GIS-strategi

2012 – 2017

1

Forord

Nærværende strategi for anvendelse af geografiske data og systemer er udarbejdet fra medio 2011 til

medio 2012. Strategiarbejdet er igangsat af Direktionen i Hillerød Kommune, hvilket har resulteret i

nedsættelse af styregruppe, som har været ansvarlige for udarbejdelsen af strategien.

Flere forhold talte for at igangsætte strategiarbejdet, herunder ”Digitaliseringsstrategi 2008-2010” for

Hillerød Kommune, anbefalinger fra det fælleskommunale projekt OGF (omkostningseffektivt geografisk

forvaltningsgrundlag) samt ”Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011 – 2015”.

I processen omkring udarbejdelsen af GIS-strategien er GIS-administratoren, GIS-brugere samt potentielle

GIS-brugere blevet inddraget gennem workshops og interviews. Produktet af processen er denne strategi.

Strategien er godkendt/vedtaget af byrådet den 28. november 2012.

Strategien er udarbejdet i samarbejde med Atkins Danmark A/S.

2

Indholdsfortegnelse

1. Resumé ................................................................................................................ 3

2. Baggrund .............................................................................................................. 4

3. Hvor kan GIS anvendes? ....................................................................................... 6

4. Tilblivelse og proces ............................................................................................. 9

5. Grænseflader, vision og målsætninger ............................................................... 11

6. Handlingsplan .................................................................................................... 14

7. Indsatsområder .................................................................................................. 16

8. Principper ........................................................................................................... 24

9. Projekter ............................................................................................................ 26

Bilag A: Status .......................................................................................................... 44

Bilag B: Arkitekturoversigt – nu og fremtid .............................................................. 46

Bilag C: Idékatalog .................................................................................................... 48

3

1. Resumé

Brugen af geografiske informationer er i rivende udvikling og udgør et stort potentiale som redskab til at

digitalisere og effektivisere den kommunale opgaveløsning. Nærværende dokument omhandler strategiske

overvejelser omkring brugen af GIS i Hillerød Kommune i perioden 2012-2017.

Strategien følger op på anbefalinger i ”Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2011-2015”, ”Den

fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010 – 2015”, ”Digitaliseringsstrategi 2008-2010” for Hillerød

Kommune og ”OGF-projektets udviklingsplan”. Visionen for anvendelse af GIS i Hillerød Kommune er

følgende:

”Geografisk information understøtter opgaveløsningen effektivt, så borgeren oplever en nem

og brugervenlig betjening og kommunikation, og så opgaveløsningen internt bliver enkel og

hurtig at udføre.”

Strategien opstiller en række overordnede målsætninger omkring digitalisering og effektivisering, samt

nogle konkrete mål for platform, data, organisation og øget anvendelse. Strategien udstikker også en række

principper, som skal sørge for, at GIS-anvendelsen og -udviklingen følger strategiens vision og

målsætninger.

Strategien er tilvejebragt gennem en proces, der har involveret medarbejdere i alle relevante fagområder i

kommunen gennem interviews, workshop og møder. Strategien er forankret i en styregruppe, der er nedsat

af direktionen.

Strategiens vision ser 5 år ud i fremtiden, mens handlingsplanen gælder for 3 år. Strategien skal revideres

og ny handlingsplan skal udarbejdes hvert tredje år. Strategien ejes af Direktionen i Hillerød Kommune, som

har ansvar for at sikre, at strategien bliver efterlevet samt revideret.

4

2. Baggrund

Som sagt er brugen af geografiske informationer er i rivende udvikling. Introduktion af tjenester som

eksempelvis GoogleMaps, GoogleStreetview og BingMaps har gjort geografisk information tilgængelig for

alle og har medført en øget bevidsthed og efterspørgsel af geografiske informationer. Desuden har den

stadig stigende anvendelse af smartphones med indbygget gps gjort geografiske informationer til

nøgledata, i forhold til en lang række af tjenester, udviklet til den almindelige smartphone-bruger. At

anvende kort og koordinater er ikke længere kun forbeholdt specialister med en indgående viden omkring

geografiske data, men kan anvendes af enhver med adgang til internettet, smartphones og gps'er.

Parallelt med udbredelsen af anvendelsen, er der sket en modning og udvikling af de geografiske platforme,

således at de er blevet langt mere intuitive og brugervenlige samt integrerbare i den daglige administration.

Figur 2.1 : Geografisk information

Udvikling i både anvendelse, bevidsthed og brugervenlige GIS platforme giver et potentiale for at udbrede

anvendelsen af geografiske informationer til optimering af sagsgange inden for den kommunale forvaltning.

Kortet er et medie, der på en overskuelig måde kan vise komplicerede data og give et overblik over

sammenhænge, der ellers ikke er tydelige. Det er et godt formidlingsværktøj, der med fordel kan anvendes

Hvad er ”Geografisk information”?

Geografisk information er viden, der kan knyttes til et sted – en geografisk

placering. Stedet kan både være en lokalitet (et punkt), en strækning (en linje)

eller et område (en polygon).

Geografiske informationer kan dels være en objektiv fremstilling af

virkeligheden, eksempelvis i form af en vej eller en skov, og dels være

subjektive fremstillinger af elementer, der ikke umiddelbart kan genfindes i

den virkelige verden, som eksempelvis en kommunegrænse eller en planlagt

motorvej. Fælles for begge typer af geografiske informationer er, at de er

velegnede til visuelle præsentationer, rumlige analyser, modelleringer,

beregninger etc.

For at kunne anvende geografiske informationer, er der behov for en række

yderligere elementer: IT-systemer (GIS), data, viden om data (metadata),

kompetencer til at forstå sammenhængene samt en organisation, der

understøtter og fremmer anvendelsen af geografisk information.

5

bredt både i forhold til borgere, men også til sagsbehandling, ledelsesinformation og andre interne

opgaver. Der ses således en nytteværdi i at udbrede og implementere brugen af geografiske informationer i

flere faglige sammenhænge.

Denne strategi omhandler, hvordan de geografiske informationer kan komme i spil og få en større rolle i

Hillerød Kommunes opgaveløsning – internt såvel som eksternt. Det er formålet med strategien, at den

skal sikre fokus på GIS som et værktøj til optimering af arbejdsgange samt en koordineret udvikling og

anvendelse af digitale kort og registrering af information.

GIS-strategien er afledt af Hillerød Kommunes digitaliseringsstrategi og den fællesoffentlige

digitaliseringsstrategi og skal underbygge opfyldelsen af målsætninger i disse omkring øget digitalisering og

derved en effektivisering af sagsbehandlingen inden for alle relevante direktørområder.

6

3. Hvor kan GIS anvendes?

Anvendelsen af geografiske informationer ses ikke som et mål i sig selv, men som et middel til at

understøtte en øget digitalisering både inden for den eksterne borgerrettede kommunikation og den

interne opgaveløsning. I det kommunale regi ses der store anvendelsesmuligheder i GIS dels som

formidlingsværktøj af information, i form af fx interaktive kort integreret i selvbetjeningsløsninger på

kommunens hjemmeside, eller som komponent i sagsbehandlingen, og dels i analyser for at skabe bedre

overblik i en given problemstilling.

3.1. Formidling af information

Kort er et stærkt instrument til at formidle informationer om, hvad der er relevant for den enkelte borger,

og kan være med til på nem og overskuelig vis at give borgerne svar på mange relevante spørgsmål;

eksempelvis hvilken skole hører vi til? Hvilke institutioner ligger tættest på os? Hvor kan man gå til

svømning? Hvornår ryddes der sne på vores vej? Hvad er drikkevandskvaliteten for vores vand? Jo

nemmere det er at få svar på sådanne spørgsmål via kommunens hjemmeside, jo bedre service vil borgeren

opleve, og jo færre henvendelser vil kommunen modtage.

På kommunens hjemmeside kan geografisk information med fordel underbygge borgerservice gennem

formidling og søgning i informationer, hvor borgeren kan anvende kortet til at fremsøge forhold. I dag vises

lokalplaner på kort med link til relevante plandokumenter. En række miljørelaterede oplysninger vises

ligeledes på kort samt placering af skoler, institutioner og skoledistriktsgrænser. En lang række andre

oplysninger vil med fordel også kunne vises på kort – herunder blandt andet sti- og cykelruter, kort over

sociale tilbud, rekreative områder, kort med kultur temaer – alle informationer som vil skabe åbenhed

omkring kommunens arbejde og herigennem styrke den borgerrettede kommunikation og service.

Oplysningerne kan som de er i dag samles ét sted, men kan med fordel vises i små interaktive kortvinduer

sammen med relevant tekst under et givent emne på hjemmesiden. På sigt vil oplysninger også kunne vises

på mobile platforme.

3.2. Selvbetjeningsløsninger

Interaktive kort kan med fordel anvendes i selvbetjeningsløsninger, hvor borgeren kan anvende kortet til at

angive specifikke forhold. Det kunne eksempelvis være ved udbygninger, hvor borgeren, allerede ved

indtegning på kort af det ansøgte projekt, kan få en foreløbig forhåndsgodkendelse eller afslag i forhold til

givne krav som eksempelvis kunne være afstandskrav, byggelinjer og bebyggelsesprocent. Ved offentlige

høringer af eksempelvis større anlægsprojekter kan interaktive kort også med fordel anvendes til borgernes

forslag til ændringer eller andre kommentarer, som kan kobles til en specifik lokalitet. Med det stigende

7

antal af borgere med smartphones kan det med fordel også udnyttes, at mange har en GPS ved hånden og

derved kan hjælpe kommunen med skabe overblik over en lang række af forhold fx. forekomst af rotter,

huller i vejen, manglende vedligehold mv.

3.3 Sagsbehandling

GIS kan i sig selv være et sagbehandlingsværktøj eller kan indgå som en komponent i et

sagsbehandlingssystem. GIS har sin særlige styrke, når informationer skal søges i mange forskellige lag af

informationer. Det kan eksempelvis være i byggesagsbehandling, hvor både oplysninger fra BBR,

tingbogsoplysninger og grundværdiområder skal anvendes til oplysninger om eksempelvis indefrosset

ejendomsskat. Eller når årsagen til en drikkevandsforurening skal findes, kan geografiske informationer, om

grundvandsforekomster, drikkevandsboringer, forsyningsoplande, forurenede grunde og jordbundsforhold,

med fordel indgå i sagsbehandlingen. Andre eksempler kan være kort over borgere med hjemmehjælp/

distriktsinddeling, hvor bor de ældre borgere/distriktsinddeling, socioøkonomisk kort med historik. GIS kan

bruges som indgang til data, hvilket også har sin styrke ved konfliktsøgninger, hvor et specifikt

område/projekt kan vurderes om det konflikter med andre forvaltningsmæssige interesser, og herved kan

de relevante myndighedsområder hurtig identificeres og høringer udsendes. GIS er både med til at skabe

overblik, styrke og effektivisere sagsbehandlingen og derved sikre en faglig høj kvalitet og at gøre

sagsgangene kortere og opgaveløsningen nemmere. Dette kan også medvirke til at understøtte en større

medarbejdertilfredshed.

3.4 Analyser

I GIS-analyser udnyttes den stedbestemte information til at skabe mønstre og sammenhæng i data. GIS kan

desuden anvendes til at lave scenarier eller skabe overblik. GIS-analyser kan eksempelvis anvendes til

planlægning af skoledistrikter, sammenstille sundhedsrelaterede oplysninger eller tilrettelægge og skabe

overblik i trafikale problemstillinger. Herudover er GIS analyser oplagte, når den fysiske planlægning skal

tilrettelægges – hvor skal vi placere et nyt beboelsesområde, en ny skole eller hospital? Her kan

informationer omkring demografi, infrastruktur, landskabselementer og andre miljørelaterede data være

med til at skabe overblik over, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at placere et "objekt" i forhold til

nogle definerede parametre og restriktioner. Af andre eksempler kan blandt andet også nævnes analyser

af, hvilke områder som vil blive oversvømmet ved ekstrem regn, og heraf hvor mange borgere som vil blive

påvirket. Trafikale mønstre i forhold til adgang til offentlig transport. Mønstre i livsstilssygdomme i forhold

til adgang til grønne områder, motionsstier, cykelstier og sportsaktiviteter for blot at nævne nogle få.

GIS kan som beskrevet i ovenstående eksempler både anvendes til at styrke det eksterne

informationsniveau og derved skabe en bedre service til Hillerød Kommunes borgere, højne den faglige

8

kvalitet i sagsbehandlingen samt gøre sagsgangene kortere og hermed underbygge

medarbejdertilfredsheden. GIS kan være med til at understøtte Hillerød kommunes digitaliseringsproces,

hvormed opnås økonomisk effektivitet opnås.

9

4. Tilblivelse og proces

Processen omkring udarbejdelsen af Hillerød kommunes GIS-strategi er blevet sat i værk gennem et

projektkommissorium for ”GIS-strategi” i februar 2011. Processen har overordnet gennemløbet 5 faser:

1. Inspirationsoplæg om brugen af GIS

2. Interview af nuværende og potentielle fremtidige brugere af GIS

3. Workshop med formål at få udarbejdet ét fælles idékatalog indeholdende en lang række mulige

projektidéer

4. Vurdering af den nuværende GIS/IT-løsning

5. Udarbejdelse af strategidokument herunder prioritering og videre detailplanlægning af

projektideer.

Alle 5 faser er blevet understøttet ved brug af konsulentbistand.

4.1 Inspirationsoplæg

Med henblik på at oplyse, inspirere og forankre processen omkring udarbejdelsen af GIS-strategien med det

vigtige mål at få udbredt GIS til flere forvaltningsområder end By og Miljø blev Hillerød Kommunes

Chefgruppe i maj 2011 præsenteret for et inspirationsoplæg omhandlende brugen af GIS.

4.2 Interview

I forbindelse inspirationsoplægget tilsluttede chefgruppen sig, at 19 udvalgte medarbejdere fra forskellige

direktørområder blev interviewet med henblik på at kortlægge eksisterende arbejdsgange, hvor GIS

anvendes som redskab i opgaveløsningen. Disse interviews har været fokuseret omkring nuværende

udfordringer ved anvendelse af GIS og fremtidige tiltag som kan understøtte og optimere sagsgangene.

Interviews med potentielle fremtidige brugere af GIS har været fokuseret omkring identificering af mulige

arbejdsgange, hvor GIS i dag ikke anvendes til at løse en given opgave eller understøtte en sagsgang, men

hvor det vurderes, at GIS med fordel kunne optimere/effektivisere sagsgangen. Interviewene har resulteret

i en liste over mulige områder/ sagsgange, hvor GIS med fordel kan implementeres. Listerne over ideer er

blevet brugt i workshoppen.

4.3 Workshop

Ved en endagsworkshop deltog 23 medarbejdere - fortrinsvis interviewede medarbejdere. På workshoppen

er ideerne fra interviewene blevet prioriteret i forhold til både gevinst og ressourcer. Et udvalg af ideerne er

herefter blevet videre bearbejdet til et katalog over mulige fagprojekter til videre prioritering i

styregruppen.

10

Figur 4.1 : Diagrammet viser hvilke afdelinger og fagområder som har deltaget i interview og workshop

4.4 Vurdering af GIS/IT-løsning

Med bidrag fra konsulenter har Hillerød Kommune fået skitseret den nuværende GIS-arkitektur (Bilag A og

B). Arkitekturen er blevet vurderet i forhold til en helt generel optimering og smidighed af systemet, en

vurdering af de fremtidige behov samt de projekter/opgaver, der skal implementeres gennem GIS-

strategien.

4.5 GIS-strategien

Selve strategien er fokuseret omkring de helt grundlæggende behov og udfordringer, som er identificeret i

både GIS-arkitekturen, datakvalitet, de nuværende kortlagte arbejdsgange og organisationen af de

medarbejdere som arbejder med GIS i dag – og fremtidigt. Herudover er der i udarbejdelse af strategien

afholdt møder for at kortlægge detaljerne i både en fremtidig GIS arkitektur, organisation, principper og

prioriterede projekter.

11

5. Grænseflader, vision og målsætninger

I forbindelse med udarbejdelsen af Hillerød Kommunes GIS-strategi og tilhørende vision er der taget højde

for anbefalinger i tre overordnede strategier. De tre overordnede strategier er den fælleskommunale

digitaliseringsstrategi, den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Hillerød Kommunes

Digitaliseringsstrategi 2008-2010. Udover de overordnede strategier underbygger GIS-strategien OGF-

projektets anbefalinger.

5.1 Grænseflader

Formålet med at nævne disse strategier er at tydeligøre synergien med de overordnede strategiers visioner

og sikre, at Hillerød Kommunes GIS-strategi tager højde for de overordnede strategier og deres visioner.

Figur 5.1: Sammenhæng mellem strategier

Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er udarbejdet af kommunerne og KL og vedtaget af KL’s

bestyrelse. I strategien er visionen for Teknik- og Miljøområdet defineret således:

”At kommuner gennem digitalisering vil opnå markant forbedret service for borgere og virksomheder.

Midlet er nye digitale systemer, standardisering af data og rutiner, nye interne arbejdsprocesser samt

digitalt båret samarbejde og arbejdsdeling med borgere, privat sektor og andre myndigheder.”

Nærværende strategi underbygger Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi.

Visionen for Hillerød Kommunes Digitaliseringsstrategi er:

”Digitale løsninger er med til at sikre en effektiv drevet kommune med borgeren i fokus. Vi har en effektiv it-

organisation som sikrer gode og sammenhængende løsninger bredt i kommunen, der letter det daglige

arbejde. På udvalgte områder vil vi være frontløber og indgå i relevante udviklingsarbejder.”

Fælleskommunal Digitaliseringsstrategi

2010 - 2015

Fællesoffentlig Digitaliseringsstrategi

2011 - 2015

OGF-projektets udviklingsplan for Hillerød Kommune

Digitaliseringsstrategi 2008 – 2010 for

Hillerød Kommune

GIS strategi

12

Nærværende strategi underbygger digitaliseringsstrategiens vision og følgende 2 målsætninger:

1. Service og kommunikation: Hillerød kommune er ambitiøs i arbejdet med at kommunikere og

arbejde digitalt

2. It-arkitektur og -drift: Sammenhængende digitale løsninger og sikker it-drift skal skabe grundlag

for effektiv digital forvaltning

Nærværende strategi udgør digitaliseringsstrategiens indsatsområde 1.2.

Hillerød Kommune deltog i ”Offentlig Geografisk Forvaltningsgrundlag” (OGF-projektet) sammen med KL og

38 andre kommuner. I dette projekt blev der udarbejdet en udviklingsplan for Hillerød Kommune, hvor i der

bl.a. fremgår følgende anbefalinger:

at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web-

applikationer inden udgangene af 2012.

at man i arbejdet med kommunens fremtidige GIS strategi har fokus på at styrke udbredelsen af

geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurdere i hvilket omfang

geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen.

Nærværende strategi underbygger OGF-projektets anbefalinger.

5.2 Vision

På baggrund af ovenstående visioner og strategiske målsætninger har Hillerød Kommune udarbejdet

følgende vision:

Figur 5.2: Vision

For at sikre at visionen ikke kun bliver ord på et stykke papir, er der beskrevet en række målsætninger med

målbare resultatmål og en handlingsplan for at kunne realisere resultatmålene.

5.3 Målsætninger

Hillerød Kommunes GIS-strategi bygger på strategiske målsætninger, der er gældende for en 5-årig periode,

det vil sige perioden 2012 - 2017. Det er tanken, at de strategiske målsætninger skal revideres efter 3 år.

Dette perspektiv er valgt for at sikre kontinuitet i udviklingen og udbredelsen af GIS i administrationen.

Vision

Geografisk information understøtter opgaveløsningen effektivt, så borgeren

oplever en nem og brugervenlig betjening og kommunikation og så

opgaveløsningen internt bliver enkel og hurtig at udføre.

13

For at kunne realisere visionen er der beskrevet en række målsætninger. For at leve op til disse

målsætninger og opnå de opstillede resultatmål er det nødvendigt, at der bliver sat ind på følgende

områder: GIS-platform, data og GIS-organisation(se figur 7.1).

Figur 5.3: Mål for indsatsområder og resultatmålene sætter kvantitative mål for en 3-årig periode, det vil sige perioden 2012 - 2015. For status i foråret 2012 se bilag A

Platform

75 % af GIS-brugerne anvender WebGIS løsningen

GIS-gruppen anvender 30 % af tiden på udvikling og 70 % på drift.

Data

Alle relevante data følger den fælleskommunale datamodel

90 % af GIS data ligger i geodatabasen

Organisation

Alle GIS-projekter har projektejerskab i fagområderne

8 interessenter har kompetencer inden for projektledelse af projekter, hvor GIS indgår

Der er etableret et tværgående GIS-samarbejde i organisationen

Anvendelse og udnyttelsen af geografisk information skal medvirke til:

1. Den digitale udvikling styres målrettet og skaber værdi

2. Digitalisering og effektivisering af arbejdsgange

3. Hurtigere og mere effektiv sagsbehandling

4. Øget kvalitet i opgaveløsningen

5. Bedre og en øget information til kommunens borgere, virksomheder og øvrige myndigheder

6. Nye og bedre borgerbetjeningsløsninger

7. Øget samarbejde på tværs mellem fagområder

8. Understøtte tværgående fagområder

9. Data stilles til rådighed efter fællesoffentlige standarder

Organisation

2 nye fagområder anvender geografisk information

5 interne og eksterne arbejdsgange er digitaliseret og effektiviseret med bidrag fra GIS

2 borgerindberetningsløsninger anvender GIS

Mål for indsatsområder

Resultatmål

Målsætninger

14

6. Handlingsplan

De førnævnte målsætninger skal sammen med nedenstående handlingsplan medvirke til, at Hillerød

Kommune får udbredt GIS til andre fagområder end By og Miljø og opnår resultatmålene. Handlingsplanen

består af en proces omkring etableringen af en GIS-platform, få klargjort data og nedsat en

organisationsstruktur, og en 3-årig tidsplan for en række prioriterede infrastruktur- og fagprojekter.

Nærværende strategi er en del af handlingsplanen.

Handlingsplanen omfatter to slags projekter: Infrastrukturprojekter og fagprojekter.

1) Processen omkring etableringen af GIS-platform, få klargjort data og organisationsstruktur er en del

af infrastrukturprojekterne. Infrastrukturprojekterne er fundamentet for at kunne lave

fagprojekterne. De skal danne grundlaget for GIS-anvendelsen både inden for geodata, system og

organisation. Udviklingen af infrastrukturprojekterne og ejerskabet for alle infrastrukturprojekterne

ligger i GIS gruppen (se nærmere definition i kap.7 ). Fagområderne vil være støttefunktion.

2) Fagprojekterne er de projekter, hvor de egentlige gevinster kan høstes. Det er også primært disse

projekter resultatmålene i handlingsplanen er stilet imod. Beskrivelsen af fagprojekterne er

fokuseret omkring den rolle GIS har i fagprojekterne, herunder snitflader, system, geodata mv. Det

er således ikke en beskrivelse af hele fagprojektet, men kun af den del GIS udgør. Fagprojekterne

tager udgangspunkt i den faglige opgaveløsning i fagområderne, hvor GIS kan bidrage til

effektivisering og digitalisering. Ejerskabet for fagprojekterne ligger i fagområdet. GIS gruppen vil

være støttefunktion.

Infrastruktur- og fagprojekterne er i figur 6.1. sat ind i en overordnet 3-årig tidsplan, som viser hvornår det

planlægges, at de forskellige projekter kan igangsættes. Udover projekter der indgår i handlingsplanen er

der i forbindelse med interviewrunden og workshoppen udarbejdet et idékatalog, se bilag C. I kapitel 9 er

listet de konkrete projekter, der skal underbygge målsætningerne. Udfor hvert projekt er markeret, hvilke

målsætninger det underbygger. Efter skemaet er en beskrivelse af samtlige projekter. Det er vigtigt at

pointere, at listen over projekter ikke er den endelige liste af fagprojekter. Hvis et direktørområde eller en

afdeling udarbejder et projekt, hvor GIS er et oplagt element, opfordres der til at inddrage GIS-

organisationen (se kap. 7), for at få tilrettelagt projektet.

For alle projekter gælder det, at det skal undersøges om der med fordel kan indgås samarbejde med andre

offentlige institutioner. Det skal ligeledes sikres, at projekterne følger handlingsplanerne for "Den

fælleskommunale digitaliseringsstrategi".

15

Figur 6.1: Tidsplan

Infrastrukturprojekter Ultimo 2012 Medio 2013 Medio 2014 Medio 2015

I1 Geodatabase

I2 WebGIS-løsning

I3 Migrering af WebGIS-

brugere

I4 Metadatabase

I5 GIS-organisationen

I6 Dataejerskab

I7 Markedsføring

I8 Kompetencer

Fagprojekter Medio 2013 Medio 2014 Medio 2015

F1 Oversvømmelser

F2 Fælles registreringsplatform

F3 Terapeut

F4 Beredskab

F5 Kirkegård

F6 Ledelse

F7 Borger

Etablering af database

Igangsætning

Implementere datastruktur og data

Igangsætning

Udvikling af WebGIS-platform

Igangsætning

Migrering af WebGIS-brugere

Igangsætning

Etablering af GIS-organisation

Igangsætning

Fastlæggelse af dataejerskab

Igangsætning

Etablering og oprettelse

af metadata

Igangsætning

Markedsføring af GIS og strategien

Uddannelse: Datavedligehold Uddannelse: Migrering af WebGIS-brugere

16

7. Indsatsområder

For at kunne leve op til visionen og de strategiske målsætninger er der en række overordnede

indsatsområder, der skal være på plads inden at brugen af GIS kan udbredes til en større del af

administrationen i Hillerød Kommune. Flere af indstatsområderne har igennem længere tid været et særligt

indsatsområde i By og Miljø, herunder en sammenhængende systemløsning for GIS-platformen og

kriterierene for datas egenskaber. I det følgende redegøres der for kriterierne for GIS-platformen og

dataegenskaber og den valgte organisationsstruktur, for at kunne styre udviklingen af GIS projekter og

opnå sammenhæng og synergieffekter mellem de mange forskellige GIS aktiviteter.

7.1. GIS - platform

Begrebet GIS-platformen dækker over en sammenhængende systemløsning hvori indgår WebGIS, MapInfo

og geodatabaser. Der er en række kriterier for platformen, der skal være opfyldt for at sikre opfyldelse af

vision og de strategiske målsætninger. GIS-platformen skal:

være robust og fremtidssikret: Platformen skal bygge på velafprøvede og modne produkter, der

samtidig skal være dynamiske og fleksible, så platformen kan tilpasses de konkrete behov.

kunne integreres med eksterne systemer: Platformen skal have standardiseret snitflader, der sikrer,

at platformen kan integreres med eksterne systemer, dataservices samt fagsystemer. Platformen

kan derved underbygge udvikling af selvbetjeningsløsning og derved understøtte digitalisering.

give mulighed for mobil-registrering: Platformen skal underbygge, at der skal kunne integreres til

mobile enheder, så der kan registreres data via disse værktøjer.

underbygge en god borgerkommunikation: Platformen skal stille en kortløsning til rådighed, der

nemt kan integreres i den eksterne hjemmeside. Kortløsningen skal være intuitiv og nem at

anvende for borgeren.

være et foretrukket sagsbehandlings- og analyseværktøj: Platformen skal stille værktøjer til

rådighed til sagsbehandling og geografiske analyser. Værktøjerne skal være tilfredsstillende at

bruge, så medarbejdstilfredsheden højnes. Værktøjerne skal desuden underbygge en digitalisering

af arbejdsgange.

kræve minimalt vedligehold: Platformen skal kræve minimalt vedligehold både økonomisk og

angående behov for medarbejderressourcer. Platformen skal fortrinsvis bygge på standard-

produkter, og Open Source-produkter, hvor disse er konkurrencedygtige.

17

For at opfylde ovenstående kriterier skal GIS-platformens arkitektur bestå af følgende:

Der etableres en geodatabase, dvs. ét sted til alle GIS-data. Dette vil sikre, at der ikke opstår kopi

data, samt at brugerne nemt kan tilgå data. At der er ét sted til data minimerer desuden

vedligehold i forbindelse med datahåndtering.

GIS-værktøjerne målrettes de forskellige brugeres behov. Ekstern formidling og kommunikation

varetages ved brug af Borger WebGIS. Til intern opgaveløsning stilles to værktøjer til rådighed

afhængig af behov. For simple opslag, præsentation, registrering og digitalisering anvendes

Sagsbehandler WebGIS. Sagsbehandler WebGIS målrettes til de enkelte opgaveløsninger, så den

fremstår overskuelig at anvende. Til mere avanceret brug som fx avanceret digitalisering og

analyser stilles MapInfo-desktop til rådighed.

Microstation er i dag en del af GIS-platformen, men vil fremover være karakteriseret som et

fagsystem og vil derfor ikke indgå i GIS-platformen.

Platformen bygger på standardiserede services, der sikrer at platformen kan integreres med

eksterne systemer.

7.2. Data

Ligesom for GIS-platformen gælder der også en række kriterier og krav til de data som anvendes. GIS-data

skal have følgende egenskaber:

Troværdige: Når data anvendes i kommunens opgaver, både i intern opgaveløsning eller ekstern

formidling skal data være troværdige. Borgere, sagsbehandler og politikere skal kunne stole på

data.

Aktualitet: Data skal være aktuelle, dvs. at de skal være opdateret. Det skal være de nyeste data,

der anvendes, så der altid træffes afgørelser på et retvisende datagrundlag.

Kvalitet: Data skal have en passende kvalitet til, at kommunen kan løse sine opgaver. Dette

betyder, at data skal have en nøjagtighed og præcision, der svarer til de konkrete opgavers behov.

Tilgængelige: Data skal være tilgængelige, så brugere nemt kan tilgå data. Dette gælder både

interne og eksterne data. I det omfang det er muligt stilles der data til rådighed for Hillerøds

borgere og erhvervsliv.

For at sikre at GIS-data opfylder ovenstående egenskaber, skal data være opdateret og vedligeholdt, så

data altid afspejler virkeligheden. Data indtastes én gang ved kilden og genbruges alle steder på tværs af

offentlige myndigheder, hvor der er behov for det. Dette kræver, at der er gode udvekslingsmuligheder

med eksterne dataservices, samt at dataansvar er klart defineret for hvert enkelt datasæt i Hillerød

Kommune.

18

Datatilgængeligheden sikres gennem en GIS-platform, hvor data lagres ét sted, samt hvor data altid kan

tilgås fra relevante GIS-værktøjer. Det er dataejernes ansvar at sikre, at data ligger på den fælles GIS-

platform. Alle data skal desuden have metadata, dvs. informationer om data. Metadata skal beskrive data,

så der er klarhed om datas karakteristika, beskaffenhed, samt hvordan de kan tilgås.

7.3. Organisation

For at kunne udbrede GIS-anvendelse til fagområder i kommunen, som ikke per automatik tænker GIS som

et redskab, kræves en stærk GIS-organisation. Organisationen skal styre udviklingen for at opnå

sammenhæng og synergieffekter mellem de forskellige aktiviteter organisationen forestår. Der skal være en

klar ansvars- og rollefordeling mellem de forskellige aktører i organisationen.

7.3.1. Organisationsstruktur

Organisationen består af to dele; en stationær og en dynamisk. Den stationære del er den styrende del af

organisationen. Den består af en Styregruppe, der har ansvaret for, at GIS-organisationen fungerer.

Styregruppen er også ansvarlig for GIS-strategien og implementeringen af denne. Se afsnit 7.3.2 for

nærmere definition af ansvars- og rollefordeling. Den nedsatte styregruppe for GIS-strategien kan evt.

fortsætte som styregruppe for GIS-organisationen, efter GIS-strategien er godkendt i byrådet. Styregruppen

for GIS-organisationen kan evt. udvides med flere medlemmer.

Udover Styregruppen består den stationære del af GIS-organisationen af en Tværgående

interessentgruppe. Denne gruppe indeholder GIS-gruppen og X antal interessenter, som er repræsentanter

fra et direktørområde, en afdeling eller en stabsfunktion.

Den dynamiske del af organisationen er afhængig af det enkelte GIS projekt. To GIS projekter behøver ikke

nødvendigvis den samme organisationsmodel. Organisationsmodellerne under den dynamiske del af

organisationsstrukturen, vist i figur 7.1., skal derfor også ses som inspiration til, hvordan man kan

organisere et GIS projekt. Et krav er dog at mindst en interessent indgår i organisationen for et GIS projekt.

Interessenternes rolle er vigtig, for at GIS-organisationen kan styre udviklingen i den rigtige retning og opnå

de tilsigtede sammenhænge og synergieffekter mellem de mange forskellige GIS aktiviteter.

Interessenternes rolle er nærmere beskrevet i afsnit 7.3.2. Interessenterne har ansvaret for koordinering af

behov og aktiviteter inden for interessentens direktørområde, afdeling eller stabsfunktion.

19

Figur 7.1: GIS-organisationen, Int. = Interessent, U = Udvikler

En af de væsentligste kritiske succesfaktorer for realisering af GIS-organisationen, og at GIS projekter bliver

vellykkede, er de daglige lederers involvering. Lederne skal gå forrest i udnyttelsen af nye GIS-muligheder

og sikre involvering og engagement hos medarbejderne, når eksempelvis arbejdsgange skal optimeres og

digitaliseres. Lederne har ansvaret for at udpege GIS-rollerne samt at afsætte ressourcer til at

medarbejderne kan udfylde deres GIS-rolle.

Tilsvarende er det vigtigt for strategien, at der er politisk opbakning til GIS-strategien, herunder til såvel

deltagelse i tværgående forpligtende samarbejder, som gennemførelsen af selvstændige løsninger.

Direktørområde / Afdeling

Direktørområde / Afdeling Direktørområde / Afdeling

GIS afdelings-gruppe

Int

U U

U

U

U

GIS-gruppe

n Int.

Int.

Int.

Int.

Int.

Int

.

U U

U U

U

U

U U GIS

Int

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U U U

U

Dyn

amis

k

Sta

tio

næ

r

20

7.3.2. Ansvars- og rollefordeling

I det følgende er en nærmere beskrivelse af de enkelte aktørers ansvars- og rollefordeling i GIS-

organisationen. Beskrivelsen består af, hvem der er aktør, og hvilket ansvar og rolle den enkelte aktør har i

GIS-organisationen.

Styregruppe: Styregruppen for GIS-strategien kan evt. fortsætte som styregruppe for GIS-organisationen,

efter GIS-strategien er godkendt. Styregruppen for GIS-organisationen kan evt. udvides med flere

medlemmer. Styregruppens ansvar er:

- ansvarlig for at GIS-organisationen fungerer

- ansvarlig for GIS-strategien

- ansvarlig for implementeringen af GIS-strategien

- prioritere igangsætning af nye GIS projekter

- inddrage andre afdelinger i det omfang at det er relevant og nødvendigt

GIS-projektleder: Hanne N. Christensen er GIS-projektleder. GIS-projektlederens ansvar og rolle er:

- ansvarlig for udarbejdelsen af GIS-strategien

- formidler ift. Styregruppen vedr. igangsætning af nye projekter

- ansvarlig for infrastruktur projekter

GIS-gruppen: Består af GIS-projektlederen og 2 x ½ GIS-gruppemedarbejdere. GIS-gruppens ansvar og rolle

er:

- vedligehold af GIS-software, desktopGIS, WebGIS

- superbrugere, support til brugere

- salg af kort

- uddannelse af brugere

- vidensbank

- inddrages i tilrettelæggelsen af GIS projekter

- inddrages i kontraktindgåelse og opgavebestillinger i forbindelse med køb

af GIS programmer

- ansvarlig for at vurdere, om principperne for GIS-anvendelse kan fraviges

- formidle informationer om GIS og des anvendelse til den Tværgående

interessentgruppe eller andre efterspørgere ex. et direktørområde eller

afdeling

21

- ansvarlig for intranet side vedr. information om planlagte og igangsatte

GIS projekter

- projektejerskab for infrastrukturprojekterne

Udover ovenstående punkter er GIS-gruppen, som ejer af stamdata, også ansvarlig for vedligeholdelse af

følgende grundkort:

- tekniske kort

- matrikelkort

- luftfoto

- adressekort

Tværgående interessentgruppe: Består af GIS-gruppen og X antal interessenter fra fx et direktørområde,

en afdeling eller en stabsfunktion. Den Tværgående interessentgruppe involveres som minimum i opstarten

af GIS projekter for at sikre, at projektet kommer rigtigt fra start angående disponeringen af GIS i projektet.

Den Tværgående interessentgruppes ansvar og rolle er:

- sparingsforum

- vidensdeling

- formidlingsfora for GIS-gruppen ift. drift og anvendelse af GIS.

Interessent: En interessent er en repræsentant fra fx et direktørområde, en afdeling eller en stabsfunktion

(i det efterfølgende kun benævnt som direktørområde). Interessenternes ansvar og rolle er:

- sparringspartner

- ansvarlig for at fremlægge forslag og nye ideer i den Tværgående

interessentgruppe på vegne af sit direktørområde

- ansvarlig for at inddrage GIS-gruppen i opstart af GIS projekter

- ansvarlig for at inddrage GIS-gruppen ved kontraktindgåelser

- ansvarlig for, at kontraktindgåelser er clearet med den kontraktansvarlige

for direktørområdet

- ansvarlig for at fremlægge organisationsstruktur for GIS projekter, som

interessenten indgår i, for den Tværgående interessentgruppe

- ansvarlig for at projektejerskabet er placeret, herunder hvem der er

dataejer, for de projekter interessenten indgår i.

22

Udvikler: Udvikleren er den egentlige arbejdskraft, i den forstand at det er udvikleren, der sørger for

udførelsen af GIS projektet. En udvikler behøver ikke være den samme person fra et GIS projekt til et andet

GIS projekt, det afhænger af GIS projektets beskaffenhed og de tildelte ressourcer. Udviklerens ansvar og

rolle er:

- indgå i et specifikt GIS projekt

- sørge for at de informationer, der skal indgå i GIS projektet er til rådighed

- udvikle temakort

- vedligeholde temakort

7.3.3 Projektejerskab

Ejerskabet for de igangsatte GIS projekter er placeret i det respektive direktørområde, hvor de primære

gevinster af GIS projektet forventes at kunne høstes. I de tilfælde hvor to eller flere direktørområder vælger

at starte et GIS projekt sammen, skal projektejerskabet, herunder dataejerskabet og vedligeholdelsen af

data, afklares inden projektopstart. Det er som udgangspunkt det direktørområde, der fremsætter ideen

om opstart af GIS projekt, der har projektejerskabet og det medfølgende dataejerskab. Der kan

direktørområderne imellem aftales en anden model. Det kan fx være det direktørområde, der høster størst

gevinst af GIS projektet, der også forestår projekt- og dataejerskabet. Projektejerskabet skal dog være

afklaret inden GIS projektet igangsættes for at sikre, at alle ved, hvem der forestår opdateringer af data og

evt. rettelser af forkerte data.

7.3.4 Markedsføring

Det er vigtigt at foretage markedsføring af GIS internt i kommunen for at understøtte en øget og bredere

brug af GIS. Markedsføringen har flere formål:

Viden om GIS: Medarbejderne i administrationen skal have en viden om GIS, herunder

mulighederne for anvendelse. Dette giver medarbejderne mulighed for at tænke GIS ind i deres

opgaver og underbygge den kreative proces omkring, hvordan GIS kan være værdiskabende.

Viden om GIS-strategi og GIS-principper: GIS-strategien og principperne skal formidles i relevante

fora for at opnå bevidsthed om vision, mål og principper, så der er en forståelse for prioriteringer

og aktiviteter omkring GIS-anvendelse og -udbredelse.

Viden om hvordan man kommer i gang med at bruge GIS: Medarbejderne skal have kendskab til

GIS-organisationen, så de ved, hvor man får viden om GIS og eventuel uddannelse, hvordan man

kommer i gang med at anvende GIS, og hvem man skal kontakte, hvis man har en ide til et GIS

projekt.

Viden om hvilke software og data der er til rådighed: Medarbejderne skal vide, hvordan de får

software stillet til rådighed, og hvordan de tilgår data.

23

Kortløsning på intra: Der er allerede nu en kort løsning på intra. Det er dog opfattelsen, at det er et

begrænset antal medarbejdere, udover de medarbejdere, der anvender GIS i deres daglige arbejde,

der kender til kort løsningen. Planen er at få rykket kort løsningen længere op på intra siden og øge

markedsføring af løsningen med fx en nyhed på intra. På længere sigt er det planen, at kort

løsningen skal udvides med data fra de forslåede GIS projekter.

7.3.5 Kompetencer

Kvalificerede og dygtige medarbejdere, og deres evne til at udnytte de GIS-mæssige muligheder i deres

daglige arbejde, er kommunens vigtigste ressource og er den væsentligst forudsætning for at opnå succes

med udbredelsen af GIS. Det gælder både for brugere, der anvender GIS- løsninger (WebGIS, MapInfo og

fagsystemer), og for medarbejdere, der bidrager til at udvikle GIS-løsninger (den Tværgående

interessentgruppe og Udviklerne) samt for medarbejdere, der fremstiller og vedligeholder data arbejder

med vedligehold og support af GIS (Udviklerne og GIS-gruppen). Der er således brug for forskelligartede

uddannelsestilbud, der afspejler de forskellige kompetencebehov. Uddannelse skal her forstås bredt som

kurser, sidemandsoplæring, oplæg, workshops, skriftlig information eller andre metoder, hvormed man kan

opkvalificere kompetencer hos medarbejdere.

Der er særligt uddannelsesbehov inden for følgende kompetencer:

GIS-projektlederen skal have de fornødne kompetencer inden for projektledelse samt viden om

muligheder på markedet inden for GIS-anvendelse og GIS-systemer.

GIS-gruppen og Interessenterne skal have en overordnet og strategisk viden omkring GIS.

Uddannelse af Udviklere, der skal varetage datafremstilling og vedligehold.

WebGIS-uddannelse: Der tilrettelægges et uddannelsesforløb for brugere af Sagsbehandler WebGIS .

24

8. Principper

Principperne skal forstås som retningslinjer for GIS-anvendelsen i kommunen og skal sørge for at GIS-

anvendelsen og -udviklingen følger strategiens vision og målsætninger. Principperne skal primært bruges i

det daglige, når der skal laves konkrete vurderinger af nye GIS-aktiviteter. Principperne skal overholdes,

med mindre der er en velbegrundet argumentation for at fravige. GIS-gruppen har ansvaret for at vurdere,

hvornår principperne kan fraviges. Der er principper inden for følgende områder: data, software og

organisation.

Data

1. Datamodel

Data skal anvende den standardiseret fælleskommunale datamodel. Findes denne ikke for det konkrete

datasæt anvendes den generelle del af datamodellen, samt evt. egen defineret specifik datamodel.

2. Dataansvar

Ansvaret for data, ligger i det enkelte fagområde. Afdelings- og områdecheferne er dermed ansvarlige

for at data lever op til fastlagte krav og retningslinjer. Dataansvaret omfatter ligeledes udarbejdelse af

metadatabeskrivelser.

3. Geodatabase

Alle data skal lagres i Hillerød Kommunes geodatabase.

4. Referencesystem

Alle datasæt skal som udgangspunkt registreres og lagres i UTM zone 32, ETRS89 (Euref89). Højder

registreres i DVR90.

5. Geometrityper

Hvert datasæt kan alene indeholde objekter af én geometritype (flader, linjer, punkter).

6. Metadata

Der skal udarbejdes metadatabeskrivelser til alle datasæt. Metadatabeskrivelserne udarbejdes i

overensstemmelse med fællesoffentlig standard af de dataansvarlige afdelinger. De revideres løbende

og gøres tilgængelige.

Software

7. WebGIS

Ved præsentation og simple analyser og digitalisering anvendes webGIS.

8. MapInfo-desktop

Ved avanceret analyser og digitalisering anvendes desktop-GIS, på nuværende tidspunkt MapInfo.

25

Organisation

9. Nye GIS-aktiviteter

Forslag og ideer til ny anvendelse af GIS skal fremlægges den tværgående interessentgruppe, så der kan

sikres en koordinering af GIS-aktiviteterne i Hillerød Kommune. GIS-gruppen skal inddrages i

tilrettelæggelsen af projektet for at sikre den rigtige koordinering af GIS’ rolle i projektet, både hvad

angår data, GIS-platform og organisation.

10. Projektejerskab

Et hvert projekt, hvor GIS indgår, skal have en interessent. Projektejerskabet skal være i det fagområde,

hvor de primære gevinster i projektet høstes.

11. Medarbejderressourcer

Det er den daglige leders ansvar at sikre, at der er medarbejderressourcer til udførsel af projektet samt

den efterfølgende drift.

12. Økonomiske ressourcer

Den daglige leder skal sikre, at der er økonomiske ressourcer til projektet samt den efterfølgende drift.

13. Kompetencer

Det er interessentens ansvar at sikre, at der er GIS-kompetencer til rådighed i projektet, herunder at

sørge for uddannelse/oplæring. Det er ligeledes interessentens ansvar at sikre, at der er de fornødne

kompetencer til den efterfølgende brug og drift.

14. Leverandører

GIS-gruppen skal inddrages i forbindelse med kontraktindgåelse og opgavebestilling i forbindelse med

GIS.

26

9. Projekter

Nr. Navn Beskrivelse Data-

kvalitet

GIS-

platform

Organi-

sation

Infrastrukturprojekter

I1 Kortdatabase Implementering af geodatabase,

herunder fælles datamodeller X X

I2 WebGIS og mobil

platform

Undersøgelse, evt. udbud og udvikling

af WebGIS-løsning og GIS til mobile

platforme. X

I3 Migrering af WebGIS-

brugere

Migration af brugere fra desktopGIS til

WebGIS. X X

I4 Metadata Etablering af metadatabase samt

oprettelse af metadata X X

I5 GIS-organisation Etablering af GIS-organisation x

I6 Datavedligehold Fastlæggelse af dataansvar, herunder

datavedligehold og datakvalitet X

I7 Markedsføring Gøre GIS synligt internt. X

I8 Kompetencer Uddannelse af GIS-brugere, både

eksisterende og kommende. X

Fagprojekter

F1 Oversvømmelse

-avanceret kortanalyse

Til brug i forbindelse med

klimaforandringer X X

F2 Fælles

registreringsplatform

Tværfagligt

Mobilregistrering og dokumentation af

driftsdata

X X

F3 Terapeuterne

- Fra kontortid til

borgertid

Kort over tilgængelige

træningsfaciliteter (Ældre og

Sundhedsområdet) X X

F4 Beredskab

- Informationer nu og her

Informationer til styrkelse og øget

indsats X X

F5 Kirkegåde

- visning af gravsteder

Registrering og visning af gravesteder

i/kirkegårde X

F6 Ledelse

- klassisk GIS redskab

Sagstyper fordelt på distrikter

X X

F7 Borger

- Min adresse, mit kort

Hvad sker der på min adresse? X

Figur 9.1: Oversigt over projekter

27

9.1. Infrastrukturprojekter

I1 Geodatabase

Beskrivelse

Alle kortdata skal samles ét sted, dvs. i en spatial database, hvilket er den eksisterende SQL-server. Det skal herigennem sikres, at der altid anvendes de korrekte data . Der skal udvikles snitflader og laves integrationer til databasen, så både MapInfo og WebGIS anvender data fra kortdatabasen.

Data i kortdatabasen skal følge den fælleskommunale datamodel. Dette gælder ca. 80 temakort der i dag er filbaseret og som i fremtiden skal være databasebaseret.

Hvis der viser sig mulighed for at samarbejde med andre kommuner om en fælles database, skal det overvejes, om det kunne give værdi for Hillerød Kommune at indgå i et sådan samarbejde.

I løbet af første år i handlingsplanen skal der etableres snitflader og integrationer til kortdatabasen, herunder sikre et godt sammenspil med fagsystemer fx Danmark Miljøportal og PlansystemDk. I gennem den 3-årige handlingsplanperiode skal data lægges ind i den fælles datamodel.

I bilag B ses en arkitekturoversigt over den nuværende og fremtidige platform.

Gevinster

- Sikrer at data bliver tilgængelige, dvs. øget mulighed for anvendelse, og undgår ekstra arbejde til at lave redundante data.

- Bidrager til at data er troværdige og aktuelle.

Forudsætninger

- Der afsættes de fornødne ressourcer internt til at konvertere data til den fælles datamodel. Dette skal ske i et samarbejde mellem GIS-gruppen og fagmedarbejderne.

- Der afsættes økonomi til udvikling af snitflader og integrationer mellem mapinfo og webGIS til geodatabasen.

- SQL-server er version 2008, der er spatial.

28

I2 WebGIS og mobil platform

Beskrivelse

Formålet er at sikre at WebGIS-løsningen underbygger de fremtidige behov samt at der er mulighed for at anvende GIS på mobile platforme som smartphones og pads. Det skal undersøges om den eksisterende WebGIS-løsningen lever op til behovene omkring funktionalitet, brugervenlighed og administration, samt at den er økonomisk rentabel. Behovet for GIS på mobile platforme skal undersøges nærmere for at fastlægge, hvilke krav der skal stilles til løsningen. På baggrund af dissse undersøgelser skal det vurderes om den eksisterende platform lever op til dette. Skal den eksisterende platform udvikles til at opfylde kravene eller skal der foretages et udbud af ny platform og en udskiftning.

Gevinster

- Brugervenlig webGIS-løsning, der kan anvendes både af borger og medarbejder til simple GIS-analyser og visninger.

- Mulighed for at anvende GIS i felten, samt at kommunikere med borgerne via mobile enheder.

- Webgis-løsningen og den mobile GIS kan bruges til at udbrede anvendelsen af GIS.

- Minimere drift og administration af WebGIS-løsningen.

Forudsætninger

-Der afsættes interne ressourcer i GIS gruppen til at undersøge behov kontra WebGIS-løsningen og mobil GISsamt evt. forberedelse af udbud. Evt. med bidrag fra konsulenter.

- Økonomi til en ændring af den eksisterende platform eller indkøb af ny platform.

29

I3 Migrering af WebGIS-brugere

Beskrivelse

Et vigtigt redskab til at udbrede GIS-anvendelsen og nedbringe omkostninger til desktop-licenser er at øge anvendelsen af webGIS-løsningen. Dette kræver at eksisterende GIS-brugere, der kun anvender GIS til præsentation af data og til simpel analyse skal skifte fra MapInfo til WebGIS. Dette kræver at WebGIS-løsningen bliver tilpasset med profiler, der passer til de specifikke fagopgaver, så WebGIS-løsningen opfattes brugervenlig og enkel at anvende for brugeren. Derudover skal brugerne have de fornødne kompetencer til at kunne anvende WebGIS-løsningen (se infrastrukturprojekt ”I8 Kompetencer”).

Gevinster

- Lette udbredelsen af GIS.

- Nedbringe omkostninger til MapInfo-licenser.

Forudsætninger

- Fornødne ressourcer til opsætning af WebGIS-løsning til de nye anvendelsesområder. Kan udføres af konsulenter eller af GIS-gruppen.

30

I4 Metadata

Beskrivelse

Projektet består i at etablere en metadatabase samt oprettelse af metadatadata. Dette skal sikre, at viden om data findes et sted, samt at der laves sagsbehandling på et oplyst grundlag. Det skal ligeledes gøre det nemmere at søge på data og derved bidrage til at gøre data tilgængelige.

Ved indkøb af en metadatabase bør det overvejes, om det kan give værdi at koble sig på et evt. nationalt udbud eller indgå et samarbejde med andre kommuner. Der skal anvendes en fællesoffentlig standard for at sikre, at metadata kan udveksles, hvis der opstår et fremtidigt behov for dette.

Gevinster

- Træffe afgørelser på oplyst grundlag.

- Skabe overblik over kommunens data og derved lette brugen af dem.

Forudsætninger

- Økonomi til Indkøb/udvikling af metadatasystem. Ressourcer i GIS- gruppen til at foretage indkøbet. Dette kan evt. laves af konsulenter.

- Interne ressource til at lave metadata. Metadata skal skrives af fagfolk med assistance fra GIS-gruppen.

31

I5 GIS-organisation

Beskrivelse

Projektet skal etablere den beskrevne GIS-organisation i indsatsområde ”Organisation”. Dette indbefatter udpegning og konstituering af styregruppen og dennes medlemmer samt udpegning af personer til at indgå i den tværgående interessentgruppe og GIS-gruppen. Der skal fastlægges en struktur for mødefrekvens, dagsorden, referat og mødeledelse for de tre grupper i organisationen.

Gevinster

- Fundamentet for at kunne lave en koordineret og fremadrettet indsat for en større GIS-anvendelse.

Forudsætninger

- At ledelsen udpeger personer til de forskellige roller i organisationen.

- At der afsættes tid hos de udpegede personer til møder og det koordinerende arbejde.

32

I6 Datavedligehold

Beskrivelse

En forudsætning for at kunne anvende data er, at de er troværdige og aktuelle. Dette skal skabes ved at få klarhed omkring datakvaliteten. I projektet skal det kortlægges hvilke behov der er til datakvalitet udfra hvilken anvendelse de skal bruges i. På baggrund af dette fastlægges der dataansvar, opdateringfrekvens og kvalitetskrav til fx topologi, så det sikres at data får den nødvendige beskaffenhed. Dette skal ske gennem en dialog mellem fagmedarbejdere og GIS-gruppen og resultere i et sæt retningslinjer.

Dette projekt har ligeledes til formål at skabe incitament for at data bliver vedligeholdt, da der kommer en klarhed omkring hvilken brug data har, også uden for fagområdet hvor dataansvaret er placeret.

Gevinster

- Troværdige og aktuelle data, der sikrer kvalitet i opgaveløsningen samt undgår forkerte afgørelser.

Forudsætninger

- Interne ressourcer hos fagmedarbejdere og GIS-gruppen til fastlæggelse af retningslinjer for datakvalitet.

33

I7 Markedsføring

Beskrivelse

Gennem forskellige fora skal GIS markedsføres for at sikre, at der kommer en bred anvendelse af GIS. I følgende er valgt fire fora, men listen kan udvides:

- Afdelingsmøder: På afdelingsmøder i de forskellige fagområder skal der orienteres om GIS-strategien, handleplanen og dens principper. Dette skal bl.a. være en opfølgning på strategiarbejdet, hvor mange har deltaget, samt for at formidle hvordan man kommer i gang med projekter, hvor GIS indgår. Der skal ligeledes formidles hvordan dataejerskaber og vedligehold fungerer, så det sikres at data bliver opdateret i geodatabasen.

- Ledermøder: På ledermøder skal strategien formidles, samt hvordan beslutningsprocesserne bliver omkring fremtidige projekter, hvor GIS indgår.

- Intranet: På Intranettet skal medarbejderne kunne finde relevante informationer om GIS, herunder data, systemer, strategi, organisation, dataejerskab, datavedligehold, metadata mv. Medarbejderen skal kunne få information om hvordan man kommer i gang med GIS.

- Internet: På Internettet skal den godkendte GIS-strategi lægges, så borgere og andre interesserede kan læse om Hillerød Kommunes planer og ambitioner på GIS-området.

Gevinster

- Medarbejderne føler sig informeret om hvordan GIS-anvendes i Hillerød Kommune og derved understøtte en øget brug af GIS.

Forudsætninger

- Ressourcer til afholdelse af møder samt at lægge informationer på internet og intranet.

34

I8 Kompetencer

Beskrivelse

Medarbejderne skal have de fornødne kompetencer for at kunne anvende GIS og styre GIS-projekter. Der skal tilbydes en række forskellige udddannelsesmuligheder og kompetenceløft. Dette omfatter:

- Uddannelse af Udviklere: På et ½ dags møde informeres der om processen i et GIS-projekt, organisationen og en grundlæggende information om hvad GIS er og kan. Dette skal klæde de nye Udviklere på til at kunne tage styringen på et projekt hvor GIS indgår.

- Uddannelse i WebGIS for nye og eksisterende MapInfo-brugere. ½ dagskursus med "hands on".

- Fagmedarbejdere med ansvar for datavedligehold får et ½ dags kursus i hvordan data tilgås og rettes i geodatabasen. Kurset er "hands on".

- GIS-projektlederen skal følge udviklingen i GIS-markedet tæt for at sikre, at Hillerød Kommune får mulighed for at høste de gevinster, der måtte være. Dette kræver deltagelse i diverse GIS-seminarer/konferencer. GIS-projektlederen skal desuden deltage i tværkommunale og tværoffentlige møder for at give mulighed for, at der kan indgås samarbejdsprojekter med andre offentlige myndigheder, hvor dette giver værdi for Hillerød Kommune.

Gevinster

- Større udbytte af GIS, da medarbejderne har de fornødne kompetencer.

- Mulighed for at indgå fordelagtige samarbejdsaftaler med andre offentlige myndigheder.

- Mulighed for at udnytte muligheder i GIS-markedet, der kan øge GIS-anvendelsen.

Forudsætninger

- Ressourcer til at GIS-medarbejdere kan deltage i GIS-uddannelse.

- Ressourcer til afholdelse af uddannelse. Det kan evt. udføres af konsulenter.

- Økonomi til deltagelse i GIS-seminarer/ konferencer.

35

9.2. Fagprojekter

F1 Oversvømmelser - Avanceret kortanalyse

Beskrivelse

Formålet med oversvømmelseskort er at få overblik over, hvor der kan komme oversvømmelser, hvilke konsekvenser der er ved oversvømmelserne og hvordan oversvømmelser kan forebygges.

COWI har udarbejdet en regnvandsmodel for Hillerød Kommune, som viser hvor vandet vil lægge sig på overfladen ved forskellige nedbørsmængder. Modellen viser desuden, hvordan vandet strømmer på overfladen.

Med dette projekt er det målet at udbygge modellen med det vand, som flyder under overfladen, samt ejendomsdata og lokale nedsivningsforhold. På den måde kan der vurderes, om regnvandet kan nedsives på egen grund, og der kan udarbejdes prioriterede handlingsplaner for, hvor det er mest rentabelt at forebygge oversvømmelser, så indsatsen kan prioriteres.

Type af projekt

Dette projekt er af typen avanceret GIS-analyse, hvor specialister udvikler et komplekst GIS-værktøj.

Scenarie

Efter et større skybrud med flere mindre oversvømmelser i private kældre er det besluttet at kommunen skal målrette sin strategi i forhold til spildevand. Flere husejere bliver involveret og påkrævet at frakople spildevandet fra kloaksystemet og nedsive på egen grund. GIS-modellen er blevet brugt til at undersøge hvilke huse, der skal inddrages, og hvordan deres undergrundsforhold ser ud. For de private husejere er det et ømtåeligt emne, da det ikke kan undgåes at koste penge eller involvere anlægsarbejde på deres grunde. For at formidle projektet på en forståelig måde bliver nogle af kortene printet og lagt med informationsmaterialet. Kortene er desuden blevet brugt i de lokale borgermøder, der har været i de berørte områder, som grundlag for en god dialog.

Gevinster

Bedre forudsætninger for at undgå oversvømmer, som koster penge og er til ulempe for borgerne. Nye muligheder for at lave landskabsbaseret regnvandshåndtering, der sparer forbrugerne penge til nye kloaker og er til gavn for miljøet.

Perspektiv

Modellen kan udbygges med flere variabler, så den bliver mere præcis.

36

F2 - En fælles registreringsplatform - Tværfagligt

Beskrivelse

Ejendomme, By og miljø, Digitalisering og IKT, Trafik, vej og Park. Alle har de en lang række tilbagevendende dokumentationsopgaver. Uanset om det er indberetning af bjørneklo, registrering af brandhaner, anden byinventar, busskure eller nøglelåse vurderes det at der eksisterer 95% ensartet behov for registrering. Derfor er dette projekt myntet på at inddrage en fælles mobil registreringstablet. Ved hjælp af denne kan der fastsættes gps-koordinater, dokumenteres vha. billede/tekst samt udfyldes en række attributter og datafelter vha. mobile indberetningsløsninger ”on the spot” med standardiseret integration og datalevering til kommunens eksisterende GIS-/fagsystemer – typisk via wms og wfs-services.

"On the spot"-registrering og brug af tablet kan tænkes ind i de fleste arbejdssituationer i felten. Fokus for dette projekt er, at den udvikling der sker mod brug af mobile enheder, koordineres, således at de forskellige fagsystemer kan gøre brug af hinandens data. Det har den fordel, at flere data er tilgængelig i felten, og der dermed ikke sker dobbeltarbejde.

Type af projekt

I dette projekt handler det om at udvide GIS registreringsmulighederne ved at udvide til en mobil platform.

Scenarie

Konkrete eksempler på scenarier for dette projekt kan læses i de følgende fagprojekt beskrivelser.

Gevinster

Datakvaliteten vil kunne forbedres væsentligt gennem anvendelse af en tablet, ide data ikke skal igennem flere manuelle handlinger, som at tage papir noter, der senere skal skrives ind.

Der foreligger en tidsbesparelse i forbindelse med indberetning.

Perspektiv

Dette projekt spreder sig over flere felter og fagområder. Flere af projekterne er beskrevet i de efterfølgende fagprojekt-beskrivelser, men der findes en række flere områder hvor det kunne give værdi.

37

F3 Terapeut - Fra kontortid til borgertid

Beskrivelse

Dette projekts omdrejningspunkt er brug af en arbejdstablet med samling af data i en applikation, der kan benyttes i borgerens hjem. GIS eller kortfunktionerne er en væsentlig del af indholdet i en sådan applikation, men behøver ikke stå alene. Kortet har den styrke, at det giver en indgang til de opgaver terapeuter (ansat i Hillerød Kommune) har, hvor borgeren er det centrale punkt.

Med tabletten kan Hillerød kommunes behandlere stå ude hos borgeren og dokumentere med det samme, bl.a. booke biler, reservere tider mm. Herudover giver tabletten en større mulighed for at planlægge den fysiske behandling før og sammen med patienten, dette f.eks. via kort der indeholder informationer om transport, gangstier, behandlingscentre, indkøbsfaciliteter mm. Med tabletten kan terapeuten nemmere visualisere og formidle de fysiske muligheder lokalområdet giver og med online adgang løse flere opgaver hurtigere på stedet.

Med GIS-kortet kan terapeuten desuden effektivisere ruterne på sin arbejdsdag.

Type

Dette projekt handler dels om brug af kort i arbejdssituationer og dels om udvidelse til mobil enhed.

Scenarie

Tove er halvsiddet lammet og lige kommet hjem i eget hjem. Hun kan ikke bevæge sine ben så godt og kun den venstre arm. Derudover har hun talebesvær. Torben er terapeut og på besøg hos Torve. I første omgang skal han hjælpe med at finde et egnet ganghjælpemiddel og kigge på hendes bevægelsesmuligheder i nærmiljøet. Tove kan ikke rigtigt overskue det, så Torben bruger tabletten til at finde kort frem over hendes område. De kan se smutveje til indkøbscentret og se hvor stoppestederne er for den nærmeste bus. Herefter finder Torben en rolator i hjælpemiddeldatabasen og viser den til Tove. Hun siger ok til den, så Torben kan bestille den med det samme. Nu kan de sammen sætte mål for hendes færden udendørs. Torben afslutter sit besøg og tjekker ruten til den næste borger. Han lægger tabletten i tasken og cykler afsted.

Gevinster

Visuel formidling via kort og andre medier.

Mere inddragelse og tid hos borgeren. Ved at gøre kontorarbejdspladsen mobil udvides mulighederne for at arbejde sammen med borgeren ude hos borgen om deres træningsmål.

Arbejdsredskab så ruter effektiviseres.

Perspektiv

Ud over at indeholde data, dokumentation og kort kan tabeletten tænkes sammen med andre redskaber, der kan understøtte terapeutens arbejde. Det kan være præsentationsvideo af bestemte øvelser, eller videodokumentation af et forløb hos en borger.

38

F4 Beredskab - Information nu og her

Beskrivelse

Dette projekt handler om en digitalisering af de forskellige informationer beredskabet bruger, når de kører ud akut og til tilsyn af forskellige installationer og arrangementer. Ved at koble informationerne til en mobil-applikation, hvor gps og kort er online kan hver enkel beredsskabsbil få de lokationsspecifikke informationer, der findes i det område bilen er i lige nu, eller er ved at køre til. Bilerne vil kunne se midlertidige tilladelser som fyrværkeri, fester, overnatninger, scener, vejspærringer mm. der har betydning for udrykninger. Derudover vil de kunne registrere i felten så informationer om tilstanden på redningsposter, bradhaner, nøglebokse mm. bliver delt med det samme i en enkel handling/registrering på stedet.

Type af projekt

Digitalisering fra papir, noter og godkendelser til digitale filer, der kan deles og er tilgængelige med det samme. Analyse af brugbare informationer, der skal geokodes.

Scenarie

Kl er 20.00 og Brandvæsnet er kaldt ud til en ildebrand i Lærkeparkens børnehave. Destinationen er kaldt frem i beredskabs-app'en og indsatslederen og de andre biler kan se, at der netop denne nat er 20 overnattende børn samt pædagoer. Der bliver med det samme lavet foranstaltninger med tilkaldelse af ambulancer og læger på stedet. Kortet giver de vigtigste oplysninger for børnehaven og omgivelserne så indsatslederen kan koordinere bilernes placerering, mens de kører til stedet. Når de når frem giver indsatslederen instruktioner til brandfolkene, han laver indtegninger på kortet digitalt og klikker bygningstegningerne frem, så alle har et godt overblik over forholdene. Ildebranden er heldigvis i modsatte ende af hvor børnene er, så alle er uskadte. Indsatlederen ser på kortet, at der er sportshal nede ad vejen, sammen med politiet bliver det koordineret at alle kommer derned til optælling og information.

Gevinster

I dag samles oplysninger på ovenstående i papirform, og lægges i køretøjerne. Køretøjerne anvender i forvejen GPS i fbm kørsel, og det vil være en stor gevinst, der i sidste ende kan være forskellen på liv eller død, hvis GPS’ens destinationspunkt kan integreres med oplysninger omkring forholdene på stedet.

Perspektiv

Flere forskellige informationer kan samles på sigt. Dokumenter der viser bilers udformning i forbindelse med at de skal klippes op.

Logning af de brandfolk, der er inde i bygninger, som koples med et bygningskort, der giver et godt overblik.

39

F5 Kirkegårde -visning af gravsteder

Beskrivelse

Dette projektet skal give borgere og kirkegårdskunder adgang til selvbetjening og søge i de informationer, der ligger i Kirkegårdsadministrationsprogrammet ASK/GIS. Adgangen skal være online via Hillerød Kommunes hjemmeside, hvor brugerne derigennem kan finde familiegravsteder på kirkegårdene, finde ledige gravsteder på kirkegårdene og se ledige kapeltider til bisættelser og begravelser i kommunens kapeller. Alle disse oplysninger kan i dag kun skaffes ved personlig henvendelse til kirkegårdskontoret.

Ud over borgerhenvendelser er der i dag en del administration af arbejdsopgaver på kirkegårdene. Disse ville med fordel også kunne trække på en lidt bredere digitalisering af systemet, hvor online registreringer i marken er mulige.

Type af projekt

Projektet har i første omgang to hovedopgaver; dels at sammenkøre to allerede eksisterende systemer og dels at udvide hjemmesidens informationer om begravelser med et kort og et reservationssystem. Som fremtidsperspektiv vil udvidelsen af platfomen til at være tabletbaseret, som arbejdsredskab i marken, være oplagt.

Scenarie

Jørgen Hansen skal planlægge sin fars begravelse. På Hillerød kommunes hjemmeside går han ind og finder den side, der omhandler Skansekirkegården. Han læser de informationer, der står om begravelser. På kortet kan han se, hvilke gravpladser der er ledige på skansekirkegården. Han kigger på luftfotoet og vælger et sted han synes om under vilde træer i nærheden. Han reserverer det, og booker derefter en tid i kapellet.

I forbindelse med bisættelsen skal bedemanden lægge blomster på gravstedet, bedemanden går i ind på hjemmesiden og får hurtigt information om hvor han skal køre hen og lægge blomsterne.

Gevinster

Færre henvendelser, der kræver tid og ressourcer for kommunen. Der er ca. 150 reservationer af gravsteder og kapeller om året og derudover mange ydeligere henvendelser i forbindelse med disse.

At informationerne lægges tilgængeligt for borgeren giver desuden en bedre og mere direkte borgerservice.

Perspektiv

Det kan udvides ved at inddrage en tablet som arbejdsredskab for de mange medarbejdere, som arbejder omkring gravstederne. Dette fungerer i dag i Rudersdal kommune.

40

F6 Ledelse -klassisk GIS-redskab

Beskrivelse

Dette projekt giver lederne i Familie og Sundhed et redskab til at få et bedre overblik over deres sager. I fordelingen og formidlingen af afdelingens arbejde med f.eks. anbringelser af børn, er det brugbart at trække på statistiker om sagerne i hvert distrikt. Ved hjælp af GIS-kort kan fordelingen af sagstyper visualiseres, og der kan herfra trækkes forskellige typer af statistiker, der skal bruges i ledelsesmæssige beslutningsprocesser.

Helt specifikt er hver sag i GIS-kortet knyttet til en adresse, denne vises med et ikon/prik, der afspejler dennes sagstype. De forskellige inddelinger af sager og disse forskellige ikoner gør det muligt at vælge forskellige views alt efter hvilken problemstilling man sidder i. Tilhørende data fra andre afdelinger kan slås til så f.eks. skolers placering eller andre elementer fra lokalområdet, by og miljø mm. kan inddrages, når der vurderes i forskellige sammenhænge.

Type af projekt

Dette projekt er et klassisk opstarts GIS-projekt, hvor geokodning af informationer giver en ekstra dimension i forhold til visualisering, formidling og analyser af arbejdsopgaver.

Scenarie

Vibeke er leder for Familie og Sundhed. Det er starten af april og hver måned laver hun en et kort og forskellige statistiske udtræk, der viser hvordan personaleressourcerne er fordelt i forhold til sager i distrikterne. Hun skal have det med på ledermødet og denne gang vil hun også inddrage informationer om demografien i distrikterne. På sidste møde blev det diskuteret om et specifikt lokalområde havde en ændret befolkningssammensætning, og der derfor skulle gøres tiltag med mere forbyggende arbejde. Hun laver flere kort der viser befolkningssammensætningen i det specifikke område og udfra forskellige samfundsmæssige parametre som alder, flytning, indkomstforhold mv.

Gevinster

Nyttig ledelsesinformation til ressourcestyring via formidling og analyser.

Datakvalitet forbedres i forhold til manuelle optællinger og udregninger.

Tidsbesparelser i forbindelse med ovenstående.

Perspektiv

Kan også tænkes brugt af tovholdere og sagsbehandlere, samt af andre fagområder der også er interesseret i disse forhold.

41

F7 Borger - Min adresse, mit kort

Beskrivelse

Dette projekt giver borgeren flere muligheder for at se og søge de informationer kommunen har liggende om "mit" hjem. Via egen adresse kan borgeren hurtigt få oplysninger om f.eks. skoler, plejecentre, fritidstilbud, adgang til byggesager, status på vejen, forsyningsoplysninger (el, vand, varme osv.), genoptræningstilbud mm. Kortet giver et helhedsoverblik, der samler informationer og formidler det på en visuel overskuelig måde. Kortet indeholder en stor mængde information, men skal serveres med bestemte briller på i forhold til borgerens hensigter med informationssøgningen. Styrken i denne tilgang er at borgeren tager udgangspunkt i sin egen adresse og derfor ikke skal kunne gennemskue hvem der ligger inde med de informationer, og skal ikke selv navigere sig igennem dette på hjemmesiden.

Type af projekt

En del oplysninger ligger allerede tilgængeligt. Dette projekt handler derfor i høj grad om at få tilrettelagt formidlingen til borgeren med udgangspunkt i en brugervenlig kortløsning. Dette skal gøres gennem en analyse af brugerens behov. Derudover skal de data, der ikke er tilgængelige eller ajourførte på nuværende tidspunkt digitaliseres.

Scenarie

En af gadelamperne på Smedievej, hvor Søren Jakobsgård bor har været i stykker i en lille uge. Søren går ind på Hillerød kommunes hjemmeside, han taster sin adressen ind, og kortet zoomer til hans adresse. Kortet viser nogle overordende temaer som Trafik og veje, Miljø og natur, El og vandforsyning, sundhed, børn... Han klikker på det punkt, der hedder forsyning, og der kommer en afgrænsning frem hvor han kan se, at det er Dong der leverer i dette område. Han kan se, at han kan tage direkte henvendelse til dem via kontaktoplysningerne. Søren er glad for at han så nemt kunne finde det, han brugte det også da han flyttede hertil og skulle se områdets skoler, afstanden til sportshalen og indkøbsmulighederne.

Gevinster

Bedre og mere brugervenlig borgerservice, hvor der er lavet en samlet ”selvbetjening” til borgerne.

Færre henvendelser til kommunen hvor medarbejdere ofte må sende henvendelser rundt til andre kollegaer.

Perspektiv

Mange informationer skal bruges i situationer, hvor borgeren ikke har tid eller er i nærheden af en computer, og der kommer derfor et behov for at få disse informationer ud på mobilen.

Yderligere informationer til projektbeskrivelserne

F1 Oversvømmelser

F2 Fælles

registreringsplat-form - Tværfagligt

F3 Terapeut

F4 Beredskab

F5 Kirkegårde

F6 Ledelse

F7 Borger

Prioritering 1 1 1 2 2 3 3 Projekttype GIS-analyser

Udvide platform. Indberetningsværktøj. Integrere systemer. Digitalisering.

Udvide platform.

Digitalisering fra papir til computer Integrere systemer, hvor registreringer i felten kommer ind med det samme Udvide platform, ipad og udnytte de digitale muligheder.

Integrere systemer. Formidling. Digitalisering centralisering af data, samle kort et sted.

Digitalisering, geokodning. Integrere systemer. GIS og sagsystemet. Regneark. Analyse. Formidling ledelsesinformation.

Analyse af brugerbehov både internt og eksternt. Integrere systemer og data. Formidling

Inspiration Greve Kommune har analyseret hvor der opstår problemer. Københavns Kommune.

Københavns lufthavn. Andre kommuner.

MeeTee, der køres en evaluering af det nu.

En brandmand samt en bekendt app-udvikler.

Rudersdal Kommune arbejdsredskab Århus hjemmeside.

Gennem samarbejde med GIS kan afd. få flere inputs.

Andre Kommune Borger.dk

1.skridt En afklaring i forhold til data og omkostninger, hvad har vi, hvad mangler vi og hvor langt vil vi gå. Internt såvel som fra konsulenter.

Etablere arbejdsgruppe og koble denne med folk, der kan hjælpe med det tekniske. Tegne arkitektur og lave analyse af behov hos medarbejderne.

Analyse af arbejdssituation og specifik beskrivelse det ønskede systemet.

Etablere arbejdsgruppe evt. sammen med Frederikssund kommune.

Integrere systemerne ASK/GIS

Geokodning af alle sager, GIS og EDH. Tilføjelsesprogram som skal godkendes af ITK., der findes en tidligere beskrivelse. Dette system findes i mange kommuner.

Afdække hvordan kort skal indgå i hjemmesiden. Afdække behov fra borgeren, defineret profiler. Hvad er det man efterspørger.

Identificerede delopgaver

Risikoanalysen, er sat i gang gennem tilbud. Data skal forfines internt. Vurdere hvor langt kan vi gå med at levere data, og hvor meget har vi. Kontakt til COWI om hvad vi/de skal bruge for at gå videre med

Der bliver etableret WFS-services fra kommunens GIS-servere, således at kortdata kan tilgås eksternt fra. Man bør i Hillerød Kommune desuden beslutte, hvilke tablet-pc’ere/platforme man ønsker at anvende ifm.

Lægge de forskellige aktiviteter i samme system. Designe indholdet så det fungerer på en mobil platform.

Beredskabet deltager i øjeblikket i en arbejdsgruppe, som skal udarbejde en tabletbaseret, digital løsning til brandsyn, men også til operative løsninger. Få defineret hvad et system skal kunne herunder at data skal

Definere rammerne for hvad der skal startes op med.

At få mere viden om hvordan GIS bruges. Digital byggesagsbehandling som er lovkrav, kan også bruge dette værktøj. Hvor er de belastede områder.

Der skal tegnes temakort med de forskellige temaer, indsamles data, ved at opdatere temaerne.

43

modellen Geokode bygninger.

Mobil indberetning. (IOS, Windows 7, HTML5)

gå begge veje. Definere data og indhold.

Forudsætninger Hvis modellen skal udbygges kræver det konsulentbistand.

Medarbejdere bliver klædt på til at kunne foretage wms og wfs-opsætninger af korttemaer i kommunens gis-system.

Det forudsættes at dette system er fuldt ud integrerbart, med kommunens GIS-system, og det tilstræbes at brugerfladen bliver enkel.

Det forudsætter, at afdelingerne opdeler kommunen i samme distrikter (skoledistrikterne). En anden forudsætning er samspil mellem GIS og KMD Sag/KMD Børn og Skoleafdeling og Dagtilbud Børn.

Ejerskab Klima, Natur og Byplan og GIS projektet. Miljøafdelingen skal involveres.

Sektionerne skal tage ejerskab og selv gå videre. Arbejdsgruppe, udvalg.

Arbejdsgruppe fra Træningssektionen.

Beredskab og GIS-projektet.

Kirkegårdskontoret Familie og Sundhedssektionen

GIS-projektet

Figur 9.2 Skema med detaljer til det videre forløb

Bilag A: Status

Eksisterende anvendelse

GIS-anvendelsen foregår i dag hovedsagelig i By og Miljø i forbindelse med byplan-, natur- og

miljøplanlægning. Endvidere i forbindelse med byggesagsbehandling, administration på vej, trafik, grønne

områder og kommunale ejendomme. Andre områder, der anvender GIS er bl.a. Børn og Ungeområdet og i

forbindelse med boligprognoser.

De GIS systemer, der anvendes er MapInfo, og MicroStation . WEB kort løsningen anvendes hovedsagelig

som formidlingskilde af temakort.

Der er ca. 50-60 brugere på MapInfo og ca. 5 brugere på MicroStation.

Der er i dag adgang til ca. 600 temakort. Nogle af disse temakort modtager vi fra de statslige og regionale

institutioner eller fra nabokommuner. Hovedparten af temakortene fremstilles og vedligeholdes i

kommunen.

Der findes i dag ikke en database med en samlet oversigt over tilgængelige temakort og registerdata, og der

er derved heller ikke lavet en kvalitetsbeskrivelse af de eksisterende temakort og registerdata.

Ved indkøb af nye IT løsninger bliver der i dag ikke stillet krav til snitfladerne om integration til GIS

systemer.

Integration mellem GIS og fagsystemer

Gravetilladelser

Der er delvis integration mellem WEB-anmeldelsesblanketten og vejvedligeholdelsesprogrammet ROSY.

Befolkningsprognose.

Der er integration mellem befolkningsprognose programmet ProPlan og MapInfo.

45

Status forår 2012

Figur A.1 Status

46

Bilag B: Arkitekturoversigt – nu og fremtid

MapInfo MicroStation

FilserverWEB-kort (Intranet) SQLServer

WEB-kort (Internet)

Ad

resse

r

FO

T-d

ata

DA

I-d

ata

INTERNET

DM

P d

ata

*

KM

S d

ata

NE

ST

da

ta

Firewall mod eksterne servere

Firewall mod Hillerød kommune

Browser

Browser

(.tab) (.dgn)

*) DMP data omfatter data fra DAI, Naturdatabasen, Overfladevandssystemerne og Grundvand

WMS/

WFS

Dataforbindelse via MapInfo plugin

Dataoverførsel via batch-job

Forbindelse mellem server og klient

Server udstiller WMS/WFS tjenester

Klient anvender WMS/WFS tjenester

Signaturforklaring

Eksterne

selvbetjeningssystemer

(Rotteweb, Gravetilladelser)KMD E&M

Fagsystemer

(Rosy, GeoEnviron)

KMD BBR

BB

R

Eksterne korttjenester

og services(Kortforsyningen, DMP*, FOT,

KUAS, PlanDK, Byggesagsarkiv)

WMS/

WFS

NUVÆRENDE

Figur A.21 Arkitekturoversigt nu

47

MapInfo

WEB-kort (Intranet) SQLServer

WEB-kort (Internet)

Eksterne korttjenester

og services(Kortforsyningen, DMP*, FOT,

PlanDK, KUAS, Byggesagsarkiv)

Ad

resse

r/B

BR

mv.

FO

T-d

ata

DA

I-d

ata

INTERNET

DM

P d

ata

*

KM

S d

ata

NE

ST

da

ta

Firewall mod eksterne servere

Firewall mod Hillerød kommune

Browser

Browser

WMS/

WFS

*) DMP data omfatter data fra DAI, Naturdatabasen, Overfladevandssystemerne og Grundvand

WMS/

WFS

Dataforbindelse via MapInfo plugin

Dataoverførsel via batch-job

Forbindelse mellem server og klient

Server udstiller WMS/WFS tjenester

Klient anvender WMS/WFS tjenester

Signaturforklaring

Eksterne

selvbetjeningssystemer

(Rotteweb, Gravetilladelser)OIS

Fagsystemer(Rosy, GeoEnviron,

Vejprojektering)

KMD BBR

BB

R

FREMTIDIGT

Figur A.32 Arkitekturoversigt fremtid

48

Bilag C: Idékatalog

A : Natur og Byplan, Miljø – Byg og Beredskab, Trafik – Vej og Park

Gravetilladelser m placering samt AV-dokument

Årlig streetview kørsel

For bruger/sagsbehandler – kobling mellem BBR og kort

Terræn højdemodel til brug i projekter og sagsbehandling (eks. naturområdet)

Den digitale tinglysning

Mulighed for at vælge målfaste kort (i runde tal) eks. 1:100, 1:500 osv

Webkort med flere oplysninger til borgerne

3D model til at vurdere placering af byggeri og anlæg i landskabet og i byen

Nedsivning kort (potentiale) => Oversvømmelseskort

Kobling mellem KMD-tilladelser og kort + byggesagsarkiv

Ændre organisering => nye kort + opdateringer ligger i GIS-enheden. Tydeliggør hvilke kort der er

opdaterede herunder nem opdatering af oplysninger. Opdaterede forsyningskort

Kobling mellem folkeregister og GIS – så vi kan se nye tilflyttere

Link til mail med GIS-oplysninger

Interaktion mellem kommuner og forsyningerne => opdaterede kort

Kort med vejledende støjgrænser og trafiktal. Så man ud fra trafikmængden kan få et billede af hvor der kan bygges uden støjafskærmning

Boligprognose, landskabsanalyser => kobling mellem sårbarhed og hvor må der bygges

B: , Miljø – Byg og Beredskab, Ejendomme, Borgerservice

Beredskab – herunder ABA mm, farlige virksomheder, brandsyn

Ejendomsdata – herunder, kommuneplan, lokalplan, tingbog, BBR, SKAT, jordforurening

Forpagtningsaftaler

Digitale ejendomsnumre

Grundværdiområder, grundværdier, herlighedsområder

Vejarbejde, aktuelle/planlagte

Placering af ABA, AIA, ITV

Digital indberetning af "Skader"

Byggesager aktive/passive

Kort der viser udstykningssager

Generering af nøgletal

Vedligehold af data – på kommunernes ejendomme, planlagte/aktive

Spillesteder

Alkohol bevillinger

Vurderinger – områder

49

Bygningsalder

Kort over målerplaceringer

Selvbetjening til borger v bygning af carport/skur – ok/ afslag efter tjek af bebyggelsesprocent

"Giv os et tip" linkes sammen med kort

Hvor er de plejekrævende borgere, vist på kort

Vejsager linket til kort

Hvad sker der på min adresse - kommende events

C: Hjemmeplejen, Familier og Sundhed, Miljø – Byg og Beredskab, Trafik – Vej og Park

Skoletandpleje (sundhed) – hvem har huller i tænderne – hvor bor de?

Hjemmeplejedistrikter farveopdelt – også for borgere

Oplysninger til Ankestyrelsen og Danmarks statistik (tæller i dag manuelt)

Familie og Sundhed; Sagstyper fordelt på distrikter sammenholdt med demografi (internt!)

Adgang til byggesager via "klik i kort"

Selvbetjening til borger ved bygning af carport/skur – ok/ afslag efter tjek af bebyggelsesprocent

"Giv os et tip" linkes sammen med kort

Hvor er de plejekrævende borgere vist på kort

Vejsager linket til kort

Hvad sker der på min adresse - kommende events

Træningstilbud til borgere ved skade

Fritidstilbud

Ruteplanlægning i hjemmeplejen og sundhedsplejen

3D by

Webkortinformationer – segmentopdelt

D: Kultur og Udvikling, Ældre og Sundhed, Drift og Service, Digitalisering og ITK

Mobil registrering og vedligehold af data (datakvalitet) – opdatere kort i marken

Erhvervsgrunde arealer (salg)

Automatisk dokumentation/overvågning

God effekt på forståelse via illustrationer/kort

Vintervedligehold, GPS-tracking, præsentation over for borgere

Forebyggelse => sundhedsstatus præsenteres geografisk/demografisk

Fællesoffentlig app => "in-app purchase"

Ruteplanlægning => optimering

Energi optimering i forbindelse med anlæg => vejrdata kombineret med 3D bygninger

Virtuel fremvisning af gravsteder.

50

Registrering af gravsteder

Turisme, kulturattraktioner på kort

Kvalitetssikring og vedligehold af bl.a. å-arealer

Forebyggelse, hvilke idrætsforeninger er hvor? Visning på kort

Konfliktsøgning i forbindelse med byggesagsbehandling – både til borgere og sagsbehandlere.

Ruteplanlægning i hjemmeplejen

Illustrativt værktøj til beslutningstagere

Fra enheder, der ikke havde mulighed for at deltage i workshoppen er følgende ideer fra interview-runden

medtaget:

Dagtilbud Børn

Automatisere befolkningsprognoser til visualisering 1. Formål: Adgang til informationer i sagsbehandlingen 2. Udfordring: Integration mellem systemer og database. Områdeafgrænsning, aldersgrupper

Kort over institutioner, antal børn, madordning 1. Formål: Information

Automatiseredata bearbejdningsprocesser så kort konstant er tidssvarende 1. Formål: Information til løbende ajourførte kort 2. Udfordringer: Beskrivelse af arbejdsgange, integration mellem databaser og kort.

Skoleafdelingen

Kort, der viser kriterier for hvornår der kan tildeles skolebuskort. 1. Formål: Information

Kortlægge særlige behov til planlægning i skole-regi 1. Formål:

Kortlægning af bevægelsesmønstre til/fra skole. 1. Formål: Undersøge om børn færdes på trafikfarlige skoleveje. 2. Udfordring: System til registrering af bevægelsesmønstre

Kort, der viser strækninger og steder, der opleves som utrygge for skoleelever og deres forældre. 1. Formål: Regulering af trafiksikkerhed 2. Udfordring: System til registrering af informationer fra børn og forældre

Kort vedrørende ungdomsuddannelse 1. Formål: Kortlægning af hvor mange unge fra Hillerød Kommune som gennemfører en

ungdomsuddannelse 2. Udfordring: Integration mellem kort og databaser

Kort på skolerne 1. Formål: Kortlægge behovet for kort på skolerne 2. Udfordring: Information om muligheder, digitale kortløsninger til undervisningsbrug,

administrationsbrug

51

Kort over trafikfarlige skoleveje Træningssektionen - Ældre og Sundhed

Elektronisk løsning på Ipad: 1. Formål: Dokumentation af træningsforløb 2. Udfordringer: kobling til journalsystem

Kort over handicapvenlige gang og cykelstier 1. Formål: information 2. Udfordring: Definition af hvilke gang- og cykelstier, der er handicapvenlige.

Mulighed for at beregne afstand fra borgerens dør til offentlige transportmidler (busstoppesteder, station)

1. Formål: Information

Kort over tilgængelige træningsfaciliteter (Ældre-Sundhedsområdet), inkl. Inventar. 1. Formål: Information

Kort, der viser, hvor de borgere, vi træner, bor 1. Formål: Information.

Voksen Handicap

Sammenstilling af data / GIS på tværs af fagsystemer

1. Formål: Information 2. Udfordring: System til håndtering af databaseinformationer med GIS visualisering

Kort over ”kunders” placering 1. Formål: Information om deres lokalisering og behov. Optimere planlægning og tilbud