Granskning av Samhällsbyggnadsutskottet · PwC 2 Bakgrund och syfte Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott ersatte, tillsammans med kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsens

Revisionsrapport

Granskning av Samhällsbyggnadsutskottet Halmstad kommun

Stefan Karlsson

December 2014

Granskning, Samhällsbyggnadsutskottet

December 2014 Halmstads kommun PwC

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1

2 Bakgrund och syfte 2

2.1 Revisionsfråga 2

2.2 Revisionskriterier 2

2.3 Revisionsmetod 3

3 Dokumentation 4

4 Iakttagelser 5

4.1 Organisation 5

4.1.1 Bakgrund till nuvarande organisation 5

4.1.2 Samhällsbyggnadsutskottet 5

4.1.3 Samhällsbyggnadskontoret och dess funktioner 6

4.2 Utvärdering av organisation 7

4.3 Förändringarna 7

4.3.1 Modell för samhällsbyggnadsprocessen 8

4.3.2 Politisk hantering av ärenden 10

4.3.3 Effekter av förändringarna 10

4.3.4 Andra förändringar som uppstått genom organisationsförändringen12

5 Revisionell bedömning 15

5.1 Revisionsfråga: Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts? 15

5.2 Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisationsförändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige?15

5.3 Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till tidigare organisation 15

5.4 Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat? 16


December 2014 Halmstads kommun PwC

Tabell och figurförteckning Figur 1. Organisation ................................................................................................... 5 Figur 2. Modell för samhällsbyggnadsprocessen ........................................................9 Figur 3. Ur SCB arbetsgivarbarometer 2014 ............................................................. 13


December 2014 Halmstads kommun 1 av 18 PwC

1 Sammanfattning

Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska

samhällsbyggnadsutskottet. Revisionsfrågan för granskningen är: Har syftet med

bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av

förvaltningsorganisationen uppnåtts?

Vi bedömer att syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskottet och relaterade

förändringar av förvaltningsorganisationen huvudsakligen har uppnåtts, men att

genomförandet av förändringar fortlöpande pågår. Vår bedömning grundar sig i

följande iakttagelser:

Den av kommunstyrelsen beslutade uppföljningen av organisationsförändringen är

inte genomförd och att ingen redovisning har gjorts för kommunfullmäktige.

Vi bedömer att de interna processerna i den nya organisationen är mer effektiva än i

tidigare organisation. Vår bedömning görs utifrån den dokumentation som finns för

handläggningen av samhällsbyggnadsprocessen där det utgås från

projektorganisationen före vilken roll de inblandade har i linjeorganisationen.

Vi bedömer att det finns behov av att se över och förbättra interna processer i vissa

avseenden. Det avser att tillräckliga resurser från andra förvaltningars kompetenser

tillförs i tillräcklig utsträckning, bl.a. från Laholmbuktens VA och

fastighetskontoret.

Vi bedömer även att tydligheten för överlämning av fastighetsärenden mellan

fastighetsstrateg inom samhällsbyggnadskontoret (samhällsbyggnadsutskottet) och

fastighetskontor(fastighetsnämnden) bör bli tydligare. Förbättrade rutiner bör tas

fram för att undvika oklarheter om huruvida överlämnande har skett eller om

ärenden är tillräckligt utredda vid överlämnandet.

Fastighetsförvaltningen som kompetensområde och återkopplingen för mandat i

linjeorganisationen är en viktig del i samhällsbyggnadsprocessen. Fastighetschefens

uppfattning om oklarheter i ansvar och rollfördelning bör utredas för att säkerställa

att samhällsbyggnadsprocessen är effektiv avseende fastighetsfrågor.



2 Bakgrund och syfte

Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott ersatte, tillsammans med

kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsens beredningsutskott den

1 januari 2011 och har varit politiskt ansvarig för bland annat frågor som

översiktsplaner, detaljplaner och den fysiska utbyggnaden av Halmstads kommun

under mandattiden 2011-2014.

Beslutet om den nya organisationen antogs av kommunfullmäktige den 22 juni

2010 (KF § 67) och innebar samtidigt att en samhällsbyggnadsförvaltning skapades.

Beslutet grundade sig på att kommunfullmäktige den 25 juni 2009 hade beslutat att

en verksamhetsöversyn skulle genomföras. Direktivet för verksamhetsöversynen var

att det skulle leda till ett förslag på ny nämnds- och bolagsorganisation med

tillhörande tjänstemannaorganisation.

I den verksamhetsöversyn som gjordes av den tillsatta styrgruppen beslutade

densamma den 20 oktober 2009 att låta utreda samhällsbyggnadsprocessen.

Verksamhetsöversynens ledningsgrupp fastställde den 27 oktober 2009 direktiv för

uppdraget. Syftet som angavs var att förkorta tiden för utarbetande och fast-

ställande av detaljplaner samt att stärka kommunens strategiska näringslivsarbete

genom att lägga ansvaret för mark- och exploateringsfrågor under

kommunstyrelsen.

2.1 Revisionsfråga

Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar

av förvaltningsorganisationen uppnåtts?

2.2 Revisionskriterier

Granskningen avgränsas till följande kontrollfrågor:

Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisations-

förändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige?



Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till

tidigare organisation?

Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som

medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat?

2.3 Revisionsmetod

Genomgång av styrdokument, verksamhetsberättelse, ekonomisk uppföljning.

Inom samhällsbyggnadsutskottet och samhällsbyggnadskontoret har intervjuer

gjorts med presidium och förvaltningschef, planchef samt företrädare för

stadskontoret. Intervjuer har även genomförts med fastighetskontorets och

byggnadskontorets förvaltningschefer samt Hemvårdsförvaltningens

förvaltningschef. Förvaltningschefen för barn- och ungdomsförvaltningen har

hänvisat till förvaltningens lokalutredare som intervjuats.



3 Dokumentation

Vi har gått igenom bl.a. följande dokumentation:

Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2013

Halmstad kommuns årsredovisning 2013

SCB:s medborgarundersökningar Halmstad. Åren 2010, 2011, 2012, 2014

Planeringsdirektiv med budget 2013 – 2015 (antagen KF 2012-06-19)

Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 – 2015 (antagen KS 2012-12-18)

Organisation Halmstad kommun. www.halmstad.se

Kommunsfullmäktiges beslut om ledamöter i utskott (KF § 69/2010)

Kommunfullmäktiges protokoll, beslut om nytt utskott (KF § 67/2010)

Kommunstyrelsens protokoll om förslag till KF om nytt utskott

(KS § 134/2010)

Samhällsbyggnadsprocessen. Halmstadsmodellen 2014



4 Iakttagelser

4.1 Organisation

4.1.1 Bakgrund till nuvarande organisation

Kommunfullmäktiges beslutade den 22 juni 20101 att genomföra en

organisationsförändring. De delar i beslutet som omfattade

samhällsbyggnadsutskott framgår av beslutets fyra första punkter:

1.1 överföra detaljplaneverksamheten från byggnadsnämnden till

kommunstyrelsen.

1.2 överföra mark- och exploateringsverksamheten från fastighetsnämnden

till kommunstyrelsen.

1.3 förändra kommunstyrelsens utskottsorganisation, bland annat genom att

ett samhällsbyggnadsutskott inrättas.

1.4 förändra kommunstyrelsens förvaltningsorganisation genom att en

samhällsbyggnadsförvaltning skapas.

Syftet som verksamhetsöversynens ledningsgrupp fastställde den 27 oktober 2009

var att förkorta tiden för utarbetande och fastställande av detaljplaner samt att

stärka kommunens strategiska näringslivsarbete genom att lägga ansvaret för mark-

och exploateringsfrågor under kommunstyrelsen.

4.1.2 Samhällsbyggnadsutskottet

Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott hanterar

bland annat frågor om översiktsplaner, detaljplaner och

den fysiska utbyggnaden av Halmstads kommun.

Samhällsbyggnadsutskottet har sju ledamöter och

sammanträder två gånger i månaden.

1 KF § 67. KS 2009/0264

Figur 1. Organisation



4.1.3 Samhällsbyggnadskontoret och dess funktioner

Verksamhetens syfte är att effektivisera planprocessen och att stärka kommunens

strategiska näringslivsarbete. Huvuduppdraget är att samordna och leda

samhällsbyggandet i Halmstads kommun. Uppdraget innefattar bl.a. översikts- och

detaljplanering samt att representera kommunen som fastighetsägare.

Samhällsbyggnadskontorets ansvar:

Samordnare för tre av kommunens beslutade målområden,

o Bygga & Bo,

o Resor & Trafik samt Miljö- och Energi.

Samhällsbyggnadskontoret verkar som stödfunktion till övriga förvaltningars och

bolags arbete inom ovanstående målområden.

Övergripande ansvar för stadsbyggnadsprocessen.

Samråder med övriga förvaltningar och bolag om aktuella förstudier samt

förfrågningar avseende samhällsbyggnad.

Rådgivande till kommunstyrelsen och verksamhetsberedningen vad avser

utvecklingen av det kommunala mark- och lokalbehovet.

Representerar Halmstads kommun som fastighetsägare.

Avdelningarna på samhällsbyggnadskontoret

Planavdelningen

o ansvarar för översikts- och detaljplanering. I planförfarandet

tillvaratas allmänna intressen. Planavdelningen är

målområdessamordnare inom Bygga & Bo, Resor & Trafik samt

Miljö- och Energi.

Mark- och exploateringsavdelningen

o företräder kommunen som fastighetsägare och genomför bl.a. köp-

och försäljning av fastigheter, initierar fastighetsbildning samt sköter

extern utarrendering och uthyrning av kommunens utvecklings-

fastigheter. Ansvarar för kommunens exploateringsverksamhet.

Ekonomiavdelningen

o svarar för ekonomistyrning och ekonomiadministration för både

samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret.

Staben

o Ledningsfunktion.



4.2 Utvärdering av organisation

Kommunstyrelsen uppdrog i februari 2013 åt stadskontoret (KS § 56 KS 2013/0146)

att som projektuppdrag utvärdera verksamhetsöversynen år 2010. Bakgrunden till

beslutet var att kommunfullmäktige beslutat att en sådan utvärdering skulle ske två

år efter ikraftträdandet. Utvärderingen av den nya organisationen skulle omfatta

hela kommunstyrelsens nya organisation samt utbildningsnämnden och

arbetsmarknadsnämnden

Kommunstyrelsen uppdrog i beslutet till stadskontorets avdelning för ekonomi och

styrning att genomföra översynen. I beslutet fastställdes också att uppdraget skulle

resultera i en slutrapport för behandling av kommunstyrelsens ledningsutskott,

kommunstyrelsen och slutligen kommunfullmäktige i oktober 2013.

Vidare angav kommunstyrelsen att utvärderingen skulle ta sin utgångspunkt i

verksamhetsöversynens effektmål: Halmstads kommun ska ha en nämnds- och

bolagsorganisation med tillhörande tjänstemannaorganisation som leder till en

flexibel, effektiv och medborgarorienterad verksamhet.

Handläggande tjänsteman på stadskontoret uppger att ärendet har påbörjats genom

en granskning av samhällsbyggnadskontoret, men att kompletteringar visat sig

nödvändiga för att utvärdera förhållandet mellan samhällsbyggnadskontoret och

andra verksamheter. Detta har lett till en förskjutning av utvärderingen.

Handläggaren uppger i intervju att uppdraget sannolikt kommer att redovisas för

kommunfullmäktige under inledningen av år 2015.

4.3 Förändringarna

De organisatoriska förändringar som genomfördes i samband med den nya

organisationen och berör samhällsbyggnadsområdet var huvudsakligen att

detaljplaneverksamheten liksom mark- och exploateringsverksamheten överfördes

från byggnadsnämnden till kommunstyrelsen och att en

samhällsbyggnadsförvaltning skapades. Förändringarna är genomförda.

Samhällsbyggnadskontoret inrättades den 1 januari 2011.



4.3.1 Modell för samhällsbyggnadsprocessen

Samhällsbyggnadsprocessen är en bärande del av organisationens arbetssätt. Den

nya organisationen har bäring på just arbetssätt och samhällsbyggnadsprocessen.

Det innebär att de är av mindre betydelse var de medverkande rent organisatoriskt

är anställda. Rollen för den enskilda individen gäller i det specifika projektet, och

samma person kan ha en annan roll i ett annat projekt. Projektorganisationen

bildas utifrån de behov som finns för respektive projekt.

Samordningsgruppen består av avdelningschefer och samordnare från förvaltningar

och bolag som är med i samhällsbyggnadsprocessen. Samordningsgruppen ansvarar

för bemanningen. Ansvaret i projekten är i hög grad delegerat till projektledaren

och samordningsgruppen informeras vid behov och/eller deltar vid avvägningar där

projektgruppen inte hittar en lösning. Varje projektmedlem har ett ansvar för att

förankra i linjeorganisationen. Samordningsgruppen bereder ärenden för

chefgruppen som slutligen bestämmer.

Samhällsbyggnadsprocessens olika steg följs och bidrar till att berörda förvaltningar

är delaktiga från början av projektet. Uppdragsbeskrivningen är ett centralt

dokument som innehåller varje förvaltnings bedömning av hur många timmar som

de behöver avsätta till projektet. Tidssättningen görs för alla planer i projekt- och

uppdragskatalogen. Ambitionen är att alla planer som inkluderas i projekt- och

uppdragskatalogen ska kunna färdigställas inom två års tid. Det finns ingen

utvärdering huruvida ambitionen uppfylls. Besked lämnas till intressenter även när

beslut tas att inte inleda ett planarbete.

För att arbetet i projektgruppen ska vara effektivt krävs att projektdeltagarna har

befogenheter från sin förvaltning att fatta beslut, vilket de har enligt vad som

framkommit ur intervjuer. Företrädare från samhällsbyggnadskontoret anser att

ytterligare samordning av personalresurser från verksamheter som exempelvis

Laholmbuktens VA kan ge ytterligare effektivitetsvinster i form av snabbare

handläggning. Fastighetschefen beskriver att deras krav på intäktsfinansiering inte

är beaktat i organisationsmodellen och att de därför inte kan medverka med de

resurser som är önskvärda. Detta får till följd att fastighetskontorets kompetens inte

tillförs i samhällsbyggnadsprocessen där de inte har intäktsfinansierat deltagande.



Chefen för byggnadskontoret beskriver att samhällsbyggnadsprocessen i stor

utsträckning är beroende av att chefer och medarbetare på

samhällsbyggnadskontoret och byggnadskontoret bra samarbetsrelationer för att

processen ska fungera effektivt. Han framför också att då arbetssättet är beroende

av personrelationer så medför det en organisatorisk sårbarhet i

samhällsbyggnadsprocessen. Byggnadschefen menar att ett sätt att minska

sårbarheten är att lägga samman de båda kontoren.

Samtliga intervjuade beskriver att samhällsbyggnadsprocessen är ett stöd för att ha

överblick av helhetet och alla delar från idé till färdigställande. De anser också att

den bidrar till att tydliggöra roller och ansvar samt skapar en transparens mot

företagare och kommuninvånare.

Figur 2. Modell för samhällsbyggnadsprocessen

Figur 2 visar hur modellen för samhällsbyggnadsprocessen fungerar. Den omfattar

hela processen från idé till färdigt projekt. Följande skeden omfattas: idéfas,

förstudie, startfas, planering, samråd, granskning, antagande, laga kraft, utbyggnad,

avslutnings- och överlämnande samt verksamhet och förvaltning. Vid fyra olika

skeden under processen finns en funktion för att avgöra hur och om projektet går

vidare. I processen kallas det ”grindvakt”. Detta minskar risken för att ett projekt



påbörjas och löper vidare för långt utan att det är bedömt som prioriterat. Beroende

på skede i processen är det olika instanser som har rollen som grindvakt.

Ur figuren framgår också hur detaljplaneprocessen överlappas av

exploateringsprocessen och hur viktigt det är att dessa processer samordnas.

Den nya organisationen och samhällsbyggnadskontorets bildande sammanföll i tid

med tillkomsten av stora förändringar i plan- och bygglagen (PBL). Förändringarna

i PBL och Halmstads kommuns beslut att snabba upp detaljplaneprocessen var

förenliga målsättningar. För att klargöra roller, arbetsfördelning och arbetssätt för

alla de aktörer som ingår i samhällsbyggnadsprocessen utarbetades den

processbeskrivning som beskrivs här. Ur processbeskrivningen kan utläsas ”Tanken

med samhällsbyggnadsprocessen är att den röda tråden i processen ska löpa över

linjeorganisationen. Visionen är nu att en projektansvarig med hjälp av flera

projektledare, ska kunna driva processen tidseffektivt från ax till limpa.”

4.3.2 Politisk hantering av ärenden

Uppgifterna för kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott regleras i

kommunstyrelsens reglemente 4 och 6 §§ samt i delegationsordning. Utskottet

bereder ärenden om översikts- och detaljplanering, mark och exploatering

tillsammans med andra ärenden som miljö, avfallshantering, kollektivtrafik och

lokalbehov.

4.3.3 Effekter av förändringarna

Under år 2013 har 26 planer antagits varav 20 har vunnit laga kraft, av planuppdrag

som KSU tagit beslut om. Företrädare för den fysiska planeringen uppger att

tillförlitlig statistik för utarbetande av detaljplaner innan verksamhetsöversynen

saknas. Förändringarnas effekt är därmed inte kvantifierbar.

Samhällsbyggnadskontorets förvaltningschef och planchef bedömer att den

förändrade processen som skett sedan samhällsbyggnadskontoret bildades

inneburit en ökad effektivitet och flexibilitet. Företrädare från

samhällsbyggnadskontoret anser att ytterligare förstärkning av personalresurser

från Laholmbuktens VA kan ge ytterligare effektivitetsvinster. Exempelvis pekas på

att Laholmbuktens VA måste utreda dagvattenfrågan i nästan varje planärende.



Teknik- och fritidsförvaltningen har ändrat sin organisation med en

projektavdelning, som medför att deras medverkan i samhällsbyggnadsprocessen

förbättrats.

Fastighetschefen anser att fastighetskontoret har svårt att medverka i de tidiga

delarna av samhällsbyggnadsprocessen eftersom de är intäktsfinansierade. Det

krävs ett projektnummer som de kan fakturera. Detta är inte beaktat i den nya

samhällsbyggnadsprocessen.

Samhällsbyggnadskontoret hanterar nu både detaljplaner samt mark- och

exploateringsfrågor. Många ärenden berör båda processerna som ”löper i

varandra”. Det skapar förutsättningar för samordning och helhetsbedömningar.

Arbetssättet med projekt- och uppdragkatalog förkortar, enligt planchefen,

handläggningstiden för planarbetet.

Inrättande av utskott och förvaltningsstab har medfört ökade kostnader (2,8 mkr

för 2013 enligt budget). Kostnadsökningen utgörs av ökade resurser genom

tillsättande av tjänst som förvaltningschef och nämndsekreterare.

Planchefen anser att tydligheten för vilka planer som är under framtagande har

förbättrats, vilket inneburit fördelar för byggbranschens aktörer som har ett bättre

underlag att initiera projekt. Det finns möjligheter för kommunstyrelsen att snabbt

prioritera in angelägna näringslivsanknutna planprojekt, men fortfarande enligt

modellen. Chefen för mark- och exploatering anser att samhällsbyggnadsprocessen

skapar förtroende på marknaden genom att aktörer i byggbranschen känner till

pågående planprojekt och de vågar därmed initiera projekt.

Ur intervju med planchefen framgår att bostadsförsörjningsprogrammets

bruttolista revideras en gång per år och att hela bostadsförsörjningsprogrammet

beslutas varje mandatperiod. Utöver det görs ingen omprioritering. Det tas då in i

projektkatalogen som även revideras två gånger per år.

Kommunens fastighetsförvaltning hanteras av flera olika aktörer utöver

fastighetskontoret. Samhällsbyggnadskontoret har en fastighetsstrateg och

Industristaden AB hanterar fastigheter som de i viss utsträckning uppdrar åt

teknik- och fritidsförvaltningen att förvalta.



Fastighetschefen anser i intervju att samtliga kommunala fastigheter borde

förvaltas av fastighetskontoret och att det behövs en tydligare samordning och

rollfördelning av fastighetsfrågor.

Fastighetschefen beskriver också att felanmälningar i dag hanteras på olika ställen.

Han anser att fastighetskontoret ska ta emot samtliga felanmälningar, helst via

webbaserat system. Ett gemensamt kontaktcenter är på väg att skapas i

organisationen med avsikten att det ska finnas ”en väg in”. Då det finns flera aktörer

riskeras det att ”externa kunder” får en otydlig bild av vart de ska vända sig.

Fastighetschefen ger exempel på att det råder oklarheter mellan rollerna för

fastighetsstrategen på samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret. Han ser

hellre att alla primära kontakter i fastighetsärenden går till fastighetskontoret och

att de i sin tur kontaktar fastighetstrategen om det är frågor som skall hanteras där.

Han uppger i intervju att en sådan förändring skulle medföra möjlighet effektivisera

med motsvarande 1 till 2 tjänster.

Ur intervju med lokalutredaren inom barn- och ungdomsförvaltningen framgår att

det upplevs som en stor förbättring att det inrättats en funktion som

fastighetsstrateg, men att det finns oklarheter i överlämnandet av fastighetsärenden

mellan samhällsbyggnadskontorets fastighetsstrateg och fastighetskontoret.

Fastighetsstrategen har vid flera tillfällen meddelat att handläggningen är

överlämnad till fastighetskontoret för verkställande, medan de får besked från

fastighetskontoret att de inte fått över ärende eller att det inte är tillräckligt utrett.

Barn- och ungdomsförvaltningen anser att dessa oklarheter riskerar att leda till att

de inte klarar att uppfylla sina åtaganden för lokalresurser.

Hemvårdsförvaltningens förvaltningschef uppger i intervju att de är mycket nöjda

sedan det inrättades en fastighetsstrateg. Hon anser att samhällsbyggnadskontoret

är lyhörda för deras behov, men bedömer att det möjligen tar något längre tid nu att

behandla deras ärenden. Hon tillägger att det kan bero på andra faktorer som t.ex.

förhandlingar med externa parter och/eller politiska beslut.

4.3.4 Andra förändringar som uppstått genom organisationsförändringen

Organisationsformen har stor betydelse för kommunens förmåga att som

arbetsgivare attrahera personal, såväl att behålla som att rekrytera.



Samhällsbyggnadsområdet är en

av de faktorer som är viktigast

för kommuner när det gäller att

planera för en långsiktigt hållbar

kommun i alla avseenden. Även

om ett stort fokus hos de flesta

kommuner nu är att skapa goda

förutsättningar för tillväxt

genom näringslivsetableringar

och tillväxt, ska det ske i balans

med övriga politiska områden.

För att attrahera personal krävs,

utöver faktorer som lön,

förmåner, karriärmöjligheter

etc., att arbetsuppgifter och

delaktighet upplevs som

stimulerande. Ur intervjuer har

vi noterat att den nya

organisationen skapat större

nöjdhet hos personalen som får

arbeta tillsammans med andra

kompetensområden över ett

bredare fält och vara delaktiga ur

ett helhetsperspektiv. Det

framförs även att arbetssättet i

projekt minskar känsligheten för

de som behöver vara

föräldralediga, vilket upplevs

som en stor fördel för unga

medarbetare.

SCB:s arbetsgivarbarometer år

2014 har studerat

rekryteringsbehov och tillgång

på utbildad arbetskraft för de

kommande åren. Figur 3. Ur SCB arbetsgivarbarometer 2014



För utbildningsområdena arkitektur, civilingenjörsutbildning byggnadsteknik och

civilingenjörsutbildning lantmäteri bedömer SCB att det kommer att råda brist på

yrkeserfaren arbetskraft under de närmaste åren.

Även Boverket har i en rapport 2012:12 uppmärksammat kommunernas

kompetensbehov för byggfrågor i plan- och bygglagstiftningen. Verket hänvisar i

rapportens avsnitt ”Kommunerna måste bli attraktivare som arbetsgivare och

arbetsplats” till statens intresse av att kommunerna sköter sina uppgifter i plan-

och bygglagstiftningen på ett effektivt och kompetent sätt.



5 Revisionell bedömning

5.1 Revisionsfråga: Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts?

Vi bedömer att syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskottet och relaterade

förändringar av förvaltningsorganisationen huvudsakligen har uppnåtts, men att

genomförandet av förändringar fortlöpande pågår.

Vi grundar vår bedömning på vad som anges i de revisionella bedömningarna av

efterföljande kontrollfrågor.

5.2 Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisationsförändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige?

Vi konstaterar att den av kommunstyrelsen beslutade uppföljningen av

organisationsförändringen inte är genomförd och att ingen redovisning gjorts för

kommunfullmäktige.

5.3 Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till tidigare organisation

Vi bedömer att de interna processerna i den nya organisationen är mer effektiva än i

tidigare organisation. Det finns inte dokumenterade mätningar av

processeffektivitet från den tidigare organisationen, men vår bedömning görs

utifrån den dokumentation som finns för handläggningen av



samhällsbyggnadsprocessen där det utgås från projektorganisationen före vilken

roll de inblandade har i linjeorganisationen.

Vi bedömer att det finns behov av att se över och förbättra interna processer i vissa

avseenden. Det avser att tillräckliga resurser från andra förvaltningars kompetenser

tillförs i tillräcklig utsträckning, bl.a. från Laholmbuktens VA och

fastighetskontoret.

Vi bedömer även att tydligheten för överlämning av fastighetsärenden mellan

fastighetsstrateg inom samhällsbyggnadskontoret (samhällsbyggnadstskottet) och

fastighetskontor(fastighetsnämnden) bör bli tydligare. Förbättrade rutiner bör tas

fram för att undvika oklarheter om huruvida överlämnande har skett eller om

ärenden är tillräckligt utredda vid överlämnandet.

5.4 Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat?

Vi bedömer att de som arbetar med samhällsbyggnadsprocessen uppfattar det mer

stimulerande att få möjlighet till ett bättre helhetsperspektiv då handläggare inom

detaljplane- och exploateringsfrågor arbetar tillsammans över hela

samhällsbyggnadsprocessen. Organisationsförändringen har i detta avseende

medfört möjligheter för Halmstads kommun att uppfattas som en mer attraktiv

arbetsgivare än tidigare för flera tjänsteområden som inom de närmaste åren

kommer att vara svårrekryterade enligt arbetsmarknadens bedömare som utgör

underlag i SCB:s arbetsgivarbarometer. Det ska observeras att bedömningen endast

görs ur detta perspektiv och att andra faktorer kan förstärka eller minska

attraktionskraften för rekryteringar.

Fastighetsförvaltningen som kompetensområde och återkopplingen för mandat i

linjeorganisationen är en viktig del i samhällsbyggnadsprocessen. Fastighetschefens

uppfattning om oklarheter i ansvar och rollfördelning bör utredas för att säkerställa

att samhällsbyggnadsprocessen är effektiv avseende fastighetsfrågor.



Halmstad den 18 december 2014

Stefan Karlsson Carl-Magnus Stenehav Projektledare Uppdragsledare



Documents

Granskning av Samhällsbyggnadsutskottet · PwC 2 Bakgrund och syfte Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott ersatte, tillsammans med kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsens