SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013

Código: F004-P006-GFPI

Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL.

Código: Versión:

621201 102

Nombre del Proyecto: ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

Código:

331973

Fase del proyecto: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Actividad (es) del Proyecto:

IDENTIFICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y MODELOS DE

GESTIÓN APLICABLES A LA UNIDAD PRODUCTIVA

Actividad (es) de Aprendizaje:

Comparar metodologías aplicables al desarrollo de un diagnóstico administrativo teniendo en cuenta los propósitos y alcances.

Realizar el diagnóstico administrativo de la unidad productiva objeto del proyecto seleccionando una metodología

Ambiente de formación MACROAULA Biblioteca SENA

Biblioteca Virtual Sena,

Internet, Trabajo extra

aula.

MATERIALES DE FORMACIÓN

DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo)

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)

Resultados de Aprendizaje: Analizar los hechos y situaciones administrativas de la organización en su contexto, aplicando metodologías estadísticas, matemáticas o financieras, en la solución de problemas y plan de acción.

Competencia: Proponer alternativas de solución que contribuyan al logro de los objetivos de acuerdo con el nivel de importancia y responsabilidad de las funciones asignadas por la organización

Como mínimo un (1) Computador portátil por cada 5 aprendices

Por tratarse de tecnología blanda no se utilizan materiales consumibles y la información se transmite por la plataforma

Resultados de Aprendizaje: Redimensionar permanentemente su Proyecto de Vida de acuerdo con las circunstancias del contexto y con visión prospectiva..

Competencia: Promover la interacción idónea, consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos social y laboral.

MACROAULA. Parque

Biblioteca SENA Biblioteca

Virtual Sena,

Internet.

Como mínimo un (1) Computador portátil por cada 5 aprendices

Por tratarse de tecnología blanda no se utilizan materiales consumibles y la información se transmite por la plataforma

Resultados de Aprendizaje: Interactuar en los contextos productivos y sociales en función de los principios y valores universales.

Competencia: Promover la interacción idónea, consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos social y laboral.

MACROAULA. Parque

Biblioteca SENA Biblioteca

Virtual Sena,

Internet.

Como mínimo un (1) Computador portátil por cada 5 aprendices

Por tratarse de tecnología blanda no se utilizan materiales consumibles y la información se transmite por la plataforma

Resultados de Aprendizaje: Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva

Competencia: Comprender la idea principal en avisos y mensajes breves, claros y sencillos en inglés técnico

Biblioteca virtual

Como mínimo un (1) Computador portátil por cada 5 aprendices

Por tratarse de tecnología blanda no se utilizan materiales consumibles y la información se transmite por la plataforma

Duración Fase de Análisis: 640 Horas Duración de la guía (en horas): 40 Horas

Modalidad de Formación: Presencial Desescolarizada virtual

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº11 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE. Identificar los elementos, métodos y técnicas

para diagnosticar una organización.

Guía de Aprendizaje

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El diagnóstico organizacional no es más que un análisis, donde se examinan todas las áreas que contempla una empresa y debe cumplir con ciertas condiciones para que se lleve a cabo con satisfacción: Lo principal es que el cliente en este caso (el dueño o gerente de la empresa), asuma con responsabilidad el compromiso que conlleva este estudio; depende totalmente de él, de las informaciones que pueda aportar para la solución y la disposición de obtener prácticas favorables para la empresa. Por otro lado, como no todo es previsible y no sabemos cómo vayan a cambiar los individuos, los grupos y las instituciones, el hecho de diagnosticar debe tomar en cuenta la Prospectiva: “como una investigación rigurosa sobre el porvenir, en función del sistema socioeconómico en su conjunto, y que puede aprehenderse en función de las grandes tendencias históricas…”1 Se espera que terminada la guía, el aprendiz pueda presentar un informe o documento con el diseño del Diagnóstico administrativo de la unidad productiva seleccionando una metodología.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Método de preguntas 2.- Socialización en plenaria

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad

Presencial 1 hora

Desescolarizada 0

Virtual 0

1 Tomado de: http://hvladimir20.blogspot.com/2010/10/la-prospectiva.html

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

2. INTRODUCCIÓN

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Teniendo como base la DOFA personal elaborada en la guía 10, en una hoja dibuje sus sueños, analice su

pasado presente y futuro el cuál contenga una breve explicación con lo siguiente:

¿Dónde está hoy?

¿A dónde quiere ir?

¿A dónde irá?

(Esta actividad es individual; tiene una duración 30 minutos)

Conteste:

¿Cómo está llegando a sus metas?

¿Qué esperan de usted las personas a sus alrededor?

¿Qué hará para contrarrestar las debilidades y amenazas que no lo dejan cumplir sus metas?

¿Qué hará para mejorar o conservar sus fortalezas?

¿Cómo aprovechará las oportunidades?

(Esta actividad es individual; tiene una duración 30 minutos)

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Estos son los conceptos que se identificarán con el desarrollo de ésta guía:

Proceso de Diagnóstico

Modelo de Gestión. Inductivo- deductivo

DOFA

MATRIZ EFI EFE-PEYEA

Árbol de problemas

Árbol de Objetivos.

Análisis de involucrados.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Estrategias (didácticas activas)

1.- Lectura autorregulada 2.- Método de preguntas 3.- Socialización en plenaria 4.- Estudio de caso 5.- Exposiciones y actividades dinámicas 6.- Foro de discusión.

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7.- Debate. 8.- Prueba de conocimientos virtual 9.- Mapa conceptual 10.- Resumen

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad

Presencial 13 horas

Desescolarizada 8 horas

Virtual 5 horas

En su carpeta de evidencias organicen un archivo que contengan lo siguiente:

3.3.1 El instructor a cargo asignará las siguientes lecturas a los GAES con el fin de que elaboren una

actividad dinámica acerca del tema y un folleto resumen para socializar en clase.

Documento “Análisis FODA y Análisis DOFA”, entregado por su tutor.

Lectura del libro DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL de Elizabeth Vidal Arizabaleta:

El capítulo 2 de PROCESO DE DIAGNOSTICO Págs. 20-25

Capítulo 4 de MODELOS DE GESTION. Págs. 42-47

Capítulos 1 y 2 del documento “Corporación para el desarrollo de las microempresas” Pág. 4-21.

(Esta actividad requiere de 4 horas presenciales, 3 horas de trabajo autónomo y 1 hora virtual)

3.3.2. Cada GAES debe investigar autónomamente el tema de MATRIZ PEYEA con la que debe identificar en

qué cuadrante se encuentra la unidad productiva.

(Esta actividad requiere de 3 horas presenciales, 2 horas de trabajo autónomo y 1 hora virtual)

3.3.3 Luego de la lectura de cada tema los GAES deben participar de la socialización en plenaria.

(Esta actividad requiere de 3 horas presenciales)

3.3.4. Con base en las lecturas anteriores y la socialización de su tutor; cada GAES deberá elaborar un

cuadro comparativo, con las metodologías aplicables al desarrollo de un diagnóstico administrativo

teniendo en cuenta los propósitos y alcances, se debe incluir los conceptos de la metodología DOFA, EFE,

EFI, Peyea, los modelos de gestión y el Método de Análisis de problemas y objetivos.

(Esta actividad requiere de 3 horas presenciales, 3 horas de trabajo autónomo y 1 hora virtual)

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3.3.5. No olvide participar en el foro de discusión propuesto por su tutor virtual.

(Esta actividad requiere 1 hora virtual)

3.3.6. Recuerde presentar la evaluación de la semana.

(Esta actividad requiere 1 hora virtual)

3.3.7. Participe activamente en las actividades de cultura física, emprendimiento y componente social que

le sean programadas en la presente semana.

Lecturas Complementarias:

Si quiere profundizar en diagnóstico organizacional se aconseja leer los siguientes libros

Capitulo 1. GERENCIA ESTRATÉGICA. Humberto Serna Gómez. Pág. 19-53

Capitulo 7. GERENCIA ESTRATÉGICA. Humberto Serna Gómez. Pág. 185- 191

Capítulo 3 ANALIZAR LA ESTRATEGIA DE LOS ACTORES- MÉTODO MACTOR Págs. 107-120. Del libro

de GODET Michael titulado DE LA ANTICIPACION A LA ACCION- Manual de prospectiva y estrategia.

Alfaomega.

El capítulo 8 EL DIAGNOSTICO ESTRATEGICO Y PROSPECTIVO. Del libro de GODET Michael titulado

DE LA ANTICIPACION A LA ACCION- Manual de prospectiva y estrategia. Alfaomega. Págs. 245 a la

248.

Capítulo 5. REDUCIR LA INCERTIDUMBRE LOS METODOS DE EXPERTO Y DE CUANTIFICACION. Este

contiene Modelos de pronóstico en prospectiva.

El método Delphi, el método de Régnier. El método de impactos cruzados MIC. páginas 143-150

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Informe escrito-para el proyecto 2.- Método de preguntas 3.- Socialización en plenaria 4.- Aprendizaje basado en problemas

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad

Presencial 4 horas

Desescolarizada 6 horas

Virtual 3 horas

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Como apunta Michael Godet, “para una correcta elección de las opciones estratégicas lo que importa no son los objetivos por muy prioritarios que estos sean sino la capacidad de respuesta a las variaciones del entorno…La prospectiva es la reflexión antes de la acción”. Con su GAES, presente un informe o documento con el diseño y análisis del Diagnóstico administrativo de la unidad productiva objeto del proyecto incluyendo los siguientes instrumentos o metodologías:

Análisis del entorno incluyendo los factores claves, defina las fuentes de información y analice las tendencias - Oportunidades y Amenazas. Matriz EFE

Un instrumento para hacer un análisis interno en cada una de las áreas funcionales de la organización- Debilidades y Fortalezas. Matríz EFI

Análisis interno: Debilidades y Fortalezas.

Análisis externo: Oportunidades y Amenazas.

Elabore con su GAES matriz DOFA (sin formulación de estrategias).

Recuerde a cada Matriz deberá realizarle su respectivo análisis.

Identifique las opciones estratégicas para la organización, con base en lo observado en las matrices y en su análisis.

Nota: más adelante el desarrollo de los instrumentos de recolección de información primaria permitirá realizar una DOFA coherente a la realidad en la empresa, es decir que ésta DOFA se tendrá que contrastar luego con la aplicación de dichos instrumentos en una DOFA más amplia solicitada en las guías 19 y 20.

(Esta actividad requiere de 4 horas presenciales, 6 horas de trabajo autónomo y 3 horas virtuales)

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de

Aprendizaje

Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de

Conocimiento :

Evidencias de

Desempeño:

Identifica conceptos básicos, los métodos,

técnicas y elementos del Diagnóstico

Organizacional.

Aplica la teoría y los conceptos administrativos

en la ejecución de programas de la unidad

administrativa.

Lidera, concerta y controla con asertividad y

entusiasmo las actividades de acuerdo con las

políticas empresariales.

Observación- Cuestionario

de Evaluación Escrito

Observación- Lista de

chequeo de los

entregables de la guia

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Evidencias de

Producto:

Realiza las actividades propuestas en la guía

con puntualidad, coherencia y pertinencia.

Presentación de un documento que contenga

el diagnóstico de la Mipyme, incluyendo la

DOFA, las opciones estratégicas y las matrices

solicitadas por el instructor.

Informe Escrito del

diagnostico de la Unidad

productiva

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

DURACIÓN (Horas)

Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores)

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad

industrial, salud ocupacional y medio ambiente

IDENTIFICAR EL PROCESO

ADMINISTRATIVO Y MODELOS DE

GESTIÓN APLICABLES A LA

UNIDAD PRODUCTIVA

40 horas Divididas de la

siguiente manera:

• Virtual 8

Horas • Presencial 16

Horas •

Desescolarizado o autónomo: 14

Horas

Video Beam Portátiles

LCD Plataforma Blackboard. Libros de

Material de Apoyo.

Bases de datos de la biblioteca

virtual.

1 1 1 1 1 1

Guías. Marcadores,

agendas, papel,

ésferos, cartulinas,

papel bond,ETC

Un kit por

instructor

COMPONENTE TÉCNICO COMPONENTE HUMANÍSTICO COMPONENTE VIRTUAL COMPONENTE CULTURA FÍSICA

1

1

1

1

Escenarios de Aprendizaje: Ambientes de formación-Macroaulas, bibliotecas, bibliografía sugerida y cibergrafía, ambientes virtuales. Medios y Recursos Didácticos: Computador, Video Beam, VHS, Recursos didácticos de autoformación, tablero, grabadora, cámara de video, carteleras, cuadernos, esferos, marcadores, televisores.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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Análisis de involucrados: El análisis de los involucrados es un instrumento que permite: Identificar a

aquellas personas y organizaciones, interesadas en el éxito de un proyecto, aquellas que contribuyen o

son afectadas por los objetivos del mismo y a quienes tienen un poder de influencia sobre los

problemas que hay que enfrentar. El análisis de los involucrados constituye un instrumento

indispensable para comprender el contexto social e institucional de un proyecto, programa o política

social.2

Árbol de problemas: El árbol de problemas es una ayuda importante para entender la problemática a

resolver. En él se expresan, en encadenamiento tipo causa/efecto, las condiciones negativas percibidas

por los involucrados en relación con el problema en cuestión. Luego de determinar la causa/efecto, se

ordenan los problemas principales permitiendo al formulador o equipo identificar el conjunto de

problemas sobre el cual se concentrarán los objetivos del proyecto.3

Árbol de objetivos: Los problemas de desarrollo identificados en el árbol de problemas se convierten,

como soluciones, en objetivos del proyecto como parte de la etapa inicial de diseñar una respuesta.

Los objetivos identificados como componentes o productos de un proyecto se convierten en los

medios para encarar el problema de desarrollo identificado y proporcionar un instrumento para

determinar su impacto de desarrollo.4

Diagnóstico: Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental

conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio. Los beneficios

para la empresa son: Detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa

para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos;

Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo

referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido

crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los

operativos.5

Matriz DOFA: La herramienta de diagnóstico y planeación estratégica DOFA, cuyas siglas en español

corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas; es de un método de uso común

en el ámbito empresarial. El método DOFA es un análisis de vulnerabilidad que se utiliza para

2 http://www.indetec.gob.mx/eventos/cepal2012/materiales/HectorOyarcePRESS3.pdf.

3 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4100002/lecciones/instrumentos/arbol.htm 4 Ibídem

5 http://www.itson.mx/micrositios/cae/Paginas/diagnostico-administrativo.aspx

5. GLOSARIO DE TERMINOS

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determinar el despeño de la organización ante una situación crítica específica que está afectando la

empresa.6

Matriz EFE: La matriz de evaluación de los factores externos (EFE) permite a los estrategas resumir y

evaluar información económica, social, cultural, demográfica, ambiental, política, gubernamental,

jurídica, tecnológica y competitiva.7

Matriz EFI: Un paso resumido para realizar una auditoría interna de la administración estratégica

consiste en constituir una matriz EFI. Este instrumento para formular estrategias resume y evalúa las

fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de un negocio y además ofrece

una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas.8

Matriz PEYEA o PEEA: Esta matriz es un marco de cuatro cuadrantes, que muestra si en la organización

se necesitan estrategias agresivas, conservadoras, defensivas o competitivas. Los ejes de la matriz

PEEA son: Fortaleza financiera (FF), ventaja competitiva (VC), estabilidad ambiental (EA), y fortaleza de

la industria (FI). Las dos dimensiones internas, FF y VC, así como las dos externas, FI y EA, se pueden

considerar como las determinantes de la posición estratégica global de una organización. Hay

numerosas variables que podrían abarcar cada una de las dimensiones representadas en los ejes de la

matriz PEEA, de acuerdo con la organización a que ella refiera. La matriz PEEA debe adaptarse a la

organización particular que estudia y basarse preferiblemente en información real. 9

Documento: GRUPO KAIZEN “Análisis Foda y Análisis Dofa”. San José Costa Rica

Capítulos 1 y 2 del documento “Corporación para el desarrollo de las microempresas” Pág. 4-21

GODET Michael. De la Anticipación a la Acción. Manual de prospectiva y estrategia. Alfaomega. México D.F 1995. Págs.349.

SERNA Humberto. Gerencia estratégica Editorial ECOE. 319 págs.

TEST RADIAL adaptado por equipo de instructores SENA para la tecnología en Administración Empresarial.

VIDAL ARIZABALETA Elizabeth. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL. Editorial ECOE. Págs. 310.

6http://www.culturarecreacionydeporte.gov.co/portal/sites/default/files/8.%20M%C3%A9todo%20DOFA%20para%20diagn%C3%B3stico.p

df. 7 http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1424/4/CAPITULO%203.pdf 8 Ibídem 9http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo5/Pages/5.9/592Segunda_etapa.htm

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA

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CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA /RED FECHA

Autores

Lida Yamile Álvarez Fonseca

Instructor

Centro de Servicios Financieros

(Área Economía Financiera y de

Gestión)

Mayo de

2011

Oscar Rodolfo Pérez Vargas Instructor

Centro de Servicios Financieros

(Área Economía Financiera y de

Gestión)

Revisión Dilia Del Rosario Ceballos Coordinadora Área

Economía Financiera y

de Gestión

Centro de Servicios Financieros

Aprobación Jorge Alberto Betancourt Subdirector Centro Servicios Financieros

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del Cambio Razón del Cambio Fecha Responsable (Cargo)

Formato de mejora continua Mejora continua 17 de noviembre de

2011

Lida Álvarez Fonseca (instructor)

Ajuste de la guía de acuerdo a cambios

efectuados en la PMI el 31 de octubre de

2012

Mejora continua 20 de noviembre de

2012

Lida Álvarez Fonseca (instructor)

Estructura de forma determinada por el

formato institucionalmente diseñado- F004-

P006-GFPI –Vr1 Adaptación actividad 3.3.1.

Mejora continua 28 de junio de 2013 Yolima Andrea Pérez Vargas

(instructor)

Estructura de forma determinada por el

formato institucionalmente diseñado- F004-

P006-GFPI –Vr2

Sistema integrado

de gestión de

calidad

19 de febrero de

2014

Lida Álvarez Fonseca (instructor)

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)