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GUÍAS PRÁCTICAS
MAISA En el presente documento, Usted encontrará todos los instructivos para operar de manera exitosa los sistemas de información con los que Ud. Cuenta para realizar los procesos del día a día.
• Sistema NAF WEB • Guía uso Práctico
Sistema Ventas Pos Enterprise
• Sistema de Auto Gestión Tiendas
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Contenido SISTEMA NAF WEB .......................................................................................................................................................................................................... 6
Inicio de sesión ............................................................................................................................................................................................................ 7
Generar Despacho ....................................................................................................................................................................................................... 8
Generar Guía despacho transferencia. ..................................................................................................................................................................... 16
Cambio folio guía atascada. ...................................................................................................................................................................................... 22
Impresión del documento. ........................................................................................................................................................................................ 23
Informes. ................................................................................................................................................................................................................... 24
SISTEMA DE VENTAS POS-ENTERPRISE ......................................................................................................................................................................... 26
Apertura BOTIENDA INICIO DEL DÍA ...................................................................................................................................................................... 27
Apertura POS ENTERPRISE INICIO DE DÍA ............................................................................................................................................................. 29
Generar planilla detalle de trx ................................................................................................................................................................................... 31
Como Realizar un CAMBIO ........................................................................................................................................................................................ 33
Emisión de boletas .................................................................................................................................................................................................... 38
Medio de pago Efectivo ......................................................................................................................................................................................... 39
Medio de pago Débito ........................................................................................................................................................................................... 39
Medio de pago Crédito .......................................................................................................................................................................................... 39
Paris ....................................................................................................................................................................................................................... 40
Cheques ................................................................................................................................................................................................................. 40
Medio de pago CONVENIO Dscto. Por Planilla ...................................................................................................................................................... 42
3
Como generar una venta con FACTURA .................................................................................................................................................................... 43
Como ingresar una BOLETA MANUAL ....................................................................................................................................................................... 44
FINALIZAR DÍA DE VENTAS ........................................................................................................................................................................................ 50
Primero: Cierre POS ENTERPRISE .............................................................................................................................................................................. 50
Segundo: Cierre BOTIENDA ....................................................................................................................................................................................... 50
SISTEMA DE AUTOGESTIÓN TIENDAS............................................................................................................................................................................ 51
INTRODUCCIÓN. ........................................................................................................................................................................................................ 52
INGRESO AL SISTEMA. ............................................................................................................................................................................................... 53
ARTÍCULOS EMITIR CODIGOS DE BARRA ............................................................................................................................................................... 54
Procedimiento: ...................................................................................................................................................................................................... 55
RECEPCIONES RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................................... 59
Objetivo: ................................................................................................................................................................................................................ 59
Procedimiento ....................................................................................................................................................................................................... 60
RECEPCIONES Resumen Documentos Recepción. ................................................................................................................................................ 67
Objetivo: ................................................................................................................................................................................................................ 67
Procedimiento. ...................................................................................................................................................................................................... 67
Caso “TOTAL CAPTURADO IGUAL A 0” .................................................................................................................................................................. 76
CONSULTASCONSULTAR STOCK POR PRODUCTOS. .............................................................................................................................................. 79
Objetivo: ................................................................................................................................................................................................................ 79
Procedimiento: ...................................................................................................................................................................................................... 80
CONSULTASCONSULTA STOCK CENTRALIZADO. ................................................................................................................................................... 85
4
Objetivo: ................................................................................................................................................................................................................ 85
Procedimiento: ...................................................................................................................................................................................................... 86
ANEXOS. ........................................................................................................................................................................................................................ 89
Correo tipo “Recepción sin capturar” ....................................................................................................................................................................... 89
Correo tipo “Recepción con Reparos”. ...................................................................................................................................................................... 90
NOTAS IMPORTANTES: .................................................................................................................................................................................................. 95
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SISTEMA NAF WEB
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Inicio de sesión
Diríjase a su explorador FIREFOX), e ingrese la siguiente dirección omitiendo el www
http://192.1.2.222/Guiasnaf
Se encontrará con la siguiente ventana, en la cual deberá ingresar su nombre de usuario y contraseña (serán los mismos que utilizaba en el software anterior)
Ej. : Usuariotda06 contraseñatda06
Luego presionar el botón aceptar.
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Generar Despacho Una vez realizado el Login, nos encontraremos en la siguiente página, en la cual deberán posicionar el mouse en Procesosclic en Generar despacho
La página cambiará nuevamente, es aquí donde seleccionaremos el destino de nuestro despacho:
8
En este caso “Ejemplo”, seleccionaré como destino el LOC05 Esprit Providencia, luego el puntero del mouse en el botón Ingreso de SKU (clic).
Una Vez presionado el botón se desplegará la siguiente ventana, muy similar a la del sistema anterior.
Es aquí donde se realizará la lectura de los códigos a transferir.
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Realizaré la lectura de los Códigos:
10
Al presionar el botón aceptar nos encontraremos con 2 opciones:
1. Los artículos ingresaron exitosamente 2. Error de stock, localización, etc.
La opción 2 indicaría de la siguiente forma:
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Los artículos en cuestión quedarán en pantalla y el botón “Enviar por Email” se habilitará.
Al presionar el botón Enviar por Email automáticamente se enviará un correo electrónico con los artículos con problema a la casilla de la sucursal que se encuentre realizando el despacho.
Este correo deberá ser revisado y validado por el personal del local (cantidades y códigos correctos), una vez validado deberá ser reenviado desde el cliente de correo de la sucursal a [email protected]
12
NOTA: los artículos en esta pantalla deben ser retirados del despacho, hasta que soporte responda la regularización, por lo tanto se debe generar el traspaso con los artículos en cuestión nuevamente.
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Finalizando el proceso de Generación del Despacho quedaremos posicionados en la siguiente página, el cursor del mouse sobre el botón transferir y dar clic para generar el despacho.
El sistema responderá con el número de transferencia generado.
IMPORTANTE: se debe tomar nota de este número para generar la impresión del documento.
14
Finalizado el proceso anterior se procederá con la impresión del documento.
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Generar Guía despacho transferencia.
Para realizar la impresión del documento, debemos seleccionar en el menú ProcesosGenerar guía despacho transferencia.
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Automáticamente el sistema presentará la siguiente página, en la cual podemos digitar nuestro número de transferencia (anotado paso anterior) o simplemente buscar la transferencia con la lupa disponible junto al recuadro.
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Al pulsar la lupa se abrirá el siguiente recuadro, en el cual podremos filtrar nuestra búsqueda de transferencia por rango de fechas y estados (impreso o por imprimir).
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Si presiono el botón buscar sin agregar criterios de búsqueda (filtros de fecha) automáticamente me traerá las transferencias generadas el día en que se está realizando la consulta.
Junto a la transferencia aparece un hipervínculo que permite la selección del documento. “Seleccionar”.
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Una vez seleccionada la transferencia, el sistema mostrará en pantalla los datos de la empresa, destino y artículos involucrados.
En este paso, se debe llenar el campo “folio guía” y luego presionar el botón GUARDAR/IMPRIMIR, 2 veces, la primera guardará el documento y la segunda realizará la impresión.
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21
Cambio folio guía atascada. En la misma ventana se puede realizar el cambio de folio asignado a alguna transacción de manera errónea.
Ej.: la guía a imprimir es la número 123 pero se trabó, para volver a imprimir en la 124 debemos seleccionar nuevamente la transferencia y presionar el botón “cambiar folio”, luego guardar/imprimir 2 veces y se generará y guardará la nueva impresión.
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Impresión del documento. Desde el proceso anterior, botón imprimir abrirá una nueva ventana con el documento (guía), el cual se imprimirá para terminar el proceso.
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Informes. En el menú informes, disponible en la ventana principal, se podrán consultar las guías de despacho emitidas en tienda con o sin aplicar filtros de búsqueda, lo que permitirá encontrar transferencias que no se finalizaron de manera correcta (folios no guardados o impresiones sin terminar).
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Al seleccionar “ver detalle”, se nos presentará la siguiente ventana, en donde se podrá visualizar los artículos que se transfieran para buscar y solicitar correcciones.
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SISTEMA DE VENTAS POS-ENTERPRISE
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Apertura BOTIENDA INICIO DEL DÍA
• Abrir el ícono del escritorio BOTIENDA
• Ingresar código de usuario y contraseña, que corresponden al número asignado al Jefe, Sub-Jefe o cajero de la tienda.
•
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• Revisar si la fecha corresponde y clicar en ABRIR DIA.
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Apertura POS ENTERPRISE INICIO DE DÍA
• Abrir el ícono Pos Enterprise Ubicado en el escritorio.
• Presionar en el teclado INICIO TURNO • Ingresar cód. de usuario y contraseña
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• Ingresar datos correspondientes y presionar botón procesar
• En pantalla pedirá que ingrese comprobante en la impresora fiscal, una vez finalizado este proceso, el sistema está listo para la emisión de documentos.
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Generar planilla detalle de trx • En BOTIENDA, Clicar en DETALLE DE TRX y luego imprimir revisar el rango de fecha de selección a imprimir. • una vez confirmado este dato presionar el botón generar.
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• Si caso es necesario imprimir los informes correspondientes a la venta del día anterior, tales como Notas de Crédito, Facturas, Ventas con Convenio y Boletas Manuales
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Como Realizar un CAMBIO
• En BOTIENDA, clic en REGISTRO COMPROB. DEVOLUCION
• En IDENT. DE TRANSACCION Ingresar número de tienda que
Proviene la (s) prenda (s)
Ingresar número de TRX
(No el N° de boleta)
Presionar ENTER
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• Luego después presionar en el teclado INSERT, ahí mostrará la(s) prenda(s) que contiene la boleta
•
Seleccionar prenda, presionar ENTER
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• Clicar en REGISTRAR
• • Luego en OK
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Clicar en el BOTIENDA donde dice EMISION DE NC
• El último número del listado corresponde al cambio solicitado • En el POS, después de ingresar el vendedor que corresponde • Clicar en COMPROB. DF7 • Ingresar el número de cambio manualmente
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• • Presionar ENTER
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Emisión de boletas
• En POS ENTERPRISE, Ingresar cód. de vendedor correspondiente a la venta • Presionar 4 veces ENTER (en el teclado) • Leer los artículos con el lector • Presionar en el teclado TOTAL y elegir el medio de pago que desee el cliente
1. Efectivo 2. Débito 3. Crédito 4. Paris 5. Cheques 6. Convenio
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Medio de pago Efectivo
• Para EFECTIVO, presionar TOTAL, luego EFECTIVO • Ingresar el monto cancelado por el cliente • Luego presiona ACEPTAR, el sistema indica el monto del vuelto • Si es necesario sacar tickets de cambio, presione TICKET VENTA , ingrese la cantidad de tickets que necesitas • Presione Enter en el teclado y automáticamente generará la boleta (si no es necesario tickets, solo presione ENTER)
Medio de pago Débito
• Para DÉBITO, presionar TOTAL, luego DÉBITO • Elegir tipo tarjeta REDCOMPRA • Ingresar monto cancelado con la misma • Ingresar código de autorización del Boucher de Transbank • Luego clicar en ACEPTAR
Medio de pago Crédito
• Para CRÉDITO, presionar TOTAL, luego CRÉDITO • Elegir tipo de tarjeta VISA, MASTER, DINNERS, MAGNA O AMERICAN EXPRESS • Ingresar número de tarjeta deslizando la misma en el teclado • Ingresar monto a cancelar con la misma • Ingresar cantidad de cuotas solicitada por el cliente
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• Ingresar código de autorización del Boucher de Transbank • Luego clicar en ACEPTAR
Paris
• Para PARIS, presionar TOTAL, luego PARIS • Elegir tipo de tarjeta PARIS • Ingresar número de tarjeta deslizando la misma en el teclado • Ingresar monto a cancelar con la misma • Ingresar cantidad de cuotas solicitada por el cliente • Ingresar código de autorización del Boucher • Luego clicar en ACEPTAR
Cheques
• Para CHEQUE, presionar TOTAL, luego CHEQUE • Lo más importante en el momento de hacer un cheque es pedir primero el código a ORSAN • Anotar el código de autorización, número de tienda y el nombre completo del cliente al verso del cheque • Ahora en el POS, elegir tipo de plan: Al Día, al día 30, al día 30 60, etc.
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•
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• Presione TAB dos veces • Ingresar Rut del cliente, siempre sin puntos pero con guión • Ingresar teléfono • Clicar en LEER F5 • Insertar cheque en la impresora siempre con el código de barra hacia arriba y para el lado derecho • Clicar en ACEPTAR • Clicar en IMPRIMIR F6 • Clicar en ACEPTAR • Si es más de un cheque, repetir la operación desde en Clicar en LEER F5 • Luego clicar en ACEPTAR
Medio de pago CONVENIO Dscto. Por Planilla
• Para CONVENIO, presionar TOTAL, luego CONVENIO • Clicar en AGREGAR • En la opción INSTITUCION , digitar 1 luego presionar TAB • En la opción CONVENIO, digitar 1 luego presionar TAB • Ingresar el RUT de la persona que trae el convenio, siempre con guión, si caso termina en K, digitarlo en Mayúscula, luego
después presionar TAB • Revisar nombre del convenido, si corresponde a la hoja de solicitud • Ingresar el monto de la compra • Clicar en ACEPTAR • Clicar en VOLVER • Clicar en TICKET VENTA y presionar ENTER
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Como generar una venta con FACTURA
• La venta con FACTURA se realiza de la misma forma, dependiendo del medio de pago que quiere el cliente • Después de ingresar el medio de pago, clicar FACTURA • Ingresar datos del cliente • Revisar si el número de guía corresponde al que aparece en pantalla • Asegurarse de que este bien colocada la guía en la impresora • Clicar en IMPRIMIR • Acuérdese que las Facturas se imprimen en la misma impresora de las planillas
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Como ingresar una BOLETA MANUAL
• En BOTIENDA, clicar en VENTAS MANUALES • Donde dice PAIS; LOCAL Y FECHA, dejar tal cual
aparece en pantalla • En CAJA, seleccionar 1 • En TURNO; digitar 1 • En CAJERO seleccionar la persona que abrió el sistema
en este día • En TIPO DOC. seleccionar la letra B • Ingresar número de documento (boleta manual) • En SÉRIE, siempre ingresar 001 • Ingresar nombre de vendedor que corresponde a la
venta • En el recuadro de abajo seleccionar DETALLE SKU
• Clicar en el signo + • Ingresar código de la prenda, que puede ser
manualmente o pistoleada • Presionar TAB • Ingresar cantidad de la misma prenda • Presionar TAB hasta que aparezca la siguiente línea • Si tienes más de una prenda para ingresar seguir
repitiendo la misma operación • Si no tienes más prendas para ingresar, siempre dejar la
última línea en blanco
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• Clicar en MEDIOS DE PAGO
• Clicar en el signo + • Digitar donde dice CÓD. , el código de medio de pago correspondiente a la boleta, según tabla de códigos:
DEBITO 5 / 3 VISA 4 / 1 MASTER 4 / 2 DINER 4 / 4 MAGNA 4 / 5 AMEX 4 / 6 PARIS 4 / 7
EFECTIVO 1
• Después de ingresado el código, presionar TAB y revisar si corresponde el mismo • Ingresar el monto correspondiente, presionar TAB nuevamente • Seguir llenando los datos que pide el sistema para cada medio de pago
• Recordando que en ese paso no es necesario dejar la última línea en blanco • Si está todo bien ingresado, clicar en el VISTO BUENO que está en verde • Luego después clicar en REGISTRAR • Confirmar venta OK • Siempre es bueno revisar si la venta quedo bien ingresada en la planilla
• En BOTIENDA, clicar en VENTAS MANUALES • Donde dice PAIS; LOCAL Y FECHA, dejar tal cual aparece en pantalla • En CAJA, seleccionar 1 • En TURNO; digitar 1 • En CAJERO seleccionar la persona que abrió el sistema en este día • En TIPO DOC. seleccionar la letra C
•
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• Ingresar número de documento (nota de crédito) • En SÉRIE, siempre ingresar 001 • Ingresar nombre de vendedor que corresponde a la venta • Clicar en el recuadro donde aparece DATOS CLIENTE FACT.
• Llenar los datos del cliente, no dejando ningún espacio en blanco (donde dice GIRO, siempre se pone SIN GIRO ) • Clicar en ACEPTAR
En el recuadro de abajo seleccionar DETALLE SKU
• Clicar en el signo + • Ingresar código de la prenda • Presionar TAB
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• Ingresar cantidad de la misma prenda, pero siempre en negativo ej.: -1 • Presionar TAB hasta que aparezca la siguiente línea • Si tienes más de una prenda para ingresar seguir repitiendo la misma operación • Si no tienes más prendas para ingresar, siempre dejar la última línea en blanco • Clicar en MEDIOS DE PAGO
• Clicar en el signo + • Digitar donde dice CÓD. , el código de medio de pago correspondiente a la boleta, según tabla de códigos:
DEBITO 5 / 3 VISA 4 / 1 MASTER 4 / 2 DINER 4 / 4 MAGNA 4 / 5 AMEX 4 / 6 PARIS 6 / 7
EFECTIVO 1
• Después de ingresado el código, presionar TAB y revisar si corresponde el mismo • Ingresar el monto correspondiente, SIEMPRE NEGATIVO ej.: -22.990 • Presionar TAB nuevamente • Seguir llenando los datos que pide el sistema para cada medio de pago • Recordando que en ese paso no es necesario dejar la última línea en blanco • Revisar el total que sale en el costado inferior derecho del mismo recuadro, revisar si cuadra con la boleta de la devolución • Si está todo bien ingresado, clicar en el VISTO BUENO que está en verde • Luego después clicar en REGISTRAR • Confirmar venta OK
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• Siempre es bueno revisar si la N/C quedó bien ingresada en la planilla, y si esta descontado en el medio de pago que corresponde.
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FINALIZAR DÍA DE VENTAS
Primero: Cierre POS ENTERPRISE
• Presionar en el teclado INFOR. • Digitar código/contraseña del cajero, Jefe o Sub-Jefe • Elegir la opción REPORTE CIERRE DE TURNO ( X ), luego saldrá de la impresora fiscal el informe X • Elegir la opción REPORTE CIERRE DE CAJA ( Z ) • En pantalla pedirá para que ingrese el comprobante de cierre en la impresora fiscal • Luego aparecerá para confirmar el Z
Segundo: Cierre BOTIENDA
• Clicar en FIN DIA • Clicar en CERRAR DIA
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SISTEMA DE AUTOGESTIÓN TIENDAS
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INTRODUCCIÓN.
El Sistema de Autogestión Tiendas, está orientado a mejorar el control sobre la información que existe en los sistemas de información actuales, así también minimizar los errores producto de procesos no terminados.
Una vez que se ingrese al sistema, Ud. Podrá realizar:
• Impresiones de etiquetas centralizadas • Recepcionar Documentos de traspasos • Recepcionar Artículos asociados a documentos. • Consultar stock de productos en su sucursal • Consultar stock de productos en “Todas las sucursales”.
Más adelante encontrará la descripción de cada módulo y la forma en que opera.
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INGRESO AL SISTEMA.
1. En su escritorio (íconos en pantalla), encontrará el siguiente acceso directo a la aplicación
2. Una vez localizado, realice doble clic (botón izquierdo del mouse) sobre la aplicación o seleccione una vez con un clic y luego presione la tecla Enter.
3. Una vez que aparezca la ventana (siguiente imagen), realice el ingreso de sus credenciales Usuario: tdaXX Password: tdaXX En donde XX representa el número de su Local.
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4. Ud. Podrá presionar Enter una vez que ingrese su contraseña o dar un clic en el botón aceptar.
NOTA: Cuando Ud. Realiza este último paso, el sistema se tomará unos segundos para realizar la conexión con la impresora instalada en las dependencias de San Nicolás, la que permitirá la impresión de sus códigos de barra correspondiente a los artículos que Ud. Quiera codificar.
ARTÍCULOS EMITIR CODIGOS DE BARRA
En este Módulo, Usted podrá realizar la impresión centralizada de los códigos que necesite reemplazar en los artículos que no tengan etiquetas de barra.
El proceso se puede resumir de la siguiente forma:
1. Ingreso del o los artículos. 2. Finalizar impresión. 3. Envío Correo con resumen de la impresión. 4. Administración tiendas enviará los códigos impresos a sus sucursales.
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Procedimiento: 1. Ingrese al Sistema de Autogestión tiendas 2. Seleccione el Menú Artículos. 3. Seleccione el Sub-Menú Emitir códigos de barra. 4. El sistema despliega el siguiente Módulo.
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5. Ingrese el código corto del artículo que desea generar su etiqueta y presione la tecla Enter 6. El sistema mostrará los colores disponibles para ese código corto.
NOTA: Entiéndase por código corto a “todos los caracteres alfanuméricos que se encuentran antes del color”.
7. Seleccionar el color correspondiente 8. El sistema mostrará las tallas disponibles
9. Seleccione la talla correspondiente. 10. El sistema mostrará los largos disponibles (la mayoría de los casos SL)
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11. El sistema posicionará el cursor en el cuadro “Cantidad”. 12. Ingrese la cantidad de códigos que necesita para ese artículo y presione el botón “Agregar”.
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13. El sistema agregará el artículo a la grilla.
Si necesita agregar más artículos, realice una iteración desde el paso 4 al paso 12.
Una vez finalizado el ingreso:
14. Presione el botón “imprimir” En este instante el sistema está generando el detalle de la impresión requerida y las etiquetas comenzaron a imprimirse en la impresora de Administración tiendas ubicadas en San Nicolás. Automáticamente, se generará un correo electrónico dirigido al encargado (con copia a quien generó la impresión), correspondiente por línea de tiendas: Esprit Halima Touma. ArrowJohanna Lavadié. OutletsRoberto Erazo. Este correo alertará de la impresión realizada, para que el administrador o administradora correspondiente realice el despacho de las etiquetas.
• Para las tiendas de Santiago las etiquetas llegarán en un plazo máximo de 48 horas, para regiones 72 Horas.
NOTA: Si Ud. Recibe el correo, significa que las etiquetas fueron impresas.
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RECEPCIONES RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Objetivo: En este módulo, Usted deberá realizar la recepción de Documentos (Guías de despacho).
Se presentará un listado de documentos sin recepción por su parte, por lo tanto podrá realizar el seguimiento de las transferencias realizadas hasta su destino y validar la existencia real de la transacción. (Control naf).
Usted, deberá seleccionar el o los documentos pertenecientes al mismo Origen (quien les realiza el despacho), para luego procesar y comparar los artículos recepcionados contra lo registrado en el sistema.
El proceso se puede resumir de la siguiente forma:
1. Seleccione el o los documentos que desea procesar. 2. Agregue su selección. 3. Finalice la recepción generando su correlativo interno.
Permitirá combinar guías en la recepción para realizar la capturación de datos y emitir el comparativo de todos los artículos involucrados en la o las transacciones.
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Procedimiento 1. Ingrese al Sistema de Autogestión Tiendas. 2. Seleccione el menú Recepciones. 3. Seleccione el Sub-Menú Recepción de Documentos 4. El sistema despliega el siguiente Módulo, en donde usted podrá realizar filtros de la información por las siguientes columnas: - Folio. - Transferencia - Origen
Usted podrá realizar la búsqueda en el cuadro de texto indicado como “Texto a Filtrar”, y el sistema automáticamente realizará un resumen con todos los documentos que contengan el texto ingresado.
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En el siguiente ejemplo se filtra por Transferencia y el texto que debe contener es 87, presentando el siguiente resultado:
Solo se muestran transferencias que contengan el texto indicado.
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5. Realice doble clic al documento si desea validar o revisar el contenido de este. Se despliega el siguiente modulo:
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6. Si está correcto (visualmente), presione el botón “Añadir”. 7. El sistema automáticamente adiciona al listado de “Pre- Recepción” el documento seleccionado.
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NOTA: puede asignar “N” documentos a una misma recepción, siempre y cuando el origen sea el mismo. (Entiéndase por origen: El emisor del documento de traspaso). En el caso que el origen sea distinto al primer documento Pre-Recepcionados, el sistema mostrará un mensaje indicando el error.
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8. Una vez finalizada la Pre-Recepción, presione el botón finalizar
9. El sistema solicitará confirmar si desea capturar los artículos inmediatamente. Se asume que “NO SE REALIZARÁ EN ESTE MOMENTO”.
10. El sistema mostrará un mensaje con el Correlativo interno generado para la recepción de los artículos. 11. Anote el Número de Lote Generado para su registro.
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12. De un clic en el botón aceptar. 13. El Modulo “Recepción de Documentos” se cerrará.
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RECEPCIONES Resumen Documentos Recepción.
Objetivo: En este módulo, Usted visualizará su historial de recepciones, presentando en una grilla los documentos ya procesados por su parte. También Ud. podrá visualizar si sus procesos de recepción están finalizados filtrando la búsqueda determinada por su selección y el texto ingresado en el cuadro de texto señalado.
Notas:
1. En el caso que Ud. No realizó capturación de los artículos en la recepción de documentos, podrá realizarlos ahora, haciendo doble clic en el documento.
2. Si el documento está marcado como finalizado, solo podrá visualizar su detalle y no agregar más información. 3. En el caso que Ud. Identifica que su recepción contiene errores, deberá contactar a soporte para la eliminación/cancelación de la
recepción.
Procedimiento. 1. Ingrese al Sistema de Autogestión Tiendas. 2. Seleccione menú Recepciones 3. Seleccione Sub-Menú Resumen Documentos Recepción.
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4. El sistema despliega el siguiente Módulo.
Este módulo, presenta una grilla detallada según las siguientes columnas:
- Lote (correlativo interno generado automáticamente para asociar una o muchas guías a una recepción) - Folio Guía - Origen - Finalizado
Si se presenta con selección (ticket), indica que Usted ya finalizó esa recepción. - Datos Capturados
Si se presenta con selección (ticket), indica que este documento ya contiene datos capturados. - Transferencia - Nota
El texto ingresado durante la observación en la finalización del lote, será parte del informe enviado a Origen de transferencia, podrá indicar sus observaciones para cada recepción.
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5. Realizar doble clic en el documento buscado y preparado para Recepcionar artículos. 6. El sistema despliega el siguiente Módulo.
Aquí Ud., deberá realizar la lectura uno a uno de los artículos asociados a la recepción que está validando. Si la recepción registrada corresponde a varias guías y varias cajas, deberá realizar la lectura de “TODOS” los artículos.
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Recordemos que las transferencias seleccionadas como recepción de documentos son las siguientes: (Paso 8 Página 11)
Estas transferencias suman 311 artículos, pero para este ejemplo solo capturaré un par de artículos por transferencia según detallo:
CODIGO TOTAL TRANSFERENCIA
CAP. PARA EJEMPLO ORIGEN DESTINO TRANSFERENCIA
FECHA DE DOCUMENTO
PO1835TUL6SL 3 2 81 LOC62 00000000000087455 23-07-2014
0:00
PO1835VEL4SL 3 3 81 LOC62 00000000000087455 23-07-2014
0:00
PA3813AZ32SL 2 1 81 LOC62 00000000000087279 21-07-2014
0:00
PA6809AZ3232 2 3 81 LOC62 00000000000087280 21-07-2014
0:00
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Se realiza la lectura de códigos.
En este caso ingresaré lo que detalle en el punto anterior.
Para realizar el comparativo:
7. Hacer clic sobre el botón realizar comparativo
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El sistema muestra el siguiente Modulo
Como se puede observar, destaco un par de artículos que corresponde a los que ingresé como capturados, suponiendo que solo me llegaron esos 9 artículos de los 311.
En la ventana, se aprecian los totales y el resumen de la documentación, si hemos descubierto que nos faltaron artículos por capturar, podemos volver a seleccionar el documento en el módulo Resumen Documentos Recepción y agregar los artículos restantes, siempre y cuando el trabajo no se encuentre finalizado.
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En el caso que realmente esté terminado el trabajo:
Se pueden dar los siguientes casos:
- Total sistema es mayor que total capturado - Total capturado es mayor que el total Sistema. - Total sistema es igual que total capturado pero entre cantidades de artículos existen diferencias.
Para todos los casos identificados, el sistema solicitará el ingreso de una observación.
NOTA: Al término de la observación, como “obligación” deberás ingresar Tu nombre y apellido.
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8. Ingresar observación. 9. Hacer clic en finalizar.
10. El sistema indicará que el informe fue enviado. Consulte Anexos para visualizar informes del correo electrónico enviado.
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Caso “TOTAL CAPTURADO IGUAL A 0”
Surgirá el caso en que decidamos no realizar capturación de los códigos de los artículos, por lo tanto el comparativo arrojará TODO como faltante.
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Para este caso particular, se indica que: Quien realice el trabajo, deberá realizar la cuenta de los artículos físicos. Si la cantidad de artículos físicos corresponde con la cantidad del traspaso, deberá hacer mención de esto en el cuadro de texto observación acompañado de su nombre y apellido.
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1. Hacer clic en el botón finalizar. 2. El sistema validó si existe ingreso de una observación.
Recuerde ingresar su nombre y apellido al final de la observación 3. El sistema despliega el siguiente mensaje:
4. Si Usted asume la responsabilidad de la correcta recepción sin capturar datos, entonces haga clic en el botón “SI”.
Nota: Si presiona cancelar o No, podrá realizar la capturación de datos seleccionando nuevamente el lote en la ventana Resumen Documentos Recepción.
5. El sistema indicará que el informe fue enviado. Consulte anexos para visualizar el correo electrónico de informes.
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CONSULTASCONSULTAR STOCK POR PRODUCTOS.
Objetivo: En este módulo Usted podrá consultar el stock de su Sucursal desfasado entre 20 y 30 minutos, así mismo podrá exportar la información, y realizar filtros por Código, descripción.
Este módulo, permitirá la exportación de datos para realizar INVENTARIOS SELECTIVOS DE ARTICULOS, para mantener un mejor control sobre los artículos en tienda.
NOTA: Dado a que el stock se estará actualizando cada 20 minutos, existirán lapsos en el día
La información será presentada en una grilla con las siguientes columnas de detalle:
- Código. Código del artículo.
- Descripción. Descripción del artículo
- Inventario Anterior. Total correspondiente al inventario anterior.
- Entradas. Total correspondiente a los artículos que ingresaron por transferencias a contar del inventario anterior. Nota: Si la sucursal no tiene inventario anterior, se consideran las entradas desde la apertura de la tienda.
- Salidas. Total correspondiente a las transferencias de artículos generadas desde su Tienda.
- Ventas. Total del artículo vendido.
- Disponibles. Stock disponible.
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Procedimiento: 1. Ingrese al Sistema de Gestión tiendas. 2. Seleccione el menú Consultas 3. Seleccione el Sub-Menú Consultar Stock por productos 4. El sistema despliega el siguiente Módulo.
En este módulo Ud. Podrá realizar filtros por código o descripción, tipos de búsqueda para realizar revisión de artículos requeridos.
5. Presione el botón Exportar 6. El sistema solicitará que ingrese el destino en donde guardará el archivo, además del nombre que le dará Usted a este mismo.
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7. El sistema abrirá Excel con todo el detalle de su stock.
Usted podrá realizar búsquedas y filtros para realizar inventarios selectivos.
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Para Obtener más detalles sobre un artículo en particular, hacer doble clic en el artículo y el sistema le mostrará el siguiente resumen:
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SI desea Exportar el detalle, presione el botón Exportar, y el sistema abrirá su Excel con el detalle.
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Si Usted desea visualizar la transferencia detallada, podrá hacer doble clic en la transferencia y el sistema desplegará el detalle de la guía:
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CONSULTASCONSULTA STOCK CENTRALIZADO.
Objetivo: En este módulo, como su nombre se indica, Usted podrá consultar el stock disponible de algún artículo en particular, permitiendo obtener el stock consultado en “TODAS” las sucursales activas y que contengan dicho producto.
La idea fundamental de este módulo, es que Usted; en el caso que un cliente requiera información como “Donde se encuentra disponible el artículo buscado”, se realice la búsqueda pudiendo solicitar el traspaso o indicar al cliente en que sucursal encontraría el producto.
NOTA:
Si el stock disponible es menor o igual que 2, es de su obligación (tienda), llamar a la sucursal para confirmar la disponibilidad del producto, debido a que el sistema muestra el disponible pero desconoce si el artículo probablemente tenga fallas.
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Procedimiento: 1. Ingrese al Sistema de Gestión tiendas. 2. Seleccione el menú Consultas 3. Seleccione el Sub-Menú Consultar Stock centralizado 4. El sistema despliega el siguiente Módulo.
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5. Comience a escribir el código en el cuadro de texto Búsqueda. NOTA: Usted podrá filtrar por Código, Local y descripción.
6. Automáticamente la tabla comenzará a filtrar sus datos.
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Como se puede apreciar en la imagen, el texto ingresado es 1132 (circulo azul), la búsqueda se realiza al campo del círculo rojo, el filtro es aplicado según “Contenga”, lo que quiere decir que aparecerá como resultado cualquier código que contenga 1132, como podemos apreciar de mejor forma en la siguiente imagen.
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ANEXOS.
Correo tipo “Recepción sin capturar” De: Sistema de Autogestión Tiendas [mailto:[email protected]] Enviado el: miércoles, 27 de agosto de 2014 14:39 Para: [email protected] CC: [email protected] Asunto: Recepción de artículos SIN CAPTURAR Lote: LOC628
Estimado : [email protected] (40)
El usuario: [email protected] (LOC62)
Da por recepcionado los siguientes documentos según detalle:
Detalle de documentos Recepción Folio Origen Destino Total
375488 40 LOC62 54
El usuario destino detalla la siguiente observación:
Se realizó cuenta manual de los artículos, el total de artículos corresponde 54. Fabian Menares
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NOTA:
Si existen diferencias en la información expuesta, el destino LOC62 deberá contactar directamente al origen 40 (fuente emisora del traspaso hasta su destino).
Si la recepción contiene datos capturados, sólo se mostrarán aquellos que presenten diferencias. Por el contrario, si la recepción se finaliza sin capturar datos el receptor asume toda responsabilidad por eventuales diferencias de inventario.
Este mensaje fue generado de manera automática por el Sistema De Autogestión Tiendas ~ByFMenares~
Correo tipo “Recepción con Reparos”. De: Sistema de Autogestión Tiendas [mailto:[email protected]] Enviado el: jueves, 21 de agosto de 2014 12:18 Para: [email protected] CC: [email protected] Asunto: Recepción de artículos con reparos
Estimado : [email protected] (80)
El usuario: [email protected] (LOC62)
Da por recepcionado los siguientes documentos según detalle:
Detalle de documentos Recepción
90
Folio Origen Destino Total
369929 80 LOC62 42
369930 80 LOC62 63
Detalle de artículos con diferencias CÓDIGO Sistema T.capturado Diferencia
BIX199SUL4SL 2 0 -2
BIX199SUL6SL 2 0 -2
BOX144SUL4SL 2 0 -2
BOX144SUL6SL 6 0 -6
BOX144SUL7SL 7 0 -7
PIJ418AZL3SL 1 0 -1
PIJ418AZL4SL 1 0 -1
PIJ418AZL6SL 4 0 -4
PIJ437INL6SL 1 0 -1
PIJ437INL7SL 2 0 -2
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PIJ459CEL7SL 1 0 -1
PIJ460DEL4SL 1 0 -1
PIJ460DEL7SL 3 0 -3
PIJ461GRL4SL 3 0 -3
PIJ461GRL6SL 1 0 -1
PIJ462GRL7SL 1 0 -1
PIJ463AZL3SL 1 0 -1
PIJ463AZL7SL 2 0 -2
PIJ465CEL3SL 1 0 -1
PIJ465CEL6SL 1 0 -1
PIJ465CEL7SL 1 0 -1
PIJ467AZL7SL 1 0 -1
PIJ468GRL3SL 1 0 -1
PIJ469GRL3SL 1 0 -1
92
PIJ488CEL3SL 2 0 -2
PIJ488CEL4SL 3 0 -3
PIJ488CEL6SL 3 0 -3
PIJ489CEL3SL 1 0 -1
PIJ489CEL4SL 4 0 -4
PIJ489CEL6SL 3 0 -3
El usuario destino detalla la siguiente observación:
Falto la guía 369930, llegó el documento pero los artículos no.
NOTA:
Si existen diferencias en la información expuesta, el destino LOC62 deberá contactar directamente al origen 80 (fuente emisora del traspaso hasta su destino).
Si la recepción contiene datos capturados, sólo se mostrarán aquellos que presenten diferencias. Por el contrario, si la recepción se finaliza sin capturar datos el receptor asume toda responsabilidad por
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eventuales diferencias de inventario.
Este mensaje fue generado de manera automática por el Sistema De Autogestión Tiendas ~ByFMenares~
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NOTAS IMPORTANTES: • Para evitar errores, jamás se debe aplicar un descuento global en una boleta que contenga una devolución, porque la boleta
quedará trabada en la impresora fiscal, y deberán llamar a soporte para liberarla. • Una boleta trabada se debe ingresar por el monto total que sale impresa, y no por el monto que DEBIÓ SALIR.
Se deben seguir las instrucciones indicadas por soporte.
• Si una boleta queda trabada (en la fase que se encuentre), JAMAS DEBE SER CORTADA DE MANERA MANUAL, soporte será el encargado de proporcionar las instrucciones para su liberación o realizar la liberación directamente.
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