Upload
vaughan-buck
View
48
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Göteborgs universitet förnyas Implementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssätt Fakultetsperspektivet Kompetensutveckling Rektors chefs- och prefektmöte 2012-06-11. Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
www.gu.se
Göteborgs universitet förnyas
Implementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssättFakultetsperspektivetKompetensutveckling
Rektors chefs- och prefektmöte 2012-06-11
Göteborgs universitet förnyas - implementering
2023-04-19
www.gu.se
Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg
• Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013-2020
• Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012
• Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Utforma Arbetsordnin
g
Resultat • Arbetsordning• Delegations-
ordning
Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav
Resultat• Beskrivning av
framtida gemensamma arbetssätt
• Definition av kompetenskrav
Specificera befintlig kompetens
Utforma struktur för den administrativa organisationen
Input
Input
Resultat• Beskrivning av
framtida administrativ funktionell organisation och forum
Resultat• Beskrivning av
befintlig kompetens
Etapp 2,5
Resultat• Insikt om
respektive förändringsresa
• Acceptans • Detaljerad plan
för hösten • Ta emot
resultaten• Bedöma resursbehov
i processerna• Genomföra riskanalys• Specificera respektive nuläge• Definiera eventuellt
kompetensgap• Utforma modell för bemanning
A-D
Input
• Realisera
Resultat• Nytt
arbets-sätt
Implementering
Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation
Maj-sep 2011
Okt-dec 2011
Okt 2011-apr 2012
Mar-apr 2012
Apr-maj 2012
Vår-sommar2012
Höst2012
1/12013
Resultat• Nya
dekaner• Nya
prefekter
1/72012
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q2 Implementering
Q1
2012 2013
26/4 Information i
styrelsen
• Bedöma resursbehov i processer och organisation
• Definiera eventuellt kompetensgap
• Bemanna organisationen• Etablera administrativ
organisation• Etablera roller och arbetssätt
för processutveckling, inkl. processansvar
• Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av
stödprocesser
Rektors beslut om ny administrativ organisation
Apr Maj Jun
• Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av
organisationsförslag• Samordna administrativ
organisation och stödprocesser
• Genomföra kompetenskartläggning
• Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar
• Utforma utbildningspaket• Beslutsunderlag om
processverktyg• Utforma tillvägagångssätt för
bemanning av administrativ organisation
• Genomföra riskanalys• Formera organisation för
realisering, samordning och införandegrupper
• Information till berörda nyckelpersoner
Ny administrativ organisation
Förutsättningar inför implementering
Implementering av organisation och arbetssätt
Tidplan
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Budgetarbetet startar
www.gu.se
Syfte och kännetecken
• Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar• Ändamålsenliga samordningsfunktioner• Effektiva ledningsfunktioner• Stöd till processorienterat arbetssätt• Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet
• Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
FUS
Fakultet KanslichefFakultet
Kanslichef
Universitetsledning
Information och
utbildning
SamordningsledareSamordningsgrupp
Samordningsforum• Förvaltningschef/
samordningsledare• Kanslichefer/samordnade
chefer
Ledningsrådet
Modell för bemanning
Administrativ organisation
Institution Administrati
v chef
Institution Administrati
v chef
FakultetKanslichef
Gemensamma
förvaltningen
Institution Administrati
v chef
Införandegrupper
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Implementerings-organisation
STABPEM INFRA
www.gu.se
Samordningsgrupp
• Lars Nilsson• Anna Lindholm• Håkan Berg• Marina Ghersetti• Peter Kim• Hannah Saldert (student)• Karoline Axelson• Ytterligare stödresurser kan adjungeras efter behov
Göteborgs universitet förnyas - implementering
2023-04-19
www.gu.se
Rektors beslut 2012-05-02 och 2012-05-23
• Beslut om principer för ny administrativ organisering av stödprocesser inom Göteborgs universitet
• Dekaner, prefekter och förvaltningschefen ges i uppdrag attorganisera stödverksamheten för respektive nivå
• Samordningsgruppen ansvarar för att en mer detaljerad beskrivningtas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma förvaltningen
• Att införandet av den nya administrativa organisationen ska påbörjas snarast och vara genomförd senast i januari 2013
samt• Hantering av övergångsperioden 1 juli till 31 december 2012
Göteborgs universitet förnyas - implementering
2023-04-19
www.gu.se
Ledningsgrupp
Ämnen/verksamhetsindelning
• Ekonomi• PA/HR• Utbildning/forskning/samverkan• Kommunikation• Infrastruktur • Allmän administration
Teknisk chef
Prefekt
Viceprefekt
Institution
Administrativ chef
Proprefekt
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Institutionsråd
www.gu.se
Institution
Kanslichef
• Strategisk verksamhetsplanering och budget• Utbildning• Forskning/samverkan• Kvalificerat stöd till lärarförslagsnämnden• Kommunikation• Övrig fakultetsrelaterad administration
InstitutionInstitution
Fakultet Dekanus
Vicedekanus
Prefektråd
Prodekanus
Ledningsgrupp
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Fakultetsstyrelse
www.gu.se
Gemensamma förvaltningen
Förvaltningschef
Forskning/Utbildning/Samverkan • Forskning-
och innovation• Samverkan • Rekrytering av
studenter• Antagning • Examina • Studie- och
karriärvägledning • Kommunikation• Internationalisering• Analys och
utvärdering
Personal/Ekonomi/Myndighet• Personal• Ekonomi • Kommunikation • IT-stab• Projektkontor • Miljöenhet• Myndighetsstöd
Universitetsledningens stab• Samordning • Kommunikation• Verksamhetsplanerin
g• Intern styrning
och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till
universitetsledningen
Infrastruktur• IT-avdelning• Servicecenter • Lokaler• Investeringar• Vaktmästeri• Facility
Management• Säkerhet • Lokalvård• Kommunikation
Övergripande uppgifter• Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis• Planering
Samordnande chef Samordnande chef Samordnande chef Chef
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Göteborgs universitet förnyas - implementering
Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss
Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan
Personal/Ekonomi/Myndighet Infrastruktur
F U S I IT L
FKInst
Inst
FKInst
Inst
Inst
Team
Team Team TeamService-center
Campus
1. Institutioner och fakultetskanslier vänder sig till sitt team.
2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan.
3. Vid behov tar teamet frågan vidare.
Team 1• Personal• Ekonomi
Team 2• Personal• Ekonomi
Team 3• Personal• Ekonomi
P E M
2023-04-19
www.gu.se
Göteborgs universitet förnyas - implementering
2023-04-19
STÖD
PROCESS
LEDNING OCH STYRNING
ORGANISATION
PERSPEKTIV
Beställning
Utförande
Vision och mål
Begäran om åtgärd
Direktiv
StrategierMål Styrmodell Policies Kultur
UppdragVision Kunder Intressenter Erbjudande
Leverantör
Input
Kund
Output
Abc...
Linje Forum Roller Individ/kompetens
Verksamhet
www.gu.se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen
• Avstämning i ledningsrådet 2/5• AC/KC-möte 4/5• Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5• Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5• Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5• Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5• Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och
28/5• Samordningsforum har sitt första möte 29/5• Resultat av kompetenskartläggningen• MBL-samverkan om bemanning m.m.• Rektors chefs- och prefektmöte 11/6• Erbjudande om informations- och dialogmöten till
tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen 2023-04-19Göteborgs universitet förnyas -
implementering
Dessa möten kan ni
boka här idag!
www.gu.se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning
• Kommunikationsarbetet i den nya organisationen• Tjänstebenämningar i den nya organisationen• Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast
20/6• Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6• Samordna stödprocesser och administrativ organisation • Normerande beslut succesivt från och med 1 juli
• Beslut om processverktyg och processansvariga i september för fortsatt utveckling av stödprocesser
• Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september
• Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning
• Chefsseminarium 10-11/9• Utbildningspaket för olika roller framtagna i september 2012• Bemanningsarbetet fortsätter augusti-oktober 2012• Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober 2012• E-handelssystem implementeras med start i oktober• Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december
2012
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Information och kommunikation
• Fortsatt information och nyheter via www.gu.se• Fortsatt information via rektors nyhetsbrev• E-postadress direkt till samordningsgruppen
[email protected]• Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna
en gång per vecka• Informationsmöten för chefer och administrativ personal har
genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5• Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter
11/6 • Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten
2012
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Boka idag!
www.gu.se
Göteborgs universitet förnyas - implementering
GF
Fak
Inst
Omdisponering inom Institutionen/motsvarande
Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen”
Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna.
Flera alternativ:• Komptensutveckling• Intern annonsering• Extern annonsering• Kompetenskartläggnin
gen• Annat
Åtgärder t ex:• Medarbetarportalen• Introduktions-/utvecklingsåtgärd• Till Dekan för beslut om extern
annonsering
Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia.
Rutin för transparentbemanning
2023-04-19
www.gu.se
Andra frågeställningar
• Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan
• Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter). Arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen
• Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och en slags övertalighet
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Kontroll över utvecklingen
Vi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och där vi kan mäta efter• SUHF:s ekonomiredovisning nedbrutet på institution/avdelning• andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda
per institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av
kompetensflöden
• Instrument för fortlöpande kostnadskontroll av stödverksamheten ska finnas framme i december 2012
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Fakultetsperspektivet
• Några tankar och erfarenheter utifrån Handelshögskolan och dekanus Per Cramér
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Kompetenskartläggningen
• Resultat• 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %)• Flest svar från Handelshögskolan (82 %)• Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl.
forskarutbildning (77 %)• Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %)• Intresse av att byta arbetsplats (26 %)• Genom kompetensutveckling (43 %)• Vill inte ta ställning nu (42 %)
• Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet.
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Kopmetensutvecklingsfrågor
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
Tid Vision 2020 Organisationsförnyelse Ledar- och kompetensutveckling Ej tidsplanerat/löpande utv.aktiviteter4/6 Gemensam avstämning inför chefs- och prefektmöte 11/64/6 MBL-samverkan Chefshandledning/coaching
W 23 Resultat av kompetenskartläggningen Ledningsgruppsstöd/grupputveckling5/6 Samordningsforum
11/6 Chefs- och prefektmöte Chefs- och prefektmöte Chefs- och prefektmöte Utvecklingssamtal13/6 Dialogmöte för "prefekter" Nödvändiga samtal14/6 Information och diskussion14/6 Dialogmöte för "prefekter" Dialogmöte för "prefekter" Ekonomipel för institutionsråden15/6 MBL-samverkan18/6 Dialogmöte för "prefekter" " Ekonomiverktyg18/6 Samordningsforum19/6 Dialogmöte för "prefekter" " Affärsjuridik20/6 Dialogmöte för "prefekter" " Infrastruktur20/6 Organisationsförslag + resursbehov21/6 Dialogmöte för "prefekter" "
Augusti Fortsatt bemanningsarbeteAugusti Arbeta i ledningsgrupp (Kallelse)
September Fortsatt bemanningsarbete5 el. 6/9 Leda och kommunicera i förändring (Kallelse)
6/9 Beslut i styrelsen10/9-11/9 Implementeringsdagar Varberg Implementeringsdagar Varberg Implementeringsdagar i Varberg
18/9 Arbetsmiljö 1 (obl.)25-26/9 Chef, ledare eller både och…(Kurstart)
28/9 Konflikthantering (Kursstart)Oktober Fortsatt bemanningsarbeteOktober Verksamhetsuppdrag !!!! Budgetarbetet inför 2013 startar3-4/10 Ekonomispel (obl.)9/10 Arbetsmiljö 2 (obl.)
24-25/10 Ekonomispel (obl.) Utbildning för administrativ personal:November Fortsatt bemanningsarbete Utbildning
6/11 Arbetsgivarrollen (Kallelse) HR22/11 Arbetsrätt 1 (obl.) Ekonomi
December Bemanningsarbete avslutas KommunikationDecember Budget inför 2013 klara Ledning (adm. chefer på inst.)
4/12 Arbetsrätt 2 (obl.) Ledning inom utbildning (studierektorer)
Januari Organisationsarbetet avslutas15/1 Förvaltningskunskap 1 (obl.)29/1 Förvaltningskunskap 2 (obl.)
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
• Obligatoriska chefsutbildningar
• Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen
• Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds
• Individuellt stöd till chefer/ledare
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Obligatoriska chefsutbildningar:
• Arbetsmiljö för chefer – 2 dagar
• Arbetsrätt för chefer – 2 dagar
• Förvaltningskunskap för chefer – 2 dagar
• Ekonomi för chefer – 2 dagars ekonomispel
Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett läsår
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen:
• Arbeta i ledningsgrupp
• Leda och kommunicera i förändring
• Arbetsgivarrollen
(¾ dagar)
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds:
• Chef, ledare eller både och – vad innebär det för mig? (4 dagar)
• Konflikthantering för ledare – 1 heldag och 5 halvdagar• Nödvändiga (svåra) samtal• Utvecklingssamtal• Grupputveckling• Att arbeta i styrgrupp• Beställa projekt
• Affärsjuridik (planeras)
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Individuellt stöd till chefer/ledare:
• Handledning/coaching/stödsamtal(Coachingpool finns – interna och externa personer)
-----
• Kartläggning av ledningsgrupp (GDQ)• Stöd i ledningsgruppsutveckling
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Utbildning för administrativ personal:
• Utbildningsadministration• HR• Ekonomi• Kommunikation• Ledning (administrativa chefer på institution)• Ledning inom utbildning (studierektorer)
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Ledar- och kompetensutveckling
Mer info och anmälan på: http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling
2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering
www.gu.se
Innehåll
• Inledning• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt– Nivå 1-beskrivning – Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag – Institution – Fakultet – Gemensamma förvaltningen, struktur – Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
Göteborgs universitet förnyas - implementering
Frågor
2023-04-19
Kom i håg!Boka
informations- och
dialogmöten idag!