Guía rápida de SIABUC9

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S I S T E M A I N T E G R A L A U T O M A T I Z A D O D E B I B L I O T E C A S D E L A U N I V E R S I D A D D E C O L I M A

Guía rápida de SIABUC9

2009 © Universidad de Colima Dirección General de Tecnologías para el Conocimiento

Subdirección de Servicios Bibliotecarios Departamento de SIABUC

Guía rápida de SIABUC9. Version1.0 de 2009

Participaron en la elaboración de esta guía: José Román Herrera Morales

Hugo César Ponce Suárez Francisco E. Rodríguez Lozano

Cecilia Guadalupe Gaitán Castillo

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Presentación

a Universidad de Colima presenta el Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas (SIABUC), el cual después de 25 años de desarrollo ha llegado a su novena versión, como resultado del trabajo inalcanzable del personal de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y del Departamento de SIABUC

así como del decidido apoyo de la autoridades universitarias.

Es también gracias a la cooperación, retroalimentación y entusiasta participación de diversas instituciones públicas y privadas de varios países quienes han sido usuarios de SIABUC, quienes nos han permitido ir desarrollando, mejorando y evolucionando este software hasta llegar a ser el producto que es hoy.

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Pasos previos para la utilización de SIABUC9

ntes de comenzar a utilizar su SIABUC9 se requieren realizar unos pasos previos o de inicialización de su sistema, para ello es necesario seguir los siguientes procedimientos:

a) Registrar su copia de SIABUC9 a través del Web. Para hacer el registro es necesario contar con la licencia que viene dentro del paquete de SIABUC9, posteriormente es necesario registrar su copia vía Web en la siguiente dirección http://siabuc.ucol.mx/siabuc9/registro/, el propósito del registro es mantener un padrón actualizado de usuarios de SIABUC, y enviarle notificaciones de actualizaciones y eventos de SIABUC. Terminado el proceso de registro aparecerá una liga de descarga con el paquete de instalación junto con una clave de identificación de usuario y una clave de licencia definitiva.

b) Descargar su copia de SIABUC9. Al finalizar el registro Web le aparecerá una liga electrónica para descargar el paquete de instalación de SIABUC9.

c) Instalar el cliente y el servidor de SIABUC9. La arquitectura con la que cuenta SIABUC9 es cliente-servidor, debido a esto, es necesario definir una computadora que actúe como servidor, en dicha computadora es necesario ejecutar el instalador SIABUC9_servidor.exe, durante este proceso es muy importante deshabilitar el firewall de su computadora. Mientras que las computadoras cliente son todas aquellas que se van a conectar al servidor, en estas computadoras es necesario ejecutar el instalador SIABUC9_cliente.exe. Durante el proceso de instalación es necesario tener en cuenta lo siguiente; la generación del usuario de servicio, el usuario administrador y el puerto de comunicación.

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Usuario de servicio. Se utiliza para ejecutar el servidor de base de datos cada vez que inicia la computadora, esto debido a que se instala como servicio de Windows, cabe señalar que este usuario no tienen ningún otro objetivo ni privilegio adicional.

Usuario administrador. Fungirá como administrador de la base de datos y administrador de SIABUC, adicionalmente contará con absolutamente todos los privilegios, cabe señalar que se deben tomar en cuenta las letras mayúsculas y minúsculas al momento que se crean los usuarios con sus respectivas contraseñas ya que el SIABUC las toma en cuenta al momento de iniciar sesión en cada módulo.

Puerto de comunicación. Es el medio de comunicación que existe entre el cliente y el servidor, de manera predeterminada en el asistente de instalación del servidor aparece el puerto 9000 pero si ese puerto esta ocupado por otra aplicación se puede cambiar sin problema alguno. Definido el puerto, es necesario habilitarlo tanto el la computadora servidor como en los diferentes clientes.

Al final de la instalación es importante definir su ubicación geográfica, esto es necesario para que el servidor de base de datos configure el uso/horario de su región, de lo contrario podrían presentar inconsistencias en las fechas de préstamo y devolución.

Por último deberá compartir en el servidor la carpeta ArchivosS9, esta carpeta se encuentra en C:\Archivos de Programa\SIABUC9\ArchivosS9\, básicamente se utiliza para compartir las diferentes plantillas que integran los reportes de SIABUC9.

d) Activar su copia. Este proceso se realiza desde la computadora servidor a través del modulo Administración del Servidor, es necesario realizarlo para que SIABUC9 funcione adecuadamente, para ello es importante contar tanto con una conexión a Internet como con las claves que se le proporcionaron al momento de hacer el registro Web. Durante este proceso es importante activar el puerto 5432 en su firewall, dependiendo del tráfico que exista en Internet este proceso pude tardar varios minutos.

e) Generar los usuarios operativos de SIABUC9. Este es el primer paso que se tiene que llevar a cabo antes de utilizar los diferentes módulos de SIABUC, esta opción se refiere a registrar todos los usuarios operativos de SIABUC, es decir, los usuarios que van a capturar las fichas, registrar los prestamos, etc. Esta opción se encuentra dentro del módulo Administración del Servidor opción Usuarios. Cabe señalar que la primera ocasión que se ejecuta esta opción tarda un poco en cargar todos los elementos que conforman la aplicación puesto que inicializa todos los permisos en la base de datos.

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f) Asignar permisos de acceso al servidor. Una vez que se han creado los usuarios es necesario habilitar las direcciones IP de todas las computadoras cliente que se van a conectar al servidor, sino se hace este proceso, el SIABUC no permitirá la entrada a los diferentes módulos. Cabe señalar que también es necesario habilitar la dirección IP real del propio servidor. Este proceso también se hace en el módulo de Administración del Servidor opción Permisos.

g) Definir la carpeta de trabajo. Finalmente, tenemos que indicar la ruta de la carpeta ArchivosS9, hay que recordar que esta carpeta contiene las plantillas de los diferentes módulos de SIABUC. Para hacer esta configuración diríjase al módulo de Administración del Servidor opción Archivos de Trabajo. La ruta debe quedar con el siguiente formato \\IpServidor\siabuc9\ArchivosS9\ArchivosCompartidos.rt

Nota

Si ejecuta el módulo de Administración de SIABUC9 en el sistema operativo Windows Vista o superior, es recomendable hacerlo con privilegios de Administrador, tal como se muestra en la figura 3.1.

FIGURA 1.1 Inicio del módulo de SIABUC9 con privilegios de Administrador

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El Módulo de Conversión El módulo de conversión permite migrar la información previamente capturada en SIABUC 8.

l módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema contable donde se maneja la información completa del proceso de compra de cualquier tipo de material. Este modulo es uno de los que mas ha evolucionado si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo

XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y

Cuando se realiza una conversión, se crean catálogos de autoridad con la información existente SIABUC 8, así como también la información existente en la fichas catalográficas, siendo posible centralizar toda la información que se captura y evitando la duplicidad de información de fichas. Para poder realizar una migración se requiere tener en una misma carpeta la información existente de SIABUC 8, que son los archivos siabuc8.mdb y estadísticas.mdb en una misma carpeta.

Nota

Cuando se ejecuta el proceso de conversión, toda información existente en SIABUC9 es eliminada, por lo cual se recomienda realizar un respaldo previo de la información existente. El proceso de conversión podría tardar desde algunos minutos hasta varias horas dependiendo del tamaño total de su base de datos, por lo cual se recomienda realizarlo directamente sobre la computadora servidor que almacena la información, así como también evitar que la computadora sufra un corte repentino de la energía eléctrica mediante dispositivos de fuente de poder ininterrumpida (UPS).

Como primer paso se selecciona el archivo SIABUC8.mdb mediante el botón llamado ‘examinar’, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha.

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Debido a que en una base de datos en SIABUC 8 podrían existir más de una biblioteca capturada dentro del catálogo de bibliotecas, se debe seleccionar cual de todas las bibliotecas será la que fungirá como biblioteca principal del listado que se activará en la parte inferior de la ruta seleccionada.

En la versión anterior cuando se creaban cuentas de usuario, se seleccionaba una vigencia de la cuenta, debido a que podrían existir usuarios a los cuales no se les ha asignado vigencia, en la parte inferior a la biblioteca se selecciona la vigencia que tendrán los usuarios al momento de ser migrados a SIABUC9. El convertidor traslada la información existente fichas, ejemplares, catálogos de autoridad, así como también la información correspondiente a Préstamos, sin embargó algunos instituciones usuaria de SIABUC 8 utilizan el módulo de Adquisiciones, por lo cual, en caso de utilizar dicho módulo en SIABUC 9, se requiere que se active la opción de ‘Convertir información de Adquisiciones’. Habiendo seleccionado la información mencionada, el último paso para iniciar el proceso de conversión solo es necesario hace clic en el botón ‘Iniciar proceso de conversión

Conforme avance el proceso de conversión, se irán mostrando mensajes indicando el estado actual.

Cuando haya sido terminado el proceso de conversión se mostrará un mensaje indicando que ha finalizado con éxito la conversión.

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El módulo de Adquisiciones En el módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se realizan los procesos relacionados con la adquisición de material bibliográfico y documental para la biblioteca.

l módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema contable donde se maneja la información completa del proceso de compra de cualquier tipo de material. Este módulo ha evolucionado en gran medida si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo

XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y recepción se realizaban de una forma muy rudimentaria; actualmente en SIABUC9 se lleva un estricto control de cada una de las fases presentes en un proceso de compra y se realizan tareas de apoyo muy importantes como la comparación de cotizaciones, selección de mejor proveedor así como el control de facturas y pagos asociados a los materiales que se han solicitado.

Nota

En algunas instituciones puede ser que no controlen las adquisiciones del material del que disponen en sus acervos, dado que los procesos de adquisiciones se realizan fuera del ámbito de la biblioteca. En estos casos, no será necesario que utilicen el Módulo de Adquisiciones y entonces comenzarán su labor de automatización directamente en el Módulo de Análisis.

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El proceso de adquisición en SIABUC9 Las tareas que se realizan con el módulo de Adquisiciones se pueden equiparar a las etapas que pueden estar presentes en una línea de producción de una fábrica. Es decir, existe un inicio, luego una serie de procesos eslabonados y por último un proceso final.

A continuación se describen las tareas que se deben realizar en una secuencia lógica:

1. Inicializar los catálogos generales. Definir las bibliotecas, luego las escuelas, capturar datos de las editoriales, de los proveedores (empresas a quienes se les compraran los libros) y algunas instituciones (entidades que son donadoras de materiales)

2. Definir las fuentes de financiamiento. Se debe ingresar el dinero con el que se realizarán las adquisiciones. Se especifica una declaración del presupuesto (dinero) se tendrá disponible para adquirir materiales documentales.

3. Dividir el pastel. Cada fuente de financiamiento o presupuesto se divide en varias partidas o proyectos. Las partidas se asignan a las diferentes escuelas existentes y representan el monto financiero que tendrán las facultades para la compra de sus materiales.

4. Generar las solicitudes para la compra de materiales. Una vez que una escuela tiene recursos asignados, se procede a realizar una solicitud de compra de libros, cada solicitud se realiza por escuela y puede contener en ella la relación de uno o varios libros solicitados. También es posible importar una solicitud usando para ello una plantilla de Excel que debería ser capturada por la escuela solicitante

5. Realizar las cotizaciones. Cada solicitud debe pasar por un proceso de cotización, aquí es donde se le encarga a uno o mas proveedores que den un precio estimado por cada libro solicitado. Los costos o precios para cada libro se ingresan en el apartado de cotizaciones.

6. Generar el pedido de compra. Una vez cotizados los libros, el sistema ayuda a detectar al mejor proveedor para que sea a este a quien se le realiza el Pedido de Compra. El sistema genera un cuadro comparativo a detalle por cada pedido realizado.

7. Seguimiento de procesos. Puede pasar un cierto tiempo desde que se realiza el pedido de libros y en lo que se reciben los libros físicamente, el módulo de adquisiciones va llevando un registro de las fechas en que se realizo cada tarea, con la cual se pueden realizar una serie de reportes para identificar el estatus de seguimiento y evaluación de los procesos.

8. Control de facturas y pagos a proveedores. En el proceso de recepción se verifican que los libros cumplan con las especificaciones y se contrastan contra la

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factura que emite el proveedor, si todo es correcto se utiliza el apartado de control de Facturas para dar de alta la factura que ampara la compra y también se genera una solicitud de pago para ese proveedor. El sistema va llevando la contabilidad de los pagos y descuenta el monto correspondiente de las partidas asignadas.

9. Recepción de Ejemplares. En el proceso de recepción de cada ejemplar se le asigna un folio y se ingresa al sistema otorgándosele un identificador llamado NUMADQUI, este identificador será utilizado de aquí en adelante en todos los demás procesos de SIABUC y es la forma de identificar un ejemplar en el sistema.

10. Envíos de materiales para catalogación. Una vez que se han recibido los libros correspondientes a un pedido, se genera una relación de uno o varios ejemplares que ya están listos para enviarse a catalogación. Las actividades de análisis, catalogación y procesamiento físico de cada obra se realizan en el Módulo de Análisis.

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La descripción de tareas en el módulo de Adquisiciones El módulo de Adquisiciones al igual que los módulos de Análisis y Préstamos, presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que se sitúa en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de tareas o pestañas que integran cada módulo.

FIGURA 3.1 Pantalla principal del módulo de Adquisiciones donde se aprecian los 3 principales grupos de tareas.

En estas pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y que tienen una relación entre sí, generalmente porque son tareas que se deben realizar con cierta secuencia y que están derivadas unas de otras.

Para el módulo de Adquisiciones se tienen los grupos de tareas de:

FIGURA 3.2 Grupo de tareas de “Presupuestos, partidas y pagos”.

a) Presupuestos, partidas y pagos. Aquí se incluyen tareas relacionadas con el manejo de recursos financieros, mismas que son de mayor cuidado y nivel de responsabilidad por lo que se recomienda que las realice el encargado del departamento o un usuario con clave de administrador. Las opciones que se incluyen son:

Fuentes de financiamiento. Se definen los presupuestos o diferentes entradas de dinero que posteriormente se repartirán en una o varias partidas. Se pueden registrar tantos presupuestos sean necesarios.

Asignación de partidas. Se asignan partes de cada fuente de financiamiento asociándolas a una escuela (o área que requiere la adquisición de material bibliográfico o documental), se indica el monto asignado y las fechas de vigencia de cada partida.

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Control de facturas. Se registran y controlan las diferentes facturas que amparan los materiales adquiridos. Cada factura debe ser expedida por un proveedor, tener un folio, fecha de facturación y monto a cubrir. Se incluye también la opción de generar descuentos o devoluciones a las factura mediante la relación de Notas de Crédito.

Control de pagos. Se lleva un control de los pagos a realizar para cada proveedor, y en cada solicitud de pago se pueden relacionar varias facturas siempre y cuando estas facturas amparen la compra de materiales que fueron solicitados para una misma escuela y por consecuencia que serán descontados de una misma partida.

Suscripciones de revistas. Se permite llevar el registro de diversas suscripciones a revistas ya sea para recepción impresa o en línea. Además, se van capturando las diferentes recepciones que se vayan realizando de los números o fascículos de cada revista.

FIGURA 3.3 Grupo de tareas de “Solicitudes, cotizaciones y pedidos”.

b) Solicitudes, cotizaciones y pedidos. En este grupo de tareas se incluyen las opciones que son de trabajo cotidiano, que se realizan con mayor frecuencia y que generalmente se delegan al personal del departamento de adquisiciones. Las opciones incluidas son las siguientes:

Solicitudes. En este apartado se generan las solicitudes de compra para cualquier tipo de material bibliográfico y documental. Se relacionan una lista de títulos a comprar para lo cual se ingresan los datos básicos de una obra (titulo, autor, editorial, edición, ISBN y cantidad de ejemplares solicitados). Cada solicitud se asocia con una escuela solicitante y al mismo tiempo se identifica la partida con la cual se haría el pago de los materiales solicitados; debido a esto, en el sistema no se podrán generar solicitudes de compra para una escuela que no tenga partidas asignadas.

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Cotizaciones. Para cumplir con ciertas reglamentaciones de tipo fiscal (quizás no aplicables en otros países) es necesario que para cada compra que se vaya a realizar existan al menos 3 cotizaciones de diferentes proveedores. En este apartado se generan las solicitudes de cotización y una vez recibidas las cotizaciones se ingresan los precios ofertados para cada título solicitado. Esta opción genera la solicitud de cotización en formato de MS Excel.

Pedidos. Después de que se han capturado los precios de cada cotización el sistema ayuda a identificar y preseleccionar al proveedor que ofreció el mejor precio para cada título. Se permite generar el pedido automático para cada proveedor y además un cuadro comparativo entre los tres proveedores. Estas opciones trabajan con documentos en formato de MS Excel.

Recepciones. La recepción de los títulos se puede realizar de forma parcial o total, registrándose en el sistema la fecha de recepción física y/o la fecha de captura para ejemplar. En este proceso se asigna un identificador para cada ejemplar denominado NUMADQUI. Para proceder al registro de los ejemplares es necesario que previamente se haya capturado los datos de la factura correspondiente en el apartado de “Control de facturas”.

Envíos. Este es el proceso final en la adquisición de los títulos, una vez que se tiene la recepción de los libros se genera un paquete “virtual” de envío que comprende una serie de ejemplares listos para que sean catalogados usando el módulo de Análisis.

Donaciones. Este apartado se maneja independiente a los procesos enlazados de compra de materiales, puesto que las donaciones simplemente se reciben y se ingresan al sistema. Se registra una recepción de donación con datos generales de la institución donante, la fecha y a que escuela y biblioteca se asignara el resguardo de los materiales recibidos. Al final se registran uno a uno los títulos recibidos para cada donación.

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FIGURA 3.4 Grupo de tareas de “Catálogos, reportes y utilerías”.

c) Catálogos, reportes y utilerías. En este grupo de tareas se incluyen las opciones generales que aplican para diversas tareas o aquellas herramientas que se usan en diferentes procesos. Las opciones incluidas son las siguientes:

Catálogos generales. Los catálogos generales son el mecanismo para poder capturar información que se utiliza de manera transversal en varios procesos. Para este módulo de Adquisiciones se requiere que se ingresen los datos correspondientes a las bibliotecas, las escuelas, las editoriales, los proveedores y las instituciones donantes.

Reportes y estadísticas. Mediante esta opción se pueden seleccionar una lista de reportes prediseñados agrupados por tipo de actividad. En cada reporte se mostrará la información en pantalla con posibilidad de visualizar los datos por páginas, agruparlos por una columna pivote, reordenarlos o filtrar la información de acuerdo a ciertos criterios aplicables para cada columna de datos. Se permite también exportar la información en formatos HTML y CSV (formato tabular legible por MS Excel y muchas otras aplicaciones).

Respaldo de la Base de Datos. Esta opción sirve para generar un backup de la base de datos de SIABUC9 y se deberá de aplicar por un usuario Administrador o SuperUsuario y directamente en la computadora servidor empleando el Módulo de Administración.

Usuarios y permisos. Esta opción es accesible solo para usuarios de perfil Administrador o SuperUsuario y sirve para generar cuentas de usuario y asignar privilegios sobre los módulos de SIABUC9.

Una vez realizadas las tareas de adquisiciones el siguiente paso es utilizar el módulo de Análisis de SIABUC9, en él se realizan los procesos de captura y

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modificación de análisis documental, incluyendo la clasificación y generación de fichas en formato MARC21 para cualquier tipo de material. También, se realiza la asociación de ejemplares a las fichas y por último el procesamiento físico de los materiales que incluye la generación de etiquetas de clasificación y códigos de barras, con su respectivo envío de material ya procesado a las bibliotecas.

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El módulo de Análisis En esta nueva versión del módulo de Análisis se ha integrado el manejo de las revistas, de tal forma que ahora en una única interfaz se administra el acervo bibliográfico y también la información de cualquier tipo de documento o soporte. Otra característica muy relevante, es que ahora se realizan recepciones y asignaciones de los ejemplares que tienen que ser catalogados, de tal forma que se lleva un mejor control sobre los materiales que se tienen pendientes y facilitar su envío oportuno a las bibliotecas.

os módulos de Análisis y Adquisiciones de SIABUC9 han experimentado una transformación en el sentido de que ciertas tareas rutinarias ahora se realizan de una forma diferente. Se han rediseñado con una fuerte orientación a procesos y con la finalidad de llevar un mejor control del

trabajo que se debe realizar. En versiones anteriores de SIABUC, en estos módulos se podía comenzar a trabajar sin haber preparado o realizado ciertas tareas previas que eran necesarias y que seguramente se realizaban manualmente pero que en el sistema no se registraban, porque no se tenían las opciones o las herramientas para ayudar a su realización.

Para ejemplificar este tipo de cambios en SIABUC9 se puede comentar el proceso inicial de registro de fichas y asignación de números de adquisición: Anteriormente cuando se iniciaba el proceso de catalogación de una obra, cualquier usuario de manera indistinta podía directamente generar una ficha, capturar sus metadatos y al final agregarle el ejemplar. En esta nueva versión, es necesario que primero un usuario con perfil de administrador genere una asignación para otro usuario de los títulos que deberá de procesar (ejemplares que se han recibido), y que posteriormente el usuario asignado vea que ejemplares tiene pendientes y entonces realice su labor de catalogación.

También para destacar, en SIABUC9 ahora toda la información de la fichas se almacena en una estructura que da soporte y compatibilidad al formato estándar MARC21 y donde todas las entradas de información que se corresponden con los campos de títulos, autores, editoriales temas y series (comúnmente manejados como catálogos de autoridades) en esta versión se generan, se validan y se enlazan automáticamente en el sistema; propiciando con ello una mejor consistencia de los

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datos, la unificación de términos y mayores facilidades en la recuperación de información como las que mostrarán en el módulo de Consultas.

El proceso de catalogación en SIABUC9 Como se comento en líneas atrás, un cambio significativo es que ahora se lleva un mayor control de las tareas que se realizan con el módulo de Análisis. A continuación se describen las tareas que se deben realizar en una secuencia lógica:

1. Inicializar los catálogos generales. Antes de comenzar el proceso de catalogación se deben definir las bibliotecas y las escuelas que forman parte de la institución, siendo éstas las que serán dueñas y depositarias de la información del acervo.

2. Realizar la recepción y asignación de materiales. Este es el punto de partida del proceso de catalogación, no se puede realizar un procesamiento bibliográfico de ninguna obra que no se tenga en existencia, que no se haya recibido. La recepción es un proceso de control y se puede realizar de ejemplares que hayan sido previamente procesados en Adquisiciones o de ejemplares que hagan llegado directamente sin información de compra para lo cual se tendría que hacer una captura manual de cada ejemplar.

3. Procesamiento bibliográfico. El procesamiento bibliográfico consiste en el análisis y catalogación de cada obra recibida y que ha sido previamente asignada para cada analista. El analista con el ejemplar en mano procede a la verificación de una posible existencia previa de la ficha en el acervo, o puede iniciar la captura de una nueva ficha. La descripción de los campos de información para cada título se utiliza registrando los datos de acuerdo al estándar MARC21. Para agilizar el proceso de catalogación se puede auxiliar de las opciones de consulta al acervo y de diferentes mecanismos de importación de registros.

4. Procesamiento físico. Es la preparación que se hace directamente sobre cada ejemplar, libro, cinta, videos, mapas, DVDs, etc., donde se hace una revisión física, aplicación de etiquetas y cintas de seguridad, rotulación, entre otras. Con SIABUC9 se facilita la generación de los marbetes o etiquetas de clasificación donde a la vez se incluye los códigos de barras para facilitar su identificación y uso en el sistema.

5. Envío de materiales a la biblioteca. Cuando ya se tiene una serie de ejemplares procesados se introducen en cajas rotuladas para enviarse a las bibliotecas de tal forma que puedan ser consultadas por los usuarios. SIABUC9 ayuda a llevar un control sobre este proceso de envíos de los materiales.

6. Seguimiento y reportes estadísticos. En una serie de reportes y estadísticas agrupadas por tipo, se puede obtener la información del acervo, cantidad de títulos y volúmenes disponibles, reportes de productividad, listado de autoridades como títulos, autores y temas, entre otros.

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La descripción de tareas en el módulo de Análisis Después del inicio de sesión donde se solicitan los datos de conexión al servidor de SIABUC9 se presenta una barra principal del módulo de Análisis que se sitúa en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de tareas o pestañas que integran este módulo.

FIGURA 4.1 Pantalla principal del módulo de Análisis donde se aprecian los 2 principales grupos de tareas.

En estas pestañas se agrupan las actividades que tienen una relación entre sí, generalmente porque son tareas que están derivadas unas de otras.

Para el módulo de Análisis se tienen los grupos de tareas de:

FIGURA 4.2 Grupo de tareas de “Catalogación y procesamiento”.

a) Catalogación y procesamiento. En este grupo de tareas están concentradas las tareas operativas y de uso cotidiano del módulo de Análisis. Las opciones que se incluyen son:

Recepción y asignación. Después de haber inicializado los catálogos de bibliotecas y escuelas, este es el punto de partida para comenzar el proceso de catalogación. Todo ejemplar a procesar debe ser previamente recibido y registrado en el sistema para que se le pueda asignar a un analista para que realice su labor de catalogación.

Las recepciones pueden hacerse de dos formas:

a) Recepción manual. Se debe ingresar directamente cada ejemplar cuando no se utiliza o no se tiene el procesamiento aplicada desde el módulo de Adquisiciones.

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b) Recepción con rastro de compra. La recepción se realiza mediante la selección de un envío que proviene desde Adquisiciones, cada envío ya trae una lista de ejemplares que deberán de ser procesados. De esta forma, para cada ejemplar recibido se puede llevar una trazabilidad completa que abarca desde su solicitud, cotización, recepción, catalogación y envío a bibliotecas.

Catalogación de material. Esta opción esta diseñada para que sea la herramienta de uso diario para los usuarios de tipo analista. Aquí se mostrarán los ejemplares que les han sido asignados y a partir de ahí comenzar su proceso de catalogación. Muestra opciones para crear la ficha de los ejemplares seleccionados, o buscar si ya existe la ficha del ejemplar que tiene asignado o crear una ficha nueva para posteriormente asignarle el ejemplar. Esta última opción es análoga al comportamiento usado en SIABUC8 para hacer la catalogación.

Búsquedas en el acervo. Esta opción es de uso general y con ella se puede explorar el contenido del acervo, también sirve para modificar la información de las fichas y ejemplares en los resultados que se hayan obtenido en la búsqueda. En este apartado de consultas se pueden usar opciones avanzadas donde se puede delimitar los criterios de búsqueda aplicables a los campos de entrada, tipos de materiales y formato de visualización. También se incluyeron atajos de búsqueda que mostraran de manera directa aquellas fichas pendientes, fichas vacías o nuevas y fichas sin ejemplares.

Etiquetado de materiales. Esta opción se emplea para generar las etiquetas de clasificación y etiquetas de códigos de barras para terminar el procesamiento físico de los materiales. Se incluyen diferentes plantillas a escoger para cambiar la distribución de los datos y del código de barras en la etiqueta. Este apartado esta diseñado para trabajar con hojas de etiquetas engomadas de 3 x 10 tamaño carta y una impresora láser con resolución mínima de 600 dpi.

Envío de material a bibliotecas. Esta opción se utiliza para realizar la ultima actividad del departamento de procesamiento y consiste en generar un relación de ejemplares ya procesados que deberán ser enviados a las bibliotecas para que estén disponibles para su consulta. Se incluyen varias formas de recuperación de los ejemplares procesados, buscando por fechas, por analistas, por NUMADQUI, por biblioteca o escuela destino, entre otras.

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FIGURA 4.3 Grupo de tareas de “Catálogos, reportes y utilerías”.

b) Catálogos, reportes y utilerías. En este grupo de tareas se incluyen las opciones generales o herramientas aplicables en los diferentes procesos del módulo de Análisis como el manejo de catálogos, reportes y estadísticas, funciones para importar fichas, entre otras. Las opciones incluidas son las siguientes:

Catálogos generales. Los catálogos generales se administran en una pantalla que se utiliza también en Adquisiciones y Préstamos y es el mecanismo para poder capturar información que se utiliza de manera transversal en varios procesos. Para este módulo de Análisis se requiere que se ingresen los datos correspondientes a las bibliotecas y las escuelas.

Reportes y estadísticas. Mediante esta opción se escogen de una lista de reportes prediseñados, y se mostrarán la información en pantalla con posibilidad de visualizar los datos por páginas, agruparlos por una columna pivote, reordenarlos o filtrar la información de acuerdo a ciertos criterios aplicables para cada columna de datos. Se permite también exportar la información en formatos HTML y CSV (formato tabular legible por MS Excel y muchas otras aplicaciones).

Respaldo de la Base de Datos. Esta opción sirve para generar un backup de la base de datos de SIABUC9 y se deberá de aplicar por un usuario de tipo SuperUsuario y directamente en la computadora servidor empleando el “Módulo de Administración”

Usuarios y permisos. Esta opción es accesible solo para usuarios de perfil Administrador o SuperUsuario y sirve para generar cuentas de usuario y asignar privilegios sobre los módulos de SIABUC9

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Catalogación electrónica

Existen diferentes técnicas de catalogación electrónica que permiten agilizar el proceso de análisis y catalogación de un acervo, mediante la importación de fichas bibliográficas y con esto evitar la catalogación de primera mano. Las técnicas más empleadas son acceder a diversos OPACs (el OPAC de la Biblioteca del Congreso quizás sea el más utilizado, http://catalog.loc.gov/) y copiar información directamente en las pantallas de captura de fichas, o mejor aún usando opciones de guardar o exportar las fichas seleccionadas a formatos estándar como el ISO-2709, MARC-XML o Dublin-Core. También existen herramientas especializadas de diversos fabricantes que se conectan a servidores especializados mediante protocolos de comunicación como el Z39.50 o OAI-PMH, que también generan archivos con las fichas seleccionadas para después ser importados en el sistema.

En esta versión 1.0 del módulo de Análisis, se incorporan opciones para importar usando el formato ISO-2709 y también mediante el protocolo Z39.50. En próximas actualizaciones se incluirá el soporte para importar mediante el protocolo OAI-PMH.

Importación de fichas con ISO-2709. Con esta opción se pueden importar aquellas fichas que fueron obtenidas de otros acervos bibliográficos empleando un formato estándar para el intercambio de registros bibliográficos denominado ISO-2709. Para usar esta opción se debe tener previamente uno o varios archivos que contengan información en este formato de transferencia de fichas, cuya extensión de archivo característica es .dat, .iso, .marc e incluso .txt.

Importación de fichas con Z39-50. Con esta opción se pueden importar fichas que fueron obtenidas de otros acervos bibliográficos empleando un formato estándar para el intercambio de registros bibliográficos denominado ISO-2709. Para usar esta opción se debe tener previamente.

Una vez que la información ha sido procesada y esta incluida en la base de datos, la información puede ser accedida y utilizada para la prestación de los servicios bibliotecarios, estos servicios se proporcionan con los módulos de Consultas y de Préstamos, mismos que serán descritos en los siguientes capítulos.

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El módulo de Consultas En el módulo de Consultas de SIABUC9 se realizan las consultas de material bibliográfico al acervo.

n el módulo de Consultas de SIABUC9 , como su propio nombre lo dice, es el módulo encargado de la realización de consultas de material bibliográfico al acervo. Dentro de la versión 9, el módulo de consultas se encuentra integrado por tres secciones: Búsqueda general, Búsqueda

temática y Nuestra biblioteca, además se cuenta con un apartado de configuración tanto para el control del sistema de la máquina y para la página personalizable de la biblioteca.

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Búsqueda general Dentro de éste apartado se pueden realizar dos tipos de búsquedas:

1. Búsqueda libre. En la búsqueda libre se pueden realizar consultas a través de una sola expresión, además se pueden seleccionar tanto el tipo de material que se desee encontrar (libros, revistas, tesis, CD, etc.) así como la cantidad de elementos que aparecerán en el listado de resultados.

2. Búsqueda avanzada. Dentro de la búsqueda avanzada el usuario puede ir formando una expresión de búsqueda más precisa con la ayuda de la utilización de los operadores lógicos AND, OR y NOT así mismo se puede seleccionar algún campo en específico en donde se quiera buscar (título, autor, tema, editorial, etc.). De la misma manera que en la búsqueda libre se pueden seleccionar el tipo de material a buscar así como la cantidad de elementos que se visualizarán en el listado de resultados.

Una vez que se realiza una búsqueda se pueden observar las siguientes características:

a) Listado de resultados. Una vez realizada la búsqueda se visualizará un listado con los resultados que cumplieron con las características especificadas en la búsqueda. En este listado se muestra el tipo de material de cada elemento que fue encontrado además se puede seleccionar de un elemento a la vez o seleccionar todos los elementos que se muestran en pantalla.

En el apartado de opciones que se encuentra al lado derecho se da la facilidad de poder ordenar el listado ya sea por fecha, título o autor; además si la cantidad de elementos encontrados es algo grande, en el apartado de registros encontrados se puede ir desplazándose entre cada elemento, en este apartado se muestra también la cantidad total de registros encontrados y de cuantas páginas se encuentran disponibles.

b) Visualización de la ficha. La nueva visualización de las fichas ahora se encuentra disponible en un formato de tabla que resulta más amigable para el usuario y se encuentra dividido en dos apartados: ficha completa y cómo citar (si la ficha cuenta con descripción del contenido y resumen también se agregan esos apartados). Cabe mencionar que si la ficha cuenta con un ISBN válido es posible visualizar la portada del libro consultado.

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En esta visualización se puede destacar lo siguiente:

Links de interés. En este apartado se cuenta con dos opciones: Adquirir en Amazon (cuyo principal propósito es que el usuario se de una idea del precio del libro que se ha consultado y si el usuario cuenta con una cuenta en Amazon poder adquirirlo) y Búsqueda en Google del mismo autor (en donde se puede ampliar la búsqueda a documentos publicados en Internet desde Google Schoolar), los cuales al hacer clic sobre ellos se abre una ventana en donde se visualizará la página correspondiente.

Disponibilidad. En este apartado el usuario podrá revisar

cuantos ejemplares de la misma ficha se encuentran disponibles, en qué biblioteca los podría buscar y en qué estado están (ya sea en préstamo o no).

Cómo citar. En esta sección se le proporciona al usuario

cuatro formatos de citas bibliográficas: APA, Harvard, MLA y Chicago, al seleccionar alguna de estas opciones el usuario podrá tener una idea de cómo se realiza la cita bibliográfica.

Más títulos. En la parte inferior de la pantalla se muestra la

sección de más títulos, en donde se muestra un listado sobre los títulos del mismo tema y otro donde se despliegan los títulos del mismo autor. Al seleccionar algún

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elemento de la lista aparecerá en otra ventana la visualización de la ficha.

c) Exportación de fichas. En todas las secciones anteriormente explicadas

existe un botón para Exportar, al hacer clic sobre éste aparecerá una ventana en donde el usuario podrá exportar aquellas fichas que ha seleccionado con anterioridad en distintos formatos bibliográficos (APA, Chicago, Harvard, MLA, o bien en MARC-XML) en alguna unidad de almacenamiento (Disquete, memoria, etc.), mandar a impresión o ya sea enviarlos a través de correo electrónico.

Búsqueda temática En este apartado se pueden realizar búsquedas mediante áreas de conocimientos (ya sea por temas, autores, títulos o editoriales) directamente desde el catálogo de autoridades. Aquí se pueden realizar las búsquedas de dos maneras: libre (donde el usuario puede buscar por el área que él mismo especifique mediante alguna expresión escrita directamente en la caja de texto) o por categorías (en donde el usuario puede seleccionar porque letra se va a iniciar la búsqueda). En ambos casos y al igual que en la búsqueda general se pueden seleccionar la cantidad de elementos que se van a visualizar en el listado. Una vez que se realiza una búsqueda se pueden observar las siguientes características:

a) Cómo realizar la búsqueda. Una vez realizada la consulta ya sea mediante la opción libre o mediante la opción por categorías, primero se listarán los temas generales y dependiendo del tema que se haya seleccionado se desplegarán en el listado de temas específicos aquellos que estén relacionados con él, así mismo una vez que se hayan visualizado los temas específicos habrá que seleccionar los que se necesiten para poder visualizar las fichas que estén relacionadas con ellos al hacer clic en el botón Mostrar fichas relacionadas. Para finalizar y poder visualizar la(s) ficha(s) bastará con dar clic en el botón Mostrar fichas seleccionadas, al hacer esto aparecerá la ficha en formato de tabla con las características que ya fueron mencionadas.

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b) Visualización de la ficha. Al igual que en la búsqueda general, la nueva visualización de las fichas se muestra disponible en un formato de tabla que resulta más amigable para el usuario, contando con las mismas características que ya han sido descritas anteriormente.

c) Exportación. De la misma manera que en el apartado de búsqueda

general, existe una opción para exportar la información seleccionada en los formatos bibliográficos y en las distintas formas de almacenamiento.

Nuestra biblioteca En este apartado se muestra una visualización de la página personalizable de cada biblioteca, se encuentra conformado por cuatro pestañas:

1. Nuestra biblioteca. En donde se muestra principalmente la descripción general de la biblioteca o institución.

2. Servicios. En donde se describe los servicios que se ofrecen en la biblioteca.

3. Personal. En este apartado se muestra el nombre de cada personal así como así como el su correo electrónico y su foto.

4. Noticias. Es el apartado donde se muestran las noticias que se consideren más relevantes dentro de la biblioteca o institución.

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Menú configuración Este menú cuenta con dos opciones: Configuración del sistema y Configuración de la página de la biblioteca (que a su vez se conforma de las opciones de Nuestra biblioteca, Servicios, Personal y Noticias, correspondientes a cada una de las pestañas que aparecen en la página). Cabe mencionar que a este menú sólo pueden acceder usuarios de tipo administrador o superior.

1. Configuración del sistema. Al igual que la versión anterior, se presentan algunas opciones como el bloqueo del equipo, para que la máquina sólo pueda ser usada para el módulo de consultas. El usuario simplemente tendrá que seleccionar o deseleccionar alguna de las opciones que se le muestra y a continuación dar clic en el botón Aplicar configuración si desea que dichas opciones sean tomadas en cuenta o en Cancelar si no quiere aplicar ningún cambio.

2. Configuración de la página de la biblioteca. Con esta opción se puede

personalizar el contenido de la página de la biblioteca, este apartado se encuentra dividido en las siguientes partes:

Nuestra biblioteca. Al dar clic sobre esta categoría se podrá

modificar el contenido de la primera pestaña, bastará con que el usuario llene los campos correspondientes y al finalizar de clic al botón Regresar a nuestra biblioteca para que los datos aparezcan en la página o en Cancelar si no quiere que los datos anteriormente introducidos sean tomados en cuenta.

Servicios. Al seleccionar éste apartado se mostrará un listado

de todos los servicios con los que cuenta la biblioteca. Para agregar un nuevo servicio bastará con dar clic en el botón Agregar nuevo servicio y llenar los datos correspondientes para que los datos puedan ser mostrados en la página bastará con que se de clic en el botón Guardar cambios, de lo contrario se puede dar clic en el botón Cancelar cambios el cual al dar clic sobre él se regresa al listado de servicios. Por otro lado también se puede modificar algún servicio ya existente, para hacer esto es necesario seleccionar el número del servicio a modificar y dar clic en el botón Modificar servicio, se mostrará la información de dicho servicio lista para editar, una vez modificado el servicio bastará con dar clic en el botón Guardar servicio para que los cambios sean tomados en cuenta. Por último si lo que se desea es borrar algún servicio que ya no se necesite que se visualice en la página, bastará con seleccionar el número de servicio que se quiera borra y a continuación dar clic en

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el botón Borrar servicio, al hacer esto aparecerá una ventana de confirmación de dicha acción. Para ver los cambios realizados sólo habrá que dar clic en el botón Regresar a nuestra biblioteca.

Personal. Al seleccionar éste apartado se mostrará un listado

de todo el personal que labora en la biblioteca. El mecanismo para agregar, modificar o borrar algún miembro del listado de personal es el mismo que en el apartado de Servicios.

Noticias. Al seleccionar éste apartado se mostrará un listado

de todas las noticias que la biblioteca o institución consideren importantes que sean conocidas por sus usuarios. El mecanismo para agregar, modificar o borrar algún miembro del listado de noticias es el mismo que en el apartado de Servicios.

De manera general se han explicado las principales opciones con las que cuenta el módulo de Consultas y cuál es el proceso que se tiene que llevar a cabo para la realización de las búsquedas en sus dos modalidades (general y temática), así mismo, se mencionó a grandes rasgos las características más relevantes encontradas en la nueva visualización de las fichas y el funcionamiento de la página personalizable de la biblioteca.

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El módulo de Préstamo En el módulo de Préstamo de SIABUC9 se lleva el control de los procesos relacionados con el préstamo y devolución de material bibliográfico y documental.

l módulo de Préstamo de SIABUC9 ha evolucionado notoriamente respecto a su antecesor, el SIABUC8, ya que en esta nueva versión se contemplo el manejo de estantería abierta ó cerrada, el envío de alertas mediante y notificación de multas pendientes a los usuarios morosos

mediante correos electrónicos, adicionalmente cuenta con un nuevo catálogo llamado “Restricciones adicionales de préstamo” donde se pueden configurar políticas adicionales de préstamo por un periodo determinado de tiempo, adicionalmente, se incluyó una nueva estadística de productividad por bibliotecario, en ésta se especifica todas las actividades que ha hecho uno o todos los bibliotecarios, cantidad de préstamos, devoluciones, multas cobradas ó condonadas, etc.

Nota

Antes de utilizar el módulo de Préstamo es necesario configurarlo y generar los catálogos de bibliotecas, escuelas, grupos y usuarios.

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6

E

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La descripción de tareas en el módulo de Préstamo El módulo de Préstamos al igual que los módulos de Análisis y Adquisiciones, presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que se sitúa en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de tareas o pestañas que integran cada módulo.

FIGURA 6.1 Pantalla principal del módulo de Préstamo donde se muestran 6 grupos de opciones.

En estas pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y que tienen una relación entre sí, generalmente porque son tareas que se deben realizar con cierta secuencia y que están derivadas unas de otras.

Para el módulo de Préstamo se tienen los grupos de tareas de:

d) Proceso Diario. Aquí se incluyen las tareas cotidianas de la biblioteca como son el control del préstamo y devoluciones, multas, bloqueo de usuarios y constancias de no adeudo.

e) Reportes. En el apartado de reportes encontrará toda la información que se esta procesando en el sistema, como por ejemplo, multas, préstamos históricos, usuarios bloqueados, constancias expedidas, préstamos actuales/vencidos.

f) Estadísticas. En este apartado a diferencia de los reportes encontrará información concentrada de diversa índole, mientras que en los reportes encuentra información más detallada.

g) Catálogos. Mediante esta opción podrá registrar la información correspondiente a su biblioteca, las escuelas que corresponden a su biblioteca, políticas de préstamo y usuarios.

h) Utilerías. Contiene funcionalidades diversas como la generación de un reporte para un descarte futuro, envío de alertas mediante correo electrónico, impresión de credenciales, etc.

i) Configuración. Permite configurar el módulo en general y funcionalidades particulares como los reportes y las constancias de no adeudo.

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Configuración del módulo Antes de comenzar a utilizar este módulo es necesario configurarlo, para ello existen tres apartados: configuración general, configuración de reportes y configuración de constancias, estas opciones se encuentran dentro del apartado Configuración.

FIGURA 6.2 Pantalla con las opciones de configuración

a) Configuración general. En este apartado se configuran aspectos como el envío de alertas mediante correo electrónico, impresión de tickets, tipo de estantería, fines de semana laborables, vigencia de usuarios, instancia de office e institución. De manera general se recomienda configurar lo correspondiente a la estantería, fines de semana laborables, vigencia de usuarios, instancia de Office y lo relacionado a la impresión de tickets.

Estantería. El SIABUC9 esta preparado para soportar estantería abierta o cerrada, sin embargo es necesario definirla y no cambiarla durante la operación del sistema.

Fines de semana. Este apartado es importante tomarlo en cuenta puesto que si en su institución no laboran esos días y se encuentra activo, el SIABUC9 podrá generar multas de préstamo de forma incorrecta.

Vigencia/Usuarios.. Existen dos formas de indicarle a SIABUC9 la vigencia de los usuarios, de manera individual y de manera grupal, la recomendación que se hace es habilitar la vigencia individual puesto que se tiene un mejor control sobre la vigencia de cada usuario.

Instancia Office. Si las computadoras donde se ejecutan los diferentes módulos de SIABUC9 cuentan con la instalación de Microsoft Office es necesario indicarlo a SIABUC9, esto con la finalidad de poder generar reportes en formatos de Word y Excel.

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Institución. En cada módulo de SIABUC9 aparece el nombre de su institución, para personalizar este dato es necesario hacerlo mediante ésta opción.

Tickets. Si cuenta con una impresora de ticket se recomienda habilitarla junto con el tipo de ticket que SIABUC9 generará.

b) Configuración de reportes. Mediante esta opción podrá personalizar los reportes que se generan con el formato HTML, podrá cambiar el tipo y color de la fuente, color de fondo y adicionar su imagen institucional al reporte. Mientras que en el apartado de Word podrá elegir entre 42 formatos disponibles

c) Configuración de constancias. Las constancias es un comprobante que emite la biblioteca donde se especifica que un usuario no adeuda ningún material ó multa, se utiliza en varias instituciones como comprobante para aspectos administrativos diversos. Mediante esta opción se permite personalizarla el contenido textual de la misma.

Creación de los catálogos Una vez que ha configurado el módulo de préstamo es necesario capturar los datos generales de la biblioteca, escuelas, grupos, para posteriormente capturar a todos nuestros usuarios, todo esto se hace en el apartado Catálogos opción Catálogos Generales.

FIGURA 6.3 Pantalla con los catálogos de SIABUC9

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Toda la información que se capturen en los diferentes catálogos de SIABUC9 se comparte entre todos los módulos que lo integran, por ejemplo, no es necesario capturar la misma biblioteca en el módulo de préstamos y en el módulo de análisis, bastará con capturarla en uno u otro módulo.

En la creación de los catálogos todos los campos que aparecen en color azul, son requeridos, no pueden quedar vacíos.

Para comenzar con el proceso de captura primero deberá registrar la biblioteca. Posteriormente las escuelas correspondientes a su biblioteca (una biblioteca puede tener una o más escuelas asociadas), en éste catálogo, es muy importante asociar la escuela a la biblioteca correspondiente ya que de no hacerlo así posteriormente los reportes no arrojarán la información adecuadamente. Después se capturan los grupos, este catálogo tiene como objetivo definir las políticas de préstamo y las sanciones que realizará SIABUC9 cuando se entregue un libro de manera tardía, esto, mediante el cobro de multas, en este sentido, si en su institución no cobran multas el campo correspondiente a éstas deberá quedar con el numero cero (0), puede, por ejemplo, generar un grupo para alumnos, otro para personal docente y otro para personal administrativo con diferentes políticas de préstamo cada uno. Finalmente, se encuentra el catálogo de usuarios, aquí se capturan todos los usuarios de la biblioteca, es decir, aquellas personas a las que se le van a prestar los libros, en este apartado es muy importante asignar el usuario al grupo y escuela correspondiente, así como también asignar una fecha de vigencia válida de lo contrario el sistema no le permitirá hacer el préstamo.

Servicios de Préstamo y devolución Ésta es una de las partes centrales del sistema, en este apartado se registra todos los préstamos tanto en sala como a domicilio a través de una interfaz única, la cantidad de préstamos que se le otorguen a cada usuario dependerán de los días de préstamo que se definieron en el catálogo de grupos. Esta opción se encuentra en el apartado Proceso Diario opción Servicios Bibliotecarios.

FIGURA 6.4 Pantalla con la opción de Servicios bibliotecarios

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Si un usuario entrega fuera de tiempo un libro, el SIABUC9 detectará automáticamente esta situación y generará una multa donde usted puede seleccionar uno de tres diferentes estados: cobrar, cancelar y multa pendiente. La opción de cancelar se utiliza para cuando la multa que generó el SIABUC9 no deseamos cobrarla, la opción registrar se usa cuando se le va a cobrar al usuario la cantidad que especifica SIABUC9, sin embargo, en algunas situaciones el usuario no trae efectivo en ese momento, entonces optaremos por utilizar la opción multa pendiente, al hacer esto el usuario se bloquea automáticamente para que de esta manera la siguiente ocasión que el usuario visite la biblioteca o requiera algún servicio el SIABUC9 alertará al bibliotecario acerca del adeudo en cuestión, para observar un listado de todas las multas pendientes dirijase a al apartado Proceso Diario opción Multas Pendientes.

FIGURA 6.5 Pantalla con la opción de Multas pendientes

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Reportes y Estadísticas En SIABUC9 existen dos mecanismos para extraer información: reportes y estadísticas. En el apartado de reportes encontrará toda la información que se esta procesando en el sistema, como por ejemplo, multas, préstamos históricos, usuarios bloqueados, constancias expedidas, préstamos actuales/vencidos.

FIGURA 6.6 Pantalla con la opciones de Reportes

Mientras que en las estadísticas encontrará información concentrada de diversa índole, mientras que en los reportes encuentra información más detallada.

FIGURA 6.7 Pantalla con la opciones de Estadísticas

A grandes rasgos éstas son las actividades principales que se llevan a cabo en éste módulo, sin embargo, también permite controlar y registrar otras tareas cotidianas de la biblioteca como bloqueo de usuarios, constancias de no adeudo, impresión de credenciales con código de barra, generación de reportes, depuración de usuarios de manera semiautomática, apartado de libros, registro de material en condiciones especiales, etc.

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El módulo de Inventario El modulo de Inventario permite obtener información del material bibliográfico que se encuentra físicamente en el acervo.

ediante un proceso inventario que se realiza en un periodo corto de tiempo el obtener un comparativo del material que se contabiliza, para obtener el dato preciso de cuales materiales son los que por diversas razones ya no se encuentra físicamente en el acervo.

El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del módulo que lleva el mismo nombre, sólo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un usuario con privilegios de Administrador. La captura números de adquisición para inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.

El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del módulo que lleva el mismo nombre, sólo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un usuario con privilegios de Administrador. La captura números de adquisición para inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.

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7

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Al momento de iniciar un nuevo proceso de inventario es posible seleccionar diversos parámetros sobre el material a inventariar:

• Biblioteca(s). • Escuela(s). • Acervo: libros o revistas. • Tipo(s) de material. • Colección(es).

Así mismo es posible inventariar automáticamente los materiales que se encuentran prestados al momento de iniciar un nuevo inventario:

• Préstamos a domicilio. • Préstamos en sala. • Préstamos Interbibliotecarios.

Por cuestiones de seguridad, cuando se inicia un proceso de inventario el modulo realiza un copia de la información de fichas y ejemplares. La información que genera referente a los materiales que se van inventariando son almacenados temporalmente mientras dure el proceso de inventario activo

Cuando se ha iniciado un proceso de inventario, pueden capturar simultáneamente materiales varias personas, así mismo pueden realizar captura de inventario durante varios días debido a que la información se guarda hasta que sea cancelado o terminado el proceso inventario.

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Al capturar un número de adquisición, en la ventana aparecerán la información referente a el ejemplar, ejemplo: fichas, título, autor, etc. De la misma manera, en la parte derecha se irán agregando a la lista los números de adquisición, cada cierto periodo de tiempo es necesario hacer clic en el botón de Guardar, para que los números de adquisición sean inventariados completamente.

Nota

En caso de ocurrir un corte de luz cuando se tienen números de adquisición en la lista temporal, SIABUC recuperará los números de adquisición que haya capturado el usuario en sesión activa, teniendo la posibilidad de no perder la información previamente capturada antes del corte de energía eléctrica.

La lista temporal permite hacer una revisión de los ejemplares que han sido capturados para inventario, y antes de que sean formalmente inventariado se pueda hacer una revisión sobre su correcto contenido. En la parte inferior se muestran los datos generales sobre el inventario activo, como son: cuando fue iniciado el proceso actual, quien lo inició, cual es el usuario que se encuentra activo en la sesión, etc.

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Antes de dar por terminado o cancelado el proceso actual de inventario, es altamente recomendable que se generen e impriman los diversos reportes, para que puedan ser consultados o adaptados de acuerdo a sus necesidades.

Nota

Cuando un proceso de inventario ha sido terminado o cancelado, no será posible recuperar el listado de los números de adquisición que fueron capturados, en caso de requerir los números de adquisición o continuar con el proceso de inventario, será necesario iniciar nuevamente el proceso de inventario completamente desde cero.

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Cuando ya se han capturado la totalidad de los números de adquisición, el Módulo de Inventario permite eliminar o depurar todos los ejemplares que no fueron localizados físicamente en el acervo, otra posibilidad es la verificación de las fichas que quedarían sin ejemplares. El proceso de depuración de ejemplares y libros facilita el mantenimiento de la base de datos, debido a que existirán registrados solo los materiales que existen físicamente en acervo.

En esta sección han sido descritas las opciones que incluye el módulo de Inventario, con el cual se tendrá un mejor control sobre el material que existe físicamente en un acervo bibliográfico.