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Guía para la Elaboración del Documento
de Visión del
Oficina de Informática
Bogotá D.C., Colombia
Control de Versiones
Oficina de InformáticaDocumento de Trabajo: Guía para la Elaboración del Documento de
Versió Fech Descripci Autor1.0 Feb. 21/2010 Creación del documento Jorge Valenzuela2.0 Feb. 24/2010 Revisión del documento Héctor Mauricio Parra 2.0 Agosto 10/2010 Ajuste del documento,
inclusión de elementos de la Metodología
Jorge Valenzuela
Documento: Guía para la Elaboración del Documento de Visión del ProyectoAutor: Oficina de InformáticaEstatus: Preliminar (Documento de Trabajo)
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Fecha:10-08-Versión: 1.0
Tabla de ContenidoConceptos
básicos...................................................................................................... 1Primera Parte del documento
..................................................................................... 1Situación ................................................................................................................
. 2Grupos de interés o
involucrados............................................................................ 4Presunciones y
I.II. III. IV. V. VI. VIIVIII.
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I.
Conceptos básicos
El propósito fundamental del documento de visión es definir de forma completa y superficial - peroal mismo tiempo concisa, clara y precisa - los objetivos funcionales y complementarios de la solución o producto que busca el proyecto.Para lograr esto el documento de visión debe dar un entendimiento general y suficiente delcontexto y la realidad donde ocurre del sistema de información y debe también recopilar y conciliar diferentes puntos de vista particulares sobre el proyecto, estos puntos de vista son enumerados desde la perspectiva de diferentes grupos de interesados en el sistema de información,
Los grupos de interés son las personas y organizaciones que de alguna manera están involucradasen el proyecto, bien porque son sus usuarios, responsables o directamente beneficiados o afectados por éste.El documento también expone las restricciones, directrices y lineamientos formal y previamenteestablecidos para el proyecto.Luego se numeran las características funcionales a nivel macro que debe suplir el producto osolución y se complementa con los demás requerimientos que constituyen factores o atributos de calidad que también debe cumplir el productoFinalmente y con ánimo de dejar explícitos y claros los límites del proyecto y del producto seredactan explícitamente características funcionales o consideraciones técnicas que no se tendrán en
II.
Primera Parte del documento
El documento debe iniciar con una introducción que exponga, de forma abreviada, el contenidodel documento, continúe con la declaración en un párrafo del objetivo del proyecto, luego describa, esta vez con algo más de detalle, el alcance organizacional y funcional del proyecto, esto es delimitar y explicar las unidades organizacionales que serán afectadas, impactadas o beneficiadas con el proyecto y de igual manera, si el alcance trasciende al exterior de una sola organización, delimitar y explicar las demás entidades u
Dependiendo del área del negocio o del dominio de conocimiento donde se ubica el sistema deinformación, en ocasiones es pertinente incluir un aparte que enumere y explique las
Finalmente se termina esta primera parte con un resumen general de lo que debe ser el producto osolución tecnológica a la luz de lo explicado antes.
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III. SituaciónLa segunda parte del documento de visión está enfocada al sistema de información en un sentido literal, esto es, describir con un detalle suficiente para lograr el entendimiento: las actividades, procesos, procedimientos, políticas, normas, estructuras organizacionales, Se recomienda hacer una exposición de antecedentes si para lograr un mejor entendimiento esnecesario explorar algunos eventos históricos del sistema de información antes de llegar al estadoactual, esto incluye la descripción, si la hubiera, de alguna herramienta o aplicativo de software que de apoyo al sistema de información. Es también La situación del proyecto concluye con la identificación y el planteamiento del (de los) problema(s)que el proyecto pretende resolver.Un buen planteamiento del problema presupone una correcta identificación del mismo y escondición sine qua non para el éxito del proyecto, no es posible alcanzar resultados satisfactorios si elPara facilitar y normalizar la redacción de la problemática, el documento de visión determina lautilización de elementos tomados de la “Metodología de Marco Lógico”1, de uso común en la formulación de programas y proyectos sociales. Dentro
1.2.
Definir dentro de los problemas identificados cuál es el Problema Central.Identificar las Causas Directas o Inmediatas del problema central. Identificar los Efectos Directos o
Los problemas no deben identificarse (ni redactarse) como la ausencia de una solución, sino comola evidencia de una situación deficiente o negativa. Los grupos de interés, expertos temáticos o funcionales y en general los involucrados en el proyecto, aplican - dentro del análisis y revisión de la problemática - criterios de prioridad y selectividad para escoger un solo problema
Los demás problemas identificados en el análisis y no considerados como el problema central, asícomo los nuevos que eventualmente surjan del análisis de los efectos directos se deben redactar en un cuadro como el siguiente que además de enunciar de forma sucinta el problema, declara que áreas
1 La metodología de Marco Lógico (MML) es una herramienta analítica, desarrollada en los años 1970, para la planificación de la gestión de proyectos orientado por objetivos. El concepto fue desarrollado originalmente por la GTZ, agencia de cooperación de Alemania y de él se toman los elementos de formulación de problemas, causas, efectos y objetivos y la identificación y descripción de involucrados
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Ejemplo:El problema central que desarrollará al proyecto es:• EL Sistema General de Participaciones no está soportado por un
Sistema Integrado deInformación
Causas directas o inmediatas:• Se continúa intercambiando información en copia dura (papel) y
medios magnéticos noautomatizados
Se continúa utilizando herramientas de propósito general tal como Excel o programas estadísticos
•
Efectos directos o principales:•
•
•
Riesgos en cálculos sin alertas o reporte de errores.
Riesgos en el intercambio de Se está faltando a lo establecido en
la ley 715 de 2001.
Otros Problemas:
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El problema de Contar con dos versiones de la misma información, una física impresa en papel y una versión en medio magnético, puede producir diferencias y obliga a
Afecta La SFTP y las subdirecciones técnicas de Salud, Educación y Agua y AmbienteGenerando un impacto
enTrabajo adicional de revisar y comparar ambas versiones y, cuando existen inconsistencias, enviar diferencias y observaciones a las entidades nacionales, recibir respuesta y hacer ajustes.Una solución posible es Implementar mecanismos apoyado en tecnologías de la información y
de las telecomunicacionespara intercambiar información
entre el DNP y Las entidades del orden nacional con certificación digital y
El problema de Redacción de una situación negativa o deficiente sustentada en la realidad, no en hipótesis.
Afecta Áreas organizativas afectadas por la situaciónGenerando un impacto
enEfectos o consecuencias de la situación
Una solución posible es Acciones concretas para remediar la situación negativa
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IV. Grupos de interés o involucradosDecíamos en los conceptos básicos de esta guía que el documento de visión debe también recopilar y conciliar diferentes puntos de vista particulares sobre el proyecto y que estos puntos de vista son los enumerados desde la perspectiva de diferentes grupos de interesados en el sistema de Estos diferentes puntos de vista surgen de las múltiples disciplinas presentes en la ejecución delproyecto y de los diversos roles que conforman estas disciplinas, así, estos factores que definen lanaturaleza de los interesados e involucrados en el proyecto producen diferentes puntos de vista y consideraciones sobre el mismo proyecto. Todas estas “visiones” u opiniones diversas son al mismo tiempo correctas
Este enunciado de los puntos de vista no se hace en prosa libre y textual, se desarrolla a través deuna tabla que muestra, para cada involucrado o grupo de interés - ya descrito previamente -, lanecesidad o problema, desde la perspectiva del negocio, y su correspondiente requerimiento u oportunidad que persigue el proyecto Ejemplo:
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sus atributos
al clasificador presupuestal de ingresos definido en el
También hace parte de este capítulo la exposición cuantitativa de factores actuales y proyectadosderivados del sistema de información en su sentido literal y cuyos volúmenes y cifras son consideraciones que inciden en la definición y
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Necesidad Requerimientos del sistemaDefinir instancias de
programación presupuestal
• Registrar instancias de Programación presupuestal y
• Registrar supuestos macroeconómicos y parámetros de programaciónDefinir el catálogo
presupuestal de ingresos• Facilidades para la creación de catálogos de acuerdo
sistema.Establecer relaciones entre catálogos
• Facilidades para integrar, homologar, consolidar catálogos dentro del sistema.Solicitar modificación de
apropiaciones.• Obtener información de las
apropiaciones presupuestales de interés.
• Obtener y/o Ingresar lainformación correspondiente a
la solicitud de las modificaciones presupuestales al nivel de ley y de decreto de liquidación
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Básicamente estos factores son:•••
Número de usuariosNúmero de transaccionesVolúmenes de datos en
Se sugiere estimar la proyección a un mínimo de un año y a un máximo de 5 años o en periodosanuales si la estimación de crecimiento es relevante en cada año.
V.
Presunciones y dependencias
Usualmente los proyectos de software ocurren dentro de un entorno organizacional que yacomprende métodos, actividades, entregables, estándares
y otras directrices
formalmenteestablecidas y con las cuales el proyecto – tanto en el proceso como en su
resultado – debe guardarconformidad. Este aparte se consigna todos esos lineamientos predefinidos para el proyecto, tales como directrices o líneas básicas de
VI.
Características de la solución
El documento de visión es un artefacto definido dentro de un proceso metodológico que se centraen casos de uso como mecanismo fundamental de recolección de requerimientos funcionales, esto hace que exista una relación muy estrecha, con dependencia, realización y trazabilidad, de este documento con los casos de uso, en otras palabras, las características funcionales de la solución deben ser expresadas en concordancia con los casos de uso que conforman la funcionalidad de ésta.
Para hacer esta enumeración de macro características del producto se debe partir idealmente del modelo de casos de negocio (o casos de uso de alto nivel), sin embargo, debido a que el documento de visión es un documento que se comienza en la primera fase del proyecto, es muy probable que el modelo de casos de uso esté en una etapa incipiente
se puede partir de las necesidades y requerimientos expresados en un capitulo anterior de este documento como las visiones particulares de los grupos de interés. De cualquier manera se debe garantizar la dependencia, realización y
VII. Otros requerimientosAdemás de los requerimientos funcionales un producto o solución de tecnología debe cumplir con ciertas características, atributos de calidad o restricciones que permiten obtener su real valor y beneficio y complementan efectivamente las necesidades o solicitudes funcionales de los usuarios.
Dicho de otra manera, la ausencia de estos atributos ponen en duda la viabilidad del proyecto y el uso efectivo del producto.
Alguno de estos factores o atributos de calidad ya tienen una definición y enumeración formal en la Norma ISO/IEC 9126, pero no obsta incluir
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Confiabilidad y exactitud
Usabilidad
Rendimient
o
Disponibili
dad
Seguridad
Mantenibili
dad
Portabilida
d
VIII. ExclusionesFinalmente en este capítulo se consignan de forma explícita las características funcionales
o lasconsideraciones técnicas que definitivamente el producto o solución
no tendrá, de la mismamanera se excluirán artefactos, documento, procedimientos y entregables que no harán parte de los compromisos pactados en el proyecto.Aunque es claro que el alcance, características y factores de calidad del proyecto están determinadoscon precisión dentro del contenido de este documento, cuando haya posibilidad de ambigüedad o malinterpretación dentro de alguno de estos
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