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Googleカレンダーを使った 図書館会議室予約の可視化
平成２４年９月２０日
図書系職員のための
アプリケーション開発講習会
東京大学柏図書館の 会議室使用の可視化が なぜ必要だったか？
東京大学柏図書館の 会議室はどのようなもの？
東京大学柏図書館の１階は会議室エリア
セミナー室１・セミナー室２
メディアホール
コンファレンスルーム コミュニティサロン
会議室のユーザーは？
新領域創成 科学研究科
物性 研究所
大気海洋 研究所
カブリ数物 連携宇宙機構
その他
他キャンパスの組織
東京大学柏図書館
東京大学柏キャンパスの組織
柏図書館 友の会
ひろく学内に会議室を提供
きっかけはユーザーのご意見
• 東京大学柏キャンパスの教員から、「柏図書館の施設予約状況がわかりにくい」とのご意見あり
• たしかに、施設の利用がバッティングすることが多く、施設予約はユーザーも図書館職員にとっても面倒なものになっていた
• そこで、柏図書館の会議室使用状況を学内他部署からみられるようにすることになった
Googleカレンダーを 活用した会議室利用状況確認の 仕組み（運用込み）を構築
図書館施設の可視化の要件
オープンなアクセス
複数の会議室を管理
プライバシーや個人情報に配慮
メンテナンスが容易
Googleカレンダーで 上記を満たす仕組み（運用込み）を構築
各会議室への 表示切替 タブメニュー
各会議室の
簡略（月単位）予定
会議室の 予定表示
（ビューの切り替え可）
iFlameでGoogleカレンダーを埋め込み
ユーザー向けの会議室予約状況確認画面 （東京大学内のみにアクセス限定）
会議室ごとに
いつ予約が入っているか確認可
管理者画面イメージ
12:00
13:00
14:00
9月20日(木) 9月21日(金)
このエリアにGoogle Labsによる付加機能を追加 １．「年ビュー」 ２．「日付移動」
□東京大学柏図書館 □コミュニティサロン □コンファレンスルーム □セミナー室１ □セミナー室２ □メディアホール
カレンダー
日付切り替え用タブ
１アカウントで
複数施設のスケジュールをまとめて管理
現在の予約状況の確認と追加のための画面
Googleカレンダー 図書館メールボックス
受付番号か 受付日で参照
個人やプライバシーに 係る情報はここに短期保存
予約申し込み 予約状況確認
ユーザー
図書館職員 予約登録
運用上の仕掛け
実運用の仕組みに いきつくまで
いままでの会議予約（概要）
附属図書館（総合図書館・柏図書館共用）の
サイボウズ（グループウエア）で管理
IPアドレスによるアクセス制限を緩和し、 ゲストＩＤを用意すれば使えそうだが、
影響が総合図書館にも及ぶ
いままでの使用条件（概要）
•利用責任者は教員・係長以上の職員、柏図書館友の 会会員 •利用目的は学術利用・福利厚生
図書館員が申請をチェックして受理
システムの選定 ～候補を広げた上でダメ出し～
柏図書館サイボウズ
OpenLeaf
Leger166 りざぶ郎
図書館情報システム (e-Cats)の施設予約
Googleカレンダー
フリーソフト 外部サービス
商用ソフト 図書館システム
自前のサーバーが必要 → 管理リスクとコスト 東京大学では運用できる
状態になっていない
マイナーなソフトやサービスは信頼性の面から避けたい
OpenLeaf
• 公共施設予約システム
• オープンソース
• インストールして実験済み
カスタマイズして使用することを考えたが….
予定サーバーの使用条件により断念
残る選択肢は、 Googleカレンダーのみ
• Yahoo! カレンダーと異なり、１アカウントで複数カレンダーを管理できるのが強み
• メジャーなサービスなので、急に仕様変更やサービス停止になることはなさそう
しかし、ホスティングになると、 個人情報やプライバシー保護がかなり要注意に
ホスティングと東京大学
• 東京大学の公式電子メールアカウントは、Yahoo! のホスティング
• いっけん、業者の学外サービスにデータを預けることに抵抗はなさそうだが….
施設予約と個人情報についての理解 ～その１～
施設予約のための連絡先メモは１年以内に消去する前提であれば、「個人情報ファイル」に該当しない（単なる「保有個人情報）。
※独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律
（平成十五年五月三十日法律第五十九号）
施設予約と個人情報についての理解 ～その２～
６か月以内に破棄するのであれば、「保有個人情報」にも該当しない（開示義務なし）。
施設予約と個人情報についての理解 ～その３～
連絡先の問い合わせについては、その状況から暗黙に利用許諾をとったものとみなされる（利用目的の明記不要）。
施設予約と個人情報についての理解 ～その４～
国立大学法人においては、
ユーザーＩＤだけでも個人情報になる
施設予約と個人情報についての理解 ～結論～
個人情報の安全管理は 十全に行う
必要があります。
Googleカレンダーに（仮に管理者以外非可視でも）個人情報を載せない！
施設予約とプライバシー
• 内線番号は個人情報ではないかもしれないが…
–プライバシー情報になりえてしまう
• 施設の利用用途（セミナー等）は、プライバシーになりえないかもしれないが、研究室名を含めてしまうと研究上のプライバシーになりえる
–一般に広報されたイベントを除いて、研究室名や主催者がわかる記載はしない
「東京大学のID」も「内線」も「研究室名」もGoogleカレンダーに入れられない状況で、どう運用すればいいのだろう？？
対応策（１）
個人やプライバシー情報をGoogleカレンダーに載せない
なら、別ソフトで管理すれば！
しかし、図書館の運用の負担を増やすわけにはいかない…
そこで、受付を電子メールで一本化（電話を原則禁止）
対応策（２）
Googleカレンダー 図書館メールボックス
受付番号か 受付日で参照
個人やプライバシーに 係る情報はここに短期保存
Ｇｏｏｇｌｅカレンダー上で情報漏えいがあっても、それだけでは個人やプライバシーの情報までは漏洩しない
Googleカレンダーと 個人・プライバシー情報
• 安全のためには、管理者のみ閲覧可の情報であっても、学外サービスに掲載しないのが一番 – 連絡先情報は、係の電子メールか、会議室使用願（紙）にて管理
– いままで、電話で受けた連絡先情報をサイボウズにも入れていたが、カレンダー管理が２重になるので電子メールに一本化（電話によるユーザーのメリットより、可視化によるメリットを優先）
• Googleカレンダーから連絡先情報を参照するには、次の２つのいずれか。これでGoogleが個人・プライバシー情報を収集することは不可。 – 予約申請日付 – 受付番号
• さらに、施設予約ページは「学内限定」（Googleカレンダーを使う以上は完全ではないが…）とした
周知作戦
柏図書館の会議室利用が変わります
• http://xxx.xxx.xxx.xxx（学内限定Webページ）
会議室の空き状況をWebで確認できます
•上記のサイトで空きを確認できたら、
• [email protected]ｋyo.ac.jp までメールください
電子メールで仮予約を受付ます
•セミナー室２にテレビ会議システムを設置しました。来室後、即ご利用いただけます。プロジェクタの代わりに使うことも可能です（ご利用については事前にお申し出ください）
セミナー室２でテレビ会議ができます
２０１２年９月３日 東京大学柏図書館 京大学柏キャンパス各所にポスター掲示！
メリットとデメリット
ユーザからみたメリットとデメリット
メリット デメリット
施設の空き状況の確認が容易
予約が正しくとれているか確認が可能
電話での受付がなくなった
図書館員からみたメリットとデメリット
メリット デメリット
施設空き状況の応対が不要
電話での受付がなくなった
メールアラートを使える
カレンダーと申込者・利用目的等の照合が手間
Googleカレンダーの レイアウトについて （おまけ情報）
レイアウト上の課題と手法
• 画面の左右分割
– CSSによる分割
–テーブル(<table>)による分割
– フレーム(<flame>)による分割
• タブメニュー
–複数HTMLによる実現
– Javascript アクセシビリティと 管理のトレードオフ
CSSによる画面分割 • 特に理由がなければ、これを推奨
• 分割のサイズは、比率かピクセルで指定（柏図書館ＨＰでは比率にした） 今回のケースでは？ 比
率かピクセル指定で分割
タブメニュー
• 複数HTMLによる実現 – 画面上部に各ページへのリンクを用意
– 各ページの画面レイアウトを揃えることで、メニューにより画面が切り替わったように見える
– Tableタグや画像などを使うと、よりそれらしい外見のタブを作成可能
• JavaScript – HTML中の特定箇所の「表示」「非表示」の切り替え – JavaScriptを使えない環境では、利用不可（アクセシビリティが低い）
– ひとつのHTMLでタブメニューの全ページが管理できる（特に今回の場合は….）
ご清聴ありがとう ございました
