UNIVERSIDA ESTATAL A DISTIANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES

PROGRAMA DE INFORMATICA

CIENCIAS EXACTAS

Trabajo Colaborativo No. 1

NOMBRE DEL CURSO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOSTELE-INFORMÁTICOS

GRUPO No. 01

NOMBRE DEL TUTOR: ALVARO ROJAS ARAYA

Integrantes:

David Gerardo Masis Quirós

3-0367-0232

Julio Sáenz Cordero

3-0424-0134

CARTAGO-SAN JOSE

03/03/13

I CUATRIMESTRE

INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas se encuentran inmersas en mercados globalizados

donde la competencia es fuente y los cambios de estrategia son necesarios

para vencer los obstáculos y generar ventaja sobre los demás. Lograr estos

cambios requiere herramientas administrativas dinámicas que permitan

enfrentar las variables del entorno y aprovechar al máximo las oportunidades.

Para Electro Sur Este S.A.A. generar ventajas competitivas es fundamental

para mantenerse fuerte dentro del mercado eléctrico, es por ello que debe

alinear las estrategias de cada una de sus áreas de trabajo con sus objetivos

estratégicos generales.

El presente documento muestra el plan estratégico de tecnologías de

información y las comunicaciones (PETIC) para Electro Sur Este S.A.A. con la

finalidad de ser el marco de referencia en la toma de decisiones tecnológicas,

además explica los errores más comunes que se cometen al realizar un PETIC.

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Analizar el entorno en materia de TIC.

Antes de comenzar, con la exposición de la tarea vamos a aclarar que se

tuvieron que establecer varios supuestos necesarios para el menor manejo de

la propuesta del PETIC. Como por ejemplo el hecho de que el departamento de

TI se dedica en su mayoría a los sistemas de gestión de la red eléctrica, pero

no así para las áreas administrativas de la compañía, y así se expondrán

algunos más supuestos necesarios.

Situación actual de la empresa Electro Sur Este S.A., con respecto a TIC.

En la actualidad la empresa cuenta con un departamento de TI, el cual se

encarga de tareas tanto de soporte, así como del desarrollo, mantenimiento y

actualización de sistemas de cómputo propios de la compañía que cumplen

funciones específicas en el área de la producción y distribución de la energía

eléctrica.

En dicho departamento se manejan los sistemas de cómputo que interactúan

con la infraestructura tecnología de generación de energía eléctrica, tanto en

forma térmica como hidráulica así como la distribución de la misma (por

ejemplo el manejo de, turbinas, sistemas de control de distribución eléctrica,

manejo de voltajes, control de las subestaciones etc.). El software que maneja

el departamento de TI está casi en su totalidad destinado al trabajo dentro del

objetivo principal de la compañía que es satisfacer la necesidad de energía de

los clientes.

Dentro del estado actual de la empresa en materia de TI, se muestra que el

departamento de TI se encuentra muy separado, de las demás áreas

estratégicas de la compañía, como por ejemplo la administración de proyectos

(como la apertura de nuevas subestaciones por ejemplo), así como del área

financiera, recursos humanos etc. Lo anterior se nota, en que mientras tanto

todo el proceso de generación y distribución eléctrica es soportado por TI,

gracias a el software propio que se maneja, las demás áreas controlan todas

sus funciones de manera independiente en cada departamento, bajo sus propio

equipos y aplicaciones (principalmente aplicaciones de uso común como las

diversas aplicaciones dentro del paquete Microsoft office).

Lo anterior dificulta de gran manera la administración de la compañía como un

todo, ya que a pesar de que existe una red interna que conecta los equipos no

se tienen procesos estandarizados por ejemplo para la presentación de

documentos, el respaldo global de datos, así como de comunicación interna de

departamentos, la cual solo se realiza principalmente de manera tradicional a

través de la internet.

Debido a las situaciones expuestas anteriormente se quiere, establecer un

modelo de integración de todas las áreas dentro de la empresa, utilizando para

esto como columna vertebral y obvia al departamento de TI. Lo que se necesita

es poder normalizar los procesos, reportes, presentación de documentos,

comunicación entre departamentos de manera que sea común a todos,

además de fortalecer el área de respaldo de todos los departamentos, de tal

forma que se pueda salvaguardar la información crítica de la empresa tanto en

los aspectos técnicos de generación de energía, así como en los aspectos

administrativos que van desde el área de recursos humanos, pasando por la

administración general hasta el área comunicación con el cliente.

Para lograr lo anterior se requerirá no solo mejoras en el área tecnológica

(mejoras en redes, servidores, administración de redes etc.), sino como punto

clave será la capacitación del personal actual en los procesos que se requiera,

así como la contratación de personal calificado y comprometido con los

objetivos de la empresa por medio del departamento de TI. Para esto se

establecerán programas de capacitación en las áreas en que se tendrán más

mejoras dentro de ti, como por ejemplo redes, administración de bases de

datos, así como la construcción y manejo de servicios web que puedan agregar

valor y dinamismo a la organización.

Todo lo anterior se tendrá que manejar dentro de un plan de actividades a

presentar a la gerencia general para su evaluación y consiguiente asignación

de recursos. Los aspectos mencionados tendrán que ser ejecutados en un

término de corto a mediano plazo debido a la importancia de las actividades

implicadas.

ANALISIS FODA:

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES

En vista de que a nivel mundial ha habido una clara disminución de la

crisis económica mundial que afecto a diversas industrias hace unos 2

o 3 años. Muchas empresas han ido paulatinamente mejorando sus

ganancias, lo que permitirá poder realizar inversiones dentro del área

de TI en materia de inversiones, y mejoras de infraestructura

tecnológica.

Se prevé que la empresa tenga participación en nuevos proyectos,

tanto de manera individual así como con socios (gubernamentales y

privados), para satisfacer la creciente demanda eléctrica dentro del

Perú, lo que introducirá más fondos a la compañía y se tendrá más

posibilidad de ejecutar proyectos dentro de TI, para controlar de

manera adecuada dichos proyectos.

Posibilidad de diversificación de los servicios que la compañía Electro

Sur Este, brinda hasta el momento, debido a la existencia de nuevas

tendencias por parte de los clientes como por ejemplo la formación de

un centro de servicios de soporte tecnológico que venda estos

servicios a otras empresas. En este nicho es vital el desarrollo a mayor

escala que la actual del departamento de TI.

Aprovechamiento de las nuevas tecnologías existentes y emergentes

para mejorar los procesos de la empresa, como por ejemplo al gran

auge y la reducción de costos de las redes inalámbricas.

AMENAZAS

Todos los convenios con otras empresas y especialmente con los

organismos gubernamentales llevan un proceso tedioso y largo para

ser aprobados y ejecutados, por lo que en algunos casos las

inversiones en TI deben de caminar un camino complicado para lograr

ponerse en práctica.

Nuevas empresas también dedicadas a la misma área de generación

de energía que cuentan con departamentos de TI más desarrollados y

mejor estructurados tanto en los procesos administrativos, como

técnicos del negocio, y utilizando tecnologías de punta, especialmente

de compañías transnacionales.

Nuevos empleados, provenientes de otros negocio u otra empresas

que no se logran acoplar a las necesidades y proyectos de TIC,

debido a aspectos como de intereses personales, lugar de residencia,

principios y/o costumbres traídos de otras empresas etc.

Existe lo que se llama “clientes libres”, que pueden decidir a quién

comprarle la energía eléctrica. Lo que genera perdida de ingreso de

recursos a la empresa y por ende la disminución de inversiones en

todos los departamentos especialmente el de TI.

Aparición de empresas que realizan outsourcing de prácticamente

todo tipo de procesos informáticos, pero que muchas veces no se

adaptan a las condiciones propias o necesarias de los negocios lo que

genera pérdidas tanto de tiempo como de recursos económicos en vez

de ganancias.

FORTALEZAS

Gran experiencia en el manejo del negocio desde hace muchísimos

años lo que facilita poder saber, hacía que áreas se puede mejorar y

encaminar el negocio. Por ejemplo la instalación de servicios web para

el pago automático de recibos.

Disposición de personal altamente calificado y con amplia experiencia

en el manejo de redes de distribución eléctricas desde el área de TI.

Programas de cómputo de producción propia para la administración de

la red eléctrica de la empresa. Lo que facilita que los procesos y

funciones sean acorde a lo que Electro Sur del Este requiere.

Muchos de los procesos dentro de TI, se tendrían que aplicársele

mejoras y no se tendrían que construir de cero por lo que se ahorraría

en tiempo y recursos económicos.

Conexiones ya establecidas entre diferentes plantas de distribución de

energía eléctrica, controladas por el área de TI, lo que facilitaría la

expansión de estas redes hacia nuevos nichos de mercado.

Disposición de la gerencia general a mejorar procesos como el

fortalecimiento de la comunicación interna, fortalecer el control de la

gestión empresarial, cumplir con la directiva de transparencia etc., lo

que implicaría la obligación de hacer mejoras e inversiones dentro del

área de TI.

Disposición de muchos proveedores para el área de Ti lo que facilita la

adquisición de equipos tanto software hardware así como de

capacitación del personal.

DEBILIDADES

Rezago en materia de tecnológica y de capacitación de personal en

especial en el uso de las nuevas aplicaciones y manejo de áreas como

las redes inalámbricas tan acogidas actualmente a nivel mundial.

Lentitud en las compras y las adjudicaciones de recursos para el área

de TI debido a procesos burocráticos dentro de la empresa o a la mala

administración de recursos.

Perdida de empleados clave o con mucha experiencia, por falta de

condiciones (económicas, de desarrollo personal y profesional, etc., de

elementos laborales básicos), dentro de la empresa, lo que provoca

que estos busquen nuevos rumbos.

Ineficiencia en la administración y elección de los proyectos de

prioridad para el departamento de TI, lo que genera pérdida de

recursos en áreas de prioridad para la empresa.

Establecer la misión, visión y estrategias de TIC

Misión del departamento de TI.

Proporcionar de soluciones informáticas actualizadas y de tecnología de

punta para facilitar la consecución de los objetivos de la empresa Electro

Sur del Este, mediante el manejo de las áreas de planeación, desarrollo

y mantenimiento de sistemas, además de consultoría y capacitación de

personal en los departamentos que la compañía requiera automatizar o

actualizar en materia tecnológica.

Visión del departamento de TI.

Ser eficiente y solido durante los próximos años para facilitar la

realización de todos los objetivos y planes de expansión de Electro sur

del Este, manteniendo estándares de calidad de reconocimiento mundial

y ser el motor interno dentro de la compañía eléctrica a la que se

pertenece, dándole servicios a la misma que vallan acorde con los

avances tecnológicos y las tendencias de mercados.

Valores del área de TI

Satisfacción  del cliente: El trato hacia los clientes debe ser con

respeto y cortesía, atendiendo sus necesidades con una actitud

que genere confianza y seguridad.

Innovación: Investigación e implementación de nuevas

tecnologías que permitan el crecimiento constante de la

capacidad del área de las TICs, mejorando de forma continúa los

productos y servicios.

Calidad en los productos y servicios: Ofrecer servicios y

productos que cumplan o superen las expectativas de los clientes.

Compromiso: Con los clientes, con la sociedad y con el medio

ambiente.

Solidaridad: Trabajar para alcanzar objetivos y metas en conjunto,

donde la responsabilidad es compartida.

Responsabilidad social: Compromiso en la contribución activa al

mejoramiento de la sociedad.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESPECIFICOS DEL AREA DE TI DE LA

EMPRESA ELECTRO SUR DEL ESTE S.A

AREA FINANCIERA

REALIZAR INVERSIONES

De nuevos equipos e infraestructura tecnológica apegándose a los

estados presupuestarios de la empresa. Para esto solo se harán las

compras necesarias en las áreas de mayor urgencia e interés para el

desarrollo de los servicios informáticos de la empresa.

DESARROLLAR POSICICION DE MERCADO

Ubicarse en una posición dominante frente a la competencia por medio

de servicios de punta dentro del área de TI de tal manera que coloquen

a la empresa con una ventaja competitiva que ayude a atraer a más

clientes y así mejorar las finanzas.

AREA SERVICIO AL CLIENTE.

MEJORAR LA SATISFACCION DE CLIENTES-USUARIOS

Mediante la elección de herramientas tecnológicas adecuadas (tanto de

hardware como software), mejorar el trabajo del cliente con los

productos que el departamento de TI ofrece, esto tanto para los clientes

internos (usuarios dentro de la empresa Electro Sur) así como los

externos, (clientes de la compañía, como por ejemplo los que hacen

consultas por medio de la página web). Para los primeros mediante la

utilización de herramientas de gestión de negocios que permitan agilizar

procesos administrativos y automatizar los mismos en las áreas en

donde esto todavía no se ha realizado. Y para los segundos la

introducción de servicios dentro de la página web que permitan una

interacción más rápida, y adecuada para los tiempos actuales como por

ejemplo el uso de servicios de consultas de saldos por medio de

dispositivos móviles.

MEJORAR LA COBERTURA DEL SERVICIO

Innovar la página web de la empresa, y permita que esta sea más

funcional y que pase de ser de una página informativa (dirección de las

plantas, teléfonos, historia de la empresa etc.), a ser un servicio web,

seguro robusto, intuitivo y funcional para darle mayores opciones a los

clientes de la empresa para realizar sus trámites con la empresa.

PROMOVER USOS EFICIENTES DE ENERGIA ELECTRICA

Definir un área de educación dentro del servicio web de tal forma que se

pueda informar a los clientes sobre medios para ahorro de energía, y la

utilización de buenas prácticas de rendimiento energético. Lo anterior

también aplicaría para los usuarios internos (empleados de la empresa),

en el uso que se le da a la electricidad dentro de la empresa.

CUMPLIR CON LA DIRECTIVA DE TRANSPARENCIA

Para esto se utilizara por parte del departamento de Ti un programa de

comunicados oficiales que mantengan informados a los usuarios de los

lineamientos de la empresa, por ejemplo cambios de tarifas, cortes

eléctricos programados etc. Ya para los empleados internos se

ejecutara co9municados oficiales por parte de las gerencias de la

empresa con anuncios de interés para los empleados como concursos

internos para plazas, cambios en horarios etc.

ARE DE PROCESO INTERNO

FORTALECER EL CONTROL DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL

Esto mediante políticas de control dentro de TI que permitan, respaldar

todos los datos importantes que se generen dentro de la empresa desde

el ámbito financiero hasta el de administración de personal. De este

modo las autoridades de la empresa tendrán a disposición toda la

información relevante de la empresa para tomar las decisiones

necesarias para el futuro así como de los errores cometidos en el

pasado para que estos puedan ser estudiados y corregidos de manera

eficiente.

Además implementar herramientas de tal forma que los procesos de la

compañía queden respaldados de manera automática cada cierto tiempo

para evitar pérdidas de datos por errores humanos. Y junto con lo

anterior, la formulación de políticas de acceso o restricción a datos en

específicos para las personas según su área de trabajo y función dentro

de la empresa.

MANTENIMIENTO DE LOS PRODUCTOS DE TI ACTUALIZADOS

Todos los equipos de TI, especialmente los de software necesitan tener

un plan de actualizaciones que permitan poder sacarle el mayor

provecho al hardware con que se dispone. Por lo tanto se deberán de

tener fondos suficientes para las compras de licencias y de nuevos

productos informáticos que la empresa necesite y que no puedan ser

desarrollados dentro de la empresa. Por ejemplo gestores de bases de

datos actualizados, y licencias de antivirus por ejemplo.

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

FORTALECER VALORES

A los nuevos empleados del departamento de TI, se capacitaran en la

importancia de su trabajo para la empresa y de cómo las aplicaciones y

herramientas tecnológicas que utilizan son de indispensable importancia

para el logro de los objetivos del departamento de Ti, así como de la

empresa, y al final de cuentas del propio trabajador, ya que si la

empresa, gana todos ganan. Y los empleados antiguos se les seguirá

informando de manera esporádica y aleatoria de los objetivos de la

empresa, tanto de los nuevos lineamientos así como los que continúen

vigentes.

FORTALECER EL SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA DENTRO

DE TI

Tanto a los empleados nuevos como los antiguos se les mantendrán en

constante comunicación de los procesos que ocurran dentro del

departamento de TI, para de esta forma integrar a todo el personal en

las decisiones relevantes. Así como que estos formen parte de las

decisiones que se quieran tomar, de tal forma que se tenga un

intercambio de ideas, con la posibilidad de que algunas de estas puedan

ser tomadas en cuenta, para bien del departamento o de la empresa en

general. Todos los cambios serán informados antes de su implantación

para ser valorados por el grupo de trabajo.

PROMOVER EL DESARROLLO DE PERSONAL DENTRO DE TI

A pesar de que se quiere contratar a nuevos empleados que estén

altamente capacitados, la tecnología avanza a pasos agigantados por lo

que, se mantendrá un rol de capacitaciones constantes para todos los

empleados según su área de trabajo (programación, redes, soporte etc.),

de tal forma que cada empleado se sienta motivado y tenga

posibilidades tanto de crecimiento personal, lo que también da valor a la

empresa frente a la competencia al tener y formar ventajas competitivas

únicas.

Mapa Estratégico del Departamento de TIC

Identificar las iniciativas y proyectos estratégicos de TIC

1. Implementación de una mesa de servicios:

Con la finalidad de colaborar con Electro Sur Este S.A.A. en el

fortalecimiento de la gestión empresarial se piensa implementar una mesa

de servicios para atender las incidencias y requerimientos relacionados con

las tecnologías de información y las comunicaciones.

Descripción de la mesa de servicios

La Mesa de Servicio, o Service Desk, debe ser el único punto de contacto

(SPOC) entre los usuarios y las áreas de tecnología. Ayudando a los

usuarios a hacer el mejor uso de la tecnología informática,

suministrándoles  asistencia técnica  y funcional para sus consultas,

requerimientos o problemas.

Busca solucionar una gran variedad de problemas, tales como:

Baja Satisfacción de usuarios.

Varios puntos de contacto para las solicitudes de servicio y reporte

de incidentes.

Operación Reactiva.

Ausencia de información sobre el comportamiento de la Organización

de TI.

Ausencia de información que facilite la toma de decisiones sobre

cambios, control de demanda, satisfacción de usuarios, etc.

Dedicación de recursos altamente especializados en temas básicos y

operativos.

Prolongados tiempos en la solución de incidentes.

Ausencia de método o herramientas para hacer el seguimiento

efectivo de los temas operativos.

Dificultad para la estandarización de Procesos.

Dispersión de la información concerniente al comportamiento de TI.

Ausencia de mecanismos de control y medición del desempeño de

diversas áreas de TI. (ITCA, n. d.)

La mesa de servicios se implantará según Cobit (DS8 Administrar la Mesa

de Servicio y los incidentes), cumpliendo con los objetivos de control:

DS8.1 Mesa de Servicios

Establecer la función de mesa de servicio, la cual es la conexión del usuario

con TI, para registrar, comunicar, atender y analizar todas las llamadas,

incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de

información.

DS8.2 Registro de Consultas de clientes

Establecer una función y sistema que permita el registro y rastreo de

llamadas, incidentes, solicitudes de servicio y necesidades de información.

Debe trabajar estrechamente con los procesos de administración de

incidentes, administración de problemas, administración de cambios,

administración de capacidad y administración de disponibilidad.

DS8.3 Escalamiento de Incidentes

Establecer procedimientos de mesa de servicios de manera que los

incidentes que no puedan resolverse de forma inmediata sean escalados

apropiadamente de acuerdo con los límites acordados en el SLA y, si es

adecuado, brindar soluciones alternas.

DS8.4 Cierre de Incidentes

Establecer procedimientos para el monitoreo puntual de la resolución de

consultas de los clientes. Cuando se resuelve el incidente la mesa de

servicios debe registrar la causa raíz, si la conoce, y confirmar que la acción

tomada fue acordada con el cliente.

DS8.5 Análisis de Tendencias

Emitir reportes de la actividad de la mesa de servicios para permitir a la

gerencia medir el desempeño del servicio y los tiempos de respuesta, así

como para identificar tendencias de problemas recurrentes de forma que el

servicio pueda mejorarse de forma continua. (IT Governance Institute,

2007).

Resultados esperados

Contar con un único punto de contacto en donde los usuarios pueden

canalizar consultas o problemas.

Administrar de manera centralizada los requerimientos y problemas

asociados a una plataforma informática.

Ayudar a la organización en el seguimiento y mejora de procesos.

Facilitar la implementación de sistemas de control empresarial.

2. Optimización de la arquitectura tecnológica

Buscando el beneficio en el mantenimiento del equilibrio económico en

todas las actividades empresariales con el concepto de beneficio – costo, el

departamento de TI debe velar por el máximo aprovechamiento de la

arquitectura tecnológica.

Para Electro Sur Este S.A.A. es muy importante contar con una

infraestructura tecnológica fuerte que permita desarrollar eficientemente las

tareas de procesamiento tanto internas, como lo es el funcionamiento de los

sistemas de información, y de las tareas externas como puede ser el

soporte remoto a clientes. Para esto necesita equipos que sean fiables en

cuanto a rendimiento y que las empresas que los producen sean

reconocidas y faciliten el soporte técnico en caso de ser necesario. (Gómez,

C., 2001)

Descripción de la arquitectura tecnológica

La plataforma tecnológica está compuesta tanto de hardware como de

software, ya sea para el procesamiento o almacenamiento de la información

o para la comunicación y la transferencia de datos.

Los recursos tecnológicos de hardware se pueden separar según las

funciones que realizan en: servidores, estaciones de trabajo y equipos de

red. A continuación se detallan las características que deben cumplir estos

recursos para equilibrar el concepto costo – beneficio:

Servidores:

Se contará con una granja de servidores Intel Xeon, con tolerancia a fallas y

capaces de soportar la carga de trabajo que requiere Electro Sur Este

S.A.A. para satisfacer la demanda de procesamiento de datos. Las

características de estos servidores son:

Case media torre negra

Fuente de poder Silent Pro M 700W

Tarjeta Madres MSI Intel H61 Sonido, Red Video y conexión

Ethernet10/100 integrado

Procesador  Intel® Xeon® E5-2640 2.50GHz, 15M Cache, 7.2GT/s

QPI, Turbo, 6C, 95W

Memoria Ram 4GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank,

x8 Data Width

Disco Duro 2TB (2000GB) SATA

Unidad Lectora DVD Writer Sata 22X

Kit Mouse teclado y parlantes GENIUS

Monitor AOC LCD 18.5 Pulgadas

Estaciones de trabajo:

Las estaciones de trabajo deben tener capacidad para ejecutar aplicaciones

complejas como acceso a base de datos y reproducción de audio y video.

Sus características son:

Case: negra media torre sencilla

Fuente de poder: ATX de 500 watts

Tarjeta madre: MSI H61 1155, compatibilidad con DDR3, sonido y

video integrados

Conexión de área local 10/100 Integrada en tarjeta

Procesador: Intel CORE i3, 2100 3.1 GHZ

Memoria: 2GB DDR3

Disco Duro: 500 GB, Sata 7200 rpm

Unidad Lectora: DVD Writer 22X

Teclado Multimedia ZK , tipo USB y adaptador para PS2

Mouse Óptico, tipo USB y adaptador para PS2

Parlantes genéricos, Salida de 250 watts

Monitor AOC, LCD 18.5 Pulgadas

Equipo de red:

Para lograr una eficiente comunicación a nivel interno y externo, la empresa

requiere:

Cable de Red UTP categoría 5.

Conectores RJ45.

Switch de 24 puertos 10/100 ENCORE ENH924-AUT.

Enrutadores Linksys 300N WRT160N.

Resultado esperados

Disminuir costos de desarrollo, soporte y mantenimiento de software.

Mejorar la capacidad para atender asuntos que afectan toda la

organización como la seguridad.

Maximizar el retorno de inversión en la infraestructura existente.

3. Mejorar la eficiencia de la comunicación interna

Para fomentar y fortalecer los canales de comunicación interno, el área de

TI propone varias acciones y lineamientos que regulen y guíen la forma

como se comunican las personas dentro de la empresa.

Medidas tomadas

La utilización de la intranet y del correo institucional está permitido solo para

comunicación de la organización y bajo autorización del área de TI, los

usuarios deben abstenerse de utilizarlo para conversaciones personales.

Las actualizaciones de este software de mensajería instantánea solo están

permitidas por el área de TI.

El uso del sistema de correo electrónico es para el uso exclusivamente de

asuntos relacionados con la empresa. Bajo ninguna circunstancia se deberá

utilizar en forma privada o para el beneficio único del trabajador.

La aplicación del correo electrónico cuenta con una sistema antivirus que

bloqueará y le avisará al usuario de un equipo cuando el correo que desea

ver pueda contener virus o algún tipo de programa peligroso, se deben

acatar estas disposiciones y no descargar este tipo de correos.

Electro Sur Este S.A.A. se reserva el derecho de vigilar o monitorear el uso

del sistema de correo electrónico de acuerdo con las leyes y

reglamentaciones aplicables, y si se comprueba que existe un uso indebido

de éste, se puede estar sujeto a sanciones. El uso indebido del correo

electrónico incluye, pero no se limita a:

Enviar o recibir deliberadamente material pornográfico, indecente u

otro material sexual.

Enviar información confidencial, o secretos comerciales sin la

autorización pertinente.

Utilizar el correo electrónico para acoso sexual.

Enviar correo electrónico con insultos.

Enviar cartas en cadena.

Enviar correo electrónico vulgar.

Enviar correo electrónico que incluya discriminación sexual o racial.

Enviar correo electrónico “basura”.

Enviar correo electrónico religioso o político.

Utilizar el correo electrónico para actividades comerciales privadas o

publicidad no oficial.

Enviar cualquier tipo de correo electrónico que pueda crear

responsabilidad alguna para la empresa.

Revisar siempre el nombre del receptor antes de hacer el envío de un

correo. Proporcionar siempre un tema o asunto significativo.

Revisar la claridad y el profesionalismo del correo. Digitar mensajes en

letras mayúsculas implica mal genio o que se está gritando a la otra

persona.

Utilizar las casillas “CC (copia a) y CCO (copia oculta a)” y la opción

“Responder a todos” con moderación. Informar sólo a quienes necesitan

saberlo. Cada copia creada para una persona crea un mensaje adicional en

la red.

Los usuarios deben abstenerse de adjuntar archivos muy grandes a su

correo electrónico. Los mensajes largos y voluminosos aumentan

considerablemente el tráfico de la red, representan más carga para los

recursos tecnológicos y son difíciles de leer. Los anexos deben comprimirse

utilizando herramientas como WinZip o equivalentes.

El correo electrónico no debe reemplazar el contacto personal. Existe la

tendencia a ser menos formal o cuidadoso lo cual algunas veces genera

malestar. Se debe recordar que el contacto directo persona a persona es lo

mejor para manejar asuntos difíciles, complejos o emocionales.

(Corporación Autónoma Regional del Cauca).

Resultados esperados

Maximizar el aprovechamiento de los recursos tecnológicos.

Favorecer la productividad.

Promover un clima positivo dentro de la empresa.

Transmitir conocimiento e ideas.

ERRORES COMUNES EN LA REALIZACION DE UN PLAN ESTRATEGICO DE TI.

NO INCLUIR O CONSULTAR A LAS PEROSNAS NECESARIAS EN EL PROCESO.

Este es uno de los errores más comunes por eso lo incluimos de primera, ya

que en muchas ocasiones las decisiones de planificación solo se toman en las

más altas gerencias dejando por fuera a la parte operativa del departamento,

que al final de cuentas serán los que pongan en desarrollo las propuestas o los

cambio.

Lo anterior provoca problemas de resistencia al cambio, incomprensión de

objetivos y roces entre directores y empleados por diferencias en los

pensamientos. Al definir un plan estratégico a pesar de que las decisiones

finales de implementación del mismo corresponde para las altas gerencias (en

este caso para el director del departamento de TI), todos los trabajadores del

área de TI deben de ser de alguna forma consultados de tal forma que puedan

expresar su opinión, hacer preguntas aclaratorias, o incluso promover otras

formas de propuestas. Ya que en muchas veces las altas gerencias por estar

inmersos en sus labores propias de administración, no se pueden enterar de

manera total de algunos temas operativos, por lo que la información de todos

los involucrados es vital.

CONSTRUIR UNA PLANIFICACIÓN SIN ANALIZAR LA SITUACIÓN ACTUAL

En muchas ocasiones, se forman planes estratégicos, pensando en la situación

futura a la que se quiere llegar pero sin hacer el debido estudio de la situación

actual en donde se muestren los problemas y ventajas internas, así como los

riesgos y oportunidades externas. Lo anterior provoca que se cometan errores

por ejemplo en las compras de tecnología que incluso se podría haber evitado

si se hubiera descubierto que ya se contaba con los elementos necesarios para

desarrollar el plan. Además el no hacer dicho estudio se desconoce la posición

de la competencia, para saber que tan bien o que tan rezagados estamos con

respecto a ellos, además se puede pasar inadvertida una ventaja competitiva

que no se haya descubierto que está presente dentro de la empresa.

NO ESTABLECER LAS ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS

Muchas veces se definen muy bien los objetivos y se establece hacia donde se

quiere llegar, pero no se establece como se va a llegar hasta ahí. Lo anterior

deja el plan a medias ya que no se tiene una idea clara de la manera de llegar

a los objetivos en el tiempo establecido. Además al no definir una ruta

establecida muchos de los responsables de conseguir el plan, pueden tomar

caminos variados con tal de alcanzar los objetivos, y muchos de estas rutas no

llegan a nada y al no lograrlo se pierden recursos y tiempo, así como la no

consecución del plan estratégico.

Cada estrategia debe de contar con una lista de acciones necesarias para

lograr el objetivo y que de este modo se llegue a cumplir la totalidad del plan

estratégico.

TAMAÑO EXCESIVO Y MALA REDACCIÓN.

En muchas ocasiones se quiere detallar tanto el plan estratégico que se

construye un documento interminable, de muchísimas páginas que lo hace

pesado tanto de leer así como de analizar. Los usuarios que hacen lectura del

plan aparte de cansarse se terminan perdiendo en las definiciones detalladas y

objetivos de cada proyecto que el departamento tenga que realizar.

Muchas veces el lenguaje que se utiliza para escribir el plan es tan técnico y

dirigido a gente de TI, que las gerencias de las compañías se terminan

perdiendo en las definiciones técnicas, lo que provoca rechazo, malas

interpretaciones etc. Los gerentes no quieren que les expliquen términos

aburridos sobre aspectos técnicos, por más entusiastas que sea la gente de TI,

al resto de la empresa solo le interesa ver como mediante los objetivos de Ti se

llegan a alcanzar las metas de la empresa en general.

EL PLAN ESTRATÉGICO DEBE DE SER DE USO RUTINARIO.

Por mejor que este hecho un plan estratégico no servirá si este se encuentra

guardado en una gaveta. Claro que después de realizado y establecido el plan

este se revisa y se pone en práctica, pero hay que tomar en cuenta que

durante el proceso muchos de los puntos se pueden ir desviando por lo que

una revisión periódica o cuando sea necesario del plan, nunca estará de más.

Además el plan debe de ser conocido por los nuevos empleados tanto de Ti,

así como de otros departamentos de interés común como el financiero, por lo

que dicho plan debe de estar disponible, para los interesados.

EL PLAN ESTRATÉGICO ES UN ELEMENTO “VIVO”

A pesar de que se trabaje bien en la realización del plan y que este valla acorte

con los objetivos tanto de TI como de la empresa en general, no se puede

descartar de ninguna manera el hecho de que en algún momento de la

ejecución del mismo este tenga que ser modificado para mejorarlo.

Lo anterior se da ya que en vista de que se está en el negocio de la informática

que cambia prácticamente todos los días. Cada se da más la entrada de

nuevas herramientas y nuevas tecnologías, los usuarios y por ende los

mercados pueden cambiar de manera vertiginosa en plazos menores a un año.

Debido a lo anterior ningún plan puede estar escrito en piedra, hay que valorar

hacerle ajustes pequeños o grandes según el caos pero siempre tratando de

mantener la columna vertebral del mismo, ya que si se diera el caso de que en

algún momento se tenga que cambiar todo el plan, esto implicaría que el

mismo está hecho.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Desarrollar un adecuado plan estratégico de tecnologías de información y

comunicación alineado con el plan estratégico empresarial facilita el

cumplimiento de objetivos y metas pues los esfuerzos se coordinan y

concentran hacia una misma dirección. Un adecuado aprovechamiento de los

recursos tecnológicos por parte de Electro Sur Este S.A.A. facilitaría la

aplicación de sus redes de baja tensión, media tensión y el número de sub

estaciones de distribución.

El departamento de TI debe jugar un papel importante en la contribución a la

estrategia de la empresa, pues debido al mercado en el cual compite Electro

Sur Este S.A.A. contar con tecnología de punta es fundamental para cubrir la

demanda de energía eléctrica.

Un buen plan debe de ser conciso y especifico, lo que se busca es dar una idea

general de todos los planes y no definir en un único documento las metas

objetivos y problemas que puedan haber en todas las tareas y proyectos que

vaya a tener el equipo de TI en un periodo establecido como por ejemplo 1 o 2

años.

Para Electro Sur Este S.A.A. la satisfacción del cliente es uno de sus objetivos

principales, tanto así que la incluyen en su misión. El área de TI mediante la

implementación de herramientas tecnológicas puede superar las expectativas

de los clientes y generar confianza al brindar servicios de calidad.

Un plan estratégico genera beneficios económicos para Electro Sur Este S.A.A.

pues se vuelve mucho más atractiva para los accionistas e inversores

potenciales, al contrario de otras compañías que no poseen organización

empresarial. Un alto nivel de organización dentro de la empresa, junto a

una dedicación para lograr sus objetivos a corto plazo y a largo plazo, puede

hacer que sea más fácil reunir capital y seguir creciendo tanto en tamaño como

en rentabilidad. 

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