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Macaé, Agosto de 2017.
Guia do usuário –GEDPerfil: Leitor
01 Gestão Eletrônica de Documentos
Introdução
Este guia de referência visa abordar as funcionalidades padrões do dia-a-dia daaplicação de guarda eletrônica de documentos – GED, capacitando os integrantesda OOG Unidade Perfuração e permitindo o uso fundamental da ferramenta paraos usuários que possuem perfil de Leitor.
Ao término dos estudos você estará apto a:
Pesquisar documentos por Unidade ou Especialidade;
Pesquisar se há algum documento da UNP para um determinado assunto ou palavra;
Localizar um documento digital que outra pessoa armazenou;
Evidenciar que um determinado documento existe em casos de auditoria;
Visualizar um preview do documento sem baixá-lo para sua máquina;
Listar os documentos que existam em um determinado departamento.
02 Gestão Eletrônica de Documentos
Navegadores
Por se tratar de uma aplicação web, o GED é acessado a partir de um navegador com suporte a CSS 3 e HTML 5.
03 Gestão Eletrônica de Documentos
Iniciando o GED
Para facilitar o acesso offshore, o GED está instalado no servidor local de cadaUnidade. Por isso, cada sonda possui sua própria URL de acesso:
ged.oog.comURL de acesso da Base
o1.ged.oog.comURL de acesso da ODN1
o2.ged.oog.comURL de acesso da ODN2
o3.ged.oog.comURL de acesso da ODN3
n6.ged.oog.comURL de acesso da N06
n8.ged.oog.comURL de acesso da N08
n9.ged.oog.comURL de acesso da N09
04 Gestão Eletrônica de Documentos
Iniciando o GED
Abra o navegador e digite a URL correspondente à sua unidade.
Após digitar a URL, o login será automático e a home da aplicação será exibida.
05 Gestão Eletrônica de Documentos
Detalhando a Home
Dashboard do usuário logado: Relatórios, Rascunhos, Notificações, Pendências, Configurações.
Detalhes da versão instalada. Importante para acionar suporte
Menu funcional: as opções podem variar conforme o perfil do usuário
Ao clicar no logotipo da Odebrecht, você será direcionado para a página inicialEsconder/mostrar
menuUsuário Logado
06 Gestão Eletrônica de Documentos
Atualizando as Configurações Pessoais
Para a melhor visualização dos documentos, cada usuário deverá atualizar suas configurações pessoais conforme os passos abaixo:
A partir disso, selecione “Configurações Pessoais”
Passo 1 Clique na engrenagem na parte superior à direita da tela
07 Gestão Eletrônica de Documentos
Configurações Pessoais
As configurações ao lado foram pensadas para que a sua pesquisa de documentos aconteça da melhor maneira possível, a partir da árvore de Locais de Guarda construída.
Siga o padrão indicado para ter a melhor experiência com o GED!
Página inicial padrão: Locais de Guarda
Unidade padrão: UNP – Gestão
Idioma: Português
Tipo de ordenação: Alfabética crescente
Locais de Guarda e Tipos de documento - visualização: Árvore
Passo 2
Após preencher, clique em salvar
Altere somente os campos destacados, de acordo com as instruções abaixo.
BORDO: Preencha aqui o seu nome completo
BASE: Preencha aqui o seu cargo
08 Gestão Eletrônica de Documentos
Configurações Pessoais
Atenção integrantes de Bordo:
Considerando que o login dos integrantes de bordo são realizados por função, é obrigatório que O CAMPO NOMESEJA ATUALIZADO A CADA EMBARQUE.
Passo 2
Após preencher, clique em salvar
BORDO: Preencha aqui o seu nome completo
09 Gestão Eletrônica de Documentos
Configurações Pessoais
Após configurar, a página inicial será exibida dessa maneira: Esta configuração define a página
inicial de maneira a facilitar a
pesquisa por Locais de Guarda.
Este símbolo indica que você não possui acesso aos documentos daquele Local de Guarda
10 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página Inicial
A página inicial foi configurada para possibilitar a pesquisa por Locais de
Guarda. Os Locais de Guarda são os locais de armazenamento dos
documentos e foram segmentados para facilitar a pesquisa dos documentos
das unidades. Dessa maneira, será possível encontrar facilmente o tipo
documental referente a determinada especialidade de cada Unidade.
Pesquisa por Locais de Guarda
11 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda
Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIIIClique no “+” ao lado da caixa SIGOP para abrir os locais das unidades marítimas e da Base.
12 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda
Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Clique no “+” ao lado da unidade desejada. Nesse exemplo, estamos procurando por documentos da NorbeVIII.
13 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda
Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII A estrutura de documentos do GED está
segmentada em Unidades / Área ou
Especialidade emissora do documento / Tipo
de Documento. No exemplo ao lado temos:
7. N08 SIGOP = Unidade
7.5 SUBSEA = especialidade offshore
responsável pela emissão do documento
7.5.1 INSTRUÇÃO DE TAREFA = tipo de
documento
Clicando no “+” aparecerão as subpastas
daquela pasta. Clicando no “–” as subpastas
são recolhidas.
O símbolo “✔” indica que existem documentos
ali. O símbolo “✔” indica que aquele é um
local de guarda organizacional (dentro dele
existem sublocais que podem possuir mais
sublocais ou documentos)
14 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda
Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIIIClique na lupa
para visualizar os documentos.
Lembre-se que só existem documentos onde “✔” for verde!
Clique no local para visualizar as suas características e
informações.
15 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialEx: Local de guarda Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII
Após clicar no local de
guarda, o GED traz como
resultado as informações
e detalhes do local onde
estão as instruções de
tarefa da Norbe VIII da
especialidade Subsea.
Os integrantes também podem
acessar os documentos deste
local de guarda clicando neste ícone.
16 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisa de Documentos – Página InicialEx: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII
Após clicar na ou no ,
o GED traz como resultado
todas as instruções de
tarefa da Norbe VIII da
especialidade Subsea.
A mesma lógica se repete
para todos os documentos
das unidades.
17 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Os outros métodos de pesquisa são:
Listar, Encontrar e Minhas pesquisas.
18 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Listar
Utilizando a função LISTAR, o usuário realiza a pesquisa utilizando como critérios iniciaiso Local de Guarda e o Tipo Documental, podendo posteriormente filtrar os resultados
com critérios baseados nos Atributos dos documentos listados.
Insira o local de guarda que contém os documentos que deseja listar. Obs: somente os locais de guarda publicáveis “✔” possuem
documentos.
Insira o tipo documental que deseja listar.
19 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Exemplo de aplicação da busca Listar
20 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Minhas Pesquisas
Utilizando a função “Minhas Pesquisas”, o usuário poderá criar pesquisas personalizadas utilizando vários critérios distintos,
podendo inclusive salvar esse método de pesquisa para utilizar posteriormente.
Ao clicar neste botão ousuário tem a opção decriar uma buscacustomizada
Local onde estãodisponibilizadas asbuscas salvas.
21 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Minhas Pesquisas
Neste método é apresentada ao usuário uma tela com váriasopções de filtros para a definição de uma pesquisa compostaque pode ser salva para ser repetida posteriormente. Épossível combinar critérios de busca como Local de Guarda eTipo de Documento, além de adicionar filtros
22 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Minhas Pesquisas
São apresentados ao usuário os campos Local de Guarda e Tipos deDocumento, além de filtros customizáveis que podem ser somados de formadinâmica, utilizando os operadores booleanos “E” ou “OU”. Preenchendo umou vários desses critérios e pressionando a tecla PESQUISAR, serãoapresentados imediatamente abaixo os Documentos que correspondem aocritério preenchido.
23 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Minhas Pesquisas
Clique aqui e salve suabusca avançada
24 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Meus Documentos
Clique aqui e visualizeas buscas salvas ecompartilhadas comvocê
Compartilhe suas buscascom outros integrantes
Suas buscas salvas
25 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Meus Documentos
Suas buscas salvas
Buscas compartilhadas com você
26 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Encontrar Utilizando a função ENCONTRAR o usuário pode alternar entre métodos de pesquisa diferentes, cada um destes métodos tem
um comportamento diferente de acordo com os critérios de busca selecionados.
Ícone lupa: identifica de maneira ilustrativa que o método de pesquisa usado é por palavra-chave
Campo de busca: onde devem ser informados os argumentos da busca (nesse caso, as palavras-chave)
27 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por palavra-chave
Imagine que você queira buscar o maior número de documentos referente a determinada especialidade/assunto.
Para esses casos, o ideal é que se faça a pesquisa por palavra-chave. Esse é o tipo de pesquisa que chamamos de Google like. Nesse tipo de pesquisa palavras-chave são digitadas e procuradas:
no Título;
nas Tags (se houver);
no(s) atributo(s) (informações) customizado(s), se houver;
no conteúdo de arquivos que foram anexados, se houver;
28 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por palavra-chave
Exemplo de pesquisa por palavra-chave:
Quero pesquisar os documentos referentes ao “moonpool”.
O GED aguarda que a tecla ENTER seja pressionada para identificar o termo.
ENTER
29 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por palavra-chave
O GED retornou os documentos que contém a palavra “moonpool”, dentro dos critérios de pesquisa.
30 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por palavra-chave
Você pode filtrar ainda mais a sua pesquisa adicionando outra(s) palavra(s)-chave. Suponha que você decida ver documentos da Norbe VIII relacionados ao “moonpool”. Para isso, adicionei à pesquisa a sigla n08, que é a informação que identifica todos os documentos da Norbe VIII.
Siglas das unidades:ODN 1 OD1ODN 2 OD2ODN 3 OD3Norbe VI N06Norbe VIII N08Norbe IX N09
IMPORTANTE!
Não se esqueça de pressionar o Enter para cada termo da pesquisa
31 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Tipos de Documento
Para ativar este modo de pesquisa clique no ícone da Lupa e selecione Tipos deDocumento:
32 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Tipo de Documento
Com o método de Pesquisa por Tipos de documento, no campo de busca, deve-sedigitar nomes (parciais ou totais) relacionados à Tipos de Documento para compor ocritério de busca.
Ao pressionar a tecla ENTER, o resultado da busca será exibido imediatamente abaixo.
33 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Tipo de DocumentoA busca retornou os documentos referentes ao critério da pesquisa: instrução de tarefa
34 Gestão Eletrônica de Documentos
Outros Tipos de Pesquisa
Pesquisa por Tipo de Documento
Com a definição do Tipo Documental, podemos continuar refinando o resultado dapesquisa. Ao digitarmos mais um termo, o GED exibe a lista de documentosconsiderando também os demais termos usados como critérios de pesquisa.
35 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Nenhum documento encontrado
Caso o(s) termo(s) não seja(m) encontrados, o GED não exibe nenhum documento
e no rodapé visualizamos a mensagem “Sem informações!”:
36 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Ordenar resultado
Usando a caixa de ordenação, o GED permite que o resultado da busca seja ordenadocom as seguintes opções:
37 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Ordenar resultado
Alfabética crescente (TÍTULO)
Alfabética decrescente (TÍTULO)
Data crescente (PUBLICADO EM)
Data decrescente (PUBLICADO EM)
Orientamos as suasconfigurações para oordenamento padrão emAlfabética Crescente.
38 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Análise de Cores
No resultado de uma pesquisa, note que, imediatamente abaixo do Título do Documento, o GED apresenta uma barra com cores.
Cada cor representa onde o critério informado na busca foi encontrado naquele documento, conforme a seguinte legenda:
39 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Análise de CoresSignifica que a palavra digitada durante a pesquisa foi encontrada no título e no conteúdo do documento (arquivos).
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Pesquisar
Pesquisar – resultado – Modos de Exibição
O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis:
41 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Modos de Exibição
O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis:
Grade: Exibe uma miniatura para cada documento encontrado. Permite visualizarminiaturas dos anexos um a um (alternando com as figuras das setas esquerda edireita);
Lista: Exibe uma linha para cada documento encontrado. Para consultar odocumento, clique no Título ou no botão Acessar ou no botão Visualizar ;
Galeria: Exibe uma miniatura para cada anexo (arquivo) do documento, permiteselecionar um ou mais arquivos para compartilhar, por exemplo.
42 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Modos de Exibição
Exemplo de Exibição em Grade
43 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Modos de Exibição
Exemplo de Exibição em Lista
44 Gestão Eletrônica de Documentos
Pesquisar
Pesquisar – resultado – Modos de Exibição
Exemplo de Exibição em Galeria
Macaé, Agosto de 2017.
Obrigada!