Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2011/2012con códigos de barra en todos los pasos en el proceso de distribu-ción, para evitar los errores de medicación. Tenemos el sueño de

2011/2012

Guía de Referencia de GS1 Healthcare

2 2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare

Contenido

Introducción:

Transformando la cadena de abastecimiento del sector salud – ¡Sí, deberíamos hacerlo! (Ulrike Kreysa y Jan Denecker) . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Argentina:

Roche Argentina: Combatiendo los medicamentos ilegítimos con trazabilidad basada en Estándares GS1 (Pablo Grimald) . . . . . . . . . . . . . 4

Australia:

Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement (David Melbourne). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Brasil:

El sistema de trazabilidad de medicamentos en el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil (Nilson Gonçalves Malta) . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Canadá:

Estándares GS1 para la trazabilidad de vacunas en Canadá (Dra. Monika Naus y Dr. Robert Van Exan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Francia:

Abastecimiento y automatización justo a tiempo en los Hospitales Universitarios de Estrasburgo

(Dr Raphaël Passemard y Caroline Mons) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Alemania:

Cuando los empleados de enfermería se vuelven fans de los códigos de barras (Tobias Schneider) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Irlanda:

Los códigos de barras para productos farmacéuticos reducen costos y mejoran la seguridad del paciente (Feargal Mc Groarty). . . . . . . . 32

Japón:

La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras y etiquetas RFID, TBC Tokyo, Toho Pharmaceutical Co. Ltd.

(Ryuta Suzuki). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Corea:

El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS) en la seguridad del paciente (Dr. Jeong) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Corea:

Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN y un sistema móvil en el Hospital Universitario

Nacional de Seúl (You, Ock-Su y Kim, Kwi-Suk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Países Bajos:

Hospital St. Antonius: La trazabilidad de implantes (Menno Manschot) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

RU:

Uso de Estándares GS1 para combatir la falsifi cación y mejorar la seguridad del paciente (Christoph Krähenbühl y Ian Haynes) . . . . . . . . 51

EEUU:

Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC Healthcare: Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento

(Thomas M. Stenger) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

12011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare

GS1 Healthcare quiere agradecer a las siguientes personas por haber contribuido con esta edición de la Guía de Referencia GS1 Healthcare:

• Pablo Grimald, Roche Argentina (Argentina)

• Nilson Gonçalves Malta, Hospital Israelita Albert Einstein (Brasil)

• Ian Haynes, AstraZeneca (UK)

• Dr. Jeong, Centro de Servicio de Información Farmacéutica de Corea (Corea)

• Christoph Krähenbühl, AstraZeneca (UK)

• Kwi-Suk Kim, Hospital Universitario Nacional de Seul (Corea)

• Menno Manschot, Hospital St. Antonius (Países Bajos)

• Feargal Mc Groarty, St. James’s Hospital – Dublin (Irlanda)

• David Melbourne, Red Corporativa de Salud (Australia)

• Caroline Mons, Hospital Universitario de Estrasburgo (Francia)

• Dr. Monika Naus, Centro Británico Columbia para el Control de Enfermedades (Canadá)

• Ock-Su You, Hospital Universitario Nacional de Seúl (Corea)

• Dr Raphaël Passemard, Hospitales Universitarios de Estrasburgo (Francia)

• Tobias Schneider, Hospital Universitario de Heidelberg (Alemania)

• Thomas M. Stenger, BJC HealthCare (USA)

• Ryuta Suzuki, TOHO Pharmaceutical Co. Ltd (Japón)

• Dr. Robert Van Exan, Sanofi Pasteur (Canadá)

Además, queremos agradecer a las siguientes Organizaciones Miembro GS1 por facilitar este proceso:

• GS1 Argentina (contacto: Gabriel Melchior - [email protected])

• GS1 Australia (contacto: Tania Snioch – [email protected])

• GS1 Brasil (contacto: Wilson José da Cruz Silva– [email protected])

• GS1 Canadá (contacto: Alicia Duval – [email protected])

• GS1 Francia (contacto: Valérie Marchand – [email protected])

• GS1 Alemania (contacto: Bettina Bartz – [email protected])

• GS1 Irlanda (contacto: Jim Bracken - [email protected])

• GS1 Japón (contactos: Michio Hamano – [email protected] and Yasuo Kurosawa – [email protected])

• GS1 Corea (contacto: Howon Hoya Kim - [email protected])

• GS1 Países Bajos (contacto: Hans Lunenborg – [email protected])

• GS1 RU (contacto: Roger Lamb – [email protected])

• GS1 US (contactos: Ed Miles – [email protected] y Annette Pomponio – [email protected])

Inspiración, innovación e implementación

Bienvenidos a la tercera edición de la Guía de Referencia de GS1 Healthcare (Edición 2011/2012).

A partir de esta edición, esperamos que los líderes y profesionales puedan obtener información de valor y tam-

bién inspiración acerca de cómo las organizaciones líderes del sector salud han apalancado los Estándares GS1

para posibilitar la identifi cación y la captura automática de datos (AIDC), la administración de datos maestros, el

intercambio de datos electrónicos y la trazabilidad. Trece destacados casos de éxito brindan conocimiento y opor-

tunidades para los distintos involucrados en la cadena de abastecimiento del sector salud alrededor del mundo.

Hoy en día, todos los involucrados de distintos países o regiones enfrentan los mismos desafíos, poder brindar un

cuidado más seguro del paciente y aumentar la efi ciencia, y esto se logra utilizando estándares globales.

Esperamos que estos casos de éxito sirvan de inspiración, activando la innovación e implementación en su orga-

nización, país o región.

Agradecimientos


Transformando la cadena de abastecimiento del sector salud –

¡Sí, deberíamos hacerlo!

Desde la seguridad de productos farmacéuticos hasta la identifi cación única de dispositivos

Tenemos el sueño de que algún día… los medicamentos cuenten

con códigos de barra en todos los pasos en el proceso de distribu-

ción, para evitar los errores de medicación.

Tenemos el sueño de que algún día… los medicamentos sean

“trazables” y verifi cables en el punto de distribución, para combatir

los medicamentos ilegítimos.

Tenemos el sueño de que algún día…los dispositivos médicos

puedan ser identifi cados en forma única y automática, para posi-

bilitar recuperos de productos efi cientes y efectivos e informes de

casos adversos.

Tenemos el sueño de que algún día… el sector salud automatice

todos sus procesos de la cadena de abastecimiento, para aumentar

la efi ciencia y reducir costos.

Tenemos el sueño de que algún día… todos los involucrados en

el sector salud reconozcan que las cadenas de abastecimiento

del sector salud atraviesan las fronteras y que se necesita un

marco global.

Y tenemos más sueños… para hacer realidad.

‘Nosotros’ somos GS1 Healthcare, una comunidad global de

involucrados en la cadena de abastecimiento del sector salud que

difunde los estándares globales para transformar la cadena de

abastecimiento del sector salud, mejorar la seguridad del paciente

y aumentar la efi ciencia. Representan la cadena de abastecimiento

global del sector salud, desde Pfi zer y Johnson & Johnson hasta la

Clínica Mayo y la Autoridad de Hospitales de Hong Kong.

Por Ulrike Kreysa, GS1 Ofi cina Global

y Jan Denecker, GS1 Ofi cina Global

thcare

“Yo tengo un sueño…”(Martin Luther King Jr.)


Durante los últimos 6 años, muchos voluntarios de todo el mundo

han invertido su tiempo y experiencia en el desarrollo y mejora-

miento de Estándares Globales GS1 para la identifi cación y captura

automática de datos de productos, bienes, servicios y localizaciones

en el sector salud, y para el intercambio de información de la cade-

na de abastecimiento entre sus integrantes.

La adopción e implementación de estos estándares ha progresado,

pero GS1 Healthcare le pide a todos los involucrados de la cadena

de abastecimiento del sector salud del mundo que empiecen a

utilizar los estándares en todos los procesos relacionados con dicha

cadena, desde la producción hasta la distribución en el punto de

cuidado; hay grandes benefi cios para todos.

Los distintos gobiernos del mundo están trabajando para mejorar

la seguridad del paciente y los costos crecientes relacionados con

el sector salud. Están cambiando las políticas y muchas tendrán un

impacto directo sobre la cadena de abastecimiento del sector salud.


“Nunca dejes para mañana

lo que puedas hacer hoy.”(Thomas Jeff erson)

“Cambie antes de tener que”(Jack Welch)

“La mejor forma de predecir

el futuro es creándolo.”(Peter Drucker)

“El mundo odia los cambios,

pero es lo único que permite

progresar.”(Charles Kettering)

Los Estándares Globales GS1 aseguran la compatibilidad e interope-

rabilidad de las soluciones de la cadena de abastecimiento, no sólo

dentro de la organización, sino también en su país y más allá de

las fronteras. Sin ellos, ¿ es única la identifi cación de un producto o

localización? ¿Cómo se pueden intercambiar órdenes de compras,

avisos de despacho y facturas? ¿Cómo se puede intercambiar en

forma efectiva la información sobre el producto? ¿De dónde obtie-

nen datos confi ables de hechos físicos los sistemas de trazabilidad?

Hoy, más de 100 Organizaciones Miembro GS1 de todo el mundo

están listas para brindar apoyo en la implementación de Estándares

Globales GS1.


RESUMEN

Para combatir la proliferación de medicamentos ilegítimos Roche Argentina implementó

la trazabilidad de medicamentos por unidad, desde marzo de 2010. El sistema, basado en

estándares GS1, permite identificar el destino de cada unidad y que la Cadena de Distribución

haga lo propio. Adicionalmente permite que el paciente pueda validar antes de su consumo la

legitimidad del medicamento (es decir que haya sido expendido por el laboratorio al mercado

y que no cuente con casos adversos registrados).Por Pablo Grimald,

Roche Argentina

El problema: Medicamentos Ilegítimos

Un medicamento ilegítimo es aquel cuya presentación ha sido

deliberada y engañosamente diseñada para que no refleje su

real contenido o su real origen (OMS). Un medicamento ilegítimo

puede tener:

• Falta total del Principio Activo

• Principio Activo diferente de lo declarado

• Principio Activo en cantidad diferente de la declarada

• Envase Falsificado

• Envase Adulterado

• Condiciones de Almacenamiento no aptas para el producto

(Por ejemplo en el caso de medicamentos robados o contra-

bandeados)

En la figura 1 podemos observar las consecuencias provocadas por

los medicamentos ilegítimos.

Actualmente existe una tendencia de focalización de ilícitos en los

medicamentos de alto costo, ya que esto permite:

• Un manejo de volúmenes reducidos con muy alta ganancia

• Una muy baja inversión

• Facilidad para ocultarlos

El consumo de medicamentos ilegítimos presenta consecuencias

que abarcan desde la falta de acción terapéutica hasta daños

considerables que incluyen riesgo de muerte. Gran parte de estos

medicamentos son oncológicos, en ocasiones, única esperanza de

vida de los pacientes con esta grave patología.

Figura 1: Medicamentos Ilegítimos

Robo

Condiciones de almacenamiento y transporte irregulares

Falta de acción terapéutica y alto riesgo de perjuicio al paciente

Laboratorio: Pérdidas económicas y Daños en su imagen

Alto riesgo de perjuicios al paciente

Falsifi caciónContrabando Adulteración

Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad basada en estándares GS1


Objetivos del Proyecto

Esta situación impulsó el diseño de un proceso que permitiera

verificar el origen del producto antes de ser consumido evitando la

proliferación de medicamentos ilegítimos, y en el caso de producir-

se ilícitos, contribuir a su esclarecimiento.

Por ello se definió la aplicación de un Sistema de Trazabilidad por

unidad, es decir la identificación unívoca de cada unidad de pro-

ducto, a fin de poder trazar su cadena de valor.

Entorno de Aplicación

Al encarar el proyecto, primeramente se relevaron los antecedentes

locales y globales sobre trazabilidad de medicamentos, encontrán-

donos con la siguiente situación:

Experiencias Previas

Los casos existentes de trazabilidad mostraron:

• En Argentina: importantes mayoristas dedicados a la comercializa-

ción de productos para tratamientos especiales (Oncología, Sida,

Artritis, etc.) implementaron trazabilidad, pero con codificaciones

e identificaciones propias, no compatibles entre sí.

• América Latina: Se observaron implementaciones a nivel Labora-

torio, de sistemas con codificación e identificación propietaria en

algunos países.

• Experiencias en el mundo: sólo existían pilotos con distintas

tecnologías de identificación (RFID y Datamatrix).

Estándar de Mercado

• En Argentina: Falta de Legislación Nacional y existencia de

sistemas de trazabilidad implementados en mayoristas sin un

estándar de codificación, identificación y comunicación.

• En el Mundo: En algunos países la normativa era muy ambigua y

no detallaba codifi cación ni tecnología de portación de código.

Cadena de Distribución

La Figura 2 muestra el esquema básico de comercialización de este

tipo de productos en Argentina. Allí se puede apreciar que existen

transacciones entre mayoristas (Paso 2).

La falta de legislación que obligue a la Cadena de Distribución a

trazar las unidades hace difícil la implementación de los pasos 2 y 3.

Esquema Logístico

Muchos de los medicamentos que han sufrido este tipo de ilícitos

son importados como productos terminados. Las plantas de pro-

ducción de Roche de este tipo de productos son pocas, especia-

lizadas, y cuentan con líneas altamente automatizadas y de gran

volumen. La implementación de identificación de trazabilidad en

origen (dispositivos de impresión de Datamatrix o RFID) requiere de

una gran complejidad.

Roche, así como más del 70% de la industria farmacéutica local,

cuenta con un esquema logístico compuesto por tres actores,

como se muestra en la Figura 3, de las cuales los principales son:

• Fabricante: Propietario de los productos y responsable ante las

autoridades sanitarias.

• Distribuidora: Responsable de la custodia del stock del Labora-

torio. Maneja pedidos, factura por cuenta y orden del Labora-

torio, y en algunos casos realiza la cobranza. La mayoría de las

Distribuidoras delegan el manejo de depósitos, stock, picking,

packing y transporte en un Operador Logístico.

• Operador Logístico: Realiza la administración de stock y alma-

cenes, picking, packing y transporte.

Solución Desarrollada

La solución se desarrolló e implementó con las siguientes carac-

terísticas:

Alcance en el Mercado

Debido a la falta de legislación nacional y ante la imposibilidad

de influir en la Cadena de Distribución en su totalidad, se decidió

realizar una implementación en etapas.

Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad

basada en estándares GS1

ACERCA DE ROCHE

Roche, ubicada en Suiza, es una compañía líder del sector de la salud,

focalizada en la I&D, y con la fortaleza de la integración farmacéutica y

diagnóstica. Es la mayor empresa biotecnológica del mundo, con me-

dicamentos auténticamente diferenciados en las áreas de oncología,

virología, artritis reumatoidea, metabolismo y sistema nervioso central.

Roche es también líder mundial en diagnósticos in-vitro, diagnósticos

de cáncer basados en tejidos y pionera en el manejo de diabetes. Su

estrategia en medicina personalizada tiene como fin proporcionar

medicamentos y herramientas diagnósticas que hagan posible me-

joras tangibles de la salud y la calidad de vida de los pacientes. Roche

cuenta con más de 80.000 empleados en todo el mundo y cuenta

con acuerdos y alianzas con cooperación de Recursos Humanos.

Paso 4

Consumo

Laboratorio

Paso 1

Mayoristas

Paso 2

Paciente

Farmacias e

Instituciones

de Salud

Paso 3Figura 2: Cadena de Distribución


en el mercado argentino, son importados como productos ter-

minados, y teniendo en cuenta que las plantas productoras aún

no tienen instalada infraestructura para el manejo del Datama-

trix GS1 y/o RFID, esta tecnología nos permite el agregado local

de una etiqueta de alta seguridad en los productos terminados,

con una complejidad operativa muy baja.

Sabiendo que esta es la tecnología más antigua de las menciona-

das, y teniendo en cuenta que no es la más efectiva en términos

operativos para altos volúmenes, se da por sentado que en una

segunda etapa el transportador será migrado a alguna de las otras

tecnologías disponibles.

La figura 4 muestra la etiqueta. La información contenida en ella es

la siguiente:

• GTIN

• Número de Serie (8)

• Código oculto de validación (scratch off ). Esta es una medida de

seguridad adicional al estándar GS1, y no se encuentra en el GS1

128, sólo en números arábigos.



• Etapa 1: Registro de las transacciones de venta desde el Labora-

torio hasta el primer eslabón de la Cadena de Distribución (Paso

1, de la Figura 2). Además se permite al paciente verifi car si el

producto a consumir contiene una serie válida del laboratorio

o presenta hechos registrados que afecten su calidad (Paso 4,

Figura 2).

• Etapa 2: se ofrecerá a los actores del canal de distribución, una

solución informática que les permita realizar trazabilidad con

una integración con el esquema de los Laboratorios.

Codifi cación y Transportador de datos

Teniendo en cuenta los pilotos que se están realizando en el

mundo, se definió la utilización de estándares GS1 tanto en la

codificación como en el formato de los portadores. Esto probable-

mente facilitará la adopción de esta solución u otras similares bajo

estándares, tanto por parte del mercado como por parte de los

entes reguladores nacionales.

El transportador de datos es el medio que contiene los datos de

trazabilidad. De las tecnologías disponibles (databar, GS1 128,

datamatrix y RFID) hemos adoptado el GS1 128 por los siguientes

motivos:

• Es una tecnología difundida en la totalidad de los Mayoristas y

Farmacias, lo que significa una barrera menos para la implemen-

tación de trazabilidad en la Cadena de Distribución.

• Las actuales implementaciones de trazabilidad en Mayoristas se

basan en esta tecnología.

• Como la mayoría de los productos más vulnerables a los ilícitos

Figura 3: Esquema Logístico

Entorno logístico interno

cliente

Operador logísticoLaboratorio Distribuidor

Los tres actores tienen plataformas de procesamiento de datos independientes vinculados por las interfaces que sincronizan la

información (Inventarios, Ventas, Cuentas por Cobrar, etc.) Ninguno fue, en el momento de la implementación, preparado para

manejar la trazabilidad por unidad.




La etiqueta contiene las siguientes medidas de seguridad:

• Medidas Lógicas de Seguridad

– Número de serie aleatorio de 8 dígitos (100 millones de combi-

naciones por cada GTIN)

– Código Scratch off aleatorio de 6 dígitos alfanuméricos (2177

millones de combinaciones por cada GTIN)

• Medidas Físicas de Seguridad en etiqueta:

– Etiqueta destructible al intentar despegarla, con evidencia en

envase

– Medidas de seguridad visibles para el usuario (microtextos,

tintas especiales con colesterina, scratch-off, etc.)

– Medidas de seguridad para ser verificadas sólo por Fabricante

(tintas UV, hologramas ocultos, etc.)

Características del Sistema

Funciones del Sistema:

Sus funciones son (Figura 5):

• Identifi cación: permite identificar cada unidad con su serie

unívoca. El Sistema genera las números de series aleatorias

sin repetición. Se identifican los productos y se verifican los

números de serie asignados efectivamente a “producto-lote”.

Además permite el agregado números de serie (conjunto de

números de serie resumidos en una etiqueta).

• Trazabilidad: Este módulo es el responsable de administrar los

números de serie en stock, permitiendo:

– Ingresos de números de series, transferencias entre actores

(Fabricante, Distribuidora y Operador Logístico)

– Controlar los números de serie en depósito y realizar ajustes

– Registrar transacciones de ventas (ventas y devoluciones)

• Validación: permite informar tanto a la Cadena de Distribu-

ción como al paciente el estado para la comercialización o el

consumo de una serie. Las consultas y validaciones pueden

realizarse por web o telefónicamente a una línea gratuita. En un

futuro se podrá validar por mensaje de texto vía telefonía celular.

Además permite generar distintos tipos de alarmas, por ejemplo

si un número de serie es validado por más de un paciente.

Figura 6: Estados de los Números de Serie

Número de serie: Esquema de estados de series

Los números de serie pueden tener diferentes estados dentro del

Sistema. Cada estado limita el tipo de transacción que se puede

hacer sobre la Serie.

La Figura 6 muestra el estado provocado por cada transacción en

un fl ujo de ventas normal. Además se muestran en la parte inferior

las transacciones que se permiten en cada estado.

Cómo se comparte la información

Debido a que ninguno de los actores del entorno logístico interno

(Fabricante, Distribuidora y Operador logístico) tiene implementa-

dos sistemas de trazabilidad, se definió la implementación de un

sistema único y externo, al cual todos tienen acceso y con el cual

pueden hacer transacciones (figura 7). Esto tiene como ventajas:

• Disminución de interfaces entre sistemas de los actores, redu-

ciendo la complejidad.

• Actualización on-line del estado de las series ya que no existen

interfaces entre sistemas.

• Unicidad de la información: todos acceden a la misma informa-

ción al mismo tiempo.

Transacciones habituales en un circuito de ventas

GENERACION

DEL NUMERO

DE SERIE

IMPRESION DE

LA ETIQUETA

ETIQUETADO

DEL PRODUCTO

VENTA DEL

PRODUCTO

AL CLIENTE

VALIDACION

DEL PACIENTE

Estado generado Generado Ingresado Asignado Vendido Validado

Transacciones permitidas por estado

Vender desde el Laboratorio

Comercializar en el Mercado

Utilización Paciente

Figura 5: Sistema de trazabilidad, Funciones principales

VALIDACION

Verifi cación de

Originalidad del

Producto

IDENTIFICACION

Serialización

de las unidades

TRAZABILIDAD

Registro

del estado

de cada serie

Recibo

Gestión de

inventario

Envío

Cadena de

distribución

Validación de los

pacientes

Alarma

Asignación del

número de serie

Identifi cación de

las unidades

Captura de

números de serie

8 2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare8

Figura 7: Logística interna y canales de distribución

• Mayor seguridad: teniendo en cuenta que las series son aleato-

rias, el hecho de que los números de series se encuentren en un

solo repositorio de datos aumenta la seguridad y disminuye la

probabilidad de extracción de información.

• En la etapa 2, al incluir el canal de distribución se permitirá la

comunicación con dicho canal en forma instantánea.

El Sistema se encuentra montado en un entorno web y se puede

acceder a él a través de cualquier conexión a Internet.

Desarrollo y esquema de operación del Sistema

Se defi nió que el Sistema debería ser desarrollado por un proveedor

de tecnología con experiencia en trazabilidad, seleccionándose a

Farmatrack, empresa del Grupo Fobesa.

Con el objetivo de que el Sistema realice mejoras continuas y

actualizaciones, se decidió que sea operado y mantenido por su

desarrollador, quien brindará el servicio de trazabilidad.

En consecuencia, el Sistema de Farmatrack cuenta con las siguien-

tes características:

• La inversión en desarrollo, hardware y comunicaciones es a cargo

del proveedor.

• Es responsable del hosting del Sistema.



Entorno logístico

interno

Operador logístico

Canal de

Distribución

Hospitales

Instituciones

Mayoristas

Farmacias

Pacientes

Laboratorio Distribuidora

• Se cobrará por número de serie asignada y utilizada por

el Laboratorio.

• El servicio podrá ser brindado a otros Laboratorios, Distribuido-

ras, Operadores Logísticos, Mayoristas y Farmacias.

La adopción de esta herramienta por parte de otros Laboratorios y

demás actores de la Cadena de Distribución, es un factor clave para

la sustentabilidad del proyecto a largo plazo, ya que de esta forma

se establecen bases para:

• Fijar un estándar para el mercado local.

• Aumentar la difusión y el conocimiento de la herramienta por

parte de la población.

• Fomentar su uso, habituando a profesionales del cuidado de la

salud y pacientes a validar los productos antes de ser suministra-

dos o consumidos.

Implementación

Impacto en la Operación

Identifi cación

El impacto en la identifi cación del producto se resume en los

siguientes costos:

• Costo de etiquetas.

• Operación de etiquetado.


Depósitos

Se debe garantizar que todos los productos salgan del depósito

escaneados sin producirse cruces de unidades (Números de Serie)

entre pedidos.

Por ello dentro del proceso de despacho, la lectura de los números

de serie se realiza en el momento del empaque, lo cual garantiza

que aquellos ya preparados sean exactamente los leídos. El Sistema

controla la consistencia de lotes y las cantidades de cada pedido,

habilitando la salida del pedido, sólo si el mismo está completo y de

acuerdo con lo establecido.

La trazabilidad tiene impacto en la operación logística porque agre-

ga tiempos de operación para el picking y los controles de stock, lo

cual se traduce en costos.

Validación

La validación por web no tiene costos, mientras que a través del

contact center tiene los costos de comunicación y de operación del

contact center.

Consideraciones de selección, secuencia y lotes de

productos

Los productos trazados fueron seleccionados en relación al grado

de riesgo de sufrir ilícitos; se tomaron los productos que han regis-

trado mayor cantidad de ilícitos como los más riesgosos, teniendo

en cuenta sus volúmenes de ventas y facturación.

En base a estas variables se priorizaron e incluyeron los SKU en un

cronograma de implementación, incorporando un SKU cada 15 días.

Se asumió como criterio sólo trazar lotes completos (no parciales).

Una vez que un SKU comienza a trazarse, serán trazados todos los

futuros lotes.

Actualmente trazamos todos los productos que tuvieron casos

de adulteración, así como también algunos que tienen riesgo de

sufrirlo, con un total de 12 SKU que representan más del 80% de la

facturación de la compañía.

Plan de Comunicación

La difusión es un factor clave para el éxito. Por ello diseñamos un

plan de comunicación con el objetivo de informar sobre el nuevo

Sistema e incentivar su utilización por parte de pacientes y profesio-

nales de la salud.

El plan tuvo varias acciones destinadas tanto al ámbito interno de la

compañía como al ámbito externo, las cuales se ejecutaron durante

el 2010.

Benefi cios Esperados

Para los Pacientes y la Sociedad

• Verificación de la legitimidad del producto antes de consumirlo.

• Disminución de riesgos de daños por utilización de medicamen-

tos ilegítimos.

• Acceso a la acción terapéutica esperada



ACERCA DEL AUTORPablo Grimald, Gerente Comercial de Logística de la División

Pharma de Roche Argentina.

Pablo Grimald es responsable de la Administración de Ventas,

Distribución y Planificación de la Demanda. Cuenta con más de

20 años de experiencia en el mercado farmacéutico y ha

liderado varios proyectos aportando su know-how en aquellos

dirigidos a la armonización de los procesos y sistemas en la

región de América Latina.

Grimald se graduó como Ingeniero en Sistemas de Información

en la Universidad Tecnológica Nacional (UTN), y es MBA gradua-

do en la Universidad del CEMA (UCEMA), Argentina.

Para el fabricante:

• Disminución de unidades ilegítimas, lo cual implica:

– Mayor demanda de unidades originales, es decir, mayores

ventas

– Menor riesgo de recuperos

– Mejora de imagen al aumentar el consumo de unidades

originales con acción terapéutica comprobable.

• Reducción de costos de recuperos al poder identificarse las uni-

dades ilegales, sólo efectuando recuperos de las series ilegales

versus los lotes completos.

Próximos pasos

Actualmente otros dos fabricantes multinacionales se encuentran

implementando localmente esta solución, lo cual ayudará a conso-

lidar el concepto en el mercado. Hay otras dos compañías locales

estudiando su adopción.

Por otro lado existen proyectos legislativos y del Ministerio de Salud

argentino para regular y extender la implementación de trazabili-

dad. Los proyectos son mayormente compatibles con lo que hemos

implementado.

Farmatrack se encuentra desarrollando una nueva versión del soft-

ware con varias mejoras, principalmente para facilitar el ingreso de

nuevos Laboratorios. Adicionalmente se está definiendo la etapa 2

para brindar solución de trazabilidad al resto de la cadena.

Durante este año profundizaremos la difusión del uso de la valida-

ción de productos conjuntamente con los nuevos Laboratorios y

GS1 Argentina.


Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement

Por David Melbourne,

Health Corporate Network

Antecedentes

WA Health es el estado del sistema de salud pública de Australia

Occidental que brinda servicios para alrededor de 2,3 millones de

personas en un área de casi 2,5 millones de kilómetros cuadra-

dos (aproximadamente cinco veces el tamaño de Texas) desde la

ciudad capital Perth, hasta centros rurales y algunas de la áreas más

remotas de Australia. Los centros dirigidos por WA Health incluyen

hospitales públicos, servicios de salud comunitarios y mentales,

servicios de salud dental y servicios de salud Aboriginales. En 2009,

WA Health manejó más de 837.000 visitas de emergencias depar-

tamentales, completó más de 75.000 casos de cirugías optativas,

asistió 22.330 partos y llevó a cabo más de 91.000 escaneos de

cáncer de mama.

El Health Corporate Network (HCN) es una entidad de servicios

compartidos que brinda servicios de Recursos Humanos, Suminis-

tro, servicios de Sistemas de Negocios y Finanzas para WA Health. El

rol principal de HCN en la comunidad de WA Health es asistir a los

empleados clínicos para brindar el mejor servicio que puedan a los

pacientes, ya sea con efi ciencia en la cadena de abastecimiento o

mejores procesos de negocio y administración. Su estrategia está

alineada con la Estrategia Nacional de Salud del Gobierno Federal

y es empleada por la Autoridad Nacional de Transición al eHealth

(NEHTA según sus siglas en inglés). La Estrategia establece cuatro

prioridades:

• Desarrollar con urgencia los fundamentos esenciales para posi-

bilitar eHealth

• Coordinar el avance de las prioridades de las soluciones y proce-

sos eHealth

• Acelerar la adopción de eHealth

• Liderar el avance de eHealth en Australia

Cada jurisdicción territorial y del estado de salud se ha comprome-

tido (por su presencia en la comisión directiva de NEHTA) a dirigir e

implementar la estrategia de NEHTA.

La NEHTA identifi có a la cadena de abastecimiento como un área

de trabajo fundamental. Este trabajo fue uno de los primeros en

comenzar, dado que se consideraba como un área clave que gene-

raría efi ciencia, ahorros y mayor seguridad para el paciente en los

hospitales públicos de Australia. El esfuerzo de trabajo de la cadena

de abastecimiento tiene tres áreas:

• Creación de un Catálogo Nacional de Productos (NPC)

• Desarrollo e implementación de una solución de eProcurement

/ eMessaging

• Documentación de herramientas y referencias de inteligencia de

negocios

eProcurement y el Sector de Salud Pública de Australia

Los procesos de compras en todos los estados y territorios Austra-

lianos eran predominantemente manuales y carecían de estándares.

En 2007 el NEHTA anunció la elección de GS1 XML como formato y

estructura de eProcurement para formar la columna de su solución

de eProcurement. Los datos establecidos para las transacciones

dentro de la estructura GS1 XML han sido especifi cados utilizando

el Estándar Australiano (AS) 5023. Combinados, el uso de GS1 XML

y el AS 5023 brindan una fuerte solución basada en estándares,

estableciendo los fundamentos para el desarrollo de capacidades

de transacciones electrónicas por parte de todos los estados y

territorios de Australia.

RESUMEN

El Health Corporate Network (HCN), una organización que entrega servicios compartidos, incluidos

suministros, al Departamento de Salud de Australia Occidental, identifi có un aumento considerable

del volumen de procesamientos de las transacciones de compras en papel, causando una gran

carga para los empleados. En consecuencia, se tomó la decisión de implementar la Solución de

eProcurement (compras electrónicas) del NEHTA para la automatización de algunos procesos

manuales. La base para la Solución de eProcurement del NEHTA es el Estándar de eMessaging

(mensajería electrónica) de GS1, GS1 XML en combinación con el Estándar Australiano (AS) 5023, el

cual defi ne el conjunto de datos de mensajería y las reglas comerciales para el sector de cuidados

de la salud. El HCN entendía que los procesos de eProcurement deben basarse en datos completos

y precisos de productos, y por tanto tomó la decisión de obligar a la población a utilizar el Catálogo

Nacional de Productos (NPC) como un pre-requisito para la implementación de eProcurement


La base de la solución de eProcurement es cuatro mensajes de tran-

sacciones: la Orden de Compra (incorporando el Cambio de Orden

de Compra), Respuesta a la Orden de Compra, Aviso de Despacho

(también llamado Notifi cación Avanzada de Embarque – ASN), y

Facturación.

Dentro de la solución de eProcurement de NEHTA, también se

incluye la especifi cación que los Proveedores de Servicios EDI (HUBs)

– organizaciones que brindan servicios de mensajería EDI a provee-

dores y compradores – deben operar en una estructura federada

HUB; vea la Figura 1. Esto signifi ca que un proveedor y un comprador

pueden elegir contratar sus HUBs basándose en sus propios criterios

de selección de socios comerciales y negociaciones comerciales. Si el

proveedor y comprador luego eligen intercambiar mensajes electró-

nicamente y los mensajes cumplen con las especifi caciones de NE-

HTA, no existe posibilidad de que el proveedor o comprador pague

aranceles al HUB del otro, ni tampoco pagará el HUB de ningún socio

comercial aranceles de interconexión (conectividad y movimiento de

mensajes) entre los HUBs.

eProcurement en Australia Occidental

Luego de la formación de HCN en 2006, se observó que existía

una creciente tendencia al volumen de transacciones en papel

procesadas por el WA Health y esto signifi caba una gran carga para

los empleados de compras. El HCN procesaba más de 1500 líneas

de órdenes de compra y 3500 líneas de facturación diarias para

WA Health. Para poder manejar todas las transacciones en forma

efi ciente y efectiva, HCN debía cambiar los procesos existentes.

En 2008 se tomó la decisión de mejorar los negocios implemen-

tando eProcurement, alineado a la Solución de eProcurement de

NEHTA, para poder automatizar lo máximo posible los procesamien-

tos manuales. Otros causantes fueron los cortes de presupuesto por

parte del gobierno y una subsecuente restructuración organizativa.

La automatización era vista como una forma de liberar a los em-

pleados para que se puedan focalizar en tareas de valor agregado.

Con órdenes de compras, facturas y otros documentos electrónicos,

el departamento de cuentas a pagar tendría menos trabajo manual.

El HCN fue la primera jurisdicción en ir por este camino.

Figura 1: Modelo HUB de la NEHTA

WA Health

Comprador Proveedor HUBProveedor HUB Interno



La importancia de datos maestros precisos

Para poder implementar el eProcurement con éxito, HCN observó

que debían asegurar que tanto sus propios datos y los de los pro-

veedores fueran 100 por ciento precisos y se mantuvieran actua-

lizados. En la etapa temprana del proceso de implementación del

eProcurement estaba claro que el uso de datos imprecisos en los

mensajes electrónicos simplemente agregaba esfuerzo al trabajo de

los empleados. El eProcurement sin datos maestros precisos causa

más trabajo que el procesamiento en papel.

Para lograr datos precisos y sincronizados, el HCN se dirigió al Catá-

logo Nacional de Productos (NPC), el cual ha sido fi jado como “fuen-

te única” de datos maestros de artículos para las organizaciones de

salud australianas que buscan comprar medicamentos, dispositivos

médicos y otros artículos necesarios para el cuidado de la salud. La

Figura 2 detalla el proceso de fl ujo de datos del NPC.

El NPC ha sido avalado por todos los estados, territorios y departa-

mentos de salud de Australia como un repositorio de datos sobre

productos, precios y cuidados de la salud y es patrocinado por GS1

Australia en la plataforma de la red de sincronización de datos. La

misma es utilizada por una creciente cantidad de proveedores; esta

solución contiene verifi caciones de validación de datos incor-

porados cuyo objetivo es prevenir que los proveedores carguen

informes incompletos o imprecisos.

HCN ha requerido que los proveedores hayan publicado sus

datos en el NPC como un prerrequisito para la implementación

de eProcurement. HCN les dice a todos sus proveedores que si no

tienen su información en el NPC no les pueden brindar a los socios

comerciales, incluyendo HCN, datos validados y completos, En

segundo lugar, no pueden mantener datos sincronizados. Esto sig-

nifi ca que el HCN no puede implementar eProcurement con ellos.

Al exigir que los proveedores utilicen el NPC con sus datos antes de

implementar eMessaging, HCN ha establecido una contingencia

para minimizar los riesgos de datos imprecisos y por lo tanto mayor

esfuerzo de trabajo.

Defi nición y documentación de procesos de negocios: La Guía de Implementación de Mensajes

Para el HCN, el siguiente paso hacia la implementación de eProcu-

rement con proveedores fue documentar sus reglas, requerimientos

y procesos, incluyendo el conjunto de datos. El resultado de este

proceso se llama la Guía de Implementación de Mensajes (MIG). El

HCN trabajó en conjunto con NEHTA durante este proceso.

El MIG es una parte esencial de la documentación de eProcure-

ment, brinda un conjunto de requerimientos para todos los socios

comerciales que aporten explicaciones sobre qué mensajes GS1

XML se utilizan, y cómo funcionan las aplicaciones de software y

procesos de trabajo de distintas jurisdicciones. El MIG de HCN les

brinda a los proveedores una guía para el comercio electrónico

utilizando las Especifi caciones NEHTA para los mensajes de Ordenes

de Compra, Respuesta a las Ordenes de Compra y Facturación. HCN

Figura 2: Flujos de Datos NPC

HUB A

Hospital

Hospital

Sector Privado

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Proveedor 4

Mayorista

Departamento

de Salud

HUB trabajando para

Recepción de Datos

HUB trabajando para

Proveedor de Datos

Proveedor

Benefi ciario

HUB B

Catálogo Nacional de

productos (GS1net)




avanza hacia un complemento de mensajes, y actualmente está

desarrollando el Aviso de Despacho.

WA es la primera jurisdicción en Australia en tener un MIG y esto

aseguró que sea más fácil para HCN comunicar con sus proveedo-

res exactamente qué se requiere al implementar el eProcurement.

Este MIG ha realizado una autoevaluación por parte de HCN utili-

zando el esquema de Cumplimiento, Conformidad y Acreditación

(CCA) del NEHTA.

Con el desarrollo del MIG, el HCN ha mapeado sus procesos de

negocios según especifi caciones de mejores prácticas. Al apalancar

el exitoso resultado del MIG de HCN, Australia del Sur y el Territorio

Capital de Australia (ACT) también han completado con éxito el

proceso de cumplimiento de NEHTA. NEHTA continuará con este

esfuerzo en todas las jurisdicciones de salud y en el sector privado

de salud en toda Australia. Todos los procesos de trabajo en las ju-

risdicciones deben documentarse en una única referencia nacional

lo que signifi ca que los proveedores contarán con una única guía

sobre la implementación de eProcurement para el sector público

de cuidados de la salud de Australia. La Figura 3 detalla el proceso

de HCN eProcurement, destacando la relación colaborativa y cíclica

entre las partes involucradas.

Estado Actual de HCN

Desde 2008 el HCN ha comenzado la implementación de eProcure-

ment con varias compañías incluyendo a Baxter Healthcare, B.Braun

Australia, Bunzl Australasia y KCI Medical. Las discusiones continúan

con otros varios proveedores incluyendo a Western Biomedical,

Becton Dickinson y Medical Sales and Service.

Como se detalla en la Figura 4, el HCN ha decidido funcionar como

su propio HUB brindando fl exibilidad en el manejo de sus fl ujos de

mensajería, simplemente conectando con los HUBs seleccionados

por sus socios comerciales y moviendo datos hacia su Sistema ERP.

Los benefi cios desde su implementación son:

• Una identifi cación más precisa de los productos ordenados

debido al uso de GTINs. No existe confusión entre qué tamaño

de paquete, color etc. se está ordenando. Cuando se utilizan

números de partes internas tal confusión es común.

• Con una rápida recepción de la respuesta a la orden de compras,

los problemas se pueden resolver más rápidamente. Por ejem-

plo, si un artículo se encuentra agotado, esto puede subsecuen-

temente ser provisto por un proveedor alternativo.

• Con una notifi cación rápida sobre cualquier discrepancia de

precios los problemas pueden ser inmediatamente identifi cados

y resueltos.

• Cuando se concilian los detalles de una factura electrónica y

una orden de compra, la factura es validar inmediatamente. Esto

signifi ca que requiere intervención por parte de empleados de

Cuentas a Pagar, disminuyendo así la carga de trabajo.

• Por lo general los pagos se realizan con más rapidez. Cuando

se utilizan facturas de papel, estas pueden perderse o no ser

enviadas al equipo de Cuentas a Pagar, lo cual retrasa el pago.

HCN trabaja continuamente en conjunto con proveedores para

ayudarlos a que estén listos para involucrarse en la implementación

Figura 3: El Panorama General del e procurement de HCN

Proveedor

HCN

Facturación

Recepción

Envío

Hospitales Salas de atención

Empaquetado

Depósito

Demanda

Respuesta a

Orden de Compra

Orden de compra


de eProcurement con mensajes de órdenes de compra, respuesta

a órdenes de compra y facturación. Los proveedores deben contar

con datos publicados en NPC para poder ser considerados, pero

también tienen a la implementación de eProcurement en sus pro-

pios objetivos de negocio.

Para los proveedores que hayan publicado sus datos de produc-

ción enNPC pero no se encuentren preparados para avanzar con

eProcurement, el HCN ha comenzado a brindar información sobre

GTIN y Número Mundial de Localización (GLN) en sus órdenes de

compras en papel, creando así familiaridad y concientización sobre

la confi anza en los datos de NPC. Lo más importante es el hecho

de que estas referencias aseguran que hasta los proveedores que

procesan órdenes manualmente conocen exactamente qué artí-

culo y niveles de empaquetados están siendo pedidos por HCN, y

las localizaciones correctas hacia donde deben enviarse los bienes.

Si los proveedores publican sus datos al NPC, el HCN accederá a los

mismos y los incorporarán a sus sistemas de compras.

El objetivo fi nal del HCN es enviar y recibir cuantas transacciones

electrónicas sean posibles. Los objetivos actuales son contar con

hasta 15 proveedores en vivo con mensajes sobre órdenes de

compras, respuestas a órdenes de compras y facturación para fi nes

de 2011. Los Estándares Globales y las especifi caciones de National

Healthcare son esenciales para esto. Si todos hablan el mismo idio-

ma, el desarrollo de soluciones del sector de la Cadena de Abasteci-

miento de eHealth Australiana será realmente efi ciente.

SOBRE EL AUTORDavid Melbourne, Analista Senior de Negocios, Health

Corporate Network

David Melbourne es actualmente Analista de Negocios

del Health Corporate Network y coordina su proyecto de

eCommerce. Comenzó su vida laboral como farmacéutico

en Australia del Sur antes de dirigirse a Perth en 1987. En

2006 fue apoyado para asistir con el mapeo de datos de

un proyecto de farmacia que se convirtió en un cambio en

su carrera profesional, y hoy trabaja junto a NEHTA y GS1

Australia para la implementación del Catálogo Nacional de

Productos y eProcurement para WA Health.

Figura 4 Sistema de HCN y Flujo de Datos


NPC

Proveedor HUB

Oracle

11i

Cambios de datos

maestros de

productos

Actual

izaci

ón de

datos m

aest

ros

de pro

ductos

HEALTH

CORPORATE

NETWORK

PROVEEDOR

eProcurement con link directo

al HUB de HCN

eProcurement para

proveedores que

utilizan sus propios HU

B


El sistema de trazabilidad de medicamentos en el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil

Por Nilson Gonçalves

Malta, Hospital Israelita

Albert Einstein

Introducción

Según estudios realizados por la Asociación Americana de Hospi-

tales y por David Philips, ambos expuestos en el informe Errar es

Humano, 1999, del Instituto de Medicina, cada año entre 44.000 y

98.000 personas mueren debido a errores médicos y alrededor de

7.000 debido a errores de medicación, dentro o fuera de hospitales.

Además, menciona que el 2% de las admisiones en los hospitales

eran debido a hechos adversos con medicamentos que podían pre-

venirse, aumentando la estadía de 4,6 días con un costo adicional

de $4.700 por admisión1. Según estadísticas provenientes del Cen-

tro de Control y Prevención de Enfermedades (CDC), este mismo

informe concluyó que muere más gente debido a errores médicos

que por accidentes viales. Aunque ya hayan pasado 10 años, estas

cifras siguen siendo alarmantes y nos hacen refl exionar sobre la

calidad del servicio nacional. Se estima que los costos de errores

oscilan entre 17 y 29 mil millones de dólares anuales. En el informe

más reciente del Instituto de Medicina sobre errores de medicación,

se estimaban en 2006, 400.000 hechos adversos de medicamentos

cada año con un costo de 3,5 mil millones de dólares.2.

En un estudio sobre las posibles fuentes de errores de medicación,

la ASHP, Sociedad Americana de Farmacéuticos del Sistema de

Salud informó que el 39% de los errores suceden en el momento

de recetar, el 12% en la transcripción de la órdenes médicas, el 11%

1 Kohn LT, Corrigan JM, Donaldson MS, eds. Errar es Humano: construyendo un

sistema de salud más seguro. Washington, DC. National Academy Press; 1999.

2 Aspden Petal. Previniendo Errores Médicos: Quality Chasm Series. Washington, DC.

National Academy Press; 2007..

en el suministro y el 38% en la administración del medicamento3. Si

bien estos datos no son específi camente la realidad nacional, son

muy importantes como parámetros para las mejoras.

Los datos presentados anteriormente son bastantes recientes,

pero el problema proviene de antes. En Estados Unidos, ya en los

50 y 60, se desarrolló el Sistema de Distribución de Medicamentos

por Dosis Unitaria (UDDDS) con el objetivo de reducir la cantidad

alarmante de errores de medicamentos. El UDDDS es un sistema

mediante el cual la farmacia entrega el medicamento en la forma

lista para ser consumida, según la dosis recetada por el médico y sin

necesidad de ser manipulada4. A pesar de ser reconocido como el

método más seguro de entregar medicamentos desarrollado hasta

entonces, los indicadores todavía muestran que existen falencias

en el proceso. Pero ahora, si adoptamos el UDDDS como el mejor

método de distribuir, ¿qué más necesitamos considerar?

3 Informe ASHP. 2003 Conferencia de Liderazgo de ASHP sobre Resumen Ejecutivo

de Práctica Farmacéutica: Mirando hacia el futuro: Conduciendo y administrando

cambios. Am J Health-Syst Pharm 2004; 61(10): 1052-58.

4 Sociedad Americana de Farmacéuticos del Sistema de Salud [ASHP]. Mejores

Prácticas para Farmacia del Sistema de Salud. Estándares de posiciones y Prácticas

de ASHP 1998-99. Bethesda, md: ASHP; 1998: p.134-5,139.

RESUMEN

Al concentrarse en la seguridad del paciente, el Hospital Albert Einstein (HIAE) ha evaluado el ciclo

completo del uso de medicamentos y ha establecido tres etapas específi cas para el proceso donde

deben implementarse bloques electrónicos de seguridad: órdenes, suministro y administración. El

HIAE inició el proyecto de trazabilidad intrahospitalario para monitorear la recepción, distribución,

suministro y administración de medicamentos. En la primera etapa, los medicamentos son reeti-

quetados por la misma organización, y en una segunda etapa, un proveedor asumió el desafío de

imprimir un código de barras en la etiqueta de cada unidad de ampollas electrolíticas en la línea de

producción. Esto permitió incluir datos variables como el número de lote y la fecha de vencimiento.

Otros proveedores fueron luego invitados a adoptar el código de barras GS1 DataMatrix. Como resul-

tado, el HIAE logró reducir hechos adversos en el suministro y costos al reemplazar el reetiquetado de

medicamentos en la organización por etiquetas de códigos de barras bidimensionales en la industria.


Seguridad del Paciente en el Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE)

Concentrados en la seguridad del paciente, hemos evaluado el ciclo

completo de los medicamentos y hemos decidido focalizar nues-

tras acciones en los pedidos, suministro y administración. Con una

participación directa de la Farmacia, hemos implementado un sistema

electrónico de órdenes y un proceso más seguro de logística desde la

recepción de los productos hasta su desecho.

Estas acciones fueron alineadas con la cultura de calidad y seguridad

en HIAE que incluso a fi nes de los 90 buscaba lograr la certifi cación de

la Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de Atención

Médica (JCAHO) fuera de los Estados Unidos. El proyecto nos permitió

cumplir con el estándar de la Comisión Conjunta sobre la trazabilidad

de los medicamentos.

Estándar de la Comisión Conjunta de Acreditación de

Organizaciones de Atención Médica MM.05.01.17 (MMU.3.3 de

la Comisión Conjunta Internacional)

La organización sigue un proceso para recuperar medicamentos

discontinuos o que deben ser recuperados.

El concepto de calidad de un Sistema de Dosis Unitaria es incuestiona-

ble, pero observamos puntos débiles. Con tantos avances tecnológicos

en nuestra sociedad, es esencial aprovechar todos los medios dispo-

nibles para proteger las vidas diariamente. Nuestras acciones han sido

confi rmadas y reforzadas con la publicación del Instituto de Medicina,

que recomienda la computarización y automatización como medio

para prevenir errores y efectos adversos5, en resumen, un mecanismo

disponible y una fuente efi ciente de seguridad.

El proyecto de trazabilidad

La primera etapa

Para mejorar la seguridad del paciente, el HIAE inició un proyecto de

trazabilidad intrahospitalario que tenía el propósito de monitorear la

recepción, distribución, suministro y administración de medicamentos

y controlar los números de lotes y fechas de vencimiento de los medi-

camentos durante esos procesos.

Hasta ese entonces no era posible llevar a

cabo una trazabilidad ya que los medica-

mentos no contaban con los requerimien-

tos mínimos para los controles. No todos

los proveedores entregaban envases

adecuadamente identifi cados. Incluso si

llegaban a contar con un código de barras,

sólo informaba lo que el producto era (código EAN13 – Fig. 1), y ge-

neralmente sobre el empaquetado secundario. Cuando se trata de un

hospital que suministra, es imperativo que la identifi cación completa

esté sobre el empaquetado primario.

5 Instituto de Medicina. Cruzando el Abismo de Calidad. Un Nuevo Sistema de Salud

para el Siglo XX1. Washington, DC. National Academy Press; 2001

Para evitar el problema y cumplir con esta demanda, la alternativa

adoptada fue reetiquetar (reidentifi cación) los medicamentos en

todo tipo de presentación y dosis, imprimiendo un código de barras

que contenía los datos del producto, número de lote y posible

fecha de vencimiento, así como la forma humanamente legible.

Esta solución resultó engorrosa para ampollas y vías (Fig. 2), pero

la situación era aún más crítica cuando se trataba específi camente

de medicamentos en dosis sólidas (por ejemplo comprimidos,

cápsulas, etc.)6. Para contar con esta información sobre cada unidad

de consumo, debíamos cortar paquetes de blisteres originales y

envolver individualmente cada unidad. Para facilitar este proceso, el

HIAE invirtió en una máquina de reempaquetado para dosis unitarias

(Fig. 3). En el mercado brasileño la venta de medicamentos por bulto

es prácticamente inexistente, lo que resulta más costoso y crea mu-

chos desechos, como cartuchos, envases blister vacíos e insertos de

envases. Debido a esta práctica, con la publicación de RDC 67/2007

ANVISA7, en el proceso de reempaquetado mediante esta máquina,

la validación de los medicamentos se redujo un 25 % con respecto al

tiempo original. Esta situación se mantiene hoy en día.

En 2005, para atender 460 camas, la guardia de emergencias y dos

unidades exteriores de pacientes (Paraisópolis Alphaville), el HIAE

reempaquetó aproximadamente 80.000 sólidos orales y reetiquetó

250.000 ampollas o vías por mes.

6 Cina J, et al. Implementando un centro de reempaquetado con código de barras:

un estudio de caso del proceso desde el departamento de servicios de farmacia

del Hospital Brigham & Women’s en Boston. Pharm Purchasing Products 2004;

1:10–11.

7 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. RDC nº67, de 1º de octubre

de 2007. Reglamento Técnico sobre Buenas Prácticas de Manipulación de

Preparaciones Magistrales y Ofi cinas para Uso Humano en farmacias. Diario Ofi cial

de la República Federativa del Brasil, Poder Executivo, Brasilia, DF, 8 de octubre de

2007, Seçción 1.

Fig. 1 – Código EAN 13

Fig. 2 – Ampollas reetiquetadas

El sistema de trazabilidad de medicamentos en

el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil


Riesgos

La actividad de reetiquetado es un paso crítico ya que agrega costos

– particularmente el alto costo de fuerza de trabajo – y riesgo – el

riesgo de tener información imprecisa o incompleta. Para prevenir

estos errores, se necesita desarrollar una política y control de calidad

post-etiquetado8.

También podemos observar errores cuando se reciben los medi-

camentos. Ahora con el control de lote en la distribución interna

de productos, deben ingresarse al sistema la información del lote y

fecha de vencimiento. Así, tenemos el riesgo de errores de copiado,

comprometiendo la capacidad de trazabilidad de datos durante el

período de uso del medicamento.

Además, debemos prestar atención a la calidad de impresión de

las etiquetas, porque los códigos borrosos no pueden ser leídos y

se compromete toda la cadena. Por lo tanto, es esencial contar con

un programa efectivo de mantenimiento preventivo de impresoras,

etiquetas y adquisición de la película apropiada de impresión, para

que no se borre durante su manipuleo o con líquidos utilizados en

procesos asépticos.

La solución ideal

A través de nuestra participación en el grupo de usuarios de GS1

Healthcare Brasil, hemos identifi cado un proveedor que aceptó el

desafío de aplicar el código bidimensional

GS1 RSS-14 (actualmente llamado DataBar

– Fig. 4) en la etiqueta de cada unidad de

ampolla electrolítica en la línea de produc-

ción. En este formato de mayor capacidad,

se pueden ingresar datos variables como

el número de lote y la fecha de venci-

miento. Más adelante en 2008, nuevos

socios se unieron al programa y siguieron

la guía internacional que requería el uso

del código GS1 DataMatrix (Figs. 5 y 6).

Gracias a este nuevo código bidimensional

con contenido variable, el reetiquetado de

todos los productos ya no era necesario,

y se estableció un proceso más seguro

de recepción. Al leer el código, el sistema

automáticamente importa los datos de

número de lote y fecha de vencimiento,

eliminando así la posibilidad de error en el registro de datos del

sistema de inventario. En una encuesta sobre el estado actual de las

farmacias de hospitales llevada a cabo por la Sociedad Americana

de Farmacéuticos del Sistema de Salud (ASHP)9, Zellmer10 señaló

la necesidad de que los fabricantes suministren medicamentos

ya re-empaquetados en dosis individuales con códigos de barras

para mayor seguridad y para ahorrar costos. Esto alineado con los

estudios del grupo de GS1 Brasil.

8 Cina J, et al. Errores de medicación en el centro de reempaquetado con código de

barras. Am J Health –Syst Pharm 2006; 63(2): 165–168.

9 Pedersen CA, Gumpper KF. ASHP national survey on informatics: Assessment of the

adoption and use of pharmacy informatics in U.S. hospitals – 2007. Am J Health-

Syst Pharm 2008; 65(23): 2244-2264.

10 Zellmer W. Estado actual de la farmacia de hospital. Am J Health-Syst Pharm 2009;

66(10): 895.

Todavía queda un desafío considerable para la industria nacional de

productos farmacéuticos, la aplicación de códigos de barras a los

paquetes blisteres de sólidos orales (Fig. 7). La intención es, que una

vez que se cortan (en paquetes blisteres perforados) todas las uni-

dades cuenten con la identifi cación requerida para una trazabilidad

completa, sin necesidad de reempaquetar en hospitales que llevan

a cabo el proceso de suministro de Dosis Unitaria.

Para diciembre 2010, otros proveedores se unieron al programa y

el HIAE expandió sus servicios a 600 camas, guardias de emergen-

cias y otras cuatro unidades de pacientes exteriores (Paraisópolis,

Alphaville, Perdizes-Higienópolis y Ibirapuera). Alrededor de 180.000

sólidos orales debían ser reempaquetados por mes y alrededor

de 250.000 ampollas o vías ya no tienen que ser reempaquetadas

debido a que llevan el código GS1 DataMatrix.

Fig. 4 - DataBar GS1 Apilado Omnidireccional

Fig. 5 – DataMatrix GS1

Fig. 6 – Ampollas con GS1 DataMatrix

Fig. 7 –Código de barras en blisteres


Evaluación del Software

Con la adopción de estándares, todos los sistemas utilizados en la

logística de un hospital tuvieron que ser adaptados para permitir la

recuperación de la información del código.

En el proceso de lectura del código, el sistema debe reconocer

el carácter FNC1, los Identifi cadores de Aplicación (AI) relevantes

y guardarlos. En el ejemplo más básico, el sistema debe com-

prender que un producto específi co GTIN14 (AI 01) corresponde

a un producto único en su inventario interno. Entonces debe

registrar la información de lote y fecha de vencimiento, y realizar

una identifi cación completa del medicamento en la cadena de

abastecimiento interna.

Aunque parezca complejo, no lo es. GS1 ofreció soporte para que se

entiendan los ajustes necesarios.

Verifi cación de la administración de medica-mentos al lado de la cama del paciente

La solución tendrá un impacto directo en la administración de

medicamentos, una de las etapas más críticas y sensibles en cuanto

a errores como se muestra en las estadísticas de ASHP. En 2011, el

HIAE adoptará un sistema electrónico de verifi cación de la adminis-

tración de medicamentos al lado de la cama del paciente. En este

proceso, la enfermera lee el código de identifi cación del paciente y

el código de barra del medicamento suministrado por la farmacia,

confi rmando la droga. Cuando el empaquetado primario carece de

un código de barras este proceso no es inútil.

Se ha discutido y publicado mucho sobre la automatización de este

proceso y el objetivo principal es lograr los conocidos 5-correctos:

paciente correcto, droga correcta, ruta correcta, tiempo correcto

y dosis correcta. Este asunto en particular ha sido objeto de más

estudio y el número 5 ahora resulta 911, donde percibimos que el

proceso automatizado permite que se cumpla con la implementa-

ción de tecnología: la verifi cación electrónica permite el paciente

correcto, droga correcta, dosis correcta, tiempo correcto, registro

correcto (documentación), derecho a negarse y justifi cación correc-

ta. La educación del paciente y la ruta correcta todavía permanecen

inherentes al profesional involucrado.

11 Elliott, M. and Liu, Y. Los nueves correctos de la administración de medicamentos:

Panorama general. British Journal of Nursing 2010. 19(5), p.300-305.

Verifi caciones adicionales de seguridad

Según James Reason12, los errores no se restringen a pocos indivi-

duos. Hasta los profesionales más califi cados pueden tener fracasos.

Muchas veces las circunstancias llevan a los errores. El mero

propósito del uso del código de barras hace más seguro el uso de

medicamentos apalancando la tecnología.

Cuando fuera posible, se deberían considerar verifi caciones de

seguridad adicionales. El Modelo de Queso Suizo de J. Reason

aclara muy bien cuando los fracasos se alinean y surgen los errores

potenciales (Fig. 8).

Legislación

La trazabilidad de los medicamentos ha ingresado a las normas de

la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA), el ente nacional

responsable de regular el sector salud en Brasil13 14 15 16 17 18.

12 Reason J. Error Humano: Modelos y Administración, BMJ 2000, 320: p 768–

770.

13 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Consulta Pública nº 8, de 4 de

marzo de 2008. Diario Ofi cial [de la República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 5 de

marzo de 2008, Sección 1.

14 BRASIL. Ley nº 11.903, de 14 de enero de 2009. Disposición sobre el rastreo y

consumo de medicamentos por medio de tecnología de captura, almacenamiento

y transmisión eletrónica de datos. Diario Ofi cial [República Federativa de Brasil],

Brasília, DF, n. 10, 15 de enero de 2009, Sección 1, p1.

15 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. RDC Nº 59, de 24 de noviembre

de 2009. Disposición sobre la implantación del Sistema Nacional de Control de

Medicamentos y defi nición de los mecanismos para rastreo de medicamentos,

por medio de tecnología de captura, almacenamiento y transmisión eletrónica de

datos. Diario Ofi cial (República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 25 de noviembre

de 2009, Sección 1, p 58.

16 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instruçción Normativa n°1, de

13 de enero de 2010. Reglamenta la Resolución RDC n° 59, de 24 de noviembre

de 2009, que dispone la implantación del Sistema Nacional de Control de

Medicamentos, con vistas al reglamento de la producción y el control de

la distribución de las etiquetas de seguridad para el Sistema de Rastreo de

Medicamentos. Diario Ofi cial [República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 14 de

enero de 2010, Sección 1, p 60.

17 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instrucción Normativa n°8, de

15 de junio de 2010. Nueva redacción que revoca los §§1º, 2º, 3º y 4º de art. 9º

de Instrucción Normativa nº 1, de 13 de enero de 2010 [República Federativa de

Brasil], Brasília, DF, 17 de junio de 2010, Sección 1, p 39.

18 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instrucción Normativa n°11, de 29

de octubre de 2010. Dispone la tecnologia, la producción, y la provisión y el control

de la distribución de las etiquetas auto-adhesivas de seguridad para el Sistema

de Rastreo de Medicamentos. [República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 3 de

noviembre de 2010, Sección 1, p 17.

Recepción Distribución Suministro Administración






ANVISA, preocupado por la continua práctica de ilícitos de medica-

mentos y robos de cargas, publicó una legislación específi ca para

el control de este tema. El 14 de enero de 2009 se publicó la ley

11.903 que determinaba la creación de un sistema nacional de tra-

zabilidad de medicamentos desde la producción hasta el consumo

mediante medios electrónicos.

Luego, el 25 de noviembre de 2009 se publicó el RDC 59, otorgando

el establecimiento de un Sistema Nacional de Control de Medica-

mentos y los mecanismos para el rastreo electrónico de los mismos.

La resolución clarifi ca que los medicamentos deben ser identifi ca-

dos con el código DataMatrix en su empaquetado secundario. Sin

esto, la identifi cación se debe realizar en el empaquetado primario.

La ley no cumple con las necesidades de seguridad de trazabilidad

dentro del hospital, sin embargo, la misma demuestra un gran

avance para la seguridad de la población que utiliza medicamentos

adquiridos en farmacias.

Se publicaron muchas declaraciones normativas (#1 el 14 de

enero de 2010, #8 el 17 de junio de 2010 y #11 el 3 de noviembre

de 2010), detallando el mecanismo específi co para el rastreo y

control de medicamentos. La normativa determina el uso del GS1

DataMatrix como una herramienta que debe contar con la cantidad

mínima de información, entre la cual está el GTIN, el lote, la fecha

de vencimiento y el IUM (identifi cador único para medicamentos

–siguiendo el estándar de serialización de GS1), conectados directa-

mente con el registro de productos en el ANVISA y el CNPJ (Registro

Nacional de Personería Jurídica/Número de Tax) de la compañía

receptora.

Resultados logrados mediante la implemen-tación de trazabilidad utilizando códigos de barras bidimensionales en HIAE.

El proceso es más seguro cuando el GS1 DataMatrix es previamente

impreso en la etiqueta sobre el empaquetado primario de produc-

tos farmacéuticos (unidad más pequeña de consumo).

• Agilidad en el proceso de suministro, con disminución de inven-

tario online

SOBRE EL AUTORNilson Gonçalves Malta, Farmacéutico Senior, Hospital

Israelita Albert Einstein

Nilson Gonçalves Malta (Farmacéutico–Bioquímico) es

Farmacéutico Senior en el Hospital Israelita Albert Einstein,

responsable de todos los servicios automatizados existentes

en la farmacia del hospital. Ha estado involucrado en varios

proyectos de desarrollo de sistemas de automatización

enfocados en la seguridad del paciente en el hospital

en los últimos 10 años. El Sr. Malta tiene un posgrado en

Administración Hospitalaria y es actualmente miembro del

GS1 Consejo Consultivo de Servicios de Salud (HPAC).

• Comparación del suministro de artículos según fueron pedidos

• Historial del lote del medicamento desde la recepción hasta

el momento de ser utilizado por el paciente (TRAZABILIDAD

dentro del hospital)

• Historial del artículo, desde la fabricación hasta su consumo

(TRAZABILIDAD fuera y dentro del hospital)

Garantía del suministro de los medicamentos en las condiciones

de uso, bloqueando lotes que pueden haber sido recuperados o

estén vencidos

• Historial de lote enviado a cada sector

• Agilidad en localización de productos prohibidos debido a recu-

peros

• Verifi cación electrónica al lado de la cama del paciente de la

administración del medicamento, según la orden y asegurando

los 7 ó 9 correctos propuestos

• Herramienta importante para obtener certifi caciones de calidad

• Reducción de 330 horas de costos en fuerza de trabajo en la

actividad de reetiquetado

Pensamientos fi nales

En muchas ocasiones los responsables de las farmacias de hospi-

tales se enfrentan con muchos obstáculos que traban el desarrollo

de proyectos de trazabilidad y no es inusual que existan razones

fi nancieras o falta de soporte por parte de la administración. Es

destacable que, en comparación a los costos generados por errores

y el tiempo de fuerza de trabajo en tareas que no agregan ningún

valor, sino que ofrecen más riesgos, hay factores que demuestran el

rápido retorno de la inversión.

Además, la legislación es un punto muy importante en este

momento. Con el progreso del proyecto nacional y el incentivo a

otras instituciones a nivel nacional, esperamos elevar el Sector de

Cuidados de la Salud a un mayor nivel de calidad. Hoy la atención

se concentra en la legislación que garantiza productos genuinos

y legítimos; sin embargo, esperamos tener en el futuro legislación

que regule el empaquetado primario basado en la identifi cación

GS1 DataMatrix.

Fig. 8 – El Modelo de Queso Suizo de J. Reason


Sobre el Hospital Israelita Albert Einstein

En 1955, un grupo de idealistas de la comunidad judía de San Pablo fundó la Socie-

dade Benefi cente Israelita Brasileira Albert Einstein (SBIBAE), basada en los cuatro

principios tradicionales judíos:

• Buenas Obras (Mitzvá)

• Salud, Sanación (Refuá)

• Educación (Chinuch)

• Solidaridad, Justicia (Tsedaká)

Más de medio siglo después, SBIBAE se ha convertido en una gran institución moderna, gobernada por estándares de alta calidad

y con las tecnologías más avanzadas disponibles. SBIBAE está alineada con la modernización y focalizada en la salud ante todo. Los

atributos distinguidos de la Sociedad son la innovación constante y la persistencia en la búsqueda de calidad.

El Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE) fundado en 1971, es una institución orientada al paciente y por lo tanto preparada para ofre-

cer, con atención y respeto, servicios únicos e innovadores: desde medicina preventiva hasta una rehabilitación completa.

Cuenta con varias iniciativas para la prevención, eliminación o minimización de riesgo y fallas en el sistema. Nuestros procedimientos

son guiados por el Instituto Americano de Medicina (AIOM), la Comisión Internacional Conjunta (JCI), el Instituto para Mejoras del

Cuidado de la Salud (IHI), la Organización Mundial de la Salud, y el Sistema de Calidad Einstein.

El HIAE es una de las organizaciones con más reputación en América Latina. En 1999, fue el primer hospital fuera de EEUU en obtener

la acreditación por parte de la Comisión Internacional Conjunta, la rama internacional de la Comisión Conjunta.




RESUMEN

La iniciativa de Proyectos de Identifi cación Automática de Vacunas (AIVP)

de la Agencia de Salud Pública de Canadá (PHAC) fue establecida en 2002

para mejorar el uso seguro de las vacunas, y para el mantenimiento de un

registro de inmunización, incorporando códigos de barras estandarizados en

el etiquetado de las vacunas. Para encargarse de este asunto, la PHAC creó el

Grupo de Trabajo de Asesoramiento de AIVP, un esfuerzo colaborativo entre

todos los grupos involucrados en el área de inmunización, también a cargo

de la PHAC y la industria de vacunas, incluyendo la representación clave de

GS1 Canadá. En 2010, el Grupo de Trabajo de Asesoramiento de AIVP llegó al

acuerdo de utilizar Estándares GS1 para la identifi cación de vacunas, están-

dares aprobados para ser utilizados en Canadá.

Estándares GS1 para la Trazabilidad de Vacunas en Canadá

Proyecto de Identifi cación Automática para vacunas de

la Agencia de Salud Pública de Canadá

y Dr. Robert Van

Exan, Sanofi Pasteur

Limited.

Por Dr. Monika

Naus, British

Columbia Centre

para el Control de

Enfermedades

Introducción

En Canadá se administran más de 20 millones de dosis de vacunas

por año, y cada registro de salud de los pacientes es actualizado

manualmente por proveedores de cuidados de la salud para el

seguimiento de los detalles de la vacunación. Sin embargo, esa

transcripción de los detalles de las vacunas puede ser imprecisa o

incompleta. Estudios sobre los registros de inmunización en las pro-

vincias de British Columbia y Manitoba estimaron que entre el 5 y el

15 por ciento de los registros muestran falta de elementos de datos

claves. Hasta un 24 por ciento de los registros mostró falta de datos

o contenía errores que podrían causar barreras a un seguimiento

detallado de hechos adversos luego de una inmunización.

Para reducir costos relacionados con la corrección de errores, brin-

dar soporte al uso de sistemas de información electrónica, minimi-

zar el ingreso manual de datos, y mejorar la seguridad del paciente

mediante una trazabilidad mejorada de la vacunación, la Agencia

de Salud Pública de Canadá (PHAC), GS1 Canadá, y el Comité de In-

dustria de Vacunación de BIOTECanadá (VIC), están trabajando para

determinar los requerimientos para la identifi cación de productos

en el proceso global de establecimiento de estándares.

En el Punto de Cuidado

La idea de colocar códigos de barras a vacunas en Canadá no es un

desarrollo reciente. Los benefi cios potenciales de la codifi cación de

vacunas tanto para la gestión de inventario como para contar con

registros efi cientes de inmunización de la población son evidentes

hace más de una década, estimulados por la creciente cantidad de

vacunas utilizadas en Canadá1. La colaboración con GS1 Canadá es

un apoyo a la iniciativa de trazabilidad de inmunización de la PHAC,

los Proyectos de Identifi cación Automática de Vacunas (AIVP). Esta-

blecido en 2002, el objetivo de la iniciativa es mejorar el uso seguro

de vacunas así como el registro de inmunizaciones incorporando

códigos de barras al etiquetado de las vacunas.

La iniciativa AIVP fue desarrollada en respuesta a la resolución

aprobada en 1999 por el Comité Nacional de Consultoría sobre

Inmunización (NACI), grupo de expertos que desarrollan recomen-

daciones basadas en pruebas para la vacunación en Canadá. El

NACI recomendó utilizar los códigos de barras en todo producto

de vacunación para facilitar un necesario ahorro de costos en el

sector salud, mejorando los registros de los pacientes y por último

el uso seguro de las vacunas. Para brindar soporte a esta recomen-

dación, el NACI sugiere las siguientes variables relacionadas con

1 Naus, Monika. Colocando códigos de barras a vacunas – Más que un tema de

“check-out” .


la identidad de vacunas de los registros de los pacientes: nombre

del producto, enfermedades contra las cuales protege, fabricante y

número de lote2.

La identifi cación por código de barras, conjuntamente con un

sistema electrónico que cuenta con una funcionalidad de reconoci-

miento de producto incorporado, tiene el potencial de optimizar la

administración segura de vacunas. Es decir, un sistema óptimamen-

te confi gurado podría identifi car que un paciente ya ha recibido

la vacuna, o que la vacuna se ha vencido antes del suministro. La

identifi cación por código de barras también facilita un registro

completo del producto, formato y número de lote en el caso que

ocurriera un hecho adverso que necesite el seguimiento de un lote

específi co en el futuro.

Mientras que las vacunas tienen un registro de seguridad admi-

rable, en los últimos años se han llevado a cabo investigaciones

sobre lotes específi cos de las vacunas contra sarampión, paperas y

rubeola3 y la adyuvante vacuna de la pandemia4 de H1N1 de 20094;

datos electrónicos completos obviarían la necesidad de búsquedas

y limitaciones en bases de datos en papel de datos faltantes.

Asegurar la confi anza del público en el sistema de salud para mane-

jar productos de vacunación y su administración es otro benefi cio

que se puede lograr con la iniciativa AIVP.

Primeros Pasos

En la etapa inicial del proyecto, el PHAC en colaboración con VIC,

2 Guía de inmunización Canadiense, 7th Edition, 2006. Part I, Guía General, Registros

de Inmunización. Agencia de Salud Pública de Canadá. Texto Preparado por Comité

Nacional de Consultoría sobre Inmunización.

3 Recupero de Vacuna MMR por Mercken Canadá luego de 5 Lesiones. www.

newsinferno.com/legal-news/mmr-vaccine-recall-issued-by-merck-in-canada-after-

5-injuries/, 14 de diciembre, 2007.

4 Salud Canadá, Medicamentos y Productos de Salud. www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/

prodpharma/legislation/interimorders-arretesurgence/qual-vaccin-eng.php. 19 de

marzo, 2010.

estableció el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP para respaldar

el uso de identifi cación de productos basándose en estándares

globales. En un esfuerzo colaborativo entre todos los grupos

involucrados en el área de inmunización y codirigido por el PHAC y

el VIC, el Grupo de Trabajo incluía fabricantes de vacunas, jurisdic-

ciones provinciales/territoriales, autoridades de salud, asociaciones

de profesionales de la salud, reguladores, agencias internacionales

que establecen estándares, desarrolladores de registros electrónicos

de salud (EHR) y software de administración clínica, así como la

representación clave de GS1 Canadá.

El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP desarrolló un plan estraté-

gico de cinco años, desde 2008 a 2013. Una de las primeras misio-

nes fue un análisis de benefi cio en cuanto al costo de la adopción e

implementación del código de barras en productos de vacunación.

Este análisis fue el primero de su tipo y determinó el retorno de la

inversión de la implementación de Estándares GS1 en la industria

de vacunación de Canadá. Anteriormente, estudios en tecnología

de la información del sector salud estuvieron principalmente en-

focados en registros electrónicos de salud y procesos de adminis-

tración de pacientes, con investigación en códigos de barras en el

sector salud enfocados en rastreos de medicamentos y al lado de la

cama del paciente5. Por ejemplo, algunos estudios previos incluían

revisión de los errores que resultaban de una administración tem-

prana o tardía de medicamentos para determinar el daño potencial

en pacientes6, o cómo podían las etiquetas con códigos de barras

en paciente, en placas de identidad de los asistentes de salud,

envases inmediatos, aumentar la seguridad del paciente durante la

administración de la medicación.7

5 Análisis Costo-Benefi cio para la Adopción e implementación de Identifi cación

Automática (código de barra) para productos de Vacunación, Informe Final, 6 de

febrero, 2009. HDR|Decision Economics

6 Poon, Eric G et al. Efecto de la Tecnología de Códigos de Barras en la Seguridad de

la Administración de Medicamentos, The New England Journal of Medicine, 6 de

mayo, 2010.

7 Neuenschwander, Metal. Guía práctica para la codifi cación para la seguridad

de pacientes en cuanto a la medicación, American Journal of Health-System

Pharmacy, Vol 60, April 15, 2011.


Análisis costo-benefi cio

El análisis costo-benefi cio fue completado en febrero 2009 por

HDR Decision Economics (HDR) y se enfocó en lograr tres objetivos

principales: revisión de documentación anterior relacionada con los

potenciales costos y benefi cios asociados a la implementación del

código de barras GS1 sobre productos de vacunación; suministro

de una descripción y enumeración donde fuera posible de los cos-

tos y benefi cios según opciones de implementación; y recomenda-

ción de las opciones de codifi cación preferidas con justifi cación que

apoye la elección.

El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP y el Grupo de Trabajo de

Opciones de Implementación, un subgrupo temporario para esta

tarea específi ca, seleccionó seis opciones de implementación de

códigos de barras. Estas seis opciones variaban en cuanto al detalle

técnico y los costos y benefi cios relativos anticipados. Las opcio-

nes, etiquetadas de A a F, consideran la codifi cación en barras de

empaquetados primarios (vía o ampolla que contiene la vacuna)

y secundarios (la caja donde está la unidad y contiene una o varias

dosis de la vacuna), códigos de barras unidimensionales (1D) versus

bidimensionales (2D), así como también códigos de barras que lle-

van datos variables (número de lote y fecha de vencimiento) versus

datos no variables.

Este análisis costo-benefi cio examinaba los ahorros que el sistema

del sector salud podría realizar en comparación con lo que estaba

etiquetado Opción A, que era considerado el status quo en ese

entonces. Estos costos y benefi cios de cada opción fueron evalua-

dos basándose en que 2012 sería el año de implementación de

todas las opciones. Para poder comprender largo plazo versus corto

plazo, el análisis costo-benefi cio evaluó costos en un período de 20

años para cada opción. El análisis concluyó que las Opciones B a F

tendrían un “valor neto presente muy positivo, de CA$797 millones

a CA$919 millones (estimativos promedio, 2008 dólares)”.

El análisis costo-benefi cio fue el primer análisis de este tipo llevado

a cabo sobre este tema, y concluyó que se podía lograr un Retorno

de la Inversión signifi cante al implementar códigos de barras GS1

en vacunas. Indicó que a medida que mejora la tecnología en el

sector salud y se lanzan nuevas vacunas, los ahorros y efi ciencias

logradas continuarán creciendo.

Acuerdo: El Sistema de Código de Barras GS1

Uno de los objetivos primarios del Grupo de Trabajo de Consultoría

AIVP fue desarrollar el estándar propuesto para códigos de barras

para vacunas en Canadá trabajando junto a GS1 Canadá y consi-

derando los resultados del análisis costos-benefi cios. En febrero de

2009, en la reunión anual, el Grupo de Trabajo llegó a un acuerdo

sobre los estándares propuestos para el código de barras canadien-

se para vacunas.

El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP acordó las siguientes re-

comendaciones para los códigos de barras de vacunas en Canadá,

documentadas en la Declaración de Consenso para Códigos de

Barras de Vacunas en Canadá lanzada a fi nes 2009:

• Códigos de barras 2D en empaquetado primario, que incluye el

Número Mundial de Artículo Comercial (GTIN) y el número de

lote

• Códigos de Barras 2D o lineales (también conocidos como 1D)

en el empaquetado secundario, que incluye el GTIN y el número

de lote

Al identifi car el empaquetado primario y secundario y ser manteni-

dos efi cientemente los registros electrónicos de salud, se reduce la

cantidad de errores de inmunización debido a mantenimiento de

registro completo y preciso, y en consecuencia, cualquier segui-

miento que resulte de la inmunización se acelera. Además, mejoran

la administración de inventario y el pronóstico de la cadena de

abastecimiento de vacunas, lo que resulta menores interrupciones

en el abastecimiento y menos desperdicio debidos a vencimientos.8

8 Lamarche, Louis et al. Declaración de Consenso Canadiense sobre Estándares

propuestos para Códigos de Barras en Productos de Vacunación, 2009.


Costos totales descontados Benefi cios totales descontados NPY (Directo+Indirecto)

1,200

1,000

800

600

400

200

0

1,046 1,063 1,063 1,061 1,062

919 893836

800 797

127170

227261 265

$ m

illo

ne

s

Opción B Opción C Opción D Opción E Opción F

Figura 1: Resultados cuantifi cables del Análisis Costos-Benefi cio


Los Códigos de Barras GS1 elegidos

GS1 DataMatrix

El código de barras elegido en el sector salud es el código de barras

2D o GS1 DataMatrix. Este formato es resistente, se mantiene bien

sobre productos que son manipulados con frecuencia. Sus benefi -

cios incluyen la capacidad de brindar una signifi cante cantidad de

información sobre un pequeña superfi cie como la de la vacuna.

Figura 3: GS1 DataMatrix

GS1 DataBar™

Tanto lineal como 2D, el GS1 DataBar™ también es adecuado para

vacunas debido a su pequeño tamaño.

Figura 4: GS1 DataBar™

GTIN 128

Lineal en estructura y ya utilizado en productos en todo el mundo,

se recomienda el GTIN en lugar del Número de Identifi cación de

Medicamentos de Canadá (DIN), que no es único al formato del

producto ni tampoco utilizado fuera de Canadá, limitando así la in-

teroperabilidad de la cadena de abastecimiento al cruzar la frontera.

Figura 5: GTIN-128

El Sistema de Base de Datos de Identifi cación de Vacuna (VIDS)

Además del trabajo del Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP de

determinar los requerimientos para la identifi cación de productos

en el proceso de establecimiento de estándares globales, el proyec-

to AIVP persigue el desarrollo del VIDS que será el único repositorio

en la web de información sobre todas las vacunas licenciadas para

ser utilizadas en Canadá.

El VIDS está siendo establecido para actuar como la conexión entre

las vacunas con códigos de barras, incluyendo las vacunas de viaje

que no son fi nanciadas públicamente en Canadá, y el registro elec-

trónico de salud o registro de inmunización. Más específi camente,

cuando un empleado del sector salud escanea el código de barras

de una vacuna, el VIDS posibilita que su información sea vinculada

electrónicamente con el registro de salud del paciente. El acceso

está disponible para todos los profesionales de la salud en Canadá,

el VIDS ayudará el rastreo y la administración de vacunas en el pun-

to de cuidado apalancando los GTINs como un identifi cador.

Para apoyar la población del VIDS, GS1 Canadá trabajará junto a

fabricantes de vacunas para publicar información del producto de

vacunación en el VIDS actualmente cargado en el ECCnet Registry,

un registro de productos en Canadá. Administrado por GS1 Canadá,

el Registro ECCnet permite a proveedores de distintos sectores

compartir datos de productos con socios comerciales. Los campos

de atributos del producto en el registro ECCnet que será ingresado

al VIDS fueron determinados por la industria canadiense para cum-

plir con las demandas de negocios, para las transacciones de socios

comerciales tales como listados de productos.

Cualquier información no disponible en el Registro ECCnet será

ingresada manualmente al VIDS por el PHAC o será recibida elec-

trónicamente de la agencia regulatoria dentro de Health Canada.

Esta información podría incluir información de transacción como

número de lote o de serie.

Figura 2: Benefi cios Cuantifi cables y Análisis

COSTOS CUANTIFICABLES BENEFICIOS CUANTIFICABLES

• Trabajo anterior al desarrollo

• Desarrollo e implementación sobre estándares acordados

• Desarrollo de diseño del código de barras

• Desarrollo de base de datos: La Identifi cación de la Vacuna

• Sistema de Base de Datos (VIDS) y recolección y

mantenimiento continuo de los datos

• Confi guración de la base de datos – registro de

inmunización

• Compra y reemplazo de escáner

• Rediseño de procedimientos y esquema de clínicas

• Rediseño de procedimientos en plantas de fabricación

• Impresión de código de barras

• Capacitación de médicos

• Ahorro de tiempo (Lectura de código de barras vs.

Ingreso manual)

• Paciente y Médico

–Disminución de incidentes de enfermedades prevenibles con

vacunas

–Seguimientos más ligeros (ahorro de tiempo) de hechos

adversos luego de inmunización

• Reducción de costos sociales debido a suministro insufi ciente

• Menos reinmunizaciones

–Costo de inmunización

–Ahorro de tiempo (paciente y médico)

• Mejor administración de cadena de abastecimiento

–Reducción de desechos

–Reducción de costo de inventario



SOBRE LOS AUTORESDra. Monika Naus, MD MHSc FRCPC FACPM, Codirector,

Servicios de Epidemiología, British Columbia Centre para el

Control de Enfermedades

La Dra. Naus obtuvo su capacitación médica en Canadá en

la Universidad de Alberta y su capacitación en medicina

comunitaria en la Universidad de Toronto. Antes de unirse al

British Columbia Centre para el Control de Enfermedades en

2001, era la Epidemióloga Provincial en Ontario y Consultora

Médica Senior en Enfermedades Prevenibles con Vacunas y

Control de Tuberculosis para el Ministerio de Salud de Onta-

rio. Además, la Dra. Naus fue miembro del Comité Nacional

de Consultoría sobre Inmunización durante 12 años, siendo

su presidenta entre 2003-2007.

Sus intereses incluyen distintos aspectos de la planifi cación

y evaluación de programas antiguos y nuevos de inmuniza-

ción, vigilancia de enfermedades comunicables, e investi-

gación de brotes, incluyendo su participación en el Grupo

de Trabajo de Consultoría de Identifi cación Automática de

Productos de Vacunación (AIVP).

Dr. Robert Van Exan, PhD, Director, Política de Inmuniza-

ción, Sanofi Pasteur Limited

El Dr. Van Exan comenzó en Sanofi Pasteur en 1981 como

biólogo celular y gerente del Departamento de Producción

de Cultura Celular, División de Producción de Vacunas Virales.

Desde 2002, es Director de política de Inmunización y es res-

ponsable de la colaboración de la industria para el desarrollo

de una estrategia de inmunización nacional en Canadá.

Miembro de diversas comisiones de consultoría, es presiden-

te fundador del Comité de Industria de Vacunas de BIOTECa-

nadá. Además, el Dr. Van Exan es miembro actual del Grupo

de Trabajo de Consultoría de Identifi cación Automatizada de

Productos de AIVP y copresidente de la Comisión Directiva

del Sector Farmacia del Sector de Cuidado de la Salud de

GS1 Canadá.

En apoyo a la identifi cación de vacunas y basándose en estándares

globales, el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP ha establecido

hitos para cada vacuna vendida y/o marcada en Canadá para que se

le asigne un GTIN tanto a nivel de empaquetado primario como se-

cundario, utilizando códigos de barras que incluyen datos variables.

Próximos Pasos

Durante el próximo año, el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP

continuará evaluando el estado de la salud pública, privada y los

hospitales para la utilización de tecnología de códigos de barras

que comenzó en 2009. Los resultados de esta evaluación guiarán al

sector salud de Canadá en los próximos pasos a medida que conti-

núa el trabajo hacia la implementación de estándares para códigos

de barras para vacunas.

GS1 Canadá lidera el Grupo de Trabajo de Dirección de la Imple-

mentación, que trabaja para identifi car la cronología de la identifi -

cación, tecnología y educación de productos requeridos para una

trazabilidad de inmunización utilizando el Sistema de Estándares

GS1. Desde 2011, este Grupo de Trabajo evalúa las capacidades de

los fabricantes canadienses de colocar códigos de barras a las va-

cunas con datos variables sobre empaquetados primarios y evalúa

también crear un plan de trabajo para operar el VIDS y popularizar

los datos de proveedores.


RESUMEN

La construcción de un nuevo centro de logística en los Hôpitaux

Universitaires de Strasbourg (HUS) posibilitó garantizar un abaste-

cimiento Justo a Tiempo y facilitar la automatización del fl ujo de

transportación interna. Los Estándares GS1 respaldan el fl ujo de

información desde el depósito hasta el punto de cuidado.

Abastecimiento y automatización justo a tiempo en los Hospitales Universitarios de Estrasburgo

y Caroline Mons,

Hospitales Universitarios

de Estrasburgo

Por Dr Raphaël

Passemard, Hospitales

Universitarios de

Estrasburgo

Antecedentes

En los últimos años, los hospitales franceses han llevado a cabo varios

proyectos en procura de trazabilidad para todos los productos que

se les entregan y de poder facilitar su rastreo interno. Estos proyec-

tos también han estado motivados por una nueva orientación en

métodos de administración que se concentran en la búsqueda de

efi ciencia, reducción de costos y una mejor situación fi nanciera.

En 2009-2010 se culminó primero con el lanzamiento de plataformas

logísticas diseñadas para la gestión de entregas de sistemas médicos,

medicamentos y suministros de hospital hasta el departamento de

tratamiento, y en segundo lugar con la introducción del identifi cador

unitario de instrumentos quirúrgicos. La elección de estándares GS1

se basó en la necesidad de garantizar interoperabilidad entre todas

las actividades administradas por los hospitales, para mejorar el fl ujo

de información útil a los distintos departamentos y la seguridad del

paciente. Estos logros iniciales fueron puntos de partida y serán imple-

mentados en todas las actividades de los hospitales.

Por supuesto que los primeros indicadores del Retorno de Inversión

demostraron que estas aplicaciones, al necesitar cierta inversión

humana y fi nanciera para su lanzamiento, fueron muy rentables. Sin

embargo, por el momento permanecen aisladas y necesitan ser ejem-

plos para otros establecimientos.

Una gran ventaja para el mercado francés es la nueva ley “Hospital

2012” que exige a establecimientos de salud unir sus centros de habili-

dades para mejorar la competitividad y reducir costos operativos. Esta

ley fomenta la agrupación de centros de esterilidad y almacenamiento,

e incluso centros que atienden a varios establecimientos dentro de una

región, además de muchos otros proyectos. Por lo tanto se incrementa

la necesidad de intercambiar información y de que los productos circu-

len entre las organizaciones en base a estándares compartidos.

También hay que mencionar que las regulaciones de trazabilidad de

medicamentos se dirigen en un mismo sentido de modo que desde

Sobre Hospitales Universitarios de Estrasburgo

Los Hospitales Universitarios de Estrasburgo (SUH) ofrecen

una variedad de opciones de tratamiento capaces de

manejar condiciones relacionadas con la salud. En cuanto

a la educación, los SUH han forjado vínculos especiales

con universidades y más específi camente con escuelas de

medicina, farmacia y odontología. Sin embargo, el rol de

enseñanza de SUH no se limita a estudios universitarios,

ya que también se aplica a las capacitaciones iniciales y de

especialistas de enfermeras, paramédicos y otros proveedores

de salud. Los SUH operan directamente ocho escuelas e

institutos de capacitación. La Investigación Bioquímica

también forma parte de la Institución.

Con un crecimiento constante durante los últimos años los

Hospitales Universitarios de Estrasburgo se han convertido en

un vasto grupo de siete establecimientons hospitalarios con

2.783 camas, que emplea a más de 10.000 personas.


el 1º de enero de 2011 se ha impuesto no sólo la marcación de las uni-

dades de venta con un código de barras GS1 DataMatrix incorporando

un código AMM de 13 caracteres, sino también la transmisión de infor-

mación en una nota electrónica entre los distintos links en la cadena.

Algunos de los 17 hospitales que cumplen con estándares GS1 en

Francia intentan desarrollar otras aplicaciones y con esto in mente,

GS1 Francia brinda su apoyo a los hospitales que deseen implementar

los estándares en todas sus actividades.

Entre las plataformas de hospitales, los Hospitales Universitarios de

Estrasburgo (HUS) ofrecen un ejemplo del uso de estándares GS1. El

centro de logística del HUS aplica las recomendaciones GS1 para el

entorno de hospitales y ha optado la solución Aldata para la admi-

nistración de su plataforma. Los hospitales adoptaron los estándares

GS1 para garantizar mejor trazabilidad de medicamentos y mejorar su

administración de suministros, stock y órdenes de pedidos. Para ello

contaban con el hecho de que los fabricantes marcarían sus produc-

tos y por lo tanto estarían en una posición que les permitiría aumentar

la confi anza en sus sistemas de trazabilidad y garantizar la seguridad

de sus pacientes.

Innovando la cadena de abastecimiento de hospitales

La construcción del dentro de logística forma parte del plan de mo-

dernización de los Hospitales Universitarios de Estrasburgo desarrolla-

do en 1996, cuyo objetivo es la actualización de la logística mediante

una combinación de las funciones principales (casa central, farmacia,

sectores de compra, unidad central de producción de alimentos,

transporte, garaje) en un único sitio.

Dado a conocer en 2009, este centro de logística está diseñado para

abastecer a las seis áreas de los HUS, basándose en dos principios de

logística que son innovadores en el campo hospitalario:

• Abastecimiento Justo a tiempo

• Automatización del fl ujo de transportación interna (uso de AGV en

un sitio)

El depósito del centro de logística consta de dos entidades:

• La casa central, administración de suministros de ofi cina, suminis-

tros de piso de hospital, comestibles y equipamiento médico no

esterilizado

• La farmacia, administración de equipamiento médico implantable,

estéril y medicamentos.

Las regulaciones de Francia que rigen a los hospitales requieren la se-

paración de fl ujos de información de productos farmacéuticos así como

la separación física de las áreas de almacenamiento y preparación.

Este nuevo hub necesitó considerar la agrupación en un mismo sitio de

productos muy distintos, los que antes de la creación de la plataforma,

eran administrados en tiendas diferentes. Los productos presentan un

alto grado de variabilidad en términos de restricciones de almacena-

miento (controles de temperatura positivos y negativos) y distintos

requerimientos en términos de trazabilidad de materiales (una fecha de

“usar antes de” para productos alimenticios, una fecha de vencimien-

to para productos de salud, un número de lote y/o número de serie

dependiendo del nivel de riesgo).

La computarización de todas estas características de logística hospita-

laria requería la implementación de un cambio signifi cante entre los

equipos que conducían el centro de logística.

Administración de los datos de la cadena de abastecimiento desde el depósito hasta el punto de cuidado

Se implementaron las soluciones G.O.L.D. Stock y VDW (PDA Vocal) para

la administración del sitio como un todo. Los fl ujos son manejados en

tiempo real utilizando equipamiento móvil ( PDA, Tablet PC, terminales

a bordo), una red WIFI de depósito y la integración de tecnología RFID

para el manejo de envíos.

La mayoría de las recepciones de los hospitales se llevan a cabo en dos

etapas:

Un primer nivel de recepción de todos los fl ujos del depósito: El WMS

–sistema de administración de depósito– luego asegura la distinción

entre el fl ujo de productos farmacéuticos y el fl ujo de productos no

farmacéuticos requerido para completar las etapas siguientes.

Un segundo nivel de recepción para el almacenamiento y la prepara-

ción de entregas internas: El sistema de información luego asegura la

reconciliación de los fl ujos a nivel de la etapa de envíos. La colocación

de stock se realiza mediante montacargas. Los conductores son super-

visados vía terminales a bordo.

La preparación de las órdenes se lleva a cabo en modo multimodal,

incluyendo voz (mono-cliente / multi-clientes, paquetes completos /

paquetes preparados individualmente):

• La tienda central lleva a cabo preparaciones en modo post-paquete.

• La farmacia lleva a cabo la preparación en modo pre-paquete con el


Las soluciones G.O.L.D. Stock y VDW posibilitan la optimización del

depósito desde la recepción hasta el embarque mediante la captura

de varios indicadores de trazabilidad a lo largo de la cadena. Esto

se puede llevar a cabo manualmente (escaneando, voz, etc.), o au-

tomáticamente mediante RFID. La recepción en dos etapas ofrece

una clara visibilidad del camino de productos dentro del depósito

(farmacéuticos, productos generales) y el control de restricción de

los diferentes segmentos del curso. El almacenamiento se optimiza

y se manejan todos los indicadores de trazabilidad para un mejor

uso del stock y posicionamiento.

Todos los operadores son monitoreados utilizando la solución

G.O.L.D., maximizando así la productividad de los distintos traba-

jos, particularmente los operadores de camiones de montacargas

(optimización de caminos y roles) y preparadores (productividad y

calidad máxima, utilidad de tecnología de voz).

Abastecimiento y automatización justo a tiempo

en los Hospitales Universitarios de Estrasburgo

uso de una cadena mecanizada.

La combinación de la preparación de modo voz con escáneres de

códigos de barras con sonido y el uso del código de barras lineal o

tecnologías de códigos 2D (DataMatrix) permite una preparación

segura por medio de ingresos de referencias cruzadas (código y

localización de productos) y la detección de los indicadores de tra-

zabilidad de los materiales (número de lote, fecha de vencimiento,

número de serie).

Todas las preparaciones se agrupan en carros para ser entregados a

uno o más departamentos de tratamientos. También identifi cados

con estándares GS1, estos carros están equipados con dos tecnolo-

gías asociadas, lo que permite una trazabilidad completa del envío:

códigos de barras e identifi cación por radio frecuencia. El operador

luego escaneará cada carro y cada paquete para asegurar la trazabi-

lidad de cada uno y de los lotes preparados. Una etiqueta RFID será

leída cuando el carro ingrese al camión de entrega con su destino

defi niendo luego el destino del camión. La instalación de RFID en

las puertas de embarques permite una trazabilidad completa de los

carros (los que ingresan y los que salen).

Al arribar a sitios con portones de seguridad, esta misma etiqueta

RFID será leída confi rmando así la fecha y hora de la entrega real a

la unidad de tratamiento. Para otros sitios todavía no equipados con

tales portones, el control se llevará a cabo escaneando manualmen-

te el código de barras del carro.

El sistema brinda así la base para la trazabilidad al manejar los

productos y las cantidades entregadas junto a los números de lotes

y fechas de vencimiento.

El proyecto fue implementado en cumplimiento de las nuevas regu-

laciones AFSSAPS para la codifi cación de medicamentos (desarrollo

de los estándares de marcación e identifi cación de GS1 e integración

de los mensajes electrónicos tipo DESADV). Enviado por el fabrican-

te en el momento de “sellar el carro”, este mensaje contiene detalles

de la entrega y facilita la recepción de paquetes identifi cados por

un código único, el SSCC. Al recibirlo, el sistema de información se

conecta con los datos de notifi cación de embarque, facilitando así

las etapas de validación y permitiendo el seguimiento de todos los

productos redistribuidos dentro de las unidades de tratamiento.

Los hospitales reciben todo tipo de productos (salud, alimentos, tex-

tiles, etc.), por lo tanto utilizarán el perfi l general de GS1 EANCOM®

(versión D96A o D01B) de la notifi cación de embarque integrando

las particularidades del sector. Al poco tiempo, pedirán a los fabri-

cantes identifi car y marcar sus paquetes con un SSCC y transmitir la

notifi cación de embarque correspondiente. Al hacerlo, el objetivo es

cumplir con las limitaciones en términos de trazabilidad y seguridad

en el sector salud y optimizar la logística interna y externa.

SOBRE LOS AUTORESDr Raphaël Passemard, Hospitales Universitarios de

Estrasburgo

El Dr. Raphaël Passemard actualmente lidera el suministro y

la entrega de productos farmacéuticos globales (incluyendo

medicamentos, dispositivos médicos, ...) en los Hospitales

Universitarios de Estrasburgo (SUH). También administra el

proyecto de plataforma de logística en SUH y dentro de este

proyecto, está especialmente involucrado en asuntos de

productos farmacéuticos y procesos de trazabilidad utilizando

estándares GS1

El Dr. Raphaël Passemard está diplomado en Farmacia así como

en Administración de Calidad en la Universidad de Estrasburgo.

Caroline Mons, Hospitales Universitarios de Estraburgo

Caroline Mons es gerente de Ventas y Logística de los Hospitales

Universitarios de Estrasburgo (SUH).

Actualmente lidera el suministro y la entrega de alimentos, los

suministros de hotelería, el equipamiento de ofi cina y blanquería.

Caroline Mons se graduó en el Ecole des Hautes Etudes en Santé

Publique (EHESP).


RESUMEN

El Hospital Universitario de Heidelberg registra sus materiales escaneándolos: un programa de

entrenamiento para la facturación DRG, el sistema de órdenes de pedidos y la administración

de presupuesto.

Cuando los empleados de enfermería se vuelven fans de los códigos de barras

Por Tobias Schneider,

Hospital Universitario de

Heidelberg

Sobre el Hospital Universitario de Heidelberg

El Hospital Universitario de Heidelberg con sus más de 40 depar-

tamentos de clínicas especializadas es uno de los centros médicos

líderes en Europa.

7.300 empleados, incluyendo 1.200 profesores y doctores, tratan

cientos de miles de pacientes de todas partes de Alemania y mu-

chos otros países todo el año, pacientes que vienen aquí a utilizar

nuestras modernas instalaciones para tratamientos.

El impacto de la facturación de los Grupos Relacionados con Diagnósticos (DRGs)

“¿Cuánto material consumimos para cada paciente individual o, en

términos técnicos, para cada caso individual?”, una pregunta impor-

tante para el departamento de control del Hospital Universitario de

Heidelberg y otros hospitales alemanes. Desde la introducción de

los Grupos Relacionados con Diagnósticos (DRGs), se les factura a las

compañías de seguros en base a un paciente, por lo tanto es impor-

tante trazar los materiales individuales consumidos en el hospital. La

transparencia también es importante para la planifi cación y el control

de procesos internos. Saber qué sala consume tales volúmenes de

materiales facilita los procesos de compras e inventarios, así como

aquellos para la administración y planifi cación de presupuestos.

Introducción del código de barras para garantizar transparencia

Antes de la introducción del escaneado los implantes se registraban

con precisión, pero los empleados de enfermería sólo mantenían un

registro aproximado en papel, de tornillos, clavos, catéteres, cubiertas

y otros materiales. Por lo tanto la facturación precisa para el paciente

Escaneando en Heidelberg University Hospital (Fuente: Universidad de Heidelberg Hospital)


Cuando los empleados de enfermería se vuelven fans

de los códigos de barras

era posible con mucho esfuerzo y en algunos casos, imposible. Así,

el hospital no tenía transparencia respecto a muchos costos. Para

las órdenes repetidas, se adjuntaban las etiquetas de los pacientes

a los formularios de órdenes internas. Los formularios se enviaban a

compras, donde se iniciaba el pedido y se colocaba junto al número

del caso, al paciente. Este sistema no sólo era complejo, sino también

alcanzaba sus limites rápidamente, por ejemplo cuando un paquete

contenía una gran cantidad de productos como jeringas y catéteres.

Como regla, estos productos no son etiquetados individualmente. El

empleado fi ja la etiqueta de la caja al formulario de la orden, aunque

no hayas utilizado todo el contenido de la caja para el paciente. Ade-

más, muchas veces se utilizan varios materiales y medidas por pacien-

te. Esto puede a veces involucrar más de 50 productos distintos, por

ejemplo durante una operación.

El departamento de control del Hospital Universitario de Heidelberg

encontró la solución escaneando los códigos de barras de entrega de

los paquetes para los distintos materiales.

Esto permite que el material requerido para el paciente sea registrado

apenas es utilizado. Al principio del proyecto el Hospital Universi-

tario ingresaba los datos maestros del material, incluyendo el GTIN

(Número Global de Artículo Comercial) único a la base de datos para

el sistema de administración de mercadería. Aquí el hospital funciona

con software SAP. Tanto el sistema de administración de mercadería

como el sistema de información de mercadería son módulos SAP. Los

empleados registran todas las actividades para cada paciente en listas

de trabajo. También pueden ser registrados los productos médicos

utilizados para cada medición. Para realizar esto, el empleado va des-

de la medición en la lista de trabajo a una lista de materiales. Cuando

escanean el código de barras, el producto se incluye automáticamen-

te en la lista de materiales; el sistema toma los datos vinculados al

GTIN encriptado en el código de barras desde una base de datos. El

material ya ha sido ingresado a la lista y se puede escanear el siguien-

te. Escaneo, registro, escaneo del siguiente producto, y así sucesiva-

mente. Este registro automático de los productos cumple con una

condición muy importante: los empleados de enfermería tienen a su

disposición un sistema fácil de usar.

El sistema aprende de los errores

El Hospital Universitario de Heidelberg va un paso más adelante cuan-

do escanea. Verifi ca el éxito de cada operación de registro de material

individual. ¿Se han ingresado correctamente todos los datos de los

materiales? ¿Hay algún problema con la información del proveedor?

¿Está incluido el GTIN único mundialmente, en los datos maestros del

material?¿Es legible el código de barras? ¿Qué hacen los empleados

mientras escanean? Gracias a un sistema sofi sticado de administración

de errores, los empleados pueden contestar todas estas preguntas. El

sistema almacena automáticamente toda operación de escaneo. Utili-

zando esta base de datos, los empleados de Control pueden evaluar el

éxito del proyecto de escaneado, reduciendo la cantidad de operacio-

nes falladas de escaneo.

Además, no se pierde nada en la documentación ya que si no hay infor-

mación disponible del producto en la base de datos cuando se escanea

un código de barras, el equipo puede buscarla e ingresarla.

Actualmente se llevan a cabo 600 operaciones de escaneo cada día en

distintas salas del hospital, por ejemplo, Cirugía Vascular, Endoscopía

y Urología. En un plazo mediano, se estima que la cantidad crecerá a

5.000 por día.

Necesidad de códigos de barras (estandarizados)

Otro requerimiento importante para el Hospital Universitario de

Heidelberg para la facturación relacionada con pacientes involucra el

etiquetado del producto. Alrededor del 90 % de los materiales utiliza-

dos en el hospital tienen un código de barras, y el 75 % de ellos son

únicos. Por lo menos tres de cada cuatro productos pueden entonces

ser registrados inequívocamente utilizando el código de barras. La

mayoría de los productos tienen un código de barras GS1. Los otros

no tienen ninguno o sólo un código de barras interno que no permite

una asignación única. Con estos productos, el empleado debe asignar

la información correcta a cada uno. A pesar del alto nivel de automati-

zación esto requiere a menudo mucho esfuerzo.

Pero a partir de la experiencia de los usuarios, el Hospital Universitario

de Heidelberg sabe que el escaneo es rápido y efi ciente sólo cuando

el código de barras está colocado en el lugar correcto, el paquete no

contiene más de un código, e idealmente el producto cuenta con una

etiqueta o incluso un código de barras directamente en el paquete in-

dividual. Con respecto a esto, opinamos lo mismo que otros hospitales:

aquí deben confi ar en los proveedores. Ellos deciden qué códigos de

barras fi jarán sobre los paquetes y cómo.

Por esta razón, varios hospitales han expresado a sus proveedores

sus deseos de etiquetado de productos, por ejemplo en las

reuniones de gira en 2010. Aquí, el EK-UNICO y los sindicatos

de compras de los hospitales organizados en Instituciones de

Compras de la Asociación Alemana en el Sector de Cuidados

de la Salud (BVBG) hablaron a favor de la identifi cación in-

equívoca de productos médicos mediante GTINs en distintos

niveles de empaquetado.

Además, los paquetes deberían, cuando fuera posible, contar

con un código de barras GS1 claramente legible y los datos

maestros de los productos deberían ser transferidos electró-

nicamente utilizando estándares GS1.

Etiquetas con código de barras GS1-128 (Fuente: GS1)


Además del clásico código GS1, GS1 ofrece otros dos códigos de

barras especiales para las características específi cas del sector salud: el

código de barras GS1-128 y el código GS1 DataMatrix 2D.

Los usuarios pueden encriptar datos maestros y de movimiento en el

código de barras GS1-128. Los símbolos GS1-128 ofrecen un alto nivel

de seguridad y delimitan los contenidos de datos presentados en

códigos de barras no estandarizados.

El GS1 DataMatrix puede encriptar una gran cantidad de información

en un espacio muy pequeño. El GTIN (Número Global de Artículo

Comercial), por ejemplo, puede acomodarse en áreas de impresión

de menos de 25 milímetros cuadrados y así etiquetar productos

bien pequeños. Debido a su confi guración técnica el GS1 DataMatrix

resulta adecuado para el etiquetado de componentes, por ejemplo,

instrumentos quirúrgicos. La autenticación de los productos en los

distintos niveles de la cadena de abastecimiento permite una trazabili-

dad inequívoca. Así se puede reducir la falsifi cación de productos y se

pueden organizar los recuperos con más efi ciencia y efectividad.

Los estándares son desarrollados por médicos practicantes de compa-

ñías de productos farmacéuticos y dispositivos médicos y hospitales

en intercambios regulares de ideas a nivel internacional.

Más allá de DRG

Existe una amplia variedad de aplicaciones para los Estándares GS1

en hospitales. Además del registro de uso de materiales para un

cálculo más efi ciente de DRG elegido por el Hospital Universitario

de Heidelberg, se pueden emplear registros de pacientes con más

facilidad y administrar su cuidado más efectivamente. Otra informa-

ción en el código de barras, como el número de lote o número de

serie y fecha de vencimiento, puede ser utilizada para garantizar un

control automático de las fechas de vencimiento. El almacenamiento

del número de lote o número de serie es útil para la documentación

de pacientes, para permitir trazar el lote y para posibles recuperos.

El sistema identifi cador de datos del código de barras GS1-128 y del

GS1 DataMatrix permite información como el número de lote y la

fecha de vencimiento leídos inequívocamente.

Lo que resulta útil para los hospitales no debería ser perjudicial para

los proveedores. Ellos también se benefi cian con el etiquetado de sus

productos con códigos de barras estandarizados.

Poco esfuerzo, grandes benefi cios

En el caso del Hospital Universitario de Heidelberg, los esfuerzos y los

costos para establecer un registro automático de materiales se man-

tuvieron dentro de los límites. Además de las soluciones TI existentes,

el hospital invirtió en nuevos escáneres y una o dos computadoras.

Los escáneres cuentan con entrada USB y son compatibles con cual-

quier computadora. El procesamiento de datos está diseñado de tal

forma que los procesos pueden ser seleccionados fácilmente por los

usuarios. Esto signifi ca que los usuarios pueden decidir si escanean

el material inmediatamente en el momento de uso o después. Todas

las áreas, por ejemplo, el sector de cuidados del sector OP, pueden

decidir según sus necesidades.

Los empleados eran escépticos al principio, pero ahora están

emocionados por la velocidad y el potencial del escaneo. Aunque

inicialmente requerían más esfuerzos porque todos los materiales

utilizados para un paciente eran registrados de esta manera, ahora

están fascinados por las opciones adicionales. La nueva transparencia

facilita transacciones como las administraciones de órdenes y de

presupuesto para los empleados de enfermería. La administración del

hospital se benefi cia por el resumen preciso de los materiales consu-

midos no sólo para la facturación a las compañías de seguro, control

de presupuestos y administración de compras, sino también da más

margen en las negociaciones con las compañías de seguro de salud.

Otros hospitales también han visto el escaneo de códigos de barras y

lo han probado. Los códigos de barras GS1 aplicados por los provee-

dores lograron ahorros de tiempo de hasta un 86 % para el registro

de consumos relacionados con pacientes en el Centro Cardiológico

Bad Krozingen. En un proyecto en el centro de logística y documen-

tación del Hospital St.-Marien en Bonn, el escaneo de materiales

posibilitó un ahorro total de 472 horas de trabajo.

Aunque el Hospital Universitario de Heidelberg todavía no puede

expresar en números el dinero y el tiempo ahorrados por esca-

near, percibe los benefi cios todos los días en los procedimientos.

Y aunque la cuarta parte de los materiales todavía no ha sido

etiquetada adecuadamente, sirve para establecer otro objetivo

importante de trabajo con los proveedores: lograr un etiquetado

óptimo de productos.

Empaquetados de medicamentos con GS1 DataMatrix (Fuente: Bluhm Systeme)

SOBRE EL AUTORTobias Schneider, Subdirector del Departamento de

Contabilidad Administrativa del Hospital Universitario de

Heidelberg.

Tobias Schneider es Subdirector del Departamento de

Contabilidad Administrativa del Hospital Universitario de

Heidelberg. También enseña administración de costos

y contabilidad administrativa para el sector salud como

profesor adjunto en varias universidades. Tobias Schneider

estudió Administración de Empresas en las Universidades

de Tübingen, Bozeman (USA) y Mannheim, y se especializa

en contabilidad administrativa, administración pública sin

fi nes de lucro, y administración de producción.


Los códigos de barras para productos farmacéuticos reducen costos y mejoran la seguridad del paciente

Por Feargal Mc Groarty

FIBMS, Hospital St. James,

Dublin, Irlanda

Códigos de barras en la industria del sector salud

La tecnología de codifi cación en barras ha tenido un impacto signifi -

cante en la cadena de abastecimiento del sector retail. La capacidad

de capturar automáticamente, almacenar y analizar la identifi cación

de productos a partir de un código de barras y organizar la logística y

perfi lar el fl ujo de información ha tenido un benefi cio muy positivo.

La industria del sector salud hasta ahora ha sido lenta en la adopción

del código de barras debido a varias razones. En primer lugar, desde

el punto de vista del hospital, la codifi cación en barras era vista como

una herramienta puramente logística para una mejor administración

de la cadena de abastecimiento y el control de costos. En segundo lu-

gar, los hospitales son tradicionalmente lentos en comprometer fon-

dos para implementar infraestructura tecnológica salvo que exista un

retorno de la inversión garantizado. Por último, la falta de estándares,

particularmente en la marcación de medicamentos, ha entorpecido

la implementación a gran escala.

En la industria minorista los estándares para la codifi cación en barras

existen hace décadas. La lentitud de la industria farmacéutica para

desarrollar estándares para la marcación de medicamentos a nivel

unidad resulta perturbadora. La codifi cación en barras estandarizada

de los medicamentos mejoraría la cadena de abastecimiento interna

y externa de la industria farmacéutica con benefi cios asociados para

la administración de stock y anti falsifi cación. Pero más allá de la

cadena de abastecimiento en particular, encontramos benefi cios que

se extienden al cuidado, el negocio principal del sector salud.

Estudio de Caso de Código de Barras – uso en hospital y en el hogar en Irlanda

Cuando todo el sistema del sector salud funciona con pacientes,

entregar y rastrear la cadena de abastecimiento de servicios para el

bienestar, permite lograr ahorros y mejores resultados para los pa-

RESUMEN

El código de barras ha sido utilizado desde hace décadas en la industria minorista, de hecho

el primer código barras fue escaneado en 1974 en un paquetes de chicles Wrigleys. Ya es

difícil encontrar alguna tienda retail que no escanee los productos en el punto de venta. Los

benefi cios del escaneo del código de barras se extienden a lo largo de toda la cadena de abas-

tecimiento, desde el fabricante hasta el cliente (rastreo de stock, administración de inventario,

facturación, tendencias de consumo de clientes).

El impulso de la codifi cación de barras en medicamentos surgió sustancialmente con la pu-

blicación del informe de referencia del Instituto de Medicina, Errar es Humano: Construyendo

un Sistema de Salud Más Seguro. Los descubrimientos del Instituto de Medicina mostraron

estimaciones sorprendentes acerca de la repetición y los efectos de los errores médicos.

Lo que se necesita para garantizar una trazabilidad de punta a punta es una marcación estan-

darizada (codifi cación en barra) sobre todos los medicamentos, para que todas las partes de

la cadena de abastecimiento puedan capturar, comprender y compartir los datos. La organi-

zación global de estándares GS1 brinda una plataforma para el desarrollo y la implementación

de dichos estándares.

A diferencia de cualquier otro momento de la historia, ahora contamos con la tecnología móvil

que puede apalancarse para brindar las herramientas requeridas para implementar iniciativas

que puedan mejorar la seguridad del paciente y brindar apoyo en caso de necesitar recuperar

los productos.

El advenimiento del smartphone (teléfono inteligente) que incorpora una cámara con auto

focalización ha brindado la plataforma para una solución innovadora que rastrea medicamen-

tos, reúne información clínica, incrementa el cumplimiento de registros así como alienta al

paciente sobre los peligros potenciales con respecto a sus medicamentos.


Los códigos de barras para productos farmacéuticos

reducen costos y mejoran la seguridad del paciente

cientes. Más que ser una visión del futuro, esto se está logrando con

proveedores, hospitales y pacientes en Irlanda.

El Centro Nacional para Desórdenes de Coagulación Hereditarios

(NCHCD) ubicado en el hospital St. James, en Dublín, maneja pacien-

tes con desórdenes de sangrado hereditarios y adquiridos. En Irlanda

existen aproximadamente 2000 pacientes con esa condición, de los

cuales aproximadamente 200 tienen hemofi lia severa y requieren

cuidado/tratamiento intensivo. Es esencial para este cuidado, tomar

un medicamento regularmente que reemplaza al factor faltante que

causa un sangrado excesivo. Más del 75% de los pacientes con la

forma severa de esta enfermedad se debe auto medicar en sus casas.

Este medicamento costoso requiere un manejo específi co de cadena

fría que se extiende desde los proveedores hasta los hogares y el uso

de los pacientes.

Aunque el problema concerniente a la seguridad del paciente que

se ha resaltado es la alta frecuencia de errores médicos y el impacto

de suministrar el medicamento equivocado, es importante tam-

bién el tema de la seguridad de la sangre y los productos de sangre

utilizados. Este tema surgió en los 80 cuando pacientes que sufrían

hemofi lia se infectaban con HIV/Hepatitis debido a la contaminación

de la sangre. Esta situación se dio por el hecho de que el medicamen-

to infectado (producto plasma) permanecía en la cadena de abas-

tecimiento incluso luego de haberse llamado a recupero, causando

infecciones adicionales. En Irlanda, esto dio lugar a una investigación

del Tribunal Nacional (The Lindsey Tribunal), que fue catalizador para

la única iniciativa.

El plan era aplicar el modelo de la cadena de abastecimiento del

sector retail, incorporando un GTIN serializado a todos los empaque-

tados de medicamentos para hemofi lia. Esto permitiría un rastreo y el

seguimiento electrónico del producto a medida que se movía desde

el fabricante al paciente (particularmente importante ya que la mayo-

ría de los pacientes afectados se auto medican en sus casas).

Sin embargo, la ausencia de códigos de barras estandarizados en

empaquetados de medicamentos provenientes de los principales

fabricantes de medicamentos de hemofi lia (de hecho algunos ni

siquiera tienen un código de barras) signifi caba que un único código

de barras estandarizado podría aplicarse únicamente cuando el

producto llegara a la cadena de frío de la compañía suministrante

(TCP Ltd.) que era tenida en cuenta por el hospital para entregar el

medicamento a la casa del paciente.

Identifi cadores Unicos

Los objetivos claves de la iniciativa NCHCD eran implementar una

identifi cación en tiempo real de CFCs para garantizar un recupero

inmediato de productos, optimizar la administración de stock y

reducir desechos. El código GS1 único asignado a cada paciente,

medicamento y localización facilita la conexión y la captura auto-

mática de datos durante el proceso de abastecimiento, validando

cada paso de la cadena de frío y cada proceso de entrega en tiem-

po real, garantizando que el medicamento correcto sea recetado

al paciente correcto y automáticamente actualizando el sistema

de administración de stock para poder analizar las tendencias de

consumo de los pacientes.

Cómo funciona el sistema de rastreo demedicamentos para Hemofi lia

El proceso comienza en la Compañía de la Cadena de Frío donde se

recibe el medicamento del proveedor. La información en cada caja a

utilizarse (nombre de producto en forma de GTIN, fecha de venci-

miento, número de lote) es ingresada al sistema de administración

de stock. Una etiqueta de un Número de Serie de Caja a utilizarse

(VBSN) es generada y aplicada a cada unidad de medicamento.

Luego, se almacena el medicamento en condiciones de cadena de

frío validadas. Una vez que se recibe una receta para entregar a un

paciente o hospital, toda la selección (picking), empaquetado y envío

se realiza utilizando escaneos del código de barras para rastrear y

seguir el producto a medida que se mueve a lo largo de la cadena

de abastecimiento, ya sea hacia la casa del paciente o a un hospital.

Dentro del hospital hay otro sistema de software que reemplaza el

rastreo y seguimiento del medicamento a medida que se mueve en

él, también basado en escaneos del código de barras.

Exito Medible

El resultado ha sido un éxito en distintos aspectos. El Hospital St.

James ahora tiene una visibilidad total de cada unidad de medica-

mento para hemofi lia en la cadena de abastecimiento. En el caso de

un recupero se localiza un 100% de cualquier lote de producto en

10 minutos (una recomendación clave del Tribunal). Los pacientes

están muy contentos con la confi anza que les brinda el servicio de

entrega de la Cadena de Frío. El desperdicio de productos debido a

condiciones de la cadena de frío o temas de documentación se ha

eliminado. Un total de €5 millones en medicamentos se ha removido

de la cadena de abastecimiento posiblemente debido a la confi anza

del método de entrega. Esto se debe, seguramente, al hecho de

que pacientes no “piden de más” y al

hecho de que las tendencias del con-

sumo de pacientes ahora son visibles

en tiempo real.

Códigos de barras Datamatrix

Progresos en el código

de barras

Las perspectivas del uso de códigos

de barras en el sector salud han

avanzado considerablemente con la introducción de códigos de

barras bidimensionales (2D). Los códigos de barras 2D son mucho

más pequeños que los códigos de barras lineales y al mismo tiempo

pueden cargar mucha más información. Es el formato ideal donde

el tamaño del paquete o vía es pequeño, y no tiene espacio para

imprimir códigos de barras lineales. Esto es particularmente relevante

para medicamentos administrados en dosis unitarias en el hospital

o en una casa. Por ejemplo, el código de barras DataMatrix que se

muestra aquí, requiere menor espacio de etiqueta que cualquier otro

Código de barras datamatrix


código de barras estándar. Los códigos de barras Datamatrix también

aplican algoritmos de corrección de errores. En términos simples, esto

signifi ca que hasta un 60% de la etiqueta puede dañarse sin afectar la

integridad del escaneo.

Dispositivos manuales para pacientes y el punto

de cuidado

La extensión del concepto de trazabilidad a la administración de

medicamentos al lado de la cama y en la casa del paciente es como

otorgar la última pieza del rompecabezas. El código de barras en

el empaquetado (y la vía) sirve como index clave en las bases de

datos clínicas. En el punto en que la medicación es administrada,

los códigos de barras pueden utilizarse para identifi car medicamen-

tos, pacientes y/o la persona que suministra el medicamento. Esto

garantizará una conexión entre el paciente y su medicación recetada

y también identifi cará quién se la suministra. El sistema puede co-

nectarse al software que hace referencia a información en el Registro

Electrónico de Pacientes (EPR) para cumplir con los “Cinco Correctos”

de la administración de medicamentos, garantizando el medicamen-

to correcto en el momento correcto al paciente correcto en la dosis

correcta por la ruta correcta. Sin embargo, la tecnología utilizada

necesita ser portátil y fácil de usar.

Como parte de esta iniciativa Irlandesa, se están implementando

dispositivos móviles (smartphones) como el HTC arriba. Además de

contar con características estándares de teléfonos móviles, los dispo-

sitivos están equipados con una aplicación de software (App) para

permitir que los pacientes registren sus usos de medicamentos sim-

plemente escaneado el código de barras de la Caja a utilizarse, una

verifi cación en tiempo real con el Registro Electrónico del Paciente

para asegurar que el medicamento no haya sido llamado a recupero.

Además la aplicación ofrece al paciente la oportunidad de registrar

información clínica clave relacionada a la razón por la cual necesita

tomar la medicación. La información (la medicación tomada y razón

del tratamiento) puede luego ser transmitida al Registro Electrónico

del Paciente y formar parte del historial de tratamiento. También han

surgido otros benefi cios signifi cantes como resultado de esta aplica-

ción. Por ejemplo, debido al hecho de que la información se obtiene

en “tiempo real”, los encargados del tratamiento ahora pueden iden-

tifi car la hora del día de administración del medicamento. Debido al

hecho de que tiene una vida media específi ca, se recomienda que

se debe tomar antes de que el paciente esté lo más activo posible.

Pero la información hasta ahora demuestra que algunos pacientes

lo administraban a última hora de la noche. Al cambiar esta práctica,

hay mayor protección contra “sangrados” que pueden llevar a un

empeoramiento de la calidad de vida, así como a la reducción de la

necesidad de tratamiento, no profi láctico.

El feedback inicial de los pacientes ha sido muy positivo. El cumpli-

miento con el registro de medicamentos ha mejorado signifi cante-

mente, lo que a su vez ayuda a los profesionales de la salud a manejar

la condición de los pacientes con más efectividad. Se ha creado un

grupo de enfoque de pacientes para aportar ideas sobre mejoras en

software y servicios.

La iniciativa Irlandesa debería fomentar que las industrias de pro-

ductos farmacéuticos y cuidados de la salud alcancen un acuerdo

sobre el estándar de código de barras para medicamentos. Una vez

que logren un estándar y los empaquetados de los medicamentos

contengan el código de barras, los proveedores de aplicaciones de

administración de medicamentos y sistemas ERP comenzarán a apo-

yarlo. Esto a su vez, llevará a una adopción más amplia en la industria

de cuidados de salud y hospitales en particular, logrando una mayor

seguridad del paciente al mismo tiempo que se reducirán costos en

la entregas en el sector salud.

Smartphone con la aplicación de escaneo de medicamentos

SOBRE EL AUTORFeargal Mc Groarty, Gerente de Proyecto, Departamento IMS,

Hospital St James, Irlanda

Feargal Mc Groarty es Gerente de Proyecto del Departamento

IMS, Hospital St James, Irlanda. Científi co de laboratorio Médico,

Feargal tiene más de 20 años de experiencia en Laboratorio de

Hematología, Coagulación y Transfusiones de Sangre. Dirigió un

laboratorio de diagnóstico de Hematología, y tiene un interés

particular en Sistemas de información de Laboratorio (LIS) y

automatización de laboratorio.

Hoy es responsable de administrar la iniciativa multifacética

que combina varios puntos incluyendo el uso de tecnología de

códigos de barras, un Registro Electrónico de Pacientes (EPR) junto

a un servicio de entrega de cadena de frio para brindar procesos

integrados para administración de pacientes.

Mc Groarty tiene un Fellowship en Hematología del Instituto de

Ciencias Biomédicas y un Diploma en Administración y Recursos

Humanos de la Universidad Nacional de Irlanda (NCI).


RESUMEN

Toho Pharmaceutical Co. Ltd. (Toho Pharmaceutical) es un mayorista de productos farmacéuti-

cos fundado en 1948. Toho Pharmaceutical tiene nueve subsidiarias y tres compañías afi liadas.

Estas compañías pertenecen al Grupo Kyoso Mirai y trabajan en cooperación para brindar

servicios en áreas de Japón.

El Grupo Kyoso Mirai, hoy un holding, tienen ventas totales que exceden los 1000 billones (¥) y

atiende a alrededor de 100.000 clientes incluyendo: hospitales, clínicas y farmacias.

La red de logística del grupo está apoyada por centros logísticos en seis áreas en Japón. En este

artículo, informamos sobre TBC Tokio, el más grande de estos centros.

La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras y etiquetas RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda.

Por Ryuta Suzuki,

TOHO Pharmaceutical

Co., Ltd

Antecedentes

Antes de hablar sobre TBC Tokio, querríamos explicar brevemente

su antecedente histórico a lo largo de la cadena de abastecimien-

to de productos farmacéuticos. En Japón, los mayoristas brindan

todos los servicios que conectan a fabricantes de productos

farmacéuticos e instituciones médicas, asegurando el stock de

productos, determinando precios y entregando bienes. Como

los mayoristas confi ables entregan productos producidos por

fabricantes confi ables a las instituciones médicas, no existen hoy

en día problemas con medicamentos falsifi cados en Japón.

Toho Pharmaceutical creó su primer gran centro logístico en 1988.

En ese entonces ya había códigos de barras estandarizados en

productos farmacéuticos que cumplían con las especifi caciones

EAN y se intentaba imprimir códigos JAN (EAN-13 en Japón) sobre

empaquetados de venta. Los códigos JAN (hoy códigos GS1) se

comenzaron a utilizar por completo para la verifi cación automá-

tica de productos con los códigos de la compañía originales ad-

juntos al equipamiento de transporte (por ejemplo contenedores

plegables) para el traslado dentro de la tienda. Nosotros en Toho

Pharmaceutical no sólo mejoramos el rendimiento y la efi ciencia

debido a la concentración de productos, sino también controla-

mos la cantidad de abastecimiento de cada producto y ofrecemos

un suministro constante de productos.

En 2002, el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar emitió una Ley

Revisada de Asuntos Farmacéuticos, cuyo objetivo era garantizar

la seguridad post marketing de los productos farmacéuticos de

origen biológico (productos fabricados a partir de materiales de

origen humano o animal, como sangre). Esta revisión de la ley

que obligaba a las compañías a registrar los números de LOTE de

dichos productos farmacéuticos vendidos o suministrados, sirvió

para concientizar sobre la importancia de la administración de

LOTE en la industria farmacéutica. También había un creciente

interés entre las instituciones médicas en obtener información

sobre LOTES y fechas de vencimiento de productos entregados,

lo que generó la necesidad de manejar los productos por LOTE en

lugar de artículo.

Luego hemos creado una serie de centros para la implementación

de administración de stock por LOTE, y en noviembre 2006 TBC

Tokio comenzó con operaciones como un reemplazo de nuestro

primer centro de logística.

Operaciones en TBC Tokyo

Visión general y especifi caciones

TBC Tokio fue creado para obtener un alto nivel de precisión,

efi ciencia y automatización en la distribución de productos farma-

céuticos basados en el conocimiento y la experiencia acumulados

durante muchos años. Aunque ha sido llevada a cabo, incluso en

el anterior centro de logística la verifi cación del código de barras

en cada proceso, TBC Tokio introdujo un entorno 100% libre de

papel, buscando la integración de los procesos humanos y de

maquinarias para obtener mayor automatización y precisión de la

operación. También se adoptaron etiquetas RFID centellantes para

prevenir errores en las áreas de selección (picking).


La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras

y etiquetas RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda

4F: Area de picking de paquetes de venta Combinación de picking digital y terminales manuales; líneas de transportación simple; etiquetas RFID centellantes

3F: Area para productos refrigerados y drogas psicotrópicas; área para productos de formas irregulares Trabas con identifi cación de huella digital

2F: Area de empaquetado y almacenamiento automático Area 100% automatizada con un sistema libre de localización

1F: Area de recepción y envíos; almacenamiento con pallets automáticos Recepción y envío de productos y líneas búfer

Resumen de TBC TokyoFundada: Noviembre 2006 (Shinagawa-

ku, Tokio)

Area del lugar: Aprox. 10.000 m2

Area de piso total: Aprox 22.000 m2 (4

pisos)

Artículos stock: 22.000 artículos (98% de

los cuales son medicamentos recetados)

Cantidad de Suministro: 25 mil millones

(¥) Yens por mes

Proveedores: 300 compañías

Ofi cinas de venta: 75 ( Estas ofi cinas de

venta suministran productos a un total de

35.000 instituciones médicas)



a los destinos asignados. Las etiquetas de control se adjuntan

automáticamente por máquinas neumáticas y la transportación se

lleva a cabo sin operación manual.

Almacenamiento automático

Al recibirlos, los empaquetados originales son transportados auto-

máticamente a dispositivos de almacenamiento automático.

Hay un total de 14 dispositivos de almacenamiento automático con

racks o estantes giratorios, y se manejan 22.300 pilas de productos

utilizando un sistema libre de localización. Los productos se contro-

lan con etiquetas de control de almacenamiento y se acopian en

pilas según el principio primero en entrar, primero en salir.

Etiquetado automático

El manejo de contenedores transportados por transportadores

Recepción de productos (empaquetados originales de fabricante y empaquetados para venta)

TBC Tokyo recibe en promedio 10.000 cajas de empaquetados

originales de fabricantes y 10.000 cajas de empaquetados para

venta por día. Aunque trabajamos para verifi car todos estos

productos utilizando códigos de barras, alrededor del 30% de los

empaquetados originales no cuentan con un código de barras

(hoy, los fabricantes tienen que imprimir códigos de barras (GS1

GTIN) sobre empaquetados de venta, pero no tienen obligación

de marcar códigos de barras sobre empaquetados originales con

excepción de productos biológicos).

Como en TBC Tokyo el stock es manejado según los LOTES, se

debe ingresar la información del LOTE y las fechas de vencimiento

de los productos al sistema cuando se entregan al centro. Así,

obtenemos por adelantado los datos de productos que serán

entregados por fabricantes y verifi camos productos entregados

comparándolos con la información obtenida. Hoy, la codifi cación

de información sobre LOTE y fechas de vencimiento no ha sido

implementada por completo con excepción de productos bioló-

gicos, pero esperamos que se logre en un futuro cercano.

Transportación Automática

Las líneas transportadoras con una longitud total de 3.000 metros

se instalan en el centro de logística donde se adjuntan etiquetas

de control de almacenamiento a empaquetados originales y

contenedores de manipulación a medida que son transportados.

Estas etiquetas de control originales tienen códigos de barras que

serán leídos por lectores de códigos de barras en los costados

de las cintas transportadoras. Los lectores de códigos de barras

determinan las rutas automáticamente y transportan productos

Almacenamiento automático para empaquetados originales (con racks rotatorios)

Almacenamiento automático para

empaquetados originales (con

estantes)


Los productos que serán entregados a ofi cinas de venta en em-

paquetados originales, son automáticamente transportados del

área de almacenamiento automático al área de envíos, todo sin

operación manual. El suministro de paquetes para venta va para

la selección (picking) desde el área de almacenamiento al piso de

envío también automáticamente.

Selección (picking) de empaquetado de venta

En el piso de envío de los empaquetados de venta, los productos se

colocan en estantes de donde se seleccionan utilizando instruccio-

nes mediante luces en los estantes (DPS: Sistema de Picking Digital)

o utilizando terminales “manuales”. Los productos se manejan

utilizando un sistema libre de ubicación también en este piso, con

stock en cada pila vinculado con un LOTE o fecha de vencimiento

particular. Los operadores seleccionan empaquetados a partir de

pilas designadas sin tener que prestar atención a números de LOTE

o fechas de vencimiento.

Para verifi car dos veces los errores de envíos, los códigos de barras

se leen con escáneres para inspeccionar que todos los artículos

hayan sido seleccionados de los estantes.

Etiquetas centellantes

El piso de envíos donde se procesan los empaquetados de venta

está dividido en 16 áreas. El sistema de envíos de TBC Tokyo es

conocido como el sistema relevador, donde el manejo de contene-

dores que son automáticamente ensamblados más adelante en la

línea, son entregados a áreas individuales según sea necesario. La

selección (picking) es en áreas individuales sin esperar los conte-

nedores (sistema picking avanzado). Este sistema elimina el tiempo

de espera de los operadores pero crea la necesidad de conectar

canastos que contienen productos que hayan sido seleccionados

con contenedores de manejo adecuados.

Con el fi n de superar cualquier difi cultad de identifi cación, hemos

desarrollado una etiqueta centellante (desarrollada en conjunto

con el Laboratorio de Redifi cación Ubicuo; se ha entablado un

aplicación de patentamiento). Esta etiqueta centellante se adjunta

al canasto antes de seleccionar los productos y centella cuando el

contenedor que concuerda llega a esta área y se lee el código de

barras en una etiqueta de control. Esta etiqueta centellante dise-

ñada para permitir que los operadores lleven a cabo con precisión

su trabajo sin estrés, fue desarrollada para evitar errores en estas

operaciones que pueden dar lugar a una gran cantidad de envíos

equivocados.

Envío

El manejo de contenedores con productos en el piso de envío de

paquetes de ventas y empaquetados originales transferidos fuera

del área de almacenamiento automático, sigue con el transporte al

área de envío y el apilado en el área buff er para la selección según

destinación antes del envío fi nal. Los operadores verifi can cómo se

procesan los paquetes utilizando sus terminales, y dan instrucción

para enviar conjuntos de productos correctamente identifi cados a

las líneas de envío relevantes.

Picking

Máquinas de plegamiento automáticas para el manejo de contenedores

Especifi caciones de

Etiqueta Centellante

Conforma con: ARIB STD-T67

Frecuencia de comunicación:

banda 429 MHz

Rango de modulación: 14,4 kbps

Batería: Ion de Litio

392011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare 392011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare

Los contenedores y empaquetados originales son subsecuen-

temente enviados a la línea designada en lotes. El paquete a la

cabeza de cada lote es examinado con una terminal “manual”

para verifi car su etiqueta de control con el código de barras de la

destinación del cargamento.

Resumen

Gracias a las operaciones descriptas arriba, TBC Tokyo ha logrado

una precisión de envíos de 99.99%. De hecho, sólo ocurrieron algu-

nos errores en el año, mayormente debido a productos sin códigos

de barras como productos de higiene. Estos resultados prueban

la importancia de chequear con cuidado los productos utilizando

códigos GS1 para prevenir errores en envíos.

En los centros de logística de Toho Pharmaceutical, estamos traba-

jando para crear un sistema diseñado para lograr una integración

entre operaciones manuales y aquellas que realizan las máquinas,

y creemos que hemos logrado un cierto nivel de perfección para

nuestro sistema en TBC Tokyo. La transportación dentro de nuestros

centros de logística es automatizada utilizando códigos de barras, y

todas las operaciones incluyendo el etiquetado son automatizadas.

Nuestro sistema que permite aún a los operadores inexpertos llevar

a cabo trabajos sin errores, sigue instrucciones de máquinas diseña-

das para garantizar precisión en el resultado fi nal.

Hay muchas operaciones que no se mencionan en este informe;

todas utilizan variaciones de tecnología de automatización con

códigos de barras, algunas en combinación con la intención de

desarrollar nuevas tecnologías.

Aunque en TBC Tokyo los empleados todavía llevan a cabo los roles

principales con el apoyo de máquinas pero con un sistema comple-

tamente automatizado, en el futuro esto se podría revertir, siendo

las máquinas las que realicen los roles principales y los empleados

los que brinden su apoyo.

Recibimos unos 20.000 productos de alrededor de 300 compañías,

que varían en empaquetados y formas. Tampoco hay un estándar

unifi cado sobre la ubicación de los códigos de barras, lo que creará

difi cultades en las automatizaciones más adelante. Como conse-

cuencia, además de los distintos esfuerzos de automatización, el

desarrollo de tecnologías de identifi cación automática como RFID, y

el reconocimiento de imágenes que cumplen con nuestras necesi-

dades, seguramente serán una clave importante en el futuro.

La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras

y etiquetas RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda.

SOBRE EL AUTORRyuta Suzuki, Subdirector, Ofi cina de Planifi cación de Sistema

de la Información, División de Desarrollo TOHO Pharmaceutical

Co. Ltda.

Luego de unirse a TOHO Pharmaceutical Co. Ltda. (TOHO

Pharma) en 1987, Suzuki había estado comprometido en

el desarrollo de un sistema electrónico de pedidos entre

instituciones médicas y la compañía, como empleado de TOHO

System Service Co. Ltda. (una subsidiaria de TOHO Pharma)

desde 1988. De vuelta en TOHO Pharma en 1995, ha estado a

cargo de distintos desarrollos de sistemas como un sistema de

red dentro de la compañía y un sistema de códigos de barras

para la cadena de abastecimiento.

Desde 2004 está involucrado en el establecimiento de reglas

para la codifi cación de medicamentos en Japón unido al

grupo de trabajo de JPWA (Asociación Japonesa de Mayoristas

de Productos Farmacéuticos) y concurrentemente fue

asignado como miembro del grupo de trabajo del sistema de

codifi cación del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar.


El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS) en la seguridad del paciente

Por Dr. Jeong,

Centro de Servicios

de Información

Farmacéutica

Introducción

En este documento serán revisadas las condiciones necesarias

para la administración de información farmacéutica. Además se

explicará el rol y las funciones del Servicio Coreano de Información

Farmacéutica (KPIS) en sus actividades principales incluyendo la

estandarización de la administración de la información, la recolec-

ción de información sobre productos farmacéuticos terminados y

la administración del sistema de etiquetado de código de barras de

productos farmacéuticos, verifi cando las cuentas detalladas para la

seguridad del paciente.

Benefi cios de la administración de informa-ción sobre productos farmacéuticos

La información de conocimiento se considera un factor determi-

nante para la competitividad de una sociedad moderna. Actual-

mente, se realizan inversiones masivas para la construcción de

contenidos de alto valor agregado en países que quieren asumir un

liderazgo en la sociedad de información.

La información en la industria de productos farmacéuticos contri-

buye a garantizar el uso seguro de medicamentos, promoviendo

su desarrollo y probablemente generando más valor que en otras

industrias. El costo de productos farmacéuticos abarca el 30% de

todos los benefi cios de seguros de salud en Corea, un país con

cobertura universal del sector salud. La administración de informa-

ción de productos farmacéuticos también surge como un tema

importante ya que contribuye a lograr operaciones fi scalmente

sólidas en seguros médicos.

Si se debe modernizar el sistema de logística de un país, su infor-

mación trasladada en conocimiento y su efi ciencia garantizada en

el sector de productos farmacéuticos en la producción, distribución

y niveles de consumo, debe haber un sistema estandarizado de

administración de información que comprometa a fabricantes,

vendedores y compradores en forma exitosa. Además, el funciona-

miento efi ciente de dicho sistema sólo será garantizable cuando la

información de distribución sea administrada mediante la estanda-

rización de códigos farmacéuticos, promoviendo la seguridad en el

uso de medicamentos mediante una administración de registro de

productos farmacéuticos y eliminando incertidumbres en las imple-

mentaciones de políticas de gobierno al establecer conocimientos.

Un sistema sólido de administración de información generará mu-

chos benefi cios a la industria coreana de productos farmacéuticos.

No sólo ayudará a resolver problemas de alto costo en sus canales

complejos de distribución sino también enfrentará el tema de me-

dicamentos ilícitos o falsifi cados y asegurará recuperos rápidos de

medicamentos peligrosos que afectan la seguridad, la efi ciencia y la

calidad. Además, el sistema mejorará la salud pública respondien-

do efectivamente a la escasez de medicamentos esenciales, que

podrían escalar a una amenaza nacional si no son tratados.

RESUMEN

Muchos países están comprometidos en mejorar la seguridad del paciente en el ámbito de la

salud pública, aplicando tecnología TI para productos farmacéuticos y dispositivos médicos como

instrumentos quirúrgicos e implantes. Corea también está comprometida en esto, habiendo

determinado recientemente el uso de códigos de barras en productos farmacéuticos. Debe

garantizarse seguridad, efi ciencia y precisión en el suministro de productos farmacéuticos.

Dado su gran impacto en la sociedad y el alto nivel de experiencia necesaria, el estado necesita

desarrollar un mecanismo institucional para administrar todas las fases del ciclo de vida del

producto, incluyendo desarrollo, fabricación, distribución, ventas y suministro.


El rol del KPIS

Para mejorar la industria farmacéutica, el gobierno coreano ha

tomado medidas continuas que mejoran también el sistema de

distribución de medicamentos y fortalecen la competitividad de

la industria. El 8 de octubre de 2007 el gobierno creó el Servicio

Coreano de Información de Productos Farmacéuticos (KPIS) como

una institución especializada cuya tarea era estandarizar la infor-

mación del sector farmacéutico y desarrollar información basada

en conocimientos, bajo el Servicio de Revisión y Evaluación de

Seguros de Salud (HIRA), una entidad pública creada para la revisión

y evaluación de los gastos del cuidado médico bajo la Ley Nacional

de Seguros de Salud.

La función principal del KPIS es recolectar, estudiar, procesar, utilizar

y brindar información sobre la distribución de productos farmacéu-

ticos con respecto a las actividades de fabricación, importación,

abastecimiento y consumo. Otros trabajos de KPIS incluyen la

administración de códigos de Medicamentos de Corea (incluyendo

códigos de barras), actividades que brindan soporte a la informati-

zación como el desarrollo y promoción de programas para recolec-

tar información sobre distribución, investigación y educación para

la estandarización y la innovación de la distribución

Hub de Información de Distribución de Medicamentos

Promoviendo Infraestructura Estatística e Industria Farmacéutica

Nacional

Estandarización y

Conocimiento de

información sobre

medicamentos

Administración

sistemática y

abarcativa de

información sobre

medicamentos

Provisión de

información de

medicamentos de

manera precisa y

puntual

• Investigación de recolección,

análisis, uso y provisión

de información sobre

medicamentos

• Creación, gestión y

explotación de información

sobre drogas

• Investigación, educación y

promoción de información

estandarizada de

medicamentos

• Desarrollo y diseminación de

un programa proveedor de

información

• Anuncio público de esta-

dísticas de información de

medicamentos

Administración de códigos estándares para productos farmacéuticos y códigos de barras

Utilizado para la identifi cación de medicamentos, el código están-

dar para productos farmacéuticos es un Número Global de Artículo

Comercial (GTIN) de GS1 compuesto por el código de país, el códi-

go del fabricante, la referencia del artículo y el dígito verifi cador. El

código estándar es asignado a todo producto farmacéutico a nivel

de unidad de empaquetado/artículo.

Estructura de Código Estándar de Productos Farmacéuticos

Dígito 3 4 5 1

ContenidoCódigo de País

Código de Compañía

Referencia de ArtículoDígitoVerif.

Ejemplo 880 6400-6999

Artículo (incluyendo

información de contenido)

Unidad de Empaquetado

0-9

0001-9999

0: Código Representativo

1: Unidad de

Empaquetado

Los códigos de barras son asignados a las drogas por unidad de embalaje y se

utilizarán como en la presentación de código para seguro médico (en vigencia desde

el 1 de enero de 2010)

Los errores en la transacción de un lote de pequeña cantidad en

envíos duplicados traen complejidades a la distribución interna

y por lo tanto causan costos de logística excesivos y debilitan la

competitividad de la industria farmacéutica. Con este marco, el

gobierno coreano introdujo e hizo efectiva una regulación sobre

el etiquetado del código de barras en productos farmacéuticos

importados o fabricados localmente desde el 1ro de Julio de

2000. Impuesto a la industria como un requerimiento obligatorio,

el sistema de etiquetado está diseñado para reducir costos, y

asegurar transparencia en transacciones comerciales del sistema

de distribución de medicamentos.

Además, para expandir el alcance de la aplicación, facilitar el uso

del código de barras y buscar más mejoras, el Ministerio de Salud

y Bienestar revisó su anuncio en la “Guía para el Uso y Admi-

nistración del Código de Barras para Productos Farmacéuticos”.

Como resultado, el GTIN en el estándar KDC (Código Coreano de

Medicamentos) fue cambiado a formatos de símbolos como EAN-

13, GS1-128 y GS1 DataMatrix. La Estandarización de códigos de

medicamentos mejoró la credibilidad de la información, mientras

que la información en el control de logística redujo los costos,

mejoró la seguridad y contribuyó a la estandarización de la base

de datos nacional de medicamentos.

Además, la información de fecha de vencimiento y número de lote

es obligatoria en códigos de barras para la trazabilidad de medica-

mentos específi cos desde 2012 y medicamentos recetados desde

2013, respectivamente.

Para todo medicamento distribuido en Corea es requerido un códi-

go de barras. Según las leyes y decretos relevantes, los medicamen-

tos con información de código de barras faltante, parcial, ilegible o

errónea están sujetos a deposición administrativa e incluso pueden

tener que retirarse del mercado. El KPIS conduce un estudio sobre

el uso de códigos de barras de productos farmacéuticos dos veces

al año para la identifi cación de nuevos errores y brinda educación,

promoción y asesoramiento.


El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS)

en la seguridad del paciente

Está probado que el uso del código de barras es benefi cioso para

todos los participantes involucrados. Las compañías farmacéuticas

pueden administrar la información de distribución desde la fuente

(producción, abastecimiento y consumo), controlar el suministro

basándose en un método “primero en entrar primero en salir”

y operar un sistema en el Punto de Producción. Los mayoristas

pueden administrar el movimiento de inventario y controlar el

stock con más facilidad. Los hospitales, clínicas y farmacias pueden

evitar el error de medicación, ya que el código de barras brinda una

verifi cación adecuada contra medicamentos en stock y control de

medicación de paciente, Por último, el gobierno puede administrar

los registros de distribución utilizando este sistema.

KPIS y GS1 Corea

En febrero de 2009 el KPIS ingresó en un “Memorándum de Enten-

dimiento sobre Promoción de Intercambio y Cooperación de Infor-

mación de Productos Farmacéuticos” con GS1 Corea. El Memorán-

dum de Entendimiento permite al KPIS intercambiar su información

sobre medicamentos con información de verifi cación de códigos

de barras entre las dos organizaciones; fabricantes/importadores

pueden utilizar un sistema gratuito y simplifi cado de verifi cación

de códigos de barras para productos farmacéuticos. Además, el

sistema reduce el rango de errores de códigos de barras al fomentar

que los fabricantes/importadores adjunten etiquetas correctas con

códigos de barras a sus productos.

Recolección y administración de la información

El fundamento legal para la recolección de información sobre la

distribución de productos farmacéuticos proviene de la Ley de Asuntos

Farmacéuticos y la Ley Nacional de Seguro de Salud que requiere reco-

lección y administración de información relacionada con la producción,

importación, abastecimiento y consumo de medicamentos en Corea.

La información del proveedor es generada a nivel fabricante, importa-

dor y mayorista, mientras que la información del usuario es generada a

nivel hospital, clínica y farmacia.

Los registros de rendimiento muestran cuál es el estado actual de la fa-

bricación/importación del medicamento. En la categoría de proveedor/

usuario de medicamento, el objetivo es mostrar el estado del mercado,

promover el registro de la distribución, mejorar las capacidades de

logística y asegurar transparencia. El objetivo es avanzar en la distribu-

ción y brindar soporte a las actividades de aprobación de reembolsos.

La categoría de información de usuario puede utilizarse para brindar

revisión de soporte y pagos ante reclamos de benefi cios de seguros.

El rendimiento de fabricación /importación se registra al requerir que

los fabricantes/importadores presenten un informe de rendimiento

trimestral a las asociaciones relevantes, quienes luego transmiten el

informe al KPIS. En cuanto a los detalles sobre el suministro de medi-

camentos, los proveedores deben presentar mensualmente registros

de transacciones con instituciones médicas, farmacias y mayoristas de

productos médicos al KPIS.

Una vez recolectada, la información es analizada para identifi car el fl ujo

preciso de información a nivel logístico. Además, las investigaciones en

el campo son conducidas para fomentar los informes precisos de los

proveedores. Una mejor transparencia en la distribución de medica-

mentos promueve su comercio justo. Además, a medida que crece en

volumen la información de distribución de productos farmacéuticos,

puede brindar datos ofi ciales sobre la situación del mercado coreano.

Aquellos fuera de la industria farmacéutica ahora pueden utilizar infor-

mación estadística sobre medicamentos provista regularmente.

Análisis y utilización

Cuando el KPIS puede recolectar información sobre la distribución

de medicamentos de manera precisa y en tiempo puntual, sobre

una base de información acumulativa de un año de donde se

producen estadísticas relevantes y se administran códigos de barras

Información

de fabricación

e importación

Fabricante y

Importador Información de

Abastecimiento

Mayorista

Información de

Abastecimiento

Hospital,

Clínica y

Farmacia

Uso de

Información

Usuario

Información de

Abastecimiento

Información farmacéutica generada en procesos de distribución


El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS)

en la seguridad del paciente

de productos farmacéuticos de una forma libre de errores, aquellos

fuera de la industria farmacéutica pueden benefi ciarse accediendo

a dicha información.

• Los avances en la administración de estadísticas de medicamen-

tos se realizarán mediante el establecimiento de una infraestruc-

tura nacional de estadísticas que contenga información sobre la

industria farmacéutica, la industria de distribución de medica-

mentos y el estado actual de medicamentos utilizados por el

público en general.

• El KPIS puede contribuir a la transparencia en la distribución de

productos farmacéuticos y en las fi nanzas de seguros.

• El historial del medicamento puede trazarse hacia atrás, lo que

signifi ca que medicamentos ilícitos, falsifi cados y peligrosos

pueden manejarse y ser recuperados. El KPIS puede contribuir

a mejorar la seguridad pública con respecto al uso de medica-

mentos por parte de las personas.

• El KPIS puede cumplir con las necesidades de las compañías

farmacéuticas sobre la información del mercado y contribuir a

la efi ciencia comercial en términos de desarrollo, fabricación y

control de inventario de un medicamento nuevo.

• El uso facilitado en el código estándar en la industria farmacéuti-

ca (código de barras) puede mejorar la efi ciencia de la distribu-

ción en los pedidos, entregas y control de inventario y vincular la

información adquirida para hacer conocer esa información.

Conclusión

Actualmente, los países desarrollados demuestran más interés en

la administración de la seguridad de la salud pública, lo que se re-

fi ere a una serie de esfuerzos sistemáticos para reducir o eliminar

factores de riesgo que pueden ser detectados en instituciones

médicas. Como la mayoría de los pacientes obtienen tratamientos

recetados en clínicas de internación ambulatoria, el suministro de

medicamentos es la prioridad en la administración de seguridad

de pacientes.

Con respecto a esto, el uso de códigos de barras para productos

farmacéuticos para eliminar errores es un aspecto importante de

la administración de seguridad pública. En línea con la política de

estandarización de medicamentos desde enero de 2008, el código

estándar es asignado en Corea a todo producto farmacéutico y la

preparación de la etiqueta de código de barras es requerida a nivel

fabricante/ importador.

En el futuro, se espera que la trazabilidad mejore la seguridad del

paciente y posibilite soporte médico efi ciente mediante la red

on-line. La recolección de información, los estudios avanzados en el

mercado futuro y los recuperos de productos se llevarán a cabo de

esta forma. En el futuro, Corea seguirá a otros países para introducir

el uso del código de barras y RFID en dispositivos médicos y otros

productos de la salud publica. La seguridad del paciente y la efi cien-

cia económica necesitan ser mejorados mediante estrategias siste-

máticas incluyendo la trazabilidad para productos farmacéuticos.

Corea va a maximizar los benefi cios de la tecnología de informa-

ción en el marco de la salud pública, la estructura de datos, los

transportadores y la necesidad de intercambio con base en un

estándar global.

En el futuro, el KPIS tendrá un rol central en la creación de valor y el

intercambio de información sobre medicamentos entre fabricantes,

importadores, mayoristas e instituciones médicas en Corea. Me-

diante estos esfuerzos, el KPIS contribuirá al desarrollo de industrias

farmacéuticas y de distribución y promoverá el uso seguro de

medicamentos por parte del público en general.

SOBRE EL AUTORJeong, Jeong-ji, Jefe del Centro Coreano de Servicios de

Información de Productos Farmacéuticos

Jeong, Jeong-ji es el Jefe del Centro Coreano de Servicios de

Información de Productos Farmacéuticos, una organización

afi liada al Servicio de Revisión y Evaluación de Seguros Mé-

dicos. Jeong obtuvo un master en Administración de Salud

Pública de la Universidad de Sungkyunkwan en el año 2000

y un Doctorado en Administración de Empresas en la Univer-

sidad de Konyang en el año 2008, respectivamente. Se unió

a HIRA (conocido como la Federación Nacional de Seguros

Médicos hasta 1999) en septiembre de 1979 y ha trabajado

para el seguro nacional de salud.

El Dr. Jeong desarrolló el modelo para evaluar el uso correc-

to de los gastos del sector farmacéutico en 2000. Fomentó

el negocio de estandarizar el código de dispositivos mé-

dicos para el sistema de administración de la trazabilidad

de productos médicos y desarrolló un modelo voluntario

para mejorar la integración óptima en 2008. También

desarrolló el sistema del perfi l completo para el proveedor

de cuidados de salud en 2009, construyó un sistema de

administración para trazar aranceles para servicios médicos

y desarrolló aranceles para servicios médicos para imple-

mentar u-Health en 2010.


Mejora de la administración de inventario de

medicamentos mediante el uso de GTIN y un

sistema móvil en el Hospital Universitario

Nacional de Seúl

y Kim, Kwi-Suk,

Hospital Universitario

de Seúl

Por You, Ock-Su,

Hospital Universitario

de Seúl

Sobre SNUH

El SNUH (Hospital Universitario

Nacional de Seúl) tiene

una historia de 125 años;

es un hospital general con

1.625 camas. Desde 1885 se

estableció como el primer

hospital nacional en Corea,

Gwanghyewon. En enero

de 2008, el SNUH estableció

el Control de Inventario

de la División de Farmacia

bajo su Departamento

de Administración de

Logística para promover la

efi ciencia en funciones de

inventario y de compras

y construir experiencia

en la administración de

medicamentos.

RESUMEN

En Corea, el Ministerio de Salud y Bienestar (MOHW) obliga al uso del

Número Global de Artículo Comercial (GTIN) en productos farmacéuti-

cos desde el 1 de enero de 2010. En respuesta a esta nueva política, el

Hospital Universitario Nacional de Seúl (SNUH) comenzó a desarrollar

un sistema de administración de inventarios en tiempo real que utiliza

Asistentes Personales Digitales (PDAs) para leer los GTINs impresos en el

empaquetado de medicamentos. El sistema está diseñado para controlar

el movimiento del inventario, leyendo la información asignada al código

de barras en hojas de entradas/salidas con un PDA, que mostrará una

lista de medicamentos en su pantalla y lo comparará con el GTIN fi jado al

empaquetado del producto farmacéutico. El desarrollo de un sistema que

utiliza GTINs condujo a una mayor satisfacción laboral de los empleados

en el SNUH ya que los ayudaba a prevenir errores de medicación y reducir

el tiempo en la administración de inventarios de medicamentos.


Antecedentes

La División de Control de Inventario de Farmacia brinda productos

farmacéuticos al Hospital Principal, al Hospital de Niños, al Centro

de Sistema de Cuidado de Salud Gangnam y al Instituto de In-

vestigación Clínica. Su Sistema de Información Médica introdujo

una conexión on-line entre la División de Control de Inventario de

Farmacia, EZMEDICOM (agente contratante) y proveedores. El SNUH

también tiene funcionando un sistema de clasifi cación estandarizado

internacional, el UNSPSC (Código de Servicios y Productos Estándares

de Naciones Unidas), así como un sistema de atributos estandarizado

internacional, el GDAS (Sistema Global de Atributos de Datos).

El hospital controla el inventario de medicamentos utilizando có-

digos de artículos en su sistema integrado de logística y administra

las recetas y los suministros utilizando códigos de medicamentos

en el OCS (Sistema de Comunicación de Ordenes). Cuando se creó

el Departamento de Administración de Logística a principio de

2008, el SNUH adoptó códigos de artículos asignando un número

de serie de 13 dígitos con el prefi jo 2005 a todo producto farma-

céutico en uso. Los GTINs eran asignados a los productos nuevos o

modifi cados de los términos de contrato desde 2008.

Desde fi nes de 2010, el SNUH mantiene un inventario de 2.005

artículos y cuenta con un presupuesto de compra de KRW 123

mil millones. Con la excepción de narcóticos, la administración de

inventario está basada en la consignación, lo que signifi ca que el

hospital utilizará medicamentos depositados en el inventario por

los mayoristas y pagará en forma diferida dos veces al mes.

En Corea, los hospitales universitarios nacionales pueden comprar

productos farmacéuticos únicamente por un proceso de licitación

anual. Subsiguientemente, el SNUH realiza contratos anuales basados

en precios unitarios. Si un contracto tiene un cambio con respecto al

fabricante de productos farmacéuticos, el código de medicamentos

permanecerá igual sin importar la marca o unidad de empaquetado.

Por el contrario, el código de artículo necesita ser reasignado cada

vez que haya un cambio de fabricante, y por lo tanto requiere una

actualización continua de información de código de barras.

Además hubo otros problemas en el uso de códigos de barras,

como licitaciones abiertas que resultan en cambios frecuentes de la

marca, pudiendo causar errores de medicación debido a apariencia

y empaquetado, y problemas de rastreo y seguimiento de produc-

tos farmacéuticos problemáticos en su uso. Por lo tanto, el SNUH

quería encontrar una fórmula para mejorar la efi ciencia.

También vale mencionar el anuncio realizado por el Ministerio de

Salud y Bienestar sobre el “Código Estándar de productos Farmacéu-

ticos: Guía para el Uso y Administración de Códigos de Barras para

Medicamentos”, lanzado el 15 de enero de 2008. El ministerio obliga

el uso de etiquetas con código de barras en productos farmacéu-

ticos desde el 1 de enero de 2010, según el Artículo 75, Cláusula 1,

Párrafo 9, Regla de Cumplimiento para la Ley de Asuntos Farmacéu-

ticos. Este anuncio logró la creación de un sistema de inventario de

GTINs en SNUH.

Panorama general del sistema

Para desarrollar un programa basado en GTIN, el hospital necesitó

crear una base de datos de información sobre códigos de barras.

Sobre medicamentos etiquetados con GTIN, la información de

los códigos de barras fue recolectada en todo nivel de unidad de

empaquetado de un código de artículo único y se verifi có con su

volumen de conversión. Los dispositivos PDA del SNUH pueden leer

información de códigos de barras a nivel primario (GTIN-13, GTIN-

14) y secundario y códigos de barras sin GTINs en paquetes en bulto

como aquellos utilizados en el país de fabricación de productos

farmacéuticos. Cuando un producto lleva una etiqueta sin GTIN, la

información del código de barras se registra antes de utilizarse en la

base de datos del SNUH. El hospital también requiere que todos los

proveedores adjunten un GTIN a sus productos luego de intro-

ducirse en el sistema de contratación anual. A las materias primas

para medicamentos de fórmula y compuestos de hospital se les

requiriere adjuntar la etiqueta con código de barras. Desde Mayo de

2009, el SNUH suma esfuerzos para recolectar y verifi car información

de códigos de barras en nuevos productos y agregó información

para completar su base de datos. El equipo IT luego desarrolló un

programa de administración de inventario con GTIN y condujo una

revisión operativa antes de ser completada en Septiembre. La imple-

mentación del programa comenzó con narcóticos y fue expandida a

otras drogas en noviembre.

Figura 1: Flujo de Trabajo de Control de Entradas

Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN

y un sistema móvil en el Hospital Universitario Nacional de Seúl


1. Programa Control de Ingresos

• La pantalla del PDA mostrará una lista de ingresos luego de leer la

información del código de barras en la hoja de ingresos

• El PDA luego leerá el GTIN de medicamentos que ingresan. Si

el código de barras coincide con la información de la base de

datos, la pantalla del PDA mostrará la información y el volumen

del producto. El consumidor confi rmará con un click cuando la

información fuera correcta. Después, el PDA mostrará más abajo el

medicamento confi rmado en un color sombreado y mostrará una

lista de artículos no confi rmados

• Luego de que los productos farmacéuticos sean confi rmados,

el usuario puede presionar el botón “someter” para completar la

actividad de control de ingresos. El programa fue diseñado de

forma tal que facilita al usuario controlar el volumen al mostrar

un medicamento por su unidad de conversión y volumen de caja

cuando el PDA lee su GTIN.

Benefi cios

El programa de administración de inventario con GTINs permite

al hospital controlar medicamentos en la entrada para mejorar

la seguridad del paciente. Además, la reducción del tiempo en el

movimiento de inventario y administración de medicamentos,

como verifi cación de inventario y control de vida en estantes,

puede generar más efi ciencia en el trabajo de administración

de medicamentos y mejorar la satisfacción a nivel empleado. El

programa alivia mucho la carga administrativa asociada a tareas

manuales de labor intensivo, contribuyendo a la prevención de

desórdenes músculo-esqueléticos de los empleados. Además, el

programa GTIN promueve la administración efi ciente de logística

de productos farmacéuticos y mejora la satisfacción a nivel

paciente.

Pasos Siguientes

Algunos medicamentos tienen información GTIN en el

empaquetado de la unidad de uso pero no en la caja de envío.

Esto genera inconvenientes ya que el empaquetado de la caja de

envío necesita removerse cada vez para acceder al GTIN. El rastreo

y seguimiento de medicamentos en uso será mucho más fácil

cuando la codifi cación de la fecha de vencimiento y el número de

Figura 2: Flujo de trabajo de control de salida

2. Programa de Control de Egresos

• La pantalla del PDA mostrará una lista de medicamentos que

egresan luego de leer la información de código de barras en la

hoja de egresos.

• El PDA luego leerá la información del código de barras sobre el

empaquetado del medicamento que egresa. Si los datos son

idénticos a la información del código de barras verdadero, la

pantalla del PDA mostrará la información del producto, el volu-

men y el stock. El usuario puede presionar el botón “confi rmar”

si el volumen de stock es correcto. Luego, el medicamento se

mostrará en un color sombreado con la cantidad de productos

no confi rmados debajo del mismo.

• El usuario presionará el botón de presentar para completar la

actividad de egresos. El programa de control de egresos permite

una verifi cación de inventario en tiempo real, mostrando los

volúmenes de los productos que egresan con el inventario

destacado sobre la misma pantalla del PDA.

lote en el GS1 DataMatrix sea obligatoria en 2013, y el SNUH podrá

controlar la vigencia en estantes y administrar inventarios a nivel de

lote. Además, el SNUH continuará la búsqueda de un programa más

efi ciente, desarrollando más la tecnología actual basada en PDAs

para incluir otros formatos de lectura.

SOBRE LOS AUTORESYou, Ock-Su, Directora del Departamento de Administra-

ción de Logística, Hospital Universitario Nacional de Seúl

Kim, Kwi-Suk, Jefe de División de Control de Inventario

de Farmacia, Departamento de Administración de Logística,

Hospital Universitario Nacional de Seúl

La Srta. Kim, Kwi-suk se unió a la División de Farmacia del

Hospital del SNU hace 27 años. Desde agosto de 2008,

es responsable de la administración del movimiento de

medicamentos, inventario, narcóticos y materiales peligrosos.

Ella es farmacéutica especializada en nutrición en apoyo a

la farmacoterapia y es presidente de la Comisión Editorial

para la Sociedad Coreana de farmacéuticos del Sistema de

Cuidado de Salud.

Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN

y un sistema móvil en el Hospital Universitario Nacional de Seúl


RESUMEN El Hospital St. Antonius (STZ) en Nieuwegein, Países Bajos, implementó una solución basada en están-

dares para mejorar la efi ciencia del rastreo y de órdenes de pedidos electrónicos de Dispositivos Médi-

cos Implantables (IMD). STZ y otros hospitales alrededor del mundo investigan cómo rastrear IMDs en

todas las etapas de la cadena de abastecimiento en forma simple, precisa, confi able y efi ciente.

Hospital St. Antonius: La trazabilidad de implantes

Por Menno Manschot,

Hospital St. Antonius

La lectura de códigos de barras posibilita la trazabilidad

Con este proyecto, St. Antonius aplica el escaneo de códigos de

barras para registrar IMDs automáticamente y vincularlos con regis-

tros de pacientes. Esto reduce la cantidad de transacciones, tanto

manuales como automáticas. El mayor conocimiento sobre ‘qué

artículos son utilizados por qué paciente’ puede benefi ciar la segu-

ridad del paciente. Además, el registro de dispositivos tiene como

intención posibilitar nuevos pedidos de artículos en el momento

que se utilizan, reduciendo así el inventario. Una precondición para

este proyecto es que el IMD se escanea en cada punto de transfe-

rencia dentro de la cadena de abastecimiento.

La Comisión Directiva del hospital aprobó el plan de proyecto. El

sponsor es el staff médico del hospital.

Sobre el Hospital St. Antonius

El Hospital St. Antonius es el hospital no

académico más grande que brinda cuida-

dos clínicos en Holanda. St. Antonius es un

hospital moderno de 880 camas donde están

representadas casi todas las especialidades.

Nacionalmente, el hospital se conoce por

ofrecer tratamiento a pacientes con enferme-

dades cardíacas, vasculares y pulmonares.

St. Antonius tiene seis sedes, incluyendo

Nieuwegein, Utrecht Overvecht, Utrecht

Oudenrijn, Utrecht Meern, Vleuten y Houten.

Se está construyendo un nuevo hospital

Leidsche Rijn con un concepto de cuidado

innovador.

Introducción

Las Organizaciones de Compras Grupales (GPOs) de los Estados

Unidos están adelantados en este tema. Esto se debe parcialmente

al apoyo público de la FDA para la estandarización de la cadena de

abastecimiento del sector salud y su involucramiento en realizar

mejoras logísticas en la cadena. Los Países Bajos se encuentran un

poco atrasados, pero existen varios desarrollos como la compra por

bultos, claramente en crecimiento.

Hoy, los IMDs son rastreados manualmente por varios sistemas

utilizados para distintos propósitos: Registros Electrónicos de

Salud (EHR), Grupos Relacionados con Diagnósticos (DRGs), com-

pras, Investigación y desarrollo, etc. La cadena de abastecimiento

de los IMDs es inefi ciente; hay trazabilidad limitada de los IMDs

a lo largo de la cadena de abastecimiento, y se utilizan distintos

sistemas y estándares.


Hospital St. Antonius:

La trazabilidad de implantes

Participantes del proyecto

En 2007 se llevó a cabo un proyecto piloto en el hospital del

Departamento de Cirugía Oral (ambulante). Fue bastante simple

implementar el rastreo electrónico y reabastecimiento. Había un

solo proveedor y un solo tipo de producto. Esta nueva forma de

trabajar ha sido desde entonces completamente operativa dentro

de la Cirugía Oral.

En 2008 se implementó el registro, rastreo y pedido electrónico de

IMDs y desde entonces está funcionando en las salas de Interven-

ción. Aquí, la implementación fue mucho más compleja. A veces

hay más de un código de barras en un solo artículo, y los códigos

de barras no son todos del mismo tipo (GS1, otros).

En 2011, las actividades se expandirán a los siguientes departamentos:

• Cirugía cardiotorácica – 1er Trimestre

• Cirugía vascular – 2do Trimestre

• Ortopedia y traumatología – 3er Trimestre

• Control de dolor y perfusión – 4to Trimestre

• ENT y oftalmología – 4to Trimestre

• Administración de Ritmo Cardíaco (CRM) – 1er Trimestre

Todos los participantes del proyecto han recibido una explicación

e instrucciones en el uso de los escáneres, códigos de barras de

artículos y el software.

Procesamiento de mensaje en aplicación GHX: independiente de

• tipo de código de barras (EAN-13, EAN-8, GS1 databar, GS1-128)

• sistema de identifi cación (GTIN, otro, códigos propios)

• tecnología de escaneo (código de barras GS1, código de barras propio,

manual)

Mensaje de pedido para proveedor

• unidad, número de artículo, descripción de artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie

• PIN cuando fuera necesario

Mensaje de pedido para sistema de compras

• cantidad, unidad, número de artículo, descripción de

artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie

• PIN cuando fuera necesario

Registro en EHR & Sistema de Información Cardíaca

• PIN

• Físico

• cantidad, unidad, número de artículo, descripción de

artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie

Escaneo de Dispositivos Médicos Implantables

• escanear código de barras de usuario/centro de costo• escanear código de barras con nombre de médico o residente• escanear código de barras con identifi -

cación de paciente (PIN)• escanear código de barras com código de producto• escanear código de barras con número de lote

“Para un cirujano cardiotorácico un

sistema de código de barras au-

tomatizado signifi ca lo siguiente:

Seguridad, trazabilidad, control de

inventario y procesamiento de ór-

denes de pedidos, apoyo a base de

datos y ahorros en costos a partir

de la reducción de errores de factu-

ración: todo esencial para trabajar

con efi ciencia y seguridad.”

Drs. Wim Jan van Boven, cirujano cardiotorácico, Hospital St.

Antonius, Nieuwegein, Países Bajos


Sistemas de automatización ya funcionando

• La Registración Médica Segura en GHX. En colaboración con St.

Antonius Hospital, GHX ha desarrollado una solución de esca-

neado de código de barras según la cual el artículo utilizado es

vinculado a los registros de pacientes en los distintos sistemas.

• Administración de catálogo

• Mensajería electrónica. Hoy sólo se implementa el módulo de pe-

didos. En el futuro, St. Antonius quisiera utilizar otros módulos de

mensajería: datos de artículo comercial, respuesta a órdenes, noti-

fi cación de despacho y factura. Internamente: para la información

de artículo (número de artículo, número de lote) en el EHR.

• Sistema de información hospitalario iSoft. Existe un vínculo entre

iSoft y GHX para órdenes.

Datos registrados y rastreados

Para alcanzar los dos objetivos del proyecto, el Hospital St. Antonius

registra por lo menos los siguientes datos:

• Número de artículo

• Número de lote

• Número de serie

• Número de paciente (número interno)

• Número de Empleado: médico o asistente (número interno)

• Centro de costos (número interno)

• Cantidad

• Unidad de artículo

• Precio

Es importante rastrear fechas de vencimiento tanto por temas

logísticos como comerciales. Hoy se aplican muy pocos códigos

de barras en los empaquetados. Sin embargo St. Antonius necesita

esta información para saber cuándo los artículos pasan sus fechas

de vencimiento. El hospital podrá minimizar pérdidas y así reducir

costos.

Aprendizaje

La implementación del proyecto de St. Antonius fue demorada

debido a los siguientes puntos:

• No hay un código de barras estandarizado y un sistema de

identifi cación para IMDs. Esto retrasa los escaneos. El usuario

debe primero ver si hay un código de barras en el artículo. Los

códigos de barras no siempre están en la misma ubicación en el

empaquetado y a veces se ven distintos. Algunas veces un único

código de barras contiene varias informaciones y otras veces

cada información tiene su propio código de barras separado.

• Cooperación del proveedor. El conocimiento del proveedor de

estándares GS1 no es óptimo.

• Distintos códigos de barras en un empaquetado. El orden en

que se escanean los códigos de barras es importante y puede

llevar a información errónea en el sistema. El usuario debe verifi -

car con cuidado qué código de barras debe escanearse primero

(por ejemplo, primero el número de artículo y luego el número

de lote).

• Administración y actualización de códigos y sistemas revisados.

La calidad de los datos no es óptima.

• Verifi cación de la precisión de escaneo. Hoy esto se hace después

de la operación en vez hacerse en el momento del uso. El resul-

tado es que no todos los artículos utilizados durante la operación

pueden ser identifi cados y rastreados. La verifi cación muestra, por

ejemplo, que el número de lote de un código de barras terminó

en el campo del número de artículo en el sistema.

Se han encontrado soluciones para la mayoría de los códigos de

barras problemáticos. El 1% de los códigos de barras todavía causa

distintos problemas (la información en un código es incorrecta o

termina en un lugar equivocado en el sistema). Esto requiere una

verifi cación manual lo que signifi ca más tiempo para el procesa-

miento de datos.

Mejorando la logística y la seguridad del paciente

El proyecto tiene dos objetivos: mejorar la logística y la seguridad

del paciente.

1. Logística

El rastreo electrónico de IMDs debe ser simple y claro para que

puedan volver a pedirse automáticamente. El proceso de pedidos

será así más rápido y preciso.

Debido a que el 1% de los códigos de barras tienen problemas, to-

davía no se ha obtenido el benefi cio óptimo. Aunque el proceso del

nuevo pedido es más rápido, todavía no se ha reducido el inventa-

rio. Los ahorros de tiempo en el proceso de pedidos es el esperado,

pero como la calidad de datos todavía no es óptima y el 1% de los

escaneos todavía tiene problemas, la gente pierde más tiempo del

esperado en controles posteriores y en administración de datos.

St. Antonius obtuvo ahorros en sus inventarios en consignación. Se

han reducido los costos y ha mejorado la vista del stock. Los núme-

ros de artículo y de lote son registrados en el sistema en un 99%.

2. Seguridad del paciente

El rastreo electrónico de IMDs debe ser simple y claro para que los

datos puedan vincularse automáticamente a los registros de pa-

cientes. Esto garantizará trazabilidad hasta el paciente y así mejorará

su seguridad.

La trazabilidad hasta el paciente está ahora automatizada y en un

98% completa. Un 1% del resto es corregido manualmente debido

a problemas de escaneo y el otro 1% necesita que el número del

paciente sea ingresado después debido a procedimientos de

emergencia.

Antes, este proceso era completamente manual. Las etiquetas con

códigos de barras y números se pegaban al archivo en papel del pa-

ciente y así esos datos no estaban disponibles centralmente. Desde

que los datos (número de artículo, lote y paciente) están disponi-

bles en forma digital, hay mucho más control de datos y procesos.






Los errores se detectan antes, haciendo posible la rectifi cación de la

situación con más rapidez. Esto benefi cia la seguridad del paciente.

Efectos secundarios positivos

La mayor cantidad de información disponible en el sistema gracias

al escaneo de códigos de barras ha determinado varios efectos

secundarios positivos. El Hospital St. Antonius utiliza esta informa-

ción para:

• Investigación (qué implantes tienen qué efectos en pacientes)

• Estadísticas fi nancieras (cálculo de costos para Combinación de

Tratamiento de Diagnóstico, reembolsos)

• Administración automatizada de catálogo (agregado de nuevos

artículos al catálogo, actualización de información de productos)

Conclusión

El escaneo agiliza el rastreo de IMDs, pero como los códigos de

barras y la información que contienen no está estandarizada el

proceso de escaneo todavía no es óptimo. Los hospitales deberían

unir fuerzas para hablar con una voz única con los proveedores

para que apliquen códigos de barras GS1 a sus empaquetados.

Necesitamos una guía para la estandarización de códigos de

barras. Los datos pertinentes, número de artículo, número de lote y

fecha de vencimiento, deben estar contenidos en un único código

de barras para impedir que terminen en el lugar equivocado del

sistema. Se debe incluir información sobre la importancia de la se-

cuencia de escaneo en la capacitación de los empleados; primero,

verifi car qué código de barras contiene el número de artículo, cuál

contiene el número de lote y cuál la fecha de vencimiento, Por últi-

mo, pero no menos importante, se debe compartir con colegas de

otros hospitales la información sobre los proyectos de trazabilidad

para que así puedan aprender unos de otros, y mejoren y faciliten

la implementación.

SOBRE EL AUTORMenno Manschot, Miembro del Departamento de

Compras, Hospital St. Antonius, Países Bajos

Menno Manschot se unió al Hospital St. Antonius en 1996 y

es responsable de la administración de compras y sistema

logístico del hospital. Lidera varios proyectos estratégicos

incluyendo la implementación de un sistema de trazabilidad

y órdenes mediante el escaneo de códigos de barras. Menno

Manschot también participa activamente en grupos de

usuarios de GS1 y GHX

50 2012011/21/2012012 Gu Guía ía dede RefRefereerencincia da de Ge GS1 S1 HeaHealthcare


RESUMEN

AstraZeneca mejora la seguridad del paciente, combate la falsi-

fi cación y cumple con los requerimientos regulatorios globales

al apoyar Estándares GS1 y trabajar en conjunto con la industria

y GS1 para su desarrollo.

Uso de Estándares GS1 para combatir la falsifi cación y mejorar la seguridad del paciente

Y Ian Haynes,

AstraZeneca

Por Christoph Krähenbühl,

AstraZeneca

Introducción

Nuestra estrategia global para la seguridad del producto se centra

en cuidar a los pacientes y proteger la integridad de la marca com-

batiendo la falsifi cación y el comercio ilícito de productos AstraZe-

neca. La estrategia focaliza estas áreas claves: cumplimiento, siste-

mas de seguridad de producto y soluciones técnicas, asegurando la

cadena de abastecimiento y la colaboración con otros involucrados.

Trabajamos para el cumplimiento completo del Sistema GS1 y

estamos involucrados regularmente en grupos de trabajo que pro-

mueven el uso de estándares consistentes y armonizados. También

somos miembro del grupo global de usuarios GS1 Healthcare.

Hoy, la compañía codifi ca una creciente cantidad de sus paquetes

utilizando GS1 GTINs (Números Globales de Artículos Comerciales) y

emplea Axway Track & Trace, una solución de rastreo y seguimiento

certifi cada por GS1 EPCIS, desarrollada por Axway como un compo-

nente central en su estrategia de sistemas y tecnología.

Sobre Astra Zeneca

AstraZeneca es una de las compañías farmacéuticas líderes en el

mundo, con gran presencia en el Reino Unido. Nos enfocamos en

brindar medicina innovadora y efectiva que hacen una verdadera

diferencia en áreas importantes del sector de cuidados de la salud.

Como líder en medicamentos gastrointestinales, cardiovasculares,

neurocientífi cos, respiratorios, antiinfl amatorios, oncológicos y para

enfermedades infecciosas, Astra Zeneca generó ingresos globales de

U$S 32,8 mil millones en 2009.

2011/20


Requerimientos complejos de mercado global

El crecimiento global de medicamentos falsifi cados que ingresan a

la cadena de abastecimiento legal y de fraudes de reembolsos ha

resultado riesgoso para la seguridad de pacientes que los gobiernos

y fabricantes de productos farmacéuticos debe enfrentar.

Con la adopción de la Directiva de Medicamentos Falsifi cados de

la UE del Parlamento Europeo del 16 de febrero, que incluye el

requerimiento de características de seguridad y la prueba de mani-

puleo y codifi cación en empaquetados individuales, la industria se

encuentra en Europa en un punto crítico en cuanto al desarrollo de

sistemas de codifi cación y serialización. Algunos mercados como

Turquía y Francia ya han comenzado a imponer regulaciones que

requieren a los fabricantes de productos farmacéuticos incluir códi-

gos GS1 2D DataMatrix, basándose en identifi cadores Estándares de

GS1 como GTINs sobre todos los empaquetados, para la identifi ca-

ción y trazabilidad. La FDA de Estados Unidos trabaja en regulacio-

nes para mejorar la identifi cación y autenticación de medicamentos

en la cadena de abastecimiento, bajo la solución ePedigree del

Estado de California. Reguladores, legisladores y clientes de otros

mercados alrededor del mundo, entre ellos Brasil, China, e India, ya

han decretado o están discutiendo requerimientos de codifi cación

con objetivos similares.

La creciente cantidad y el rango de cambios, algunos no basados

en estándares globales, representan un desafío signifi cante para los

fabricantes de productos farmacéuticos. Controlar y comprender

estos requerimientos e implementar soluciones que cumplan con

ellos involucra a mucha gente en las distintas partes de nuestra

organización global. Una vez implementados, los sistemas de

fabricación deben cambiar por los requerimientos de codifi cación

en una base de orden; esta estrategia es costosa, compleja y puede

representar un riesgo al abastecimiento.

Avanzando con las regulaciones e implemen-tando Estándares GS1

En 2006, AstraZeneca decidió implementar una solución de segu-

ridad para productos que logre nuestra estrategia global de segu-

ridad y así por último, mejorar la seguridad del paciente. Elegimos

Axway, una compañía global de Redes de Interacciones Comercia-

les, y Systech Tips, proveedor de equipamiento de serialización en

línea, como proveedor de sistemas; y a medida que evolucionaban

los Estándares GS1 globales, nos comprometimos con GS1 UK

Solution Partner para desarrollar la solución actual.

AstraZeneca eligió incluir el proyecto de serialización y verifi cación

a nivel artículo para la seguridad de producto como iniciativa inter-

na, en un momento en que no había requerimientos de mercado

para hacerlo. Esta estrategia de pensamiento avanzado nos ubicó

en una posición ideal para responder con rapidez a requerimientos

del mercado emergentes gracias a la elección de una solución com-

patible con GS1, fl exible y escalable. Los benefi cios de adelantarse

signifi caron que muchos de los desafíos podían enfrentarse antes,

mitigando la presión del tiempo de cumplir con los diversos reque-

rimientos a medida que surgían.

Cada producto serializado en la línea de producción que AstraZe-

neca tiene asignado con un EPC (Código Electrónico de Producto),

incluye un GS1 GTIN (Número Global de Artículo Comercial) y un

número de serie. La solución PSDM de la compañía incluye un repo-

sitorio de los identifi cadores (EPCs) de productos de AstraZeneca,

que cumple con el estándar GS1 EPCIS (Servicios de Información de

Código Electrónico de Productos).

El sistema de Administración de Datos de Seguridad de productos

de AstraZeneca (PSDM) permite a empleados autorizados verifi car

paquetes sospechosos, rastreando cualquier interacción con el EPC

en el repositorio EPCIS aunque nuestro sistema interno está vincu-

lado a infraestructuras de Verifi cación de productos más amplias; ta-

les interacciones son limitadas. Hoy, los empleados pueden verifi car

si el producto ha sido previamente bloqueado, si el EPC identifi ca el

producto, lote y mercado variante correcto, y puede rastrear todos

los hechos asociados con un EPC particular. Los paquetes también

pueden ser identifi cados y rastreados en forma rápida y efi ciente en

el caso de tener que recuperar un producto.

Hoy nos encontramos con que la solución de rastreo y trazado

de AstraZeneca es lo sufi cientemente fl exible y sólida como para

cumplir con los requerimientos legales actuales y emergentes de

los mercados con los cuales hacemos negocios. También contamos

con la capacidad de crear y compartir listas de GS1 GTINs (códigos

de productos) y números de series a partir de nuestro repositorio de

rastreo y trazado EPCIS, y una creciente cantidad de líneas de em-

paquetados cuentan con la capacidad de codifi car empaquetados

con códigos de barras GS1 DataMatrix 2D que contienen números

de lotes variables e incluso números de serie además de GTINs.

Actualmente, AstraZeneca cuenta con 10 sitios de fabricación y 30

líneas de productos conectados al sistema PSDM. Axway Track &

Trace – el repositorio EPCIS certifi cado por GS1 provisto por Axway

– sostiene 100 millones de empaquetados serializados y estamos

planifi cando la implementación en más sitios y marcas. Los proyec-

tos de extensión de capacidades incluyen la exploración del agre-

gado de multiniveles y conexión de Empaquetadores Contratados

con el repositorio AZ.

Asegurando soluciones globales e interope-rables con Estándares GS1

Muchos fabricantes y proveedores como AstraZeneca ya están

incorporando Estándares GS1 a sus productos y procesos debido

al alcance global del estándar. La Federación Europea de Industrias

y Asociaciones Farmacéuticas (EFPIA) apoya la estrategia de aplicar

una combinación de empaquetado anti-manipuleo y un código

único para cada empaquetado de medicamentos, basándose en

una solución de codifi cación armonizada en toda Europa, y reco-

mienda el uso de Estándares GS1.

En RU, la industria farmacéutica estableció un grupo de trabajo para

codifi cación con GS1 2D facilitada por GS1 UK y conducida por el

Departamento de Salud para asegurar la adopción de una estrate-

gia por parte de la industria, incluyendo el NHS.

Uso de Estándares GS1 para combatir la

falsifi cación y mejorar la seguridad del paciente


Como parte de nuestro compromiso de la adopción global de Es-

tándares GS1, continuamos trabajando en conjunto con GS1 y nos

hemos benefi ciado con el apoyo de GS1 UK en varios proyectos,

como el avance hacia la codifi cación estandarizada de cajas, parte

de un proyecto de consolidación de European ERP, y el proceso glo-

bal para la asignación de GTINs para asegurar el cumplimiento. Un

equipo multi funcional trabaja para cerrar brechas en los procesos

existentes, entender mejor los números, su uso y funciones, asignar

nuevos GTINs y perfi lar maneras legales de trabajar.

AstraZeneca considera que la adopción de Estándares GS1 globales

e interoperables es esencial para que el sector farmacéutico pueda

afrontar la nueva legislación y las demandas de clientes.

Conclusión

AstraZeneca ha construido una fuerte base para combatir la falsifi -

cación, responder a distintos requerimientos del mercado y mejorar

la visibilidad de la cadena de abastecimiento. Actualmente estamos

implementando la serialización de empaquetados en sitios de fabri-

cación claves alrededor del mundo. El siguiente paso será vincular

con seguridad nuestro repositorio EPCIS con sistemas externos,

para permitir la verifi cación en el lugar de suministro y permitir a los

empleados mayor visibilidad de los productos, garantizando más

seguridad a pacientes y productos.

La adaptabilidad y escalabilidad de una solución de rastreo y segui-

miento cumpliendo con GS1 es esencial para AstraZeneca, y conti-

nuará siéndolo a medida que avancemos con esto. Continuaremos

trabajando con GS1 y la industria para garantizar que se realice

una estrategia consistente para mejorar la seguridad del paciente y

combatir la falsifi cación.

SOBRE LOS AUTORESChristoph Krähenbühl, Líder en Tecnología, Codifi cación de

Empaquetado y Seguridad de Productos en AstraZeneca.

Christoph Krähenbühl es uno de los expertos en Codifi cación de

Empaquetados y en el Programa de Características de Seguri-

dad en AstraZeneca, y desde 2006 es gerente del proyecto del

sistema de serialización de Administración de Datos de Segu-

ridad del Producto. Actualmente también está involucrado en

mejorar el proceso global de manejo de GTINs en AstraZeneca.

Sus funciones incluyen el liderazgo del trabajo de un sistema de

administración de datos maestros globales luego de la fusión

de Astra y Zeneca, y la administración del depósito de datos de

Visibilidad de Rendimiento de Empresa. Christoph es miembro

del equipo del Proyecto de Identifi cación y Codifi cación EFPIA

y representa a AstraZeneca en GS1 Healthcare. Antes de entrar

en AstraZeneca en 1998, Christoph trabajó en Ciba Specialty

Chemicals y Ciba-Geigy en Basilea, Suiza, en proyectos de admi-

nistración de la cadena de abastecimiento y sistemas ERP.

Ian Haynes, Subdirector de Ingeniería, AstraZeneca.

Ian Haynes trabaja en el Grupo de Tecnología de Ingeniería Glo-

bal de AstraZeneca y tiene particular interés en empaquetados

y logística. Trabaja con las áreas de marketing, packaging, com-

pras y la cadena de abastecimiento anticipando y colaborando

en el desarrollo de los futuros requerimientos de AstraZeneca

para los sistemas de packaging y fabricación. Ian Haynes tuvo un

rol clave en la seguridad de producto involucrado en el desarro-

llo de estrategias de compañía y soluciones técnicas. Se unió a

la División de Farmacéuticos de ICI luego de graduarse en 1980

con medalla de oro en ingeniería mecánica de la Universidad de

Liverpool. Luego de un período como gerente de desarrollo de

diseño en Zeneca Engineering, se unió al Grupo de desarrollo y

Tecnología de Zeneca Pharmaceuticals que luego fue Tecnolo-

gía Global de Ingeniería AstraZeneca.


RESUMEN

BJC HealthCare, una de las organizaciones del sector salud más grandes sin fi nes de lucro

en los Estados Unidos, trabaja para automatizar el proceso de rastreo de productos desde

el punto de fabricación hasta el punto de uso, para ayudar a mejorar el resultado en

pacientes y reducir los costos de la cadena de abastecimiento. Este caso detalla cómo BJC

trabajó exitosamente con GHX y GS1 Healthcare US para la implementación del uso de

Números Globales de Localización (GLNs) para identifi car organizaciones y localizaciones,

y Números Globales de Artículos Comerciales (GTINs) para la identifi cación de productos

en transacciones comerciales con proveedores y otros socios comerciales del sector salud.

Hoy, BJC utiliza GLNs en todas sus órdenes de compras transmitidas por el intercambio de

GHX y está preparada para realizar transacciones con GTINs a medida que sus proveedores

identifi can sus productos con este estándar.

Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC HealthCare: Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento

Por Thomas M. Stenger,

BJC HealthCare

La necesidad de datos consistentes

Los datos precisos y consistentes sobre compras son claves para que

BJC HealthCare pueda reducir costos mientras mejora el resultado

en pacientes. El sistema de salud notó que podía mejorar la calidad

de sus datos si todas las partes con las cuales realiza transacciones

utilizan los mismos números únicos para identifi car organizaciones,

localizaciones y productos. Con ese objetivo, BJC eligió adoptar

Números Globales de Localización (GLNs) y Números Globales de Ar-

tículos Comerciales (GTINs) para la identifi cación de la organización/

localización y productos, respectivamente.

Defi niendo el alcance del proyecto

Antes de que BJC pudiera comenzar a utilizar GLNs y GTINs, tuvo

que defi nir el alcance de su proyecto de estándares. La organización

no sólo pretendía identifi car las localizaciones a donde facturar y

a donde enviar con GLNs, sino también quería utilizar tanto GLNs

como GTINs en transacciones comerciales. Esto requería que BJC

colaborará con sus socios comerciales y proveedores de tecnología

para poder comunicar sus necesidades y todas las partes pudieran

acordar sobre las reglas para gobernar las transacciones.

Los miembros del equipo de administración de materiales de BJC’

trabajaron con GS1 Healthcare US® y el socio de e-commerce de

BJC, GHX, para defi nir qué se necesitaría en cuanto a empleados,

tecnologías y recursos fi nancieros para llevar a cabo dicho proyecto.

Luego desarrollaron un plan de estándares que detallaba el proceso

desde el principio hasta el fi n.

Defi niendo los datos

El primer paso de BJC fue defi nir qué localizaciones quería identifi -

car con GLNs. Eligió identifi car aquellas localizaciones donde factu-

raba y a donde enviaba en transacciones con socios comerciales.

El equipo de administración de materiales de BJC luego tuvo que

determinar cuáles de las localizaciones eran activas. Generaron un

informe que incluía todas las localizaciones a donde facturar y a

donde enviar. Compartían las localizaciones a donde facturar y a

donde enviar con el departamento de distribución de la organi-

zación y la lista a donde facturar con su departamento de cuántas

a pagar para validar cuáles de las localizaciones eran realmente

activas y asegurar que no fi guren las localizaciones no activas.

Desde allí, removieron las localizaciones inactivas del sistema BJC

y agregaron nuevos sitios identifi cados. Mediante este proceso,

determinaron que BJC tenía aproximadamente 100 localizaciones a

donde enviar activas y tres localizaciones a donde facturar activas.


Validando localizaciones

La organización de compras del grupo BJC (GPO), Novation, había

identifi cado a BJC por su parte en el Registro GS1 US GLN para

Healthcare®. Era responsabilidad de BJC validar sus localizaciones

identifi cadas en el Registro para garantizar que fueran precisas.

El equipo de administración de materiales de BJC generó un

informe que contenía las localizaciones activas de donde facturar y

donde entregar y comparó esta lista con las localizaciones que No-

vation había identifi cado en el Registro. Encontraron que faltaban

localizaciones activas en el Registro, así como localizaciones que

fueron identifi cadas en el Registro pero faltaban en la lista interna

de BJC. Cuando encontraban una localización donde facturar y

donde enviar enumerada en el Registro que no estaba en la lista de

localizaciones activas de BJC, llamaban a la localización para deter-

minar si le pertenecía a BJC y luego confi rmaban su validez con el

departamento de fi nanzas de la organización. Si era una localiza-

ción válida, la agregaban a la lista interna de BJC.

Una vez que el equipo había conciliado las localizaciones BJC

dentro del Registro, construían una tabla de referencia cruzada para

establecer una relación uno a uno entre los GLNs de BJC y las locali-

zaciones donde facturar y donde enviar. Esta tabla serviría como

puente entra las localizaciones a donde enviar y a donde facturar

para los GLNs durante las transacciones electrónicas de BJC con

socios comerciales.

Ubicación Dirección GLN

ALTON MEMORIAL

HOSPITAL

ONE MEMORIAL

DRIVE, ALTON, IL.

1100003663918

Conciliando GLNs con socios comerciales

El paso siguiente era conciliar los GLNs de BCJ con los valores de

datos de socios comerciales, incluyendo números de identifi cación

de membresía GPO (IDs), números de cuenta de proveedores e

identifi caciones de instalaciones de socios de e-commerce. BJC

mejoró la precisión de sus datos de la cadena de abastecimiento

corrigiendo errores, suprimiendo localizaciones duplicadas o inacti-

vas, agregando localizaciones faltantes y consolidando números de

cuentas múltiples.

Conciliando GLNs con un GPO

El equipo concilió los GLNs de BJC con la lista seleccionada de

membresía de Novation una relación uno a uno dentro de la tabla

de referencia cruzada entre las localizaciones donde enviar y donde

facturar de BJC, GLNs y las identifi caciones de membresía de GPO, y

le proponía la tabla a Novation que luego podía verifi car si utilizaba

los GLNs y las localizaciones de BJC correctas en su lista.

Ubicación Dirección GLN GPO ID

ALTON MEMORIAL

HOSPITAL

ONE MEMORIAL

DRIVE, ALTON, IL.

1100003663918 123

Encontraron instancias donde la lista de membresía de Novation

contenía localizaciones que BJC no había considerado durante la

reconciliación de GLNs. Agregaron estas localizaciones y sus GLNs

correspondientes a la tabla de referencia cruzada de BJC para

asegurar que la organización no perdiese los descuentos. En otros

casos, identifi caron localizaciones de afi liados por las cuales BJC

no recibió descuentos; Novation tomó el control de los GLNs para

estas localizaciones y BJC eliminó las localizaciones de su tabla de

referencia cruzada.

Conciliando GLNs con proveedores

BJC luego concilió sus GLNs con sus proveedores. Para cada pro-

veedor, el equipo agregó sus números de cuentas asignadas a la

correspondiente localización GLNs y los IDs de GPO IDs en su tabla

de referencia cruzada y luego envió esta tabla al proveedor para

verifi car que sus sistemas contuvieran el mismo número/localiza-

ción de cuenta.

Ubicación Dirección GLN GPO ID Nº Cta.

del Prov.

ALTON

MEMORIAL

HOSPITAL

ONE MEMORIAL

DRIVE, ALTON, IL.

1100003

663918

123 12345


Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC HealthCare:

Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento

El equipo observó que en algunos casos el BJC tenía cuatro y seis

números de cuentas asignadas a proveedores para las mismas

localizaciones donde enviar. Con 100 localizaciones donde enviar

y 4.600 proveedores, enfrentaron la posibilidad de administrar más

de un millón de números de cuentas. Esto generó una variedad de

problemas, incluyendo productos enviados a localizaciones erró-

neas, más costos para BJC y para los proveedores.

En lugar de reemplazar todos los números de cuentas asignados a

proveedores con GLNs, BJC comprometió a los proveedores a un

proceso de conciliación donde eliminó cualquier número de cuenta

que no servía para un propósito comercial legítimo. Cuando se

consideró necesario conservar más de un número de cuenta para

la misma localización, BJC asignó un Nuevo GLN a este número de

cuenta para que siempre hubiera una relación uno a uno entre los

números de cuentas y los GLNs.

Conciliando GLNs con un socio de e-Commerce

El último paso para que BJC concilie sus GLNs con sus socios de

e-commerce. El equipo trabajó con GHX para asegurar que la tabla

de referencia cruzada de BJC cumpliera con los requerimientos

necesarios de e-commerce.

Realizar transacciones con proveedores utilizando GLNs

BJC participó en un programa para que los GLNs con GHX fueran

utilizados en transacciones enviadas en el intercambio. Uno de los

desafíos fue que la mayoría de los proveedores de BJC todavía no es-

taba lista para aceptar y procesar GLNs en transacciones electrónicas.

En este programa, el BJC podía enviar sus GLNs y sus números de

cuentas de proveedores en 850 órdenes de compras (POs). Cuando

BJC envía una transacción de intercambio electrónico de datos

(EDI), el sistema de planifi cación de recursos de la empresa (ERP)

selecciona y transmite tanto el GLN como el número de cuenta

para la localización especifi cada. Si el proveedor no puede aceptar

el GLN, GHX lo suprime para que el proveedores reciba sólo el

número de cuenta.

Mientras que el BJC inicialmente concilió GLNs con sus proveedo-

res, el GHX ahora ya lleva a cabo este proceso para la organización.

Para aquellos proveedores que pueden aceptar GLNs en transaccio-

nes electrónicas, el GHX también funciona con ellos y con BJC para

asegurar que las transacciones se procesen con éxito. El coordina-

dor EDI de BJC funciona con GHX y el proveedor, para completar

el proceso de reembarque mediante el cual BJC y el proveedor

concilian sus GLNs con los números de cuenta activos. Cada vez

que BJC comienza a realizar transacciones con un proveedor que

utiliza GLNs en el intercambio, el GHX prueba las transacciones ini-

ciales enviadas por el socio comercial para asegurar que cada parte

cuente con los datos necesarios para una transacción exitosa.

Con proveedores que no llevan a cabo operaciones electrónicas, el

BJC trabaja directamente con ellos en las transacciones de números

de cuenta a GLNs. Cuando un proveedor está listo para aceptar GLNs,

el BJC inserta un GLN en el campo de domicilio de la transacción para

imprimir en el papel PO que es manualmente entregado al proveedor.

Preparándose para GTINs

En los últimos 10 años, el BJC realizó transacciones con tres de sus

vendedores utilizando un estándar de la industria distinto para

la identifi cación de productos. Como resultado, el BJC sostenía

identifi cadores de productos y no tenía problemas al preparar sus

sistemas para almacenar y procesar los GTINs. El sistema actual ERP

de BJC presenta un campo de número de artículo que puede al-

macenar el GTIN de 14 dígitos y colocarlo en 850 transacciones PO.

Como resultado, BJC está preparado para llevar a cabo transaccio-

nes con socios comerciales utilizando GTINs mientras los proveedo-

res comienzan a utilizar este estándar en lugar de los números de

artículos propietarios.

BJC está mejorando su nuevo sistema ERP, que tiene la habilidad de

vincular múltiples GTINs bajo un número de artículo de BJC. Esto

permitirá que utilice GTINs para administrar su inventario por nive-

les específi cos de empaquetados. Una vez que el proveedor identi-

fi que productos con GTINs en cada nivel específi co de empaqueta-

do, el BJC puede registrar que ha recibido una caja de un producto

específi co, utilizando un escáner de código de barras, justifi cando la

reducción de su inventario en una caja o en un artículo individual. El

BJC también vinculará su sistema ERP a otros sistemas internos para

automatizar funciones adicionales de la cadena de abastecimiento.

Por ejemplo, cuando se escanea y se utiliza un producto, un PO

puede generarse automáticamente y ser enviado a GHX para volver

a solicitar ese artículo específi co.

Estado de GLN/GTIN hoy

Hoy, BJC transmite GLNs en todas las transacciones enviadas a

proveedores mediante el intercambio y ha completado el proceso

de conciliación con 15 de sus proveedores, 10 de los cuales tienen

la capacidad de aceptar GLNs en transacciones EDI. Hoy, el GHX

suprime GLNs y sólo envía números de cuentas a aquellos provee-

dores que todavía no pueden procesar pedidos que contengan

GLNs. Esto mantiene el fl ujo de las transacciones electrónicas

mientras prepara a BJC para realizar transacciones con GLNs. Aun-

que ninguno de sus proveedores ha indicado estar preparado para

transacciones con GTINs en este momento, BJC estará listo cuando

ellos lo estén.

La solución fi nal

Como organización dedicada a mejorar continuamente la entrega

de cuidado de la salud, BJC ha adoptado Estándares GS1 no sólo

para enfrentar desafíos actuales en la administración operativa y

cuidados de paciente, sino también para prepararse para avances

futuros. El equipo de administración de materiales de BJC traba-

ja para lograr la “Solución Final”, una red integrada de sistemas

mediante la cual la industria del sector salud podría trazar el uso de

productos y resultados de pacientes y automatizar procesos de la

cadena de abastecimiento para incrementar la efi ciencia operativa,

reducir costos y mejorar el cuidado de pacientes.


Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC HealthCare:

Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento

Para lograr la visión de BJC, todos los socios de la cadena de abaste-

cimiento necesitan asumir un rol activo en el rastreo de productos.

Los fabricantes y distribuidores ingresarían los informes de rastreo

de ventas a repositorios de datos centrales. Estos informes incluirían

GLNs para los proveedores que compraron los productos y GTINs

para productos vendidos. Los proveedores integrarían sistemas

utilizables en la atención al lado de la cama, salas de operación,

cadena de abastecimiento, facturación y registros médicos en el

punto de uso del médico clínico, para que la información contenida

dentro del GTIN sea automáticamente transmitida a cada uno de

estos sistemas para facilitar varios procesos, desde la reducción del

inventario del proveedor hasta el registro del uso de productos en

el registro médico electrónico del paciente.

El escaneo de todos los productos utilizados en un paciente y la

documentación automática de los detalles de esos productos

mejoraría la efi ciencia al reducir la labor manual que hoy se necesita

para estas tareas, mejoraría la seguridad del paciente al manejar

mejor los llamados para recupero de productos y ayudaría a los

proveedores a mejorar la calidad del cuidado de pacientes.

Conclusión

Durante más de 30 años el sector retail ha utilizado el Código Uni-

versal de Productos (U.P.C.) para identifi car productos de consumo,

lo que ha permitido que la industria minorista logre más precisión,

efi ciencia y visibilidad de la cadena de abastecimiento. Mientras la in-

dustria del sector salud puede mirar al sector retail para conocer me-

jores prácticas en la adopción de estándares y rastreo de productos,

los socios comerciales tienen primero que tratar las complejidades

inherentes a nuestra industria, incluyendo el hecho de que tenemos

miles de instalaciones, miles de departamentos, cientos de platafor-

mas de software y millones de personas utilizando estos sistemas y

funciones. La colaboración es clave para enfrentar este desafío. Para

que la industria del sector salud progrese en esta área, los provee-

dores de tecnología necesitan unirse, comunicar sus necesidades y

desarrollar una solución mutuamente benefi ciaria.

SOBRE EL AUTORTom Stenger, Gerente, Sistema de Administración de

Información y Análisis, BJC HealthCare

Tom Stenger es responsable del desarrollo, la integración,

la capacitación y el soporte de tecnologías de servicios

materiales para BJC HealthCare. Bajo su dirección, el sistema

se ha convertido con éxito en un único MMIS a partir de

siete programas distintos y nueve bases de datos distintas.

También desarrolló una base de datos maestros de artículos

que administran los contratos de sistemas. Como impulsor

por mucho tiempo de la adopción de estándares de la cadena

de abastecimiento, Stenger participa en varios grupos de

estándares de industria y es pionero en la adaptación de

tecnología para posibilitar el uso de estándares en transacciones

comerciales. Tiene un Master en Ciencias de Finanzas, en la

Universidad de St. Louis.




Una publicación de:

GS1 Global Offi ce

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BE 1050 Brussels, Belgium

T +32 (0)2 788 7800

F +32 (0)2 788 7899

www.gs1.org/healthcare

Editor: Ulrike Kreysa, Director de Healthcare, [email protected]

Editor: Jan Denecker, Marketing Manager, [email protected]

Coordinador: Laurence Genot, [email protected]

Fecha: Mayo 2011

Copyright © 2009 GS1 AISBL

Fraga 1326

C1427BUB, CABA

Arentina

T (54-11) 4556-4700

F (54-11) 4556-4758/59

[email protected]

www.gs1.org.ar

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Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2011/2012con códigos de barra en todos los pasos en el proceso de distribu-ción, para evitar los errores de medicación. Tenemos el sueño de