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Guía de Separación de Alcoa para Proveedores
Guía de Soporte para Proveedores de Alcoa
hasta la separación en dos Compañías
Guía de Separación de Alcoa para Proveedores Versión 1.0
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Contenido 1. Declaración legal 3
2. Información general sobre la separación 4
3. Cambios legales y estructurales 6
4. Sistemas y políticas de compra 7
5. Sistemas y políticas de facturación y de pago 8
6. Sistemas y políticas de tecnología de la información 9
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1. Declaración legal
La Guía de Separación de Alcoa para Proveedores es propiedad de Alcoa y se creó exclusivamente para los
proveedores con el objetivo de facilitar el proceso de separación de Alcoa a fin de minimizarles un impacto
adverso durante el período de transición.
En el Portal de continuidad de los proveedores podrá encontrar este documento.
Este documento no puede ser distribuido sin el permiso por escrito de Alcoa.
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2. Información general sobre la separación En septiembre del año pasado, anunciamos nuestra separación en dos compañías FORTUNE 500, con
cotización en bolsa y líderes de la industria:
Arconic: una compañía multimaterial de valor agregado, impulsada por la tecnología y la innovación, y
Alcoa: una compañía upstream de vanguardia, globalmente competitiva
Tanto Arconic como Alcoa estarán domiciliadas en los Estados Unidos y aparecen en la Bolsa de Valores de
Nueva York, Arconic como ARNC y Alcoa como AA. La nueva Alcoa comprenderá seis unidades de negocios:
Bauxita, Alúmina, Aluminio, Cast Products, Energía y North America Packing. Arconic incluirá los tres
segmentos comerciales que actualmente abarca la cartera de Valor agregado de Alcoa: Productos rolados
globales, Productos y soluciones de ingeniería, y Soluciones de transporte y construcción.
Estamos por el buen camino para completar la separación en la segunda mitad de 2016.
En este documento, nos referimos a la empresa Alcoa Upstream como "Alcoa Corporation".
¿Cuál es la propuesta de valor y marca de Arconic?
Figura 1. Logotipo y lema de Arconic
La marca "Arconic" representa la herencia icónica de la compañía de valor agregado y su compromiso continuo
con la innovación que da forma a la industria:
La "A" refleja el legado de Alcoa que enorgullece a Arconic:
"Arc" representa el arco del progreso y el interés continuo de avances para clientes, empleados,
accionistas y comunidades; y
"-conic" hace referencia a la historia de la empresa de crear productos icónicos y su foco constante en
la siguiente innovación descollante.
El lema, "Innovación con ingeniería" comunica la misión de la empresa: inventar, desarrollar y entregar
productos y soluciones para clientes de alto rendimiento e industrias a través de ingeniería de precisión y
fabricación avanzada.
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El logotipo está formado por un icono de dos dimensiones que el ojo ve como una proyección tridimensional,
que simboliza la ambición de Arconic y la posibilidad de hacer real lo que parece imposible. Su silueta rinde
homenaje a la marca de Alcoa, mientras que el color representa la cultura dinámica y vibrante de la empresa.
Juntos, el nombre y la marca de Arconic son el primer paso para contar nuestra historia al mundo:
Creamos productos innovadores que dan forma a las industrias.
Al trabajar estrechamente con nuestros clientes, resolvemos complejos desafíos de ingeniería para
transformar el modo en que volamos, manejamos, construimos, empacamos y suministramos energía.
A través de la capacidad inventiva de nuestra gente y de las técnicas de fabricación avanzada de
vanguardia, ofrecemos estos productos con una calidad y eficacia que garantizan el éxito de los
clientes y el valor del los accionistas.
Desde la carcasa de aluminio revolucionaria del Ford F150, hasta las cuchillas del motor a reacción que
soportan temperaturas más allá de su punto de fusión, nuestros productos impulsan la innovación al
siguiente nivel y hacen real lo que alguna vez fue solo imaginable.
Klaus Kleinfeld (Gerente y CEO de Alcoa Inc.): "La marca 'Arconic' fusiona nuestra extraordinaria herencia con
nuestro futuro altamente prometedor. Refleja nuestra historia de 127 años de invención, y reinvención.
Nuestro logotipo describe el reino de posibilidades que cobran vida. Refleja nuestra innovación ilimitada para
resolver complejos desafíos de ingeniería a fin de transformar el modo en que volamos, manejamos,
construimos, empacamos y suministramos energía. Y representa la capacidad inventiva de nuestra gente, que
se dedica a inventar, desarrollar y entregar soluciones y productos innovadores y de alta calidad que
constituyen el éxito de nuestros clientes y crean el valor de los accionistas".
Visite la página web de Arconic para obtener más información sobre la marca y la empresa. Aquí puede
encontrar un comunicado de prensa sobre la nueva marca.
¿Cuál es la propuesta de valor y marca de Alcoa?
Figura 2. Logotipo actualizado de Alcoa
La cartera de productos Upstream de Alcoa se convertirá en Alcoa Corporation... y a medida que lanzamos esta compañía Upstream ágil y transformada, introducimos un logotipo actualizado.
El símbolo ha sido actualizado desde su carcasa y el nuevo logotipo representa una compañía Upstream transformada y ágil caracterizada por un pensamiento innovador.
Su letra "A" en mayúscula, geométrica y en negrita, con el vértice puntiagudo significa una trayectoria ascendente y un interés constante de un desempeño sólido.
El logotipo de Alcoa Corporation conserva el "azul Alcoa" que refleja la base sólida sobre la cual se desarrolla la empresa.
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Nuestra historia:
En Alcoa, somos los mejores operadores de la industria y líderes en la producción de Bauxita, Alúmina y productos de aluminio.
Nuestra cartera de productos de activos de clase mundial está orientada hacia la eficacia de los costos y la sustentabilidad.
Incluye la cartera de minería de bauxita de bajo costo y mayor tamaño en existencia; el sistema de refinería de alúmina más atractivo del mundo; y una cartera de fusión de aluminio optimizada.
Nuestra red de productos innovadores de fundición nos brinda una ventaja comercial, ya que fabrica productos de aluminio premium y entrega servicios técnicos expertos a nuestros clientes.
Nuestra flota de activos de energía renovable brinda la flexibilidad para potenciar nuestra cartera u obtener ganancias a partir de las ventas.
Con nuestra fuerza laboral talentosa como fuerza impulsora, Alcoa está posicionada para alcanzar el éxito a través del ciclo de mercado: resistente frente a las recesiones, y equilibrado para capitalizar los repuntes.
Klaus Kleinfeld (Gerente y CEO de Alcoa Inc.): "La nueva marca de Alcoa representa a una compañía Upstream ágil y transformada: resistente frente a las recesiones, y equilibrado para capitalizar los repuntes"
¿Cómo puedo comunicarme con usted si deseo realizar preguntas?
Se ha configurado un buzón de correo para responder preguntas o inquietudes que puedan surgir y que no
han sido respondidas en este documento. Si desea realizar preguntas, envíelas al buzón de correo de
Continuidad del proveedor:
3. Cambios legales y estructurales
¿Cuándo cambiará el nombre oficialmente?
Somos una sola empresa hasta la separación, que se producirá el Día legal 1 (en la 2da mitad de 2016). Antes
del Día legal 1, algunos documentos (p. ej., las órdenes de compra) comenzarán a usar el nombre de Arconic
cuando sea necesario para la continuidad del negocio.
¿Cómo se mostrará el nombre de la compañía/marca en los documentos
que recibe el proveedor?
Estamos atravesando el proceso de actualización de los nombres de nuestras empresas/marcas en los
documentos con los que se encuentra el proveedor (p. ej., órdenes de compra) Algunos nombres de entidades
legales y de operación que contienen "Alcoa" hoy cambiarán a "Arconic", por ejemplo.
¿Se producirán cambios en las entidades legales actuales?
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Sí. Algunas entidades legales cambiarán, y estos cambios se comunicarán a sus respectivos proveedores. La
mayoría de los cambios de nombre afectan a la empresa Arconic.
Todas las entidades legales que son subsidiarias de Alcoa, Inc. hoy serán propiedad absoluta de Alcoa
Corporation o de Arconic luego de la separación.
¿Los cambios de entidades legales impactarán en los contratos de los
proveedores?
En los casos en los que un contrato presta servicios a Alcoa Corporation y Arconic, o si se producen cambios
en las entidades legales, el contrato será modificado. Si es necesario, será contactado por el equipo de
Separación de Contratos.
Todos los contratos tienen asignado una Id. numérica que se usa a modo de referencia en las órdenes de
compra entregadas a los proveedores. Como parte del trabajo de separación de contratos, todas las Id. de los
contratos se modificarán. Aquellos contratos pertenecientes a Alcoa Corporation tendrán el sufijo AL anexado a
la Id. de contrato, mientras que a los contratos de Arconic, se les agregará el sufijo AR. Todas las órdenes de
compra nuevas harán referencia a la nueva Id. de contrato y los proveedores deben hacer referencia a la
nueva Id. de contrato al comunicarse con cada compañía.
¿Dónde podrán encontrar los proveedores la información crediticia
pertinente?
Las entidades financieras pro forma y la distribución de activos y responsabilidades legales, han estado
públicamente disponibles al completar el formulario 10 en la Comisión de Valores y Bolsas (SEC). La
presentación inicial se realizó el 29 de junio, y se espera que el Formulario aprobado esté listo más adelante
en el verano.
Todas las presentaciones en la Comisión de Valores y Bolsas se publicarán en el sitio web de Relaciones con
Inversionistas (IR) de Alcoa, o en el sitio web de la Comisión de Valores y Bolsas.
4. Sistemas y políticas de compra
¿Los permisos de pago directo se verán afectados por la separación?
Sí. Los permisos de pago directo se verán afectados en casos de cambios de entidades legales. En esos casos,
la nueva compañía solicitará nuevos permisos y los publicará en AlcoaDirect.
¿Los certificados de exención fiscal se verán afectados por la separación?
Sí. Cualquier instalación impactada por los cambios en la entidad legal debe emitir un certificado de exención
fiscal a los proveedores. Luego de un cambio de entidad legal, se emitirá un nuevo certificado de exención
fiscal en el momento en que se envíe la primera orden de compra a un proveedor.
¿Los proveedores tendrán acceso a los nuevos Términos y Condiciones?
Sí. Los Términos y Condiciones revisados por ambas compañías serán publicados en la página Web "Ventas a
Alcoa" en cuanto estén disponibles. El Día legal 1, los Términos y Condiciones de Arconic serán eliminados de
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Alcoa.com y serán alojados en el sitio web de Arconic.com. El Día legal 1, los Términos y Condiciones de Alcoa
Corporation estarán alojados en una nueva dirección URL.
¿El cambio en los Términos y Condiciones impactará en las órdenes de
compra abiertas?
No. Las órdenes de compra abiertas no serán impactadas por la revisión en los Términos y Condiciones. Los
Términos y Condiciones actualmente establecidos contienen disposiciones que hacen referencia
específicamente a la separación planificada y permiten que Alcoa realice la transición de Alcoa Corporation y
Arconic.
¿Cambiarán también nuestras políticas sobre la calidad de los proveedores?
No. La calidad de las mercaderías y los servicios tanto de Alcoa Corporation como de Arconic no diferirán de
los estándares actualmente solicitados por Alcoa.
¿Habrá cambios en cualquier procuración gestionada en los programas de
cumplimiento?
No. Todos los programas de cumplimiento actualmente gestionados por la procuración se separarán y
duplicarán en ambas compañías futuras. Actualmente, la procuración gestiona el programa TRAC, los
estándares de proveedores, el Programa de sustentabilidad de proveedores y el programa de extracción ilegal
de minerales.
¿Qué necesitan los proveedores para conservar el cumplimiento de TRAC?
Los proveedores de TRAC que seguirán haciendo negocios con Alcoa Corporation deberán garantizar que Alcoa
Corporation pueda acceder a su perfil de TRAC. En el sitio web de TRAC podrá encontrar instrucciones para los
proveedores sobre cómo llevar esto adelante. No habrá costos adicionales para los proveedores.
Los proveedores de TRAC que harán negocios con Arconic exclusivamente no necesitarán tomar medidas para
atenerse a las normas de TRAC.
5. Sistemas y políticas de facturación y de pago
¿Los proveedores se verán impactados por los cambios en las cuentas
bancarias?
Algunos cambios en la entidad legal pueden impulsar la creación de nuevas cuentas bancarias. Algunos
proveedores recibirán pagos de cuentas bancarias diferentes a las que se utilizaban en el pasado.
¿Cuándo comenzarán los proveedores a emitir facturas a la nueva entidad
(p. ej. Arconic vs. Alcoa)?
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El nombre que figura en la factura debe coincidir con el nombre que figura en la orden de compra. Si el
nombre de la entidad legal cambia, el nombre de la factura debería reflejar cuando esto esté activo. El rigor
para rechazar facturas cuando los nombres son incorrectos varía según el país. Acate las pautas a nivel local.
¿Qué sucederá con las facturas enviadas a la compañía incorrecta?
A principios de agosto las facturas deben enviarse por separado a ambas compañías. En este punto, las
órdenes de compra se actualizarán con las direcciones de "facturar a". Las facturas enviadas a la compañía
incorrecta se reenviarán a la dirección correcta de Alcoa o Arconic hasta el Día legal 1. El proveedor será
notificado cuando envíe la factura a la compañía incorrecta, pero no será necesario tomar medidas para
resolver esta cuestión.
Luego del Día legal 1, si una factura no coincide con una orden de compra válida para esa empresa, la factura
será rechazada.
¿Cómo impactará esta situación en el programa Citi Supplier Finance?
El programa Citi Supplier Finance seguirá siendo utilizado por ambas compañías luego de la separación. El
programa seguirá operando de la misma manera en que lo hace actualmente. Antes del Día legal 1, Citibank
informará a los proveedores de Citi Supplier Finance que estarán usando Citi Supplier Finance para hacer
negocios por separado con Alcoa y Arconic. Citibank también informará al proveedor si habrá un cambio en los
cargos financieros para usar el programa. A partir del Día legal 1, los proveedores comenzarán a visualizar las
transacciones en el portal de Citi Supplier Finance para Alcoa Corporation y Arconic.
¿Habrá cambios en el modo en que envío facturas al centro Hungary Buy
and Payment?
Sí. Se ha abierto una nueva oficina de cuentas por pagar en el GSS para administrar los negocios de Alcoa
Corporation. Arconic heredará la oficina actual en Hungría. Los proveedores que enviarán facturas a la oficina
de AP en Hungría y hacen negocios con Alcoa Corporation deberán enviar facturas a la nueva oficina de AP
que ha abierto para Alcoa Corporation en lugar de la dirección actual a la que enviaban las facturas. La nueva
dirección será incluida en las órdenes de compra en el campo de dirección "facturar a". Las facturas enviadas
a la compañía incorrecta serán rechazadas una vez que las compañías estén separadas.
6. Sistemas y políticas de tecnología de la información
¿Cuándo cambiarán las direcciones de correo electrónico de Alcoa por
direcciones de correo electrónico de Arconic?
Todos los empleados de Arconic se comunicarán con los proveedores con una nueva dirección de correo
electrónico de @Arconic.com a partir del Día legal 1.
¿Qué sucederá si se envía un correo electrónico a un correo electrónico de
Alcoa para un empleado que ha sido transferido a Arconic?
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Luego del Día legal 1, el correo electrónico de @Alcoa.com de los empleados de Arconic seguirá reenviando los
correos electrónicos a @Arconic.com durante un período de seis meses. Luego de ese período de reenvío de
seis meses, todos los correos electrónicos de Arconic enviados a @Alcoa.com enviarán una respuesta
indicando que el correo no puede entregarse al sistema de correo electrónico del remitente.
¿Nuestros sistemas de tecnología de la información experimentarán un
tiempo de inactividad?
Sí. El 1ero de agosto, el sistema Oracle EBS, que alimenta nuestros sistemas de compra y de pago, no estará
disponible y volverá a estar en funcionamiento el día 4 de agosto como dos sistemas separados, cada uno
prestará servicio a una de las compañías futuras. Tenga en cuenta que durante la suspensión temporal, no
podrán realizarse operaciones en Oracle, incluidas: solicitudes de ingreso, emisión de órdenes de compra,
recepción de órdenes de compra, ingreso de facturas y procesamiento de facturas. Una vez que el sistema
Oracle EBS esté separado, todas las compras y las transacciones de AP se realizarán en sistemas separados.
Todos los sistemas funcionarán de la misma manera que lo hacían antes de la suspensión temporal, excepto
que deberá procesar las transacciones de Arconic y de Alcoa Corporation por separado.
¿La suspensión temporal de los sistemas de información afectará los pagos
de los proveedores?
No. Los pagos de los proveedores no se verán afectados por las diversas interrupciones de los sistemas de
información.
¿Los proveedores deberán tomar medidas en el sistema de Planificación de
Recursos Empresariales (ERP) para poder realizar ventas a Arconic?
Sí, los proveedores deberán configurar un nuevo perfil de cliente en su sistema de ERP para representar la
separación de Alcoa en dos compañías separadas. Los proveedores también deberán saber cuáles son las
instalaciones de Arconic y cuáles de Alcoa Corporation. Aquí puede encontrar una lista de instalaciones
clasificadas según la compañía de la que formarán parte.
¿Habrá algunas interrupciones en AlcoaDirect debido a esta suspensión del
sistema?
AlcoaDirect no estará disponible entre el 1ero y el 4 de agosto. Durante este tiempo, nuestros empleados y
proveedores no podrán acceder a AlcoaDirect ni realizar transacciones (p. ej. iClaims, cargas de facturas).
¿Cambiará la dirección URL de AlcoaDirect?
Los proveedores que hacen negocios con Alcoa Corporation seguirán usando la misma dirección URL para
interactuar con el sistema AlcoaDirect; sin embargo, todas las transacciones que los proveedores tengan con
Arconic no serán tratadas en el sitio de AlcoaDirect.
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Estamos creando un nuevo portal web, ArconicDirect, para Arconic. Este portal tendrá la misma funcionalidad
que AlcoaDirect. El sistema ArconicDirect estará situado en ArconicDirect.com. El sitio de ArconicDirect estará
activo el 4 de agosto y todas las transacciones de Arconic serán administradas allí desde ese momento.
A fin de guiar a los proveedores hasta el portal web correcto, todos los usuarios que visiten la página de
AlcoaDirect serán redirigidos a una página inicial donde se les informará sobre las diferencias entre AlcoaDirect
y ArconicDirect. De esta manera, podrán seleccionar a qué sitio desean ir. La página de inicio estará activa
entre el 4 de agosto y el Día legal 1. Luego del Día legal 1, la página de inicio dejará de existir y los
proveedores deberán dirigirse al sitio de la compañía correspondiente.
Entre el 1/8/16 y el 1/10/16 los proveedores de nuestras instalaciones en Warrick tendrán acceso a
ArconicDirect o a AlcoaDirect según el tipo de transacción que deseen realizar. Después del 1/10/16 los
proveedores de Warrick realizarán todas las transacciones en AlcoaDirect. Consulte la tabla a continuación
para obtener más información.
Tipo de transacción Antes del 1/8/16
Del 1/8/2016 al 1/10/2016
Después del 1/10/16
eCM (según la orden de compra)
AlcoaDirect ArconicDirect AlcoaDirect
Consultas de proveedores B2B
AlcoaDirect ArconicDirect AlcoaDirect
Retiro de pagos (no basados en órdenes de compra)
AlcoaDirect AlcoaDirect AlcoaDirect
Consultas de proveedores sobre retiro de pagos
AlcoaDirect AlcoaDirect AlcoaDirect
Proveedores de servicios externos y de almacén (OSPs)
AlcoaDirect AlcoaDirect AlcoaDirect
El equipo de Continuidad de los proveedores brindará más instrucciones a los proveedores sobre nuestras
instalaciones de Warrick que tendrán que usar ArconicDirect durante el período de transición.
¿Habrá cambios en Quadrem?
Sí, el sistema Quadrem, al igual que muchos de los otros sistemas de TI actuales, debe separarse y duplicarse
de manera que ambas compañías futuras puedan seguir usando Quadrem. El sistema se duplicará en América
del Norte y Europa. Arconic no usará Quadrem en Australia. En Sudamérica, se dejará de usar Quadrem a
partir del 30 de junio. Los proveedores a los que se le discontinuará Quadrem serán contactados por Alcoa
para realizar los cambios en los términos de pago requeridos.
Las direcciones de envío, las direcciones de facturación y los nombres de las unidades operativas cambiarán
en el sistema Quadrem. Estos cambios se producirán el 1ero de agosto en Australia y América del Norte, y el 22
de agosto para Europa. Una vez realizados los cambios, los proveedores deben modificar sus sistemas de ERP
a fin de poder procesar tanto Alcoa como Arconic. Los proveedores también deben reconocer los cambios en
los nombres de las unidades operativas, las direcciones de envío y las direcciones de facturación.
Aquí puede encontrar una lista con los cambios de nombre de las unidades operativas.
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¿Habrá algunas interrupciones de servicios en Quadrem?
Quadrem tendrá una disponibilidad limitada entre el 1 de agosto y el 4 de agosto. Si bien los proveedores no
podrán ingresar facturas durante este tiempo, no se realizarán procesamientos para las facturas u órdenes de
compra hasta el 5 de agosto.
