FORMEL Scuola di Formazione Enti Locali

Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informaticoEBIT Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A.Tel. 0832/396823 fax 0832/457389e-mail: ebit@infoebit.it web: www.infoebit.com

1Obiettivi e-governmentMigliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione allattivit amministrativaAttuare i presupposti dellart 1 L 241/90 di economicit, efficacia, pubblicit e trasparenza

2

Attuare i principi dellart 97 della Costituzione di imparzialit e buon andamento della PA Digitalizzare perch 3Stampa/ProduzionedocumentiAcquisizionedocumenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro allannoDistribuzionedocumenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte Costo: 18 euro perdocumento Archiviazionedocumenti 1 documento perduto su 20 3% dei documentiarchiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro40%:Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attivit di gestione documentaleFonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 20063Nuove disposizioniDecreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n. 179):Documento unificato: CIE e tessera sanitariaEntro il 31 dicembre 2014 dovr essere completata lANPR (Anagrafe nazionale popolazione residente)Entro il 18 aprile 2013 verr istituito INI-PEC (indice nazionale indirizzi pec)Dal 1 gennaio 2013 domicilio digitale per i cittadini che lo richiederanno;Dal 31 dicembre 2013 pec anche per le imprese individuali;Open data: entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere pubblicati i regolamenti per laccesso ai dati pubblicati4Nuove disposizioniArt 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove misure in materia di amministrazione apertaArt 19 L 134 del 7 agosto 2012, istituzione dellAgenzia Italia Digitale con funzioni di realizzazione degli obiettivi dellAgenda digitale italiana Art 6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art 5 CAD: obbligo di pubblicare le coordinate bancarie per i pagamenti elettronici5

Strumenti delle-governmentE-mail e posta elettronica certificata Sito web e sevizi in reteProtocollo informatico Documento informatico

6La rete al centro del cambiamento

Produzione del documento informatico e forme dellatto amministrativo7Documento informatico8

Documento informatico Documento analogicoQuali differenze ?DocumentoDocumentoDoc.Strutturasemplice e/o complessa di un documento

informazione.Supporto.99Documento informaticoIl CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ( art 1 lett p)).10Rappresentazione binaria del contenuto informativo

1101001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010

Documento informatico12

12Documento informaticoIl documento informatico pu essere prodotto:Con appositi applicativi software;Acquisendo copia informatica di un documento analogico;Raggruppando un insieme di dati in una forma logica predeterminata e memorizzata in forma statica13Documento informaticoCriteri per la scelta dei formati elettronici:Aperto e standard;Affidabile: rappresentare il documento con lo stesso contenuto e forma dato dallautore;Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene prodotto il documento; Non deve contenere macroistruzioniCompatibile per la conservazione a lungo termine;Interoperabile; Esempi di formati: XML, TXT, PDF.

1414Documento informatico15

Affidabilit (autenticit e integrit/immodificabilit)FruibilitConservazione

Principali criticit:

Documento informaticoArt. 20, comma 1-bis del CAD:L'idoneit del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualit, sicurezza, integrit ed immodificabilit, fermo restando quanto disposto dallarticolo 21.16Autenticit del documentoLe caratteristiche di integrit e immodificabilit sono determinate da (nuove regole tecniche):La sottoscrizione con firma digitale;Lapposizione di un riferimento temporale;La trasmissione tramite PEC;Memorizzazione in un sistema di gestione documentale;Il versamento ad un sistema di conservazione17Autenticit del documentoAutenticit:Firma elettronicaFirma elettronica avanzata18

Autenticit del documentoFirma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05 :Linsieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica19

19Autenticit del documentoFirma digitale (art 1 lett s) Dlgs 82/05: particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche che consente di verificare lautenticit e lintegrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

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20Generazione firma digitale21256BITDocDocumento da firmareHashSHA 256Impronta del Documento CIFRATURAKsFirma digitalePKCS#7Certificato elettronico21Verifica firma digitale22256BITDocHashSHA 256Impronta del Documento Firma digitaleCertificato elettronicoDecodificaKpChiave pubblica256BIT= ok!Visualizza il documento con i dati del sottoscrittoreImpronta corrispondente alla firma22Quali differenze ?Firma elettronicaFirma digitaleLautenticit del documento garantita dallaffidabilit della procedura di rilascio dei dati usati per lidentificazione informatica richiesti per lutilizzo dellapplicativo;Lintegrit dei contenuti non garantita;Valore giuridico liberamente valutato in giudizio tenuto conto delle sue qualit.Lautenticit sempre garantita dal certificato qualificato rilasciato dallente certificatore accreditato e dalla procedura di firma;Lintegrit dei contenuti garantita dalla crittografia asimmetrica;Valore giuridico equiparato alla scrittura privata (ex art 2702 cc).23Autenticit del documento Lapposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione24Limite di validit della firma digitale nel tempo (art. 21 comma 3):

Data certa del documentoMarca temporale apposta da un gestore di marche temporali valido 20 anni Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocolloRiferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documentiRiferimento temporale ottenuto attraverso lutilizzo della PEC25Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) :

25Forme elettroniche degli atti amministrativi26Per gli atti amministrativi vige il principio della libert delle forme, tuttavia deve essere garantito:La forma scritta ad substantiam salvo i casi espressamente previsti dalla norma (es ordini di polizia; atto di convocazione della giunta o del consiglio)La certa riferibilit al funzionario che ha prodotto latto al fine di garantire limparzialit e il buon andamento dellazione amministrativa ( art. 97 Cost.)Forme elettroniche degli atti amministrativi27Atti interni possono essere firmati con firma elettronicaAtti esternati devono essere firmati con firma digitale

Art. 34 CAD:

Fruibilit del documentoRiproducibile fruibile28Affinch un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo:

Copie del documentoCopie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (art 22 CAD) hanno piena validit giuridica se:Se sottoscritte da pubblico ufficiale;Se prodotte con un processo certificato;Per i documenti non unici assolvono gli obblighi di conservazione29Copie del documentoCopie analogiche di documenti informatici (art 23 CAD) hanno piena validit se:Se la loro conformit alloriginale attestata da un pubblico ufficiale secondo le regole tecniche dell art. 71;Per i documenti amministrativi informatici previsto il timbro digitale(art 23-ter CAD)

30Copie del documentoAltre tipologie di copie previste dal CAD:Copia informatica di documento informatico (art. 1, comma 1 lett. i-quater)Duplicato informatico di documenti informatici (art. 1, comma 1 lett. i-quinques)

31VerificaIl documento digitale deve assicurare:Laffidabilit del contenuto;La fruibilit del contenuto;Lautenticit, integrit, fruibilit e la conservazione del contenuto nel lungo periodo. 32VerificaI documenti firmati con firma digitale e firma elettronica:Sul piano probatorio hanno lo stesso valore;Entrambe le firme garantiscono lintegrit del contenuto;Solo la firma digitale garantisce lautenticit e lintegrit del documento. 33VerificaIl documento firmato con firma digitale:Sul piano probatorio di volta in volta liberamente valutabile in giudizio;Ha efficacia probatoria prevista dallart. 2702 c.c. ( equiparato alla scrittura privata analogica);Non ancora riconosciuto dal nostro ordinamento; 34La comunicazione individuale dellatto amministrativo35Posta elettronica I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza , soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale36Art 45 DLgs 82/05 (CAD)

36Posta elettronicanon ripudio riservatezza integrit certezza della provenienzaProva di avvenuta ricezione

37La trasmissione tramite posta elettronica non da garanzie di:

37Posta elettronicaPer gli atti non firmati inviati via e-mail, sebbene il nostro ordinamento preveda la libert delle forme, secondo la giurisprudenza si dovrebbero distinguere le invalidit che colpiscono i documenti che contengono dichiarazioni di scienza da quelli concernenti dichiarazioni di volont (Tar Puglia, Bari, sez I, 9 gennaio 2004, n.48).

3838Posta elettronicaAspetti dellindirizzo di posta elettronica:non equivale alla residenza anagrafica assimilabile al domicilio, quindi lutilizzo deve essere espressamente autorizzatola consegna presso lindirizzo elettronico equivale alla consegna3939Posta elettronica certificataLa provenienzaLintegritLavvenuta consegnaLidentificazione informatica (art 65 CAD lettera c-bis)Un riferimento temporale certo (art 48 CAD)

40La posta elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce:

40Posta elettronica certificata41

Posta elettronica certificataArt. 48 comma 1 CAD:La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.42Posta elettronica certificataArt. 6 CAD:Per le comunicazioni di cui allart 48 comma 1, con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo le pubbliche amministrazioni utilizzano la PEC43VerificaLa trasmissione telematica valida se: effettuata con strumenti telematici che garantiscano la provenienza, integrit del contenuto e non ripudio Pu essere eseguita con qualsiasi strumento telematico possibile ma deve essere comunque seguita dallinvio del documento cartaceo 44VerificaLa trasmissione telematica via Pec:Garantisce il non ripudio e lintegrit e autenticit del documento trasmesso;Garantisce il non ripudio ma non lintegrit e autenticit del documento trasmesso;Garantisce il non ripudio lintegrit del documento trasmesso ma non la sua autenticit. 45Gli strumenti di conoscenza collettivasito web e albo on-line46Sito web Finalit:Comunicazione istituzionaleTrasparenza amministrativaErogazione servizi on-line47

Sito web Accessibilit, usabilit e di semplice consultazione (art. 53 CAD)

Affidabilit, accuratezza e pertinenza delle contenuto (art 54 comma 4)

Contenuti fruibili gratuitamente senza identificazione informatica nel rispetto della normativa sulla privacy (art 54 comma 3)48

Caratteristiche del sito:

Sito web Contenuto obbligatorio del sito (art 54):Lorganigramma e larticolazione degli ufficiSezione trasparenza e valutazione del meritoLelenco dei procedimentiModuli e formulariLelenco dei servizi forniti in rete Lelenco delle caselle di posta elettronicaLelenco dei bandi di concorso e di gara49Albo on-lineLa procedura di pubblicit on-line (art 32 L69/09) presenta criticit in termini di:50

Gestione della procedura in ambiente digitaleValutazione dei dati personali che possono essere diffusiRischi di perdita di controllo dei dati sensibili pubblicati50Albo on-linela diffusione di dati personali da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento (art 19 DLgs 196/03)I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi (art. 22 DLgs 196/03)51

Albo on-lineDefinire un congruo periodo di pubblicazione dei datiPrevedere accorgimenti tecnologici per evitare manipolazioni o indebite archiviazioni52

Diritto alloblio (delib. Garante n. 88/11):Albo on-lineForma degli atti pubblicati

Riferimenti identificativi oggetto di registrazione

Produzione di una referta di avvenuta pubblicazione

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Definire una procedura di pubblicit on-line che preveda:

Amministrazione apertaArt 18 L. 134 del 7 agosto 2012:Entro il 31 dicembre 2012 tutte le concessioni di sovvenzioni, contributi e corrispettivi a persone o imprese devono essere pubblicate in formato aperto sul sito dellente;A decorrere dal 1 gennaio 2013 la pubblicazione in rete costituisce condizione legale legittimante delle concessioni;Lomessa o incompleta pubblicazione rilevata dallufficio, dal beneficiario e da chiunque abbia interesse.54Amministrazione apertaDati da pubblicare:Nome del beneficiario e dati fiscali;Importo e norma alla base dellattribuzione;Ufficio responsabile e modalit seguite per lattribuzione;Link al progetto e al contratto della fornitura, curriculum del beneficiario;Le informazioni dovranno essere accessibili da un link ben visibile nella sezione del sito trasparenza, valutazione del merito;

55Amministrazione apertaEntro 120 gg (18 febbraio 2013) obbligo di pubblicare i regolamenti che disciplinano il diritto di accesso ai dati:Disponibili secondo termini di licenza anche per finalit commerciali;Accessibili con le tecnologie ITC e in formati aperti (XLS, CSV)Gratuiti o a costo marginale56

Decreto sviluppo 2.0 open data:Servizi in reteSono firmate con firma digitaleOvvero, quando lautore identificato con CIE e CNSOvvero, quando lautore comunque identificato con strumenti diversi da CIE e CNS (login e password)57Le istanze presentate via web sono valide se (art 65 comma1 CAD):

Servizi in reteArt 65 comma 2 CAD:Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalit previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento58Servizi in reteGuida la produzione del doc in termini di formato e metadati Evita il passaggio della trasmissione telematica59

Vantaggi del canale WEB: produzione dei documenti su modulisticamessa a disposizione (art 57 CAD)Servizi in reteVantaggi della Modulistica elettronica:Compilazione on-line da parte dellutente;Possibilit di integrare una business logic in grado di guidare la compilazione;Possibilit di trasportare dati in una struttura XML in grado di garantire linteroperabilit con altri gestionali (es. Protocollo informatico)

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Possibilit di prevedere campi firma;Predisposizione di un set di metadati descrittivi utili alla conservazione;Produzione del documento in formati predisposti per la conservazione.

Modulistica elettronicaModulo di tipo statico :Deve essere stampato e compilato a mano e spedito per Fax o corriere;Vantaggi: Per lente evita la stampa di una quantit eccessiva di moduli;Per lutente evita di recarsi presso lufficio61Modulistica elettronicaModulo di tipo dinamico:Campi interattivi compilabili da pc;Validazione dati tramite una business logic;Invio via web o posta elettronica oppure stampa e invio via fax o corrierePossibilit riassumere i dati in un codice bidimensionale;62Modulistica elettronicaModulo di tipo RIA (Rich Internet Aplication):Precompilazione del modulo dei dati in possesso della PA; Compilazione con guida interattiva dei campi variabili e implementazione di una business logic;Firma del documento;Invio tramite web o posta elettronica.63Verifica La procedura di pubblicit on-line deve garantire:Il diritto alloblio dellinteressatoLesattezza, pertinenza e non eccedenza dei dati diffusiIl rispetto della procedura di pubblicazione64Verifica Listanza presentata on-line non valida se: firmata digitalmente ed inviata via mail;Non firmata e inviata via PEC;Quando lautore identificato con CIE o CNS oppure Login e password rilasciate dallente;65Protocollo informatico egestione documentale66Protocollo informaticoNon semplice trasposizione su supporto informatico del tradizionale protocollo cartaceoMa ambiente di lavoro nel quale vengono prodotti e trattati i documenti informatici e analogiciQuindi un sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi6767Protocollo informaticoAOOUORRPAGiocano un ruolo fondamentale nel definire lorganizzazione del protocollo informatico6868 Protocollo informaticoLa registrazione a protocollo:Attesta lesistenza allinterno dellarchivio di un determinato documentoCertifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L.241/1990 e successive modificazioni

6969Protocollo informatico atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987)Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge241/90) atto pubblico di fede privilegiata (TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n.24)7070Protocollo informaticoLa registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioniNumero di protocollo Data di registrazione mittente/ destinatario Oggetto del documento Impronta del documento trasmesso per via telematica[numero degli allegati] [descrizione degli allegati]

7171Protocollo informaticoArt. 53 comma 5 del DPR 445/2000Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dallamministrazione e tutti i documenti informatici . Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare dellamministrazione7272Protocollo informaticoArt. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate:Le informazioni non modificabili di cui allart.53sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.La procedura per indicare lannullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque,da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, allidentificativo delloperatore e dagli estremi del provvedimento di autorizzazione 7373Protocollo informaticoSegnatura dei documenti informatici:La segnatura di un documento informatico deve essere conforme alle specifiche dellXML e compatibile con il DTD previsto a livello nazionaleLe informazioni contenute sono quelle previste per il documento analogico pi:Oggetto del documento Corrispondente

7474Registrazione di protocolloProposta di timbro di segnatura analogica:

Informazioni sul fascicoloEstremi di protocolloInformazioni sul flusso7575Classificazione TUDA art. 52, comma f)garantire la corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione darchivio adottatoTUDA art. 56 le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni7676Titolario Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dellanalisi delle funzioni dellente, al quale deve ricondursi la molteplicit dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.7777Titolario atto di organizzazione e va deliberato dallorgano o ufficio preposto allorganizzazioneAttiene alla sfera amministrativo-gestionaleNon pu essere retroattivo ricavato dallanalisi delle funzioniHa carattere di astrattezzaPrevede il pu esserci generale, ma non generico7878Fascicolo una forma di aggregazione ordinata di documenti sulla base di criteri:Cronologico: tiene conto della sequenza cronologica dei documenti prescindendo dal loro contenuto informativo o dispositivoMateria / oggetto: considera il contenuto del documento

7979FascicoloRequisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali Art 52 lett c) DPR 445/00c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finaliArt. 65 DPR 445/00a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso associato;b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonch la gestione delle fasi del procedimento;8080TrattamentoFascicolazione dei documenti:Oggetto della fascicolazione:Documenti analogici ed informaticiProtocollati e nonFormali ed informaliI fascicoli possono raccogliere documenti:Afferenti lo stesso affare - procedimentoAfferenti la stessa personaAfferenti la stessa attivit

8181Fascicolazione Fascicolo per affare - procedimento :Si apre nellambito del livello pi basso del titolario di classificazioneComprende documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affareOgni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concretoHa durata circoscritta allaffareEsempio: 2009-VII/6.13 Concerto di Ferragosto a Pra della Valle 2009 lanno di aperturaVII il titolo (Servizi alla persona)6 la classe (Eventi e attivit culturali)13 il numero progressivo attribuito al fascicolo su base cronologica durante lanno 2009 allinterno del titolo VII e della classe 6

8282Fascicolazione Fascicolo per persona:Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica o giuridica.il fascicolo personale viene aperto a livello di titoloRestano aperti finch in corso il rapporto di lavoroUn esempio: 2005-III/0.6749 Ugo Fantozzi:2005 anno di apertura III il titolo (Risorse umane)0 la classe6749 il numero di matricola

8383FascicolazioneFascicolo per attivit: costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di unattivit amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti.Il fascicolo per attivit comprende documenti conDestinatari diversiOggetti uguali o similiIdentica classificaHa durata annuale e, se la massa documentale eccessiva, pu articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali(ad esempio, mensili)8484Repertorio Aggregazione (serie) di documenti identiciper forma (tipologia di atto) per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)(ma differenti per contenuto)vengono disposti in sequenza cronologicadalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoriaEsempio. Delibere, Determine, Verbali 8585Fascicolo ibridosoluzione finalizzata alla gestione del passaggio tra dalla documentazione analogica a quella digitale al fine di garantire lunicit dellarchivio:Creazione di un unico fascicolo (analogico o informatico) a fini gestionaliMantenimento di due fascicoli per lo stesso affare a fini giuridici - probatori8686Verifica La registrazione a protocollo permette di :Identificare univocamente un documento attribuendogli una numerazione progressiva annualeDeterminare una data di arrivo certaAssegnare la documentazione allufficio competente una volta registrata

87VerificaLa classificazione e fascicolazione unattivit superflua e non prevista dal TUDA unattivit facoltativa a descrizione dellente unattivit necessaria e sufficiente per la corretta sedimentazione della documentazione in archivio88VerificaLe informazioni inserite nel protocollo informatico:Sono assolutamente inalterabiliSono non modificabili, a condizione che restino memorizzate nella base dati e venga indicato loperatore la data e lora della modifica ed autorizzate dal responsabile.Sono modificabili solo dalloperatore del protocollo89VerificaLa registrazione dei documenti informatici prevede:Stessa procedura dei documenti cartacei pi registrazione dellimpronta e memorizzazione del file nella base dati del protocollo informaticoNon necessaria la registrazione dei riferimenti indicativi ma solo la memorizzazione del file Non devono essere protocollati se arrivano tramite PEC90Archiviazione elettronica e Poli Archivistici regionaliArchiviazione elettronicaObblighi dellente:Conservare e valorizzare larchivio in quanto bene culturale art 10 DLgs 42/04

92Mantenere lorganicit e ordinamento dellarchivio art 30 DLgs 42/04Divieto di danneggiare, deteriorare o distruggere larchivio

Archiviazione elettronicaUnicit dellarchivio

Organizzazione elettronica dei fascicoli

Gestione e conservazione di archivi ibridi93

Lintenso utilizzo delle tecnologie informatiche produce criticit in termini di:

Archiviazione elettronicaLa nomina di un responsabile interno o esterno allente della conservazione (art 44 CAD),La definizione di un manuale della conservazione,Lindividuazione di un conservatore accreditato (art 44-bis CAD)94

La definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere:

Archiviazione elettronicaIl sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD):Lautenticit del documentoLintegritLa leggibilit e lagevole reperibilit dei documentiIl rispetto delle misure di sicurezza della privacy95Archiviazione elettronicaConservare il digitale unattivit complessa:96

Archiviazione elettronicaIl sistema di conservazione deve essere gestito da una struttura affidabile:Che esegue attivit di backup-restore;Corredato da meccanismi di disaster recovery e continuit operativa;Dotato di un sistema di storage management altamente affidabile;Dotato della documentazione necessaria per dimostrare la corretta gestione.97Archiviazione elettronicaOccorre soddisfare gli obblighi della normativa vigente descritta nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11, per evitare che le firme digitali apposte perdano nel tempo la loro validit.98Archiviazione elettronicaConsiderata lelevata specializzazione di persone e mezzi, difficilmente lente pu attivare strutture adeguate, di qui la nascita dei Poli archivistici regionali.99Archiviazione elettronicaI Poli Archivistici collaborano con lente supportandoli nella formazione dei loro archivi digitali:Evitando la dispersione dei documenti informatici in tanti sistemi non interoperabili;Assicurando la valorizzazione di un adeguato set di metadati per le unit documentarie archivistiche;Esplicitando le esigenze in termini di accessibilit, riservatezza, tempo minimo di conservazione, etc. 100Archivio OAISProduttoriManagementUtilizzatoriArchiviazione elettronica101Il modello conservativo dei Poli Archivistici conforme al modello OAIS

SIPDIP101Archiviazione elettronicaCon la nascita dei Poli Archivistici basati sullo stesso modello conservativo che utilizzano set di metadati compatibili si prefigura la costituzione di una rete nazionale dei Depositi Digitali capaci di mettere a fattor comune il patrimonio informativo e documentario conservato, producendo servizi altamente innovativi e di elevata potenzialit102Continuit operativaArt 50-bis del CAD e Circ. DigitPA 58/11:Dal disaster recovery alla continuit operativa;Lo studio di fattibilit tecnica:analisi dell'organizzazione e analisi dell'impatto;la procedura di autovalutazione;scelta della strategia e individuazione della soluzione tecnica;limplementazione della soluzione tecnica;la scelta sulle modalit di esecuzione (make, outsourcing);verifica e manutenzione;

103ConcludendoIl passaggio ad una amministrazione digitale implica:Impegno del vertice a promuovere cambiamenti radicaliCambiamento di mentalit nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativiInterventi formativi per fornire la spinta psicologica necessaria al cambiamento verso il digitale104104