Guia de uso web American Reps Online

GUÍA DE USO WEB

2016

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Manual de Autoaprendizaje________________________________________________________________________________

CONTENIDO

¿Qué es AMERICAN REPS ONLINE? Beneficios de la aplicación ¿Por qué utilizarla? Ingreso al sistema Destinos y productos disponibles:

Vuelos + Hoteles Hoteles Vuelos

Cotizaciones Reservaciones

Selección de vuelos Selección del hotel Selección de servicios opcionales y/o actividades Documentación de reservas para crear files Reserva / File creado Visualización de liquidaciones y comisiones Datos de facturación Formas de Pago Impresión de Vouchers

Listas Reservas creadas, pagadas o anuladas

Preguntas frecuentes Contacta al Soporte Backoffice Confirmaciones Contacta al Soporte Capacitación Cuéntanos tu experiencia en nuestra web

AMERICAN REPS ONLINE

American Reps OnlineFecha: Abril 2016

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AMERICAN REPS ONLINE es la herramienta web para profesionales de la industria de viajes que consolida en un solo lugar la oportunidad de reservar hoteles, aerolíneas, servicios turísticos, tarjeta de asistencia y servicios asociados, para aseguran una experiencia de viaje completa a sus clientes finales.

Es un buscador de vuelos conectado al GDS (Global Distribution System), por lo que ofrece las mejores tarifas disponibles del mercado. Además, ofrece la posibilidad a las agencias de viajes de beneficiarse de tarifas especiales acordadas con las más importantes compañías del sector aéreo, hotelero y operadores de turismo a nivel global.

http://online.americanreps.net

BENEFICIOS DE AMERICAN REPS ONLINE

AMERICAN REPS ONLINE engloba una serie de acuerdos con las más importantes compañías de la industria de viajes, permitiendo acceder, mediante un sencillo proceso, a precios competitivos de hoteles, consultar itinerarios, seleccionar vuelos y servicios asociados, comprar boletos aéreos y servicios turísticos, para ofrecer el mejor producto a sus clientes.

A través de American Reps ONLINE tendrán la posibilidad de disponer de un sistema de reserva y emisión de boletos aéreos, así como también la impresión de vouchers de servicios.

Al tratarse de un sistema por Web las agencias pueden dar servicio a sus clientes desde cualquier ubicación geográfica donde cuenten con disponibilidad de Internet las 24 horas del día los 365 días del año.


http://online.americanreps.net/

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Uno de los principales objetivos de American Reps ONLINE es generar crecimiento para ustedes agencias en su actividad comercial proporcionándoles un ahorro de costos.

Tendrán la posibilidad de beneficiarse de tarifas de negociación propia a las que no podrían acceder debido al volumen en ventas, aumentando también de esta manera su target de mercado.

American Reps ONLINE está soportada por Profesionales con experiencia en el sector y cuenta con el respaldo de la marca registrada American Reps con más de 30 años de servicio en la industria de viajes y turismo, asegurando eficiencia y calidad.

Tendrán acceso a tarifas de negociación propia e itinerarios de líneas aéreas, hoteles, resorts, servicios turísticos asociados, y a un mundo de experiencias para sus clientes.

INGRESO AL SISTEMA


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Para ingresar al sistema es necesario registrarse en nuestra página web AMERICAN REPS ONLINE, indicando sus datos y credenciales comerciales.

Acceso a Agencias y formulario de registro

Luego de su registro, se le enviará por correo electrónico su usuario y clave para que pueda ingresar, comenzar a navegar y vender ¡!

Ingreso de Usuario y Clave

Una vez ingresado su Usuario y Clave, dar click en “Iniciar” para acceder a la caja del “buscador”:


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DESTINOS Y PRODUCTOS DISPONIBLES

En la página AMERICAN REPS ONLINE tendrás la oportunidad de reservar diferentes productos, tales como hoteles, vuelos, programas turísticos y complementos asociados al viaje, solo debes seleccionar el tipo de servicio que desea cotizar o reservar.

En la caja del buscador debes seleccionar con un click uno de los “Productos” que se muestra a continuación:

Vuelos + Hoteles cotiza y reserva el aéreo, hotel y servicios complementarios Vuelos reserva vuelos, cotiza rutas Ida y/o Regreso, Multidestino, Traslados y Tours

Hoteles reserva y cotiza hoteles y servicios complementarios tales como seguros, tours.


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Una vez seleccionado el “Producto” (Vuelos + Hoteles, Vuelos u Hoteles) se deberán completar los campos ORIGEN, DESTINO ingresando los códigos IATA de 03 letras correspondiente a la ciudad o el nombre completo del lugar. También debes ingresar las fechas de SALIDA y REGRESO

Asimismo, indicar la cantidad de ADULTOS, NIÑOS e INFANTES (ingresar las edades de los menores cuando el sistema lo solicite) y luego dar click en BUSCAR:


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En algunos destinos de playa, por la amplitud de la zona hotelera o por las vías de llegada al mismo, se han creado “Destinos” adicionales a la zona principal para facilitar la reserva de servicios opcionales como Traslados, Tours y Hoteles.

DestinoHotelero

Destino Aéreo Servicios que encontrará

Riviera Maya CUN

Hoteles en Puerto Aventuras, Playa del Carmen, Playacar, Puerto Morelos, Puerto Juárez y Tulum.

Traslados DESDE/HACIA Hoteles en Puerto Aventuras, Playa del Carmen, Playacar, Puerto Morelos, Puerto Juárez, Tulum.

Tours complementarios de la zona como Excursión a Chichen Itzá Excursión Xcaret, etc.

Cancún CUN

Hoteles en zona hotelera Cancún Traslados en zona hotelera Cancún Tours complementarios de la zona como Excursión a Chichen Itzá

Excursión Xcaret, etc.

Punta Sal - Piura PIU Traslados DESDE/HACIA Hotel Punta Sal vía aeropuerto PIU Hotel Decameron Punta Sal

Punta Sal - Talara TYL Traslados DESDE/HACIA Hotel Punta Sal vía aeropuerto TYL Hotel Decameron Punta Sal

Punta Sal - Tumbes TBP Traslados DESDE/HACIA Hotel Punta Sal vía aeropuerto TBP Hotel Decameron Punta Sal


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COTIZACIONES

Las cotizaciones te permiten obtener el precio del Aéreo así como también de un Aéreo + Hotel o con más opcionales como traslados, seguros, tours, etc.

Las cotizaciones están sujetas a cambios sin previo aviso y a la disponibilidad de cupos en el sistema.

Para cotizar se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema American Reps ONLINE con su Usuario y Clave2. Seleccionar el “Producto” que necesita cotizar y completar los campos ORIGEN, DESTINO,

SALIDA, REGRESO, indicar también el número de habitaciones, la cantidad de adultos, niños e infantes.

3. Dar click en BUSCAR

El sistema responderá lo siguiente:

1. Mostrará un cuadro con el resumen de la solicitud2. Mostrará un cuadro con diferentes opciones de aerolíneas, así como también para indicar

que solo necesita “vuelos directos”.3. Relación de Vuelos

[Seleccionar Vuelos ]

4. Relación de Hoteles[ Seleccionar Hotel ]


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5. Una vez elegido los actividades adicionales” como excursiones, seguros, traslados, etc.

Seleccionar el servicio o actividad opcional que necesite para incluirlo en la cotización que está creando.


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Ingresar la fecha y cantidad de pasajeros en cada servicio o actividad opcional, luego dar click en “Agregar y seguir comprando” para seleccionar la siguiente actividad.

6. Una vez incluido todos los “servicios o actividades opcionales” a su cotización, si necesita agregar más hoteles para comparar precios, deberá seleccionar el “Lápiz” (Modificar Ítem) y seleccionar los hoteles de su interés para incluirlos en la cotización.


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7. Luego de dar click en el “Lápiz” aparecerá una relación de hoteles para que usted pueda seleccionar e incluir más hoteles en su cotización.

Solo debe dar click en “Agregar a mis opciones” para incluirlo en la cotización.


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También puede utilizar el “Buscador” para encontrar el hotel que necesita incluir en la cotización. El “Buscador” se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla, debajo del cuadro de resumen de la solicitud.


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8. Puede seguir dando click en “Agregar a mis opciones” para incluir más hoteles y comparar.


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9. Una vez cotizada todas las posibles opciones, dar click en “Grabar” para generar una ventana que facilitará la impresión, la descarga en archivo PDF o el envío por correo electrónico.

10. Desde esta ventana la cotización puede ser descargada en formato PDF, enviarse por correo electrónico o imprimirse.


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RESERVACIONES

El proceso de “reservar” es parecido al de “cotizar”, la diferencia está en que debemos definir que vuelos, hotel y servicios opcionales deseamos reservar.

La reservas de aéreos y hoteles muestra un plazo máximo de compra, de no cumplir eses plazo las reservas se auto-cancelarán.

Para “reservar” se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema American Reps ONLINE con su Usuario y Clave.2. Seleccionar el “Producto” que necesita cotizar y completar los campos ORIGEN, DESTINO,

SALIDA, REGRESO, indicar también el número de habitaciones, la cantidad de adultos, niños e infantes.

3. Dar click en BUSCAR

En el proceso de “reserva” el sistema responderá lo siguiente:

1. Mostrará un cuadro con el resumen de la solicitud2. Mostrará un cuadro con diferentes opciones de aerolíneas, así como también para indicar

que solo necesita vuelos directos.3. Relación de Vuelos [ Seleccionar y reservar Vuelos ]

4. Relación de Hoteles [ Seleccionar y reservar Hotel ]

5. Relación de Opcionales [ Seleccionar y reservar Opcionales ]


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SELECION DE VUELOS

Cada opción de vuelo muestra las condiciones o regulaciones de la tarifa, asimismo también la comisión para la agencia.

Deberá dar click en “Seleccionar Vuelos” para comenzar a reservar los espacios aéreos.

SELECION DEL HOTEL

Luego aparecerá la relación de hoteles, donde deberás dar click en “Seleccionar Hotel” para “reservar”.


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SELECCION DE SERVICIOS OPCIONALES Y/O ACTIVIDADES

En este paso se mostrará una relación de actividades como Assist Card, Traslados y Servicios Adicionales como Excursiones.

Aquí seleccionar el “Traslado Regular o Privado” en sentido hacia el hotel, indicar la fecha del traslado y la cantidad de pasajeros. Luego dar click en “Agregar y seguir comprando”.

Para el regreso seleccionar el “Traslado Regular o Privado” en sentido hacia el aeropuerto, especificar en el calendario la fecha del servicio y la cantidad de pasajeros. Luego dar click en “Agregar y seguir comprando”.


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Seleccionar “Assist Card”, indicar fecha de inicio, cantidad de días de cobertura y la cantidad de pasajeros. Luego dar click en “Agregar y seguir comprando”.

Una vez seleccionados los opcionales, revisar el resumen y dar click en “Comprar Ahora”


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DOCUMENTACION DE RESERVAS PARA CREAR FILES

Al hacer click en “Comprar Ahora”, se acepta el precio total que indica el resumen y comienza el proceso de reserva. Inicia mostrando una ventana para ingresar los datos de los pasajeros.

Si reservas Aéreo + Hotel es obligatorio ingresar el DNI, Pasaporte o Carne de Extranjería.

Si reservas solo Hotel o Servicios Opcionales, no es necesario el ingreso de documentos.


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En este mismo despliegue también aparecerá un campo “Información Adicional” para ingresar mensajes relevantes y solicitudes especiales que solicite el pasajero.

Este campo también se utiliza, después de creado el file, para indicar si la “Factura” por los servicios se hace a nombre del Pasajero o a nombre de la Agencia de Viajes.

Leer y aceptar los Términos y Condiciones y luego seleccionar con un click el botón “Continuar” para crear el file o reserva.


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RESERVA/FILE CREADO

Una vez creada la reserva o file, el sistema advertirá nuevamente los Plazos Límites de Compra, la comisión de la agencia y también opciones para ANULAR el file de ser necesario.

Si tu reserva o file creado tiene algún servicio como hotel o tour “PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN”, este ingresará automáticamente a una QUEUE de revisión que será verificada por el Soporte American Reps, y cuando se tenga la confirmación se contactarán contigo para que puedas realizar el pago correspondiente.


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Sin embargo, su tu reserva o file tiene todos los servicios “CONFIRMADOS”, este automáticamente mostrará una plantilla donde podrás indicar los datos de facturación. Solo debes dar click en “Indicar Intensión de Pago” y el file pasará al área de emisión.


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VISUALIZACION DE LIQUIDACIONES Y COMISIONESPara calcular la liquidación del file creado, solo debe revisar el cuadro con los montos que se indican, Total y Comisión Total de Agencia, estos detalles se encuentran en la parte superior derecha del file.

Debes restar al valor Total (ver figura) la Comisión Total Agencia y la diferencia es el monto que se debe depositar a la cuenta de American Reps.

Total a Deposita a la cuenta American Reps USD 3143.95

DETRACCIÓN - en caso la Factura de Comisión supere los S/. 700.00 deberá considerarla afecta a DETRACCIÓN, por lo que adicionalmente corresponde calcular el 10% del Total de la Comisión y depositarlo a la cuenta de American Reps.


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DATOS DE FACTURACION

Para facturar al cliente o a la agencia de viajes, usted debe indicar en COMENTARIOS, el número de RUC y Razón Social.

FORMAS DE PAGO

Las formas de pago permitidas son:

Pago en Agencia Línea de Crédito (Pagos Adelantados)

IMPRESIÓN DE VOUCHERSUna vez confirmados los servicios y realizado los pagos, usted podrá visualizar los VOUCHERS para imprimirlos.


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LISTAS

LISTA DE RESERVAS CREADAS, PAGADAS O ANULADAS

Todas las reservas o files creados se almacenan en el perfil del Agente de Viajes, aquí podrás consultar el estado o status de cada file para tu seguimiento.

Solo necesitar dar click en el botón “Mis Reservas” que se encuentra en el home de la aplicación al lado derecho y luego otro click en “Buscar”.

Para visualizar cada file solo debe seleccionarlo con el mouse.


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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué debo de hacer si el sistema no responde o la aplicación AMERICAN REPS ONLINE demora mucho tiempo en procesar? la pantalla se quedó en blancoSe debe cerrar la ventana de la aplicación y volver a ingresar.

¿Cuál es el plazo máximo de emisión de mi reserva?En cada reserva creada se especifica el plazo máximo, por lo que la emisión de itinerarios y productos deben ser emitidos antes del plazo especificado.

¿Qué debo de hacer si no recuerdo mi clave?Debes de ir a la ventana Acceso Agencias y dar click en “Reinicia Contraseña”.

¿Qué debo de hacer si me quede sin Línea de Crédito para emitir?

Debes contactar al 512-2165 y coordinar una nueva “Línea de Crédito”

¿Qué documentos debo traer para que se emitan mis solicitudes de aéreo, hotel u otros?

Debes traer tu Factura de Comisión correctamente llenada, considerando la detracción (en caso aplique) completada y el código de reserva (file) del sistema American Reps Online.

¿Qué son las Detracciones?

Se trata de un mecanismo que contribuye a la recaudación de ciertos impuestos y consiste en generar un descuento al comprador o usuario de un bien o servicio, de un porcentaje del importe a pagar, para luego depositarlo en el Banco de la Nación, en una cuenta corriente a nombre del vendedor, el cual, por su parte, utilizará los fondos depositados en su cuenta del BN para efectuar el pago de otros impuestos, tributos, etc.


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¿Cuándo aplica la Detracción y como se calcula?

Aplica cuando la Factura de Comisión es mayor a 700 nuevos soles y se debe depositar el 10% del “neto de la comisión” en el Banco de la Nación.

¿Qué debo hacer si quiero cancelar una reserva?

En caso requiera anular los servicios aéreos, hotel y opcionales, debe visualizar el file creado y dar click en CANCELAR ITINERARIO, luego debe contactarse con el BACK OFFICE AMERICAN REPS para asegurar que su solicitud de anulación fue procesada.

¿Qué debo hacer si quiero modificar información de una reserva?

Los servicios reservados como Hotel, Traslados y Tours no pueden ser modificados, sin embargo, datos como DNI o RUC para la emisión y facturación pueden ser evaluados por el supervisor de turno.


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Contacta al Soporte Backoffice Confirmaciones

Cuando solicites los servicios opcionales como tours, traslados, hotel y otros complementarios al viaje de tu cliente, estos serán confirmados por nuestro departamento de SOPORTE BACK OFFICE CONFIRMACIONES.

En caso necesites comunicarte con ellos para consultar el estados de tus solicitudes, puedes hacerlo al teléfono 512-2121, anexos 2190 y 2125

Correo electrónico: [email protected]

Contacta al Soporte Capacitación

Si necesitas comunicarte con algunos de los facilitadores/instructores de capacitación, para preguntas relacionadas a como solicitar un hotel, servicio opcional o procesos de cotización, favor contactarlos al siguiente correo electrónico:

[email protected]

Cuéntanos tu experiencia en nuestra web

Si necesitas hacer un comentario, sugerencia o contarnos sobre tu experiencia en nuestra web AMERICAN REPS ONLINE, por favor contáctanos al siguiente link:

http://online.americanreps.net/Contacto


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