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1Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Guia de
Gestão de
Processos
2Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Objetivos do Guia de Gestão de Processos
O que é?
Material de apoioelaborado pelo Escritóriode Gerenciamento deProcessos – EGEPRO, cujoentendimento éimportante e previamentenecessário ao seempreender iniciativasvoltadas à introdução depráticas de gestão deprocessos no DNIT, com aobservância das diretrizesestabelecidas peloescritório.
Para quem?
É orientado às áreas denegócio da instituição –Coordenações Gerais erespectivas Coordenações,que iniciem projetos demapeamento, redesenho,implantação emonitoramento de seusprocessos de trabalho,buscando melhorias gerais dedesempenho e maioralinhamento com os objetivosestratégicos do DNIT.
A que se destina?
Visa apresentar conceitos ereferências que estarãopresentes no cotidiano detrabalho daqueles queestejam envolvidos com osprojetos de gestão deprocessos no DNIT, ampliandoa visão da estratégia de BPM –Business ProcessManagement, do DNIT, bemcomo orientando as ações ase realizar no âmbito dasunidades de negócio.
3Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
A Importância do Conhecimento dos Processos Para Atingir à Estratégia
Nível Estratégico
Nível Tático
Nível Operacional
I. Planejamento e Gestão do Desempenho, da
Estratégia e da Governança Corporativa
i. Monitoramento do Desempenho Organizacional
ii. Aprimoramento dos Mecanismos de Governança
II. Planejamento e Gestão do Portfólio,
Programas e Empreendimentos
i. Escritório de Gestão de
Empreendimentos
III. Planejamento e Gestão dos
Processos Operacionais
i. Processos e Fluxos de
Informação
Visão
Missão
Estratégia e Objetivos Organizacionais
Plan. e Gestão do Portfólio
Gestão de Programas e Projetos Autorizados
(Projetos)
Plan. e Gestão da Operação
Gestão da Operação (Rotina)
Diretoria Colegiada
Gestão Integrada
Proposta de Valor CONCEITUAL
Info
rmaçõ
es
Dire
trizes e
Açõ
es
Foco da iniciativa de processos
4Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
O Primeiro Passo e Ter Uma Visão Macro da Cadeia de Processos do DNIT
• O que é uma cadeia de valor?
−Uma cadeia de valor representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até à fase da distribuição final.
• Benefícios de uma cadeia de valor (importância no dia-a-dia)
−A cadeia de valor auxilia na compreensão das fontes de vantagem competitiva da organização;
−Permite rever as práticas de negócio de forma a antecipar as tendências de mercado;
−Divulga o processo de negócio da organização;
−Disponibiliza uma visão completa do fluxo de informação na organização e das relações entre os processos.
5Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Cadeia de Valor Agregado do DNIT – Camadas de gestão
GESTÃO ESTRATÉGICA
DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL
CONFORMIDADE
ORGANIZACIONALMACROPROCESSOS PROCESSOS FINALÍSTICOS
(Aquaviário, Ferroviário e Rodoviário)
GESTÃO INTERNA
• Camada que concentra os processos decisórios de mais alto nível do DNIT. Daqui devem emanar os direcionamentos estratégicos a serem observados pelas unidades no
desempenho de projetos e processos sob sua responsabilidade.
• Reúne os processos que sustentam a operação cotidiana de suporte, provendo insumos e recursos logísticos imprescindíveis para o bom andamento dos trabalhos em todas as
unidades organizacionais da instituição.
• Compõe-se dos processos que buscam
prover adequadas condições técnicas e
informações que determinam o padrão de desempenho dos processos finalísticos do DNIT, ou seja, são
aqueles ligados à busca de maior eficiência na
instituição.
• Compõe-se dos processos que visam garantir a adequada execução das ações
realizadas pelas unidades e pelos
processos de trabalho empreendidos no DNIT,
ou seja, são aqueles mais ligados à
observância dos dispositivos legais que parametrizam as ações
da instituição.
• São os processos que estão mais ligados à missão institucional, reunindo as atividades eminentemente
técnicas executadas pelo DNIT. Enquanto macroprocessos, aplicam-se a todos os modais de
transporte cuja operação é de responsabilidade do órgão. Dessa forma, são os processos com maior visibilidade externa e revelam mais fortemente a eficácia com que
são cumpridas as atribuições da instituição.
• A nova cadeia foi divida em camadas de gestão que buscam explicitar o direcionamento estratégico, o desenvolvimento dos padrões de desempenho, as atribuições da instituição, a garantia da execução das ações de acordo com os dispositivos legais e a estrutura de suporte imprescindível para a operação cotidiana do órgão.
6Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Cadeia de Valor do DNIT - Proposta
• Quer entender porque a cadeia de valor do DNIT foi modificada? Clique aqui.
• Deseja saber onde as diretorias estão inseridas? Clique aqui.
GESTÃO ESTRATÉGICA
Gerir pessoasGerir ética e
correição
Planejar ações de infraestrutura
Elaborar
estudos,
análises e
projetos
Contratar
empreendimento
Fiscalizar
execução de
empreendimento
Gerir empreendimentos para ampliação
e manutenção da malha viária
Gerir tecnologia
da Informação
Gerir execução
orçamentária e
financeira
Gerir aquisições de
bens e serviços
Administrar serviços
gerais
Gerir normas,
documentos e acesso
à informação
Pesquisar e
desenvolver tecnologia
de transporte
Gerir
comunicação
interna
Gerir ouvidoria
Gerir auditoria e
prestação de
contas
Gerir processos e
desempenho
organizacional
GESTÃO INTERNA
Operar a infraestrutura de transportesGerir temas
jurídicos
Gerir planejamento
orçamentário e
financeiro
Gerir relações
institucionaisGerir riscos
institucionais
Gerir planejamento
estratégico e portfólio de
empreendimentos
DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL
MACROPROCESSOS PROCESSOS FINALÍSTICOS(Aquaviário, Ferroviário e Rodoviário)
CONFORMIDADE
ORGANIZACIONAL
9Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Situação da Gestão de Processos no DNIT
Motivações• Órgãos de controle recomendaram gestão de processos• Estruturação da Gestão Estratégica (Iniciativas,
projetos e processos)• Ações interrompidas com o término do contrato
memora e retomada a partir do nova portaria • Processos mapeados, porém não implantados• Necessidade de contemplar as áreas de negócio ainda
não abordadas
Estágio de desenvolvimento• Mais de 100 processos modelados• Modelagem ainda não alcançou todas as áreas de negócio• Modelo de gestão de processos reestruturado• Prioridades para implantação e otimização
Instrumentos• Estabelecimento de estrutura dedicada – EGEPRO/DIREX• Metodologia customizada para o DNIT• Ferramenta Oracle BPA para modelagem de processo• Iniciativas das Unidades de Negócios (Une´s)
Fatores críticos• Engajamento das Une´s é fundamental • Fomentar a cultura em gestão de processos e indicadores• Grande passivo acumulado sem implantação• Baixo grau de integração entre as áreas
CENÁRIO ATUAL MOTIVAÇÕES
10Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Objetivos e Estrutura da Iniciativa de Processos
Os 3 pilares para tratar o tema de processos
Objetivos
• Resgatar os produtos elaborados anteriormente e dar continuidade a implantação dos processos;• Disseminar a cultura de processos dentro do DNIT;• Mapear todos os processos operacionais;• Implantar de maneira efetiva a gestão e otimização de processos.
OrganizaçãoCiclo de Melhoria de
ProcessosFerramenta Oracle BPA
11Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Como o DNIT Está Estruturado Para Tratar o Tema de Processos
• O ponto de partida é a definição do gestor do processo
• Estrutura de definição da estratégia e suporte a implantação dos processos
Diretoria Executiva
Escritório de Gestão
Estratégica
Escritório de Gestão de Processos
Diretorias
Coordenações
Gestor de Processos
• Estrutura das áreas responsáveis pelo desenho e implantação de processos
12Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Papéis e Responsabilidades do EGEPRO e das Áreas de Negócio
• Definir quais os processos serão priorizados dentro dainiciativa de mapeamento de processos;
• Patrocinar a iniciativa de processos, fornecendo pessoal equaisquer recursos que forem necessários para omapeamento dos processos dentro da coordenação oudiretoria;
• Elaboração dos relatórios de mapeamento no decorrer dainiciativa.
• Fomentar, apoiar e monitorar o andamento dasiniciativas de BPM nas áreas de negócio do DNIT;
• Zelar pela aplicação da metodologia estabelecida e usoadequado da ferramenta Oracle BPA;
• Capacitar equipes técnicas envolvidas com modelageme implantação de processos;
• Incentivar e acompanhar a mensuração de indicadoresde desempenho dos processos;
• Promover a disseminação da cultura de gestão deprocessos no DNIT, divulgando as ações empreendidase os resultados alcançados;
• Observar as diretrizes e objetivos estratégicos dainstituição, realizando a interface entre a GestãoEstratégica e os processos organizacionais.
Diretorias
Coordenações
DIREX
EGEPRO
13Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Papéis e Responsabilidades do EGEPRO e das Áreas
Analista do EGEPRO• É a referência do EGEPRO para apoio metodológico às
iniciativas nas áreas de negócio – modelagem e implantação, atuando também nas atividades inerentes ao próprio escritório.
Gestor de Processos – Área de Negócio• É o responsável na área de negócio pela gestão e
monitoramento dos resultados operacionais do processo, constituindo-se no pilar estrutural da melhoria contínua de processos.
Matriz de Responsabilidades
AtividadesAnalista do
EGEPRO
Gestor de
processos
Diretor da
Unidade de
Negócio
Responsável
(Área de
Negócio)
Elaborar Relatório das
Fases da IniciativaC C A R
Modelar os Processos de
NegocioC C A R
Prestar Suporte na
FerramentaR
Prestar Suporte
MetodológicoR
Apresentar Metodologia
de TrabalhoR
Gerir e Monitorar os
ProcessosR A
Analisar o Desempenho
dos ProcessosR A
Legenda: R = Responsável, C = Consultado, A = Autoriza
14Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
EGEPRO – Escritório de Gerenciamento de Processos
SUPORTE
Capacitar em métodos
e padrões do escritório de processos
Gerir processos no repositório
Atualizar
procedimentos e
manuais
Identificar e tratar demandasde suporte técnico em
gestão de processosGerir o ambiente BPA
MELHORIA DE PROCESSOS
Mapear a situação
atual dos processos (AS-IS)
Levantar informações para a modelagem
Diagnosticar e
Redesenhar
processos (TO-BE)
Implantar/oficializar processos
Monitorar e analisar o desempenho dos
processos
GESTÃO INTERNA
Acompanhar as açõesde gestão de processos
Avaliar ações do escritório de processos
Planejar ações do escritório de processos
Atualizar cadeia de valor
É um mecanismo de governança, ligado à DIREX,orientado à disseminação da cultura de gestãopor processos na organização, monitorando aspráticas de trabalho estabelecidas, buscandoidentificar e inserir melhorias para que osobjetivos de negócio sejam alcançados comresultados cada vez melhores para oscolaboradores, bem como para a sociedade emgeral.
EGEPRO
15Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Como o EGEPRO Pode Ajudá-lo?
SUPORTE
Capacitar em métodos
e padrões do escritório de processos
Gerir processos no repositório
Atualizar
procedimentos e
manuais
Identificar e tartar demandasde suporte técnico em
gestão de processosGerir o ambiente BPA
GESTÃO INTERNA
Acompanhar as ãções de gestão de processos
Avaliar ações do escritório de processos
Planejar ações do escritório de processos
Atualizar cadeia de valor
• Apresentar a metodologia de gestão de processos;
• Capacitar a área de negócio na ferramenta de modelagem de processos (Oracle BPA);
• Servir como ponto de referência no desenho, identificação de melhorias e implantação dos processos
MELHORIA DE PROCESSOS
Mapear a situação
atual dos processos (AS-IS)
Levantar informações para a modelagem
Diagnosticar e
Redesenhar
processos (TO-BE)
Implantar/oficializar processos
Monitorar e analisar o desempenho dos
processos
16Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Metodologia Adotada e sua Importância
Disciplina de gestão voltada a
traduzir a estratégia de negócios
para o plano operacional, focalizando
e convertendo os processos de
negócio em reais ativos para a
organização, tornando-os mais
visíveis, transparentes e permitindo
maior agilidade para adaptações. 1
BPM
(Business Process Management)
• Conexão estratégia - Operação
• Transparência Administrativa
• Padrões de Atuação
• Gestão Focalizada
• Facilidade para Atualização
• Agilidade no monitoramento
• Objetividade para Mensuração
• Clareza de Requisitos e Produtos
• Identificação de Recursos Utilizados
• Reconhecimento de Competências (Requeridas e
Disponíveis)
• Formalização da Conformidade
• Exigência de Órgãos de Controle (Auditoria e
Responsabilidade Legal)
IMPORTÂNCIA
1 Franz, P, Kirchmer, M.: Value-driven Business Process management – The Value Switch for lasting Competitive Advantage. New York, e.a. 2012.
17Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Abordagem da Metodologia de Processos do DNIT
Levantamento de informações para a
modelagem
Mapeamento dos processos
Diagnóstico e Redesenho dos processos
Implantação/Oficialização dos processos
Monitoramento e análise de desempenho
Institucionalização de Processos no DNIT
Ciclo de Melhoria de Processos
18Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Abordagem da Metodologia de Processos do DNIT
Levantamento de Informações para
a Modelagem
Mapeamento dos Processos
Diagnóstico e Redesenho dos
Processos
Implantação/ Oficialização dos
Processos
Monitoramento e Análise de
Desempenho
Institucionalização de Processos no DNIT
✓Definir o escopo da iniciativa
✓ Apresentar a metodologia de trabalho
✓Designar a equipe de trabalho
✓Definir cronograma de trabalho
✓ Levantar informações sobre os processos a serem mapeados
✓Mapear a situação atual do processo (AS IS)
✓ Vincular os processos à Cadeia de Valor do DNIT
✓Descrever as atividades dos processos
✓ Elaborar indicadores de desempenho de processos
✓ Preencher o detalhamento dos processos
✓ Registrar pontos de alerta✓ Preencher relatório de
mapeamento de processos
✓ Analisar o relatório de mapeamento de processos
✓ Identificar causa raiz dos pontos de alerta
✓ Priorizar pontos de alerta✓ Identificar possíveis
soluções para os problemas
✓ Identificar oportunidades de melhoria
✓ Redesenhar o processo (TO-BE)
✓ Propor indicadores de desempenho
✓ Preencher relatório de diagnóstico e redesenho
✓ Elaborar nota técnica✓ Elaborar plano de
implantação✓ Executar implantação✓ Elaborar IS/IN dos
processos✓ Aprovar IS/IN na
Colegiada✓ Publicar a IS/IN dos
processos
✓ Coletar os dados de medição de cada processo
✓ Analisar o desempenho dos processos
✓Descrever os resultados✓ Reportar a análise de
desempenho ao EGEPRO
Ciclo de Melhoria de Processos
19Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
Abordagem da Metodologia de Processos do DNIT
Características principais
• Multiplicidade de usuários• Diversidade de perfis de acesso• Múltiplas bases de dados
• Distintos perfis de acesso• Diversidade de objetos
• Uso cotidiano para modelagem de processos• Facilidade de uso• Filtros metodológicos• Múltiplas notações, conforme finalidade
• Licenciamento limitado a 60 usuários simultâneos• Distintos perfis• Bases de dados segmentadas
• Histórica – processos mapeados• Desenvolvimento• “AS IS”• “TO BE”
• Uso cotidiano para modelagem de processos• Filtro metodológico DNIT• Padrões de modelagem DNIT
Institucionalização de Processos no DNIT
Ferramenta Oracle BPA
20Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)
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