MODELE BUDGET COLLOQUE

Sous total 12. Recherches d'une location de salleEtude et analyse des besoins, recherches de sites : disponibilité, configurations possiblesRepéragesEtude des coûts de location et des prestations annexes fournies par le siteAnalyse des avantages/inconvénients Analyse des coûtsX jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 23. Editions, documents de communication : conception, rédaction (hors impression)Création de l'identité visuelle de l'événement et de ses déclinaisons graphiques

Invitation / Programme (format en cm, nombre de pages) Dossier d'accueil des participants (X pages, X exemplaires) - chemise du dossier - résumé d'intervenants - biographies - autres contenusBadges (personnalisés / presse)Signalétique et ses déclinaisonsFiches pour séance questions/réponsesExécution des documents au format de chaque supportRéalisation de la synthèse de débats - Actes (plénières et X ateliers) X jour(s) concepteur/rédacteurX jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet seniorX jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 34. Inscription participants, gestion, relances

Conception, réalisation de la plateforme d'inscription en ligne - licence et mise en place pour l'événement (import de la base de données, formulaire d'inscription, hébergement, maintenance) - personnalisation spécifique du formulaire pour les ateliers - intégration du programme du colloque - enquête en ligne - paiement et ligne et facturation - demande de visa - envoi de mails (pré-invitation, invitation, confimation, relance, attestation de présence, remerciements etc)Conception des contenus des mails - pré-invitation - confirmation participation + informations pratiques - remerciement + information actes, synthèses etcGestion des inscriptions et confirmations : listings, étiquettes, suivi des inscriptions, reportingRelances participants (téléphoniques ou mail)Gestion logistique des intervenants : contacts, suivi, identification des besoins, informations pratiquesIntégration dans la plateforme de slides, infos pratiques, synthèses de débats, photos, vidéos etc)X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet logistiqueX jour(s) chef de projet senior

Sous total 45. Conception, réalisation documents audiovisuels et de dynamisationInterview audio (comprenant tournage, montage, équipe technique)Interview vidéo (comprenant tournage, montage, équipe technique)Reportage vidéo ou micro trottoir (comprenant tournage, montage, équipe technique)InfodécorRédaction du synopsis, corrections, modificationsSéquençage pour l'événement ou pour le webVote électronique (conception, mise en place, location boîtiers)Questions par SMSConception, réalisation du kit d'animation (diaporama, masque powerpoint, slides et adaptations)X jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet seniorX jour(s) directeur de production

Sous total 56. Equipement et production technique (salle non équipée)Salle plénièreX micros + sonorisation

L'AACC a élaboré ce modèle de grille budgétaire utilisable dans le cadre d'un appel d'offres portant sur un colloque, afin de faciliter à l'acheteur institutionnel l'identification des postes inhérents à ce type de manifestations. Cette grille budgétaire n'est ni ferme, ni exhaustive, les postes peuvent être modifiés ou complétés en fonction des besoins spécifiques de chaque donneur d'ordre ou des idées proposées par l'agence d'événement. Il s'agit d'un modèle pour un colloque ponctuel, qui n'a pas vocation à se substituer aux BPU conçus pour un accompagnement événementiel sur la durée.

Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Montant en €

HT Montant en €

TTC 1. Conception générale, définition du cadre global. Inputs stratégiques et création. Recommandations de moyens logistiques et techniques, validation de la faisabilité du projet.

Constitution de la base de données participants : intégration et uniformisation des fichiers fournis (hors saisie complémentaire), dédoublonnage

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Montant en €

HT Montant en €

TTC Ecran (format) en locationVidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scèneEclairage scène traditionnel sans automatiqueEnregistrement débats audio sur CD RomPost-productiion audio pour mise en ligne sur le webX PC + câblesInstallation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste MobilierLocation, livraison, installation, démontageCaptation vidéoPost-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le webPar salle d'atelierX micros + sonorisation Ecran (format) en locationVidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scèneEclairage scène traditionnel sans automatiqueEnregistrement débats audio sur CD RomPost-productiion audio pour mise en ligne sur le webX PC + câblesInstallation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste MobilierLocation, livraison, installation, démontageCaptation vidéoPost-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le webFrais de régie et frais de vie des techniciens…, transportRepérage, préparation, montage, exploitation, démontageX jour(s) régisseur généralX jour(s) directeur de productionX jour(s) chef de projet senior

Sous total 67. Scénographie spécifiqueConception, plans d'implantationDécor scénique AutresX jour(s) régisseur généralX jour(s) directeur de productionX jour(s) chef de projet senior

Sous total 78.Personnel d'accueil/vestiaire, sécurité, nettoyageHôtesses d'accueilPersonnel vestiairePersonnel sécuritéPrestation nettoyageX jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 89. Mobilier accueil, vestiaire, autresMobilier d'accueilMobilier vestiaireAutres mobilier (diffusion publications etc)X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 99. RestaurationCafé d'accueilPauseDéjeunerOpen barRepas intervenants Repas équipeCréation d'officeLocation de benneAutres (cocktail de clôture, dîner…)X jour(s) directeur logistiqueX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 910. Journalistes animateursIdentification et proposition de journaliste animateurPréparation, briefing, suivi, répétition avec les intervenants, transmission des messages clés, articulations des discoursGestion logistique du (des) journaliste(s) en cas d'un colloque en province ou à l'étrangerX jour(s) directeur conseilX jour(s)chef de projet seniorX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 1011. Accompagnement experts, intervenants, modérateursIdentification et proposition d'intervenants et experts

MODELE BUDGET COLLOQUE

Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Montant en €

HT Montant en €

TTC

Récupération des slides finalisés des intervenants, vérification et éventuelles suggestion de corrections

X jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet seniorX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 1112. TraductionTraduction languesTraduction langue des signes et/ou vélotypieX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 1213. Retransmission internet de la captation vidéo (voir point 6)Liaison Internet (matériel, encodage, technicien, ligne IP ou Numeris)RetransmissionX jour(s) directeur de productionX jour(s) chef de projet senior

Sous total 1313. Reportage photo

Reportage photos avec livraison d'un CD photo (libre de droit) incluant les photos en basse définition + les "planches contact"

X jour(s) photographeX jour(s) chef de projet pour brief, encadrement, contrôle, choix

Sous total 1314. Bilan de la manifestationConception, édition du questionnaire de satisfaction (ou questionnaire en ligne)Analyse des réponses (quanti et quali)Saisie des participants présents et non pré-inscrits Bilan des inscriptions/participationsRédaction du bilan de la manifestationX jour(s) directeur conseilX jour(s) chef de projet seniorX jour(s) chef de projet logistique

Sous total 14

Sous total 15

16. Droits SACEM et SDRM

Sous total 16Sous total frais techniques

Directeur conseil / directeur de projet base X jours

Chef de projet senior base X jours

Directeur Logistique, base X joursSuivi de l'ensemble des postes logistiques de l'événementChef de projet Logistique, base X jours

Directeur de Production, base X joursSous total honoraires de coordination, pilotage, suivi et conduite de projet

Marge de gestion et d'administration du projet de x % (hors moyens humains)SOUS TOTAL EVENEMENT

Frais postaux (éventuels)Assurances spécifiques liées à l'événement

TOTAL EVENEMENT

Contact intervenants/experts, préparation, répétition, suivi de l'intervention de chacun et articulations des intervenants / experts en lien avec le journaliste animateur ou modérateur

Kit d'animation des séances (hors conception graphique du masque ; voir point 5)

Conception, rédaction du conducteur général de l'événement et de chaque séance identifiant les temps de parole et éléments clés de contenus de chaque intervention

Gestion logistique et suivi des intervenants avec identification de ses besoins, courriers informations pratiques et utiles (contact, plan d'accès, coordonnées hôtel, lieu de l'événement, remboursement frais etc)

15. Frais d'exploitation (talkies...), frais de régie et bureau de production, frais de vie équipe (restauration, hébergement, transport …), coursiers, déplacements, repérages…

Honoraires agence (en nombre de jours identifiés ou en forfait). Management, coordination, pilotage du projet et post-production. Management et pilotage général du projet coordination avec l'ensemble des équipes agence dédiées

Direction du projet global. Conseil permanent, recommandations, définition du plan d'action, des étapes de travail, de moyens humains, des outils. Management et coordination des équipes.

Pilotage opérationnel du projet. Co-animation des équipes avec le Directeur Conseil. Supervision et planning de travail. Préparation et co-animation des réunions de travail internes et externes (ODJ et CR, mise à jour des "to do list")

Conception de l'ensemble des principes logistiques inhérents à l'événement. Suivi de la réalisation. Management des équipes logistiques.

Coordination et suivi de l'ensemble des postes liés à la production technique de l'événement. Suivi financier. Management des équipes techniques (régisseur, assistants…). Post-production de l'événement.

Hôtellerie : base X chambres intervenants (TTC) + parking + remboursement frais train intervenants