GUIA DE USUARIO FINAL PRINEX€¦ · Guía Usuario Final: Portal Postventa 7 3 ICONOS DE LA APLICACIÓN A continuación se relacionan los principales comandos y botones que nos permiten

GUIA DE USUARIO FINAL

PRINEX Portal Posventa

Guía Usuario Final: Portal Postventa

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ÍNDICE ÍNDICE ........................................................................................................ 2

1 GUÍA de INSTALACIÓN y USO ........................................................... 4

2 ACCESO AL PORTAL POSTVENTA ...................................................... 6

3 ICONOS DE LA APLICACIÓN ............................................................... 7

4 PORTAL POSTVENTA .......................................................................... 8

4.1 PERFIL USUARIO Y CONFIGURACIONES ADICIONALES. ................................................. 10 4.1.1 Mi Perfil ...................................................................................................................................... 10 4.1.2 Cambiar contraseña .............................................................................................................. 11 4.1.3 Configuraciones ...................................................................................................................... 11

4.1.3.1 Pestaña General ............................................................................................ 11 4.1.3.2 Pestaña eMail Proveedor .............................................................................. 12

4.2 BOTONES GENERALES .................................................................................................................. 13 4.2.1 Nueva Visita ............................................................................................................................. 13

4.2.1.1 Selección del inmueble afectado .................................................................. 13 4.2.1.2 Descripción de la incidencia .......................................................................... 16

4.2.2 Gestión de Maestros ............................................................................................................. 19 4.2.2.1 Oficios ........................................................................................................... 19 4.2.2.2 Sub‐Oficios .................................................................................................... 20 4.2.2.3 Proveedores por Oficio ................................................................................. 20 4.2.2.4 Inmuebles Especiales .................................................................................... 21 4.2.2.5 Inmuebles Especiales por Promoción ........................................................... 22 4.2.2.6 Clientes Especiales ........................................................................................ 22 4.2.2.7 Clientes Especiales por Promoción ............................................................... 23 4.2.2.8 Tipos de Parte ............................................................................................... 23 4.2.2.9 Tipos de Reclamación ................................................................................... 24 4.2.2.10 Incidencias Predefinidas ........................................................................... 24 4.2.2.11 Estancias por Tipo de Inmuebles .............................................................. 25

4.2.3 Consulta de Informes ........................................................................................................... 25 4.2.3.1 Relación de incidencias ................................................................................. 25 4.2.3.2 Incidencias Vencidas NO Finalizadas ............................................................ 26

4.3 FILTROS E INCIDENCIAS SELECCIONADAS ........................................................................... 27 4.4 BOTONES DE TRABAJO ................................................................................................................ 31

4.4.1 Botón “Detalle” ....................................................................................................................... 31 4.4.1.1 Botones de trabajo. ...................................................................................... 32 4.4.1.2 Datos de la promoción y de la visita ............................................................. 35 4.4.1.3 Soporte documental ..................................................................................... 36 4.4.1.4 Datos de la incidencia y asignación proveedor ............................................. 36 4.4.1.5 Datos del Contacto ....................................................................................... 37 4.4.1.6 Datos de Cierre ............................................................................................. 38 4.4.1.7 Datos de Coste .............................................................................................. 38 4.4.1.8 Histórico de Estados ..................................................................................... 39 4.4.1.9 Notas ............................................................................................................. 39

4.4.2 Botón “Modificar Estado” .................................................................................................... 39


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4.4.3 Botón “Duplicar” ..................................................................................................................... 41 4.4.4 Botón “Enviar Parte” .............................................................................................................. 42 4.4.5 Botón “Eliminar” ..................................................................................................................... 43 4.4.6 Botón “Ficha PDF” .................................................................................................................. 44

4.4.6.1 “Ficha Visita” ................................................................................................. 44 4.4.6.2 “Ficha Incidencia” ......................................................................................... 45

4.4.7 Botón “Importar Incidencias” ............................................................................................ 46


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1 GUÍA de INSTALACIÓN y USO Desde el momento en que se produzca la primera sincronización, SÓLO las promociones seleccionadas dejaran de estar disponibles desde el módulo Postventa de Prinex ubicado en el Área de Activos Inmobiliarios y únicamente se podrá trabajar con ellas desde cualquiera de los dos entornos de Postventa:

El Portal Postventa, que asume el rol que hasta ese momento tenía el módulo Postventa, permitiendo la configuración de las tablas maestras del módulo además de la gestión completa de incidencias, esto es, el alta, aprobación, rechazo, visado y cierre de las mismas.

La App Postventa desde la que es posible gestionar el alta y cierre de incidencias y consultarlas, pero en ningún caso se podrán aprobar ni se podrán configurar las tablas maestras.

Los accesos a cada uno de los entornos vendrán determinados por el rol que haya asignado el administrador del sistema, al usuario que va a trabajar en Postventa.

Por otro lado, las incidencias gestionadas desde Postventa, no siguen ya los circuitos del módulo de Workflow, empleando una nueva forma de operar, en la que las incidencias adoptan distintos estados a lo largo de su vida, según se describen a continuación:

Pendiente: Estado que adquiere la incidencia desde que se da de alta en el sistema, hasta que se aprueba o rechaza.

Aprobado: Estado que adquiere la incidencia cuando se autoriza y por tanto se inician las gestiones para solventarla.

Rechazado: Estado que adquiere la incidencia cuando se desestima y por tanto se da por concluida.

Terminada: Estado que adquiere la incidencia, cuando el proveedor considera acabado su trabajo.

Vº Bueno Técnico: (Opcional) Estado que adquiere la incidencia, cuando los trabajos del proveedor son supervisados y aprobados por un técnico.

Cerrado: Estado que adquiere la incidencia, cuando el cliente que la reportó revisa y valida los trabajos realizados.

De esta manera, la incidencia sigue el siguiente circuito de trabajo:


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A lo largo de esta guía:

Explicaremos cómo proceder para acceder al Portal Postventa de Prinex.

Mostraremos los principales iconos y comandos, que le permitirán trabajar en el Portal Postventa.

Proporcionaremos una amplia descripción sobre el funcionamiento de esta aplicación.


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2 ACCESO AL PORTAL POSTVENTA El acceso al Portal Postventa se realiza a través de la URL que el departamento de sistemas de Prinex proporcionará y que será particular para cada cliente Prinex.

El usuario y contraseña con el que podremos entrar, será el que nos proporcione el administrador del Portal de Administración de Prinex Apps.

Una vez dentro, el sistema mostrará la siguiente pantalla.


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3 ICONOS DE LA APLICACIÓN A continuación se relacionan los principales comandos y botones que nos permiten navegar por el portal.

Permite dar de alta una visita nueva y las relación de incidencias que se reporten.

Permite configurar las tablas maestras del módulo.

Permite acceder a las consultas del módulo.

Permite acceder al detalle de una incidencia.

Permite transitar el estado de una incidencia a otro diferente.

Permite duplicar la incidencia en la que estemos posicionados.

Permite enviar por correo electrónico un parte de trabajo.

Permite borrar el elemento sobre el que estemos posicionados.

Permite editar el detalle de la incidencia o de la visita en formato PDF.

Permite Importar incidencias a partir de un fichero Excel.

Permite enviar un resumen de la visita al correo de la persona que reporta las incidencias.

Permite añadir una nueva incidencia.

Permite editar los datos de la visita para modificarlos.

Permite editar el elemento en el que estemos posicionados.

Permite asignar a la promoción los maestros con los que va a trabajar (oficios, inmuebles especiales,…)

Permite pasar a la siguiente pantalla para seguir rellenando datos.

Permite guardar los cambios.

Permite volver a pantalla anterior.

Permite volver a la pantalla principal.


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4 PORTAL POSTVENTA Una vez que se accede al entorno, encontraremos una nueva pantalla dividida en varios bloques y que muestra en la esquina superior derecha, el nombre del usuario y de la base de datos con la que se va a trabajar.

Desde el portal Postventa, el usuario podrá no sólo gestionar sus visitas dando de alta las correspondientes incidencias, sino también aprobarlas, cerrarlas o darlas el visto bueno técnico y además, configurar las tablas maestras del módulo.

Tras acceder al Portal Postventa, encontraremos una nueva pantalla dividida en varios bloques y que muestra en la esquina superior derecha, el nombre del usuario y de la base de datos con la que se va a trabajar.

Desde el Portal Postventa, el usuario podrá no sólo gestionar sus visitas dando de alta las correspondientes incidencias, sino también aprobarlas, cerrarlas o darlas el visto bueno técnico y además, configurar las tablas maestras del módulo.

Los bloques de trabajo que se muestran en pantalla son los siguientes:

Perfil usuario y configuraciones adicionales.

Botones generales para el alta de incidencias, configuración de maestros y consulta de informes.

Filtros para la localización de incidencias y relación de incidencias seleccionadas.

Botones de trabajo para la gestión de incidencias.


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Veamos en detalle cada una de estos bloques.


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4.1 PERFIL USUARIO Y CONFIGURACIONES ADICIONALES. En la parte superior derecha, el sistema muestra el nombre del entorno con el que estamos trabajando y el del usuario con el que se ha accedido al portal.

Seguidamente se describen las opciones que se despliegan en el menú del usuario.

4.1.1 Mi Perfil

Desde esta opción, el usuario puede consultar sus datos de acceso al Portal Postventa y modificar sus datos personales.


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4.1.2 Cambiar contraseña

Desde esta opción, el usuario puede modificar su contraseña de acceso al Portal Postventa.

4.1.3 Configuraciones

Al entrar en el menú el sistema muestra una nueva pantalla con dos pestañas.

4.1.3.1 Pestaña General

Si se marca el check “Envío automático de email al usuario en el alta de incidencias”, es sistema enviará un correo electrónico al cliente que la remite, cuando la incidencia se dé de alta desde la App Postventa.


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4.1.3.2 Pestaña eMail Proveedor

Desde este menú es posible configurar el texto del correo electrónico que se enviará al proveedor que debe ocuparse de resolver la incidencia, junto con el parte de trabajo donde se describen las actuaciones que debe acometer (ver apartado 4.1.3.4.4. “Enviar Parte”.

En pantalla aparecen las variables que pueden incorporarse al texto del correo electrónico:

@proveedor@: Nombre del proveedor. @alia@: Id del inmueble. @promocion@: Nombre de la promoción.

Dichas variables se reemplazarán por el dato real cuando se envíe el correo.


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4.2 BOTONES GENERALES Desde estos botones se podrán dar de alta nuevas incidencias, configurar los ficheros maestros o efectuar consultas.

4.2.1 Nueva Visita

Pulsando este botón podemos dar de alta una visita nueva. Para cada visita se podrán dar de alta una o más incidencias. Para ello, primero seleccionaremos el inmueble afectado y completaremos los datos de la persona de contacto y luego, detallaremos el contenido de la incidencia o relación de incidencias que nos reporta.

4.2.1.1 Selección del inmueble afectado

Al pulsar el botón “Añadir Visita”, se presentará una nueva pantalla en la que podremos completar la información relativa a la fecha de alta de la incidencia y el cliente e inmueble afectados.


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Los datos a introducir son:

Fecha de entrada o de alta de la incidencia.

Tipo: Permite seleccionar: o Pre-Venta: Para el caso de incidencias reportadas por el propio promotor durante la

construcción. o Pre-Entrega: Para el caso de incidencias reportadas por el cliente antes de la entrega de

llaves. o Post-Entrega: Para el caso de incidencias reportadas por el cliente después de la entrega

de llaves.

Promoción a la que pertenece el inmueble afectado.

Inmueble: Permite seleccionar el inmueble seleccionándolo del desplegable.


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En el caso de tratarse de un inmueble especial, se debe marcar la opción inmuebles especiales para que se muestren y puedan seleccionarse.

Cliente Especial: Sólo en el caso de haber seleccionado un “inmueble especial”, aparecerá esta campo, con el fin se seleccione uno de la lista.

Información del contacto: Nombre, teléfono, móvil, mail.


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Observaciones: Otra información del contacto que se considere relevante.

Una vez que se completen los datos se debe pulsar el botón “Continuar” para seguir avanzando.

4.2.1.2 Descripción de la incidencia

Tras confirmar la pantalla anterior aparece una nueva donde se ir anotando las incidencias que se reportan.

Los datos que debemos completar pueden seleccionarse de las tablas que se hayan configurado previamente desde el menú “Maestros”. Los datos solicitados son:

Datos de la visita

En este bloque se muestra un resumen con los datos de contacto, inmueble y promoción afectados, que se introdujeron en la pantalla anterior.


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Añadir Incidencia

Desde este bloque podremos completar la relación de incidencias que se reportan. Los datos que debemos rellenar pueden seleccionarse de las tablas que se hayan configurado previamente desde el menú “Maestros”.

Los datos solicitados son:

Localización: Seleccionar el lugar donde ocurre la incidencia. Oficio: Seleccionar el oficio que intervendrá en la resolución de la incidencia. Sub-oficio (opcional). Predefinida: Seleccionar una de la incidencia de la lista. En caso de que no figure, puede

introducirse manualmente en el campo “descripción”. Tipo de parte: Seleccionar una opción de la lista. Tipo de reclamación: Seleccionar una opción de la lista. Descripción: Introducir la descripción de la incidencia. Observaciones: Campo de texto libre para incluir observaciones. Fecha prevista: Introducir fecha estimada para cierre de incidencia. Reincidencia: Indicar si se trata de una incidencia que ya había ocurrido anteriormente.

Una vez finalizada la introducción de datos, podemos pulsar el botón “Añadir Incidencia”, para grabar la incidencia y seguir registrando otras nuevas.

Resumen Incidencias

En la medida que se graben incidencias, el sistema las mostrará en la parte inferior de la pantalla.


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Lo datos que se recogen son:

Incidencia: número asignado por el sistema para su identificación. Localización: ligar donde se ubica la incidencia. Descripción: Descripción de la incidencia. Oficio: Oficio asignado a la incidencia. Entrada: Fecha de alta de la incidencia. Aviso: Fecha en la que el cliente nos comunica la incidencia, Cierre: Fecha en la que se cierra la incidencia.

Botones “Resumen” y “Volver al listado”

Una vez introducidos los datos de la incidencia, con el botón “Resumen” ubicado en la esquina superior derecha, podemos enviar un correo electrónico con el resumen de los datos tomados, a:

- la dirección indicada al dar de alta la visita - la dirección que figure en la ficha del cliente, en el caso de que el inmueble ya haya sido vendido.

Si ambas direcciones coinciden sólo se enviará una única vez.

Por otro lado, con el botón “Volver a listado” ubicado en la esquina superior izquierda, permite volver a la pantalla principal.


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4.2.2 Gestión de Maestros

Como se ha indicado anteriormente, desde que se produce la primera sincronización, el módulo Postventa de Prinex ubicado en el Área de Activos Inmobiliarios queda inhabilitado y el Portal Postventa asume el rol que hasta ese momento tenía el citado módulo, incluida la configuración de tablas maestras.

En caso de que dichas tablas ya hubieran sido configuradas en el módulo Postventa de Prinex, el proceso de “sincronización” permitirá trasladarlas al Portal Postventa. Una vez en el portal, pulsando el botón “Maestros” podremos dar de alta nuevas configuraciones o consultar y modificar las existentes.

En el caso de que las tablas no vinieran “heredadas” de Prinex, el usuario podrá comenzar a trabajar con ellas directamente desde esta opción.

4.2.2.1 Oficios

Desde esta opción de menú se podrán dar de alta la relación de oficios que se ocuparan de reparar las incidencias reportadas.

Cada oficio vendrá identificado por un código y una descripción. Con los botones “Guardar” y “Eliminar” se podrán añadir nuevos oficios a la lista o borrar los existentes.

Con el botón “Volver” podremos salir y volver a la pantalla principal.


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4.2.2.2 Sub-Oficios

Desde esta opción de menú se podrán dar de alta, para cada oficio, los distintos sub-oficios que intervienen. Cada sub-oficio vendrá identificado por un código y una descripción.

Con los botones “Guardar” y “Eliminar” se podrán añadir nuevos oficios a la lista o borrar los existentes. Con el botón “Volver” podremos salir y volver a la pantalla principal.

4.2.2.3 Proveedores por Oficio

Desde este menú podemos asignar a cada promoción el/los proveedores vinculados a cada oficio. De esta manera, al dar de alta una incidencia y seleccionar el oficio que debe ocuparse de ella, el sistema asigna el proveedor de forma automática.

El mismo oficio puede tener asignado más de un proveedor. Si llegado el momento se decide asignar la incidencia a otro proveedor, podremos modificarlo.


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4.2.2.4 Inmuebles Especiales

Desde este menú podemos crear los elementos comunes de la finca (ascensores, escaleras, portales,…) con el fin de dar de alta las incidencias que les afecten.


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4.2.2.5 Inmuebles Especiales por Promoción

Desde este menú podemos seleccionar y asignar los inmuebles especiales con los que trabajará cada promoción.

4.2.2.6 Clientes Especiales

Desde esta opción daremos de alta las personas u órganos de referencia, a los que acudir en caso de que se produzca una incidencia relacionada con los inmuebles mencionados en el apartado “Inmuebles especiales”. Para ello es necesario establecer un código y una descripción que los identifique.


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4.2.2.7 Clientes Especiales por Promoción

Desde este menú podemos seleccionar y asignar los clientes especiales a cada promoción.

4.2.2.8 Tipos de Parte

Desde esta opción de menú, podemos configurar distintos tipos de partes para luego agrupar las incidencias por ellas.


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4.2.2.9 Tipos de Reclamación

Desde esta opción de menú, podemos configurar distintas vías de reclamación para luego agrupar las incidencias por ellas.

4.2.2.10 Incidencias Predefinidas

Desde esta opción de menú podemos configurar un catálogo de incidencias estándar, asociando a cada una el oficio que se ocupará de resolverla, con el fin de agilizar el alta de incidencias en el sistema.


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4.2.2.11 Estancias por Tipo de Inmuebles

Desde esta opción de menú podemos dar de alta las estancias de cada inmueble, para poder ubicar las incidencias cuando las reporten.

4.2.3 Consulta de Informes

Pulsando este botón podremos visualizar por pantalla o imprimir en formato CSV, la relación de incidencias y la relación de incidencias vencidas no finalizadas.

4.2.3.1 Relación de incidencias

Esta consulta permite editar la relación de incidencias introducidas en el sistema. Al entrar en el menú, se muestra una nueva pantalla desde la que podemos filtrar incidencias por los siguientes campos:

Promoción Inmueble Cliente o cliente especial Localización Urgencia: todas, normal, urgente o muy urgente. Estado: pendiente, en proceso, terminado, visto bueno, cerrado, rechazado. Visita: Pre-venta, pre-entrega, post-venta Oficio, sub-oficio o proveedor


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Tipo de parte o tipo de reclamación Fecha de apertura (desde/hasta)

Una vez que se completen los datos, pulsando el botón “Aplicar Filtros”, las incidencias seleccionadas se mostrarán en la parte inferior de la pantalla.

En el caso de haber marcado el check “Datos del Cliente”, también se mostrará el nombre del cliente, nombre del contacto, teléfono y observaciones que se hubieran introducido al dar de alta la visita.

Por otro lado, marcando el check “Exportar a CSV”, podemos editar la información en formato CSV.

Por último, pulsando el botón “Volver a listado” ubicado en la esquina superior izquierda, podremos volver a la pantalla principal.

4.2.3.2 Incidencias Vencidas NO Finalizadas

Esta consulta permite editar la relación de incidencias que, a la fecha prevista de finalización, aún no han sido cerradas.

Al entrar en el menú, se muestra una nueva pantalla desde la que podemos filtrar incidencias por los siguientes campos:

Promoción Inmueble Cliente o cliente especial Localización Urgencia: todas, normal, urgente o muy urgente. Estado: pendiente, en proceso, terminado, visto bueno, cerrado, rechazado. Visita: Pre-venta, pre-entrega, post-venta Oficio, sub-oficio o proveedor


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Tipo de parte o tipo de reclamación Fecha de apertura (desde/hasta)

Una vez que se completen los datos, pulsando el botón “Aplicar Filtros”, las incidencias seleccionadas se mostrarán en la parte inferior de la pantalla.

En el caso de haber marcado el check “Datos del Cliente”, también se mostrará el nombre del cliente, nombre del contacto, teléfono y las observaciones que se hubieran introducido al dar de alta la visita.

Por otro lado, marcando el check “Exportar a CSV”, podemos editar la información en formato CSV.

Por último, pulsando el botón “Volver a listado” ubicado en la esquina superior izquierda, permite volver a la pantalla principal.

4.3 FILTROS E INCIDENCIAS SELECCIONADAS Desde la pantalla principal, es posible seleccionar las incidencias para que se muestren en la parte inferior y así poder trabajar con ellas.


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Los filtros disponibles son:

Número de incidencia. Promoción Inmueble Estado: pendiente, en proceso, terminado, visto bueno, cerrado, rechazado.

Además, pulsando el botón “Filtros avanzados”, también se podrá filtrar por los siguientes campos:

Oficio Sub-oficio Incidencia Predefinida Origen: Portal de Cliente, Web, App, Prinex Proveedor Tipo de Parte


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Tipo de reclamación Visto bueno Localización Nº de visita Tipo de visita Fechas fin previsto (Desde/ Hasta) Fechas fin real (Desde/ Hasta) Fechas apertura (Desde/ Hasta) Fechas de visita (Desde/ Hasta) Datos del Cliente: Nombre, teléfono, móvil, email

Una vez que se completan los filtros, pulsando el botón “Aplicar Filtros”, el sistema mostrará el resultado en pantalla.


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Cada incidencia aparecerá precedida de un icono identificando el estado en el que se encuentra:


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4.4 BOTONES DE TRABAJO A través de los botones de trabajo, podremos consultar y completar la información de la incidencia, añadir nuevas incidencias duplicando las existentes, transitar su estado, enviar el parte de trabajo al proveedor o editar un resumen de las mismas en formato PDF.

4.4.1 Botón “Detalle”

Pulsando este botón, podremos consultar el detalle de la incidencia sobre la que estemos posicionados y trabajar con ella. Al entrar, la pantalla se presenta dividida en varios bloques:

- Datos de promoción y de la visita - Soporte documental - Datos de la incidencia y asignación al proveedor - Datos del contacto - Datos de cierre - Datos de costes - Histórico de estados - Notas

Seguidamente detallamos cada uno de estos apartados.


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4.4.1.1 Botones de trabajo.

En la cabecera de la pantalla aparecen los siguientes botones de trabajo:

Botón “Guardar Cambios”: Permite guardar las modificaciones que se efectúen.

Botón: “Volver al listado”: Permite volver a la pantalla principal.

Botón: “Ir a visita”: Permite consultar los datos iniciales de la visita e incluso llegar a modificarlos.


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Botón “Enviar Parte”: Al pulsar este botón, el sistema envía un mensaje al correo del proveedor

indicado en el detalle de la incidencia, con el parte de los trabajos a realizar.

Para ello es necesario seleccionar el modelo de parte que se enviará, seleccionando uno de los dos disponibles.


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Ejemplo “Modelo 1”: Mono-incidencia


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Ejemplo “Modelo 2”: Multi-incidencia

4.4.1.2 Datos de la promoción y de la visita

Desde estos apartados se muestra la información relacionada con la promoción del inmueble y la visita.

Pulsando el botón “Ir a visita” ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, podremos editar estos datos y modificarlos.


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4.4.1.3 Soporte documental

Desde estos apartados podremos adjuntar documentación:

Añadiendo fotos de la incidencia antes y después de su reparación. Para ello debemos pulsar el botón “Añadir” ubicado en los apartados Foto Apertura y Foto Cierre.

Incluyendo cualquier documento de soporte documental que complemente la información de la incidencia. Para ello debemos pulsar el botón “Añadir” del apartado Documentación. n este último campos, también aparece el parte de trabajo que de envía al proveedor.

4.4.1.4 Datos de la incidencia y asignación proveedor

Desde estos apartados podremos seguir completando la información de la incidencia y además transitarla a otros estados.

Estado actual: Permite consultar el estado de la incidencia. Pulsando el botón “Modificar Estado”, podremos transitar la incidencia a los siguientes estados:


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- Pendiente: Estado que adquiere la incidencia desde que se da de alta en el sistema, hasta que se aprueba o rechaza.

- Aprobado: Estado que adquiere la incidencia cuando se autoriza y por tanto se inician las gestiones para solventarla.

- Rechazado: Estado que adquiere la incidencia cuando se desestima y por tanto se da por concluida.

- Terminada: Estado que adquiere la incidencia, cuando el proveedor considera acabado su trabajo.

- Vº Bueno Técnico: (Opcional) Estado que adquiere la incidencia, cuando los trabajos del proveedor son supervisados y aprobados por un técnico.

- Cerrado: Estado que adquiere la incidencia, cuando el cliente que la reportó revisa y valida los trabajos realizados.

Localización: Permite consultar y modificar la ubicación de la incidencia. Oficio: Permite consultar y modificar el oficio asignado a la incidencia. Sub-oficio (opcional): Permite consultar y modificar el sub-oficio asignado a la incidencia Predefinida: Permite consultar y modificar la incidencia predefinida Descripción: Permite consultar y modificar la descripción de la incidencia. Obs: Permite consultar y modificar las observaciones. Tipo rec: Permite consultar y modificar el tipo de reclamación. Tipo de parte: Permite consultar y modificar el tipo de parte.

A título informativo también se podrán completar los siguientes campos:

Nº Horas de Trabajo que se emplearán en la reparación Reincidencia: Indicar si se trata de una incidencia que ya había ocurrido anteriormente.

Fecha de aviso: fecha en la que el cliente nos comunica la incidencia Fecha responsable obra: fecha en la que se comunica la incidencia al responsable de obra. Fecha notificación fin prevista: fecha en la que la constructora nos comunica que la incidencia

estará resuelta. Fecha fin previsto: fecha en la que se comunica al cliente que la incidencia estará resuelta. Fecha notificación fin real: fecha en la que la constructora comunica que ha finalizado la

incidencia. Fecha final real: fecha en la que la incidencia que se da por cerrada.

Fecha notificación rechazo: Fecha en la que comunicamos al cliente que su incidencia ha sido

rechazada.

Por último, desde el bloque “Asignación” podemos establecer el proveedor que se hará cargo de la incidencia. El sistema mostrará los proveedores indicado en el menú “Maestros / Proveedores por Oficio“

4.4.1.5 Datos del Contacto

Desde estos apartados se muestra el resumen con la información relacionada con el contacto. Pulsando el botón “Ir a visita” ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, podremos editar estos datos y modificarlos.


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4.4.1.6 Datos de Cierre

Desde este apartado, podremos consultar los datos introducidos en el momento de transitar la incidencia al estado “Cerrado”, esto es:

Fecha, en la que se da por cerrada la incidencia. Vº Bº Propietario: marca para indicar si el cliente ha dado el visto bueno al cierre de la

incidencia. Observaciones: Texto opcional para incluir cualquier información adicional.

4.4.1.7 Datos de Coste

Desde este apartado, podremos introducir datos informativos relativos a los costes estimados, aprobados y reales, en los que se incurre para resolver la incidencia y si ya se ha recibido la factura del proveedor.


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4.4.1.8 Histórico de Estados

Desde este apartado podremos consultar cada uno de los estados por los que ha pasado la incidencia y la fecha en la que alcanzado dicho estado.

4.4.1.9 Notas

Desde este apartado podremos incluir, editar y eliminar, notas relativas a la incidencia. Para añadir una nueva nota, debemos pulsar el botón “Añadir”.

Además, en esta opción se registra la fecha de envío y el proveedor al que se le ha remitido el parte de trabajo.

4.4.2 Botón “Modificar Estado”

Pulsando este botón, podremos transitar el estado de las incidencias que se seleccionen. Para poder efectuar el tránsito de varias incidencias a la vez, todas deben tener el mismo estado. En caso contrario, aparece un mensaje de error.


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El usuario podrá transitar las incidencias de acuerdo al siguiente circuito de trabajo:

Pendiente: Estado que adquiere la incidencia desde que se da de alta en el sistema, hasta que se aprueba o rechaza.

Aprobado: Estado que adquiere la incidencia cuando se autoriza y por tanto se inician las gestiones para solventarla.

Rechazado: Estado que adquiere la incidencia cuando se desestima y por tanto se da por concluida.

Terminada: Estado que adquiere la incidencia, cuando el proveedor considera acabado su trabajo.

Vº Bueno Técnico: (Opcional) Estado que adquiere la incidencia, cuando los trabajos del proveedor son supervisados y aprobados por un técnico.

Cerrado: Estado que adquiere la incidencia, cuando el cliente que la reportó revisa y valida los trabajos realizados.

Para seleccionar una o más incidencias, basta con pinchar sobre ellas y pulsar el botón “Modificar estados”. El sistema mostrará una nueva pantalla en la que podremos seleccionar sólo los estados a los que podamos transitar la incidencia.


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Al transitar la incidencia, debemos introducir la fecha del cambio de estado, las observaciones que se consideren de interés y cuando corresponda, indicar la conformidad del cliente marcados el check “Vº Bueno Cliente”. Opcionalmente podremos incorporar un archivo de firma.

Al guardar los datos, el sistema dará un mensaje confirmando las modificaciones realizadas.

4.4.3 Botón “Duplicar”

Pulsando este botón, podremos duplicar los datos de la incidencia en la que estemos posicionados. El sistema recuperará todos los datos de la incidencia original, los cuales podremos modificar si es necesario.


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4.4.4 Botón “Enviar Parte”

Pulsando este botón podemos enviar un mensaje al correo del proveedor indicado en el detalle de la incidencia, con el parte de los trabajos a realizar. Como remitente del correo aparecerá el nombre del suscriptor.

El texto del correo será el configurado en el menú “Configuraciones” según se indica en el apartado 4.1.3.2 “Pestaña eMail Proveedor”

En función de si en el parte se incluyen una o más incidencias, debemos seleccionar el modelo 1 (Mono-incidencia) o el modelo 2 (Multi-incidencia). En este último caso, todas las incidencias deben ser de la misma promoción, inmueble y proveedor. En caso contrario aparecerá un aviso de advertencia.

Ejemplo “Modelo 1”: Mono-incidencia


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Ejemplo “Modelo 2”: Multi-incidencia

4.4.5 Botón “Eliminar”

Pulsando este botón, podemos borrar una o varias incidencias siempre que estén en estado “Pendiente”. En caso contrario, aparecerá el siguiente mensaje de error.


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4.4.6 Botón “Ficha PDF”

Pulsando este botón podremos imprimir, tanto la ficha con los datos de la visita y las incidencias que se reportaron en ella, como la ficha de cada una de esas incidencias.

4.4.6.1 “Ficha Visita”

Desde este menú se puede imprimir en formato PDF, el resumen de la incidencia en la que estemos posicionados.


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4.4.6.2 “Ficha Incidencia”

Desde este menú se puede imprimir en formato PDF, el resumen de las incidencias reportadas en la misma visita, que aquella en la que estemos posicionados.


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4.4.7 Botón “Importar Incidencias”

Pulsando este botón podremos importar un fichero Excel con la relación de incidencias.

Al acceder al menú, el sistema muestra una nueva pantalla desde la que podremos seleccionar el fichero que queremos importar.

Pulsando el botón “Plantilla y Formato” el sistema nos permite descargar el fichero con el detalle de campos del Excel, así como una plantilla con las columnas que deben aparecer en el Excel.

Para ello debemos confirmar el mensaje que aparece en pantalla:

Una vez que se pulse la opción permitir, los ficheros se descargará en pantalla.


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Formato de importación:

Plantilla de importación:

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GUIA DE USUARIO FINAL PRINEX€¦ · Guía Usuario Final: Portal Postventa 7 3 ICONOS DE LA APLICACIÓN A continuación se relacionan los principales comandos y botones que nos permiten