Guia Consolidada

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

PROPUESTAESTRUCTURA TRABAJO DE GRADO EGP VERSION 1.0

POR: Ariel Alfonso Reyes Castro. Coordinador EGP 2013.

NOMBRE DEL TRABAJO. (titulo concertado con el director)

RESUMEN

ABSTRACT; en inglés o en otra lengua sin utilizar google translator.

PALABRAS CLAVE. Máximo 8.

INDICE DE CONTENIDO.

INDICE DE TABLAS.

INDICE DE GRAFICOS.

INTRODUCCIÓN:

Capítulo 1. Formulación del problema técnico.

A. Antecedentes del problema. Del conflicto al problema técnico Mencione los elementos

que dan origen al problema que debe ser solucionado por el sistema solución. En esta

caracterización actual de la situación problema que deba ser resuelta mediante un

proyecto es relevante considerar:

a. El contexto en el que se presenta el conflicto, problemática o necesidad que deba

ser solucionada. Caracterizando por ejemplo la población afectada, el

funcionamiento de una empresa, la descripción de un área de una firma etc.

b. El conflicto. O situación de no conformidad que se presenta

c. Descripción del problema. Seleccione las variables claves, estratégicas y de apoyo

que dan lugar al problema. Por ejemplo para concluir que un paciente tiene

diabetes debe haber unos indicadores más relevantes que otros que permitan

describir dicho problema con certeza.

d. El comitente: organismo, empresa, organización o persona que contrata al

líder(es) de proyecto para que den solución al problema. En la realidad hace

referencia a quien contrata el proyecto y a quien se le deben rendir las respectivas

cuentas.

e. Stakeholders. O grupos de interés que se podrían ver afectadas positiva o

negativamente con el desarrollo del sistema solución. Es importante mencionar el

cómo y por qué los afecta.

B. Modalidades posibles para alcanzar la solución al problema. En este acápite se presentan

los posibles alternativas de solución al problema expuesto. Este acápite se enfocara en

mencionar diversos sistemas solución para lo cual se recomienda en esencia integrar los

resultados de la utilización de herramientas como el árbol de problemas o el árbol de

objetivos. Por ejemplo para que los lideres de proyecto puedan ir a sustentar su trabajo

pueden ir en:

a. Bus

b. Taxi

c. Carro particular

d. Sistema de transporte masivo

e. A pie.

La solución más adecuada estará condicionada a la base de criterios de evaluación como tiempo,

costo cercanía, desgaste físico, seguridad etc.

C. Restricciones y constricciones. Una vez seleccionada una o más opciones de solución. Se

realiza un tamiz final. buscando que para lograr dicha concepción sea necesario mencionar

que para la EGP se entiende como restricción y constricción lo siguiente:

a. Las restricciones en gestión de proyectos se definen como aquellas variables que

pueden ser modificadas y que tienen un alto grado de libertad de acción. Por

ejemplo una restricción para que alguien compre un traje puede ser falta de

dinero el sistema solución se enfocara en diseñar un proyecto para que genere sus

propios ingresos o en su defecto busque y obtenga empleo.

b. Las constricciones están ligadas a variables que no se pueden cambiar por ejemplo

el clima o las políticas de un país en cuanto a contratación estatal

D. Formulación del problema. Con los antecedentes expuestos formule en una pregunta

debidamente soportada en términos metodológicos su problema de investigación el cual

debe ser solucionado por medio del sistema proyectual.

E. Sistematización del problema. Usando como insumos los resultados de la formulación del

problema y la descripción del problema. Divida la pregunta generadora en pequeñas

preguntas que faciliten la consecución de la pregunta central que deba soportar el sistema

solución para ser funcional.

Capítulo 2. Justificación

A. JUSTIFICACION. Mencione en términos metodológicos, teóricos y prácticos porque se

hace necesario implementar un sistema solución como el que ud /uds proponen. Puede y

debe nutrirse de los resultados del acápite anterior.

Capítulo 3. Objetivos.

A. Objetivo general. Para formular el objetivo general y en particular cualquier tipo de

objetivo considere lo siguientes criterios:

a. El objetivo debe redactarse en verbo que genere acción por ejemplo: definir,

establecer, desarrollar, diseñar, evaluar etc.

b. El objetivo debe ser específico no genérico. Debe apuntar a algo en términos

formales en este caso a contestar el problema central que requiere el desarrollo

de un proyecto en particular.

c. El objetivo debe ser medible con el fin de verificar su impacto en el servicio post

morten del diseño gestión y dirección del proyecto que ud ha elaborado.

d. El objetivo debe ser alcanzable en las condiciones de tiempo, costo y recursos que

se proponen

e. El objetivo debe especificarse en una unidad de tiempo.

f. El objetivo debe generar reto o desafío para quien lo realiza de nada sirve hacer

algo que ya se ha hecho o buscar como solución al problema un proceso rutinario.

B. Formulación de los objetivos específicos. En este caso será relevante considerar la

sistematización del problema para que a raíz de estas se formulen los objetivos específicos

que permitirán el desarrollo del sistema solución.

Estos tres capítulos deben dar como resultado la formulación de un sistema solución como el que

se expone a continuación:

Conflicto Resultados por encima del promedio en términos de quejas y reclamos dentro del área de facturación de la empresa de teléfonos de Plutolandia

Problema Aumento en las multas por parte de la comisión de regulación de telecomunicación.

Disminución de la base de clientes que migran a la competencia.

Llamados de atención por parte de las superintendencias de servicios públicos e industria y comercio que podrían convertirse en investigaciones minando la imagen de la compañía y generando multas.

Comitente / partes interesadas.

ETP. Empresa de teléfonos de Plutolandia

Partes interesadas: CRC, superservicios, clientes, defensor del cliente, departamento de facturación, SIC, competidores. Operadores del servicio1.

Objetivo Específico

s

Capacitar al departamento de facturación así como en su personal de apoyo sobre el

Desarrollar campañas de fidelización de clientes mostrando el impacto de la

Invertir en mejor tecnología de facturación.

Reducir el número de PQR´s por concepto de mala facturación en un

1 Considerando que la ETP ofrece servicios como telefonía fija, telefonía celular, internet fijo, internet móvil,

llamadas locales, nacional, larga distancia etc. Que son cargados a las facturas de sus clientes.

10% con respecto al bimestre anterior.

manejo de tecnología de facturación más confiable.

nueva tecnología de facturación.

Capítulo 4. Marco teórico.

A. Una vez definidos antecedentes. Seleccionado problemas (utilizando para esto

herramientas como el marco lógico o los arboles de problemas / objetivos) y formular

objetivos es necesario visualizarlos en alguna parte previa. Se procede a establecer el

marco de teorías que sustentaran el desarrollo del proyecto asi por ejemplo si el proyecto

tiene que ver con solucionar un problema relacionado con clima laboral en una

organización cualquiera. Seria relevante considerar elementos teóricos asociados a:

a. Clima organizacional considerando autores como Daniel Denison.

b. Aprendizaje organizacional considerando C. Argyris

c. Gestión de la crisis considerando a Mitroff.

d. Competencias esenciales considerando a Prahalad y Hamel

Estos autores no son camisa de fuerza pero si son ejemplos de lo que se debería

considerar de esta manera para andamiar mejor el diseño de un sistema solución (proyecto) como

el expuesto en este acápite además de lo citado et supra debe quedar claramente expuesto:

a. Bases teóricas como mínimo de 20 referencias. Utilizando la metodología APA

cuando se citen autores o fuentes documentales.

b. Dado que los trabajos de investigación de la especialización en gestión de

proyectos usualmente involucran metalenguaje o términos técnicos se deberá

incluir un subcapítulo para integrar a el; el marco conceptual del proyecto donde

se incluya la documentación técnica considerada para dar desarrollo al sistema

solución así como también conceptos básicos para que aquel stakeholder sin

conocimiento técnico pueda entender y comprender la finalidad del desarrollo del

sistema solución.

Capítulo 5. Marco Metodológico.

Dado que el fin de un trabajo de investigación en las especializaciones esta ligado a la

aplicación instrumental de conocimientos. Los trabajos de grado de la especialización no deberán

limitarse al a realización de investigaciones exploratorias sino que por el contrario buscaran en la

medida de lo posible ser investigaciones aplicadas (descriptivos o explicativos). Y generar un

cuerpo de conocimiento para la especialización en gestión de proyectos. Sin embargo y

considerando el criterio del director del trabajo de grado se puede presentar trabajos finales de

investigación cuando en estos se realicen procesos de revisión que den como resultado nuevo

conocimiento en la teoría relacionada con la gestión de proyectos. (Investigación pura)

Ahora bien salvo lo anteriormente expuesto en el acápite final para el desarrollo del sistema

solución este acápite deberá dejar claramente reflejados los siguientes elementos:

a. Tipo de investigación.

b. Diseño metodológico

c. Técnicas y herramientas usadas para la recolección de la información.

Es de anotar que si la investigación es pura además de lo anterior se deberá considerar:

estimación de muestras, formulación de hipótesis, técnicas de procesamiento y análisis de datos.

Capítulo 6. DESARROLLO DEL TRABAJO FINAL DE ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE

PROYECTOS.

A raíz de la identificación del trabajo se hace necesario que el estudiante (es) en compañía

de su tutor- director dejen en claro los siguientes elementos propios de la gestión del proyecto.

A. Propuesta del sistema solución considerando:

a. Gestión del alcance del sistema solución propuesto haciendo referencia a:

i. Que se quiere lograr cual es el límite del proyecto o sistema solución. En

otras palabras el proyecto propuesto que incluye.

ii. Es necesario dejar claramente especificado el tipo de trabajo que se

requiere para entregar un producto, un servicio o el resultado de las

funciones que caracterizan el sistema solución.

A manera de síntesis.

Grupo de Procesos de Iniciación

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Cierre

Gestión del Alcance del Proyecto

Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear EDT

Verificar el Alcance Controlar el Alcance

b. Gestión de la calidad en el proyecto. Haciendo referencia a:

i. Definir lo que se entiende por calidad en el producto o servicio final por

ejemplo naranjas con trips (manchas) para mercado tradicional, naranjas

sin hongos para mercados de exportación gracias a la aplicación de

fungicidas y herbicidas.

ii. Introducción de planes de mejora de la calidad.

iii. Utilización de herramientas de calidad

iv. Definir el responsable de velar por la calidad del proyecto. etc.

v. Integración de herramientas como 6 sigma o BSC dentro de la gestión del

proyecto.

A manera de síntesis:






Gestión de la Calidad del Proyecto

Planificar la Calidad

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Realizar el Control de Calidad

c. Gestión de los recursos humanos dentro del proyecto. Haciendo referencia a:

i. Definir los roles, funciones y responsabilidades del personal de la oficina

de proyectos. Por ejemplo:

1. Director de proyectos

2. Equipo de dirección de proyectos

3. Patrocinador

4. Equipo de proyecto

5. Stakeholders

6. Gerente funcional

7. Gerente de portafolio

8. Gerente del programa etc.

ii. Dentro de la propuesta presentar el histograma de recursos. Para

establecer asignaciones de carga laboral o sobreasignaciones de estos.

iii. Establezca los mecanismos para solucionar conflictos.







Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Dirigir el Equipo del Proyecto

d. Gestión de las comunicaciones dentro del proyecto. Haciendo referencia a:

i. Documentos necesarios para el desarrollo del proyecto

ii. Elaboración del plan de comunicaciones del proyecto.

iii. La forma en que el proyecto integra TIC´s que faciliten el trabajo en red.

iv. La forma en que se controla la información relevante, confidencial o

privilegiada.







Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Identificar a los Interesados (Stakeholders)

Planificar las Comunicaciones

Distribuir la Información Gestionar las expectativas de los interesados

Informar el Desempeño

e. Gestión de adquisiciones en el proyecto. Haciendo referencia a:

i. Definir el plan de compras del proyecto.

ii. Establecer condiciones legales para garantizar la idoneidad legal de las

licitaciones que se realicen.

iii. Definir el tipo de contratación que se utilizara para la asimilación de los

recursos al proyecto.

iv. Criterios para solucionar divergencias ante incumplimiento.

v. Sistemas de monitoreo para gestionar las compras y los suministros


Grupo de

Procesos de

Iniciación

Grupo de

Procesos de

Planificación

Grupo de

Procesos de

Ejecución

Grupo de

Procesos de

Seguimiento y

Control

Grupo de

Procesos de

Cierre

Gestión de las Planificar las Efectuar las Administrar las Cerrar las

Adquisiciones

del Proyecto

Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

f. Gestión de los riesgos en el proyecto. Haciendo referencia a:

i. Procesos utilizados para identificar y gestionar los riesgos del proyecto.

ii. Plan de gestión de riesgos.

iii. Estrategias de respuesta a los riesgos:

1. Evitar

2. Mitigar

3. Transferir

4. Explotar

5. Compartir

6. Mejorar

7. Aceptar

iv. Formulación de planes de mitigación / prevención de riesgos.


Grupo de

Procesos

de

Iniciación

Grupo de Procesos

de Planificación

Grupo de

Procesos de

Ejecución

Grupo de

Procesos de

Seguimiento y

Control

Grupo de

Procesos de

Cierre

8. Gestión de

los Riesgos

del Proyecto

8.1 Planificar la

Gestión de Riesgos

8.2 Identificar los

Riesgos

8.3 Realizar el Análisis

Cualitativo de Riesgos

8.4 Realizar el Análisis

Cuantitativo de

Riesgos

8.5 Planificar la

Respuesta a los

riesgos

8.6 Monitorizar y

Controlar los

Riesgos

Es de anotar que todos estos SUBPROCESOS de gestión dentro de valga la redundancia el trabajo

final de la EGP deben mostrarse de manera transversal a los grupos básicos que considera la

gestión de proyectos y que son en su orden:

a. Iniciación

b. Planificación

c. Ejecución

d. Seguimiento y control

e. Cierre y servicio post morten del proyecto.

Capítulo 7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS. Como la EGP es ofertada por la escuela de

ciencias administrativas, contables económicas y de negocios ECACEN se hace necesario incluir

aspectos de gestión como los relacionados a continuación:

A. Presentación del cronograma de actividades. Considerando desde el Quick Off del

proyecto hasta la vigilancia posmorten del mismo en el caso de investigación pura las

fases relacionadas con diseño y desarrollo de la investigación.

B. Estimación de costos de la realización del proyecto. incluyendo en el aquellos ligados a

la evaluación pos morten del mismo.

C. Presentación de la hoja de recursos del proyecto.

D. Definición de las actividades generadoras de cuellos de botella así como de las

holguras y los hitos y la forma de mitigarlos o potenciarlos para reducir el riesgo del

proyecto.

E. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) o WBS. Para lo cual se sugiere utilizar

herramientas informáticas como Microsoft Project 2010 o 2013. O en su defecto

Primavera Project Planner.

F. Evaluación de la factibilidad económica del proyecto para aquellos que postulen sus

trabajos desde 2013- 2. se incluirá también evaluación social y ambiental de su

propuesta integrando costos de mitigación en caso de que apliquen.

ESTOS ASPECTOS ADMINSTRATIVOS DEBEN TRAER IMPLICITO SU CORRESPONDIENTE ANALISIS.

Capítulo 8. Lecciones aprendidas. Postmorten.

Con la realización de este trabajo final para optar por el título de especialista en gestión de

proyectos se pudo aprender:

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

ANEXOS.

CAPITULO 2. METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA. Herramienta Usada Para El Diseño Gestión Y Direccion De Proyectos Con Financiación Del Fondo Nacional De Regalias. Aplica Tambien Para El Desarrollo De Proyectos De Investigacion Cofinanciados Por Colciencias. Su ventaja radica en la utilizacion de una herramienta informatica en la que se sube la informacion solicitada y que se expone mas adelante. Sus sustentos metodologicos son el marcol logico y la metodologia ZOPP o Planificación Orientada a Objetivos. De esta manera para el desarrollo de un proyecto de grado para un especialista en gestion de proyectos bajo esta metodologia debera dejar en claro:

A. Identificacion del proyecto. a. Definiendo la articulacion del proyecto con la politica publica. b. Identificacion del problema que sustenta la realizacion del proyecto. c. Poblacion objetivo – stakeholders beneficiarios. d. Identificacion de objetivos. e. Identificacion de alternativas de solucion. Uso del metodo de costo minimo,

costo beneficio o costo eficiencia.

B. Preparacion del proyecto. a. Presencia de estudios tecnicos. b. Definicion de la cadena de valor del proyecto c. Costeo de las alternativas seleccionadas. d. Cuantificacion y valoracion de ingresos y beneficios.

C. Evaluacion del proyecto.

a. Evaluacion economica y social del proyecto.

D. Evidencias de la forma en que el proyecto se ejecutara considerando la programacion del mismo.

a. Fuentes de financiacion. b. Indicadores de resultados en function a la cadena de valor. c. Matriz de marco logico.

Adicional a esto si el equipo de trabajo de grado desea descargar el ejecutable lo puede

hacer desde https://www.sgr.gov.co/Proyectos/MGA.aspx

https://www.sgr.gov.co/Proyectos/MGA.aspx

IDENTIFICACIÓN

Análisis de problemas

Análisis de participantes

Análisis de objetivos

Análisis de alternativas

PREPARACIÓN

Mercados

Legal

Técnico

Organizacional y

Técnico

Administrativo

Socioeconómico y político

Ambiental

Financiero

Valoración de costos y beneficios financieros

Valoración de costos y beneficios económicos

Proyecciones financieras

Proyecciones económicas

EVALUACIÓN

Indicadores de evaluación financiera

Indicadores de evaluación económica

Análisis de Riesgos Naturales

PROGRAMACIÓN

Programación Física y financiera.

Establecimiento de fuentes de

financiación

Selección de indicadores y

programación de metas

FICHA EBI

Temas incluidos en la MGA

Alternativa preparada 1

Alternativa preparada n

Adicional a lo anterior es necesasio incluir dentro del trabajo de grado elementos metodologicos como.

marcos teoricos y conceptuales. Los cuales se asimilaran a la documentación tecnica del proyecto.

Aspectos administrativos. Ligados a la presentacion de la WBS, el cronograma de trabajo y la gestion del tiempo y el alcance dentro del proyecto.

Elaboración del plan de gestión de riesgos. Buscando identificar, mitigar y transladar los riesgos del proyecto. Con el fin de evitar al maximo sobre costos e incumplimiento toda vez que se decida ejecutar.

Establecimiento del plan de gestión de calidad del proyecto. Identificando elementos legales, licitatorios y de suministro que puedan afectar el desempeño del proyecto.

Adicional a lo anterior en cuanto a forma se deben incluir:

Conclusiones.

Recomendaciones

Lecciones aprendidas. Con la realizacion de este trabajo de grado que se pudo aprender.

Bibliografia. Vinculando las Fuentes al trabajo e integrando a este las normas APA en su sexta edición.

Finalmente no olvidad incluir como prefasio al trabajo un resumen en español e ingles del trabajo realizado. Asi como maximo 5 palabras clave / Key Words que resuman el resultado del trabajo de grado.

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