tip Actiune) selectează opțiunea ”Modificare profil prin Reorganizare”, la rubrica "Tip Actiune" și depun formularul de modificare, completat în totalitate. Orice atribut din cadrul formularului "Fișa Entității Publice” va putea fi modificat, cu excepția codului de identificare fiscală al entității publice. La depunerea unui nou formular "Fișa Entității Publice” modificat vor fi urmați integral pașii de validare specifici formularului iar, în caz de formular valid, Registrul entităților publice va fi actualizat printr-o nouă înregistrare. Formularul "Fișa Entității Publice” poate fi modificat oricând este necesar, neexistând restricții legate de momentul în care se poate transmite formularul “Fișa Entității Publice” modificat. Depunerea formularului "Fișa Entității Publice" modificat se realizează similar, în conformitate cu prevederile pct. 2 litera A respectiv B.Singura diferenta fata de procesul initial de inregistrare initiala a unui formular Fisa_EP este aceea ca la nivelul formularului .PDF se va bifa optiunea <Rectificativa> sau < Reorganizare>.

Documents

Ghid Metodologic de Completare a Fisei_EP_v3 4