Comisin Multisectorial de Alto Nivel encargada del seguimiento de las acciones y polticas del Estado en los mbitos de la paz, la reparacin colectiva y la reconciliacin nacional - CMAN10GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA LALIQUIDACIN DE PROYECTOS-PRCJulio 2012GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN DEPROYECTOS-PRCRelacin de AbreviaturasCMAN: Comisin Multisectorial de Alto NivelCGVC: Comit de Gestin y Vigilancia ComunitariaMINJUS: Ministerio de Justicia y Derechos HumanosOE: Organismo EjecutorPIR: Programa Integral de ReparacionesPIP: Proyecto de Inversin PblicaPRC: Programa de Reparaciones ColectivasSE-CMAN: Secretara Ejecutiva de la Comisin Multisectorial de Alto NivelSUNAT: Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria INTRODUCCINLa administracin de los recursos de cada uno de los programas y proyectos debe hacerse en forma eficiente, efectiva y oportuna, cumpliendo con los requerimientos de orden tcnico y legal, que permita que la ejecucin de los mismos demuestre transparencia en todo el proceso desde su inicio hasta su liquidacin final, de forma tal que los recursos otorgados por la CMAN sean utilizados acorde a los objetivos para los cuales fueron destinados y conlleven a un beneficio real de las comunidades campesinas, nativas y otros centros poblados afectados por violencia poltica registrada en el Per en el periodo de Mayo de 1980 a noviembre del 2000. El buen manejo econmico de los proyectos, facilitar que stos sean liquidados con toda la documentacin de soporte que respalda cada una de las fases, optimizando los recursos que se han otorgado y facilitando la labor de control de la Secretaria Ejecutiva de la CMAN.La presente gua ha sido elaborada con el propsito de apoyar a los organismos ejecutores (municipalidades provinciales, distritales, gobiernos regionales) en la liquidacin de proyectos del PRC, cuyo financiamiento es efectuado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos hasta por un monto mximo de cien mil nuevos soles (S/. 100,000.00)Debe entenderse que si el costo del PIP excede el monto indicado en el prrafo anterior, ste ser asumido por el Organismo Ejecutor.IDEFINICIONES:Para efectos de la ejecucin de procedimientos de la presente gua se hace necesario definir algunas consideraciones bsicas que son:1.1 EXPEDIENTE TCNICOEs el documento debidamente aprobado que contiene los parmetros segn Gua para la elaboracin de perfiles de proyectos y expedientes tcnicos de la Secretara Ejecutiva de la Comisin Multisectorial de Alto Nivel -CMAN actualizada a Julio 2012.1.2.CUADERNO DE OBRADocumento de trabajo que debe ser legalizado y foliado en todas sus pginas, que servir para registrar las programaciones, requerimiento de materiales y mano de obra, tareos y ocurrencias diversas durante el periodo de ejecucin de la obra. El cuaderno de obra deber ser llenado porel ingeniero residente y visado en cada supervisin por el ingeniero supervisor previa anotacinde las deficiencias con recomendaciones de parte del supervisor. Puede contener detalles grficos, croquis, referencias a especificaciones y planos. Su periodo de vida til termina con la liquidacin y entrega de obra. Este documento forma parte del acervo documentario de la CMAN.1.3.CUADERNO DE ALMACNDeber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria en cada una de sus hojas y servir para registrar la entrada y salida de materiales del proyecto. Este documento estar bajo responsabilidad del maestro de obra y peridicamente ser revisado por el ingeniero residente y visado por el supervisor.1.4.CUADERNO DE PLANILLAEste documento deber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria y servir para registrar el cumplimiento de la hoja de tareo. Tambin se utilizar para el pago de la mano de obra (Operario, oficial y pen).1.5.COMITS DE GESTIN Y VIGILANCIA COMUNITARIA (CGVC)Son los rganos conformados en las comunidades y/o centros poblados en asamblea general. Se constituyen una vez que la comunidad y/o centro poblado ha elegido el proyecto que ser financiado por el PRC y estar conformado por no menos de 5 miembros residentes en la comunidad. Debe incluir como mnimo a dos vctimas de la violencia, a una mujer y tambin a un miembro del Comit de Autodefensa en el caso que lo hubiera. El Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria contar con un (a) Presidente (a), Vicepresidente (a), Secretario (a), Vocal (a) y Fiscal. De existir una organizacin de afectados a nivel de la comunidad, sta podr acreditar un representante adicional que tenga la condicin de vctima y que resida en la comunidad.El cargo de miembro del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria es ad-honorem.1.6.EJECUCIN POR ADMINISTRACIN DIRECTAEsto se refiere al acto de ejecucin de obra empleando la infraestructura existente, personal, equipo mecnico, herramientas, enseres de oficina que son de propiedad del organismo ejecutor, guardando en todo instante la concordancia con las normas legales vigentes.1.7.INFORME MENSUALDocumento tcnico que reporta el nivel de ejecucin y el estado situacional del proyecto que ser presentado mensualmente al supervisor y es elaborado por el Ingeniero Residente.1.8.INGENIERO RESIDENTE DE OBRAEL INGENIERO RESIDENTE es un Ingeniero colegiado y especializado, responsable de la direccin de la obra durante su ejecucin, reside en las cercanas de la misma.1.9.SUPERVISOREL SUPERVISOR es un ingeniero colegiado que ser contratado por el OE, y se encargar de verificar que la ejecucin del proyecto se ajuste a las especificaciones del expediente tcnico, en cuanto a la calidad como a su oportunidad. El OE est obligado a presentar el nombre del supervisor contratado ante la SE-CMAN la cual ratificar la designacin de este de no existir observaciones por parte del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria. 1.10.ACTA DE RECEPCIN DE OBRADocumento pblico elaborado por los integrantes de la Comisin de Entrega/Recepcin que ser suscrito despus de la conformidad de la liquidacin.1.11.COMISIN DE LIQUIDACINEs una organizacin autnoma reconocida por resolucin de Alcalda cuya funcin es elaborar y presentar la liquidacin del Proyecto con el apoyo del Ingeniero Residente o un especialista liquidador. Tendr la siguiente estructura:Presidente:Ser ocupado por el Gerente de proyectos del OE Miembro 1:Estar a cargo el jefe de Adquisiciones y abastecimiento del OE.Miembro 2:Estar a cargo el Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.En esta comisin deber participar al menos una mujer.1.12.COMISIN DE ENTREGA/RECEPCINEs una organizacin reconocida por Resolucin de Alcalda. Tendr la funcin de coordinar las acciones para la entrega del proyecto ejecutado al rea usuaria, quien se encargar del mantenimiento del proyecto.Tendr la siguiente estructura:Presidente:Ser ocupado por un regidor del Organismo Ejecutor.Miembro 1:Ocupado por el Presidente de la Comunidad campesina, nativa o centro pobladoMiembro 2: Ocupado por un representante de la Asociacin de Vctimas de la violencia o un representante de alguna organizacin social comunal, en caso no existiera el primero.Miembro 3:Ocupado por un miembro del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.En esta comisin deber participar al menos una mujer.1.13.ACTO PROTOCOLAREs el evento de participacin comunal en el cual participan las autoridades y los representantes de la CMAN, consiste en difundir el proceso cronolgico desarrollado por el proyecto y sobre la importancia del acto reparador al dao causado por la violencia poltica.1.14.ORGANISMO EJECUTOR (OE)Son las entidades pblicas con capacidad de ejecutar proyectos con recursos pblicos. Preferentemente son las municipalidades distritales, en cuyo mbito se encuentra la comunidad y/o centro poblado beneficiario del PRC. Pueden ser tambin las municipalidades provinciales o los gobiernos regionales.1.15.VALORIZACINEs la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra realizada por el ingeniero residente y revisada por el ingeniero supervisor en un perodo determinado.1.16.PRESUPUESTO ANALTICODocumento mediante el cual se considera el presupuesto para los servicios especficos del proyecto, en funcin del Clasificador del Gasto Pblico aprobado para el ao fiscal vigente.1.17.REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO DE BIENES Y SERVICIOSDocumento correspondiente al proceso tcnico del Sistema de Abastecimiento mediante el cual se registra, analiza y evala la informacin de las compras de bienes o servicios que sirve de sustento al informe de avance financiero.FACTURASSe utiliza cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal o cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. BOLETA DE VENTASustenta la adquisicin de bienes (materiales, herramientas y equipamiento, as como alquiler de equipo, maquinaria y herramientas) o prestacin de servicios (flete, pruebas de ensayo) de una persona jurdica o persona natural.En los casos de equipamiento (mobiliario) y alquiler debe adjuntarse el respectivo contrato. RECIBO POR HONORARIOSSustenta la prestacin de servicios por parte de una persona natural, profesional tcnico. (Por ejemplo Ingeniero Residente, Ingeniero Supervisor de Proyectos, Maestro de Obra, servicios de topografa, carpintero, gasfitero, electricista, entre otros.)Los recibos por Honorarios del Residente y Supervisor de proyectos, debe incluir la informacin conforme lo establece el Contrato de Locacin de Servicios:Debe emitirse por todo costo, por tanto, no debe indicar en forma desagregada conceptos como viticos pues estn incluidos.1.21. RECIBOS POR EL ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES PROPORCIONADOS POR LA SUNATSustenta el alquiler de maquinaria, equipo y herramientas, para el caso de personas no habituales.IIOBLIGACIONES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO2.1OBLIGACIONES DEL ORGANISMO EJECUTOR:El Organismo Ejecutor mediante Resolucin, designar LA COMISION que se encargar de laLiquidacin Tcnica y Financiera, en concordancia con la Resolucin de Contralora N 195-88-CG del 18.07.88.Coordinar permanentemente con la Comisin de Liquidacin y la Comisin de Entrega yRecepcin.El OE a travs del rea Encargada de la Obra, entregar a LA COMISION de liquidacin la documentacin necesaria, que consta de:9 Copia de Expediente Tcnico aprobado9 Copia de convenio de transferencia financiera.9 Expediente tcnico final conforme fue ejecutado.9 Copia de Contratos de residente y supervisorInforme de gastos y entrega de documentos (copia legalizada o fedateada) presentado por el Tesorero.2.2OBLIGACIONES DEL SUPERVISOREL SUPERVISOR es el profesional encargado de ejercer el control tcnico durante laejecucin del proyecto. Entre sus obligaciones se encuentra el efectuar la evaluacin delInforme mensual y final elaborado por el Residente.Es el encargado de asesorar a la Comisin de Recepcin y hacer seguimiento a laComisin de Liquidacin hasta la entrega del proyecto.Comunicar al OE la culminacin del proyecto para la designacin de la Comisin de Entrega/ Recepcin y liquidacin. El supervisor emitir mensualmente y a solicitud de la SE-CMAN, informes sobre el estado de la obra, avance fsico y financiero y copia de sta debe ser alcanzada tanto a la SE-CMAN como al Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.2.3OBLIGACIONES DEL RESIDENTEPresentar el Informe Final Tcnico Financiero de la obra. liquidacin Es el encargado de elaborar el informe final. Participar en la elaboracin de la liquidacin del proyecto. III OBLIGACIONES DURANTE EL PROCESO DE LIQUIDACIN DEL PROYECTO 3.1OBLIGACIONES DE LA COMISIN DE ENTREGA Y RECPCIN9LA COMISION es responsable de dar la conformidad a los trabajos ejecutados para lo cual tendr presente lo siguiente:De existir observaciones de tipo documentario tcnico administrativo financiero, stas sern levantadas por el Residente en el plazo de 15 das calendario.De existir algunas partidas contempladas en el Expediente Tcnico y que, por motivos ajenos al residente no se hubieran ejecutado, aquel deber informar a LA COMISION.Cuando no se ha levantado la Observacin Tcnica, esta se reiterar hasta que sea subsanada en un 100%.Cuando corresponda a la Observacin Financiera, se determinar el valor de la documentacin (evidencias) observada, luego se restar del total de la Rendicin de Cuenta con documento sustentado y se proceder a la liquidacin.El Valor de la Documentacin observada se le imputar al Residente de Obra y en el plazo ms corto se informar al Organismo Ejecutor a fin de efectuar las correcciones y tomar las acciones y medidas pertinentes.El OE notificar al Ingeniero Residente para que en un plazo de 10 das calendario levanten las observaciones y/o adopten los correctivos del caso.Subsanadas las observaciones, el INGENIERO RESIDENTE comunicar al SUPERVISOR sobre la culminacin del proyecto, quien a su vez elevar el Informe a LA COMISION DE LIQUIDACIN dando su conformidad.Culminada la verificacin, se levantar el Acta de Entrega de Recepcin del proyecto, cuyo contenido se puede observar en el Anexo B.LA COMISION no es responsable por los vicios ocultos que hubiera en la ejecucin de la Obra.OBLIGACIONES DE LA COMISIN DE LA LIQUIDACINEsta Comisin tiene la obligacin de efectuar la Liquidacin Tcnica-financiera, teniendo como base los informes mensuales presentado por el Residente, es la encargada de comprobar la calidad del proyecto.Las funciones de los miembros de la comisin son personales e intransferibles.9LA COMISION tendr un plazo no mayor de 20 das calendario para presentar la pre Liquidacin Tcnica y Financiera del proyecto a partir de la fecha de su reconocimiento.9LA COMISION elaborar EL INFORME DE LIQUIDACION DE OBRA, su contenido, sin ser limitativo, ser el siguiente: Resumen Ejecutivo conteniendo lo siguiente:- Nombre del proyecto- Componente - Meta - Avance fsico segn valorizaciones - Avance financiero presupuestal - Adicionales: - Hechos importantes:1.2.3.4.5.- Conclusiones y Recomendacionesa.b.c.d.e. Informe de Liquidacin Tcnica y Financiera. Cuadros sustentatorios.Esta informacin deber ser digitalizada y enviada a las oficinas regionales de la CMAN, para ser revisada por el especialista tcnico, si hubiera observaciones a la informacin presentada, stas debern ser subsanadas en el plazo de 10 das calendario. 9Con la aprobacin de la SE-CMAN, la COMISION elaborar cuatro (04) ejemplares de la Liquidacin Tcnica - Financiera de la Obra (1 original y 3 copias), que sern distribuidos de la siguiente manera: 01 original para SE CMAN 01 copia para Unidad Ejecutora. 01 copia para Oficina de Auditoria Interna de la Unidad Ejecutora 01 copia para el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria9LA COMISION es responsable de presentar oportunamente los documentos requeridos para la aprobacin del proyecto.9De existir observaciones en la presentacin de la Liquidacin Tcnica-Financiera, es responsabilidad del Organismo Ejecutor el realizar las acciones que correspondan contra los rindentes, en coordinacin con la Administracin del OE y alcanzar al rgano de Control Institucional la informacin respectiva para la prosecucin del trmite. IVAPROBACIN DE LA LIQUIDACION DE OBRALa Liquidacin de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecucin por Administracin Directa ser aprobada por el Organismo Ejecutor mediante Resolucin de Alcalda.VESTRUCTURA DE LA LIQUIDACION DE OBRAEl contenido de la liquidacin del proyecto tendr la siguiente estructura:1) CARATULA:1.1 Nombre del Proyecto, tal como aparece en el Expediente Tcnico y en el convenio de transferencia financiera.1.2 Nombre del Organismo Ejecutor.1.3 Nombre del Ingeniero Residente de Obra.1.4 Nombre del Supervisor.1.5 Nombre de los miembros del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria.1.6 Ubicacin geogrfica de la obra1.7 Fecha de Liquidacin.2) NDICEEl contenido de la documentacin ser ordenado y numerado.3) ANTECEDENTESLa Comisin de Liquidacin aprueba la liquidacin del proyecto en concordancia con el numeral11 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG.Los antecedentes incluyen los siguientes documentos:3.1Firma del convenio de transferencia, fecha y presupuesto del proyecto.3.2Nmero de Contrato del Ingeniero residente.3.3Nmero de Contrato del Supervisor.3.4Fecha de apertura del cuaderno de obra.3.5Fecha de culminacin de los trabajos.DESCRIPCIN DEL PROCESO DE LIQUIDACINLIQUIDACIN TCNICA DEL PROYECTO.Para los efectos del proceso de liquidacin tcnica se deber completar la informacin segn el esquema siguiente:LIQUIDACIN TCNICA DEL PROYECTOQue contendr como mnimo:1. DATOS GENERALES1.1Del Proyecto1.1.1Nombre del proyecto1.1.2Ubicacin1.1.3Unidad Ejecutora1.1.4Modalidad de Ejecucin1.1.5Ingeniero Residente de Obra1.1.6Supervisor o Inspector1.1.7Maestro de obra1.1.8Presupuesto Aprobado1.1.9Costo Final de Obra1.1.10 Plazo de Ejecucin Inicial Aprobado1.1.11 Fecha de Inicio1.1.12 Fecha de Culminacin Programada1.1.13 Fecha de Culminacin Real1.1.14 Poblacin beneficiaria1.2Caractersticas Principales de la Obra1.2.1.Meta Ejecutada1.2.2.Aspecto Social.a.Impacto social del proyecto b.Operatividad de la obrac.Capacitacin realizada1.2.3.Aspecto Tcnicoa.Descripcin de la obra ejecutada. b.Del cronograma de obrac.Pruebas de calidad de obrad.De la mano de obra utilizada1.2.4.Aspectos Administrativos1.2.5.Aspectos Ambientales1.3Conclusiones y Recomendaciones9 Determinacin del monto final del proyecto.9 Conciliar si el monto final del proyecto concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).9 Determinar las caractersticas tcnicas del proyecto concluido.MEMORIA DESCRIPTIVA VALORIZADA2.1.Antecedentes9 Resolucin Ministerial, Decretos Supremo y Convenio de Transferencia Financiera.2.2.Principales Sucesos en Obra2.3.Descripcin valorizada de la Ejecucin fsica.* Los parmetros est en concordancia con lo dispuesto en la Resolucin de Contralora N195-88-CG.LIQUIDACIN TECNICA DEL PROYECTO.3.1.Calendario de Avance de Obra Valorizada3.2.Clculo de Atraso en ejecucin de Obra (En caso que existiera)3.3.Metrados Finales3.4.Valorizacin de Adicionales3.5.Valorizacin Final3.6.Comparacin de Costos Respecto al Presupuesto Total Programado3.7.Relacin de Materiales comprados por la obra3.8.Conciliacin de Materiales3.9.Hoja de TareoLIQUIDACIN FINANCIERAPara los efectos del proceso de liquidacin financiera se deber completar la informacin segnel esquema siguiente:LIQUIDACIN FINANCIERA DEL PROYECTOI.ASPECTOS GENERALES1.1Financiamiento del proyecto1.2Cofinanciamiento de la Municipalidad1.3Monto acumulado desembolsado1.4Monto ejecutado1.5Saldo disponible1.6Presupuesto Analtico de Inicio1.7Informe de gastos por rubros totalizados1.8Informe de gasto efectuadoCuadro de resmen de pago a personalII.ANTECEDENTES2.1Fuente de Financiamiento:2.2Cta. Cte. Bancaria:III.COMPROBANTES DE PAGORelacin pormenorizada y sustentada de los gastos efectuados durante la ejecucin del proyecto que comprende desde el inicio de obra hasta la culminacin del proyecto, el cual se encuentra plasmado en los comprobantes de pago siguientes:3.1 Facturas3.2 Boletas de Venta3.3 Recibo por Honorarios3.4 Tickets o cintas emitidas por mquinas registradoras3.5 Otros comprobantes de pago que sustenten el gasto realizado en la realizacin del proyecto.IV CONCLUSIONES5.1Determinacin del monto final de la Obra.5.2Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).5.3Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.5.4Otros que considere relevantes.V ANEXOSANEXO A:MODELO DE ACTA DE INICIO DE OBRAANEXO B:MODELO DE ACTA DE ENTREGA/RECEPCINANEXO C:MODELO DE ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO.ANEXO D: MODELO DE ACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE MATERIALES SOBRANTES ADQUIRUIDOS CON FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMAANEXO E:COPIA DE CONTRATOS DEL PERSONAL TCNICO (RESIDENTE Y SUPERVISOR. VER GUIA DE ELABORACIN EXPEDIENTE TCNICO YGUA PRCTICA DE SUPERVISIN)ANEXO F:MODELO DE ACTA DE ENTREGA DE TERRENOANEXO G:COPIA DE INFORME DE EVALUACIN DE COMPATIBILIDAD DE EXPEDIENTE TCNICO.ANEXO H:CERTIFICADOS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES UTILIZADOS O REGISTROS GENEALGICOS, CERTIFICADOS SANITARIOS(VACUNACIONES Y PRUEBAS DIAGNSTICAS)ANEXO I:CUADERNO DE OBRA FIRMADO POR EL RESIDENTE, Y VISADO POR EL SUPERVISOR Y COMIT DE GESTIN Y VIGILANCA COMUNITARIA.ANEXO J:COPIAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONESANEXO K:COPIA DE HOJAS DE PAGO O PLANILLAS DE OBREROS.ANEXO L:CUADRO RESUMEN DE ALMACNANEXO LL:FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y REGISTRO AUXILIAR BANCO MENSUAL, REFLEJNDOSE EL SALDO DEL MOVIMIENTO.ANEXO M:RESUMEN CONSOLIDADO DEL MOVIMIENTO BANCARIO AL CIERRE DEL PROYECTO.ANEXO N:COPIA DE COMPROBANTES DE PAGO, FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y RECIBO DE HONORARIOS PROFESIONALES.ANEXO O:PANEL FOTOGRFICO.ANEXO AACTA DE INICIO DE OBRAEn la localidad de , distrito de ., provincia de, Departamento de .., siendo las horas del da de..del 2009; se reunieron en el terreno otorgado por la Comunidad para la ejecucin del Proyecto .. , los pobladores, autoridades y miembros del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria de la localidad de ., Sr. . coordinador regional de CMAN - , Sr.Supervisor., Sr. Ing. Residente, convocados por el Sr. ,Alcaldede la Municipalidad distrital de para participar en el Acto protocolar del Inicio de Obra.La reunin fue aperturada por el seor Alcalde quien dio lectura el convenio de transferencia financiera, resaltando los objetivos, las metas, el monto financiado, fuentes de financiamiento, el plazo de ejecucin del proyecto y el sistema de participacin comunal a travs del Comit de Vigilancia Comunitaria en el control y seguimiento de las acciones de ejecucin fsica y financiera.Acto seguido, particip el Coordinador Regional de CMAN - Ayacucho, explicando los objetivos, acciones y alcances del Programa de Reparaciones Colectivas en representacinde la Secretara Ejecutiva de la CMAN y la voluntad reparadora del Gobierno Central en favor de los pueblos afectados por la violencia poltica registrada en el Per en el perodo mayo 1980 noviembre 2000.Seguidamente se procedi a la instalacin de la PRIMERA PIEDRA correspondiente.Siendo las . horas del.. de..se dio por culminada el acto protocolar de inicio de obra y en seal de conformidad firman los presentes._____________________________________________ALCALDE DISTRITALCOORDINADOR DE CMAN- AYACUCHO__________________________________________________COMIT DE GESTIN Y VIGILANCIAPRESIDENTE DE LA COMUNITARIA COMUNIDAD__________________________________ING. RESIDENTEING. SUPERVISORASISTENTES:NOMBRES APELLIDOSDNIFIRMAANEXO BACTA DE ENTREGA / RECEPCION DE OBRAProyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y ExpedienteTcnico)Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................, se hicieron presente en el lugar de la obra......................., ubicado en la Localidad de.Distrito de .................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la Municipalidad Distrital de. el Ing. ..Jefe de rea de Infraestructura, el Sr. ..., Regidor de la Municipalidad, por parte de la localidad de.... el Sr. .Presidente de la Comunidad Campesina, Sr. . Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia, quienes a la vez son miembros reconocidos de la Comisin de Recepcin, tambin estuvieron presente el Ing.., Residente de obra, el Ing. ., supervisor para proceder a la entrega/recepcin de la Obra: ......................................................................., que fue ejecutada por la Municipalidad distrital debajo la Modalidad de Ejecucin por Administracin Directa.Luego de la revisin de la documentacin del Expediente Tcnico y la liquidacin de obra, adems de constatar el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto, se procede de la siguiente manera:I. ANTECEDENTESLa ejecucin del proyecto ..............., estuvo bajo la responsabilidad tcnica y administrativa del Ing. , en su condicin de Residente de Obra contratado por la Unidad Ejecutora (Municipalidad distrital), la que se desarroll en estricto cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas vigentes y que se encuentran detalladosen el Expediente Tcnico.El presupuesto de ejecucin del proyecto fue de: S/.. que fue cubierto con S/por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Programa de Reparaciones Colectivas y cofinanciado por la Municipalidad distrital de .. por el monto de S/. La obra se inici elde..dey culmin eldede.con Resolucin de Alcalda N ..de fecha ..se reconoci la Comisin de Recepcin de la obra: conformada por las siguientes personas:Sr..Presidente de la Comisin de Recepcin Sr..Miembro1 Sr Miembro 2Sr Miembro 3II. ESTADO ACTUAL DE LA OBRAConcluido el recorrido del rea fsica de la obra, se ha verificado que la obra se ha concluido al100%III. METAS LOGRADASLas metas logradas fueron las siguientes: (sealar de manera puntual y con una caractersticas resaltante; por Ejm: 01 reservorio de 10 m3, construido.)IV. DOCUMENTACIN TECNICA1. Liquidacin de obra aceptada.2. Informe final aprobado por la Municipalidad mediante resolucin N....3. Cuaderno de Obra4. Otros, como cuaderno de almacn, planilla de pagos.5. Acta de compromiso de Operacin y Mantenimiento.6. Acta de sobrantesV. RESPONSABLES DE LA OBRAEl personal tcnico contratado por la Municipalidad distrital de...para la ejecucin del proyecto fue el siguiente:INGENIERO RESIDENTE DE OBRA: .. SUPERVISOR: VI. EQUIPO MECANICO.Para la ejecucin del proyecto se cont con maquinarias de propiedad de la Municipalidad distrital de que son las siguientes: ..CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESSiendo las...... horas del da y terminada la verificacin de la obra in situ y no habiendo encontrado observaciones, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye en DECLARAR que esprocedente dar por RECEPCIONADA la obra, firmndose la presente Acta de Entrega/Recepcin en seal de conformidad. ..JEFE AREA INFRAESTRUCTURA REGIDOR DE LA MUNICIPALIDAD .PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD INGENIERO RESIDENTE DE OBRA CAMPESINA.. . REPRES. ASOC. VCTIMAS/ ING. SUPERVISOR DE LA OBRA ORGANIZ. SOCIAL COMUNAL . MIEMBRO DEL COMIT GESTIN Y VIGIL. COMUNITARIA ANEXO CACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTOEl Comit de Operacin y Mantenimiento elegido mediante asamblea: Fecha.Regin Provincia............... Distrito Comunidad..Asume la responsabilidad de mantener operativa y en correcto mantenimiento el proyecto ejecutado:... ................................La obra en mencin es financiado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Comisin Multisectorial de Alto Nivel (CMAN) a travs del Programa de Reparaciones Colectivas (PRC) y ejecutada mediante convenio por la Municipalidad distrital/provincial)...de..En seal de aceptacin, los miembros del Comit de Operacin y Mantenimiento firman a los.das del mes de..de. PresidenteSecretario de ActasComit de Operacin y MantenimientoComit de Operacin y Mantenimiento TesoreroFiscalComit de Operacin y MantenimientoComit de Operacin y MantenimientoANEXO DACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE MATERIALES SOBRANTES ADQUIRIDOS CON FINANCIAMIENTO DEL PRCProyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y ExpedienteTcnico)Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................., se hicieron presente en el lugar de la obra......................., ubicado en la Localidad de.Distrito de .................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la Municipalidad Distrital de. el Ing. ..Jefe de rea de Infraestructura, por parte de la localidad de...... el Sr. Presidente dela Comunidad campesina, Sr. . Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria, donde adems estuvieron presentes el Ing. ., Residente de obra, el Ing. ., supervisor para proceder a la entrega de materiales sobrantes del proyecto: ..................................................................., que fue ejecutada por la Municipalidad Distrital debajo la Modalidad de Ejecucin por Administracin Directa.Luego de la constatacin de los materiales y herramientas sobrantes se hace entrega de los siguientes bienes:NMATERIALES O HERRAMIENTASUNIDADCANTIDADCOSTO UNITARIOCOSTO PARCIALMATERIALES12345nHERRAMIENTAS1234nMONTO TOTAL VALORIZADOLugar y fecha:---------------------------------------------------_______________......................................................JEFE REA INFRAESTRUCTURA PRESIDENTE ORGANISMO EJECUTORCOMUNIDAD CAMPESINA .. PRESIDENTE SECRETARIOCOMIT GESTIN Y VIGILANCIACOMIT GESTIN Y VIGILANCIA COMUNITARIACOMUNITARIA...ING. RESIDENTEING. SUPERVISORANEXOFACTA DE ENTREGA DEL TERRENOREFERENCIAS GENERALES Convenio N: Proyecto: Ubicacin: Presupuesto:Plazo de ejecucin:Siendo las .horas, del da de.del ao 200.., se constituyeron en el terreno ubicado en la (el) Comunidad / Anexo / Casero de . , del Distrito de,delaProvinciade,delDepartamentode, los beneficiarios de la localidad , representantes de la Municipalidad, representantes del CMAN, en representacin de la Municipalidad el Ing.Seor. y como responsable de la ejecucin el Ing. Residente de Obra, seor.., el Ing. Supervisor de Obra, Seor . con el objeto de cumplir con el Acto de Entrega del Terreno donde se ejecutara la obra.Despus de la inspeccin ocular de la zona de trabajo, se verific que el terreno es compatible con los alcances del Expediente Tcnico, que corresponde a los datos sealados en el plano de ubicacin y en los dems planos del Expediente Tcnico, que tiene las dimensiones requeridas para la ejecucin del proyecto y que se encuentran disponibles y libres de reclamos por parte de terceros.Al trmino de la diligencia se dio por entregado el terreno. En fe de lo cual, se firma la presente.Representante organismo que entrega el terrenoResponsable de la ejecucinNombre:Nombre:Cargo:Cargo: DNI:DNI: ColegiaturaColegiaturaRepresentante de la MunicipalidadRepresentante del CMANNombre:Nombre:Cargo:Cargo: DNI:DNI:Representantes de la localidadNombre: Cargo: DNI:ANEXOGCOPIA DE INFORME DE EVALUACIN DE COMPATIBILIDAD DE EXPEDIENTE TCNICOCOMPATIBILIDAD TCNICA:Aspectos TcnicosSustentar la importancia del proyecto y las condiciones (dependiendo del tipo de proyecto) que hacen posible su realizacin.COMPATIBILIDAD DE COSTOS Y PRESUPUESTOIndicar la relacin que existe entre los costos a precios de mercado y el monto presupuestado que figura en el expediente del proyecto dada la fecha de aprobacin del expediente. COMPATIBILIDAD SOCIALIndicar el beneficio que tendr en la poblacin el proyecto a realizar.COMPATIBILIDAD AMBIENTALEl impacto que tendr en el medio ambiente el proyecto a ejecutar.COMPATIBILIDAD ECONMICA Y FINANCIERACONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESANEXOLCUADRO RESUMEN DE ALMACENPROYECTO:N INGRESO DE MATERIALES E INSUMOS SALIDA DE MATERIALES E INSUMOS OBSERV.MATERIALES O HERRAMIENTASUNIDADCANTIDADFECHAMATERIALES O HERRAMIENTAS UNIDAD CANTIDADFECHAANEXOLL FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y REGISTRO AUXILIAR DE BANCO MENSUALCOPIA FIEL DEL LIBRO DE CAJACOPIA DEL AUXILIAR ESTNDAR DE BANCOSMOVIMIENTO DE BANCOS (CONSOLIDADO), DEBE SER PREPARADO POR LOS RINDENTES. FLUJOGRAMASiNo30 das para constituirse en obra para efectuar recepcinEjercer como Asesor de la Comisin de RecepcinACTA DE RECEPCIN DE OBRA IN SITURecepcin con Observaciones?COMISIN DE RECPCIN Y LIQUIDACIN DE OBRASe constituye in situ para Recepcin de Obra y luego elabora LiquidacinENTIDADDesigna Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra.InicioSUPERVISORAnotar en el Cuaderno de Obra y comunicar a La Entidad, 30 das antes de finalizar los trabajos, para que designe la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra.EL PROYECTOAl trmino de la obra preparar el informe Final consistente en: Documentacin Tcnica,, Documentacin Contable Financiera y lo entrega a La EntidadACTA DE VERIFICACIN FISICA DE OBRAEL PROYECTO tiene 15 das para levantar las observaciones al trmino del cual se vuelve a constituir en obra la Comisin de RecepcinLIQUIDACIN DE OBRA TECNICO CONTABLEEn plazo no mayor a 30 das de recepcionada la obra. La Comisin efectuar la Liquidacin Tcnico - FinancieroFinPROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PROYECTOS PRCPROCEDIMIENTOS CUANDO NO EXISTE DOCUMENTACION SUSTENTATORIA.En los casos en que los alcaldes salientes, opten conjuntamente con algunos de sus funcionarios de confianza de alejarse deliberadamente de la entidad, e inclusive abandonen intempestivamente el cargo sin rendir cuenta de su gestin administrativa y no entreguen el acervo documentario ni los bienes que le fueron asignados y entre la documentacin que debieron entregar, se encuentre lo relacionado a los recursos transferidos por el MINJUS para la ejecucin de proyectos-PRC, debe seguirse el siguiente procedimiento:De acuerdo al artculo 153 numeral 153.4 de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, seala que si un expediente se extraviara, la administracin tiene la obligacin, bajo responsabilidad de reconstruir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicarn, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artculo 140 del Cdigo Procesal Civil.En la Resolucin de Superintendencia N 154-2008-SUNAT, artculo 2 se indica lo siguiente: El procedimiento de reconstruccin del expediente se iniciar con la Resolucin emitida por el Jefe que declara el extravo, siniestro, robo o sustraccin del expediente, segn corresponda, y ordena su reconstruccin. Asimismo, la inobservancia a la Ley de Transferencia puede dar lugar a la determinacin de responsabilidades administrativas y penales a sus infractores. De acuerdo a lo indicado en las normas legales expuestas en los prrafos anteriores, los responsables de la gestin actual, estn en la obligacin de reconstruir los expedientes en un plazo determinado, para lo cual se contactarn con las personas que participaron en la ejecucin del proyecto, esto es el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria, el ingeniero residente de obra, el supervisor, la Comisin que conform la entrega y recepcin de obra, proveedores (que figuran en el Sistema Integrado de Administracin Financiera-SIAF) y toda persona que estuvo relacionada con el proyecto, a fin de que proporcione informacin que ayude a la reconstruccin de la informacin que fue materia de desaparicin.Una vez reconstruido, esta informacin se remitir a SE-CMAN de acuerdo a los procedimientos establecidos en la presente Gua.PASOS A SEGUIR PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTESDebe contarse con el acta en el que figure el estado situacional de los registros y documentos al momento de la transferencia de gestin, asimismo debe constar el estado situacional de las obras en ejecucin, evaluando si el grado de avance guarda relacin con su respectivo cronograma; comprobando adems si las obras concluidas han sido debidamente recepcionadas.) Debe presentarse la denuncia policial a la instancia correspondiente, dejando constancia de la situacin encontrada. )Proceder a la reconstruccin del expediente, solicitando apoyo al personal administrativo de la gestin anterior que an continua laborando en la municipalidad, a fin de contactar a las personas que participaron en la ejecucin del proyecto llmese integrantes del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria, de la Comisin de Entrega y Recepcin de Obra, el ingeniero residente, el supervisor, etc.Independientemente de las acciones que se realicen para la reconstruccin del expediente, debe indicarse que el alcalde saliente que no entregue la informacin, se hace acreedor a la determinacin de responsabilidades administrativas y penales a sus y en funcin a ello, la aplicacin de las sanciones que correspondan conforme se comenta a continuacin:Responsabilidad administrativa por incumplimiento a la Ley de Transferencia y a la normatividad contableEl Articulo 38 de la Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, tipifica como faltas graves administrativas entre otras: (i) la omisin de la presentacin de las rendiciones de cuentas requerida por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, (ii) la ausencia de documentacin o no conservacin de la documentacin que sustente las transacciones ejecutadas en las entidades del sector pblico, por tiempo no menor de diez (10) aos, no entregar los libros contables y documentacin que sustenten las operaciones realizadas en su gestin.De no ser as e incurrieran en acciones orientadas a la dilacin, impedimento o entorpecimiento del citado proceso, sern pasibles de las sanciones administrativas aun cuando en el ao 2010 no mantuvieran vinculo laboral con la municipalidad, pues conforme al Decreto Supremo N 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa, la condicin de cesantes, ex funcionarios y ex servidores, no les exime de responsabilidades por su inconducta funcional incurrida durante la transferencia ni de cualquiera otras responsabilidades habidas durante el ejercicio de sus funciones.Responsabilidad penalEl Cdigo Penal, aprobado por Decreto Legislativo N 635 en su Artculo N 377 establece que el funcionario pblico que, ilegalmente, omite, rehsa o retarda algn acto de su cargo, ser reprimido con pena privativa de libertad no mayor de dos aos y con treinta a sesenta das-multa. El incumplimiento a la Ley de Transferencia por el alcalde en ejercicio y/o sus funcionarios, es motivo suficiente para que en uso de sus atribuciones funcionales, el Fiscal competente promueva la correspondiente accin penal por la presunta comisin del delito en referencia. Para tal efecto, habr de proveerse de los medios probatorios necesarios que permitan evidenciar de manera contundente que se cometieron las faltas que alteraron el normal desarrollo de la transferencia, siendo de vital importancia el rol que en estas circunstancias le corresponda al rgano de Control Institucional - OCI como observador del proceso.Es importante sealar que el alcalde y los regidores electos podrn denunciar ante la Fiscala sobre el incumplimiento a la Ley de Transferencia.