Granskning av lönehanteringen · 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomi-system Vid personalenheten finns fyra lönehandläggare som har behörighet att verkställa löneutbetalning

Kommunledningskontoret Personalenheten

Adress Box 611, 391 26 Kalmar │ Besök Östra Sjögatan 16 Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax 0480-45 01 25│[email protected]

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Anne Elgmark 2014-12-05 KS 2014/1002 50069

Kommunstyrelsen

Granskning av lönehanteringen Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar kommunledningskontorets skrivelse som sin och överlämnar den som svar på granskningsrapporten om lönehanteringen.

Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har PwC granskat lönehanteringen för perioden 2013-07-01 – 2014-06-30. Vi tackar revisorerna för granskningen och noterar följande: Revisorernas bedömning är att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönhanteringen i stort sett fungerar väl. Lönehanteringen bedöms vara säker, tillförlitlig och ändamålsenlig. Ett perso-nal- och lönesystem stödjer lönehanteringen, den interna kontrollen kring upp-läggning av nyanställda är god, det finns dokumenterade rutiner och styrdoku-ment samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Revisorerna bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Kommunledningskontoret noterar följande förbättringsområden med anledning av granskningen: För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som baseras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Den interna kontrollen bör stärkas genom att orsaken till övertid beskrivs i samband med rapporte-ringen Åtgärder: För närvarande pågår en översyn av det interna kontrollreglementet och den interna kontrollprocessen. I den uppdaterade processen ingår att göra en riska-nalys och en intern kontrollplan kommer att upprättas där löneprocessen ingår. Övertid ska beordras i förväg av chefen och orsaken till övertiden ska anges i arbetsledarmodulen i självservice i samband med attest av respektive chef. Anne Elgmark Personalchef

www.pwc.se

Revisionsrapport

Caroline Liljebjörn

Cert. kommunal revisor

Ola Holstein

Risk Manager

november 2014

Granskning avlönehanteringen

Kalmar kommun

Granskning av lönehanteringen

November 2014Kalmar kommunPwC

Innehållsförteckning1. Revisionell bedömning................................................................ 1

2. Inledning ....................................................................................2

2.1. Revisionsfråga ................................................................................................2

2.2. Metod..............................................................................................................2

3. Lönehanteringen/-processen......................................................3

3.1. Personal- och lönesystem samt försystem .....................................................3

3.2. Organisation och antal anställda....................................................................3

3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård .......................3

3.4. Styrande och stödjande dokument.................................................................4

3.5. Löpande registrering och kontroll..................................................................4

3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem.......................................5

3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen......................5

4. Löneredovisningen .....................................................................6

4.1. Validering av indata .......................................................................................6

4.2. Översikt av månadslön...................................................................................6

4.3. Granskning av höga månadslöner..................................................................7

4.4. Bonus/provision och avgångsvederlag...........................................................7

4.5. Dubbletter av transaktioner ...........................................................................7

4.6. Ologiska personnummer ................................................................................7

4.7. Anställda med flera anställningsnummer......................................................8

4.8. Transaktioner för nyckelpersoner ..................................................................8

4.9. Kontrollberäkning av källskatt .......................................................................8

4.10. Övertidsskulden..............................................................................................8

4.11. Uttagna semesterdagar/Antal sparade semesterdagar..................................9

4.12. Sammanfattande bedömning .........................................................................9


November 2014Kalmar kommun 1 av 10PwC

1. Revisionell bedömning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har PwC granskat

lönehanteringen för perioden 2013-07-01 – 2014-06-30.

Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lön-

hanteringen i stort sett är tillfredsställande och ändamålsenlig.

Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på

att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den in-

terna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumente-

rade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kon-

troller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över

vilka kontroller som ska utföras.

För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som bas-

eras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör åter-

rapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll.

Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är

aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av

registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av gransknings-

rapporten.

Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som

lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer,

anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit

rimliga förklaringar till dessa.

Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag

av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att

orsaken till övertiden beskrivs i samband med rapporteringen.



2. Inledning

Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket

ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också

risker förknippade med lönehanteringen.

I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hante-

ringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter

där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporte-

ringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsstäl-

lande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och

enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och vä-

sentlighetsanalys.

2.1. RevisionsfrågaGranskningen ska ge svar på följande revisionsfråga:

Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen

tillfredsställande och ändamålsenlig?

2.1.1. Kontrollmål1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig.

2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande.

Följande kontroller ingår i granskningen:

Validering av indata

Översikt av månadslön

Granskning av höga månadslöner

Bonus/provision

Dubbletter

Ologiska personnummer

Anställda med flera personnummer

Transaktioner för nyckelpersoner

Kontrollberäkning av källskatt

Övertidsskulden

Uttag av semester

2.2. MetodInformation från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för perioden juli

2013 till juni 2014. Intervju har genomförts med personalchef, förhandlingschef

samt två lönehandläggare. Stickprov har utförts baserat på utfallet av registerana-

lysen.

Rapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän.



3. Lönehanteringen/-processen

3.1. Personal- och lönesystem samt försystemKalmar kommun har Personec-P från leverantören Aditro som personal- och löne-

administrativt system. IT-företaget Tieto sköter driften av systemet. I systemet, som

använts sedan år 1996, sker lönerapporteringen elektroniskt via ”Självservice” där

anställda rapporterar frånvaro som t.ex. semester eller kompledighet.

Övervägande delen, ca 90-95 %, av personalen rapporterar via ”Självservice” och

endast vissa grupper som personliga assistenter och gode män rapporterar via pap-

persblanketten tjänstgöringsrapport. Även viss typ av frånvaro rapporteras manu-

ellt t.ex. tjänstledighet med lön och föräldraledighet.

Utöver personalsystemet används program för specifika områden:

Win-las – hantering enligt Lagen om anställningsskydd Offentliga Jobb – rekrytering av personal Time Care – schemaläggning och vikarieplanering inom vård och omsorg Lönevågen – kartläggning av löner Adato – aktiv rehabilitering

3.2. Organisation och antal anställdaPersonalenheten har 15 tjänster fördelade enligt följande:

Personalchef 1,0

Löne- och systemansvarig 1,0

Personaladministratör 1,0

Personalstrateg 2,0

Lönehandläggare 7,0

Förhandlingschef 1,0

Utbildare 2,0

Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns löneadministratörer, som

arbetar heltid med lönerelaterade uppgifter. I övriga förvaltningar finns personalre-

dogörare, vilka är ett personaladministrativt stöd åt cheferna. En personalredogö-

rare har även andra arbetsuppgifter.

3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställdasamt registervård

Behörigheterna i personalsystemet är uppbyggda utifrån olika roller vars arbets-

uppgifter kräver olika tillgång i systemet. Det finns särskilda roller för arbetstagare,

arbetsledare, administratör, huvudadministratör per förvaltning samt central ad-

ministratör. Det är tre anställda på personalenheten som har den högsta behörig-

heten. Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter rörande

sin egen anställning.



Anställda får i och med anställningsbeslutet behörigheten arbetstagare för att

kunna rapportera sin lön i ”Självservice”. De som tilldelas rollen arbetsledare har

motsvarande arbetsuppgifter i anställningsbeslutet.

Inloggningen till systemet är gemensam för personalsystemet och ekonomisyste-

mets fakturahantering. Byte av lösenord sker med visst internvall enligt krav från

IT-avdelningen.

Personalredogörarna skriver ut anställningsbeslut och lämnar det till chefen. Efter

att både arbetstagaren och chefen undertecknat beslutet skickas det till personalen-

heten för inläggning i personalsystemet och arkivering.

När en anställd slutar visar uppsägningsbeslutet vilket datum som den anställde

slutar. Datumet registreras som slutdatum i personalsystemet. För tidsbegränsade

anställningar läggs slutdatumet in från början.

Vid löneförhandling används en modul i personalsystemet som heter PS Förhand-

ling. Budgetutrymmet för löneökningar fördelas per förvaltning, som registrerar

föreslagna löneökningar i modulen. Efter fackliga förhandlingar importeras uppgif-

terna till lönesystemet.

Den generella kontroll som utförs är att förvaltningarna inte överskrider tilldelat

utrymme. Arbetsledarna har till uppgift att kontrollera sin personals löner.

3.4. Styrande och stödjande dokumentI verksamhetsledningssystemet finns dokumenterade rutiner och stödjande doku-

ment. Dokumenten löneutbetalning – process och kontroll inför löneutbetalning

beskriver flödet, vem som ska göra vad och vilka kontroller som ska utföras under

olika delar av processen.

Stödjande dokument finns i form av instruktioner för arbetstagare och arbetsledare

gällande ”Självservice”.

Personalenheten har ett lönehjul som visar årligen återkommande uppgifter för

systemadministratör och lönehandläggare. Det gäller till exempel import av skatte-

tabeller, genomgång av inaktuella anställningar, kontroll av semesterdagar för vissa

grupper, rapportering av statistik med mera.

3.5. Löpande registrering och kontrollArbetstagare registrerar avvikelser i ”Självservice”. Personalredogörarna ger stöd

och kontrollerar löpande att arbetstagarna registerar avvikelserna på rätt sätt. Ar-

betsledaren attesterar posterna.

Efter den 15:e varje månad kontrollerar personalredogörarna lönelistor och rättar

eventuella fel under tre dagar. Lönehandläggarna på personalenheten gör övergri-

pande kontroller av inrapporterade värden innan löneutbetalningen verkställs. De

övergripande kontrollerna utgår från en fellista där ofullständiga poster listas.

Eftersom lönen utbetalas i förväg för de sista dagarna i månaden händer det att lö-

ner behöver korrigeras. Det förekommer även att korrigering behöver ske på grund



av att avvikelserapportering inte skett i rätt tid. Uppkommen löneskuld faktureras

den anställde eller korrigeras på nästkommande lön.

3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomi-system

Vid personalenheten finns fyra lönehandläggare som har behörighet att verkställa

löneutbetalning. Efter verkställandet godkänner handläggaren utbetalningen via

internetbanken. Ett kvitto skrivs ut som signeras av två attestanter och lämnas till

ekonomienheten.

Från personalenhetens sida genomförs kontroller avseende konton för källskatt,

löneskulder och löneutbetalningar varje månad. Konton för arbetsgivaravgifter,

semesterlön och kompsaldo kontrolleras av ekonomienheten.

Det åligger respektive arbetsledare att kontrollera att rätt personalkostnader har

belastat rätt verksamhet.

3.7. Sammanfattande bedömning av lönehante-ringen/-processen

Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på

att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den in-

terna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumente-

rade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kon-

troller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över

vilka kontroller som ska utföras.

För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som bas-

eras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör åter-

rapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll.



4. Löneredovisningen

Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att

verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi

mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet

under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de

olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats

till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som

lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig.

4.1. Validering av indataFör att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upp-

lagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregist-

ret gjorts. Inga avvikande poster identifierades.

4.1.1. BedömningVi har inget att erinra på denna punkt.

4.2. Översikt av månadslönFör samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden

fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan.

Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet

och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av

förekommande månadslöner.

Beloppsintervall

Antal före-

komster

0 – 5 000 15

5 000 – 10 000 62

10 000 – 15 000 473

15 000 – 20 000 1 050

20 000 – 25 000 2 296

25 000 – 30 000 1 388

30 000- 35 000 462

35 000- 40 000 162

40 000 – 45 000 65

45 000 – 50 000 36

50 000 – 60 000 20

60 000 – 100 000 13

Utifrån granskningen kan konstateras att 78 % av kommunens utbetalda månads-

löner uppgår till mellan 15 000 -30 000 kr.



4.2.1. BedömningAntal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som

rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt.

4.3. Granskning av höga månadslönerDe 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I gransk-

ningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har

utförts mot anställningsavtal och lönerevisioner.


4.4. Bonus/provision och avgångsvederlagUtsökningen av transaktioner avseende bonus och provision samt avgångsvederlag

har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras

till bonus/provision eller avgångsvederlag.


4.5. Dubbletter av transaktionerEn analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av

anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under

samma löneperiod och med samma belopp.

Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubblet-

ter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte

dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats.

Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktion-

erna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller tre olika

kostnadsställen.


4.6. Ologiska personnummerEn sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En an-

ställd med avvikande personnummer har identifierats.

Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt person-

nummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika

från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter.




4.7. Anställda med flera anställningsnummerI Kalmar kommun tilldelas anställda ett anställningsnummer som består av per-

sonnummer samt ett nummer som styrs av koddelen ansvar. Det innebär att en

anställd kan ha mer än ett anställningsnummer beroende på vilka uppdrag som

personen har i kommunen.

Stickproven visar anställda som har en vilande tjänst och en aktiv tjänst på grund av

att bytt tjänst och därmed ansvarstillhörighet.


4.8. Transaktioner för nyckelpersonerSamtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter

har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna.

Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för

användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Kommunen använder sig av kollek-

tivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer.


4.9. Kontrollberäkning av källskattDenna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden

på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter käll-

skatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %.

Ett flertal källskattesatser under 20 % och några över 60 % har identifierats. Stick-

provskontrollen visar att skattesatserna under 20 % beror på jämkning av skatt eller

att den anställde har en lägre skatt enligt skattetabellen.

Källskattesatser över 60 % beror främst på korrigeringar av tidigare perioder eller

att den anställde begärt extra skatteavdrag.

Uppgift om jämkning av skatt hämtas månadsvis från Skatteverket och läses in i

lönesystemet.

4.9.1. BedömningVi inget att erinra på denna punkt.

4.10. ÖvertidsskuldenReglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna be-

stämmelser samt i lokala kollektivavtal. I ”Självservice” beviljas/attesteras rappor-

terade avvikelser.

När avvikelser registreras i ”Självservice” anges orsak och bemanningstyp enligt

fördefinierade val, till exempel byte av pass, förstärkning, introduktion, möte, per-



sonalmöte med mera. Det finns även en meddelanderuta där den anställde kan be-

skriva orsakerna till avvikelsen närmare. Granskningen visar att meddelanderutan

inte används fullt ut.

Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktioner avseende övertid/komptid

har sammanställts. Stickprovsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avse-

ende gränsen för övertid.

4.10.1. BedömningVi anser att rutinen avseende övertid/komptid fungerar väl och att arbetstidslagen

följts när det gäller övertid.

Vid rapportering av övertid anser vi meddelandrutan bör användas i större ut-

sträckning för att beskriva orsakerna till övertiden.

4.11. Uttagna semesterdagar/Antal sparade se-mesterdagar

Extrahering har gjorts av de anställdas uttagna semesterdagar och antal sparade

semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroller har genomförts av

de anställdas uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att de större

utbetalningarna som gjorts under granskningsperioden avsåg anställda som avslu-

tat sin anställning.

Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt

att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar.

Utbetalning av överskjutande dagar sker en gång per år.

För anställda som bytt semesterdagstillägget mot extra semesterdagar görs kontrol-

len att dessa har tagit ut årets semester.

4.11.1. BedömningVi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig av-

stämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar

samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar.

4.12. Sammanfattande bedömningVi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är

aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av

registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av gransknings-

rapporten.

Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som

lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer,

anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit

rimliga förklaringar till dessa.



Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag

av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att

orsaken till övertiden beskrivs vid rapporteringen.

2014-11-27

Caroline Liljebjörn Pär Sturesson

Projektledare Uppdragsledare

Documents

Granskning av lönehanteringen · 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomi-system Vid personalenheten finns fyra lönehandläggare som har behörighet att verkställa löneutbetalning