Administrador para Windows

GUÍA DE AYUDA No. 425

PROCESO:

"MODIFICACIONES AL FORMATO"

PROCEDIMIENTO:

En algunos ocasiones tenemos la necesidad de modificar los formatos de nuestras facturas, notas de crédito, etc.

Para ello es necesario seguir estos sencillos pasos para lograrlo.

1. Abrir el formateador en el menú Procesos, Formateador y elegir el módulo en cual realizaremos las modificaciones o la creación de un nuevo formato.

2. Una vez dentro del formateador se abre el formato a modificar.

Una vez abierto el formato se podrán realizar las modificaciones necesarias.

Acomodando los campos existentes en el formato.

1. Seleccionar el campo deseado y arrastrarlo hasta la posición deseada.

Al momento de arrastrar los campos es normal que no queden alineados uno del otro, es decir, que queden un campo mas arriba que otro. Para alinear los campos dentro del formateador existen unos iconos que están en la parte de arriba donde se encuentran en la imagen de abajo se encuentran encerrados en un rectángulo de color rojo.

Comenzando a describir estos iconos comenzaremos de izquierda a derecha.

1. Alineará los campos a la izquierda tomando como referencia el campos de arriba o de abajo dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos..

2. Alineará los campos en medio verticalmente tomando como referencia el campo de arriba o de abajo dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos.

3. Alineará los campos a la derecha tomando como referencia el campo de arriba o de abajo dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos.

4. Alineará los campos hacia arriba tomando como referencia el campo de la derecha o de la izquierda o de la derecha dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos.

5. Alineará los campos en medio horizontalmente tomando como referencia el campo de la derecha o de la izquierda o de la derecha dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos.

6. Alineará los campos hacia abajo tomando como referencia el campo de de la derecha o de la izquierda dependiendo cual se marque primero de un conjunto de campos.

7. Distribuye equitativamente el espacio de los elementos seleccionados en forma horizontal, tomando como espacio máximo la longitud desde el primero hasta el último elemento.

8. Distribuye equitativamente el espacio de los elementos seleccionados en forma vertical, tomando como espacio máximo la longitud desde el primero hasta el último elemento.

9. Alineará los campos al centro horizontalmente tomando como referencia el espacio entre las reglas.

10. Alineará los campos al centro verticalmente tomando como referencia el espacio de las bandas (Encabezamiento, Encabezamiento de grupo (0, 1, 2, etc.), Detalle, Pie de grupo (0, 1, 2, etc))

Para alinear dos mas campos se deben de seleccionar atrasando el puntero del mouse alrededor de los campos que se deseen acomodar o arrastrar, tal y como se muestra en la imagen.

Como se muestra en la imagen al arrastrar el puntero del mouse alrededor de los campos se formará una línea punteada la cual lo guiará para seleccionar los campos correctos.

Se elegirá un botón de los que están marcados con rojo en al parte de arriba para alinear los campos hacia la dirección deseada.

Como se puede notar en la imagen el campo que contiene el RFC del cliente se alineo hacía arriba exactamente al misma altura donde está la etiqueta de RFC.

Ahora se cambiará el tamaño de letra los campos, para esto se repetirá el paso de seleccionar varios campos para con el botón del mouse.

Una vez seleccionado los campos se dará clic en el botón para desplegar el combo y elegir el tamaño de la letra deseada.

Como se puede mostrar en la imagen todos los campos ya tiene el mismo tamaño.

Colocando campos nuevos dentro del formato.

En algunas ocasiones tenemos la necesidad de colocar campos nuevos en nuestros formatos que comúnmente utilizamos para imprimir nuestras facturas, notas de crédito, remisiones, etc.

Para ello se debe de identificar la herramienta correcta para tal función.

En la barra de herramientas encontramos un sin número de opciones que son útiles para colocar nuevos campos.

La herramienta correcta para colocar nuevos campos es el Dbtexto , esta herramienta nos permitirá plasmar dentro de nuestro reporte datos que fueron capturados previamente en para metros de la empresa o en el módulo correspondiente al formato.

Veamos un ejemplo de como se utiliza tal herramienta.

Como colocaremos el documento origen de la factura es decir, puede ser una cotización o un pedido.

1. Al momento de presionar el botón DBTEXTO aparece un cuadro con el nombre DBtext y un numero, este número es el consecutivo del ultimo Dbtext que se coloco en el formato.

2. Seleccionaremos de una lista el campo que se desee colocar dentro del formato para el ejemplo utilizaremos Nombre del agente de venta como se muestra en la imagen.

Y da como resultado la siguiente ventana.

Si se desea que aparezca completo el nombre del dbtext y además que se ajuste el tamaño dependiendo el número de caracteres se tendrá que dar clic derecho al dbtexto que se colocó y elegir la opción ajuste automático como se muestra en la imagen.

Y da como resultado lo siguiente:

Como se muestra en al imagen el nombre del agente de ventas se amplio para que se pueda ver el nombre completo.

Cada campo que es colocado con la herramienta DBtexto se puede configurar en cuanto a su tamaño para lograr hacer esto se da clic derecho al campo y se elige la opción Posición...

Aparecerán varias opciones donde se colocar básicamente a que altura se desea que este el campo y de que tamaño deseamos que aparezca que de alguna forma el tamaño lo podemos ajustar con al opción de Ajuste automático vista anteriormente.

Al terminar de colocar los valores se da clic en Aplicar para ver los cambios hechos antes de aceptar por completo los cambios dando clic en OK.

Guardando formato.

Al terminar de realizar los cambios al formato se debe de guardar.

Es importante mencionar que cada cambio que se haga dentro del formateador en cada una de las pestañas de los subreportes se deben de guardar los cambios en la pestaña Principal Documentos Facturación por el simple hecho de que esta pestaña controla los demás subreportes. en caso de que se guarden los cambios en otra pestaña diferente a esta, al momento de mandar imprimir algún documento con este formato el sistema mandará el mensaje de que el formato no es valido para el módulo.

Para guardar el formato deberá ir a Menú Archivo, Guardar como...

Aparecerá un mini explorador en el cal se indicará el lugar donde se guardará el formato modificado y poderle asignar algún nombre en especial.

Cuando el sistema es monousuario se recomienda guardar el formato en la carpeta de Formatos que viene por defecto en el sistema Administrador, o bien si el sistema es en red se recomienda guardar los formatos en la carpeta de Formatos que viene por defecto en el sistema Administrador y esta misma que este dentro de la carpeta compartida para todos los usuarios tengan acceso a los formatos y puedan utilizarlos..

Con esto se guardaran los cambios hechos al formato y podrá utilizar sin ningún problema.

¡¡¡¡ Importante !!!!

El sistema administrador contiene un formateador por cada módulo, es decir, que si se desea hacer un formato de facturación se debe de acceder a Procesos, Formateador, Facturación, si lo que desea modificar es un CFD o CFDI tiene entrar a facturación XML y así sucesivamente.

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