1

Guía de Excel

2

Hoja de cálculo

Aplicar formato

Cambiar alineación

Combinar y centrar

Formato a números100%

$2.50

14,678

$#

Agregar color de relleno

Cambiar colorde fuente

Copiar formato

Agregar bordes

Elaborar una hoja de cálculo

Barra de fórmulas

Para Saber más…

3

La hoja de cálculo es un programa informático que permite escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar información numérica o de texto, así como realizar todo tipo de operaciones, desde sumas hasta cálculos matemáticos avanzados. Excel de Microsoft Office es la hoja de cálculo que usan muchas personas dada su facilidad y estructura, compuesta por un área de trabajo de columnas y filas, donde la intersección entre ellas se le denomina celdas. En ocasiones es necesario compartir información con datos duros o numéricos para hacer referencia a determinados aspectos, como los antecedentes o los resultados de una investigación. En estos casos, la hoja de cálculo Excel es una excelente herramienta porque permite presentar datos con gráficas, lo que hace a la información visualmente muy entendible y atractiva. En esta guía se explica el procedimiento para insertar gráficas, entre otros elementos.

Hoja de cálculo

4

Cada vez que ingreses a Excel se mostrará una ventana, a continuación te mostramos los elementos que la conforman:

Ventanade Excel

Muestra el nombre del archivo de la hoja de cálculo con la que se está trabajando y el nombre del software utilizado.

Barra de título

Barra de acceso rápido

Cuadro de control

Cinta de opciones

Cuadro de nombres

Barra de estado

Botones de visualización

Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como: guardar, deshacer, repetir y abrir.

Contiene los comandos para la manipulación de la ventana, como son: restaurar, mover, tamaño, minimizar y cerrar.

Contiene todas las herramientas del programa agrupadas en fichas.

Despliega la referencia o nombre de la celda activa.

Muestra información sobre la hoja de cálculo.

Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja de cálculo.

Control deslizante del zoom Permite cambiar la configuración de zoom dentro de la hoja de cálculo.

Barra de desplazamiento Permite cambiar la posición en la pantalla dentro de la hoja de cálculo que se está editando.

Barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en fórmulas o celdas.

Ventana de edición Muestra la hoja de cálculo que se está editando.

Cada vez que ingreses a Excel, se mostrará una ventana. A continuación te mostramos los elementos que la conforman:

12

410

9

3

87

5

11

6

1

2

3

456789

10

11

5

Toma en cuenta que puedes utilizar los tres formatos.

1. Selecciona la celda o celdas a las cuales se desea dar formato.2. Ubica la ficha Inicio, grupo Fuente.3. Haz clic en alguno de los botones.

Aplicar formato

6

1. Selecciona la celda o celdas a las que vas a cambiar la fuente.2. Ubica la ficha Inicio, grupo Fuente. 3. Haz clic en el cuadro de lista desplegable Fuente y selecciona la fuente deseada.4. En el cuadro tamaño de fuente elige el tamaño deseado.

7

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineación.2. Haz clic en los botones de alineación que se ubican en la ficha Inicio, grupo Alineación.

1. Selecciona las celdas a combinar.2. Haz clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas Alt + O.3. Presiona el botón Combinar y centrar, del grupo Alineación.

Cambiar alineación

Combinar y centrar

8

Boton Nombre Descripción

Estilo moneda Agrega el estilo de moneda que está configurado a las celdas seleccionadas.

Estilo Porcentual Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada por 100 y le agrega el símbolo de porcentaje (%).

Estilo Millares Agrega separador de miles (,) y asigna por omisión dos decimales.

Aumentar decimales Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre él

Disminuir decimales Remueve un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre él.

Formato a números100%

$2.50

14,678$

#

9

1. Haz clic en la ficha Inicio, presionando las teclas Alt + O.2. Haz clic en el botón Color de relleno.3. Mostrará la paleta de colores y podrás seleccionar el color que desees.

1. Haz clic en la ficha Inicio.2. Haz clic en el botón Color de fuente.3. Elige el color que desees.

Agregar color de relleno

Cambiar color de fuente

10

En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplicó en otro rango. El botón Copiar formato permite realizar esta acción, copia los formatos de número y carácter, la alineación, los bordes y los colores.

1. Selecciona la celda que tenga el formato que deseas copiar.2. Haz clic en la ficha Inicio3. Haz clic en el botón Copiar formato del grupo Portapapeles.4. El puntero del mouse tendrá adjunta una brocha.5. Arrastrar el mouse en la celda o rango de celdas en las que se desee

copiar el formato.

1. Selecciona la celda a las que se desea agregar bordes.2. Haz clic en la ficha Inicio.3. Haz clic en el botón “Bordes”.

Copiar formato

Agregar bordes

11

Elaborar una hoja de cálculo

12

Insertar gráficas

Excelen

Coloca los datos en columnas, clasificadas por categorías. De esta manera, se hace una tabla.

Suma los datos. Coloca el cursor en la celda donde se desea el resultado y selecciona la función Autosuma:

1Selecciona los datos que deseas graficar. Haz clic en la pestaña Insertar, donde aparecen los gráficos y selecciona el tipo de esquema que deseas.

4

2Al hacer clic en Autosuma, se realizará la operación

Oprime Enter para generar el resultado. 3

Al hacer clic en el gráfico, aparecerá un recuadro con la información seleccionada.5

Las gráficas permiten gestionar la información de manera más eficaz, además pueden exportarse a otros programas.

13

En Excel puedes emplear la “Barra de fórmulas”, que permite realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas y comprobar condiciones. La barra de fórmulas es una herramienta muy útil en la hoja de cálculo Excel, ya que permite realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones y muchas opciones más.Una fórmula siempre inicia con el signo (=) para que la misma sea tomada como tal en la celda.

A continuación te presentamos los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo:

=5+2*3 Suma al resultado de multiplicar 2 por 3.

=A1 + A2 + A3 Suma de valores de las celdas A1, A2, A3.

=RAIZ (A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor contenido en A1.

=HOY () Devuelve la fecha actual.

=MAYUSC(“hola”) Convierte las minúsculas en mayúsculas.

=SI(A1>0) Compruebe si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

Barra de fórmulas

14

Las fórmulas pueden contener funciones, referencias, operadores y constantes. Para realizar las operaciones aritméticas básicas se utilizan los siguientes operadores aritméticos:

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

- (signo menos) RestaNegación

3-1-1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (Barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

=PI() A2 2

1. Funciones: devuelve el valor de pi: 3.1416

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una formula, por ejemplo: 2.

4. Operadores: ^ (acento circunflejo) eleva un numero a una potencia. * (asterisco) multiplica números.

15

Existe una función dentro de las herramientas ofimáticas de Microsoft (Word, Excel y, PowerPoint) que permite trasladar datos de una a otra. Al hacerlo nos da diferentes opciones, como mantener el formato de origen o ajustarlo al formato del archivo de destino. En las hojas de cálculo ésta es una función muy importante. Observa el siguiente tutorial para lograrlo:

16

Excel ofrece opciones para obtener porcentajes cuando trabajas con una gran cantidad de datos. Observa el siguiente tutorial acerca de cómo hacerlo:

17

La elaboración de una tabla para organizar los datos no sólo permite optimizar su presentación, también sirve para realizar varios cálculos de manera óptima. El siguiente recurso presenta cómo elaborar tablas de frecuencia para datos agrupados y no agrupados, además de que explica a detalle la manera de obtener las medidas de tendencia central en hojas de cálculo de Excel. Esto te será muy útil para trabajar con estadísticas.

18

El tratamiento de datos en ocasiones implica calcular cómo se comportan éstos, y para ello se necesita obtener las medidas de dispersión. Tales medidas son elementos básicos en el análisis estadístico de datos.Las hojas de cálculo te proporcionan fórmulas precargadas con las que podrás ahorrar tiempo y esfuerzo y puedes aplicarlas a la interpretación de esos datos.

19

Además de la guía que te hemos presentado, puedes consultar la Guía rápida de Excel.  También puedes consultar el sitio “Base de datos en la enseñanza. Módulo 2: Diseño de tablas”. Disponible en: http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/93/cd/m2_2/index.html

Excel es una aplicación muy útil en la elaboración de gráficas y formatos que incluyan datos matemáticos, pues nos permite sistematizar la información. Seguramente te será de gran utilidad en los módulos del campo disciplinar de las matemáticas.

En internet puedes encontrar diversos recursos de acceso libre para aprender a utilizar las herramientas del programa Excel. Un ejemplo es el portal educativo Tu prep@ en videos, que ofrece videotutoriales como el que presentamos a continuación, en el cual se explica cómo crear un gráfico de sectores, columnas o circular, ya sea en 2D y 3D.

Para Saber más…